Gaudit Manual

GAUDIT Manual de utilizare

GAUDIT.RO

Str. Ispravnicului nr.4 parterSector 2BucurestiRomania

+40 31 730 52 52+40 75 809 10 42

[email protected]

[GAUDITv1.1.2] Manual de utilizare

Iulie 2013

SC TUCSA SOFTARE SRL 2013 Pagina 2 / 43

GAUDIT

CUPRINS

1. INSTALARE.................................................................................................................................. 41.1 GENERALITATI............................................................................................................................ 41.2 INSTALARE STANDARD................................................................................................................. 51.3 CERINTE MINIME DE SISTEM.........................................................................................................81.4 INSTALARE AVANSATA................................................................................................................. 92. INTRODUCERE IN UTILIZAREA GAUDIT.........................................................................................102.1 STRUCTURA MENIURILOR...........................................................................................................10

2.1.1 MENIUL PRINCIPAL DESCRIERE.......................................................................................................102.1.2 MENIUL MISIUNII DE AUDIT DESCRIERE............................................................................................11

2.2 PRIMA INTALNIRE......................................................................................................................142.3 ADAUGAREA UNEI NOI MISIUNI DE AUDIT.......................................................................................143. IMPORTUL DE DATE..................................................................................................................... 164. DESFASURAREA MISIUNII DE AUDIT...............................................................................................214.1 DATE CONTABILE SI RAPOARTE...................................................................................................21

4.1.1 PLAN DE CONTURI........................................................................................................................... 214.1.2 REGISTRU JURNAL..........................................................................................................................214.1.3 FISE DE CONT................................................................................................................................. 224.1.4 BALANTE (IMPORTATA SI CALCULATA).................................................................................................224.1.5 JURNAL DE VANZARI.........................................................................................................................234.1.6 JURNAL DE CUMPARARI.................................................................................................................... 234.1.7 RAPORT MIJLOACE FIXE.................................................................................................................... 244.1.8 RAPORT BALANTA STOCURI...............................................................................................................244.1.9 RAPORT BILANT (CU POSIBILITATEA DE A GENERA PDF ANAF).............................................................25

4.2 RAPOARTE PROPRII..................................................................................................................254.3 SECTIUNI................................................................................................................................ 264.4 TESTE (AUTOMATE).................................................................................................................. 274.5 RECOMANDARI ........................................................................................................................ 284.6 TESTE PERSONALIZATE.............................................................................................................30

4.6.1 ADAUGAREA UNUI TEST PERSONALIZAT...............................................................................................304.6.2 UTILIZAREA UNUI TEST.....................................................................................................................30

4.7 PRAGUL DE SEMNIFICATIE..........................................................................................................324.8 ESANTIONAREA........................................................................................................................32

4.8.1 ESANTIONAREA STANDARD................................................................................................................324.8.2 ESANTIONARE JURNAL VANZARI........................................................................................................334.8.3 ESANTIONARE JURNAL CUMPARARI....................................................................................................34

4.9 UTILIZARE BALANTA DE VERIFICARE SECTIUNEA U.....................................................................354.10 AJUSTARI - SECTIUNEA U .......................................................................................................37


GAUDIT

5. RAPORT FINALIZARE MISIUNE.......................................................................................................406. ACTUALIZAREA........................................................................................................................... 437. ORGANIZAREA INTERFETEI...........................................................................................................43


GAUDIT

1. Instalare

1.1 Generalitati

Instlarea aplicatiei GAUDIT se desfasoara urmarind pasii programului de instalare, conceputi pentru a simplifica setarea parametrilor necesari in toate cazurile acoperite.

Aplicatia de instalare a GAUDIT va fi numita in contunare gAudit Install si poate fi descarcata direct de pe siteul www.gaudit.ro dupa trimiterea unui email la [email protected] pentru obtinerea tuturor detaliilor.

Instalarea poate fi facuta pe sisteme de operare de 32 de biti sau 64 de biti folosind fiserul de instalare corespunzator:

- gAudit-Setup-32biti.exe pentru sisteme de operare de 32 de biti

- gAudit-Setup-64biti.exe pentru sisteme de operare de 64 de biti

Inainte de incepera instalarii este recomandata inchiderea tuturor programelor antivirus.

Urmatoarele programe conexe vor fi instalate odata cu instalarea GAUDIT:

- Java SE 6 (32-bit edition) pentru sisteme de operare pe 32 de biti/ Java SE 6 (x64 edition) pentru sisteme de operare de 64 de biti

- PostgreSQL 9.2.1

Nota:

In timpul instalarii este necesara o conexiune la internet pentru descarcarea programelor conexe descrise anteriror. In lipsa acestei conexiuni instalarea nu poate avea loc cu success.


GAUDIT

1.2 Instalare standard

Dupa vizualizarea primului ecran se apasa Inainte pentru a ajunge la urmatorul pas ce prezinta contractul de licenta.


GAUDIT

Dupa citirea integrala a licentei se bifeaza casuta Sunt de accord cu termenii si conditiile licentei cat si casuta Sunt de accord sa trimit informatii despre configuratia calculatorului. Odata bifate cele doua casute se poate trece la pasul urmator. Daca nu sunteti de accord cu contractul de licenta sau cu trimiterea de informatii privind configuratia calculatorului nu continuati instalarea aplicatiei si apasti butonul Renunta.

