GRFS regelverket– Aktualiteter og Ofte stilte...Hva er vesentlig risiko? •Vår forståelse: –Hva er virksomhetskritisk for kundene våre? –Hva er virksomhetskritisk for byrået

1

GRFS‐regelverket –Aktualiteter og Ofte stilte spørsmål

Knut Høylie, fagsjef skatt, NARF

1

Alternativ kurstittel:

Regelverk til ergrelse(?)

2

2

Agenda

• eFaktura til Staten fra 1/7‐2012 – hva betyr dette for oss?• Risikostyring – bare en dokumentasjonsplikt, eller også til nytte?• Kundens interne rutiner – hva må vi følge opp og når?• Fremdriftsoversikt og loggføring av leveranser – hva kreves?• Rapportering til kunde – hvor langt går pliktene?• Kvalitetskontroll av medarbeidere og oppdrag – overvurderer vi

omfanget?• Feil og avvik hva må følges opp?• Feil og avvik – hva må følges opp?• Melding om mistenkelige transaksjoner – saker fra fagsupport• Rollekonflikter internt i byrået – mellom hvem og når kan de

oppstå?3

GRFS fylte 10 år 10. september 2011

• Regnskapsførerloven ble myndig og dermed voksen 18. juni

• Hvitvaskingsloven har vi levd med i 8 år• Risikostyringsforskriften har vi for tredje året

4

3

Faksimile ‐ NARFs hjemmeside 17. desember 2010:

5

Frivillig revisjon – veien frem• NARFs holdning var basert på flertallsvurdering

– Synspunktet støttet av 75 % av NARF‐medlemmene• De seirende argumentene• De seirende argumentene

– Administrative lettelser (forenklingshensynet)– Internasjonal harmonisering– Kost / nytte– Autorisasjonsordningen for regnskapsførere (i fravalgsgruppen anvender 70 % autorisert regnskapsfører)

6

4

Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om regnskapsførers betydning i næringslivet? Bruk av regnskapsfører. . .Resultater i prosent, N=1 531

7

Regnskapsbransjen – litt om inntektsforholdTotalt honorar

Regnskapsår 2009 2008 2007 2006 2005 2004 --- 1999

• Vekst 2007 ‐ 2009: 20 %

Totalt honorar 10,1 mrd

9,4 mrd

8,3 mrd

7,3 mrd

6,5 mrd

6,0 mrd

--- 3,4 mrd

8

5

Totalt antall oppdrag i bransjen

9

Diagrammet viser at det var 311 370 oppdrag i regnskapsførerbransjen per 31.12.2009. Antall oppdrag har økt med 5,1 % fra regnskapsåret 2007 til 2009. Videre viser diagrammet at antall oppdrag har økt med 50 % fra regnskapsåret 1999 til 2009.

Kvaliteten i bransjen

• Fra NARFs kvalitetskontroll, foretak

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Godkjent 36 % 42 % 41 % 38 % 51 % 57 % 54 % 62 %

Begrenset oppfølging

44 % 39 % 40 % 39 % 35 % 29 % 27 % 24 %

N k t ll 20 % 19 % 19 % 23 % 14 % 14 % 19 % 14 %

• Fra 1.500 til 6.000 medlemmer i NARF på 15 år.

Ny kontroll 20 % 19 % 19 % 23 % 14 % 14 % 19 % 14 %

10

6

Regnskapsbransjen – lønnsomhet blant AS

6 %7 %7 %

> 1000

Årsresultat i intervall

15 %

8 %

3 %

3 %

42 %

15 %

7 %

4 %

3 %

44 %

14 %

8 %

4 %

3 %

0-200

201 - 400

401 - 600

601 - 800

801 - 1000

2009

2008

2007

Det samlede årsresultatet for aksjeselskaper har økt fra ca. 416 mill til ca. 618 mill fra 2008 til 2009.

-19 %

48 %

-23 %

42 %

-21 %

-40 % -20 % 0 % 20 % 40 % 60 %

Underskudd

0 200

(Basert på tall fra Ravninfo.)

