Eduardo Yalibat

Guía de Documentos Administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del Municipio de San Juan

Chamelco, Alta Verapaz

Asesor Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA

Guatemala, Febrero de 2010.

.

Este informe fue presentado por el autor como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado previo a optar el grado de Licenciado en Pedagogía y Administración Educativa.

Guatemala, Febrero de 2010.

INTRODUCCION

El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de

Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de

Humanidades, en la Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la

socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas a lo largo de

los cursos trabajados durante cuatro semestres. Es a través del EPS que logra el

estudiante la posibilidad de convertirse en agente de cambio dentro del ámbito de la

administración educativa. Dicho ejercicio profesional se realiza para que el futuro

profesional mejore la calidad en el desempeño de su función como administrador,

mediante un trabajo pedagógico organizado, científico y técnico, que permita al

estudiante de la universidad proyectarse socialmente en la realización de tareas de

administración, docencia, investigación y servicio.

El (EPS) fue realizado en la Coordinación Técnica Administrativa del

distrito escolar 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco, del departamento

Alta Verapaz, el cual se desarrolló en cuatro etapas, la cuales se describen a

continuación de forma general: a) I CAPITULO Diagnóstico institucional: En está

etapa se tuvo mayor conocimiento e información de la Coordinación Técnica

Educativa, acerca de la infraestructura, el mobiliario, así mismo de la actividades que

realiza cotidianamente en cuanto a administración como la planificación,

Organización, las funciones, la misión, visión y los tramites que se realiza todos los

día en la Coordinación Técnica Administrativa, en donde fue necesario aplicar

algunas Técnicas como Observación física y del mobiliario y equipo de la

Coordinación, así mismo se identificó el problema, haciendo participar el personal

Administrativo y personal docente, para la detección , la priorización y definición,

realizando un trabajo en equipo para el mismo y para realizar el trabajo se aplicaron

las siguientes técnicas priorización de necesidades, causas y efectos, estrategias de

trabajo, ficha técnica y análisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas de

solución identificadas, para el problema priorizado. b) II CAPITULO Formulación del

perfil de proyecto: En ésta fase es donde se identifica el proyecto con las referencias

y contenidos preliminares, con el propósito conocer y consultar su viabilidad y

proceder luego a su preparación mas detallada y definida, consiste en definir el

nombre del proyecto, los objetivos generales y específicos, las metas, los

beneficiarios y las fuentes de financiamiento del proyecto para una buena

culminación de acuerdo a lo previsto con antelación para alcanzar los objetivos

trazados de un inicio, para el presente caso se le dio énfasis a un documento

administrativo que incluyera aquellas alternativas documentales técnicas que un

profesional en la educación y de la administración educativa debe manejar en los

quehaceres administrativos c) III CAPITULO Ejecución: Consistió en la habilitación

técnica de “elaboración de una guía de documentos administrativos, de apoyo

técnico administrativo para el personal administrativo de la Coordinación Técnica

Administrativa”, para ello fue necesario hacer una investigación bibliográfica para que

el documento llene las expectativas para un trabajo eficiente en la administración

educativa. Para esta etapa se contó con el apoyo incondicional del personal

Administrativa de la Coordinación para la convocatoria en al personal administrativo y

docentes para la validación de la Guía, así mismo para el taller de capacitación que

fue realizada para dicho proyecto. d) IV CAPITULO Evaluación: En esta etapa fue

necesario utilizar algunos instrumentos de evaluación como: cronograma de

actividades, Lista de Cotejo. Evaluación de Proyectos Educativos, Evaluación por

Resultados y Evaluación Final que consiste en la verificación de los logros

alcanzados durante cada una de las etapas del EPS y una evaluación general, que

engloba los resultados obtenidos de forma general. Y la Guía elaborada es para

apoyar las actividades administrativas de la Coordinación y de esa manera

eficientizar y el trabajo que cotidianamente se realiza para mejorar la atención de las

personas que realicen algún trámite en la Coordinación Técnica Administrativa.

i

INDICE Pág. INTRODUCCIÓN i CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO 1.1. Datos generales de la institución 1 1.1.1. Nombre de la institución. 1 1.1.2. Tipo de institución. 1 1.1.3. Ubicación geográfica 1 1.1.4. Visión. 1 1.1.5. Misión. 1 1.1.6. Políticas. 2 1.1.7. Objetivos 1.1.8. Metas. 1.1.9. Estructura organizacional. 2 1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros) 4 1.2. Técnica utilizada para el diagnostico. 5 1.3. Lista de carencias 9 1.4. Análisis de factibilidad y viabilidad. 16 1.5. El problema seleccionado. 17 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 18 2.1.1. Nombre del proyecto. 18 2.1.2. Problema. 18 2.1.3. Localización. 18 2.1.4. Unidad Ejecutora. 18 2.1.5. Tipo de proyecto. 18 2.2. Descripción del proyecto. 19 2.3. Justificación. 19 2.4. Objetivos del proyecto. 20 2.4.1. Generales. 20 2.4.2. Específicos. 20 2.5. Metas. 20

2.6. Beneficiarios. 20

2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 20 2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 21 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 24 CAPÍTULO III. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 25 3.1. Actividades y resultados. 25 3.2. Productos y logros. 26 CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN. 54 4.1. Evaluación del diagnóstico. 54 4.2. Evaluación del perfil. 57 4.3. Evaluación de la ejecución. 58 4.4. Evaluación final. 60 CONCLUSIONES. 62 RECOMENDACIONES 63 BIBLIOGRAFIA 64 APENDICE ANEXOS

CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO

1.1 Datos Generales de la institución

1.1.1 Nombre de la institución: Coordinación Técnico Administrativo, del distrito

escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

1.1.2 Tipo de institución Educativa

1.1.3 Ubicación geográfica: La Coordinación Técnica Administrativa esta

Ubicada en la zona 1 del Municipio de San Juan Chamelco, AV.

1.1.4 Visión. Visionamos establecer una comunicación de varias vías, fluida,

transparente y oportuna, con las diversas audiencias objetivo del Ministerio de

Educación. “Lograr que esas audiencias comprendan el papel y la responsabilidad de

la Institución en el desarrollo económico social del país”. Forjar una imagen positiva

de la Institución y la comunidad educativa, establecer redes de información-

comunicación como parte esencial de los esfuerzos por transparentar la gestión

pública. (4-50)

1.1.5 Misión. Planear y administrar estrategias y políticas de Comunicación Social,

dirigidas hacia las audiencias objetivo del Ministerio de Educación, con el propósito

de establecer canales de comunicación oportuna, permanente y objetivos, que

permitan manejar profesionalmente su imagen institucional interna y externa (13-

Internet)

1

1.1.6 Políticas. Facilitar la educación de toda la población sin discriminación

alguna sin importar su etnia, religión e idioma. Una educación en forma bilingüe de

acuerdo a las necesidades de la población educativa del sector.

1.1.7 Objetivos. Identificar las audiencias objetivo primarias y secundarias

nacionales e internacionales de interés para el Ministerio de Educación, analizar sus

percepciones y necesidades, planear y ejecutar las estrategias y políticas de

comunicación en materia educativa, dirigidas a esas audiencias y “evaluar los

resultados alcanzados”. Ello, enmarcado dentro de los escenarios de la

comunicación: acción-recepción / arenas-territorios. (5-17)

1.1.8 Metas. Un alto porcentaje de promoción en toda la población estudiantil de

todos los establecimientos educativos, y que cada año sea mucho mejor los

resultados para una educación de calidad y una educación para el desarrollo

de la población en general.

1.1.9 Estructura organizacional

ORGANIGRAMA DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DEL

DISTRITO 16-10-19 DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN CHAMELCO, ALTA

VERAPAZ

2

ORGANIGRAMA DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA

SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ.

COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA

ASISTENTE

COMISIONES DE ARTE Y CULTURA, DEPORTE Y

ESTADISTICA

JUNTA ESCOLAR

DIRECTOR DE ESCUELA OFICIAL Y PRIVADO

(2-20)

SECRETARIA

PERSONAL DOCENTE

ALUMNO

PADRES DE FAMILIA

3

1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros). a) Humanos

Personal Administrativo: Un Coordinador Técnico Administrativa, un

Asistente y Una Secretaria

Directores: 15, personal docentes 120

b) Físicos:

La Coordinación Técnica Administrativa esta Ubicada en la zona 1 del Municipio de

San Juan Chamelco, AV., siendo su siguiente ambiente.

(12-5)

No. Ambientes Cantidad

1. Oficina 01

2. Secretaria 01

3. Sala de espera 01

4 Sanitarios ( femenino, masculino) 01

No.

Descripción del mobiliario, equipo y materiales

Cantidad

1. Escritorios de oficina 04

2. Sillas 05

4. Computadoras 02

5. Maquina de escribir 02

7. Archivadores 02

8. Teléfonos 01

4

c) Financieros:

La asignación del personal administrativa es a través de Ministerio de

Educación, y una parte la Municipalidad.

1.2. Técnicas utilizadas para la obtención del diagnóstico.

Para poder especificar las técnicas utilizadas para seleccionar el problema es

necesario que se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a

continuación se presenta el orden en que se realizó el diagnostico.

Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institución,

a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes

técnicas:

- Lluvia de ideas

- Interrogatorio

- Discriminación

- Observación

Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnico Administrativa

del Distrito Escolar No. 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco del

departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de

trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera

apoyar de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, sede Cobán, Alta Verapaz, en

relación a sus objetivos, teniendo como listado de problemas o necesidades

las siguientes:

1. Inexistencia de infraestructura para la administración de la sede de la

Coordinación Técnica Administrativa

2. Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador

Técnico Administrativo.

3. Inexistencia de materiales y documentos en la Coordinación Técnica

Administrativa.

5

4. Desactualización de las funciones del Coordinador Técnica Administrativo y el

personal de apoyo en la Coordinación.

Seguidamente se procedió a seleccionar un problema dentro del listado

anteriormente mencionado, para lo cual se empleó la técnica de priorización por

funciones de la institución, se logro a través de una reunión de trabajo en donde

participaron personal administrativo de la CTA y directores.

El siguiente paso consistió en definir el problema priorizado, con la intención de

tener una panorámica problemática de la situación, para lo cual fue necesario utilizar

la técnica de causa y efecto, denominada en el marco lógico árbol de problema y

árbol de objetivos.

Con la anterior información se pudo identificar las posibles opciones de solución, la

cual se consiguió a través de la técnica de estrategias, y por cada alternativa

identificada se procedió al llenado de una ficha técnica.

El ultimo paso dentro del diagnostico es el análisis de viabilidad y factibilidad y se

empleo la técnica denominada Herramienta para la factibilidad y viabilidad de

proyectos educativos.

Presentación sintética de la información obtenida

Detección

Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnico Administrativa

del Distrito Escolar No. 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco del

departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de

trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera

apoyar de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la

universidad de San Carlos de Guatemala, sede Cobán, Alta Verapaz, en

relación a sus objetivos, teniendo como listado de problemas o necesidades

las siguientes:

6

No. Problemas o necesidades

1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

2 Inexistencia de infraestructura para la administración de la sede de la sección de Humanidades Cobán

3 Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador Técnico Administrativo.

4 Inexistencia de infraestructura para servicio de cafetería

5 Desactualización de las funciones de los integrantes del Consejo Comunitario de Desarrollo.

(10-23)

Priorización

Para la Priorización del problema se aplicó la Técnica de Priorización por Funciones

de la Institución la que consiste en buscar mediante análisis, la relación que existe

entre cada problema detectado con cada una de las funciones que aparecen en la

segunda columna de la técnica. A continuación se presenta la información:

Cuadro de análisis y priorización de problemas

Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se

elaboró el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas, efectos y

posibles soluciones.

La priorización se realizó utilizando la técnica de matriz de priorización, la que se

presenta a continuación;

7

MATRIZ DE PRIORIZACION

Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica

matriz de priorización, siendo el siguiente procedimiento:

reunión con el personal de la Coordinación Técnico Administrativa del Distrito

Escolar 16-10-19 del Municipio de San Juan Chamelco, AV.

Priorizar a través de preguntas directas a los Profesionales de la Institución, y

conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anoto en

la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los

problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos

listados. (11-35)

PROBLEMAS Y NECECIDADES

1P

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1Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador Técnico Administrativo.

1 1 4 1

2Inexistencia de infraestructura para servicio de cafetería

1 2 4 2

3 Inexistencia de infraestructura para la administración de la sede de la sección de Humanidades Cobán

1 1 4

4Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

4 4 4 4

5Desactualización de las funciones de los integrantes del Consejo Comunitario de Desarrollo.

1 4

8

Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anoto el problema

elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones

dadas.

Al completar el cuadro se sumo el número de veces en que cada problema se

repitió, el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedó como el

numero uno y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.

1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del

Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de

Municipio de San Juan Chamelco, AV.

1.3. Lista de carencias.

Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnico Administrativa

del Distrito Escolar No. 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco del

departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de

trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera

apoyar de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la

universidad de San Carlos de Guatemala, sede Cobán, Alta Verapaz, en

relación a sus objetivos, teniendo como listado de problemas o necesidades

las siguientes:

No. Problemas o necesidades

1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

2 Inexistencia de documentos administrativa en la Coordinación Técnica Administrativa

3 Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos del Coordinador Técnico Administrativo.

4 Incumplimiento de la tarea administrativa

5 Desactualización en las funciones del Coordinador Tecnico Administrativa.

9

1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas

Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas, efectos y posibles soluciones.

No.

Problemas/necesidad Causas Efectos Opciones de solución

1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

Desactualización administrativa Falta de coordinación en la realización de actividades Desorganización administrativa

1Incumplimiento de su tarea administrativa 2Inseguridad en la realización de su función administrativa.

Elaboración de una guía de los documentos administrativos

2 Falta de documentos administrativa en la Coordinación Técnica Administrativa

1Desinterés por actualizar al coordinador tecnico administrativa

1Inseguridad en el desempeño de las funciones administrativa

Implementación de un banco de documentos administrativos

3 Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador Técnico Administrativo.

Desconocimiento de la legislación educativa. Falta de actualización del coordinador Poca toma de dediciones del CTA

1Incumplimiento de las actividades administrativas. 2descontrol en las funciones del personal.

Taller de capacitación con el personal administrativo sobro los procedimientos Administrativos.

4 Incumplimiento de la tarea administrativa

Falta de voluntad y decisiones en las funciones del administrador

Inadecuado atención a los docentes y personal de otras instituciones que realizan tramites en la coordinación administrativa

Elaboración de un cronograma de actividades para organizar la administración

5 Desactualización en las funciones del Coordinador Tecnico Administrativa.

Falta de preparación en el campo de la administración educativa.

Información incompleta que afectar la relación laboral del docente

Reunión de trabajo con el personal de la coordinación administrativa.

10

Identificación de alternativas de proyectos.

Identificar alternativas de solución de proyectos por medio de la técnica de

estrategias consistió en anotar del lado izquierdo las causas en forma negativa o

situación insatisfecha y al otro extremo derecho las causas en forma positiva o

situación satisfecha, para llenar la información fue necesario plantearse la pregunta

“¿Qué puedo hacer para convertir la situación insatisfecha en situación satisfecha?

Las sugerencias se dieron a través de la técnica lluvia de ideas y se anotaron en el

espacio central”. A continuación se presenta la información. (12-15)

ESTRATEGIAS DE TRABAJO

SITUACION INSATISFECHA

ESTRATEGIAS SITUACION SATISFECHA

Desactualización administrativa

Implementación de una guía de los documentos administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

Actualizar a la administración

de la Coordinación Técnica Administrativa.

Falta de coordinación en la realización de actividades

Elaboración de un cronograma de actividades para organizar la administración del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

Motivar la coordinación en la realización de actividades

Desorganización administrativa

Implementación de un banco de documentos administrativos del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

Organizar a la administración de la administrativa

Coordinación Técnica Administrativa.

11

De acuerdo a la información obtenida en la técnica de estrategias se identificaron las

siguientes alternativas de solución:

No. Alternativa de solución como idea proyecto.

1 Implementación de una guía de los documentos administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

2 Elaboración de un cronograma de actividades para organizar la administración del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

3 Implementación de un banco de documentos administrativos del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

De acuerdo a la información del cuadro anterior se procedió al llenado de una ficha

técnica por cada idea proyecto, y así poder ayudar al proceso de análisis de

viabilidad y factibilidad.

La ficha técnica consistió en la concretización de la idea del proyecto, se incluyo una

estimación aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se obtiene la

información acerca de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado

de la inversión, fuente probable de financiamiento, etc.

12

FICHA TECNICA

Número 1

I Información General

1. Nombre de proyecto: Implementación de una guía de los documentos

administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

2. Aspecto: Administrativo _x__ Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea _x__ Perfil ___ Factibilidad ___ 4. Localización DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ._________ 5. Entidad: Proponente Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades Ejecutora Estudiante EPS 6. Beneficiarios: Directos _ Coordinador Tecnico Administrativos y Directores____ Indirectos__Docentes _____

II Descripción del Proyecto

7. Problema que se pretende resolver Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da

las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San

Juan Chamelco, AV.

8. Resultados a obtener: Elaboración de una Guía de Instrumentos Administrativos 9. Descripción de los recursos requeridos:

a. Institucionales Universidad de San Carlos de Guatemala, Coordinación Técnica Administrativa

b. Humanos. Estudiante EPS., Coordinador Técnica Administrativa, Secretaria, docentes

c. Técnicos Computadora, textos

III Costos

10. Preinversión 1500,00 500.00 2000.00 Recursos propios Financiamiento Solicitado Total

11. Inversión 2000.00 500.00 2500.00

Lugar Cobán Alta Verapaz. Fecha: Julio de 2008

13

FICHA TECNICA

Número 2

I Información General

1.Nombre de proyecto: Elaboración de un cronograma de actividades para

organizar la administración del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV 2. Aspecto: Administrativo _x__ Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea _x__ Perfil ___ Factibilidad ___ 4.Localización__DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ________ 5. Entidad: Proponente Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades Ejecutora Estudiante EPS 6. Beneficiarios: Directos: Coordinador Técnica Administrativa y Directores Indirectos Docentes

II Descripción del Proyecto

7.Problema que se pretende resolver Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da

las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San

Juan Chamelco, AV.

8. Resultados a obtener:_Eficientar la atención en la Coordinación Técnica Administrativa._____________ 9. Descripción de los recursos requeridos:

a. Institucionales Universidad de San Carlos de Guatemala, Coordinación Técnica Administrativa.

b. Humanos. Estudiante EPS., Coordinador Técnica Administrativa, Secretaria, docentes

c. Técnicos Computadora, textos

III Costos

10. Preinversión ___1000.00___ ____300.00______ __1300.00______ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total

11. Inversión ____1500.00_______ ___500.00________ __2000.00____

Lugar__Cobán Alta Verapaz Fecha Julio de 2008

14

FICHA TECNICA

Número 3

I Información General

1.Nombre de proyecto Implementación de un banco de documentos administrativos del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV. 2. Aspecto: Administrativo _x__ Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea X Perfil ___ Factibilidad ___ 4.Localización DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ _______ 5. Entidad: Proponente Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades Ejecutora: Estudiante EPS. 6. Beneficiarios: Directos Coordinador Técnica Administrativa y Directores Indirectos Docentes

II Descripción del Proyecto

7. Problema que se pretende resolver Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da

las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San

Juan Chamelco, AV.

8. Resultados a obtener: ____Que los tramites sean mas eficientes___ 9. Descripción de los recursos requeridos:

a. Institucionales Universidad de San Carlos de Guatemala, Coordinación Técnica Administrativa.

b. Humanos. Estudiante EPS., Coordinador Técnica Administrativa, Secretaria,

docentes c. Técnicos Computadora, textos

III Costos

10. Preinversión __2500.00____ _____1000.00_____ ___3500.00_____ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total

11. Inversión ___2500.00________ ______1000.00____ ___3500.00______

Lugar __Cobán Alta Verapaz Fecha Julio de 2008

(8-6)

15

1.5. Análisis de viabilidad y factibilidad

El análisis de los problemas detectados se realizó con el propósito de ampliar

la información, para lo cual fue necesario por cada problema que se

encontrarán, se especificaran sus causas, efectos y alternativas posibles para

su solución, a continuación se presenta la información obtenida.

CUADRO PARA ANALISIS DE VIABILIDAD - En la columna de opción, deben considerarse las alternativas identificadas. - En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el

análisis. - Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción? - Al final, la opción que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se

ajusta para resolver el problema identificado.

Criterios para priorizacion de opciones Opción 1

Opción 2

Opción 3

¿Se enmarca dentro de las policitas del MINEDUC?

si no si no Si no

¿Puede obtener el visto bueno del Encargado de la institución?

X X X

Cuenta con la aprobación del MINEDUC? X X X ¿Tendrá alta prioridad dentro de los proyectos del MINEDUC?

X X X

¿Se mantendrá la ejecución del proyecto si hay cambio de autoridades?

X X X

¿Cuenta con experiencia para administrar los recursos humanos, físicos y financieros del proyecto?

X X X

¿Cuenta con algunos recursos humanos físicos y financieros propios para la ejecución de proyectos?

X X X

¿Podrá coordinar con otras organizaciones la ejecución del proyecto?

X X X

¿Esta preparada la comunidad educativa para el proyecto?

X X X

¿El proyecto cuenta con un plan de sostenibilidad? X X X ¿Favorece el proyecto el desarrollo educativo del departamento?

X X X

¿Afecta positivamente los patrones culturales del departamento?

X X X

¿Cuenta el proyecto con apoyo político a nivel local?

X X X

¿Beneficia a la mayoría de personas de la comunidad educativa?

X X X

Total 13 11 2 10 3 Prioridad

16

INTERPRETACIÓN: Después de haber llenado la ficha de viabilidad y de

factibilidad, el problema detectado es factible y viable de solucionar a través de la

alternativa que reunió los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Número 1:,

como mejor opción de solución al problema

1.6. El problema seleccionado

Con toda la información anterior se concretó el propósito del diagnostico, identificar

un problema y determinar su alternativa de solución, Con el listado de los cuatro

problemas se procedió a la priorización

Utilizando la técnica de priorización por funciones quedando el problema Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del

Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de

Municipio de San Juan Chamelco, AV.

1.7. Solución propuesta como viable y factible.

Luego de elaborar el árbol de problemas y objetivos con el uso de la técnica de

estrategias se identificaron tres alternativas de solución, por cada una se lleno una

ficha técnica, con estas fichas se realizo el análisis de viabilidad y factibilidad se

utilizo la técnica de herramientas para la viabilidad y factibilidad de un proyecto

educativo quedando como la mejor alternativa:

Implementación de una guía de los documentos administrativos de la

Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de

Municipio de San Juan Chamelco, AV.

17

CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Datos Generales

2.1.1 Nombre del proyecto: Implementación de una guía de los documentos

administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar

16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

2.1.2 Problema: Insuficiente material administrativo para el cumplimiento de

las funciones del Coordinador Técnica Administrativa del destrito escolar 16-

10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

2.1.3 Localización: San Juan Chamelco, Alta Verapaz.

2.1.4 Unidad Ejecutora: Facultad de Humanidades sección Cobán y la

Coordinación Técnica Administrativa.

2.1.5 Tipos de Proyectos: Productos Pedagógicos

18

2.2 Descripción del proyecto.

El proyecto consiste básicamente en dotar de material administrativo a la

Coordinación Técnica Administrativa para el cumplimiento de las funciones del

Coordinador Técnico Administrativo a través de la elaboración de una guía de los

documentos administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del

destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.

La Guía de los documentos administrativos es una herramienta que facilite la

obtención de mejores resultados, así como también, permita fortalecer el proceso de

la administración, a través de las distintas gestiones administrativas que están

contenidas en el plan operativo anual de la Coordinación Técnica Administrativa

“Indudablemente, la parte importante dentro de la documentación que se utiliza

diariamente en las oficinas educativas del país”, los docentes desconocen de los

tramites formales y la redacción de los documentos administrativos, así como los

procedimientos que se deben utilizar para elevar a otros niveles jerárquicos las

solicitudes o requerimientos que suelen darse en el quehacer diario dentro del campo

de la docencia y administración. (9-20)

2.3 Justificación: Considerando que la Coordinación Técnica Administrativa

realiza varios funciones administrativo, técnicas y docencias con diversas

instituciones del sector público y privado del municipio, es necesario facilitar la tarea

que se realiza cotidianamente en la Coordinación Administrativa generando una guía

de los documentos administrativos para eficientizar el proceso y dinamizar la relación

laboral entre la Coordinación y las instituciones y por ende con los docentes que

diariamente realizan gestiones de diversos índoles que compete la labor que se

realiza en la educación de nuestro país.

19

2.4 Objetivos del proyecto. 2.4.1 Generales. Fortalecer las funciones de la Coordinación Técnico Administrativa del municipio de

San Juan Chamelco, AV, por medio de una guía de los documentos administrativos

para eficientar las acciones del CTA

2.4.2 Específicos.

2.2.3.1 Elaborar una guía de los documentos administrativos

2.2.3.2 Capacitar al persona administrativo en el unos y manejo de la guía de los

documentos administrativos.

2.2.3.3 Socializar la guía con el personal administrativo de la Coordinación

Técnica Administración.

2.5 Metas.

2.5.1 Una guía elaborada. 2.5.2 Un taller de capacitación realizado. 2.5.3 Una guía socializada.

2.6 Beneficiarios.

1 Coordinador Técnico Administrativo,1 Asistente administrativo, 1 Secretaria y 5 directores del distrito

2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto.

Gestión por parte del Estudiante

20

2.8 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

No.

ACTIVIDADES 3 MES 1 MES 2 MES 3

1 Preparación de condiciones 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

P

E

2 Recopilacion de informacion bibliografica P

E

3 Elaboracion de la primera version del

documento

P

E

4 Validacion del documentos de

herramientas tecnicas

P

E

5 Correccion del documento P

E

6 Levantado de texto del documento

Levantado de texto del documento

P

E

7 Reproduccion del documento P

E

8 Elaboracion de un plan de capacitacion P

E

9 Convocatoria P

E

10 Realizacion del taller de capacitacion P

E

11 Evaluacion del proyecto P

E

12 Elaboracion del informe final del proyecto P

E

21

2.9 presupuesto

LISTADO DE INSUMOS

No. Activid

ad Cantidad Descripción Precio

Unitario Costo Total

1.1.1.1 1 Facilitador/un día 300.00 300.00

60 Hojas de papel bond 0.10 6.00

2 Impresiones 0.75 1.50

60 Fotocopias 0.20 12.00

3 Lapiceros 1.25 3.75

1 Lápiz 1.50 1.50

1 Borrador 1.25 1.25

1.1.2.1 1 Técnico 300.00 300.00

1 Tarjeta de invitación 5.00 5,.00

1 Sobre 0.15 0.15

1 Tarjeta telefónica 25.00 25.00

3 horas de Internet 8.00 24.00

20 fotocopias de temas investigados 0.25 5.00

20 Impresiones 1.00 20.00

1.1.3.1 1 Mensajero/un día 50.00 50.00

1 Tarjeta telefónica para confirmar participación 50.00 50.00

1 viático para mensajero 100.00 100.00

1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00

2 Impresiones 0.50 1.00

1.1.4.1 2 días de mensajero -60 personas- 100.00 200.00

60 tarjetas de invitación 3.00 180.00

1 tarjeta telefónica 200.00 200.00

60 Folletos 2.00 120.00

25 Hojas de papel bond 0.10 2.50

60 Fólderes 1.00 60.00

60 Fastener 0.25 15.00

1.1.5.1 1 Facilitador 300.00 300.00

1 asistente técnico 150.00 150.00

25 discos compactos -para los interesados 3.00 75.00

1 Impresión de programa 0.20 1.00

60 Hojas de papel bond 0.10 6.00

60 Lápices 1.50 90.00

60 Borradores 1.25 75.00

60 Fotocopias de material a trabajar 0.25 15.00

120 refacciones (mañana y tarde) 7.00 840.00

60 Almuerzos 10.00 600.00

1 salón para realización del evento 100.00 100.00

8 horas de alquiler de cañonera 150.00 1,200.00

8 horas de alquiler de computadora 75.00 600.00

22

portátil

8 horas de alquiler de cámara digital 15.00 120.00

1 Regleta 13.00 13.00

1.1.6.1 70 fichas de cartulina de color 0.15 10.50

TOTAL ACTIVIDAD Q 5,884.15

2.1.1.1 1 técnico para realización de investigación 300.00 300.00

1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00

1 Sobre 0.15 0.15

1 Tarjeta telefónica 25.00 25.00

3 horas de Internet 8.00 24.00

30 fotocopias de temas investigados 0.25 7.50

30 Impresiones 1.00 30.00

2.1.2.1 1 técnico 300.00 300.00

10 hojas de papel bond 0.10 1.00

10 Impresiones 1.00 10.00

2.1.3.1 1 Mensajero/un día 50.00 50.00

1 Tarjeta telefónica para confirmar participación 50.00 50.00

1 viático para mensajero 100.00 100.00

1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00

2 Impresiones 0.50 1.00

2.1.4.1 2 días de mensajero 100.00 200.00

60 tarjetas de invitación 5.00 300.00

1 tarjeta telefónica 200.00 200.00

60 Hojas de papel bond 0.10 6.00

2.1.5.1 1 Técnico 300.00 300.00

1 asistente técnico 150.00 150.00

10 pliegos de papel bond 1.00 10.00

10 marcadores permanentes 3.50 35.00

1 rollo de sellador 7.50 7.50

8 horas de alquiler de cañonera 150.00 1,200.00

8 horas de alquiler de computadora portátil 75.00 600.00

8 horas de alquiler de cámara digital 15.00 120.00

1 alquiler de salón 100.00 100.00

60 Almuerzos 10.00 600.00

120 Refacciones 7.00 840.00

1 Regleta 13.00 13.00

8 horas de alquiler de proyector 15.00 120.00

2.1.6.1 8 horas de alquiler de una videograbadora 15.00 120.00

TOTAL ACTIVIDAD Q 5,830.15

3.1.1.1 1 Facilitador/un día 300.00 300.00

23

60 Hojas de papel bond 0.10 6.00

2 Impresión 0.75 1.50

60 Fotocopias 0.20 12.00

3 Lapiceros 1.25 3.75

1 Lápiz 1.50 1.50

1 Borrador 1.25 1.25

3.1.2.1 1 Día de un técnico para realización de investigación 300.00 300.00

1 viático para realizar trabajo de campo 200.00 200.00

1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00

1 Sobre 0.15 0.15

1 Tarjeta telefónico para confirmar participación 25.00 25.00

7 horas de Internet 8.00 56.00

60 fotocopias de temas investigados 0.25 15.00

60 Impresiones 1.00 60.00

3.1.3.1 1 Mensajero/un día 50.00 50.00

1 Tarjeta telefónica para confirmar participación 50.00 50.00

1 viático para mensajero 100.00 100.00

1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00

2 Impresión 0.50 1.00

3.1.4.1 2 días de mensajero 100.00 200.00

60 tarjetas de invitación 5.00 300.00

1 tarjeta telefónica 200.00 200.00

3.1.5.1 1 Facilitador 300.00 300.00

1 asistente técnico 150.00 150.00

50 discos compactos -para personas interesadas- 3.00 150.00

1 Impresión para agenda 1.00 1.00

60 Hojas de papel bond 0.10 6.00

60 Lápices 1.50 90.00

60 Borradores 1.25 75.00

60 Folletos 4.00 240.00

120 refacciones (mañana y tarde) 7.00 840.00

60 Almuerzos 10.00 600.00

1 salón para realización del evento 100.00 100.00

8 horas de alquiler de cañonera 150.00 1,200.00

8 horas de alquiler de computadora portátil 75.00 600.00

8 horas de alquiler de cámara digital 15.00 120.00

1 Regleta 13.00 13.00

3.1.6 1 impresión de hoja de asistencia 1.00 1.00

60 Fotocopias de evaluación 0.25 15.00

TOTAL ACTIVIDAD Q 6,393.15

24

CAPÍTULO III PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.

3.1 Actividades y resultados.

Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario hacerle

una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo de la

etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se reviso el Plan de

trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico

Institucional, seguido los perfiles de proyectos formulados y el documento de

evaluación del EPS.

No Actividades Resultados

1 Preparación de

condiciones

Contar con los recursos económicos para iniciar la

elaboración del documento de apoyo.

2 Recopilación de

informacion

bibliografica

Consulta a diferentes referencias bibliográficas

3 Elaboración de

la primera

version del

documento

Se elaboró una guía de los documentos

administrativos, basado en la investigación científica

como apoyo a las labores Coordinador Técnico

Administrativa del distrito escolar 16-10-19 del

municipio de San Juan Chamelco AV., así como una

capacitación sobre el uso de dichos documentos de

apoyo

4 Validación del

documentos de

herramientas

tecnicas

Se validó la guía de los documentos

administrativos basado en la investigación

científica como apoyo a las labores del CTAs.

5 Corrección del

documento

Se corrigió la guía de los documentos

administrativos basado en la investigación

científica como apoyo a las labores del CTAs.

25

6 Levantado de

texto del

documento

científica como apoyo a las labores del CTAs

Se realizó el levantado de texto de la guía de los

documentos administrativos basado en la

investigación científica como apoyo a las labores

del CTAs

7 Reproducción

del documento

Una reproducción de 36 ejemplares

8 Elaboración de

un plan de

capacitacion

Un plan de capacitación elaborado

9 Convocatoria Se convocó al personal administrativa y directores de

la Coordinación Técnica Administrativa.

10 Realización del

taller de

capacitacion

3 Personal administrativas y 36 directores

11 Evaluación del

proyecto

Se les aplicó una encuesta de opinión sobre el

documento de apoyo.

12 Elaboración del

informe final del

proyecto

Un informe final de proyecto presentado.

26

3.2 Productos y logros.

No. Productos

Logros

1

Elaboración de un

documento de apoyo

técnico administrativo

Tanto personal Administrativo como los

directores cuentan con Una guía de los

documentos administrativos del Distrito Escolar

16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco

AV., como apoyo en la realización de las

actividades administrativas

Actualizar la información que se maneja como

temática en diversos cursos de las carreras que

atiende la Sección Departamental de Cobán.

Ampliar los conocimientos técnicos,

administrativos del personal administrativa y de

los directores

Que el presente documento sea parte de la

biblioteca de la Coordinación Técnica

Administrativa del Municipio de San Juan

Chamelco AV.

Se le entregó a cada personal administrativo y

directores un ejemplar del documento para que

emitieran sus puntos de vista

27

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES

SECCIÓN COBAN

LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACIÓN EDUCTIVA

GUÍA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ

EDUARDO YALIBAT COBÁN ALTA VERAPAZ. FEBRERO DE 2010 GUÍA DE DECUMENTOS ADMINISTRATIVOS

28

COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ.

FEBRERO DE 2010.

29

ÍNDICE

Presentación 1 Objetivos 2 1. Oficio y modelo 3 2. Providencia y modelo 5 3. Memorándum y modelo 7 4. Informe y modelo 9 5. Circular y modelo 10 6. Dictamen y modelo 10 7. Resolución y modelo 12 8. Memorial y modelo 14 9. Acuerdo y modelo 15 10. Decreto y modelo 16 11. Trascripción y modelo 18 12. Acta y modelo 19 13. Conocimiento y modelo 20 14. Solicitud y modelo 21 15. Bibliografías 23

30

Presentación

El presente documento Administrativo fue elaborado por el estudiante EPS. de de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades, Sección Cobán,

hace entrega de un documento valioso para eficientar la administración de la

Coordinación Técnica Administrativa, donde cada día se maneja los instrumentos

administrativas, para que sea un recurso más para fortalecer la tarea administrativa con

cada uno de los establecimientos educativos u ONG donde se relacionan los

quehaceres administrativo con cada uno de las instituciones del sector público o

privado, innovando de esa manera el manejo eficiente de los recursos de la

Coordinación Técnica Administrativa

En esta guía de documentos administrativo se da a conocer las definiciones y

ejemplificaciones de cada uno, para facilitar la tarea del personal técnico, docente y

administrativo, de la Coordinación del municipio de San Juan Chamelco, departamento

de Alta Verapaz.

31

Objetivo General

Apoyar al personal administrativo, técnico y docente en el uso y manejo de los

documentos administrativos para eficientar la tarea administrativa.

Objetivo Especifico

Identificar las necesidades prioritarias que afronta el personal administrativo y docente

de la Coordinación Técnica Administrativa

Colaborar en solucionar los problemas que afectan el personal administrativo y docente

en el uso de los documentos administrativos.

32

1. Oficio

“Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes etc. Su redacción debe ser cuidadosa. Atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética puntuación, redacción, etc. Cuando en el Oficio se tratan dos o más asuntos se aconseja separarlos en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.” (1-22) El Oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usad entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En sucontenido se tratan asuntos de importancia, Pudiendo dar origen a forma expedientes. Por medio del Oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes Etc. Generalmente se aplica para informar algunas disposiciones relacionada al servicio.

Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el Oficio son:

Número de oficio y referencia

Lugar y fecha

Destinatario

Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio

Vocativo

Contenido o cuerpo del oficio

Despedida

Firma y cargo de quien envía

Indicadores de archivo copias a otras autoridades u oficios correlativos ¿Cuándo se utiliza el oficio? Es un instrumento que se utiliza par dirigirse a otras personas de menor rango o mayor rango o viceversa. Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar el Director del Plantel Educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación. Supervisores Educativos, Capacitadotes, Técnico Pedagógicos, CTAs. y viceversa.

33

MODELO DE OFICIO MINISTERIO DE EDUCACIÓN COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES 16-10-19 SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ.

Oficio No. DDEA-01-2008

San Juan Chamelco, 2 de Septiembre de 2008 Lic. Wily Wilfredo Juárez Quim Director Escuela Nocturna Chamelco, AV. Distinguido Licenciado Juárez Quim La presente tiene el objetivo de informales que usted, ha sido designado a participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizará en la Universidad de Salamanca, España, del 20 de octubre al 2 de Noviembre del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos la unidad de Relaciones Públicas de esta Dependencia Ministerial, en los próximos días. Se hace necesario que nos presente el tema a disertar en tan importancia conferencia mundial, por lo que también deberá de proporcionarnos los más tardar el 30 de Septiembre copia de los temas que usted escogerá, así como el material guatemalteco que necesitará para proporcionar a los participantes de todo el mundo. Las carpetas de su conferencia, las podremos preparar en su oportunidad, así como el viaje que la UNESCO le concede. Distinguido Director, aprovecho la oportunidad para felicitarlo y ratificar mi saludo y respetos.

Prof. Edgar Giovanny Tzul Botzoc Coordinador Técnico Administrativo

Coordinación 16-10-19 San Juan Chamelco AV.

c.c.archivo

34

2. Providencia

Una Providencia es el instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia Oficial existen dos clases de Providencia. “Providencia Resolutiva: En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita, Providencia Administrativa: Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal”. (2-8) La Providencia se escribe con los siguientes objetivos.

Solicitar antecedentes.

Ratificar

Escuchar a otra persona

Solicitar Pruebas

Enviar a archivo Los elementos que conforman la Providencia son:

Nombre de la oficina administrativa

Fecha (escrita en letras)

Asuntos objetivos

Número de la Providencia

Objetivo de la misma

Firma del funcionario que la envía. Aplicación: Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida. Es necesario que la providencia se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con mayúsculas.

35

MODELO DE PROVIDENCIA RESOLUTIVA:

MINISTERIO DE EDUCACIÓN COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES 16-10-19 SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ. COORDINADOR, Municipio de San Juan Chamelco, Alta Verapaz, diez de octubre de 2008._________________________________________________________________

ASUNTO: Walter Leonel Osorio Botzoc, Director de la Escuela Rural Mixta de la Aldea Canasec, Municipio de San Juan Chamelco, Departamento de Alta Verapaz, Solicita: Incremento en cuanto a refacción escolar, para el año dos mil nueve, por la cantidad de Q. 5.00 por cada padre de familia, ó representante que inscriba a los alumnos, ante la comisión de finanzas de esta escuela, adjunto veinte folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el tercer trimestre del año dos mil ocho.

PROVIDENCIA No. 45.2008 Analizada la solicitud, y sobre la base del Acuerdo Ministerial No. 185 Artículos Nos. 12,13 y 16: se autoriza la cuota extraordinaria de Q. 5.00 (cinco quetzales exactos), para el fondo destinado de refacción escolar para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo control de la comisión de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil ocho.

Prof. Edgar Giovanny Tzul Botzoc Coordinador Técnico Administrativo

Coordinación 16-10-19 San Juan Chamelco AV.

c.archivo

36

3. Informe Memorándum o Memorando

La palabra memorándum o memorando, procede directamente del latín memorándum, que quiere decir- cosa que debe tenerse en la memoria. La significación que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las cosas que se deben recordar, es la de “libreto o agenda donde se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse”. (2-11) Sus características son: En la parte central superior de la hoja, lleva escrita en mayúsculas la palabra memorándum o memorando y a la izquierda se inicia con la palabra “para” (debiendo anotar acá el destinatario), continuando debajo de ésta con la palabra “de” (El nombre del funcionario u oficina de donde emana el memorándum), seguidamente la palabra “asunto”. (Anotar en forma breve el motivo del mismo) y “fecha”. (En la cual se escribe dicho memorándum). Se utiliza dentro de la misma dependencia: de jefes a subalternos y de subalternos a jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el número correspondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior derecha. Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por estar desprovista de frases de cortesía o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se anotan las iniciales de quien lo envía, manuscritas, ya sea después de su nombre, en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia, no requiere necesariamente contestación. Es un documento que representa una cierta economía de papel y tiempo, dadas sus dimensiones de 21 a 22 centímetros de base por 14 a15 centímetros de altura, algo así como la mitad de una hoja de papel tamaño carta, por lo que se le denomina también “medio carta”

37

MODELO DE MEMORANDUM

MEMORANDUM

No. MMAR-R-02-2008

PARA: Personal de Dirección de Educación Departamental De: Licda. María Mercedes Almorza Rio ASUNTO: Control de la tarjeta de asistencia. FECHA: Cobán Alta Verapaz, 20 de agosto de 2008 Por órdenes emanadas de la Dirección, a partir del día de hoy, todo el personal que salga del edificio por cualquier motivo, deberá marcar la tarjeta de asistencia, en el reloj digital, así como a su ingreso al mismo. Además, se recomienda que a la hora de almuerzo, se retorne con puntualidad. c.c.Archivo

Correlativo.

38

4. Informe Formal

Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la consideración de superiores.

MODELO DE INFORME FORMAL

INFORME FORMAL

A: AUTORIDADES (DIRECTIVA, STAFF, ETC) DE: COORDINADOR DEL PROYECTO FECHA: 12 DE SEPTIEMBRE DE 2008 PROYECTO: CUA/98/003-0012/1 ACTIVIDAD: Identifica la actividad y logro en términos de cantidad, calidad, tiempo. Compara el logro con las expectativas. Si fuera necesario, incluye explicación o interpretación del logro. ESTADO DEL PROYECTO: Breve análisis del estado de ejecución del proyecto en general. Indica las próximas desiciones importantes a tomar. Indica los plazos y presupuestos imprevistos siguen siendo válidos. ACCIONES: Identifica las acciones en curso para la próxima toma de decisiones. Si fuera necesario, solicita acciones por parte de autoridades facultadas e indica la fecha en que se requieren las acciones. PRÓXIMO INFORME DE LOGRO A SER ENTREGADO. Identifica el próximo informe a ser preparado.

39

5. La Circular

Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, “aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados”. (3-12) Elementos que conforman La Circular:

Número de Orden

Fecha

Destinatarios

Asunto o contenido

Firma Aplicación de la Circular: Se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto.

MODELO CIRCULAR

CIRCULAR No. 09-2008.

Guatemala, 17 de Septiembre de 2008.

Señores: Coordinadores Técnicos Administrativos Capacitadores Técnicos Administrativos Capacitadores Técnicos Pedagógicos Maestro Reubicados (asistentes de la Supervisión) Departamento de Alta Verapaz. De manera atenta me dirijo a ustedes, para solicitar su colaboración, a efecto presenten a esta unidad a más tardar el cuatro de octubre del presente año, el listado de maestros asistentes al Programa de Profesionalización de de su jurisdicción. Al agradecer su atención, me suscribo de ustedes. Deferentemente,

Licda. Angélica Jeannette Molina Woller Coordinador de Unidad Administrativa.

c.c. archivo correlativo

40

6. Dictamen

Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y precedentes, así como la opinión razonada del signatario en la cual puede basarse el supervisor para determinar (decidir). “ Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativos a quienes se les ha pedido opinión sobre un asunto”. (6-20) Elementos que conforman el Dictamen:

Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata.

Descripción de los pasos seguidos para la investigación.

Considerandos o motivos que lo originaron

El por tanto que contiene los elementos que lo fundamentan

La decisión sobre el asunto.

MODELO DE DICTAMEN:

650-DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN VOCACIONAL Y TECNICA, Guatemala, veinte de octubre de dos mil ocho. INTERESADO: Ana Graciela González ASUNTO: Solicita equivalencia del plan de estudios de perito contador a secretariado Oficinista. DICTAMEN: No. 240/2008 Revisado el expediente de estudios del la Señorita Ana Graciela González y después de haber consultado los preceptos legales correspondientes, la Dirección de Educación Vocacional y Técnica, manifiesta: PRIMERO: Que el expediente ha sido encontrado en orden y que las notas obtenidas son satisfactorias. SEGUNDO: Que de acuerdo con el reglamento de Exámenes, artículo No. pueden concederse las equivalencias solicitadas. Con el presente dictamen vuelva este expediente al señor Ministro, para que resuelve lo que considere conveniente. Ofelia Olivia Cabrera Roberto Ramos Reyes Supervisora Director

41

7. Resolución:

“Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos los datos de haberse formando un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos aún pueden interponerse recursos.” (4-25) Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades; deberá comprender también la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel cuando así procediere. Es el documento que contiene la decisión de la autoridad competente. Aplicación: Se utiliza para dar la respuesta final a un asunto planteado ya sea favorable o desfavorable al peticionario. La Resolución comprende:

Los considerados (indican los motivos que han obligado y tomar decisión)

El por tanto (expresa las leyes en fue se basa la resolución)

La determinación (resuelve). Al anotar la resolución deberán numerarse los puntos que contiene.

La resolución cobra vida a través de una solicitud planteada en un oficio a favor de un centro educativo, por múltiples ejemplos: autorización de un establecimiento educativo, cambio de un director técnico, cambio de propietario, cambio de dirección de ubicación, cambio de nombre del establecimiento, actualización de cuotas a cobrar hasta el mes de octubre, etc.

42

RESOLUCIÓN No. DDEA-126/2008

LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN, DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ.

CONSIDERANDO: Que el expediente presentado por la señora Floridalma Girón Luna de Hichos, donde solicita que su hija SILMY SOLEIDA GIRON HICHO, se le conceda equivalencias de estudios correspondientes al Primer Grado de Educación Básica con Orientación Comercial por el Primer Grado de Educación Basico o Cultura General, al haber analizado dicha solicitud, establece que sí es pendiente.

POR LO TANTO:

Con base en las facultades que le confiere el Acuerdo Gubernativo No. 165-96 de fecha 21 de mayo y 1996.

RESUELVE:

1. Autorizar la equivalencia a la alumna SILMY SOLEIDA GIRON HICHOS, de la forma siguiente: Primer Grado de Educación Primer Grado de Educación Básica con Orientación Básica o Cultura General Comercial 1. Idioma Español I por 1. Idioma Español I 2. Matemática I por 2. Matemática I 3. Estudios Sociales por 3. Estudios Sociales 4. Ciencias Naturales por 4. Ciencias Naturales 5. Inglés I por 5. Inglés I 6. Educación para EL Hogar por 6. Artes Industriales Artes Industriales I por o Educación para El Hogar 7. Educación Física I por 7. Educación Física I 8. Educación Estética por 8. Educación Estética a) Formación Musical I por a) Formación Musical b) Artes Plásticas por b) Artes Plásticas.

2. Pase a formar parte del expediente de estudios de la estudiante Girón Hichos, para trámite administrativo educativo, a partir de la fecha.

Lic. Álvaro Oswaldo Buenafe Reyes Director Departamental de Educación

Alta Verapaz.

43

8. Memorial

Se conoce con el nombre de Memorial, más comúnmente como solicitud o representación de un

escrito solicitado por los particulares a los funcionarios públicos, con el fin de declarar hechos

que la ley exige o bien para solicitar algo en ejercicio del derecho de petición.

Este documento carece de saludo o vocativo, se compone de párrafo inicial en el que el remitente

expresa su nombre, domicilio y demás características personales. Seguidamente se exponen en

uno o más párrafos el contenido de la declaración o petición. La frase de cierre consiste en una

expresión como justicia: Que espero me sea concedida o simplemente o atentamente.

Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por las oficinas

públicas a los particulares toman la forma de oficio.

MODELO DE MEMORIAL:

José Alfredo Caal Chen, residente en la 6ª Avenida 19-60 Zona 5 Barrio San Luis, San Juan Chamelco AV., guatemalteco con Cédula de Vecindad O-16- 26712 de Profesión Técnico en Administración Educativa-TAE- Título No. 3,456:

Expone:

Que por tener que salir del país a residir a la Ciudad de Miami, Estado de la Florida, Estados Unidos de Norte América, a partir del 30 del mes de septiembre del presente por lo que:

Solicito:

Ante la Coordinación Técnica Administrativa 10-16-19 a cargo del Profesor Edgar Giovanny Tzul Botzoc, del municipio de San Juan Chamelco del departamento de Alta Verapaz, el visto bueno en la documentación que adjunto de mi hija Claudia Raquel Cardona Rivera, del 3ero Ciclo Básico, consistente en tarjeta de calificaciones mensuales, certificados del 1er, 2do y 3er Grado Básico o Cultura General, fotocopia de cuadros MED B de los tres grados y Diploma del Ciclo Básico.

Espero que se me sea concedida, la presente,

(F)_______________________________

44

9. Acuerdo

Es una ley emitida por el Gobierno de la República, teniendo por objeto reglamentar algún acto administrativo con el fin de amparar los actos de los Ciudadanos. El acuerdo puede ser emitido por: a) Los Ministerios en cuyo caso se llama: ACUERDO MINISTERIAL: y b) El poder Ejecutivo, en cuyo caso se llama: ACUERDO GUBERNATIVO. El acuerdo Ministerial va firmado por el Ministro y Viceministro que lo emite; y el Acuerdo Gubernativo lo firma el Presidente Constitucional de la República o Ministros. Ya sea Ministerial o Gubernativo, consta de las siguientes partes:

a) Nombre de la Oficina b) Fecha de su emisión c) El o los considerando d) Los por Tantos e) Lo acordado

El considerando y los Por Tanto pueden a veces omitirse, no así lo acordado.

MODELO DE ACUERDO GUBERNATIVO:

ACUERDO No. 84-08 PALACIO NACIONAL, Guatemala, Veintidós de septiembre de dos mil ocho.

EL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA

Permutar en sus respectivos cargos por convenir así al servicio, al Señor Leonel Ramírez Gonzáles, Secretario del Consejo Técnico de Economía, sueldo mensual de Q. 2,500.00 que señala la partida 2-5-1-37, del presupuesto General de Gastos Vigentes, con él Profesor Mardoqueo Ponce Sierra, Oficial Primero del mismo Consejo, plaza que tiene el sueldo mensual de Q. 2,200.00, fijado por la partida 2-5-1-38.

COMUNICASE,

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

45

10. Decreto:

“Se le llama Decreto a todo acto administrativo de autoridad ejecutiva, dictado ya sea en carácter de ejecutor de la ley, ejerciendo la potestad reglamentaria autónoma, o bien por delegación legislativo.” (7-6) En resumen, Decreto es un conjunto de consideraciones con sus respectivo, artículo para formar el cuerpo de una ley, la cual redundará en beneficio del pueblo. Un decreto puede ser Legislativo o Ejecutivo, según el que lo emita. Los Decretos, tienen generalmente tres partes:

a) Enunciativa b) Considerativa c) Resolutiva

PARTE ENUNCIATIVA: Se menciona el carácter y se relacionan los antecedentes del asunto de que se trata con indicaciones del número del expediente, nombre del interesado o recurrente etc. Si la emisión del mismo es con base a alguna solicitud previa. Cuando el Decreto es producto de una situación nacional se explica en esta parte las razones del emitirlos. PARTE CONSIDERATIVA: Se explican los fundamentos, antecedentes legales o necesidades, etc. del Decreto. PARTE RESOLUTIVA: Es en la que expone lo decretado, o sea lo que se ordena y va redactado en forma de artículos, cada una para las respectivas disposiciones.

46

MODELO DE DECRETO

DECRETO NUMERO 1,707

CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

CONSIDERANDO: Que por medio del Decreto Ley número 317, ley orgánica de Educación Nacional, fue instituida la Dirección de servicios Básicos, a efecto de que se proporcionaran los servicios fundamentales para el desarrollo de las actividades y programas de trabajo del Ministerio de Educación Pública, pero en la práctica se ha establecido su inoperante, obstaculizando las labores nacionales para el impulso de la educación en que está empeñando el gobierno de la República.

CONSIDERANDO: Que para suprimir la dirección de Servicios básicos es necesario introducirle las reformas correspondientes a la ley orgánica de Educación Nacional, pues no existe otra forma de superar la situación creada con la ineficiencia de dicha dependencia del Ministerio de Educación Pública.

POR LO TANTO: En uso de la facultades que le confiere el inciso 1º. del artículo 170 de la Constitución de la República .

DECRETA: Las siguientes reformas del Decreto Ley número 317, ley orgánica del Educación Nacional. ARTICULO 1º. Se reforma el artículo 45, para que quede así: ARTICULO 45. Son dependencias de administración y servicios: 5. Dirección de Personal 6. Departamento de almacenes Generales y Distribuciones, 7. Departamento de transporte y mantenimiento y reparación de edificios escolares y, 8. Departamento editorial y de producción de material didáctico. ARTICULO 2º. Se derogan los artículos 52 y 53 ARTICULO 3o. Los fondos que se economicen por motivo de la supresión de la Dirección de Servicios básicos, serán destinados en las partidas presupuestales, para la creación de nuevas plazas para maestros; ARTICULO 4º. Se deroga el decreto número 1,700 del congreso. ARTICULO 5º. El presente Decreto entrará en vigor el día primero de enero del dos mil nueve.

PASE AL ORGANISMO EJCUTIVO PARA SU PUBLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO

47

11. Trascripción

DADO EN EL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN GUATEMALA: A LOS TREINA DIA DEL MES DE NOVIEMBRE DEL AÑO DOS MIL OCHO. “Transcribir es copiar todo o parte de un escrito”. Si se copia totalmente se dice que la copia es literal, pero en caso se transcriba sólo una pare, se indicará el numeral, párrafo o título del asunto que se copia. La parte transcrita debe anotarse entre comillas, a renglón cerrado, centrada en el cuerpo de la carta.(8-15)

MODELO DE UNA TRANSCRIPCIÓN

SE TRANSCRIBE EL DOCUMENTO DE LA PAGINA 12 Guatemala, 31 de septiembre de 2008 Señorita Milca Evelyn Guerra Wong 1ª. AV. “A” 1-12 Zona 2 Barrio Moderno, Guatemala. Señorita Guerra Wong Me es grato transcribirle para su conocimiento y efectos consiguientes, la Providencia, Resolutiva No. 2,489, que literalmente dice: “---RECCION DE CONTRO ACADEMICO DEPARTAMENTAL DE EDUCACION, DEL DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, Guatemala, dos de septiembre de dos mil ocho INTERESADO: MILCA EVELIN GUERRA WONG.--------------------------------------- ASUNTO: Alumna de Quinto Año de Secretariado Bilingüe de la Escuela de Ciencia Secretariales II Guatemala Solicita exámenes finales extraordinarios por tener que viajar al extranjero en octubre de 2008. Providencia No. 2,489. De acuerdo a la solicitud presentada por la señorita alumna Milca Evelyn Guerra Wong, esta Dirección de Control Académico Departamental de Educación del Departamento de Guatemala, autoriza a que someta a los exámenes finales extraordinarios que se realizarán los días 24,26,y 28 de septiembre de 2008 en el horario de 8 a 12 y de 14 a 18 horas, en las instalaciones de la Escuela Nacional de Ciencias Secretariales II Guatemala. Para el efecto se le debe informar a la interesada quién tiene que presentar una constancia de la secretaria de la Escuela que es alumna regular del mismo y que no tiene pendiente ninguna materia retrasada del año inferior al que corsa. El calendario de exámenes estará listo para conocimiento de los alumnos el día 9 de septiembre de 2008.---------------------------------------------------------------------- Firma: Licenciado: Luis Julio Saavedra, Asesor de Control Académico, Mildred Arandis Piedra Sandra Directora” Atentamente,

Mildred Arandis Piedra Santa Directora

c.archivo LJS/sez

48

12. Acta

“Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que contiene descripción de actos o hechos que ocurres en un momento determinado.” (5-11) Elementos que conforman el Acta:

Lugar, fecha y hora

Identificación de participación

Cuerpo del Acta o Cláusula o puntos tratados

Cierre

Firma de los participantes Aplicación del Acta: Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial de una institución.

MODELO DE ACTA Acta No. 23-2008 En la Ciudad de Cobán, departamento de Alta Verapaz, el diez de octubre del año dos mil ocho, a las trece horas en punto, se revinieron en una de las aulas de la Escuela Oficial Urbana Mixta para Varones No. 1 “Victor Chavarria” de ésta ciudad, los estudiantes de Licenciatura en Administración Educativa de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Sección Cobán, de la Facultad de Humanidades y el Licenciado Luis David Caal Chocooj para dar inicio al curso de Registro y Controles, procediendo de la siguiente manera:----------------------------------------------------------------------------- PRIMERO: El Licenciado Luis David Caal Chocooj se presentó como catedrático nombrado por la Universidad de San Carlos de Guatemala, para desarrollar el curso E-501 Registro y Controles.------------------------------------------------------------------------- SEGUNDO: El Catedrático del curso presentó sus lineamientos para el desarrollo del programa y hace una breve introducción el mismo.------------------------------------------- TERCERO: El Catedrático dio a conocer algunos conceptos elementales del curso, seguidamente procedió a la formación de grupos de trabajo. Se da por finalizada la presento sesión en el mismo lugar y fecha arriba mencionada, a medio hora después de su inicio, firmamos los que en ello intervenimos. Damos fé.--------------------------------- OTROSI: El catedrático hace la aclaración que el alumno que no cumpla con el cien por ciento de asistencia no tendrá el derecho a evaluaciones final del curso. Aparecen las firmas debidamente identificadas de las personas que participaron y del catedrático.-----

49

13. Conocimiento

Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o entregado alguna cosa. Elementos que conforman el Conocimiento:

Lugar y fecha

Nombre de quién recibe

Descripción de lo recibido

Nombre y firma del receptor Aplicación del Conocimiento: Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.

MODELO DE CONOCIMIENTO

Conocimiento No. 10-2008 Con fecha veinte de octubre del año 2008, se entrega al Licenciado Cesar Augusto Sierra, Director del Instituto de Educación Básica por Cooperativa del municipio de San Juan Chamelco, departamento de Alta Verapaz, la siguiente documentación i insumos de Computación.

500 Folletos Windows 2000 marca “CLASE S.A.” 501 Boletas de Personal Docente 500 Cuadros MED D 500 Key Mouse serie 60002*00004281FCR 5Ygm 10,000 Disket formateados 2HD marca Maxel

F____________________ f_____________________ Lic. Cesar Augusto Sierra Prof. Edgar Giovanny Tzul Botzoc Director que recibe CTA que entrega

50

LA Solicitud: Documento por medio del cual el (los) interesado (s) piden (n) a quién corresponde se le (s) proporcione un bien o servicio. Elementos que conforman: Datos del solicitante Exposición de motivos Petición Cierre Lugar y fecha Destinatario Nombres y firmadle solicitante Aplicación: Puede ser individual y colectiva en función de los requerimientos de los interesados.

51

MINISTERIO DE EDUCACIÓN COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITO ESCOLAR 16-03-07. VILLA DE SAN CRISTÓBAL VERAPAZ. Oficio No. 72-2008-mjm. San Cristóbal Verapaz, A.V., Noviembre 11 de 2008. Señor T.U. OLSEN DAVID LUNA DOMINGUEZ Coordinador Junta Calificadora de Personal Cobán, A.V. Muy Respetable Señor Coordinador: Atentamente me dirijo a usted, deseándole toda clase de éxitos al frente de tan

importante cargo administrativo.

El objetivo de la presente es para que solicitarle su colaboración a efecto de

recibir la documentación de hoja de servicio del año 2008, de la profesora ILSE

ARACELY LOPEZ HERNANDEZ, quien por encontrarse comisionada en otro

establecimiento no fue posible incluirla en la nómina de los que ascienden a la clase

escalafonaria inmediata superior, por lo que mucho le rogaré poderla incluir en la

nómina respetiva. Adjunto Hoja de Servicio.

Al agradecerle por todo su apoyo, me permito, reiterarle mis muestras de

consideración, respeto y alta estima.

Lic. Marvin Jovani Milián Bin Coordinador Técnico Administrativo

Supervisión de Educación c.c. archivo. c.c. Junta Escolar

52

BIBLIOGRAFIA

1. C. DE FERNANDEZ, Carmen. Elaboración Técnica de Documentos Oficiales, Actas

y Memorando. INAP. Inst. Ma.

2. CARDONA RECINOS, Fredy. Registro y Controles a la Práctica Administrativa

Educativa. Guatemala marzo 2004.

3. COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA (CTA) Modulo sobre una

organización Moderna 2003. Pág. 35

4. COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA (CTA), Manual de Funciones de la

Coordinación. 2000. Pág. 40

5. UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (USAC) Guía para el uso y

manejo de los Instrumentos Administrativos. Tactic, AV. 2000 Pág. 76

6. UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (USAC) Facultad de

Humanidades. Manual de Procedimientos para la Supervisión Educativa. 1983.

7 Decreto Ley No.1,748 Ley de Servicio Civil Congreso de la República de

Guatemala de fecha 10 de octubre de 1997.

8 INAP. Documentos Específicos de la Administración Educativa 1981

53

CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN.

“La evaluacion de un proyecto consiste en realizar una comparacion de acuerdo a uno

o varios patrones o normas previamente establecidos”, entre los recursos que se estima

puedan ser utilizados por el proyecto y los resultados esperados del mismo, con el

proposito de determinar si se adecua o no a los fines u objetivos perseguidos y permita

la mejor asignacion de los recursos disponibles.(7-32)

La evaluación del Ejercicio Profesional Supervisado se practicó de acuerdo a las etapas

del mismo, En cada etapa la evaluación permitio establecer la calidad de trabajo

realizado, por lo que cada etapa concluyo con insumos importantes, asi tenemos que en

la etapa de diagnostico se logró la formulacion de un informe de diagnostico, en la

perfilacion se logro con el auxilio de un formato tener claridad del proyecto.

4.1 Evaluación del diagnóstico.

El diagnostico se evaluó de acuerdo al cronograma de actividades diseñado en el plan

este permitió establecer que cada actividad se alcanzó de acuerdo a lo previsto en el

plan, tales como los siguientes; se estableció las condiciones del diagnostico, se hizo la

investigación bibliográfica, se elaboró los instrumentos de investigación, se utilizó

correctamente los instrumentos, se analizó toda la información obtenida, se identificaron

y analizaron lo problemas detectados, se priorizaron y definieron los problemas que

son necesarios de resolver.

54

Cronograma de Actividades

N

MESES

ACTIVIDAD

JULIO AGOSTO

1 2 3 4

1 2 3 4

1. Preparación de condiciones

P

E

2. Investigación bibliográfica

P

E

3. Elaboración de instrumentos

P

E

4. Pilotaje de instrumentos P

E

5. Aplicación de instrumentos y recopilación de información

P

E

6. Análisis y consolidado de la información

P

E

7. Identificación y análisis de problemas

P

E

8. Priorización y definición del problema.

P

E

9. Análisis de viabilidad y factibilidad de alternativa seleccionada

P

E

10. Estructuración del informe final de diagnóstico

P

E

P= Planificado E= Ejecutado 55

Lista de Cotejo PRODUCTO: Lugar: Cobán, AV. Fecha: 30 de Noviembre de 2,008Responsable:Eduardo Yalibat

No.

CRITERIOS

SI

NO

Necesita Mejorarse

1

Se diseño técnicamente el Plan para la ejecución del Diagnóstico.

x

2

Se identificaron las características, elementos, funciones y condiciones particulares de la organización.

x

3

Se elaboraron las herramientas técnicas necesarias para la recopilación de la información.

x

4 Se realizó el pilotaje de los instrumentos diseñados.

x

5 Se aplicó los instrumentos al personal de la organización.

x

6

Se consultó con el personal de la organización para la identificación de los problemas que los afecta.

x

7

Para la priorización de los problemas participó el personal de la organización.

x

8 Se definió técnicamente el problema. x

9 Se identificaron técnicamente las estrategias de solución.

x

10

Se analizó técnicamente la viabilidad y falibilidad de las alternativas de solución.

x

11 Se definió técnicamente la alternativa de solución.

x

12

La alternativa seleccionada goza de la aceptabilidad de las autoridades y el personal de la organización.

x

13

Se realizaron todas las actividades considerados en el cronograma específico.

x

14 La metodología empleada para el diagnóstico fue participativa.

x

15

Se estructuró el informe final de Diagnóstico con base a los lineamientos establecidos.

x

Interpretación: En base a la información obtenida de este instrumento se puede

determinar que el Diagnóstico Institucional fue realizado de forma eficiente. Cumpliendo

con lo planificado para su efecto.

56

4.2 Evaluación del perfil EVALUACIÓN DEL PROYECTO

ASPECTO CRITERIO PUNTEO

Ubicación del Proyecto

a) Cabecera Departamental 1 b) Cabecera municipal 2 c) Aldeas, caseríos, cantones 3

3

Intercultural-lidad

a) No incluye actividades interculturales1 b) Incluye algunas actividades interculturales 2 c) Incluye un componente intercultural 3

3

Población atendida

a) Técnicos 1 b) Administradores 2 c) Técnico-Administrativos 3

2

Calidad a) No aporta nuevas ideas 1 b) Aporta algunas ideas nuevas 2 c) Aporta nuevas ideas 3

3

Calidad a) No incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores. 1 b) Incluye algunas habilidades, conocimientos y valores 2 c) Incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores 3.

3

Calidad a) No incluye metodología activa ni actividades de autoaprendizaje 1 b) Incluye alguna metodología activa y actividades de autoaprendizaje 2 c) Incluye la aplicación de metodología activa y actividades de

autoaprendizaje 3

2

Relación

a) No contribuye al logro de políticas educativas1 b) Contribuye mínimamente al logro de algunas políticas educativas 2 c) Contribuye al logro de políticas educativas 3

3

coordinación a) No contempla alianzas interinstitucionales 1 b) Contempla alguna alianza interinstitucional 2 c) Contempla alianzas interinstitucionales 3

2

OBSERVACIONES: La aplicación de esta herramienta de evaluación del perfil de

proyecto se pudo observar que el perfil de proyecto cumple con los ocho aspectos y

criterios de la herramienta y se logro que el proyecto esté bien seleccionado con el

punteo más alto. (1-150)

Puede interpretarse que el documento de perfil de proyecto elaborado llenó las

expectativas de acuerdo a lo identificado en la fase de diagnostico.

EVALUACIÓN DE PROYECTOS EDUCATIVOS

PUNTEO

TOTAL 21

57

4.2 Evaluación de la ejecución.

EVALUACION POR RESULTADOS

Objetivo: Al finalizar el proyecto en un mes se habrá logrado la implementación de

un Guía de documentos administrativos para el personal administrativo del distrito

Escolar 16-10-19 Ubicado en el Municipio de San Juan Chamelco, Departamento de

Alta Verapaz, para promover el cumplimiento de las funciones

administrativas______________________________________________________

Proyecto: Implementación de una guía sobre los documentos administrativos

Fecha: Noviembre de 2,008_ _____________

Lugar: Cobán, A.V._____________________________

Responsable: Estudiante de EPS y Coordinador Técnico Administrativo____

Resultado/Actividad Fecha

Ultima Forma de Revisión Responsabilidad

Preparacion de condiciones para contar con los recursos previo a iniciar con las siguientes actividades.

05/09/08

Por medio del presupuesto del proyecto.

Recopilación de fuentes bibliográficos

19/09/08

Por medio de los recursos gastado.

Elaboración de la primera versión del documento

26/09/08 Por medio del documento impresos.

Validación del documento de herramientas técnicas.

30/09/08 Por las correcciones del asesor de la practica

Corrección del Documento 03/10/08 Por medio del documento corregido.

Levantado de texto del documento

17/10/08 Por medio de recursos económicos gastado.

Reproducción del documento.

24 /10/08 Por medio de los documentos.

58

Elaboración de un plan del programa de inducción.

31/10/08 Por medio del cronograma de actividades.

Convocatoria a los directores.

31/10/08 La presencia de los participantes.

Implementación del programa de inducción al puesto de director.

07/11/08 Listados de participantes.

Evaluación del proyecto. 07/11/08 Con el cronograma de actividades

Entrega del producto del proyecto a los participantes.

07/11/09 La entrega de una copia del manual a los participantes.

Elaboración del informe Final 29/11/08 Por medio del informe presentado.

Todas las actividades de la ejecución del proyecto se realizaron satisfactoriamente

de acuerdo a lo planificado para su efecto. (9-12)

59

4.4 Evaluación final. No. ETAPA CRITERIOS DE CALIFICACIÓN SI NO OBSERVACIONES

1 Diagnostico Recopilación de información x Se consultó bibliografía actualizada electrónica

Se detecto técnicamente los problemas de la institución.

x

Se priorizo técnicamente los problemas.

x En base a las técnicas de priorización.

Se definió técnicamente el problema priorizado

x Con el árbol de problemas del marco lógico

Se identificaron técnicamente las alternativas de solución.

x Por medio de la técnica de estrategias.

Cada alternativa de solución represento una idea proyecto

x Las ideas proyectos se tuvo que identificar su categoría, especie y destino.

Se realizó el análisis de viabilidad y factibilidad técnicamente.

x De acuerdo a las posibilidades del grupo.

2 Perfil de proyecto

Se utilizó un formato adecuado para perfilar el proyecto.

x

Existe congruencia entre los objetivos, metas, actividades y presupuesto.

x Se siguió lo programado en la realización de un módulo de inducción al puesto de director de escuelas primarias del distrito escolar 16-09-17 elegido.

Presentó las herramientas de evaluación

x El cronograma generalmente

3 Ejecución del proyecto

Se cumplió con el cronograma de actividades

x

Se alcanzaron los resultados que pretendía el proyecto

x

Fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil

x Tal como fueron planteados.

Cada producto presenta sus respectivos logros.

x De acuerdo a las expectativas.

Presenta los productos x Ordenados según su obtención.

4 Evaluación En cada etapa se evaluó técnicamente

x Se aplico un instrumento adecuado.

Cada etapa presento un insumo x

Plan de EPS x

Plan de Diagnostico. x

Informe de diagnostico x

Formato de perfil de proyecto. x

Documento sobre el producto. x

Informe de evaluación. x

Informe del EPS x

(6-24)

60

.

CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-

No.

ACTIVIDADES

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBR

E

OCTUBRE

NOVIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Ambientación y preparación de condiciones

P

E

2

Diagnóstico: Recopilación de información

P

E

Diagnóstico: Identificación, Priorización y definición del problema

P

E

Diagnóstico: Análisis de viabilidad y

factibilidad del proyecto

P

E

Diagnóstico: Elaboración del Informe de Diagnóstico

P

E

3 Formulación del Proyecto a nivel de Perfil

P

E

4 Ejecución del proyecto de E.P.S

P

E

6 Elaboración del Marco Teórico del informe de EPS

P

E

7 Evaluación del E.P.S. y sus fases

P

E

8 Elaboración del Informe Final P

E

P = Planificado E = Ejecutado

El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse en 20

semanas: del 01 de julio al 29 de noviembre de 2,008.

61

CONCLUSIONES

1. Una Guía elaborada de los documentos administrativo para apoyar las

actividades administrativas, técnicas y pedagógicas de la Coordinación, la

Guía para eficientizar las actividades administrativas de la Coordinación

Técnica Administrativa del distrito municipal 16-10-19 de San Juan Chamelco

departamento de Alta Verapaz.

2. Un taller de capacitación realizada al personal administrativo de la

Coordinación Técnica Administrativa para la utilización y manejo de la Guía

de los documentos administrativos

3. Una socialización realizada de la Guía de los documentos administrativos con

el personal administrativa para unificar criterios sobre algunos aspectos

importantes en los documentos administrativos y de esa manera eficientizar la

tarea administrativa en la coordinación técnica administrativa del municipio

San Juan Chamelco del departamento Alta Verapaz.

62

RECOMENDACIONES

Que con la Guía de los documentos administrativos elaborado se mejore la atención

de los docentes y demás personas que realizan diferentes trámites en la

Coordinación, y que los tramites sea mas agilizado, tanto de las escuelas oficiales

como los privadas y otras instituciones que tienen estrecha relación en los

quehaceres educativos del municipio. Y con el taller de capacitación impartida para

el personal administrativa de la Coordinación en relación a la Guía, es para

dinamizar más la actividad en el quehacer administrativo, de esa forma innovando los

conocimientos en cuanto a la elaboración de los diferentes tipos de documentos que

son necesarios en la administración des sistema educativa de Guatemala. Que el

personal administrativo que de uso de la Guía de documentos administrativos y que

se actualice el documento dependiendo de las necesidades de y el tiempo si así lo

amerita y que cuando se presente alguna necesidad que sea aplicada, para mejorar

y eficientar la tarea administrativa.

63

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

1. COHEN, Ernesto Franco. Evaluación de proyectos sociales grupo Editor

Latinoamericano, Argentina 1988. 341 Pág.

2. COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA (CTA). Modelo sobre una

Organización Moderna 2003. pág. 35

3. FUNDACIÓN CENTROAMERICANA D E DESARROLLO

(FUNDEDE).Manual Comunitaria Básica Guatemala 2000.32 pág.

4. GALACHO, Horacio R. Planeamiento Escolar Colección cuadernos

Pedagógicos. Editorial Kapelusz B. Aires, Argentina, 1979. 350 pág.

5. INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

(ICAP) Costa Rica 2000.217 Pág.

6. MENDEZ, Bidel P. Proyectos Elementos Propedéuticos 4ª. Edición. Antigua

Guatemala, Enero de 2003

7. ROSALES POSAS, Ramón. Formulación y evaluación de Proyectos.

8. SECRETARIA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA

PRESIDENCIA.(SEGEPLAN) Guía de formulación y evaluación de

Proyectos. Guatemala.2002. 36 pág.

9. UNESCO. Elaboración de programas y proyectos de capacitación en la

educación primaria SIMAC Guatemala 1987. 25 Pág.

10. UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA. Propedéutica para el

Ejercicio Profesional Supervisado EPS Guatemala, Marzo de 2003.

11. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio, Aplicación de la metodología participativa

y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. 2004.

pág. 80

12. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio, Conceptos Útiles en la Elaboración de

Proyectos. 2005. pág. 84

13. VEGA MAYORGA, Sergio Iván. Administración de proyectos y Manual de

Ejecución. ICAP, Costa Rica. 119 pág.

14. WWW.Mineduc.com.gt

64

PLAN GENERAL DE TRABAJO

EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

-E.P.S.-

DATOS GENERALES

Estudiante: Eduardo Yalibat

Carné No. 199851006 No. Celular: 41884854

Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa

Código del curso: E-402

Actividad: Estudio Profesional Supervisado –E.P.S-

Período: Julio a noviembre de 2,008

Horario: 14:00 a 17:00 PM

Lugar de realización de E.P.S.

Institución: Coordinación Técnica Administrativo Distrito Escolar 16-

10-19

Dirección: Zona 1 San Juan Chamelco, Alta Verapaz

Teléfono: 51799197

Encargado de la Coordinación: Profesor Edgar Giovanni Tzul

Botzoc

Cargo: Coordinador Técnico Administrativo

Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.

Municipio: San Juan Chamelco

Departamento: Alta Verapaz.

OBJETIVOS

Objetivo General:

Aplicar los conocimientos técnicos adquiridos en la carrera de Licenciatura en

Pedagogía e Administración Educativa, para contribuir en la solución de la

problemática educativa realizando el Ejercicio Profesional Supervisada, que

permita dar solución parcial o total a un problema social e institucional.

Objetivos Específicos:

Ambientar al estudiante de Licenciatura en Pedagogía y

Administración Educativa en la labor investigativa.

Detectar, priorizar y definir los problemas que estén afectando las

funciones de una institución.

Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto.

Formular un proyecto que permita dar solución parcial o total al

problema priorizado.

Evaluar la ejecución de las diferentes fases del Ejercicio Profesional

Supervisado.

Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con

base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.

DESCRIPCIÓN DEL EPS

El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollará en siete fases, las cuales se

describen a continuación:

a) Diagnóstico Institucional: que consistirá en los siguientes pasos detección,

Priorizaciòn y definición de un problema, con sus respectivas alternativas de

solución. b) Análisis de Viabilidad y Factibilidad del proyecto: Es la parte final del

Diagnóstico Institucional. Su propósito es la aplicación de herramientas técnicamente

diseñadas que permitan determinar si se cuentan con los recursos necesarios y la

apertura política y administrativa para la realización del proyecto.

c) Perfil del Proyecto: Que consiste en elaborar el perfil de proyecto con sus

diferentes actividades a desarrollar y teniendo ya la idea del proyecto que se va ha

ejecutar

e) Ejecución: Que consistirá en la Ejecución de un proyecto para la solución del

problema que afecta la institución beneficiada, para el cumplimiento de las propias

características de la carrera de Licenciatura en Administración Educativa. La

realización del Estudio de Mercado dará mayor certeza a los encargados de la

institución en el momento de ejecutar el proyecto.

f) Evaluación del todo el proceso: Se realizará en 4 semanas y se dividirá en dos

subfases: En la primera se consolidará los resultados de las evaluaciones realizadas

a las diferentes fases del EPS (diagnóstico institucional, perfil de proyecto ejecución

del proyecto y la evaluación de la fases) y la segunda fase la constituye la

evaluación general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada

fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados

en un plan específico, pues como en cualquier actividad la evaluación es un proceso

constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases.

Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma será únicamente para

consolidar esta información. .

Por último se elaborará el Informe Final que contendrá en forma sucinta toda la

información obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado –

EPS-, adjuntando al final del mismo toda la fuente de información (apéndices).

CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-

No.

ACTIVIDADES

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBR

E

OCTUBRE

NOVIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Ambientación y preparación

de condiciones P

E

2

Diagnóstico: Recopilación de información

P

E Diagnóstico: Identificación, Priorización y definición del problema

P

E

Diagnóstico: Análisis de viabilidad y

factibilidad del proyecto

P

E

Diagnóstico: Elaboración del Informe de Diagnóstico

P

E 3 Formulación del Proyecto a

nivel de Perfil P

E

4 Ejecución del proyecto de E.P.S

P

E 6 Elaboración del Marco

Teórico del informe de EPS P

E

7 Evaluación del E.P.S. y sus fases

P

E 8 Elaboración del Informe Final P

E

P = Planificado E = Ejecutado

El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse 1 de julio al 20

de noviembre de 2,008.

METODOLOGIA DE TRABAJO

Para la realización del Proyecto, se hará énfasis en la Metodología Participativa

Algunas técnicas de trabajo serán: lluvia de ideas, investigación de campo,

observación, entre otras.

EVALUACIÓN

La evaluación del Ejercicio Profesional Supervisado se hará tomando en cuenta

los siguientes indicadores:

Tiempo: Este se evaluará en función de las actividades planificadas y

ejecutadas en un cronograma de actividades diseñado técnicamente.

Objetivos: Estos se evaluarán con base a los logros obtenidos en cada fase,

utilizando para esto la técnica de Comparación de Metas.

f.__________________________________ Eduardo Yalibat

EPS

f.________________________________ Lic. Adolfo Valdez

FACULTAD DE HUMANIDADES Universidad de San Carlos de Guatemala

PLAN DEL DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

1. IDENTIFICACIÓN:

Datos Institucionales:

Institución: Coordinación Técnica Administrativo Distrito

Escolar 16-10-19

Dirección: Zona 1 San Juan Chamelco, Alta Verapaz

Municipio: San Juan Chamelco

Departamento: Alta Verapaz.

Región: II Norte

Responsable de la Institución: Profesor Edgar Giovanni Tzul

Botzoc

Cargo: Coordinador Técnica Administrativo

Horario de trabajo institucional: De 8:00 a 17:00 PM de lunes a

viernes.

Datos personales del ejecutor:

Responsable de la Investigación: Eduardo Yalibat

Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa

Establecimiento: Universidad de San Carlos de Guatemala,

Facultad de Humanidades, Sección Cobán, Alta Verapaz.

Carné: 19851006

Supervisor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Período de ejecución: Julio a Noviembre de 2,008

Horario: 14:00 a 17:00 PM

2. TITULO

Diagnóstico Institucional de la Coordinación Técnica Administrativo del distrito

10-16-19 del Municipio de San Juan Chamelco, Departamento de Alta Verapaz.

3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo General

Realizar el Diagnóstico Institucional de la Coordinación Técnica Administrativa

Distrito 10-16-19 del Municipio de San Juan Chamelco Departamento de Alta

Verapaz, haciendo uso de técnicas e instrumentos de investigación científica.

3.2. Objetivos Específicos

Observar la estructura física de la Coordinación Técnica

Administrativa

Observar la estructura organizacional de la Coordinación

Identificar los problemas y necesidades de la Coordinación

Técnica Administrativa

Identificar el efecto y causa de los problemas y necesidades

de la Coordinación Técnica Administrativa.

4. ACTIVIDADES

1. Preparación de Condiciones

2. Elaboración de instrumentos

3. Pilotaje de instrumentos

4. Aplicación de instrumentos

5. Análisis de la información

6. Consolidado de la información

7. Identificación, priorización y definiciones del problema

8. Identificación de alternativas de solución

9. Análisis de viabilidad y factibilidad de las alternativas de solución

10. Definición de la alternativa de solución más viable y factible

11. Estructuración del informe

5. RECURSOS

5.1. Técnicos

El diagnóstico institucional y la identificación de los problemas se

realizarán con base a algunas técnicas e instrumentos de carácter

participativo, tal es el caso de: encuestas (entrevistas y

cuestionarios), técnica bibliográfica y

observación. Para la Priorización se utilizará la técnica de Matriz de

Priorización. El problema se definirá mediante la técnica de árbol de

problemas. Para el análisis de viabilidad y factibilidad se aplicarán

algunas herramientas diseñadas técnicamente.

5.2. Humanos

1. Estudiante

2. Personal Administrativo

5.3. Recurso Financiero

El Diagnóstico Institucional tendrá un costó de Q 600.00, invertidos

en gasto de papelería y útiles de oficina, levantado de texto,

refacción, grabado de información en disquetes y CDS y fotografías.

6. PRESUPUESTO:

No.

DESCRIPCIÓN

Cantidad

Valor

Unitario

SUBTOTALES

1 Hojas de papel bond 20 0.10 2.00

2 Levantado de texto 90 2.50 225.00

3 Lápices 1 1.50 1.50

4 Lapiceros 10 1.25 12.50

5 Fotocopias 160 0.25 40.00

6 Pliegos de papel bond 2 1.00 2.00

7 Refacción 14 10.00 140.00

8 Fotografías 5 8.00 40.00

9 Disquetes 4 4.00 16.00

CDS 2 10.00 20.00

TOTAL 499.00

7. CRONOGRAMA

N

MESES

ACTIVIDAD

JULIO AGOSTO

1 2 3 4

1 2 3 4

11. Preparación de condiciones

P

E

12. Investigación bibliográfica

P

E

13. Elaboración de instrumentos

P

E

14. Pilotaje de instrumentos P

E

15. Aplicación de instrumentos y recopilación de información

P

E

16. Análisis y consolidado de la información

P

E

17. Identificación y análisis de problemas

P

E

18. Priorización y definición del problema.

P

E

19. Análisis de viabilidad y factibilidad de alternativa seleccionada

P

E

20. Estructuración del informe final de diagnóstico

P

E

P= Planificado E= Ejecutado El diagnóstico institucional está programado para realizarse en 5 semanas de

los meses de julio y agosto.

8. EVALUACION

La evaluación del Diagnóstico Institucional se hará tomando en cuenta

los siguientes indicadores:

Tiempo: Este se evaluará en función de las actividades planificadas y

ejecutadas, en un cronograma de actividades.

Objetivos: Estos se evaluarán con base a los logros obtenidos en cada

actividad, utilizando para esto la técnica de Comparación de Metas.

Cobán, Alta Verapaz, Agosto de 2,008.

f.__________________________________ Eduardo Yalibat

EPS

f.________________________________ Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Supervisor de EPS FACULTAD DE HUMANIDADES

Universidad de San Carlos de Guatemala

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBÁN ALTA VERAPAZ

PLAN DE TALLER DE INDUCCIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DIRECTORES DEL DISTRITO ESCOLAR 10-16-19 DE SAN JUAN CHAMALCO ALTA VERAPAZ

I IDENTIFICACIÓN

1. Lugar: Coordinador Técnica Administrativa 2. Tipo de Evento: Programa de reunión de trabajo con el Personal Administrativo de la coordinación 3. Participantes: 20 directores (a)

4. Responsables: Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado

5. Duración del taller: 2 Horas

6. Fecha: 15/11/2008

II OBJETIVOS

1. Objetivo General: Contribuir a la orientación de los directores en sus quehaceres administrativos a través de la guía de instrumentos administrativo, para el fortalecimiento del proceso de la administración de la coordinación

2. Objetivos específicos:

2.1 Lograr la participación activa de los directores en el taller de la inducción sobre la importancia y el uso adecuado de cada uno de los instrumentos administrativos.

2.2 Fortalecer los conocimientos de los directores sobre el uso y manejo de cada una de los documentos administrativos

III JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta la necesidad del personal administrativo los directores del Distrito Escolar 10-16-19 de San Juan Chamelco,

Alta Verapaz, en eficientar la labor administrativo, se llevará a cabo un taller de inducción para permitir la observación de

herramientas técnicas y de esa manera fortalecer la actividad de los directores en los procesos administrativo

IV. CRONOGRAMA DE SOCIALIZACIÓN

Actividad Mes Noviembre

Día 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2

2 3

Elaboración del plan de socialización de la guía

procedimientos administrativos

Aprobación del plan de socialización de la guía de

procedimientos administrativo por parte del asesor.

Socializar la guía de procedimientos administrativos con los

directores de los establecimientos privados normales.

Evaluación del Taller de socialización de la guía de

procedimientos administrativos.

P = Programado E = Ejecutado

V. MATRIZ DE SOCIALIZACIÓN DE LA GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMIN ISTRATIVOS

No. TEMA OBJETIVO METODOSLOGIA Y HERRMIENTA

TECNICA

MATERIALES TIEMPO RESPONSABLE

1 Inducción del contenido del programa

Brindar información inicial en relación a la socialización de la Guía

Exposición sobre la realización de la actividad

Guía

20 minutos Técnico

2 Orientación sobre el manual de inducción

Orientar al personal administrativo en relación a la Guía

Socialización del contenido de la Guía

Guía

1 hora Técnico

VI. PRODUCTO ESPERADO

1. Personal Administrativo y Directores, comprometidos en utilizar eficientemente la Guía de documentos administrativo

2. Personal administrativo eficiente sobre procedimientos administrativos.

3. Manejo adecuadamente los documentos administrativos para un mejor control de la administración

VII CONTENIDOS Guía de procedimientos Administrativos: Es una herramienta técnica estructurada en forma científica y su contenido esta aprobada VIII EVALUACIÓN

Al finalizar la socialización del Programa de inducción sobre el manejo de la guía de parte del personal administrativo y del director. Se aplicará los instrumentos como el cuestionario, lista de cotejo y escala de valores para identificar la aceptación del

programa de inducción por parte de asistente.

Cobán, Alta Verapaz, Junio 24 de 2008 Lic. Víctor Hugo García Coordinador Académico Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Sección Cobán Alta Verapaz Respetable Licenciad: Yo Eduardo Yalibat, Estudiante de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades de la Sección Cobán, Alta Verapaz, en la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, con número de carné 9851006, ante usted respetuosamente

EXPONGO:

Que actualmente me encuentro en la fase ultima de EPS, Ejercicio Profesional Supervisado en la Carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa

Que cuento con todo el deseo de culminar satisfactoriamente durante el tiempo estipulado esta fase última de mis estudios

Que es de mi conocimiento las carencias y necesidades que existen en la facultad bajo su coordinación Por lo anteriormente expuesto,

SOLICITO:

Me conceda un espacio dentro de la institución para realizar las prácticas respectivas, la cual consta de 400 horas, siendo la Coordinación de la Facultad de Humanidades, Sección Cobán la institución patrocinante, ante otra institución que será beneficiada, esperando servir como apoyo y brindar fortalecimiento conjuntamente a la labor administrativa,

Agradezco la fineza de su atención a la presente y resolución favorable, sin otro particular me suscribo como su atento y seguro servidor. Respetuosamente,

PEM. Eduardo Yalibat Carné 9851006