Gu.a de implementaci.n de flujo de trabajo - ibm.com · Un proceso de flujo de trabajo puede ejecutar un programa como, por ejemplo, un archivo por lotes o un archivo .exe, ... puede

IBM Maximo Asset ManagementVersión 7 Release 6

Guía de implementación de flujo detrabajo

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NotaAntes de utilizar esta información y el producto al que da soporte, lea la información del apartado “Avisos” en la página51.

Esta edición se aplica a la versión 7, release 6, modificación 0 de IBM® Maximo Asset Management y a todos losreleases y modificaciones posteriores hasta que se indique lo contrario en ediciones nuevas.

© Copyright IBM Corporation 2008, 2014.

Contenido

Implementación de procesos de flujo detrabajo . . . . . . . . . . . . . . . 1Vista general de Flujo de trabajo . . . . . . . . 1

Aplicaciones que se utilizan con Flujo de trabajo . 2Diseño de procesos de flujo de trabajo . . . . . 2

Análisis de procesos empresariales . . . . . 3Botones de la paleta de herramientas de flujode trabajo . . . . . . . . . . . . . 6Elementos de procesos de flujo de trabajo . . 7Ejemplos de procesos de flujo de trabajo. . . 18

Configuración del flujo de trabajo . . . . . . . 23Requisitos previos de configuración . . . . . 23

Administración de flujo de trabajo. . . . . 23Permisos de seguridad para procesos de flujode trabajo . . . . . . . . . . . . . 23Sinónimos de estados . . . . . . . . . 24Detención de instancias de procesos de flujode trabajo . . . . . . . . . . . . . 24Diseño del entorno de prueba . . . . . . 25

Creación de procesos de flujo de trabajo . . . . 25Especificación de las propiedades de acciones 26Especificación de las propiedades de los nodosde condición . . . . . . . . . . . . 26Especificación de las propiedades de nodos deinteracción. . . . . . . . . . . . . 27Especificación de las propiedades de nodos deentrada manual . . . . . . . . . . . 28Especificación de las propiedades de nodos desubproceso . . . . . . . . . . . . 29Especificación de las propiedades de nodos detarea. . . . . . . . . . . . . . . 30Especificación de las propiedades de nodos deespera . . . . . . . . . . . . . . 31Adición de nodos y líneas de conexión . . . 32Configuración de un proceso de flujo detrabajo para que se inicie automáticamente . . 33Establecimiento de procesos para que no seinicien automáticamente . . . . . . . . 34

Prueba de procesos de flujo de trabajo . . . . 34Prueba del proceso de flujo de trabajo . . . 34Validación de procesos de flujo de trabajo . . 34Habilitación de procesos de flujo de trabajo . 35Activación de procesos de flujo de trabajo . . 35Inhabilitación de procesos de flujo de trabajo 36

Visualización del historial del flujo de trabajo 36Visualización de asignaciones de flujo detrabajo desde una aplicación habilitada paraflujos de trabajo . . . . . . . . . . . 37Ver mapa de flujo de trabajo. . . . . . . 37

Modificación de procesos de flujo de trabajo . . 37Creación de revisiones de proceso . . . . . 38Sincronización de procesos de flujo de trabajo 38Visualización de procesos sincronizados . . . 38Adición de soporte de flujo de trabajo aaplicaciones . . . . . . . . . . . . 39Adición de botones de barra de herramientaspara los procesos de flujo de trabajo activos . 40Modificación de botones de la barra deherramientas para los procesos de flujo detrabajo activos . . . . . . . . . . . 40Supresión de procesos de flujo de trabajo . . 41

Integración de procesos de flujo de trabajo . . . 42Exportación de acciones de flujo de trabajo . . 42Exportación de plantillas de comunicación deflujo de trabajo . . . . . . . . . . . 43Exportación de funciones de flujo de trabajo 44Manipulación de datos de soporte de flujo detrabajo . . . . . . . . . . . . . . 44Importación de datos de soporte de flujo detrabajo . . . . . . . . . . . . . . 45Exportación de procesos de flujo de trabajo. . 45Manipulación de procesos de flujo de trabajo 46Importación de procesos de flujo de trabajo . 46

Portlet Asignaciones de flujo de trabajo/bandejade entrada. . . . . . . . . . . . . . 47

Configuración de la bandeja de entrada deflujo de trabajo . . . . . . . . . . . 47Configuración de notificaciones de correoelectrónico del administrador . . . . . . 48Reasignación de asignaciones de flujo detrabajo . . . . . . . . . . . . . . 49Envío de notificaciones de reasignación . . . 49Realización de asignaciones de flujo de trabajo 49Supresión de asignaciones . . . . . . . 50

Avisos . . . . . . . . . . . . . . . 51Marcas registradas . . . . . . . . . . . . 53

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iv Guía de implementación de flujo de trabajo

Implementación de procesos de flujo de trabajo

Las funciones de flujo de trabajo le permiten automatizar procesos deadministración empresarial y de registros repetitivos. Esto permite una mayoreficacia y rendimiento en su empresa.

Vista general de Flujo de trabajoUtilice la aplicación Flujo de trabajo para planificar, diseñar, compilar, probar yadministrar procesos de flujo de trabajo. El flujo de trabajo proporciona un mediode reproducir electrónicamente los procesos de negocio, de modo que se puedanaplicar a los registros.

Puede administrar el movimiento de un registro a través de un proceso deprincipio a fin. Puede indicar a las personas que realicen acciones en los registros,especifiquen delegados cuando no hay trabajadores disponibles, se aseguren deque las personen actúen de forma puntual y se cercioren de que existe unseguimiento de auditoría para cada registro y proceso.

El flujo de trabajo es una parte integrada del software. Los procesos de flujo detrabajo y sus registros de soporte están en el mismo nivel en una implementaciónde varias plantas. Los procesos de flujo de trabajo se pueden utilizar para todas lasorganizaciones y plantas. Puede diseñar procesos o subprocesos que son específicosde una organización o de una planta, mediante el uso de sucursales lógicas.

Puede crear un proceso de flujo de trabajo para cualquier objeto de negocio. Dadoque todas las aplicaciones están asociadas con los objetos de negocio de MaximoAsset Management y pueden ejecutar una clase Java™ de cliente, puede compilarprocesos de flujo de trabajo para cualquier aplicación, incluidas las aplicacionesclon o personalizadas.

El flujo de trabajo maneja asignaciones de un modo flexible. Puede especificarrelaciones de asignados para asignaciones, para crear grupos de asignacionesactivas en tiempo de ejecución. Los asignados pueden recibir notificaciones deasignaciones en su Bandeja de entrada de flujo de trabajo o en su bandeja deentrada de correo electrónico, lo cual elimina la necesidad de que los usuariosbusquen sus asignaciones. Los trabajadores o los administradores pueden reasignarlas tareas del flujo de trabajo, detener una instancia de proceso y eliminar unregistro del control del flujo de trabajo. Puede especificar en qué punto de unproceso desea que se generen notificaciones de correo electrónico. Se puedenespecificar delegados cuando no hay trabajadores disponibles.

Un proceso de flujo de trabajo puede ejecutar un programa como, por ejemplo, unarchivo por lotes o un archivo .exe, que se almacena en un servidor local deldirectorio del sistema. Un proceso de flujo de trabajo para un registro puede iniciarun proceso para otro tipo de registro. Por ejemplo, una solicitud de servicio puedeiniciar un proceso para una incidencia. Un proceso puede contener subprocesos.Por ejemplo, para las diferentes subcategorías de registros o para los registros dediferentes plantas. Cuando un proceso requiere la interacción del usuario, elproducto puede dirigir un usuario a una aplicación, ficha o acción específica.

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Aplicaciones que se utilizan con Flujo de trabajoFlujo de trabajo se utiliza con otras aplicaciones que dan soporte directa oindirectamente a su funcionalidad.

AccionesCrear y gestionar acciones y grupos de acciones. Las acciones estánasociadas con líneas de conexión en un proceso de flujo de trabajo y lasdesencadena el direccionamiento que traslada un registro de un nodo aotro.

Plantillas de comunicaciónCrear y gestionar plantillas que el sistema utiliza generando mensajes decorreo electrónico. Flujo de trabajo utiliza plantillas de comunicación paranotificaciones.

EscalabilidadesCrear y gestionar procesos de escalabilidad. Una escalabilidad es unmecanismo que puede supervisar registros sujetos a restriccionestemporales e indicadores clave de rendimiento, que puede ejecutaracciones o enviar notificaciones cuando un registro alcanza un punto deescalabilidad. Flujo de trabajo puede utilizar escalabilidades conasignaciones de tarea.

Configuración de Bandeja de entrada/AsignacionesConfigurar la Bandeja de entrada del flujo de trabajo en el Centro de iniciode un usuario.

PersonasCrear y gestionar registros para individuos listados en registros encualquier capacidad. Flujo de trabajo utiliza registros de persona al generarasignaciones y notificaciones.

Grupos de personasCrear y gestionar registros para grupos de individuos. Flujo de trabajoutiliza registros de grupos de personas al generar asignaciones ynotificaciones.

FuncionesCrear y gestionar registros para funciones. Todas las funciones se resuelvenen una persona, un grupo de personas o una dirección de correoelectrónico. Todas las asignaciones de flujo de trabajo y notificaciones serealizan a funciones.

Administración de flujo de trabajoVer y modificar asignaciones e instancias activas de procesos de flujo detrabajo.

Diseñador de flujo de trabajoCrear, ver y modificar procesos de flujo de trabajo.

Bandeja de entrada del flujo de trabajoVer y responder a asignaciones de flujo de trabajo. Una asignación de rutasde proceso de flujo de trabajo a las bandejas de entrada de los usuarios.

Diseño de procesos de flujo de trabajoLos procesos de flujo de trabajo se pueden diseñar para que incorporen los modosmás eficaces de completar tareas de negocio. Puede evaluar las prácticas actuales ydeterminar cómo se pueden mejorar o estandarizar antes de diseñar los procesosde flujo de trabajo.

2 Guía de implementación de flujo de trabajo

Cuando crea un proceso de flujo de trabajo, el producto dirige los registrosmediante rutas que especifica. Cuando diseñe un proceso, asegúrese de que tieneen cuenta lo que puede suceder en cada punto de decisión e incluya todas lasrutas que puede recorrer un registro. Puede comenzar la implementación del flujode trabajo con procesos sencillos. Siempre puede incorporar una mayorcomplejidad en una revisión posterior.

Para diseñar los procesos de flujo de trabajo óptimos, tenga en cuenta lasdirectrices siguientes:v Los procesos genéricos requieren menos mantenimiento que los que son

altamente específicos. Por ejemplo, puede modificar las funciones que seresuelven en una persona más con más frecuencia que las funciones que seresuelven en un grupo de personas.

v Cuando diseñe procesos, considere cuándo desea que el producto generenotificaciones. El producto puede generar notificaciones cuando se producen lossiguientes eventos en un proceso:– Un registro alcanza un punto de decisión (nodo)– Un registro sigue una ruta específica (línea de conexión) de un proceso– Se realizan asignaciones de tarea

v Cuando diseñe procesos, considere cómo desea manejar los valores nulos. Unproceso puede alcanzar un punto de decisión que evalúa los datos del registro yestos datos pueden no estar en el registro.

v Cuando un registro toma una ruta negativa, puede diseñar el registro de modoque se pueda modificar para que tome una ruta positiva. También puede diseñarel registro para que salga permanentemente del proceso.

v Si un registro puede volver a recorrer el proceso después de haber sidorechazado, puede definir un límite en el número de veces que un registro puederepetir el proceso.

v Procure no tener diferentes grupos de nodos y líneas de conexión que realicen lamisma función en puntos diferentes de un proceso. Es más eficaz volver autilizar el mismo código mediante bucles o mediante la creación de unsubproceso.

v Los procesos sencillos que requieren un número limitado de nodos tienen unaresolución de problemas y un mantenimiento más fácil. Si el número de nodosde su proceso crece demasiado, puede dividir el proceso en subprocesos.

v Cuando se graban sentencias SQL (Structure Query Language) se ha de tener encuenta cómo la sintaxis SQL afecta el modo en que el producto interpreta lassentencias. Los siguientes ejemplos muestran el uso del signo de dos puntos enlas sentencias SQL:– ASSETNUM — (sin un signo de dos puntos) Indica al producto que debe ir a

la base de datos a buscar el registro de activos– ASSETNUM — (con un signo de dos puntos) Indica al producto que debe

utilizar el registro de activos de la memoria (el registro que actualmente estáen la ventana).

Análisis de procesos empresarialesSus prácticas empresariales abarcan el modo en que administra su empresa. Puedecomenzar los análisis de sus procesos recopilando información acerca de suempresa. Esta información le ayuda a determinar los tipos de procesos que puedeautomatizar.

Implementación de procesos de flujo de trabajo 3

Análisis empresarial

Recopile la siguiente información de su empresa que utilizará cuando diseñe losprocesos de flujo de trabajo:v Si tiene una gráfica organizativa, revise la gráfica organizativa para ver cómo

está organizada su empresa.v Si la empresa es una multinacional, liste los idiomas necesarios para sus

procesos de flujo de trabajo.v Recopile los flujos de procesos de negocio que documentan las unidades de

negocio de su organización. Si hay diferentes flujos de proceso para las mismasorganizaciones en diferentes ubicaciones, recopile dichos flujos de proceso.Compare los métodos empresariales en las ubicaciones para averiguar si haydiferencias importantes.

v Revise los procedimientos operativos estándar, por ejemplo, los procedimientosde gestión de calidad ISO (International Organization for Standardization) 9000o ISO 14000.

v Revise los requisitos reglamentarios del sector y cómo afectan a los procesos desu negocio.

v Revise las políticas que definen quién es responsable de crear presupuestos.v Revise las políticas que definen los límites de aprobación de finanzas y listan a

las personas con autorización para aprobar gastos.v Investigue los tipos de registros de su negocio que requieren aprobación.v Revise las políticas que definen los niveles de aprobación necesarios para cada

tipo de registro.

Análisis de implementación

Recopile la siguiente información de implementación para utilizarla cuando diseñesus procesos de flujo de trabajo:v Determine el número de organizaciones y plantas existentes en su empresa. Cree

los procesos de flujo de trabajo en el nivel del sistema. Averigüe si existenprocesos o subprocesos diferentes para las organizaciones o plantas diferentes.

v Averigüe si utiliza la Infraestructura de integración para la integración consistemas externos.

v Determine si se han adquirido opciones de producto Maximo.v Busque las aplicaciones que ha implementado su empresa.v Determine los tipos de registros para los que utiliza el software.v Averigüe si el sistema se ha configurado para generar registros como, por

ejemplo, registros de nuevo pedido de inventario, órdenes de trabajo demantenimiento preventivo y facturas de pago programadas.

v Determine si la implementación utiliza los centros de inicio que no incluyen labandeja de entrada del flujo de trabajo. Si los usuarios no pueden acceder a labandeja de entrada, puede diseñar procesos de flujo de trabajo para enviarmensajes de correo electrónico para notificar a los usuarios.

