Gestión de los Costos del Proyecto - Blog de Edison mena · PDF file• Plan de Gestión del Proyecto (actualizado) Es el proceso que tiene por objetivo: •Influenciar los factores

Asociación Colombiana de IngenierosCapítulo Cundinamarca

Gestión de los Costos

del Proyecto


Objetivos

• Justificar la importancia de la Gestión a los Costos

• Identificar las etapas de la Gestión de Costos

• Controlar los desvíos presupuestales


• Estimación paramétrica• Entradas para estimación• Plan de manejo de los

costos• Aproximación al orden de

magnitud estimada• Estimación Definitiva • Riesgo en costos• Costos directos/indirectos• Ciclo de vida de los costos • Análisis de valor

Objetivos de Aprendizaje


Objetivos de Aprendizaje• Procesos para manejar el

costo• Análisis del Valor Ganado

– PV– EV– AC– CPI, SPI– BAC– EAC– ETC– CV, SV

• Línea base de Costos• Presupuestando los Costos • Estimación Análoga• Estimación Bottom -up


Relación de los Procesos hasta Presupuesto


Estimación• Basada en una WBS para mejorar la exactitud

•Realizada por la personas que desarrollan el trabajo

• Información histórica es clave para mejorar estimación

•Línea base de costos (tiempo, alcance y recursos)

ser mantenida y no cambiada excepto por

cambios aprobados

• Los planes deben ser revalidados

•Tomar acciones correctivas Analizar las necesidades

del proyecto, llegar a unas estimaciones propias

y reconciliar cualquier diferencia.

“Triple Restricción”

Tiempo Costo

Alcance


EstimaciónENTRADAS A LA ESTIMACION (para estimar costo y tiempo):

• Manifiesto del Alcance del Proyecto

• WBS y Diccionario WBS

• Diagrama de red – Costos no pueden ser estimados hasta que se sepa como el proyecto va a fluir de principio a fin

• Cronograma – el detallado, creado después de la estimación

• Información histórica

• Entendimiento de los recursos disponibles o recursos asignados

• Cultura de la Empresa

• Plan de manejo del riesgo, Plan de manejo de personal, Plan de manejo de costos

• Registro de los riesgos


Involucra:

• Revisar la WBS

• Identificar recursos potencialmente disponibles

• Revisar información histórica sobre el uso de los recursos en proyectos similares anteriores

• Revisar las políticas organizacionales en el uso de los recursos

• Solicitar juicio experto en que recursos son requeridos

• Cuantificar requerimientos por tarea

• Desarrollar un plan donde se indique qué tipo de recursos se necesitan, en qué cantidad y cuando

Planeación de los recursos (RESOURCE PLANNING)


Etapas en la Gestión de los Costos

Presupuestarlos Costos

EstimaciónDe Costos

ControlDe Costos

Gestión Costos del Proyecto

• Se estiman los costos necesarios para obtener esos recursos

• Se asignan los costos estimados a cada actividad del proyecto

• Se controlan los cambios que puedan ocurrir en los costos estimados

Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se complete sin exceder el presupuesto aprobado


Plan de Gestión del Costo (COST MANAGEMENT PLAN)

Manejar la línea base de los costos y sus variaciones.

COSTOS ESTIMADOS

•Planes requieren pensar sobre como se va a gerenciar con anticipación. Este es un concepto en que muchos Gerentes de Proyecto fallan.


Estimación de los Costos



ControlDe Costos


• Entradas• Procesos organizacionales• Factores culturales• Scope Statement del proyecto• WBS• Diccionario WBS• Plan Gestión del Proyecto

• Herramientas y Técnicas• Estimación análoga• Determinación de tarifas de costos de

los recursos• Estimación Buttom up• Estimación Parametrica• Software de Proyectos• Análisis ofertas del vendedor• Análisis de reservas• Costo de la calidad

• Salidas• Costos estimados de actividades y

detalle soporte• Cambios necesitados• Actualización Plan Gestión de Costos

Proceso seguido para desarrollar una aproximación (estimación) de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto


Clases de Estimaciones

ESTIMACION ANÁLOGA (ANALOGOUS ESTIMATING O TOP DOWN): Los grandes y medianos gerentes usan juicio experto o el tiempo y costo reales de proyectos similares previos como la base para estimar el proyecto actual. La estimación análoga es una forma de juicio experto

ESTIMACION ABAJO-ARRIBA (BOTTOM-UP ESTIMATING): Con esta técnica, la gente que ejecuta los trabajos crea los estimados de costo y tiempo. Estimaciones, basadas en la EDT, son detalladas y se van consolidando hacia arriba para obtener el proyecto total


Clases de Estimaciones• ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA (PARAMETRIC

