FACKFÖRBUNDET ST

Grundutbildning kassörer

1

Introduktion utbildning för kassörer

Grattis! Du har blivit vald i förtroende av dina kollegor att vara kassör eller revisor.

Det här materialet ska hjälpa dig att klara ditt uppdrag som kassör, men även revisorer kan ha nytta av att innehållet. Det du har framför dig är litteraturen till den handledarledda utbildningen som finns på STs hemsida, men innehåller inga övningar eller inlämningsmoment. Materialet är öppet för alla förtroendevalda att ta del av när som helst.

Utbildningen är uppdelad i 11 avsnitt med teori, konkreta tips och förslag till rapportmallar och kodplan. Vår ambition är att den ska fungera för kassörer både i små och i större föreningar.

Om du har funderingar kring innehållet i utbildningen är du välkommen att kontakta kansliet på ekonomi@st.org.

Lycka till som kassör!

2

Innehåll AVSNITT 1 - Kassörens uppdrag .............................................................................................................. 4

Kassörens ansvar ................................................................................................................................. 4

Byte av kassör ...................................................................................................................................... 4

AVSNITT 2 - Grunduppgifter .................................................................................................................... 5

Ideella föreningar ................................................................................................................................ 5

Styrelsens ansvar ................................................................................................................................. 5

Bokföringsskyldighet och stadgar ....................................................................................................... 5

Medlemsavgifter, anslagssystemet och lokala avgifter ...................................................................... 7

Organisationsnummer ......................................................................................................................... 7

Firmatecknare, arbetsordning och attest ............................................................................................ 7

AVSNITT 3 - Kontoplan och kontering ..................................................................................................... 9

Konton ................................................................................................................................................. 9

Kontoplan ............................................................................................................................................ 9

Kontoplanens uppbyggnad .................................................................................................................. 9

Föreningens kontoplan ...................................................................................................................... 10

Dubbel bokföring ............................................................................................................................... 11

Konteringsprinciper ........................................................................................................................... 12

Balanskonton ..................................................................................................................................... 12

Resultatkonton .................................................................................................................................. 13

AVSNITT 4 - Planering och budgetering ................................................................................................ 16

Resultatbudget .................................................................................................................................. 16

Likviditetsbudget ............................................................................................................................... 17

AVSNITT 5 - Löpande redovisning ......................................................................................................... 18

Verifikationer ..................................................................................................................................... 18

Bokföringsböcker eller -program? ..................................................................................................... 19

Manuell bokföring ............................................................................................................................. 19

Bokföringsprogram ............................................................................................................................ 19

E-bokföring ........................................................................................................................................ 20

Praktiskt bokföringsarbete ................................................................................................................ 20

Rättningar .......................................................................................................................................... 21

Kontant- eller fakturametoden? ....................................................................................................... 22

Periodisering ...................................................................................................................................... 23

Interimsfordringar ............................................................................................................................. 23

Interimsskulder .................................................................................................................................. 24

AVSNITT 6 – In- och utbetalningar ........................................................................................................ 25

3

Utbetalningar och kontanthantering ................................................................................................ 25

Löner, arvoden och arbetsgivaravgifter ............................................................................................ 25

Inventarier ......................................................................................................................................... 26

AVSNITT 7 - Avstämning ........................................................................................................................ 27

Avstämningar .................................................................................................................................... 27

Felsökning .......................................................................................................................................... 28

AVSNITT 8 - Årsavslut ............................................................................................................................ 29

Årsrapport, förenklat årsbokslut eller årsbokslut? ........................................................................... 29

Praktiskt bokslutsarbete .................................................................................................................... 29

Arkivering .......................................................................................................................................... 30

AVSNITT 9 - Uppföljning- och rapportering ........................................................................................... 31

Budgetuppföljning ............................................................................................................................. 31

Balansrapport .................................................................................................................................... 31

Resultatrapport ................................................................................................................................. 31

Balansräkning och resultaträkning .................................................................................................... 31

AVSNITT 10 - Skatter och deklaration ................................................................................................... 35

Skattekonto ....................................................................................................................................... 35

Arbetsgivaravgift ............................................................................................................................... 35

Skatteavdrag ...................................................................................................................................... 35

Skattedeklaration .............................................................................................................................. 35

Kontrolluppgift .................................................................................................................................. 36

Moms ................................................................................................................................................. 36

Inkomstskattedeklaration ................................................................................................................. 36

Deklaration i praktiken ...................................................................................................................... 37

Preliminärskatt .................................................................................................................................. 37

AVSNITT 11 - Revision ........................................................................................................................... 38

Revisorns roll, uppgifter och ansvar .................................................................................................. 38

Granskningen ..................................................................................................................................... 39

Rapportering...................................................................................................................................... 41

4

AVSNITT 1 - Kassörens uppdrag Kassörens uppdrag är ett förtroendeuppdrag. Föreningens medlemmar har visat ett förtroende för att du som kassör, för deras räkning, ska ha hand om och förvalta föreningens ekonomi.

Sättet att välja kassör kan variera beroende på hur stadgarna i föreningen är utformade. Endera väljs kassören direkt av medlemmarna på årsmötet, till sitt särskilda uppdrag, inom styrelsen. Det andra sättet är att först väljs styrelsen i sin helhet och vid ett konstituerande styrelsemöte utser styrelsen inom sig de olika funktionerna som till exempel kassör. Det bästa är att årsmötet väljer kassören direkt. Då kan valberedningen föreslå en lämplig kandidat som också är beredd att ta på sig kassörsuppdraget.

De huvudsakliga uppgifterna för kassören är att:

• göra en ekonomisk planering (budgetering) • sköta bokföring, utbetalningar och bokslut (redovisning) • samt att sköta rapportering till styrelsen (uppföljning)

Även andra uppgifter kan ingå som till exempel försäkringsfrågor, avtalshantering och lämnande av skattedeklarationer.

Kassörens viktigaste egenskaper är att kunna hålla ordning och reda både på pengar och dokumentation samt att kunna sätta sig in i gällande regelverk.

Kassörens ansvar Ansvaret för ekonomin i föreningen är alltid gemensamt för hela styrelsen. Kassören har ett delegerat styrelseansvar att sköta ekonomin, men också ett ansvar att förankra sitt arbete hos övriga styrelseledamöter. Det är därför viktigt att kassören känner till hur återrapporteringen ska gå till och därmed håller styrelsen informerad om den ekonomiska situationen.

Ansvaret regleras främst av föreningsstadgarna, men även av lagstiftning, till exempel, brottsbalken. Om styrelsen eller kassören är orsak till att föreningen eller enskilda medlemmar lider skada, kan styrelsen eller kassören bli ersättningsskyldiga och dömas till straff för detta.

Brottsbalken 10kap §5 Om någon, på grund av förtroendeställning, vare sig det är i allmän eller enskild tjänst, såsom syssloman eller eljest, fått att för annan sköta ekonomisk angelägenhet eller öva tillsyn och skötsel därav, missbrukar behörighet att företräda huvudman eller eljest sin förtroendeställning och därigenom skadar huvudmannen, dömes, om gärningen icke är belagd med straff enligt 1-3§§, för trolöshet mot huvudman till böter eller fängelse i högst två år.

Är brottet grovt ska dömas till fängelse, lägst sex månader och högst sex år.

Byte av kassör Byte av kassör sker normalt i samband med konstituering av styrelsen efter årsmötet. Ibland inträffar det att föreningen måste byta kassör under löpande verksamhetsår.

Vid byte av kassör rekommenderas att en delrevision genomförs. Med detta menas att revisorerna kontrollerar bokföringen, kassan och behållningen på de olika kontona. Vid detta tillfälle är det lämpligt att såväl den avgående som den tillträdande kassören är med.

Vidare bör ett protokoll upprättas där det framgår att byte av kassör skett. Protokollet bör undertecknas av båda kassörerna och närvarande revisorer.

5

AVSNITT 2 - Grunduppgifter Fackförbundet ST är en ideell förening. Det betyder att förbundets verksamhet inte drivs i vinstsyfte. Istället är verksamhetens mål att främja medlemmars ekonomiska och sociala intressen. Förbundets ekonomiska verksamhet är inte huvudmotivet utan ett hjälpmedel för att uppnå de ideella målen.

Ideella föreningar En förening har stadgar, vald styrelse, protokollförda möten, demokratisk insyn för medlemmarna samt verksamhets- och revisionsberättelser som visar hur styrelsen skött ekonomi och verksamhet.

Fackföreningar är ideella föreningar. Utmärkande för ideella föreningar är att de antingen har en ideell målsättning (med eller utan ekonomisk verksamhet) eller att den främjar sina medlemmars ekonomiska intressen utan att bedriva ekonomisk verksamhet. Med ekonomisk verksamhet menas en affärsmässigt organiserad eller bedriven verksamhet. Att pengar används i verksamheten innebär inte att det är en ekonomisk verksamhet. Med ideellt ändamål menas allt som inte är ekonomisk verksamhet.

Det finns ingen civilrättslig lagstiftning för ideella föreningar. Istället följs rättspraxis och ibland tillämpas lagarna för ekonomiska föreningar.

För att en ideell förening ska vara en juridisk person krävs att den har antagit stadgar. Dessa ska inne-hålla namn, ändamål och bestämmelser om beslutsfattandet. Föreningen ska också ha valt styrelse.

I en ideell förening ska medlemmar kunna delta i och påverka besluten. Det ordinarie föreningsmötet (årsmötet) är beslutande organ efter modell som hämtats från Lagen om ekonomiska föreningar. Där finns föreskrifter om uppgifter och befogenheter för en styrelse som ger bra vägledning för styrelsearbetet även i ideella föreningar. Styrelsen är föreningens verkställande organ och har till exempel ansvaret för anställda, bokföring och medelsförvaltning.

Styrelsens ansvar En ideell förening är som juridisk person själv ansvarig för de avtal som sluts av behörig företrädare i dess namn. Medlemmarna har inte något personligt ansvar för föreningens skulder eller åtaganden. Ansvaret för ekonomin i föreningen är alltid gemensamt för hela styrelsen.

I stadgar och instruktioner ska framgå vilka personer som har rätt att företräda föreningen (firmatecknare) och i vilka frågor (befogenheter). Om personen överträder sina befogenheter kan föreningen ändå bli bunden till avtalet, om det är rimligt att motparten inte förstått att företrädaren inte hade rätt att teckna avtalet. Personen som överträtt sin befogenhet kan då bli ersättningsskyldig mot föreningen.

Bokföringsskyldighet och stadgar Ordet bokföring kommer av att man gör noteringar i olika böcker (föra bok). Ett annat begrepp som innebär ungefär samma sak är ekonomisk redovisning. Detta är ett mer rättvisande begrepp eftersom redovisning handlar om mer än bara bokföring. Bokföringen är den del av redovisningen du gör när du för in uppgifter i en bokföringsbok eller registrerar dem i ett bokföringsprogram. Till bokföringen hör också avstämningar, månadsrapporter och arkivering. Redovisningen innebär också, till exempel, att analysera rapporter, lägga upp budget, göra bokslut och upprätta årsavslut.

Bokföringsskyldigheten för ideella föreningar regleras i bokföringslagen (BFL). För föreningar som inte omfattas av BFL gäller att de ska ha en ordning i ekonomin som svarar mot god redovisningssed, dvs praxis och rekommendationer från myndigheter och organisationer. Främst från Bokföringsnämnden (BFN) och Föreningen auktoriserade revisorer (FAR).

6

En ideell förening är bokföringsskyldig enligt Bokföringslagen (BFL 2 kap 2§) om något av tre krav uppfylls:

• Föreningen bedriver näringsverksamhet. Med näringsverksamhet menas verksamhet som är av ekonomisk natur och bedrivs yrkesmässigt. Verksamheten ska ge intäkter, men behöver inte gå med vinst. Medlemsavgifter och anslag är inte näringsverksamhet.

• Föreningen är moderbolag i en koncern. • Värdet på föreningens tillgångar överstiger 1,5 miljoner kronor. (Marknadsvärde vid

årsskifte)

En ideell förening som inte uppfyller något av kraven är inte bokföringsskyldig enligt lagen. Inom Fackförbundet ST är det stadgarna Stadgar för Fackförbundet ST, dess avdelningar, sektioner och klubbar som reglerar att föreningarna är bokföringsskyldiga trots att de inte uppfyller något av bokföringslagens krav annars.

Avdelningar inom ST är bokföringsskyldiga och ska föra räkenskaper per kalenderår enligt STs stadgar §56. Detsamma gäller även sektioner och klubbar inom ST. (Undantag finns för avdelningar, sektioner och klubbar som inte har anslag eller lokala avgifter.) I stadgarna framgår också att varje års räkenskaper ska avslutas med bokslut.

I stadgarna finns dels Förbundsstadgar som reglerar förbundets verksamhet och dels Normalstadgar för avdelningar, sektioner och klubbar. Vanligen antar föreningarna Normalstadgarna, men det går att besluta om egna stadgar. För att de egna stadgarna ska vara giltiga måste de godkännas av närmaste högre styrelse (förbundsstyrelse, avdelningsstyrelse eller sektionsstyrelse) enligt §§ 50,60 och 64 i Förbundsstadgarna.

