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Gestión de Equipos
Gestión de Equipos
Presentación
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Gestión de Equipos
Qué es la Gestión de Equipos?
La Gestión de Equipos es un Software orientado al Control de Gestión en toda Empresa que
tenga máquinas y/o vehículos, por ejemplo Minería, Constructoras, Transporte de Pasajeros y
Carga, Arriendo de Maquinaria, Equipos Estacionarios, Flotas de Vehículos en general.
Usa una lista de ítems de Ingreso y Egreso agrupados en un Plan de Cuentas de 3 niveles,
presupuestable, para una vista concentrada de la información en forma de Balances
mensuales, anuales e históricos, transformándose en un excelente complemento analítico
detallado para los Sistemas Contable, Control de Materiales y Personal de la Empresa.
La información se despliega al día, por meses, años e histórica, apoyada con gráficos y
estadísticas, por Cuentas, Equipos, Empleados y Centros de Resultado, agrupada o individual
para cada entidad y, traspaso a Excel para otras maneras de análisis o para generar otros
informes.
Podrá conocerse y analizarse totalmente en línea en qué Equipo se aplicó algún recurso, qué se hizo, quién lo hizo, cuándo y cuánto demoró, cuánto costó, las cantidades de material usado y su valor, cuántas veces se ha hecho en el tiempo, a quiénes además se asignó el gasto, hasta formarse una impresión detallada de lo sucedido.
Nunca más se preguntará qué pasó sólo para recibir vagas e inexactas respuestas sino que, se pedirán explicaciones concretas de porqué se hizo tal cosa en tal fecha por tal persona en tal equipo usando tales materiales, costando tanto si se había hecho ya tantas veces, etc.
Este Sistema se inserta en el esquema administrativo actual de la Empresa usando los mismos documentos con que mueven los otros Sistemas en uso. Para su operación, que consiste sólo en ingresar los datos de esos documentos, no se requiere más que una persona, o a lo sumo dos, dependiendo del volumen de ingresos.
Sistema multiusuario con Manuales y Soporte, desarrollado con tecnología de punta como es
Visual Basic y Microsoft Access 2010 que puede operar en cualquier plataforma Windows.
Para su operación se requiere tener instalado Microsot Access 2010 Runtime y Service Pack 3
para Windows XP, ambos de distribución gratuita por Microsoft.
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Gestión de Equipos
Esquema general del Sistema
Equipos, Personal, Centros, Materiales, Mano Obra, Actividades
Histórico
Anual
Mensual
Balances
Histórico
Anual
Mensual
Cuentas Detalles
Docums. Fuente Análisis
Plan de Cuentas Equipos
Materiales
Ordenes de Trabajo Documentos
Mano de Obra
Actividades
Personal
Control de Materiales
Mantención de Equipos
Administración
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Gestión de Equipos
Introducción
Toda Empresa que tenga entre sus recursos productivos o de servicios Equipos, entendiendo por tales vehículos, maquinaria móvil o estacionaria, máquinas herramientas u otra semejante, seguramente cuenta con los Sistemas básicos para el área administrativa, como Contabilidad, Personal o Remuneraciones, Materiales o Inventarios y en algunos casos un Control de Taller o Control de Operaciones. Sin embargo, es raro que todos esos Sistemas tengan un grado de integración que permita consolidar la información generada de un modo que apoye efectivamente al Control de Gestión de la Empresa. Pudiendo ser muy buenos en el tratamiento de su cometido, no proyectan sus resultados más allá del ámbito operativo de cada uno de ellos. El Sistema de Gestión de Equipos intenta complementar a los ya mencionados Sistemas, insertándose en los circuitos administrativos ya instalados y, aprovechando los datos que ellos recogen, ingresarlos a un proceso adicional, que en nada altera lo ya existente y demanda un mínimo de trabajo y recursos extra (un operador con su terminal y dependiendo del volumen de la Empresa quizás otro adicional), producir un cruce de datos que permite una mirada integrada sobre la forma en que se usan los recursos monetarios y físicos asociados a los Equipos. Para ello define dos entidades esenciales, los Equipos y el Plan de Cuentas (con sus Presupuestos) a partir de las cuales se articula el ingreso de los datos y su