Gestionale AIS - Manuale per il delegato v011portale.aisitalia.it/Documenti/GestionaleAIS_ManualePerIlDelegato.pdf · 2) i vini della lezione L’aggiornamento della data sarà facilitato

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Gestionale AIS

manuale per i delegati

Revisione n. 1 del 20/11/2013



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Sommario

Introduzione ......................................................................................................................................... 4

Autenticazione nel sistema .................................................................................................................. 4

Creazione di un nuovo corso ................................................................................................................ 5

Corsi di terzo livello ....................................................................................................................................... 8

Calendario delle lezioni ........................................................................................................................ 9

Aggiungere docenti alla lezione .................................................................................................................. 11

Vincoli per l’inserimento dei docenti ...................................................................................................... 12

Aggiunta di un vino ...................................................................................................................................... 13

Denominazione ........................................................................................................................................ 14

Produttore e Nome.................................................................................................................................. 15

Iter del corso ...................................................................................................................................... 16

Dati dei moduli ............................................................................................................................................ 17

Partecipanti al corso .......................................................................................................................... 18

Modalità di inserimento dei nuovi soci ....................................................................................................... 18

Aggiungi un partecipante della tua delegazione ..................................................................................... 19

Aggiungi un partecipante da altra regione/delegazione ......................................................................... 19

Preleva da corso esistente ....................................................................................................................... 20

Gestione dei soci del corso di primo livello ................................................................................................. 22

Vincoli per l’inserimento di un socio ad un corso ....................................................................................... 23

Funzionalità aggiuntive dell’area ................................................................................................................. 23

Gestione del prezzo praticato al corsista ................................................................................................ 23

Gestione dei pagamenti del corsista ....................................................................................................... 24

Gestione tipologia e data del pagamento della quota associativa.......................................................... 24

Entrate/Uscite .................................................................................................................................... 25

Registro presenze ............................................................................................................................... 26

Registro esito corso ............................................................................................................................ 27

Soci ..................................................................................................................................................... 28

Anagrafica .................................................................................................................................................... 29

Indirizzi......................................................................................................................................................... 30

Lingue .......................................................................................................................................................... 30



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Qualifiche ..................................................................................................................................................... 31

Quote ........................................................................................................................................................... 32

Curriculum ................................................................................................................................................... 32

Storico del socio .......................................................................................................................................... 33

Attestati ....................................................................................................................................................... 33

Soci correlati ................................................................................................................................................ 34

Cariche societarie ........................................................................................................................................ 34

Classificazione vini.............................................................................................................................. 35

Contatti .............................................................................................................................................. 36



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Introduzione Il presente documento ha lo scopo di illustrare nel dettaglio le attività per la creazione e la gestione di un

corso dell’Associazione Italiana Sommelier.

I corsi dell’associazione sono 3:

- Corso di I Livello

- Corso di II Livello

- Corso di III Livello

Ci sono alcune particolarità sulla gestione dei corsi sui vari livelli:

- il primo livello del corso a differenza degli altri, ha anche l’obiettivo di inserire per la prima volta

l’anagrafica del socio

- il terzo livello invece darà la possibiltà di registrare l’esito degli esami degli aspiranti

In questa guida andremo a descrivere come il Delegato dovrà effettuare le varie operazioni di gestione.

Successivamente verranno illustrate anche le altre funzionalità messe a disposizione del portale.

Autenticazione nel sistema Naturalmente per effettuare qualsiasi operazione, il Delegato deve autenticarsi nel sistema attraverso la

pagina di login all’indirizzo http://portale.aisitalia.it:

Nel caso in cui non si disponga dei dati di accesso al gestionale, si deve inviare una richiesta alla Segreteria

Nazionale.

La Segreteria Nazionale provvederà a creare un utente, associarlo al Delegato e inviargli le credenziali.



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Creazione di un nuovo corso Per creare un nuovo corso, qualsiasi sia il suo livello, è possibile cliccare sull’apposita voce di menu:

In questo modo si potrà accedere alla pagina dove si dovranno inserire tutti i dati relativi al corso:



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Il gestionale mostra già alcune indicazioni per la compilazione dei vari campi.