Att samtliga föreningar inom ST är bokföringsskyldiga enligt stadgarna har sin grund i att det är viktigt att alla medlemmar ska veta hur pengarna används och att ekonomin sköts korrekt. Finns ingen bokföring går det ju varken att kontrollera om styrelsen har ordning på pengarna eller genomföra en revision. Enligt lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter är ideella föreningar skyldiga att sköta bokföringen så att det finns underlag för uppgiftsskyldigheten och kontrollen av den. Inkomster ska beräknas och deklareras enligt bokföringsmässiga grunder och det förutsätter att det finns korrekt bokföring.

God redovisningssed är ett vanligt uttryck inom redovisning som kan ge utrymme för olika bedömningar. För företag som aktiebolag och handelsbolag finns lagstiftning, rekommendationer och praxis. Dessa har blivit vägledande för hur bokföring ska skötas och redovisas. Det finns flera fördelar med att föreningen använder samma metoder som gäller i vanliga företag, till exempel att vanliga redovisningsprogram och kassaböcker kan användas, samt att det är lättare att sätta sig in i bokföringen för styrelsen och revisorer. Det är också enklare att hitta någon som är redovisnings-kunnig och kan sköta bokföringen.

Bokföringsnämnden (BFN) publicerade 2010 ett allmänt råd och vägledning för ideella föreningar som ska upprätta förenklat årsbokslut. Råden och vägledningarna är tillämpbara även för föreningar som enligt lag inte är bokföringsskyldiga.

7

Medlemsavgifter, anslagssystemet och lokala avgifter STs kansli aviserar medlemmarnas avgifter och registrerar inträden, utträden och betalningar. De sköter även påminnelsehanteringen. För varje anslagsberättigad medlem som betalat sin avgift, utbetalas månaden därpå anslag till medlemmens avdelning.

Anslag utgår för aktiva medlemmar, men inte för:

• arbetslös medlem • för den som är avgiftsbefriad på grund av studier eller värnplikt • medlemmar med doktorandmedlemskap • nya medlemmar under de tre första gratismånaderna.

Avdelningsanslaget består av följande delar:

• Mängdtillägg utgår från den 401:e medlemmen upp till den 2 000:de medlemmen • Helt geografitillägg utgår till avdelning med minst 7 medlemmar i minst 7 län (bostadslän). • Halvt geografitillägg utgår till avdelning med minst 7 medlemmar i minst 5 län (bostadslän).

Avdelningarnas medlemsstruktur stäms av före anslagsberäkningen varje månad. Då korrigeras rätten till eventuellt geografitillägg. Anslaget utbetalas till avdelningens postgiro, bankgiro eller bankkonto senast den 15:e varje månad. Anslagsutbetalningarna till sektioner och klubbar sköts sedan av avdelningarna.

Även den lokala avgiften som avdelningarnas årsmöte själva beslutat om, betalas ut tillsammans med anslagen. Även sektioner och klubbar kan besluta att ta ute en egen lokal avgift som då betalas till avdelningen för vidare utbetalning till sektionen och klubben (undantag ST inom Försäkringskassan . Som avdelningskassör har du tillgång till RMS-systemet för att se beräkningen av anslagsutbetalningar och lokala avgifter som gjorts.

Organisationsnummer Ett organisationsnummer är ett företags/förenings motsvarighet till personnummer. Om det inte redan finns ett organisationsnummer för föreningen kan man kontakta Skatteverket för att få ett sådant. Det är Skatteverket som tilldelar organisationsnummer och som är ansvarigt för organisationsnummerregistret.

Läs mer om organisationsnummer på: https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/foretagare/startaochregistrera/organisationsnummer.4.361dc8c15312eff6fd235d1.html?q=organisationsnummer

OBS! Att använda ett organisationsnummer för att, till exempel teckna avtal för en förening utan att ha befogenhet att göra det är brottsligt! Det kan jämföras med att använda en annan persons personnummer.

Något register över ideella föreningar finns inte. En ideell förening behöver heller inte registreras för att bli en juridisk person och därigenom få rättskapacitet.

Firmatecknare, arbetsordning och attest Med firmatecknare menas de som har rätt att med sin namnteckning företräda föreningen. I styrelseprotokoll ska framgå vilka som har rätt att teckna föreningens firma och om det ska vara en eller två personer som skriver på (två i förening). Eftersom det inte finns något register över ideella föreningar och deras firmatecknare måste ett bestyrkt protokollsutdrag visas upp vid avtalstecknande och öppnande/ändring av bankkonton etc. Detta för att motparten ska veta att firmatecknaren har befogenhet.

8

Den arbetsordning som styrelsen bör upprätta inom sig är viktig för kassören. Av arbetsordningen ska, till exempel, framgå vem som företräder föreningen, vem som får underteckna handlingar och vem som får utföra ekonomiska transaktioner på föreningens konton. Det kan också finnas fullmakter för, till exempel e-redovisning av skattedeklarationer. Det är viktigt att ha noggrann kontroll på vilka fullmakter som finns och bevaka att de uppdateras vid förändringar i arbetsordningen eller vid kassörsbyte.

Ett attestreglemente för vem som får godkänna kostnader är också bra att upprätta. Ordföranden eller annan i styrelsen godkänner kassörens kostnader för till exempel utlägg. Grundregeln är att ingen får attestera sina egna kostnader och att attestanten inte får vara samma person som sköter utbetalningen. För större kostnader bör styrelsebeslut tas för att kassören ska kunna genomföra utbetalning.

I en större förening är det bra om ansvaret delas så att det finns en person som attesterar och därmed ansvarar för att:

• utbetalningen motsvaras av mötesbeslut • varan/tjänsten är levererad • priset är riktigt • fakturan är korrekt och ej tidigare betald • fakturan är rätt konterad.

En annan person som utanordnar, och därmed godkänner fakturan, ansvarar för att:

• det finns pengar att betala med • fakturan är korrekt attesterad • betalningen sker i rätt tid.

9

AVSNITT 3 - Kontoplan och kontering För att veta hur föreningens ekonomiska ställning är behöver varje transaktion bokföras på olika konton. På detta sätt får man en överblick över tillgångar, skulder, intäkter och kostnader.

Konton I bokföringen ska alla transaktioner (affärshändelser) samlas på de konton de hör till. För varje slag av tillgång, skuld, eget kapital, kostnad och intäkt finns ett konto. På så vis kan du lätt få en överblick över föreningens ekonomiska ställning. Dessutom behövs kontosammanställningarna när du ska göra bokslut och årsavslut.

Ordet konto betyder sammanställning, och varje konto i bokföringen är just en sammanställning över en viss typ av affärshändelser, till exempel, insättningar och uttag från Plusgirot eller inbetalning av anslag.

Kontoplan All bokföring bygger på att det finns en kontoplan. I en liten förening där du gör bokföringen manuellt i en kassabok är kontoplanen inte så märkvärdig. Där handlar det om vilka rubriker du sätter på de olika kolumnerna. Eftersom vissa konton används väldigt sällan, kanske bara över årsskiftet, är det ändå bra att göra en uppställning som visar vilka konton som ingår i kontoplanen.

I större föreningar eller om du använder ett bokföringsprogram måste det finnas en riktig kontoplan. Hur den är uppbygg kommer vi att gå igenom nu.

I kontoplanen får varje konto ett eget nummer efter ett visst system. Det finns olika kontoplaner, men den vanligaste är BAS-kontoplanen.

Fördelarna med att använda BAS-kontoplanen är, till exempel, att:

• Det är den vanligaste kontoplanen för föreningar, enskilda firmor och handelsbolag. • Alla som arbetar yrkesmässigt med bokföring känner till BAS-kontoplanen, eller åtminstone

principerna för den. Det innebär både att det är enklare att få tag på en kassör som kan sköta bokföringen och att uppdraget som kassör kan vara meriterande på arbetsmarknaden.

• Samtliga bokföringsprogram är anpassade till BAS-kontoplanen.

Kontoplanens uppbyggnad BAS-kontoplanen är uppbyggd så att konton av samma sort bildar en kontoklass. Det är:

Tillgångar (klass 1)

Eget kapital och skulder (klass 2)

Intäkter (klass 3)

Kostnader (klass 4-8)

Affärshändelser som avser tillgångskonton eller skuldkonton påverkar föreningens ekonomiska ställning (balansen), medan händelser som berör intäktskonton eller kostnadskonton påverkar föreningens resultat.

10

En sammanställning över de olika kontoklasserna ser ut så här:

Balanskonton Klass 1 Tillgångar Klass2 Skulder och eget kapital

Resultatkonton Klass 3 Intäkter Klass 4 Kostnader för varor, material och köpta tjänster Klass 5-6 Övriga externa kostnader Klass 7 Personalkostnader och avskrivningar Klass 8 Finansiella intäkter och kostnader (samt bokslutsdispositioner och årets resultat)

Tanken bakom en kontoplan med uppställningen ovan är att den stämmer överens med bokföringslagens uppställning av balans- och resultaträkning.

I BAS-kontoplanen delas de olika kontoklasserna upp i konton med fyrsiffriga nummer. Den första siffran anger kontoklassen, till exempel, 1 för Tillgångar.

Den första siffran, plus den andra visar kontogruppen, till exempel, 19 för likvida medel (tillgodohavanden i kassa, bank och Plusgiro).

Samtliga fyra (1910) siffror visar kontot för, till exempel, Kassa. Det är bara på de fyrsiffriga kontona som man bokför. Kontoklassen och kontogruppen kan betraktas som rubriker.

Föreningens kontoplan Hur omfattande kontoplanen ska vara bestämmer du själv utifrån vad som är praktiskt och bra att följa upp. På STs hemsida i anslutning till det här dokumentet finns förslag till en kontoplan som tar upp de nödvändigaste kontona. Det är klokt att försöka begränsa antalet konton så att det inte blir för många konton med små belopp, men vill man lägga till ytterligare konton är det bra att utgå ifrån kontoplanen som finns på www.bas.se . Behöver du fler konton än vad som redan finns i den kontoplanen ni använder idag är det bara att lägga upp ett inom den kontoklass som kontoplanen anger. För att enklare förstå vad som ska bokföras på respektive konto kan det också vara bra att justera kontonas namn.

Ändringar i kontoplanen görs helst vid årsskiftet. Detta för att bokföringen under året blir konsekvent, annars måste det som är bokförts tidigare under året rättas vid förändringar i kontoplanen.

Som en del av budgetarbetet kan en översyn av kontoplanen också vara nödvändig. Stora ändringar i kontoplanen försämrar jämförbarheten mellan åren. Det är alltså bra att noga tänka igenom större förändringar i kontoplanen för att undvika att den behöver ändras ofta.

11

Dubbel bokföring Att fördela affärshändelser på olika konton kallas kontering. Ett konto har två sidor. De kallas debet och kredit. Debetsidan är alltid den vänstra och kreditsidan alltid den högra sidan på kontot. När något bokförs på debetsidan av ett konto kallas det att debitera kontot.

På motsvarande sätt kallas det att kreditera kontot när bokföringen görs på kreditsidan. Alla affärshändelser bokförs alltid två gånger - en gång i debet och en gång i kredit, vilket kallas dubbel bokföring.

En affärshändelse kan bestå av flera poster. En kontering kan därför innehålla flera poster på både debet- och kreditsidan. Summan på debetsidan ska dock alltid vara lika som på kreditsidan, man säger att konteringen balanserar. I bokföringsprogram går det inte att spara konteringar som inte balanserar, men har man manuell bokföring måste man själv kontrollera att konteringen är i balans.

Exemplet ovan visar ett uttag ur handkassan på 500 kr för betalning av kontorsmaterial och frimärken bokfört i en manuell kassabok.

Debet eller kredit? Om ett konto ska debiteras eller krediteras vid en viss affärshändelse kan vara svårt att få kläm på innan man är van att kontera. Om man följer följande regel så brukar det klarna.

En tillgång ökar i debet och minskar i kredit

En skuld minskar i debet och ökar i kredit

En intäkt minskar i debet och ökar i kredit

En kostnad ökar i debet och minskar i kredit

Om du blir osäker på om du ska debitera eller kreditera är det bra att gå tillbaka till den här regeln. Vi kommer att ta upp detta flera gånger under kursen i olika exempel.

I bokföringsprogram är registreringsbilden ofta uppbyggd som en tabell med debetposterna i en vänsterspalt och kreditposterna i en högerspalt. Det kan också se ut som om debet betyder plus och kredit betyder minus - men så är det inte. Att det ser så ut beror på att bokföringsprogrammet arbetar matematiskt med en plus- och en minussida för att kontrollera att bokföringen balanserar.

12

Konteringsprinciper Som ett stöd i bokföringsarbetet är det bra att dokumentera vilka konteringar du brukar använda för olika affärshändelser. Om du inte bokför ofta är det ett bra stöd för minnet och då blir bokföringen också konsekvent. Det är också en fördel om konteringsprinciperna finns dokumenterade om någon annan måste rycka in och sköta bokföringen.

Om du registrerar resultatbudgeten (se nästa avsnitt) i bokföringsprogrammet är det viktigt att du konterar på samma sätt i den löpande bokföringen som du gjort i budgeten, annars fungerar inte jämförelsen. En avvikelseanalys blir så gott som värdelös om den budgeterade intäkten eller kostnaden finns på ett konto och den bokförda intäkten eller kostnaden på ett annat.

Tänk också på att nettoredovisning är förbjudet. Det innebär att intäkter och kostnader alltid måste redovisas för sig. Det är därför inte tillåtet att, till exempel, minska kostnaderna för en föreläsning som arrangeras av föreningen och som medlemmarna själva betalar en del av. Deras inbetalningar ska istället redovisas som intäkter.

