UNIVERSIDAD DE PANAMA

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO SAN MIGUELITO

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

LICENCIATURA EN CONTABILIDAD

ASIGNATURA: NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA

ARCHIVOS PERMANENTES O PAPELES DE TRABAJO

PROFESOR: AGUSTIN BLANCO

INTEGRANTES:

GONZALEZ ANDREA CED. 9-738-443

MIRANDA VERONICA CED. 4-804- 1074

MIRIAM RODRIGUEZ CED. 2-724-1052

TEJADA ZUMAIQUIRA CED. 8-767-1173

GRUPO: CON3-3

AULA: D-12

FECHA: 7/10/15

INTRODUCCION

A través de este trabajo, desarrollaremos el tema sobre los Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los Papeles de Trabajo que se utilizan dentro de la Auditoria en las empresas.

Sabemos que la Auditoría es como una herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes económicos donde en un futuro laboremos como Contadores Públicos y Auditores.

Los papeles de trabajo son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.

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ARCHIVOS PERMANENTES O PAPELES DE TRABAJO

1. Archivos PermanentesLas características y usos de cada tipo son las siguientes: Contendrá información útil para el auditor en futuros trabajos de auditoría por ser de interés continuo y cumplirá los siguientes propósitos:

Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican por varios años.

Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen rápido de las políticas, organización y funciones de las diferentes unidades de la Corte de Cuentas de la República y leyes aplicables.

Entre la información que contendrá el archivo permanente está:

Leyes y normas Organigramas Políticas y manuales Detalle de personal clave de la Corte

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

1.1. Archivo Permanente Constante: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo. Es un archivo cuya estructura y datos son constantes. Se le denomina también archivo maestro, ya que otros dependen de él.

1.2 Archivo Permanente Histórico: Es un archivo que contiene información acumulada a lo largo de un tiempo estimado de otros archivos que han sufridos procesos de actualización o bien que acumulan datos de variación periódica.

1.3 Archivo Permanente de Movimiento: Es un archivo que se utiliza conjuntamente con el archivo maestro (constante), y que tiene parte de su estructura en común con el archivo maestro, para poder procesar mejor las modificaciones experimentadas por los mismos.

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1.4 Archivo Permanente de Situación: Es el archivo que, en cada momento, contiene información actualizada cada poco tiempo.

2. ARCHIVOS GENERAL

Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la auditoria y que podrán ser utilizados para períodos subsecuentes. Entre los que están:

Estados financieros Planes anuales de trabajo Programas de auditoria Hojas de trabajo Borrador e informe final de cada examen

3. ARCHIVOS CORRIENTES

Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas realizadas a cada una de las cuentas o áreas específicas y corresponden al período sujeto a examen. Constituyen el respaldo o evidencia de cada examen y del cumplimiento a las normas de auditoria.

4. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO

OBJETIVO E IMPORTANCIA

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios.

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5. OBJETIVOS PRINCIPALES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PAPELES DE TRABAJOS

5.1 Facilitan la preparación del dictamen o informe del auditor.

En la gran mayoría de los trabajos de auditoria llevados a cabo, producto terminado lo constituyen los estados financieros dictaminados, cuyos datos extraídos del sistema de papeles de trabajo.

5.2 Contienen la evidencia de la extensión de los procedimientos de auditoria empleados y la prueba del cuidado y diligencia ejercida.

En consecuencia, no solo fundamentan y explican las aseveraciones contenidas en el dictamen o informe, sino que constituyen la más importante fuente de información utilizada por los dirigentes de una firma de contadores públicos para cerciorarse de que el trabajo llevado a cabo cumple con los más altos estándares de calidad profesional.

5.3 Constituyen la fuente básica de informacion para la preparación del informe largo y de cualesquiera otros informes sobre la situación financiera de la compañía o los resultados de sus operaciones.

Frecuentemente, en empresa de pequeña o mediana magnitud, el auditor complementa su información normal con una serie de estados comparativos, análisis y evaluaciones financieras, información estadística, etc. Los que normalmente son de un gran valor para la gerencia de tales empresas. Para reunir la información requerida, el auditor acude básicamente a sus papeles de trabajo. En otras ocasiones, se le encomienda al auditor la ejecución de trabajos especiales tales como estudios de posición financiera, de flujo de fondos, estudios especiales sobre inventarios o cuentas por cobrar, etc., en tales caso los papeles de trabajo constituyen asimismo la fuente básica de información.