Análisis de procesos:

A la información que recopila acerca de sus procesos se le puede dar el formato deuna gráfica de flujo. Una gráfica de flujo puede ayudarle a identificar elementosreutilizables, el inicio y fin de los ciclos de vida de un registro y las partes del ciclode vida que puede gestionar un proceso de flujo de trabajo.


Puede crear un diagrama de su proceso empresarial en papel, en una pizarra opuede utilizar un programa de software de gráficas para crear una gráfica de flujo.Escribir o crear un diagrama de un método empresarial le ayuda a analizarlo.También le proporciona un mapa de sus flujos de proceso que puede utilizarcuando crea un proceso de flujo de trabajo. Su objetivo es generar un diagramadetallado que muestra todas las rutas que puede tomar un registro en su empresadurante su ciclo de vida.

La investigación debe incluir la información siguiente:v Los nombres de las personas que interactúan con los registros durante un

procesov Los procesos que se utilizan para gestionar registros específicosv Los registros que entran en el proceso y dónde van los registros cuando salen

del procesov Los registros que se administran durante un procesov El tiempo que tarda un registro es recorrer un procesov Las partes del proceso actual que funcionan bien y que se deben mantenerv Las partes del proceso actual que no funcionan bien y que se deben cambiar o

eliminar

A medida que documenta su proceso empresarial, tome nota de las áreasproblemáticas, por ejemplo, de los procedimientos no documentados o de losdiferentes modos de completar la misma tarea. Solucione estos problemas y refinasus procesos empresariales antes de crear e implementar un proceso de flujo detrabajo.

Procesos de flujo de trabajo y responsabilidades de los usuarios:

Los procesos de flujo de trabajo identifican a la persona que crea y administra unregistro durante todo su ciclo de vida. Los procesos de flujo de trabajo tambiénidentifican los tipos de registros que se utilizan.

En los procesos de flujo de trabajo, se realizan asignaciones en funciones querepresentan un usuario o un grupo de personas. A medida que genera una lista depersonas asociadas a cada proceso, considere si puede crear grupos de personaspara aquellas personas que tiene responsabilidades de trabajo, niveles de autoridady responsabilidades de seguridad similares.

Para ayudarle a identificar a las personas, funciones y registros implicados en losprocesos de flujo de trabajo que crea, compile la información siguiente:v Decida cómo se notificarán las asignaciones de flujo de trabajo a las personas.

Los usuarios a los que se asignarán tareas deben tener registros de usuarios.v Genere una lista de personas a las que se debe notificar el progreso de un

registro. El producto puede enviar mensajes de correo electrónico para notificara usuarios específicos. Resulta más eficaz crear registros de personas para todosaquellos que reciben notificaciones.

v Identifique al personal que trabaja en turnos.v Identifique a los supervisores de los registros de personas para escalibilidades y

notificaciones.v Identifique el personal de contratación de mano de obra si son necesarios para

interactuar con un registro de un proceso de flujo de trabajo. Identifique quétrabajadores de contratación tienen registros de persona y registros de mano deobra.


v Especifique el nivel de seguridad que se aplica a las personas en las diferentesfunciones de su empresa. Decida qué aplicaciones y qué personal de acciones decada grupo de seguridad se pueden visualizar. Cuando diseñe sus grupos deseguridad y sus procesos de flujo de trabajo, debe asegurarse de que losusuarios de un rol concreto tengan los permisos de seguridad que necesitan pararealizar sus tareas asignadas.

Botones de la paleta de herramientas de flujo de trabajoLos botones de la paleta de herramientas de flujo de trabajo proporcionanindicaciones visuales del soporte de la aplicación de flujo de trabajo y el control delos procesos de flujo de trabajo. Utilice estos iconos para enrutar las asignacionesde flujo de trabajo y completar las asignaciones de flujo de trabajo.

Cuando agrega soporte de flujo de trabajo a una aplicación, se agrega el botónRuta a la barra de herramientas de la aplicación. Existen dos iconos para el botónRuta de la barra de herramientas que indican si se está utilizando un registro enun proceso de flujo de trabajo. Puede personalizar los botones Ruta. Si existenmúltiples procesos para una aplicación, puede crear botones diferentes para cadaproceso.

Tabla 1. Botones de Ruta

Icono Nombre de archivo Función

nav_icon_route.gif Indica que la aplicación dasoporte al flujo de trabajo.Puede hacer clic en el iconopara enrutar el registroactual en un proceso.

nav_icon_route_active.gif Indica que el registro actualestá bajo el control de uno ovarios procesos de flujo detrabajo. Puede hacer clic eneste botón de la barra deherramientas para realizaruna de las siguientesacciones:

v Completar una asignaciónde flujo de trabajo.

v Enrutar el registro en otroproceso de flujo de trabajo.

Estándares para archivos gráficos

Cuando cree imágenes personalizadas para utilizar como botones de la barra deherramientas, cree pares de iconos para cada proceso.

Se requieren los siguientes estándares para las imágenes de los botones de la barrade herramientas:v Las imágenes deben ser archivos GIF (Graphics Interchange Format). Utilice el

formato GIF para obtener un fondo transparente para la imagen del icono.v La resolución de la imagen debe ser de 72 DPI.v La altura de la imagen para los iconos de la barra de herramientas es de 17

píxeles. El ancho del icono puede variar de 12 a 26 píxeles.


v Copie las imágenes para los botones de la barra de herramientas en el directoriosiguiente: <directorio del producto>\applications\maximo\maximouiweb\webmodule \webclient\images

Elementos de procesos de flujo de trabajoUtilice los procesos de flujos de trabajo para crear pasos para guiar los registrospor los procesos de su negocio. Se utilizan numerosos elementos cuando se creanprocesos de flujo de trabajo para obtener los objetivos de negocio establecidos parasu empresa.

Nodos de proceso:

Un nodo es un elemento gráfico que representa un punto del proceso empresarial.Los nodos se agregan en coyunturas de procesos empresariales específicos paradenotar la entrada de un registro en el proceso empresarial.

Puede arrastrar nodos de la paleta al lienzo. Puede agregar el número que deseede nodos a un proceso. Si un proceso excede los 50 - 100 nodos, considere laopción de dividir el proceso en subprocesos para simplificar la gestión y elmantenimiento.

Cuando arrastra cada nodo al lienzo, se asignan un nombre y un número al nodo.El nombre del nodo describe el tipo de nodo. El número indica el orden en que seha agregado el nodo al lienzo. Puede modificar el nombre de un nodo cuandoconfigura las propiedades de nodo.

Siempre que sea posible, asigne a los nodos etiquetas fáciles de entender. Puedever títulos de nodo en el mapa de flujo de trabajo.

Todos los nodos tienen propiedades, excepto el nodo de inicio y el nodo deparada. Configure nodos modificando las propiedades para que se ajusten a lasnecesidades de su empresa. Especifique propiedades para un nodo en la ventanaPropiedades del nodo. Cada nodo se debe configurar individualmente. Puedeconfigurar nodos en cualquier punto mientras cree un proceso, pero como prácticarecomendable, configure los nodos a medida que los vaya agregando al lienzo.

La aplicación Diseñador de flujo de trabajo incluye los tipos de nodos que puedenrepresentar distintos puntos del proceso empresarial. Un nodo puede ser decualquiera de tipos siguientes:

Tabla 2. Tipos de nodos

Nodo Descripción

Nodo de inicio Indica el punto en el que un registro inicia un proceso de flujo detrabajo. Al crear un proceso, se muestra un solo nodo de inicio en ellienzo. Cada proceso sólo puede tener un nodo de inicio. Los nodos deinicio no se pueden suprimir.


Tabla 2. Tipos de nodos (continuación)

Nodo Descripción

Nodo decondición

Indica una evaluación del registro, según los datos del registro. Utiliceun nodo de condición para habilitar una evaluación de verdadero ouna evaluación de falso del registro y, a continuación, direccionar elregistro según dicha evaluación. Cuando se genera un nodo decondición, evalúa el registro basándose en el la sentencia de lenguajede consulta estructurado (SQL) definida en las propiedades para elnodo. El registro se direccionar entonces a la línea de conexión positivao a la línea de conexión negativa que sale del nodo. Puede utilizar laherramienta Constructor de expresiones SQL, a la que se accede desdela aplicación Configuración del flujo de trabajo > Escalabilidades, paracrear una sentencia SQL.

Nodo deinteracción

Proporciona una opción para una interacción de usuario con unregistro. Utilice nodos de interacción para guiar a un usuario a travésde una interacción estructurada con un registro. Un proceso puedetener uno o varios nodos de interacción. No es necesario que incluyanodos de interacción en un proceso. Un nodo de entrada manualprecede a un nodo de interacción. Si un nodo de interacción conduce auna aplicación no relacionada con el objeto en el registro del proceso,un nodo de parada debe seguir al nodo de interacción. El procesooriginal concluye cuando se visualiza el nuevo registro.

Nodo de entradamanual

Indica que es necesario que el usuario entre algún dato porque unregistro puede tomar varias direcciones en un proceso. Utilice un nodode entrada manual para que una persona asignada decida lo quesucederá a continuación. Cuando se genera un nodo de entradamanual, se muestra una ventana. La ventana de entrada manualcontiene un menú de opciones para enrutar el registro. Cuando lapersona asignada selecciona una opción, se desencadenan las accioneso notificaciones asociadas con la opción.

Nodo desubproceso

Indica que un proceso de flujo de trabajo independiente está contenidodentro de otro proceso de flujo de trabajo. Utilice un nodo desubproceso para dividir un proceso empresarial complicado enunidades autónomas más pequeñas. Por ejemplo, podría tener unsubproceso que manejase registros en plantas diferentes o quemanejase clases diferentes de órdenes de trabajo. Cuando el registroencuentra un nodo de parada dentro de un subproceso, el nodo deparada se devuelve al proceso principal. El nodo de parada sedevuelve en el mismo punto donde dejó el proceso y en el mismo tipode línea de direccionamiento en la que terminó.

Nodo de tarea Indica cuando se va a otorgar una Asignación de bandeja de entrada aun usuario. El usuario tiene dos opciones. Por ejemplo, el usuariopuede aprobar o un registro o rechazarlo. Utilice nodos de tareacuando el proceso empresarial requiere que un usuario evalúe unregistro. Cree una asignación de tarea que enrute el registro a uno omás individuos. El flujo de trabajo se detiene en un nodo de tareahasta que el usuario asignado direcciona el registro.

Nodo de espera Indica que el progreso de un registro a través de un proceso se debepausar hasta que se cumple una condición requerida. Utilice un nodode espera para crear una reacción a un evento de base de datos, porejemplo, un cambio de estado o una actualización de registro. Unproceso puede tener uno o varios nodos de espera. No es necesarioque incluya nodos de espera en un proceso. Un nodo de espera nopuede preceder a un nodo que requiera interacción del usuario, comoun nodo de interacción o un nodo de entrada manual.


Tabla 2. Tipos de nodos (continuación)

Nodo Descripción

Nodo de parada Marca el final de un proceso de flujo de trabajo. Es decir, el puntodonde el registro deja el control del proceso. Al crear un proceso, secoloca un solo nodo de parada en el lienzo. Utilice la herramienta denodos de parada en la paleta para situar nodos de parada adicionalesen el lienzo.

Tareas relacionadas:“Adición de nodos y líneas de conexión” en la página 32Un proceso de flujo de trabajo se crea insertando nodos y líneas de conexión en unlienzo de flujo de trabajo.

Líneas de conexión:

Todos los nodos de un proceso de flujo de trabajo, excepto los nodos de inicio ylos nodos de parada, deben estar conectados a otros dos nodos. Puede trazar tiposde conexiones positivos y negativos entre nodos.

Conexiones positivasUn línea continua negra en el lienzo representa una conexión positiva. Unaconexión positiva indica un resultado positivo. Por ejemplo, se realizó unaacción, se aprobó un registro o un registro cumple la condición

especificada por el nodo. Utilice la herramienta Conectar nodos paratrazar una línea positiva entre nodos.

Conexiones negativasUna línea discontinua roja en el lienzo representa una conexión negativa.Una conexión negativa indica un resultado negativo. Por ejemplo, secanceló un registro, se rechazó un registro o un registro no cumple lacondición especificada por el nodo. Utilice la herramienta Conexión

negativa para trazar una línea negativa entre nodos.

Tipos de nodos y directrices para las líneas de conexión

En la tabla siguiente se describen los tipos de nodos y se enumeran las directricespara las líneas de conexión que se pueden trazar entre un nodo y otro.

Tabla 3. Directrices para los nodos

Tipo de nodo Descripción Líneas permitidasque entran en unnodo

Líneas permitidas onecesarias que salende un nodo

Nodo de inicio Indica el punto en elque un registro iniciaun proceso de flujode trabajo.

Ninguna. Se requiere una líneapositiva.

Nodo de condición Indica unaevaluación delregistro, según losdatos del registro.

Una o más líneaspositivas; una o máslíneas negativas.

Se requieren unalínea positiva y unalínea negativa.


Tabla 3. Directrices para los nodos (continuación)

Tipo de nodo Descripción Líneas permitidasque entran en unnodo

Líneas permitidas onecesarias que salende un nodo

Nodo de interacción Proporciona unaopción para unainteracción deusuario con unregistro.


Se permite una líneapositiva.

Nodo de entradamanual

Indica que esnecesario que elusuario entre algúndato porque unregistro puede tomarvarias direcciones enun proceso.


Se requiere más deuna línea positiva.No se permitenconexiones negativasque salgan del nodo.

Nodo de subproceso Indica que unproceso de flujo detrabajo independienteestá contenido dentrode otro proceso deflujo de trabajo.


Se requieren unalínea positiva y unalínea negativa.

Nodo de tarea Indica cuando se va aotorgar unaAsignación debandeja de entrada aun usuario.


Se requiere una líneapositiva; se permiteuna línea negativa.

Nodo de espera Indica que elprogreso de unregistro a través deun proceso se debepausar hasta que secumple unacondición requerida.


Se requiere una líneapositiva.