I många bokföringsprogram finns det möjlighet att lägga till ytterligare en koddimension som används tillsammans med kontot för att ytterligare öka möjligheten till uppföljning. Det kan vara bra för större föreningar som arbetar med projekt eller har sektioner som man vill kunna följa upp separat i bokföringen. Hur detta fungerar rent praktiskt ser lite olika ut i olika program, så det bästa är att studera manualerna eller ta kontakt med leverantören av systemet för att få information.

Balanskonton Konton i kontoklass 1 och 2, tillgångar samt skulder och eget kapital, kallas balanskonton. De visar föreningens ekonomiska ställning vid en vald tidpunkt, till exempel, vid ett månadsskifte.

Tillgångar Som tillgångar räknas kassa, bankmedel och inventarier, men även fodringar som föreningen har mot utomstående. Ett vanligt exempel på det är anslagen som alltid betalas ut månadsvis i efterskott. Vid årsskiftet har avdelningarna en fordran på Fackförbundet ST för anslagen i december som betalas ut först i januari. Ett annat exempel är skattefordringar om föreningen har betalat in för hög preliminärskatt till Skatteverket.

För den dagliga bokföringen lägger man upp särskilda konton för varje slag av tillgång, till exempel ett för pengarna på Plusgirot som kallas Plusgiro.

Skulder Som skulder räknas naturligtvis lån, men det är ju inte så vanligt i STs föreningar. Däremot kan föreningen ha skulder till leverantörer för varor eller tjänster som är levererade, men som föreningen inte betalat. En skatteskuld kan uppstå om föreningen har betalat för låg preliminärskatt under året. På samma sätt som med tillgångarna lägger man upp särskilda konton för varje slag av skuld, till exempel leverantörsskulder eller skatteskulder.

Eget kapital Tillgångar och skulder har nog de flesta en känsla för vad det är, men när vi kommer till begreppet Eget kapital kan det bli mer abstrakt. Balanskontona kan ställas upp i en balansräkning som visar den ekonomiska ställningen vid en viss tidpunkt, till exempel, vid ett månadsavslut eller ett årsskifte. Enklast kan man säga att Eget kapital är skillnaden mellan tillgångarna och skulderna. Det egna kapitalet kan ses som föreningens förmögenhet. Det är den del av tillgångarna som inte motsvaras av skulder. Med ett exempel blir det tydligare.

Eget kapital i STs föreningar byggs upp genom att varje års resultat vid årsskiftet bokas mot eget kapital (mer om detta i avsnittet årsavslut). Saldona som finns på balanskontona vid årsskiftet förs alltid över till nästa års bokföring.

13

Resultatkonton Affärshändelser som påverkar föreningens intäkts- eller kostnadskonton förändrar årets resultat. När ett räkenskapsår börjar är alla resultatkonton noll och sedan bokför man löpande årets transaktioner. Vid årets slut visar summan av intäktskontona minus summan av kostnadskontona årets resultat. Är intäkterna högre än kostnaderna blir det en vinst och är kostnaderna högre än intäkterna blir det en förlust.

Det förenklar budgeteringen och uppföljningen om intäkts- och kostnadskontona är så rena som möjligt, dvs att inte olika intäkter och kostnader blandas på de specifika kontona. Vid analyser av årets utfall blir det tydligare att utläsa vad eventuella avvikelser beror på och därmed underlättas även budgetarbetet för nästa år.

Intäkter Intäkterna bokförs i BAS-kontoplanens kontoklass 3. Intäkter kallas inbetalningar som ökar på föreningens kapital. Den vanligaste intäkten i en förening är medlemsintäkten. Intäkter bokförs normalt på kreditsidan av intäktskontot.

I STs organisation är det STs kansli som tar in medlemsintäkterna. Varje månad utbetalas sedan anslag tillavdelningarna (se även avsnittet Anslag). Även den lokala avgiften som beslutas av avdelningen utbetalas tillsammans med anslagen.

I avdelningar, sektioner och klubbar är därför anslag och eventuella lokalavgifter de största intäktsposterna.

Ibland kan det också vara så att föreningen måste skicka en faktura till någon annan organisation eller person. Det är då viktigt att tänka på att fakturan ska uppfylla vissa krav för att vara formellt korrekt. På Skatteverkets hemsida finns information om vad fakturan ska innehålla och ett exempel på hur den kan se ut.

Det kan även finnas ränteintäkter från bankkonton etc. De bokförs på särskilda konton i kontoklass 8 bland finansiella poster.

Kostnader Kostnader är utbetalningar som minskar föreningens kapital. Vanliga kostnader i föreningen är medlemsaktiviteter, resor, utbildningar, möteskostnader, arvoden etc. De olika kostnaderna delas upp på olika kontoklasser beroende på vilken typ av kostnad affärshändelsen avser enligt följande:

14

Klass 4 Kostnader för varor, material och köpta tjänster Klass 5-6 Övriga externa kostnader Klass 7 Personalkostnader och avskrivningar Klass 8 Finansiella intäkter och kostnader (samt resultat)

Kostnader bokförs normalt på debetsidan av kostnadskontot, men om man får rabatter eller en kreditering (en tillgodofaktura) så blir det en minskad kostnad och de ska därför bokföras på kostnadskontots kreditsida.

Finns det finansiella kostnader såsom dröjsmålsräntor eller kostnadsräntor på skattekontot bokförs de i kontoklass 8.

På nästa sida finns förslag till kontoplan som kan användas.

15

Kontoplan

Tillgångar1221 Kontorsinventarier1229 Värdeminskning kontorsinventarier1311 Fonddepå1619 Fordringar ledamöter1640 Skattefordringar1684 Anslagsfordringar1685 Lokalavgiftsfordringar1689 Övriga kortfristiga fordringar1760 Upplupna ränteintäkter1790 Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter1911 Kassa1931 Bank

Skulder och eget kapital2067 Balanserad vinst/förlust2069 Årets resultat

2510 Skatteskulder2710 Preliminärskatt personal2731 Sociala avgifter personal2850 Skattekonto2890 Övriga kortfristiga skulder2899 Förutbetalda intäkter/upplupna kostnader

Intäkter3010 Anslag3020 Lokalavgifter3740 Öresutjämning3901 Övriga intäkter

Kostnader4210 Förlorad arbetsförtjänst4240 Fasta arvoden4319 Övriga ersättningar/gåvor4511 Sociala avgifter4610 Kursmaterial/litteratur4632 Kaffe och förfriskningar4711 Kurs- & konferenskostnader4810 Resekostnader4811 Hotellkostnader5010 Lokalhyra5410 Förbrukningsinventarier5420 Dataprogram/Licenser5460 Förbrukningsmaterial5980 PR6110 Kontorsmateriel6150 Tryck/kopiering6211 Telefon6250 Porto6420 Revisionsarvode6550 Konsultarvoden/redovisningstjänster6570 Bankkostnader6590 Övriga externa tjänster6970 Tidningar, tidskrifter6990 Övriga externa kostnader7835 Avskrivningar inventarier

Finansiella poster8210 Utdelning aktier och andelar8311 Ränteintäkter bank8411 Räntekostnader bank8980 Skatt8990 Resultat

16

AVSNITT 4 - Planering och budgetering Budgetarbetet är ett kvalificerat antagande om hur det ekonomiska utfallet kommer att bli för en viss period i framtiden. Vanligtvis gäller budgeten för ett år i taget och följer räkenskapsåret. Det innebär att budgetarbetet bör påbörjas redan under hösten för att vara helt avslutat innan årsskiftet när den nya budgeten ska börja användas.

Resultatbudgeten är en planering för nästa års kostnader, intäkter och resultat. Vanligtvis är det resultatbudgeten som avses när budgeten diskuteras, men för att vara säker på att det finns pengar (likvida medel) när fakturor ska betalas kan det vara klokt att även göra en likviditetsbudget.

Om stora investeringar ska göras kan det också vara aktuellt med en investeringsbudget. Eftersom föreningarna inom ST sällan gör investeringar i den storleken kommer vi inte att ta upp den typen av budget vidare i den här utbildningen.

Det är kassören, tillsammans med styrelsen, som tar fram budgetförslaget. Budgetförslaget ska alltid formellt fastställas av styrelsen. Budgeten har också en viktig funktion som styrmedel. Enligt Normalstadgarna ska beslut om budget tas på årsmötet. Det innebär att medlemmarna kan ha åsikter om hur styrelsen budgeterat och att styrelsen kan få kritik vid stora budgetavvikelser.

Resultatbudget Hur gör man då en resultatbudget? Om föreningen är helt nystartad får man utgå helt från verksamhetsplaneringen och bedöma vilka intäkter (anslagen och/eller lokala avgifter) och vilka kostnader som planeringen omfattar.

I en förening som haft verksamhet under några år är det enklare att utgå från tidigare bokföring och göra justeringar för förändringar i verksamhetsplanen. Då är det också klokt att fundera över förändringar i anslagen, lokalavgifterna och i medlemstalen. En realistisk budget grundad på noggranna överväganden är betydligt bättre än glädjekalkyler eller en pessimistisk budget som ständigt överträffas.

Följande frågor är bra att ställa vid budgeteringen:

• Hur kommer medlemsantalet förändras? Planeras omorganisationer hos arbetsgivaren som kan påverka medlemsutvecklingen?

• Planeras förändringar i anslagen eller lokala avgifter? • Vad tror vi om ränteläget och placeringarnas avkastning (i föreningar med större kapital)? • Finns det andra intäkter/bidrag och kommer de att förändras? • Kommer särskilda satsningar i verksamheten att göras? Vad har styrelsen beslutat att det får

kosta? • Hur mycket kan vi räkna med att det allmänna prisläget förändras? Normalt ca 2 %.

Slutresultatet av budgeten blir en preliminär resultaträkning för det kommande året, som visar om planeringen resulterar i vinst eller förlust. Det är inte meningen att verksamheten ska göra vinst varje år och bygga upp ett stort kapital. De anslag som fördelas från ST ska normalt användas till årets verksamhet. En mindre buffert kan vara bra att ha, så att inte oförutsedda händelser äventyrar föreningens ekonomi. Om föreningen redan har byggt upp ett kapital sedan tidigare kan man budgetera med ett negativt resultat, en förlust, utan att det är fel.

17

För att kunna jämföra utvecklingen är det bra att göra ett kalkylblad med utfall för tidigare år med huvudrubriker enligt nedan:

Budgetsiffror brukar avrundas, vanligen till närmaste tusental, och mindre belopp på separata bokföringskonton kan utelämnas. Om föreningen använder ett bokföringsprogram ska budgeten registreras in där. Normalt räcker det att fördela budgeten lika över varje månad, men om det gäller en stor verksamhet som är ojämnt fördelad över året kan man också dela upp budgeten (periodisera) olika belopp per månad.

Det kan också vara bra att se över kontoplanen i samband med budgetarbetet. Det kanske finns konton som inte längre används eller nya aktiviteter som behöver följas upp separat. Om för många olika kostnader konteras på ett och samma kostnadskonto kan det bli svårt att göra en korrekt budget och även att tolka uppföljningen.

Likviditetsbudget Likviditeten är ett mått på föreningens förmåga att betala sina skulder i rätt tid. Det talas inte så ofta om likviditetsbudget, men det kan ändå vara klokt att göra en översiktlig plan över årets in- och utbetalningar för att vara säker på att det finns pengar på kontot när fakturorna ska betalas. Resultatbudgeten med ett nollresultat visar ju bara att kostnader och intäkter matchar varandra över året, men den säger inget om hur pengaflödet fördelas.

Om föreningen, till exempel planerar att använda hela årets anslag till aktiviteter i samband med ett medlemsmöte på våren så fungerar det utmärkt i resultatbudgeten. I likviditetsbudgeten kommer det att synas att fakturan för aktiviteterna inte kan betalas förrän i januari året efter aktiviteten, om det inte finns pengar kvar från tidigare år.

Likviditetsbudgeten läggs normalt inte in i något bokföringsprogram utan görs manuellt. När resultatbudgeten är klar kan man enkelt i Excel göra en likviditetsplan för varje månad.

18

AVSNITT 5 - Löpande redovisning Alla affärshändelser ska bokföras. En affärshändelse påverkar antingen föreningens resultat eller ekonomiska ställning.

Exempel på affärshändelser är:

• In- och utbetalningar • Förändringar av fordringar och skulder • Överföringar mellan konton • Beslut om bokslutsdispositioner (för föreningar som betalar skatt)

Beställningar och ingångna avtal berör varken balans- eller resultatkonton och ska därför inte bokföras som affärshändelser. Däremot kan de vara av stor vikt för föreningen och av den orsaken behöva nämnas i t ex verksamhetsberättelsen.

Enligt bokföringslagen ska kontanta in- och utbetalningar (pengar in eller ut ur kassan) bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras ”så snart det kan ske”. Principen är att bokföringen ska ske löpande i anslutning till affärshändelserna för att det hela tiden ska finnas en överblick över verksamhetens ekonomi.

