Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione Claudia Salmini Archivio di Stato, Venezia

Gli strumenti di ricerca e

gli standard di descrizione

Claudia SalminiArchivio di Stato, Venezia

C. Salmini, Strumenti e standard 2

Strumenti di ricerca

Strumenti di corredo sono stati redatti anche nel passato, come elemento per verificare l’esistenza della documentazione, o per reperirla più agevolmente

• (memoria autodocumentazione) strumenti coevi

• (memoria fonte) strumenti di ricerca

C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard

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Strumenti per la ricerca

La prima esigenza che si pone nel lavoro è quella di definire con precisione qual è l’oggetto della descrizione archivistica:

• tutti i fondi?

• solo i fondi relativi a un’epoca o a un’area di competenza?

• un unico fondo?

• una serie soltanto?

• singole unità documentarie? (per esempio, disegni, pergamene, lettere…)


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ICA / CDS, Guidelines

Linee guida per l’elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca

Schema delle relazioni tra i livelli di descrizione e le tipologie degli strumenti di ricerca

Fondo /subfondo

Serie /sottoserie

Fascicolo

documento


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Strumenti per la ricerca

Una volta chiarito qual è l’oggetto del lavoro, va stabilito il tipo di strumento che ci si propone di realizzare:

procedendo dal generale al particolare, e immaginando di scendere i gradini di una scala, il ventaglio di possibilità aperte al lavoro dell’archivista è molto ampio.

Le variabili dipendono da una molteplicità di fattori, che difficilmente possono essere tutte preventivate in anticipo:

• Condizioni materiali in cui si trova la documentazione;

• Disponibilità di risorse (umane, finanziarie, di spazi, di tempo);

• Condizionamenti esterni (imminenza di trasloco, scadenza di finanziamenti, esigenze di sicurezza, ecc.)


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Censimento

Il censimento è uno strumento di lavoro preparatorio ad altri interventi: se approfondito, e corredato da approfondimenti di carattere storico archivistico, si può trasformare alternativamente in una guida o in un inventario.

Si sceglie di fare un censimento quando c’è bisogno di una ricognizione sul campo, prima di avviare interventi più impegnativi o approfonditi, o al posto di questi, in assenza di risorse.

Il censimento è generalmente affidato a un gruppo di persone, non a singoli, e pertanto deve prevedere una struttura organizzativa che imposti e coordini il lavoro per garantire la maggiore coerenza e uniformità nell’acquisizione dei dati e nella redazione delle schede.


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La descrizione archivistica

Strumenti primari

Guida

Inventario

Elenco

Strumenti secondari

Indici

Rubriche

Repertori

La finalità della descrizione archivistica è la redazione di uno strumento per la ricerca.

Seguendo una suddivisione classica, tali strumenti possono essere distinti in:


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Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente

Tutti i fondi conservati in una rete di Istituti della medesima natura

esistenti in una determinata area, per esempio il territorio nazionale:

• i fondi conservati in tutti gli Archivi di StatoGuida generale degli Archivi di Stato

• i fondi conservati negli Archivi diocesaniGuida degli archivi diocesani d’Italia

(dimensione file 0,9 Mb)

• i fondi conservati negli Istituti per la Resistenza

http://www.insmli.it/pubblicazioni/86/Guida%20agli%20archivi%20della%20Rsistenza%201983.pdf

Guida settoriale

La guida descrive in modo più o meno approfondito tutti i fondi relativi a quegli Istituti. Elementi essenziali sono:

Denominazione,

date,

consistenza,

Generalmente sono presenti, a seconda dei casi, ulteriori informazioni relative a:

strumenti di ricerca esistenti,

indicazione delle serie (principali, o tutte)

breve indicazione storico istituzionale e

breve storia archivistica

bibliografia, ecc.

http://www.archivi.beniculturali.it/DGA-free/Quaderni/Quaderno_85.pdf




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Tutti i fondi conservati in un singolo Istituto di conservazione

• i fondi conservati in un Archivio di Stato

Da Mosto

http://www.archiviodistatovenezia.it/index.php?id=67

• i fondi conservati in un Archivio diocesano

• i fondi conservati in un Istituto per la Resistenza

•i fondi conservati in una Camera di Commercio

• I fondi conservati in un Archivio storico di un Comune

Guida d’Istituto

La guida descrive in modo più o meno approfondito tutti i fondi relativi a quegli Istituti. Elementi essenziali sono:

Denominazione,

date,

consistenza,

strumenti di ricerca esistenti,

indicazione delle serie principali,

breve indicazione storico istituzionale e

breve storia archivistica.

http://www.archiviodistatovenezia.it/index.php?id=67


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Tutti i fondi che riguardano una specifica tipologia

• gli archivi di persone o di famiglie; CXII. UFFICIO CENTRALE PER I BENI ARCHIVISTICI, Archivi di famiglie e di persone. Materiali per una guida. I. Abruzzo-Liguria, Roma 1991, pp. 280

CXXXIII. Archivi di famiglie e di persone. Materiali per una guida, II, Lombardia-Sicilia, Roma 1998, pp. XVIII, 404

Il III volume che comprende le regioni Umbria, Toscana, Trentino, Valle d’Aosta, Veneto non è stato ancora pubblicato.

• gli archivi che riguardano una determinata area geografica; (fonti per la storia dell’Africa; fonti per la storia dell’America Latina, ecc.)

• gli archivi che riguardano una determinata sfera di attività (per esempio di carattere finanziario), o per esempio tutti gli archivi delle Congregazini di carità)

Guida tematica

I criteri possono coincidere o meno con quelli già indicati.


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• un singolo fondo,

• o la risultante di più fondi riuniti e riorganizzati a posteriori (fondi notarili, arti, confraternite…)

• una o più serie di un fondo

Elenco

• descrive le entità indicate a fianco, senza proporsi di riordinarle o di farne emergere la struttura. Può essere più o meno approfondito:• sommario•analitico


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un singolo fondo,

• o la risultante di più fondi riuniti e riorganizzati a posteriori (fondi notarili, arti, confraternite…)

• una o più serie di un fondo

InventarioSi riferisce alle medesime entità segnalate per l’elenco.A seconda dei casi, può essere più o meno approfondito o dettagliato; verrà pertanto definito, rispettivamente:• sommario, • analitico.

Comporta una parallela operazione di verifica dell’ordinamento esistente, o di ordinamento.E’ costituito da:• una parte introduttiva, non necessariamente molto estesa, che delinei il profilo storico del fondo, la sua storia archivistica, I criteri di ordinamento seguiti, il profilo storico o biografico del o dei soggetti produttori;• dalla descrizione delle singole unità, rappresentate entro le rispettive serie (che verranno descritte con una breve introduzione);• indici opportuni (nomi di persone, luoghi, enti, eventuali specifiche categorie)


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Disegni

Pergamene, …

A seconda dei casi, può essere più o meno approfondito o dettagliato:

• schede,

• regesti,

• trascrizioni,

• edizione di fonti


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Elementi contenuti all’interno di una unità archivistica:

Per esempio, le singole registrazioni contenute in

• un registro di nascite o di battesimi,

• o di matrimoni,

• o di elezioni,

• o di deliberazioni

A seconda dei casi, la descrizione può essere più o meno approfondita o dettagliata:

• schede,

• regesti

• [banche dati]


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Indici

Elementi da indicizzare, contenuti all’interno di strumenti di ricerca

• Guide

• inventari

• schede,

• regesti,

• trascrizioni,

• edizioni di fonti,

Elaborati secondo criteri volta per volta specificati.

L’operazione comporta l’esigenza di normalizzare i

• nomi di persona,

• di luoghi,

• di enti

• altri elementi individuati

A volte possono esserci indici direttamente elaborati da singoli documenti, o da serie. Più spesso, si tratta di indici di strumenti di ricerca.


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In area italiana, nei decenni centrali del Novecento, il rapporto tra la storia dell'istituzione che ha prodotto la documentazione e l'elenco delle singole unità che la compongono è stato sottolineato con particolare enfasi.

Questa attenzione ha sicuramente promosso un approfondimento sul versante della storia delle istituzioni, ma in taluni casi può aver causato una sorta di 'impoverimento' nel versante della descrizione archivistica.

Taluni inventari prodotti sulla scorta di questa impostazione metodologica si presentano dunque articolati in due parti:

• l'introduzione, vero e proprio saggio di carattere storico – archivistico – istituzionale, e

• la descrizione delle singole unità, elencate in forma essenziale e sintetica, poiché la spiegazione di anomalie, caratteristiche peculiari

L’inventario


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L'inventario

• I manuali di Archivistica dedicano un'attenzione particolare alla funzione degli inventari.