Nodo de parada Marca el final de unproceso de flujo detrabajo. Es decir, elpunto donde elregistro deja elcontrol del proceso.


Ninguna.

Registros de personas:

Puede utilizar la aplicación Personas para crear, modificar, ver y suprimir registrosde personas. La aplicación Personas almacena información acerca de personas, porejemplo, usuarios, trabajadores, propietarios de activos y supervisores que recibennotificaciones de flujo de trabajo.

Un registro de persona es un registro de un individuo cuyo nombre aparece comoun valor de campo de texto. Las asignaciones de flujo de trabajo se realizan en lasfunciones. Todas las funciones se resuelven en una persona, un grupo de personaso una dirección de correo electrónico.

El nombre de una persona se utiliza como el valor de campo de texto en el campoNotificado por o en el campo Persona afectada de una solicitud de servicios, en el


campo Supervisor de un registro de mano de obra o en un campo Enviar a o enun campo Facturar a la atención de de un registro de compra.

Debe crear un registro de persona para cualquier persona a la que se asignarántareas como parte de un proceso de flujo de trabajo. Cuando crea registros en laaplicación Mano de obra y en la aplicación Usuarios, debe crear un registro depersona. Es posible que sea necesario crear registros de personas para otraspersonas que no tienen registros en la aplicación Mano de obra o en la aplicaciónUsuarios.

Los registros de personas que crea para utilizar como parte de los procesos de flujode trabajo deben contener valores en los campos siguientes:

SupervisorLa persona que supervisa o gestiona al individuo. Esta información seutiliza para escalabilidades.

Correo electrónico principalLa dirección de correo electrónico donde se envían las notificaciones.

Calendario principalEl calendario de trabajo que sigue la persona. Esta información se utilizapara determinar las asignaciones y escalabilidades.

Turno principalEl turno en el que trabaja la persona. Esta información se utiliza paradeterminar las asignaciones y escalabilidades.

Notificación de flujo de trabajo por correo electrónicoLas circunstancias en las que la persona debe recibir notificaciones decorreo electrónico para asignaciones de tareas. El valor predeterminado esPROCESO.

Delegado de flujo de trabajoEl identificador de persona de la persona designada para recibir lasasignaciones cuando la persona principal no está disponible durante unperiodo de tiempo prolongado (por ejemplo, durante las vacaciones o unabaja por enfermedad).

Delegar desde y Delegar hastaEl periodo de tiempo en el que los procesos de flujo de trabajo debendireccionar la asignación al delegado. Si estos campos están vacíos, todaslas asignaciones de flujo de trabajo se direccionan al delegado.

Para obtener la información completa sobre la aplicación Personas, consulte laayuda de la aplicación Personas en el Knowledge Center del producto.

Grupos de personas y asignaciones de flujo de trabajo:

La aplicación Grupos de personas se utiliza para especificar que se ha de utilizarun miembro del grupo de una organización o planta específica para realizar lasasignaciones de flujo de trabajo. Las asignaciones de flujo de trabajo se realizan enlas funciones.

Los diferentes trabajadores pueden realizar la misma funciones en turnosdiferentes. Crear grupos de personas para funciones como "supervisor" o "técnicode seguridad" simplifica el proceso de flujo de trabajo. Crear grupos de personastambién disminuye la necesidad de realizar revisiones a medida que las personasadoptan y dejan las funciones.


Las asignaciones de flujo de trabajo están basadas en entradas del registro defunciones del grupo de personas. Si la casilla de verificación Difusión general estáseleccionada en el registro de función, la tarea se asigna a todos los miembros delgrupo de personas. Si la casilla de verificación no está seleccionada, el productorecorre los pasos siguientes para determinar la función adecuada para la tarea:v El producto comprueba un registro de persona con las entradas adecuadas en los

campos Calendario y Turno para la asignación y verifica los miembros delgrupo en el orden especificado por el campo Secuencia. Si no se especificanvalores de secuencia, la asignación se realiza al primer miembro del grupo conuna entrada adecuada en los campos Calendario y Turno. La lógica de labúsqueda depende de si el proceso de flujo de trabajo es para una aplicación enel nivel de planta, organización o sistema.– Si la aplicación está en el nivel de planta, la primera comprobación es para

los registros de personas en los que el valor del campo Uso para plantacoincide con la planta del registro del proceso de flujo de trabajo. La siguientecomprobación es para los registros de personas en los que el valor del campoUsar para organización coincide con la planta del registro del proceso deflujo de trabajo. La tercera comprobación es para los registros de personas enlos que no hay ningún valor en el campo Uso para planta o el campo Usarpara organización.

– Si la aplicación está en el nivel de organización, el producto comprueba losregistros de personas en los que el valor del campo Usar para organizacióncoincide con la organización del registro en el proceso de flujo de trabajo. Lasiguiente comprobación es para los registros de personas en los que no hayningún valor en el campo Uso para planta o en el campo Usar paraorganización.

– Si la aplicación está en el nivel de sistema, el producto comprueba losregistros de personas en los que no existe un valor en el campo Uso paraplanta o en el campo Usar para organización.

v Si no existe una persona cuyas entradas de Calendario y Turno coincidan con laasignación, el producto comprueba un registro de persona que figure listado enel campo Valor predeterminado de planta. Este campo es opcional. Puedeespecificar un solo valor predeterminado de planta por planta.

v Si no se especifica ningún valor predeterminado de planta, el productocomprueba un registro de persona seleccionado en el campo Valorpredeterminado de organización. Este campo es opcional. Puede especificar unsolo valor predeterminado de organización por organización.

v Si no se ha especificado un valor predeterminado de organización, se asigna lapersona de Valor predeterminado de grupo. De forma predeterminada, laprimera persona que se añade un grupo de personas se convierte en el valorpredeterminado de grupo, pero puede modificar este valor.

Para obtener la información sobre la aplicación Grupos de personas, consulte laayuda de la aplicación Grupos de personas en el Knowledge Center del producto.

Funciones y registros de funciones:

La aplicación Funciones se usa para crear registros de funciones. Una función es elpuesto en una empresa. Una función puede representar un cargo específico (porejemplo, un administrador de departamento), o una tarea asignada (como unoficial de guardia), un archivo de clases y un conjunto de datos.

Las notificaciones de flujo de trabajo y asignaciones de la bandeja de entrada flujode trabajo se realizan siempre para funciones. Todos los registros de funciones


apuntan a uno o varios identificadores de personas. Los registros de funcionestambién apuntan a una tabla y columna de la base de datos que representa unapersona. Cuando se encuentra una función en el proceso de flujo de trabajo, seresuelve la función en un grupo de personas o en un registro de personaindividual.

Utilice las funciones cuando cree y configure los siguientes elementos de flujo detrabajo:v Plantillas de comunicación (destinatarios)v Escalabilidadesv Líneas de conexión negativas (notificaciones)v Líneas de conexión positivas (notificaciones)v Nodos de entrada manual (notificaciones)v Nodos de tarea (asignaciones y notificaciones)v Nodos de espera (notificaciones)

Utilizando registros de funciones, en lugar de registros de personas paraasignaciones y notificaciones, puede crear procesos de flujo de trabajo genéricosque requieren menos mantenimiento a medida que las personas adoptan y dejanlas diferentes funciones de su empresa.

Para obtener la información completa acerca de la aplicación Roles, consulte laayuda de la aplicación Roles en el Knowledge Center del producto.

Plantillas de comunicación:

Utilizar la aplicación Plantilla de comunicación para crear y gestionar plantillasque generan mensajes de correo electrónico acerca de el estado de los registros delflujo de trabajo.

Cuando cree una plantilla de comunicación, puede especificar la informaciónsiguiente:v El objeto de negocio para el que se puede utilizar la plantillav Las aplicaciones en las que se puede utilizar la plantillav La dirección desde la que debe ser enviado el correo electrónicov La dirección a la que se deben enviar las respuestasv La línea de asunto del mensajev El cuerpo del mensajev Uno o más destinatarios del mensaje. Se pueden enviar mensajes a los roles,

personas, grupo de personas y direcciones de correo electrónico. Puedeespecificar si cada recipiente debe recibir también una copia carbón (CC) o unacopia carbón oculta (BCC) del mensaje.

v Documentos que se han de incluir como adjuntos cuando se genera el mensaje

Puede utilizar variables de sustitución cuando crea la línea de asunto y el cuerpode su mensaje. El último memorándum de variable de sustitución asegura que elúltimo memorándum guardado en la base de datos se visualiza en la lista dememorándums. El memorándum de variable de sustitución actual asegura que esteestá disponible de forma inmediata. Cuando se genera un correo electrónicoutilizando esa plantilla, se reemplazan las variables de sustitución desde laplantilla con los valores correspondientes desde el registro.


Para obtener la información completa sobre la aplicación Plantillas decomunicación, consulte la ayuda de la aplicación Plantillas de comunicación en elKnowledge Center del producto.Conceptos relacionados:“Notificaciones”Puede utilizar la aplicación Diseñador de flujo de trabajo para crear notificaciones.Una notificación es un mensaje de correo electrónico que se genera mediante elprogreso de un registro en un proceso de flujo de trabajo.

Notificaciones:

Puede utilizar la aplicación Diseñador de flujo de trabajo para crear notificaciones.Una notificación es un mensaje de correo electrónico que se genera mediante elprogreso de un registro en un proceso de flujo de trabajo.

La aplicación Diseñador de flujo de trabajo utiliza plantillas de comunicación paranotificaciones. La aplicación Plantillas de comunicación se utiliza para crear ygestionar las plantillas.

Al crear plantillas de comunicación para notificaciones de flujo de trabajo, debeespecificar funciones como destinatarios en lugar de personas o grupos depersonas. Muchos individuos entran en el contacto con un registro cuando semueve a lo largo de su ciclo de vida. A menudo estos individuos tienen que saberconocer el progreso de un registro. Puede diseñar su proceso de flujo de trabajopara generar notificaciones según lo requiera su proceso empresarial. Lasnotificaciones se pueden realizar por correo electrónico o mediante unbuscapersonas, siempre que el sistema buscapersonas admita correo electrónico.

Puede configurar los componentes de flujo de trabajo siguientes para generarnotificaciones:v Escalabilidadesv Líneas de conexión negativasv Líneas de conexión positivasv Nodos de entrada manualv Nodos de tareav Nodos de espera

No se puede modificar una plantilla de comunicación en la aplicación Diseñadorde flujo de trabajo. Debe crear plantillas distintas para sus necesidades denotificación.Conceptos relacionados:“Plantillas de comunicación” en la página 13Utilizar la aplicación Plantilla de comunicación para crear y gestionar plantillasque generan mensajes de correo electrónico acerca de el estado de los registros delflujo de trabajo.

Escalabilidades y grupos de acciones:

Utilice la aplicación Escalabilidades para crear registros de escalabilidades. Lasescalabilidades se utilizan para escalar asignaciones de flujo de trabajo antes deque agoten su tiempo de espera en la bandeja de entrada del destinatario.

Cuando se asignan pasos específicos de un proceso de flujo de trabajo aempleados, dichas asignaciones se visualizan en sus bandejas de entrada. Si las


asignaciones no se completan a tiempo, se agota el tiempo de espera en lasbandejas de entrada de los destinatarios. Cuando esto ocurre, puede utilizarescalabilidades para asignar las tareas a otras personas. Las escalabilidades puedenayudar a completar tareas puntualmente e impedir que se produzcan retencionesde trabajo.

Un grupo de acción es un tipo de registro de acción que incluye múltiples accionesy una secuencia que se utiliza cuando se realizan las acciones. Las escalabilidadessiempre están asociadas con los grupos de acciones.

Puede asociar un grupo de acciones con una escalabilidades de cualquiera de losmodos siguientes:v Puede crear grupos de acciones utilizando la aplicación Acciones y luego puede

hacer clic en Menú Detalles junto al campo Grupo de acciones de la subfichaAcciones para asociar el grupo de acciones con la escalabilidad.

v Puede crear grupos de acciones en la aplicación Escalabilidades haciendo clic enFila nueva en la subficha Acciones. Cuando crea un grupo de acciones en laaplicación Escalabilidades, el grupo de acciones recibe un nombre generado. Lasacciones reciben números de secuencia asignados. Los números de secuenciaestán basados en el orden en el que añade las acciones al grupo.

Para obtener la información completa sobre la aplicación Escalabilidades, consultela ayuda de la aplicación Escalabilidades en el Knowledge Center del producto.

Puntos de escalabilidad:

Un punto de escalabilidad define los atributos de un registro que desencadenanuna acción. Puede definir uno o varios puntos de escalabilidad y especificar una omás acciones y notificaciones para cada punto de escalabilidad.

Puede crear las categorías siguientes de puntos de escalabilidad:v Tiempo transcurrido desde un evento pasado — Compare la fecha y hora

actuales con el campo especificado que representa un evento del pasado. Puedeseleccionar una lista de campos de tipo de fecha del registro (por ejemplo, unafecha de inicio de una asignación de flujo de trabajo, una fecha de inicio real enuna orden de trabajo o una fecha de estado de un registro que incluye elestado).

v Tiempo hasta un evento futuro — Compara la fecha y hora actuales con elcampo especificado que representa un evento del futuro (por ejemplo, una fechade renovación de un contrato, una fecha de vencimiento de una factura o unafecha de finalización prevista de una orden de trabajo).

v Condición — La condición sin una medida de tiempo. Si desea desencadenaracciones y notificaciones de una escalabilidad basándose en una condición queno tiene una medición de tiempo, puede especificar la condición en el campoCondición del punto de escalabilidad. También puede utilizar el campoCondición para especificar que el punto de escalabilidad debe aplicarseúnicamente al subconjunto de registros especificado por la condición.

Acciones y registros de acción:

Los procesos de flujo de trabajo usan acciones para mover registros a través de unproceso y para activar eventos, como los cambios de estado. Defina acciones en laaplicación Acciones y reutilícelas después en otros procesos de flujo de trabajo quecree.


Las acciones se usan al crear y configurar los siguientes elementos de flujo detrabajo:v Escalabilidadesv Líneas de conexión negativasv Líneas de conexión positivas

Para obtener la información completa acerca de la aplicación Acciones, consulte laayuda de la aplicación Acciones en el Knowledge Center del producto.Tareas relacionadas:“Especificación de las propiedades de acciones” en la página 26Puede especificar las propiedades de una acción. Una acción es un evento que segenera mediante el progreso de un registro por un proceso de flujo de trabajo.

Tipos de acciones:

Si crea un registro de acción, especifique el tipo de acción para ayudar adeterminar qué tipo de acción se ha de realizar cuando se encuentre la acción enun proceso.