Verifikationer Alla affärshändelser ska kunna styrkas med en verifikation. Ordet verifikation kommer av ordet verifiera som betyder ”konstatera riktigheten av”. En verifikation ska finnas för alla bokföringstransaktioner. På den ska det finnas uppgifter om:

• när verifikationen gjordes (datum) • när transaktionen (affärshändelsen) inträffade • belopp • vad händelsen avser • vilka parter som är inblandade (namn. Adress och organisationsnummer) • F-skatteregistrering vid inköp av tjänster • Verifikationsnummer i löpande och obruten serie • Ytterligare handlingar och var de förvaras

Alla dokument som berör ekonomin ska sparas och ordnas så att du lätt kan hitta allt. Det gäller t ex verifikationer, avtal, saldobesked och brev. Exempel på verifikationer är: kvitton, fakturor, kreditnotor, köpeavtal, räntebesked, lönebesked och bokföringsorder. Dessa ska bokföras löpande i anslutning till affärshändelserna och uppdelade på olika bokföringskonton i enlighet med bokföringslagen. Verifikationerna ska alltid numreras löpande och arkiveras på ett överskådligt sätt. Då blir det enkelt för både dig och revisorn att hitta bland verifikaten. Verifikationerna numreras med en ny nummerserie varje år.

Vid all bokföring är det viktigt att ange en användbar verifikationstext, t ex vad händelsen avser och vem som är motpart. Annars har man inte så mycket hjälp av verifikationstexten när man skriver vill felsöka eller analysera utfallet. För återkommande affärshändelser t ex hyror är det bra att ange både leverantören och vilken period händelsen avser.

Verifikationen ska vara varaktig, dvs ska inte förstöras eller ändras. Observera att kvitton för tillexempel utlägg alltid ska vara i original. Enklast är att införskaffa en konteringsstämpel och kontera och attestera direkt på varje verifikat. Viktigt är dock att all text måste vara läsbar på underlaget.

19

Bokföringsböcker eller -program? Om föreningen ska använda manuella bokföringsböcker eller bokföringsprogram handlar i första hand om hur stora bokföringsvolymer föreningen har. Gäller det bara ett fåtal transaktioner i månaden är det knappast motiverat att satsa på ett program.

Är volymerna lite större kan det dock vara både tidsbesparande och ge snabbare och bättre beslutsunderlag att använda ett bokföringsprogram. Viktigast är att kassören känner sig bekväm med den variant som används och förstår hur den fungerar.

Alla affärshändelser ska bokföras så att de presenteras i registerordning, vanligen datumordning (kronologiskt) och delas upp på olika typer av affärshändelser (systematiskt). Därför bokförs affärshändelserna i tidsföljd i grundbokföringen och på olika konton i huvudbokföringen.

Manuell bokföring Det finns flera alternativ till vilka böcker man kan använda i föreningsbokföring:

• dagbok med kolumner för varje konto där löpande bokföring sker och bokslutet görs i form av ett årssammandrag

• eller en dagbok, där månadssummorna förs över i en huvudbok, i vilket bokslutet görs.

I dagboken lägger du upp särskilda konton för de transaktioner som är mest förekommande tex Plusgiro, Anslag och Lokal avgift. Övriga bokförs på ett gemensamt konto, Diverse konto.

I den första kolumnen skriver du verifikationsnumret (samma som på verifikationen), i nästa kolumn datumet för affärshändelsen. I den tredje kolumnen vad händelsen avser. Sedan kommer kontona i kolumner efter varandra. Affärshändelserna bokförs en på varje rad under varandra genom att beloppen skrivs in i kolumnerna så att det är lika mycket bokfört i debet och i kredit.

I dagboken ses affärshändelserna lodrätt i kronologisk ordning och vågrätt i systematisk ordning.

All bokföringen ska alltid göras med varaktig skrift, dvs bläck ska användas.

För rapportering i samband med periodbokslut under pågående bokföringsår kan en bokslutstablå användas.

Bokföringsprogram Det finns många olika bokföringssystem som är enkla att använda. Innan man börjar bokföra i ett bokföringsprogram är det viktigt att förstå sammanhangen i bokföringen. Registreras grunduppgiften fel i programmet slår felet igenom i alla listor och rapporter. Det kan också förekomma programfel och det är därför viktigt att göra kontroller för att snabbt upptäcka eventuella fel. Tänk på att regelbundet ta säkerhetskopior och förvara dem på ett betryggande sätt eller att använda system med extern lagringsyta.

I bokföringsprogrammen registreras uppgifterna från verifikationerna en gång och sedan sköter programmet sorteringen till olika listor. Ett månadsbokslut i en större förening kan vara ganska arbetskrävande att ta fram, men i ett bokföringsprogram slipper man den manuella sorteringen och beräkningarna. Man slipper också de fel som lätt kan uppstå vid överföring av transportsummor eller mellan olika böcker.

Bokföringsprogram ska det vara konstruerat så att det inte går att ändra redan bokförda verifikat. (Se även avsnittet om rättningar). Rent praktiskt sker bokföringen genom att verifikationer registreras i systemet. Enklast är att göra det direkt från de konterade och attesterade verifikationerna. För varje verifikation ska beloppen debiteras och krediteras med hjälp av konton i kontoplanen. Bara kontonumren skrivs in vid registreringen, inte kontobenämningen. Registreringen av verifikatet kan bara avslutas om summan i debet är lika med summan i kredit.

20

Verifikationslistor kan skrivas ut för att visa den kronologiska ordningen, liknande den i manuell bokföring. Man kan också skriva ut huvudböcker, som visar grundbokföringen uppdelat på varje konto för systematisk ordning. Vid avstämningar av konton är det också enkelt att ta fram kontoutdrag med alla kontots transaktioner. Andra praktiska listor är saldolista med saldon per konto samt balans- och resultaträkning. Eftersom det inte är något större jobb med att ta fram listorna kan man få fram preliminära resultat varje månad. Registreras budgeten i systemet går det också smidigt att ta fram uppföljningslistor med utfallet i förhållande till budgeten.

E-bokföring En variant på bokföringsprogram är e-bokföring. Med e-bokföring behöver föreningen inte köpa in något bokföringsprogram eller tänka på uppdatering eller lagring. Bokföringen blir också tillgänglig på alla datorer med Internetanslutning. E-bokföringen kopplas till bankkontot och utgår från dess transaktioner.

För tjänsten betalar man normalt en månatlig avgift.

Praktiskt bokföringsarbete Verifikationerna sätts in i pärm varje dag. Små kvitton häftas på A4-papper. Om flera kvitton gäller samma typ av utgift, till exempel kontorsmaterial, kan dessa samlas på samma papper.

Skriv alltid verfikationsnumret på verifikationen när den sätts in i pärmen. Om bokföringen är manuell skriver du samma nummer i dagbokens verifikationsnummerkolumn. Använder du ett bokföringsprogram ger systemet automatiskt ett nummer som du skriver på verifikationen.

Följesedlar och kvitton från inköp sparas tills fakturan kommer och häftas då ihop med den.

För till exempel bokslutsposter saknas ibland naturliga verifikat. Då upprättar du en så kallad bokföringsorder (egentligen en konteringsspecifikation) med text som tydligt förklarar vad transaktionen handlar om. Bokföringsorden betraktas som en verifikation. En blankett för bokföringsorder som du kan använda finns här: https://www.blinfo.se/ordlista/2017/1/bokforingsorder__5968

Bokföringsorder kan du använda i följande situationer:

• när du bokar om från ett kostnadskonto till ett annat (intern omföring) • när du rättar ett felbokfört verifikat • vid förlust av originalverifikat • när du inte fått kvitto eller kvittot är väldigt litet, tex vid betalning i parkeringsautomat.

Exempel på en bokföringsorder

21

Rättningar När du rättar en verifikation ska du stryka ett streck över den gamla konteringen (så att den ändå syns). Sedan skriver du i den rätta konteringen följt av datum och signatur, allt med varaktig skrift.

Det går också att upprätta ett rättningsverifikat med en bokföringsorder. Det kan ju vara så att felet ligger långt tillbaka i tiden och då blir det besvärligt att rätta alla delsummor därefter om du bokför manuellt i kassabok. Hänvisa alltid till det verifikat som rättats och markera på ursprungsverifikatet att det är rättat. Då är enkelt att spåra vilka korrigeringar som är gjorda och du riskerar inte att göra samma rättning en gång till. Kontrollera efter att rättningen är gjord att bokföringen har blivit korrekt så som du tänkte dig.

I många bokföringssystem finns det funktioner för rättningsverifikat. Sätt dig in i hur de fungerar innan du börjar använda funktionen. Tänk dock på att alltid dokumentera på verifikationen att ändringar gjorts så att det inte finns en avvikelse mellan bokföringen och verifikationen.

OBS! I en del bokföringsprogram går det att rätta direkt i den felaktiga verifikationen, vilket inte är tillåtet enligt bokföringslagen och som vi därför avråder ifrån.

Rätta fel konto

Verifikation 16 visar bokföringen av ersättningen som betalades ut till Ola EK för utlägg för kontorsmaterial och porto. Av misstag har kassören bokfört att pengarna betalats ut direkt från kassan, när de i själva verket överförts via plusgirot. Detta märker kassören vid kontroll av saldot på plusgirot mot kontobeskedet.

Kassören upprättar då en bokföringsorder med rättning av verifikation 16 och bokför den i kassaboken som verifikation 85. Kassan debiteras med 500kr och plusgirot krediteras med 500kr. Dvs 500 kr läggs tillbaka i kassan och plusgirot minskar med 500kr.

Rätta omkastat debet och kredit

Trots att man som kassör försöker vara noga med debet och kredit kan det ibland bli fel. I det här exemplet har föreningen fått tillbaka pengar för en betald utbildning som blev inställd. Kassören har dock av misstag registrerat insättningen som en utbetalning.

För att rätta verifikation 17 används samma konton (plusgiro och utbildning), men med dubbla beloppen. Det blir logiskt om man tänker sig att man först rättar det ursprungliga verifikatet och sedan bokför det korrekt.

Är ursprungsverifikatet som är felvänt väldigt komplicerad och har många bokföringsrader kan det vara överskådligare att först vända det (så kallad spegelbokning) och sedan göra den korrekta bokföringen.

22

Kontant- eller fakturametoden? Kontantmetoden I mindre föreningar bokförs fakturor vanligtvis först när de betalas. Alla föreningar som normalt omsätter högst 3milj kr per år (de flesta av STs föreningar) får vänta med att bokföra affärshändelserna till dess att betalning görs. Fordringar och skulder behöver alltså inte bokföras löpande under året för kund- och leverantörsfakturor. Rent praktiskt sätts obetalda fakturor i en egen pärm och flyttas sedan över till verifikationspärmen när de betalas och bokförs.

Ovan visas ett exempel på hur en leverantörsfaktura från Sensus avseende utbildning bokförs vid betalningen när kontantmetoden används.

Vid räkenskapsårets slut ska alla obetalda fordringar respektive skulder bokföras för att visa ett riktigt resultat. Om en förening använder sig av kontantmetoden utan att boka upp leverantörsskulder vid årsskiftet kan årsrapporten bli helt fel. Om föreningen visar ett nollresultat, men har låtit bli att boka upp en obetald leverantörsfaktura för medlemsaktiviteter på 20 000kr, så tror medlemmarna att ekonomin är bättre än vad den faktiskt är. Se även avsnittet om periodiseringar.

Fakturametoden I större föreningar bokförs alla fakturor redan när de kommer in respektive skickas ut. Enklast är då att använda ett bokföringsprogram med kund- respektive leverantörsreskontra. Kundreskontran är ett register där kundfakturorna bokförs mot kundfordringar i debet och intäktskontot i kredit när fakturan skickas. När sedan inbetalningen kommer bokas den i debet på likvidkontot och i kredit på kundfordringar. På motsvarande sätt fungerar leverantörsreskontran. Där bokförs leverantörsfakturorna mot kostnadskontot i debet och leverantörsskulder i kredit. När fakturan sedan betalas krediteras likviditetskontot och leverantörsskulder debiteras.

23

Ovan visas ett exempel på hur en leverantörsfaktura från Sensus avseende utbildning bokförs om fakturametoden används.

Inga ytterligare justeringar behöver göras vid bokslutet. Kund- och leverantörskontot ska stämmas av månads- eller kvartalsvis under året beroende på antalet verifikationer.

Periodisering Enligt bokföringslagen ska fordringar och skulder per bokslutsdagen tas upp så att periodens verkliga resultat visas. Periodiseringar används för att flytta kostnaden eller intäkten för en affärshändelse till rätt period (räkenskapsår).

Dessa periodiseringsposter kallas interimsfordringar och interimsskulder i balansräkningen. Som verifikation kan följesedel, avtalskopia eller liknade som styrker affärshändelsen användas. I den löpande bokföringen behöver du inte bry dig om att periodisera småbelopp. Enligt bokföringsnämnden behöver belopp under 5 000 kr inte periodiseras.

Interimsfordringar Interimsfordringar kan vara endera förutbetalda kostnader eller upplupna intäkter. Upplupna intäkter är intäkter som avser perioden, men som föreningen ännu inte fått betalt för. Ett exempel på en upplupen intäkt i föreningar inom ST är anslagen som avser december, men som betalas ut i januari. I december bokas transaktionen med en bokföringsorder på anslag i kredit och interimsfordringar i debet. På så vis redovisas årets intäkter för anslag och fordringarna vid årets slut korrekt. När sedan inbetalningen sker i januari bokas likvidkontot i debet och interimsfordringarna i kredit. Genom att periodisera på det här sättet kommer bokföringen för både 2012 och 2013 att visa rätt information för anslagsintäkterna och föreningens fordran på Fackförbundet ST

Den övre bokföringen visar uppbokningen i december och den nedre bokföringen visar inbetalning (här till Plusgiro) till föreningen i januari året efter.