11

F kt til St t f 1/7 2012eFaktura til Staten fra 1/7‐2012 –hva betyr dette for oss?

12

7

Brev fra FAD 25.10.2011

2.6 Elektronisk faktura

I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal statligevirksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden ”El kt i k h d l f t” (EHF)”Elektronisk handelsformat” (EHF).

• Flere kilder: – http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/rundskriv/2011/samordning

‐og‐styring‐av‐ikt‐relaterte‐i.html?id=661897– http://anskaffelser.no/e‐handel/faktura/nyheter

13

Nye krav i standard format

Organisasjonsnummer til mottaker.MVA‐prosent på varelinje.Deres (mottakers) referanse.

Kilde:Direktoratet for forvaltning og IKT

( )

Anbefalte felterOrdrenummer.KIDLeverandørens bankkontonummerLeverandørens bankkontonummer.Leverandørens artikkelnummerKonteringsstreng på varelinjenivå.Leverandørens referanse.Kjøpers kundenr hos leverandør

8

IllustrertI dag

(Anbudsutlysning)Staten(Anbudstilbud)Din kunde K

Bestilling

Levering

Fakturering

Staten

(Anbudstilbud)Din kunde

Din kunde

Din kunde

onter

15

Fakturamottak

Godkjenning

Bokføring

Staten

Staten

Staten

ing

IllustrertI dag Neste år

(Anbudsutlysning) (Anbudsutlysning)Staten(Anbudstilbud) (Anbudstilbud)Din kunde K

Bestilling

Levering

Fakturering Fakturering

Levering

BestillingStaten

(Anbudstilbud) (Anbudstilbud)Din kunde

Din kunde

Din kunde

onter

16

Fakturamottak

Godkjenning

Bokføring

Fakturamottak

Godkjenning

Bokføring

Staten

Staten

Staten

ing

9



Bestilling

Levering


Levering

BestillingStaten


Din kunde

Din kunde

onter

17

Fakturamottak

Godkjenning

Bokføring

Fakturamottak

Godkjenning

”Bokføring”

Staten

Staten

Staten

ing

”Konklusjon” (basert på antagelse)

• Registreringsarbeidet flyttes over til leverandøren, dvs din kunde

• Og dermed flyttes også konteringskostnadene

• Den i statlig etat som bestiller må godkjenne fakturamottaket– Men dette kan også automatiseres, med unntak av at bestiller må bekrefte

tjeneste‐ eller varemottaket

• Statens økonomifunksjoner sitter igjen medStatens økonomifunksjoner sitter igjen med – Involvering i anbuds‐ og/eller bestillingsfasen– Rapporteringsfunksjonen– Egen utfakturering– Controllerfunksjonen 18

10

Hva betyr dette for resten av markedet?

• Hvor lang tid tar det før andre aktører krever tilsvarende?

• Hvis kort tid; din kunde bør vel vurdere å kreve tilsvarende eFaktura fra sine leverandører?

19

IT‐utvikling

• Et poeng å få full integrasjon av dataflyt mellom alle involverte datasystemer?– Lager (kunde), ordre (lev.), faktura (lev.), betaling (kunde) og regnskap (begge)

– NARF har igangsatt et arbeid sammen med systemleverandørene om standard dataformat

20

11



Bestilling

Levering


Levering

BestillingStaten


Din kunde

Din kunde

onter

21

Fakturamottak

Godkjenning

Bokføring

Fakturamottak

Godkjenning

”Bokføring”

Staten

Staten

Staten

ing

Går vi fra å operere i etterkant, til å komme i forkant?• Må vi bistå med bokføringsinfo allerede på bestillingstidspunktet?

• Skal vi da like gjerne sørge for bestillingen?• Administrere anbudsrunder?• Forhandle innkjøpspriser?• Altså bli kundenes innkjøpsavdeling???• Altså bli kundenes innkjøpsavdeling???

• Økt fokus på rapportering og controller‐funksjon? Temmelig sikkert

22

12

Risikostyring – bare en dokumentasjonsplikt, eller også til nytte?

