1
GARIS PANDUAN
AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA)
UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG
“Budaya Kerja Cemerlang Melalui EKSA”
2
ISI KANDUNGAN
BIL TAJUK MUKA SURAT
1. Tujuan 3
2. Pengenalan 3 - 7
3. Objektif Pelaksanaan EKSA 8
4. Dasar EKSA 9
5. Logo EKSA 9 - 10
6. Slogan EKSA 10
7 Faedah Pelaksanaan EKSA 11
8. Pelaksanaan EKSA di UMP 12 - 15
9. Jawatankuasa Induk EKSA 16
10. Carta Organisasi Induk EKSA 17 - 20
11. Peranan Jawatankuasa EKSA 21 - 23
12. Pembahagian Zon EKSA 24 - 29
13. Keseragaman EKSA di UMP 30 - 49
14. Penutup 49
3
PANDUAN
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG
=================================
1 TUJUAN
Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Universiti Malaysia Pahang
(UMP) dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) bagi menghasilkan
persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah sebagai piawaian tindakan
pembersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah
tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
2 PENGENALAN
Amalan EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti
secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa
sepanjang masa. Oleh itu, kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan
kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan
seterusnya menjadikan tempat kerja lebih kondusif dan warga kerja menjadi lebih produktif ke arah
kecemerlangan UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG (UMP).
Pengenalan
4
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah amalan yang diamalkan oleh sektor awam di
mana ia bertujuan bagi memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif melalui
penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga Universiti
Malaysia Pahang.
Melalui pengamalan EKSA di organisasi dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan
meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi. Ia juga dikenalpasti dapat mengurangkan
pembaziran melalui penekanan kepada Amalan Hijau, di mana barangan kitar semula digunapakai
bagi tujuan yang bersesuaian.
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) mempunyai 5 tujuan utama bagi sektor awam.
Antaranya:
Apakah Amalan EKSA?
Imej Korporat
Persekitaran
kerja kondusif
Kepelbagaian
Agensi
Kreativiti dan
Inovasi
Amalan Hijau
5
Menekankan kepada persekitaran kerja yang berimej korporat dan kelihatan profesional.
Memandangkan Universiti Malaysia Pahang adalah satu institusi pendidikan yang
mensasarkan graduan dari pelbagai lepasan dari prasisawzah sehinggalah kepada
pascasiswazah, justeru imej korporat adalah penting dalam menarik minat golongan
sasaran ini. Elakkan penggunaan hiasan yang berlebih-lebihan sehingga mengubah imej
korporat di tempat kerja.
Amalan EKSA menekankan kepada persekitaran kerja kondusif yang selesa, kemas dan
bersih. Penyediaan persekitaran yang kondusif dapat mendorong warga universiti lebih
bersemangat melakukan tugasan mereka, dan seterusnya membantu dalam mencapai
objektif yang telah ditetapkan.
Imej Korporat
Persekitaran kerja kondusif
6
Amalan EKSA sesuai dilaksanakan oleh semua agensi sektor awam. Ini menunjukkan bahawa
EKSA boleh diaplikasikan secara global dan ia pemudahcara dalam menjalankan tugas-tugas di
tempat kerja tanpa ada kekangan.
Kepelbagaian agensi
Amalan EKSA menekankan kepada kreativiti dan inovasi dalam membentuk persekitaran kerja
yang kondusif. Inovasi ialah satu kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau
perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia
adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang
dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa
perubahan dalam bentuk sistem dan , prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan
kepada teknologi.
Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujudkan dan menghasilkan
sesuatu yang baharu atau dalam bentuk baharu melalui kemahiran imaginasi. Melalui kriteria
kreativiti yang ditekankan oleh EKSA ini, ia dapat melahirkan warga kerja yang berupaya berfikir
secara kritikal dan praktikal dalam menghasilkan idea baru yang menarik dan unik.