Il sistema inoltre richiede obbligatoriamente i seguenti dati:

- Il livello del corso

- Il direttore di corso

- Il numero di allievi previsto

- La data di inizio corso

- La data di fine corso

- L’orario della sessione serale

- Per quanto riguarda la sede di svolgimento, i dati obbligatori sono:

o Ragione sociale

o Via

o Numero civico

o CAP

o Città

o Telefono

Altri vincoli presenti sulla creazione del corso sono:

- Il direttore del corso deve essere in regola con la quota associativa e deve avere la qualifica di

degustatore

La segreteria Nazionale, fino al primo aprile, ha deciso di permettere l’inserimento dei direttori di

corso che non hanno pagato la quota associativa.

- La data di inizio corso deve essere precedente alla data di fine corso



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Dopo aver inserito e salvato i dati necessari, il Delegato vedrà una pagina di questo tipo:



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Il codice del corso verrà generato automaticamente in base ai dati inseriti e sarà un codice parlante, che

permetterà di individuare facilmente di quale corso si tratta.

Ecco la composizione del codice del corso:

- Codice regione (3 caratteri)

- Codice delegazione (3 caratteri)

- Anno di inizio del corso (4 caratteri)

- Livello del corso (3 caratteri)

- Numerazione progressiva (3 caratteri)

Dopo aver salvato il corso, come si può vedere dall’immagine precedente, al Delegato appariranno alcuni

link:

- Iter del corso

- Entrate/Uscite

- Registro presenze

- Partecipanti al corso

- Calendario delle lezioni

- Registro esito corso (per il terzo livello avremo “Registro esito esame”)

Sul fondo della pagina abbiamo inoltre la possibilità di estrarre i partecipanti al corso (che naturalmente

non ci saranno se si è appena creato il corso).

Andiamo a descrivere queste nuove sezioni associate al corso.

Corsi di terzo livello Per i corsi di terzo livello è importante inserire la data dell’esame orale, poiché quella sarà la data che verrà

stampata sull’attestato di sommelier.



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Calendario delle lezioni Una volta creato il corso, il Delegato potrà accedere al calendario delle lezioni selezionando il link

“Calendario delle lezioni”, come mostrato di seguito:

Dopo aver selezionato il calendario, il Delegato vedrà una pagina di questo tipo:

Il sistema si occuperà di creare automaticamente le lezioni del corso in base al livello.

Naturalmente il Delegato potrà creare nuove lezioni.

Entriamo adesso nel dettaglio di una lezione cliccando sull’apposito pulsante:



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Ecco la pagina di dettaglio di una lezione:

Come è possibile vedere, il Delegato dovrà inserire la data della lezione, eventualmente delle note e

soprattutto:

1) i docenti della lezione

2) i vini della lezione

L’aggiornamento della data sarà facilitato da un calendario, come illustrato di seguito:

A questo punto si potrà salvare la lezione ed inserire sia i docenti che i vini.



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Aggiungere docenti alla lezione La gestione dei docenti permette sia la visualizzazione di tutti i docenti abilitati e assegnati alla lezione, che

la possibilità di aggiungere, modificare ed eliminare i docenti.

Per aggiungere un nuovo docente, il Delegato dovrà cliccare sull’apposito pulsante:

Per inserire un nuovo docente, la maschera di inserimento sarà la seguente:

Qui sarà possibile inserire una persona, attribuirgli la qualifica che avrà nella lezione ed eventualmente una

nota per l’autorizzazione nel caso di persona non qualificata.



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Per poter trovare facilmente una persona è possibile iniziare a scriverne il cognome o parte di esso ed il

sistema mostrerà tutti i dettagli necessari, ecco come:

Vincoli per l’inserimento dei docenti L’inserimento dei docenti non è totalmente libero, ci sono dei vincoli da rispettare:

- Se si sta inserendo un relatore, la persona deve avere la qualifica di relatore oppure deve essere un

docente autorizzato

- Se si sta inserendo un relatore, la persona deve essere abilitato per la lezione in oggetto. Da questo

vincolo sono escluse le seguenti lezioni del primo livello:

o VITICOLTURA

o ENOLOGIA - PRODUZIONE DEL VINO

o ENOLOGIA - COMPONENTI DEL VINO

o SPUMANTI

o VINI PASSITI, VEND.TARDIVA

- Se si sta inserendo un degustatore, la persona deve avere la qualifica di degustatore

- Una persona può essere relatore di 6 lezioni al massimo (togliere doppio)

- Se si sta inserendo un relatore, la persona deve essere in regola con la quota associativa

La segreteria Nazionale, fino al primo aprile, ha deciso di permettere l’inserimento dei relatori che

non hanno pagato la quota associativa.

