Gestión de las comunicaciones del proyecto

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Angie Evilla LuquezIng. De Sistemas

Uniremington


La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar la adecuada y oportuna; recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto. Por: Angie Evilla Luquez

DIRECTOR DEL PROYECTO

El director del proyecto; pasa la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y los interesados en el proyecto.Por lo tanto es el encargado de enviar y recibir información a ambas partes ; asegurándose de que esta información sea apropiada y se entregue a la(s) persona(s) adecuada(s) en tiempo y en forma.

Por: Angie Evilla Luquez

HABILIDADES DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

Entre algunas habilidades están:

Escuchar de manera activa y eficaz

Formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión.

Investigar para identificar o confirmar información.

Crear espacios de información, participación y opinión.

Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables.

Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.



la comunicación puede ser:

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público).

Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos).

Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas).

Oficial (boletines, informe anual) y no Oficial (comunicaciones extraoficiales).

Escrita y Oral

Verbal y no Verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)Por: Angie Evilla Luquez

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Se divide en 5 procesos principales que son:

Identificar a los Interesados Planificar las Comunicaciones Distribuir la Información Gestionar las Expectativas de los Interesados Informar el Desempeño

Cada uno con una serie de herramientas para convertir las entradas (requisitos) en salidas (entregables de cada proceso).

Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.


IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

También conocido como Stakeholders, consiste en identificar a aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del Proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del Proyecto.

Es fundamental para asegurar el éxito del Proyecto, una temprana identificación de los interesados, analizando sus intereses, expectativas, importancia e influencia. Esto permitirá poder elaborar una estrategia para abordar a cada uno de ellos, a fin de mitigar impactos negativos potenciales y por el contrario maximizar las influencias positivas.


IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Entradas

SalidasHerramientas y

Técnicas

1. Acta de Constitución del Proyecto

2. Documentos de Adquisición

3. Factores Ambientales de la Empresa

4. Activos de los Procesos de la Organización

1. Análisis de los Interesados

2. Juicio de Expertos

1. Registro de Interesados

2. Estrategia de Gestión de los Interesados


PLANIFICAR LAS COMUNICACIONESPermite determinar las necesidades de información de los interesados en el Proyecto y así poder determinar cómo se llevarán a cabo las comunicaciones.

A la hora de planificar las comunicaciones del Proyecto, debería darse respuesta a las siguientes preguntas:

- ¿Qué información necesitan los interesados?

- ¿Cuándo la necesitarán?

- ¿Cuánto canales de comunicación existen?

- ¿Quién debe comunicarse con quién?

- ¿Cómo y quién distribuirá la información?

- ¿Qué tipo de tecnología se utilizará?

- ¿Con qué frecuencia se establecerán las comunicaciones?


PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

1. Registro de Interesados

2. Estrategia de Gestión de los Interesados

3. Factores Ambientales de la Empresa


1. Análisis de Requisitos de Comunicaciones

2. Tecnología de las Comunicaciones

3. Modelos de Comunicación

4. Métodos de Comunicación

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones

2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

SalidasEntradasHerramientas

y Técnicas


DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN

Es el proceso por el cual se pone a disposición de los interesados en el Proyecto, la información relevante, según el plan de comunicaciones establecido.

Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección.


DISTRIBUIR LA

INFORMACIÓN


1. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización


2. Herramientas para la Distribución de la Información

1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Informes de Desempeño


Salidas

Herramientas y TécnicasEntradas

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

El Director del Proyecto es el encargado de llevar a cabo este proceso, que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.

Implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el Proyecto para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos o los incidentes identificados.


GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS


1. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización2. Solicitudes de Cambio3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto1. Registro de

Interesados2. Estrategia de Gestión de los Interesados3. Plan para la Dirección del Proyecto4. Registro de Incidentes5. Registro de Cambios

1. Métodos de Comunicación2. Habilidades Interpersonales3. Habilidades de Gestión

Salidas

Entradas

Herramientas y Técnicas

INFORMAR EL DESEMPEÑO

Durante el proceso Informar el Desempeño, se recopila y distribuye la información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.

Implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño del Proyecto, así como proyectar los resultados del mismo.


INFORMAR EL DESEMPEÑO


Entradas SalidasHerramientas y Técnicas

1. Plan para la Dirección del Proyecto2. Información sobre el Desempeño del Trabajo3. Mediciones del Desempeño del Trabajo4. Proyecciones del Presupuesto5. Activos de los Procesos de la Organización

1. Informes de Desempeño

2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

3. Solicitudes de Cambio

1. Análisis de Variación

2. Métodos de Proyección


4. Sistemas de Informes


Preguntas

1. ¿Cuántos y Cuáles son los procesos que hacen

parte de la Gestión de las Comunicaciones?

4. ¿Con que otro nombre se conoce el proceso de

Identificar a los interesados?

3. ¿Por qué es importante tener una comunicación eficaz en el proyecto ?

2. Nombre y explique en que consiste una Entrada

de cualquiera de los Procesos antes mencionados.

Guía de PMBOK® 4ª edición

http://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2013/01/21/gestion-de-las-comunicaciones-del-proyecto/

http://uacm123.weebly.com/6-gestioacuten-de-las-comunicaciones-del-proyecto.html
















¡¡¡GRACIAS!!!


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