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5.4 Proporcionan información con respecto a posibles comentarios constructivos que se pudiesen presentar en benéfico del cliente.

Cuando los papeles de trabajo han sido planeados y preparados con imaginación, visione ingenio, frecuentemente proporcionan pistas con respecto a deficiencias de carácter financieros o administrativo o con respecto a mejoras potenciales en la eficiencia de operación.

La profesión de contraloría publica, en su constante evolución, habrá de considerar que la presentación de comentarios constructivos, constituye un elemento determinante en la prestación de un servicio de alta calidad profesional a sus clientes. Un buen sistema de papeles de trabajos, contribuye en gran medida al logro de este objetivo.

5.5 Se utilizan para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.

Por medio de una adecuada planeación y distribución de responsabilidades entre sus asistentes, el encargado responsable de una auditoria puede coordinar y organizar eficientemente los diferentes aspectos de su trabajo. Esto lo hace Atravez de papeles de trabajo cuidadosamente planeados, que posteriormente faciliten una adecuada supervisión en todos los niveles, supervisor, gerente o socio. Frecuentemente, cuando el encargado de la auditoria considera que es limitada la habilidad y experiencia que tienen sus asistente a la planeación y preparación de papeles de trabajo, el mismo podrá prepara los encabezados y señalar la información básica que deben contener dichos papeles.

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5.6 Constituyen un registro permanente de la informacion contable examinada y de los procedimientos de auditoria utilizados.

En la práctica, no son remotos los casos en los que, varios años después de concluida una auditoria, surgen dudas, consultas o requerimientos de todos tipo de información. Los papeles de trabajo son, en estas circunstancias, indispensables.

5.7 Se utilizan como guía y fuente de informacion en auditorias subsecuentes.

Lo anterior se deriva de las siguientes consideraciones.

Se utilizan para orientar el curso de exámenes sucesivos. Proporcionan información que es de interés continuo o permanente. Revelan ciertas peculiaridades de la empresa sujeta a examen.

Facilitan la preparación de los papeles de trabajo del presente ejercicio frecuentemente, la forma de algunos papeles de trabajo de años anteriores que hubiesen sido adecuadamente planeados, puede utilizarse en años subsecuentes y de esta manera se reduce el tiempo invertido en el examen de la cuenta correspondiente.

En ocasiones, una revisión de los papeles de trabajos de años anteriores pueden conducir a una oportuna revelación de una inconsistencia en la aplicación de principios de contabilidad o en los métodos para la aplicación de dichos principios. Sin embargo, el empleo de los papeles de trabajo de años anteriores, deberá estar sujeto a ciertas reservas, si el formato de dichos papeles se siguiese en una forma automática, existiría el peligro de caer en un patrón demasiado rígido, lo cual impediría la introducción de innovaciones o procedimientos más eficientes

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Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.

6. NATURALEZA, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

NATURALEZA

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

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CONFIDENCIALIDAD

PROPIEDAD

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

7. PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJO ¿La información que contienen los papeles es necesaria para

auditoria? ¿se puede presentar esta información de forma mejor? ¿debe darse algún dato más para su comprensión?

Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, carta machote, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.

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8. CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:

Por su uso

Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal.

Por su contenido

Hoja de trabajo. Cédulas sumarias o de Resumen. Cédulas de detalle o descriptivas. Cédulas analíticas o de comprobación.

Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido está más o menos definido.

Se clasificarán de acuerdo:

A la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:

Planificación de auditoria Hojas de trabajo

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Cédulas sumarias o de resumen Cédulas de detalle Cédulas narrativas Cédulas de hallazgos Cédulas de notas Cédulas de marcas

Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:

Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programación de actividades Informes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:

Confirmaciones de saldos Interpretaciones auténticas y normativa publicada Decretos de creación de unidades Opiniones Jurídicas Opiniones Técnicas

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

Tradicionales. Eventuales.

Las tradicionales, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

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Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación. Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo.

Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria. Por ejemplo: Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor:

Por ejemplo:

Cédulas de observaciones, Programa de trabajo, Cedulas de asientos de ajuste, Cedulas de reclasificaciones, Confirmaciones, Cartas de salvaguarda, Cédulas de recomendaciones, Control de tiempos de la auditoria, Asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que

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9. PREPARACION, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL

PREPARACION

Cliente y ejercicio a revisar Fecha Nombre y apellidos del sujeto Objeto de los mismos Cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su

significado

CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES

Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.

Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.

Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.

Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.

Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.

Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.

Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

NO DEBEN CONTENER:

No ser copia de la contabilidad de la empresa No ser copia de los estados financieros No ser copia de la auditoria del año pasado.

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ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La habilidad técnica y la destreza profesional del auditor, se reflejan en los papeles de trabajos que prepara. Para alcanzar el nivel de un profesional competente, capaz de desarrollar su trabajo dentro de los más altos estándares de ejecución, el auditor debe concederle las importancias requerida a la preparación de papeles de trabajo que rinda la mayor utilidad posible. Ello solo se logra preparándolos completos, pero libres de detalles superfluos, y mediante la organización y arreglo de los mismo en una forma que permita su fácil localización y comprensión por otras personas.

10. LA INFORMACION BASICA QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO

Se considera que los papeles de trabajos reúnen los requisitos mínimos de calidad cuando contienen la siguiente información.

a. El nombre de la compañía sujeta a examen, una descripción de la información presentada y la fecha de los estados financieros.

En ocasiones, no es posible determinar la naturaleza de una cuenta por el simple título de la misma, en cuyo caso es conveniente incluir en el papel de trabajo correspondiente o en un programa especial en su caso una breve descripción del manejo de dicha cuenta y de lo que el saldo de la misma representa.

b. Área que se va a revisarc. Fecha de auditoria

d. La firma o inicial de la persona que lleva a cabo el trabajo correspondiente y las de quienes lleven a cabo el proceso de supervisión niveles, asa como las fechas correspondientes.

La inclusión de firmas o iniciales no solo constituyen un medio para fijar responsabilidades, sino también facilita la supervisión ya que a medida que sea mayor la experiencia de una persona, más confianza

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se podrá depositar en su trabajo. Sin embargo, siempre que se utilicen iniciales o firmas es conveniente que al frente de los papeles de trabajo, se listen los nombres de las personas que participaron en la auditoria y se identifique sus correspondientes iniciales o firmas.

En los casos en los que más de una persona participa en la preparación de un papel de trabajo, se conveniente que se incluyan las iniciales de quienes intervinieron y la porción de la información por la que asumen responsabilidad.

Cada papel de trabajo deberá, asimismo, contener la fecha en la que fue concluido. Este dato es importante debido a que comprueba la oportunidad con la que se aplicaron ciertos procedimientos de auditoria, en los casos en los que dicha oportunidad sea esencial con respecto a la confiabilidad de la pruebas. Por otra parte, la fecha en los papeles de trabajo, determina el último día en el que se tuvo conocimiento de un asunto en particular, lo cual puede ser muy importante al considerar la responsabilidad del auditor con respecto a eventos subsecuentes.

e. La identificación completa de la fuente de informacion incluyendo el nombre y la jerarquía de los empleados entrevistados, así como la descripción de los registros y la documentación comprobatoria consultados.

La importancia de este dato es, por varias razones, primordial. En primer término, la clara identificación de os empleados entrevistados revelando el puesto que actualmente ocupan y de la documentación y registros consultados, constituyen una excelente guía en auditoria podrá rápidamente orientar sus esfuerzos hacia el personal y la documentación indicados, por parte, la información arriba señala es, asimismo, vital en el ejercicio de las funciones de supervisión en sus diferentes niveles, puesto que permite detectar el grado en el que los esfuerzos del auditor fueron adecuadamente en caminados.

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Por ejemplo, para determinar si los inventarios fueron valuados de acuerdo con el principios de costo o mercado, el más bajo, seria en ocasiones, más recomendable acudir a un estudio comparativo de porcentajes de utilidad bruta por línea de productos, que a la comparación de costos unitarios con factura de venta recientes, lo anterior es rápidamente detectado al revelarse las fuentes de información, por último, el hecho de identificar las fuentes de información, es de significación al tratar de determinar el grado en el que el cuidado y la diligencia profesional normaron la conducción de un trabajo.

f. Fecha en que la cédula fue preparadag. Un adecuado sistema de índices dentro del conjunto de los

papeles de trabajo.