resultado informativo. A ellas se agregan otras entidades, dos administrativas como los Centros de Resultado y los Empleados que permiten reasignar los resultados y obtener un ángulo de análisis diferente y otras meramente referenciales como Cliente y Taller. Estas dos entidades principales son alimentadas a su vez por dos clases de movimientos, los Documentos y las Ordenes de Trabajo, las que recogen los datos que entregan los Sistemas ya existentes, bajo la forma de Conceptos, subdivididos en Actividades, Mano de Obra y Materiales. A estos se agrega como otro Concepto el contenido mismo del Documento. Con una periodicidad idealmente diaria, se procesan los datos ingresados (previamente preparados) y se producen diferentes vistas de la información resultante, organizada según las entidades y jerarquizada en Histórica, Anual, Mensual y de Detalle (en el caso de Equipos, Centros de Resultado y Personal) o de Balances, Cuentas y su Análisis (en el caso del Plan de Cuentas). El Sistema mantiene a los largo del tiempo almacenados todos los documentos fuente, por lo que en todo momento es posible consultar el origen de datos tal como se ingresó. Además, aparte de poder emitir Reportes impresos de casi todos los resultados, permite el traspaso a planilla Excel de grupos de información para análisis más flexibles. Todo esto lo transforma en una herramienta invaluable de análisis, control y auditoría, que además puede complementar a los otros Sistemas de la Empresa. La operación del Sistema se realiza en un ambiente multiusuario descentralizado, usando la red empresarial o utilizando
en paralelo una nueva red, transformando a cualquier equipo en el Servidor de datos.
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Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas permite imputar los movimientos a las Cuentas de nivel 3, separadas en Abonos y Cargos.
El Balance (que no es Contable) muestra los acumulados de cada Cuenta, los acumulados parciales del mes vigente y el
acumulado anual, además de los cuatro Conceptos en que se dividen los movimientos (Documentos o movimientos de
ingreso y egreso de dinero, Materiales o consumos y devoluciones de materiales, repuestos u otros, Mano Obra o
trabajo hechos por el personal, y Actividades o tareas y operaciones efectuadas) asociados a los Equipos.
Esta manera de comenzar el análisis de la información permite dar una mirada general a la situación del momento
actual, observando los agregados generales. Si se detecta algo no usual o fuera de los rangos que la experiencia sugiere,
se puede empezar una navegación a través de las
sucesivas ventanas, indagando el cómo se ha
configurado la situación.
La manera de navegar es variada, dependiendo de
qué es lo que se busca explicar.
En este caso se partió por una mirada a los
Balances Históricos a lo largo del tiempo que el
Sistema ha estado vigente en la Empresa.
Aquí se despliega una ventana con el Balance
acumulado a la última fecha de Cierre; Estos
acumulados reflejan sintéticamente los
Resultados de la Empresa a través de su historia.
Estos Resultados pueden apreciarse
gráficamente, ya sean los Saldos o los Conceptos,
desarrollados por años.
Junto con los acumulados, donde se destacan los
Conceptos, se muestran también los acumulados
para los años en que se ha ocupado el Sistema.
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Gestión de Equipos
Cada año puede abrirse en los meses que hayan sido procesados, desagregando la información en un mayor grado de
detalle. Esta desagregación mantiene la forma anterior, que es común a prácticamente todas las consultas del Sistema.
En esta ventana los meses muestran sólo los totales de Resultado.
Si se observan los gráficos, se verá que ahora se muestra el desarrollo de los Saldos y Conceptos, pero ahora a lo largo
de los meses del año.
Para cada mes se puede ver el Balance que se obtuvo al
momento de su Cierre, el último día del mes calendario.
Este Balance tiene la misma constitución de los que ya
hemos visto, solo que el alcance de su información está
acotada al mes.
Como siempre, en todo momento es posible obtener un Reporte impreso con una estructura similar a la que se tiene en
pantalla o bien generar una o más planillas Excel con las cuales hacer análisis de sensibilidad de los datos.
