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GESTIÓN DE ADQUISICIÓN GESTIÓN DE ADQUISICIÓN BIBLIOGRÁFICA, UN MODELO DE BIBLIOGRÁFICA, UN MODELO DE OPTIMIZACIÓN DE PROCESOSOPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Lya Hernández P.Lya Hernández P.Bibliotecóloga
Luis Fierro C.Luis Fierro C.Ingeniero (E) Computación e Informática
Julio 2007Julio 2007
INTRODUCCIONINTRODUCCION
GESTION DE ADQUISICION BIBLIOGRÁFICA. (GAB)
Generar los flujos de información para los procesos de adquisición de material bibliográfico para integrarlo al sistemaautomatizado Aleph.
Recepción del material bibliográfico e incorporación en el modulo de adquisiciones.
Una vez definidos los requerimientos, por el equipo de trabajo,se solicita a Sistemas Lógicos la construcción de un procedimiento almacenado PL/SQL que permita relacionar GAB con ALEPH y llevar a cabo de manera transparente la transferencia de información entre ambos sistemas.
GAB automatiza el proceso de adquisición bibliográfica de la Universidad de Concepción, estableciendo canales formales y normados para la obtención de datos por parte de las Facultades, del Departamento de Adquisiciones y de los proveedores del sistema. Además permite generar informes para la gestión y toma de decisión.
INTRODUCCIONINTRODUCCION
Finalmente el desarrollo de la interfaz definida de acuerdo a la estructura de la aplicación en :
- Módulo Administración
- Módulo Docente
- Módulo Delegado Departamental
- Módulo Adquisiciones
- Módulo Informes
- Módulo Proveedores
SITUACION ANTES DEL 2005SITUACION ANTES DEL 2005
Un sistema automatizado de Bibliotecas, ALEPH, sub utilizado y que se integra a los sistemas corporativos para optimizar los recursos existentes .
Poca claridad en los criterios de selección de los libros para la compra anual.
La adquisición de material bibliográfico desvinculada de los procesos automatizados.
Desconocimiento por parte de los docentes de la importancia de aumentar la cantidad de títulos y/ o ejemplares de libros en la Biblioteca.
Lentitud en la generación de informes y reportes de adquisiciones para apoyar la toma de decisiones de la Direcciónde Bibliotecas y de los Directivos de las Facultades.
OBJETIVOSOBJETIVOS
Disminuir los tiempos en la gestión de adquisiciones desde la petición hasta la catalogación.
Promover la participación del docente en la adquisición de material bibliográfico, proporcionando una herramienta que agilice su gestión.
Obtener datos que permitan realizar informes de gestión institucional (evaluación de colecciones, acreditación, etc.).
Integración de Aleph con la plataforma corporativa de sistemas de la Universidad.
SOLUCIONSOLUCION-- PROPUESTAPROPUESTA
� Diseño y construcción de una aplicación que permita automatizar todo el proceso desde el ingreso de las peticiones de los docentes hasta la recepción del material bibliográfico y los inicios de la catalogación. La aplicación debe apoyar directamente al Departamento de adquisiciones de la Dirección de Bibliotecas.
� Integración definitiva con Aleph.
ELEMENTOS A ESTUDIO PARA ELEMENTOS A ESTUDIO PARA GENERAR EL PROYECTOGENERAR EL PROYECTO
Análisis general del proceso adquisición de material bibliográfico
Identificación de los usuarios que participan durante el proceso
Documentos generados
Distribución y ejecución presupuestaria
Informes y reportes
Documentos contables
Conocimiento del sistema automatizado Aleph
Definir los alcances del proyecto
ESTRATEGIA
Análisis general del proceso adquisición de material bibliográfico
Identificación de los elementos que intervienen en los procesos.
Utilización de la metodología de desarrollo de software de la Universidad.
Automatización del proceso de adquisiciones de material bibliográfico desde la selección y petición por parte del docente hasta la pre- catalogación.
Traspasar el máximo de datos a Aleph para seguir la continuidad en los procesos.