ESTIMATING): Utiliza un modelo matemático para predecir los costos del proyecto. Por ejemplo, costo por línea de código, costo por metro lineal o costo por instalación. También es necesario memorizar los dos tipos de estimación paramétrica:

• Análisis de regresión (o diagrama de dispersión)• Curva de aprendizaje – la pintada de la habitación número

100 costará menos que la primera debido al mejoramiento de la eficiencia

• HERRAMIENTAS DE ESTIMACION COMPUTARIZADAS (COMPUTARIZED ESTIMATING TOOLS): Estos son paquetes comercialmente disponibles que ayudan a estimar proyectos en muchas industrias


ComparacionesESTIMACIÓN ANÁLOGA

VENTAJAS DESVENTAJASRápida Menos precisoTareas no necesitan ser identificadas

Estimados preparados con una cantidad limitada de información detallada y entendimiento del proyecto

Menos costosa de crear Requiere una considerable experiencia para hacerlo bien

Le da al Gerente de Proyecto una idea del nivel de expectativas de la Gerencia

Genera luchas en los niveles más altos de la gerencia para quedarse con la mejor parte del pastel sin saber que es el pastel

Costos globales del proyecto se les pondrá un tope

Extremadamente difíciles para proyectos con mucha incertidumbre


ComparacionesESTIMACIÓN ABAJO-ARRIBA

VENTAJAS DESVENTAJA

Mas exacto Toma tiempo y es más costosa esta forma de estimación

Genera compromiso en el equipo Tendencia del equipo a poner colchones en los estimados

Se basa en un análisis detallado del proyecto

Requiere que el proyecto está definido y entendido

Provee una base para el monitoreo y control

Genera luchas en el equipo del proyecto por obtener la mejor parte del pastel


Precisión de los Estimados1.ORDEN DE MAGNITUD: Este tipo de estimación es usualmente realizada durante la fase de iniciación y está en el rango de -25% a +75% del real

2.ESTIMADO DE PRESUPUESTO: Este tipo de estimado es usualmente realizada durante la fase de planeación y está en el rango de -10% a +25% del real

3.ESTIMADO DEFINITIVO Este tipo de estimado es también realizada durante la fase de planeación y está en el rango de -5% a +10% del real

Los Gerentes de Proyectos deben vigilar estos tres valores.

El Gerente de Proyecto debe crear los estimadosde costo y tiempo del proyecto.


La Estimación de los Costos y Microsoft Project

• Microsoft Project puede utilizarse para estimar y hay un numero de funciones que apoyan la labor de incluir recursos, material de los recursos y costos.

• Un usuario debe ser cuidadoso que un cronograma detallado con muchos recursos y costos es muy difícil de actualizar y mantener tanto como su seguimiento. Puede considerarse el uso de sistema de estimación externa o una hoja de trabajo para sumar todos los costos


Presupuesto de Costos



ControlDe Costos


• Entradas• Scope Statement del Proyecto• WBS• Diccionario WBS• Procesos organizacionales• Factores culturales• Estimado costos de actividades y detalle

soporte • Cronograma del proyecto• Calendario de los recursos• Contrato• Plan Gestión de Costos

• Herramientas y Técnicas• Agregación de costos• Análisis de reservas• Estimación parametrica• Conciliación del limite de financiación

• Salidas• Línea base de costos• Necesidades de fondos al proyecto• Plan de Gestión de costos (actualizado)• Cambios necesitados

Proceso seguido para la asignación de las estimaciones de costos generales a actividades o paquetes de trabajo individuales a fin de establecer un plan de referencia de costos para medir el rendimiento del proyecto


Tipo de Costo en PresupuestoUn costo puede ser variable o fijo:

• COSTO VARIABLE: Cualquier costo que cambie con la cantidad de producción o cantidad de trabajo: Los ejemplos incluyen los costos de materiales, suministros y salarios

• COSTO FIJO: Costos que no cambian con los cambios en la producción. Ejemplos incluyen configuración, arriendos, etc.

Un costo puede ser directo o indirecto

• COSTO DIRECTO: Costos que son directamente atribuibles al trabajo en el proyecto. Por ejemplo, Viales del equipo, salarios del equipo, bonificaciones y costos de materiales usados en el proyecto• COSTO INDIRECTO: Costos incurridos por el beneficio de mas de un proyecto. Por ejemplo, impuestos, beneficios marginales y servicios de portería


Presupuesto de Costos

PMBOK 2004


Depreciación

Grandes activos (ej.; equipo) comprado por una compañía pierden valor en el tiempo. Los estándares contables llaman a esto depreciación. Varios métodos son usados para contabilizar la depreciación. Existen dos formas de depreciación:


Análisis de Valor (Value Analysis)

Encontrar una manera menos costosa de realizar el mismo alcance.

