GARIS PANDUAN AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR … · adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti

1

GARIS PANDUAN

AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA)

UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

“Budaya Kerja Cemerlang Melalui EKSA”

2

ISI KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

1. Tujuan 3

2. Pengenalan 3 - 7

3. Objektif Pelaksanaan EKSA 8

4. Dasar EKSA 9

5. Logo EKSA 9 - 10

6. Slogan EKSA 10

7 Faedah Pelaksanaan EKSA 11

8. Pelaksanaan EKSA di UMP 12 - 15

9. Jawatankuasa Induk EKSA 16

10. Carta Organisasi Induk EKSA 17 - 20

11. Peranan Jawatankuasa EKSA 21 - 23

12. Pembahagian Zon EKSA 24 - 29

13. Keseragaman EKSA di UMP 30 - 49

14. Penutup 49

3

PANDUAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

=================================

1 TUJUAN

Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Universiti Malaysia Pahang

(UMP) dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) bagi menghasilkan

persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah sebagai piawaian tindakan

pembersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah

tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

2 PENGENALAN

Amalan EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti

secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa

sepanjang masa. Oleh itu, kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan

kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan

seterusnya menjadikan tempat kerja lebih kondusif dan warga kerja menjadi lebih produktif ke arah

kecemerlangan UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG (UMP).

Pengenalan

4

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah amalan yang diamalkan oleh sektor awam di

mana ia bertujuan bagi memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif melalui

penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga Universiti

Malaysia Pahang.

Melalui pengamalan EKSA di organisasi dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan

meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi. Ia juga dikenalpasti dapat mengurangkan

pembaziran melalui penekanan kepada Amalan Hijau, di mana barangan kitar semula digunapakai

bagi tujuan yang bersesuaian.

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) mempunyai 5 tujuan utama bagi sektor awam.

Antaranya:

Apakah Amalan EKSA?

Imej Korporat

Persekitaran

kerja kondusif

Kepelbagaian

Agensi

Kreativiti dan

Inovasi

Amalan Hijau

5

Menekankan kepada persekitaran kerja yang berimej korporat dan kelihatan profesional.

Memandangkan Universiti Malaysia Pahang adalah satu institusi pendidikan yang

mensasarkan graduan dari pelbagai lepasan dari prasisawzah sehinggalah kepada

pascasiswazah, justeru imej korporat adalah penting dalam menarik minat golongan

sasaran ini. Elakkan penggunaan hiasan yang berlebih-lebihan sehingga mengubah imej

korporat di tempat kerja.

Amalan EKSA menekankan kepada persekitaran kerja kondusif yang selesa, kemas dan

bersih. Penyediaan persekitaran yang kondusif dapat mendorong warga universiti lebih

bersemangat melakukan tugasan mereka, dan seterusnya membantu dalam mencapai

objektif yang telah ditetapkan.

Imej Korporat

Persekitaran kerja kondusif

6

Amalan EKSA sesuai dilaksanakan oleh semua agensi sektor awam. Ini menunjukkan bahawa

EKSA boleh diaplikasikan secara global dan ia pemudahcara dalam menjalankan tugas-tugas di

tempat kerja tanpa ada kekangan.

Kepelbagaian agensi

Amalan EKSA menekankan kepada kreativiti dan inovasi dalam membentuk persekitaran kerja

yang kondusif. Inovasi ialah satu kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau

perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia

adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang

dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa

perubahan dalam bentuk sistem dan , prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan

kepada teknologi.

Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujudkan dan menghasilkan

sesuatu yang baharu atau dalam bentuk baharu melalui kemahiran imaginasi. Melalui kriteria

kreativiti yang ditekankan oleh EKSA ini, ia dapat melahirkan warga kerja yang berupaya berfikir

secara kritikal dan praktikal dalam menghasilkan idea baru yang menarik dan unik.