Kreativiti dan Inovasi
7
Universiti Malaysia Pahang menekankan kepada warga universiti, di mana setiap warga
berpeluang menunjukkan bakat dan idea mereka melalui pertandingan-pertandingan yang
dilaksanakan sepanjang amalan EKSA dilaksanakan.
Amalan Hijau adalah tindakan penyelamatan bumi di mana telah di ketahui masa kini bumi
mengalami kerosakan dan pemanasan global akibat dari gaya hidup manusia sendiri. Amalan Hijau
juga dikenali sebagai “Penghijauan Kembali”.
Berikut langkah yang diterapkan di kalangan warga Universiti Malaysia Pahang
untuk melaksanakan AMALAN HIJAU:
1. Membuang sampah di tempat yang disediakan
2. Penjimatan penggunaan air
3. Penggunaan kertas secara maksima di mana kedua-dua bahagian digunakan sepenuhnya
4. Perbanyakkan tanda ‘Jangan merokok’, selain berguna untuk kesihatan juga mengurangi
pelepasan gas di udara
5. Kitar semula sampah yang boleh diguna kembali
6. Penjimatan penggunaan elektrik
Amalan Hijau
8
3 OBJEKTIF
1. Mengamalkan semangat kerja berpasukan melibatkan semua warga UMP secara langsung
dalam aktiviti EKSA seperti gotong-royong, pertandingan dan lawatan sepanjang tahun.
2. Mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang sentiasa bersih dari sampah, habuk,
minyak dan kotoran serta bau dengan memastikan amalan sapu dilaksanakan seperti
berikut:
i. Semua staf membersihkan tempat kerja sendiri setiap hari, sebelum dan selepas kerja.
ii. Ahli kumpulan bergotong-royong dalam aktiviti pembersihan tempat kerja mereka sekali
dalam setiap bulan.
iii. Staf bergotong-royong bagi melaksanakan pembersihan setiap enam bulan sekali.
3. Pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan, kemudahan dan persekitaran di pejabat, fasiliti
serta peralatan yang disediakan
9
4 DASAR EKSA
Warga UMP secara muafakat dan berdisiplin akan sentiasa mengamalkan EKSA secara
berpasukan demi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dan warga UMP sentiasa
berinovasi bagi memenuhi kepuasan pelanggan.
5 LOGO EKSA
10
KETERANGAN SETIAP ELEMEN LOGO
Merujuk kepada logo rasmi Universiti Malaysia Pahang
4 warna menggambarkan perbezaan jabatan-jabatan yang melaksanakan pembudayaan EKSA
Singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam dan merujuk kepada Aktiviti Amalan Hijau yang sangat
ditekankan dalam amalan EKSA
6 SLOGAN EKSA
“Budaya Kerja Cemerlang Melalui EKSA”
11
7 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
Pelaksanaan Amalan EKSA akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada
pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawal stok/inventori, urusan
penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja yang lebih praktikal untuk diikuti. Faedah
Amalan EKSA adalah seperti Rajah 1 berikut :
*esprit de corp merujuk kepada semangat kerja berpasukan.
tempat kerja
pembaziran
organisasi
mutu
de corp.*
jabatan
12
8 PELAKSANAAN EKSA DI UMP
Pelaksanaan amalan EKSA di UMP melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan,
penambahbaikan dan amalan yang berterusan. Kejayaan amalan ini juga atas penglibatan pihak
pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga kerja
organisasi.
Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut:
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA
Menyediakan Buku/Garis Panduan EKSA
Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa
Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan terhadap pelaksanaan
EKSA
Menyediakan latihan untuk penyelaras dan warga kerja UMP
Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan pensijilan untuk tujuan
pendedahan.
LANGKAH 1
13
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya.
Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, peta kawasan dan senarai tugas serta
tanggungjawab.
Menerangkan objektif EKSA kepada warga UMP
Melaksanakan pelancaran EKSA
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Mewujudkan Zon EKSA dan ahli.