Una acción puede ser de los siguientes tipos:

ACCIÓNAPLSe utiliza para especificar que se ha iniciado una acción de aplicación. Paraeste tipo de acción, se requieren valores en los campos Objeto y Valor. Alcrear una acción de tipo ACCIÓNAPL, puede especificar una de lassiguientes acciones si está disponible para el objeto especificado:v Aplicar SLA - Aplicar el acuerdo de nivel de servicio especificado.v Crear cambio — Crea una orden de trabajo de cambio.v Crear incidencia — Crea un ticket de incidencia.v Crear problema — Crea un ticket de problema.v Crear actualización — Crea una orden de trabajo de actualización.v Crear SS — Crea un ticket de solicitud de servicio.v Crear OT — Crea una orden de trabajo.v ACEPTFLTR - Aceptación automática de flujo de trabajo. Acepta el

registro y lo direcciona a la ruta positiva del proceso de flujo de trabajo.v ESCALFLJTBJ - Escalar el registro en el proceso de trabajo y reasigna la

asignación a su función de escalabilidad.v INCIALIZFLT - Iniciar un proceso de flujo de trabajo. Esta opción

requiere un valor en el campo Parámetro/Atributo.v RECHFLTR - Rechazo automático de flujo de trabajo. Rechaza el registro

y lo direcciona a la ruta negativa del proceso de flujo de trabajo.

CAMBIARESTADOSe utiliza para especificar que el estado de un registro cambia. Debe haberun valor en el campo Objeto y un estado en el campo Valor para este tipode acción.

PERSON.Se utiliza para especificar que se ha ejecutado el archivo de clasespersonalizadas. Debe haber un valor en el campo Objeto, así como elnombre y la ruta de un archivo de clases en el campo Valor para este tipode acción.


EJECUTABLESe utiliza para especificar que se debe ejecutar un programa en el servidor.Para este tipo de acción, debe haber el nombre de un archivo de programaen el campo Valor.

GRUPOSe utiliza para especificar que el sistema debe ejecutar la secuencia deacciones que se especifica en la ventana de tabla Miembros.

DEFVALORSe utiliza para especificar que el sistema debe establecer el valor de uncampo especificado. Para este tipo de acción, se requieren valores en loscampos Objeto, Valor y Parámetro/Atributo.

Tareas relacionadas:“Especificación de las propiedades de acciones” en la página 26Puede especificar las propiedades de una acción. Una acción es un evento que segenera mediante el progreso de un registro por un proceso de flujo de trabajo.

Enrutar registros:

La activación de un proceso de flujo de trabajo indica que el proceso estápreparado para que los registros se enruten a través del mismo. Para activar unregistro, considere si desea que los registros se enruten manual o automáticamenteen un proceso.

Un registro puede entrar en un proceso de flujo de trabajo mediante cualquiera delos métodos siguientes:v Cuando hace clic en el botón Ruta de la barra de herramientas.v Cuando selecciona la acción Enrutar flujo de trabajo.v Cuando crea y guarda un registro, el registro se enruta por el proceso de flujo de

trabajo. Puede establecer un proceso por objeto para que se inicieautomáticamente.

v Puede establecer opciones de flujo de trabajo en la aplicación Organizaciones.Estas opciones especifican que los registros generados se deben direccionar enun proceso de flujo de trabajo concreto. Puede especificar un proceso de flujo detrabajo para administrar los registros siguientes:– Las órdenes de trabajo que se generan desde un registro de mantenimiento

preventivo– Las solicitudes de compra que se generan mediante el proceso de nuevo

pedido de inventario– Las órdenes de compra que se generan mediante el proceso de nuevo pedido

de inventario– Las órdenes de trabajo que se generan cuando se aprueba una orden de

compra para un activo rotativov Un registro se puede enrutar desde un proceso de flujo de trabajo a otro de

cualquiera de los modos siguientes:– Con un nodo de interacción– Con un nodo de subproceso– Con una acción INCIALIZFLT especificada en una línea de conexión que sale

de un nodov Un registro se puede enrutar automáticamente en un proceso mediante una

acción de escalabilidad.


Dominios:

Puede crear sinónimos de estado si sus procesos empresariales para lasaprobaciones de registros o para los cambios de estado requieren varios pasos paracada cambio de estado o de aprobación.

Por ejemplo, su proceso empresarial puede llamar a tres personas diferentes pararevisar un registro antes de que éste se considere aprobado. Existe un estadoindividual para en espera de aprobación y un estado individual para aprobado.Puede crear sinónimos de estado para en espera de aprobación que representencada una de las aprobaciones preliminares antes de que el registro se considereaprobado.

Utilice la aplicación Dominios para agregar valores de sinónimos a una lista devalores.Conceptos relacionados:“Sinónimos de estados” en la página 24Puede crear sinónimos de estado si sus procesos empresariales para lasaprobaciones de registros o para los cambios de estado requieren varios pasos paracada cambio de estado o de aprobación.

Ejemplos de procesos de flujo de trabajoPuede utilizar la aplicación Flujo de trabajo para administrar los registros que seutilizan en diferentes procesos empresariales. Los ejemplos proporcionados sonbásicos debido al número limitado de nodos que se pueden visualizar.

Los ejemplos ilustran algunas de las posibilidades de la aplicación Flujo de trabajoy no se deben utilizar en un entorno de producción. La base de datos dedemostración del producto incluye procesos de flujo de trabajo que muestranprocesos sencillos.

Ejemplo de un proceso empresarial de solicitud de compra:

Puede crear un proceso de flujo de trabajo para manejar una solicitud de compra.Cuando crea una solicitud de compra, el supervisor deberá aprobarla.

Cuando una solicitud de compra aprobada alcanza el departamento de compras,un agente de compras evalúa el registro y, a continuación, realiza los pasossiguientes:v Rechaza la solicitudv Crea una solicitud de cotizaciones para recibir apuestas de comprav Crea una orden de compra desde la solicitud

A continuación, el registro sale del proceso de flujo de trabajo para la solicitud decompra.

Por ejemplo, puede crear una solicitud de tal modo que si el total es inferior a$500, la solicitud se enruta al departamento de compras. Si el total de la solicitudsupera los $500, la solicitud requiere la aprobación del director del departamentoantes de que se pueda enrutar al departamento de compras. Si el total de lasolicitud supera los $1,000, la solicitud requiere la aprobación de un vicepresidentepara poder enrutarse al departamento de compras. Si el total de la solicitud superalos $5,000, la solicitud requiere la aprobación del jefe de finanzas para poderenrutarla al departamento de compras.


El diagrama siguiente ilustra un modo de realizar una correspondencia con elescenario anterior. Los nodos y las líneas de conexión de este ejemplo estándispuestos de modo que resultan fáciles de ver pero se pueden organizar de otromodo. Puede agregar o eliminar nodos de detención y el proceso de flujo detrabajo continuará ilustrando el mismo proceso empresarial.

Ejemplo de un proceso empresarial de solicitud de servicio:

Se puede crear un proceso de flujo de trabajo para manejar las solicitudes deservicio. Una empresa utiliza el software para las funciones del servicio deatención al usuario. La empresa ha diseñado un proceso de flujo de trabajo queguía a un agente del servicio de atención al usuario por los pasos iniciales delproceso de administración de registros.

Cuando un agente del servicio de atención al usuario contesta una llamadatelefónica entrante, el agente crea un ticket de solicitud de servicio para registrar lainteracción. La empresa ha configurado la base de datos de modo que se le solicitaal agente que registre el nombre y el número de teléfono de la persona que realizala llamada. El agente también debe escribir una breve descripción de la solicitudde servicio. Por ejemplo, una solicitud de información, mantenimiento y una

Figura 1. Ejemplo de un proceso de flujo de trabajo de solicitud de compra


clasificación de la solicitud de servicio. En función del tipo de solicitud de servicio,el agente también puede escribir información acerca del activo o ubicación.

Cuando el agente guarda el ticket de la solicitud de servicio, el producto comienzael proceso de flujo de trabajo de solicitud de servicio. La ventana Entrada manualse abre con las opciones siguientes:v Debo escribir información adicional relacionada con esta solicitud de servicio.v Debe escribir información acerca de los tickets u órdenes de trabajo relacionadas

con esta solicitud de servicio.v Debe realizar una entrada en el Registro de trabajo o en el Registro de

comunicaciones.v He completado la entrada de datos de este ticket.

Si el agente solicita escribir más información, se muestra la ficha Solicitud deservicio, Registros relacionados o Registro, en función de la opción que seleccioneel agente. Cuando el agente indica que se ha finalizado la entrada de datos de unasolicitud de servicio, el producto evalúa los datos en el registro.

Si el agente no ha proporcionado los datos del activo o de la ubicación, la ventanaEntrada manual muestra las opciones siguientes:v Cerrar ticket - llamada informativav Cerrar ticket - interlocutor no autorizadov Cerrar ticket - llamada erróneav No realizar ninguna acción

Si se especifica un activo o una ubicación en el registro, se abre la ventana Entradamanual con las opciones siguientes:v Tomar propiedad del ticket (acción Tomar propiedad)v Asignar propiedad del ticket (acción Asignar propiedad)v Crear registro de incidencia (acción Crear incidencia)v Crear registro de problema (acción Crear problema)v Crear cambio de orden de trabajo para un activo de IT. (Acción Crear cambio)v Crear orden de trabajo para un activo no de IT. (Acción Crear orden de trabajo)v No realizar ninguna acción en este ticket.

El diagrama siguiente ilustra un modo de realizar una correspondencia con elescenario mencionado.


Ejemplo de un proceso empresarial de orden de trabajo:

Se puede crear un proceso de flujo de trabajo para manejar una orden de trabajo.Una empresa ha configurado el sistema de modo que direccione por un proceso deflujo de trabajo todas las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivogeneradas mediante la tarea cron de generación de órdenes de trabajo demantenimiento preventivo.

El primer paso es evaluar la prioridad de la orden de trabajo, como se indica:v Si la orden de mantenimiento preventivo es de alta prioridad o tiene un valor

nulo en el campo Prioridad, se direcciona a un planificador de trabajo para surevisión y aprobación inmediata.

v Si la orden de trabajo de mantenimiento preventivo tiene una prioridad baja, sedirecciona a un nodo de detención y se sale del proceso.

Todas las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo pasan a través de unproceso de aprobación financiera. Las órdenes de trabajo con un coste totalestimado inferior a $500 se aprueban automáticamente. El supervisor demantenimiento debe revisar y aprobar las órdenes de trabajo con un coste totalestimado de más de $500.

Figura 2. Flujo de trabajo de solicitud de servicio de ejemplo


Cuando una orden de trabajo pasa el proceso de aprobación financiera, se debeasignar a un grupo de trabajo, como se indica a continuación:v Si la orden de trabajo de mantenimiento preventivo es para un vehículo, el

sistema la asigna al grupo de mantenimiento de flota.v Si la orden de trabajo de mantenimiento preventivo es para un edificio o

ubicación, el sistema la asigna al grupo de mantenimiento de instalaciones.v El sistema asigna todas las otras órdenes de trabajo de mantenimiento

preventivo al grupo de mantenimiento.

Después de que el sistema asigna la orden de trabajo a un grupo demantenimiento, la orden de trabajo sale del proceso de flujo de trabajo.

El diagrama siguiente ilustra un modo de realizar una correspondencia con elescenario anterior.

Figura 3. Ejemplo de un flujo de trabajo de orden de trabajo de mantenimiento preventivo


Configuración del flujo de trabajoLas aplicaciones de flujo de trabajo requieren una configuración mínima parapoder crear procesos de flujo de trabajo.

Requisitos previos de configuraciónLa aplicación Diseñador de flujo de trabajo requiere una máquina virtual Java(JVM) en la estación de trabajo cliente. Si no tiene instalada una JVM, el productono puede visualizar el lienzo de Flujo de trabajo.

Si diseña y crea procesos de flujo de trabajo, debe estar familiarizado con lassiguientes herramientas, procesos y conceptos:v Los procesos empresariales para la empresav Aplicaciones de gestión de activosv Relaciones de bases de datos y datosv Sentencias SQL (Structured Query Language)v Sintaxis SQL que requiere la base de datos

Administración de flujo de trabajoPuede usar la aplicación Administración de flujo de trabajo para ver y administrarinstancias activas de procesos de flujo de trabajo.

La aplicación Administración de flujo de trabajo contiene una ventana que contieneuna fila por cada instancia activa de flujo de trabajo. Un registro puede aparecervarias veces si está controlado por varias instancias de flujo de trabajo. Puede verla versión de un proceso revisado que se ha utilizado para crear cada instancia, elidentificador de persona del individuo que ha direccionado cada registro en el flujode trabajo y la fecha y hora en que se ha iniciado el proceso.

El recordkey (número de orden de trabajo o número de orden de compra, etc.)aparece con el identificador de planta en el campo Descripción del propietario.

Permisos de seguridad para procesos de flujo de trabajoSi diseña procesos de flujo de trabajo, debe pertenecer a un grupo de seguridadcon permisos de seguridad.

A los usuarios no se les otorga acceso automáticamente a acciones de flujo detrabajo. Un administrador debe utilizar la aplicación Grupos de seguridad paraotorgar a usuarios permisos de seguridad para acciones de flujo de trabajo. Lasacciones de flujo de trabajo aparecen en la aplicación Grupos de seguridad cuandose añade soporte de flujo de trabajo a una aplicación. Puede otorgar a usuariosacceso a acciones antes de activar un proceso.

Además, necesita permisos de seguridad para las aplicaciones siguientes:v Accionesv Plantillas de comunicaciónv Escalabilidadesv Configuración de Bandeja de entrada/Asignacionesv Personasv Grupos de personasv Funcionesv Administración de flujo de trabajo


v Diseñador de flujo de trabajov Buzón de entrada del flujo de trabajo (portlet)

Si usted o su grupo son responsables de probar procesos de flujo de trabajo, debetener permisos de seguridad para otras aplicaciones, según los procesos que seestén probando.

Sinónimos de estadosPuede crear sinónimos de estado si sus procesos empresariales para lasaprobaciones de registros o para los cambios de estado requieren varios pasos paracada cambio de estado o de aprobación.

Por ejemplo, su proceso empresarial puede llamar a tres personas diferentes pararevisar un registro antes de que éste se considere aprobado. Existe un estadoindividual para en espera de aprobación y un estado individual para aprobado.Puede crear sinónimos de estado para en espera de aprobación que representencada una de las aprobaciones preliminares antes de que el registro se considereaprobado.