Kreativiti dan Inovasi

7

Universiti Malaysia Pahang menekankan kepada warga universiti, di mana setiap warga

berpeluang menunjukkan bakat dan idea mereka melalui pertandingan-pertandingan yang

dilaksanakan sepanjang amalan EKSA dilaksanakan.

Amalan Hijau adalah tindakan penyelamatan bumi di mana telah di ketahui masa kini bumi

mengalami kerosakan dan pemanasan global akibat dari gaya hidup manusia sendiri. Amalan Hijau

juga dikenali sebagai “Penghijauan Kembali”.

Berikut langkah yang diterapkan di kalangan warga Universiti Malaysia Pahang

untuk melaksanakan AMALAN HIJAU:

1. Membuang sampah di tempat yang disediakan

2. Penjimatan penggunaan air

3. Penggunaan kertas secara maksima di mana kedua-dua bahagian digunakan sepenuhnya

4. Perbanyakkan tanda ‘Jangan merokok’, selain berguna untuk kesihatan juga mengurangi

pelepasan gas di udara

5. Kitar semula sampah yang boleh diguna kembali

6. Penjimatan penggunaan elektrik

Amalan Hijau

8

3 OBJEKTIF

1. Mengamalkan semangat kerja berpasukan melibatkan semua warga UMP secara langsung

dalam aktiviti EKSA seperti gotong-royong, pertandingan dan lawatan sepanjang tahun.

2. Mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang sentiasa bersih dari sampah, habuk,

minyak dan kotoran serta bau dengan memastikan amalan sapu dilaksanakan seperti

berikut:

i. Semua staf membersihkan tempat kerja sendiri setiap hari, sebelum dan selepas kerja.

ii. Ahli kumpulan bergotong-royong dalam aktiviti pembersihan tempat kerja mereka sekali

dalam setiap bulan.

iii. Staf bergotong-royong bagi melaksanakan pembersihan setiap enam bulan sekali.

3. Pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan, kemudahan dan persekitaran di pejabat, fasiliti

serta peralatan yang disediakan

9

4 DASAR EKSA

Warga UMP secara muafakat dan berdisiplin akan sentiasa mengamalkan EKSA secara

berpasukan demi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dan warga UMP sentiasa

berinovasi bagi memenuhi kepuasan pelanggan.

5 LOGO EKSA

10

KETERANGAN SETIAP ELEMEN LOGO

Merujuk kepada logo rasmi Universiti Malaysia Pahang

4 warna menggambarkan perbezaan jabatan-jabatan yang melaksanakan pembudayaan EKSA

Singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam dan merujuk kepada Aktiviti Amalan Hijau yang sangat

ditekankan dalam amalan EKSA

6 SLOGAN EKSA

“Budaya Kerja Cemerlang Melalui EKSA”

11

7 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

Pelaksanaan Amalan EKSA akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada

pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawal stok/inventori, urusan

penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja yang lebih praktikal untuk diikuti. Faedah

Amalan EKSA adalah seperti Rajah 1 berikut :

*esprit de corp merujuk kepada semangat kerja berpasukan.

tempat kerja

pembaziran

organisasi

mutu

de corp.*

jabatan

12

8 PELAKSANAAN EKSA DI UMP

Pelaksanaan amalan EKSA di UMP melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan,

penambahbaikan dan amalan yang berterusan. Kejayaan amalan ini juga atas penglibatan pihak

pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga kerja

organisasi.

Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut:

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Menyediakan Buku/Garis Panduan EKSA

Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa

Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan terhadap pelaksanaan

EKSA

Menyediakan latihan untuk penyelaras dan warga kerja UMP

Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan pensijilan untuk tujuan

pendedahan.

LANGKAH 1

13


Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya.

Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, peta kawasan dan senarai tugas serta

tanggungjawab.

Menerangkan objektif EKSA kepada warga UMP

Melaksanakan pelancaran EKSA


Mewujudkan Zon EKSA dan ahli.

Melaksanakan gotong-royong.

Melaksanakan aktiviti Amalan Hijau.