In pasul urmator se pot schimba setarile bazei de date subiect discutat in capitolul 1.3 Instalare avansata.

Instalarea standard va creea:

- un superuser in serverul de baze de date Postgres

- un user name denumit gaudit_dbuser

- o baza de date gaudit corespunzatoare aplicatiei


GAUDIT

Dupa apasarea butonului Inainte se trece la pasul Setari Instalare.


GAUDIT

In acest pas poate fi aleasa locatia unde va fi stocata aplicatia GAUDIT. Acest pas este ultimul pas de configurare a instalarii urmad sa inceapa instalarea efectiva odata cu apasarea butonului Instaleaza.

Nota:

Instalarea poate dura mai mult de cateva minute in functie de viteza conexiunii la internet si de performantele calculatoruluii unde se face instalarea.

Daca instalarea este completa si finalizata cu succes se afiseaza urmatorul ecran:

In caz de eroare va rugam contactati [email protected].

1.3 Cerinte minime de sistem

GAUDIT poate rula pe calculatoare cu urmatoarea configuratie minimala:

Windows XP SP3 sau Windows Vista SP2 sau Windows 7 SP1

1GHz CPU

1,5GB RAM

5GB spatiu liber pe disc

Acces internet


GAUDIT

1.4 Instalare avansata

Instalarea avansata este destinata utilizatorilor cu configuratii complexe care au deja instalat PostgreSQL pe calculator sau care doresc utilizarea altor parametrii decat cei standard pentru instalarea bazei de date. In pasul Setarile bazei de date de PostgreSQL se apasa butonul Setari Avansate care va deschide urmatorul ecran pentru editarea parametrilor.

Daca este bifata caseta PostgreSQL instalat nu se va mai face instalarea serverului de baze de date iar campurile Superuser si Parola superuser vor fi folosite pentru autentificarea la serverul de baza de date deja existent pentru crearea userului specificat de User Name si a bazei de date specificata de Nume baza de date.


GAUDIT

2. Introducere in utilizarea GAUDITAceasta aplicatie a fost gandita sa ajute auditorii financiari din Romania familiarizati cu ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR, in urmarirea, completarea, redactarea misiunii de audit. Ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR reprezinta elemntul central in structura GAUDIT, testele automatizate, recomandarile, ajustarile, raportele, venind sa completeze informatile din acest ghid.

GAUDIT stocheaza automat orice schimbare realizata asupra unui text, tabel, camp este salvata automat in baza de date de catre aplicatie fara a fi necesara utilizarea unui buton de salvare.

2.1 Structura meniurilor

GAUDIT foloseste doua tipuri de meniuri:

- Meniul principal dedicat operatiunilor de management a misiunilor de audit si unor operatiuni auxiliare

- Meniul misunii de audit dedicat exclusiv operatilor asociate unei anumite misiuni de audit

2.1.1 Meniul principal Descriere

Intrare Descriere

Misiune de audit in lucru

Permite alegerea unei misiuni deja create aflata in lucru dintr-o lista de misiuni aflate in lucru. Datele unei misiuni aflata in lucru pot fi modificate.

Adauga o misiune de audit noua

Permite adaugarea unei misiuni de audit noi si completarea informatiilor esentiale privind misiunea de audit. Exemplu: denumire sociteate, denumire scurta, perioada auditata.

O misiune de audit odata create poate fi accesata in Misiune de audit in lucru


GAUDIT

Intrare Descriere

Misiuni de audit finalizate

Listeaza misiunile de audit finalizate. Datele asociate unei misiuni de audit finalizate nu pot fi modificate dar pot fi vizualizate prin selecatrea din lista a misiunii de audit dorite.

Actualizare aplicatie Verifica daca exista actualizari ale aplicatiei pe siteul www.gaudit.ro. Daca exista o actualizare aceasta este descarcata automat si instalata la urmatoarea pornire a aplicatiei.

Nota:

Actualizarea aplicatiei este un serviciu optional si nu este inclusa in aplicatia de baza. Pentru a beneficia de acest serviciu contactati [email protected]

Setari utilizator O serie de parametrii de configurare pot fi editati/vizualizati din acest document.

Licenta aplicatiei Prezinta detaliile de licentiere ale aplicatiei. Aceste detalii v-au fost livrate si sunt obligatorii pentru utilizarea GAUDIT.

Nota:

Detaliile parametrilor de licentiere (Utilizator/Parola/Cod produs) sunt confidentiale si nu trebuiesc divulgate unei alte persoae.

2.1.2 Meniul misiunii de audit Descriere

Intrare Descriere

Alegeti alta misiune de audit

Navigare la Meniul principal pentru selecatarea unei alte misiuni aflate in lucru.


GAUDIT

Intrare Descriere

Info client Permite editarea tuturor caracteristicilor entitatii auditate:

Perioada desfasurare misiune

Auditori numiti

Informatii despre societate

Sediul social

Informatii despre actionari

Conturi la banci

Puncte de lucru ale societatii

Date de contact

Alte informatii relevante

Setiunea B

Planificare auditului

Listeaza ca submeniuri Planul de audit si intrarile sectiunii B din ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR.