23

Risikostyringsreglene ‐ repetisjon

Hva forskriften krever

24

13

Forskriftens innhold i korte trekk• Gjelder alle RF‐selskaper

– Eneste unntak er EPF

• Krav:1. Ansvarsdeling mellom styret og daglig leder2. Etablering av system for risikostyring og internkontroll3. Løpende vurdere vesentlige risikoer og internkontrollen

• Redusere sannsynligheten for at risiko inntreffer• Redusere konsekvensen dersom risiko inntreffer

4. Minimum årlig gjennomgang5. Dokumentasjon6. Uavhengig bekreftelse eller internrevisjon

• Merk! Uavhengig bekreftelse kun ved revisjonsplikt25

Hva er vesentlig risiko?

• Vår forståelse:– Hva er virksomhetskritisk for kundene våre?– Hva er virksomhetskritisk for byrået selv?

• Forholdsmessighet:– Foretakene skal tilpasse risikostyringen og internkontrollen etter arten omfanget av oginternkontrollen etter arten, omfanget av og kompleksitet i foretakets virksomhet.

26

14

Hva betyr dette i daglige?

• Bevisst forhold til risikoer• Bevisst forhold til kvalitet – i alle ledd• Større fokus på vesentlighet• Stille krav internt og til omgivelsene

– Leverandører– Det offentligeDet offentlige– Kundene

27

Hjelpemidler

KS Komplett

28

15

29

30

16

31

32

17

33

34

18

Risikoområder

35

Enmannsselskaper – byråets risikoer

• Opprettholde autorisasjonen?– Kontroll fra FT– 2. gangskontroll fra NARF– Kursoppdateringen i orden– Vederheftig

• Kapasitet– Hva skjer dersom DL brått blir syk/dør?– Leveringsdyktighet gjennom året

• Oppdragsdokumentasjon– Oppdragsavtaler, avstemmingsdok. mv er på plass

36

19

Fåmannsselskaper (2 – 6) ansatte – byråets risikoer

• Opprettholde autorisasjonen?– Kontroll fra FTKontroll fra FT– 2. gangskontroll– Kursoppdateringen i orden hos DL– Vederheftig

• Kapasitet– Hva skjer dersom nøkkelperson brått blir syk/dør?

Leveringsdyktighet gjennom året– Leveringsdyktighet gjennom året

• Oppdragsdokumentasjon– Oppdragsavtaler, avstemmingsdok. mv er på plass

• Kvalitetskontroll medarbeidere• Nødvendig fokus på ledelse? 37

Enmannsselskaper – kunders risikoer

• Utlønning – riktig beløp til rett tid• Fakturering – viktig mht likviditet og tillit• Betaling til leverandører – som over• Korrekt regnskapsrapportering – grunnlag for

viktige beslutninger• Purringer – likviditet og tillit• Refusjoner – likviditet j• Rett rådgivning – tilstrekkelig kompetanse og tid?• Oppbevaring – ikke førte bilag og datafiler

38

20

Fåmannsselskaper (2 – 6) ansatte – kunders risikoer• Utlønning – riktig beløp til rett tid• Fakturering – viktig mht likviditet og tillitg g g• Betaling til leverandører – som over• Korrekt regnskapsrapportering – grunnlag for viktige

beslutninger– Fast opplegg for bilagsmottak (inkl behandling av e‐post)

• Purringer – likviditet og tillitR f j lik idit t

39

• Refusjoner – likviditet • Rett rådgivning – tilstrekkelig kompetanse og tid?• Oppbevaring – ikke førte bilag og datafiler• Underslag

Større byråer

• Hele KS Komplett‐skjemaet 1.1.1.2• Jo større byrå, desto mindre avhengige av enkeltpersoners autorisasjon og kompetanse

• Mer avhengige av faste rutiner og intern rapportering

• Mister ikke autorisasjon som følge avMister ikke autorisasjon som følge av enkelthendelser– Gode rutiner går foran en ”glipp”

40

21

Nyttig?