Mengenalpasti barang atau dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan semasa

menjalankan proses 3S.

LANGKAH 2

LANGKAH 3

14

Memastikan barang atau dokumen yang telah disisih, disapu dan disusun dengan

kemas dan teratur.

Melabelkan barang atau dokumen mengikut nombor atau warna mana yang

bersesuaian.

Menetapkan susunan barang atau dokumen yang bersesuaian.

Menyusun mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan keseragaman.

15


Menubuhkan pasukan audit dalaman.

Menyediakan pelan tindakan audit dalaman

Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.

Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan


Melaksanakan audit dalaman sekurang-kurangnya 3 kali

Memberi pengiktirafan EKSA kepada zon / sub zon / tempat

terbaik.

Melaksanakan audit jemputan luar (bagi mengukuhkan dapatan audit dalaman)


Memperolehi dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU

LANGKAH 4

LANGKAH 5

LANGKAH 6

16

9 JAWATANKUASA INDUK EKSA

Pengerusi : Dr. Mohd Hanafiah bin Ahmad Timbalan Pengerusi : Encik Abd Rahman bin Hj Safie Prof. Madya Mohamad Rizza bin Othman Setiausaha : Encik Wan Nor Hamdy bin Wan Mohd Nowalid Fasilitator : Puan Aziah binti Adi (Institut Aminuddin Baki) Jawatankuasa Latihan : Puan Nurul Mardhiah binti Mahusin Jawatankuasa Audit : Puan Emma Melati binti Burhanuddin Jawatankuasa Promosi : Puan Mimi Rabita binti Abd Wahit

17

10 CARTA ORGANISASI

18

JAWATANKUASA AUDIT EKSA

19

JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

20

JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

21

11 PERANAN JAWATANKUASA EKSA

JAWATANKUASA INDUK EKSA UMP

Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA

Membentuk pelan pelaksanaan

Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan

Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.

Mengenalpasti AJK dan Ketua Zon

Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah

Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA (bantuan JK Audit

EKSA)

Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (bantuan JK

Promosi)

Melatih dan membimbing warga UMP ke arah pembentukan amalan-

amalan EKSA (bantuan JK Latihan)

PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

Mengenalpasti dan merancang program latihan yang bersesuaian.

Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan.

Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras untuk menjalankan

aktiviti EKSA

22

PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.

Merekabentuk dan menyediakan contoh bahan/tagging untuk diikuti bagi keseragaman semua zon EKSA.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

Mengedarkan maklumat/poster berkaitan EKSA kepada warga UMP.

PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA

Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.

Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan diambil

dengan memberi cadangan penambahbaikan.

Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu amalan

EKSA.

Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan

perlaksanaan audit.

Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti

semasa proses audit.

Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.

23

12 PEMBAHAGIAN ZON

Tujuan pembahagian Zon EKSA di UMP adalah bagi memudahkan pelaksanaan dan

pemantauan amalan EKSA. Zon dibahagikan pada 2 zon iaitu Zon Gambang dan

Zon Pekan. Manakala setiap zon mempunyai sub zon iaitu Jabatan atau Pusat

Tanggungjawab.

Kampus Gambang

Zon A

24

Zon B

25

Zon C

26

Kampus Pekan

Zon A

27

Zon B

28

Zon C

29

13 KESERAGAMAN EKSA DI UMP

Garis panduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU menjadi panduan utama

Universiti Malaysia Pahang dalam penyediaan garis panduan EKSA jabatan. UMP

menggunakan garis panduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan EKSA jabatan.