Andra vanliga interimsfordringar (förutbetalda kostnader) som kan behövas bokas upp vid årsskiftet är:

• förskottsbetalda hyror, • förskottsbetalda prenumerationer eller abonnemang samt • försäkringar.

24

Interimsskulder Det finns två typer av interimsskulder, förutbetalda intäkter och upplupna kostnader. Inom STs föreningar är det vanligast med upplupna kostnader. Det är kostnader som avser perioden, men som inte har blivit betalda vid periodens slut. Vanliga interimsskulder som kan behöva bokas upp vid årsskiftet är:

• Obetalda arbetsgivaravgifter • Ej fakturerade kostnader. Varan eller tjänsten är levererad i december, men fakturan

kommer först i januari. (Det är leveranstidpunkten och inte beställningstidpunkten som avgör till vilken period kostnaden ska föras.)

• Leverantörsfakturor om kontantprincipen används. (Om fakturaprincipen används bokförs kostnaden innan fakturan betalas.)

För interimsskulder blir bokningen precis motsatt mot exemplet ovan.

Exemplet ovan visar en medlemsaktivitet på Luciadagen 2012 där föreningen inte fått någon faktura vid årsskiftet. Kostnaden och skulden till Caféet måste redovisas 2012. Därför bokas medlemsaktiviteter i debet och interimsskulder i kredit med det överenskomna beloppet.

Föreningen använder sig av kontantprincipen och när fakturan betalas 21 januari bokas plusgirot i kredit och interimsskulderna i debet.

25

AVSNITT 6 – In- och utbetalningar Varje gång pengar kommer in eller betalas ut ska transaktionen bokföras.

Vissa transaktioner genererar ibland en del följdtransaktioner, till exempel efter löneutbetalning så måste man också betala arbetsgivaravgifter. Eller om det köps in inventarier ska det också göras avskrivningar.

Utbetalningar och kontanthantering Som kassör har du det direkta ansvaret för pengar som betalas in till eller ut från föreningen.

Det vanligaste sättet att hantera in- och utbetalningar är ett plus- eller bankgirokonto i föreningens namn. Det är viktigt att det finns ett uppdaterat protokoll för vilka som är firmatecknare och att det lämnas till Plusgiro, banker och övriga berörda när ändringar görs. På så vis hindras obehöriga att komma åt bankmedel etc.

Förvara alltid värdehandlingar t ex handkassa och avtal på ett betryggande sätt. En kontantkassa med en mindre summa pengar kan behövas ibland, men undvik att ha kontanta pengar liggande. Ansvaret för en kontantkassa ska alltid vara odelat, dvs den som kvitterat till sig kontanter har alltid ensam ansvaret för dessa. Tänk också på att alltid begära kvitto på utlägg för föreningen, dvs. betala inte ut några förskott. Annars finns risken att du i bokföringen har en utbetalning utan ordentligt underlag. Det kan också få skattekonsekvenser för mottagaren av pengarna eftersom det betraktas som en ersättning och inte som ett utlägg.

Löner, arvoden och arbetsgivaravgifter Löner och arvoden När det gäller utbetalning av arvoden måste man tänka på att det är fråga om skattepliktig ersättning. Så länge ersättningen understiger 1 000 kr under ett inkomstår behöver du inte dra av någon skatt. Om någon under inkomståret fått ersättning från föreningen som överstiger 1000 kr ska du göra skatteavdrag med 30 procent även på tidigare utbetalningar som gjorts till den personen under året.

Det är alltså viktigt att hålla reda på utbetalningar av lönekaraktär, såsom arvoden, ersättning för förlorad arbetsinkomst, traktamenten och bilersättning över fastställt schablonbelopp med mera. Du bör därför helst ha en blankett med två kopior vid utbetalning av sådana ersättningar. Originalet används som verifikat i bokföringen, en kopia får mottagaren och en kopia sätts i en pärm för att kunna se hur stora ersättningar som betalats ut till var och en under året. Senast 31 januari året efter ska nämligen en särskild kontrolluppgift lämnas till Skatteverket och skickas till den som fått ersättningen om den uppgått till 100 kr eller mer.

Arbetsgivaravgift Om den utbetalda ersättningen till någon person är 1000 kr eller mer under ett inkomstår ska föreningen också betala arbetsgivaravgift. Avgiften beräknas procentuellt på den utbetalda ersättningen före skatt. Beroende på mottagarens ålder är det olika procentsatser. Du hittar aktuella procentsatser på Skatteverkets hemsida.

Föreningen behöver inte vara arbetsgivare för den som får ersättningen, utan det kan också vara fråga om en uppdragstagare. Beroende på vilken skattsedel uppdragstagaren har ska föreningen dra av skatt och betala arbetsgivaravgift. Betalar föreningen ersättning (1 000 kr eller mer) till någon med A-skattsedel (privatperson eller egen företagare) ska skatt dras av och arbetsgivaravgifter betalas till Skatteverket. Även juridiska personer (föreningar, stiftelser och bolag) kan ha A-skattsedel. I så fall ska skatteavdrag göras med 30 procent, men inga arbetsgivaravgifter ska betalas in.

26

Bedriver uppdragstagaren näringsverksamhet och har F-skattsedel betalar mottagaren själv in skatt och så kallade egenavgifter. Den som har F-skattsedel ska kunna visa upp ett F-skattbevis och det ska också framgå på fakturan att F-skattsedel finns.

För att kunna bedöma den faktiska kostnaden när föreningen anlitar någon måste man först ta reda på om uppdragstagaren själv betalar arbetsgivaravgift (egen avgift) eller om föreningen ska stå för den kostnaden.

Se även avsnittet om Skatter och deklaration.

Inventarier Det är rätt ovanligt att föreningar inom ST köper in inventarier, men för det fall det ändå sker så följer här lite kort information om vad som gäller.

En inventarie ska ha en livslängd över tre år och kosta mer än ett halvt basbelopp (2018 22 750 kr). Det ska alltid finnas en inventarieförteckning, där alla inventarier som finns i verksamheten är uppräknade med inköpsdatum och -belopp (anskaffningsvärde). När en inventarie säljs (avyttras) eller kastas (utrangeras) stryks den från inventarieförteckningen och ett underlag upprättas för att visa vad som hänt. Inventarieförteckningen är specifikationen för Inventariekontot och saldot på båda ska överensstämma.

Inventarier skrivs av (kostnadsförs) över flera år. För teknikinventarier är det normalt tre år.

Ett datorpaket med skrivare som kostade 24 000kr i inköp belastar resultatet med en kostnad om 8 000kr om året i tre år. Om utrustningen betalades över Plusgiro blir konteringen vid inköpet Inventarier debet 24 000kr och Plusgiro kredit 24 000kr. Vid årsskiftet när vi gör avskrivningarna blir konteringen Avskrivningar inventarier debet 8 000kr och Värdeminskning inventarier kredit 8 000kr.

Efter tre år är nettovärdet av Inventariekontot och Värdeminskning inventarier 0kr. Markera i inventarieförteckningen att utrustningen är helt avskriven, men låt den stå kvar i listan så länge den används i verksamheten.

Om föreningen har inventarier är det viktigt att se över försäkringsskyddet för dem. Gör helst en förteckning över vilka försäkringar som finns och när försäkringarna förfaller. Att inventarier till högre värde är försäkrade är något som revisorerna ska kontrollera. Se även avsnittet om periodiseringar för att fördela kostnaden för försäkringar på rätt period.

27

AVSNITT 7 - Avstämning Med jämna mellanrum bör de olika kontona stämmas av så att det inte finns någon felkontering. Om något konto inte stämmer och det inte rättas till så kan det leda till att felaktiga beslut fattas.

En bra strategi vid avstämningsarbete är att börja med de konton där det faktiskt finns ett facit, exempelvis bank- och plusgiro. Kontot som används i bokföringen ska spegla de olika kontoutdragen från respektive bank mm. Uppdagas någon felkontering där så ger det ofta ringar på vattnet och andra konton kan då rättas i samma rättning.

Avstämningar Innan du lämnar ifrån dig ekonomiska rapporter för en period måste du kolla att rapporterna stämmer. Det gör du genom att göra avstämningar av kontona i bokföringen. Om du börjar med balanskontona och de stämmer, vet du med automatik att resultatet är rätt. (Se mer om avstämning av resultatkonton nedan.) Oavsett om föreningen sköter bokföringen i manuella dagböcker eller använder sig av bokföringsprogram är det viktigt att varje månad stämma av saldot på de likvida kontona (kassa, plusgiro, bank etc). Saldot på kontot i bokföringen ska alltid stämma med saldo-beskeden du fått.

Avstämning av manuell kassabok bör börja med att du kontrollerar att summan av alla poster i debetkolumner är lika med summan av alla poster i kreditkolumnerna, så kallad tvärkontroll. När det stämmer kan du gå vidare till att kontrollera saldot i bokföringen mot saldobeskedet.

Använder du ett bokföringsprogram tar du ut en huvudbok för perioden som ska stämmas av (sedan föregående avstämning). Huvudboken är en lista per konto där varje verifikation som konterats på just det kontot står med i löpnummerordning med text och belopp.

Om det av någon anledning inte stämmer får man gå tillbaka till den punkt när det stämde senast och sedan jämföra varje transaktion i huvudboken mot kontoutdraget till man hittar differensen. Det kan vara en transaktion som inte blivit bokförd, felaktig kontering eller en felräkning/felregistrering. När felet är hittat och rättat (se avsnittet om rättningar) sätts saldobesked in i avstämningspärmen och markeras med datum och signatur för att det är avstämt. Samma pärm kan användas för uppgifter som ska sammanställas till årsslutet och granskas av revisorerna. Används ett bokföringsprogram kan man också skriva ut en saldorapport för kontot och sätta bakom för att visa att det stämmer.

Även övriga balanskonton ska stämmas av regelbundet vid månadsskiften för att inte felaktigheter ska ligga oupptäckta i bokföringen. Minst en gång om året i samband med att årsavslutet upprättas ska alla balanskonton vara avstämda och specificerade med en lista över vilka transaktioner som tillsammans skapar saldot på kontot. Hur ofta övriga balanskonton ska stämmas av beror lite på hur stor verksamhet föreningen har, men att göra det åtminstone en gång i kvartalet är lämpligt. Ju fler avstämningar som är gjorda under året, desto snabbare och enklare blir arbetet vid årsavslutet.

Även om avstämda balanskonton innebär att resultat är korrekt är det är också klokt att kontrollera resultaträkningen löpande under året. Det kan ju finnas felbokföringar mellan olika intäkts- och kostnadskonton som leder till en felaktig bild av hur resultatet uppstått.

Vanliga orsaker till fel på resultatkontona är:

• ändrade konteringsprinciper under året • felkontering på verifikatet • felregistrering i bokföringsprogrammet

Gör en rimlighetsbedömning av saldona i resultaträkningen, jämför med budgeten och rätta eventuella felbokföringar enligt avsnittet Rättningar.

28

Felsökning Det finns några användbara metoder att effektivt hitta fel i bokföringen när du vet hur stor avvikelse du letar efter.

• Börja med att kontrollera själva avstämningen ytterligare en gång och alla uträkningar, sammanslagningar och belopp.

• Sedan kontrollerar du i mitten av listan om det stämmer där, om det inte gör det får du backa till mitten av första hälften av listan. Välj hela tiden mitten av den del du letar i så blir sökandet så snabbt som möjligt.

• Prova med att leta efter det felande beloppet i bokföringen. • Om du inte hittar beloppet kan du dela beloppet med hälften och leta efter det beloppet

istället. (Om en post har blivit felaktigt bokförd på debet istället för på kredit, eller tvärtom, blir felet dubbelt så stort

• Det kan också vara flera olika belopp, och olika fel, som tillsammans blir avvikelsen.

29

AVSNITT 8 - Årsavslut Att avsluta räkenskaperna innebär att man sammanställer bokföringen - gör bokslut. Nedan följer en kort sammanfattning av de viktigaste punkterna att tänka på och hur man rent praktiskt går till väga vid årsbokslutet.

Samma tillvägagångssätt används även vid periodbokslut under året för till exempel styrelserapportering och budgetuppföljning.

Årsrapport, förenklat årsbokslut eller årsbokslut? I STs föreningar som inte är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen (nettoomsättning under 3 mkr) kan en årsrapport eller liknande upprättas. (Se även avsnittet om bokföringsskyldighet.) Netto-omsättningen består av föreningens intäkter från näringsverksamhet, medlemsavgifter, gåvor och bidrag. Näringsverksamhet behöver inte bedrivas i vinstsyfte. Om föreningen exempelvis tillhanda-hålla varor och tjänster till medlemmarna till självkostnadspris räknas det som näringsverksamhet.

Ideella föreningar som är bokföringsskyldiga för att de normalt har en nettoomsättning på högst 3 mkr ska göra ett förenklat årsbokslut. I ett sådant räcker det med att det finns förkortad resultaträkning och balansräkning som har upprättats enligt god redovisningssed. Vad som ska ingå framgår av bokföringslagen 6 Kap § 10. Bokföringsnämnden har också lämnat ett allmänt råd med vägledning för förenklat årsbokslut.

De större avdelningarna inom ST som är bokföringsskyldiga och har en nettoomsättning över 3 mkr per år ska upprätta ett årsbokslut. Ett årsbokslut består även det av en balansräkning och en resultaträkning. Dessutom ska några tilläggsupplysningar lämnas. Bestämmelserna om årsbokslut finns i bokföringslagen 6 kap § 9

För ännu större föreningar gäller att de ska lämna årsredovisning, men så stora avdelningar finns inte inom ST, så det avsnittet hoppar vi över i den här kursen.

