68  

BAB 3

DESKRIPSI APOTIK KLASZ

3.1 Latar Belakang Apotik KLASZ

Apotik KLASZ merupakan usaha yang bergerak di bidang farmasi

yang bernaung di bawah perusahaan PT Wahana Karya Pharma, berdiri pada

April 2010.dengan No. NPWP (02.983.269.8-043.000) dan no Surat Izin

Apotek : AP.235/2.41.02/0000000/SUDIN KES/03.10.Apotik KLASZ

beralamat di jl. Boulevard Raya Q A 5 no.17 Kelapa Gading/ Jakarta Utara

dan memiliki jumlah karyawan 14 orang. Semua karyawan diberi gaji sesuai

dengan posisi dan tanggung jawab masing-masing karyawan.

Kegiatan usaha Apotik KLASZ yaitu menjalankan penjualan obat-

obatan secara umum dan juga penjualan obat-obatan secara khusus melalui

peracikan obat sesuai dengan resep dokter yang diberikan oleh customer dan

juga memberikan konsultasi mengenai obat-obatan yang dipakai o leh

customer. Apotik KLASZ menggunakan konsep Open Kitchen. dimana

konsep Open Kitchen tersebut adalah konsep dimana peracikan obat dapat

dilihat oleh pembeli sehingga kebersihan pada p roses peracikan obat dan

keaslian obat terjamin.selain itu, Apotik KLASZ juga merupakan apotik yang

pertama dengan konsep ruang racik terbuka juga merupakan Apotik yang

mengembalikan bungkus obat yang telah diracik untuk menjamin kepastian

resep racikan sesuai dengan resep dokter.

69  

Apotik KLASZ melayani pengantaran obat 24 jam dan merupakan

apotik yang berada d ibawah bimbingan seorang dokter yang telah

berpengalaman leb ih dar i 16 tahun dan d idampingi o leh 2 Apoteker yang

standby dari pagi hingga malam dengan dibantu beberapa asisten apoteker.

Harga obat yang dijual sangat bersaing dibandingkan dengan tempat lainnya.

3.2 Visi dan Misi Apotik KLAS Z

3.2.1 Visi Apotik KLASZ

“Menjadi Perusahaan nomor 1 dalam bidang Apotik di Indonesia.”

3.2.2 Misi Apotik KLASZ

1. Menyediakan produk terbaik dengan layanan “CERMAT”

(CEpat,RaMah,Aman, dan Tepat ), serta berkualitas dan

lengkap setiap saat.

2. Memberikan pelayanan dan informasi yang terbaik untuk

SOLUSI kesehatan bagi setiap keluarga.

3. Memberikan keuntungan untuk Perusahaan, Karyawan, dan

Masyarakat.

70  

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

 

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Apotik KLASZ

Sumber : Apotik KLASZ

71  

3.3.1 Tugas dan Wewenang Setiap Jabatan

Tugas dan Wewenang Manager :

1. Mengawasi apa job desk telah berjalan dengan baik

2. Memberi solusi jika ada kendala ( advisor )

3. Memeriksa laporan penjualan, absensi,pengajuan cuti, p iutang

4. Mengendalikan Pengeluaran.

Tugas dan Wewenang Apoteker :

1. M enginformasikan customer aturan pemakaian obat, efek

samping, dosis.

2. M emeriksa Penjualan/shift, laporan kasir, laporan disip lin,

laporan pembelian.

3. M embuat Laporan Penjualan.

4. Tanggung jawab semua operasional yang bersifat operasi ke

dinas kesehatan.

5. M engatur jadwal Kasir / asisten / juru racik / juru stock.

6. M empunyai wewenang d i bawah manager.

7. Kontrol kinerja karyawan.

8. M engontrol laporan sebelum diber ikan ke manager

9. M eng-handle / member ikan konsultasi kepada customer.

Tugas dan Wewenang Apoteker Pendamping :

1. M embantu apoteker dalam menjalankan tugasnya.

72  

2. Bertugas untuk member ikan laporan pengeluaran pada manager

3. M embuat Laporan Pembelian.

4. M elakukan jurnal yang d iperlukan

Tugas dan Wewenang Asisten Apoteker :

1. M engerjakan resep dengan menghitung dosis dan menyediakan

bahan-bahan yang akan diracik.

2. M engecek harga yang diberikan kasir.

3. M enerima order lewat telepon.

4. M embantu meracik obat.

5. M enghubungi dokter yang bersangkutan apabila resep tidak

dapat dibaca.

6. M emberikan penjelasan kepada customer mengenai efek

samping yang mungk in ada pada obat yang telah d iberikan.