BAHAGIAN PERKARA

A FAIL DAN

DOKUMEN

EKSA

JAWATANKUASA INDUK

Logo EKSA

Dasar EKSA

Carta Organisasi Induk

Surat Lantikan AJK dan

Fasilitator

Jadual Perancangan

Zon

Pelan Lokasi Semua

Zon

Rekod Mesyuarat /

Perbincangan Induk

Gambar-gambar Aktiviti

Laporan-laporan

Jawatankuasa

Pelaksana

- Laporan Latihan

- Laporan Audit

- Laporan Promosi

JAWATANKUASA ZON

Logo EKSA

Dasar EKSA

Carta Organisasi Zon

Surat Lantikan AJK

Jadual Perancangan

Zon

Pelan Lokasi Zon

Rekod Mesyuarat /

Perbincangan Zon

Gambar-gambar Aktiviti

Gambar Sebelum dan

Selepas

Laporan dan Teguran

30

B SUDUT EKSA

Perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA kepada semua warga Jabatan. Sudut EKSA boleh disediakan dalam bentuk atas talian atau fizikal atau kedua-duanya sekali

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara yang berikut:

Dasar EKSA

Polisi & Objektif EKSA

Carta Organisasi Induk dan Carta Organisasi

Sub Zon

Jadual Perancangan

Pelan Lokasi

Gambar Aktiviti

Gambar Sebelum dan Selepas Informasi

Tarikh Kemaskini

Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkara- perkara berikut dibenarkan berada di atas meja kerja:

Desktop dan Keyboard

Mesin Cetak

Bekas berisi pen, pensil dan alat tulis yang sering digunakan.

Satu kalendar tahun semasa

Telefon

Buku Nota

Tray masuk keluar

Stamp pad

Cop-cop berkaitan

31

Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih. Pastikan tiada kotoran dan sampah di atas lantai

Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan

teratur di atas meja.

Komputer/laptop

In/Out Tray

Folder/Fail

Bekas alat tulis

Perhiasan tidak keterlaluan

Kedudukan laci

C RUANG

KERJA/BILIK

PEGAWAI

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Partition/Kubikel kerja - hiasan tidak melebihi 5 unit.

Bilik Pegawai - boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak hiasan di sudut yang sesuai bersaiz tidak melebihi 3’ x 4’.

(Contoh perhiasan bukan imej korporat seperti karakter animasi, barang mainan/patung.)

Tanda nama, jawatan dan diletakkan di ruang kerja/partition pegawai atau di pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian

Tray dilabelkan perkataan IN, OUT dan KIV. Bagi tray dua tingkat, labelkan IN, OUT sahaja

Dokumen rujukan disimpan dalam fail berlabel dan mudah diambil

KEW.PA-7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini setiap 12 bulan

32

Kabinet fail – Sekiranya mempunyai 2 atau lebih aras kabinet, Fail rasmi mestilah diletakkan dan dilabelkan di bahagian atas aras dan perlu dilabelkan RASMI. Labelkan nama dan no fail di setiap tingkat rasmi. Manakala fail/dokumen peribadi diletakkan di tingkat paling bawah dan dilabelkan PERIBADI

Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan

Blazer atau selendang disangkut dengan kemas di ruang penyangkut yang disediakan atau dibelakang kerusi yang diduduki pegawai. (minimum 2 helai)

Wayar atau kabel elektrik diikat kemas dengan menggunakan cabel ties/ black tape/ casing conduit/ flexible hose/ spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan pengguna

CPU dan pendestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan mengikut kesesuaian ruang kerja.

Semua suis elektrik dimatikan selepas tamat waktu bekerja

Wallpaper dan screen saver desktop atau komputer riba jabatan gunasama diseragamkan dengan imej korporat. Contoh diletakkan logo UMP/logo EKSA/Bangunan UMP

Partition/Kubikel - Kasut/selipar diletakkan dikhaskan di bawah meja kerja. Minimum 2 pasang kasut/selipar sahaja

Maklumat untuk rujukan pegawai boleh dipamer/tampal di satu ruang yang bersesuaian di dinding bilik atau partition/kubikel pegawai dalam keadaan teratur dan kemas

33

Kabinet khas untuk barangan peribadi pegawai (jika ruang laci tidak muat untuk menempatkan barangan tersebut) boleh disediakan dan dilabel dengan kemas untuk kemudahan pegawai. Sekiranya kabinet tidak disediakan hanya satu (1) beg sahaja boleh diletakkan di bawah meja pegawai

Ruang bawah meja mestilah kemas dan teratur. Tidak dibenarkan meletakkan barang yang tidak sesuai.