Si un equipo o alguien más está buscando decrecer los costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance, está realizando análisis de valor


Presupuestar los Costos y Microsoft Project

• Los costos desde un Plan de Proyecto puede ser implementado usando la característica de “Estructura” o de “Agrupación” que tendrá campos para definir por el usuario. Esto proveerá los costos de los elementos de trabajo además del costo total del Proyecto.


Control de Costos



ControlDe Costos


• Entradas• Línea base de costos• Necesidades de fondos al proyecto• Informes de desempeño • Información de desempeño del trabajo• Necesidades de cambio aprobadas• Plan de Gestión del Proyecto

• Herramientas y Técnicas• Sistema de Control de Cambios en Costos• Análisis de medición del desempeño • Pronósticos (What if)• Revisión del desempeño del proyecto• Software de Gestión de Proyectos• Manejo de variaciones

• Salidas• Estimado de Costos (actualizado)• Línea base de Costos (actualizada)• Medición del desempeño• Conclusiones de Pronósticos• Cambios necesitados• Acciones correctivas recomendadas• Procesos organizacionales activos (actualizados)• Plan de Gestión del Proyecto (actualizado)

Es el proceso que tiene por objetivo:• Influenciar los factores que crean cambios en el plan de referencia de costos para asegurar que los cambios sean acordados

•Determinar que el plan de costos ha cambiado y•Administrar los cambios


Control de Costos


Control PresupuestalCual ha sido el proceso?


Control Presupuestal


Estado


Presupuesto


Comparación


Presupuestación de los Costos


Cost Account Plan


Qué se desea obtener?Medición de Valor

ELEMENTO PEP 1PROGRAMA

WBS Contrato

ELEMENTO PEPPROYECTO 2

Pedidos Pedidos

POSICION PPTALPORTAFOLIO

ACCESO

ELEMENTO PEP 2

ELEMENTO PEP NOTROS

OTRO TRABAJO(Operación)

PROGRAMA WBS Proyecto

PROY 1 PROY 2

HITO HITO

Actividades

Gestión del Proyecto

PROJECT SYSTEMGestión operativa $$

PREMISA:Puede ser un Programa o ProyectoP1 alineado con las posiciones presupuestales (Portafolio)

OTRAS POSICIONESPROGRAMAS

AlcanceTiempoCosto

Alineación


Informe de Avance (Progress Reporting)

Si un proyecto ha sido planeado usando la WBS y las tareas requieren alrededor de 80 horas de trabajo, existen alternativas para reportar el porcentaje completado usando las siguientes reglas:

REGLA 50/50: Una tarea es considerada 50% completada cuando esta comienza y se reporta el otro 50% cuando es terminada

REGLA 20/80: Una tarea es considerada 20% completada cuando esta comienza y se reporta el otro 80% cuando es terminada

REGLA 0/100: Una tarea no se le acredita avance por ejecuciones parciales, solo por la total terminación


Control de los Costos y Microsoft Project

• La medición del avance del trabajo del proyecto con: “horas actuales”, “costos actuales”, “horas completadas” y “costos completados” pueden ser solicitados en Microsoft Project


“Gerencia del Valor Ganado”

© 2006. Héctor Beltrán, PMP ® -Sandra Parra , PMP ®


Qué pasa si modifico el Cronograma inicialmente planteado?

Opciones:

• Adiciono o elimino actividades• Aumento o disminuyo presupuesto• Aumento o disminuyo recursos (materiales,

físicos)• Prolongo o disminuyo el tiempo en el

cronograma


Lo que se Afecta

“Triple Restricción”

Tiempo Costo “Triple Restricción”Expandida

Alcance

Alcance

Riesgo

Calidad Costo

Tiempo

Satisfacciónde Usuario


Situación de hoy

• Necesidad de un estado exacto de la información

• La complejidad de los proyectos se incrementa

• Proyectos con altas inversiones


Qué es más importante?

• Saber donde va en el cronograma?

• Saber donde va en el presupuesto?


Valor Ganado responde a ambos

• Compara la cantidad planeada de trabajo con lo que realmente ha sido hecho, para determinar si el COSTO y la fecha de avance del CRONOGRAMA es como se planeó.

• El trabajo es “Ganado” o acreditado como este sea completado.


Preguntas frecuentes en Seguimiento de Proyectos

• Hay suficiente dinero restante en el Presupuesto para completar el proyecto ?

• Hay tiempo restante suficiente en el Cronograma para finalizar el proyecto a tiempo ?

Qué indicador se utiliza hoy?% Completado de las tareas

Este campo es calculado sobre la duración actual de la tarea dividido por la duración total

Valor Ganado (EV)Es una herramienta efectiva para medir el desempeño y tomar decisiones como por ej. acciones correctivas

Integra: Alcance, Costo (o recursos) y medición del cronograma para ayudar al equipo del proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto.