Los dos ejemplo más comunes, son los índices que relacionan a las cedulas o análisis que contienen los saldos de las cuentas con la balanza de comprobación, y los índices correspondiente a cifras que se relacionan o comprueban entre sí en dos o más cedulas y análisis.

Un adecuado sistema de índices es importante por varias razones.

Permite localizar el trabajo efectuado con respecto a una cuenta o grupo de cuentas en particular, identifica cifras que, contenidas en diferentes cedulas y análisis, se relacionan o comprueban entre sí.

Facilita la revisión de papeles de trabajo y finalmente, ayuda a consultar los papeles de trabajo en auditorias subsecuentes. Si fuese aplicable la comparación, un adecuado sistema de índices en los papeles de trabajo es equivalente a los valiosos índices temáticos en las obras de consulta.

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h. Los métodos de verificación empleados, que contendrán en detalle las notas y explicaciones acerca de auditoria llevado a cabo, así como las razones que le asistieron al auditor para aplicar ciertos procedimientos de auditoria y para omitir otros.

Para definir la naturaleza y alcance de los procedimientos aplicados en cada fase del examen, se pueden utilizar programas formales de trabajos, o se pueden incluir comentarios y anotaciones en análisis, cedulas, memoranda, confirmaciones, etc... Cuando no hubiese sido practica la aplicación de procedimientos de auditoria usuales, deberá indicarse la razón y describirse los procedimientos alternativos que se aplicaron.

i. Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica deben concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.

j. La extensión o alcance de los procedimientos de verificación.

Cuando se lleven a cabo pruebas selectivas deberá mostrarse la extensión o alcance de las mismas, si se hubiesen verificado ciertos meses, semanas o días deberán indicarse cuales y cuál fue la razón por la que fueron seleccionados, en el caso de que se hubiesen examinado ciertas partidas de un total, deberá indicarse el alcance. Si se hubiese optado por la aplicación optado por la aplicación de métodos de muestreo estadístico, deberá quedar claramente señalado el método empleado, así como el número al azar utilizado como punto de partida en el proceso de selección.

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k. Marcas o símbolos estandarizados que identifiquen determinados procedimientos de auditoria de carácter ordinario y recurrente, evitando así continúas explicaciones acerca de los mismos.

Los referidos símbolos o marcas podrían emplearse, por ejemplo, para indicar la verificación de sumas y multiplicaciones, para señalar la comparación con registros auxiliares y para identificar otros procedimientos ordinarios de carácter repetitivo, sin embargo, dichas marcas o símbolos no deberán utilizarse en forma excesiva.

l. La conclusión o conclusiones a las que se hubiesen llegado.

Este es, quizás, uno de los aspectos de importancia vital en los papeles de trabajo, y al que desgraciadamente no se le ha concedido la atención la que se merece, en efecto, es muy frecuente encontrar en papeles de trabajo las famosas cedulas del silencio. Las cuales difícilmente reflejan el trabajo de verificación llevado a cabo y por lo general no contienen conclusión alguna.

Es imperativo que los papeles de trabajo del auditor contengan conclusiones que, por una parte, apoyen las declaraciones informativas incluidas en los estados financieros dictaminados, y por otra parte contengan opiniones acerca de la condición de los registros implicados y de la capacidad del personal que maneja la información, además, en caso de que se pudiesen presentar comentarios constructivos en beneficio del cliente, estos podrían incluirse en forma extractada en la sección de conclusiones.

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11. RELACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO CON LAS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS

La relación que hay entre papeles de trabajo con técnicas y procedimientos, es que por medio de estas vamos a obtener la información y evidencia necesaria para su correcta elaboración, ya que dentro de las técnicas tenemos: Ocular, Verbal, Escrita, Documental, Inspección Física. Y a la combinación de dos o más de estas técnicas o conjugación de dos o más procedimientos de Auditoria derivan los programas de auditoria y al conjunto de programas de auditoria se le denomina Plan de Auditoria.

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