Da notare che nel caso in cui venga inserita una qualsiasi persona e il Delegato o la regione indichi

un’autorizzazione da parte del Consiglio Direttivo Regionale nel campo apposito, la persona sarà inserita

con la qualifica indicata e non verranno effettuati i controlli sopra elencati.



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Aggiunta di un vino Naturalmente il Delegato potrà aggiungere i vini necessari per la lezione, potrà quindi aggiungerne uno

cliccando su nuovo nell’apposita area:

Per inserire un nuovo vino avremo una cosa di questo tipo:



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Se si clicca sull’opzione “NO” della voce “Seleziona se stai inserendo un vino oppure no”, avremo la

possibilità di inserire una dicitura qualsiasi.

Dall’immagine si evince che è quindi possibile inserire non solo vini, ecco come si presenterà l’interfaccia

nel caso clicchi sull’opzione “NO”:

Ovvero sarà richiesto semplicemente cosa verrà presentato alla lezione.

Denominazione Anche in questo caso avremo una ricerca avanzata che faciliterà la selezione della denominazione:



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Produttore e Nome Per questi due campi invece è stata sfruttata la logica dell’auto-apprendimento, ovvero sarà possibile

scegliere tra i dati già inseriti oppure inserire un nuovo dato.

Una volta inserito un produttore, per esempio, la volta successiva sarà possibile ritrovarlo.

Ecco un’esempio:



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Iter del corso La sezione dell’iter del corso va ad automatizzare tutti i passaggi relativi all’approvazione di un corso ed alla

sua richiesta di conclusione.

In quest’area è compresa tutta la documentazione istituzionale che in precedenza veniva inviata per posta

ordinaria e che adesso verrà inviata per posta elettronica in modo automatico.

Ecco come si presenta la pagina Web:

L’interfaccia grafica è esplicativa: abbiamo una serie di stati in cui il corso può trovarsi.



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Gli stati sono quindi:

- Bozza � il Delegato ha creato il corso e ha inserito tutti i dati necessari per la richiesta di

approvazione, come le date delle lezioni ed i docenti

- Richiesta di validazione regionale � il Delegato richiede alla regione di validare il corso; da notare

che prima di inviare la richiesta sarà possibile avere un’anteprima del documento che verrà inviato

alla regione, utilizzando il pulsante “Stampa la documentazione (PDF)”

- Richiesta di validazione Nazionale � la regione ha preso visione di quanto il Delegato ha inserito e

richiede la validazione dell’AIS Nazionale; anche in questo caso sarà possibile avere un’anteprima

del documento che verrà inviato alla AIS Nazionale, utilizzando il pulsante “Stampa la

documentazione (PDF)”

- Validato � l’AIS Nazionale prenderà visione dei dati inseriti e potrà validare il corso e quindi dare la

possibilità che esso abbia inizio; anche in questo caso sarà possibile avere un’anteprima del

documento che verrà inviato al Delegato, utilizzando il pulsante “Stampa la documentazione (PDF)”

- Richiesta di conclusione corso da parte dell’AIS Regionale � una volta che il corso è concluso, la

regione potrà inviare all’AIS Nazionale la richiesta di conclusione ufficiale con tutti i dati del corso

(presenze, docenti, vini etc etc); anche in questo caso sarà possibile avere un’anteprima del

documento che verrà inviato all’AIS Nazionale, utilizzando il pulsante “Stampa la documentazione

(PDF)”

- Terminato � una volta che l’AIS Nazionale avrà controllato tutti i dati del corso (presenze/assenze ,

partecipanti e vini) potrà confermare la conclusione dello stesso

Dati dei moduli Una parte importante per compilare correttamente i moduli che verranno generati dal sistema, è riportata

alla fine della pagina dell’iter, ecco il dettaglio:

Come si può vedere i vari dati sono suddivisi per documento, in modo da semplificarne la comprensione.