Melaksanakan gotong-royong.
Melaksanakan aktiviti Amalan Hijau.
Mengenalpasti barang atau dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan semasa
menjalankan proses 3S.
LANGKAH 2
LANGKAH 3
14
Memastikan barang atau dokumen yang telah disisih, disapu dan disusun dengan
kemas dan teratur.
Melabelkan barang atau dokumen mengikut nombor atau warna mana yang
bersesuaian.
Menetapkan susunan barang atau dokumen yang bersesuaian.
Menyusun mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan keseragaman.
15
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Menubuhkan pasukan audit dalaman.
Menyediakan pelan tindakan audit dalaman
Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.
Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Melaksanakan audit dalaman sekurang-kurangnya 3 kali
Memberi pengiktirafan EKSA kepada zon / sub zon / tempat
terbaik.
Melaksanakan audit jemputan luar (bagi mengukuhkan dapatan audit dalaman)
Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
Memperolehi dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU
LANGKAH 4
LANGKAH 5
LANGKAH 6
16
9 JAWATANKUASA INDUK EKSA
Pengerusi : Dr. Mohd Hanafiah bin Ahmad Timbalan Pengerusi : Encik Abd Rahman bin Hj Safie Prof. Madya Mohamad Rizza bin Othman Setiausaha : Encik Wan Nor Hamdy bin Wan Mohd Nowalid Fasilitator : Puan Aziah binti Adi (Institut Aminuddin Baki) Jawatankuasa Latihan : Puan Nurul Mardhiah binti Mahusin Jawatankuasa Audit : Puan Emma Melati binti Burhanuddin Jawatankuasa Promosi : Puan Mimi Rabita binti Abd Wahit
21
11 PERANAN JAWATANKUASA EKSA
JAWATANKUASA INDUK EKSA UMP
Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA
Membentuk pelan pelaksanaan
Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan
Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.
Mengenalpasti AJK dan Ketua Zon
Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah
Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA (bantuan JK Audit
EKSA)
Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (bantuan JK
Promosi)
Melatih dan membimbing warga UMP ke arah pembentukan amalan-
amalan EKSA (bantuan JK Latihan)
PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA
Mengenalpasti dan merancang program latihan yang bersesuaian.
Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan.
Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras untuk menjalankan
aktiviti EKSA
22
PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.
Merekabentuk dan menyediakan contoh bahan/tagging untuk diikuti bagi keseragaman semua zon EKSA.
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
Mengedarkan maklumat/poster berkaitan EKSA kepada warga UMP.
PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA
Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.
Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan diambil
dengan memberi cadangan penambahbaikan.
Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu amalan
EKSA.
Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
perlaksanaan audit.
Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti
semasa proses audit.
Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.
23
12 PEMBAHAGIAN ZON
Tujuan pembahagian Zon EKSA di UMP adalah bagi memudahkan pelaksanaan dan
pemantauan amalan EKSA. Zon dibahagikan pada 2 zon iaitu Zon Gambang dan
Zon Pekan. Manakala setiap zon mempunyai sub zon iaitu Jabatan atau Pusat
Tanggungjawab.
Kampus Gambang
Zon A
29
13 KESERAGAMAN EKSA DI UMP
Garis panduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU menjadi panduan utama
Universiti Malaysia Pahang dalam penyediaan garis panduan EKSA jabatan. UMP
menggunakan garis panduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan EKSA jabatan.
