Guía del usuario de Webtop · Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK..... 15 ¿Qué es una aplicación ... carpetas y archivos..... 53 Crear archivadores, carpetas

Guía del usuario de Webtop

Versión 5.3 SP1Agosto de 2005

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Tabla de contenido

Prefacio ......................................................................................................................... 13

Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK ................................. 15¿Qué es una aplicación basada en WDK?...................................................... 15¿Qué es un repositorio?............................................................................... 16¿Qué es el directorio de retirada?................................................................. 17¿Qué es un flujo de trabajo?......................................................................... 17¿Qué es la bandeja de entrada? .................................................................... 18¿Qué es un ciclo de vida de documento? ...................................................... 18¿Qué es un conjunto de permisos? ............................................................... 19

Capítulo 2 Usar la interfaz ...................................................................................... 21Iniciar y cerrar sesión.................................................................................. 21

Iniciar sesión .......................................................................................... 22Iniciar sesión en repositorios adicionales .................................................. 23Cerrar sesión .......................................................................................... 23Cambiar la contraseña............................................................................. 24Usar opciones de accesibilidad adicionales ............................................... 24

Vistas optimizada y estándar....................................................................... 25Nodos........................................................................................................ 27Realizar acciones ........................................................................................ 29Explorar repositorios .................................................................................. 30La ruta de exploración ................................................................................ 31Elegir los campos que aparecen en una página ............................................. 32Elegir la información que aparece en una lista .............................................. 33

Establecer el número de elementos por página ......................................... 33Pasar a elementos de una lista ................................................................. 33Filtrar listas ............................................................................................ 34Ordenar listas......................................................................................... 35Seleccionar las columnas que aparecen en una lista................................... 35Utilizar miniaturas como información visual ............................................ 36

Elegir elementos en páginas de selección...................................................... 37Arrastrar y colocar...................................................................................... 37Abrir ventanas nuevas ................................................................................ 38Ver mensajes .............................................................................................. 38Ver el estado de trabajo ............................................................................... 39Ver la información del producto de la aplicación de WDK............................. 39

Capítulo 3 Buscar ................................................................................................... 41Ejecutar búsquedas simples......................................................................... 41

Guía del usuario de Webtop 3

Tabla de contenido

Resultados de la búsqueda .......................................................................... 42Ejecutar búsquedas avanzadas .................................................................... 42Guardar búsquedas .................................................................................... 44Ejecutar búsquedas guardadas .................................................................... 44Gestionar búsquedas guardadas .................................................................. 46

Capítulo 4 Definir preferencias ............................................................................... 47Definir preferencias generales ..................................................................... 47Definir preferencias de columnas................................................................. 48Definir preferencias de documentos virtuales ............................................... 49Definir preferencias de inicio de sesión ........................................................ 50Definir repositorios favoritos....................................................................... 50Definir orígenes de búsqueda ...................................................................... 51Definir formatos ......................................................................................... 52

Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos .................................... 53Crear archivadores, carpetas y archivos........................................................ 53

Crear archivadores ................................................................................. 54Crear carpetas ........................................................................................ 54Crear archivos ........................................................................................ 55

Retirar y editar archivos.............................................................................. 56Información general................................................................................ 56Directorio de retirada.............................................................................. 57Retirar o editar archivos .......................................................................... 58Registrar archivos................................................................................... 59Cancelar retiradas................................................................................... 60Localizar archivos utilizados recientemente.............................................. 61Acceder a los archivos retirados............................................................... 61

Ver archivos en modo de sólo lectura ........................................................... 62Ver elementos relacionados ......................................................................... 62Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ....................... 63Importar .................................................................................................... 63Exportar..................................................................................................... 65Eliminar..................................................................................................... 66Usar el portapapeles ................................................................................... 67Mover elementos ........................................................................................ 67Copiar elementos........................................................................................ 68Crear y usar enlaces.................................................................................... 69

Crear enlaces en repositorios ................................................................... 69Crear enlaces fuera del repositorio........................................................... 70Enviar enlaces por correo electrónico ....................................................... 70Abrir enlaces de correos electrónicos........................................................ 71

Suscribirse a elementos ............................................................................... 71

Capítulo 6 Trabajar con propiedades ...................................................................... 75Definir propiedades.................................................................................... 75Ver historiales ............................................................................................ 76Establecer fechas de retención ..................................................................... 77

4 Guía del usuario de Webtop

Tabla de contenido

Capítulo 7 Trabajar con taxonomías ....................................................................... 79Información general sobre taxonomías ......................................................... 79Enviar elementos para clasificación.............................................................. 80Crear categorías.......................................................................................... 80Explorar categorías ..................................................................................... 81

Capítulo 8 Trabajar con versiones .......................................................................... 83Información general sobre las versiones ....................................................... 83Ver versiones.............................................................................................. 84

Capítulo 9 Trabajar con copias y transformaciones ............................................... 87Trabajar con copias ..................................................................................... 87

Información general sobre copias............................................................. 87Ver copias .............................................................................................. 88Importar copias ...................................................................................... 89

Trabajar con transformaciones ..................................................................... 90Información general de las transformaciones ............................................ 90Transformar documentos al formato PDF o HTML ................................... 91Crear copias mediante las transformaciones ............................................. 92Crear objetos relacionados mediante transformaciones.............................. 93Ver las propiedades de las transformaciones............................................. 95Quitar transformaciones guardadas ......................................................... 96

Capítulo 10 Trabajar con réplicas y accesos directos .............................................. 99Réplicas ..................................................................................................... 99Accesos directos (referencias) .................................................................... 101

Capítulo 11 Trabajar con relaciones ....................................................................... 103

Capítulo 12 Trabajar con documentos virtuales ..................................................... 105¿Qué es un documento virtual? ................................................................. 105Ver la estructura de un documento virtual.................................................. 106Ver el contenido de un documento virtual .................................................. 108Crear documentos virtuales....................................................................... 109Trabajar con descendientes........................................................................ 109

Agregar descendientes.......................................................................... 109Quitar descendientes ............................................................................ 111Reordenar descendientes ...................................................................... 112Fijar descendientes en versiones ............................................................ 113

Convertir documentos virtuales en documentos simples ............................. 114Modificar etiquetas de versión................................................................... 114Trabajar con instantáneas .......................................................................... 115

Crear instantáneas ................................................................................ 115Inmovilizar instantáneas ....................................................................... 116Liberar instantáneas.............................................................................. 117Ver instantáneas de documentos virtuales .............................................. 117

Capítulo 13 Anotar documentos PDF ..................................................................... 119

Capítulo 14 Trabajar con formularios ..................................................................... 121Crear formularios ..................................................................................... 121


Tabla de contenido

Abrir formularios ..................................................................................... 122Introducir datos en formularios ................................................................. 122Dar formato al contenido de un formulario ................................................ 125

Capítulo 15 Trabajar con los servicios de colaboración ......................................... 129Información general sobre los servicios de colaboración .............................. 129

salas .................................................................................................... 129Discusiones .......................................................................................... 130Notas................................................................................................... 130Carpetas y archivadores contextuales..................................................... 130Editor de texto enriquecido ................................................................... 131

Trabajar con salas ..................................................................................... 131Visitar una sala..................................................................................... 131Enlazar a una sala................................................................................. 132Objetos controlados por salas ................................................................ 132

Quitar el control de los objetos de una sala ......................................... 133Crear una sala ...................................................................................... 133Editar las propiedades de una sala......................................................... 135Acerca de la pertenencia a una sala ........................................................ 135Gestionar la pertenencia a una sala ........................................................ 136Copiar salas ......................................................................................... 139Mover salas.......................................................................................... 139Eliminar salas....................................................................................... 139

Trabajar con discusiones ........................................................................... 140Ver discusiones..................................................................................... 141Agregar y editar comentarios ................................................................ 141Eliminar comentarios............................................................................ 142Discusiones en los resultados de búsqueda............................................. 143

Usar notas................................................................................................ 143Notas en los resultados de búsqueda ..................................................... 145

Usar carpetas contextuales y archivadores.................................................. 145Crear carpetas contextuales ................................................................... 145Carpetas contextuales y archivadores en los resultados debúsqueda ............................................................................................. 146

Usar el editor de texto enriquecido ............................................................ 146Agregar contenido al editor de texto enriquecido.................................... 147La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido......................... 147

Capítulo 16 Realizar tareas ..................................................................................... 149Información general sobre las tareas .......................................................... 149

Flujos de trabajo ................................................................................... 149Bandeja de entrada ............................................................................... 152Archivos anexos ................................................................................... 153

Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada ............................ 153Aceptar tareas .......................................................................................... 154Completar tareas ...................................................................................... 156Obtener la tarea siguiente de la cola de trabajos .......................................... 157Rechazar tareas ........................................................................................ 157Delegar tareas .......................................................................................... 158Repetir tareas ........................................................................................... 158Cambiar la disponibilidad......................................................................... 159Iniciar un flujo de trabajo .......................................................................... 159


Tabla de contenido

Enviar flujos rápidos................................................................................. 161

Capítulo 17 Gestionar flujos de trabajo .................................................................. 163Ver flujos de trabajo .................................................................................. 163Ver detalles de flujos de trabajo ................................................................. 164Ver eventos de auditoría ........................................................................... 164Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager.................................... 165Guardar información de flujos de trabajo ................................................... 165Pausar un flujo de trabajo.......................................................................... 166Reanudar un flujo de trabajo pausado........................................................ 166Terminar un flujo de trabajo ...................................................................... 167Procesar tareas fallidas.............................................................................. 167

Reintentar una tarea automática fallida .................................................. 168Completar una tarea automática fallida.................................................. 168

Crear plantillas de flujo de trabajo ............................................................. 168Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo............................................... 169Cambiar el supervisor del flujo de trabajo .................................................. 169Mostrar informes de flujo de trabajo .......................................................... 169

Capítulo 18 Trabajar con colas de trabajo .............................................................. 171Información general sobre las colas de trabajos........................................... 171Crear y gestionar colas .............................................................................. 172

Configurar la gestión de colas................................................................ 172Crear categorías de colas ....................................................................... 174Crear o modificar políticas de colas........................................................ 174Crear colas de trabajos .......................................................................... 175Gestionar colas de trabajos .................................................................... 176

Controlar colas activas .............................................................................. 177Suspender tareas de colas de trabajos..................................................... 177Quitar la suspensión de tareas ............................................................... 178Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ........................................ 178Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ......................................... 178Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos ................................. 179

Capítulo 19 Gestionar ciclos de vida ...................................................................... 181Información general sobre los ciclos de vida ............................................... 181Promover elementos ................................................................................. 182Devolver elementos al estado anterior........................................................ 183Asignar ciclos de vida ............................................................................... 183Quitar ciclos de vida ................................................................................. 184Suspender elementos ................................................................................ 184Reanudar elementos suspendidos.............................................................. 185

Capítulo 20 Crear plantillas de documento ............................................................ 187

Capítulo 21 Acceder a las herramientas administrativas ....................................... 189

Capítulo 22 Gestionar conjuntos de permisos ....................................................... 191Información general de permisos............................................................... 191


Tabla de contenido

Permisos .............................................................................................. 191Seguridad de carpeta ............................................................................ 194Permisos extendidos ............................................................................. 195Entradas adicionales de control de acceso .............................................. 196Conjuntos de alias predeterminados ...................................................... 197

Localizar conjuntos de permisos ................................................................ 197Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos ......................................... 198Ver o modificar conjuntos de permisos....................................................... 198Crear conjuntos de permisos ..................................................................... 201Establecer permisos para un objeto ............................................................ 204Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos................................ 206

Agregar usuarios a conjuntos de permisos ............................................. 206Eliminar usuarios de conjuntos de permisos ........................................... 207Cambiar los permisos asignados a un usuario ........................................ 207Definir los permisos básicos y de objeto extendido de usuarios................ 208

Eliminar conjuntos de permisos................................................................. 210

Capítulo 23 Gestionar usuarios, grupos y roles ..................................................... 211Usuarios .................................................................................................. 211

Localizar usuarios ................................................................................ 213Establecer los permisos predeterminados del archivador de unnuevo usuario ...................................................................................... 213Crear o modificar usuarios .................................................................... 214Crear usuarios...................................................................................... 214Crear usuarios globales......................................................................... 219Propiedades de usuario......................................................................... 220Importar usuarios................................................................................. 226Importar propiedades de usuario .......................................................... 228Eliminar usuarios ................................................................................. 232Reasignar objetos a otro usuario ............................................................ 233Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... 233Activar o desactivar usuarios................................................................. 234Modificar usuarios................................................................................ 234Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos depermisos y documentos de usuarios ...................................................... 235Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial.......................... 235Ver registros de reasignación de usuarios ............................................... 236Cambiar el nombre de los informes........................................................ 236

Grupos .................................................................................................... 236Acerca de los grupos dinámicos............................................................. 238Localizar grupos................................................................................... 239Ver dónde se usa un grupo.................................................................... 239Crear o modificar grupos ...................................................................... 240Crear grupos ........................................................................................ 240Modificar o ver grupos.......................................................................... 241Agregar usuarios, grupos o roles a grupos ............................................. 241Quitar usuarios de un grupo ................................................................. 242Eliminar grupos ................................................................................... 242Reasignar objetos propiedad de un grupo .............................................. 242Ver registros de reasignación de grupos ................................................. 243Propiedades de grupo........................................................................... 243

Roles ....................................................................................................... 246Crear o modificar roles.......................................................................... 246Crear roles ........................................................................................... 246Agregar usuarios, grupos o roles a roles................................................. 247


Tabla de contenido

Modificar roles ..................................................................................... 247Reasignar roles ..................................................................................... 248Eliminar roles....................................................................................... 249Propiedades de rol................................................................................ 249

Apéndice A Iconos de Webtop ................................................................................ 251Iconos comunes en aplicaciones WDK........................................................ 251


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 2–1. Vista optimizada ............................................................................................ 26Figura 2–2. Vista estándar ................................................................................................ 27Figura 15–1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos

y roles de una sala .................................................................................... 136Figura 16–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida ............................................. 152


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 14–1. Botones de formato de un formulario............................................................. 125Tabla 22–1. Niveles de acceso.......................................................................................... 193Tabla 22–2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa............................. 195Tabla 22–3. Permisos extendidos ..................................................................................... 195Tabla 22–4. Entradas adicionales de control de acceso ...................................................... 196Tabla 22–5. Permisos básicos de usuario .......................................................................... 208Tabla 22–6. Permiso extendido del usuario ...................................................................... 209Tabla 23–1. Propiedades de un usuario............................................................................ 220Tabla 23–2. Importar propiedades de usuario .................................................................. 229Tabla 23–3. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... 237Tabla 23–4. Propiedades de un grupo .............................................................................. 243Tabla 23–5. Propiedades de un rol................................................................................... 249


Tabla de contenido


Prefacio

En esta guía se explica cómo utilizar Webtop de EMC Documentum. Se describe el comportamiento dela interfaz predeterminada de Webtop. Su instalación podría estar personalizada. Si es así, es posibleque los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los que se describen en este manual.

Historial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Agosto de 2005 Versión inicial de esta guía

Para descargar documentación relacionada, consulte elárea de asistencia técnica de http://www.documentum.com/.


http://www.documentum.com/

Prefacio


Capítulo 1Introducción a las aplicacionesbasadas en WDK

En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas:

• ¿Qué es una aplicación basada en WDK?, página 15• ¿Qué es un repositorio?, página 16• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 17• ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 17• ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 18• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 18• ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 19

¿Qué es una aplicación basada en WDK?Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (WebDevelopment Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositoriode EMC | Documentum mediante un explorador Web.

Webtop es una aplicación basada en WDK.

La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido devarios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizandoprocesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según losconjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán arealizar un seguimiento de las revisiones.


Introducción a las aplicaciones basadas en WDK

¿Qué es un repositorio?Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el quetrabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad,herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesoscontrolan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida dedocumentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sinimportar los conocimientos técnicos del usuario.

Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:

• El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenidobinario u otro contenido.

• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha decreación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedadsólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración deseguridad lo suficientemente alta.

El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodosproporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas deorganizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a travésde su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetasde archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización parafacilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice conmás frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemasconfigurados por su organización.

En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuariopodrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde sealmacenan los documentos personales.

En cada repositorio dispondrá de una Bandeja de entrada. En la bandeja de entrada semuestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitadopara acciones concretas. Las tareas y notificaciones pueden contener archivos anexos.En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada paratoda la federación.

Cuando desee modificar un archivo, podrá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará elarchivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo,podrá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por laactualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedanmodificarlo.

Cuando se crea un archivo en el repositorio, Webtop le asigna un número de versión.A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 1.0. Webtop incrementaautomáticamente los números de versión en un decimal cada vez que un archivo se retira



y se vuelve a registrar. Puede seleccionar que el incremento no se aplique, de modo quese mantenga el mismo número de versión y se sobrescriba la versión existente.

Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujosde trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisosy perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido,se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos decontenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo deobjeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.

¿Qué es el directorio de retirada?Al retirar archivos de un repositorio, Webtop descarga los archivos en una ubicación delequipo. Esta ubicación es el directorio de retirada.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio,deberá registrarlo de nuevo.

De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de lasubicaciones siguientes:

• En sistemas operativos Windows:

//Documentum/Retirada• En sistemas operativos Macintosh:

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaLa ubicación del directorio de retirada se puede cambiar en las preferencias de Webtop.

En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que Webtop no lo copie en elequipo, sino que lo transmita al equipo. Que esto ocurra depende de la aplicación deedición del archivo. Si Webtop transmite el archivo al equipo, el archivo no se guardaen el equipo local. Si precisa más información sobre la retirada de archivos, consulte lasección Retirar y editar archivos de esta guía.

¿Qué es un flujo de trabajo?Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos einstrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos deviaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido;por último, un tercer empleado lo aprueba. Un flujo de trabajo automatiza el proceso,garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado.



Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuenciade tareas que desee realizar. Según cómo se haya configurado la plantilla, ésta puedeespecificar qué usuario realiza cada tarea o solicitarle que seleccione a los usuarios.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas (tareas ejecutadas por el sistema),como promover o publicar un archivo.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos de repositorios. Un flujo de trabajopuede incluir varios archivos anexos.

¿Qué es la bandeja de entrada?La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas sonasignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibeuna tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, lareenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareaspueden incluir archivos anexos.

Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acciónespecífica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos,seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.

¿Qué es un ciclo de vida de documento?Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa unarchivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema leasigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado dedicho ciclo de vida.

Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que undocumento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento estáterminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Webtop no permiterealizar cambios en los elementos que se encuentran en el estado En prueba del ciclode vida.

Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual oautomática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un flujode trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca unatarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.



¿Qué es un conjunto de permisos?Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elementoconcreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado unconjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué accionespuede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio vienedeterminado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.

Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgadoacceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todoslos usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos delos niveles precedentes:

• Ninguno: no se permite acceso al elemento.• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su

contenido.• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento.• Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento.• Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la

misma versión.• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.




Capítulo 2Usar la interfaz

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Iniciar y cerrar sesión, página 21• Vistas optimizada y estándar, página 25• Nodos, página 27• Realizar acciones, página 29• Explorar repositorios, página 30• La ruta de exploración, página 31• Elegir los campos que aparecen en una página, página 32• Elegir la información que aparece en una lista, página 33• Elegir elementos en páginas de selección, página 37• Arrastrar y colocar, página 37• Abrir ventanas nuevas, página 38• Ver mensajes, página 38• Ver el estado de trabajo, página 39• Ver la información del producto de la aplicación de WDK, página 39

Iniciar y cerrar sesiónEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Iniciar sesión, página 22• Iniciar sesión en repositorios adicionales, página 23• Cerrar sesión, página 23• Cambiar la contraseña, página 24• Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 24


Usar la interfaz

Iniciar sesión

Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información:

• URL de Webtop.• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión.• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.• Si procede: la ubicación de red desde la que se accede a Webtop• Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio.• Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta.Si no es así, consulte a su administrador.

Para iniciar una sesión:

1. En el explorador, escriba la URL deWebtop en el campo de dirección correspondientey presione Intro o haga clic en Ir.Se producirá una de las siguientes situaciones:• Si guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, Webtop iniciará la

sesión de forma automática. Omita el resto del procedimiento. Puede eliminarlas credenciales guardadas en las Preferencias de Webtop.

• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá lapágina Inicio de sesión. Continúe con el resto del procedimiento.

2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para elrepositorio en el que está iniciando sesión. Los nombres de usuario distinguen entremayúsculas y minúsculas.

3. En el campo Contraseña, escriba su contraseña para el repositorio en el que estáiniciando sesión. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

4. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.

5. Si la lista Ubicación está disponible, seleccione la ubicación de la red de suorganización desde la que accede a Webtop. Esta lista está disponible si la red desu organización utiliza almacenamientos de contenido distribuido. Esto permite aWebtop a acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red.En función de la configuración de su organización, esta ubicación puede ser un valorfijo, en cuyo caso no podrá seleccionar una ubicación diferente.

6. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez queacceda a Webtop, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez?. De estemodo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez que acceda a Webtop.La sesión se iniciará de forma automática.Puede eliminar las credenciales guardadas en Preferencias. (Esto puede resultar útil,por ejemplo, para volver a tener acceso al enlaceMás opciones al iniciar la sesión.)


Usar la interfaz

Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede aWebtop. Si elimina la cookie o inicia sesión desde otro equipo, tendrá que volver aescribir las credenciales la próxima vez que inicie una sesión.

7. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic enMás opciones eintroduzca o seleccione alguna de las siguientes opciones:• Dominio: un nombre de dominio de Windows NT.• Idioma: el idioma que utiliza en las páginas de Webtop.• Opciones de accesibilidad adicionales: seleccione esta opción para usar las

funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones deaccesibilidad, consulte Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 24.

• Cambiar contraseña: haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Siprecisa más información, consulte Cambiar la contraseña, página 24. Si utilizala autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desdeesta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en elservidor LDAP.

8. Haga clic en Inicio de sesión.

Iniciar sesión en repositorios adicionales

Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositoriodurante la sesión de Webtop.

Para iniciar sesión en otro repositorio:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la lista Repositorio que aparece en el lado superior derecho de la página,

seleccione el repositorio o la opción Agregar repositorio.• En el panel izquierda (si está disponible), seleccione el repositorio o haga clic en

Agregar repositorio.2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar.

3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Inicio de sesión.

Cerrar sesión

Para cerrar la sesión:

1. Siga uno de estos procedimientos:


Usar la interfaz

• En la parte superior de la página, haga clic en Cerrar sesión.• Seleccione Archivo>Iniciar sesión.

Cambiar la contraseña

Tenga en cuenta que si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no podrá cambiarlas contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar lacontraseña en el servidor LDAP.

Para cambiar la contraseña:

1. En la página de inicio de sesión, haga clic enMás opciones.

2. Haga clic en Cambiar contraseña.

3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.

4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nuevacontraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras ynúmeros.

5. Haga clic en Cambiar contraseña.

Usar opciones de accesibilidad adicionales

Si está disponible, el modo de accesibilidad constituye un método alternativo de usar lainterfaz. El modo de accesibilidad proporciona listas en lugar de menús, y ofrece tambiéntexto descriptivo adicional. También proporciona exploración lineal, exploración porfichas y etiquetas ALT con descripciones de los elementos.

Nota: Documentum Administrator no admite las opciones de accesibilidad.

Para utilizar el modo de accesibilidad:

1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, el cualdistingue entre mayúsculas y minúsculas.

2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, la cual distingue entre mayúsculasy minúsculas.

3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio.

4. Haga clic enMás opciones.IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (con la opción¿Recordar credenciales la próxima vez?), no aparecerá la página Inicio de sesión.


Usar la interfaz

Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas enPreferencias, o bien eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.

5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales.

6. Haga clic en Inicio de sesión.Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:

• Para la exploración lineal, debe utilizar la vista estándar.• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de

exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata.

Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitardicha exploración.

• Cuando se actualiza se vuelve al nivel superior del nodo principal.• Es posible que no se pueda acceder a los componentes desarrollados o modificados

por otros fabricantes.

Vistas optimizada y estándarExisten dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.

La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. Enla vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.


Usar la interfaz

Figura 2-1. Vista optimizada

La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funcionesde Webtop, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadas funcionespuede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permite procesarvarios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles a través de lavista estándar.


Usar la interfaz

Figura 2-2. Vista estándar

Puede cambiar de vista en cualquier momento. Webtop mantiene su ubicación en elrepositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, Webtop muestra lapágina predeterminada (la página predeterminada se define en Preferencias).

Para alternar entre las vistas:

1. En la parte inferior de la página, haga clic en Optimizada o Estándar.

NodosEl nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionan accesoa las diversas funciones y tipos de objetos de Webtop. Para abrir un nodo, haga clic en él.

En la vista optimizada, los nodos aparecen como fichas, como se muestra a continuación:

Si el tamaño de la ventana es demasiado pequeño para mostrar todas las fichas,aparecerán flechas como las siguientes:


Usar la interfaz

En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panelizquierdo. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que suaplicación muestre más nodos:

Una instalación básica de WDK incluye los siguientes nodos predeterminados. Laaplicación podría incluir nodos adicionales:

• Bandeja de entrada: las tareas y notificaciones recibidas.• Mis archivos: archivos creados, editados o retirados recientemente.• Suscripciones: archivos y carpetas a los que se desea tener acceso rápido.• Categorías: formas de agrupar archivos alternativas al modo en el que están

organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizararchivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la formamás lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder aellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivosen función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según eldepartamento responsable de determinado contenido.

• Archivadores: el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadorescontienen carpetas y archivos.

• Archivador inicial: almacena los documentos y carpetas personales. Todos losusuarios disponen de un archivador inicial de forma predeterminada. Ningún otrousuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él.

• Administración (sólo en la vista estándar): proporciona acceso a la configuración delsistema y a funciones administrativas.


Usar la interfaz

Realizar accionesEn la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez. Las accionesque se aplican a la ubicación actual aparecen como hipervínculos sobre la lista deelementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas:

Las acciones que se aplican a un elemento de lista aparecen como hipervínculos junto adicho elemento. Las acciones disponibles aparecen subrayadas. El enlaceMás abre unmenú con más acciones. (Si utiliza el modo de accesibilidad, el enlaceMás es sustituidopor el enlace Acciones.)

En la vista estándar, se pueden realizaracciones en varios elementos a la vez. Para que una acción afecte a uno o varios


Usar la interfaz

elementos, hay que marcar las casillas de verificación de los elementos y, a continuación,seleccionar la acción. Las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en labarra de herramientas que se encuentra en la parte superior de la página:

En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justodebajo de la barra de herramientas. Están incluidas tanto las acciones que se aplican a laubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponiblesaparecen resaltadas en los menús. (Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús sonsustituidos por los enlaces Acciones globales y Acciones, los cuales muestran listas deacciones disponibles. Por tanto, en esta guía, cuando un procedimiento indique queseleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.)