Principen är att ju större föreningen är, desto större krav ställs på mer avancerad form av årsrapport. Det finns inget som hindrar en mindre förening från att avsluta bokföringen enligt bestämmelserna för en större förening. Men om man kallar rapporten årsbokslut eller årsredovisning så måste föreningen följa samtliga lagens bestämmelser för respektive sätt att avsluta räkenskaperna. Om föreningen inte följer bestämmelserna helt och hållet måste man välja något annat namn på rapporten, till exempel årsrapport eller årsberättelse.

Om det råder oklarheter om föreningen ska upprätta årsrapport, förenklat årsbokslut eller årsbokslut bör det stämmas av med kansliet, förbundsrevisorerna eller med yrkesrevisorer.

Praktiskt bokslutsarbete Beroende på hur stor föreningen är ställs olika höga krav på bokslutets innehåll enligt texten ovan. Det praktiska arbetet med bokslutet skiljer sig mer åt beroende på om föreningen har ett bokföringsprogram eller om bokföringen sköts manuellt. Nedan följer en kortfattad beskrivning över turordningen i bokslutsarbetet som är bra att följa. När all löpande bokföring per 31 december är registrerad görs följande:

• Skriv ut resultat- och balansrapporter ut för att visa saldon. • Kontrollera att saldot på balanskontona stämmer med saldobesked etc. (se även avsnittet

Avstämningar) • Boka upp fordringar, t ex anslag för december (se även avsnittet periodiseringar) • Boka upp skulder, t ex leverantörsfakturor som inte kommit, men som avser bokföringsåret.

Vid kontantmetoden kan det vara så att fakturan kommit, men inte ska betalas förrän efter årsskiftet. Då ska den också bokas upp som skuld.

30

• Ska föreningen betala arbetsgivaravgifter på utbetalda ersättningar i december, stäms kontot av mot beloppet på skattsedeln. Samma sak gäller för avdragen preliminärskatt på utbetald ersättning och lön.

• Skriv av inventarier, utrangera inventarier som inte används (se även avsnittet inventarier). • Beräkna årets skatt och boka upp fordran eller skuld. Ta också hänsyn till preliminärskatten

som betalas i januari. (Se även avsnittet som skatter.) • Gör beslutad avsättning till fond. • Bokför resultatet (intäkterna minus skulderna) mot årets resultat som är ett underkonto till

eget kapital. • Upprätta balans- och resultaträkning enligt Bfl 18-19§§. • Skriv förvaltningsberättelse och sammanställ årsrapporten/årsbokslutet.

Huvudregeln är att tillgångar och skulder värderas till anskaffningsvärdet (det pris man betalat vid inköpet). Enligt försiktighetsprincipen ska dock t ex värdepapper värderas till det lägsta av marknadsvärdet och anskaffningsvärdet. Om föreningen har värdepapper som har sjunkit i värde kan det därför finnas anledning att göra en nedskrivning av tillgången.

Manuell bokslutstablå Vid manuell bokföring räknar man fram saldot på kontona, dvs nettosumman. För balanskontona (tillgångar och skulder) lägger man till saldot vid föregående årsbokslut (så kallad ingående balans). Sedan upprättas en bokslutstablå där bokslutsjusteringar enligt ovan görs. Bokslutstablån är ett arbetsdokument och ingår inte i det ”officiella” bokslutet.

I bokslutstablån börjar man med att läsa av saldona för intäkts- och kostnadskontona. Därefter beräknas resultatet, dvs skillnaden mellan intäkter och kostnader. Beloppen blir en resultatrapport som antingen visar överskott eller underskott.

Sedan läser man av saldona på tillgångskontona samt kontona för eget kapital och skulder. De skrivs in i en balansrapport. Summan av tillgångarna ska vara lika med summan av eget kapital och skulder.

Slutligen görs justeringar enligt exemplen ovan i omföringskolumnen. Glöm inte att omföra årets resultat från resultatrapporten till balansrapporten!

Arkivering Räkenskapsmaterialet ska förvars på ett betryggande sätt så att de inte försvinner eller förstörs, men det finns inget krav på att det ska förvaras i kassaskåp. Räkenskapshandlingar ska förvaras i 7 år efter avslutat räkenskapsår enligt bokföringslagen. Som räkenskapshandlingar räknas:

• Verifikationer • bokföringsmedia (lösblad, böcker och program för grundbokföring, huvudbokföring och

årsbokslut.) • kontoplaner, manualer och programvara för bokföringssystem • redovisnings- och värderingsprinciper • inventeringslistor och bilagor till årsbokslutet/förenklade årsbokslutet/årsrapporten.

Avtal och andra dokument som är viktiga för föreningens ekonomiska förhållanden ska arkiveras i 10 år. Det är mycket viktigt att bokföring och avtal förvaras på ett säkert sätt, så att dokumentationen finns kvar om det kommer frågor från t ex Skatteverket eller någon leverantör.

Protokoll ska arkiveras i evighet. Det finns ingen övre gräns för när man får gallra dem. Var särskilt observant på arkiveringsreglerna för protokoll när styrelsen byts. I föreningar är det styrelsen som ansvarar för att all arkiveringen görs på rätt sätt. Om föreningen upphör ansvar den sist tillsatta styrelsen för arkiveringen.

31

AVSNITT 9 - Uppföljning- och rapportering Kassören ska fortlöpande rapportera till styrelsen om den ekonomiska ställningen. Att löpande förankra sitt arbete hos styrelsen är mycket viktigt för kassören, eftersom ansvaret för ekonomin är gemensamt för hela styrelsen.

En kassör måste vara tydlig i sin roll gentemot medlemmarna i föreningen eftersom det är medlemmarnas pengar som förvaltas. De ekonomiska rapporterna till medlemmarna ska utformas så att det de är intressanta och tydligt visar hur medlemmarnas pengar används. Den vanligaste rapporten till medlemmarna är den ekonomiska redogörelsen vid årsmötet. Även vid till exempel förändring av lokal avgift är det vara viktigt att informera om bakgrunden till att styrelsen beslutat om förändringen.

Det är alltid revisorerna som ska granska räkenskaperna och förvaltningen av verksamheten. Det ansvaret kan inte tas över av en enskild engagerad medlem. Kassören ska alltid hänvisa medlemmar som vill se bokföringen, fakturor eller avtal till revisorerna.

Budgetuppföljning I bokföringsprogrammen är det enkelt att få fram rapporter där utfallet jämförs med budgeten (under förutsättning att budgeten registreras i systemet), med manuell bokföring i bok kan det ta lite längre tid. Det är viktigt att åtminstone en gång i kvartalet göra en budgetuppföljning. Med manuell bokföring kan en bokslutstablå vara en användbar rapport.

Genom att upprätta en budget lägger styrelsen de ekonomiska ramarna för verksamheten och för kassören som ska sköta ekonomin. När styrelsen får de ekonomiska rapporterna jämförs de med budgeten och eventuella större avvikelser ska kommenteras av kassören.

Skulle budgetramarna behöva överskridas fattar styrelsen beslut om åtgärder och har ett gemensamt ansvar för de besluten. Om styrelsen under pågående år fattar beslut som innebär att budgeten inte längre är relevant för uppföljningen kan det vara bra att istället upprätta en helårsprognos. Ursprungsbudgeten som styrelsen beslutat om ändras inte och ligger kvar som ett jämförelsematerial, men ytterligare en kolumn läggs till i rapporten (förslagsvis Excel) där siffrorna för helårsprognosen beräknad utifrån de nya förutsättningarna förs in.

Balansrapport Om du använder ett bokföringsprogram kan du ta ut en balansrapport. Den visar föreningens tillgångar, skulder och eget kapital. I kolumnen längst till vänster finns de ingående balanserna, dvs saldona på respektive balanskonto per periodens början. I mittenkolumnen finns periodens förändring och i den högra kolumnen finns utgående balans vid periodens slut.

Resultatrapport På motsvarande sätt visar resultatrapporten hur resultatet har förändrats under perioden (vanligtvis ett kvartal). I första kolumnen visas periodens intäkter och kostnader. Till höger om den finns en kolumn som visar de ackumulerade (sammanlagda) intäkterna och kostnaderna för samtliga perioder fram till rapporteringstillfället. Det ger en tydlig bild av hur resultatet den senaste perioden förhåller sig till samtliga perioder.

Balansräkning och resultaträkning En balansräkning är en ögonblicksbild av föreningens ekonomiska ställning vid räkenskapsårets slut. Ange jämförelsebelopp (förra årets belopp) till varje post och summeringsrad. Saldona som finns på balanskontona (kontoklass 1-2) vid årsskiftet (utgående balans) förs över till nästa års bokförings ingående balans).

32

Ovan visas ett exempel på hur balansräkningen kan se ut. När den redovisas i verksamhets-berättelsen brukar man inte ha med kontonumren, men de visas här för tydlighetens skull.

Resultatrapporten visar intäkter, kostnader och resultat, dvs kontoklass 3-8. Resultaträkningen ska ge en god bild av hur resultatet har uppkommit under räkenskapsåret. Visa också föregående års siffror för att ge en jämförelse över utvecklingen.

På nästa sida visas ett exempel på hur resultaträkningen kan se ut. När den redovisas i verksamhets-berättelsen brukar man inte ha med kontonumren, men de visas här för tydlighetens skull. Om ett bokföringssystem används så finns det oftast redan färdiga rapporter, till exempel balansräkning och resultaträkning att ta ut.

Balansräkning 2017-12-31 2016-12-31

Tillgångar1311 Fonddepå 288 648,42 221 493,231684 Anslagsfordringar 12 201,00 0,001685 Lokalavgiftsfordringar 8 755,00 0,001689 Övriga kortfristiga fordringar 38 249,00 36 000,001790 Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter 6 000,00 0,001911 Kassa 200,00 2 560,001931 Bank 128 704,45 167 610,45

SUMMA TILLGÅNGAR 482 757,87 427 663,68

Eget kapital2067 Balanserad vinst/förlust 386 763,68 363 650,682069 Årets resultat 83 462,17 23 113,00

SUMMA EGET KAPITAL 470 225,85 386 763,68

Skulder2510 Skatteskulder 3 973,02 0,002710 Preliminärskatt personal 350,00 0,002731 Sociala avgifter personal 409,00 0,002850 Skattekonto 200,00 0,002890 Övriga kortfristiga skulder 600,00 700,002899 Förutbetalda intäkter/upplupna kostnader 7 000,00 40 200,00

SUMMA SKULDER 12 532,02 40 900,00SUMMA SKULDER & EGET KAPITAL 482 757,87 427 663,68

33

Resultaträkning 2017 2016

Intäkter3010 Anslag 125 000,00 123 291,003020 Lokalavgifter 97 000,00 97 335,00

Summa intäkter 222 000,00 220 626,00

Kostnader4240 Fasta arvoden -7 500,00 -5 000,004319 Övriga ersättningar/gåvor -28 578,00 0,004511 Sociala avgifter -409,00 0,004610 Kursmaterial/litteratur -9 622,00 -12 785,004632 Kaffe och förfriskningar -2 812,00 -3 241,004711 Kurs- & konferenskostnader -5 211,00 -53 196,004810 Resekostnader -21 074,00 -72 118,004811 Hotellkostnader -28 322,00 -16 389,005010 Lokalhyra -12 000,00 -12 000,005410 Förbrukningsinventarier -2 500,00 -2 000,005420 Dataprogram/Licenser -5 000,00 -5 000,005460 Förbrukningsmaterial -600,00 -600,005980 PR -16 890,00 -1 200,006110 Kontorsmateriel -3 208,00 -2 453,006150 Tryck/kopiering -574,00 -253,006211 Telefon -890,00 -952,006250 Porto -2 479,00 -3 216,006420 Revisionsarvode -1 000,00 -1 000,006570 Bankkostnader -1 500,00 -500,006590 Övriga externa tjänster 0,00 -500,006970 Tidningar, tidskrifter -2 455,00 -4 910,006990 Övriga externa kostnader 0,00 -200,00

Summa kostnader -152 624,00 -197 513,00

Rörelseresultat 69 376,00 23 113,00

Finansiella kostnader och intäkter8210 Utdelning aktier och andelar 17 959,19 0,008311 Ränteintäkter bank 100,00 0,00

Summa finansiella kostnader och intäkter 18 059,19 0,00

Resultat före skatt 87 435,19 23 113,00

8980 Skatt -3 973,02 0,00

8990 Årets resultat 83 462,17 23 113,00

34

Är bokföringen manuell och föreningen bara behöver göra en bokslutsrapport används t ex Excel (se exempel tidigare i detta avsnitt). Använder föreningen ett bokföringsprogram är det enklast att skriva ut rapporterna balans- och resultaträkning från det. Kontrollera ändå att årets resultat är samma i båda rapporterna och att balansräkningen verkligen balanserar, dvs att tillgångarna är lika stora som skulder och eget kapital tillsammans. Ska föreningen upprätta årsbokslut kan man hitta information om uppställning och kravet på tilläggsupplysningar hos Bokföringsnämnden på http://www.bfn.se/upload/sv/informationsmaterial/att-fora-bok/Att_fora_bok.pdf . Informationen där riktar sig visserligen till företagare, men är också tillämpbar för ideella föreningar.