Elio Lodolini: “Descrive, o dovrebbe descrivere, l'archivio sulla base della storia delle istituzioni che hanno prodotto la documentazione; l'inventario, analitico o sommario, descrive il materiale documentario del fondo secondo l'ordine che ad esso è stato dato dal riordinatore”.

• Lodolini enfatizza – sulla scia della concezione di Giorgio Cencetti – il rapporto molto stretto tra inventario e storia del soggetto produttore del fondo:

“il vero 'inventario' è la storia dell'istituzione che ha prodotto l'archivio”


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L'inventario

A partire dalla fine degli anni '60, si mette in discussione questa concezione rigida e astratta dell'inventario.

Augusto Antoniella propone di fatto un modello diverso: definisce l'inventario

• “l'elencazione e la descrizione sistematica delle singole unità che compongono l'archivio”, e aggiunge che esso deve

• “essere anche integrato dalle necessarie notizie introduttive, atte a facilitarne la consultazione”

• attenzione particolare va rivolta ai criteri seguiti nell'ordinamento;

• nelle 'notizie introduttive' vanno inseriti i dati essenziali per comprendere la natura dei documenti descritti.


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Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione: in era pre-informatica, in Italia

la circolare 39 del 1966

Uniformità redazionale dei lavori archivistici destinati alla pubblicazione

Punto di riferimento costante, nei circa trent’anni che precedono la nascita degli standard descrittivi internazionali, e ancora oggi.

Il testo è pubblicato in:

P. Carucci, Le fonti archivistiche. Ordinamento e inventariazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983 e successive edizioni, poi: Roma, Carocci, 2006 e segg.

ed è disponibile in rete all’indirizzo:

http://www.icar.beniculturali.it/norma_new/ricerca.aspx

da qui si accede alla banca dati “Normativa unitaria”, si compilano i campi Tipologia numero Anno.




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La circolare del 1966

“Nelle ultime sedute del Comitato per le pubblicazioni del Consiglio Superiore degli Archivi sono stati presentati, per la pubblicazione, lavori troppo difformi tra loro circa i criteri cui si ispirano o redatti in modo eccessivamente dissimile.Alcuni di essi apparivano inoltre manchevoli di dati essenziali per giustificarne la pubblicazione, o erano soltanto il rifacimento di vecchi lavori non destinati originariamente alla stampa. […]

Va al riguardo tenuto presente che strumenti di corredo, ottimi per il servizio di sala di studio e per le altre necessità di istituto, non sempre sono del livello scientifico indispensabile per procedere alla pubblicazione. Si mettono al corrente comunque fin d'ora gli archivisti che intendono far pubblicare i loro lavori di alcune regole redazionali prevalse nel giudizio del Comitato per le pubblicazioni e tali che loro osservanza può costituire un primo avvio a quella omogeneità nella impostazione e nel rigore, che indispensabile perché possa parlarsi di "Collane" e non di riunioni di occasionali lavori.

Tali regole, da tenersi presenti quale che sia la sede della pubblicazione, non risolvono naturalmente tutti i particolari problemi in inerenti all'inventariazione di ogni singolo archivio, che l'archivista dovrà porsi volta a volta. […]”


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Circolare del 1966 - Uniformità redazionale dei lavori archivistici destinati alla pubblicazione

1. Periodizzazione

2. Ordine di distribuzione della materia

II INTRODUZIONE AGLI INVENTARI

1. Inquadramento storico2. Descrizione dell'archivio 3. Avvertenze particolari4. Bibliografia

III INVENTARI

1. Grado di analiticità 2. Uniformità della scala adottata 3. Descrizioni delle singole voci 4. Osservazioni 5. Segnatura archivistica6. Consistenza delle unità inventariate7. Datazione8. Allegati 9. Collocazione degli elementi nel dattiloscritto 10. Indice dei nomi11. Specimen

IV CASI PARTICOLARI

12. Pergamene13. Statuti 14. Epistolari

I CRITERI DI MASSIMA PER L'ORDINAMENTO


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Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione. La risposta nell’attuale normativa

L’ICAR (Istituto Centrale per gli Archivi) è stato istituito formalmente con il decreto legislativo 20 ottobre 1998, n.368 con compiti di:"definizione degli standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie."

Tali funzioni sono state riconfermate dal Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività Culturali" (Decreto del Presidente della Repubblica n. 173, del 10 giugno 2004).

In realtà è un’istituzione recente, che non ha ancora espresso pienamente il ruolo affidatole.