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Gestión de Equipos
A estas alturas, la información puede se puede usar como un apoyo analítico para el Sistema de Contabilidad de la
Empresa.
Ya teniendo a la vista en el Balance del mes, el Saldo general de una Cuenta en particular, quizás se desee saber algunos
detalles acerca de él, por ejemplo, cómo se ha comportado de acuerdo a lo presupuestado (si tiene Presupuestos), o de
qué manera la han afectado los movimientos producidos por los Documentos y Ordenes de Trabajo.
Estos movimientos se pueden consultar mediante una
ventana que los muestra cronológicamente con
detalles parciales de los documentos fuente que les
dieron origen.
Esto permite una vista rápida de lo ocurrido en su
conjunto, pero, si aún quedan dudas, se puede seguir
pidiendo al Sistema que arroje más luces sobre lo
ocurrido.
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Gestión de Equipos
Si la inquietud por la formación del Saldo de la Cuenta supone preguntarse acerca de los Materiales consumidos que
fueron asociados a ella, el Sistema permite ver tales consumos cronológicamente, lo que aporta nuevos indicios para
avanzar en la investigación.
El cómo llegó algún Material a formar el Saldo
de la Cuenta puede finalmente saberse
consultando directamente la Orden de Trabajo
original, tal como se ingresó al Sistema.
Todo esto puede apoyar al Sistema de Control
de Materiales de la Empresa,
complementándose con el aporte de
información que antes no estaba disponible
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Gestión de Equipos
Pero también es importante saber quién
o quienes han contribuído con su trabajo
al Saldo de la Cuenta.
Para ello el Sistema responde éso, y
además la forma, fechas y tiempos de
duración de la participación de cada
Empleado.
Así, esta vez se brinda apoyo al Sistema
de Personal de la Empresa, que
normalmente no recoge estos detalles.
Nuevamente, se puede ver la Orden de
Trabajo original, lo que explica el
contexto en que se desarrollaron los
diferentes trabajos.
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Gestión de Equipos
Finalmente, un completo análisis requiere
saber qué fue hecho en relación con el
Saldo de la Cuenta.
Esto es mostrado en la forma de
Actividades, es decir las tareas concretas
efectuadas en los Equipos y que quedaron
asociadas a la Cuenta.
Una vez más, puede pedirse al Sistema
que despliegue la Orden de Trabajo
original, donde figuran la o las Actividades
en cuestión.
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Gestión de Equipos
Pero el análisis de la Cuenta no puede
agotarse solamente en el desarrollo de su
Saldo y los Conceptos que le dieron
forma.
Debe aprovecharse el recurso
computacional para brindar una visión
global a lo largo de un período que
permita formarse una impresión de
tendencia.
Para ello el Sistema despliega sendos
gráficos que potencian la información
que se obtuvo a través de las sucesivas
pantallas de despliegue de datos.
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Equipos
El eje principal del Sistema lo constituyen los Equipos, inversión generadora de ingresos monetarios y consumidora de
recursos físicos y humanos.
En el momento que se desea saber en que
situación se encuentran los Equipos de la
Empresa, se accede a una ventana que muestra
un resumen de la totalidad de los Equipos.
Se muestran los totales generales y su
desagregación en Conceptos.
Si queremos conocer la evolución en la historia de
algún Equipo, comenzamos nuestra navegación,
partiendo de lo general hacia lo particular.
La primera vista en nuestro viaje nos muestra
los Resultados históricos del Equipo y los años
que ha estado vigente en el Sistema con sus
totales.
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Gestión de Equipos
Podemos escoger un año y mirar cómo esos totales se abren para mostrarnos ahora los Resultados de cada mes que el
Equipo seleccionado haya sido procesado.
El Encabezado totaliza los Conceptos que se
encuentran desagregados por meses.
Al dirigirnos hacia un mes, la pantalla que se
despliega nos entrega una lista de
Documentos que ese mes afectaron al
Equipo.