• Vesentlighetsfokus fremfor detaljfokus.å f k k ?• Få øynene opp for viktige risikoer?– Gå ut av kontorbygget, se på bygget og still spørsmålet: Hva kan gå galt der inne?• Husk sannsynlighet og konsekvens

– Diskuter med alle medarbeidere

• Eksterne styremedlemmer ”tvinges” til å sette seg• Eksterne styremedlemmer tvinges til å sette seg inn i virksomheten

• Praktiseringen av autorisasjonsordningen– Mer vesentlighetsfokusert

41

Kundens interne rutiner – hva må vi følge opp og når?

42

22

Gå gjennom kundens rutiner

• Ved etablering av oppdrag skal RF sammen med

GRFS 1.2.2

oppdragsgiver vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring.

• Dersom RF i oppdragsperioden kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren.

• Ved vesentlige brudd eller gjentagelser, skal slik melding gis skriftlig.

43

Kundens rutiner ‐ bokføring

• Formelt innhold dokumentasjon• Innhold i kjøpsdokumentasjon + b t li t k j

GRFS 1.2.2

betalingstransaksjoner• Forsvarlig kontantforvaltning• Ordnet håndtering av dokumentasjon• Begrunne dokumentasjon hvis behov• Oppfølging av rapporter mv fra RF• Systematikk i returnert dokumentasjon• Krav til oppbevaring• Dokumentasjon av regnskapssystem

44

23

Kundens rutiner – lønn (1)

• Krav til å ha arbeidsavtaler

GRFS 2.2.4

• Oppfølging NAVs AA‐register• Betryggende rutine som sikrer riktig lønnsutbetaling

• Legitimasjonskrav for utgiftsrefusjoner, reiseregninger og andre utgiftsgodtgjørelserreiseregninger og andre utgiftsgodtgjørelser

• Krav til å gi arbeidstakere lønnsslipp• Krav om skattetrekkskonto

45

Kundens rutiner – lønn (2)

• Frist for innsetting av skattetrekksmidler på

GRFS 2.2.4

skattetrekkskonto• Betryggende oppbevaring av lønnsgrunnlag• Krav til oppbevaringstid• Plikten til yrkesskadeforsikring• Rutine for å kreve refusjon for sykepenger• Rutine for å kreve refusjon for sykepenger• Oppfølging av rapporter mv fra RF

46

24

Kundens rutiner – fakturering (1)

• Rutine som sikrer at leveranser blir fakturert

GRFS 3.2.6

• Forretningsprosess som sikrer at fakturaer har et betryggende grunnlag– Tilstrekkelig spesifisert, jf formelle krav– Tilstrekkelig info for korrekt avgiftsbehandling– Sikrer effektiv og riktig fakturering til rett tid

F d i i t l• Fanger opp endringer i avtaler• Fanger opp endringer i prisregistre og kunderegistre

47

Kundens rutiner – fakturering (2)

• Følger opp manglende betalinger

GRFS 3.2.6

• Oppfølging av rapporter mv fra RF• Krav til oppbevaringsplikter

48

25

49

Fra artikkelen:AvtalerHæhre og hans advokat innrømmer at de skulle hatt bedre og skriftlige avtaler. Hadde teksten på fakturaen vært "avtale om deponileie" og ikke bare "avtale" hadde Økokrim aldri brydd seg om dette, mente forsvarsadvokaten.

Hæhre har hatt kundeforhold til en rekke forbindelser i flere tiår. Da mener han det blir kunstig å bruke advokater for å formulere detaljer.

– Du gjør bare ikke det med folk du har tillit til, sier "anleggsslusken" fra Vikersund.

50

Entreprenør Albert Kristian Hæhre tapte rettssaken mot Økokrim. Retten mener avtalene det strides om har vesentlig mangler og satte boten til 20000 kroner. Denne avtalen skrev de ned på et papirark og avtaleteksten var spartansk og enkel. Og den holdt ikke vann i henhold til regnskapsloven.