BAHAGIAN PERKARA
A FAIL DAN
DOKUMEN
EKSA
JAWATANKUASA INDUK
Logo EKSA
Dasar EKSA
Carta Organisasi Induk
Surat Lantikan AJK dan
Fasilitator
Jadual Perancangan
Zon
Pelan Lokasi Semua
Zon
Rekod Mesyuarat /
Perbincangan Induk
Gambar-gambar Aktiviti
Laporan-laporan
Jawatankuasa
Pelaksana
- Laporan Latihan
- Laporan Audit
- Laporan Promosi
JAWATANKUASA ZON
Logo EKSA
Dasar EKSA
Carta Organisasi Zon
Surat Lantikan AJK
Jadual Perancangan
Zon
Pelan Lokasi Zon
Rekod Mesyuarat /
Perbincangan Zon
Gambar-gambar Aktiviti
Gambar Sebelum dan
Selepas
Laporan dan Teguran
30
B SUDUT EKSA
Perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA kepada semua warga Jabatan. Sudut EKSA boleh disediakan dalam bentuk atas talian atau fizikal atau kedua-duanya sekali
Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara yang berikut:
Dasar EKSA
Polisi & Objektif EKSA
Carta Organisasi Induk dan Carta Organisasi
Sub Zon
Jadual Perancangan
Pelan Lokasi
Gambar Aktiviti
Gambar Sebelum dan Selepas Informasi
Tarikh Kemaskini
Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkara- perkara berikut dibenarkan berada di atas meja kerja:
Desktop dan Keyboard
Mesin Cetak
Bekas berisi pen, pensil dan alat tulis yang sering digunakan.
Satu kalendar tahun semasa
Telefon
Buku Nota
Tray masuk keluar
Stamp pad
Cop-cop berkaitan
31
Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih. Pastikan tiada kotoran dan sampah di atas lantai
Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan
teratur di atas meja.
Komputer/laptop
In/Out Tray
Folder/Fail
Bekas alat tulis
Perhiasan tidak keterlaluan
Kedudukan laci
C RUANG
KERJA/BILIK
PEGAWAI
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
Partition/Kubikel kerja - hiasan tidak melebihi 5 unit.
Bilik Pegawai - boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak hiasan di sudut yang sesuai bersaiz tidak melebihi 3’ x 4’.
(Contoh perhiasan bukan imej korporat seperti karakter animasi, barang mainan/patung.)
Tanda nama, jawatan dan diletakkan di ruang kerja/partition pegawai atau di pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian
Tray dilabelkan perkataan IN, OUT dan KIV. Bagi tray dua tingkat, labelkan IN, OUT sahaja
Dokumen rujukan disimpan dalam fail berlabel dan mudah diambil
KEW.PA-7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini setiap 12 bulan
32
Kabinet fail – Sekiranya mempunyai 2 atau lebih aras kabinet, Fail rasmi mestilah diletakkan dan dilabelkan di bahagian atas aras dan perlu dilabelkan RASMI. Labelkan nama dan no fail di setiap tingkat rasmi. Manakala fail/dokumen peribadi diletakkan di tingkat paling bawah dan dilabelkan PERIBADI
Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan
Blazer atau selendang disangkut dengan kemas di ruang penyangkut yang disediakan atau dibelakang kerusi yang diduduki pegawai. (minimum 2 helai)
Wayar atau kabel elektrik diikat kemas dengan menggunakan cabel ties/ black tape/ casing conduit/ flexible hose/ spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan pengguna
CPU dan pendestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan mengikut kesesuaian ruang kerja.
Semua suis elektrik dimatikan selepas tamat waktu bekerja
Wallpaper dan screen saver desktop atau komputer riba jabatan gunasama diseragamkan dengan imej korporat. Contoh diletakkan logo UMP/logo EKSA/Bangunan UMP
Partition/Kubikel - Kasut/selipar diletakkan dikhaskan di bawah meja kerja. Minimum 2 pasang kasut/selipar sahaja
Maklumat untuk rujukan pegawai boleh dipamer/tampal di satu ruang yang bersesuaian di dinding bilik atau partition/kubikel pegawai dalam keadaan teratur dan kemas
33
Kabinet khas untuk barangan peribadi pegawai (jika ruang laci tidak muat untuk menempatkan barangan tersebut) boleh disediakan dan dilabel dengan kemas untuk kemudahan pegawai. Sekiranya kabinet tidak disediakan hanya satu (1) beg sahaja boleh diletakkan di bawah meja pegawai
Ruang bawah meja mestilah kemas dan teratur. Tidak dibenarkan meletakkan barang yang tidak sesuai.