Intrari submeniu:

Plan de audit

Sectiunea B1 Planificare

Sectiunea B2 Acceptarea desemnarii sau re-desmnarii

Sectiunea B3 Cunoasterea clientului si evaluarea riscurilor

Sectiunea B4 Evaluarea riscului inerent

Sectiunea B5 Pragul de semnificatie

Sectiunea B6 Revizuirea analitica preliminara

Sectiunea B7 Sumarul evaluarii riscului si planul de esantionare

Sectiunea B8 Solduri initiale/cifre comparative

Sectiunea B9 Planificarea auditului

Sectiunea B10 Lista de verificare permanenta a informatiilor

Sectiunea B11 Agenda de lucru a intalnirilor pentru planificare

Import date Permite importul datelor din surse de date externe. Pot fi importate urmatoarele tiprui de date: Balanta Sintetica, Registru Jurnal, Jurnal de Vanzari, Jurnal de Cumparari, Registrul Mijloacelor Fixe, Balanta Stocurilor.


GAUDIT

Intrare Descriere

Date contabile si rapoarte

Meniu dedicat datelor contabile importate, celor recalculate de catre GAUDIT si rapoartelor.

Intrari submeniu:

Plan de conturi

Registru Jurnal

Fise de cont

Balante (importata si calculata)

Jurnal de vanzari

Jurnal de cumparari

Raport mijloace fixe

Raport balanta stocuri

Raport bilant (cu posibilitatea de a genera PDF ANAF)

Rapoarte proprii personalizarea raportelor standard si adaugarea de noi rapoarte

Sectiunile C - U Meniu dedicat sectiunlor C U detaliate in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR.

Fiecare sectiune prezinta intrarile corespunzatoare din ghidul CAFR cat si sectiuni auxiliare in functie de context. Acestea pot fi:

Obiective (extrase din ghidul CAFR)

Teste (populate automat cu datele importate) necesare completarii obiectivelor

Teste personalizate

Ajustari

Esantionare

Sectiunea A

Finalizarea auditului

Meniu dedicat sectiunii A din ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR ce include intrari pentru subsectiunile de la A1 pana la A14.


GAUDIT

Intrare Descriere

Documentatie Centraliztorul documentelor atasate fiecarei sectiuni.

Finalizarea misiunii de audit

Meniu dedicat operatiei de finalizare a misiunii de audit. Contine urmatoare intrari:

Recomandari Centralizatorul recomandarilor facute de catre auditor pe parcursul misiunii de audit

Raport finalizare misiune generarea raportului final / vizualizarea variantelor generate

Finalizare misiune/Redeschidere misiune

2.2 Prima intalnire

Odata finalizata cu succes instalarea aplicatiei, se poate deschide pentru prima data GAUDIT. Nefiind produsul inregistrat, este afisat ecranul de licentiere a aplicatiei din meniul principal cu statusul de Produs neinregistrat.

Completati campurile Utilizator, Parola si Cod produs cu valorile livrate apoi apasati butonul Inregistrare produs. Daca valorile au fost corecte va aparea pe ecran in cateva momente statusul Inregistrat. Din acest moment va puteti bucura de intalnirea cu GAUDIT.

2.3 Adaugarea unei noi misiuni de audit

Alegeti din meniul principal Adauga o misiune de audit noua si completati valorile in formularul afisat.


GAUDIT

Aceste detalii legate de misiunea de audit sunt minimale si cunoscute in momentul inceperii misiunii de audit si NU POT FI MODIFICATE ulterior. Apasati butonul Adauga misiune audit si operatia de adaugare va incepe, aceasta putand dura o perioada mai lunga de timp in functie de perfromanta calculatorului utilizat.

La finalizarea operatiei se deschide automat misiunea nou adaugata cu documentul Info client afisat.


GAUDIT

3. Importul de dateImportul de date este destinat preluarii de date din aplicatii de contabilitate sau din fisiere Excel pentru anul curent al misiunii de audit cat si pentru anii precedenti sau urmatori daca aceste informatii au relevanta in cadrul misiunii. In refacerea contabilitatii sunt folosite date importate in anul curent al misiunii de audit. Datele incarcate in oricare din ani pot fi vizualizate in meniul Date contabile si rapoarte folosind filtrul An.

Sagetile stanga dreapta pot fi folosite pentru schimbarea anului importului urmand ca datele afisate in tabel sa corespunda anului ales.

Fiecare celula din tabel corespunde unui tip de import si unei luni.

Pentru inceperea unui import se apasa butonul din interiorul tipului/lunii dorite. Ajutorul de import se va afisa peste aplicatie in cateva momente si va va ghida pe parcursul importului specific tipului ales.

Un import poate avea mai multe stari indicate pe butonul de import. Acestea sunt:

Stare Descriere

Nici un alt import nu a mai existat anterior. Adauga un import.

Un import desfasurat cu succes deja a avut loc. Daca noul import se va finaliza cu succes, datele vechiului import vor fi sterse si inlocuite cu datele noului import. Reimporta un fisier.

Eroare la import. Ultimul import nu s-a incheiat cu succes. Datele acestui import nu suprascriu un import deja existent.


