GLOBAL FILE

NUESTRA HISTORIA:Inicialmente se conocían 4 entidades diferentes, cada una de ellas brindaba una se-rie de productos y servicios con base a la implementa-ción documental, conozca-mos aquellas entidades:

INSUMO Tk: distribuidores de insumos para le gestión documental *CLASIMUNDO DE LOS ARCHIVOS: líderes en clasificación documental *CONISERVITY: conserva-ción de documentos * DIGIFILM: digitalización de documentos

El 4 de junio del presente año se realiza una reunión convocada por la gerente de en la cual se da a conocer la interesante propuesta de uni-ficar las entidades con el fin de brindar mayor eficacia a los usuarios. Dando como aceptada la propuesta por cada una de las entidades se realiza la unificación el día 11 de junio ,. Conformándo-se de esta manera GLOBAL FILES.

RAZÓN D DE, NUESTRA FORMACIÓN:Global files es una entidad construida con base a las ne-cesidades presentadas por los usuarios del medio docu-mental es por ellos que rea-liza la unificación con el fin de convertir nuestro bienes y servicios en una alternativa preferencial por todo nuestro usuarios.

MISIÓN: Conservar, controlar, orien-tar y brindar los implemen-tos necesarios a las empre-sas teniendo en cuenta los procesos archivísticos y la reglamentación de los mi-mos. De igual manera brin-dar soluciones integrales en administración de gestión documental.

VISIÓN:Ser reconocidos a nivel na-cional en cuanto a la conser-vación, control, orientación e implementación de instru-mentos necesario para la gestión documental brindan-do confianza y seguridad a quienes dispongan de nues-tros servicios.

POLÍTICAS DE CALI-DAD: (esta por definir por las tiene blanca y no me las ha mandado)VALORES CORPORATI-VOS:Integridad: se desempeña-ra nuestra labor ante lo más rigurosos principios éticos y legales. Transparencia: se brindaran nuestros servicios de mane-ra clara, consistente y opor-tuna.Respeto: trato digno y valo-ración de de l as diferentes ideas. Responsabilidad social: se brindaran factores de de-sarrollo a las comunidades donde se este presente.Actitud de servicio: se brin-dara amabilidad y eficacia en la presentación de nuevos servicios Trabajo en equipo: se valo-rara y se fomentara el aporte de los personas para el logro

de los objetivos comunes.Alto desempeño: continua-mente Se superaran las me-tas y se optimizara el uso de recursos para crear valor. superaran las metas y se op-timizara el uso de recursos para crear valor.

ESTRUCTURA ORGANI-ZACIONAL:

TALENTO HUMANO: Nuestro talento humano está conformado por personal especializado en Administra-ción Documental, Ingeniería y Ciencias de la Informa-ción, a nivel profesional, técnico y auxiliar, consciente de la importancia y valor de la información, lo cual nos permite garantizar la con-fidencialidad y reserva que nuestros servicios requieren.

NUESTROS PRODUCTOS Y SERVICIO A OFRECER:

A continuación nuestros pro-ductos y servicio a ofrecer:

INSUMOS PARA LA GES-TION DOCUMENTAL: Nuestra entidad se encar-gara de suministrar los im-plementos necesarios para la gestión documental estos serán:

• gorros• Guantes• Batas• Carpetas• Ganchos• Az• Papel• Cajas

¿Quién lo necesita?• Empresas constituidas con instalaciones y personal adecuados para la gestión documental.

• Empresas con proceso de proyectos archivísticos que requieran de materiales para tal labor.Beneficios:• Prevención del personal ante hongos y polvo.• Durabilidad de los ins-trumentos utilizados para el trabajo diario.• Comodidad y confort del personal para realizar sus labores.

ORGANIZACIÓN Y SIS-TEMATIZACIÓN DE AR-CHIVOS:Consiste en clasificar los do-cumentos por series y sub-series documentales, orde-narlos de forma cronológica, numérica o alfabética, según sus características específi-cas y elaborar un inventario sistematizado. De acuerdo con las condiciones del ar-chivo y las necesidades del cliente, se incluye la folia-ción. Los procedimientos generales son:• Depuración o descarte natural• Selección y eliminación (según Tabla de Retención o Tabla de Valoración Docu-mental)• Organización• Empaque• Inventario sistematizado• Ubicación Física

¿Quién lo necesita?• Empresas que no tienen su archivo organizado.• Empresas con archivo organizado sin inventario detallado o sistematizado.• Empresas que recibieron o recibirán fondos documen-tales acumulados sin organi-zar, provenientes de empre-sas liquidadas, absorbidas o fusionadas.