Indirizzo per accedere ai testi degli standard, compresa traduzione italiana (con versioni non sempre aggiornate): http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guida

Si suggerisce di scaricare i documenti aggiornati, utilizzare il sito dell’ANAI, a sua volta linkato dal CIA /ICA: http://www.anai.org/attivita/gruppi.htm

http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guida

http://www.anai.org/attivita/gruppi.htm

http://www.anai.org/attivita/gruppi.htm


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Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione: era pre-informatica, in Italia

• la Guida generale degli Archivi di Stato italiani (voll. I – IV), 1981-1994;

Qualche riferimento bibliografico:…prima

C. Pavone, Ma è poi tanto pacifico che l'archivio rispecchi l'istituto?, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1970, 1, pp. 145-149.

e dopo:

P. Carucci, L'esperienza della “Guida generale degli archivi di Stato” nell'evoluzione dei criteri di normalizzazione in Italia, in «Archivi e computer», 1991/1, pp. 26-28.

S. Vitali, Innovazione tecnologica e progetto culturale: la Guida generale, il progetto “Anagrafe” e le (possibili) prospettive future, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1996, pp. 342-365, che insieme a un’ampia raccolta di contributi è disponibile nel sito stesso della Guida generale on line


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Tradizione e progettualità culturale: l’attività editoriale archivistica in Italia

Il progetto culturale della Guida generale degli Archivi di Stato italiani, illustrato da Claudio Pavone e Piero d’Angiolini nell’Introduzione all’opera, è tuttora un fondamentale punto di riferimento per il metodo, la rete di complesse implicazioni di carattere archivistico, storico e istituzionale.

Le scelte redazionali sistematiche e rigorose sono evidenziate alla fine dell’Introduzione, e costituiscono tuttora una irrinunciabile fonte per comprendere e utilizzare nelle sue potenzialità anche la versione digitale on-line dei quattro volumi, in Rete dal 2000.

http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_guida

http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_guida


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La giornata di studio sulla Guida generale nel 1996, a 30 anni dall’inizio del progetto

“Se fosse possibile applicare a un fatto importante, ma non di immenso rilievo (non dobbiamo montarci la testa), una formula come quella coniata per indicare l'atteggiamento dei socialisti di fronte alla prima guerra mondiale «né aderire né sabotare», potremmo dire che soprattutto nei primi anni una certa parte degli archivisti e della stessa amministrazione centrale si sono comportati nei riguardi della Guida in analogo modo. Sabotare, proprio no, perché fra l'altro c'era stato il Consiglio superiore degli archivi che aveva definito la Guida un impegno prioritario (anche se la formula nella vicenda pubblica italiana non sempre ha portato fortuna alle imprese considerate prioritarie); ma neanche con la convinta adesione che comporta un largo impiego di mezzi materiali e di energie umane. Ad un archivista che lavorava alla Guida non giungevano segnali che, così operando, egli giovava non solo alla scienza, ma anche (non c'è nessuna ragione di nascondere questo tipo di motivazioni) alla propria posizione, diciamo pure alla propria carriera negli Archivi. Sembrava, in qualche momento è sembrato, che un gruppetto di persone un po' fissate che sedevano nell'odiata Roma (ma che non contavano quanto i veri detentori del potere) volessero imporre al grande e complesso mondo degli archivi una loro visione troppo pedagogica e presuntuosa, troppo autoritaria. Non si teneva conto che, come è stato già accennato, una impresa di quella portata si può fare soltanto se ci si crede davvero e si tiene un po' in pugno la situazione”.

Claudio Pavone, Origini, natura, realizzazione

A questo indirizzo si trova questo e gli altri contributi relativi alla storia della Guida:http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_stIl testo è frutto dell’intervento alla giornata di studio: “La Guida generale degli Archivi di Stato italiani e la

ricerca storica”, Roma, Archivio Centrale dello Stato, 25 gennaio 1996, insieme a tutti gli altri interventi (in parte pubblicati insieme nella Rete) in «Rassegna degli Archivi di Stato», LVI (1996), p. 324-328

http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_st


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Tradizione e progettualità culturale: l’attività editoriale archivistica in Italia

Le esperienze di cura editoriale delle centinaia di pubblicazioni degli Archivi di Stato, elencate singolarmente all’interno della rispettiva collana:

• Pubblicazioni degli Archivi di Stato (PAS) poi Strumenti • Fonti e sussidi poi Fonti e Sussidi • Saggi • Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato (QRas)