Requerimientos para cálculo del Valor Ganado

• Diseño de la WBS apropiada• Línea base de los costos de Presupuesto • Línea base del cronograma• Actualizar la línea de base con las solicitudes de

cambio• Medida de trabajo por horas-hombre del dinero,

las unidades, etc.


EV envuelve el cálculo de estos valores claves para cada actividad

• Valor Planeado PV (BCWS): porción de costo estimado planeado y aprobado para ser gastado sobre la actividad durante un periodo dado.

• Costo Actual AC (ACWP): total de costos incurridos en realizar el trabajo sobre la actividad durante un periodo dado.

• Valor ganado EV (BCWP): costo presupuestado del trabajo realizado.

TERMINO ANTIGUO

SIGLA ANTIGUA

SIGLA NUEVA

Costo presupuestado del trabajo programado

BCWS PV

Costo presupuestado del trabajo realizado

BCWP EV

Costo actual del trabajo realizado

ACWP AC


Explicación ilustrativa

PV

(Valor Planeado)

BAC(Presupuestodel proyecto)

AC

(Costo Actual)

ETC

(Estimación de todo el trabajo restante)

Fecha dela Información

EAC(Estimación alTérmino)

PlanOriginal


Gerencia del Valor GanadoCurva S de costos

Ojo valor ganado

Valor ganado


Nombre y Fórmula Interpretación

CV (Variación de costos) = EV – AC

SV (Variación de Cronograma) = EV - PV

CPI (Índice desempeño de costo) = EV / AC

SPI (Índice desempeño cronograma) = EV / PV

EAC (Estimación en la Terminación) = BAC / CPI

ETC (Estimación a Completar) = EAC – AC

VAC (Variación en la Terminación) = BAC - EAC

Negativa es por encima del presupuesto, positiva es por debajo del presupuesto

Negativa está atrasado el cronograma, positiva está adelantado el cronograma

Estamos obteniendo $___ por cada $1

Estamos avanzando en __% de la razón originalmente planeada

Cuánto espera que le cueste al final el proyecto?

Cuánto más costará el proyecto?

Con cuánto sobre presupuesto estaremos al final del Proyecto?


Indicadores Earned ValueCPI y SPI

CPI y SPI pueden ser mayor que 1 ó menor que 1

•Un valor > 1 indica que está adelante en el cronograma ó por debajo del Presupuesto•Un valor < 1 indica que el cronograma está retrasado ó sobre presupuestado.

EjercicioCPI y SPI pueden ser tomados cada mes paramostrar la tendencia del proyecto. Basado en elSiguiente Gráfico, qué debería ser más de cuidado sobre costo o cronograma, si ud. fuera a tomar control de este proyecto de otro gerente de proyecto?

Respuesta:El Cronograma.En fecha hoy, SPI es cercano a 1


Gráfico ilustrativo del Desempeño

PMBOK 2004


Valor Ganado y Microsoft Project• VALOR GANADO es VALOR ACUMULADO EN Ms

Project.

• Para tenerlo de manera completa, es necesario incluir costos al cronograma

• Se va por el siguiente camino.

• VER – INFORMES – COSTOS – VALOR ACUMULADO


<Proyecto X>Jul Aug Sep Oct

Presupuesto completo (BAC) $1.400 $1.400 $1.400 $1.400 GREEN = En avance >1.0

Valor Ganado (EV) $1.125 $1.200 $1.400 $1.400

YELLOW = Ligeramente retrasado del cronograma o del presupuesto >0.85

Costo Actual (AC) $1.200 $1.350 $1.475 $1.525 RED = Necesita atención inmediata >0.65

Valor Planeado (PV) $1.175 $2.000 $1.300 $5.000 BLACK = Cancele el proyecto o replanteelo <0.65

Variación de Costo (CV) ($75) ($150) ($75) ($125)

Variación del Cronograma (SV) ($50) ($800) $100 ($3.600)

Indice de Desempeño de Costos (CPI) 0,94 0,89 0,95 0,92Indice de Desempeño del Cronograma (SPI) 0,96 0,60 1,08 0,28Estimación de todo el trabajo restante (ETC) $293 $225 $0 $0

Estimación al término (EAC) $1.493 $1.575 $1.475 $1.525

Variación a la finalización (VAC) ($93) ($175) ($75) ($125)Estado del proyecto basado sobre los índices de desempeño promedios

YELLOW RED GREE

N BLACK

Informe tabulado del Desempeño

Plantilla Microsoft


Taller en Grupo

0 EJERCICIO VALOR GANADO


FIN

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