26

Her følger noen påstander om din bedrifts eksterne regnskapsfører. Hvor enig eller uenig er du i disse påstandene?Resultater i prosent, N=1 531

23 36 18 7 16Regnskapsfører bidrar til at vi i større grad kan konsentrere oss om vår kjernevirksomhet

Helt enig Delvis enig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke

19

17

14

32

38

43

23

23

20

9

8

10

17

13

13

Regnskapsfører tar seg for godt betalt i forhold til verdien av de tjenestene som leveres

Regnskapsfører har god kunnskap om vår bransje

Regnskapsfører er bedriftens viktigste rådgiver og støttespiller i økonomiske spørsmål

3

5

8

6

10

30

11

12

26

52

42

16

28

30

21

0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %

Vår bedrift har planer om å ta tilbake regnskapsarbeidet og utføre det selv

Vår bedrift vurderer å skifte regnskapsfører

Regnskapsfører kommer uoppfordret med råd til vår bedrift

51

Sjekkpunkt Hjemmel [1]) OK/IG/IA Kommentar

1Formelt innhold utgående faktura BF § 5-1

2Formelt innhold kvitteringer BF § 5-3-2 2.

ledd og § 5-4

3Formelt innhold kassaapparatrapporter BF § 5-3-3 1.

ledd

4Legitimasjon av kontantomsetning (dagsoppgjør) BF § 5-3-3 2.

ledd

5Timebestillingssystem BF § 8-4-2

6Timeregistreringer BF § 8-4-1

7Lønnsdokumentasjon BF § 5-6

8Varetellingslister BF § 6-1

52

9Dokumentasjon av uttak BF § 5-8

10Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter BF § 5-9

11Dokumentasjon av bevertningsutgifter BF § 5-10

Utdrag fra sjekkliste for rutinegjennomgang!

27

Oppsummering

• Planlegg gjennomgang av kundens rutiner• Besøk gjerne kundens lokaler, om mulig

– Lær din kunde å kjenne!

• Gå gjennom rutinene sammen med oppdragsgiver

• Tilpass rutinene, slik at samspillet blir godtTilpass rutinene, slik at samspillet blir godt

53

Fremdriftsoversikt og loggføring av leveranser – hva kreves?

54

28

Loggfør utlevering av bilag mv• RF skal føre oversikt (logg) over mottak av dokumentasjon,

alternativt føre oversikt over forsinket levering.

GRFS 1.2.3.3 / 2.3.2.3 / 3.3.2.3

Kundenr.: Arkiv:

0.2Utarb.av:

Gj.gått av: Side:

1 av 1

Kunde:Utarb. dato:

Gj.gått dato:

Regnskapsår:

Sak:

SJEKKLISTE GJENNOM ÅRET

55

Tekst Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 13.k 14.k 15.k

Bilag ankommet

Regnskapet ført

Regnskap til kunde

Bilag returnert

Loggfør rapportering og utlevering bilag

• Det skal føres oversikt over tidspunkt for rapportering og

GRFS 1.2.3.3

utlevering av regnskapsmaterialeKundenr.: Arkiv:

0.2Utarb.av:

Gj.gått av: Side:

1 av 1

Kunde:Utarb. dato:

Gj.gått dato:

Regnskapsår:

56

Sak:

SJEKKLISTE GJENNOM ÅRETTekst Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 13.k 14.k 15.kBilag ankommetRegnskapet førtRegnskap til kundeBilag returnert

29

Rapportering til kunde – hvor langt går pliktene?

57

Rapportering til kunde• Skal leveres ut fra hva som er avtalt med kunde.B h tt b li j f k d

GRFS 1.4.1

• Behov og nytte bør synliggjøres for kunden.• Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall.

58

30

Rapporter ‐ anbefalinger1. Tilpass rapporten til oppdragsgiver2 Gi en alderfordelt oversikt over uoppgjorte kundefordringer

GRFS 1.4.1.2

2. Gi en alderfordelt oversikt over uoppgjorte kundefordringer3. Gjør det samme for leverandørgjelden4. Periodiser vesentlige inntekter og kostnader

– Vurder gjerne bruttofortjenesteberegning for å stipulere varelager.