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Partecipanti al corso L’area relativa ai partecipanti darà la possibilità di vedere tutti soci del corso.

Da questa pagina il Delegato potrà effettuare anche altre operazioni come:

- ricercare ed aggiungere un socio della propria delegazione

- aggiungere un aspirante sommelier di un’altra regione/delegazione attraverso il suo codice fiscale

- aggiungere gli aspiranti sommelier prelevandoli da un corso di livello precedente (solo per il

secondo e terzo livello)

- modificare il prezzo praticato per il corso per un certo socio

- controllare il residuo da pagare

- gestire i pagamenti della quota del corso (solo per il primo livello)

- gestire i dati inerenti la quota associativa (solo per il primo livello)

Ecco la schermata dei partecipanti al corso, per i corsi di primo livello:

Modalità di inserimento dei nuovi soci Come detto in precedenza abbiamo 3 opzioni di inserimento dei soci da questa interfaccia:

1) OPZIONE A - Aggiungi un partecipante della tua delegazione ricercandolo per cognome e nome

2) OPZIONE B - Aggiungi partecipante da altra regione/delegazione attraverso il suo codice fiscale

3) OPZIONE C - Preleva da corso esistente



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Aggiungi un partecipante della tua delegazione Questo è il dettaglio per l’opzione A:

In questa opzione sarà possibile ricercare il socio, controllarne i dati principali e quindi decidere di

aggiungerlo ai corsisti.

Aggiungi un partecipante da altra regione/delegazione Questo è il dettaglio per l’opzione B:

In questa opzione il Delegato potrà inserire tra i suoi corsisti anche persone di competenza di altre

delegazioni. Tutto questo sarà possibile attraverso l’inserimento del codice fiscale della persona

interessata.



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Preleva da corso esistente Questo è il dettaglio dell’opzione C (non presente per il primo livello):

Questa opzione è stata studiata per facilitare il compito del Delegato. Egli potrà infatti ricercare un corso

precedentemente concluso, selezionare solo le persone che frequenteranno il nuovo corso e importarle

tutte in una soluzione unica.

L’elenco dei partecipanti al corso mette a disposizione diverse funzionalità. Ecco come si presenta

l’interfaccia dell’elenco dei partecipanti:

Le funzionalità presenti sono:

- vedere il prezzo del corso

- vedere e modificare il prezzo praticato al corsista

- vedere il residuo che il corsista deve versare

- gestire i pagamenti del corsista

- indicare la tipologia di pagamento relativa alla quota associativa

- indicare la data in cui viene presentata la “prova” del pagamento della quota associativa



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Per quanto riguarda la gestione dei pagameni del corsista, dovremo cliccare sulla seguente icona:

e accederemo ai pagamenti del socio relativi al corso in oggetto, ecco l’interfaccia:



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Gestione dei soci del corso di primo livello Mentre per i corsi di secondo e terzo livello i soci sono già presenti nel sistema, per i corsi di primo livello il

Delegato dovrà inserire l’anagrafica completa della persona.

Per ottimizzare il lavoro del Delegato è stata realizzata la seguente soluzione: durante la fase di inserimento

dell’anagrafica del socio il Delegato potrà indicare anche il corso a cui questo socio parteciperà. In questo

modo il sistema andrà ad aggiungere automaticamente il corsista al corso indicato.

Ecco come si presenta l’interfaccia per l’inserimento di un nuovo aspirante sommelier:



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Il dettaglio per l’inserimento associare automaticamente una nuova persona ad un corso è il seguente:

Vincoli per l’inserimento di un socio ad un corso Così come per la scelta dei docenti ci sono dei vincoli da rispettare, anche sull’inserimento dei soci ci sono

dei controlli che il sistema andrà a fare prima di aggiungere una persona al corso.