Alcune indicazioni redazionali sono contenute anche nelle “Norme per I collaboratori” pubblicate nel 1992, e ora disponibili nella Rete all’indirizzo:

http://www.archivi.beniculturali.it/servizioIII/pub/documenti/NormeColl.pdf

http://www.archivi.beniculturali.it/servizioIII/pub/documenti/NormeColl.pdf


27

La tradizione editoriale archivistica in Italia

esperienze di cura editoriale che in parte sono già disponibili nella Rete a partire dall’indirizzo:

http://www.archivi.beniculturali.it/

o selezionando:

Pubblicazioni scaricabili gratuitamente in formato PDF

http://www.archivi.beniculturali.it/pubblicazioni-free.html

http://www.archivi.beniculturali.it/

http://www.archivi.beniculturali.it/pubblicazioni-free.html


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La tradizione editoriale archivistica in Italia. Gli archivi privati

Una ricerca bibliografica tra le fonti a stampa, e tra quelle disponibili on-line in formato digitale, consente già di focalizzare come l’Amministrazione archivistica si sia occupata degli archivi privati; all’interno di questa categoria, in particolare di quelli familiari, ma anche di persone.

- Indici della rivista «Rassegna degli Archivi di Stato»; (nella parte dedicata alle ‘cose notevoli’ sono segnalati gli ‘Archivi privati’);

Nella collana “Saggi”http://www.archivi.beniculturali.it/DGA-free/saggi.html

86. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia d’Italia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. I: Elementi strutturali, Roma 2006, pp. 580. (dimensione file 3,5 Mb)

87. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia d’Italia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. II: Istituti, musei e monumenti, bibliografia e periodici, associazioni, finanziamenti per la ricerca, Roma 2006, pp. 590. (dimensione file 2,2 Mb)

88. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia d’Italia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. III: Le fonti documentarie, Roma 2006, pp. 890. (dimensione file 3,4 Mb)

http://www.archivi.beniculturali.it/DGA-free/saggi.html

http://www.archivi.beniculturali.it/DGA-free/Saggi/Saggi_86.pdf




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Prima degli standard, in Italia

I progetti di informatizzazione condotti in Italia tra la metà degli anni ’80 e i primi ’90 in contesti e su fondi archivistici diversi contribuiscono a diffondere la consapevolezza e l’esigenza di superare le differenze nelle tradizioni descrittive.

In questa fase ‘pre-standard’ si sviluppano numerose iniziative sullanormalizzazione (in particolare seminari interregionali e nazionali): ci si rivolge alle esperienze individuate generalmente come esempi di

particolare valore scientifico:

• la Guida generale degli Archivi di Stato e la circolare del 1966 dell’Ufficio studi e pubblicazioni;

• esempi di inventari pubblicati a stampa, che uniscono un rigoroso impianto metodologico ad una soluzione grafico redazionale particolarmente efficace e altrettanto rigorosa.


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In quello stesso decennio, si consolidano alcuni principi di base,

in relazione ai software archivistici sviluppati:

• plurilivellarità dei fondi archivistici;

• difficoltà nel garantire il collegamento di ciascuna scheda al contesto di appartenenza;

• esigenza di esprimere le descrizioni con maggiore controllo


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La diffusione del personal computer e la nascita di software distribuito per la descrizione di archivi storici aumentano la spinta verso criteri descrittivi condivisi:

• struttura dei fondi e numero dei livelli

• l’entrata dei dati: standard redazionali

• l’uscita dei dati: stampe e ricerca


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La descrizione archivistica tra informatica e standard

La diffusione dell’uso di software e la possibilità di ricerca nella rete hanno reso più pressante la ricerca di soluzioni metodologiche, e più urgente la definizione di soluzioni comuni. Il contesto informatizzato di lavoro non è certo estraneo alla elaborazione dei medesimi, ma:

• gli standard descrittivi archivistici internazionali non appartengono all’ambito informatico, anche se servono a produrre descrizioni destinate sempre di più ad essere communicate in un ambiente digitale

• questi standard descrittivi rappresentano un supporto essenziale per diffondere ed elevare la migliore metodologia di lavoro tra gli archivisti di tutto il mondo.