När bokslutet är klart, men innan resultat- och balansräkningen lämnas till revisorerna för granskning, bör hela styrelsen gå igenom dem. Det är viktigt att alla styrelseledamöter förstår vad siffrorna i rapporterna innebär. Verksamhetsberättelsen med årsbokslut/förenklat årsbokslut/årsrapport ska skrivas under av hela styrelsen. Observera att det är den sittande styrelsen vid påskrifttillfället som undertecknar den.

Efter verkställd revision tas resultaträkningen och balansräkningen tillsammans med revisionsberättelsen in i styrelsens verksamhetsberättelse.

35

AVSNITT 10 - Skatter och deklaration Ideella föreningar är skyldiga att sköta bokföringen så att det finns underlag för att göra självdeklaration och för att lämna kontrolluppgifter. Inkomster ska beräknas och deklareras enligt bokföringsmässiga grunder.

Är du tveksam om något som gäller skatter, arbetsgivaravgifter eller deklarationer så kontakta Skatteverkets skatteupplysning. De ger bra och tydlig information. Tänk på att det är bättre att fråga en gång för mycket än att göra fel! Du når Skatteupplysningen på både på e-mail och telefon.

Skattekonto Alla som ska redovisa någon typ av skatt eller avgift till Skatteverket ska ha ett skattekonto. Debiteringar, redovisningar och betalningar registreras på kontot varje månad. Vanligast är preliminärskatt och arbetsgivaravgifter. I kontoplanen ska det finnas ett motsvarande bokföringskonto och saldot på det ska stämma med saldot på skattekontot.

Anmäl till Skatteverket att kassören ska ha behörighet till föreningens skattekonto via e-tjänster. Det är då enkelt att kontrollera saldot och vilka transaktioner som sker på kontot.

Observera att eventuella ränteintäkter eller kostnader på skattekontot inte är skattepliktigt respektive avdragsgillt i inkomstdeklarationen.

Arbetsgivaravgift Om föreningen ska betala ut arvode till någon i styrelsen, eller till någon annan som utfört ett uppdrag, ska en anmälan om att föreningen är arbetsgivare först göras till Skatteverket. Föreningen behöver alltså inte ha någon anställd för att räknas som arbetsgivare. Om den utbetalda ersättningen till någon person är 1000kr eller mer under ett inkomstår ska föreningen också betala arbetsgivar-avgift beräknad på lönen/arvodet. Avgiften beräknas procentuellt på den utbetalda ersättningen före skatt. Beroende på mottagarens ålder är det olika procentsatser. Du hittar aktuella procentsatser på Skatteverkets hemsida.

Föreningen behöver inte vara arbetsgivare för den som får ersättningen, utan det kan också vara fråga om en uppdragstagare. Beroende på vilken skattsedel uppdragstagaren har ska föreningen dra av skatt och betala arbetsgivaravgift. Betalar föreningen ersättning för arbete (1 000 kr eller mer) till någon med A-skatt ska arbetsgivaravgifter betalas till Skatteverket. Bedriver uppdragstagaren näringsverksamhet och är F-skatteregistrerad betalar mottagaren själv in skatt och så kallade egenavgifter. Det ska också framgå på fakturan att uppdragstagaren är registrerad för F-skatt.

Skatteavdrag Betalar du ut ersättning för arbete till en person som har A-skatt är du skyldig att dra av skatt om den sammanlagda ersättningen till personen är minst 1 000 kronor under hela året.

Gör skatteavdraget på något av följande sätt:

• enligt skattetabellen, om ersättningen är mottagarens huvudsakliga inkomst • med 30 procent, om ersättningen är en sidoinkomst för mottagaren eller mottagaren är en

juridisk person som har A-skatt (t.ex. vid arvoden tills styrelsen eller för konsultverksamhet) • enligt ett beslut från Skatteverket till ersättningsmottagaren.

Vid varje avlöningstillfälle ska du skriftligen upplysa löne- eller arvodesmottagaren om hur mycket skatt du har dragit av, lämpligen på lönebeskedet.

Skattedeklaration När föreningen registreras som arbetsgivare börjar skattedeklarationer skickas ut från Skatteverket. Uppge vid registreringen om föreningen har lönerelaterade utbetalningar varje månad eller vid

36

enstaka tillfällen under året. Ofta betalas arvoden bara ut en gång om året och då är det enklare att göra en så kallad säsongsanmälan och få skattedeklarationerna utskickade bara två gånger under året. Om skattedeklaration skickas ut varje månad måste den fyllas i och returneras för att undvika straffavgifter.

Arbetsgivaravgiften och personalens innehållna skatter ska redovisas i skattedeklaration, som skickas till Skatteverket. Både deklarationen och inbetalningen till skattekontot ska normalt vara Skatteverket till handa den 12:e i månaden efter att ersättningen betalats ut. Skattedeklarationen kan endera skickas in på pappersblanketten (ej kopia!) som Skatteverket skickar ut eller också kan kassören lämna en elektronisk skattedeklaration på Skatteverkets hemsida

Kontrolluppgift Om du har betalat arvoden eller andra ersättningar till någon med 100 kr eller mer är föreningen skyldig att lämna kontrolluppgift till Skatteverket och mottagaren. Det finns ett smidigt program att ladda ned på Skatteverkets hemsida där det går att fylla i uppgifterna för rapporteringen till dem och sedan skriva ut kontrolluppgifterna för utskick till mottagarna senast 31 januari.

Sammanställning av föreningens skyldigheter Ersättning person och år Skatteavdrag Arbetsgivaravgift Kontrolluppgift <100kr Nej Nej Nej 100 kr - 999 kr Nej Nej Ja 1 000 kr eller högre Ja Ja Ja

Ett praktiskt sätt att hålla reda på vad varje anställd/uppdragstagare fått utbetalt är att upprätta en särskild pärm för kopior på specifikationerna för utbetalningarna. Varje person får en egen flik i pärmen där kopior på specifikationerna sätts in. Det är då enkelt att under året kontrollera om arbetsgivaravgift ska betalas in, skatt ska dras av och om kontrolluppgift ska lämnas. Underlagen för utbetalningarna sätts naturligtvis också alltid in i verifikationspärmen i löpande ordning.

Moms Avdelningar, sektioner och klubbar inom ST är normalt inte momspliktiga eftersom de inte bedriver momspliktig verksamhet. Det innebär att föreningen inte ska lägga på moms vid fakturering och inte heller får dra av moms på inköpen.

Inkomstskattedeklaration Skyldighet att lämna inkomstdeklaration för föreningar inom ST föreligger om något av följande villkor är uppfyllt:

• De skattepliktiga intäkterna överstiger 100kr (räntor, utdelningar, reavinst och fastighetsavkastning)

• De skattepliktiga förmögenhetstillgångarna den 31 december året före taxeringsåret överstiger 15 000kr (placeringar och fastigheter)

• Skattskyldighet för fastighetsavgift eller särskild löneskatt finns

Den ideella verksamheten inom fackföreningar är inte inkomstskattepliktig, dvs medlemsavgifter, anslag och medlemsaktiviteter (som inte är näringsverksamhet). De ska bara redovisas i deklarationen om ovanstående villkor är uppfyllda och ingen skatt utgår på resultatet av den verksamheten. Skattesatsen är 22% på den skattepliktiga verksamheten.

Är villkoren i punkterna ovan inte uppfyllda behöver ingen inkomstdeklaration lämnas. Om Skatteverket ändå skickar ut en deklarationsblankett, t ex pga att föreningen tidigare varit deklarationsskyldig, måste den alltid returneras. Skriv då på blanketten att ingen skattepliktig verksamhet har bedrivits, skriv under och skicka den till Skatteverket. Kontakta Skatteverket om det är så att föreningen fortsättningsvis inte kommer att ha skattepliktig verksamhet.

37

Kassören måste se till att deklarationen upprättas och inlämnas till Skatteverket i rätt tid, senast 1 juli, för att undvika förseningsavgifter. Om det vid skatteberäkningen visar sig att föreningen har en skatteskuld, t ex beroende på kapitalvinster på placeringar, ska skulden betalas i tid för att undvika räntekostnader. Se Skatteverkets hemsida för ytterligare information om när insättningen ska finnas på skattekontot.

Deklaration i praktiken Hur gör man då praktiskt inkomstdeklarationen? Ideella föreningar använder blanketten Inkomst-deklaration 3. Om föreningen bara haft kapitalinkomster används blanketten Kapitalinkomster mm. Fyll i kapitalinkomsterna (och eventuella kapitalutgifter) och för över resultatet till första sidan.

Finns det annan skattepliktig verksamhet så som fastigheter eller någon form av näringsverksamhet ska blanketterna Räkenskapsschema och Skattemässiga justeringar användas. Först redovisas balans och resultaträkningen som den ser ut i bokföringen i räkenskapsschemats vänstra kolumn, sedan redovisas de poster som är skattepliktiga i den högra kolumnen. Slutligen görs skattemässiga justeringar och beräkningen av underlaget för inkomstskatt. Räntekostnader och ränteintäkter på skattekontot är inte avdragsgilla respektive skattepliktiga.

Resultatet förs sedan över till blankettens framsida. Om fastighetsavgift eller löneskatt ska betalas fylls även de uppgifterna i på blankettens framsida. Fastighetsskatt ska bara betalas om föreningen äger en fastighet och löneskatt om pensionsavsättningar betalats in för anställda/uppdragstagare. Tänk på att ange underlaget för fastighetsavgift och löneskatt, inte den faktiska skatt som ska betalas.

Kontrollera att den skatteberäkning du gjort i bokslutet stämmer med de uppgifter du deklarerar. Om Skatteverket ändrar den slutliga taxeringen jämfört med vad du bokfört i bokslutet får du göra en rättning i efterföljande års bokföring, eftersom det bokföringsår skatten avser redan är avslutat och verksamhetsberättelsen godkänd på årsmötet.

OBS! Första sidan på inkomstdeklarationen ska alltid fyllas i, skrivas under och skickas in till Skatteverket.

Det finns möjlighet att skjuta på del av inkomstskatteinbetalningen i fem år genom att använda periodiseringsfonder. Eftersom få av föreningarna inom ST är inkomstskatteskyldiga och det i så fall oftast rör sig om små belopp kommer vi inte att ta upp regelverket för periodiseringsfonder i den här utbildningen. Är det aktuellt för er förening finns det mer information på Skatteverkets hemsida.

Preliminärskatt Baserat på inkomstskatt tidigare år beräknar Skatteverket hur mycket föreningen ska betala i preliminärskatt under året. Ett preliminärskattebesked skickas ut där förfallodatum och beloppen som kommer att dras från skattekontot redovisas. Kontrollera att det alltid finns pengar på skattekontot vid förfallodatum för att undvika förseningsavgifter. Enklast är att i förväg lägga in betalningsuppdragen för preliminärskatten för hela året i när beskedet kommer. Preliminärskatten dras normalt den 12:e i varje månad från skattekontot och löper från februari till januari året efter.

Om Skatteverkets beräkning av preliminärskatt avviker mycket mot föreningens beräkning av inkomstskatt ska en preliminärskatteberäkning lämnas in till Skatteverket. Det kan ju vara så att föreningen inte ska betala någon inkomstskatt alls och då är det onödigt att bokföra transaktioner varje månad och sedan vänta på återbetalningen året efter. Blanketter för justering av preliminärskatten finns på Skatteverkets hemsida.

38

AVSNITT 11 - Revision Revisorerna är utsedda av årsmötet för att för medlemmarnas räkning granska räkenskaper och förvaltning. De utgör en resurs för styrelsen och kassören genom att vara förebyggande, rådgivande och hjälpsamma. Nedan följer en sammanställning över revisorns roll och uppgifter samt hur revisionsarbetet kan läggas upp. Detta är viktigt information för hela styrelsen.

Revisorns roll, uppgifter och ansvar Att vara revisor är ett viktigt förtroendeuppdrag. Fackförbundet ST bygger sin verksamhet på att medlemmarna känner förtroende för organisationens företrädare och organisationens förmåga att klara de uppgifter som de enligt stadgarna och kongressen har till uppgift att verka för.

Uppdraget som revisor innebär att man på medlemmarnas uppdrag fortlöpande ska följa styrelsens arbete och den verksamhet som bedrivs inom enheten och som styrelsen leder under verksamhetsåret. Revisorerna utgör ett viktigt led i det demokratiska säkerhets- och kontrollsystemet. Revisorerna ska därför för medlemmarnas räkning granska förvaltning och räkenskaper och inför årsmötet förelägga en revisionsrapport.

Enskilda medlemmar ska aldrig granska bokföring, avtal eller protokoll i föreningen, utan det är revisorns uppdrag att för medlemmarnas räkning göra den granskningen. Revisorerna ska arbeta självständigt och får inte ingå i någon gruppering där beslut fattas som sedan ska granskas av dem själva i egenskap av revisorer.

Revisorerna måste vara insatta i såväl föreningens regelverk/stadgar som förbundets stadgar, förbundsstyrelsens anvisningar och beslut samt föreningens arbete. Revisorerna bör också ha goda insikter i bokföringens grunder och vara förtrogna med redovisningsfrågor och ekonomiska frågor.

Det övergripande målet för revisionsuppdraget är att avrapportera revisionen och avlämna en korrekt revisionsrapport till föreningens årsmöte. Revisorerna ska i revisionsrapporten ta ställning till om bokslutet upprättats enligt god redovisningssed.

Revisionens organisation och period

Revisorerna, vilka väljs på årsmötet, är ansvariga inför medlemmarna.