La persona che si vorrà aggiungere al corso dovrà rispettare i seguenti vincoli:

- non dovrà essere radiata

- non dovrà essere obsoleta

- non dovrà essere dimissionaria

- se si sta parlando di corsi di secondo e terzo livello, deve aver terminato con esito positivo il corso

precedente

- se si sta parlando di corsi di secondo e terzo livello, il corso precedente non può essere più vecchio

di 3 anni (quindi una persona che ha fatto il primo livello nel 2009 non può fare il corso di secondo

livello nel 2014)

- non dovrà avere pagamenti più vecchi di un anno (possono partecipare al corso del 2014 solo se

hanno pagato la quota 2014 o 2013)

Funzionalità aggiuntive dell’area L’area relativa ai partecipanti al corso offre anche altre funzionalità oltra alla possibilità di aggiungere una

persona.

Le funzionalità comuni a tutti i livelli del corso sono:

- Gestione del prezzo praticato al corsista

- Gestione dei pagamenti del corsista

- Gestione tipologia e data prova pagamento della quota associativa

Le funzionalità presenti solamente per i corsi di primo livello sono:

- Tipologia di pagamento della quota associativa

- Data della prova del pagamento della quota associativa

Gestione del prezzo praticato al corsista Questo campo dà la possibilità al Delegato di personalizzare i prezzi per ogni singolo socio:



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Gestione dei pagamenti del corsista Il pulsante “Pagamenti” da accesso ad una finestra in cui è possibile gestire i vari pagamenti che il corsista

effettua per coprire l’intera quota di iscrizione al corso.

Questo è il pulsante per aprire la finestra:

E questo è il dettaglio della finestra:

Da sottolineare il fatto che i pagamenti inseriti in questa finestra andranno automaticamente a popolare

una sorta di prima nota che descriviamo nel prossimo capitolo di questo manuale.

Gestione tipologia e data del pagamento della quota associativa Poiché nei corsi di primo livello spesso il corsista si iscrive per la prima volta all’associazione, il Delegato

dovrà controllare che questa iscrizione sia effettivamente avvenuta.

Per fare questa operazione, il sistema dà la possibilità al Delegato di mettere a sistema le due informazioni

fondamentali, ecco la pagina con i due campi:



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Entrate/Uscite L’area definita “Entrate/Uscite” rappresenta una sorta di prima nota del corso.

Da questa interfaccia sarà possibile inserire solamente le “Uscite” mentre le “Entrate” saranno generate in

automatico in base ai singoli pagamenti dei soci.



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Registro presenze L’area relativa al registro presenze darà la possibilità al Delegato di indicare per ogni lezione se un certo

corsista è stato presente oppure no.

Il sistema imposterà in automatico le presenze per tutte le lezioni del corsista, il delegato dovrà quindi

indicare le assenze effettuate.

Ecco come si presenta la pagina:

Il sistema permetterà anche di creare un report che il Delegato può stampare, ecco un esempio di stampa:



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Registro esito corso Questa non è una sezione operativa per il Delegato poiché è in quest’area che verranno inserite le

informazioni relative all’esito della partecipazione al corso o all’esito degli esami scritti e orali per i corsi di

terzo livello.

E’ comunque un’area di consultazione dove si potranno vedere i seguenti dati e livello uno e due del corso:

Quindi si potrà vedere se il corsistà avrà passato con esito positivo il corso.

Mentre per i tre livelli di corso avremo:

Quindi si potrà vedere il dettaglio degli esami.

E’ importante sottolineare che l’inserimento dell’esito dell’esame scritto, orale e finale, oltre

all’approvazione, è totalmente a carico della Sede Nazionale.

I candidati esterni al corso che si presentano solo per l’esame non avranno le presenze e devono essere

aggiunti al “Registro esito esame”.



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Soci L’area relativa ai soci ha lo scopo di inserire per la prima volta un socio e successivamente gestirne i dati

anagrafici o consultare tutti i dati associativi.