Integración real de GAB con el sistema de Biblioteca ALEPH.
ALEPH como producto comercial, implica que el desarrollo de la solución requerida debe quedar sujeta a temas contractuales manejados por Biblioteca Central.
1. Apertura del año presupuestario
2. Elaboración de petición
3. Generación de solicitud departamental
4. Generación de cotización
5. Publicación de cotización
6. Elaboración respuesta de proveedores
7. Ranking y valorización de solicitudes
8. Ajuste presupuestario
9. Emisión de solicitudes de compra
10. Despacho de material solicitado
11. Recepción de material bibliográfico
12. Precatalogación en Aleph
Gestor de Adquisición Gestor de Adquisición Bibliográfica Bibliográfica -- GABGAB
Docentes
Encargado Departamental
Departamento de Adquisiciones
Proveedores
ROLESPETICIÓN
2
3
4
SOLICITUD
COTIZACIÓN
5 6
RESPUESTA
78
9
11
12
10
Sol. Ajustada
RECEPCION
Aleph
PROCEDIMIENTOS
1
COT_EC_FK
CS_COT_FK
CS_SOL_FK
DC_COT_FK
FK_6
FK_7
FK_4
DP_PET_FKDP_TM_FK
DS_SOL_FK
DS_TM_FK
GAB_OC2_FK
DS_DP_FK
FK_10
FK_3
FK_5
FK_9
MC_DC_FK
MC_RC_FK
MF_MEN_FK
MF_FUN_FK
GAB_ORDENES_COMPRA_FK
OC_EOC_FK
PER_FUN_FK
PET_EP_FK
PD_PF_FK
PF_AGN_FK
RC_ER_FK RC_PRO_FK
AGN_SOL_FK
SOL_ES_FK
GAB_ACCESOS
IDEMAILRUTIPBROWSERFECHAHORAOBSERVACION
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GAB_AGNOS
AGNOVIGENTE
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GAB_AUDIT_SOLICITUDES
IDID_SOLICITUDRUTESTADOFECHA
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GAB_COTIZACIONES
IDESTADOFECHA_COTIZACION
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GAB_COTIZ_SOLICITUDES
ID_SOLICITUDID_COTIZACION
NUMBER(10)NUMBER(10)
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GAB_DEPTOS_ASIGNADOS
CODIGO_DEPTORUTFECHA_INICIOFECHA_TERMINO
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GAB_DETALLE_COTIZACIONES
ID_COTIZACIONISBNCANTIDADFECHA_REGISTROANULADO
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GAB_DETALLE_DR
DDR_IDDDR_DOC_IDDDR_DR_IDDDR_ESTADODDR_CANTIDADDDR_ISBN_INICIALDDR_TITULODDR_AUTORDDR_EDITORIALDDR_AGNODDR_PRECIODDR_DR_TIPODDR_DR_OC_IDDDR_ISBN_FINALDDR_PRECATALOGADODDR_FECHA_PROCESAMIENTO
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GAB_DETALLE_PETICIONES
IDID_PETICIONID_SOLICITUDID_DETALLE_SOLICITUDISBNTITULOAUTOREDITORIALAGNOCANTIDADCOD_ASIGCOD_CARTIPO_MATERIALVALIDOFECHA_REGISTRO
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GAB_DETALLE_SOLICITUDES
IDID_SOLICITUDRUTISBNTITULOAUTOREDITORIALAGNOCANTIDADCOD_ASIGCOD_CARTIPO_MATERIALVALIDOFECHA_REGISTROPRECIO_COTIZADOCANTIDAD_INICIALID_ORDEN_COMPRACANTIDAD_RECEPCIONADAPRECIO_RECEPCIONADONRO_FACTURAFECHA_RECEPCIONID_DETALLE_PETICIONESTADO_OC
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GAB_DR
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GAB_ESTADO_COTIZACIONES
IDNOMBREDESCRIPCION
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GAB_ESTADO_DETALLE_DR
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GAB_ESTADO_DETALLE_OC
EDO_CODIGOEDO_NOMBREEDO_DESCRIPCION
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GAB_ESTADO_DR
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GAB_ESTADO_ORDENES_COMPRA
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GAB_ESTADO_RESPUESTAS
IDNOMBREDESCRIPCION
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GAB_ESTADO_SOLICITUDES
IDNOMBREDESCRIPCION
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GAB_FAQ
IDORDENTIPOPREGUNTARESPUESTA
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GAB_FUNCIONES
IDNOMBREURLORDEN
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GAB_ISBN
IDURLORDENDESCRIPCION