I och med att revisorerna är direkt underställda medlemmarna medför detta att revisorerna på medlemmarnas uppdrag granskar styrelsen. Att granska styrelsens görande och låtanden innebär att revisorerna ska utföra både räkenskapsrevision och förvaltningsrevision.

Revisionen omfattar tiden ända fram till dess att årsmötet hållits. Den löpande granskningen ska inte anses avslutad per bokslutsdagen utan måste omfatta även den mellanliggande tiden fram till årsmötet.

39

Revisorn är en resurs för kassören och resten av styrelsen. Granskningen av styrelsens arbete ska ske kontinuerligt och är därmed ofta till hjälp och stöd för styrelsen. En revisor bör vara positiv till att vid förfrågan bistå kassören med råd och anvisningar. Samma sak gäller förhållandet att ge råd och synpunkter till styrelsen i sin helhet i syfte att eventuellt initiera förbättringar i enhetens verksamhet. Det är dock viktigt att tänka på att revisorerna aldrig får medverka i beslutsfattandet.

Oberoende, jäv och tystnadsplikt

En revisor ska utöva sitt uppdrag med självständighet och objektivitet. I etikregler för revisorer används uttrycken faktiskt oberoende respektive synligt oberoende. Det faktiska oberoendet innebär att revisorn själv uppfattar sig som oberoende medan det synliga oberoendet är hur andra uppfattar revisorn. Det är viktigt att revisorn utåt framstår såsom oberoende. För att uppnå detta kan revisorn i vissa fall vara förhindrad att utföra revision, t.ex. om man är släkt med person som sitter i styrelsen för enheten.

En revisor har total tystnadsplikt. Detta är en mycket viktig regel för alla revisorer. En revisor ska ha tillgång till allt material som behövs för revisionen och få den information som krävs. Det får då inte finnas någon som helst misstanke om att uppgifterna förs vidare. Revisorn får inte agera så att föreningen, fackliga företrädare eller andra enskilda personer skadas. Revisorn ska endast yttra sig till hela styrelsen och inte till enskild styrelseledamot. Tystnadsplikten kvarstår även efter att uppdraget som revisor upphört.

Revisors skadestånd

Revisorns huvuduppgift är inte att upptäcka brott, men det förekommer och det är då viktigt att revisorn agerar snabbt och korrekt på upptäckten.

Om revisorerna agerat på ett felaktigt sätt, eller underlåtit att anmärka på ett förhållande som åligger dem, kan de bli ansvariga för uppkommen skada. I fall där skadeståndsplikt kan komma ifråga är det mycket viktigt att revisorn har dokumenterat sin granskning och sina ställningstaganden.

Granskningen Revisorernas arbetsprocess kan indelas i planering, granskningens genomförande och slutligen rapportering.

Förberedande informationsinsamling och planering Den information som revisorn först ska samla in är av mer allmän karaktär och kan omfatta exempelvis verksamhetsberättelser, protokoll och erfarenheter från tidigare års revisioner, som ska ligga till grund för den fortsatta planeringen. Dessa handlingar återfinns normalt i en s.k. grundakt.

Revisorerna ska ta del av stadgar och eventuella beslut av kongress, förbundsstyrelse och årsmötet som påverkar enheten. Dessutom ska revisorn beakta de regler för betalning av sociala avgifter och skatt som gäller för enheten.

På samma sätt som föreningens styrelse planerar sin verksamhet ska revisorerna ta för vana att upprätta en arbetsordning för sitt uppdrag. Direkt efter årsmötet kan det vara lämpligt att revisorerna planerar revisionsarbetet för verksamhetsåret. Antal revisionstillfällen bestäms och i samråd med kassören fastställs tidpunkter för kontakter. Utöver detta skall formerna och inriktningen på granskningen planeras. En bra revision utförs löpande under hela året och inte bara vid bokslutet när räkenskapsåret är slut. Revisorn ska flera gånger under året följa upp föreningens verksamhet. Ett sätt är att få löpande kopior på styrelseprotokoll och balans- och resultatrapporter.

Vid planeringen av revisionen är det viktigt att utgå från väsentlighet och risk, vilket innebär att revisionen ska fokusera på områden/poster som är väsentliga och områden där risken för fel är hög. Inriktningen på revisionen och vilka områden som är väsentliga för revisorerna bör tas upp och

40

diskuteras med kassören och eventuellt även med styrelsen. En öppen och kontinuerlig dialog mellan revisorerna och kassören/styrelsen är grund för en god revision.

Generellt gäller att fel i ett årsbokslut/förenklat årsbokslut/årsrapport är att anse som väsentliga om de är av sådan omfattning eller art att de, om de varit kända för en omdömesgill intressent, hade påverkat dennes ställningstagande. Överfört till den fackliga världen innebär det ungefär att revisorn ska granska det som en medlems behöver veta för att kunna ta ställning till styrelsens ansvarsfrihet vid årsmötet.

Vid sin riskbedömning har revisorerna att ta ställning till vilka rutiner, transaktioner samt resultat- och balansposter som kan tänkas innehålla de största riskerna för felaktigheter. Risken för fel är oftast störst i sällan förekommande transaktioner och transaktioner med hög komplexitet. Tyngdpunkten på granskningen bör läggas på områden där sådana transaktioner förekommer. Vidare ska revisorn ta hänsyn till hur den interna kontrollen är uppbyggd och fungerar, vilket vi återkommer till längre fram.

Granskningens genomförande Granskningsuppdraget kan övergripande delas upp i revision under året och bokslutsrevision.

Revision under året innefattar flera olika arbetsmoment, bland annat förvaltningsrevision, granskning av den interna kontrollen och verifikationsgranskning. Bokslutsrevision innebär bl.a. att revisorerna granskar att redovisade uppgifter i årsbokslut/förenklat årsbokslut/årsrapport inte innehåller väsentliga fel samt att bokföringen och övrig redovisning sköts korrekt.

Den granskning revisorerna utför ska dokumenteras. Syftet med dokumentationen är att verifiera revisorns ställningstaganden och rapportering. Dokumentationen kan innefatta, förutom anteckningar över utfört arbete, t.ex. revisorns rapporter och utlåtanden, korrespondens, externa bekräftelser, granskningsprogram, samt kopior av räkenskapsmaterial.

Det kan vara lämpligt att revisorn upprättat en s.k. grundakt som kan innehålla information och arbetspapper som används under flera år t.ex. aktuella stadgar, kontoplan med anvisningar, anvisningar för diarieföring och arkivering, eventuella arbetsordningar etc.

Information och arbetspapper som avser aktuellt räkenskapsår bör sorteras in i vad som kallas årsakt. Årsakten innehåller normalt årsbokslut/förenklat årsbokslut/årsrapport med specifikationer och noteringar om den granskning som utförts under året.

Under året, innan bokslutet upprättats, inriktas revisorernas arbete på följande punkter:

• Förvaltningsrevision • Protokollgranskning • Granskning av den interna kontrollen • Räkenskapsrevision

Förvaltningsrevision

Det är styrelsens ledamöter som under mandatperioden är gemensamt ansvariga för enhetens förvaltning och som utser de personer som har rätt att teckna enhetens firma. För den ekonomiska förvaltningen tecknas firman ofta av två i förening varav den ena vanligtvis ska vara ordföranden eller kassören. Det är därför väsentligt att kontrollera vilka befogenheter som har delegerats och till vilka personer detta har skett.

Granskningen av verksamheten innebär att revisorerna ser till att styrelsens beslut inte strider mot stadgarna eller mot beslut som fattas i något av förbundets beslutande organ. Vidare ska revisorn kontrollera att styrelsen följt beslut från årsmötet och att fattade beslut är verkställda. Det innebär bl.a. att revisorerna ska förvissa sig om att eventuella bordlagda frågor inte blivit bortglömda. Viktiga

41

underlag för förvaltningsrevisionen är bl.a. protokoll från styrelsens sammanträden, samt budget och verksamhetsplan.

Protokollgranskning Revisorerna ska se till att de fortlöpande får styrelseprotokollen liksom protokoll från årsmötet. Vid granskningen bör kontrolleras att originalprotokollen numreras i kronologisk ordning och att de är justerade.

Granskning av den interna kontrollen Med intern kontroll menas att verksamheten är organiserad så att ansvars- och arbetsfördelningen syftar till att ingen person ensam ska kunna handlägga en transaktion genom hela behandlingskedjan. Det arbete som utförs av en viss person bör bli föremål för en oberoende kontroll av någon annan. Revisorernas granskning är att kontrollera den interna kontrollen. Om enheten har en god intern kontroll upptäcks eventuella felaktigheter och rättas till före dessa upptäcks av revisorerna.

Räkenskapsrevision Revisorn ska granska att bokföringen förs löpande. Vid granskning i större föreningar är det nödvändigt att göra ett urval i granskningsunderlaget. Vid granskningen av verifikationerna och den löpande bokföringen bör nedan angivna punkter kontrolleras t ex att det finns verifikationer till samtliga bokförda transaktioner, att verifikationsnummerserien är obruten och att fakturor och utbetalningar är attesterade.

Samtidigt med verifikationsgranskningen bör konteringskontroll utföras. Det är väsentligt att gällande kontoplan följs, bl.a. för att kunna få jämförbarhet, mot budget och mellan åren. Bokföringsordrar bör granskas i samband med verifikationsgranskningen.

Bokslutsrevision Granskningen av årsbokslut/förenklat årsbokslut/årsrapport syftar till att kunna fastställa:

• att den ger en korrekt beskrivning av verksamheten som bedrivits under året samt innehåller de uppgifter som enligt anvisningar, praxis och god redovisningssed ska ingå

• att resultaträkningen ger en rättvisande bild av enhetens intäkter och kostnader • att balansräkningens redovisade tillgångar och skulder existerar • att föreningens samtliga tillgångar och skulder samt övriga åtaganden upptagits i

balansräkningen • att uppgifterna i resultat- och balansräkningarna överensstämmer med huvudboken • att eventuella ställda panter eller ansvarsförbindelser redovisas • att övrig information är förenlig med den bild av enhetens verksamhet och ställning som ges

och överensstämmer med revisorernas kännedom om föreningen

Rapportering Revisionsrapporten Revisorerna redovisar sitt arbete genom att skriva en revisionsberättelse som ska föreläggas årsmötet. Revisionsberättelsen är revisorns viktigaste och enda obligatoriska rapport. Men därutöver kan en rad andra typer av rapporter lämnas såsom erinringar till styrelsen, olika promemorior till styrelsen, kassör/ordförande, med påpekanden och förslag till förbättringar. Se vidare avsnittet ”övrig rapportering” nedan.

I revisionsberättelsen sammanfattar revisorerna sin granskning. Revisionsberättelsen ska undertecknas av revisorerna och genom styrelsens försorg finnas tillhanda med övriga handlingar i tid inför årsmötet så att medlemmarna kan titta på den. Revisionsberättelsen ska normalt lämnas till styrelsen två veckor före föreningsstämman. Då ska också räkenskaper och annat material

42

återlämnas. Det är lämpligt att revisorerna deltar vid årsmötet för att själva läsa upp revisionsberättelsen, och att mötesdeltagarna ges möjlighet att ställa frågor till revisorn.

Revisionsrapporten ska innehålla uttalande om att:

• årsbokslutet, förenklat årsbokslutet eller årsrapporten upprättats enligt bokföringslagen/god redovisningssed,

• styrelsens ledamöter inte har handlat i strid med stadgarna, • till- eller avstyrkan av ansvarsfrihet.

En ren revisionsberättelse är en revisionsberättelse utan några anmärkningar. Det är bara väsentliga avvikelser från lag, god redovisningssed och stadgar som ska leda till en anmärkning i revisionsberättelsen. En sådan revisionsberättelse benämns oren. Om revisionsberättelsen är oren bör det normalt framgå av revisionsberättelsen vad revisorn avstyrkt eller i övrigt anmärkt på. Exempel på anledningar till anmärkning i revisionsberättelse kan vara följande:

• Årsbokslutet/förenklade årsbokslutet/årsrapporten kan innehålla väsentliga fel där poster helt eller delvis felaktigt medtagits eller uteslutits.

• Andra väsentliga fel och brister i fråga om värdering, periodisering, rubricering eller specificering.

• Osäkerhet i enhetens redovisning av resultat och ställning. Exempelvis kan det vara omöjligt att avgöra värdet på en väsentlig tillgång.

• Åtgärder eller försummelser av styrelsen som kan föranleda skadeståndsskyldighet gentemot föreningen.

• Överträdelser av lagar eller stadgar. • Har preliminär skatt och sociala avgifter ej dragits med rätt belopp eller inbetalning ej skett i

rätt tid ska det anges i revisionsberättelsen om bristen bedöms som väsentlig.

Övrig rapportering Någon särskild form för revisorns rapportering vid sidan om revisionsberättelsen är inte föreskriven. Rapporteringen kan därför vara både muntlig och skriftlig. Om revisorerna hittar brister i förvaltning och räkenskaper ska detta rapporteras till styrelsen. Mindre väsentliga noteringar kan redovisas muntligt. Om det endast finns mindre anmärkningar mot bokföringen m.m. räcker det med att påpeka detta till kassören.

I de fall en muntlig anmärkning inte åtgärdats från kassörens eller styrelsens sida eller om kritiken är allvarlig är det lämpligt att revisorerna sammanställer en skriftlig rapport. Revisorerna bör inte vänta med sina påpekanden till årets slut utan en löpande dialog under verksamhetsåret eftersträvas.