7. M engecek racikan obat.

Tugas Dan Wewenang Kasir :

1. M enghitung modal awal.

2. M elayani customer dengan baik sesuai dengan misi dar i Apotik

KLASZ.

3. M eminta barang yang akan dibeli oleh customer kepada juru

stok.

4. M elakukan transaksi seperti menerima dan mengembalikan

uang.

73  

5. M embuat catatan yang memberikan keterangan mengenai

barang yang sedang kosong.

6. M embuat Laporan Kasir.

Tugas dan Wewenang Juru Stok :

1. Bertanggung jawab atas semua stok barang dan PO.

2. Bertanggung jawab atas selisih barang yang ada didalam

gudang.

3. Bertugas membuat PO dan mengirimkan PO kepada supplier.

4. M elakukan pengecekan kesesuaian jumlah barang yang masuk

dengan PO.

3.4 Sistem Informasi yang Sedang Berjalan

3.4.1 Uraian Proses Bisnis

Proses Bisnis dimulai ketika customer datang untuk membeli

obat atau memberikan resep kepada Kasir. Apabila customer membeli

obat umum maka Kasir langsung membuat Struk Pembayaran, jika

customer memberikan resep maka Kasir menerima resep dan

diberikan ke Apoteker untuk dibuatkan Catatan Dosis (dalam bentuk

manual, tulisan tangan). Apoteker memberikan Catatan Dosis ke Kasir

untuk dibuatkan Pendingan, Pendingan ini berisikan obat-obatan yang

diperlukan dalam pembuatan resep tersebut. Setelah Pendingan

dicetak lalu diber ikan ke Asisten Apoteker untuk dicek kesesuaian

harga obat yang diperlukan dan menyediakan bahan-bahan yang

74  

diperlukan dalam meracik yang telah tertera di Pendingan. Setelah itu

Pendingan diberikan ke Kasir untuk dibuatkan Struk Pembayaran dan

ditagihkan kepada customer. Setelah Kasir mener ima pembayaran dar i

cutomer, Kasir akan memberi informasi kepada Juru racik agar resep

dibuatkan, bahan-bahan yang telah disiapkan oleh Asisten Apoteker

akan diracik oleh Juru Racik sampai tahap peracikan obat selesai.

Juru Stok harus selalu mengecek stok obat yang ada setiap Asisten

Apoteker mengambil obat untuk diracik, jika ada barang yang kosong

maka Juru stok membuat PO 2 rangkap dan mengirimkan PO rangkap

1 kepada supplier dan PO rangkap 2 disimpan oleh Juru Stock sebagai

arsip. Saat barang datang, supplier memberikan faktur pembelian

kepada Juru Stock. Juru Stock melakukan pengecekan jumlah barang

yang datang sesuai Faktur Pembelian yang diberikan oleh Supplier,

kemudian faktur pembelian tersebut diserahkan kepada Apoteker

Pendamping. Juru Stok juga meng-update ke Sistem Persediaan, agar

stok barang ditambah sesuai dengan Faktur Pembelian.

Apoteker Pendamping disini bertugas membantu pengerjaan

apoteker, tetap i Apoteker Pendamping mempunyai tugas utama yaitu

membuatkan Laporan Pembelian sesuai dengan Faktur Pembelian,

Laporan Pembelian dibuatkan 2 rangkap. Laporan Pembelian

Rangkap 1 diserahkan saat akhir periode kepada Manager yang

merangkap sebagai Bagian Keuangan, yang R angkap 2 diserahkan

kepada Apoteker untuk diarsip .

75  

Ketika Laporan Pembelian jatuh tempo, Manager yang

merangkap sebagai Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada

Supplier sesuai dengan faktur yang terdapat pada Laporan Pembelian.

Setelah melakukan pembayaran kepada Supplier, Manager

menyerahkan Bukti Pembayaran (biasanya pembayaran dilakukan

melalui transfer) kepada Apoteker, Apoteker melampirkan Bukti

Pembayaran sesuai dengan Laporan Pembelian rangkap 2 yang ada.

Lalu dibuatkan Rekap Pembelian 2 rangkap yang berisikan faktur-

faktur yang sudah dibayar oleh Manager sebagai bukti bahwa faktur

tersebut sudah dibayar. Rangkap 1 diberikan kepada Manager.

Rangkap 2 diarsipkan oleh Apoteker.

