45
BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA EDISI OKTOBER 2013 GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

GARIS PANDUAN - POLIMAS

  • Upload
    others

  • View
    12

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: GARIS PANDUAN - POLIMAS

BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

EDISI OKTOBER 2013

GARIS PANDUAN

PENYEDIAAN SPESIFIKASI

PERALATAN POLITEKNIK

KANDUNGAN

MUKA SURAT

Kata Aluan 1

10 Pendahuluan 2

20 Tujuan 3

30 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4

40 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7

50 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20

60 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi

21

70 Penulisan Spesifikasi 22

80 Butir-butir Spesifikasi 23

90 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24

100 Panduan Penulisan Spesifikasi 27

110 Dokumen Lampiran CDE dan F 31

120 Dokumen Integriti Pact 37

130 Penutup 41

Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

1

KATA ALUAN

Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan

kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di

politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan

peralatan politeknik Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan

Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bil 52007

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

2

BAB 1 PENDAHULUAN

Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk

memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan

spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi

peralatan Dengan adanya garis panduan ini diharapkan proses penyediaan

dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi

menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia

disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan

perolehan yang berkaitan

Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna

dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap teratur dan

seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri prestasi dan profesionalisme

perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian

indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam

mempercepatkan proses pembangunan negara Garis Panduan ini hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil

52007 yang sedang berkuatkuasa Walau bagaimanapun Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan

spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

3

BAB 2 TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah

i Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik

ii Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3 PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

31 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan Di Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut

i) Mengenalpasti pegawaipensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawaipensyarah yang sekurang-kurangnya

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran amp pembelajaran (PampP) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

32 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah

i Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan

iii Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum

iv Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 2: GARIS PANDUAN - POLIMAS

KANDUNGAN

MUKA SURAT

Kata Aluan 1

10 Pendahuluan 2

20 Tujuan 3

30 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4

40 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7

50 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20

60 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi

21

70 Penulisan Spesifikasi 22

80 Butir-butir Spesifikasi 23

90 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24

100 Panduan Penulisan Spesifikasi 27

110 Dokumen Lampiran CDE dan F 31

120 Dokumen Integriti Pact 37

130 Penutup 41

Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

1

KATA ALUAN

Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan

kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di

politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan

peralatan politeknik Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan

Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bil 52007

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

2

BAB 1 PENDAHULUAN

Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk

memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan

spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi

peralatan Dengan adanya garis panduan ini diharapkan proses penyediaan

dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi

menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia

disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan

perolehan yang berkaitan

Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna

dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap teratur dan

seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri prestasi dan profesionalisme

perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian

indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam

mempercepatkan proses pembangunan negara Garis Panduan ini hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil

52007 yang sedang berkuatkuasa Walau bagaimanapun Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan

spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

3

BAB 2 TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah

i Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik

ii Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3 PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

31 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan Di Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut

i) Mengenalpasti pegawaipensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawaipensyarah yang sekurang-kurangnya

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran amp pembelajaran (PampP) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

32 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah

i Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan

iii Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum

iv Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 3: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

1

KATA ALUAN

Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan

kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di

politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan

peralatan politeknik Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan

Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bil 52007

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

2

BAB 1 PENDAHULUAN

Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk

memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan

spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi

peralatan Dengan adanya garis panduan ini diharapkan proses penyediaan

dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi

menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia

disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan

perolehan yang berkaitan

Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna

dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap teratur dan

seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri prestasi dan profesionalisme

perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian

indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam

mempercepatkan proses pembangunan negara Garis Panduan ini hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil

52007 yang sedang berkuatkuasa Walau bagaimanapun Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan

spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

3

BAB 2 TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah

i Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik

ii Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3 PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

31 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan Di Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut

i) Mengenalpasti pegawaipensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawaipensyarah yang sekurang-kurangnya

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran amp pembelajaran (PampP) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

32 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah

i Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan

iii Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum

iv Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 4: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

2

BAB 1 PENDAHULUAN

Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk

memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan

spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi

peralatan Dengan adanya garis panduan ini diharapkan proses penyediaan

dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi

menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia

disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan

perolehan yang berkaitan

Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna

dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap teratur dan

seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri prestasi dan profesionalisme

perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian

indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam

mempercepatkan proses pembangunan negara Garis Panduan ini hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil

52007 yang sedang berkuatkuasa Walau bagaimanapun Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan

spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

3

BAB 2 TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah

i Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik

ii Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3 PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

31 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan Di Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut

i) Mengenalpasti pegawaipensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawaipensyarah yang sekurang-kurangnya

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran amp pembelajaran (PampP) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

32 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah

i Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan

iii Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum

iv Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 5: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

3

BAB 2 TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah

i Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik

ii Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3 PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

31 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan Di Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut

i) Mengenalpasti pegawaipensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawaipensyarah yang sekurang-kurangnya

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran amp pembelajaran (PampP) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

32 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah

i Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan

iii Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum

iv Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 6: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3 PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

31 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan Di Jabatan Pengajian

Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut

i) Mengenalpasti pegawaipensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawaipensyarah yang sekurang-kurangnya

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran amp pembelajaran (PampP) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

32 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah

i Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan

iii Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum

iv Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 7: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab

vi Memastikan maklumat hasil kerja adalah sulit dan selamat

vii Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan ndash Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian ndash

Lihat Lampiran XVI

33 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu

i Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik Lazimnya jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum Jabatan

Pengajian Politeknik KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 8: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik Lazimnya

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids Peralatan Pejabat

Perabot Terlerai Peralatan Sukan Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 9: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja Selain itu SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan Lihat Lampiran I ndash XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 10: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

8

LAMPIRAN I

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 11: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