GAUDIT

Stare Descriere

Operatie in desfasurare. Un import are loc si nu poate fi creat un alt import pana cand cel aflat in desfasurare nu este finalizat cu succes sau eroare.

Un import aflat in statusul (ultimul import finalizat cu succes) sau (ultimul log finalizat cu eroare) are doua optiuni suplimentare:

Operatie Descriere

sau

Afisare Log proces de import.

sau

Stergere import.

Prina apasare a butonului (afisare log proces de import) se deschide un dialog de vizualizare a contiunutului logului ultimului import.

Continutul logului procesului de import poate fi salvat intr-un fisier pe disc prin apasarea butonului Salveaza.

Un import de date poate fi sters prin apasarea butonului (Sterge import). Daca ultimul

import s-a finalizat cu eroare (statusul este ) atunci stergerea inseamna eliminarea logului

de import si revenirea la statusul anterior importului, (import) sau (reimport). Daca

ultimul import era finalizat cu succes (statusul este ) atunci stergerea inseamna eliminarea logului de import, revenirea la statusul anterior si stergerea tuturor datelor importate.


GAUDIT

Ajutorul importului de date prezinta urmatoarea fereastra:

Navigarea intre pasii propusi se face utilizand sagetile stanga si dreapta. Sageata dreapta sau pasul urmator este activa numai dupa selectarea/completarea informatiilor obligatorii.

In pasul 1 trebui ales tipul fisierului care va fi importat. In functie de aplicatia contabila folosita de societatea auditata alegeti tipul corespunzator. In partea dreapta va fi afisata o descriere cu pasii necesari de urmat pentru a exporta corect datele din aplicatia aleasa. Tipul Microsoft Excel reprezinta importul generic/manual si va fi folosit ca exemplu in continuare.

In pasul 2 se alege fisierul de pe disc care contine datele.


GAUDIT

Pasul 3 este afisat doar pentru importul din Microsoft Excel care neceista pregatirea datelor. Celelate tipuri de fisiere (aplicatii) nu necesita prelucrarea datelor si se sare direct la pasul 4.

Importul manual din excel deschide fisierul excel ales si-l prezinta pe ecran. Inainte de afisare i se adauga un sheet nou numit IMPORT care contine coloanele necesare importului, coloane aflate in ordinea corecta. Datele se vor copia din celelalte sheeturi in sheetul IMPORT pe coloanele corespunzatoare folosind functia copiaza (CTRL+C)/lipeste (CTRL+V) sau meniul.

Nota:

Nu stergeti sau modificati numele coloanelor, altfel importul va esua cu o eroare.

Nu stergeti sheetul IMPORT.

Dupa pregatirea datelor se apasa butonul de trecere la pasul urmator moment in care se deruleaza prevalidarea datelor prezente in sheetul IMPORT. Aceasta prevalidare verifica ordinea coloanelor, numele coloanelor si tipul fiecarei celule care trebuie sa corespunda tipului coloanei. In caz de eroare se afiseaza un mesaj corespunzator.

Pasul 4 prezinta finalizarea importului adica procesarea datelor importate.


GAUDIT

In fereastra afisata sunt listate operatile efectuate, exceptiile sau erorile din fisier si rezultatul final. In exemplul de fata mesajul Fisierul a fost incarcat cu succes ne semnaleaza finalizarea importului.

Nota:

Anumite linii pot fi respinse de la import din cauza erorilor de formatare, a lipsei anumitor coloane sau date. In acest caz liniile sunt afisate in fereastra si sunt ignorate de la import. Verificati fiecare linie respinsa pentru ca poate contine date importante pentru misiunea de audit.

Daca mai mult de 50% din linii sunt respinse in timpul importului, un mesaj de notificare este afisat si sunteti intrebat daca doriti abandonarea importului sau continuarea lui.

Inchideti fereastra de ajutor import si veti regasi in tabelul de importuri noua stare a importului. Daca operatia a avut succes, toate rapoartele si testele corespunzatoare tipului de import sunt deja completate cu date.

Recomandare:

Dupa fiecare import incheiat cu succes, verificati in Date contabile si raporte in raportul corespunzator, corectitudinea datelor importate in cazul in care anumite linii au fost respinse.


GAUDIT

4. Desfasurarea misiunii de auditAcest capitol detaliaza toate elementele aplicatei necesare desfasurari misiunii de audit.

4.1 Date contabile si rapoarte

Datele contabile si rapoarte prezinta datele importate si rezultatele prelucrarii acestora. Aceste rapoarte sunt necompletate daca importul corespunzator nu a fost finalizat cu succes.

4.1.1 Plan de conturi

Conturile prezente in planul de conturi sunt extrase din Balanta Sintetica importata si Registrul junral importat.

4.1.2 Registru Jurnal

Raportul prezinta datele importate pentru Registru Jurnal. Filtrele pot fi folosite pentru rafinarea cautarii in interiorul raportului.


GAUDIT

4.1.3 Fise de cont

Permite cautarea/filtrarea fiselor de cont generate din importul registrului jurnal. Acest raport nu contine intrari daca registrul junral nu a fost importat.

4.1.4 Balante (importata si calculata)

Pentru verificarea balantelor importate se pastreaza in rapoarte specifice, balanta sintetica importata si cea calculata. Folositi documentul dorit pentru vizualizarea balantei.