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Gestión de Equipos
Cada Documento está respaldado por un voucher, cuya fuente puede consultarse en la forma que fue ingresada; Esto,
siempre que no tal fuente no haya sido eliminada de los históricos de datos.
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Gestión de Equipos
Es siempre interesante saber qué Materiales, en qué cantidades, cuándo y a qué costo han sido aplicados en un Equipo.
Para ello el Sistema permite conocer en detalle tales inquietudes, mostrándonos cronológicamente la lista de los
consumos del mes seleccionado. (Existen
otras consultas que despliegan los consumos
masivamente, como se verá
posteriormente).
Para redondear la forma en que un Material
se aplicó, se puede consultar la Orden de
Trabajo original.
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Si se requiere información acerca de la
participación del Personal en los Equipos, a
través de los trabajos realizados, sus tiempos
de duración y el costo que hayan significado,
el Sistema nos muestra una lista cronológica
de quienes a lo largo del mes han de
dedicado tiempo a este Equipo.
Como podría quedar alguna duda del
entorno en que un Empleado desarrolló un
trabajo, el Sistema permite consultar a la
Orden de Trabajo con que se ingresó el
movimiento original.
(Existen otras consultas que despliegan las
tareas masivamente, como se verá
posteriormente).
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Gestión de Equipos
Saber qué Actividades se realizaron en un Equipo a lo largo del mes (y desde luego, todos los otros meses) puede
entregar pistas interesantes de cómo un Equipo ha llegado al estado en que se encuentra (sobre todo si no es un buen
estado).
Para cumplir este objetivo, se dispone de
una ventana donde se puede ver
cronológicamente la lista de Actividades
realizadas al Equipo y el costo de cada una
de ellas.
Cada Actividad fue ingresada con una Orden
de Trabajo, que puede consultarse como
documento fuente.
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Gestión de Equipos
Todos estos datos que se hallan asociados a
un Equipo y dan cuenta de su situación,
permiten generar alguna Estadística que dé
cuenta de alguna tendencia o algún índice
de interés, por ejemplo la distribución
porcentual entre los tipos de Mano de Obra
y los rendimientos en términos del contador
de uso del Equipo.
Uno de estos índices (el desarrollo mensual
del contador de uso del Equipo) puede
también verse gráficamente.
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Gestión de Equipos
También es posible obtener una vista gráfica
del desarrollo a lo largo del año del Saldo
que tiene el Equipo, como resultado de
todos los movimientos que han generado
ingresos y egresos de recursos.
De igual modo, los Conceptos pueden ser
vistos en su desarrollo a través de los meses
del año.
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Si el interés está más en lo macro, es decir, en lo que ha sucedido a lo largo del tiempo con todos los Equipos en su
conjunto, podemos obtener una vista con los totales históricos acumulados.
Se puede observar el comportamiento anual de
todos los Equipos, con sus totales y su
desagregación por Conceptos.
En todo momento, esta información puede ser
impresa como Reporte o traspasarse a planilla
Excel.
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Gestión de Equipos
Tanto el Resultado Histórico de Equipos como el Resultado Anual de Equipos y el Resultado Mensual de Equipos,
despliegan su ventana de Estadísticas. Aquí tenemos presente la que corresponde a un mes en particular para apreciar
tendencias e índice globales.
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Gestión de Equipos
Tenemos también una vista gráfica de la composición del Saldo a lo largo del año (mes a mes) que han producido la
totalidad de los Equipos.
Asimismo, se despliegan los Conceptos que
mensualmente han producido efectos en los
acumuladores de todos los Equipos.
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Empleados
De un modo semejante a como se vió anteriormente en Equipos, pero ajustado a sus particularidades, el Sistema
almacena y muestra toda la información relativa a los Empleados.
Se puede escoger un Empleado y revisar a partir
de su histórico en adelante, o bien ir directamente
a aquello que se busca (el año, el mes, el día).
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Podemos preguntar por la información de un
Empleado para un año y dentro de ese año
analizar lo ocurrido durante uno de sus meses,
por ejemplo, Abril del 2011.