Beneficios• Archivos organizados de acuerdo con normas téc-nicas que garantizan su buen estado y oportuna recupera-ción.• Disponibilidad de un registro sistematizado de la información que se encuen-tra en el archivo.• Optimización de la con-sulta y el préstamo de los documentos.• Mejoramiento de la ges-tión administrativa y opera-tiva de la empresa, mediante la oportuna disponibilidad de la información.• Cumplimiento de la le-gislación nacional relacio-nada con la conservación de archivos.

ALMACENAMIENTO, CUSTODIA Y ADMINIS-TRACION DOCUMEN-TAL:Consiste en almacenar, cus-todiar y administrar los ar-chivos del cliente en áreas adecuadas dentro de nuestras instalaciones, garantizando su protección y conserva-ción. Los procedimientos generales son:• Recolección y Transpor-te• Organización general• Reempaque

• Inventario sistematizado• Almacenamiento• Atención de consultas¿Quién lo necesita?• Empresas que no tienen espacio para conservar su archivo.• Empresas que no cuen-tan con personal especializa-do para la administración del archivo.• Empresas que quieren optimizar el espacio en sus instalaciones.• Empresas en liquidación que deben asegurar la con-servación de su información.

Beneficios. Racionalización de los cos-tos de operación asociados a la conservación y adminis-tración de los archivos.

. Optimización del espacio, mediante el uso exclusivo de las instalaciones del cliente para el desarrollo de su obje-to social.. Efectiva protección y con-servación de los documentos entregados en custodia, me-diante un sistema de seguri-dad compuesto por: • Servicio de vigilancia permanente en conjunto ce-rrado, 24 horas dianas, 365 días al año.• Acceso restringido me-diante la utilización de Tar-jetas de Proximidad, que evita el ingreso de personal no autorizado.• Circuito cerrado de tele-visión.• Interruptores de asalto conectados directamente a la policía con respuesta inme-diata.• Sensores de movimiento y sensores de humo.

MICROFILMACION Y DI-GITALIZACION: ¿En qué consiste? La microfilmación es un procedimiento técnico que consiste en fotografiar do-cumentos y registrar en una película (microfilme), las imágenes de ellos altamen-te reducidas en tamaño. El microfilme es un material flexible y transparente para el registro de imágenes de proyección óptica, cuya du-rabilidad puede ser superior a los 400 años, según prue-bas realizadas por las casas fabricantes de materiales mi-crofílmicos.El objetivo principal de la microfilmación es obtener una reproducción exacta para facilitar la consulta y economizar los costos de conservación del documen-to. Los procedimientos ge-nerales son:

• Preparación de docu-mentos• Microfilmación y siste-matización• Revelado de películasQuién lo necesita?• Empresas con archivos de gran volumen.• Empresas que deseen conservar sus archivos en papel, en otro soporte que ofrezca mayor seguridad y durabilidad.

•Empresas que quieren opti-mizar el espacio en sus ins-talaciones.

Beneficios•Optimización de los espa-cios destinados al almacena-miento de archivos, ya que el espacio que ocupan los documentos en microfilme es aproximadamente el 2 del espacio que ocupan los do-cumentos en papel.•Permite la conservación de la información en un soporte diferente al papel, aseguran-do la integridad y confiabi-lidad del documento porque el microfilme es un medio inmodificable.•Es la solución ideal para la documentación que por nor-ma legal es necesario con-servar.•Rapidez y agilidad en la recuperación de la informa-ción.•Permite disminuir el

tiempo de retención de los documentos, ya que estando microfilmados pueden ser eliminados antes del tiempo establecido para los docu-mentos en papel.

SERVICIO AL CLIENTE:

Se cuenta con la implemen-tación de dos sistemas di-ferentes mediante los cuales se facilitara al usuario la in-teracción total con la entidad estos se definen como: •Customer relationship ma-nagement: mediante el cual es posible conocer las ne-cesidades del usuario para así poder brindarle no solo asesoría personalizada sino que también acoplar nuestros productos y servicios a sus requerimientos.

•Supply chain management: proceso que se lleva a cavo con el fin de Optimización estratégicamente de la red, incluyendo el número, lo-calización y el tamaño de almacenes, centros e insta-laciones de distribución. E decir que se estudiaran de-tenidamente las formas de implementación de nuestros servicios o productos en las diferentes entidades contrati-tas.

GRUPO

63758

SERVICIONACIONAL

DEAPRENDZAJE

S.E.N.A

MUCHAS GRACIAS