Explorar repositoriosEn este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizaday otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estos procedimientos paraexplorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.

Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:

1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo que desee explorar.Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías.

2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación de los directorios(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando”en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta queencuentre el elemento que está buscando.

3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estosprocedimientos:


Usar la interfaz

• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clicen la ubicación de directorio a la que desee ir.

• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:En la vista Estándar, en el panel izquierdo, aparece un árbol de directorios que muestrala estructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenidodel elemento seleccionado en el panel izquierdo.

1. Para expandir un elemento del panel izquierdo, haga clic en su signo más (+).El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel decarpetas y nodos que contiene.Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará.Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propioelemento.Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente. Enlugar de eso, Webtop muestra un número que indica cuántas subcarpetas contiene.Por ejemplo: si hay 460 subcarpetas, Webtop mostrará 460 carpetas. Para mostrarlas subcarpetas en el panel izquierdo, haga clic en ese número. O bien haga clicen el nombre de la carpeta principal en el panel izquierdo para ver la lista desubcarpetas en el panel derecho. Si se desplaza a una subcarpeta del panel derecho,el nombre de la subcarpeta se agregará al árbol del panel izquierdo, pero el árbolno se expandirá. La designación numérica cambiará para indicar cuántas carpetassiguen sin mostrarse.

2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo menos (-).

3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga

clic en la ubicación a la que desee ir.

La ruta de exploraciónAl abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una rutaque muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puedehacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación.


Usar la interfaz

Elegir los campos que aparecen en una páginaCuando se muestran las propiedades de un objeto, es posible que los usuarios conprivilegios administrativos puedan visualizar campos adicionales en una página. Si enuna página aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más, podrá seleccionarestos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa depropiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de verificaciónMostrartodas las propiedades.

Las propiedades que se muestran varían, dependiendo del tipo de objeto del documentooriginal. Es posible editar los campos si fuera necesario. Si desea ver explicacionesdetalladas de las propiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content ServerObject Reference Manual (Manual de referencia de objetos de Content Server).

Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o elenlace [-] Ocultar más.


Usar la interfaz

Elegir la información que aparece en una listaPuede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección sedescriben los siguientes temas:

• Establecer el número de elementos por página, página 33• Pasar a elementos de una lista, página 33• Filtrar listas, página 34• Ordenar listas, página 35• Seleccionar las columnas que aparecen en una lista, página 35• Utilizar miniaturas como información visual, página 36

Establecer el número de elementos por página

Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán por página. Loselementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Para seleccionar un númeromáximo, use la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:

El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Porejemplo, si aparece:

es que se está viendo la primera página de una lista de cinco páginas.

Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o

Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o

Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto ypresione Intro.

Pasar a elementos de una lista

Si aparece el campo Empieza por en la parte superior de una lista o directorio, puedepasar a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:


Usar la interfaz

Si escribe los primeros caracteres de un nombre de archivo y, a continuación, hace clic enIr, Webtop pasará a los elementos de la lista que empiecen por esos caracteres. Tambiénpuede escribir una ubicación. En este tema se incluyen dos procedimientos: uno parapasar a elementos y el otro para pasar a ubicaciones.

Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento.

2. Haga clic en Ir.

Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utiliceesta sintaxis:/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/

Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” delnivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribirlo siguiente:

2. Haga clic en Ir.

Filtrar listas

Se pueden utilizar filtros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en unalista. Si hay filtros disponibles, podrá utilizarlos mediante una lista de selección:

,

o mediante un botón:

.

El botón Filtro permite aplicar varios filtros a la vez. Por ejemplo, podría filtrar porestado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En prueba comoun escenario francés. Si desea aplicar varios filtros a la vez, haga clic en el botón Filtropara ver los filtros disponibles. Por cada filtro disponible, seleccione el valor que deseaemplear para filtrar.

Nota: si la aplicación basada en WDK permite filtrar por archivos en un sitio WebTrabajo en curso, se mostrarán todos los archivos de la ubicación en la que está viendoel sitio, incluidos los archivos que no son de Trabajo en curso. Este comportamiento esintencionado.


Usar la interfaz

Ordenar listas

Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.

Para ordenar elementos en la vista optimizada:

1. Para ordenar, haga clic en una de las propiedades de la línea Ordenar por:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.

Para ordenar elementos en la vista estándar:

1. Haga clic en un encabezado de columna:

Para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en el icono de llave:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.

Seleccionar las columnas que aparecen en una lista

Se pueden seleccionar las propiedades que aparecen en las listas y cambiar el ordenen que aparecen. Por ejemplo, una lista puede mostrar los valores correspondientes aNombre, Tamaño,Modificado y Formato, como se muestra a continuación:

Puede elegir quitar Tamaño y agregar Creador, como se muestra a continuación:

Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:

1. Desplácese hasta la vista.

2. Si aparece la casilla de verificación Igual que archivadores, puede marcarla paracopiar la configuración del archivador y omitir el resto de este procedimiento.


Usar la interfaz

3. Haga clic en .

4. Para agregar un tipo de propiedad que se mostrará como una columna, siga esteprocedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contiene eltipo de propiedad que desea mostrar. Los tipos de propiedades disponibles endicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Siselecciona Elementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos lostipos de objetos.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar en una columna.

c. Haga clic en Agregar.

d. Repita estos pasos con tantos tipos de propiedades como desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione un tipo depropiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic enArriba o en Abajo, según corresponda.

6. Para quitar un tipo de propiedad que se muestra como columna, seleccione el tipo enSeleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.

7. Cuando haya terminado de agregar y quitar tipos de propiedades, haga clic enAceptar.Las opciones de columnas se mantienen por perfil de usuario y por equipo. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar las opciones de columnas parael nuevo equipo.

Utilizar miniaturas como información visual

Si se configura para ello,Webtop puede mostrar miniaturas como información visualsobre el tipo o contenido de un archivo. En el caso de archivos de imagen, la miniaturaes normalmente una copia más pequeña de la imagen. En otros tipos de archivos, laminiatura es generalmente un gráfico estándar de tipo archivo.

Si se configura para ello, Webtop crea miniaturas de nuevos archivos cuando seimportan o crean por primera vez en el repositorio. Tenga en cuenta que es posible quela nueva miniatura no aparezca en seguida. La creación de miniaturas se lleva a cabode forma asíncrona, lo que significa que es posible que la miniatura no esté disponibleinmediatamente.

Para mostrar miniaturas en las listas:

1. Mientras ve una lista de archivos, marque la casilla de verificaciónMiniaturas. Lacasilla de verificación permite activar y desactivar la visualización de la miniatura.


Usar la interfaz

Elegir elementos en páginas de selecciónDurante un procedimiento, a veces aparece una página de selección en la que se le pideque elija un elemento:

Para elegir un elemento en una página de selección:

1. En el lado izquierdo de la pantalla de selección, haga clic en el nodo que deseeexplorar.

2. Desplácese hasta el elemento deseado a través de la exploración estándar de Webtop.

3. Cuando localice el elemento, marque su casilla de verificación. Si es posible, puedeseleccionar varios elementos.

4. Haga clic en Aceptar.

Arrastrar y colocarLa función de arrastrar y colocar está disponible únicamente en la vista estándar. Lafunción de arrastrar y colocar permite agarrar archivos u otros objetos con el ratón ymoverlos a una nueva ubicación.

Para habilitar la función de arrastrar y colocar, instale el complementoWdkPluginCab, através de Preferencias. Se instala en la siguiente ubicación del equipo local:C:\WINDOWS\Downloaded Program Files


Usar la interfaz

Puede utilizar la función de arrastrar y colocar para mover elementos desde lasubicaciones siguientes hasta estas otras ubicaciones:

• desde el portapapeles hacia una ubicación del repositorio• desde una vista de lista (por ejemplo una lista de carpetas, una lista de categorías o

resultados de búsqueda) hacia otra ubicación en el repositorio• desde una ubicación dentro de un documento virtual hacia otra ubicación dentro

del documento virtual• desde un repositorio hacia un sistema local de archivos o viceversaPara arrastrar y colocar un elemento desde una ubicación hacia otra:

1. En el panel izquierdo o en el derecho, sitúe el puntero del ratón sobre el elementoque desee arrastrar.

2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.

3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento haciauna ubicación del panel opuesto.

4. Suelte el botón derecho del ratón.

5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.

Abrir ventanas nuevasSi esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, cuando esté en unrepositorio podrá abrir una ventana nueva independiente para dicho repositorio. Puedeutilizar esta función para ver varias áreas de un repositorio al mismo tiempo o paraver varios repositorios a la vez.

Para abrir una ventana nueva para el repositorio actual:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva ventana.• Seleccione Herramientas>Nueva ventana.

Ver mensajesLos mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en laparte inferior de la página:


Usar la interfaz

Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado,se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver mensajes de la barra deestado. De esta forma se abrirá el Visor de mensajes, en el que se muestran los mensajesrecientes.

Ver el estado de trabajoPuede hacer clic en el botón de estado de la barra de estado para ver el estado de lostrabajos en segundo plano.

Por ejemplo, un archivo se podría devolver a su estado anterior de forma asíncrona ensegundo plano. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón de estado.

El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por unatarea asíncrona.

Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón.

Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.

Ver la información del producto de la aplicaciónde WDK

Para ver el número de versión y otra información del producto:

1. Seleccione Archivo>Acerca de Webtop.

2. Para acceder al sito Web de EMC o EMC|Documentum, haga clic en el logotipoadecuado.


Usar la interfaz


Capítulo 3Buscar

Las búsquedas se inician en la parte superior de la página de Webtop:

• permite realizar una búsqueda simple basada en laspalabras clave que introduzca. Escriba las palabras clave y, a continuación, haga clic en .

• permite realizar una búsqueda por determinadas propiedades y valores depropiedad. Si precisa más información, consulte el tema de esta guía sobre búsquedas avanzadas.


• Ejecutar búsquedas simples, página 41• Resultados de la búsqueda, página 42• Ejecutar búsquedas avanzadas, página 42• Guardar búsquedas, página 44• Ejecutar búsquedas guardadas, página 44• Gestionar búsquedas guardadas, página 46

Ejecutar búsquedas simplesLa búsqueda simple compara las palabras buscadas con el texto indizado y laspropiedades que se enumeran a continuación. El sistema puede estar configurado parabuscar, además, en otras propiedades:

• Nombre de archivo• Nombre descriptivo• Categoría• AutorUna búsqueda simple busca en las ubicaciones designadas en la pantalla de búsquedaavanzada.


Buscar

Para realizar una búsqueda simple:

1. En el campo Buscar situado en la parte superior de la página, escriba el texto quedesee buscar. Para separar el texto, puede introducir espacios o comas. Webtopbusca el texto separado mediante consultas Verity.

2. Haga clic en Ir.

3. Mientras se ejecuta la búsqueda, Webtop muestra la primera página de resultados.Mientras se está ejecutando la búsqueda puede realizar las siguientes acciones:• Para cancelar la búsqueda, haga clic en Cancelar.• Para detener la búsqueda y ver los resultados encontrados hasta el momento,

haga clic en Detener.• Para ver el estado de la búsqueda, haga clic en Procesando en la esquina superior

derecha de la página.4. Para revisar la búsqueda y ejecutarla de nuevo, haga clic en Revisar esta búsqueda y,

a continuación, siga las instrucciones de Ejecutar búsquedas avanzadas, página 42.

5. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda (si precisa másinformación consulte Guardar búsquedas, página 44).

Resultados de la búsquedaLos resultados muestran los objetos que coinciden con los criterios de búsqueda.

Al realizar búsquedas utilizando una propiedad basada en texto, como el nombre ola descripción, en la lista de resultados, Webtop resalta las palabras que coincidencon los valores de búsqueda. Webtop no resaltará los términos de búsqueda para laspropiedades numéricas, de fechas o booleanas.

Ejecutar búsquedas avanzadasUna búsqueda avanzada permite seleccionar las ubicaciones en las que desea buscar yseleccionar las propiedades de búsqueda.

En función de la configuración de su organización, puede buscar en orígenes externos asícomo en los repositorios de la organización.

Para realizar una búsqueda avanzada:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la aplicación basada en WDKdisponible:


Buscar

• En el encabezado situado en la parte superior de la página de Webtop, hagaclic en Avanzada.

• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.La página Búsqueda avanzada se abre mostrando la ficha General.

2. En el campoQue contengan las palabras, escriba las palabras que desea buscar. Másadelante deberá elegir las propiedades que desea buscar.

3. En la lista Buscar en estas ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que deseebuscar.Para agregar ubicaciones a la lista, haga clic en Editar y haga lo siguiente:

a. En la lista de la parte izquierda, explore hasta la ubicación que desee agregar,selecciónela y haga clic en .

b. Repita este último paso con tantas ubicaciones como desee agregar.

c. Haga clic en Aceptar.

4. Seleccione las propiedades por las que desea buscar. Para ello, realice elprocedimiento siguiente:

a. En el campo Fecha, puede buscar los elementos para los que una accióndeterminada tuvo lugar durante un período específico. Para ello, seleccione laacción en el primer campo y, a continuación, seleccione el período de tiempo enel resto de los campos.

b. En el campo Tipo de objeto, seleccione el tipo de elemento que desea buscar.

c. En el campo Tamaño, seleccione el rango de tamaños de archivo que deseabuscar.

d. Para buscar por otro valor de propiedad, haga clic en Seleccione una propiedad.Aparecerá un línea nueva con campos nuevos. En el primer campo de la línea,seleccione la propiedad por la que desea buscar. En el segundo campo, seleccioneun operador, que determina la relación del valor de búsqueda con el valor depropiedad. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda.

e. Para buscar por otro valor de propiedad, haga clic en Seleccione otra propiedad.Aparecerá un línea nueva con campos nuevos. En el primer campo, seleccioneuna de las siguientes opciones:• Y: esta opción devuelve los resultados que coinciden con este valor de

propiedad, y el valor de propiedad de la línea anterior.• O: esta opción devuelve los resultados que coinciden con este valor de

propiedad, o el valor de propiedad de la línea anterior.En el resto de los campos, seleccione la propiedad por la que desea buscar;seleccione el operador que determina la relación del valor de búsqueda y el valorde propiedad; e introduzca los valores de búsqueda.


Buscar

Repita este paso con tantos valores de propiedad como desee agregar.Nota: cuando hay tres o más valores, el orden de las operaciones da preferenciaal operador Y con respecto a O.

f. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar,situado junto a la propiedad que desee quitar.

5. Para incluir objetos ocultos en la búsqueda, seleccione Buscar objetos ocultos. Losobjetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permiso Leer o Escribir paraesos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tenga permisode visualización.

6. Para buscar las versiones anteriores y actual de un archivo, seleccione Buscar todaslas versiones.

7. Haga clic en Buscar.

Guardar búsquedasUna vez realizada una búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla más adelante.

Para guardar una búsqueda:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda.

2. En el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.

3. El campo Descripción aparece ya rellenado con la descripción de la consulta, peropuede editarlo si lo desea. Este campo no debe dejarse en blanco.

4. En el campo Ubicación, seleccione el repositorio en el que desea guardar labúsqueda. No obstante, la ruta concreta del repositorio en la que se guardará labúsqueda está predeterminada.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la búsqueda. Si el nombre de la búsquedaguardada ya existe, el sistema le preguntará si desea sobrescribir la búsqueda.Si hace clic en Sí se sobrescribirá la búsqueda. Si hace clic en No la búsqueda seguardará como un nuevo objeto. Puede acceder a todas las búsquedas guardadasmediante las fichasMis búsquedas guardadas y Todas las búsquedas guardadas.

Ejecutar búsquedas guardadasEste procedimiento describe cómo volver a ejecutar una búsqueda que se ha guardadopreviamente. Al ejecutar de nuevo la búsqueda, ésta utiliza los mismos parámetrospero devuelve resultados actualizados.


Buscar

Para ejecutar una búsqueda guardada:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la aplicación basada en WDKdisponible:• En el encabezado situado en la parte superior de la página de Webtop, haga

clic en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar una búsqueda

guardada en el repositorio que está viendo en ese momento.• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar todas las

búsquedas guardadas por usuarios finales. Es posible que estas búsquedas sehayan guardado en otro repositorio que no esté visualizando.

3. Si ha seleccionado Todas las búsquedas guardadas, utilice la lista situada en laesquina superior izquierda de la página para seleccionar el repositorio en el quedesea localizar las búsquedas guardadas. El repositorio en el que ha iniciado sesiónactualmente está seleccionado de forma predeterminada.

4. Para modificar los parámetros de búsqueda antes de ejecutarla, haga clic en Revisaren la línea de la búsqueda.Al revisar una búsqueda guardada se abre la ficha General de la pantalla debúsqueda avanzada, donde todos los parámetros de la búsqueda guardada aparecenya rellenados. Realice los cambios y haga clic en Buscar.Los cambios se utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menos queespecifique que se guarden de forma permanente. Haga clic en Guardar búsquedapara guardar la nueva búsqueda.

5. En la línea de la búsqueda, haga clic en Ejecutar búsqueda para ver los resultados dela búsqueda.

6. Si Webtop requiere que se introduzcan las credenciales de un origen de búsqueda,hágalo.

7. Cuando aparezcan los resultados de la búsqueda, puede realizar lo siguiente:• Para volver a ejecutar la búsqueda con otros parámetros, haga clic en Revisar

esta búsqueda. Al revisar esta búsqueda, se abre la ficha General de la pantallade búsqueda avanzada, donde todos los parámetros de la búsqueda guardadaaparecen ya rellenados.

• Tanto para Mis búsquedas guardadas como para Todas las búsquedasguardadas, puede cambiar el repositorio.

• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte Guardarbúsquedas, página 44.


Buscar

Gestionar búsquedas guardadasEn este procedimiento se describe la forma de abrir, revisar y eliminar búsquedasguardadas.

Para gestionar búsquedas guardadas:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la aplicación basada en WDKdisponible:• En el encabezado situado en la parte superior de la página de Webtop, haga

clic en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.La página Búsqueda avanzada se abre mostrando la ficha General.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para gestionar búsquedas

guardadas en el repositorio actual.• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para gestionar búsquedas

guardadas en repositorios distintos al actual.• Los cambios se utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menos

que especifique que se guarden de forma permanente. Haga clic en Guardarbúsqueda para guardar la nueva búsqueda.

3. Para revisar una búsqueda, haga clic en Revisar esta búsqueda en la línea de labúsqueda y modifique los parámetros.

4. Tanto paraMis búsquedas guardadas como para Todas las búsquedas guardadas,puede cambiar el repositorio.

5. Para quitar una búsqueda guardada, haga clic en Quitar en la línea de la búsqueda.


Capítulo 4Definir preferencias

Las preferencias determinan su configuración personal y se almacenan en su equipo. Las preferenciasson específicas de ese equipo. Si usa otro equipo, éste podría no tener la misma configuración depreferencias. Si usa Microsoft Internet Explorer, las preferencias se almacenarán en una cookie. Sielimina la cookie, perderá la configuración de preferencias.

Para tener acceso a las preferencias:

1. Haga clic en Preferencias en el encabezado. A continuación, realice el procedimientocorrespondiente a las preferencias que desee definir:• Definir preferencias generales, página 47• Definir preferencias de columnas, página 48• Definir preferencias de documentos virtuales, página 49• Definir preferencias de inicio de sesión, página 50• Definir repositorios favoritos, página 50• Definir orígenes de búsqueda, página 51• Definir formatos, página 52IEs posible que algunas de las preferencias que aquí se muestran no estén disponiblesen su instalación de Webtop. Lo que aparecerá depende de la configuración de suorganización.

Definir preferencias generalesPara definir las preferencias generales:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha General.

2. En el campo Tipo de aplicación, seleccione si desea que aparezca la vista estándar uoptimizada cuando inicie sesión.


Definir preferencias

3. En La sección empezará en, seleccione la página que desea que aparezca al iniciar lasesión. Por ejemplo, si elige Suscripciones, Webtop mostrará el nodo Suscripcionescuando inicie sesión.

4. En Diseño, seleccione el conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizarán enpantalla.

5. En Opciones de accesibilidad, elija si se mostrarán accesos directos de exploración ytexto emergente. Las descripciones de texto emergentes aparecen cuando pasa elcursor del ratón sobre un elemento de la interfaz.

6. En Ubicación de retirada puede cambiar la ubicación del directorio de retirada. Eldirectorio de retirada es la ubicación del equipo donde Webtop copia los archivoscuando se accede a ellos para editarlos, es decir, cuando se retiran del repositorio.

7. En Arrastrar y colocar, marque la casilla de verificación si desea utilizar elcomplemento para arrastrar y colocar. Esta opción requiere que reinicie el exploradorpara que los cambios surtan efecto.

8. EnObjetos ocultos, seleccioneMostrar objetos ocultos si desea que Webtop muestrelos objetos ocultos. Los objetos ocultos sólo están visibles para los usuarios conpermiso Leer o Escribir para esos objetos.

9. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de columnasPuede definir las columnas que aparecen para cada nodo y las que aparecen paradocumentos virtuales.

Para definir las preferencias de columnas:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Columnas.

2. Desplácese hasta la combinación de vista y nodo (o vista y documento virtual) parala que desea definir columnas. Haga clic en Editar en la vista correspondiente.

3. Para mostrar una propiedad, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contienela propiedad que desea mostrar. Las propiedades disponibles de dicho tipo deobjeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Si seleccionaElementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos los tipos deobjetos del repositorio.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar como columna.

c. Haga clic en la flecha derecha.



d. Repita estos pasos con tantas propiedades como desee agregar.

4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flechaarriba o abajo.

5. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha izquierda.


Definir preferencias de documentos virtualesSi su aplicación basada en WDK utiliza documentos virtuales, siga este procedimientopara definir las preferencias de los documentos virtuales.

Para definir preferencias de documentos virtuales:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Documentos virtuales.

2. En Opciones de apertura, seleccione lo que pasará cuando abra un documentovirtual haciendo clic en su nombre. Esta preferencia no se aplica si el documentovirtual ya se encuentra abierto en Virtual Document Manager (VDM):• Ver estructura:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivelde archivos anidados.

• Ver contenido:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copiade sólo lectura del contenido.

• Preguntar siempre:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará queseleccione si desea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura.

Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente laestructura del documento virtual, con independencia de cómo se haya definidoesta preferencia.

3. Si desea que VDM muestre enlaces rotos, seleccioneMostrar enlaces rotos. Unenlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificadapor la regla de enlace de ese componente.

4. En Copiar, seleccione qué acción se debe realizar cuando se copie un documentovirtual en el portapapeles. Puede seleccionar una de estas opciones:• Sólo raíz:



Con esta opción se copian el contenido y las propiedades únicamente del archivopadre.

• Raíz y descendientes:

Con esta opción se copian el archivo padre y todos los descendientes anidadosen él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientes existentes:

Con esta opción se copia el archivo padre y se crean referencias a losdescendientes.

• Preguntar siempre:

Pide al usuario que seleccione qué copiar.5. En Retirar, seleccione lo que pasará cuando intente retirar un elemento que haya

bloqueado otro usuario:• Descargar como sólo lectura:

Descarga una copia del elemento como sólo lectura.• Preguntar siempre:

Pide al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura.6. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de inicio de sesiónSi marcó la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? al iniciar la sesión, podrá versus credenciales guardadas en las preferencias de Inicio de sesión. Puede eliminar lascredenciales guardadas desde la página.

Para definir las preferencias de inicio de sesión:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Inicio de sesión.Se mostrarán sus credenciales guardadas.

2. Para eliminar las credenciales guardadas, haga clic en Quitar credencialesguardadas.


Definir repositorios favoritosLa ficha Repositorios determina qué repositorios aparecen al iniciar la sesión.



Si utiliza un enlace o marcador para acceder a un archivo de un repositorio que no estáen su lista Repositorios, el repositorio se agregará a la lista.

Las preferencias se mantienen por perfil de usuario en un equipo concreto. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar los repositorios favoritos para elnuevo equipo.

Para definir repositorios favoritos:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Repositorios.

2. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, acontinuación, haga clic en la flecha derecha. Repita este paso con tantos repositorioscomo desee agregar.

3. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios, selecciónelo y haga clic en laflecha izquierda. Repita este paso con tantos repositorios como desee quitar.

4. Cuando inicie una sesión o cambie de repositorio, los repositorios aparecerán en elmismo orden por el que se encuentren en la listaRepositorios. Para cambiar el orden,seleccione el repositorio que desee subir o bajar en la lista y haga clic en las flechasarriba o abajo. Repita este paso con tantos repositorios como desee mover en la lista.


Definir orígenes de búsquedaPuede definir ubicaciones predeterminadas para las búsquedas.

Para definir orígenes de búsqueda:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Buscar.

2. Seleccione la ubicación predeterminada para las búsquedas:• Mis repositorios favoritos:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como todos losrepositorios de la lista de repositorios predeterminada. Puede ver o modificar lalista predeterminada en la ficha Repositorios de las Preferencias.

• Sólo repositorio actual:

La ubicación de búsqueda predeterminada se definirá como el repositorio queestá viendo en el momento de realizar la búsqueda.

• Otros:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como las ubicacionesconcretas que seleccione.



3. Si ha seleccionado Otros, desplácese por la lista Repositorios disponibles hasta laubicación que desee agregar y selecciónela. Introduzca su nombre de usuario ycontraseña si el sistema se lo solicita. Haga clic en la flecha derecha. Repita este pasocon tantas ubicaciones como desee agregar.

4. Para quitar una ubicación de la lista Incluidos en la búsqueda, selecciónela y hagaclic en la flecha izquierda.


Definir formatosPuede utilizar la preferencia Formatos para determinar las aplicaciones utilizadas paraver y modificar los archivos de un tipo concreto de objeto de Documentum.

Para definir las preferencias de formato:

1. En la página Preferencias, seleccione la ficha Formatos.

2. En la lista desplegable Elegir tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto cuyoformato desea definir.

3. En la lista Formato primario del objeto, seleccione el formato de archivo que deseaasociar con este tipo de objeto.

4. Para configurar las opciones de visualización de sólo lectura de un archivo de estetipo de objeto, defina las opciones siguientes:• Formato de visualización: el formato designado por la extensión de archivo.• ¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web?: si la aplicación que

va a utilizar se puede abrir con un explorador, puede hacer que el contenido semuestre en el explorador de forma predeterminada. Si selecciona Sí, el archivose abrirá en el explorador y no se iniciará ninguna otra aplicación.

• Aplicación de visualización: la aplicación utilizada para visualizar.5. En la lista Aplicación para editar, seleccione la aplicación utilizada para editar

archivos de este tipo de objeto.