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Le strutture internazionali deputate all’elaborazione degli standard

(Firenze 1997)

ICA / CIA International Council on Archives

www.ica.org

1990 - Commissione ad hoc sugli standard descrittivi (DDS)(Statement of Principles Regarding Archival Description), si trasforma in

1996 - Comitato sugli standard descrittivi (CDS), si trasformerà in 2003 - Committee on Best Practices and Standards (CBPS)

1997 - Sottocomitato sugli strumenti di ricerca (Guidelines 2001)

Con la collaborazione dell’Unesco

http://www.ica.org/


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Standard archivistici internazionali

http://www.ica.org/

ISAD(G), General International Standard Archival DescriptionSeconda edizione, Stoccolma 1999 – Congresso ICA Siviglia 2000 (Committee on Descriptive Standards - CDS)

ISAAR (CPF), International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families Seconda edizione, Camberra 2003 – Congresso ICA Vienna 2004 (Ad Hoc Commission on Descriptive Standards - CDS)

Guidelines (Sub-committee on Finding Aids, Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids), 2001

ISDF, International Standard for Describing FunctionsFirst Edition, Dresden 2-4 may 2007 (Committee on Best Practices and Standards)

ISDIAH, International Standard for describing Institutions with Archival Holdings, London, 10-11 march 2008 (Committee on Best Practices and Standards) – Congresso ICA Kuala Lampur agosto 2008

http://www.ica.org/


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Una distinzione tra gli standard

Ormai tutti i settori dell’attività umana sono coinvolti o regolati da convenzioni o norme riconducibili a criteri comuni, o standard.

E’ opportuno stabilire una distinzione tra standard di natura diversa, come:

- standard di rappresentazione (Data Structure Standard)o di struttura dell’informazione; es.formato MARC, o EAD;

- standard di descrizione (Data Content Standard)sintassi, grammatica e organizzazione dell’informazione Nazionali o

internazionali; (per es. RICA, AACR2, MAD)

- standard di contenuto (Data Value Standard)determinano coerenza e uniformità nel vocabolario(per es. liste d’autorità, vocabolario controllato, thesauri)

Questa suddivisione si basa su scelte di traduzione condivise con: Stefano Vitali, Maurizio Savoja, Michele Gianni, Laura Corti.

Tale interpretazione non trova d’accordo Giovanni Michetti e Monica Grossi, e il paragrafo curato da quest’ultima nel volume di Mariella Guercio, Archivistica informatica, propone termini diversi.


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Standard archivistici internazionali

Standard di rappresentazione (Data structure standard)

In campo archivistico sono sempre più usati specifici formati, anche se non pubblicati ufficialmente come standard: EAD, Encoded Archival Description), e EAC (Encoded Context Description)

Standard di descrizione (Data contents standards)

ISAD(G) International Standard Archival Description

ISAAR(CPF) International Standard Authority Record for Corporate Bodies, Persons and families

Standard di contenuto (Data value standards)

Si sta lavorando su

Denominazioni dei fondi

Intestazioni d’autorità dei soggetti produttori


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ISAD(G) – ISAAR (CPF)

ISAD(G)General

International

Standard

Archival

Description

1992 - Montréal

1993 - Stoccolma

1994 - Si decide la revisione quinquennale

1996 - La Commissione ad hoc si trasforma in Comitato permanente

1999 - 2a edizione Stoccolma,

2000 - pubblicata congr Siviglia

ISAAR (CPF)InternationalStandardArchivalAuthorityRecord forCorporate bodies, Persons and Families

1993 - Stoccolma Costituzione di un sottogruppo e prima bozza

1994 - L’Aja, bozza discussa e ampliata, poi diffusa per commenti

1996 - La Commissione ad hoc si trasforma in Comitato permanente

1995 - Parigi, documento approvato poi dal CIA/ICA

2000 - Siviglia avvio revisione2004 – Pubblicato congr Vienna


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ISAD Regole generali

1.2 Lo scopo della descrizione archivistica è di identificare e illustrare il contesto e il contenuto della documentazione archivistica per promuoverne l’accessibilità.

Ciò si consegue creando accurate e appropriate rappresentazioni e organizzandole secondo modelli prestabiliti.

Attività connesse all’elaborazione di descrizioni archivistiche possono cominciare fin dal momento della formazione dei documenti, o anche in precedenza, e proseguire nel corso della vita dei documenti stessi. Tali attività rendono possibile stabilire quel controllo intellettuale necessario per far sì che documenti descrittivi affidabili, autentici e significativi siano tramandati nel tempo.