Fail/peralatan pejabat mestilah diletakkan di tempat yang disediakan
D PELABELAN
PERALATAN
Setiap peralatan gunasama dan mudah alih diletakkan diruang yang mudah dilihat dan boleh digunakan.
Pelabelan haruslah seragam (Contoh: penebuk lubang – label diletakkan di bawah penebuk lubang sebagai pengenalan).
Mempamerkan tatacara penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada semua peralatan gunasama
E PENGURUSAN
LACI MEJA KERJA
Laci meja paling atas dilabelkan dengan perkataan ALAT TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas di ruang/partition/kotak yang dihasilkan mengikut kreativiti zon
Laci tengah dilabelkan RASMI diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner, buku catatan dan dokumen rasmi yang difikirkan sesuai
Laci paling bawah dilabelkan PERIBADI diguna bagi menempatkan alatan dan barang peribadi seperti beg tangan, telefon bimbit dan laIn-lain
Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan lebih dari 3 laci maka keutamaan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi
34
F PENGURUSAN
DOKUMEN
Fail aktif disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail atau ruang yang mudah dicapai dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan
Fail tutup disusun di rak yang dikhaskan mengikut tahun dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan
G BILIK FAIL
Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas tanpa habuk. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
Bersih
Tidak berdebu
Tersusun
Kemas
Pelan susun atur fail/pelan lantai bilik fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat bagi memudahkan carian
Pelan lampu di fail disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).
Kabinet/rak fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan
Perlu menyediakan senarai indeks dan nombor fail
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat
Rekod pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail (Contoh: buku daftar, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail)
Fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berkunci dan berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat dilekatkan di bahagian dalam kabinet besi
Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi mengurus bilik fail dan mempamerkan nombor telefon PIC untuk dihubungi
35
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:
Tajuk fail
Nombor susunan fail
Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas
KEW.PA-7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini setiap 12 bulan
H BILIK STOR
Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih tanpa habuk dan kemas
Pelan lantai stor dan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat
Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat
Papan tanda ( “AUTHORISE PERSON“) dipamerkan dengan jelas.
Maklumat PIC perlu dipamerkan Cth: Nama pegawai & No tel
Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO) atau mana-mana system yang bersesuaian. (*Penanda Aras Minimum)
Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur
Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok
(*Menyediakan Kew PA7 yang kemaskini).
36
I BILIK MESYUARAT
Bilik mesyuarat sentiasa berkeadaan bersih dan kemas
Gambar pemimpin tertinggi negeri/negara dipamerkan di bilik mesyuarat utama PTJ .
Peralatan dan kemudahan dalam bilik mesyuarat sentiasa dalam keadaan sempurna dan berfungsi
Maklumat penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda (slot in board)
Etika penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan ditempat yang mudah dilihat
Barang-barang elektronik seperti projektor LCD, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
SOP perlu dipamerkan untuk pengendalian peralatan
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat
Pamerkan senarai semak penggunaan bilik mesyuarat
Mempamerkan senarai asset (KEW PA 7)
Hiasan berimej korporat
J BILIK
KULIAH/
BILIK
LATIHAN/
DEWAN
Sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kerusi meja tersusun kemas
Peralatan dan kemudahan di dalam bilik dilebel dengan betul dan berada dalam keadaan sempurna, selamat dan boleh digunakan
Hiasan perlu berimej korporat dan tidak terlalu sarat dan memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.
Pelan lantai dipamerkan ditempat yang mudah dilihat. (kecuali bilik latihan yang sentiasa berubah susunan)
Pelan laluan kecemasan dipamerkan.