Capítulo 5Trabajar con archivadores, carpetas yarchivos


• Crear archivadores, carpetas y archivos, página 53• Retirar y editar archivos, página 56• Ver archivos en modo de sólo lectura, página 62• Ver elementos relacionados, página 62• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 63• Importar, página 63• Exportar, página 65• Eliminar, página 66• Usar el portapapeles, página 67• Mover elementos, página 67• Copiar elementos, página 68• Crear y usar enlaces, página 69• Suscribirse a elementos, página 71

Crear archivadores, carpetas y archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Crear archivadores, página 54• Crear carpetas, página 54• Crear archivos, página 55


Trabajar con archivadores, carpetas y archivos

Crear archivadores

Los archivadores aparecen indicados por este icono:

Nota: si la aplicación basada en WDK incluye archivadores Web, para crear archivadoresWeb, utilice un procedimiento independiente. Consulte el índice o la tabla de contenidopara ver el procedimiento.

Para crear un archivador:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nuevo archivador.• Seleccione Archivo>Nuevo>Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador.Introduzca la información adicional que desee.

5. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca.Si la aplicación basada en WDK admite CIS, puede que Ver valores CIS aparezca.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) o barra vertical (|).

6. En la ficha Permisos, especifique los accesos que tendrán los usuarios y gruposespecíficos con respecto al archivador.

7. Dependiendo de la aplicación basada en WDK, podrían aparecer otras fichas. Definala información en estas fichas como desee. Si precisa más información sobre lasfunciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esasfunciones.

8. Haga clic en Terminar.

Crear carpetas

Para crear una carpeta:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:



• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo>Nuevo>Carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca lainformación adicional que desee.

4. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca.Si la aplicación basada en WDK admite CIS, puede que Ver valores CIS aparezca.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) o barra vertical (|).

5. En la ficha Permisos, especifique los accesos que tendrán los usuarios y gruposespecíficos con respecto a la carpeta.



Crear archivos

Nota: si la aplicación basada en WDK incluye edición en contexto, consulte el capítulocorrespondiente para crear un archivo utilizando esta característica.

Para crear un archivo:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el nuevo archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nuevo documento o en Nuevo contenido.• Seleccione Archivo>Nuevo>Documento o Archivo>Nuevo>Contenido.

3. Si aparece una página de selección, deberá seleccionar una plantilla para el nuevoarchivo. Seleccione la plantilla y haga clic en Aceptar. Si precisa instrucciones parausar la página de selección, consulte el tema correspondiente en el capítulo sobre eluso de la interfaz.Nota: si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para untipo personalizado, no se puede crear un archivo de ese tipo. En su lugar, puedecrear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación,asignarle el tipo personalizado.



4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivo. Introduzca la informaciónadicional que desee.

5. En la ficha Información, si está disponible, defina la información como desee. Si elenlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, hagaclic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca.



Retirar y editar archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Información general, página 56• Directorio de retirada, página 57• Retirar o editar archivos, página 58• Registrar archivos, página 59• Cancelar retiradas, página 60• Localizar archivos utilizados recientemente, página 61• Acceder a los archivos retirados, página 61

Información general

Para editar archivos, debe retirarlos en el equipo local. Cuando retire un archivo, Webtoplo bloqueará en el repositorio para que nadie más lo pueda editar. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a variasubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas las ubicaciones.

Al retirar un archivo, Webtop lo copia o transmite al equipo. La acción que se realicedependerá de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utiliza una aplicaciónde edición externa, Webtop descargará el archivo en el directorio de retirada. En eldirectorio de retirada puede abrir y cerrar el archivo siempre que lo desee, así comorealizar y guardar cambios. Las modificaciones realizadas no se guardarán en elrepositorio hasta que el archivo se registre.

Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, el registro transmitirá el archivodirectamente a la aplicación. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el



archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio.No obstante, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando editar o retirar. El comando editar abreinmediatamente el archivo en la retirada.

Webtop muestra junto a los archivos que haya bloqueado y junto a los archivosbloqueados por otros usuarios.

Puede ordenar la listaMis archivos para agrupar juntos los archivos que ha bloqueado.Para ello, haga clic en Retirado por o en el encabezado de columna .

Directorio de retirada

De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de lasubicaciones siguientes:

• En sistemas operativos Windows:

//Documentum/Retirada• En sistemas operativos Macintosh:

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaPuede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio. En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posibleque Webtop no lo copie en el equipo, sino que lo transmita al equipo. Que esto ocurradepende de la aplicación de edición del archivo. Si Webtop transmite el archivo alequipo, el archivo no se guarda en el equipo local.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivotiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflictode denominación. Un conflicto surge si ya existe un archivo con el mismo nombre enel directorio de retirada. Si surge un conflicto de denominación, Webtop adjuntará unnúmero al nombre del archivo local para dar exclusividad al archivo en el directorio deretirada. Esto no cambia el nombre del archivo en el repositorio. Cuando se vuelva a registrarel archivo, mantendrá su nombre original.

Por ejemplo, si retira un archivo denominado suministros.xml, el archivo se copia en eldirectorio de retirada y su nombre también será suministros.xml. Si más tarde retira otroarchivo con el mismo nombre, el segundo archivo también se copia en el directorio deretirada, pero con el nombre suministros(2).xml.

Al retirar un archivo, si el archivo contiene enlaces y selecciona retirar los archivosenlazados, dichos archivos también se copiarán en el directorio de retirada. Por ejemplo,si retira un archivo XML llamado autos.xml, que contiene enlaces a los archivos imagen.gife información.txt, los tres archivos se copiarán en el directorio de retirada. Si surgen



conflictos de denominación con alguno de los archivos enlazados, Webtop agregaránúmeros a los nombres de los archivos implicados en el conflicto.

Los nombres de archivos admiten una longitud máxima de 64 caracteres. Los nombresde archivo con más de 64 caracteres se truncarán y sólo mostrarán 64 caracteres en eldirectorio de retirada.

La ubicación del directorio de retirada se puede modificar en la preferencias de Webtop.

Retirar o editar archivos

Al retirar un archivo, el archivo se bloquea y se copia en el directorio de retirada.Para acceder al archivo en el equipo, desplácese hasta el directorio de retirada y abrael archivo.

Cuando edita un archivo, el archivo se retira yWebtop abre el archivo en una aplicaciónde edición.

Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Lea todaslas indicaciones detenidamente.

Nota: Si la aplicación basada en WDK admite aprobaciones, al retirar el archivo lasaprobaciones pendientes se definirán con estado de cancelación. Si cancela la retirada, elestado de cancelación se vuelve a definir como estado pendiente.

Para retirar un archivo sin abrirlo:

1. Desplácese hasta el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En el elemento de línea del archivo, haga clic en Retirar o Editar.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Retirar o Archivo>Editar.Nota: La opción de retirada está habilitada independientemente de que tenga losniveles de permiso adecuados para retirar un archivo determinado. Si no tiene lospermisos adecuados, Webtop mostrará un mensaje indicándoselo y no le permitiráretirar el archivo.

3. Cuando se le solicite que confirme qué archivos va a retirar, haga lo siguiente:• Si va a retirar varios archivos, confirme las opciones de retirada de cada archivo

por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clicen Terminar. Para aplicar las opciones de retirada seleccionadas a todos losarchivos restantes, haga clic en Terminar antes de llegar al último archivo.

• Si va a retirar un documento virtual, seleccione si va a retirar el archivo raízy todos sus descendientes, si va a retirar sólo el archivo raíz al tiempo que



descarga los descendientes como sólo lectura, o bien si va a retirar sólo el archivoraíz sin descargar los descendientes.

4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

5. Si se le solicita un directorio de retirada, especifique la ruta de acceso y el directorio.

6. Si se le solicita que seleccione qué ubicación de repositorio va a usar para los enlacesde ruta de acceso relativos dentro de un documento virtual, seleccione la ubicación.

7. Si se le solicita que instale el software utilizado para editar el archivo, hágalo.

8. Si el archivo no se abre durante la retirada, podrá abrirlo si lo busca en el directoriode retirada.

Registrar archivos

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas lascopias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copiaspermanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, seenviará una solicitud de copia en PDF si ha registrado el archivo como la misma versióny ya existe una copia en PDF.

Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación conun documento padre, a menos que el documento padre también se haya registradocomo una nueva versión.

Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Lea lasindicaciones detenidamente.

Para registrar archivos:

1. Desplácese hasta el archivo bloqueado.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• En la línea del archivo, haga clic en Registrar.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Registrar.3. Si Webtop no puede encontrar el archivo en el equipo, se le solicitará que busque el

archivo. Diríjase a la ubicación donde se encuentra el archivo.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca la información requerida.Esta información variará en función de la instalación de su organización. Lainformación de registro puede incluir los siguientes elementos:



• Guardar como: establece el número de versión. Si selecciona el mismo númerode versión, el archivo original se sobrescribirá con la nueva versión.

• Etiqueta de versión: nombre de la versión actualizada.• Mantener bloqueo: guarda el archivo actualizado en el repositorio al tiempo

que conserva el archivo retirado en su nombre.• Convertir ésta en la versión actual: hace que el archivo actualizado sea la

versión actual.• Mantener una copia local tras el registro: mantiene una copia del archivo en el

equipo local.• Registrar desde archivo: sustituye el archivo del repositorio con el archivo que

elija.5. Si va a retirar sólo un archivo, haga clic en Aceptar.

6. Si va a retirar varios archivos, utilice el botón Siguiente para introducir lainformación de registro de cada archivo, o bien, si lo desea, haga clic en Terminarpara aplicar la información de registro de la página actual a todos los demás archivosdel grupo.

Cancelar retiradas

Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambiosrealizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la últimaversión del archivo como la versión actual.

Para cancelar retiradas:

1. Desplácese hasta el archivo bloqueado.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Junto al archivo, haga clic en Cancelar retirada.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Cancelar retirada.3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:

• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar. (Tenga encuenta que si hace clic en Cancelar, no se llevará a cabo la acción de cancelaciónde la retirada. El archivo seguirá estando retirado.)

• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, siga este procedimiento, a menosque vaya a cancelar la retirada de un documento virtual basado en XML, como sedescribe a continuación: haga clic en Siguiente con cada archivo. Con el últimoarchivo, haga clic en Terminar. (Tenga en cuenta que también puede hacer clicen Terminar antes de llegar al último archivo. En el mensaje de confirmación,haga clic en Continuar.)



• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a cancelar la retirada de undocumento virtual basado en XML y se le solicita que seleccione entre cancelarsólo la raíz o la raíz con descendientes, seleccione una de las siguientes opcionesy haga clic en Aceptar:

— Documento virtual y todos los descendientes para cancelar la retirada delarchivo raíz y todos los archivos anidados.

— Sólo el documento virtual para cancelar sólo la retirada del archivo XMLraíz pero no de los archivos anidados.

Localizar archivos utilizados recientemente

Mis archivos permite ver los archivos que se han creado o retirado recientemente. Puederealizar todas las operaciones estándar de archivo desdeMis archivos. Para realizar unaoperación en concreto, siga el procedimiento estándar de Webtop. Por ejemplo, pararetirar un archivo, siga el procedimiento estándar para retirar un archivo.

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios,Misarchivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientementeen otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos.Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tengalas contraseñas y los nombres de usuario requeridos para dichos repositorios o queya haya iniciado sesión en ellos.

Nota: Puede enlazar elementos entre distintos repositorios si el administrador haconfigurado el servidor para ejecutar el trabajo dm_DistOperations y el repositorioinicial está definido.

Para acceder a los archivos utilizados recientemente:

1. Haga clic enMis archivos.Nota: Si los elementos esperados no aparecen, consulte la información sobre cómodesplazarse por una lista en el capítulo Usar la interfaz.

Acceder a los archivos retirados

Mis archivos permite ver tanto los archivos que están retirados como los que se hanretirado recientemente y vuelto a registrar. Los archivos retirados en su nombre estánmarcados mediante el icono de llave:



Para aislar los archivos que se encuentren retirados:

1. Ordene la listaMis archivos por propietario de bloqueo. Para ello, siga uno de estosprocedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Retirado por en el área Ordenar por.

• Haga clic en en la fila de encabezados de columna.Nota: Si los elementos esperados no aparecen, consulte la información sobre cómodesplazarse por una lista en el capítulo Usar la interfaz.

Ver archivos en modo de sólo lecturaAl ver un archivo, se abre en el modo de sólo lectura y no se retira. No se puede editar elarchivo. La visualización permite ver el contenido de un archivo bloqueado por otrousuario o de un archivo en el que no se tienen los niveles de permiso necesarios pararetirarlo.

Si la aplicación basada en WDK admite documentos virtuales y desea ver el contenidode un documento virtual en modo de sólo lectura, utilice el procedimiento específicopara ver documentos virtuales.

Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, deberá tener instalado el enlace virtual. Siel enlace virtual no se encuentra instalado, es posible que el archivo HTML contengaenlaces rotos. Si precisa más información sobre la instalación de enlaces virtuales,consulte la documentación de WDK.

Para ver archivos en modo de sólo lectura:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en la miniatura o en el nombre de archivo.• Marque la casilla de verificación del archivo y seleccione Archivo>Mostrar.

Ver elementos relacionadosPuede ver los elementos relacionados de un archivo, tales como copias, versiones otraducciones, con el menúMostrar. Por ejemplo, para ver las copias de un archivo,seleccione el archivo y, a continuación, seleccioneMostrar>Ubicaciones.



Ver todas las ubicaciones a las que estáenlazado un elemento

Es posible ver una lista de ubicaciones a las que está enlazado un elemento delrepositorio. Por ejemplo, si una plantilla está enlazada a varias carpetas para quedistintos grupos de usuarios puedan acceder fácilmente a la plantilla, podrá ver una listade las carpetas que contienen la plantilla enlazada.

Nota: si utiliza Web Publisher de Documentum, no utilice esta funcionalidad paraelementos específicos de Web Publisher. En su lugar, utilice la opción Vista de página.

Para ver ubicaciones:

1. Desplácese hasta el elemento.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Ubicaciones.• Seleccione el elemento y, a continuación, elijaMostrar>Ubicaciones.

ImportarPuede importar archivos individuales o directorios enteros al repositorio. Para importarestructuras de directorio, importe la carpeta de nivel superior de la estructura dedirectorio. Cuando importe una carpeta, también se importará la estructura de directorioque ésta tenga, incluidos los archivos y subcarpetas.

Cuando importe un archivo individual, no se importará la estructura de directorios.

Como ejemplo, digamos que un usuario importa tanto un archivo individual (FILE9) yuna directorio de carpeta (FOLDER0) desde un equipo local en un repositorio. Digamosque FILE9 y FOLDER0 se encuentran en dos niveles distintos del equipo local. Tras laimportación, FILE9 y FOLDER0 estarán en el mismo nivel de la ubicación de importacióndel repositorio.



Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de importar:

• Si el producto admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempoentre la hora de la importación y la creación de las copias.

• Cuando importe una plantilla, debe hacerlo a la ubicación del repositorio que utilicela aplicación basada en WDK para las plantillas.

Para importar un elemento al repositorio:Nota: Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Leatodas las indicaciones detenidamente.

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee importar el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Importar.• Seleccione Archivo>Importar.

3. Seleccione los archivos que desee importar. Puede seleccionar varios archivos ycarpetas. Si selecciona una carpeta, se importarán todos los archivos y subcarpetasde la carpeta. Para seleccionar archivos, siga uno de estos procedimientos:• Para buscar un archivo individual que importar, haga clic en Agregar archivos,

desplácese hasta el archivo y selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.Para agregar más archivos, repita la secuencia.

• Para buscar una carpeta entera que importar, haga clic en Agregar carpetas.Desplácese hasta la carpeta, selecciónela y haga clic en Aceptar. Los archivosde la carpeta, incluyendo los de las subcarpetas, se agregarán a la lista deimportación. Para agregar más carpetas, repita la secuencia.

• Para agregar un archivo o carpeta mediante el método de arrastrar y colocar,búsquelo en el equipo. Haga clic en el archivo o carpeta, mantenga presionado elbotón del ratón y arrástrelo hasta el área Archivos seleccionados de la páginaImportar. El archivo o archivos se agregarán a la lista de importación. Paraagregar más archivos o carpetas, repita la secuencia.

Nota: Para quitar un archivo o carpeta de la lista de importación, seleccione elelemento y haga clic en Quitar.



4. Cuando haya seleccionado todos los archivos que desee importar, haga clic enSiguiente.

5. Si se le solicita que defina las propiedades, siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, defina las propiedades y haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, use el botón Siguiente para definir las

propiedades de cada archivo. Con el último archivo, haga clic en Terminar.Si hace clic en Terminar antes de llegar al último archivo, se aplicará laconfiguración que haya especificado al resto de archivos del grupo.

ExportarPuede exportar archivos a equipos locales o en red. Cuando exporte, se guardará unacopia del archivo en la ubicación que seleccione.

Para exportar archivos:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Archivo>Exportar.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Archivo>Exportar.3. Si se le solicita que confirme qué archivos va a exportar, siga este procedimiento:

• Si va a exportar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios archivos, haga clic en Siguiente con cada archivo. (Si

alguno de los archivos es un documento virtual, deberá seguir las instruccionesque se muestran a continuación.) Con el último archivo, haga clic en Terminar.Si hace clic en Terminar antes de llegar al último archivo, se aplicará laconfiguración que haya especificado al resto de archivos del grupo.

• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a exportar un documento virtualbasado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, a continuación, hagaclic en Aceptar, Siguiente o Terminar:

— Sólo el documento virtual para exportar el archivo raíz sin descargararchivos anidados.

— Documento virtual y todos los descendientes para exportar el archivo raízy todos los archivos anidados.

4. Cuando se le solicite que seleccione una ubicación en el equipo local a la que exportarel archivo o archivos, seleccione la ubicación y haga clic en Guardar.



EliminarEste procedimiento describe la forma de eliminar la mayoría de tipos de elementosdel repositorio.

Para eliminar elementos:

1. Desplácese hasta el elemento.Si desea eliminar un enlace sin eliminar el elemento original, asegúrese dedesplazarse hasta la ubicación del enlace, no hasta la del elemento original.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Eliminar.• Haga clic enMás>Archivo>Eliminar.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Archivo>Eliminar.3. Si se le solicita que especifique qué elementos desea eliminar, haga las selecciones

apropiadas. Puede que se le solicite que seleccione entre lo siguiente:• Si el elemento es un elemento enlazado: si desea eliminar sólo el enlace actual

al elemento en la ubicación que ha elegido o si desea eliminar el elemento entodas las ubicaciones.

• Si el elemento es una carpeta: si desea eliminar sólo la carpeta o todas lassubcarpetas y objetos.

• Sólo eliminar la versión seleccionada del elemento o todas las versiones.• Eliminar las traducciones del elemento.• Si el elemento es un documento virtual: si desea eliminar los descendientes.• Si el elemento tiene relaciones con otros elementos del repositorio: si desea

continuar con la eliminación.4. Siga uno de estos procedimientos:

• Si va a eliminar un elemento, haga clic en Aceptar o Terminar.• Si va a eliminar varios elementos, puede hacer que se muestren las opciones

de eliminación de cada elemento utilizando los botones Siguiente y Anterior.Con el último elemento, haga clic en Terminar. Si lo desea, puede hacer clic enTerminar antes de llegar al último elemento. Al hacerlo, aplicará los parámetrosque haya especificado a todos los elementos restantes y se le solicitará que hagaclic en Continuar para confirmar la acción.



Usar el portapapelesLos archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositoriose guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a lavez. Tenga en cuenta que, al copiar o enlazar elementos desde el portapapeles, dichoselementos permanecerán en éste hasta que le agregue elementos nuevos.

Si la aplicación basada en WDK utiliza documentos controlados, el portapapeles sedesactivará. Sólo puede utilizar el portapapeles para documentos no controlados.

Para agregar elementos al Portapapeles:Tenga en cuenta que, cuando agregue elementos al portapapeles, éstos reemplazarán alos que acabe de copiar o enlazar.

1. Desplácese hasta el elemento que desee agregar.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Agregar al Portapapeles.• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y seleccione

Editar>Agregar al Portapapeles.Para ver el Portapapeles:Esta función no está disponible si el portapapeles está vacío.

1. Siga uno de estos procedimientos:• seleccione Ver Portapapeles.• Seleccione Editar>Ver Portapapeles.

2. Para cerrar el Portapapeles, haga clic en Cancelar.

Para quitar elementos del Portapapeles:

1. Siga uno de estos procedimientos:• seleccione Ver Portapapeles.• Seleccione Editar>Ver Portapapeles.

2. Marque las casillas de verificación de los elementos que desee quitar delPortapapeles.

3. Haga clic en Quitar.

4. Haga clic en Cerrar.

Mover elementosDe forma predeterminada, al mover un elemento, Webtop sólo mueve la versiónseleccionada del elemento. Los administradores pueden configurar Webtop para



que al mover un elemento se muevan todas las versiones del mismo. Pregunte a suadministrador el comportamiento que debe adoptar.

Para mover elementos:

1. Desplácese hasta los elementos.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Agregar al Portapapeles en la línea en la que se encuentra el

elemento.• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y, a continuación,

seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapeles

para moverlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de mover elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea mover.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a mover los elementos.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMover aquí.• Seleccione Editar>Mover aquí.

Copiar elementosPuede copiar archivos de una ubicación a otra. Tenga en cuenta que cuando copie unarchivo a una ubicación que ya tenga un archivo con el mismo nombre, Webtop agregaráCopia de al nombre del archivo.

Para copiar elementos, agréguelos primero al portapapeles. En el portapapeles se puedenguardar varios elementos a la vez. Si la aplicación basada en WDK utiliza documentoscontrolados, el portapapeles se desactivará.

Para copiar elementos:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Hacer clic en Agregar al Portapapeles junto a un elemento.• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y, a continuación,

seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.



3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapelespara copiarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de copiar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea copiar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación en la que vaya a copiarlos.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Copiar aquí.• Seleccione Editar>Copiar aquí.

7. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee copiar y, acontinuación, haga clic en Copiar.Nota: Si el elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

Crear y usar enlacesEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Crear enlaces en repositorios, página 69• Crear enlaces fuera del repositorio, página 70• Enviar enlaces por correo electrónico, página 70• Abrir enlaces de correos electrónicos, página 71

Crear enlaces en repositorios

Puede enlazar una carpeta o archivo a varias ubicaciones de un repositorio. De ese modo,podrá acceder a la carpeta o al archivo desde varias ubicaciones. Realizar una accióncon el elemento enlazado es igual que realizarla con el elemento desde su ubicaciónoriginal. Por ejemplo, si retira un elemento enlazado, el elemento original también seretira. Asimismo, si copia un elemento enlazado, el original también se copia.

Para enlazar elementos a otras ubicaciones:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Agregar al Portapapeles para el elemento.



• Marque las casillas de verificación de uno o más elementos y, a continuación,seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.

3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapelespara enlazarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de enlazar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea enlazar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación con la que desee enlazar el elemento.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Enlazar aquí.• Seleccione Editar>Enlazar aquí.

Crear enlaces fuera del repositorio

Puede crear accesos directos en su equipo o en mensajes de correo electrónico queenlacen con elementos de un repositorio. Utilice para ello el icono de acceso directo:

Para marcar una página, utilice el icono de acceso directo anterior.

Para crear un acceso directo:


2. Si no aparece el icono junto al elemento, haga clic en para abrir las propiedadesdel elemento.

3. Arrastre el icono hasta la ubicación en la que desee crear el acceso directo. Porejemplo, arrastre el icono hasta una carpeta del equipo o hasta un mensaje de correoelectrónico abierto.

Enviar enlaces por correo electrónico

Un enlace Web es un acceso directo que se envía por correo electrónico. Estos enlacesaparecen como hipervínculos en los mensajes de correo electrónico. Al hacer clic en elhipervínculo, Webtop abre el elemento enlazado.

Los enlaces Web sólo pueden enviarse a los usuarios que dispongan de acceso alrepositorio y de los permisos de nivel Leer o superior para el elemento.



Para enviar un enlace Web:

1. Localice el archivo o los archivos que desee enviar como enlace Web.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Archivo>Enviar por correo electrónico como enlace Web en

la línea del archivo que desee enviar.• Marque las casillas de verificación de uno o más archivos y, a continuación,

seleccione Archivo>Enviar por correo electrónico como enlace Web.3. La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico. El

nuevo mensaje contiene los enlaces. Escriba la dirección de correo electrónico deldestinatario y cualquier otra información que desee agregar. Envíe el mensaje comolo suele hacer con los mensajes de correo electrónico.

Abrir enlaces de correos electrónicos

Si recibe un mensaje de correo electrónico que contiene un enlace a un archivo delrepositorio, podrá abrir el archivo si tiene acceso al repositorio y dispone, al menos, delnivel de permiso Leer sobre el archivo.

Para abrir un enlace recibido mediante un mensaje de correo electrónico:

1. Haga clic en el enlace.

2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, Webtop le solicitará que lo haga. Introduzcala información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le solicita, podrá elegir entreMostrar o Editar el documento haciendo clic enel botón adecuado. Si hace clic enMostrar se abrirá el documento en el modo desólo lectura.

4. Si se le solicita, seleccione la aplicación en la que se abrirá el documento.

Suscribirse a elementosPara acceder rápidamente a archivadores, carpetas o archivos, puede suscribirse aellos. El elemento aparecerá en el nodo Suscripciones. En lugar de desplazarse porel repositorio para buscar el elemento, puede acceder a él rápidamente medianteSuscripciones.

Cuando abra o vea un elemento mediante Suscripciones, el elemento se recuperaráde su ubicación original en el repositorio.



Puede hacer que Webtop envíe una notificación a su Bandeja de entrada siempre que seregistre un elemento al que se haya suscrito. Asimismo, puede activar o desactivar lafunción de notificación en cada uno de los elementos. Es posible que el administradordel sistema haya configurado Webtop para que envíe notificaciones de otros eventosademás del registro. Consulte con su administrador.

Para acceder a las suscripciones:

1. Seleccione Suscripciones.

Para suscribirse a un elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Suscribir.• Haga clic enMás>Herramientas>Suscribir.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Herramientas>Suscribir.Si la opción Suscribir no está disponible, es porque ya se ha suscrito a ese elemento.

Para activar o desactivar las notificaciones de un elemento suscrito:Tenga en cuenta que no están admitidas las réplicas y referencias (accesos directos).

1. Seleccione Suscripciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Seleccione Más>Herramientas>Activar notificación o

Más>Herramientas>Desactivar notificación.• Seleccione Herramientas>Activar notificación o Herramientas>Desactivar

notificación.Para cancelar la suscripción:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Cancelar suscripción.• Haga clic enMás>Herramientas>Cancelar suscripción.



• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,seleccione Herramientas>Cancelar suscripción.




Capítulo 6Trabajar con propiedades


• Definir propiedades, página 75• Ver historiales, página 76• Establecer fechas de retención, página 77

Definir propiedadesLas propiedades son características descriptivas de un elemento. Todos los elementos delrepositorio tienen propiedades. Puede abrir las propiedades de un elemento mediante elicono . La página Propiedades suele estar formada por varias fichas, cada una de lascuales comprende los parámetros de configuración que determinan una funcionalidaden concreto. Si precisa más información sobre una función específica, consulte el tema deesta guía que trata esa función.