Setiap harinya Apoteker membuat Laporan Penjualan, datanya

diambil dari sistem yang terkoneksi dengan Komputer Kasir. Dari

kumpulan Struk Pembayaran yang didapat dari sistem, Apoteker

membuat Laporan Penjualan dan menyerahkannya kepada Manager,

Apoteker juga menyerahkan sejumlah uang yang sesuai dengan

Laporan Penjualan.

Manager melakukan pembayaran gaji dengan membuat Slip

Gaji 2 rangkap . Slip gaji rangkap 1 diarsipkan oleh manager dan slip

gaji rangkap 2 diberikan kepada pegawai sebagai bukti gaji telah

dibayarkan melalu i transfer ke rekening masing-masing pegawai.

Setelah manager menerima semua bukti-bukti atau dokumen dari

transaksi keuangan maka Manager akan meng-input seluruh data

yang diterima ke dalam sistem General Ledger.

76  

3.4.2 Dokumen-Dokumen yang terkait

Dalam sistem informasi General Ledger pada Apotik KLASZ

terdapat beberapa dokumen yang menun jang d ibuatnya General

Ledger / buku besar, yaitu :

1. Struk Penjualan

Dokumen ini sebagai bukti pembelian dari customer ke

Apotik.

2. Struk Pendingan

Dokumen ini dikeluarkan oleh kasir dan digunakan sebagai

rincian obat-obat yang belum pasti untuk dicek kembali ke juru

stok agar diberitahukan ketersediaan stok obat yang akan

diracik. Setelah diketahui ketersediaan obat, struk pendingan

diberikan kepada kasir kembali dan akan dibuatkan struk

penjualan.

3. Purchase Order

Dokumen ini dikeluarkan oleh Juru Stok kepada supplier. Di

dalam dokumen ini berisi r incian tentang bahan-bahan apa saja

yang akan dibeli o leh Apotik kepada supplier.

4. Faktur pembelian

Dokumen ini diterima dari supplier atas transaksi yang

dilakukan dan sebagai bukti pencatatan pembelian.

5. Bukti pengeluaran kas

77  

Dokumen ini dikeluarkan oleh Manager yang merangkap

menjad i Bagian Keuangan, sehubungan dengan pengeluaran

kas.

78  

3.5 Rich Picture

$ $

 

Gambar 3.4 Rich Picture Apotik KLASZ

3.6 Event Table

No Event Internal

Agent

Start When Activities

1. M enerima

Resep /Pembelian

Obat

Kasir Ketika Customer

membeli obat

atau menebus

resep

Menerima order

pembelian obat, jika

menerima resep maka

resep diserahkan ke

Apoteker

79  

2. M embuat Catatan

Dosis

Apoteker M enerima resep

dari Kasir

Membuat catatan

dosis obat yang

dibutuhkan dalam

resep

3. M embuat

Pendingan

Kasir M enerima

Catatan Dosis

dari Apoteker

Membuat Pendingan

yang berisi

perhitungan harga

obat-obatan yang

dicantumkan dar i

catatan dosis

4. M enerima

Pendingan

Asisten

Apoteker

Kasir

member ikan

Pendingan

Mengecek kembali

dosis obat dan

menyediakan obat

yang sesuai dengan

Pendingan, lalu

Pendingan diber ikan

kepada Kasir

5. M embuat Struk

Pembayaran

Kasir Ketika

Pendingan

diterima

Membuat struk

Pembayaran dan

ditagih langsung ke

customer

6. M engecek Stok Juru Stok Ketika obat

dikeluarkan oleh

Asisten Apoteker

Mengecek setiap

pengeluaran obat

apakah stok obat

tersebut sudah habis

80  

atau belum

7. M embuat PO Juru Stok Ketika ada stok

obat yang kosong

Membuat PO untuk

dikirimkan ke

supplier

8. M engirim Barang Supplier Ketika PO

diterima

Mengirimkan obat

sesuai PO dan

member ikan Faktur

Pembelian kepada

Juru Stok

9. M enerima Faktur

Pembelian

Juru Stok Ketika barang

diterima

Mengecek barang

yang datang dan

menyesuaikannya

dengan faktur

pembelian, lalu faktur

pembelian diserahkan

kepada Apoteker

Pendamping

10. M embuat Laporan

Pembelian

Apoteker

Pendamping

Ketika menerima

faktur pembelian

dari Juru stok

Membuat daftar yang

berupa laporan

berisikan faktur-

faktur pembelian

barang yang akan

jatuh tempo, dibuat 2

rangkap .