Fail/peralatan pejabat mestilah diletakkan di tempat yang disediakan

D PELABELAN

PERALATAN

Setiap peralatan gunasama dan mudah alih diletakkan diruang yang mudah dilihat dan boleh digunakan.

Pelabelan haruslah seragam (Contoh: penebuk lubang – label diletakkan di bawah penebuk lubang sebagai pengenalan).

Mempamerkan tatacara penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada semua peralatan gunasama

E PENGURUSAN

LACI MEJA KERJA

Laci meja paling atas dilabelkan dengan perkataan ALAT TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas di ruang/partition/kotak yang dihasilkan mengikut kreativiti zon

Laci tengah dilabelkan RASMI diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner, buku catatan dan dokumen rasmi yang difikirkan sesuai

Laci paling bawah dilabelkan PERIBADI diguna bagi menempatkan alatan dan barang peribadi seperti beg tangan, telefon bimbit dan laIn-lain

Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan lebih dari 3 laci maka keutamaan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi

34

F PENGURUSAN

DOKUMEN

Fail aktif disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail atau ruang yang mudah dicapai dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan

Fail tutup disusun di rak yang dikhaskan mengikut tahun dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan

G BILIK FAIL

Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas tanpa habuk. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

Bersih

Tidak berdebu

Tersusun

Kemas

Pelan susun atur fail/pelan lantai bilik fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat bagi memudahkan carian

Pelan lampu di fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

Kabinet/rak fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan

Perlu menyediakan senarai indeks dan nombor fail

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat

Rekod pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail (Contoh: buku daftar, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail)

Fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berkunci dan berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat dilekatkan di bahagian dalam kabinet besi

Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi mengurus bilik fail dan mempamerkan nombor telefon PIC untuk dihubungi

35

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:

Tajuk fail

Nombor susunan fail

Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas

KEW.PA-7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini setiap 12 bulan

H BILIK STOR

Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih tanpa habuk dan kemas

Pelan lantai stor dan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat

Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat

Papan tanda ( “AUTHORISE PERSON“) dipamerkan dengan jelas.

Maklumat PIC perlu dipamerkan Cth: Nama pegawai & No tel

Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO) atau mana-mana system yang bersesuaian. (*Penanda Aras Minimum)

Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur

Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok

(*Menyediakan Kew PA7 yang kemaskini).

36

I BILIK MESYUARAT

Bilik mesyuarat sentiasa berkeadaan bersih dan kemas

Gambar pemimpin tertinggi negeri/negara dipamerkan di bilik mesyuarat utama PTJ .

Peralatan dan kemudahan dalam bilik mesyuarat sentiasa dalam keadaan sempurna dan berfungsi

Maklumat penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda (slot in board)

Etika penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan ditempat yang mudah dilihat

Barang-barang elektronik seperti projektor LCD, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

SOP perlu dipamerkan untuk pengendalian peralatan

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat

Pamerkan senarai semak penggunaan bilik mesyuarat

Mempamerkan senarai asset (KEW PA 7)

Hiasan berimej korporat

J BILIK

KULIAH/

BILIK

LATIHAN/

DEWAN

Sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kerusi meja tersusun kemas

Peralatan dan kemudahan di dalam bilik dilebel dengan betul dan berada dalam keadaan sempurna, selamat dan boleh digunakan

Hiasan perlu berimej korporat dan tidak terlalu sarat dan memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

Pelan lantai dipamerkan ditempat yang mudah dilihat. (kecuali bilik latihan yang sentiasa berubah susunan)

Pelan laluan kecemasan dipamerkan.

37

K MAKMAL /

BENGKEL

Memastikan persekitaran bengkel / makmal bersih, kemas dan selamat

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun

Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang bersesuaian

Mempamerkan senarai asset (KEW.PA-7)

Mempamerkan label pada peralatan

Mempamerkan maklumat PIC

Pelan laluan kecemasan dipamerkan

Merekodkan penggunaan peralatan.