La ficha principal es Información, que muestra las propiedades generales, como elnombre, creador y número de versión.

Si un valor de propiedad es editable, podrá editarlo directamente en la páginaPropiedades o haciendo clic en un enlace o botón junto a la propiedad.

Nota: si va a definir las propiedades de un archivo que se publicará en varios sitios,puede que se le permita definir distintas fechas efectivas y de caducidad para cada sitio.Si es así, el enlace Establecer para cada sitio aparecerá en las propiedades. Haga clic eneste enlace para introducir las distintas fechas que desee definir para los distintos sitios.

Para ver o definir las propiedades:

1. Desplácese hasta el elemento en el que vaya a definir las propiedades.

2. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de la vista que esté usando:

• Haga clic en .


Trabajar con propiedades

• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar>Propiedades>Información.

3. En las fichas disponibles, defina las propiedades como desee. La aplicación basada enWDK y las configuraciones personalizadas de la organización determinan qué propiedadesestán disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Para introducirlos valores, puede escribirlos, o bien seleccionarlos de una lista y hacer clic en laflecha derecha. Cuando haya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.Si aparece el enlace Ver valores CIS, puede hacer clic en él para ver los valores depropiedad sugeridos. A continuación, seleccione los valores que desee aceptar yhaga clic en Aceptar. Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~)ni la raya vertical ( | ).


Ver historialesEl historial de un elemento es una lista de eventos que le han sucedido a ese elemento,por ejemplo retiradas, registros y promociones. Puede ver el usuario responsable delevento, la fecha y la hora en las que se produjo y otra información.

Para que Webtop muestre el historial, un administrador con privilegios Configurarauditoría debe registrar los eventos sobre los que se realizará un seguimiento y debeasignarle privilegios para configurar auditorías. A fin de otorgar privilegios paraconfigurar auditorías, el superusuario debe conectarse a Documentum Administrator,desplazarse hasta Administración de usuarios, buscar el administrador y cambiar losprivilegios extendidos en la lista. Si precisa información detallada, consulte DocumentumAdministrator User Guide (Guía del usuario de Documentum Administrator).

Para ver el historial:

1. Desplácese hasta el elemento cuyo historial desee ver.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar>Propiedades>Historial.

3. Seleccione la ficha Historial.



Establecer fechas de retenciónSi esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede definir un períodode retención para el contenido.

El período de retención es el tiempo durante el que se debe retener el contenido. Si haydefinido un período de retención para el contenido del sistema de almacenamiento,no se podrá quitar el archivo del sistema hasta que haya expirado dicho período. Porejemplo, si establece la fecha de retención de un objeto como el día 15 de febrero de 2006,el contenido no se podrá mover ni eliminar hasta el día 15 de febrero de 2011.

Puede establecer la fecha de retención para todas las copias asociadas con un objetodel repositorio. En la fecha especificada, Content Storage Services moverá el objetoseleccionado y todas las copias asociadas a un área de almacenamiento con retenciónactivada. Si hay varias áreas de almacenamiento con retención activada en el sistema,debe seleccionar el área de almacenamiento de destino.

Si tiene una política de asignación de almacenamiento definida para el tipo de objeto, lapolítica no se ejecutará si establece una fecha de retención para el contenido. Estableceruna fecha de retención y ejecutar una política de asignación de almacenamiento sonacciones mutuamente excluyentes, ya que al establecer una fecha de retención seselecciona indirectamente el almacenamiento.

Para establecer o actualizar una fecha de retención de un documento u otro objeto delrepositorio:Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede definir un períodode retención para el contenido.

1. Desplácese hasta el archivador o la carpeta que contiene el objeto para el que deseaestablecer la fecha de retención.

2. Seleccione el objeto y, a continuación, elija Herramientas>Establecer fecha deretención.Se mostrará la página Establecer fecha de retención.

3. Haga clic en el botón de calendario asociado al campo Fecha de retención paraseleccionar la fecha de retención del contenido principal y de las copias asociadas ala página 0 del objeto.

4. Si el repositorio tiene más de un almacenamiento con retención activada, seleccioneel nombre de un área de almacenamiento en el menú desplegable del campoAlmacenamiento con retención activada.





Capítulo 7Trabajar con taxonomías

La función de taxonomía estará disponible si la instalación de Webtop se integra con DocumentumCI Server.

Los archivos del nodo Categorías se procesan del mismo modo que en otros nodos. Utilice losprocedimientos estándar de Webtop para trabajar con archivos.


• Información general sobre taxonomías, página 79• Enviar elementos para clasificación, página 80• Crear categorías, página 80• Explorar categorías, página 81

Información general sobre taxonomíasLa función de taxonomía estará disponible si la aplicación basada en WDK se integracon CIS. Una taxonomía es una jerarquía específica de categorías y subcategorías con laque se puede organizar el contenido. Si la instalación incluye la función de taxonomía,podrá agrupar los mismos archivos de contenido de varias formas mediante la creaciónde distintas taxonomías. Las taxonomías ofrecen esquemas de organización alternativosal esquema de las carpetas del repositorio.

Por ejemplo, una taxonomía podría crear categorías basándose en los departamentosde la organización. El contenido creado por el departamento I+D se asignaría a lacategoría I+D; el contenido creado por el departamento Relaciones públicas se asignaríaa la categoría RP; etc. Esta taxonomía podría ser útil para los usuarios que sólo utilizandocumentos de sus departamentos. No obstante, otra taxonomía podría crear categoríasbasadas en el producto, combinando las especificaciones de I+D de un producto en lamisma categoría que los boletines de RP del producto. Esa taxonomía podría ser útilpara los usuarios que sólo trabajen con productos específicos.


Trabajar con taxonomías

Puede mover, copiar y buscar categorías del mismo modo que si fueran carpetas. Pararealizar cualquiera de las acciones anteriores, utilice el mismo procedimiento que seaplica a cualquier elemento del repositorio.

Con una plantilla se puede especificar que el nuevo contenido creado con la plantillase enlace a una o varias categorías. Si el usuario crea contenido nuevo a partir de laplantilla, el contenido se enlaza únicamente a las categorías para las que el usuariotenga al menos permiso Examinar.

Cuando haga clic en Categorías, aparecerán las taxonomías disponibles. Cuando hagaclic en una taxonomía, aparecerá el primer nivel de categorías.

Las taxonomías utilizan los iconos siguientes:

• : una taxonomía.• : una categoría.

Enviar elementos para clasificaciónSi la función CIS está disponible en su aplicación basada en WDK, puede enviarelementos para clasificación. Al enviar un elemento, se envía una solicitud a una colade clasificación. Cuando CIS realiza la asignación, el elemento enviado aparecerá enlas categorías adecuadas.

Para enviar un archivo para clasificación:

1. Desplácese hasta el archivo que desee enviar.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Enviar para clasificación.• Marque la casilla de verificación del elemento. A continuación, seleccione

Herramientas>Enviar para clasificación.Se le solicitará que confirme que desea enviar este archivo para clasificación.

3. Haga clic en Aceptar.Si ha seleccionado varios archivos, haga clic en Aceptar o Terminar para enviarlostodos. Para enviar cada elemento por separado, haga clic en los botones Anterior ySiguiente, de modo que se muestre la página de confirmación con cada uno.

Crear categoríasSi esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede crear categorías dentrode taxonomías.



Para crear una categoría:

1. Seleccione Archivo>Nuevo>Categoría.

2. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva categoría.

3. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.



Explorar categoríasSi esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede desplazarse por categorías.

Cuando abra el nodo Categorías, aparecerán las taxonomías activas. Cada taxonomía esuna agrupación de categorías y subcategorías que se utiliza para organizar contenido deuna forma en particular. Cuando abra una taxonomía, aparecerán las categorías del nivelsuperior. Cuando abra una categoría, aparecerá el primer nivel de subcategorías, etc.

Para explorar categorías:Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, puede desplazarse por categorías.

1. Haga clic en Categorías.

2. Haga clic en una taxonomía.

3. Haga clic en una categoría. Siga haciendo clic en categorías hasta que encuentre elelemento que esté buscando.




Capítulo 8Trabajar con versiones


• Información general sobre las versiones, página 83• Ver versiones, página 84

Información general sobre las versionesA fin de mantener un seguimiento de las revisiones, puede crear nuevas versiones de losarchivos cuando los registre. Puede indicar qué archivos se han cambiado, qué cambiosse han hecho y quién los hizo.

Un archivo siempre recibe el número de versión 1.0 cuando se registra por primera vez.Si dispone de los niveles de permiso adecuados para ello, al volver a registrar un archivo,puede decidir si desea registrar el archivo como una nueva versión o como la misma. Silo registra como una nueva versión, el archivo tendrá un numero de versión mayor delque tenía cuando lo retiró. El repositorio conservará una copia de la versión anterior.

Si decide registrarlo sin cambiar el número de versión, conservará el mismo número deversión que el archivo original y lo sobrescribirá.

Según la aplicación basada en WDK que utilice, es posible que pueda seleccionar entreaumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal; es decir, unadécima parte. Si se aumenta el número de versión un número entero, se considera unarevisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira laversión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacenacomo la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como laversión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, elnúmero de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Siempre semostrará el archivo actual, a menos que seleccione ver todas las versiones.


Trabajar con versiones

Si edita una versión de un archivo que no sea la versión actual, cuando registre el archivose le darán las siguientes opciones:

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual. Siselecciona esta opción, Webtop asigna al archivo un número de versión superior ala anterior versión actual del archivo.

• Puede registrar la versión anterior como una versión ramificada. Esto aumentaráel archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser laversión actual en una nueva ramificación de números de versión.

Por ejemplo, en el siguiente diagrama, María retira la versión 5.0 de un documento,la edita y, a continuación, la vuelve a registrar como la versión 6.0. La versión 6,0pasará a ser la versión actual del documento. A continuación, el usuario Juan editala versión 5.0, que ya no es la versión actual. Cuando vuelva a registrarlo, Webtopcreará una nueva rama del documento, que empezará por la versión 5.0.1.0.

Ver versionesPuede llevar a cabo las siguientes acciones:

• Al ver una lista, puede hacer que se muestren todas las versiones de todos loselementos incluidos en ella.

• Puede desplazarse hasta un elemento y ver todas sus versiones.• Puede desplazarse a la versión anterior de un elemento y verlo en modo de sólo

lectura o, si lo desea, retirarlo o editarlo.



Para que la lista muestre todas las versiones de los elementos:

1. Abra la lista.

2. En la lista de la esquina superior derecha de la página, seleccioneMostrar todos losobjetos y versiones, como se muestra en la ilustración siguiente.

Para ver todas las versiones de un elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Versiones.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Mostrar>Versiones.Para ver, retirar o editar versiones anteriores:

1. Desplácese hasta la versión anterior del elemento mediante uno de los dosprocedimientos anteriores.

2. Para ver o retirar la versión anterior, siga los procedimientos estándar de Webtoppara trabajar con archivos.




Capítulo 9Trabajar con copias y transformaciones


• Trabajar con copias, página 87• Trabajar con transformaciones, página 90

Trabajar con copiasEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre copias, página 87• Ver copias, página 88• Importar copias, página 89

Información general sobre copias

Una copia es una versión alternativa de un archivo o un archivo adicional que puedeincluirse con un objeto. Por ejemplo, puede ser una copia de una imagen con un formatodiferente o con una resolución distinta.

Si un objeto tiene varias copias, Webtop designará una de ellas como la principal, queaparecerá en las listas de archivos. Puede ver todas las copias de un archivo si haceclic en el icono de copias (si en la aplicación WDK se muestra el icono) o utilizando elmenúMás→Mostrar→Copias de la vista optimizada y el menúMostrar→Copias de lavista estándar.

La disponibilidad de algunas copias y de sus funciones depende de la aplicación WDKque utilice y de otros productos instalados en Documentum System, como MediaTransformation Services y Document Transformation Services. Sin la presencia deestos productos, las funciones de copia no estarán disponibles, aunque aparezcan enWebtop. Por ejemplo, Media Transformation Services genera copias en miniatura y de


Trabajar con copias y transformaciones

baja resolución de objetos de imagen al importar el objeto original. Pueden generarseotros tipos de copia para otros objetos dependiendo del formato. Si no ha instalado oconfigurado Media Transformation Services en el repositorio, no se generarán estascopias extra. Las copias sólo pueden generarse en un elemento al mismo tiempo yse procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias no esténdisponibles inmediatamente tras la importación. También se pueden crear nuevas copiasmediante las funciones de transformación de Media Transformation Services. ConsulteTrabajar con transformaciones, página 90 si precisa información más detallada sobre lastransformaciones.

Otro producto de Documentum de los que depende la funcionalidad de copia esDocument Transformation Services. Por ejemplo, un autor podría importar un archivode Microsoft Word llamado Ventas.doc y, a continuación, generar una copia HTML delarchivo (mediante Document Transformation Services) con el nombre de Ventas.htm.Los dos archivos tendrían el mismo contenido pero en distintos formatos.

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro deWebtop.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar lasdistintas copias de un archivo con el mismo formato, a cada copia se le debe dar durantela creación una descripción única en el campo Descripción de la copia.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, noformarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versióndel objeto, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, Webtop puedegenerar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si asílo selecciona al crear la copia. Consulte Información general de las transformaciones,página 90 si precisa más información sobre la actualización automática de copias alcrear versiones.

Puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDFautomáticamente en cada estado de ciclo de vida. Para más información, consulte suguía de administración basada en WDK.

Precaución: Algunas funciones de copia no están disponibles en todos los productos. El iconoCopias sólo está disponible en Digital Asset Manager y WebPublisher. Asimismo,mantener varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posible en Digital AssetManager y Web Publisher. Webtop no permite incluir descripciones para las copias, loque daría un identificador único a cada copia. Por tanto, en todas las nuevas copiascreadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo, undocumento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.

Ver copias

Este procedimiento explica cómo mostrar una lista de las distintas copias de un archivo.



Para ver las copias de un archivo:



• En la línea del archivo, haga clic en (si está disponible).• Haga clic enMás→Mostrar→Copias en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccioneMostrar→Copias.

Importar copias

Este procedimiento describe cómo importar un archivo desde fuera del repositorio parausarlo como una copia nueva en un objeto de repositorio existente.

Para importar una copia de un archivo:

1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás→Archivo→Importar copia en el elemento de línea del archivo.• Si la barra de menús está disponible: marque la casilla de verificación del

archivo. A continuación, seleccione Archivo→Importar copia.3. En el campo Archivo para importar, introduzca el archivo que desee importar.

Puede escribir la ruta del archivo o puede examinar y localizar el archivo.

4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia.

5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar estecampo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. Puede tener variascopias con el mismo formato mientras tengan descripciones únicas.

Precaución: Algunas funciones de copia no están disponibles en todos los productos. Elicono Copias sólo está disponible en Digital Asset Manager y WebPublisher.Asimismo, mantener varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posibleen Digital Asset Manager y Web Publisher. Webtop no permite incluir descripcionespara las copias, lo que daría un identificador único a cada copia. Por tanto, entodas las nuevas copias creadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismoformato. Por ejemplo, un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copiade Acrobat PDF a la vez.

6. Haga clic en Importar.



Trabajar con transformacionesEn esta sección se describen los siguientes temas:• Información general de las transformaciones, página 90• Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 91• Crear copias mediante las transformaciones, página 92• Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 93• Ver las propiedades de las transformaciones, página 95• Quitar transformaciones guardadas, página 96

Información general de las transformaciones

Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo de un aspecto oformato a otro. Las transformaciones permiten transformar automáticamente el aspectoy formato de un archivo existente para crear una copia nueva del objeto o un nuevoobjeto que esté relacionado con el original. Las transformaciones permiten almacenarun archivo en diferentes formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplos detransformaciones se incluyen el cambio de tamaño, el giro, el recorte y la corrección decolores. Es posible que también pueda transformar un archivo a un formato distinto.

Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfilde transformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformacióncorrespondientes. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concretodependen del formato del archivo y de los productos de Documentum instalados yconfigurados para el repositorio.

Cuando esté creando una copia mediante transformación, puede usar el campoDescripción de la copia para crear varias copias del mismo formato. Cada copia seidentifica por la descripción única que introduzca en el campo Descripción de la copia.

Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y seprocesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementostransformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación.

Precaución: La funcionalidad de las transformaciones sólo está disponible enrepositorios que están configurados con Media Transformation Services, DocumentTransformation Services o ambos. Sin estos productos, es posible que las funciones detransformación descritas en esta guía no estén disponibles.



Precaución: Algunas funciones de transformación no están disponibles en todos los productos.Por ejemplo, el botón Transformar de la barra de herramientas y la capacidad detransformar varios objetos a la vez sólo están disponibles en Digital Asset Manager.Asimismo, mantener varias copias de un mismo formato de archivo sólo es posible enDigital Asset Manager y Web Publisher. Webtop no permite incluir descripciones paralas copias, lo que daría un identificador único a cada copia. Por tanto, en todas las nuevascopias creadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo,un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.

Transformar documentos al formato PDF o HTML

Webtop utiliza Document Transformation Services de Documentum para ofrecer lafuncionalidad de transformar los documentos en formatos PDF y HTML. Cuando seselecciona un documento para transformarlo al formato PDF o HTML, la solicitud seenvía a una cola en la que espera a que lo procese Document Transformation Services.Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipo dedocumento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya seaen formato PDF o HTML, en la lista de copias del objeto padre.

Esta función puede no estar disponible en algunas aplicaciones.

Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum quetenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTMLcon opciones. Consulte Crear copias mediante las transformaciones, página 92 y Crearobjetos relacionados mediante transformaciones, página 93 si precisa más información.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML:

1. Desplácese hasta el documento que desea transformar en PDF o HTML.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copiasse describe en Ver copias, página 88).

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, en el elemento de línea del archivo,

haga clic en Más→Herramientas→Transformar en PDF oMás→Herramientas→Transformar en HTML.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación correspondiente al archivoy, a continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Copia PDF oHerramientas→Transformar→Copia HTML.

3. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.



Crear copias mediante las transformaciones

Webtop utiliza Advanced Document Transformation Services y Media TransformationServices de Documentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformararchivos y crear nuevas copias. Con estos productos puede crear copias nuevas de casitodos los tipos de archivos.

Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cadavez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que las nuevascopias pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponiblespara todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicartransformaciones. Consulte Información general sobre copias, página 87 y Informacióngeneral de las transformaciones, página 90 si precisa más información sobre copias ytransformaciones.

Este procedimiento describe cómo crear una copia de un archivo mediantetransformación.

Para crear una copia nueva mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copiasse describe en Ver copias, página 88).

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (más

opciones) en la línea del archivo.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del archivo y, a

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.• Marque las casillas de verificación de los archivos deseados y haga clic en

Transformar en la barra de herramientas.3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear una copianueva y haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles para los mismos.

b. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.



c. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la informaciónnecesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic enSiguiente.

d. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando escribiendo una descripción única en el campoDescripción de la copia.También puede seleccionar si desea realizar esta transformación cada vez quese haga una versión del objeto padre o si desea establecer esta copia como lacopia de vista previa predeterminada.

Precaución: Esta página no se muestra en aplicaciones de Webtop. Webtop sólopermite una copia de cada formato de archivo.

e. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic enSiguiente. De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionadosa todos los archivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionadosólo un archivo para transformar, haga clic en Terminar.

f. Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato y descripción,puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Para mantener tantoel nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si hace clic en No, tambiéntendrá que introducir una descripción. Esto dependerá de que haya introducidouna Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripción crea conflictoscon una descripción existente para una copia con el mismo nombre y formato.

Precaución: Este aviso no se muestra en aplicaciones de Webtop. Webtop sólopermite una copia de cada formato de archivo.

Haga clic en Terminar.

4. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Crear objetos relacionados mediante transformaciones

Si esta opción está disponible en la aplicación WDK, la aplicación utilizará AdvancedDocument Transformation Services y Media Transformation Services de Documentumpara proporcionar la funcionalidad necesaria para transformar un archivo a fin de crearun nuevo objeto relacionado. Con estos productos, puede crear objetos nuevos a partirde casi todos los tipos de archivos.

Las transformaciones para crear nuevos objetos relacionados se producen en un elementocada vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que los nuevos



objetos pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan a continuación están disponiblespara todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicartransformaciones. Consulte Información general sobre copias, página 87 y Informacióngeneral de las transformaciones, página 90 si precisa más información sobre copias ytransformaciones.

Este procedimiento describe cómo usar un perfil de transformación para crear un objetorelacionado.

Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación:

1. Desplácese hasta los archivos que desea transformar para crear un nuevo objetorelacionado.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Herramientas→Transformar (más

opciones) en la línea del archivo.• En la vista estándar, marque las casillas de verificación de los archivos y, a

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Más formatos.• Marque las casillas de verificación de los archivos deseados y haga clic en

Transformar en la barra de herramientas.3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. En la sección Seleccionar tipo de transformación, seleccione Crear un objetonuevo y haga clic en Siguiente.La pantalla Seleccionar transformación aparece y muestra los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles para los mismos.

b. En la ficha Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.

c. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la informaciónnecesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic enSiguiente.

4. En la pantalla Nueva definición de objeto puede introducir o aplicar los atributosde los nuevos objetos, como el nombre, el título, el tipo de objeto, el conjuntode permisos, el ciclo de vida y la ubicación. El único atributo obligatorio es elnombre de los objetos. En esta pantalla también puede elegir si desea realizar estatransformación cada vez que se creen versiones de los nuevos objetos. Siga esteprocedimiento:



a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo se introducede forma predeterminada.

b. Si lo prefiere, introduzca un título para el objeto.

c. Si lo prefiere, seleccione un tipo de objeto alternativo para el objeto.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo parael objeto.

e. Si desea aplicar un ciclo de vida a los objetos, haga clic en Editar.

f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre. La opción se selecciona de manera

predeterminada. El nuevo objeto se colocará en la misma ubicación dearchivador o carpeta que el objeto original.

• Nueva ubicación. Para ello es necesario seleccionar una nueva ubicaciónen una ventana de edición.

g. Si desea realizar esta transformación cada vez que se creen versiones de losnuevos objetos, marque la casilla de verificación.

5. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente.De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos losarchivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionado sólo un archivopara transformar, haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía al servidor. Cuando termina latransformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada.

Ver las propiedades de las transformaciones

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se hayaconfigurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión delobjeto. Esta opción se puede definir al crear una copia nueva o un objeto relacionadonuevo mediante transformación. La solicitud de transformación se almacena y relacionacon el documento de origen. Al crear una versión del documento de origen, latransformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetrosque la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidorapropiado para su procesamiento.

Las listas de propiedades de la transformación muestran todas las transformacionesguardadas que se aplicarán a un documento cada vez que se cree una versión del mismo.

Para ver las propiedades de la transformación:

1. Desplácese hasta el elemento cuyas propiedades de transformación desee ver.




• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Transformación.

La página Propiedades se abre con la ficha de propiedades de transformaciónseleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento,detallando el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, elformato de salida y si esta es una copia o un objeto relacionado.

Quitar transformaciones guardadas

Las propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se hayaconfigurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión delobjeto. Esta opción se puede definir al crear una copia nueva o un objeto relacionadonuevo mediante transformación. La solicitud de transformación se almacena y relacionacon el documento de origen. Al crear una versión del documento de origen, latransformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetrosque la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidorapropiado para su procesamiento.

Para dejar de aplicar las transformaciones automáticas cada vez que se cree una versióndel objeto, quite la solicitud de transformación de las propiedades de la transformación.Al hacer clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre, se abre un cuadrode diálogo de propiedades en el que se muestran los parámetros de la transformación.Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintas transformacionesguardadas para un objeto que utilizan el mismo perfil de transformación.

Para quitar transformaciones guardadas:

1. Desplácese hasta el elemento para el que desea quitar transformaciones guardadas.


• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Transformación.

3. Para encontrar la transformación guardada que desee quitar, haga clic en el enlace dela transformación en la columna Nombre.El cuadro de diálogo de parámetros de la transformación se abre y muestra losparámetros seleccionados para la transformación guardada.

4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo de parámetros detransformación.



5. En la línea de la transformación guardada que desea quitar, seleccioneQuitar.La transformación se quitará de la lista de transformaciones guardadas del objeto yno se volverá a realizar al crear una versión del objeto.




Capítulo 10Trabajar con réplicas y accesosdirectos

Las réplicas y los accesos directos proporcionan acceso en un repositorio a los archivos y las carpetasde otros repositorios. Lo hacen de formas diferentes.


• Réplicas, página 99• Accesos directos (referencias), página 101

RéplicasUna réplica da acceso en el repositorio actual a un objeto de otro repositorio a través dela copia de dicho objeto. No obstante, la réplica se enlaza al objeto de origen, por lo quesi la réplica se retira, también lo hará el objeto de origen.

Las réplicas permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir documentosa grandes distancias. Por ejemplo, puede utilizar réplicas si dispone de oficinas enCalifornia, Alemania y Japón que comparten los mismo documentos. Las réplicaspermiten que los documentos compartidos sean locales en casa oficina.

Una réplica puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor depropiedad global, el valor cambia en el objeto de origen y en el resto de las réplicas. Sinembargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valor sólo cambia en la réplica actual.

Puede realizar la mayoría de las operaciones estándar de archivos y carpetas en lasréplicas. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar réplicas. Utilice los procedimientosestándar de Webtop para realizar dichas operaciones.

Las réplicas se designan mediante un icono duplicado superpuesto en el lado inferiorizquierdo del icono del archivo. La superposición parece una copia pequeña del iconodel documento o de la carpeta.


Trabajar con réplicas y accesos directos

Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar réplicas y objetos deorigen.

Tenga en cuenta que:

• Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente la réplica con el archivooriginal. Puede actualizar para sincronizar manualmente la réplica sin esperar a quese produzca la sincronización automática.

• Toda operación que modifique un objeto se realiza implícitamente en el objeto deorigen y el objeto de réplica se actualiza para reflejar el cambio.

• Deberá esperar unos tiempos de respuesta más lentos para cualquier operación quecambie el archivo de origen (como por ejemplo el registro), ya que el repositorio delarchivo de origen puede encontrarse muy lejos geográficamente. Toda operación queno modifique el archivo de origen, como por ejemplo la visualización o exportación,se realiza sobre la réplica, por lo que no se quiere ninguna conexión con el repositoriodel archivo de origen.

• Cuando se copia una réplica, la copia no es una réplica sino un archivo nuevo. Por lotanto, los cambios en el documento original no se actualizarán en la copia tal comosucede en el caso de la réplica.

• Si la aplicación basada en WDK admite traducciones, al crear una traducción se creaun archivo nuevo en el repositorio. No puede crear réplicas.

• Puede realizar operaciones del ciclo de vida en las réplicas que ya tienen un ciclo devida aplicado.