11. M elakukan Manager Ketika ada Melakukan

81  

Pembayaran Pada

Supplier

Laporan

Pembelian yang

jatuh tempo

pembayaran kepada

Supplier berdasarkan

Laporan Pembelian

yang sudah jatuh

tempo, dan

member ikan bukti

pembayaran kepada

Apoteker

12 M embuat Rekap

Pembelian

Apoteker Ketika menerima

bukti

pembayaran dari

Manager

Membuat Rekap

Pembelian dicocokan

antara bukti

pembayaran dengan

Laporan Pembelian

13. M embuat Laporan

Penjualan

Apoteker Ketika Apoteker

mengambil data

penjualan harian

dari Kasir

Membuat Laporan

Penjualan

berdasarkan struk

pembayaran dan

dicocokan dengan

yang ada di dalam

sistem.

Seluruh Rekap

Pembelian dan

Laporan Penjualan

diserahkan kepada

Manager

82  

14. M embuat Laporan

Keuangan

Manager

(Bagian

Keuangan)

Ketika semua

Laporan diterima

Membuat General

Ledger berdasarkan

Laporan yang

diserahkan serta

disesuaikan kembali

dengan yang ada di

dalam sistem.

Gambar 3.5 Event Table Apotik KLASZ

83  

3.7 Overview Acti vity Diagram

Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Apotik KLASZ

84  

3.8 Uraian Aplikasi Yang Digunakan

3.8.1 Informasi Perusahaan S oftware Yang Dipakai Perusahaan

Latar belakang berdir inya YANG MASTER KOMPUTER dimulai

pada tahun 1985 di Medan, dengan nama PT. Young Master Computer, yang

bergerak di bidang hardware dan software dan men jadi salah satu perintis di

bidang usaha komputer.

Seir ing dengan pertumbuhan yang sangat pesat di bidang Teknologi

Informatika, serta berpedoman bahwa Jakarta merupakan pusat usaha, maka

pada tahun 1990 Young M aster Computer membuka kantor cabang diJakarta.

Pada tahun 1995 sesuai dengan an juran pemerintah untuk menggunakan

bahasa Indonesia maka nama perusahaan diubah menjad i YANG M ASTER

KOMPUTER, serta status menjadkantorpusat.

Ruang Lingkup :

1. Supplier Perangkat Software dan Hardware Point Of Sale System.

2. Software Package Product untuk Distributor dan Accounting.

3. Software Development

Spesialisasi :

1. Perangkat keras POS Sistem dan perlengkapannya

2. Jaringan Network

3. Sistem Informasi Manajemen ( M IS)

85  

4. Perencanaan dan pengembangan sistem

Produk dan Jasa yang diberikan :

1. Perencanaan sistem dan jar ingan komputer sesuai dengan kebutuhan

perusahaan

2. Instalasi dan mendesain sistem untuk mengoptimalkan kemampuan

sistem, baik sistem keamanan, kehandalan maupun manajemennya

3. Mengkomputerisasikan konsultasi mengenai MIS, komputer dan

networking

4. Training/ pelatihan

Produk paket yang disediakan, Distribution Management System :

Integrated System

86  

3.8.2 Tampilan Aplikasi Simtem Yang Digunakan

Aplikasi sistem informasi General Ledger yang digunakan pada Apotik

KLASZ meliputi tampilan layar berikut ini :

a) Tampilan log-in

b) Tampilan menu utama pada ap likasi IS

87  

c) Tampilan menu utama pada ap likasi General Ledger IS

1. Tampilan awal untuk membuat account

88  

2. Tampilan awal untuk membuat jurnal

3. Tampilan awal untuk menampilkan laporan

89  

3.8.1 Laporan Yang Dihasilkan

Dalam sistem informasi General Ledger pada Apotik KLASZ

terdapat beberapa laporan yang dihasilkan, yaitu :

a) Neraca / balance sheet

b) Buku Besar

90  

c) Rekap Jurnal

3.9 Spesifikasi Sistem yang Digunakan

Komponen sistem komputerisasi yang digunakan ialah :

1. Hardware

Central Processing Unit ( CPU )

a. Processor : Intel Pentium Dual Core E5400 2,70 GHz

b. Memory RAM :1014 MB

2. Peripheral

a. Input Device :Menggunakan Keyboard Logitech dan Mouse

logitech

b. Output Device :Printer Epson sty lus T11

c. Storage Device : Harddisk 1 : 120 GB, Harddisk 2 : 120 GB

91  

3. Software

a. Operating System

Pada back-office dan front office, Operating System yang

digunakan adalah Microsoft Windows XP Professional

b. Sistem Software

Aplikasi Ledger dengan menggunakan program “Integrated

System 12.A” yang berbasis pada Visual Basic 6.0.

4. Brainware

Pengguna Program General Ledger adalah manager.