37
K MAKMAL /
BENGKEL
Memastikan persekitaran bengkel / makmal bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun
Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang bersesuaian
Mempamerkan senarai asset (KEW.PA-7)
Mempamerkan label pada peralatan
Mempamerkan maklumat PIC
Pelan laluan kecemasan dipamerkan
Merekodkan penggunaan peralatan.
L PANTRI
Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada sebarang serangga atau makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan
Semua peralatan, perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan manakala pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan dicuci dan dilap kering dan disimpan dalam kabinet/rak
Labelkan kabinet/rak yang menyimpan peralatan bagi memudahkan carian
Perkakasan dan alatan seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri
Sinki tidak tersumbat, tiada sisa makanan, dibersihkan dan dilap kering selepas digunakan
Meja makan seeloknya dialas dan berkeadaan bersih
Pastikan barang-barang makanan tidak dicampur adukkan dalam peti sejuk
38
Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup
Tong sampah disediakan
Etika di pantri dipamerkan di tempat yang mudah dilihat
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri
M SURAU / BILIK
SOLAT
Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah atau selipar
Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas
Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat
M1 MASJID
Ruang Sembahyang / Dewan Solat
Memaparkan info solat yang dikemaskini, tanda arah/ had pengasingan ruang solat
Menyediakan kemudahan bagi orang kelainan upaya (OKU)
Memastikan persekitaran & peralatan bersih, kemas dan disusun dengan teratur
Pastikan peralatan elektrik dalam keadaan baik & berfungsi
39
Tempat Mandi Jenazah
Menyediakan dan memaparkan etika atau peraturan tempat mandi jenazah
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik, teratur dan berfungsi
Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
Pamerkan maklumat PIC bilik mandi jenazah
Tempat Wudhu
Menyediakan doa di tempat wudhu
Menyedikan tanda arah/ simbol ruang wudhu Wanita dan lelaki ditempat yang mudah dilihat
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik & berfungsi
Memastikan persekitaran ruang wudhu adalah bersih, kemas dan selamat
Ruang Azan
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan berfungsi
Menyediakan tatacara penggunaan alatan
Pamerkan pelan lantai & laluan kecemasan
Papan tanda (“ AUTHORISE PERSON “) dipamerkan dengan jelas
Maklumat PIC dipamerkan
Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana yang sesuai agar kelihatan kemas
Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat
Menyediakan tandas yang sempurna termasuk tandas OKU yang berfungsi dengan baik Mempamerkan simbol atau penanda arah yang jelas
Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai dan dinding sentiasa dalam keadaan bersih dan kering serta bau yang menyenangkan
40
N TANDAS
Peralatan dan kelengkapan seperti tong sampah, tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun disediakan di dalam tandas
Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik
Sinki dan paip berada dalam keadaan bersih dan tidak tersumbat dan dilabelkan nombor (jika lebih dari satu)
Memastikan sistem pengudaraan tandas dalam keadaan baik
Mempamerkan nama/no telefon pegawai menjaga kebersihan tandas
Mempamerkan etika penggunaan tandas di tempat yang mudah dilihat/tumpuan (Tidak perlu menampal penunjuk atau etika di setiap tandas)
Sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur
Menyediakan sistem/capaian/label bahan bacaan untuk memudahkan pelanggan
O PERPUSTAKAAN
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantuan bahan bacaan Meletakkan kembali buku di rak pemulangan buku Melabelkan rak dan penyususnan buku serta katalog yang sistematik
Kemudahan kerusi meja/sofa disediakan bagi keselesaan pelanggan
Tanda arah dan pelan lantai dipamerkan untuk kemudahan pelanggan
Etika ketika berada di perpustakaan dipamerkan
41
P KAFETERIA
Lantai sentiasa bersih dan kering
Peralatan memasak dan pinggan mangkuk yang digunakan sentiasa bersih dan disimpan dengan baik
Sampah di buang di tempat yang sepatutnya
Dapur tidak berminyak
Tidak membuang bahan masakan ke dalam longkang
Sentiasa memastikan kawasan sekitar tempat berniaga/memasak dibersihkan selesai berniaga
Sinki dapur dan sinki cuci tangan tidak tersumbat dan sentiasa kering dan bersih.