• Para que las operaciones se realicen correctamente, las configuraciones delrepositorio permiten conectarse al repositorio del archivo de origen. La conexiónde realiza de forma silenciosa. No se le solicita que inicie sesión en el repositoriodel archivo de origen.

Una réplica sólo puede crearse si el repositorio en el que reside el archivo originaltiene los mismos conjuntos de usuarios y contraseñas. Las definiciones en elrepositorio de destino deben ser las mismas o superconjuntos de las del repositoriolocal. Para obtener una sincronización coherente de usuarios y permisos, serecomienda que los dos repositorios se configuren bajo la misma federación. Siprecisa más información sobre la configuración de servicios de replicación o la APIde flujo de trabajo, consulte las guías Documentum Content Server Administration(Guía de administración de Documentum Content Server) y Documentum ContentServer Fundamentals (Fundamentos de Documentum Content Server).

• Si utiliza Web Publisher de Documentum, las réplicas son de sólo lectura, lo quequiere decir que están prohibidas las operaciones que cambian el contenido delarchivo en el repositorio de origen. En concreto, una réplica no puede editarse,registrarse ni retirarse, dado que no está permitido realizar cambios en la misma.Tampoco se puede cambiar manualmente el ciclo de vida de una réplica.

Asimismo, si utiliza la opción de actualizar, sólo se actualizarán los atributos, nolas relaciones.



Accesos directos (referencias)Un acceso directo (también denominado referencia) es un enlace a un archivo de otrorepositorio. Puede enlazar el acceso directo a varias carpetas del repositorio actual.

Puede realizar muchas de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesosdirectos. Los archivos que son accesos directos tienen una pequeña flecha en la esquinainferior izquierda de sus iconos de archivo.




Capítulo 11Trabajar con relaciones

Una relación es una conexión definida específica entre dos elementos de un repositorio. Al acceder aun elemento, la relación también proporciona acceso al otro elemento.

Si esta opción está disponible en su aplicación basada en WDK, dependiendo de los permisos, podrá:

• Crear relaciones entre archivos• Cree relaciones entre categorías• Crear nuevos tipos de relaciónPor ejemplo, si un documento ha pasado un proceso de revisión y ha sido anotado por variosrevisores, cada anotación mantendrá una relación con el documento. Puede comprobar las relacionesde un documento para ver la lista de anotaciones. Podrá ver el nombre de cada anotación, el tipo derelación con el documento y si las relaciones se mantienen en las sucesivas versiones.

En general, cuando dos elementos están conectados mediante una relación, uno se considera elelemento padre y el otro el hijo. El elemento hijo “se utiliza en” el elemento padre. El elementopadre “utiliza” el elemento hijo.

Un tipo de relación puede ser de dos tipos:

• Los tipos de relación ad hoc pueden agregarse, modificarse y eliminarse.• Los tipos de relación del sistema están creados porWebtop y los usuarios no pueden manipularlos.

Por ejemplo, una relación entre un archivo y su miniatura es un tipo de relación del sistema.Para ver las relaciones de un archivo:

1. Desplácese hasta el elemento cuyas relaciones desee ver.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Relaciones.


Trabajar con relaciones

• Marque la casilla de verificación del elemento. SeleccioneMostrar>Relaciones.


Capítulo 12Trabajar con documentos virtuales


• ¿Qué es un documento virtual?, página 105• Ver la estructura de un documento virtual, página 106• Ver el contenido de un documento virtual, página 108• Crear documentos virtuales, página 109• Trabajar con descendientes, página 109• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 114• Modificar etiquetas de versión, página 114• Trabajar con instantáneas, página 115

¿Qué es un documento virtual?Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. Eldocumento virtual se denomina documento padre y los archivos contenidos en él,descendientes. Los descendientes también se denominan hijos.

Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Como ejemplo, podría crear un documento virtual a modo de libro y rellenarlo con losarchivos que constituyen los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparteanidado en el documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentosvirtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.

Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documentopadre o retirar el documento padre y sus descendientes.

Al visualizar un documento virtual, tiene la opción de visualizar la estructura deldocumento o su contenido. Al visualizar su estructura, Virtual Document Manager


Trabajar con documentos virtuales

(VDM) se abre en el interior de Webtop para mostrar los descendientes del documentovirtual. Puede procesar archivos a través de VDM del mismo modo que se procesana través de Webtop. Puede realizar las funciones de gestión de archivos habituales.Si precisa más información sobre VDM, consulte Ver la estructura de un documentovirtual, página 106.

Los archivos de un documento virtual pueden tener distintos formatos de archivo. Porejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculode Excel y una imagen TIFF sus descendientes.

Puede agregar y quitar descendientes, así como reorganizar el orden. Puede volver aconvertir documentos virtuales en “documentos simples”, es decir, documentos que nose componen de otros documentos.

Ver la estructura de un documento virtualCuando está viendo la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager(VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento. Si el documento virtualtiene varios niveles de descendientes y desea ver un nivel inferior de éstos, expanda undescendiente en el nivel actual. Para procesar archivos mostrados en VDM, utilice losmismos procedimientos que usa para procesar los archivos mostrados en un directoriode carpeta.

Al ver la estructura a través de la vista optimizada, VDM muestra un nivel dedescendientes a la vez, como se muestra a continuación:



Cuando vea la estructura a través de la vista estándar, el panel izquierdo de VDMpuede mostrar varios niveles de descendientes al mismo tiempo, como se muestra acontinuación.

Para ver la estructura de un documento virtual:El procedimiento para ver la estructura depende de cómo se haya establecido la opciónHaga clic en el enlace en las Preferencias. Este ajuste determina qué ocurre cuando sehace clic en el nombre de un documento virtual en una lista (en lugar de el árbol de lavista estándar). Dependiendo de su configuración, si hace clic en el nombre apareceráel contenido, la estructura, o bien, se le solicitará que seleccione uno de los dos. Si eldocumento virtual no tiene contenido, VDM mostrará la estructura automáticamente.

1. Desplácese al documento virtual.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Si las preferencias están definidas para abrir la estructura automáticamente, haga

clic en el nombre del documento virtual de la lista de archivos.• Si las preferencias están definidas para preguntarle, haga clic en el nombre del

documento virtual en la lista de archivos y, a continuación, seleccione Abrirla estructura. Haga clic en Aceptar.

• En la vista optimizada, haga clic enMás>Herramientas>Ver documento virtual.



• En la vista estándar, haga clic en el signo (+) situado junto al nombre deldocumento virtual.

• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del documento virtual. Acontinuación, seleccione Herramientas>Documento virtual>Ver documentovirtual.

VDM muestra el primer nivel de descendientes.

3. Si un descendiente es en sí mismo un documento virtual, para ver sus descendientes,repita Paso 2.O bien, puede ver sus descendientes seleccionando el documento en el panelizquierdo y, a continuación, seleccionarMostrar>Expandir selección en dicho panel.

4. Si utiliza la vista estándar, puede elegir si desea mostrar el documento virtual en elcontexto de todo el árbol del repositorio. En el menúMostrar del panel izquierdo,seleccione una de las siguientes opciones:• Mostrar todos: muestra el documento virtual en el contexto de todo el árbol

del repositorio. El panel izquierdo muestra tanto la ruta del repositorio aldocumento virtual como la estructura de dicho documento.

• Mostrar documento virtual: muestra sólo la estructura del documento virtual.

Ver el contenido de un documento virtualAl ver el contenido de un documento virtual, se puede ver el contenido del documentopadre. El contenido se abre en la aplicación de edición del documento padre.

Si la aplicación incluye funcionalidad XML y si se visualiza un documento virtualbasado en XML, podrá visualizar el padre y los descendientes en un único archivo desólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamentela estructura del documento virtual.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:Si durante este procedimiento Webtop o Java le solicita que acepte subprogramas,hágalo. Lea todas las indicaciones detenidamente.


2. Haga clic en el nombre del documento virtual.

3. Si es necesario, siga uno de estos procedimientos:• Si Webtop muestra una lista de los descendientes de nivel superior, haga clic

en el nombre del documento virtual en el área que aparece encima de la listade descendientes o marque la casilla de verificación del documento virtual yseleccione Archivo>Mostrar.



• Si Webtop le solicita que seleccione entre el contenido y la estructura, seleccioneAbrir el contenido del documento. Haga clic en Aceptar.

El documento se abre en modo de sólo lectura en la aplicación de edición apropiada.

Crear documentos virtualesPara crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documentovirtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregardescendientes.

Para crear un documento virtual:

1. Desplácese hasta el archivo que desee convertir en documento virtual.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Convertir en documento virtual.• Marque la casilla de verificación del documento. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Convertir en documento virtual.3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes, página 109.

Trabajar con descendientesLos archivos dentro de un documento virtual se llaman descendientes. En esta sección sedescriben los siguientes temas:

• Agregar descendientes, página 109• Quitar descendientes, página 111• Reordenar descendientes, página 112• Fijar descendientes en versiones, página 113

Agregar descendientes

Puede agregar documentos simples u otros documentos virtuales como descendientesde un documento virtual. Si agrega un descendiente, Webtop retira el documentopadre para realizar la adición. (Si el documento padre ya estaba retirado, permaneceráde este modo.)

Para agregar un descendiente, debe tener permiso Versión o superior con respecto aldocumento padre.



Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:


2. Examine la estructura del documento virtual. (Si precisa más detalles sobre cómoexaminar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página106.)

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Con el enlaceMás:

— Para agregar desde el Portapapeles, seleccioneMás>Herramientas>Agregarhijo (desde el Portapapeles).

— Para agregar buscando el descendiente, seleccioneMás>Herramientas>Agregar hijo (desde el selector de archivos).

— Para agregar creando un nuevo descendiente, seleccioneMás>Herramientas>Agregar hijo (mediante Nuevo documento).

• Con el menú Herramientas:

— Para agregar desde el Portapapeles, seleccione Herramientas>Documentovirtual>Agregar hijo>Desde Portapapeles.

— Para agregar buscando, seleccione Herramientas>Documentovirtual>Agregar hijo>Desde selector de archivos.

— Para agregar mediante la creación del descendiente, seleccioneHerramientas>Documento virtual>Agregar hijo>Mediante Nuevodocumento.

• Con la función de arrastrar y colocar:

En la vista estándar de Webtop, localice el archivo que desea agregar (en unaubicación del repositorio, el portapapeles o los resultados de búsqueda). Paraello, desplácese hasta él en el panel derecho o en una ventana nueva. Haga clicen el nombre del archivo y mantenga presionada la tecla del ratón. Arrastreel archivo hasta el nombre del archivo del documento padre. Suelte la tecladel ratón.

Si el padre deseado no es un documento virtual, el sistema convierte eldocumento automáticamente en un documento virtual. Si el padre deseado esun documento virtual, el sistema coloca el archivo como el último descendientedel documento, a menos que existan reglas que especifiquen un orden concreto.

Sáltese el resto del procedimiento.4. Siga uno de estos procedimientos:

• Si seleccionó agregar desde el portapapeles o examinando, seleccione eldescendiente y haga clic en Aceptar.



• Si seleccionó agregar creando el descendiente, cree el nuevo archivo utilizando elprocedimiento estándar de Webtop para crear un nuevo archivo.

5. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. Si se lesolicita una ubicación de retirada, introduzca la información necesaria.

6. Para el documento padre, siga uno de estos procedimientos, en función de lasopciones disponibles:• SeleccioneMás>Herramientas>Guardar cambios.• Seleccione el documento padre y elija Herramientas>Documento

virtual>Guardar cambios.7. Haga clic en Aceptar.

8. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Quitar descendientes

Cuando quita un descendiente, también quita sus descendientes del documento virtual.Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retiraráautomáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Debe disponer al menos del permisoVersión sobre el documento padre cuyo descendiente desee quitar. Quitar descendientesno implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructuradel documento virtual.

Para quitar un descendiente de un documento virtual:



3. Para el descendiente que desee eliminar, siga uno de estos procedimientos, enfunción de las opciones disponibles:• SeleccioneMás>Herramientas>Quitar hijo.• Marque la casilla de verificación del descendiente y seleccione

Herramientas>Documento virtual>Quitar hijo.4. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. Si se le

solicita una ubicación de retirada, introduzca la información necesaria.


virtual>Guardar cambios.





Reordenar descendientes

Puede cambiar el orden de los descendientes de un documento virtual. Para reordenardescendientes, debe disponer al menos del permiso Versión sobre el documento virtual.Si no ha retirado el documento virtual, Webtop lo retirará automáticamente cuando sedisponga a reordenar los descendientes.

Para reordenar descendientes de documentos virtuales:



3. Siga uno de estos procedimientos:• Para reordenar los descendientes utilizando la función de arrastrar y colocar,

consulte Paso 4.• Para reordenar los descendientes utilizando las opciones de menú, consulte

Paso 5.4. Para reordenar los descendientes utilizando la función de arrastrar y colocar, siga

este procedimiento.

a. En la vista estándar del Webtop, localice el descendiente que desee reordenar.

b. Haga clic en el nombre del archivo del descendiente y mantenga presionadala tecla del ratón.

c. Arrastre el descendiente hasta una ubicación nueva dentro del documento padre.

d. Suelte la tecla del ratón.

e. Sáltese el resto del procedimiento.

5. Para reordenar los descendientes utilizando las opciones de menú, siga uno de estosprocedimientos para el documento padre, en función de las opciones disponibles:• ElijaMás>Herramientas>Reordenar hijos.• Marque la casilla de verificación del documento y elijaHerramientas>Documento

virtual>Quitar hijo.6. Seleccione los descendientes que desee reordenar.

7. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

8. Repita los dos últimos pasos con todos los descendientes que desee reordenar.








Fijar descendientes en versiones

Cuando cree un documento virtual, puede especificar que se utilice siempre una versióndeterminada de un descendiente anidado. Esto se denomina regla de enlace.

Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de todoslos documentos descendientes. No obstante, puede aplicar una regla de enlace paraindicar que se utilice siempre una determinada versión del descendiente, aunque hayadisponible una versión más reciente. La regla de enlace sólo se aplicará al componente alque esté asignada, Un componente puede tener dos reglas de enlace diferentes si formaparte de dos documentos virtuales diferentes.

Podrá definir diferentes reglas de enlace para obtener distintas vistas de un documentovirtual. Esto resultará muy útil cuando desee comparar qué ocurre con el documentovirtual al aplicarle diferentes reglas de enlace. La definición de una regla de enlace parauna vista no afecta a las reglas de enlace para los componentes del documento virtual.Si no define reglas de enlace para los componentes o las vistas, VDM utilizará la reglade enlace estándar: ACTUAL.

Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificadapor la regla de enlace de ese componente. El enlace roto aparecerá marcado como talen VDM, siempre que haya definido las preferencias generales para que muestrenenlaces rotos.

Para fijar una versión determinada de un descendiente en un documento virtual:

1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual.Nota: Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual,tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 106.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• SeleccioneMás>Herramientas>Fijar en versión.



• Seleccione el documento y elija Herramientas>Documento virtual>Fijar enversión.


4. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.





Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtualno tiene descendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:

1. Desplácese hasta el archivo que desee convertir en documento simple.

2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. ConsulteQuitar descendientes, página 111.

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Convertir en documento simple.• Marque la casilla de verificación del documento. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Convertir en documento simple.

Modificar etiquetas de versiónPuede agregar una etiqueta de versión a un documento virtual. Al hacerlo, puedeseleccionar que la etiqueta aparezca únicamente en el documento padre o también entodos los descendientes del padre.



Para modificar una etiqueta de versión:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Modificar etiquetas de versión.• Marque la casilla de verificación del documento virtual. A continuación,

seleccione Herramientas>Documento virtual>Modificar etiquetas de versión.3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual,marque la casilla de verificación aplicar a todos los descendientes.


Trabajar con instantáneasUna instantánea es una copia de un documento virtual en un momento determinado,es decir, un registro del documento tal y como era en el momento en que se creó lainstantánea. Las instantáneas son útiles para ver una fase del proceso de construcciónde un documento virtual.

Puede llevar a cabo las siguientes acciones:

• Crear instantáneas, página 115• Inmovilizar instantáneas, página 116• Liberar instantáneas, página 117• Ver instantáneas de documentos virtuales, página 117

Crear instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de archivar una edición de un documentovirtual en un momento determinado.

Para crear una instantánea:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Nueva instantánea.• Marque la casilla de verificación del documento virtual. seleccione

Herramientas>Documento virtual>Nueva instantánea.3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:



• Escriba un nombre para la instantánea.• Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.• Seleccione el tipo de instantánea.• Para inmovilizar la instantánea, seleccione Inmovilizar instantánea. También

puede inmovilizar la instantánea más adelante si utiliza el procedimientoInmovilizar instantáneas, página 116.

4. En la ficha Información, defina la información como desee. Si el enlace Editaraparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta, haga clic en Editare introduzca los valores en la página que aparezca. Para introducir los valores,puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor o bien seleccionarlos en uncuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacer clic en Agregar. En la listaresultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir o Bajar. Puede quitarun valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuando haya terminado de agregarvalores, haga clic en Aceptar.

5. Defina la información en el resto de fichas como desee. Si precisa más informaciónsobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía quetrata esas funciones.


Inmovilizar instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de inmovilizar una instantánea liberadaexistente. La inmovilización de instantáneas permite controlar las acciones que podrállevar a cabo en esa instantánea y sus componentes.

Al inmovilizar una instantánea:

• No podrá agregar ni eliminar componentes de la instantánea inmovilizada.• No podrá cambiar el contenido ni los atributos de los componentes de la instantánea

inmovilizada, a menos que registre los componentes como nuevas versiones.• No podrá cambiar el contenido ni las propiedades del objeto de documento asociado

a la instantánea, a menos que registre el objeto de documento como una nuevaversión.

Para inmovilizar una instantánea liberada existente:

1. Desplácese hasta la instantánea.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Inmovilizar instantánea.• Marque la casilla de verificación de la instantánea. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Inmovilizar instantánea.



Liberar instantáneas

En este procedimiento se describe la forma de liberar una instantánea inmovilizadaexistente. La liberación de instantáneas permite agregar, eliminar o reordenardescendientes, así como editarlos. Si un descendiente forma parte de más de unainstantánea inmovilizada, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar eldescendiente.

Para liberar una instantánea inmovilizada existente:

1. Desplácese hasta la instantánea.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Liberar instantánea.• Marque la casilla de verificación de la instantánea. A continuación, seleccione

Herramientas>Documento virtual>Liberar instantánea.

Ver instantáneas de documentos virtuales

Puede ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual.

Para ver una instantánea:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Mostrar>Instantáneas.• Marque la casilla de verificación del documento virtual y seleccione

Mostrar>Instantáneas.




Capítulo 13Anotar documentos PDF

Si en su empresa se ha instalado la integración de Webtop con Adobe Acrobat 6 o 7, y Webtopse ejecuta en una plataforma Windows, podrá ver e introducir comentarios en PDF de archivosdirectamente desde Webtop. (Tenga en cuenta si ejecuta Acrobat 6, debe tener instalado AcrobatStandard Edition o Acrobat Professional Edition.)

Para ver anotaciones en un archivo PDF de Acrobat 6:

1. Desplácese hasta el documento PDF o el archivo que tiene una copia PDF.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Comentario.• Seleccione Archivo>Comentario.La copia PDF del archivo se abre en Acrobat en una ventana independiente y ledará acceso a los comentarios asociados.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas>Opciones deInternet de IE, seleccione la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opciónIniciar accesos directos en ventanas ya abiertas está seleccionada.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisamás información, consulte la documentación de Acrobat.

4. Guarde el documento. Si precisa más información, consulte la documentación deAcrobat.


Anotar documentos PDF


Capítulo 14Trabajar con formularios

Un formulario es un archivo basado en XML que proporciona campos para introducir y recuperardatos. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario de“form_user” que se define mediante Forms DocApp.


• Crear formularios, página 121• Abrir formularios, página 122• Introducir datos en formularios, página 122• Dar formato al contenido de un formulario, página 125

Crear formulariosCuando cree un nuevo formulario, lo hará según una plantilla. La plantilla determinalos campos del formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario medianteDocumentum Forms Builder.

Para crear un formulario:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el formulario.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nuevo formulario.• Seleccione Archivo>Nuevo>Formulario.

3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar paracrear el formulario.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Aparecerá el formulario. Para editar el formulario, consulte Introducir datos enformularios, página 122.


Trabajar con formularios

Abrir formulariosPuede acceder a los formularios en las ubicaciones de sus repositorios o abriéndolosdentro de las tareas.

Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece de una de estas dos formas:

• Si el formulario existía en el repositorio antes de que empezara el flujo de trabajo,aparecerá como archivo anexo.

• Si el formulario se ha creado exclusivamente para el flujo de trabajo, los campos delformulario aparecerán cuando un usuario abra una tarea del flujo de trabajo.

Para editar un formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 122.

Introducir datos en formulariosCuando se introducen datos en un formulario, los datos se guardan en el formulariodel repositorio como contenido, atributos o ambos. Si los datos se guardan sólo comoatributos, el tamaño de archivo del formulario será cero (0).

Para introducir datos en un formulario:Si en cualquier momento Webtop le solicita que acepte o confirme los subprogramasde Documentum, haga clic en los botones apropiados. Lea todas las indicacionescuidadosamente.

1. Desplácese hasta el formulario en el repositorio o tarea.

2. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al paso siguiente. Encaso contrario, abra el formulario siguiendo uno de estos procedimientos, en funciónde las opciones disponibles:• En el elemento de línea del archivo, haga clic en Editar.• Marque la casilla de verificación del formulario. Seleccione Archivo>Editar.

3. Introduzca la información en el formulario como sea preciso. Un formulario puedeincluir cualquiera de las siguientes opciones:• Cuadro de texto (se muestra con botones de formato):

Para introducir texto coloque el cursor en el campo de texto y escriba. Siaparecen botones de formato, puede dar formato al texto. Para dar formato altexto, consulte Dar formato al contenido de un formulario, página 125.



• Lista de selección:

Debe hacer clic en la flecha hacia abajo y seleccionar el elemento que desee:• Cuadros de lista:

— Cuadro de lista de una selección:

Debe hacer clic en la selección que desee. (Si aparece un botón de opciónjunto a la lista, debe hacer clic en el botón de opción para incluir loselementos seleccionados en el formulario.)

— Cuadro de lista de selección múltiple:

Debe seleccionar un elemento y hacer clic en la flecha de desplazamientopara mover el elemento hasta el campo de la derecha. Puede mover varioselementos. (Si aparece un botón de opción junto a la lista de selecciónmúltiple, debe hacer clic en el botón de opción para incluir los elementosseleccionados en el formulario.)

— Cuadro de lista de entrada opcional (aparece con botones de opción):

Puede introducir su propia entrada. Si aparecen botones de opción, haga clicen el botón para incluir la entrada en el formulario.

• Selectores de anexo:

— Un sólo anexo:



Para agregar un anexo, haga clic en el enlace Agregar y seleccione el anexoen la página de selección. (Si precisa información detallada sobre el uso deuna página de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección,página 37.)

— Anexos múltiples:

Para agregar varios anexos, haga clic en el enlace Agregar y seleccione losanexos en la página de selección. (Si precisa información detallada sobre eluso de una página de selección, consulte Elegir elementos en páginas deselección, página 37.) Para quitar un anexo, selecciónelo en la lista y hagaclic en Quitar.

• Casilla de verificación:

Marque la casilla de verificación para incluir la opción en el formulario.• Botones de opción (aparecen con cuadro de texto):

Para seleccionar la opción deseada, haga clic en ella. Si aparece un cuadro detexto, puede introducir su propia opción. A continuación, debe hacer clic en laopción para que se seleccione.

• Botón de calendario (aparece con listas de selección para los períodos de tiempo):

Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione la fecha en elcalendario que se muestra. En el calendario, puede avanzar o retroceder mesa mes si hace clic en las flechas de desplazamiento.

Si aparece una lista de selección junto a un calendario, podrá seleccionar horas,minutos y segundos además de la fecha.

• Botón de cálculo automático. Los botones de cálculo le permiten realizar uncálculo numérico de entradas que haya hecho en los campos de texto. Si apareceun botón de cálculo, haga clic en el botón para realizar el cálculo. La etiqueta delbotón viene determinada por la plantilla de formulario.

4. Si desea borrar los cambios y empezar de nuevo, haga clic en Restablecer.



5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o enEnviar.

6. Si Webtop le solicita confirmación, haga clic en Sí.

Dar formato al contenido de un formularioSi aparecen botones de formato sobre un cuadro de texto de un formulario (como semuestra a continuación), puede dar formato al texto.

Los botones de formato se describen en la tabla siguiente.

Tabla 14-1. Botones de formato de un formulario

Opciones de formato Descripción

Muestra estilos de encabezado quepueden aplicarse a una línea de textoseleccionada.

Muestra la familia de fuentes seleccionadaactualmente y permite al usuarioseleccionar otra. Si la fuente seleccionadano está instalada en la máquina delusuario del formulario, la fuente secambia por una predeterminada máscomún dentro de la misma familia.

Muestra el tamaño de fuente seleccionadoactualmente y permite al usuarioseleccionar otro.

Copia el texto seleccionado al portapapelesy lo elimina de la ubicación actual. Esposible que no funcione con Mozilla yNetscape debido a la configuración deseguridad del explorador. Utilice en sulugar la combinación estándar de teclasCTRL+X.




Copia el texto seleccionado en elportapapeles y deja una copia en laubicación actual. Es posible que nofuncione con Mozilla y Netscape debidoa la configuración de seguridad delexplorador. Utilice en su lugar lacombinación estándar de teclas CTRL+C.

Pega texto del portapapeles en laubicación seleccionada. Es posible queno funcione con Mozilla y Netscapedebido a la configuración de seguridaddel explorador. Utilice en su lugar lacombinación estándar de teclas CTRL+V.

Pone el texto seleccionado en negrita.

Pone el texto seleccionado en cursiva.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea todas las líneas de un bloque detexto hacia el margen izquierdo.

Centra todas las líneas de un bloque detexto.

Alinea todas las líneas de un bloque detexto hacia el margen derecho.

Comprime todas las líneas de un bloquede texto para ajustarse a los márgenesizquierdo y derecho.

Aplica una sangría a un bloque de texto.

Anula una sangría en un bloque de texto.

Convierte el texto seleccionado ensubíndice (texto pequeño situado debajode la línea).

Convierte el texto seleccionado ensuperíndice (texto pequeño situadoencima de la línea).




Crea una lista numerada.

Crea una lista con viñetas.

Controla el color del texto seleccionado.

Resalta el color de fondo del textoseleccionado.

Deshace la acción anterior. Se permitedeshacer muchas veces. Tenga en cuentalas limitaciones siguientes respecto a lafunción Deshacer/Rehacer:• La función Deshacer/Rehacer no se

aplica a acciones que se invocaroncon el menú contextual (el menú quese obtiene al hacer clic con el botónderecho del ratón sobre un objeto)

• La función Deshacer/Rehacer nose aplica a las manipulaciones detablas (creación de tablas, adición yeliminación de filas)

• Los exploradores Netscape yMozilla noadmiten la función Deshacer/Rehacerpara la adición de color de fondo.