Balanta calculata prezinta conturile din balanta sintetica incarcata, dar cu datele recalculate din registrul jurnal. Pentru identificarea diferentelor intre balanta importata si cea calculata folositi testul U01 din Sectiunea U.


GAUDIT

4.1.5 Jurnal de vanzari

Raportul Jurnal de vanzari prezinta datele importate in Jurnalul de Vanzari si permite filtrarea datelor dupa mai multe criterii.

4.1.6 Jurnal de cumparari

Raportul Jurnal de cumparari prezinta datele importate in Jurnalul de Cumparari si permite filtrarea datelor dupa mai multe criterii.


GAUDIT

4.1.7 Raport mijloace fixe

Raportul de mijloace fixe prezinta datele importate in raportul de mijloace fixe.

4.1.8 Raport balanta stocuri

Raportul Balanta Stocuri prezinta datele importate in Balanta Stocuri.


GAUDIT

4.1.9 Raport bilant (cu posibilitatea de a genera PDF ANAF)

In functie de tipul bilantului contabil depus de catre societate si definit in sectiunea Info Client, se vor afisa documentele aferente. Cu titlu de exemplu, sunt listate mai jos formularele aferente bilantului S1002: Bilant Info, Bilant F10L, Bilant F20, Bilant F30, Bilant F40.

Formularele F10 si F20 nu sunt sincronizate automat cu continutul importurilor si pot fi populate apasand butonul Populare F10 si F20 in DB. Operatia de populare suprascrie formularele bilantului cu date din baza de date insemnand ca toate datele scrise in prealabil in Bilant vor fi sterse.

Odata completat bilantul se poate genera documentul PDF pentru a fi semnat si depus la ANAF prin apasarea butonului Generare PDF.

4.2 Rapoarte proprii

Raportul propriu este un raport general ale carui filtre sunt completate si pastrate ca atare. Un raport propriu este identificat unic de tipul raportului si numele definit la adaugarea lui, nume care nu poate fi modificat ulterior.

Rapoartele proprii pot fi create, modificate si sterse. Numai aceste rapoarte pot fi incluse in raportul misiunii de audit.

Adaugarea raportului se face prin executarea urmatorilor pasi:

- se alege tipul raportului propriu dorit din zona de grupare documente verticala

- se alege documentul Adauga (+)

- se completeaza denumirea raportului

- se apasa butonul Creare Raport si se asteapta cateva momente pana cand documentul nou creat corespunzator raportului va fi adaugat la lista de documente.


GAUDIT

Raportul creat poate fi editat, tiparit sau sters prin apasarea butonului Sterge.

4.3 Sectiuni

Sectiunile prezente in GAUDIT sunt sectiunile definite in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR si sunt grupate in trei categorii:

- Sectiunea B Planificarea auditului

- Sectiunile C U


GAUDIT

- Sectiunea A finalizarea auditului

Documentele specifice fiecarei sectiuni sau subsectiuni din ghid sunt afisate prin selectarea sectiunii sau subsectiunii dorite. Daca o sectiune contine mai multe subsectiuni acestea vor fi afisate in zona de grupare documente verticala pentru Sectiunea A si Sectiunea B. Sectiunile de la C la U grupeaza documentele definite in ghid in zona de grupare documente verticala sub titlul OBIECTIVE, fiind listate in zona de navigare documente.

In functie de specificaul fiecarei sectiuni pot fi accesate urmatoarele unelte pentru evaluarea obiectivelor:

- TESTE

- TESTE PERSONALIZATE

- ESANTIONARI

- AJUSTARI

Pot fi adaugate noi teste prin apasarea butonului Adaugare in documentul ce defineste Obiectivele auditului sau in documentele definite in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR.

4.4 Teste (automate)

Folie de lucru automate sunt tabele de indicatori care preiau date din informatile importate si le prelucreaza in functie de specificul fiecarei sectiuni. Testele contin valori automate si valori manual necesare calculului final pentru care au fost create. In general, primul test al fiecarei sectiuni, prezinta un centralizator care va influenta rezultatele celorlalte teste odata completat.

Testelor ce contin date adaugate manual le pot fi atasate comentarii relevante in luarea deciziilor cat si documente justificatoare.

Orice test poate fi adaugata in raportul misiunii de audit.

Ca exemplu este folosita Sectiunea P unde in TESTE se regasesc:


GAUDIT

- P0 centralizatorul sectiunii

- P01 P11 teste cu calcule tabelare specifice

- P RECOMANDARI recomandarile definite de auditor pentru Sectiunea P, recomandari specifice zonei de interes analizate.

Comentariile pot fi adugate prin editarea zonei specifice si apasarea butonului Adauga. Un comentariu odata adaugat devine needitabil, singura operatie posibila find stergerea. Pentru stergerea unui comentariu se apasa butonul de stergere din dreptul comentariului.

Comentariile sunt atasate testului si in momentul tiparirii si in momentul includerii testului in raportul misiunii de audit.

Documentatia poate fi adaugata prin alegerea unui fisier si apasarea butonului Adauga in zona Documentatie. Un document atasat poate fi vizualizat apasand cu mouse-ul pe numele lui sau poate fi sters prin apasarea butonului de stergere din dreptul documentului. Lista tuturor documentelor atasate poate fi accesata din meniul Documentatie.