Utilice la aplicación Dominios para agregar valores de sinónimos a una lista devalores. Para obtener más información acerca de cómo crear sinónimos de estado,consulte la ayuda de Dominios de este producto.Conceptos relacionados:“Dominios” en la página 18Puede crear sinónimos de estado si sus procesos empresariales para lasaprobaciones de registros o para los cambios de estado requieren varios pasos paracada cambio de estado o de aprobación.

Detención de instancias de procesos de flujo de trabajoCuando enruta un registro en un proceso de flujo de trabajo, se crea una instanciaactiva de dicho proceso para gestionar dicho registro individual. Puede ver ydetener procesos de flujo de trabajo para registros de cualquier aplicaciónhabilitada para flujos de trabajo.

Antes de empezar

La aplicación asociada con el registro de proceso de flujo de trabajo debe estarhabilitada para el flujo de trabajo.

Acerca de esta tarea

Cuando detiene un proceso de flujo de trabajo, únicamente está deteniendo lainstancia individual del proceso de flujo de trabajo que controla un registroconcreto. Para desactivar un proceso de flujo de trabajo, utilice la aplicaciónDiseñador de flujos de trabajo. Cuando detiene una instancia de proceso, serealizan las tareas siguientes:v El registro se elimina del control del proceso de flujo de trabajo.v Se graba una transacción en el historial de flujo de trabajo del registro. El

historial de flujo de trabajo conserva un registro de forma permanente, inclusodespués de que el registro haya dejado el control del flujo de trabajo.

v Las notificaciones especificadas se envían a los asignados anteriores, asignadosactuales o a ambos. Puede utilizar una plantilla de comunicación para crear unanotificación o escribir el asunto, el mensaje y los destinatarios de la función deforma manual.


Procedimiento1. Para detener un flujo de trabajo, siga uno de estos pasos:

v En una aplicación habilitada de Flujo de trabajo, visualice el registro quedesea eliminar del flujo de trabajo. En el menú Seleccionar acción, seleccioneDetener flujo de trabajo.

v En la aplicación Administración de flujo de trabajo, seleccione el procesoactivo que desea detener. Haga clic en Detener proceso en la línea deasignación.

2. Opcional: Cree una notificación de correo electrónico. El sistema toma laplantilla de comunicación WFSTOP como valor predeterminado. Puede utilizarla plantilla de comunicación WFSTOP para crear la notificación. También puedeespecificar manualmente el asunto, el mensaje y los destinatarios de funciones.

3. Haga clic en Aceptar. El sistema detiene el proceso de flujo de trabajo, ytambién envía las notificaciones necesarias.

Tareas relacionadas:“Inhabilitación de procesos de flujo de trabajo” en la página 36Inhabilitar los procesos impide que nuevos registros se enruten en el proceso deflujo de trabajo. Inhabilitar un proceso no afecta a los registros que están bajo elcontrol del proceso.

Diseño del entorno de pruebaLos procesos de flujo de trabajo están automatizados. Por este motivo, puede crearun entorno de prueba para diseñar y probar los procesos sin que los registros deentorno de producción resulten afectados.

Diseñe su entorno de prueba de modo que sea una copia de su entorno deproducción. La base de datos de prueba debe incluir datos y usuarios suficientespara que puede probar detenidamente cada uno de los procesos de flujo detrabajo. Utilice las aplicaciones del módulo Integración para migrar un proceso deflujo de trabajo desde el entorno de prueba al entorno de producción.

Creación de procesos de flujo de trabajoPuede crear procesos de flujo de trabajo que reflejen sus procesos empresariales.Un proceso de flujo de trabajo define las acciones y notificaciones que se producenen los diferentes puntos de un proceso empresarial.


Un proceso de flujo de trabajo consta de la información de cabecera del registro,los nodos, las líneas de conexión y las propiedades especificadas para los nodos ylas líneas de conexión.

Procedimiento1. En la barra de herramientas de la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, haga

clic en Proceso nuevo.2. En el campo Proceso, especifique un nombre para el proceso.3. Opcional: Escriba una descripción.4. En el campo Objeto, escriba un valor o seleccione Seleccionar valor y

seleccione un objeto.5. Haga clic en Guardar proceso.


Qué hacer a continuación

Ahora está listo para utilizar el lienzo para agregar nodos y líneas de conexión ypara configurar las propiedades de cada uno de los elementos del proceso.

Especificación de las propiedades de accionesPuede especificar las propiedades de una acción. Una acción es un evento que segenera mediante el progreso de un registro por un proceso de flujo de trabajo.


Para desencadenar acciones, puede configurar los componentes de flujo de trabajosiguientes:v Líneas de conexión negativasv Líneas de conexión positivas

Procedimiento1. En la ficha Lista de la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, seleccione un

proceso con las propiedades que desee modificar.2. En la ventana Acciones de la ficha Proceso, haga clic en Editar propiedades.3. En el campo Acción, especifique un valor.4. En el campo Instrucción, escriba texto para describir al usuario de tiempo de

ejecución la acción específica que se realizará para entradas manuales y dedireccionamiento.

5. Haga clic en Constructor de expresiones de condiciones.6. Seleccione la casilla de verificación Clase personalizada para especificar que

se utiliza un archivo de clase personalizada para evaluar el registro.7. En el campo Plantilla de comunicación, especifique un valor.8. En el campo Enviar a, especifique un valor.9. En el campo Asunto, escriba el asunto del correo electrónico de notificación.

10. En el campo Mensaje, escriba el mensaje del correo electrónico denotificación.

11. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.Conceptos relacionados:“Tipos de acciones” en la página 16Si crea un registro de acción, especifique el tipo de acción para ayudar adeterminar qué tipo de acción se ha de realizar cuando se encuentre la acción enun proceso.“Acciones y registros de acción” en la página 15Los procesos de flujo de trabajo usan acciones para mover registros a través de unproceso y para activar eventos, como los cambios de estado. Defina acciones en laaplicación Acciones y reutilícelas después en otros procesos de flujo de trabajo quecree.

Especificación de las propiedades de los nodos de condiciónUn nodo de condición indica una evaluación del registro, según los datos delregistro. Los nodos de condición se utilizan para que el sistema realice unaevaluación del registro del tipo verdadero/falso y, a continuación, enrute el registrosegún dicha evaluación.



Cuando se encuentra un nodo de condición, se evalúa el registro en función de lasentencia SQL (Structured Query Language) definida en las propiedades del nodo.A continuación, el registro se enruta por la línea de conexión positiva o negativaque sale del nodo. Utilice la herramienta del nodo Condición de la paleta Flujode trabajo para colocar un nodo de condición nuevo en el lienzo. Un proceso deflujo de trabajo puede tener uno o más nodos de condición, pero no tiene queincluir nodos de condición en un proceso.

Puede especificar las propiedades siguientes para los nodos de condición:

Título Escriba o modifique el nombre y la descripción del nodo.

ExpresiónSe utiliza para especificar la sentencia SQL que prueba uno o más valoresde campos del registro. El producto devuelve un resultado de true o false(verdadero o falso). Puede definir una expresión simple o compleja, enfunción de las necesidades de su proceso empresarial. Puede utilizarvariables de sustitución en una expresión SQL. Cuando el productoencuentra el nodo de condición, sustituye los valores del registro actualpor la información de la tabla y columnas en función de la variables desustitución especificadas. Utilice el Constructor de expresión para crear laexpresión SQL.

Clase personalizadaSe utiliza para especificar el archivo de clases personalizadas que realiza laprueba de condiciones. Localice los archivos de clases personalizadas en eldirectorio del producto.


proceso con las propiedades que desee modificar.2. En la ficha Lienzo, haga clic en con el botón derecho el nodo de condición y

seleccione Propiedades.3. Opcional: Escriba una descripción.4. Haga clic en Constructor de expresiones de condiciones.5. Seleccione la casilla de verificación Clase personalizada.6. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Especificación de las propiedades de nodos de interacciónLos nodos de interacción se utilizan para especificar las acciones que se producenen un proceso de flujo de trabajo entre aplicaciones diferentes.


Utilice la ventana Propiedades de nodo de interacción para especificar laspropiedades siguientes para nodos de interacción:

AplicaciónSe utiliza para especificar la aplicación que se muestra.

Ficha Se utiliza para especificar la ficha que se muestra. Utilice el identificadorde ficha del archivo de presentación XML (Extensible Markup Language)como valor para el nombre de la ficha. Los identificadores de ficha noestán en la base de datos. Debe especificarlos manualmente.


AcciónSe utiliza para especificar una acción que se muestra o que el productorealiza. Puede seleccionar las acciones disponibles mediante un botón de labarra de herramientas o en el menú Seleccionar acción.

RelaciónSe utiliza para crear una interacción que lleva a otra aplicación. Lainformación del campo Relación determina el registro que se debe mostraral abrir la aplicación.

ProcesoSe utiliza para especificar un proceso de flujo de trabajo activo para laaplicación especificada. El proceso se inicia en el registro actual cuandollega a la aplicación de destino.

Título de instruccionesSe utiliza para especificar el título de la ventana de mensaje que semuestra.

Cuerpo de instruccionesSe utiliza para especificar el texto de las instrucciones que se muestra enuna ventana de mensaje.

La ausencia de un título o la ausencia de un cuerpo no crean una ventana.


proceso con las propiedades que desee modificar.2. En la ficha Lienzo, haga clic en con el botón derecho del ratón en el nodo de

interacción y seleccione Propiedades.3. Opcional: Escriba una descripción.4. En el campo Aplicaciones, especifique un valor.5. En el campo Nombre de la ficha, escriba el identificador de ficha del archivo

de presentación XML.6. En el campo Acción, especifique un valor.7. En el campo Relación, especifique un valor.8. En el campo Proceso de ejecución, especifique un valor.9. En el campo Título de instrucciones, escriba el título de la ventana de

mensaje.10. En el campo Cuerpo de instrucciones, escriba las instrucciones que el

producto muestra en la ventana de mensaje.11. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Especificación de las propiedades de nodos de entrada manualLos nodos de entrada manual en un proceso de flujo de trabajo se utilizan paradesignar opciones que se presentan a los usuarios durante un proceso de flujo detrabajo.


Utilice la ventana Propiedades de nodo de entrada manual para especificar laspropiedades siguientes para nodos de entrada manual:

Título Se utiliza para especificar o modificar el nombre y la descripción del nodo.


Mostrar unaSe utiliza para especificar lo que debe hacer el producto si un usuario tienepermisos de seguridad sólo para una opción especificada.

AccionesMuestra las acciones asociadas con las líneas de conexión que salen delnodo. Agregue filas a la ventana Acciones dibujando conexiones que salendel nodo. Puede especificar un número en la columna Secuencia paraespecificar el orden en que se van a presentar las opciones al usuario. En laventana Entrada manual se muestra la Instrucción para cada fila.

NotificacionesSe utiliza para especificar las notificaciones que el producto genera si elregistro pasa por una línea de conexión que sale del nodo. Puede utilizaruna plantilla de comunicación para crear una o más notificaciones.También puede optar por especificar el asunto, el mensaje y losdestinatarios de funciones de forma manual.



entrada manual y seleccione Propiedades.3. Opcional: Escriba una descripción.4. Seleccione la casilla de verificación Mostrar una para especificar la acción que

se produce cuando un usuario tiene permisos de seguridad para una opciónespecificada.

5. En el campo Acción, especifique un valor.6. En el campo Plantilla de comunicación, especifique un valor.7. En el campo Enviar a, especifique un valor.8. En el campo Asunto, escriba el asunto del correo electrónico de notificación.9. En el campo Mensaje, escriba el mensaje del correo electrónico de

notificación.10. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Especificación de las propiedades de nodos de subprocesoPuede especificar las propiedades de nodos de subproceso. Los nodos desubproceso son procesos que se han creado para ser utilizados dentro de unproceso de flujo de trabajo principal.


Utilice la ventana Propiedades de nodo de subproceso para especificar laspropiedades siguientes para nodos de subproceso:


SubprocesoSe utiliza para especificar el nombre y la descripción de un registro deproceso de flujo de trabajo. El subproceso debe cumplir los criteriossiguientes:v El proceso debe existir en la aplicación Diseñador de flujo de trabajo.v El proceso debe estar asociado con el mismo objeto como proceso

principal.v El proceso debe estar habilitado, pero no activado.




subproceso y seleccione Propiedades.3. Opcional: Escriba una descripción.4. En el campo Subproceso, especifique un valor.5. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Especificación de las propiedades de nodos de tareaUn nodo de tarea indica cuando un usuario tiene dos opciones, como aprobar orechazar un registro. Los nodos de tarea se utiliza cuando el proceso empresarialrequiere la evaluación del registro. También puede utilizar nodos de tarea cuandodesee crear una asignación de tarea que enrute el registro a uno o más individuos.


Utilice la ventana Propiedades de nodo de tarea para especificar las propiedadessiguientes para nodos de tarea:


Límite de tiempoSe utiliza para especificar el límite de tiempo de que dispone la personaasignada para realizar la tarea antes de que se escale.

AplicaciónSe utiliza para especificar la aplicación que el producto utiliza para mostrarel registro asignado. Generalmente, el objeto está asociado a una solaaplicación. En algunos casos como, por ejemplo, en Informes rápidos y enSeguimiento de órdenes de trabajo, se puede asociar un objeto con más deuna aplicación. Puede representar, por ejemplo, un clon o incluso unaaplicación personalizada nueva en esa tabla.

Mostrar unaSe utiliza para especificar si el usuario tiene permisos de seguridad sólopara una opción.v Si se selecciona la casilla de verificación, el producto muestra esa opción

en la ventana Completar Asignación de Flujo de Trabajo.v Si se quita la marca de selección de la casilla de verificación, el producto

efectúa la acción.

Tipo de tarea de FLTRSe utiliza para agregar otra tarea al proceso de flujo de trabajo.

AsignacionesSe utiliza para especificar una o más funciones para recibir la asignaciónde tarea. Debe especificar, como mínimo, una asignación por nodo detarea. Una asignación de tarea puede designarse a un rol o a una relaciónde asignado.

NotificacionesSe utiliza para especificar las notificaciones que el sistema debe generarcuando un registro deja el nodo. Puede utilizar una plantilla decomunicación para crear una o más notificaciones. O puede especificar elasunto, el mensaje y los destinatarios de funciones de forma manual.


