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INTRODUZIONE

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Il nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy (679/2016), che in buona parte va a sostituire l’atuale Codice Privacy vigente

(196/2003), si applica anche agli Agenti di Commercio e a tuti i Procacciatori d’Afari similarmente agli altri dipendenti

subordinati dell’Azienda.

Nella presente dispensa si andrà ad approfondire cosa prescriva il Regolamento in questo caso specifico.

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INQUADRAMENTO




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L’Agente di Commercio o il Procacciatore d’Afari a Partita IVA è inquadrato alla stregua di un “consulente esterno”.

Tutavia, dato che il Commerciale assai spesso entra in contato con dati personali di clienti per conto del Titolare (ossia il

mandante), è difati da inquadrarsi con l’istituto del Responsabile Esterno del Tratamento.

Qesta figura è disciplinata dall’art. 28 del Regolamento ed è, nei fati, la figura che efetua determinati tratamenti di dati

personali per conto del Titolare.



CONTRATTO




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Secondo quanto prescrito dall’art. 28 del Regolamento, il Titolare del Tratamento (il mandante) è obbligato a stipulare un contrato di Responsabilità Esterna con il Responsabile.

Nei fati, questo si traduce in un “allegato” al mandato o al contrato di procacciamento d’afari che rechi un’apposita

nomina e una serie di istruzioni in materia di Privacy date dal Titolare che il Responsabile sarà tenuto a seguire.



GARANZIE OFFERTE

DALL’AGENTE




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Sempre l’art. 28 del Regolamento stabilisce che il Titolare del Tratamento (il mandante) debba accertarsi che il Responsabile Esterno (l’agente o il procacciatore) sia in grado di soddisfare i

requisiti di sicurezza informatica e non solo prescriti dal Regolamento stesso.

Qesto si traduce nella necessità che l’Agente o il Procacciatore siano dotati di PC, Tablet e Cellulare aziendali. Tali

strumenti, difati, consentono al Titolare di tener meglio soto controllo il livello di sicurezza informatica dell’Agente.

Va da sé che questi strumenti debbano essere dotati di tute le misure di sicurezza informatica opportune.

In caso di uso promiscuo delle suddete strumentazioni, è opportuno richiedere che tali strumenti siano “blindati” tramite un’apposita procedura che comporti l’istallazione di soffare di

sicurezza e l’aggiornamento al più recente sistema operativo.



REGOLAMENTO AZIENDALE




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Si vede necessario redigere (e, perché no, far sotoscrivere a tuti gli agenti e procacciatori) un apposito Regolamento Privacy che vada a completare le istruzioni date nel contrato di nomina

a Responsabile Esterno.



CORSI DI FORMAZIONE




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Infine, si vede necessario sotoporre gli Agenti di Commercio e i Procacciatori d’Afari ad un corso di formazione.

In questo corso deve essere spiegato non solo quanto prescriva il Regolamento, ma anche una serie di buone norme da metersi in pratica quando si utilizzano strumenti informatici aziendali o

di uso promiscuo, nonché buone pratiche per la gestione del materiale cartaceo.

I Managers e i Dirigenti di area commerciale dovrebbero seguire un corso specifico in cui sia loro spiegato come e in che limiti efetuare controlli sulla condota degli Agenti e Procacciatori.



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