Restaura la acción de deshacer anterior. Sepermite rehacer muchas veces. ConsulteDeshacer para obtener una lista delimitaciones.

Permite la inserción de un enlace URL enuna imagen.

Crea un hipervínculo para el textoseleccionado.

Inserta una tabla en el marco de textoenriquecido desde el portapapeles. Latabla puede estar en formato Word, RTFo HTML.




Comprueba la ortografía del texto en elmarco de texto enriquecido.

Muestra el formato HTML del texto conformato.


Capítulo 15Trabajar con los servicios decolaboración


• Información general sobre los servicios de colaboración, página 129• Trabajar con salas, página 131• Trabajar con discusiones, página 140• Usar notas, página 143• Usar carpetas contextuales y archivadores, página 145• Usar el editor de texto enriquecido, página 146

Información general sobre los servicios decolaboración

Los servicios de colaboración admiten y mejoran el modo en que los grupos trabajancon contenido (documentos, archivos de medios enriquecidos, etc.) y procesos (ciclosde vida, flujos de trabajo). Mientras que la plataforma Documentum permite acceder,utilizar, reutilizar y distribuir la información de forma rápida y fácil, los servicios decolaboración refuerzan y mejoran la calidad del trabajo en equipo que conllevan estosintercambios de información. Con los servicios de colaboración, el repositorio de laempresa se convierte en un lugar para realizar el trabajo, no sólo para almacenarlo.

Los servicios de colaboración constan de los siguientes objetos y funciones.

salas

Con los servicios de colaboración, el repositorio puede incluir zonas de trabajo virtuales,denominadas salas, donde los grupos interactúan. Las salas tienen miembros (un


Trabajar con los servicios de colaboración

conjunto definido de usuarios de repositorios), y la pertenencia está asociada a losprocesos y el contenido de una sala. Los objetos que pertenecen a una sala (creados,copiados o desplazados hacia ella) disponen de listas de control de acceso (LCA)controladas por la sala, y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a ellas.Puede estructurar las salas como funciones de organización asociadas a programas,proyectos o procesos específicos.

Discusiones

Discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración informal yespontánea en torno a elementos individuales del repositorio. Por ejemplo, un equipode desarrollo de un sitio Web puede organizar hilos de discusión para intercambiarinformación sobre contenidos específicos antes de su publicación. Los equipos dedesarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas, debatirlos problemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar, eliminary responder a los comentarios en las discusiones. La mayor parte de los objetos deWebtop pueden tener discusiones asociadas.

Notas

Notas son documentos simples que ocupan poco espacio, que pueden contenerdiscusiones incorporadas y que pueden tener contenido con texto enriquecido. Lautilización de notas permite evitar la carga de procesamiento que supone ejecutar unaaplicación para llevar a cabo colaboraciones basadas en texto.

Carpetas y archivadores contextuales

Las carpetas y archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorios estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales ydiscusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresarel contexto orientado hacia al trabajo de la jerarquía de una carpeta’. Dicha informacióncontextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc.Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, sonfáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todaslas descripciones y discusiones del repositorio.



Editor de texto enriquecido

El Editor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que se utiliza paracrear y editar texto enriquecido. Dispone de controles de formato de texto enriquecido(para negrita, cursiva, selección de fuente, etc.), un corrector ortográfico, y permiteestablecer enlaces Web e imágenes en línea. El editor de texto enriquecido se puedeutilizar para crear, editar o responder a comentarios, así como para crear o editar notas odescripciones de carpetas.

Trabajar con salasUna sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementos estárestringido, excepto para los usuarios que figuran en la lista de miembros de esa sala.Los objetos de una sala están controlados por esa sala (es decir, sus LCA las determina lasala) y los que no sean miembros no podrán tener acceso a ellos.

Los usuarios del repositorio que dispongan de los permisos adecuados podrán crear yadministrar una sala en Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Loscreadores y los propietarios de una sala también gestionan la lista de miembros de ésta.

La creación y administración de salas están disponibles sólo en aplicaciones basadas en WDK,como Webtop.

Visitar una sala

Las salas son como carpetas en el árbol de navegación de Webtop. Para abrir la páginaprincipal de una sala de la que es miembro, haga clic en el icono de sala ( ) en la listade elementos.

La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirsea ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Seleccione“Sí” o “No” y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona “Sí”, la páginaprincipal se agregará a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:

• El título está formado por las palabras “página principal” seguidas del nombre de lasala.

• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje debienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.)



• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedadesde la sala.

• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de unarchivo de texto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina “Anuncios”.

Enlazar a una sala

Puede agregar un enlace a una página de inicio de una sala en cualquier sitio delrepositorio que permita enlaces.

Objetos controlados por salas

El hecho de que una sala controle un objeto, significa que la sala controla su lista decontrol de acceso y que sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala.Aunque un objeto puede estar vinculado con otras ubicaciones, los únicos usuarios quepueden acceder a dicho objeto son miembros de la sala que controla el objeto.

En la columna opcional Sala de una lista (identificada por el icono ), los objetos quepertenecen a las salas se indican por uno de los iconos (o indicadores de control) siguientes:

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que lacarpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Hagaclic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de sipertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (noaparecerá ningún icono en la columna Sala).

Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versionesvisibles de un objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible quedistintas versiones pertenezcan a distintas salas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de lavisualización de las columnas.



Quitar el control de los objetos de una sala

Un usuario debe tener permisos ESCRIBIR y CAMBIAR PERMISOS en un objeto paraquitarle el control. Asimismo, una opción de sala puede limitar la eliminación de controla los propietarios.

Cuando a un objeto se le quita el control, el grupo de miembros de la sala se quita de lalista de grupos requeridos, y los grupos Propietarios y Colaboradores de la sala se quitande su lista de permisos. El resto de los grupos de la lista de permisos permaneceránen la misma.

La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes:

• mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en elexterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos

• utilizando el comando Archivo > Quitar de la sala• copiando un objeto controlado en una carpeta no controlada; la copia no está

controlada y no hay entradas en su LCA para los grupos o roles locales de la saladel objeto original

• moviendo un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujode trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala

Crear una sala

Si desea utilizar el asistente de nueva sala para crear una sala debe disponer de losiguiente:

• Permiso para crear objetos en el nivel superior de un archivador (en el que puedencrearse salas)

• el privilegio CREAR GRUPO en el nivel de administración del repositorio (paraagregar grupos de usuario a la lista de miembros del repositorio)

Para crear una sala:

1. Desplácese hasta el nivel superior del archivador en el que desea crear una sala.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva sala.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nuevo→Sala.

3. En la ficha Crear del asistente de nueva sala, introduzca los siguientes valores:• Nombre (obligatorio): El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir

con el de otros objetos del mismo archivador.



• Mensaje de bienvenida (opcional): en la ventana de edición de textoenriquecido, cree un mensaje que aparecerá bajo la ruta de exploración en lapágina principal de la sala.

• Si desea suscribirse a la sala, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Seleccione los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles Webtop normales

para seleccionar del panel de la izquierda a los usuarios, grupos o roles de losrepositorios que desea que desempeñen el rol de propietarios de la sala (listasituada en el panel de la derecha). Puede agregar o quitar miembros de esterol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente enpropietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles delrepositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puedeagregar o quitar miembros de este rol más adelante.

5. Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• Derechos para quitar objetos: decida quién puede quitar la relación de control

que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella, ya sea “cualquiermiembro de la sala” (colaboradores y propietarios) o “sólo los propietarios dela sala”.

• Encabezado de la sala: decida si desea que la sala tenga un gráfico identificativoque aparezca en la parte superior de las páginas de la misma. Para especificarun titular personalizado, marque la casilla de verificación “Utilizar titularpersonalizado”. Seleccione el archivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png,cuya altura no supere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuandohaga clic en Terminar para finalizar el asistente.

Nota: Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades dedicha sala, desmarque la casilla de verificación Utilizar titular personalizado yhaga clic en Aceptar para que el cambio tenga efecto.

• Descriptores de acceso para objetos recién agregados: especifique los permisosiniciales que tendrán los dos roles locales (Colaboradores y Propietarios) paralos objetos recién agregados a la sala.

6. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de nueva sala y crear la sala. O bien,para salir del asistente sin crear una sala, haga clic en Cancelar.



Editar las propiedades de una sala

Al igual que otros contenedores de repositorio, las salas tienen propiedades a las que sepuede acceder de la forma habitual.

Para editar las propiedades de una sala:

1. Desplácese hasta la sala cuyas propiedades desea visualizar o definir.


• Haga clic en en la fila con el nombre de la sala.• Seleccione la sala y haga clic en Ver→ Propiedades→Información.• Haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal de la sala.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica por un icono de sala( ) y el nombre de la sala en la parte superior izquierda.

3. Cambie las propiedades que desee y haga clic en Aceptar para que surtan efectoen la sala.

Acerca de la pertenencia a una sala

Los miembros de las salas son un conjunto de usuarios, grupos y roles de repositoriosa los que el creador de la sala (o un propietario de la misma) ha agregado a la lista demiembros de la ésta.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• Colaborador viene enumerado en las listas de control de acceso de los objetos detodas las salas, y normalmente otorga permisos de lectura sobre éstos. La mayoría delos miembros de las salas son colaboradores.

• Propietario permite la gestión de la lista de miembros y viene enumerado en laslistas de control de acceso de todos los objetos de la sala, y normalmente otorgapermisos de eliminación sobre éstos.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, yno tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tieneasignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), elrol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

Los propietarios de salas pueden crear grupos locales privados de miembros de lasala, los cuales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, “Aprobadoresde especificaciones”). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otrosgrupos dentro de la misma sala.



Figura 15-1. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala

Gestionar la pertenencia a una sala

Los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólolos propietarios de una sala pueden gestionar la pertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).Las columnas de la lista de miembros de la sala son las siguientes:

• Nombre: el nombre del grupo o miembro.• Role: distingue propietarios de colaboradores.• Estado: muestra si los miembros tienen cuentas de trabajo en el repositorio.• Descripción: las direcciones de correo electrónico de los usuarios y las descripciones

de los grupos.• Grupo: visible si la casilla de verificaciónMostrar grupos está marcada. Si un

miembro no se agrega explícitamente a la sala, esta columna muestra el grupo queotorga la pertenencia. (Puede que haya varios grupos, pero sólo se mostrará elprimero en orden alfabético.)

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en su nombre. Para ir hacia atrás “haciaarriba”, utilice el seguimiento de migas de pan que aparece encima de la lista demiembros del grupo.



Para agregar miembros de un repositorio a una sala:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencias, haga clic en Agregar.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros para localizar yseleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desee agregar a la listade miembros de la sala. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente del procesode asignación de roles a los miembros seleccionados. (Al hacer clic en Cancelar, sevuelve la ficha Pertenencias.)

3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el role (Colaborador o Propietario)que desee que tengan los nuevos miembros. Haga clic en Aceptar para asignar elrole y volver a la ficha Pertenencias. (Al hacer clic en Cancelar, se vuelve al cuadrode diálogo de selección de miembros.)

Para quitar miembros de una sala:

1. En la ficha Propiedades de la sala: En la ficha Pertenencia, haga clic en Quitar paraabrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeransolamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de lasala que desea quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de laderecha.

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros del panel derecho de la lista demiembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia. Los miembros quitados de unasala también se quitan de todos los grupos locales de la misma.

Para quitar un grupo local de una sala, proceda de la misma manera que para quitar unmiembro de la sala. Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, elgrupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros desala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados deuna sala.

Para cambiar los roles de los miembros locales

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencias, haga clic en Cambiar rol.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar paralocalizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala cuyos roles desee cambiar.Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente del proceso de asignación de rolesnuevos a los miembros seleccionados. (Al hacer clic en Cancelar, se vuelve la fichaPertenencias.)

3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el role (Colaborador o Propietario) quedesee que tengan los miembros. Haga clic en Aceptar para asignar el role y volver ala ficha Pertenencias. (Al hacer clic en Cancelar, se vuelve al cuadro de diálogo deselección de miembros.)



Para crear un grupo local nuevo:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Etiqueta de pertenencia, haga clic en Nuevogrupo para abrir la ficha Crear nueva sala de grupo.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto a todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.

Para editar las propiedades de un grupo local:

1. Abra la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia de la sala.

2. Haga clic en en la fila con el nombre del grupo para abrir la ficha Información.

3. Modifique las propiedades del grupo como desee y, a continuación, haga clic enAceptar para implementar sus cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros de sala, grupos yroles que desee agregar al grupo.


5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.

Para quitar miembros de sala de un grupo local:

1. En la ficha Propiedades de la sala: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de la lista de miembros de grupo, haga clic en Quitar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros del grupo.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros del grupo que deseaquitar.


5. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros y volver a la lista de miembros degrupo.



Copiar salas

Cuando copie una sala, la nueva sala contendrá copias de todo aquello a lo que se puedatener acceso en el original. Una copia de una sala tiene las propiedades de la original.No obstante, el “nombre del propietario” es el grupo Propietarios de la copia, no el deloriginal. Los roles locales y grupos de la copia son duplicados de los originales, con laexcepción de que el miembro que creó la copia tendrá el rol de propietario.

Mover salas

El enlace principal de una sala (su página principal) debe estar directamente dentro deun archivador. Puede mover el enlace principal a cualquier sitio siempre que la salatenga otro enlace directamente dentro de un archivador. En ese caso, el otro enlace seconvertirá dinámicamente en el principal. Si mueve el enlace principal directamente aotro archivador, se mantendrá como el enlace principal. Puede mover un enlace noprincipal a cualquier sitio.

Eliminar salas

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, si bien los usuariosque no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permisopara ELIMINAR.

Si elimina un enlace no principal de la sala, o si elimina el enlace principal pero lasala tiene un enlace a otro archivador que puede ocupar su lugar, siga uno de estosprocedimientos:

• Eliminar sólo el enlace a [nombre de carpeta] (es la elección predeterminada).• Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los

enlaces a ésta. En ese caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual o todaslas versiones.

Si elimina el enlace principal de una sala y no pueden elegirse más enlaces para ocuparsu lugar, estará eliminando la sala y debe decidir entre:

• Eliminar la sala, su lista de miembros y grupos locales (es la elecciónpredeterminada). Esta acción se realizará correctamente sólo si la página principalno tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que tambiénimplica que la sala ya no gobernará nada.

• Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas yobjetos. En ese caso, debe decidir entre:



— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (elecciónpredeterminada). Esta opción comienza por eliminar la versión actual de todoslos objetos enlazados. No obstante, la eliminación se detendrá si la páginaprincipal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquierade esos objetos, o incluso si contienen enlaces ocultos a versiones anteriores.Para que esté totalmente eliminada, la sala no debe tener enlaces (ni siquieraocultos) a versiones no actuales de objetos.

— Eliminar todas las versiones de objetos enlazados.Si va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación tendrá varias páginascon las mismas elecciones para cualquier sala que lo necesite.

Trabajar con discusionesUna discusión en línea se compone de un árbol de comentarios, ya sea como una serieconsecutiva de comentarios o como respuestas a otros, aunque suele ser una mezclade ambas.

Las discusiones están normalmente relacionadas con los objetos padre (documentos oarchivos de medios enriquecidos). Si Webtop dispone de una página para el padre(una carpeta o nota), la discusión está normalmente incrustada en dicha página. De locontrario, la discusión sólo tiene su propia página independiente.

Al contrario de los que ocurre con otros elementos de repositorio, las discusiones no sepueden retirar y no se pueden crear versiones de ellas. Asimismo, tampoco pueden tenervarias copias. Las discusiones relacionadas con un padre no se pueden seleccionar nieditar, y no se tiene acceso a sus propiedades.

Cuando se registra una nueva versión de un objeto padre, ésta comparte la mismadiscusión que la versión inmediatamente anterior (ramificada, menor o mayor). Lasprimeras versiones tienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiareste comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunesa cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevasdiscusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versióncuenta con su propia discusión). Las versiones de un objeto pueden proporcionar unaespecie de línea de tiempo, junto con los comentarios de cada discusión. Cuando variasversiones comparten una discusión, los marcadores de versión correspondientes a cadaretirada aparecerán entre los comentarios.

El acceso a una discusión se obtiene del mismo modo que el acceso a su padre principal,que se la versión ACTUAL o la más reciente. Normalmente, sólo puede editar y borrarlos comentarios que usted crea.



Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos loscomentarios (y las respuestas a los comentarios) así como su fecha de creación original,autor y lista de control de acceso.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (que se indica mediante elicono ), los objetos que tienen comentarios de discusión se distinguen por uno de lossiguientes iconos de discusión:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elijaVer→Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leído, no leídoo ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión.Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas.

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sinleer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando seagreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto conel que está asociado y haga clic en Archivo→Marcar discusión como leída. O bien,también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clicen Archivo→Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.

Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan, al menos, de permiso Escribir para un objeto determinado,podrán ir a la ficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcarla casilla de verificaciónMostrar discusión. Cuando se muestre una discusión, losusuarios que tengan al menos el permiso para RELACIONAR con el padre principal dela discusión, podrán agregar un comentario o réplica a la discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).• Seleccione un único objeto y haga clic en Ver→Discusión.



2. En la discusión, debajo del último comentario, haga clic en Agregar comentario. (Siel botón “Agregar comentario” no está disponible para un objeto determinado, supermiso para el objeto padre es inferior a RELACIONAR.)

3. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio)y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margenizquierdo que el último comentario.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo delcomentario. Su respuesta se mostrará debajo del comentario al que responda, consangría aplicada a la derecha.

Si no hay icono para responder a un comentario, el permiso sobre el objeto padrepodría no ser suficiente para agregar o responder comentarios, para lo que necesita, almenos, el permiso RELACIONAR.

Para editar un comentario:

1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y el cuerpo delcomentario.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente loscomentarios que usted agregue.

Eliminar comentarios

Si tiene permiso ELIMINAR sobre un comentario determinado y permiso RELACIONARsobre el padre principal de la discusión, puede eliminar el comentario y todas susrespuestas.

Si tiene permiso ELIMINAR sobre todos los padres de la discusión, puede eliminar todoslos comentarios, incluso los hechos por otros usuarios.

Si tiene permiso ELIMINAR para todos los padres, y desea determinar la discusión comono disponible, es suficiente con que los elimine todos.



Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio contiene todos los contenidos en texto enriquecidode las discusiones, pero no sus metacontenidos ni sus propiedades. Esto significa quelos comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo,pero no así una búsqueda por propiedades, como tipo de objeto o fecha de creación.Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de loscomentarios.

Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados mostraránel objeto padre, no la discusión en sí misma. Si desea abrir una discusión desde losresultados de una búsqueda, puede hacerlo de la misma forma que desde otros lugares.

Usar notasUna nota es una página sencilla para redactar, editar y compartir información sinnecesidad de usar otra aplicación y sin que los usuarios tengan que disponer de otraaplicación para ello.

En Webtop sólo aparecen notas cuando se muestran los documentos. Disponen de supropio icono, que es el siguiente:

Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias.Puede editar, mover, copiar o establecer enlaces con una nota, pero no puede registrarlaso retirarlas ni exportarlas.

Para crear una nota:

1. Desplácese hasta el contenedor en el que desea crear una nota.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva nota.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nueva→Nota.

3. En la ficha Crear del asistente de para nuevas notas, introduzca la siguienteinformación:• Nombre (obligatorio): El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos

los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota (opcional): en la ventana de edición de texto enriquecido, cree el cuerpo de

la nota.• Si desea suscribirse a la nota, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para visualizar la opción).Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.



4. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de para nuevas notas y crear la nota.O bien, para salir del asistente sin crear una nota, haga clic en Cancelar.

Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo.

Para editar el cuerpo de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Editar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Editar.

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para editar el nombre de una nota:


• Haga clic en en la fila con el nombre de la nota.• Seleccione la nota y, a continuación, Ver→Propiedades→Información.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica en la parte superiorizquierda con un icono de nota ( ) y el nombre de la nota.

2. Edite el nombre de la nota y otras propiedades como desee.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para eliminar una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Eliminar.• Si el enlace Más está disponible, haga clic enMás→Archivo→Eliminar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione la nota y, a continuación,

Archivo→Eliminar.Debido a que las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una notaes distinto al de los documentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminarson las siguientes:• Enlaces: sólo elimina el enlace al nombre de la ubicación (está desactivada y no

marcada si la nota sólo presenta una ubicación; de lo contrario, está marcada deforma predeterminada).

• Nota: elimina la nota permanentemente (marcada de forma predeterminada si lanota sólo tiene una ubicación).



Notas en los resultados de búsqueda

El texto de los cuerpos y de los hilos de comentarios de las notas está indexado pararealizar búsquedas en el repositorio. Para buscar notas, configure la opción Tipo deobjeto en “Objeto de sistema (dm_sysobject)” o “Nota (dmc_notepage)” en el cuadro dediálogo de Búsqueda avanzada.

Cuando el cuerpo de una nota coincide con los criterios de búsqueda, la nota se muestraen los resultados.

Usar carpetas contextuales y archivadoresLas carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio condescripciones opcionales en texto enriquecido y discusiones incorporadas.

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpetacontextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, porejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato,imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas,personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención delusuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas enun “árbol” de comentarios y ayudan a recopilar y conservar el flujo de informaciónrelacionada con el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetasconceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace uncampo de propiedad.

Crear carpetas contextuales

Las carpetas contextuales se crean de la forma habitual.



Para crear una carpeta contextual nueva:

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo→Nuevo→Carpeta.

3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Descripción (opcional): En la ventana de edición de texto enriquecido, cree

una descripción que aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de lacarpeta.

4. Introduzca la información adicional que desee y, a continuación, haga clic enTerminar para crear la carpeta.

Carpetas contextuales y archivadores en los resultadosde búsqueda

El texto de las descripciones y de los hilos de comentarios de las carpetas está indexadopara realizar búsquedas en el repositorio. Las descripciones de carpetas se incluyenen cualquier búsqueda que sea de texto completo y tenga la opción Tipo de objetoconfigurada como Objeto de sistema (dm_sysobject) o Carpeta (dm_folder), oun subtipo de carpeta, en el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.

Cuando una descripción coincida con el criterio de búsqueda, la carpeta se muestraen los resultados.

Usar el editor de texto enriquecidoEl editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, incluir imágenese hipervínculos en el texto y comprobar la ortografía. El editor de texto enriquecidoestá disponible al crear, editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y alescribir descripciones opcionales para objetos del contenedor de su repositorio, incluidoscarpetas, archivadores y salas.



Agregar contenido al editor de texto enriquecido

Para agregar contenido al texto enriquecido, escriba, peque o arrastre y coloque unaselección de texto enriquecido desde otra aplicación de cliente, otro editor de textoenriquecido o dentro del mismo editor de texto enriquecido (una selección desde uneditor de texto enriquecido puede incluir imágenes).

Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega enéste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente.En general, el editor de texto enriquecido convertirá cualquier contenido de HTML queel explorador Web pueda mostrar. Por ejemplo, una selección de un explorador Web quecontenga una tabla en HTML aparece como tal si la pega en el editor de texto enriquecido.En este caso, puede editar el texto dentro de las celdas de la tabla, pero no la tabla en sí.

La tabla de herramientas del editor de texto enriquecido

En el editor de texto enriquecido, coloque el puntero del ratón en un botón de la barrade herramientas para ver su nombre. Además de las herramientas estándar de formatode texto (fuente, tamaño, negrita, alineación de texto, etc.), el Documentum RTEproporciona las siguientes herramientas:

• En Microsoft Windows, con el corrector ortográfico de Microsoft Word instalado,

haga clic en para comprobar la ortografía. (Se le solicitará que descargue uncomplemento.) Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabraincorrecta, ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogoComprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar conla alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el texto en el cuadro Por oseleccionar una palabra de la lista. Los comandos ortográficos son los siguientes:

— Cambiar cambia la palabra seleccionada por la que aparece en el cuadro Por.

— Cambiar todo cambia la palabra seleccionada todas las veces que aparece enel texto.

— Omitir no cambia la palabra seleccionada.

— Omitir todo omite la palabra seleccionada todas las veces que aparece en el texto.

— Agregar al diccionario agrega la palabra seleccionada al diccionario que seemplea para revisar la ortografía.

• Haga clic en para seleccionar elementos del menú del portapapeles. Las opcionesson Deshacer, Rehacer, Eliminar y Seleccionar todo. Con Microsoft InternetExplorer, las opciones siguientes también están disponibles: Cortar, Copiar, Pegar y



Quitar estilos de fuente. Tenga en cuenta que los comandos Cortar, Copiar y Pegartambién están disponibles en el menú Editar del explorador.

• Haga clic en para insertar un gráfico. Se abre el cuadro de diálogo Insertarimagen, el cual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen .bmp,.gif, .jpeg o .png a la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición.

• Haga clic en para insertar un hipervínculo. Se abrirá el cuadro de diálogoInsert Link y mostrará un campo Título, un campo URL y la opción con casilla deverificación Open in a new window.


Capítulo 16Realizar tareas


• Información general sobre las tareas, página 149• Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada, página 153• Aceptar tareas, página 154• Completar tareas, página 156• Obtener la tarea siguiente de la cola de trabajos, página 157• Rechazar tareas, página 157• Delegar tareas, página 158• Repetir tareas, página 158• Cambiar la disponibilidad, página 159• Iniciar un flujo de trabajo, página 159• Enviar flujos rápidos, página 161

Información general sobre las tareasEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Flujos de trabajo, página 149• Bandeja de entrada, página 152• Archivos anexos, página 153

Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un proceso automático que asigna tareas específicas a determinadosusuarios, por orden, con el fin de realizar procedimientos de la organización. Los flujos


Realizar tareas

de trabajo permiten distribuir archivos e instrucciones de una persona a otra siguiendouna secuencia predefinida. Una organización puede utilizar flujos de trabajo para, porejemplo, procesar reclamaciones de seguros o desarrollar productos nuevos.

Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya lasecuencia de tareas que desee realizar. Algunas plantillas de flujo de trabajo especificanlos usuarios que recibirán las tareas, mientras que otras permiten seleccionarlos.

Puede utilizar una plantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciar secuencias detareas. Los flujos de trabajo pueden ser iniciados desde una misma plantilla por variosusuarios a la vez. Un usuario puede iniciar varios flujos de trabajo desde la mismaplantilla a la vez (el usuario debe tener, como mínimo, el permiso Relacionar sobre laplantilla).

Las tareas del flujo de trabajo que reciba aparecerán en su Bandeja de entrada. Cuandoun usuario termina una tarea, la reenvía desde la Bandeja de entrada, y el flujo de trabajonotifica, automáticamente, al siguiente usuario de la secuencia. Los usuarios de un flujode trabajo son los ejecutantes del mismo.

Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo deusuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza. La tarease elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, podrá anexar archivos que desee que vean o consulten losusuarios. Un mismo archivo sólo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez. Losusuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar archivos conforme éste avanza.

Los usuarios pueden editar los archivos anexos. La plantilla del flujo de trabajodetermina si es la versión editada o la original la que se conserva a medida que avanzael flujo de trabajo.

Cada flujo de trabajo tiene un supervisor que puede pausarlo, detenerlo o hacer cambiosen él mientras se está ejecutando.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, como la ejecución de secuenciasde comandos. Si una tarea automática falla, se le notifica al supervisor del flujo de trabajoy éste puede volver a intentar la tarea, ejecutarla o detenerla. Las tareas automáticaspermiten integrar flujos de trabajo con ciclos de vida, lo que permite, por ejemplo,promover archivos a nuevos estados de ciclo de vida mientras avanzan por un flujode trabajo.

La utilidad Informes de flujo de trabajo permite realizar más funciones de gestión y vertodos los flujos de trabajo de un repositorio.

Una vez iniciado, un flujo de trabajo puede tener uno de estos tres estados:

• En ejecución: el flujo de trabajo se ejecuta con normalidad de acuerdo con la plantillade flujo de trabajo.


Realizar tareas

• Pausado: el flujo de trabajo se ha detenido temporalmente y está a la espera de serreanudado. Cuando se reanude, el flujo continuará desde el punto exacto en quese detuvo.

• Terminado: el flujo de trabajo se ha anulado y no se puede reanudar.Los flujos de trabajo utilizan los siguientes iconos:

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : un flujo de trabajo.

• : un paquete, que es un contenedor para anexar un archivo. Haga clic en esteicono para anexar un archivo. El texto situado junto al paquete indica si un archivoanexo es obligatorio u opcional.

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.

• : un flujo de trabajo que está pausado.

• : un flujo de trabajo que está detenido.En la siguiente ilustración se muestra la integración de un flujo de trabajo con un ciclode vida. Los ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivoal ser creado, editado, aprobado y, si procede, retirado. Un autor crea un archivo parael Web y lo reenvía a un flujo de trabajo, que a su vez envía una tarea de revisión a uneditor. El editor sugiere cambios y envía el archivo de vuelta a su autor, que revisael archivo y reenvía la tarea, lo que inicia una tarea automática. La tarea automáticapromueve el archivo desde Trabajo en curso a En prueba y lo envía a un desarrollador,que lo comprueba en un servidor de Web en prueba. Si el desarrollador rechaza estearchivo, Webtop hará que el archivo vuelva al estado Trabajo en curso y lo devolverá asu autor. Si el desarrollador aprueba el archivo, una tarea automática lo promoverá aAprobado y el flujo de trabajo terminará.


Realizar tareas

Figura 16-1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida

Bandeja de entrada

La bandeja de entrada muestra las tareas y notificaciones. Las tareas son asignacioneselectrónicas que forman parte de un flujo de trabajo o flujo rápido. Las notificacionesson mensajes que avisan de que ha ocurrido un evento.

Las tareas utilizan los siguientes iconos:

• : tarea• : notificación• : prioridad alta

• : prioridad bajaCuando se recibe una tarea, se abre para ver las instrucciones y archivos adjuntos.Puede seleccionar si desea aceptarla o no. Si la acepta, puede trabajar con todos losarchivos anexos, agregar o quitar archivos y agregar o editar comentarios. Cuando hayacompletado la actividad que le ha sido asignada, puede reenviar la tarea a la siguienteactividad del flujo de trabajo. También se enviarán los cambios que haya realizadoen los archivos anexos.


Realizar tareas

Si la opción está disponible, puede rechazar una tarea y enviarla a otro usuario.

Si es el último usuario de un flujo de trabajo, puede descartar una tarea cuando secomplete. Por ejemplo, si ha iniciado un flujo rápido y un usuario realiza la tarea y se ladevuelve, podrá quitar la tarea completada de la Bandeja de entrada descartándola.

En algunos casos, una tarea no está dirigida a un solo usuario sino a un grupo deusuarios, con la intención de que uno de ellos la lleve a cabo. Si acepta la tarea, seeliminará de la bandeja de entrada de los demás usuarios. Si rechaza la tarea, se quitarásólo de su bandeja de entrada y otro usuario del grupo deberá completarla.

Puede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. En la partesuperior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad.

Archivos anexos

Cuando envíe una tarea o un flujo de trabajo, puede anexar los archivos con los quedesee que trabaje otro usuario. Los archivos deben estar disponibles para su anexión;por ejemplo, no deben estar anexos en otro lugar, bloqueados por otro usuario ni en unestado avanzado del ciclo de vida.

Cuando anexe archivos en varios idiomas, tenga en cuenta que los filtros del destinatariode la tarea podrían hacer que se muestren sólo los archivos cuyo idioma coincida con elde ese usuario. Si los filtros de un usuario impiden a éste ver archivos anexos de idiomasdistintos al propio, dicho usuario sólo podrá anexar archivos auxiliares a la tarea.

Si el software incluye una función para anexar archivos auxiliares, puede importararchivos desde fuera del repositorio para anexarlos como archivos auxiliares. Tienela opción de almacenar los archivos importados en el repositorio para poder usarlosposteriormente como anexos. Puede almacenarlos de forma pública, con el fin de queotros usuarios puedan acceder a ellos, o bien de forma privada para que nadie mástenga acceso a ellos.

Abrir tareas o notificaciones desde la bandejade entrada

Para abrir tareas y notificaciones:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.


Realizar tareas

• Marque la casilla de verificación de una o más tareas o notificaciones. SeleccioneArchivo>Mostrar.

3. Si Webtop muestra varias fichas, seleccione la ficha correspondiente a la informaciónque desee ver.

4. Para realizar acciones, consulte el procedimiento apropiado en la lista que aparece acontinuación. Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Aceptar tareas, página 154• Completar tareas, página 156• Rechazar tareas, página 157• Delegar tareas, página 158• Repetir tareas, página 158

Aceptar tareasPara aceptar y realizar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en su nombre.)

2. Si aparece el botón Aceptar, haga clic en Aceptar. Si la tarea también ha sido enviadaa otros usuarios, el primer usuario que acepta la tarea es el primero que la realiza.Una vez que la acepta, la tarea se quita de la bandeja de entrada de los demásusuarios.

3. La ficha Información aparece y muestra información básica sobre la tarea, incluidoslos anexos. En los pasos siguientes se describen las operaciones que se puedenrealizar en la ficha Información.

4. Si la ficha Información muestra uno o más archivos anexos, puede procesar dichosarchivos. Por ejemplo, puede editar los archivos anexos. Para realizar una operaciónen concreto, siga el procedimiento estándar de Webtop para dicha operación. Porejemplo, para retirar un archivo anexo, siga el procedimiento estándar de Webtoppara retirar un archivo.

5. Si desea anexar archivos adicionales a la tarea y la ficha Información permitehacerlo, siga este procedimiento:

a. Haga clic en una de las opciones siguientes, según las que aparezcan en la fichaInformación:••• Agregar


Realizar tareas

b. En la página de selección, haga clic en la ficha correspondiente y desplácesehasta el archivo que desee anexar. Las distintas fichas corresponden a los nodosy las funciones estándar del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces con otros archivos, podráseleccionar agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o Quitar.

f. Si la aplicación basada en WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares,puede anexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliares yseleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar archivos auxiliaresmediante las fichas Archivos locales, Archivos públicos y Mis archivosprivados. La ficha Archivos locales permite utilizar un archivo del equipo localo de la red de equipos. Puede seleccionar si desea almacenar el archivo en elrepositorio para acceder a él más adelante. Seleccione una de estas opciones:• Una vez. No se guarda el archivo en el repositorio.• Varias (privado). Se guarda el archivo, de forma privada, en el repositorio,

enMis archivos privados.• Varias (público). Almacena el archivo públicamente en el repositorio, en

Archivos públicos, para que otras personas puedan usarlo como archivoauxiliar.

6. Si la ficha Información muestra un formulario en el que introducir información,hágalo.

7. Si la ficha Información permite crear y anexar un nuevo formulario, siga esteprocedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, segúnel que aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic enAceptar. Aparecerán los campos del formulario.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado, éste se eliminará automáticamente.

8. En la ficha Comentarios, agregue comentarios haciendo lo siguiente:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba el comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores: envía el comentario a todos los usuarios

que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.


Realizar tareas

• Sólo para los destinatarios siguientes: envía el comentario únicamente a losusuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como desee agregar. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

9. En la ficha Progreso, puede ver el historial de la tarea.

10. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como completada y reenviarla, consulte Completar tareas,

página 156.• Para cerrar la tarea sin haberla reenviado, haga clic en Cerrar.

Completar tareasAntes de realizar este procedimiento, debe aceptar y realizar la tarea, como se describeen Aceptar tareas, página 154.

Para completar una tarea:

1. Si todavía no lo ha hecho, abra la tarea. (Puede abrir una tarea haciendo clic enla Bandeja de entrada.)

2. Haga clic en Enviar, Reenviar o Terminar, dependiendo de qué botón se muestre.

3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Haga clic en haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionarejecutantes.

b. En la página de selección, seleccione los ejecutantes (si precisa informacióndetallada sobre cómo usar una página de selección, consulte Elegir elementosen páginas de selección, página 37). Si está permitido, puede hacer variasselecciones.

c. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar de la lista Seleccionarsiguientes tareas para reenviarmarcando las casillas de verificación apropiadas.



Realizar tareas

Obtener la tarea siguiente de la cola de trabajosSi utiliza colas de trabajo, dispondrá de dos opciones para el modo en que desee obtenerla tarea siguiente de la cola de trabajos. Puede elegir entre obtener manualmente la tareasiguiente de la cola de trabajos, o que Webtop la envíe automáticamente cada vez quecomplete, reenvíe o rechace la tarea de la cola de trabajos actual.

La tarea siguiente es la tarea de mayor prioridad de todas las colas de trabajos en las queparticipe. La tarea aparecerá en la Bandeja de entrada.

En este tema se incluyen dos procedimientos.

Para obtener la siguiente tarea de cola de trabajos:

1. Vaya a la Bandeja de entrada.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Obtener tarea siguiente.• Haga clic en Herramientas>Administración de colas de trabajos>Obtener tarea

siguiente.Para configurar automáticamente la Bandeja de entrada para que le envíe la tarea siguientede la cola de trabajos:

1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.

Rechazar tareasAl rechazar una tarea se devuelve al destinatario anterior. No todas las tareas ofrecenla opción Rechazar. El supervisor del flujo de trabajo decide qué destinatarios puedenrechazar la tarea.

Para rechazar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea haciendo clic en la Bandeja de entrada.)

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se requiere, marque las casillas de verificación de los usuarios a los que deseeredistribuir la tarea.

4. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas de la lista Seleccionar tareasde rechazo siguientesmarcando las casillas de verificación apropiadas.


Realizar tareas

7. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión paracerrar la sesión de la tarea.


Delegar tareasSi lo permite el flujo de trabajo, podrá reasignar una tarea que le ha sido asignada. Puededelegar la tarea en otro usuario, dando a ese usuario la responsabilidad de completar latarea.

Para delegar una tarea:


2. Haga clic en Delegar.

3. Si se le pide que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga esteprocedimiento:

a. En el elemento de línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea.(Si precisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección,consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 37.)


Repetir tareasCuando haya completado una tarea, es posible que tenga la opción de que otro grupo opersona repita la tarea.

Para repetir una tarea:


2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

4. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 37.)



Realizar tareas

Cambiar la disponibilidadPuede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. Si se determinacomo no disponible para recibir tareas, debe designar otro usuario para que reciba lastareas en su lugar.

En la parte superior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad. Estoydisponible indica que está disponible para recibir tareas; No estoy disponible en estosmomentos indica que no está disponible para recibir tareas y que hay otro usuarioasignado para recibir las tareas que le han sido enviadas. Esta configuración es útil, porejemplo, si va a estar fuera de la oficina un período largo de tiempo.

Para cambiar la disponibilidad:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en el estado dedisponibilidad, que es uno de los siguientes:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos

2. Siga uno de estos procedimientos:• Si desea estar disponible, quite la marca de la casilla de verificación No estoy

disponible en estos momentos. Asigne mis tareas a: casilla de verificación.• Si no desea estar disponible, seleccioneNo estoy disponible en estos momentos.

Asigne mis tareas a:. A continuación, haga clic en editar. En la página deselección, seleccione el usuario. (Si precisa información detallada sobre cómoutilizar la página de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección,página 37.)

Iniciar un flujo de trabajoPara iniciar flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajo

en primer lugar, diríjase al Paso 2.• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de uno o más archivos en

primer lugar, diríjase al Paso 3. (Es posible enviar el flujo de trabajo con o sinarchivos anexos.)

2. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajoen primer lugar, siga uno de estos procedimientos, en función de las opcionesdisponibles:• Haga clic en Iniciar flujo de trabajo. Pasar a Paso 4.


Realizar tareas

• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Inicio. Pasar a Paso 4.3. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de archivos en primer lugar,

siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Desplácese hasta el archivo que desee enviar y seleccione

Más>Herramientas>Iniciar anexo.• Desplácese hasta los archivos que desee enviar, marque las casillas de

verificación, y seleccioneMás>Herramientas>Iniciar anexos.4. En la lista de plantillas de flujo de trabajo, busque la plantilla que desee y marque su

casilla de verificación.

5. Haga clic en el botón Aceptar (en la parte inferior de la página).

6. En la ficha Información, escriba un nombre para el flujo de trabajo en el campoDescripción de flujo de trabajo.

7. Es posible enviar el flujo de trabajo con archivos anexos. Para anexar un archivoexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en uno de los elementos siguientes, según losque aparezcan en la página:

••• Agregar

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiaday, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. Puededesplazarse por las fichas que se corresponden con los nodos del repositorio delmismo modo que se desplaza por éstos.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces con otros archivos, podráseleccionar agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

8. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formularioexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, segúnel que aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.


Realizar tareas

Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario seeliminará automáticamente.

9. Si la aplicación basada en WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares,puede anexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliaresy seleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar Archivos locales,Archivos públicos oMis archivos privados.Los Archivos locales son archivos contenidos en su equipo local o en una redde equipos. Cuando anexe archivos locales, puede seleccionar cualquiera de lassiguientes opciones de almacenamiento:• Una vez: no se guarda el archivo en el repositorio• Varias (privado): almacena el archivo en el áreaMis archivos privados del

repositorio• Varias (público): almacena el archivo en el área Archivos públicos del

repositorio, lo que significa que otros usuarios pueden usarlo como archivoauxiliar

10. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios ogrupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario o grupo de usuarios querealizarán la tarea. Consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 37.

11. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. En la páginaAgregar comentario, escriba el comentario en el campoComentario.

c. Seleccione a qué usuarios desea enviar el comentario:• Para los destinatarios posteriores. Así se envía el comentario a todos los

demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes. Así se envía el comentario

únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujode trabajo.



Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una instrucción de proceso de un solo paso que se envía a los usuariosseleccionados. Los flujos rápidos no están formados por varias tareas ordenadas, sino


Realizar tareas

por una sola. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá seleccionar si éstosrecibirán la tarea a la vez o secuencialmente.

Para enviar un flujo rápido:

1. Desplácese hasta el archivo que desee anexar al flujo rápido.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Herramientas>Flujo rápido.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. Seleccione

Herramientas>Flujo de trabajo>Flujo rápido.3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que enviar el flujo de trabajo, haga clic en

Seleccionar usuario/grupo. En la página de selección, elija los usuarios o grupos. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar una página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 37.)

4. En la lista Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casillade verificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar larevisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.



Capítulo 17Gestionar flujos de trabajo


• Ver flujos de trabajo, página 163• Ver detalles de flujos de trabajo, página 164• Ver eventos de auditoría, página 164• Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager, página 165• Guardar información de flujos de trabajo, página 165• Pausar un flujo de trabajo, página 166• Reanudar un flujo de trabajo pausado, página 166• Terminar un flujo de trabajo, página 167• Procesar tareas fallidas, página 167• Crear plantillas de flujo de trabajo, página 168• Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo, página 169• Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 169• Mostrar informes de flujo de trabajo, página 169

Ver flujos de trabajoPuede ver los flujos de trabajo activos a través deMis flujos de trabajo o Informesde flujo de trabajo.

Para ver sus flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en la ficha Bandeja de entrada. Haga clic enMis flujos de trabajo.• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Mis flujos de trabajo.

La utilidad Informes de flujo de trabajo muestra todos los flujos de trabajo delrepositorio. Puede filtrar u ordenar esta lista para aislar algunos flujos de trabajo que


Gestionar flujos de trabajo

desee ver. Por ejemplo, para agrupar sus flujos de trabajo, puede ordenar esta lista porla columna Supervisor.

Para ver todos los flujos de trabajo del repositorio:

1. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Informes de flujo de trabajo.

2. Para seleccionar qué información se va a mostrar, seleccione filtros en las listas. Enla lista situada en la parte derecha de la página, seleccione de entre los siguientesfiltros de estado:• Mostrar sólo flujos de trabajo en ejecución

Esta es la configuración predeterminada. Este filtro muestra sólo los flujos detrabajo que se encuentran actualmente activos y en ejecución en el repositorio.

• Mostrar flujos de trabajo en ejecución y completados

Este filtro muestra todos los flujos de trabajo del repositorio completados y enejecución.

• Mostrar sólo flujos de trabajo completados

Este filtro sólo muestra los flujos de trabajo que se han finalizado o estáncompletados.

Ver detalles de flujos de trabajoEn la vista Detalles se muestra la información sobre las tareas de flujo de trabajo yarchivos anexos. Proporciona filtros de visualización que permiten refinar la informacióny obtener niveles de detalle más amplios o específicos.

Para consultar los detalles del flujo de trabajo:


2. Seleccione un flujo de trabajo.

3. SeleccioneMostrar>Detalle.

4. Para seleccionar qué información mostrar, seleccione un filtro en la lista de la partederecha de la página.

Ver eventos de auditoríaEn la vista Eventos de auditoría se muestran detalles de auditoría de los flujos detrabajo cuyos indicadores de eventos de auditoría se estaban diseñando en WorkflowManager o en Business Process Manager y de los documentos cuyos indicadores de



auditoría estaban en Documentum Administrator. Puede establecer indicadores deauditoría en los flujos de trabajo y documentos para realizar el seguimiento de eventosde flujos de trabajo. Para obtener una lista completa de todos los eventos de auditoríadisponibles e información sobre la configuración de indicadores de auditoría, consultela documentación de Workflow Manager o Business Process Manager (para flujos detrabajo) y Documentum Administrator (para documentos).

Para ver detalles de eventos de auditoría:


2. Seleccione un flujo de trabajo.

3. SeleccioneMostrar>Eventos de auditoría.

Ver flujos de trabajo a través de WorkflowManager

Para ver un flujo de trabajo a través de Workflow Manager:

1. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Mis flujos de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Archivo>Mostrar.

Guardar información de flujos de trabajoPuede guardar información de un flujo de trabajo como una hoja de Microsoft Excelen el sistema de archivos local.

Para guardar la información de flujo de trabajo:


2. Haga clic en Guardar informe.

3. En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para la información que estáguardando.

4. Seleccione una ubicación en la que guardar.

5. Haga clic en Guardar.Excel se inicia y la información de flujo de trabajo se guarda en una hoja de cálculode Excel.



Pausar un flujo de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, éste se detendrá temporalmente pero estará a la espera deser reanudado. Podría, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla.Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo, que continuará desdeel punto exacto en el que se pausó.

Para pausar flujos de trabajo mediante la lista Mis flujos de trabajo:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Pausar junto al flujo de trabajo que desee pausar.• Marque las casillas de verificación correspondientes a los flujos de trabajo que

desee pausar. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Pausar.3. Se le pedirá que confirme que desea detener el flujo de trabajo. Haga clic en Aceptar.

Para pausar un flujo de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Pausar.

Reanudar un flujo de trabajo pausadoAl reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se dejó.

Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no los terminados.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado mediante la lista Mis flujos de trabajo:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Reanudar.• Marque las casillas de verificación correspondientes a los flujos de trabajo

que desee reanudar. A continuación, seleccione Herramientas>Flujo detrabajo>Reanudar.



3. Cuando se le pida que confirme la reanudación, haga clic en Aceptar.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado mediante Informes de flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Reanudar.

Terminar un flujo de trabajoPuede terminar un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajoterminado no puede reiniciarse.

Para terminar un flujo de trabajo mediante la lista Mis flujos de trabajo:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Anular.• Marque las casillas de verificación correspondientes a los flujos de trabajo

que desee terminar. A continuación, seleccione Herramientas>Flujo detrabajo>Detener.

3. En la página Anular flujo de trabajo, asegúrese de que la casilla El flujo de trabajoanulado se eliminará esté marcada. Esto asegura que el flujo de trabajo terminado seelimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo.


Para terminar un flujo de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo:



3. Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Finalizar.

Procesar tareas fallidasSi una tarea automática falla, el supervisor del flujo de trabajo recibe un aviso en suBandeja de entrada. El supervisor puede seguir uno de estos procedimientos:



• Reintentar una tarea automática fallida, página 168• Completar una tarea automática fallida, página 168

Reintentar una tarea automática fallida

Para reintentar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Volver a ejecutar.


Completar una tarea automática fallida

Para completar una tarea automática fallida:

1. Si aún no lo ha hecho, acceda a la página Task Manager correspondiente a la tareaautomática fallida que desee completar.

2. Haga clic en Completar.


Crear plantillas de flujo de trabajoEste procedimiento explica cómo se abre WorkflowManager o Business Process Managerdesde Webtop. Una vez que abra Workflow Manager o Business Process Manager, uselos archivos de ayuda de esa aplicación para obtener instrucciones más detalladas sobrela creación de plantillas de flujo de trabajo.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva plantilla de flujo de trabajo.• Seleccione Archivo>Nuevo>Plantilla de flujo de trabajo.

2. Si precisa más información sobre la creación de plantillas de flujo de trabajo, abra laAyuda de Workflow Manager o Business Process Manager.



Editar conjuntos de alias en flujos de trabajoPuede cambiar los valores y descripciones de alias de los flujos de trabajo. Para efectuarcambios, debe ser el propietario del conjunto de alias o bien tener privilegios deadministrador o superusuario. Alias Set Editor sólo está disponible para flujos de trabajoque utilicen conjuntos de alias y que tengan los estados En ejecución o Pausado.

No es posible cambiar el nombre ni el tipo de un conjunto de alias. Estas propiedadesno se pueden modificar.

Para mostrar y modificar un conjunto de alias:


2. SeleccioneMostrar>Detalle.

3. SeleccioneMostrar>Conjunto de alias.

4. Seleccione un alias y haga clic en Editar.

5. En la lista Valor, seleccione un usuario o grupo como valor de alias.

6. En el campo Descripción, escriba una descripción del alias.


Cambiar el supervisor del flujo de trabajoPara cambiar el supervisor del flujo de trabajo:



3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.


Mostrar informes de flujo de trabajoDebe tener el rol de process_report_admin para tener acceso a los informes. Losinformes históricos ofrecen informes agregados relacionados con el rendimiento de unoo más procesos comerciales y las actividades, usuarios o grupos asociados.



Para ver informes históricos:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Informe de proceso o en Informe de usuario.• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Informe histórico y, a continuación,

>Proceso o >Usuario.2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para

ejecutar el informe.

3. Haga clic en Ejecutar

4. En la ficha Resultados verá el informe.Para guardar el informe y volver a ejecutarlo, haga clic en Guardar.

5. Desde el Informe histórico del proceso, puede ver el Informe histórico de actividadsi hace clic en el proceso.Si hace clic en una instancia podrá ver el Informe histórico de detalles del proceso.

6. Desde el Informe histórico de usuario, podrá hacer clic en un usuario o instanciapara ver detalles.


Capítulo 18Trabajar con colas de trabajo


• Información general sobre las colas de trabajos, página 171• Crear y gestionar colas, página 172• Controlar colas activas, página 177Si precisa información sobre el procedimiento para obtener la siguiente tarea, consulte el capítuloFlujos de trabajo.

Información general sobre las colas de trabajosUna cola de trabajos guarda las tareas que van a realizar los usuarios disponibles deun determinado grupo de usuarios. Si el usuario ya está listo para una nueva tarea, lasolicita. Webtop asigna al usuario la tarea de más alta prioridad de todas las colas detrabajos de las que el usuario es miembro.

Webtop asigna las tareas a los usuarios basándose en criterios de prioridad. Los gestorescontrolan las colas. La organización puede crear distintas colas para distintos propósitosy organizarlas según categorías de cola.

Una política de colas de trabajos contiene la lógica de gestión que utiliza una cola detrabajos, incluida la configuración de umbral.

Un perfil de documento de cola de trabajos define una única política de cola de trabajospara el par cola de trabajos y documento.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles siguientes:

• Queue_admin: crea colas de trabajos y políticas de colas. Los miembros del rolqueue_admin no tienen el rol administrador de forma predeterminada.

Los administradores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS puedencrear colas de trabajos.


Trabajar con colas de trabajo

• Queue_manager: supervisa las colas de trabajos y asigna los usuarios que trabajaránen elementos de la cola. Los usuarios con este rol pueden volver a asignar tareas ysuspenderlas.

Los gestores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crearcolas de trabajos.

• Queue_processor: trabaja en elementos de una o más colas de trabajos.• Process_report_admin: ejecuta informes históricos de flujos de trabajos.

Crear y gestionar colasEsta sección consta de los siguientes temas:

• Configurar la gestión de colas, página 172• Crear categorías de colas, página 174• Crear o modificar políticas de colas, página 174• Crear colas de trabajos, página 175• Gestionar colas de trabajos, página 176

Configurar la gestión de colas

Para utilizar la gestión de colas, un administrador de sistemas debe configurar el registroglobal, el repositorio y el servidor de aplicaciones correctamente.

Antes de configurar la gestión de colas:

1. La gestión de colas precisa del siguiente entorno de EMC|Documentum:• Content Server 5.3 y un repositorio designado como registro global• Content Server 5.3 y un repositorio designado para ejecutar la gestión de colas• DFC 5.3 en el host del servidor de aplicaciones en el que Webtop está instalado,

con información de conexión para el repositorio del registro global• Webtop 5.3• BPM 5.3Un solo repositorio puede ejecutar la gestión de colas y estar designado comoregistro global, aunque no es un requisito. Dos repositorios independientes puedenrespectivamente ejecutar la gestión de colas y estar designado como registro global.La DocApp de formularios BPM debe estar instalada en el repositorio que ejecuta lagestión de colas y en el repositorio designado como registro global.