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ISAD Regole generali

1.5 Questo insieme di regole generali per la descrizione archivistica è parte di un processo che si propone:

a) di assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate ed autoesplicative;

b) di facilitare il recupero e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica;

c) di permettere la condivisione di informazioni d’autorità; e

d) di rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato.


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ISAD: regole generali

1. Descrizione in più livelli

2. Regole della descrizione in più livelli

2.1. Descrizione dal generale al particolare

2.2 Informazioni pertinenti al livello di descrizione

2.3. Collegamento tra le descrizioni

2.4. Non ripetizione delle informazioni

I primi due punti costituiscono la premessa generale e metodologica necessaria per impostare correttamente nei suoi singoli aspetti la descrizione, articolata nel punto:

3. Elementi di descrizione


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ISAD Le 7 aree

Le regole sono organizzate in sette aree di informazione descrittive:

3.1. Area dell’identificazione

3.2. Area delle informazioni sul contesto

3.3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura

3.4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso ed utilizzazione

3.5. Area delle informazioni relative a documentazione collegata

3.6. Area delle note

3.7. Area di controllo della descrizione


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ISAD: i 26 elementi, di cui 6 obbligatori

Tutti i ventisei elementi compresi nelle regole generali possono essere utilizzati, ma solo una parte di essi è indispensabile in ogni descrizione.

Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi:

3.1. Area dell’identificazione

3.1.1 Segnatura/e o codice/i identificativo/i;

3.1.2 Denominazione o titolo;

3.1.3 Data/e

3.1.4 Livello di descrizione

3.1.5 Consistenza e supporto dell’unità di descrizione (quantità, volume, dimensione fisica)

3.2.1 Denominazione del/dei soggetto/i produttore/i


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Gli elementi costitutivi dell'inventario, nell’articolazione delle ISAD

• denominazione (fondo, serie)• intitolazione (unità archiv. / documentaria)• datazione• consistenza• informazioni sul contesto• descrizione del soggetto produttore correlato• storia archivistica• modalità di acquisizione o versamento• dispersioni e scarti accertati• criteri di ordinamento• condizioni di accesso • stato di conservazione


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ISAD(G) – Schema gerarchico


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ICA / CDS, Guidelines

Linee guida per l’elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca

Schema delle relazioni tra i livelli di descrizione e le tipologie degli strumenti di ricerca

Fondo /subfondo

Serie /sottoserie

Fascicolo

documento


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Ultimi suggerimenti bibliografici

Gli strumenti della ricerca, a cura di Diana Toccafondi, [Archivio di Stato di Firenze – Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica, 6], Firenze, Edfir, 1997

Guida operativa alla descrizione archivistica. La descrizione inventariale. Roberto Grassi, Paolo Pozzi, Maurizio Savoja. - San Miniato, Archilab, 2001. - 142 p. ; 24 cm. [esaurito]

Guida operativa alla descrizione archivistica. Censimenti e guidea cura di Roberto Grassi e Paolo Pozzi, Archilab – Regione Lombardia, Edizione provvisoria, 2002.

Scaricabile all’indirizzo: http://www.lombardiabeniculturali.it/docs/archivi/censimenti.pdf

La Regione Lombardia ha pubblicato il primo manuale in assoluto redatto per accompagnare nella pratica il lavoro dell’archivista: Guida operativa per l’ordinamento e l’inventariazione degli archivi storici di enti locali, nata ad opera di un gruppo di archivisti ed informatici nell’ambito del Progetto Sesamo della Regione Lombardia, 1992.

Glossario (Plain): R. Grassi, M. Messina, M. Savojahttp://www.lombardiabeniculturali.it/archivi/glossario/

Glossari cui fare riferimento sono quelli presenti negli Standard internazionali

Inoltre i testi classici relativi al tema:

P. Carucci, Fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, pp. 132-237 (incluso il glossario e la circolare del 1966 sulla pubblicazione degli inventari).

A. Romiti, I mezzi di corredo archivistici e problemi di accesso, in «Archivi per la storia», 1990, 2, pp. 217-246, ora in Temi di archivistica, Maria Pacini Fazzi editore, [Lucca] 1996, pp. 67-126;

e per un quadro aggiornato si rinvia a:

P. Carucci, M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008.

http://www.lombardiabeniculturali.it/docs/archivi/censimenti.pdf

http://www.lombardiabeniculturali.it/archivi/glossario/

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Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione Claudia Salmini Archivio di Stato, Venezia