4.5 Recomandari

Recomandarile facute de catre auditor in cazul idenitifcarii unor probleme majore pot fi adaugate in cadrul fiecarei sectiuni in zona teste. Continutul recomandari poate fi modificat in orice moment. Daca mai multe probleme sunt gasite in cadrul aceliasi sectinui, se apasa butonul Adauga recomandare pentru a adauga o noua recomandare atasata sectiunii. Noua recomandare va avea titlul Recomandarea numarul 2 si va fi afisata sub prima recomandare. Recomandarile pot fi sterse apasand butonul Sterge recomandare prezent in dreptul recomandarilor cu numere mai mari ca unu.


GAUDIT

Recomandarea afisata poate fi tiparita prin apasarea butonului Tiparire. Dupa apasarea butonului Adauga recomandare se afiseaza recomandarea noua sub cea deja existenta:

Centralizatorul tuturor recomandarilor facute in cadrul misiunii de audit poate fi accesat pentru vizualizare din meniul Finalizarea misiunii de audit > Recomandari.


GAUDIT

4.6 Teste personalizate

Testele personalizate ofera flexibilitatea necesara crearii oricarui indicator sau calcul tabelar neacoperit de catre testele automate, pornind de la datele de importate. In cadrul unui test personalizat se pot crea referinte la:

- Rapoartul Plan de Conturi

- Rapoarte personalizate

- Teste (automate)

- Orice document prezent in ghidul privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR

Referintele contin date actualizate in momentul deschiderii documentului.

4.6.1 Adaugarea unui test personalizat

In zona de grupare documente verticala se alege TESTE. Un document afisat in zona de navigare documente se numeste Adauga (+). Se completeaza denumirea testului personalizate si se apasa butonul Creeaza test dupa care se asteapta cateva momente pana cand noul document va aparea. Denumirea testului nu poate fi schimbata odata creat documentul.

4.6.2 Utilizarea unui test

Testul personalizat prezinta un document de calcul tabelar asemanator Excel. Pentru fiecare referinta adaugata se creaza un sheet cu numele corespunzator referintei care va contine datele actualizate in momentul deschiderii documentului extrase din referinta.

Primele trei sheeturi de exemplu contin referinte la: P06 (test automata), rpp_RJ1 (raportul personalizat pentru registru jurnal numit RJ1) si rppplandeconturi (raportul pentru planul de conturi). Ultimul sheet numit Foaie 1 este sheetul standard (poarta numele documentului) in care se vor face calculele tabelare cu referinta la primele trei sheeturi.

Formulele adaugate in sheeturile care nu sunt referinte vor fi recalulate automat la incarcarea documentului.

Pentru adaugarea unei referinte se apasa butonul Adauga Referinta Date. Se afiseaza o lista de referinte din care se va alege referinta dorita.


GAUDIT

Pentru exemplul anterior se prezinta un model de completare a sheetului Foaie 1 unde sunt sunt doua formule ce refera date din P06 si rpprl_RJ1:

Nota:

Formulele care referea date din rapoartele personalizate trebuiesc verificate dupa reimportul de date pentru a fi siguri ca datele noi aparute sunt cuprinse in formula.

Testele personalizate sunt singurele elemente care nu sunt salvate in baza de date automat la efectuarea de schimari. Pentru a salva un test se apasa butonul Salveaza.

Pentru stergerea definitiva a unei teste se apasa butonul Sterge.


GAUDIT

4.7 Pragul de semnificatie

Pragul de semnificatie se calculeaza conform ghidului privind Auditul Calitatii emis de catre CAFR in Sectiunea B5.1. Evaluarea pragului de semnificatie tine de utilizarea rationamentului profesional si trebuie sa tina cont de riscul de audit.

Completarea pragului de seminficatie planificat genereaza un mesaj de informare conform caruia odata cu schimbarea pragului de semnificatie esantionarile din teste trebuiesc actualizate. Pentru actualizarea automata a esantionarilor se apasa butonul Esantionare prezent in bara de butoane a documentului.

4.8 Esantionarea

Exista trei tipuri de esantionari:

- Esantionarea standard facuta pe baza de conturi

- Esantionare Jurnal Vanzari

- Esantionare Jurnal Cumparari

4.8.1 Esantionarea standard

Pot fi create mai multe esantionari standard pe baza de conturi din zona de grupare documente verticala cu numele ESANTIONARE si alegerea documentului Adauga (+) in zona de navigare


GAUDIT

documente. Dupa completarea numelui esantionarii se apasa butonul Creare esantionare. Si in cateva momente noua esantionare va aparea in zona de navigare documente.

Butonul Sterge va sterge definitiv esantionarea respectiva.

Zona Conturi a documentului de esantionare permite adaugarea de relatii conturi debitor conturi creditor pe baza carora se va face esantionarea. Aceste relatii filtreaza intrarile din Registrul Jurnal si sunt incluse in esantionare doar acele inregistrari care respecta filtrarea.

Zona Comparatie esantionare cu pragul de semnificatie prezinta sumarul esantionarii si al populatiei. Populatia totala este populatia rezultata dupa aplicarea filtrarii pe conturi.