L PANTRI

Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada sebarang serangga atau makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan

Semua peralatan, perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan manakala pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan dicuci dan dilap kering dan disimpan dalam kabinet/rak

Labelkan kabinet/rak yang menyimpan peralatan bagi memudahkan carian

Perkakasan dan alatan seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri

Sinki tidak tersumbat, tiada sisa makanan, dibersihkan dan dilap kering selepas digunakan

Meja makan seeloknya dialas dan berkeadaan bersih

Pastikan barang-barang makanan tidak dicampur adukkan dalam peti sejuk

38

Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup

Tong sampah disediakan

Etika di pantri dipamerkan di tempat yang mudah dilihat

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri

M SURAU / BILIK

SOLAT

Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah atau selipar

Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas

Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat

M1 MASJID

Ruang Sembahyang / Dewan Solat

Memaparkan info solat yang dikemaskini, tanda arah/ had pengasingan ruang solat

Menyediakan kemudahan bagi orang kelainan upaya (OKU)

Memastikan persekitaran & peralatan bersih, kemas dan disusun dengan teratur

Pastikan peralatan elektrik dalam keadaan baik & berfungsi

39

Tempat Mandi Jenazah

Menyediakan dan memaparkan etika atau peraturan tempat mandi jenazah

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik, teratur dan berfungsi

Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat

Pamerkan maklumat PIC bilik mandi jenazah

Tempat Wudhu

Menyediakan doa di tempat wudhu

Menyedikan tanda arah/ simbol ruang wudhu Wanita dan lelaki ditempat yang mudah dilihat

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik & berfungsi

Memastikan persekitaran ruang wudhu adalah bersih, kemas dan selamat

Ruang Azan

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan berfungsi

Menyediakan tatacara penggunaan alatan

Pamerkan pelan lantai & laluan kecemasan

Papan tanda (“ AUTHORISE PERSON “) dipamerkan dengan jelas

Maklumat PIC dipamerkan

Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas

Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat

Menyediakan tandas yang sempurna termasuk tandas OKU yang berfungsi dengan baik Mempamerkan simbol atau penanda arah yang jelas

Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai dan dinding sentiasa dalam keadaan bersih dan kering serta bau yang menyenangkan

40

N TANDAS

Peralatan dan kelengkapan seperti tong sampah, tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas

Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik

Sinki dan paip berada dalam keadaan bersih dan tidak tersumbat dan dilabelkan nombor (jika lebih dari satu)

Memastikan sistem pengudaraan tandas dalam keadaan baik

Mempamerkan nama/no telefon pegawai menjaga kebersihan tandas

Mempamerkan etika penggunaan tandas di tempat yang mudah dilihat/tumpuan (Tidak perlu menampal penunjuk atau etika di setiap tandas)

Sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur

Menyediakan sistem/capaian/label bahan bacaan untuk memudahkan pelanggan

O PERPUSTAKAAN

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantuan bahan bacaan Meletakkan kembali buku di rak pemulangan buku Melabelkan rak dan penyususnan buku serta katalog yang sistematik

Kemudahan kerusi meja/sofa disediakan bagi keselesaan pelanggan

Tanda arah dan pelan lantai dipamerkan untuk kemudahan pelanggan

Etika ketika berada di perpustakaan dipamerkan

41

P KAFETERIA

Lantai sentiasa bersih dan kering

Peralatan memasak dan pinggan mangkuk yang digunakan sentiasa bersih dan disimpan dengan baik

Sampah di buang di tempat yang sepatutnya

Dapur tidak berminyak

Tidak membuang bahan masakan ke dalam longkang

Sentiasa memastikan kawasan sekitar tempat berniaga/memasak dibersihkan selesai berniaga

Sinki dapur dan sinki cuci tangan tidak tersumbat dan sentiasa kering dan bersih.