5. Benytt like periodiseringsprinsipper fra periode til periode.6. Informer oppdragsgiver dersom det er gjennomført

endringer i oppstillingsform, spesifikasjonsgrad eller i periodiseringsprinsipper.

59

Rapporter ‐ kommentarer

• Regnskapsrapportene skal i alminnelighet

GRFS 1.4.1.3

kommenteres.– Forutsetninger som regnskapet bygger på– Kommentarer til utvikling (særlig negativ) vedr egenkapital, likviditet og/eller inntjening.

– Uklarheter og spørsmål.dd å l i i k l k if li– Brudd på lovgivning skal uansett tas opp skriftlig.

60

31

Kvalitetskontroll av medarbeidere og oppdrag – overvurderer vi omfanget?

61

Kvalitetskontroll på oppdraget• Oppdragsansvarlig eller annen autorisert RF skal minst en gang årlig kontrollere følgende for hver

GRFS 1.6.2 / 2.7.1

en gang årlig kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:– Oppdragsavtale er à jour– Fullmakter er skriftlig dokumentert– Logg over mottak og utsendelse oppdateres løpende– Avstemminger utføres periodisk og dokumenteresAvstemminger utføres periodisk og dokumenteres – Fremdriftsoversikt holder à jour– Oppdragsdokumentasjonen er à jour

62

32

Omfang på medarbeiderkontrollen

• Kvalitetskontrollens hyppighet og omfang vil

GRFS 1.6.3

kunne variere med den enkelte medarbeider– Medarbeiderens kompetanse – Medarbeiderens kapasitet– Medarbeiderens erfaring– Oppdragsgivers administrative rutiner– Oppdragets kompleksitet

• Kontrollen kan bestå av stikkprøver

63

Avvik og dokumentasjon

• Feil og mangler som avdekkes skal dokumenteres

GRFS 1.6.4/1.6.5

og korrigeres så raskt som mulig• Kvalitetskontrollen skal dokumenteres i egnet oppfølgingssystem

64

33

Feil og avvik – hva må følges opp?

65

GRFS 1‐kravene til oppfølging feil og avvik

• Oppdragsgivers interne rutiner – Tas opp med oppdragsgiver. – Vesentlige brudd eller gjentakelser Skriftlig

• Dokumentasjon– Skal uansett tas opp med oppdragsgiver– Vesentlige brudd eller gjentakelser Skriftlig

• Avstemminger– Avvik skal følges opp.

• Regnskaps‐, bokførings‐, skatte‐ og avgiftslovgivning– Skal uansett tas opp med oppdragsgiver

66

34

Melding om mistenkelige transaksjoner –saker fra fagsupport

67

Antall hvitvaskingsmeldinger

68

35

Undersøkelsesplikten

HVL § 17. UndersøkelsespliktDersom rapporteringspliktige har mistanke om at en pp g p gtransaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbarhandling eller forhold som rammes av straffeloven §§ 147 a, 147 b eller 147 c, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken.

69

Rapporteringsplikten

§ 18. RapporteringspliktDersom undersøkelser som nevnt i § 17 ikke avkrefter mistanken, skal den rapporteringspliktige av eget tiltak oversende opplysninger til Økokrim om den aktuelle transaksjonen og om de forhold som har medført mistanke. Den rapporteringspliktige skal på forespørsel gi Økokrim alle nødvendige opplysninger om transaksjonen

i t kog mistanken.

36

Den enkeltes ansvar• Medarbeidernes ansvar

• Mistenkelige og uvanlige forhold skal rapporteres internt i ht interne rutinerht interne rutiner

• Oppdragsansvarliges ansvar– Intern kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse

• Hvitvaskingsansvarliges ansvar– Er kontakt‐ og kommunikasjonspunkt internt

– Omfatter også oppdragsansvarligeg pp g g– Sjekkliste og intern kontroll av at ”faresignaler” følges opp i

oppdragene– Sørger for at reglene er kjent og forstått

71

• GRFS 1.2.4.1 om bokføringen:– Gjennomføre formalkontroll– Ta selvstendig stilling til bokføringskontoer, resultatføring kontra balanseføring, samt skatte‐ og

avgiftsmessig behandling

Når?