In functie de pragul de semnificatie planificat se calculeaza populatia esantionata prin includerea in populatia esantionata a tranzactiilor din registrul jurnal sortate in ordine descrescatoare a sumei pana cand totalul sumelor depaseste pragul de semnificatie planificat din sectiunea B 5.1.

Populatia esantionata in functie de pragul de semnificatie poate fi modificata din zona documentului denumita ESANTIONARE prin bifarea casutei esantion prezente pe randul tranzactiei. Liniile incluse in esantionare au fundal galben.

Esantionarile pot fi incluse in raportul final al misiunii de audit.

4.8.2 Esantionare Jurnal Vanzari

Esantionare pe Jurnalul de Vanzari se gaseste in cadrul Sectiunii N (Vanzari si Venituri) si poate fi accesata din zona de grupare documente verticala cu numele Esantionare JV.

In functie de pragul de semnificatie planificat se calculeaza populatia esantionata prin includerea in populatia esantionata a intrarilor din jurnalul de vanzari sortate in ordine descrescatoare a sumei pana cand totalul sumelor depaseste pragul de semnificatie planificat.


GAUDIT

Zona Comparatie esantionare JV cu Pragul de semnificatie prezinta sumarul esantionarii si al populatiei. Populatia totala reprezinta totalul intrarilor din Jurnalul de Vanzari.

Populatia esantionata din Jurnalul de Vanzari in functie de pragul de seminficatie poate fi modificata din zona documentului denumita ESANTIONARE JV prin bifarea casutei esantion prezente pe randul intrarii. Liniile incluse in esantionare au fundal galben.

Esantionarea pe Jurnalul de Vanzari poate fi inclusa in raportul final al misiunii de audit.

4.8.3 Esantionare Jurnal Cumparari

Esantionare pe Jurnalul de Cumparari se gaseste in cadrul Sectiunii O (Achizitii si cheltuieli) si poate fi accesata din zona de grupare documente verticala cu numele Esantionare JC.

In functie de pragul de semnificatie planificat se calculeaza populatia esantionata prin includerea in populatia esantionata a intrarilor din jurnalul de cumparari sortate in ordine descrescatoare a sumei pana cand totalul sumelor depaseste pragul de semnificatie planificat.

Zona Comparatie esantionare JC cu Pragul de semnificatie prezinta sumarul esantionarii si al populatiei. Populatia totala reprezinta totalul intrarilor din Jurnalul de Vanzari.

Populatia esantionata din Jurnalul de Cumparari in functie de pragul de seminficatie poate fi modificata din zona documentului denumita ESANTIONARE JC prin bifarea casutei esantion prezente pe randul intrarii. Liniile incluse in esantionare au fundal galben.


GAUDIT

Esantionarea pe Jurnalul de Cumparari poate fi inclusa in raportul final al misiunii de audit.

4.9 Utilizare balanta de verificare Sectiunea U

Sectiunea U01 prezinta diferentele intre Balanta Sintetica incarcata si cea calculata pe baza informatiilor din Registrul Jurnal.

In ferestra sunt afisate concomitent intrari din amadoua balantele. Ultima coloana Tip Balanta, arata din ce tip de balanta este linia. Avand intrarile una sub cealalta, se pot observa foarte usor diferentele intre Sumele Finale sau Soldurile Finale. Contul si luna unde exista probleme sunt afisate in primele coloane.

Daca o linie nu are pereche inseamna ca nu se regaseste in cealalta Balanta.

Ca si exemplu in imaginea de mai jos se observa ca in luna ianuarie, pentru contul 4, exista o diferenta la rulajul in luna.


GAUDIT

Este datoria auditorului ca pe baza acestor informatii sa solicite sau nu clientului anumite ajustari in registrul jurnal respectiv balanta pe care sa le reincarce in aplicatie.


GAUDIT

4.10 Ajustari - Sectiunea U

Ajustarile sunt un instrument pentru corectarea erorilor contabile si sunt prezente in Sectiunile de la D la Q in zona de grupare documente verticala cu numele AJUSTARI.

Totalul ajustarilor se cumuleaza in centraliztorul din Sectiunea U > TESTE > U03 in zona documentului denumita Centralizator Ajustari.

Zona documentului denumita Comparatie Valoare ajustari implementate cu Pragul de semnificatie prezinta diferenta intre totalul ajustarilor implementate (cu casuta Aplicata/Implementata bifata) si pragul de semnificatie.

Pentru a urmari implementarea ajustarilor in contabilitate, este necesara o balanta de referinta pe baza careia sa se poata evidentia exact ce s-a modificat. Prin urmare, in sectiunea U02 se apasa butonul Replica Balanta. Prin aceasta actiune se creeaza o copie a Balantei sintetice incarcata in luna noiembrie si o copie a Registrului Jurnal incarcat in luna decembrie. Prin eliminarea inchiderilor de luna din registrul jurnal din decembrie salvat (testul U04) si aplicarea ajustarilor propuse (care vor trebui sa contina si noile inchideri U03) peste balanta referinta, se obtine varianta de balanta cu modificarile implementate in contabilitate (U05).