Tidak membuang sisa makanan ke dalam sinki

Memastikan susunan kerusi dan meja sentiasa kemas.

Mempamerkan etika penggunaan kafetaria di tempat yang mudah dilihat.

Menempatkan pinggan/cawan ke tempat yang disediakan

Membuang sisa makanan/sampah ke dalam tong sampah

Q LALUAN

UTAMA/

KORIDOR

Susunan peralatan, hiasan dinding dan hiasan pokok kemas dan tidak menganggu laluan

Hiasan bunga hidup diuruskan dengan baik

Tiada halangan di pintu kecemasan.

Laluan sentiasa bersih dan kemas.

42

R GIMNASIUM

Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan

Penyelenggaraan peralatan dijalankan secara berkala

Peti kecemasan “First Aid Kit’ disediakan dan dipantau.

Sentiasa memastikan peralatan di dalam “First Aid Kit” sentiasa dikemaskini dan perlu dikeluarkan jika tarikh luput

Rekod penggunaan gymnasium disediakan.

Memaparkan etika/tatacara penggunaan/pinjaman barang/peralatan gymnasium

Mempamerkan KEW.PA-7 dan sentiasa dikemaskini

Maklumat gymnasium perlu dipamerkan dengan keadaan yang baik

Mempamerkan pegawai yang bertanggungjawab untuk dihubungi

S GELANGGANG

Memastikan kawasan gelanggang, dalam keadaan bersih baik dan selamat digunakan

Menyediakan tong sampah yang bertutup di lokasi yang bersesuaian

Menyediakan dan memaparkan peraturan/etika penggunaan gelanggang

Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, Disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik

T PADANG

Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik

Menyediakan tong sampah yang bertutup di lokasi yang bersesuaian

Memastikan rumput sentiasa pendek dan kemas di kawasan

padang

43

U KAUNTER

UTAMA/LOBI

Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut:

Logo UMP

Sistem maklumbalas pelanggan

Direktori warga UMP Brosur mengenai jabatan

Maklumat jabatan dan piagam pelanggan

Menyediakan tanda nama pegawai yang bertugas dengan label yang seragam

Kaunter mestilah berimej ceria dengan hiasan yang minimum

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan disediakan

V BILIK REHAT

PEMANDU

Semua peralatan hendaklah disusun dengan kemas, bersih dan teratur

Uniform disangkut dengan kemas ditempat yang disediakan

Perhiasan bilik tidak melebihi 3 barang untuk tujuan keceriaan.

W BILIK SERVER

Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas

Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan

Hanya pegawai bertanggungjawab sahaja dibenarkan masuk ke bilik server

Menyediakan maklumat pegawai bertanggungjawab pada pintu bilik server dengan label yang seragam

Bilik hendaklah dikunci setiap masa

44

X PARKIR

Persekitaran kawasan parkir bersih, kemas dan selamat

Garisan parkir ditandakan dengan jelas dan terang

Petak parkir ketua jabatan,kenderaan universiti dan kenderaan berkaitan diletakkan papan tanda jawatan/jabatan dengan jelas dan seragam mengikut piawaian yang telah ditetapkan

Petak parkir OKU disediakan pada setiap lokasi yang bersesuaian

Kenderaan perlu diparkir secara teratur dan mengikut arahan papan tanda yang telah disediakan

Y GARAJ

Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.

Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan dengan garisan parkir yang jelas

Y1 PUSAT KESIHATAN

Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat

Semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik

Bilik Kecemasan

Tempat pembuangan berasingan disediakan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam

Senaraikan ubat troli kecemasan disediakan dan dikemaskini

Peti Sejuk

Memastikan suhu peti sejuk direkod dan dikemaskini

Bilik Rehat Pesakit


45

Farmasi

Menyusun dan melabelkan ubat-ubatan dengan baik dan teratur

Stor Peralatan Ubat Farmasi

Sistem rekod inventori yang jelas dan teratur disediakan bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi.

Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan yang disimpan di dalam stor.

Penanda aras minima barang disediakan.

Ubat disusun mengikut sistem First In First Out (FIFO)/First Expiry First Out (FEFO)

Bilik Makmal


Bilik/ Ruang / Kad Rekod Perubatan

Sistem rekod inventori yang jelas dan teratur disediakan bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas

Peraturan pengambilan rekod disediakan dan dipatuhi warga kerja

Pelan Tindakan Kecemasan Standard (OSHMO) yang mengandungi

Arahan keselamatan

Latihan pengungsian bangunan (Firedrill)

Tanda amaran

Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul

Tanda arah laluan kecemasan

Memastikan lampu kecemasan berfungsi apabila lampu utama terpadam

46

Z KESELAMATAN

PERSEKITARAN

Pendawaian dan Kabel :

Memastikan pendawaian kabel semua peralatan

elektrik diselenggara dan diikat menggunakan kabel conduit untuk kekemasan

Plug dilabel mengikut kesesuaian alat

Memastikan Alat Pemadam Api menepati kriteria berikut:

Penyelenggaran secara berkala

Mempunyai tatacara penggunaan

Berkeadaan bersih

Diletakan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

Rekod penyelenggaraan dipamerkan

Mempamerkan nama pegawai yang bertanggungjawab

menjaga ruang/kawasan/lokasi tertentu

Laluan Tangga Kecemasan:

Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup

Memaparkan tanda KELUAR dengan jelas.

Tiada halangan objek di atas tangga

kecemasan.

Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan

dengan jelas dan mudah dilihat.

AA LAMPU DAN

SOKET

Semua lampu dan soket berfungsi dengan baik

Lampu dan soket rosak dilaporkan dan dilabel

Pelan lampu disediakan bagi suis yang melebihi 3 lampu.

47

BB PENGURUSAN

KUNCI

Kunci dilabelkan dengan kod bersesuaian dan disimpan di

ruang penyimpanan yang selamat dimana ruang penyimpanan tersebut dikunci dan hanya boleh diakses oleh pegawai yang bertanggungjawab

Senarai kod kunci disediakan dan disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab

Prosedur dan tatacara keselamatan pengurusan kunci dipamerkan.

Menyediakan buku log pinjaman dan pemulangan kunci.

CC GO GREEN

Penjimatan air dan tenaga elektrik

Penggunaan lampu save energy

Penetapan suhu pendingin hawa pada 240C

Penjimatan kertas dan bekalan pejabat

Notis/arahan/kempen penjimatan dipamerkan

Melaksanakan program kempen hijau dan kitar semula

DD KREATIVITI

DAN INOVASI

Melaksanakan inisiatif inovasi dan amalan terbaik yang

boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga

jabatan.

48

EE ASRAMA

Memastikan persekitaran asrama sentiasa berada di dalam keadaan kemas/cantik dan terjaga

Mempamerkan pelan laluan kecemasan kebakaran di setiap aras asrama

Memastikan lampu kecemasan dalam keadaan baik

Koridor setiap aras/laman asrama sentiasa kemas dan bersih

Tandas asrama bersih dan kemas

14 PENUTUP

Manual panduan EKSA UMP ini diharapkan dapat memberi panduan kepada warga kerja

UMP dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang disarankan oleh EKSA. Warga kerja

UMP haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha berpasukan untuk mewujudkan

persekitaran kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selamat serta mampu menyumbang

kepada peningkatan produktiviti dan mutu perkhidmatan. Pembudayaan EKSA

seterusnya mampu menyumbang kepada peningkatan imej Universiti Malaysia Pahang

sebagai sebuah organisasi.

49

Diucapkan

TERIMA KASIH

Kepada

Naib Canselor

Dan

Semua warga

Universiti Malaysia

Pahang yang telah

memberikan kerjasama

cemerlang dalam

usaha merealisasikan

Garis Panduan Amalan

EKSA

Documents

GARIS PANDUAN AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR … · adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti