Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Eduardo Yalibat
Guía de Documentos Administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del Municipio de San Juan
Chamelco, Alta Verapaz
Asesor Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA
Guatemala, Febrero de 2010.
.
Este informe fue presentado por el autor como trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado previo a optar el grado de Licenciado en Pedagogía y Administración Educativa.
Guatemala, Febrero de 2010.
INTRODUCCION
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de
Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de
Humanidades, en la Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la
socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas a lo largo de
los cursos trabajados durante cuatro semestres. Es a través del EPS que logra el
estudiante la posibilidad de convertirse en agente de cambio dentro del ámbito de la
administración educativa. Dicho ejercicio profesional se realiza para que el futuro
profesional mejore la calidad en el desempeño de su función como administrador,
mediante un trabajo pedagógico organizado, científico y técnico, que permita al
estudiante de la universidad proyectarse socialmente en la realización de tareas de
administración, docencia, investigación y servicio.
El (EPS) fue realizado en la Coordinación Técnica Administrativa del
distrito escolar 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco, del departamento
Alta Verapaz, el cual se desarrolló en cuatro etapas, la cuales se describen a
continuación de forma general: a) I CAPITULO Diagnóstico institucional: En está
etapa se tuvo mayor conocimiento e información de la Coordinación Técnica
Educativa, acerca de la infraestructura, el mobiliario, así mismo de la actividades que
realiza cotidianamente en cuanto a administración como la planificación,
Organización, las funciones, la misión, visión y los tramites que se realiza todos los
día en la Coordinación Técnica Administrativa, en donde fue necesario aplicar
algunas Técnicas como Observación física y del mobiliario y equipo de la
Coordinación, así mismo se identificó el problema, haciendo participar el personal
Administrativo y personal docente, para la detección , la priorización y definición,
realizando un trabajo en equipo para el mismo y para realizar el trabajo se aplicaron
las siguientes técnicas priorización de necesidades, causas y efectos, estrategias de
trabajo, ficha técnica y análisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas de
solución identificadas, para el problema priorizado. b) II CAPITULO Formulación del
perfil de proyecto: En ésta fase es donde se identifica el proyecto con las referencias
y contenidos preliminares, con el propósito conocer y consultar su viabilidad y
proceder luego a su preparación mas detallada y definida, consiste en definir el
nombre del proyecto, los objetivos generales y específicos, las metas, los
beneficiarios y las fuentes de financiamiento del proyecto para una buena
culminación de acuerdo a lo previsto con antelación para alcanzar los objetivos
trazados de un inicio, para el presente caso se le dio énfasis a un documento
administrativo que incluyera aquellas alternativas documentales técnicas que un
profesional en la educación y de la administración educativa debe manejar en los
quehaceres administrativos c) III CAPITULO Ejecución: Consistió en la habilitación
técnica de “elaboración de una guía de documentos administrativos, de apoyo
técnico administrativo para el personal administrativo de la Coordinación Técnica
Administrativa”, para ello fue necesario hacer una investigación bibliográfica para que
el documento llene las expectativas para un trabajo eficiente en la administración
educativa. Para esta etapa se contó con el apoyo incondicional del personal
Administrativa de la Coordinación para la convocatoria en al personal administrativo y
docentes para la validación de la Guía, así mismo para el taller de capacitación que
fue realizada para dicho proyecto. d) IV CAPITULO Evaluación: En esta etapa fue
necesario utilizar algunos instrumentos de evaluación como: cronograma de
actividades, Lista de Cotejo. Evaluación de Proyectos Educativos, Evaluación por
Resultados y Evaluación Final que consiste en la verificación de los logros
alcanzados durante cada una de las etapas del EPS y una evaluación general, que
engloba los resultados obtenidos de forma general. Y la Guía elaborada es para
apoyar las actividades administrativas de la Coordinación y de esa manera
eficientizar y el trabajo que cotidianamente se realiza para mejorar la atención de las
personas que realicen algún trámite en la Coordinación Técnica Administrativa.
i
INDICE Pág. INTRODUCCIÓN i CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO 1.1. Datos generales de la institución 1 1.1.1. Nombre de la institución. 1 1.1.2. Tipo de institución. 1 1.1.3. Ubicación geográfica 1 1.1.4. Visión. 1 1.1.5. Misión. 1 1.1.6. Políticas. 2 1.1.7. Objetivos 1.1.8. Metas. 1.1.9. Estructura organizacional. 2 1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros) 4 1.2. Técnica utilizada para el diagnostico. 5 1.3. Lista de carencias 9 1.4. Análisis de factibilidad y viabilidad. 16 1.5. El problema seleccionado. 17 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO 2.1. Aspectos generales. 18 2.1.1. Nombre del proyecto. 18 2.1.2. Problema. 18 2.1.3. Localización. 18 2.1.4. Unidad Ejecutora. 18 2.1.5. Tipo de proyecto. 18 2.2. Descripción del proyecto. 19 2.3. Justificación. 19 2.4. Objetivos del proyecto. 20 2.4.1. Generales. 20 2.4.2. Específicos. 20 2.5. Metas. 20
2.6. Beneficiarios. 20
2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 20 2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 21 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 24 CAPÍTULO III. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 25 3.1. Actividades y resultados. 25 3.2. Productos y logros. 26 CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN. 54 4.1. Evaluación del diagnóstico. 54 4.2. Evaluación del perfil. 57 4.3. Evaluación de la ejecución. 58 4.4. Evaluación final. 60 CONCLUSIONES. 62 RECOMENDACIONES 63 BIBLIOGRAFIA 64 APENDICE ANEXOS
CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO
1.1 Datos Generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución: Coordinación Técnico Administrativo, del distrito
escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
1.1.2 Tipo de institución Educativa
1.1.3 Ubicación geográfica: La Coordinación Técnica Administrativa esta
Ubicada en la zona 1 del Municipio de San Juan Chamelco, AV.
1.1.4 Visión. Visionamos establecer una comunicación de varias vías, fluida,
transparente y oportuna, con las diversas audiencias objetivo del Ministerio de
Educación. “Lograr que esas audiencias comprendan el papel y la responsabilidad de
la Institución en el desarrollo económico social del país”. Forjar una imagen positiva
de la Institución y la comunidad educativa, establecer redes de información-
comunicación como parte esencial de los esfuerzos por transparentar la gestión
pública. (4-50)
1.1.5 Misión. Planear y administrar estrategias y políticas de Comunicación Social,
dirigidas hacia las audiencias objetivo del Ministerio de Educación, con el propósito
de establecer canales de comunicación oportuna, permanente y objetivos, que
permitan manejar profesionalmente su imagen institucional interna y externa (13-
Internet)
1
1.1.6 Políticas. Facilitar la educación de toda la población sin discriminación
alguna sin importar su etnia, religión e idioma. Una educación en forma bilingüe de
acuerdo a las necesidades de la población educativa del sector.
1.1.7 Objetivos. Identificar las audiencias objetivo primarias y secundarias
nacionales e internacionales de interés para el Ministerio de Educación, analizar sus
percepciones y necesidades, planear y ejecutar las estrategias y políticas de
comunicación en materia educativa, dirigidas a esas audiencias y “evaluar los
resultados alcanzados”. Ello, enmarcado dentro de los escenarios de la
comunicación: acción-recepción / arenas-territorios. (5-17)
1.1.8 Metas. Un alto porcentaje de promoción en toda la población estudiantil de
todos los establecimientos educativos, y que cada año sea mucho mejor los
resultados para una educación de calidad y una educación para el desarrollo
de la población en general.
1.1.9 Estructura organizacional
ORGANIGRAMA DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DEL
DISTRITO 16-10-19 DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN CHAMELCO, ALTA
VERAPAZ
2
ORGANIGRAMA DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA
SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ.
COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA
ASISTENTE
COMISIONES DE ARTE Y CULTURA, DEPORTE Y
ESTADISTICA
JUNTA ESCOLAR
DIRECTOR DE ESCUELA OFICIAL Y PRIVADO
(2-20)
SECRETARIA
PERSONAL DOCENTE
ALUMNO
PADRES DE FAMILIA
3
1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros). a) Humanos
Personal Administrativo: Un Coordinador Técnico Administrativa, un
Asistente y Una Secretaria
Directores: 15, personal docentes 120
b) Físicos:
La Coordinación Técnica Administrativa esta Ubicada en la zona 1 del Municipio de
San Juan Chamelco, AV., siendo su siguiente ambiente.
(12-5)
No. Ambientes Cantidad
1. Oficina 01
2. Secretaria 01
3. Sala de espera 01
4 Sanitarios ( femenino, masculino) 01
No.
Descripción del mobiliario, equipo y materiales
Cantidad
1. Escritorios de oficina 04
2. Sillas 05
4. Computadoras 02
5. Maquina de escribir 02
7. Archivadores 02
8. Teléfonos 01
4
c) Financieros:
La asignación del personal administrativa es a través de Ministerio de
Educación, y una parte la Municipalidad.
1.2. Técnicas utilizadas para la obtención del diagnóstico.
Para poder especificar las técnicas utilizadas para seleccionar el problema es
necesario que se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a
continuación se presenta el orden en que se realizó el diagnostico.
Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institución,
a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes
técnicas:
- Lluvia de ideas
- Interrogatorio
- Discriminación
- Observación
Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnico Administrativa
del Distrito Escolar No. 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco del
departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de
trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera
apoyar de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, sede Cobán, Alta Verapaz, en
relación a sus objetivos, teniendo como listado de problemas o necesidades
las siguientes:
1. Inexistencia de infraestructura para la administración de la sede de la
Coordinación Técnica Administrativa
2. Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador
Técnico Administrativo.
3. Inexistencia de materiales y documentos en la Coordinación Técnica
Administrativa.
5
4. Desactualización de las funciones del Coordinador Técnica Administrativo y el
personal de apoyo en la Coordinación.
Seguidamente se procedió a seleccionar un problema dentro del listado
anteriormente mencionado, para lo cual se empleó la técnica de priorización por
funciones de la institución, se logro a través de una reunión de trabajo en donde
participaron personal administrativo de la CTA y directores.
El siguiente paso consistió en definir el problema priorizado, con la intención de
tener una panorámica problemática de la situación, para lo cual fue necesario utilizar
la técnica de causa y efecto, denominada en el marco lógico árbol de problema y
árbol de objetivos.
Con la anterior información se pudo identificar las posibles opciones de solución, la
cual se consiguió a través de la técnica de estrategias, y por cada alternativa
identificada se procedió al llenado de una ficha técnica.
El ultimo paso dentro del diagnostico es el análisis de viabilidad y factibilidad y se
empleo la técnica denominada Herramienta para la factibilidad y viabilidad de
proyectos educativos.
Presentación sintética de la información obtenida
Detección
Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnico Administrativa
del Distrito Escolar No. 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco del
departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de
trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera
apoyar de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la
universidad de San Carlos de Guatemala, sede Cobán, Alta Verapaz, en
relación a sus objetivos, teniendo como listado de problemas o necesidades
las siguientes:
6
No. Problemas o necesidades
1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
2 Inexistencia de infraestructura para la administración de la sede de la sección de Humanidades Cobán
3 Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador Técnico Administrativo.
4 Inexistencia de infraestructura para servicio de cafetería
5 Desactualización de las funciones de los integrantes del Consejo Comunitario de Desarrollo.
(10-23)
Priorización
Para la Priorización del problema se aplicó la Técnica de Priorización por Funciones
de la Institución la que consiste en buscar mediante análisis, la relación que existe
entre cada problema detectado con cada una de las funciones que aparecen en la
segunda columna de la técnica. A continuación se presenta la información:
Cuadro de análisis y priorización de problemas
Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se
elaboró el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas, efectos y
posibles soluciones.
La priorización se realizó utilizando la técnica de matriz de priorización, la que se
presenta a continuación;
7
MATRIZ DE PRIORIZACION
Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica
matriz de priorización, siendo el siguiente procedimiento:
reunión con el personal de la Coordinación Técnico Administrativa del Distrito
Escolar 16-10-19 del Municipio de San Juan Chamelco, AV.
Priorizar a través de preguntas directas a los Profesionales de la Institución, y
conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anoto en
la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los
problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos
listados. (11-35)
PROBLEMAS Y NECECIDADES
1P
oco
cum
plim
iento
de
los
pro
cedim
iento
s
adm
inis
trativos
de
la
Coord
inador
Técnic
o
Adm
inis
trativo.
2In
exis
tencia
de i
nfr
aestr
uctu
ra
para
serv
icio
de c
afe
terí
a
3
Inexis
tencia
de
in
fraestr
uctu
ra
para
la
adm
inis
tració
n d
e la s
ede d
e la
secció
n
de
Hum
anid
ades
Cobán
4
In
suficie
nte
m
ate
rial
adm
inis
trativo
para
el
cum
plim
iento
da la
s fu
ncio
nes
del
Coord
inad
or
Técnic
o
Adm
inis
trativo,
del
destr
ito
escola
r 16-1
0-1
9
de M
unic
ipio
de S
an J
uan C
ham
elc
o,
AV
.
5D
esactu
aliz
ació
n
de
las
funcio
nes d
e los inte
gra
nte
s d
el
Consejo
C
om
unitari
o
de
D
esarr
ollo
.
1Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador Técnico Administrativo.
1 1 4 1
2Inexistencia de infraestructura para servicio de cafetería
1 2 4 2
3 Inexistencia de infraestructura para la administración de la sede de la sección de Humanidades Cobán
1 1 4
4Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
4 4 4 4
5Desactualización de las funciones de los integrantes del Consejo Comunitario de Desarrollo.
1 4
8
Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anoto el problema
elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones
dadas.
Al completar el cuadro se sumo el número de veces en que cada problema se
repitió, el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedó como el
numero uno y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.
1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del
Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de
Municipio de San Juan Chamelco, AV.
1.3. Lista de carencias.
Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnico Administrativa
del Distrito Escolar No. 16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco del
departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de
trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera
apoyar de acuerdo a lo priorizado por la sección de Humanidades de la
universidad de San Carlos de Guatemala, sede Cobán, Alta Verapaz, en
relación a sus objetivos, teniendo como listado de problemas o necesidades
las siguientes:
No. Problemas o necesidades
1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
2 Inexistencia de documentos administrativa en la Coordinación Técnica Administrativa
3 Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos del Coordinador Técnico Administrativo.
4 Incumplimiento de la tarea administrativa
5 Desactualización en las funciones del Coordinador Tecnico Administrativa.
9
1.4. Cuadro de análisis y priorización de problemas
Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus causas, efectos y posibles soluciones.
No.
Problemas/necesidad Causas Efectos Opciones de solución
1 Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
Desactualización administrativa Falta de coordinación en la realización de actividades Desorganización administrativa
1Incumplimiento de su tarea administrativa 2Inseguridad en la realización de su función administrativa.
Elaboración de una guía de los documentos administrativos
2 Falta de documentos administrativa en la Coordinación Técnica Administrativa
1Desinterés por actualizar al coordinador tecnico administrativa
1Inseguridad en el desempeño de las funciones administrativa
Implementación de un banco de documentos administrativos
3 Poco cumplimiento de los procedimientos administrativos de la Coordinador Técnico Administrativo.
Desconocimiento de la legislación educativa. Falta de actualización del coordinador Poca toma de dediciones del CTA
1Incumplimiento de las actividades administrativas. 2descontrol en las funciones del personal.
Taller de capacitación con el personal administrativo sobro los procedimientos Administrativos.
4 Incumplimiento de la tarea administrativa
Falta de voluntad y decisiones en las funciones del administrador
Inadecuado atención a los docentes y personal de otras instituciones que realizan tramites en la coordinación administrativa
Elaboración de un cronograma de actividades para organizar la administración
5 Desactualización en las funciones del Coordinador Tecnico Administrativa.
Falta de preparación en el campo de la administración educativa.
Información incompleta que afectar la relación laboral del docente
Reunión de trabajo con el personal de la coordinación administrativa.
10
Identificación de alternativas de proyectos.
Identificar alternativas de solución de proyectos por medio de la técnica de
estrategias consistió en anotar del lado izquierdo las causas en forma negativa o
situación insatisfecha y al otro extremo derecho las causas en forma positiva o
situación satisfecha, para llenar la información fue necesario plantearse la pregunta
“¿Qué puedo hacer para convertir la situación insatisfecha en situación satisfecha?
Las sugerencias se dieron a través de la técnica lluvia de ideas y se anotaron en el
espacio central”. A continuación se presenta la información. (12-15)
ESTRATEGIAS DE TRABAJO
SITUACION INSATISFECHA
ESTRATEGIAS SITUACION SATISFECHA
Desactualización administrativa
Implementación de una guía de los documentos administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
Actualizar a la administración
de la Coordinación Técnica Administrativa.
Falta de coordinación en la realización de actividades
Elaboración de un cronograma de actividades para organizar la administración del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
Motivar la coordinación en la realización de actividades
Desorganización administrativa
Implementación de un banco de documentos administrativos del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
Organizar a la administración de la administrativa
Coordinación Técnica Administrativa.
11
De acuerdo a la información obtenida en la técnica de estrategias se identificaron las
siguientes alternativas de solución:
No. Alternativa de solución como idea proyecto.
1 Implementación de una guía de los documentos administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
2 Elaboración de un cronograma de actividades para organizar la administración del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
3 Implementación de un banco de documentos administrativos del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
De acuerdo a la información del cuadro anterior se procedió al llenado de una ficha
técnica por cada idea proyecto, y así poder ayudar al proceso de análisis de
viabilidad y factibilidad.
La ficha técnica consistió en la concretización de la idea del proyecto, se incluyo una
estimación aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se obtiene la
información acerca de: beneficiarios, localización de beneficiarios, monto aproximado
de la inversión, fuente probable de financiamiento, etc.
12
FICHA TECNICA
Número 1
I Información General
1. Nombre de proyecto: Implementación de una guía de los documentos
administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
2. Aspecto: Administrativo _x__ Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea _x__ Perfil ___ Factibilidad ___ 4. Localización DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ._________ 5. Entidad: Proponente Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades Ejecutora Estudiante EPS 6. Beneficiarios: Directos _ Coordinador Tecnico Administrativos y Directores____ Indirectos__Docentes _____
II Descripción del Proyecto
7. Problema que se pretende resolver Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da
las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San
Juan Chamelco, AV.
8. Resultados a obtener: Elaboración de una Guía de Instrumentos Administrativos 9. Descripción de los recursos requeridos:
a. Institucionales Universidad de San Carlos de Guatemala, Coordinación Técnica Administrativa
b. Humanos. Estudiante EPS., Coordinador Técnica Administrativa, Secretaria, docentes
c. Técnicos Computadora, textos
III Costos
10. Preinversión 1500,00 500.00 2000.00 Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversión 2000.00 500.00 2500.00
Lugar Cobán Alta Verapaz. Fecha: Julio de 2008
13
FICHA TECNICA
Número 2
I Información General
1.Nombre de proyecto: Elaboración de un cronograma de actividades para
organizar la administración del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV 2. Aspecto: Administrativo _x__ Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea _x__ Perfil ___ Factibilidad ___ 4.Localización__DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ________ 5. Entidad: Proponente Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades Ejecutora Estudiante EPS 6. Beneficiarios: Directos: Coordinador Técnica Administrativa y Directores Indirectos Docentes
II Descripción del Proyecto
7.Problema que se pretende resolver Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da
las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San
Juan Chamelco, AV.
8. Resultados a obtener:_Eficientar la atención en la Coordinación Técnica Administrativa._____________ 9. Descripción de los recursos requeridos:
a. Institucionales Universidad de San Carlos de Guatemala, Coordinación Técnica Administrativa.
b. Humanos. Estudiante EPS., Coordinador Técnica Administrativa, Secretaria, docentes
c. Técnicos Computadora, textos
III Costos
10. Preinversión ___1000.00___ ____300.00______ __1300.00______ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversión ____1500.00_______ ___500.00________ __2000.00____
Lugar__Cobán Alta Verapaz Fecha Julio de 2008
14
FICHA TECNICA
Número 3
I Información General
1.Nombre de proyecto Implementación de un banco de documentos administrativos del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV. 2. Aspecto: Administrativo _x__ Técnico ___ Docente ___ 3. Estado: Idea X Perfil ___ Factibilidad ___ 4.Localización DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ _______ 5. Entidad: Proponente Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades Ejecutora: Estudiante EPS. 6. Beneficiarios: Directos Coordinador Técnica Administrativa y Directores Indirectos Docentes
II Descripción del Proyecto
7. Problema que se pretende resolver Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da
las funciones del Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San
Juan Chamelco, AV.
8. Resultados a obtener: ____Que los tramites sean mas eficientes___ 9. Descripción de los recursos requeridos:
a. Institucionales Universidad de San Carlos de Guatemala, Coordinación Técnica Administrativa.
b. Humanos. Estudiante EPS., Coordinador Técnica Administrativa, Secretaria,
docentes c. Técnicos Computadora, textos
III Costos
10. Preinversión __2500.00____ _____1000.00_____ ___3500.00_____ Recursos propios Financiamiento Solicitado Total
11. Inversión ___2500.00________ ______1000.00____ ___3500.00______
Lugar __Cobán Alta Verapaz Fecha Julio de 2008
(8-6)
15
1.5. Análisis de viabilidad y factibilidad
El análisis de los problemas detectados se realizó con el propósito de ampliar
la información, para lo cual fue necesario por cada problema que se
encontrarán, se especificaran sus causas, efectos y alternativas posibles para
su solución, a continuación se presenta la información obtenida.
CUADRO PARA ANALISIS DE VIABILIDAD - En la columna de opción, deben considerarse las alternativas identificadas. - En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el
análisis. - Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción? - Al final, la opción que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se
ajusta para resolver el problema identificado.
Criterios para priorizacion de opciones Opción 1
Opción 2
Opción 3
¿Se enmarca dentro de las policitas del MINEDUC?
si no si no Si no
¿Puede obtener el visto bueno del Encargado de la institución?
X X X
Cuenta con la aprobación del MINEDUC? X X X ¿Tendrá alta prioridad dentro de los proyectos del MINEDUC?
X X X
¿Se mantendrá la ejecución del proyecto si hay cambio de autoridades?
X X X
¿Cuenta con experiencia para administrar los recursos humanos, físicos y financieros del proyecto?
X X X
¿Cuenta con algunos recursos humanos físicos y financieros propios para la ejecución de proyectos?
X X X
¿Podrá coordinar con otras organizaciones la ejecución del proyecto?
X X X
¿Esta preparada la comunidad educativa para el proyecto?
X X X
¿El proyecto cuenta con un plan de sostenibilidad? X X X ¿Favorece el proyecto el desarrollo educativo del departamento?
X X X
¿Afecta positivamente los patrones culturales del departamento?
X X X
¿Cuenta el proyecto con apoyo político a nivel local?
X X X
¿Beneficia a la mayoría de personas de la comunidad educativa?
X X X
Total 13 11 2 10 3 Prioridad
16
INTERPRETACIÓN: Después de haber llenado la ficha de viabilidad y de
factibilidad, el problema detectado es factible y viable de solucionar a través de la
alternativa que reunió los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Número 1:,
como mejor opción de solución al problema
1.6. El problema seleccionado
Con toda la información anterior se concretó el propósito del diagnostico, identificar
un problema y determinar su alternativa de solución, Con el listado de los cuatro
problemas se procedió a la priorización
Utilizando la técnica de priorización por funciones quedando el problema Insuficiente material administrativo para el cumplimiento da las funciones del
Coordinador Técnico Administrativo, del destrito escolar 16-10-19 de
Municipio de San Juan Chamelco, AV.
1.7. Solución propuesta como viable y factible.
Luego de elaborar el árbol de problemas y objetivos con el uso de la técnica de
estrategias se identificaron tres alternativas de solución, por cada una se lleno una
ficha técnica, con estas fichas se realizo el análisis de viabilidad y factibilidad se
utilizo la técnica de herramientas para la viabilidad y factibilidad de un proyecto
educativo quedando como la mejor alternativa:
Implementación de una guía de los documentos administrativos de la
Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar 16-10-19 de
Municipio de San Juan Chamelco, AV.
17
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Datos Generales
2.1.1 Nombre del proyecto: Implementación de una guía de los documentos
administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del destrito escolar
16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
2.1.2 Problema: Insuficiente material administrativo para el cumplimiento de
las funciones del Coordinador Técnica Administrativa del destrito escolar 16-
10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
2.1.3 Localización: San Juan Chamelco, Alta Verapaz.
2.1.4 Unidad Ejecutora: Facultad de Humanidades sección Cobán y la
Coordinación Técnica Administrativa.
2.1.5 Tipos de Proyectos: Productos Pedagógicos
18
2.2 Descripción del proyecto.
El proyecto consiste básicamente en dotar de material administrativo a la
Coordinación Técnica Administrativa para el cumplimiento de las funciones del
Coordinador Técnico Administrativo a través de la elaboración de una guía de los
documentos administrativos de la Coordinación Técnica Administrativa del
destrito escolar 16-10-19 de Municipio de San Juan Chamelco, AV.
La Guía de los documentos administrativos es una herramienta que facilite la
obtención de mejores resultados, así como también, permita fortalecer el proceso de
la administración, a través de las distintas gestiones administrativas que están
contenidas en el plan operativo anual de la Coordinación Técnica Administrativa
“Indudablemente, la parte importante dentro de la documentación que se utiliza
diariamente en las oficinas educativas del país”, los docentes desconocen de los
tramites formales y la redacción de los documentos administrativos, así como los
procedimientos que se deben utilizar para elevar a otros niveles jerárquicos las
solicitudes o requerimientos que suelen darse en el quehacer diario dentro del campo
de la docencia y administración. (9-20)
2.3 Justificación: Considerando que la Coordinación Técnica Administrativa
realiza varios funciones administrativo, técnicas y docencias con diversas
instituciones del sector público y privado del municipio, es necesario facilitar la tarea
que se realiza cotidianamente en la Coordinación Administrativa generando una guía
de los documentos administrativos para eficientizar el proceso y dinamizar la relación
laboral entre la Coordinación y las instituciones y por ende con los docentes que
diariamente realizan gestiones de diversos índoles que compete la labor que se
realiza en la educación de nuestro país.
19
2.4 Objetivos del proyecto. 2.4.1 Generales. Fortalecer las funciones de la Coordinación Técnico Administrativa del municipio de
San Juan Chamelco, AV, por medio de una guía de los documentos administrativos
para eficientar las acciones del CTA
2.4.2 Específicos.
2.2.3.1 Elaborar una guía de los documentos administrativos
2.2.3.2 Capacitar al persona administrativo en el unos y manejo de la guía de los
documentos administrativos.
2.2.3.3 Socializar la guía con el personal administrativo de la Coordinación
Técnica Administración.
2.5 Metas.
2.5.1 Una guía elaborada. 2.5.2 Un taller de capacitación realizado. 2.5.3 Una guía socializada.
2.6 Beneficiarios.
1 Coordinador Técnico Administrativo,1 Asistente administrativo, 1 Secretaria y 5 directores del distrito
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto.
Gestión por parte del Estudiante
20
2.8 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
No.
ACTIVIDADES 3 MES 1 MES 2 MES 3
1 Preparación de condiciones 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
P
E
2 Recopilacion de informacion bibliografica P
E
3 Elaboracion de la primera version del
documento
P
E
4 Validacion del documentos de
herramientas tecnicas
P
E
5 Correccion del documento P
E
6 Levantado de texto del documento
Levantado de texto del documento
P
E
7 Reproduccion del documento P
E
8 Elaboracion de un plan de capacitacion P
E
9 Convocatoria P
E
10 Realizacion del taller de capacitacion P
E
11 Evaluacion del proyecto P
E
12 Elaboracion del informe final del proyecto P
E
21
2.9 presupuesto
LISTADO DE INSUMOS
No. Activid
ad Cantidad Descripción Precio
Unitario Costo Total
1.1.1.1 1 Facilitador/un día 300.00 300.00
60 Hojas de papel bond 0.10 6.00
2 Impresiones 0.75 1.50
60 Fotocopias 0.20 12.00
3 Lapiceros 1.25 3.75
1 Lápiz 1.50 1.50
1 Borrador 1.25 1.25
1.1.2.1 1 Técnico 300.00 300.00
1 Tarjeta de invitación 5.00 5,.00
1 Sobre 0.15 0.15
1 Tarjeta telefónica 25.00 25.00
3 horas de Internet 8.00 24.00
20 fotocopias de temas investigados 0.25 5.00
20 Impresiones 1.00 20.00
1.1.3.1 1 Mensajero/un día 50.00 50.00
1 Tarjeta telefónica para confirmar participación 50.00 50.00
1 viático para mensajero 100.00 100.00
1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00
2 Impresiones 0.50 1.00
1.1.4.1 2 días de mensajero -60 personas- 100.00 200.00
60 tarjetas de invitación 3.00 180.00
1 tarjeta telefónica 200.00 200.00
60 Folletos 2.00 120.00
25 Hojas de papel bond 0.10 2.50
60 Fólderes 1.00 60.00
60 Fastener 0.25 15.00
1.1.5.1 1 Facilitador 300.00 300.00
1 asistente técnico 150.00 150.00
25 discos compactos -para los interesados 3.00 75.00
1 Impresión de programa 0.20 1.00
60 Hojas de papel bond 0.10 6.00
60 Lápices 1.50 90.00
60 Borradores 1.25 75.00
60 Fotocopias de material a trabajar 0.25 15.00
120 refacciones (mañana y tarde) 7.00 840.00
60 Almuerzos 10.00 600.00
1 salón para realización del evento 100.00 100.00
8 horas de alquiler de cañonera 150.00 1,200.00
8 horas de alquiler de computadora 75.00 600.00
22
portátil
8 horas de alquiler de cámara digital 15.00 120.00
1 Regleta 13.00 13.00
1.1.6.1 70 fichas de cartulina de color 0.15 10.50
TOTAL ACTIVIDAD Q 5,884.15
2.1.1.1 1 técnico para realización de investigación 300.00 300.00
1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00
1 Sobre 0.15 0.15
1 Tarjeta telefónica 25.00 25.00
3 horas de Internet 8.00 24.00
30 fotocopias de temas investigados 0.25 7.50
30 Impresiones 1.00 30.00
2.1.2.1 1 técnico 300.00 300.00
10 hojas de papel bond 0.10 1.00
10 Impresiones 1.00 10.00
2.1.3.1 1 Mensajero/un día 50.00 50.00
1 Tarjeta telefónica para confirmar participación 50.00 50.00
1 viático para mensajero 100.00 100.00
1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00
2 Impresiones 0.50 1.00
2.1.4.1 2 días de mensajero 100.00 200.00
60 tarjetas de invitación 5.00 300.00
1 tarjeta telefónica 200.00 200.00
60 Hojas de papel bond 0.10 6.00
2.1.5.1 1 Técnico 300.00 300.00
1 asistente técnico 150.00 150.00
10 pliegos de papel bond 1.00 10.00
10 marcadores permanentes 3.50 35.00
1 rollo de sellador 7.50 7.50
8 horas de alquiler de cañonera 150.00 1,200.00
8 horas de alquiler de computadora portátil 75.00 600.00
8 horas de alquiler de cámara digital 15.00 120.00
1 alquiler de salón 100.00 100.00
60 Almuerzos 10.00 600.00
120 Refacciones 7.00 840.00
1 Regleta 13.00 13.00
8 horas de alquiler de proyector 15.00 120.00
2.1.6.1 8 horas de alquiler de una videograbadora 15.00 120.00
TOTAL ACTIVIDAD Q 5,830.15
3.1.1.1 1 Facilitador/un día 300.00 300.00
23
60 Hojas de papel bond 0.10 6.00
2 Impresión 0.75 1.50
60 Fotocopias 0.20 12.00
3 Lapiceros 1.25 3.75
1 Lápiz 1.50 1.50
1 Borrador 1.25 1.25
3.1.2.1 1 Día de un técnico para realización de investigación 300.00 300.00
1 viático para realizar trabajo de campo 200.00 200.00
1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00
1 Sobre 0.15 0.15
1 Tarjeta telefónico para confirmar participación 25.00 25.00
7 horas de Internet 8.00 56.00
60 fotocopias de temas investigados 0.25 15.00
60 Impresiones 1.00 60.00
3.1.3.1 1 Mensajero/un día 50.00 50.00
1 Tarjeta telefónica para confirmar participación 50.00 50.00
1 viático para mensajero 100.00 100.00
1 Tarjeta de invitación 5.00 5.00
2 Impresión 0.50 1.00
3.1.4.1 2 días de mensajero 100.00 200.00
60 tarjetas de invitación 5.00 300.00
1 tarjeta telefónica 200.00 200.00
3.1.5.1 1 Facilitador 300.00 300.00
1 asistente técnico 150.00 150.00
50 discos compactos -para personas interesadas- 3.00 150.00
1 Impresión para agenda 1.00 1.00
60 Hojas de papel bond 0.10 6.00
60 Lápices 1.50 90.00
60 Borradores 1.25 75.00
60 Folletos 4.00 240.00
120 refacciones (mañana y tarde) 7.00 840.00
60 Almuerzos 10.00 600.00
1 salón para realización del evento 100.00 100.00
8 horas de alquiler de cañonera 150.00 1,200.00
8 horas de alquiler de computadora portátil 75.00 600.00
8 horas de alquiler de cámara digital 15.00 120.00
1 Regleta 13.00 13.00
3.1.6 1 impresión de hoja de asistencia 1.00 1.00
60 Fotocopias de evaluación 0.25 15.00
TOTAL ACTIVIDAD Q 6,393.15
24
CAPÍTULO III PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
3.1 Actividades y resultados.
Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario hacerle
una revisión a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo de la
etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se reviso el Plan de
trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico
Institucional, seguido los perfiles de proyectos formulados y el documento de
evaluación del EPS.
No Actividades Resultados
1 Preparación de
condiciones
Contar con los recursos económicos para iniciar la
elaboración del documento de apoyo.
2 Recopilación de
informacion
bibliografica
Consulta a diferentes referencias bibliográficas
3 Elaboración de
la primera
version del
documento
Se elaboró una guía de los documentos
administrativos, basado en la investigación científica
como apoyo a las labores Coordinador Técnico
Administrativa del distrito escolar 16-10-19 del
municipio de San Juan Chamelco AV., así como una
capacitación sobre el uso de dichos documentos de
apoyo
4 Validación del
documentos de
herramientas
tecnicas
Se validó la guía de los documentos
administrativos basado en la investigación
científica como apoyo a las labores del CTAs.
5 Corrección del
documento
Se corrigió la guía de los documentos
administrativos basado en la investigación
científica como apoyo a las labores del CTAs.
25
6 Levantado de
texto del
documento
científica como apoyo a las labores del CTAs
Se realizó el levantado de texto de la guía de los
documentos administrativos basado en la
investigación científica como apoyo a las labores
del CTAs
7 Reproducción
del documento
Una reproducción de 36 ejemplares
8 Elaboración de
un plan de
capacitacion
Un plan de capacitación elaborado
9 Convocatoria Se convocó al personal administrativa y directores de
la Coordinación Técnica Administrativa.
10 Realización del
taller de
capacitacion
3 Personal administrativas y 36 directores
11 Evaluación del
proyecto
Se les aplicó una encuesta de opinión sobre el
documento de apoyo.
12 Elaboración del
informe final del
proyecto
Un informe final de proyecto presentado.
26
3.2 Productos y logros.
No. Productos
Logros
1
Elaboración de un
documento de apoyo
técnico administrativo
Tanto personal Administrativo como los
directores cuentan con Una guía de los
documentos administrativos del Distrito Escolar
16-10-19 del municipio de San Juan Chamelco
AV., como apoyo en la realización de las
actividades administrativas
Actualizar la información que se maneja como
temática en diversos cursos de las carreras que
atiende la Sección Departamental de Cobán.
Ampliar los conocimientos técnicos,
administrativos del personal administrativa y de
los directores
Que el presente documento sea parte de la
biblioteca de la Coordinación Técnica
Administrativa del Municipio de San Juan
Chamelco AV.
Se le entregó a cada personal administrativo y
directores un ejemplar del documento para que
emitieran sus puntos de vista
27
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES
SECCIÓN COBAN
LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACIÓN EDUCTIVA
GUÍA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ
EDUARDO YALIBAT COBÁN ALTA VERAPAZ. FEBRERO DE 2010 GUÍA DE DECUMENTOS ADMINISTRATIVOS
28
COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DEL MUNICIPIO DE SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ.
FEBRERO DE 2010.
29
ÍNDICE
Presentación 1 Objetivos 2 1. Oficio y modelo 3 2. Providencia y modelo 5 3. Memorándum y modelo 7 4. Informe y modelo 9 5. Circular y modelo 10 6. Dictamen y modelo 10 7. Resolución y modelo 12 8. Memorial y modelo 14 9. Acuerdo y modelo 15 10. Decreto y modelo 16 11. Trascripción y modelo 18 12. Acta y modelo 19 13. Conocimiento y modelo 20 14. Solicitud y modelo 21 15. Bibliografías 23
30
Presentación
El presente documento Administrativo fue elaborado por el estudiante EPS. de de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades, Sección Cobán,
hace entrega de un documento valioso para eficientar la administración de la
Coordinación Técnica Administrativa, donde cada día se maneja los instrumentos
administrativas, para que sea un recurso más para fortalecer la tarea administrativa con
cada uno de los establecimientos educativos u ONG donde se relacionan los
quehaceres administrativo con cada uno de las instituciones del sector público o
privado, innovando de esa manera el manejo eficiente de los recursos de la
Coordinación Técnica Administrativa
En esta guía de documentos administrativo se da a conocer las definiciones y
ejemplificaciones de cada uno, para facilitar la tarea del personal técnico, docente y
administrativo, de la Coordinación del municipio de San Juan Chamelco, departamento
de Alta Verapaz.
31
Objetivo General
Apoyar al personal administrativo, técnico y docente en el uso y manejo de los
documentos administrativos para eficientar la tarea administrativa.
Objetivo Especifico
Identificar las necesidades prioritarias que afronta el personal administrativo y docente
de la Coordinación Técnica Administrativa
Colaborar en solucionar los problemas que afectan el personal administrativo y docente
en el uso de los documentos administrativos.
32
1. Oficio
“Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes etc. Su redacción debe ser cuidadosa. Atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referente a la estética puntuación, redacción, etc. Cuando en el Oficio se tratan dos o más asuntos se aconseja separarlos en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo.” (1-22) El Oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usad entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En sucontenido se tratan asuntos de importancia, Pudiendo dar origen a forma expedientes. Por medio del Oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u órdenes Etc. Generalmente se aplica para informar algunas disposiciones relacionada al servicio.
Este instrumento deberá contener destinatario. Los elementos que forman el Oficio son:
Número de oficio y referencia
Lugar y fecha
Destinatario
Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio
Vocativo
Contenido o cuerpo del oficio
Despedida
Firma y cargo de quien envía
Indicadores de archivo copias a otras autoridades u oficios correlativos ¿Cuándo se utiliza el oficio? Es un instrumento que se utiliza par dirigirse a otras personas de menor rango o mayor rango o viceversa. Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar el Director del Plantel Educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de Educación. Supervisores Educativos, Capacitadotes, Técnico Pedagógicos, CTAs. y viceversa.
33
MODELO DE OFICIO MINISTERIO DE EDUCACIÓN COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES 16-10-19 SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ.
Oficio No. DDEA-01-2008
San Juan Chamelco, 2 de Septiembre de 2008 Lic. Wily Wilfredo Juárez Quim Director Escuela Nocturna Chamelco, AV. Distinguido Licenciado Juárez Quim La presente tiene el objetivo de informales que usted, ha sido designado a participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizará en la Universidad de Salamanca, España, del 20 de octubre al 2 de Noviembre del presente año, por lo que puede ingresar sus documentos la unidad de Relaciones Públicas de esta Dependencia Ministerial, en los próximos días. Se hace necesario que nos presente el tema a disertar en tan importancia conferencia mundial, por lo que también deberá de proporcionarnos los más tardar el 30 de Septiembre copia de los temas que usted escogerá, así como el material guatemalteco que necesitará para proporcionar a los participantes de todo el mundo. Las carpetas de su conferencia, las podremos preparar en su oportunidad, así como el viaje que la UNESCO le concede. Distinguido Director, aprovecho la oportunidad para felicitarlo y ratificar mi saludo y respetos.
Prof. Edgar Giovanny Tzul Botzoc Coordinador Técnico Administrativo
Coordinación 16-10-19 San Juan Chamelco AV.
c.c.archivo
34
2. Providencia
Una Providencia es el instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia Oficial existen dos clases de Providencia. “Providencia Resolutiva: En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita, Providencia Administrativa: Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal”. (2-8) La Providencia se escribe con los siguientes objetivos.
Solicitar antecedentes.
Ratificar
Escuchar a otra persona
Solicitar Pruebas
Enviar a archivo Los elementos que conforman la Providencia son:
Nombre de la oficina administrativa
Fecha (escrita en letras)
Asuntos objetivos
Número de la Providencia
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la envía. Aplicación: Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida. Es necesario que la providencia se mencione de cuantas hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con mayúsculas.
35
MODELO DE PROVIDENCIA RESOLUTIVA:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES 16-10-19 SAN JUAN CHAMELCO, ALTA VERAPAZ. COORDINADOR, Municipio de San Juan Chamelco, Alta Verapaz, diez de octubre de 2008._________________________________________________________________
ASUNTO: Walter Leonel Osorio Botzoc, Director de la Escuela Rural Mixta de la Aldea Canasec, Municipio de San Juan Chamelco, Departamento de Alta Verapaz, Solicita: Incremento en cuanto a refacción escolar, para el año dos mil nueve, por la cantidad de Q. 5.00 por cada padre de familia, ó representante que inscriba a los alumnos, ante la comisión de finanzas de esta escuela, adjunto veinte folios como constancia de ingresos y gastos realizados durante el tercer trimestre del año dos mil ocho.
PROVIDENCIA No. 45.2008 Analizada la solicitud, y sobre la base del Acuerdo Ministerial No. 185 Artículos Nos. 12,13 y 16: se autoriza la cuota extraordinaria de Q. 5.00 (cinco quetzales exactos), para el fondo destinado de refacción escolar para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo control de la comisión de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil ocho.
Prof. Edgar Giovanny Tzul Botzoc Coordinador Técnico Administrativo
Coordinación 16-10-19 San Juan Chamelco AV.
c.archivo
36
3. Informe Memorándum o Memorando
La palabra memorándum o memorando, procede directamente del latín memorándum, que quiere decir- cosa que debe tenerse en la memoria. La significación que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las cosas que se deben recordar, es la de “libreto o agenda donde se apuntan las cosas que uno tiene que acordarse”. (2-11) Sus características son: En la parte central superior de la hoja, lleva escrita en mayúsculas la palabra memorándum o memorando y a la izquierda se inicia con la palabra “para” (debiendo anotar acá el destinatario), continuando debajo de ésta con la palabra “de” (El nombre del funcionario u oficina de donde emana el memorándum), seguidamente la palabra “asunto”. (Anotar en forma breve el motivo del mismo) y “fecha”. (En la cual se escribe dicho memorándum). Se utiliza dentro de la misma dependencia: de jefes a subalternos y de subalternos a jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el número correspondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior derecha. Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por estar desprovista de frases de cortesía o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se anotan las iniciales de quien lo envía, manuscritas, ya sea después de su nombre, en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia, no requiere necesariamente contestación. Es un documento que representa una cierta economía de papel y tiempo, dadas sus dimensiones de 21 a 22 centímetros de base por 14 a15 centímetros de altura, algo así como la mitad de una hoja de papel tamaño carta, por lo que se le denomina también “medio carta”
37
MODELO DE MEMORANDUM
MEMORANDUM
No. MMAR-R-02-2008
PARA: Personal de Dirección de Educación Departamental De: Licda. María Mercedes Almorza Rio ASUNTO: Control de la tarjeta de asistencia. FECHA: Cobán Alta Verapaz, 20 de agosto de 2008 Por órdenes emanadas de la Dirección, a partir del día de hoy, todo el personal que salga del edificio por cualquier motivo, deberá marcar la tarjeta de asistencia, en el reloj digital, así como a su ingreso al mismo. Además, se recomienda que a la hora de almuerzo, se retorne con puntualidad. c.c.Archivo
Correlativo.
38
4. Informe Formal
Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la consideración de superiores.
MODELO DE INFORME FORMAL
INFORME FORMAL
A: AUTORIDADES (DIRECTIVA, STAFF, ETC) DE: COORDINADOR DEL PROYECTO FECHA: 12 DE SEPTIEMBRE DE 2008 PROYECTO: CUA/98/003-0012/1 ACTIVIDAD: Identifica la actividad y logro en términos de cantidad, calidad, tiempo. Compara el logro con las expectativas. Si fuera necesario, incluye explicación o interpretación del logro. ESTADO DEL PROYECTO: Breve análisis del estado de ejecución del proyecto en general. Indica las próximas desiciones importantes a tomar. Indica los plazos y presupuestos imprevistos siguen siendo válidos. ACCIONES: Identifica las acciones en curso para la próxima toma de decisiones. Si fuera necesario, solicita acciones por parte de autoridades facultadas e indica la fecha en que se requieren las acciones. PRÓXIMO INFORME DE LOGRO A SER ENTREGADO. Identifica el próximo informe a ser preparado.
39
5. La Circular
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, “aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados”. (3-12) Elementos que conforman La Circular:
Número de Orden
Fecha
Destinatarios
Asunto o contenido
Firma Aplicación de la Circular: Se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
MODELO CIRCULAR
CIRCULAR No. 09-2008.
Guatemala, 17 de Septiembre de 2008.
Señores: Coordinadores Técnicos Administrativos Capacitadores Técnicos Administrativos Capacitadores Técnicos Pedagógicos Maestro Reubicados (asistentes de la Supervisión) Departamento de Alta Verapaz. De manera atenta me dirijo a ustedes, para solicitar su colaboración, a efecto presenten a esta unidad a más tardar el cuatro de octubre del presente año, el listado de maestros asistentes al Programa de Profesionalización de de su jurisdicción. Al agradecer su atención, me suscribo de ustedes. Deferentemente,
Licda. Angélica Jeannette Molina Woller Coordinador de Unidad Administrativa.
c.c. archivo correlativo
40
6. Dictamen
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y precedentes, así como la opinión razonada del signatario en la cual puede basarse el supervisor para determinar (decidir). “ Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativos a quienes se les ha pedido opinión sobre un asunto”. (6-20) Elementos que conforman el Dictamen:
Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata.
Descripción de los pasos seguidos para la investigación.
Considerandos o motivos que lo originaron
El por tanto que contiene los elementos que lo fundamentan
La decisión sobre el asunto.
MODELO DE DICTAMEN:
650-DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN VOCACIONAL Y TECNICA, Guatemala, veinte de octubre de dos mil ocho. INTERESADO: Ana Graciela González ASUNTO: Solicita equivalencia del plan de estudios de perito contador a secretariado Oficinista. DICTAMEN: No. 240/2008 Revisado el expediente de estudios del la Señorita Ana Graciela González y después de haber consultado los preceptos legales correspondientes, la Dirección de Educación Vocacional y Técnica, manifiesta: PRIMERO: Que el expediente ha sido encontrado en orden y que las notas obtenidas son satisfactorias. SEGUNDO: Que de acuerdo con el reglamento de Exámenes, artículo No. pueden concederse las equivalencias solicitadas. Con el presente dictamen vuelva este expediente al señor Ministro, para que resuelve lo que considere conveniente. Ofelia Olivia Cabrera Roberto Ramos Reyes Supervisora Director
41
7. Resolución:
“Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos los datos de haberse formando un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos aún pueden interponerse recursos.” (4-25) Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades; deberá comprender también la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel cuando así procediere. Es el documento que contiene la decisión de la autoridad competente. Aplicación: Se utiliza para dar la respuesta final a un asunto planteado ya sea favorable o desfavorable al peticionario. La Resolución comprende:
Los considerados (indican los motivos que han obligado y tomar decisión)
El por tanto (expresa las leyes en fue se basa la resolución)
La determinación (resuelve). Al anotar la resolución deberán numerarse los puntos que contiene.
La resolución cobra vida a través de una solicitud planteada en un oficio a favor de un centro educativo, por múltiples ejemplos: autorización de un establecimiento educativo, cambio de un director técnico, cambio de propietario, cambio de dirección de ubicación, cambio de nombre del establecimiento, actualización de cuotas a cobrar hasta el mes de octubre, etc.
42
RESOLUCIÓN No. DDEA-126/2008
LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN, DEL DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ.
CONSIDERANDO: Que el expediente presentado por la señora Floridalma Girón Luna de Hichos, donde solicita que su hija SILMY SOLEIDA GIRON HICHO, se le conceda equivalencias de estudios correspondientes al Primer Grado de Educación Básica con Orientación Comercial por el Primer Grado de Educación Basico o Cultura General, al haber analizado dicha solicitud, establece que sí es pendiente.
POR LO TANTO:
Con base en las facultades que le confiere el Acuerdo Gubernativo No. 165-96 de fecha 21 de mayo y 1996.
RESUELVE:
1. Autorizar la equivalencia a la alumna SILMY SOLEIDA GIRON HICHOS, de la forma siguiente: Primer Grado de Educación Primer Grado de Educación Básica con Orientación Básica o Cultura General Comercial 1. Idioma Español I por 1. Idioma Español I 2. Matemática I por 2. Matemática I 3. Estudios Sociales por 3. Estudios Sociales 4. Ciencias Naturales por 4. Ciencias Naturales 5. Inglés I por 5. Inglés I 6. Educación para EL Hogar por 6. Artes Industriales Artes Industriales I por o Educación para El Hogar 7. Educación Física I por 7. Educación Física I 8. Educación Estética por 8. Educación Estética a) Formación Musical I por a) Formación Musical b) Artes Plásticas por b) Artes Plásticas.
2. Pase a formar parte del expediente de estudios de la estudiante Girón Hichos, para trámite administrativo educativo, a partir de la fecha.
Lic. Álvaro Oswaldo Buenafe Reyes Director Departamental de Educación
Alta Verapaz.
43
8. Memorial
Se conoce con el nombre de Memorial, más comúnmente como solicitud o representación de un
escrito solicitado por los particulares a los funcionarios públicos, con el fin de declarar hechos
que la ley exige o bien para solicitar algo en ejercicio del derecho de petición.
Este documento carece de saludo o vocativo, se compone de párrafo inicial en el que el remitente
expresa su nombre, domicilio y demás características personales. Seguidamente se exponen en
uno o más párrafos el contenido de la declaración o petición. La frase de cierre consiste en una
expresión como justicia: Que espero me sea concedida o simplemente o atentamente.
Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por las oficinas
públicas a los particulares toman la forma de oficio.
MODELO DE MEMORIAL:
José Alfredo Caal Chen, residente en la 6ª Avenida 19-60 Zona 5 Barrio San Luis, San Juan Chamelco AV., guatemalteco con Cédula de Vecindad O-16- 26712 de Profesión Técnico en Administración Educativa-TAE- Título No. 3,456:
Expone:
Que por tener que salir del país a residir a la Ciudad de Miami, Estado de la Florida, Estados Unidos de Norte América, a partir del 30 del mes de septiembre del presente por lo que:
Solicito:
Ante la Coordinación Técnica Administrativa 10-16-19 a cargo del Profesor Edgar Giovanny Tzul Botzoc, del municipio de San Juan Chamelco del departamento de Alta Verapaz, el visto bueno en la documentación que adjunto de mi hija Claudia Raquel Cardona Rivera, del 3ero Ciclo Básico, consistente en tarjeta de calificaciones mensuales, certificados del 1er, 2do y 3er Grado Básico o Cultura General, fotocopia de cuadros MED B de los tres grados y Diploma del Ciclo Básico.
Espero que se me sea concedida, la presente,
(F)_______________________________
44
9. Acuerdo
Es una ley emitida por el Gobierno de la República, teniendo por objeto reglamentar algún acto administrativo con el fin de amparar los actos de los Ciudadanos. El acuerdo puede ser emitido por: a) Los Ministerios en cuyo caso se llama: ACUERDO MINISTERIAL: y b) El poder Ejecutivo, en cuyo caso se llama: ACUERDO GUBERNATIVO. El acuerdo Ministerial va firmado por el Ministro y Viceministro que lo emite; y el Acuerdo Gubernativo lo firma el Presidente Constitucional de la República o Ministros. Ya sea Ministerial o Gubernativo, consta de las siguientes partes:
a) Nombre de la Oficina b) Fecha de su emisión c) El o los considerando d) Los por Tantos e) Lo acordado
El considerando y los Por Tanto pueden a veces omitirse, no así lo acordado.
MODELO DE ACUERDO GUBERNATIVO:
ACUERDO No. 84-08 PALACIO NACIONAL, Guatemala, Veintidós de septiembre de dos mil ocho.
EL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA
Permutar en sus respectivos cargos por convenir así al servicio, al Señor Leonel Ramírez Gonzáles, Secretario del Consejo Técnico de Economía, sueldo mensual de Q. 2,500.00 que señala la partida 2-5-1-37, del presupuesto General de Gastos Vigentes, con él Profesor Mardoqueo Ponce Sierra, Oficial Primero del mismo Consejo, plaza que tiene el sueldo mensual de Q. 2,200.00, fijado por la partida 2-5-1-38.
COMUNICASE,
PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
45
10. Decreto:
“Se le llama Decreto a todo acto administrativo de autoridad ejecutiva, dictado ya sea en carácter de ejecutor de la ley, ejerciendo la potestad reglamentaria autónoma, o bien por delegación legislativo.” (7-6) En resumen, Decreto es un conjunto de consideraciones con sus respectivo, artículo para formar el cuerpo de una ley, la cual redundará en beneficio del pueblo. Un decreto puede ser Legislativo o Ejecutivo, según el que lo emita. Los Decretos, tienen generalmente tres partes:
a) Enunciativa b) Considerativa c) Resolutiva
PARTE ENUNCIATIVA: Se menciona el carácter y se relacionan los antecedentes del asunto de que se trata con indicaciones del número del expediente, nombre del interesado o recurrente etc. Si la emisión del mismo es con base a alguna solicitud previa. Cuando el Decreto es producto de una situación nacional se explica en esta parte las razones del emitirlos. PARTE CONSIDERATIVA: Se explican los fundamentos, antecedentes legales o necesidades, etc. del Decreto. PARTE RESOLUTIVA: Es en la que expone lo decretado, o sea lo que se ordena y va redactado en forma de artículos, cada una para las respectivas disposiciones.
46
MODELO DE DECRETO
DECRETO NUMERO 1,707
CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERANDO: Que por medio del Decreto Ley número 317, ley orgánica de Educación Nacional, fue instituida la Dirección de servicios Básicos, a efecto de que se proporcionaran los servicios fundamentales para el desarrollo de las actividades y programas de trabajo del Ministerio de Educación Pública, pero en la práctica se ha establecido su inoperante, obstaculizando las labores nacionales para el impulso de la educación en que está empeñando el gobierno de la República.
CONSIDERANDO: Que para suprimir la dirección de Servicios básicos es necesario introducirle las reformas correspondientes a la ley orgánica de Educación Nacional, pues no existe otra forma de superar la situación creada con la ineficiencia de dicha dependencia del Ministerio de Educación Pública.
POR LO TANTO: En uso de la facultades que le confiere el inciso 1º. del artículo 170 de la Constitución de la República .
DECRETA: Las siguientes reformas del Decreto Ley número 317, ley orgánica del Educación Nacional. ARTICULO 1º. Se reforma el artículo 45, para que quede así: ARTICULO 45. Son dependencias de administración y servicios: 5. Dirección de Personal 6. Departamento de almacenes Generales y Distribuciones, 7. Departamento de transporte y mantenimiento y reparación de edificios escolares y, 8. Departamento editorial y de producción de material didáctico. ARTICULO 2º. Se derogan los artículos 52 y 53 ARTICULO 3o. Los fondos que se economicen por motivo de la supresión de la Dirección de Servicios básicos, serán destinados en las partidas presupuestales, para la creación de nuevas plazas para maestros; ARTICULO 4º. Se deroga el decreto número 1,700 del congreso. ARTICULO 5º. El presente Decreto entrará en vigor el día primero de enero del dos mil nueve.
PASE AL ORGANISMO EJCUTIVO PARA SU PUBLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO
47
11. Trascripción
DADO EN EL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN GUATEMALA: A LOS TREINA DIA DEL MES DE NOVIEMBRE DEL AÑO DOS MIL OCHO. “Transcribir es copiar todo o parte de un escrito”. Si se copia totalmente se dice que la copia es literal, pero en caso se transcriba sólo una pare, se indicará el numeral, párrafo o título del asunto que se copia. La parte transcrita debe anotarse entre comillas, a renglón cerrado, centrada en el cuerpo de la carta.(8-15)
MODELO DE UNA TRANSCRIPCIÓN
SE TRANSCRIBE EL DOCUMENTO DE LA PAGINA 12 Guatemala, 31 de septiembre de 2008 Señorita Milca Evelyn Guerra Wong 1ª. AV. “A” 1-12 Zona 2 Barrio Moderno, Guatemala. Señorita Guerra Wong Me es grato transcribirle para su conocimiento y efectos consiguientes, la Providencia, Resolutiva No. 2,489, que literalmente dice: “---RECCION DE CONTRO ACADEMICO DEPARTAMENTAL DE EDUCACION, DEL DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, Guatemala, dos de septiembre de dos mil ocho INTERESADO: MILCA EVELIN GUERRA WONG.--------------------------------------- ASUNTO: Alumna de Quinto Año de Secretariado Bilingüe de la Escuela de Ciencia Secretariales II Guatemala Solicita exámenes finales extraordinarios por tener que viajar al extranjero en octubre de 2008. Providencia No. 2,489. De acuerdo a la solicitud presentada por la señorita alumna Milca Evelyn Guerra Wong, esta Dirección de Control Académico Departamental de Educación del Departamento de Guatemala, autoriza a que someta a los exámenes finales extraordinarios que se realizarán los días 24,26,y 28 de septiembre de 2008 en el horario de 8 a 12 y de 14 a 18 horas, en las instalaciones de la Escuela Nacional de Ciencias Secretariales II Guatemala. Para el efecto se le debe informar a la interesada quién tiene que presentar una constancia de la secretaria de la Escuela que es alumna regular del mismo y que no tiene pendiente ninguna materia retrasada del año inferior al que corsa. El calendario de exámenes estará listo para conocimiento de los alumnos el día 9 de septiembre de 2008.---------------------------------------------------------------------- Firma: Licenciado: Luis Julio Saavedra, Asesor de Control Académico, Mildred Arandis Piedra Sandra Directora” Atentamente,
Mildred Arandis Piedra Santa Directora
c.archivo LJS/sez
48
12. Acta
“Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que contiene descripción de actos o hechos que ocurres en un momento determinado.” (5-11) Elementos que conforman el Acta:
Lugar, fecha y hora
Identificación de participación
Cuerpo del Acta o Cláusula o puntos tratados
Cierre
Firma de los participantes Aplicación del Acta: Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial de una institución.
MODELO DE ACTA Acta No. 23-2008 En la Ciudad de Cobán, departamento de Alta Verapaz, el diez de octubre del año dos mil ocho, a las trece horas en punto, se revinieron en una de las aulas de la Escuela Oficial Urbana Mixta para Varones No. 1 “Victor Chavarria” de ésta ciudad, los estudiantes de Licenciatura en Administración Educativa de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Sección Cobán, de la Facultad de Humanidades y el Licenciado Luis David Caal Chocooj para dar inicio al curso de Registro y Controles, procediendo de la siguiente manera:----------------------------------------------------------------------------- PRIMERO: El Licenciado Luis David Caal Chocooj se presentó como catedrático nombrado por la Universidad de San Carlos de Guatemala, para desarrollar el curso E-501 Registro y Controles.------------------------------------------------------------------------- SEGUNDO: El Catedrático del curso presentó sus lineamientos para el desarrollo del programa y hace una breve introducción el mismo.------------------------------------------- TERCERO: El Catedrático dio a conocer algunos conceptos elementales del curso, seguidamente procedió a la formación de grupos de trabajo. Se da por finalizada la presento sesión en el mismo lugar y fecha arriba mencionada, a medio hora después de su inicio, firmamos los que en ello intervenimos. Damos fé.--------------------------------- OTROSI: El catedrático hace la aclaración que el alumno que no cumpla con el cien por ciento de asistencia no tendrá el derecho a evaluaciones final del curso. Aparecen las firmas debidamente identificadas de las personas que participaron y del catedrático.-----
49
13. Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o entregado alguna cosa. Elementos que conforman el Conocimiento:
Lugar y fecha
Nombre de quién recibe
Descripción de lo recibido
Nombre y firma del receptor Aplicación del Conocimiento: Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.
MODELO DE CONOCIMIENTO
Conocimiento No. 10-2008 Con fecha veinte de octubre del año 2008, se entrega al Licenciado Cesar Augusto Sierra, Director del Instituto de Educación Básica por Cooperativa del municipio de San Juan Chamelco, departamento de Alta Verapaz, la siguiente documentación i insumos de Computación.
500 Folletos Windows 2000 marca “CLASE S.A.” 501 Boletas de Personal Docente 500 Cuadros MED D 500 Key Mouse serie 60002*00004281FCR 5Ygm 10,000 Disket formateados 2HD marca Maxel
F____________________ f_____________________ Lic. Cesar Augusto Sierra Prof. Edgar Giovanny Tzul Botzoc Director que recibe CTA que entrega
50
LA Solicitud: Documento por medio del cual el (los) interesado (s) piden (n) a quién corresponde se le (s) proporcione un bien o servicio. Elementos que conforman: Datos del solicitante Exposición de motivos Petición Cierre Lugar y fecha Destinatario Nombres y firmadle solicitante Aplicación: Puede ser individual y colectiva en función de los requerimientos de los interesados.
51
MINISTERIO DE EDUCACIÓN COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA DISTRITO ESCOLAR 16-03-07. VILLA DE SAN CRISTÓBAL VERAPAZ. Oficio No. 72-2008-mjm. San Cristóbal Verapaz, A.V., Noviembre 11 de 2008. Señor T.U. OLSEN DAVID LUNA DOMINGUEZ Coordinador Junta Calificadora de Personal Cobán, A.V. Muy Respetable Señor Coordinador: Atentamente me dirijo a usted, deseándole toda clase de éxitos al frente de tan
importante cargo administrativo.
El objetivo de la presente es para que solicitarle su colaboración a efecto de
recibir la documentación de hoja de servicio del año 2008, de la profesora ILSE
ARACELY LOPEZ HERNANDEZ, quien por encontrarse comisionada en otro
establecimiento no fue posible incluirla en la nómina de los que ascienden a la clase
escalafonaria inmediata superior, por lo que mucho le rogaré poderla incluir en la
nómina respetiva. Adjunto Hoja de Servicio.
Al agradecerle por todo su apoyo, me permito, reiterarle mis muestras de
consideración, respeto y alta estima.
Lic. Marvin Jovani Milián Bin Coordinador Técnico Administrativo
Supervisión de Educación c.c. archivo. c.c. Junta Escolar
52
BIBLIOGRAFIA
1. C. DE FERNANDEZ, Carmen. Elaboración Técnica de Documentos Oficiales, Actas
y Memorando. INAP. Inst. Ma.
2. CARDONA RECINOS, Fredy. Registro y Controles a la Práctica Administrativa
Educativa. Guatemala marzo 2004.
3. COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA (CTA) Modulo sobre una
organización Moderna 2003. Pág. 35
4. COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA (CTA), Manual de Funciones de la
Coordinación. 2000. Pág. 40
5. UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (USAC) Guía para el uso y
manejo de los Instrumentos Administrativos. Tactic, AV. 2000 Pág. 76
6. UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (USAC) Facultad de
Humanidades. Manual de Procedimientos para la Supervisión Educativa. 1983.
7 Decreto Ley No.1,748 Ley de Servicio Civil Congreso de la República de
Guatemala de fecha 10 de octubre de 1997.
8 INAP. Documentos Específicos de la Administración Educativa 1981
53
CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN.
“La evaluacion de un proyecto consiste en realizar una comparacion de acuerdo a uno
o varios patrones o normas previamente establecidos”, entre los recursos que se estima
puedan ser utilizados por el proyecto y los resultados esperados del mismo, con el
proposito de determinar si se adecua o no a los fines u objetivos perseguidos y permita
la mejor asignacion de los recursos disponibles.(7-32)
La evaluación del Ejercicio Profesional Supervisado se practicó de acuerdo a las etapas
del mismo, En cada etapa la evaluación permitio establecer la calidad de trabajo
realizado, por lo que cada etapa concluyo con insumos importantes, asi tenemos que en
la etapa de diagnostico se logró la formulacion de un informe de diagnostico, en la
perfilacion se logro con el auxilio de un formato tener claridad del proyecto.
4.1 Evaluación del diagnóstico.
El diagnostico se evaluó de acuerdo al cronograma de actividades diseñado en el plan
este permitió establecer que cada actividad se alcanzó de acuerdo a lo previsto en el
plan, tales como los siguientes; se estableció las condiciones del diagnostico, se hizo la
investigación bibliográfica, se elaboró los instrumentos de investigación, se utilizó
correctamente los instrumentos, se analizó toda la información obtenida, se identificaron
y analizaron lo problemas detectados, se priorizaron y definieron los problemas que
son necesarios de resolver.
54
Cronograma de Actividades
N
MESES
ACTIVIDAD
JULIO AGOSTO
1 2 3 4
1 2 3 4
1. Preparación de condiciones
P
E
2. Investigación bibliográfica
P
E
3. Elaboración de instrumentos
P
E
4. Pilotaje de instrumentos P
E
5. Aplicación de instrumentos y recopilación de información
P
E
6. Análisis y consolidado de la información
P
E
7. Identificación y análisis de problemas
P
E
8. Priorización y definición del problema.
P
E
9. Análisis de viabilidad y factibilidad de alternativa seleccionada
P
E
10. Estructuración del informe final de diagnóstico
P
E
P= Planificado E= Ejecutado 55
Lista de Cotejo PRODUCTO: Lugar: Cobán, AV. Fecha: 30 de Noviembre de 2,008Responsable:Eduardo Yalibat
No.
CRITERIOS
SI
NO
Necesita Mejorarse
1
Se diseño técnicamente el Plan para la ejecución del Diagnóstico.
x
2
Se identificaron las características, elementos, funciones y condiciones particulares de la organización.
x
3
Se elaboraron las herramientas técnicas necesarias para la recopilación de la información.
x
4 Se realizó el pilotaje de los instrumentos diseñados.
x
5 Se aplicó los instrumentos al personal de la organización.
x
6
Se consultó con el personal de la organización para la identificación de los problemas que los afecta.
x
7
Para la priorización de los problemas participó el personal de la organización.
x
8 Se definió técnicamente el problema. x
9 Se identificaron técnicamente las estrategias de solución.
x
10
Se analizó técnicamente la viabilidad y falibilidad de las alternativas de solución.
x
11 Se definió técnicamente la alternativa de solución.
x
12
La alternativa seleccionada goza de la aceptabilidad de las autoridades y el personal de la organización.
x
13
Se realizaron todas las actividades considerados en el cronograma específico.
x
14 La metodología empleada para el diagnóstico fue participativa.
x
15
Se estructuró el informe final de Diagnóstico con base a los lineamientos establecidos.
x
Interpretación: En base a la información obtenida de este instrumento se puede
determinar que el Diagnóstico Institucional fue realizado de forma eficiente. Cumpliendo
con lo planificado para su efecto.
56
4.2 Evaluación del perfil EVALUACIÓN DEL PROYECTO
ASPECTO CRITERIO PUNTEO
Ubicación del Proyecto
a) Cabecera Departamental 1 b) Cabecera municipal 2 c) Aldeas, caseríos, cantones 3
3
Intercultural-lidad
a) No incluye actividades interculturales1 b) Incluye algunas actividades interculturales 2 c) Incluye un componente intercultural 3
3
Población atendida
a) Técnicos 1 b) Administradores 2 c) Técnico-Administrativos 3
2
Calidad a) No aporta nuevas ideas 1 b) Aporta algunas ideas nuevas 2 c) Aporta nuevas ideas 3
3
Calidad a) No incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores. 1 b) Incluye algunas habilidades, conocimientos y valores 2 c) Incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores 3.