GAUDIT


GAUDIT

In testul U06 se evidentiaza diferentele intre balanta implementata in contabilitate si ultima balanta incarcata (calculata din Registrul Jurnal) in decembrie.

Daca in testul U06 nu exista nicio diferenta in coloanele Diferente, atunci inseamna ca toate recomandarile de ajustare ale auditorului au fost implementate in contabilitate.


GAUDIT

5. Raport finalizare misiuneRaportul de finalizare a misiunii reprezinta raportul oficial generat pentru misiunea de audit, ce va fi folosit de catre auditor si poate fi accesat din meniul Finalizarea misiunii de audit > Raport Finalizare Misiune. Un raport finalizare misiune este reprezentat de un fisier in format PDF.

Pot fi generate mai multe rapoarte de finalizare a misiunii pentru aceasi misiune prina apasarea butonui Generare, fiind in raspunderea auditorului continutul raportului si versiunea depusa. Un raport de finalizare a misunii poate fi sters apasand butonul de stergere din dreptul raportului.

Odata apasat butonul Generare se va deschide un dialog cu doi pasi in care se pot alege elementele ce vor fi incluse in raportul de finalizare a misiunii.

Pasul 1 denumit Alegere sectiuni si rapoarte prezinta lista tutoror documentelor prezente in aplicatie ierarhizate dupa sectiuni si rapoarte pe primul nivel, denumirea zonei de grupare verticala documente pe nivelul al doilea si documentele pe nivelul al treilea.


GAUDIT

Structura fisierului PDF rezultat cat si ordinea documentelor este urmatoarea:

- A14.1 RAPORTUL AUDITULUI / Continut Raport de audit / Copie Raport de audit. Aceasta intrare este adaugata automat in raportul de finalizare a misiunii.

- A1.1 Copie dupa situatile financiare semnate

Aceasta intrare este adaugata automat in raportul de finalizare a misiunii.

- Continut ghid CAFR doar intrarile alese in ordinea prezentarii lor in arbore

o Sectiunea B Planificarea Audituluio Sectiunile Auditului > Sectiunea D ... Sectiunea U > OBIECTIVEo Sectiunea A Finalizarea auditului (cu exceptia A14.1 si A1.1)

- Intrarile alese care nu fac parte din ghidul CAFR in ordinea prezentarii lor in arbore

Testele personalizate sunt adaugate in raport ca atasamente in cadrul fierului PDF.

Pasul 2 denumit Generare raport prezinta detalii despre operatia de generare a raportului.


GAUDIT

Documentele sunt afisate in ordinea in care sunt adaugate in raport iar la terminarea generarii documentul PDF rezultat va fi deschis cu aplicatia standard inregistrata in sistemul de operare pentru fisere PDF.


GAUDIT

6. ActualizareaActualizarea cu ultimele versiuni se realizeaza automat odata cu pornirea aplicatiei si prin verificarea periodica a serverului www.gaudit.ro unde se publica noile versiuni. Dupa descarcarea automata a acestora, un mesaj va atentiona utilizatorul de faptul ca are noi actualizari care asteapta sa fie instalate si se va solicita repornirea aplicatiei.

Dupa prima pornire a aplicatiei, actualizarile incep sa fie instalate automat.

Versiunea curenta a aplicatiei se gaseste afisata in titlul ferestrei, de exemplu : GAUDIT v.1.0.9.

Nota:

Actualizarea aplicatiei este un serviciu optional si nu este inclusa in aplicatia de baza. Pentru a beneficia de acest serviciu contactati [email protected]

7. Organizarea interfeteiElemenetele principale prezente in interfata:

Bara de meniu.

Zona de grupare verticala a documentelor

Zona de navigare documente.

Splitter ecran simplu, vertical, orizontal, multiplu

1. Instalare1.1 Generalitati1.2 Instalare standard1.3 Cerinte minime de sistem1.4 Instalare avansata

2. Introducere in utilizarea GAUDIT2.1 Structura meniurilor2.1.1 Meniul principal Descriere2.1.2 Meniul misiunii de audit Descriere

2.2 Prima intalnire2.3 Adaugarea unei noi misiuni de audit

3. Importul de date4. Desfasurarea misiunii de audit4.1 Date contabile si rapoarte4.1.1 Plan de conturi4.1.2 Registru Jurnal4.1.3 Fise de cont4.1.4 Balante (importata si calculata)4.1.5 Jurnal de vanzari4.1.6 Jurnal de cumparari4.1.7 Raport mijloace fixe4.1.8 Raport balanta stocuri4.1.9 Raport bilant (cu posibilitatea de a genera PDF ANAF)

4.2 Rapoarte proprii4.3 Sectiuni4.4 Teste (automate)4.5 Recomandari4.6 Teste personalizate4.6.1 Adaugarea unui test personalizat4.6.2 Utilizarea unui test

4.7 Pragul de semnificatie4.8 Esantionarea4.8.1 Esantionarea standard4.8.2 Esantionare Jurnal Vanzari4.8.3 Esantionare Jurnal Cumparari

4.9 Utilizare balanta de verificare Sectiunea U4.10 Ajustari - Sectiunea U

5. Raport finalizare misiune6. Actualizarea7. Organizarea interfetei

Documents

Gaudit Manual