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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios
Gestin de las Comunicaciones
Jos Isaac Ortiz Samanamud, PM
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PMBOK- Planificacin de las Comunicaciones
Anlisis de Stakeholders (Quin, Cundo y Cmo)
- Distribucin de la Informacin Hacer que la informacin llegue en
tiempo y
forma El emisor es responsable
- Informes de Avance Estado, Progreso y Previsiones
- Cierre Administrativo Generacin, Coleccin y Distribucin de
la
informacin requerida para formalizar el cierre.
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Temas destacados Modelo de las Comunicaciones Barreras y
obstculos de la comunicacin Tipos de Comunicacin Canales de
Comunicacin Comunicaciones con el Equipo Escucha Activa y
Efectiva
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Modelo de las ComunicacionesComunicacin: Intercambio de
significado entre individuos,
a travs de un sistema comn de smbolos
Emisor
mensaje
Codificacin
Receptor
Fuente de
Ruido
canal De-Codificacinmensaj
e
Feedback
Filtros y barreras
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Modelo de las Comunicaciones Tres componentes: Emisor Mensaje-
Receptor El mensaje es codificado por el emisor y
descodificado por el receptor El emisor como receptor basan la
codificacin/
decodificacin en su educacin, experiencia, lenguaje, cultura,
creencias, modelos mentales, etc.
Es responsabilidad del emisor: codificar cuidadosamente el
mensaje, determinar el mtodo de comunicacin apropiado, confirmar
que el mensaje fue entendido.
Es responsabilidad del receptor: decodificar el mensaje
cuidadosamente, y dar confirmacin que el mensaje fue entendido.
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Filtros y Barreras Percepcin Lenguaje Cultura Semntica
Inteligencia / Base de Conocimiento Contenido del Mensaje tica
Reputacin Posicin o Status Organizacional Formacin / Historia /
Contexto
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Barreras Comunicacionales
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Tipos de Comunicacin
Escrita
Verbal
No Verbal
Formal
Formal
Informal
Informal
En un mensaje hablado:
-7% es transmitido por palabras
-38% a travs de los tonos vocales
- 55% por la expresin facial y corporal
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Tipos de ComunicacinMtodo de Comunicacin Usado Cuando
Formal Escrito Problemas complejosPlanes de proyectoProject
CharterComunicaciones a distancia
Formal Verbal Presentaciones Discursos
Informal Escrito Memos e mailsNotas
Informal Verbal ReunionesConversaciones
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Canales de Comunicacin
Gerentes Funcionales
y ParesCliente
Equipo de Proyecto
Project Manager
Direccin
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Cantidad de Canales Las comunicaciones crecen
exponencialmente con el nmero de participantes:
Cantidad de canales: N (N-1)/ 2
Cantidad de Canales de Comunicacin en
un grupo de 5 individuos:Cada persona se comunica con 4
individuos:5 x 4 = 20
Los canales son bi direccionales ( se requiere la mitad):
20/2 = 10
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Comunicaciones con el equipo Ser un comunicador efectivo:
reconocer la importancia de las
comunicaciones interpersonales, informales entre los miembros
Ser un facilitador de las comunicaciones: establecer canales de
comunicacin formales ( reporte y responsabilidad) e informales
Evitar los bloqueadores de la comunicacin: evitar que las ideas
sean descartadas antes de ser analizadas o probadas Usar una
Matriz Estrecha: Ubicar a los miembros del equipo en
un mismo lugar o lugares contiguos para mejorar las
comunicaciones
Contar con una Sala de Guerra: punto de contacto donde todos los
miembros pueden tratar sus problemas comunes
Hacer reuniones efectivas: una de las formas ms eficaces y
eficientes de comunicacin del proyecto
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Escucha Activa y Efectiva El receptor confirma que est
escuchando, confirma si
est de acuerdo y pregunta para clarificar el concepto. Ayuda a
desarrollar respeto mutuo, buen entendimiento,
armona, y confianza entre los participantes.
Comportamiento Verbal: Comportamiento No verbal:
Preguntar para clarificar y juntar informacinResumir entre
intervalosPedir ejemplosConocer el sentir del que habla: Empata
Hacer contacto visualSer expresivo y estar alertaExpresiones
faciales, contacto, uso de espacio y tiempo
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Mejorar las comunicaciones Obtener feedback Establecer mltiples
canales de comunicacin Utilizar comunicaciones cara a cara siempre
que sea
posible Determinar cun sensitivo es el receptor respecto a
su
mensaje Conocer los significados de las expresiones faciales
y
corporales Comunicar en el momento apropiado Reforzar las
palabras con acciones Usar lenguaje simple Usar redundancia ( decir
las cosas de dos formas diferentes)
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Cierre Administrativo Archivos del Proyecto
Registros indexados Bases de datos Contratos Registros
financieros
Cierre del Proyecto ( Cliente) Aceptacin formal ( Productos,
entregables)
Organizacin Ejecutora Lecciones aprendidas Reportes de evaluacin
Informacin financiera
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Recomendaciones Las preguntas de Comunicaciones es general son
fciles- Recordar: El PM dedica el 90 % de su tiempo comunicndose.
Hay tpicos de Comunicaciones en otras reas de conocimiento: La
WBS es una herramienta de comunicaciones, los cambios aprobados
y las acciones planeadas para mitigar riesgos se debencomunicar
La falta de comunicacin es causa de problemas comunes en los
proyectos.
Memorizar el modelo de comunicaciones. Entender cuando la
comunicacin debe ser formal / informal, escrita
/ verbal. Entender la importancia del cierre Administrativo.
Diferenciar el Cierre Administrativo del Cierre de
Contrataciones.