También podemos apreciar en forma gráfica
el desarrollo anual de sus Remuneraciones,
tanto ordinarias como extraordinarias,
aunque sólo en lo que dice relación con los
Equipos en que ha trabajado.
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Gestión de Equipos
Dentro del mes tenemos un registro
cronológico de los tiempos trabajados por el
Empleado o bien, un registro agrupado por
Equipo.
Así es posible revisar aplicando diferentes
criterios, sobre todo cuando lo que se busca
conocer no se encuentra totalmente
estructurado.
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En ambos casos, para tener una cabal idea de lo que se hizo, podemos consultar la Orden de Trabajo original.
Toda esta información puede emplearse como un valioso complemento al Sistema de Personal de la Empresa.
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Centros de Resultado
Los Centros de Resultado corresponden a entidades que representan puntos de control a los cuales se asocian los
gastos e ingresos producto de los movimientos que han generado los Equipos.
Podemos analizar sus Resultados para un Centro
en particular o todos en su conjunto.
Para ello tenemos una vista de la información
histórica de todos los Centros, desarrollada por
años.
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Gestión de Equipos
Dentro del año, podemos ver los meses individualmente con sus respectivos totales.
Escogiendo un mes en particular podemos ver
una Estadística resumida de todos los
Equipos.
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Gestión de Equipos
Se muestra gráficamente la conformación
anual del Saldo registrado por todos los
Centros.
También gráficamente se muestra qué ha
ocurrido a lo largo del año con los diferentes
Conceptos que conforman el Saldo.
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Gestión de Equipos
Si se manejan varios Centros de Resultado,
parece interesante hacer un comparativo entre
ellos para ver su comportamiento histórico.
Ese comparativo puede hacerse también
anualmente y, como se muestra,
mensualmente.
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Consultas Históricas Masivas
El Sistema permite hacer consultas masivas acerca de todas sus entidades (Equipos, Empleados, Centros de Resultado,
Materiales, Actividades, Documentos, Clientes, Ordenes de Trabajo y Talleres).
Por ejemplo, para los Equipos, se despliegan
masivamente, ordenados por fecha, los grupos de
eventos que hayan generado algún movimiento
para ese Equipo.
Los Documentos se muestran agrupados por su
Monto Bruto o el Monto Neto.
Asimismo, todas las Ordenes de Trabajo que se
hayan ingresado al Equipo pueden ser
consultadas en su fuente.
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Gestión de Equipos
También es posible ver todos los Materiales
que a lo largo del tiempo se han aplicado a un
Equipo, sin importar cuándo.
De igual modo la Mano de Obra, es decir
quiénes han trabajado en el Equipo, cuándo,
cuánto tiempo cada vez y lo que costó.
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Gestión de Equipos
Las Actividades tienen una importancia crucial
para formarse una idea clara acerca de la
situación actual de un Equipo, por ello el
Sistema muestra cronológicamente su
desarrollo a lo largo del tiempo.
Por supuesto es que en cada caso puede ser
consultada la fuente del movimiento.
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Para saber qué uso de a los Materiales, recurso
muy importante de la Empresa, se puede revisar
individualmente cuál ha sido su destino.
Estos destinos están registrados por fecha y hacen
mención al Equipo en el cual se aplicaron, para
facilitar el entendimiento de su uso. Además,
basta consultar la Orden de Trabajo que los
registró para tener la visión completa de lo que
ocurrió.
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Gestión de Equipos
Se puede conocer la historia laboral de un
Empleado en relación con los trabajos efectuados
en los distintos Equipos.
Esta consulta se puede hacer según la fecha de los
trabajos o según él o los Equipos donde haya
intervenido el Empleado.
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Gestión de Equipos
Finalmente, saber qué es lo que se hace, cuántas veces y a qué costo, en términos generales, puede arrojar luces sobre
aspectos que no se transparentan de manera natural.
Puede pedirse al Sistema que despliegue
cronológicamente las veces que una Actividad fue
realizada y para tener una impresión más
completa, se puede consultar la Orden de Trabajo
original.