Realizar acción de aceptaciónSe utiliza para especificar cómo debe enrutar el sistema el registro cuandola asignación se realiza a un grupo.v Cuando se acepte cualquier asignación: se utiliza para especificar que el

sistema sólo necesita una acción positiva para enrutar el registro a lalínea de conexión positiva.

v Cuando se acepten todas las asignaciones: se utiliza para especificar quetodas las personas asignadas deben seleccionar la acción positiva paraque el sistema pueda enrutar el registro con la línea de conexiónpositiva. Si una sola persona asignada selecciona la opción negativa, elsistema enrutará el registro a la línea de conexión negativa.



tarea y seleccione Propiedades.3. Opcional: Escriba una descripción.4. En el campo Aplicaciones, especifique un valor.5. En el campo Límite de tiempo, especifique el límite de tiempo de que dispone

la persona asignada para realizar la tarea antes de que se escale.6. Seleccione la casilla de verificación Mostrar una para especificar lo que puede

hacer el sistema si el usuario tiene permisos de seguridad sólo para unaopción especificada.

7. En la sección Asignaciones, haga clic en Fila nueva y especifique valores paracada uno de los campos que se muestran.

8. En la sección Notificaciones, haga clic en Fila nueva y especifique valores paracada uno de los campos que se muestran.

9. En el campo Realizar acción de aceptación, seleccione una de las opcionessiguientes para especificar cómo se enruta el registro:a. Cuando se acepte cualquier asignaciónb. Cuando se acepten todas las asignaciones.

10. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Especificación de las propiedades de nodos de esperaPuede especificar las propiedades de nodos de espera. Los nodos de esperaespecifican que el proceso se detiene hasta que se produce un evento específico.


Puede especificar las propiedades siguientes para nodos de espera:


Lista de esperaSe utiliza para especificar uno o más eventos del sistema. El primer eventoque tiene lugar desencadena que el registro reanude su progreso a travésdel proceso. Los nombres de evento constan de tres o cuatro palabras enminúsculas, delimitadas por puntos. Por ejemplo,maximo.workorder.update o maximo.po.statuschange.appr.v La primera palabra siempre es maximo.v La segunda palabra es el nombre del objeto de negocios (MBO). Por

ejemplo, po.


v La tercera palabra es una de las siguientes:– statuschange. Si el evento es un cambio de estado, el nombre del

evento tiene una cuarta parte, que es el nombre de un estadoespecífico, por ejemplo, appr o * para cualquier cambio de estado.

– update

NotificacionesSe utiliza para especificar las notificaciones que el sistema debe generarmientras un registro deja el nodo. Puede utilizar una plantilla decomunicación para crear una o más notificaciones. También puedeespecificar el asunto, el mensaje y los destinatarios de funciones de formamanual.



espera y seleccione Propiedades.3. Opcional: Escriba una descripción.4. En el campo Evento, escriba un nombre de evento.5. En el campo Plantilla de comunicación, especifique un valor.6. En el campo Enviar a, especifique un valor.7. En el campo Asunto, escriba el asunto del correo electrónico de notificación.8. En el campo Mensaje, escriba el mensaje del correo electrónico de notificación.9. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Adición de nodos y líneas de conexiónUn proceso de flujo de trabajo se crea insertando nodos y líneas de conexión en unlienzo de flujo de trabajo.


Cada proceso de flujo de trabajo incluye nodos de inicio y nodos de parada. Losnodos de inicio y los nodos de parada no contienen información definida por elusuario. Los demás tipos de nodos contienen acciones definidas por el usuario.

Procedimiento1. Seleccione una de las opciones siguientes:

Opciones Paso

Para crear un proceso de flujo de trabajo Haga clic en Crear un proceso de flujo detrabajo.

Para configurar un proceso habilitado yactivado

Seleccione el proceso que desee revisar yhaga clic en Crear revisión.

2. Para agregar un nodo, seleccione una de las opciones siguientes:

Para agregar un nodo Paso

En la ficha Lienzo En la barra de herramientas del Diseñadorde flujo de trabajo, seleccioneMover/Agregar nodos y arrastre el nodo allienzo.

En la ficha Proceso Haga clic en Nuevo nodo.


3. Para editar las propiedades del nodo, seleccione una de las siguientes opciones:

Opciones Paso

En la ficha Lienzo Haga doble clic en el nodo y edite laspropiedades en la ventana Propiedades denodo de condición.

En la ficha Proceso Haga clic en el icono Editar propiedades.

4. Repita el paso 2 para situar otros tipos de nodos en el lienzo.5. Para cambiar la posición de un nodo, arrastre el nodo que desee mover en la

ficha Lienzo.6. En la barra de herramientas del Diseñador de flujo de trabajo, seleccione una

de las siguientes herramientas de conexión para crear líneas de conexión entrenodos:a. Haga clic en Conectar nodos para agregar una línea de conexión positiva.b. Haga clic en Conectar nodos con una acción negativa para agregar una

línea de conexión negativa.7. Haga clic en un nodo y arrastre la línea a otro nodo. Las líneas deben ir de un

nodo a otro. Las líneas indican la ruta que deben seguir los registros en elproceso de flujo de trabajo. El tipo de líneas y el número de líneas que sepueden dibujar desde cada nodo varía en función del tipo de nodo.

8. Haga clic en Guardar proceso.


Después de agregar y líneas de conexión, el siguiente paso consiste en validar elproceso para garantizar su integridad estructural.

Configuración de un proceso de flujo de trabajo para que seinicie automáticamentePuede especificar que cuando un usuario cree y guarde un registro nuevo en unaaplicación, el registro se direccione automáticamente a un proceso de flujo detrabajo. Cada objeto sólo puede tener un proceso que se inicie de formaautomática.

Antes de empezar

Antes de poder establecer que un proceso se inicie automáticamente, debevalidarse, habilitarse y activarse.


Esta acción sólo direcciona registros creados por usuarios. Los registros que elproducto crea automáticamente (por ejemplo, mediante una tarea cron de MP omediante la función de reordenación de inventario) no se pueden direccionarautomáticamente a un proceso con este método.

Procedimiento1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, visualice un registro de proceso

activado.2. Seleccione la acción Establecer proceso en autoiniciar.


Establecimiento de procesos para que no se inicienautomáticamentePuede especificar que cuando se cree y guarde un registro en una aplicación, elregistro no se direccione a un proceso de flujo de trabajo. Cada objeto sólo puedetener un proceso que se inicia de forma automática.

Procedimiento1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, seleccione el registro de proceso

activado que desee establecer para que no se inicie automáticamente.2. Seleccione la acción Establecer proceso en no autoiniciar.3. Haga clic en Guardar proceso.

Prueba de procesos de flujo de trabajoLos procesos de flujo de trabajo se prueban haciendo que un registro pase por cadauna de las rutas posibles. Estas pruebas se realizan antes de exportar los procesosal entorno de producción para asegurarse de que cada proceso de flujo de trabajorefleja de forma precisa el proceso empresarial.

Prueba del proceso de flujo de trabajoDiseñe su entorno de prueba de modo que sea una copia de su entorno deproducción. La base de datos de prueba debe incluir datos y usuarios suficientespara que puede probar detenidamente cada uno de los procesos de flujo detrabajo.

Utilice las aplicaciones del módulo Integración para migrar un proceso de flujo detrabajo desde el entorno de prueba al entorno de producción:v Valide, habilite y active cada proceso de flujo de trabajo en un entorno de

prueba que contenga suficientes datos de muestra para probar el proceso. Elentorno de prueba debe incluir registros para probar los usuarios que puedenrecibir asignaciones y notificaciones.

v Haga que los registros pasen por todas las rutas posibles del proceso, incluidastodas las rutas posibles de cualquier subproceso. Es posible que desee crearplanes de prueba para ayudarle a verificar que ha probado todas las rutasposibles de un proceso.

v Verifique que las asignaciones aparecen en la bandeja de entrada de flujo detrabajo para los usuarios y que se han generado notificaciones de correoelectrónico.

v Determine si el proceso se ha completado o si se deben añadir pasos adicionales.v Determine que ha configurado el proceso para realizar las asignaciones,

notificaciones, etc. que necesita su proceso empresarial. Si no ha configurado elproceso, deberá modificar el proceso.

v Realice las adiciones, modificaciones o supresiones necesarias y vuelva a probarel proceso.

v Utilice las aplicaciones de integración para exportar los procesos probados desdesu entorno de prueba a su entorno de producción.

Validación de procesos de flujo de trabajoDebe validar los procesos de flujo de trabajo para verificar la integridad estructuraldel proceso.


Antes de empezar

Si va a validar un proceso que incluya subprocesos, valide los registros delsubproceso antes de validar el proceso principal.

Procedimiento1. En la ficha Lista de la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, seleccione el

registro de proceso que desea validar.2. Seleccione la acción Validar proceso. Si el proceso no pasa la validación, se

muestra una ventana con los errores listados. Si el proceso pasa la validación,se muestra un mensaje en la barra de navegación.

3. Haga clic en Guardar proceso.


Ahora podrá habilitar el proceso de flujo de trabajo. La habilitación de un procesobloquea dicho proceso. Para modificar un proceso que se ha bloqueado, crear unarevisión y realizar cambios en el mismo.

Habilitación de procesos de flujo de trabajoLos registros de proceso de flujo de trabajo están en fase de borrador o dedesarrollo hasta que se habilita el registro. La habilitación de un proceso implica lavalidación de la estructura del proceso.


Después de habilitar un registro de proceso, el proceso se bloquea y está listo paraser utilizado.


registro de proceso que desea habilitar.2. Seleccione la acción Habilitar proceso.3. Haga clic en Cerrar y haga clic en Guardar proceso.


Para que un proceso de flujo de trabajo esté preparado para utilizarlo comoproceso principal, tiene que activarse.

Activación de procesos de flujo de trabajoLos registros de flujo de trabajo se deben activar para poder direccionarlos a unproceso de flujo de trabajo.


Cuando activa un registro de proceso de flujo de trabajo, se produce la acciónsiguiente:v Los botones y las acciones de flujo de trabajo se agregan a las aplicaciones

asociadas al objeto si dichas aplicaciones aún no dan soporte a flujos de trabajo.v La casilla de verificación Activo se selecciona para indicar que el registro se está

utilizando actualmente para administrar registros.


v Cuando se activa una revisión de proceso, se desactiva la revisión activaanteriormente. El producto no inhabilita la revisión porque puede haberinstancias activas del proceso.


registro de proceso que desee activar.2. Seleccione la acción Activar proceso. Si las aplicaciones asociadas al objeto ya

dan soporte a flujos de trabajo, aparece un mensaje en la barra de navegaciónque indica que el proceso se ha activado.

3. Haga clic en Aceptar.

Inhabilitación de procesos de flujo de trabajoInhabilitar los procesos impide que nuevos registros se enruten en el proceso deflujo de trabajo. Inhabilitar un proceso no afecta a los registros que están bajo elcontrol del proceso.

Antes de empezar

Debe utilizar la aplicación Diseñador de flujo de trabajo para detener las instanciasactivas del proceso.


Cuando se enruta un registro por un proceso habilitado, no se puede eliminar elproceso porque otros registros pueden estar bajo el control del proceso. Cuandohabilite una revisión de proceso nueva, se inhabilitará la revisión anterior de formaautomática.

Procedimiento1. En la ficha Lista de la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, visualice el

registro que desea inhabilitar.2. Seleccione la acción Inhabilitar proceso.Tareas relacionadas:“Detención de instancias de procesos de flujo de trabajo” en la página 24Cuando enruta un registro en un proceso de flujo de trabajo, se crea una instanciaactiva de dicho proceso para gestionar dicho registro individual. Puede ver ydetener procesos de flujo de trabajo para registros de cualquier aplicaciónhabilitada para flujos de trabajo.

Visualización del historial del flujo de trabajoPara fines de auditoría se mantiene un registro de todos los registros que seenrutan por un proceso de flujo de trabajo. Puede ver una lista de todas lasacciones iniciadas por el usuario en el proceso de flujo de trabajo, por ejemplo,cómo se enruta un registro por un proceso de flujo de trabajo o cómo se completauna asignación.


Cuando un registro se enruta por más de un proceso de flujo de trabajo, elhistorial de flujo de trabajo se clasifica por nombre de proceso y, a continuación,por fecha de transacción.


Para ver las asignaciones de flujo de trabajo, seleccione la acción Flujo de trabajo> Ver historial de flujo de trabajo.

Resultados

Algunas transacciones se realizan automáticamente. Las transacciones que serealizan automáticamente no se muestran a pesar de que se registran el historial deflujo de trabajo del registro en la base de datos.

Visualización de asignaciones de flujo de trabajo desde unaaplicación habilitada para flujos de trabajoEl mapa de flujo de trabajo muestra una imagen de un proceso de flujo de trabajoque incluye sus nodos y líneas de conexión. La ubicación actual del mapa en elproceso se muestra resaltada por un un cuadro en torno al nodo. Puede ver lasasignaciones de flujo de trabajo de un registro desde una aplicación habilitada paraflujos de trabajo. Utilice el mapa de flujo de trabajo para ver dónde se ubica laasignación dentro del contexto del proceso de flujo de trabajo en general.


En la ventana Ver asignaciones de flujo de trabajo, puede realizar las siguientestareas:v Ver una lista de las asignaciones de flujo de trabajo activas para el registro.v Ver el historial de flujo de trabajo de un registro.v Ver el mapa de flujo de trabajo para los procesos que administra actualmente el

registro.

Para ver las asignaciones de flujo de trabajo, seleccione la acción Flujo de trabajo> Ver asignaciones de flujo de trabajo.

Ver mapa de flujo de trabajoEl mapa de flujo de trabajo muestra una imagen de un proceso de flujo de trabajo.Utilice el mapa de flujo de trabajo para ver dónde se ubica la asignación dentro delcontexto del proceso de flujo de trabajo en general.


Un proceso de flujo de trabajo consta de puntos de decisión, denominados nodos,y líneas que conectan los puntos de decisión. Los nodos indican puntos de unproceso en lo que se toma una decisión y las líneas de conexión muestran la rutaque sigue el registro después de un punto de decisión. La ubicación actual delmapa en el proceso se muestra resaltada por un un cuadro en torno al nodo.

Procedimiento1. Seleccione la acción Flujo de trabajo > Mapa de flujo de trabajo desde

cualquier aplicación habilitada para flujos de trabajo. También puede acceder almapa de flujo de trabajo desde la ventana Ver asignaciones.

2. Si existen múltiples procesos de flujo de trabajo para la aplicación, seleccione elproceso en el menú Nombre de proceso.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el mapa de flujo de trabajo.

Modificación de procesos de flujo de trabajoProbar los procesos de flujo de trabajo puede mostrar áreas que se pueden mejoraro con el tiempo sus procesos pueden evolucionar debido a cambios en su empresa,


a que han aumentado las ineficacias, etc. Puede agregar, modificar o eliminarelementos de proceso en cualquier momento hasta que se haya habilitado elproceso. Cuando se haya habilitado un proceso, cree una revisión de dicho procesosi desea modificarlo.