– Reagere på uriktige og ulogiske forhold– Følge opp mistenkelige transaksjoner

• GRFS 2.3.3.1 om oppfølging lønnsoppdrag– Så lenge lønnsytelser er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsførervirksomheten ingen plikt til å

verifisere lønnsgrunnlaget. Dette gjelder så langt regnskapsførervirksomheten ikke forstår eller burde forstå at lønnsgrunnlaget er uriktig eller usannsynlig.

– Dersom regnskapsførervirksomheten har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som omfattes av hvitvaskingsloven, skal den gjennomføre undersøkelse og rapportering i samsvar med nevnte lov. Jf hvitvaskingsloven §§ 17 og 18

• GRFS 3.3.3.1 om oppfølging faktureringsgrunnlag– Regnskapsførervirksomheten skal påse at faktureringsgrunnlagene er tilstrekkelig spesifisert til å

oppfylle lovbestemte innholdskrav til fakturaer. – Dersom regnskapsførervirksomheten har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som

omfattes av hvitvaskingsloven, skal den gjennomføre undersøkelse og rapportering i samsvar med nevnte lov Jf bokføringsforskriften § 5‐1‐1

• Betalinger for kunde 72

37

Hva er hvitvasking?

• Hvitvasking er å sikre utbytte fra straffbar handling. • For at utbyttet skal kunne tas i bruk av

gjerningspersonene må det integreres i den legale økonomien.

• Formålet med hvitvasking er derfor å få det til å se ut som om utbyttet er ervervet på lovlig måte, samt å skjule dets illegale opprinnelse.

Eksempler på type krim

1. Penger generert fra organisert kriminalitet, som narkotikahandel, menneskesmugling og våpensmugling

2. Ransutbytte3. Penger tilegnet gjennom underslag, skatteunndragelse,

bedrageri, misbruk av selskapsformer, innsidehandel eller korrupsjon.

38

Hva rapporteres fra regnskapsførere?

• Svart omsetning• Svart avlønning

• Fiktive innlån• UlovligeSvart avlønning

• Fakturering med moms uten momsregistrering

• Trygdesvindel• Kontante oppgjør inn/ut

Ulovlige lån/mellomregninger

• Underslag• Overføringer til utlandet

inn/ut• Fiktive inngående fakturaer

75

Eksempler fra NARFs fagsupport

• Momssvik/skatteunndragelse– Mottar faktura med mva. Selger er ikke mva‐registrert.

(– Falsk fakturering (utstedelse av falske fakturaer til seg selv).

39


• Omsetning uten aktivitet– Butikk rapporterer høy omsetning inn i regnskapet. RF har kontor i nærheten av butikken og observerer at butikkenkontor i nærheten av butikken, og observerer at butikken sjelden er åpen


• Svart omsetning mellom RF‐kunder– RF‐kunde 1 mottar inngående faktura fra RF‐kunde 2. Utgående faktura finnes ikke i regnskapet til kunde 2

40


• Fakturering uten reell leveranse / tapping av midler– Norsk selskap blir fakturert fra utenlandsk selskap for rådgivningstjenester. Eier av det norske selskapet er direktør i det utenlandske. Tvil om realitet i leveransen.


• Trygdemisbruk– Gravid kone ansatt i ektemannens AS. Noen måneder før fødselstermin får kona en betydelig lønnsøkning. Lønnsøkningen fremstår som ubegrunnet i forhold til stillingen i selskapet.

– Fiskere sykmelder seg i friperioder.