3
Calidad a) No incluye metodología activa ni actividades de autoaprendizaje 1 b) Incluye alguna metodología activa y actividades de autoaprendizaje 2 c) Incluye la aplicación de metodología activa y actividades de
autoaprendizaje 3
2
Relación
a) No contribuye al logro de políticas educativas1 b) Contribuye mínimamente al logro de algunas políticas educativas 2 c) Contribuye al logro de políticas educativas 3
3
coordinación a) No contempla alianzas interinstitucionales 1 b) Contempla alguna alianza interinstitucional 2 c) Contempla alianzas interinstitucionales 3
2
OBSERVACIONES: La aplicación de esta herramienta de evaluación del perfil de
proyecto se pudo observar que el perfil de proyecto cumple con los ocho aspectos y
criterios de la herramienta y se logro que el proyecto esté bien seleccionado con el
punteo más alto. (1-150)
Puede interpretarse que el documento de perfil de proyecto elaborado llenó las
expectativas de acuerdo a lo identificado en la fase de diagnostico.
EVALUACIÓN DE PROYECTOS EDUCATIVOS
PUNTEO
TOTAL 21
57
4.2 Evaluación de la ejecución.
EVALUACION POR RESULTADOS
Objetivo: Al finalizar el proyecto en un mes se habrá logrado la implementación de
un Guía de documentos administrativos para el personal administrativo del distrito
Escolar 16-10-19 Ubicado en el Municipio de San Juan Chamelco, Departamento de
Alta Verapaz, para promover el cumplimiento de las funciones
administrativas______________________________________________________
Proyecto: Implementación de una guía sobre los documentos administrativos
Fecha: Noviembre de 2,008_ _____________
Lugar: Cobán, A.V._____________________________
Responsable: Estudiante de EPS y Coordinador Técnico Administrativo____
Resultado/Actividad Fecha
Ultima Forma de Revisión Responsabilidad
Preparacion de condiciones para contar con los recursos previo a iniciar con las siguientes actividades.
05/09/08
Por medio del presupuesto del proyecto.
Recopilación de fuentes bibliográficos
19/09/08
Por medio de los recursos gastado.
Elaboración de la primera versión del documento
26/09/08 Por medio del documento impresos.
Validación del documento de herramientas técnicas.
30/09/08 Por las correcciones del asesor de la practica
Corrección del Documento 03/10/08 Por medio del documento corregido.
Levantado de texto del documento
17/10/08 Por medio de recursos económicos gastado.
Reproducción del documento.
24 /10/08 Por medio de los documentos.
58
Elaboración de un plan del programa de inducción.
31/10/08 Por medio del cronograma de actividades.
Convocatoria a los directores.
31/10/08 La presencia de los participantes.
Implementación del programa de inducción al puesto de director.
07/11/08 Listados de participantes.
Evaluación del proyecto. 07/11/08 Con el cronograma de actividades
Entrega del producto del proyecto a los participantes.
07/11/09 La entrega de una copia del manual a los participantes.
Elaboración del informe Final 29/11/08 Por medio del informe presentado.
Todas las actividades de la ejecución del proyecto se realizaron satisfactoriamente
de acuerdo a lo planificado para su efecto. (9-12)
59
4.4 Evaluación final. No. ETAPA CRITERIOS DE CALIFICACIÓN SI NO OBSERVACIONES
1 Diagnostico Recopilación de información x Se consultó bibliografía actualizada electrónica
Se detecto técnicamente los problemas de la institución.
x
Se priorizo técnicamente los problemas.
x En base a las técnicas de priorización.
Se definió técnicamente el problema priorizado
x Con el árbol de problemas del marco lógico
Se identificaron técnicamente las alternativas de solución.
x Por medio de la técnica de estrategias.
Cada alternativa de solución represento una idea proyecto
x Las ideas proyectos se tuvo que identificar su categoría, especie y destino.
Se realizó el análisis de viabilidad y factibilidad técnicamente.
x De acuerdo a las posibilidades del grupo.
2 Perfil de proyecto
Se utilizó un formato adecuado para perfilar el proyecto.
x
Existe congruencia entre los objetivos, metas, actividades y presupuesto.
x Se siguió lo programado en la realización de un módulo de inducción al puesto de director de escuelas primarias del distrito escolar 16-09-17 elegido.
Presentó las herramientas de evaluación
x El cronograma generalmente
3 Ejecución del proyecto
Se cumplió con el cronograma de actividades
x
Se alcanzaron los resultados que pretendía el proyecto
x
Fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil
x Tal como fueron planteados.
Cada producto presenta sus respectivos logros.
x De acuerdo a las expectativas.
Presenta los productos x Ordenados según su obtención.
4 Evaluación En cada etapa se evaluó técnicamente
x Se aplico un instrumento adecuado.
Cada etapa presento un insumo x
Plan de EPS x
Plan de Diagnostico. x
Informe de diagnostico x
Formato de perfil de proyecto. x
Documento sobre el producto. x
Informe de evaluación. x
Informe del EPS x
(6-24)
60
.
CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-
No.
ACTIVIDADES
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBR
E
OCTUBRE
NOVIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Ambientación y preparación de condiciones
P
E
2
Diagnóstico: Recopilación de información
P
E
Diagnóstico: Identificación, Priorización y definición del problema
P
E
Diagnóstico: Análisis de viabilidad y
factibilidad del proyecto
P
E
Diagnóstico: Elaboración del Informe de Diagnóstico
P
E
3 Formulación del Proyecto a nivel de Perfil
P
E
4 Ejecución del proyecto de E.P.S
P
E
6 Elaboración del Marco Teórico del informe de EPS
P
E
7 Evaluación del E.P.S. y sus fases
P
E
8 Elaboración del Informe Final P
E
P = Planificado E = Ejecutado
El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse en 20
semanas: del 01 de julio al 29 de noviembre de 2,008.
61
CONCLUSIONES
1. Una Guía elaborada de los documentos administrativo para apoyar las
actividades administrativas, técnicas y pedagógicas de la Coordinación, la
Guía para eficientizar las actividades administrativas de la Coordinación
Técnica Administrativa del distrito municipal 16-10-19 de San Juan Chamelco
departamento de Alta Verapaz.
2. Un taller de capacitación realizada al personal administrativo de la
Coordinación Técnica Administrativa para la utilización y manejo de la Guía
de los documentos administrativos
3. Una socialización realizada de la Guía de los documentos administrativos con
el personal administrativa para unificar criterios sobre algunos aspectos
importantes en los documentos administrativos y de esa manera eficientizar la
tarea administrativa en la coordinación técnica administrativa del municipio
San Juan Chamelco del departamento Alta Verapaz.
62
RECOMENDACIONES
Que con la Guía de los documentos administrativos elaborado se mejore la atención
de los docentes y demás personas que realizan diferentes trámites en la
Coordinación, y que los tramites sea mas agilizado, tanto de las escuelas oficiales
como los privadas y otras instituciones que tienen estrecha relación en los
quehaceres educativos del municipio. Y con el taller de capacitación impartida para
el personal administrativa de la Coordinación en relación a la Guía, es para
dinamizar más la actividad en el quehacer administrativo, de esa forma innovando los
conocimientos en cuanto a la elaboración de los diferentes tipos de documentos que
son necesarios en la administración des sistema educativa de Guatemala. Que el
personal administrativo que de uso de la Guía de documentos administrativos y que
se actualice el documento dependiendo de las necesidades de y el tiempo si así lo
amerita y que cuando se presente alguna necesidad que sea aplicada, para mejorar
y eficientar la tarea administrativa.
63
FUENTES BIBLIOGRAFICAS
1. COHEN, Ernesto Franco. Evaluación de proyectos sociales grupo Editor
Latinoamericano, Argentina 1988. 341 Pág.
2. COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA (CTA). Modelo sobre una
Organización Moderna 2003. pág. 35
3. FUNDACIÓN CENTROAMERICANA D E DESARROLLO
(FUNDEDE).Manual Comunitaria Básica Guatemala 2000.32 pág.
4. GALACHO, Horacio R. Planeamiento Escolar Colección cuadernos
Pedagógicos. Editorial Kapelusz B. Aires, Argentina, 1979. 350 pág.
5. INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
(ICAP) Costa Rica 2000.217 Pág.
6. MENDEZ, Bidel P. Proyectos Elementos Propedéuticos 4ª. Edición. Antigua
Guatemala, Enero de 2003
7. ROSALES POSAS, Ramón. Formulación y evaluación de Proyectos.
8. SECRETARIA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA
PRESIDENCIA.(SEGEPLAN) Guía de formulación y evaluación de
Proyectos. Guatemala.2002. 36 pág.
9. UNESCO. Elaboración de programas y proyectos de capacitación en la
educación primaria SIMAC Guatemala 1987. 25 Pág.
10. UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA. Propedéutica para el
Ejercicio Profesional Supervisado EPS Guatemala, Marzo de 2003.
11. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio, Aplicación de la metodología participativa
y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. 2004.
pág. 80
12. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio, Conceptos Útiles en la Elaboración de
Proyectos. 2005. pág. 84
13. VEGA MAYORGA, Sergio Iván. Administración de proyectos y Manual de
Ejecución. ICAP, Costa Rica. 119 pág.
14. WWW.Mineduc.com.gt
64
PLAN GENERAL DE TRABAJO
EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO
-E.P.S.-
DATOS GENERALES
Estudiante: Eduardo Yalibat
Carné No. 199851006 No. Celular: 41884854
Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Código del curso: E-402
Actividad: Estudio Profesional Supervisado –E.P.S-
Período: Julio a noviembre de 2,008
Horario: 14:00 a 17:00 PM
Lugar de realización de E.P.S.
Institución: Coordinación Técnica Administrativo Distrito Escolar 16-
10-19
Dirección: Zona 1 San Juan Chamelco, Alta Verapaz
Teléfono: 51799197
Encargado de la Coordinación: Profesor Edgar Giovanni Tzul
Botzoc
Cargo: Coordinador Técnico Administrativo
Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.
Municipio: San Juan Chamelco
Departamento: Alta Verapaz.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Aplicar los conocimientos técnicos adquiridos en la carrera de Licenciatura en
Pedagogía e Administración Educativa, para contribuir en la solución de la
problemática educativa realizando el Ejercicio Profesional Supervisada, que
permita dar solución parcial o total a un problema social e institucional.
Objetivos Específicos:
Ambientar al estudiante de Licenciatura en Pedagogía y
Administración Educativa en la labor investigativa.
Detectar, priorizar y definir los problemas que estén afectando las
funciones de una institución.
Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto.
Formular un proyecto que permita dar solución parcial o total al
problema priorizado.
Evaluar la ejecución de las diferentes fases del Ejercicio Profesional
Supervisado.
Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con
base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.
DESCRIPCIÓN DEL EPS
El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollará en siete fases, las cuales se
describen a continuación:
a) Diagnóstico Institucional: que consistirá en los siguientes pasos detección,
Priorizaciòn y definición de un problema, con sus respectivas alternativas de
solución. b) Análisis de Viabilidad y Factibilidad del proyecto: Es la parte final del
Diagnóstico Institucional. Su propósito es la aplicación de herramientas técnicamente
diseñadas que permitan determinar si se cuentan con los recursos necesarios y la
apertura política y administrativa para la realización del proyecto.
c) Perfil del Proyecto: Que consiste en elaborar el perfil de proyecto con sus
diferentes actividades a desarrollar y teniendo ya la idea del proyecto que se va ha
ejecutar
e) Ejecución: Que consistirá en la Ejecución de un proyecto para la solución del
problema que afecta la institución beneficiada, para el cumplimiento de las propias
características de la carrera de Licenciatura en Administración Educativa. La
realización del Estudio de Mercado dará mayor certeza a los encargados de la
institución en el momento de ejecutar el proyecto.
f) Evaluación del todo el proceso: Se realizará en 4 semanas y se dividirá en dos
subfases: En la primera se consolidará los resultados de las evaluaciones realizadas
a las diferentes fases del EPS (diagnóstico institucional, perfil de proyecto ejecución
del proyecto y la evaluación de la fases) y la segunda fase la constituye la
evaluación general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada
fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados
en un plan específico, pues como en cualquier actividad la evaluación es un proceso
constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases.
Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma será únicamente para
consolidar esta información. .
Por último se elaborará el Informe Final que contendrá en forma sucinta toda la
información obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado –
EPS-, adjuntando al final del mismo toda la fuente de información (apéndices).
CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPS-
No.
ACTIVIDADES
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBR
E
OCTUBRE
NOVIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Ambientación y preparación
de condiciones P
E
2
Diagnóstico: Recopilación de información
P
E Diagnóstico: Identificación, Priorización y definición del problema
P
E
Diagnóstico: Análisis de viabilidad y
factibilidad del proyecto
P
E
Diagnóstico: Elaboración del Informe de Diagnóstico
P
E 3 Formulación del Proyecto a
nivel de Perfil P
E
4 Ejecución del proyecto de E.P.S
P
E 6 Elaboración del Marco
Teórico del informe de EPS P
E
7 Evaluación del E.P.S. y sus fases
P
E 8 Elaboración del Informe Final P
E
P = Planificado E = Ejecutado
El Ejercicio Profesional Supervisado está programado para realizarse 1 de julio al 20
de noviembre de 2,008.
METODOLOGIA DE TRABAJO
Para la realización del Proyecto, se hará énfasis en la Metodología Participativa
Algunas técnicas de trabajo serán: lluvia de ideas, investigación de campo,
observación, entre otras.
EVALUACIÓN
La evaluación del Ejercicio Profesional Supervisado se hará tomando en cuenta
los siguientes indicadores:
Tiempo: Este se evaluará en función de las actividades planificadas y
ejecutadas en un cronograma de actividades diseñado técnicamente.
Objetivos: Estos se evaluarán con base a los logros obtenidos en cada fase,
utilizando para esto la técnica de Comparación de Metas.
f.__________________________________ Eduardo Yalibat
EPS
f.________________________________ Lic. Adolfo Valdez
FACULTAD DE HUMANIDADES Universidad de San Carlos de Guatemala
PLAN DEL DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN:
Datos Institucionales:
Institución: Coordinación Técnica Administrativo Distrito
Escolar 16-10-19
Dirección: Zona 1 San Juan Chamelco, Alta Verapaz
Municipio: San Juan Chamelco
Departamento: Alta Verapaz.
Región: II Norte
Responsable de la Institución: Profesor Edgar Giovanni Tzul
Botzoc
Cargo: Coordinador Técnica Administrativo
Horario de trabajo institucional: De 8:00 a 17:00 PM de lunes a
viernes.
Datos personales del ejecutor:
Responsable de la Investigación: Eduardo Yalibat
Carrera: Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Establecimiento: Universidad de San Carlos de Guatemala,
Facultad de Humanidades, Sección Cobán, Alta Verapaz.
Carné: 19851006
Supervisor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Período de ejecución: Julio a Noviembre de 2,008
Horario: 14:00 a 17:00 PM
2. TITULO
Diagnóstico Institucional de la Coordinación Técnica Administrativo del distrito
10-16-19 del Municipio de San Juan Chamelco, Departamento de Alta Verapaz.
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Realizar el Diagnóstico Institucional de la Coordinación Técnica Administrativa
Distrito 10-16-19 del Municipio de San Juan Chamelco Departamento de Alta
Verapaz, haciendo uso de técnicas e instrumentos de investigación científica.
3.2. Objetivos Específicos
Observar la estructura física de la Coordinación Técnica
Administrativa
Observar la estructura organizacional de la Coordinación
Identificar los problemas y necesidades de la Coordinación
Técnica Administrativa
Identificar el efecto y causa de los problemas y necesidades
de la Coordinación Técnica Administrativa.
4. ACTIVIDADES
1. Preparación de Condiciones
2. Elaboración de instrumentos
3. Pilotaje de instrumentos
4. Aplicación de instrumentos
5. Análisis de la información
6. Consolidado de la información
7. Identificación, priorización y definiciones del problema
8. Identificación de alternativas de solución
9. Análisis de viabilidad y factibilidad de las alternativas de solución
10. Definición de la alternativa de solución más viable y factible
11. Estructuración del informe
5. RECURSOS
5.1. Técnicos
El diagnóstico institucional y la identificación de los problemas se
realizarán con base a algunas técnicas e instrumentos de carácter
participativo, tal es el caso de: encuestas (entrevistas y
cuestionarios), técnica bibliográfica y
observación. Para la Priorización se utilizará la técnica de Matriz de
Priorización. El problema se definirá mediante la técnica de árbol de
problemas. Para el análisis de viabilidad y factibilidad se aplicarán
algunas herramientas diseñadas técnicamente.
5.2. Humanos
1. Estudiante
2. Personal Administrativo
5.3. Recurso Financiero
El Diagnóstico Institucional tendrá un costó de Q 600.00, invertidos
en gasto de papelería y útiles de oficina, levantado de texto,
refacción, grabado de información en disquetes y CDS y fotografías.
6. PRESUPUESTO:
No.
DESCRIPCIÓN
Cantidad
Valor
Unitario
SUBTOTALES
1 Hojas de papel bond 20 0.10 2.00
2 Levantado de texto 90 2.50 225.00
3 Lápices 1 1.50 1.50
4 Lapiceros 10 1.25 12.50
5 Fotocopias 160 0.25 40.00
6 Pliegos de papel bond 2 1.00 2.00
7 Refacción 14 10.00 140.00
8 Fotografías 5 8.00 40.00
9 Disquetes 4 4.00 16.00
CDS 2 10.00 20.00
TOTAL 499.00
7. CRONOGRAMA
N
MESES
ACTIVIDAD
JULIO AGOSTO
1 2 3 4
1 2 3 4
11. Preparación de condiciones
P
E
12. Investigación bibliográfica
P
E
13. Elaboración de instrumentos
P
E
14. Pilotaje de instrumentos P
E
15. Aplicación de instrumentos y recopilación de información
P
E
16. Análisis y consolidado de la información
P
E
17. Identificación y análisis de problemas
P
E
18. Priorización y definición del problema.
P
E
19. Análisis de viabilidad y factibilidad de alternativa seleccionada
P
E
20. Estructuración del informe final de diagnóstico
P
E
P= Planificado E= Ejecutado El diagnóstico institucional está programado para realizarse en 5 semanas de
los meses de julio y agosto.
8. EVALUACION
La evaluación del Diagnóstico Institucional se hará tomando en cuenta
los siguientes indicadores:
Tiempo: Este se evaluará en función de las actividades planificadas y
ejecutadas, en un cronograma de actividades.
Objetivos: Estos se evaluarán con base a los logros obtenidos en cada
actividad, utilizando para esto la técnica de Comparación de Metas.
Cobán, Alta Verapaz, Agosto de 2,008.
f.__________________________________ Eduardo Yalibat
EPS
f.________________________________ Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Supervisor de EPS FACULTAD DE HUMANIDADES
Universidad de San Carlos de Guatemala
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES SECCIÓN COBÁN ALTA VERAPAZ
PLAN DE TALLER DE INDUCCIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DIRECTORES DEL DISTRITO ESCOLAR 10-16-19 DE SAN JUAN CHAMALCO ALTA VERAPAZ
I IDENTIFICACIÓN
1. Lugar: Coordinador Técnica Administrativa 2. Tipo de Evento: Programa de reunión de trabajo con el Personal Administrativo de la coordinación 3. Participantes: 20 directores (a)
4. Responsables: Estudiantes del Ejercicio Profesional Supervisado
5. Duración del taller: 2 Horas
6. Fecha: 15/11/2008
II OBJETIVOS
1. Objetivo General: Contribuir a la orientación de los directores en sus quehaceres administrativos a través de la guía de instrumentos administrativo, para el fortalecimiento del proceso de la administración de la coordinación
2. Objetivos específicos:
2.1 Lograr la participación activa de los directores en el taller de la inducción sobre la importancia y el uso adecuado de cada uno de los instrumentos administrativos.
2.2 Fortalecer los conocimientos de los directores sobre el uso y manejo de cada una de los documentos administrativos
III JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta la necesidad del personal administrativo los directores del Distrito Escolar 10-16-19 de San Juan Chamelco,
Alta Verapaz, en eficientar la labor administrativo, se llevará a cabo un taller de inducción para permitir la observación de
herramientas técnicas y de esa manera fortalecer la actividad de los directores en los procesos administrativo
IV. CRONOGRAMA DE SOCIALIZACIÓN
Actividad Mes Noviembre
Día 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0
2
1
2
2
2 3
Elaboración del plan de socialización de la guía
procedimientos administrativos
Aprobación del plan de socialización de la guía de
procedimientos administrativo por parte del asesor.
Socializar la guía de procedimientos administrativos con los
directores de los establecimientos privados normales.
Evaluación del Taller de socialización de la guía de
procedimientos administrativos.
P = Programado E = Ejecutado
V. MATRIZ DE SOCIALIZACIÓN DE LA GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMIN ISTRATIVOS
No. TEMA OBJETIVO METODOSLOGIA Y HERRMIENTA
TECNICA
MATERIALES TIEMPO RESPONSABLE
1 Inducción del contenido del programa
Brindar información inicial en relación a la socialización de la Guía
Exposición sobre la realización de la actividad
Guía
20 minutos Técnico
2 Orientación sobre el manual de inducción
Orientar al personal administrativo en relación a la Guía
Socialización del contenido de la Guía
Guía
1 hora Técnico
VI. PRODUCTO ESPERADO
1. Personal Administrativo y Directores, comprometidos en utilizar eficientemente la Guía de documentos administrativo
2. Personal administrativo eficiente sobre procedimientos administrativos.
3. Manejo adecuadamente los documentos administrativos para un mejor control de la administración
VII CONTENIDOS Guía de procedimientos Administrativos: Es una herramienta técnica estructurada en forma científica y su contenido esta aprobada VIII EVALUACIÓN
Al finalizar la socialización del Programa de inducción sobre el manejo de la guía de parte del personal administrativo y del director. Se aplicará los instrumentos como el cuestionario, lista de cotejo y escala de valores para identificar la aceptación del
programa de inducción por parte de asistente.
Cobán, Alta Verapaz, Junio 24 de 2008 Lic. Víctor Hugo García Coordinador Académico Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Sección Cobán Alta Verapaz Respetable Licenciad: Yo Eduardo Yalibat, Estudiante de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades de la Sección Cobán, Alta Verapaz, en la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, con número de carné 9851006, ante usted respetuosamente
EXPONGO:
Que actualmente me encuentro en la fase ultima de EPS, Ejercicio Profesional Supervisado en la Carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Que cuento con todo el deseo de culminar satisfactoriamente durante el tiempo estipulado esta fase última de mis estudios
Que es de mi conocimiento las carencias y necesidades que existen en la facultad bajo su coordinación Por lo anteriormente expuesto,
SOLICITO:
Me conceda un espacio dentro de la institución para realizar las prácticas respectivas, la cual consta de 400 horas, siendo la Coordinación de la Facultad de Humanidades, Sección Cobán la institución patrocinante, ante otra institución que será beneficiada, esperando servir como apoyo y brindar fortalecimiento conjuntamente a la labor administrativa,
Agradezco la fineza de su atención a la presente y resolución favorable, sin otro particular me suscribo como su atento y seguro servidor. Respetuosamente,
PEM. Eduardo Yalibat Carné 9851006