Creación de revisiones de procesoSi desea modificar un proceso bloqueado después de que se haya habilitado ybloqueado, cree una revisión del proceso. Una revisión del proceso es necesariaporque es posible que otros registros se encuentren bajo el control de este proceso.


También puede crear una revisión de un proceso que todavía no se haya activadoo habilitado. Al crear una revisión no se desactiva ni se inhabilita un registro deproceso activado o habilitado. No obstante, cuando activa una nueva revisión delproceso, la revisión anterior se desactiva automáticamente.

Procedimiento1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, visualice el registro de proceso

habilitado.2. En la barra de herramientas, haga clic en Crear revisión de proceso.3. Realice las modificaciones necesarias en el proceso.4. Haga clic en Guardar proceso.


Debe validar, habilitar y activar una revisión de proceso para poder utilizarla enlos registros de proceso.

Sincronización de procesos de flujo de trabajoUn proceso de flujo de trabajo puede incluir uno o varios subprocesos. Cuandomodifica un subproceso, debe actualizar el proceso principal, de modo que utiliceel subproceso revisado. Este proceso se conoce como sincronización.

Antes de empezar

Debe habilitar las revisiones del subproceso antes de sincronizar el proceso de unflujo de trabajo.

Procedimiento1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, seleccione el registro de proceso

principal que desee actualizar.2. Seleccione la acción Resincronizar un proceso activo.3. Haga clic en Guardar proceso.

Visualización de procesos sincronizadosPuede ver el nombre y el número de revisión de cada subproceso asociado con unproceso de flujo de trabajo principal.

Antes de empezar

El registro de proceso de flujo de trabajo principal debe activarse para poderrealizar esta acción.



registro de proceso que desee ver.2. Seleccione la acción Ver procesos sincronizados.3. Haga clic en Aceptar.

Adición de soporte de flujo de trabajo a aplicacionesLas acciones o los botones de flujo de trabajo no se incluyen en ninguna de lasaplicaciones al instalarlas. Puede agregar acciones y botones de flujo de trabajo auna aplicación sin activar un proceso. Por ejemplo, puede hacer que las acciones ybotones resulten visibles para la formación de usuarios. También puede crearbotones de barra de herramientas personalizados antes de activar un proceso.

Antes de empezar

A los usuarios no se les otorga acceso automáticamente a acciones de flujo detrabajo. Un administrador debe utilizar la aplicación Grupos de seguridad paraotorgar a usuarios permisos de seguridad para acciones de flujo de trabajo. Lasacciones de flujo de trabajo aparecen en la aplicación Grupos de seguridad cuandose añade soporte de flujo de trabajo a una aplicación. Puede otorgar a usuariosacceso a acciones antes de activar un proceso.


Al agregar soporte de flujo de trabajo a aplicaciones, el producto realiza las tareassiguientes:v Agrega el botón Agregar una ruta a la barra de herramientas de la aplicación.

Para personalizar este botón, haga clic en Editar botones IR de flujo de trabajo.v Agrega las siguientes acciones relacionadas con flujos de trabajo al menú

Seleccionar acción de una aplicación:– Enrutar flujo de trabajo– Detener flujo de trabajo– Ver historial de flujo de trabajo– Ver asignaciones de flujo de trabajo– Ver mapa de flujo de trabajo– Ayuda de flujo de trabajo

v Proporciona las opciones de flujo de trabajo a todos los usuarios de los gruposde seguridad con acceso a la aplicación de destino.

La acción Agregar flujo de trabajo a aplicaciones no valida, habilita ni activaprocesos.


registro de proceso al que desee aplicar flujo de trabajo.2. En el menú Seleccionar acción, seleccione Agregar flujo de trabajo a

aplicaciones.3. Guarde los cambios.


Resultados

Aparece la ventana Agregar asistencia de flujo de trabajo a aplicaciones. Si unaaplicación no admite flujo de trabajo, aparece la casilla de verificación Agregarasistencia. Puede deseleccionar la casilla de verificación Agregar asistencia parauna aplicación si no desea agregarle soporte de flujo de trabajo.

Adición de botones de barra de herramientas para los procesosde flujo de trabajo activosSi existen múltiples procesos activos para un objeto, puede utilizar un botón debarra de herramientas para todos los procesos de flujo de trabajo activos.


La ventana Iniciar flujo de trabajo muestra un menú de procesos activos en el quepuede realizar una selección. También puede agregar sus propios botones de barrade herramienta para los diferentes procesos activos. Si supera el número de iconosque caben en la barra de herramientas, se muestra una flecha que indica que existeun menú de opciones.

Procedimiento1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, seleccione un registro de

proceso.2. En el menú Seleccionar acción, seleccione Editar botones IR de flujo de

trabajo.3. Haga clic en Fila nueva.4. En el campo Aplicaciones, especifique un valor.5. En el campo Nombre de proceso, especifique un valor.6. En el campo Secuencia, especifique un valor para indicar el orden de los

botones Ir.7. En el campo Descripción, escriba una descripción.8. En el campo Icono de barra de herramientas, escriba el nombre del archivo

gráfico que se debe utilizar para el icono de barra de herramientas. Porejemplo, nav_icon_route.gif.

9. En el campo Icono activo, escriba la ruta y el nombre del archivo gráfico quese utilizará para el icono de barra de herramientas cuando el proceso estéactivo. Por ejemplo, nav_icon_route_active.gif.

10. Haga clic en Aceptar y haga clic en Guardar proceso.

Modificación de botones de la barra de herramientas para losprocesos de flujo de trabajo activosPuede modificar los botones de la barra de herramientas asociados a unaaplicación en cualquier momento durante el proceso de diseño o después de que seactive el proceso.

Procedimiento1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, visualice un registro de proceso

de flujo de trabajo.2. En el menú Seleccionar acción, seleccione Editar botones IR de flujo de

trabajo.3. Seleccione una fila, haga clic en Ver detalles y modifique los valores de los

campos siguientes, según sea necesario:v Aplicación — La aplicación que muestra el botón.


v Nombre de proceso — Si el botón es para un proceso específico, escriba elnombre de proceso. Si está creando un solo botón para todos los procesosactivos, deje este campo vacío.

v Secuencia — Especifique un número que indique el orden, de izquierda aderecha, en que desea que se muestren los botones de flujo de trabajo en labarra de herramientas. Si supera el número de iconos que se ajusta a la barrade herramientas, el número de secuencia determina el orden que cadaproceso muestra en el menú.

v Descripción — Escriba un nombre para el botón. Cuando un usuario mueveel cursor sobre el botón, se muestra dicho nombre.

v Icono de barra de herramientas — El nombre de archivo de la imagen quese visualiza en la barra de herramientas como el botón Ruta. Por ejemplo,nav_icon_route.gif.

v Icono activo — El nombre de archivo de la imagen que se visualiza en labarra de herramientas para indicar que el registro está bajo el control delproceso de flujo de trabajo. Por ejemplo, nav_icon_route_active.gif.

4. Haga clic en Aceptar.5. Haga clic en Guardar proceso.

Supresión de procesos de flujo de trabajoEn función de los permisos de seguridad y de si los registros se han marcado parasu supresión, puede suprimir registros de flujos de trabajo activos e inactivos.

Configuración de permisos de seguridad para la supresión de registros:

Puede proporcionar a grupos específicos de usuarios permisos de seguridad queles permiten suprimir registros de flujos de trabajo activos.

Procedimiento

1. En la aplicación Grupos de seguridad, seleccione el grupo de seguridad en laficha Lista.

2. En la ficha Aplicaciones, seleccione el registro de la aplicación Diseñador deflujo de trabajo.

3. En la tabla Opciones del Diseñador de flujo de trabajo, seleccione Otorgaracceso para las opciones siguientes:a. Permitir la supresión de registrosb. No permitir supresiones

4. Cuando haya guardado el grupo de seguridad, finalice la sesión y vuelva ainiciarla para garantizar que se aplique la configuración de seguridad.

Supresión de registros de proceso de flujo de trabajo inactivos:

Puede suprimir registros de proceso si el proceso no se ha activado ni habilitado ysi no se han dirigido registros a través del proceso.

Procedimiento

1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, visualice el registro de procesoque desee suprimir.

2. Seleccione la acción Suprimir proceso.3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión.


Marcar registros de proceso de flujo de trabajo para su supresión:

Puede identificar registros que se pueden suprimir al crear un proceso de flujo detrabajo. Los registros que se han marcado se pueden suprimir cuando los flujos detrabajo de los que forman parte se han detenido.


Esta acción sólo la pueden realizar usuarios con los permisos de seguridadapropiados.

Procedimiento

1. En la aplicación Diseñador de flujo de trabajo, seleccione o cree un flujo detrabajo.

2. Seleccione la acción Permitir la supresión de registros.

Integración de procesos de flujo de trabajoUtilice los procesos de flujo de trabajo para realizar tareas, ejecutar acciones yenviar notificaciones. Cuando crea procesos de flujo de trabajo, puede probarlos enun entorno que no sea el entorno de trabajo a fin de ajustar su comportamiento.Una haya creados y probados los procesos, puede integrarlos en el entorno detrabajo.

Antes de empezar

Los datos de soporte deben estar en su sitio para poder integrar los procesos deflujo de trabajo.

Exportación de acciones de flujo de trabajoAl exportar acciones de flujo de trabajo, se crea una consulta con el fin deseleccionar registros. La exportación lleva a cabo el proceso saliente estándar de lainterfaz seleccionada en el conjunto de resultados de la consulta.


Si el proceso estándar ejecuta clases o reglas que excluyen o modifican registros ocampos, es posible que deba crear y utilizar un nuevo punto de integración que nofiltre ni modifique registros.

Para exportar dtos, habilite la interfaz y el sistema externo aplicable. No esnecesario que habilite la escucha de eventos salientes.

Procedimiento1. En la ficha Lista de la aplicación Sistemas externos, seleccione el sistema donde

desee exportar un archivo de datos. EXTSYS1 es un sistema predeterminadoque puede utilizar para exportar los datos de soporte de flujo de trabajo. Puedecrear tantos sistemas externos como sea necesario.

2. Haga clic en la ficha Interfaces salientes y seleccione MXACTIONInterface.3. Haga clic en Exportación de datos.4. En el campo Punto de integración de la ventana Exportación de datos, escriba

el nombre del punto de integración correspondiente.


5. Opcional: En el campo Condición de exportación, escriba una sentencia deconsulta de lenguaje de consulta estructurado (SQL). La consulta deberealizarse contra el objeto de negocios de Maximo (MBO) principal (de nivelsuperior) del objeto de integración.a. Para exportar todas las acciones relacionadas con el flujo de trabajo, su

solicitud podría ser la siguiente: action in (select action from wfaction)

b. Para exportar acciones relacionadas con un solo proceso de flujo de trabajo,la consulta podría ser la siguiente: action in (select action fromwfaction where processname = 'name' and processrev = 'rev') Paraevitar problemas de procesamiento debidos al tamaño de la transacciónXML, utilice el campo Condición de exportación para filtrar registrosinnecesarios.


Exportación de plantillas de comunicación de flujo de trabajoAl exportar plantillas de comunicación de flujo de trabajo, se crea una consulta conel fin de seleccionar registros. La exportación lleva a cabo el proceso salienteestándar de la interfaz seleccionada en el conjunto de resultados de la consulta.



Para exportar datos, habilite la interfaz y el sistema externo aplicable. No esnecesario que habilite la escucha de eventos salientes.


desee exportar un archivo de datos. EXTSYS1 es un sistema predeterminadodonde puede exportar los datos de soporte de flujo de trabajo. Puede creartantos sistemas externos como sea necesario.

2. Haga clic en la ficha Interfaces salientes y seleccione laMXCTEMPLATEInterface que desee exportar.

3. Haga clic en Exportación de datos.4. En el campo Punto de integración de la ventana Exportación de datos, escriba

el nombre del punto de integración correspondiente.5. Opcional: En el campo Condición de exportación, escriba una consulta de

lenguaje de consulta estructurado (SQL). La consulta debe realizarse contra elobjeto de negocios de Maximo (MBO) principal (de nivel superior) del objetode integración.a. Para exportar todas las plantillas de comunicación relacionadas con el flujo

de trabajo, su solicitud puede ser la siguiente: templateid in (selecttemplateid from wfassignment)

b. Para exportar plantillas de comunicación relacionadas con un solo procesode flujo de trabajo, la consulte podría ser la siguiente: templateid in(select templateid from wfassignment where processname = 'name' andprocessrev = 'rev') Para evitar problemas de procesamiento debidos altamaño de la transacción, utilice el campo Condición de exportación parafiltrar registros innecesarios.



Exportación de funciones de flujo de trabajoAl exportar funciones de flujo de trabajo, se crea una consulta con el fin deseleccionar registros. La exportación lleva a cabo el proceso saliente estándar de lainterfaz seleccionada en el conjunto de resultados de la consulta.



Para exportar datos, debe habilitar la interfaz y el sistema externo aplicable. No esnecesario que habilite la escucha de eventos salientes.


desee exportar un archivo de datos. EXTSYS1 es un sistema predeterminadodonde puede exportar los datos de soporte de flujo de trabajo. Puede creartantos sistemas externos como sea necesario.

2. Haga clic en la ficha Interfaces salientes y seleccione laMXMAXROLEInterface que desee exportar.

3. Haga clic en Exportación de datos.4. En el campo Punto de integración de la ventana Exportación de datos, escriba

el nombre del punto de integración correspondiente.5. Opcional: En el campo Condición de exportación, escriba una consulta de

lenguaje de consulta estructurado (SQL). La consulta debe realizarse contra elobjeto de negocios de Maximo (MBO) principal (de nivel superior) del objetode integración.a. Para exportar todas las funciones relacionadas con el flujo de trabajo, su

solicitud podría ser la siguiente: maxrole in (select roleid fromwfassignment)

b. Para exportar funciones relacionadas con un solo proceso de flujo detrabajo, la consulta podría ser la siguiente: maxrole in (select roleid fromwfassignment where processname = 'name' and processrev = 'rev') Paraevitar problemas de procesamiento debidos al tamaño de la transacción,utilice el campo Condición de exportación para filtrar registrosinnecesarios.


Manipulación de datos de soporte de flujo de trabajoDespués de exportar los datos de soporte de flujo de trabajo, debe manipularlospara importarlos correctamente. Puede cambiar los datos para asegurarse de quelos datos se importan desde y a los lugares correctos del sistema y para asegurarsede que los mandatos dentro de los datos se han establecido para realizar losprocedimientos correctos.