41

Hvitvaskingsloven – oversikt1. Plikt til å etablere rutiner2 Plikt til å utpeke hvitvaskingsansvarlig2. Plikt til å utpeke hvitvaskingsansvarlig3. Plikt til risikobasert kundekontroll4. Plikt til løpende oppfølging av kundeforholdet5. Undersøkelsesplikt av mistenkelige transaksjoner6. Rapporteringsplikt ved ikke avkreftet mistanke

om straffbare forhold

81

om straffbare forhold

Identitetskontroll

Fysiske personer

Godkjent legitimasjon:• Pass• Førerkort (ikke grønt førerkort)• Norsk bankkort• Forsvarsdepartementets ID‐kort• Postens ID‐kort (utstedt etter 01.10.1994)• Nasjonale ID‐kort utstedt innenfor EØS‐området

82

• Reisebevis for flyktninger og utlendingspass • Asylsøkerbevis – supplert med tilleggsdokumentasjon

som omfatter navnetrekk og fødested

82

42

IdentitetskontrollJuridiske personer (HL § 7)

• Firmaattest el l – maks 3 måneder gammel (HF § 7)• Når kunden er en juridisk person, skal identiteten til den som

handler på vegne av kunden bekreftes på grunnlag av gyldighandler på vegne av kunden bekreftes på grunnlag av gyldig dokumentasjon (unntatt ved kjent kunde)

• Videre skal det dokumenteres ved firmaattest, stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt el l at vedkommende er berettiget til å representere kunden utad– Det kan reises spørsmål om hvem som er ”den som handler på

vegne av kunden”. Dette vil vanligvis være den personen som kontakter regnskapsfører og er bemyndiget til å undertegne

83

kontakter regnskapsfører og er bemyndiget til å undertegne oppdragsavtalen. Det vil f eks ikke omfatte hele styret eller alle eierne av virksomheten

83

IdentitetskontrollIkke‐registrerte juridiske personer

• For juridiske personer som ikke er registrert i offentlig register, skal det i tillegg innhentes dokumentasjon for at kunden eksisterer, f eks originalt, undertegnetat kunden eksisterer, f eks originalt, undertegnet stiftelsesdokument.

• Det skal registreres opplysninger om (jf HL § 8 (4))– Organisasjonsform, – Stiftelsestidspunkt– Daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende

kontaktperson

84

p

• Fysisk kontaktperson skal skriftlig erklære at de gitte opplysninger er riktige.

• I slike tilfeller stiller HF § 8 krav om innhenting av firmaattest eller annen utskrift innen fire uker etter at registrering har funnet sted i det aktuelle registeret

43

Rollekonflikter internt i byrået – mellom hvem og når kan de oppstå?

85

Økende antall diskusjoner?

• Daglig ledervs• Oppdragsansvarligvs• Hvitvaskingsansvarlig

86

44

Oppdragsansvarlig (OA) – Definisjon

• Regnskapsførerloven § 3 og § 6– § 3: Autorisert regnskapsfører skal opprette skriftlig oppdragsavtale med oppdragsgiveren.

– § 6: I oppdragsavtalen etter § 3 skal regnskapsførerselskapet utpeke en bestemt autorisert regnskapsfører som ansvarlig regnskapsfører for oppdraget.

8787

pp g

OA’s formelle ansvar

• Regnskapsførerloven § 2

– ”Autorisert regnskapsfører skal utføre sine oppdrag i samsvar med bestemmelser i og i medhold av lov og i samsvar med god regnskapsføringsskikk”

8888

45

OA’s reelle ansvar

• OA er hovedansvarlig for at – kundene får det de skal ha ifølge oppdragsavtalen– produktet er kvalitetsmessig korrekt– nytt regelverk implementeres– kvalitetskontroll gjennomføres

8989

Hvitvaskingsansvarlig

• Hvitvaskingsloven § 23:D t k l t k i l d l k l– Det skal utpekes en person i ledelsen som skal ha et særskilt ansvar for å følge opp hvitvaskingsrutinene.

– RF skal ha forsvarlige interne kontroll‐ og kommunikasjonsrutiner

• Hvitvaskingsloven § 17 og 18– Mistanke om at en transaksjon har tilknytning til en straffbar handling• Undersøkelsesplikt• Rapporteringsplikt

90

Documents

GRFS regelverket– Aktualiteter og Ofte stilte...Hva er vesentlig risiko? •Vår forståelse: –Hva er virksomhetskritisk for kundene våre? –Hva er virksomhetskritisk for byrået