Tidak membuang sisa makanan ke dalam sinki
Memastikan susunan kerusi dan meja sentiasa kemas.
Mempamerkan etika penggunaan kafetaria di tempat yang mudah dilihat.
Menempatkan pinggan/cawan ke tempat yang disediakan
Membuang sisa makanan/sampah ke dalam tong sampah
Q LALUAN
UTAMA/
KORIDOR
Susunan peralatan, hiasan dinding dan hiasan pokok kemas dan tidak menganggu laluan
Hiasan bunga hidup diuruskan dengan baik
Tiada halangan di pintu kecemasan.
Laluan sentiasa bersih dan kemas.
42
R GIMNASIUM
Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan
Penyelenggaraan peralatan dijalankan secara berkala
Peti kecemasan “First Aid Kit’ disediakan dan dipantau.
Sentiasa memastikan peralatan di dalam “First Aid Kit” sentiasa dikemaskini dan perlu dikeluarkan jika tarikh luput
Rekod penggunaan gymnasium disediakan.
Memaparkan etika/tatacara penggunaan/pinjaman barang/peralatan gymnasium
Mempamerkan KEW.PA-7 dan sentiasa dikemaskini
Maklumat gymnasium perlu dipamerkan dengan keadaan yang baik
Mempamerkan pegawai yang bertanggungjawab untuk dihubungi
S GELANGGANG
Memastikan kawasan gelanggang, dalam keadaan bersih baik dan selamat digunakan
Menyediakan tong sampah yang bertutup di lokasi yang bersesuaian
Menyediakan dan memaparkan peraturan/etika penggunaan gelanggang
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, Disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
T PADANG
Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik
Menyediakan tong sampah yang bertutup di lokasi yang bersesuaian
Memastikan rumput sentiasa pendek dan kemas di kawasan
padang
43
U KAUNTER
UTAMA/LOBI
Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut:
Logo UMP
Sistem maklumbalas pelanggan
Direktori warga UMP Brosur mengenai jabatan
Maklumat jabatan dan piagam pelanggan
Menyediakan tanda nama pegawai yang bertugas dengan label yang seragam
Kaunter mestilah berimej ceria dengan hiasan yang minimum
Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan disediakan
V BILIK REHAT
PEMANDU
Semua peralatan hendaklah disusun dengan kemas, bersih dan teratur
Uniform disangkut dengan kemas ditempat yang disediakan
Perhiasan bilik tidak melebihi 3 barang untuk tujuan keceriaan.
W BILIK SERVER
Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas
Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan
Hanya pegawai bertanggungjawab sahaja dibenarkan masuk ke bilik server
Menyediakan maklumat pegawai bertanggungjawab pada pintu bilik server dengan label yang seragam
Bilik hendaklah dikunci setiap masa
44
X PARKIR
Persekitaran kawasan parkir bersih, kemas dan selamat
Garisan parkir ditandakan dengan jelas dan terang
Petak parkir ketua jabatan,kenderaan universiti dan kenderaan berkaitan diletakkan papan tanda jawatan/jabatan dengan jelas dan seragam mengikut piawaian yang telah ditetapkan
Petak parkir OKU disediakan pada setiap lokasi yang bersesuaian
Kenderaan perlu diparkir secara teratur dan mengikut arahan papan tanda yang telah disediakan
Y GARAJ
Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.
Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan dengan garisan parkir yang jelas
Y1 PUSAT KESIHATAN
Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
Semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Bilik Kecemasan
Tempat pembuangan berasingan disediakan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam
Senaraikan ubat troli kecemasan disediakan dan dikemaskini
Peti Sejuk
Memastikan suhu peti sejuk direkod dan dikemaskini
Bilik Rehat Pesakit
Tempat pembuangan berasingan disediakan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam
45
Farmasi
Menyusun dan melabelkan ubat-ubatan dengan baik dan teratur
Stor Peralatan Ubat Farmasi
Sistem rekod inventori yang jelas dan teratur disediakan bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.
Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi.
Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan yang disimpan di dalam stor.
Penanda aras minima barang disediakan.
Ubat disusun mengikut sistem First In First Out (FIFO)/First Expiry First Out (FEFO)
Bilik Makmal
Tempat pembuangan berasingan disediakan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam
Bilik/ Ruang / Kad Rekod Perubatan
Sistem rekod inventori yang jelas dan teratur disediakan bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas
Peraturan pengambilan rekod disediakan dan dipatuhi warga kerja
Pelan Tindakan Kecemasan Standard (OSHMO) yang mengandungi
Arahan keselamatan
Latihan pengungsian bangunan (Firedrill)
Tanda amaran
Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
Tanda arah laluan kecemasan
Memastikan lampu kecemasan berfungsi apabila lampu utama terpadam
46
Z KESELAMATAN
PERSEKITARAN
Pendawaian dan Kabel :
Memastikan pendawaian kabel semua peralatan
elektrik diselenggara dan diikat menggunakan kabel conduit untuk kekemasan
Plug dilabel mengikut kesesuaian alat
Memastikan Alat Pemadam Api menepati kriteria berikut:
Penyelenggaran secara berkala
Mempunyai tatacara penggunaan
Berkeadaan bersih
Diletakan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.
Rekod penyelenggaraan dipamerkan
Mempamerkan nama pegawai yang bertanggungjawab
menjaga ruang/kawasan/lokasi tertentu
Laluan Tangga Kecemasan:
Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
Memaparkan tanda KELUAR dengan jelas.
Tiada halangan objek di atas tangga
kecemasan.
Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan
dengan jelas dan mudah dilihat.
AA LAMPU DAN
SOKET
Semua lampu dan soket berfungsi dengan baik
Lampu dan soket rosak dilaporkan dan dilabel
Pelan lampu disediakan bagi suis yang melebihi 3 lampu.
47
BB PENGURUSAN
KUNCI
Kunci dilabelkan dengan kod bersesuaian dan disimpan di
ruang penyimpanan yang selamat dimana ruang penyimpanan tersebut dikunci dan hanya boleh diakses oleh pegawai yang bertanggungjawab
Senarai kod kunci disediakan dan disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab
Prosedur dan tatacara keselamatan pengurusan kunci dipamerkan.
Menyediakan buku log pinjaman dan pemulangan kunci.
CC GO GREEN
Penjimatan air dan tenaga elektrik
Penggunaan lampu save energy
Penetapan suhu pendingin hawa pada 240C
Penjimatan kertas dan bekalan pejabat
Notis/arahan/kempen penjimatan dipamerkan
Melaksanakan program kempen hijau dan kitar semula
DD KREATIVITI
DAN INOVASI
Melaksanakan inisiatif inovasi dan amalan terbaik yang
boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga
jabatan.
48
EE ASRAMA
Memastikan persekitaran asrama sentiasa berada di dalam keadaan kemas/cantik dan terjaga
Mempamerkan pelan laluan kecemasan kebakaran di setiap aras asrama
Memastikan lampu kecemasan dalam keadaan baik
Koridor setiap aras/laman asrama sentiasa kemas dan bersih
Tandas asrama bersih dan kemas
14 PENUTUP
Manual panduan EKSA UMP ini diharapkan dapat memberi panduan kepada warga kerja
UMP dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang disarankan oleh EKSA. Warga kerja
UMP haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha berpasukan untuk mewujudkan
persekitaran kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selamat serta mampu menyumbang
kepada peningkatan produktiviti dan mutu perkhidmatan. Pembudayaan EKSA
seterusnya mampu menyumbang kepada peningkatan imej Universiti Malaysia Pahang
sebagai sebuah organisasi.