Procedimiento1. Abra el archivo que ha exportado del entorno de prueba, por ejemplo,

mxaction. Si no ha modificado INTGLOBALDIR, la ruta del archivo es:<letra_unidad>:\<carpeta_bea>\user_projects\domains\mydomain\xmfiles

2. Localice el distintivo <SenderID>. Modifique los datos dentro del distintivo paraque incluya EXTSYS1 de este modo: <SenderID>EXTSYS1</SenderID>.


3. Localice el distintivo <RecipientID>. Modifique los datos que contiene eldistintivo para que incluya MX, el VARVALUE especificado en la tablaMAXVARS para VARNAME MXSYSID modificándolo de la manera siguiente:<RecipientID>MX</RecipientID>.

4. Busque el documento para localizar los distintivos de nivel superior, porejemplo, COMMTEMPLATE, MAXROLE y ACTION. Sustituya los distintivos por<COMMTEMPLATE action = "">, <ACTION action = ""> y <MAXROLE action = "">.al agregar el mandato action = "" s indica al sistema que agregue o sustituyaesta acción.

5. Guarde el archivo y colóquelo en la carpeta de su entorno de trabajo:<letra_unidad>:\<carpeta_bea>\user_projects\domains\mydomain\load\xml

Importación de datos de soporte de flujo de trabajoCon la Infraestructura de integración puede importar un proceso de flujo detrabajo y sus datos de soporte (incluidas las acciones, funciones y plantillas decomunicación).

Antes de empezar

El entorno debe estar configurado para poder importar los datos de soporte deflujo de trabajo. La función Importación de datos está disponible solamente parainterfaces de tipo de operación Notificar, dentro de un adaptador.

Para importar los datos, éstos deben estar en un archivo XML (Extensible MarkupLanguage). Los datos deben tener el mismo formato que la tabla que correspondea la interfaz.


Una importados los datos para compilar y probar el proceso en un entorno deprueba, utilice la infraestructura de integración para exportar el proceso al entornode producción.


desea importar los datos de soporte de flujo de trabajo. EXTSYS1 es un sistemapredeterminado que puede utilizar para importar los datos de soporte de flujode trabajo.

2. Seleccione la acción Importar datos.3. En la ventana Importar datos, seleccione Archivo XML.4. En el campo Directorio de servidor, especifique la ubicación del archivo. La

ubicación predeterminada del archivo es: <ubicación directorioglobal>\load\xml.

5. En el campo Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo.6. Haga clic en Importar.

Exportación de procesos de flujo de trabajoPuede exportar los procesos de flujo de trabajo que ha creado.

Antes de empezar

En primer lugar, debe crear los procesos de flujo de trabajo y probarlos.



desea exportar un archivo de datos. EXTSYS1 es un destino predefinido dondepuede exportar datos de flujo de trabajo. La ficha Sistema se abre con todos loscampos rellenados. Puede crear tantos sistemas externos como sea necesario.

2. Haga clic en la ficha Interfaces salientes y seleccione la interfaz que deseaexportar, MXWFInterface.

3. Haga clic en Exportación de datos.4. En la ventana Exportación de datos, seleccione una de las opciones siguientes:

a. Para exportar todos los procesos de flujo de trabajo, haga clic en Aceptar. Seexportan todos los procesos de flujo de trabajo en un solo archivo XML.

b. Para limitar la salida y exportar sólo algunos procesos, inserte una cláusulawhere SQL (Structured Query Language) en el campo Condición deexportación. Por ejemplo, para exportar solamente la primera revisión delproceso, escriba PROCESSNAME='WOSTATUS' AND PROCESSREV ='1'.

5. Haga clic en Aceptar. Se exportan los procesos de flujo de trabajo en un soloarchivo XML.


Ahora puede integrar los procesos de flujo de trabajo a su entorno de trabajo.

Manipulación de procesos de flujo de trabajoDespués de exportar un flujo de trabajo, debe manipularlo para importarlocorrectamente. El proceso se manipula o cambia para asegurarse de que los datosse han importado desde y a las ubicaciones correctas del sistema. También semanipula para asegurarse de que los mandatos contenidos en los procesos se hanestablecido para realizar los procedimientos correctos.

Procedimiento1. Abra el archivo que ha exportado del entorno de prueba. Si no ha modificado

INTGLOBALDIR, la ruta del archivo es: <directorio global>:\xmfiles

2. Localice el distintivo <SenderID>. Modifique los datos dentro del distintivo paraque incluya EXTSYS1 de este modo: <SenderID>EXTSYS1</SenderID>.

3. Localice el distintivo <RecipientID>. Modifique los datos dentro del distintivopara que incluya MX. También puede modificar los datos incluidos en eldistintivo desde VARVALUE especificado en la tabla MAXVARS paraVARNAME MXSYSID, de este modo: <RecipientID>MX</RecipientID>.

4. Busque el documento XML para localizar el <WFPROCESS> y sustituirlo por<WFPROCESS> action = "" Al agregar el mandato action = "" se india alproducto que agregue o sustituya esta acción.

5. Guarde el archivo y colóquelo en la carpeta de su entorno de trabajo:<ubicación directorio global>:\load\xml.

Importación de procesos de flujo de trabajoCon la Infraestructura de integración puede importar un proceso de flujo detrabajo y sus datos de soporte, incluidas las acciones, funciones y plantillas decomunicación.

Antes de empezar

El entorno debe estar configurado para poder importar los procesos de flujo detrabajo. La función Importación de datos está disponible solamente para interfaces


de tipo de operación Notificar, dentro de un adaptador. Para obtener másinformación acerca de cómo configurar el entorno, consulte la guía deadministración del sistema.

Para todos los procesos de flujo de trabajo que importe, una vez activado elproceso de flujo de trabajo, agregue la asistencia de flujo de trabajo a lasaplicaciones asociadas.

Para importar los datos, éstos deben estar en un archivo XML (Extensible MarkupLanguage). Los datos deben tener el mismo formato que la tabla que correspondea la interfaz.

Si el proceso de flujo de trabajo tiene subprocesos, debe activar los procesos denivel superior y nivel inferior y luego volver a sincronizar los procesos. Asimismo,debe importar cualquier subproceso de su proceso de flujo de trabajo antes deimportar el proceso de flujo de trabajo.


Cuando importa un proceso de flujo de trabajo, compila y prueba su proceso en unentorno de prueba. Una vez comprobado el proceso, utilice la infraestructura deintegración para exportar el proceso al entorno de producción.


desea exportar un archivo de datos. EXTSYS1 es un destino predeterminadodonde puede importar procesos de flujo de trabajo.

2. Seleccione la acción Importar datos.3. En la ventana Importar datos, seleccione Archivo XML.4. En el campo Directorio de servidor, especifique la ubicación del archivo. La

ubicación predeterminada del archivo es: <ubicación directorioglobal>\load\xml.

5. En el campo Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo.6. Haga clic en Importar.

Portlet Asignaciones de flujo de trabajo/bandeja de entradaBandeja de entrada de flujo de trabajo/Asignaciones es uno de los portlets quepuede aparecer en el Centro de inicio. Si su lugar de trabajo ha implementado lafunción Flujo de trabajo, dispondrá de una lista de las asignaciones de tareas en labandeja de entrada.

Una asignación de tarea es un registro que se le direcciona para que realice unaacción, basándose en la información contenida en un proceso de flujo de trabajo. Elnúmero de registros de Bandeja de entrada/Asignaciones aparece en el ángulosuperior izquierdo del portlet.

La bandeja de entrada de flujo de trabajo se utiliza para revisar asignaciones,enrutar asignaciones y completar asignaciones. Para que un registro se puedamover al siguiente paso de un proceso de flujo de trabajo, antes debe completar lasasignaciones.

Configuración de la bandeja de entrada de flujo de trabajoUtilice la bandeja de entrada de flujo de trabajo para revisar, enrutar y completarlas asignaciones de tarea. Una asignación de tarea es un registro que el sistema le


enruta para que realice una acción, basándose en la información contenida en unproceso de flujo de trabajo. Los registros que se listan en la bandeja de entrada deflujo de trabajo se le asignarán.

Antes de empezar

Debe tener permisos de seguridad para configurar los portlets que se muestran enel Centro de inicio, incluida la configuración de la Bandeja de entrada de flujo detrabajo.


La descripción que se muestra en el portlet Bandeja de entrada es la descripcióndel paso del flujo de trabajo y no la descripción del registro. Por ejemplo, ladescripción de una tarea de orden de compra puede ser "Aprobación delsupervisor".

Procedimiento1. Haga clic en Editar portlet (icono de lápiz) en la cabecera Bandeja de

entrada/Asignaciones para ver la aplicación Configuración de bandeja deentrada/asignaciones.

2. Puede realizar las acciones siguientes en la aplicación Configuración de bandejade entrada/asignaciones:v Cambiar el nombre de visualización del portletv Indicar cuántas filas se han de visualizar en el portletv Seleccionar las columnas que se muestran en el portlet y modificar sus

descripciones.v Indicar el orden en que se muestran las columnas especificando un valor en

la columna Orden.3. Haga clic en Terminado.


Debe completar la asignación de su bandeja de entrada de flujo de trabajo parapoder pasar al paso siguiente del proceso de flujo de trabajo.

Configuración de notificaciones de correo electrónico deladministradorDurante el proceso de instalación, escriba una dirección de correo electrónico parael administrador del flujo de trabajo. El administrador recibirá mensajes de sistemaacerca de errores.


La entrega correcta de notificaciones con formato libre depende del valorestablecido para la propiedad mxe.workflow.admin. Anote la dirección de correoelectrónico del administrador de flujos de trabajo en el archivo maximo.properties.Este archivo se encuentra en el directorio siguiente: <directorio deinstalación>\applications\maximo\properties, donde <directorio de instalación>es el directorio en el que ha instalado el producto.

Procedimiento1. Mediante un editor de texto, abra el archivo maximo.properties.


2. En la sección Propiedades relacionadas con el flujo de trabajo, localice lapropiedad denominada mxe.workflow.admin=.

3. Especifique o modifique la dirección de correo electrónico. Por ejemplo:[email protected]

4. Guarde los cambios.

Reasignación de asignaciones de flujo de trabajoPuede utilizar la aplicación Administración de flujo de trabajo para reasignarasignaciones de tareas de flujo de trabajo. Ocasionalmente, una tarea de flujo detrabajo que se ha asignado a un individuo o a un grupo se debe reasignar a otroindividuo.

Procedimiento1. En la ventana Ver asignaciones activas de la aplicación Administración de flujo

de trabajo, haga clic en Ver/modificar asignaciones activas.2. Haga clic en Reasignar Asignación para reasignar las asignaciones.3. En el campo Persona de la ventana Reasignar, escriba un ID de persona.4. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Reasignar y luego haga clic en

Aceptar.Tareas relacionadas:“Envío de notificaciones de reasignación”Puede notificar a una persona o grupo una reasignación de tareas de flujo detrabajo.

Envío de notificaciones de reasignaciónPuede notificar a una persona o grupo una reasignación de tareas de flujo detrabajo.

Procedimiento1. En la ventana Reasignar, haga clic en Fila nueva.2. En el campo Enviar a, especifique el identificador de una persona o haga clic

en Menú Detalles > Seleccionar valor y seleccione el registro de una personade la lista.

3. En el campo Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.4. En el campo Mensaje, especifique el texto del mensaje de correo electrónico.5. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Reasignar y luego haga clic en

Aceptar.Tareas relacionadas:“Reasignación de asignaciones de flujo de trabajo”Puede utilizar la aplicación Administración de flujo de trabajo para reasignarasignaciones de tareas de flujo de trabajo. Ocasionalmente, una tarea de flujo detrabajo que se ha asignado a un individuo o a un grupo se debe reasignar a otroindividuo.

Realización de asignaciones de flujo de trabajoPuede completar asignaciones de flujo de trabajo para completar una tarea y paradireccionar la tarea al siguiente asignado. Puede ver y editar memos introducidospor personas que hayan revisado anteriormente el registro o la asignación.También puede escribir memos para asignados de tareas.


Procedimiento1. Lleve a cabo una de estas acciones:

v En la bandeja de entrada del flujo de trabajo, seleccione Ruta.v En una aplicación habilitada para flujos de trabajo, haga clic en Enrutar flujo

de trabajo.v En la ventana Flujo de trabajo, haga clic en Completar una asignación.

2. Seleccione una acción.3. En el campo Memo, especifique un valor de memo.4. Haga clic en Reasignar para asignar la tarea a otro individuo.5. Haga clic en Aceptar.

Resultados

La tarea se coloca en la bandeja de entrada de flujo de trabajo de la personaasignada. El memo que ha especificado se agrega al historial del flujo de trabajodel registro. La persona siguiente del flujo de procesos puede ver el memo en laventana de tabla Memos anteriores.

Supresión de asignacionesPuede suprimir asignaciones de tarea si un nodo de tarea tiene más de unaasignación y desea hacer que una determinada asignación de tarea esté inactiva.


Todos los nodos de tarea deben tener al menos una asignación de tarea. No puedesuprimir la última asignación activa para una tarea determinada.

La supresión de una asignación cambia el estado del registro de asignación detareas a inactivo.

Procedimiento1. Si es necesario, utilice el filtro de la tabla para localizar una instancia de

proceso.2. En la ventana Procesos, haga clic en Ver/modificar asignaciones activas.3. Para suprimir una asignación, haga clic en Suprimir Asignación. El estado de

la asignación de tarea cambia a inactivo. El registro de asignación se elimina dela ventana Ver asignaciones activas.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana.


Avisos

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Es posible que IBM no ofrezca en otros países los productos, servicios ycaracterísticas descritos en este documento. Consulte al representante de IBM de sulocalidad para obtener información sobre los productos y servicios disponiblesactualmente en su zona. Cualquier referencia a un producto, programa o serviciode IBM no pretender afirmar o implicar que sólo se pueda utilizar dicho producto,programa o servicio de IBM. En su lugar se puede utilizar cualquier producto,programa o servicio funcionalmente equivalente que no infrinja ninguno de losderechos de propiedad intelectual de IBM. No obstante, es responsabilidad delusuario evaluar y verificar el funcionamiento de cualquier producto, programa oservicio que no sea de IBM.

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Gu.a de implementaci.n de flujo de trabajo - ibm.com · Un proceso de flujo de trabajo puede ejecutar un programa como, por ejemplo, un archivo por lotes o un archivo .exe, ... puede