9

LAMPIRAN II

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 12: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

10

LAMPIRAN III

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 13: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

11

LAMPIRAN IV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 14: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

12

LAMPIRAN V

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 15: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

13

LAMPIRAN VI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 16: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

14

LAMPIRAN VII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 17: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

15

LAMPIRAN VIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 18: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

16

LAMPIRAN IX

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 19: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

17

LAMPIRAN X

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 20: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

18

LAMPIRAN XI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 21: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

19

LAMPIRAN XII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 22: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

20

BAB 5 PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa Antaranya adalah

a) Masa yang mencukupi

b) Butiran spesifikasi yang jelas

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan lsquoatau persamaanrsquo boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 23: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

21

BAB 6 CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami padat dan ringkas Pada

lazimnya tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran saiz

sahaja Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan

e) Penggunaan lukisanrajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknikjabatankementerian boleh digunakan

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan MampE lain seperti punca air udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 24: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

22

BAB 7 PENULISAN SPESIFIKASI

71 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa Oleh yang demikian maksudnya haruslah jelas dan tepat Walau

bagaimanapun kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut Selain daripada itu penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender

72 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih Untuk peralatan yang kecil

atau biasa beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 25: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

23

BAB 8 BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut

81 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Di dalam lampiran ini penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh

ldquoAll items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian governmentrdquo

atau

ldquoPeralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)rdquo

82 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada

Jenis warna saiz berat

Bentukukuran kualiti perolehan secara pukal

Pembungkusan Cara penghantaran

Nisbah kandungan tempoh masa bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia tahap kepakaran kelulusan keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 26: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

24

90 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah

91 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain Contoh

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

92 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik KPM penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik JPP Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek Mekanikal amp Elektrikal yang disediakan

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 27: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

25

93 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut

Program Kod Item

Kej Mekanikal (Pertanian) [ contoh MA 1 MA 2 MA 3 ]

Kej Mekanikal (Plastik) [ contoh MK1 MK 2 MK 3 ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

94 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut

Kursus No Pakej

Kej Mekanika l(Bahan) [ contoh 1MB 2MB 3MB]

Kej Mekanikal (Tekstil) [ contoh 1MT 2MT 3MT ]

Kej Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh 1MP 2MP 3MP ]

boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

95 Penentuan kelompokbilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira Antaranya adalah

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer mesin perabot peralatan pejabat dsb

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools marking-out tools hand tools

dan lain-lain

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 28: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 29: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

27

100 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan

101 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahalbesar spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose) Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan digunakonteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenisperingkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan

Contoh

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 30: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

28

102 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti

a) saiz mesin tersebut

Contoh Radial Drilling Machine

Techical Specifications

- Max drilling diameter - 25 mm

- Distance between spindle axis and column - 800 mm

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut

Contoh the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications Electrical Specifications

- Motor 2 - 35 kW - Motor 05 kW

- 415V 3phase 50Hz AC supply - 240V 1 phase 50 Hz

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 31: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

29

103 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja Dalam keadaan kedua di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes milling mc dsb)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb)

power factor correction (plasma cutting machine dsb)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

104 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya Ini dilakukan atas sebab berikut

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 32: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

30

Contoh

(i) Positioning levelling and bolting down of machine

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine

105 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar

sophisticatedmahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesinperalatan tersebut Bagi alat-alat yang

kecilmudah digunakan komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerjaperkhidmatan yang sama

jangka masa latihan (contoh 3 working days )

tempat latihan ( contoh training to be provided on site)

bilangan pensyarah (contoh four (4) lecturers)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelasmunasabah)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 33: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

31

110 DOKUMEN LAMPIRAN CDE DAN F

Dokumen Lampiran C D E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan Lampiran XIII ndash XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender

a) Lampiran C ndash Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi) KPM Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej Kod Item Item dan

Kuantiti sahaja

b) Lampiran D ndash Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini Di dalam lampiran ini ruang negara asal jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender

c) Lampiran E ndash Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal Bagi proses penyediaan jadual ini

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik KPM Selain itu

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 34: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

32

d) Lampiran F ndash Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 35: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 36: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

34

LAMPIRAN XIV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 37: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

35

LAMPIRAN XV

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 38: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL MENGHANTAR MEMASANG MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL JENAMA

DAN MODEL NO KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

FOB CIF FOB CIF

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

4000000

20000000

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

6000000

6000000

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

4500000

4500000

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

2000000

4000000

- Stand alone 7

1000000

7000000

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

50000000

50000000

bullServer 1

bullCamera 70

bullComplete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 91500000

PERHATIAN

1 KEUTAMAAN a Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2 Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM5000000

3 Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM5000000 dan barang tempatan Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran

4 Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9)

Tarikh

LAMPIRAN XVI

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 39: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

37

120 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah Umumnya Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area ndash Corruption

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan Di dalam dokumen ini

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694) Lihat Lampiran XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 40: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694) Lihat Lampiran XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 41: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

39

LAMPIRAN XVII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 42: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

40

LAMPIRAN XVIII

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 43: GARIS PANDUAN - POLIMAS

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

41

BAB 13 PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik

Dengan adanya dokumen garis panduan ini diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 44: GARIS PANDUAN - POLIMAS

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik JPP

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI
Page 45: GARIS PANDUAN - POLIMAS

Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH Aras 3-5 Jalan P4W

Persiaran Perdana Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel 03-8891 9000

Faks 03-8891 9316 Laman Web httppoliteknikgovmy

Facebook politeknikedu

Cetakan Pertama Oktober 2013

  • COVER
  • PENYEDIAAN SPESIFIKASI