Da questa sezione è inoltre possibile effettuare le seguenti estrazioni:

- Soci morosi fino ad un certo anno

- Soci morosi relativi ad un certo anno

- Soci paganti per l’anno che si vuole indicare, con la possibilità di specificare anche un range relativo

alla data di pagamento della quota associativa

Ecco come si presenta la pagina dei soci:

Come possiamo vedere la pagina è suddivisa in schede, la prima è quella di ricerca mentre le altre sono

relative ai dati del socio e si attivano una volta selezionata una persona. Di seguito dettaglieremo le varie

schede.

Una volta entrati nel dettaglio del socio è possibile stamparne la scheda con i dati più importanti.



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Anagrafica La scheda di anagrafica permette di visualizzare e gestire i dati anagrafici del socio, ecco un esempio:



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Indirizzi La scheda degli indirizzi permette di gestire tutti gli indirizzi che non sono quelli di residenza o di lavoro, in

particolar modo è importante indiricare in quest’area l’indirizzo di spedizione (se presente).

Ecco come si presenta la scheda:

Cliccando quindi su modifica o su nuovo entreremo nel dettaglio dell’indirizzo, ecco un esempio:

Lingue Nella scheda delle lingue c’è la possibilità di indicare le lingue conosciute dal socio, segue la schermata:



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Qualifiche La scheda delle qualifiche indica appunto le qualifiche conseguite dal socio e le lezioni che esso può tenere

come docente.

Ecco come vengono rappresentate queste informazioni:



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Quote La sezione delle quote è di fondamentale importanza per controllare i pagamenti di un determinato

associato, ecco la schermata:

Le varie colonne della griglia indicano:

- Anno di competenza per il quale il pagamento si riferisce

- Il protocollo AIS che è stato assegnato al pagamento

- La modalità di pagamento (Bonifico, Bollettino, etc etc)

- Quota, ovvero l’importo del pagamento

- Quota estero, nel caso sia stato pagato un importo aggiuntivo per i soci esteri

- Data valuta, ovvero la data dalla quale il pagamento viene considerato

- Conferma, ovvero se il pagamento è stato controllato e validato dall’AIS Nazionale

Curriculum La scheda del curriculum mostra i corsi che il socio ha seguito o sta seguendo e l’esito finale degli stessi.

In quest’area vengono riportati anche eventuali eventi formativi a cui il socio ha partecipato.

Ecco un esempio di curriculum.



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Storico del socio In questa scheda viene riportato lo storico di eventuali cambi di categoria o di eventuali cambi relativi alla

numerazione della tessera (per esempio dovuti ad un cambio di regione).

Naturalmente queste informazioni sono disponibili solamente per operazioni successive all’entrata in

vigore del nuovo sistema informativo.

Ecco la schermata dello storico del socio:

Attestati L’area relativa agli attestati mostra quanto il socio ha conseguito durante la sua vita associativa, ecco un

esempio:



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Soci correlati Quest’area è di fondamentale importanza per la corretta gestione delle quote famiglia.

Qui per esempio verrà mostrato il nominativo della moglie nel caso moglie e marito paghino una quota

intera ed una quota famiglia.

Ecco la relativa schermata:

Cariche societarie L’ultima scheda è quella relativa alle cariche societarie, da qui sarà possibile visualizzare le cariche inerenti

a organi e/o sedi, che un socio ha all’interno dell’associazione.

Ecco la visualizzazione:



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Classificazione vini Il Delegato ha la possibilità di consultare l’intero elenco delle denominazioni presenti sul portale e potrà

inoltre gestire le denominazioni estere.

Il menu relativo a questa funzionalità è il seguente:

Come si evince dalle voci disponibili sarà possibile gestire nazioni, regioni, categorie e denominazioni.

E’ da sottolineare che sarà possibile gestire solamente denominazioni di nazioni estere e non italiane, per

l’Italia la gestione è demandata alla Sede Nazionale.

Eventuali richieste di modifiche o inserimenti di denominazioni italiane dovranno essere richieste all’AIS

Nazionale.



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Contatti L’area dei contatti ha l’obiettivo principale di gestire i docenti autorizzati, ovvero quelle persone che non

sono soci AIS ma che dovranno essere docenti alle lezioni dei corsi, possono essere inseriti solo dalla Sede

Nazionale

Ecco come si presenta la pagina:

Documents

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