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GAB_ISBN_ALEPH
ISBNORIGENCANTIDADADMBIB
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GAB_MATERIALES_COTIZADOS
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GAB_MENSAGES
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GAB_MENU
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GAB_MENU_FUNCIONES
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GAB_ORDENES_COMPRA
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GAB_PERMISOS
RUTFUNCION
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GAB_PPTO_DEPTOS
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GAB_PPTO_FACULTADES
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GAB_PROVEEDORES
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GAB_RESPUESTA_COTIZACIONES
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GAB_SOLICITUDES
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GAB_TIPO_DR
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GAB_TIPO_MATERIALES
IDNOMBREDESCRIPCION
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GAB_TIPO_MONEDAS
CODIGONOMBRE
VARCHAR2(10)VARCHAR2(50)
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TEMP_ALEPH
IDISBNADMBIBSTATUSFECHA
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RECEPCIONES
SOLICITUDES
PETICIONES
ADMINISTRACIÓN
RESPUESTAPROVEEDORES
COTIZACIONES
Modelo de Datos GABModelo de Datos GAB
USM01
UCO50
UCO01
Base de DatosAleph
GAB
Base de DatosCorporativa UdeC
Procedimiento PL/SQL desarrollado por Grupo Sistemas
Lógicos
Integración con Integración con AlephAleph
Características TécnicasCaracterísticas Técnicas
• Plataforma de desarrollo– PHP 4.3.9
• JSON 1.2.1• ADODB Library for PHP4
– Servidor Apache 2.0.52– Base de datos Oracle 10G
• 33 procedimientos administrativos desarrollados e implementados– Administrador (03)– Docentes (01)– Delegados (05)– Adquisiciones (11)– Informes (07)– Manual de Ayuda (04)– Contacto (02)
• Estructura de la Base de Datos– 39 Tablas– 13 Secuencias– 05 Triggers– 07 Sinónimos– 08 Procedimientos almacenados– 04 Database links
IMPACTO
� Administración segura y confiable en los procesos y documentos de adquisición de material bibliográfico
� Integración real con el sistema automatizado de Bibliotecas ALEPH
� Eliminación del proceso de pre-catalogación y reemplazado por un proceso automático de traspaso de datos GAB hacia Aleph
� Satisfacción del alumno por el incremento de textos de las bibliografías básica y complementarias.
� Incidencia positiva en las acreditaciones de carreras y acreditación institucional
� Establecimiento de un canal formal y normado para la obtención de datos por parte de las Facultades y el material solicitado
� Agilidad frente a la interacción establecida entre el Departamento de Adquisiciones y proveedores
� Generar economías por compras masivas y con licitación
IMPACTO
Ventajas para Catalogación:
� Se traspasan los datos y se genera automáticamente la pre-catalogación con los respectivos números bibliográficos y administrativos de cada registro.
�El sistema Aleph es capaz de reconocer el ISBN de un registro existente en la base y no duplica, sino que, lo indica como copia .
DIFICULTADES
�Desconocimiento del significado e importancia del ISBN de los participantes en el proceso
�Complejidad en la estructura del Sistema automatizado Aleph.
�Listar y explicar términos no-técnicos
�Temor al cambio
�Utilización de políticas y procedimientos en cada facultad
�Errores en la respuesta de los proveedores
�Recepción de libros equivocados, por errores en los ingresos en las peticiones