Para instalar la gestión de colas:

1. Designe un repositorio 5.3 como registro global de marco de trabajo de objetosempresariales.Esto se realiza durante la configuración del repositorio, tanto al crear un repositorionuevo como al actualiza uno ya existente. Consulte Content Server Installation Guide(Guía de instalación de Content Server) para obtener instrucciones.

2. Registre las credenciales de inicio de sesión del repositorio correspondientes alusuario del registro global.

3. Si DFC se instala durante la instalación de Webtop, proporcione las credenciales deinicio de sesión correspondientes al usuario del registro global.

4. Instale la BPM-FORMS DocApp en el repositorio del registro global.Se instalarán los SBO requeridos por la gestión de colas.

5. Instale la DocApp de formularios BPM en el repositorio en el que se ejecutará lagestión de colas.Se instalarán los TBO requeridos por la gestión de colas.

6. En el repositorio que ejecutará la gestión de colas, configure los trabajos de la gestiónde colas instalados con la DocApp.De forma predeterminada, los trabajos no están activados. Utilice DocumentumAdministrator para definir el estado de los trabajos que se han de activar. Se trata delpaso 8 del procedimiento que se muestra a continuación para configurar la gestiónde colas en el repositorio que ejecuta dicha gestión.

Para configurar la gestión de colas:

1. En el equipo host del repositorio que ejecutará la gestión de colas, desplácesehasta el directorio $DOCUMENTUM/dba/config/nombre_repositorio (la carpeta%DOCUMENTUM%\dba\config\nombre_repositorio en Windows).

2. Abra el archivo server.ini en un editor de texto.

3. Introduzca la siguiente línea en el archivo server.ini:enable_workitem_mgmt = T

4. Guarde el archivo server.ini.

5. Reinicie el servidor.Este reinicio es necesario para que los cambios realizados en el archivo server.initengan efecto.

6. Con Documentum Administrator, asigne usuarios a los roles de queue_admin,queue_manager y queue_processor.



7. Asegúrese de que los usuarios asignados a los roles de queue_admin yqueue_manager tiene privilegios CREAR GRUPO, necesarios para la creación decolas de trabajos.

8. Utilice Documentum Administrator para activar los trabajos de las colas de trabajos.Los trabajos de las colas de trabajos se ejecutan mediante Java Method Server, quese ejecuta en el host de Content Server. Si precisa más información sobre JavaMethod Server, consulte Content Server Administrator’s Guide (Guía del administradorde Content Server).

9. Cree una plantilla de proceso. Debe incluir los tipos de ejecutante de cola de trabajosy las actividades que se pueden delegar.

Crear categorías de colas

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden crear categorías paraorganizar las colas de trabajos.

Para crear una categoría de colas:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Administración de colasde trabajos / Colas de trabajos.

2. Si desea que la nueva categoría se anide en una categoría existente, desplácese hastadicha categoría.

3. Seleccione Archivo>Nuevo>Categoría de trabajo.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si lo desea, introduzca una descripción para la nueva categoría.


Crear o modificar políticas de colas

Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de colas.

Para crear o modificar una política de cola de trabajos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Administración de colas de trabajos / Políticas de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editaruna política existente.



3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo>Nuevo>Política de la cola

de trabajos.• Para editar una política existente, selecciónela y, a continuación, elija

Archivo>Editar.4. Introduzca la siguiente información:

• Umbral:

Al alcanzar este número de tareas se envían notificaciones al grupo de gestoresde colas, lo cual permite a éstos saber que el número de tareas en cola es alto. Elgrupo de gestores de colas se especifica en la definición de cola.

• Prioridad máxima:

Cuando una tarea de la cola de trabajo alcanza este nivel, se envían notificacionesal grupo de gestores de colas, lo cual permite a éstos saber que hay una tareaimportante de la que nadie se está ocupando.

• Prioridad inicial:

Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creadacuando la cola de trabajo utiliza esta política.

• Prioridad de incremento:

Se trata de un valor mediante el cual se incrementa el nivel de prioridadde las tareas que todavía están en cola cada vez que se ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging.

• Comprobación del porcentaje de calidad:

El porcentaje utilizado para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajodebe ser probado o verificado.


Crear colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_manager y con privilegios para CREAR GRUPOSpueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:


2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos.

3. Seleccione Archivo>Nuevo>Cola de trabajos.



4. Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos.

5. Si lo desea, introduzca una descripción para la nueva cola de trabajos.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor dela cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otrousuario y haga clic en Aceptar.


8. De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.Para colocar la cola de trabajo en otra categoría, deberá utilizar el portapapeles. Paracolocar la cola de trabajo en otra categoría, siga este procedimiento:

a. Seleccione la cola de trabajo.

b. Seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.

c. Desplácese hasta la categoría en la que desee colocar la cola de trabajo (y lacategoría de cola de trabajo).

d. Seleccione Editar>Mover.

Gestionar colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden gestionar las colas detrabajos que se han creado en la organización.

Para tener acceso a la gestión de colas:


2. Desplácese por las categorías hasta encontrar la cola de trabajos que desee.

3. Para seleccionar si desea ver todas las colas o únicamente las colas de las que esgestor, utilice el menú desplegable situado en la esquina superior derecha de lapágina.

4. Para ver el número de usuarios de una cola, haga clic en Usuarios activos.

5. Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un usuario o grupo va a trabajar:haga clic en Usuarios activos; a continuación, seleccione el usuario o grupo; haga clicen Carga de trabajo en el área que hay sobre la barra de menús.



Controlar colas activasPuede controlar colas activas.

1. En la vista estándar, siga uno de estos procedimientos:• En el panel izquierdo, haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos.• Seleccione Herramientas>Administración de colas de trabajos>Monitor de

colas de trabajos2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola.

Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (dondenúmero es el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Suspender tareas de colas de trabajos, página 177• Quitar la suspensión de tareas, página 178• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 178• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 178• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 178• Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos, página 179

Suspender tareas de colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o el de queue_manager pueden suspender unatarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. Webtop reanuda latarea de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:

1. En el panel izquierdo de la vista estándar, haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Marque las casillas de verificación de las tareas que desee seleccionar.

4. Seleccione Herramientas>Administración de colas de trabajos>Suspender.Nota: Esta acción está disponible también como botón en Task Manager.

5. Introduzca la fecha y hora a la que desee que Webtop reanude la tareaautomáticamente.



Quitar la suspensión de tareas

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden eliminar lasuspensión de una tarea de cola de trabajos suspendida.

Para quitar la suspensión de una tarea:


2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas suspendidas marcando sus casillas de verificacióncorrespondientes.

4. Seleccione Herramientas>Administración de colas de trabajos>Quitar suspensión.Nota: Esta acción está disponible también como botón en Task Manager.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar usuarios ygrupos a colas.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:


2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace de los usuarios del número de la cola.

4. Seleccione Archivo>Agregar miembros.

5. En la página de selección, elija el usuario y haga clic en Aceptar.

6. Escriba la información del usuario y haga clic en Terminar.

Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden quitar a un usuario ogrupo de una cola de trabajos.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:






4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Seleccione Archivo>Quitar de la cola de trabajos.

6. Haga clic en Continuar.


Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden actualizar un perfilde usuario.

Para actualizar el perfil de un usuario:




4. Seleccione un usuario o grupo.

5. SeleccioneMostrar>Propiedades>Perfil.

6. Para cambiar el nivel de habilidad de un usuario en una determinada categoría decolas de trabajos, seleccione el nivel de habilidad en la lista desplegable que aparecejunto a la categoría de colas y, a continuación, haga clic en Aceptar.




Capítulo 19Gestionar ciclos de vida


• Información general sobre los ciclos de vida, página 181• Promover elementos, página 182• Devolver elementos al estado anterior, página 183• Asignar ciclos de vida, página 183• Quitar ciclos de vida, página 184• Suspender elementos, página 184• Reanudar elementos suspendidos, página 185

Información general sobre los ciclos de vidaLos ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivo al sercreado, editado, aprobado y, si procede, retirado. Por ejemplo, un empleado podría crearun formulario de recursos humanos, otro podría repasarlo y enviarlo para revisión y untercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible paratodos los empleados. El ciclo de vida determina en qué fase se encuentra el archivo encada punto del proceso. Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida.

Cuando se crea un archivo, Webtop asigna automáticamente un ciclo de vida y, acontinuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida. Es posible promoverarchivos o devolverlos al estado anterior manualmente, o bien dejar que Webtop lo hagade forma automática. El ciclo de vida determina qué condiciones deben cumplirse paraque se produzca el avance automático. Según su aplicación basada en WDK, también esposible devolver los elementos a un estado anterior del ciclo de vida.

Un ciclo de vida básico de Webtop consta de los siguientes estados:

• Inicio


Gestionar ciclos de vida

Por motivos de inicialización, Webtop sitúa en el estado Iniciar el contenido quese haya creado por primera vez o del que se haya creado una nueva versión y, acontinuación, lo promueve automáticamente al estado Trabajo en curso.

• Trabajo en curso

El estado Trabajo en curso se utiliza para el contenido que se considera borradoro que está en fase de revisión.

• En prueba

Cuando el contenido está completo y listo para ser probado, un usuario o un flujode trabajo lo promueven al estado En prueba. De forma predeterminada, Webtopno permite cambiar un elemento si su estado del ciclo de vida es En prueba oposterior. Por ejemplo, no puede editar el contenido del elemento, cambiar suubicación ni modificar sus propiedades. Sin embargo, los administradores puedendefinir una opción del sistema para que esta limitación no afecte a los usuarios condeterminados niveles de permiso.

Los administradores diseñan los ciclos de vida. En un ciclo de vida, el primer estado esel estado original. El ciclo de vida se mueve paso a paso por cada estado a través de lasfases, llamadas estados de paso. El último estado es el estado terminal.

Promover elementosLa acción de promover un elemento consiste en hacer que éste avance hasta el siguienteestado del ciclo de vida. Al promover un elemento, Webtop comprueba si éste estáenlazado con otros elementos que sean candidatos a promoción. Dependiendo de laaplicación basada en WDK, se le pedirá que también promueva esos elementos, o bien,los elementos se promoverán automáticamente si se ha especificado un tipo de relaciónpara ello.

Si es el propietario del elemento o un superusuario, sólo necesitará tener permisoEscribir sobre el elemento para poder promoverlo. Si no es el propietario del elementoni un superusuario, deberá tener los permisos Escribir y Cambiar estado para poderpromoverlo.

Para promover elementos al siguiente estado del ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Promover.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Herramientas>Ciclo de vida>Promover.Si la aplicación basada en WDK admite documentos controlados, el documentocontrolado debe ser la última versión de su rama que se va a promover.



Devolver elementos al estado anteriorEsta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Para devolver unelemento al estado anterior, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dicho elemento.

Para devolver un elemento al estado anterior:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Volver al estado anterior.• Marque la casilla de verificación del archivo y seleccione Herramientas>Ciclo

de vida>Devolver al estado anterior.3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Asignar ciclos de vidaSi su aplicación basada en WDK admite asignación manual, puede asignar manualmenteun ciclo de vida si tiene privilegios de administrador o desarrollador. Tal vez deseeasignar un ciclo de vida manualmente para admitir estados nuevos o diferentes. Porejemplo, supongamos que tiene un ciclo de vida con cuatro estados: Inicio, Trabajo encurso, En prueba y Aprobado. Supongamos también que un usuario registra una notade prensa con ese ciclo de vida. No obstante, esta nota de prensa en concreto debe serrevisada por la dirección antes de enviarla al estado En prueba, por lo que se le debeaplicar un ciclo de vida distinto. Un administrador puede aplicar un ciclo de vidadiferente.

Para asignar un ciclo de vida a un objeto, debe tener al menos permiso Escribir sobre elobjeto. Si va a anexar el elemento a un ciclo de vida o sustituir un ciclo de vida, debetener al menos permiso Relacionar sobre el ciclo de vida.

Al asignar un ciclo de vida a un archivo, también puede seleccionar un conjunto de aliaspara asociarlo al archivo y al ciclo de vida. El conjunto de alias puede identificar a losindividuos que revisan y promueven los archivos o, según su aplicación basada enWDK, que los devuelven a un estado anterior. Los conjuntos de alias también puedenespecificar conjuntos de permisos y ubicaciones del repositorio.

Consulte con el administrador del repositorio si desea obtener información específica sobre losconjuntos de alias disponibles en su instalación.

Al definir el ciclo de vida de una plantilla, tenga en cuenta que éste se asignará a todoslos archivos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará alos archivos que ya se hayan creado.



Para asignar un ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Aplicar ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A continuación,

seleccione Herramientas>Ciclo de vida>Aplicar.3. Seleccione un ciclo de vida.


Quitar ciclos de vidaSi la aplicación basada en WDK admite esta función, puede separar un ciclo de vida delelemento. Para hacerlo, debe tener al menos el permiso de Escritura sobre el elemento.Para anexar un nuevo ciclo de vida, debe tener al menos el permiso de Relacionar sobreel nuevo ciclo de vida.

Para quitar un ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Separar ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Herramientas>Ciclo de vida>Quitar.

Suspender elementosLa suspensión de un elemento detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.Para suspender un elemento, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dichoelemento. No es posible suspender un elemento cuyo tipo de estado sea normal, sinningún estado de excepción, o si el elemento está ya suspendido.

Para suspender un elemento del estado actual del ciclo de vida:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Suspender ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Herramientas>Ciclo de vida>Suspender.



3. Haga clic en Suspender.

Reanudar elementos suspendidosSólo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de administrador delsistema o superusuario pueden reanudar un flujo de trabajo detenido, una actividadpausada o un elemento de trabajo. Para reanudar un elemento, debe tener el permisoCambiar estado sobre dicho elemento.

Para reanudar un elemento suspendido:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic enMás>Documento>Reanudar ciclo de vida.• Marque la casilla de verificación del archivo. A continuación, seleccione

Herramientas>Ciclo de vida>Reanudar.3. Haga clic en Reanudar.




Capítulo 20Crear plantillas de documento

Una plantilla es un documento modelo que se utiliza como base para crear nuevos documentos.Cuando un usuario crea un documento nuevo, selecciona una plantilla como base para crear el nuevodocumento. El documento hereda el contenido, las propiedades, los permisos y el ciclo de vida de laplantilla, a menos que los privilegios indiquen lo contrario o si la seguridad de carpeta está habilitada.

Para crear una plantilla:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Plantillas

2. Seleccione Archivo>Nuevo>Documento>tipo de plantilla.d

3. En el campo Nombre, escriba un nombre para la plantilla.

4. En la lista Tipo, seleccione un tipo de documento.

5. En la lista Formato, seleccione un formato de documento. Si desea crear una plantillasin contenido, seleccione Ninguno.

6. En la lista Plantilla, seleccione la plantilla en la que desee basarse.

7. Haga clic en Nuevo.

8. Use la aplicación de modificación para introducir o modificar el contenido de laplantilla. Guarde el contenido y salga de la aplicación de modificación.

9. Registre la plantilla en un repositorio.


Crear plantillas de documento


Capítulo 21Acceder a las herramientasadministrativas

Para acceder al nodo Administración de Webtop puede utilizar la vista estándar. El nodoAdministración ofrece acceso a las funciones administrativas básicas descritas en estos capítulos:

• Capítulo 22, Gestionar conjuntos de permisos• Capítulo 23, Gestionar usuarios, grupos y rolesLos administradores puede tener acceso a todas las funciones administrativas a través deDocumentum Administrator. Si precisa información sobre el uso de Documentum Administrator,consulte la guía Documentum Administrator User Guide (Guía del usuario de DocumentumAdministrator).


Acceder a las herramientas administrativas


Capítulo 22Gestionar conjuntos de permisos


• Información general de permisos, página 191• Localizar conjuntos de permisos, página 197• Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos, página 198• Ver o modificar conjuntos de permisos, página 198• Crear conjuntos de permisos, página 201• Establecer permisos para un objeto, página 204• Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 206• Eliminar conjuntos de permisos, página 210

Información general de permisosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Permisos, página 191• Seguridad de carpeta, página 194• Permisos extendidos, página 195• Entradas adicionales de control de acceso, página 196• Conjuntos de alias predeterminados, página 197

Permisos

Los conjuntos de permisos (también conocidos como LCA o listas de control de acceso)especifican el acceso que tiene cada usuario a un elemento determinado del repositorio,como un archivo o carpeta. El propietario de los elementos del repositorio asigna a cada


Gestionar conjuntos de permisos

uno de ellos un conjunto de permisos. El conjunto de permisos define los permisos delámbito de los objetos que se aplican a un objeto.

En el conjunto de permisos, los permisos se definen en un conjunto de entradas decontrol de acceso. Cada entrada define el permiso a nivel de los objetos proporcionado aun usuario o grupo. Los permisos determinan las operaciones (como leer, editar, crearuna nueva versión o eliminar) que los usuarios pueden realizar en un documento u otroobjeto del repositorio asociado a un conjunto de permisos. Hay siete niveles de accesoposibles. Cada nivel de acceso incluye las capacidades de los niveles precedentes. Losniveles de acceso se enumeran en Tabla 22–1, página 193.

Además de los siete niveles de acceso básicos, existen otros seis niveles de permisosextendidos: Eliminar objeto, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación, Cambiarestado, Cambiar permiso y Cambiar propiedad. Si precisa más información sobre lospermisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 195.

A cada usuario se le asigna un conjunto de permisos predeterminado. Cuando unusuario crea un elemento, el repositorio asigna el conjunto de permisos predeterminadodel usuario al elemento. Por ejemplo, si el conjunto de permisos predeterminado delusuario concede a todos los miembros del departamento el permiso Escribir y al resto deusuarios el permiso Leer, éstos serán los niveles de acceso que se asignen al elemento.

Puede cambiar los niveles de acceso de un elemento cambiando el conjunto de permisosde dicho elemento. Para ello, debe ser el propietario del elemento (normalmente, elpropietario es el usuario que lo creó) o tener privilegios de superusuario sobre elrepositorio del elemento.

Al modificar un conjunto de permisos, éste se guardará como un conjunto de permisosasignado al usuario. Dicho usuario podrá entonces aplicar el conjunto de permisos aotros elementos del repositorio.

La capacidad para editar conjuntos de permisos depende de los privilegios de usuario enel repositorio:• Si dispone del privilegio Superusuario, puede modificar cualquier conjunto de

permisos del repositorio. Podrá designar a cualquier usuario del repositorio comoel propietario de un conjunto de permisos, así como cambiar el propietario de unconjunto de permisos. Este permiso se suele asignar al administrador del repositorio.

• Si dispone del privilegio Sysadmin (Administrador del sistema), puede modificarcualquier conjunto de permisos del que sea propietario o que pertenezca alpropietario del repositorio. Podrá designarse a sí mismo o al propietario delrepositorio como el propietario del conjunto de permisos que haya creado, asícomo cambiar la propiedad del conjunto de permisos a favor del propio usuario odel propietario del repositorio. Este permiso se suele asignar al administrador delrepositorio.

• Si sus privilegios son menores que los indicados, sólo será el propietario del conjuntode permisos que cree. Podrá modificar cualquier conjunto de permisos de supropiedad, pero no podrá cambiar al propietario del conjunto de permisos.



Si designa al propietario del repositorio como el propietario del conjunto de permisos,ese conjunto de permisos será un conjunto de permisos del sistema (o público). Sólo unsuperusuario, administrador del sistema o el propietario del repositorio podrán editar elconjunto de permisos. Si el propietario del conjunto de permisos es un usuario diferente,se tratará de un conjunto de permisos Normal (o Privado). Podrá editarlo el propietario,un superusuario, el administrador del sistema o el propietario del repositorio.

Un usuario con permiso Escribir o Eliminar puede cambiar el conjunto de permisosque se asigna a un objeto.

Tabla 22-1. Niveles de acceso

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.

Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

El acceso a las carpetas y documentos de un repositorio está sujeto a las restricciones deseguridad establecidas en su organización. Los permisos de repositorio determinan elacceso que tiene a cada elemento del repositorio (como archivos, carpetas o archivadores)y controlan su capacidad para realizar determinadas acciones.

Los permisos están determinados por conjuntos de permisos, en los que se enumeranusuarios y grupos de usuarios, así como las acciones que pueden llevar a cabo. Cadaelemento de un repositorio tiene un conjunto de permisos asociado, el cual determina losusuarios que pueden acceder a dicho elemento. En función de los permisos que tenga,podrá crear nuevos elementos, ejecutar acciones de gestión de archivos (como importar,copiar o enlazar archivos) e iniciar procesos (como enviar archivos a flujos de trabajo).

La seguridad protege la información de cada repositorio mediante permisos de objeto,que controlan el acceso a los archivadores, carpetas, documentos y otros objetos. Lospermisos de objeto determinan qué acciones puede realizar un usuario concreto sobreun objeto específico. Los permisos se pueden agregar, quitar, modificar o reemplazar, eincluso definirse de formas diferentes según los usuarios.



Si precisa información adicional sobre conjuntos de permisos, consulte la sección sobreseguridad de la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía del administrador deContent Server).

Si utiliza Web Publisher de Documentum, y si el usuario no asigna un conjuntode permisos predeterminado ni indica que no hay ningún conjunto de permisospredeterminado, Content Server asignará un permiso predeterminado en función dela configuración del atributo default_acl en el objeto de configuración del servidor.La configuración es una de las siguientes:

• 1: usa el conjunto de permisos predeterminado de la carpeta en la que se almacenael objeto

• 2: usa el conjunto de permisos predeterminado del tipo de objeto• 3: usa el conjunto de permisos predeterminado del usuario que crea el objeto• 4: no asigna ningún conjunto de permisos predeterminado

Seguridad de carpeta

La seguridad de carpeta es un nivel adicional de seguridad que refuerza la seguridadexistente de un repositorio. La implementación de esta opción de seguridad restringeaún más el número de operaciones permitidas en un repositorio. Cuando se hayaactivado la seguridad de carpeta, operaciones tales como copiar o mover documentospueden requerir que tenga permiso de escritura o superior sobre la carpeta parapoder acceder a un objeto. Si precisa información sobre cómo asignar la seguridad decarpeta a un repositorio, consulte la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía deladministrador de Content Server).

Si utiliza Web Publisher de Documentum y se utiliza la seguridad de carpeta en unrepositorio, todos los archivos de contenido que se encuentren en el estado Trabajo encurso deben tener el mismo permiso que la carpeta. Para utilizar el mismo permiso quela carpeta, el administrador deberá asegurarse de que el ciclo de vida con el estadoTrabajo en curso no aplique ninguna acción LCA definida. Por ejemplo:WIP - lca de carpetaStaging - WP "LCA En prueba predeterminado"Approved - WP "LCA Aprobado predeterminado"

En la tabla siguiente figuran las acciones a las que afecta la seguridad de carpeta.



Tabla 22-2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa

Acción Requiere al menos permiso de escritura sobre:

Crear un objeto Archivador o carpeta en donde vaya a crear el objeto

Importar archivos o carpeta Archivador o carpeta al que vaya a importar los archivoso carpetas

Mover un objeto El archivador y la carpeta de los que procede el objetoy la carpeta o archivador de destino

Copiar un objeto El archivador o carpeta de destino

Enlazar un objeto El archivador o carpeta de destino

Desenlazar un objeto Archivador o carpeta de los que se desenlaza el objeto

Eliminar una versión de undocumento

La carpeta principal del documento

Eliminar todas las versionesde un documento


Eliminar las versiones noutilizadas de un documento


Pregunte al administrador del repositorio si la seguridad de carpeta está activada enel repositorio.

Permisos extendidos

Los permisos extendidos se utilizan para conceder a usuarios o grupos el permisonecesario para llevar a cabo acciones adicionales, aparte de las permitidas por el nivel deacceso que tengan asignado. Sólo los administradores del sistema y los superusuariospueden otorgar o modificar permisos extendidos.

Tabla 22-3. Permisos extendidos

Permiso extendido Qué permite

Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con el permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.




Cambiar estado Los usuarios con el permiso Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con el permiso Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con el permiso Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Eliminar objeto Los usuarios con el permiso extendido Eliminar objetosólo tienen derechos para eliminar el objeto.

Entradas adicionales de control de acceso

En Content Server 5.3 y posteriores hay disponibles otras entradas de control de acceso,siempre que Trusted Content Services esté habilitado en el repositorio. Las entradas decontrol de acceso descritas en la tabla son independientes, no existe ninguna jerarquíaentre ellas.

Tabla 22-4. Entradas adicionales de control de acceso

Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción de acceso Una entrada de restricción de accesodeniega al usuario el derecho alpermiso básico del ámbito de los objetosespecificado en la entrada. Por ejemplo,si un usuario tuviera permiso Eliminarcomo miembro de un grupo concreto,una restricción de acceso podría limitar elpermiso del usuario, comomucho, al nivelVersión. Por tanto, el usuario perdería lospermisos de escritura y supresión.



Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción extendida Una entrada de restricción extendidadeniega a los usuarios o miembros deun grupo especificado los permisosextendidos del ámbito de los objetos quese hayan especificado. Por ejemplo, siun usuario tuviera derechos de Cambiarpermiso como miembro de un grupoconcreto, una restricción extendidaquitaría tal derecho.

Grupo requerido Una entrada de grupo requerido exigeque el usuario que solicite acceso a unobjeto regido por el conjunto de permisossea miembro del grupo identificado enla entrada. Si hay entradas para variosgrupos, el usuario debe ser miembro detodos los grupos para que Content Serverpermita el acceso al objeto.

Conjuntos de grupos requeridos Una entrada de conjunto de gruposrequeridos exige que el usuario quesolicite acceso a un objeto regido por elconjunto de permisos sea miembro almenos de uno de los grupos del conjunto.

Conjuntos de alias predeterminados

Content Server agrega los siguientes alias predeterminados a un conjunto de permisos:• dm_owner: representa al propietario del conjunto de permisos.• dm_world: representa a todos los usuarios del repositorio.

Localizar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar conjuntos de permisos.

Para localizar un conjunto de permisos:

1. Seleccione la vista estándar.

2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.



3. Para ver los conjuntos de permisos, seleccione Conjuntos de permisos del usuarioactual.

4. Para ver los conjuntos de permisos del sistema, seleccione Conjuntos de permisosdel sistema.

5. Para ver los conjuntos de permisos creados manualmente, seleccione Generadosmanualmente.

6. Para ver los conjuntos de permisos creados automáticamente, seleccione Generadosautomáticamente.

Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar los objetos que utilizan un conjunto de permisosdeterminado.

Para ver dónde se utiliza un conjunto de permisos:



3. Localice el conjunto de permisos correcto.

4. Seleccione el conjunto de permisos.

5. SeleccioneMostrar>Pertenencias.Aparecerá una lista de documentos que utilizan el conjunto de permisos.

6. Para ver objetos del sistema o usuarios que utilizan el conjunto de permisos,seleccione ese tipo de objeto en la lista.

Ver o modificar conjuntos de permisosPara ver o modificar un conjunto de permisos:



3. Localice el conjunto de permisos que desee ver o modificar y, a continuación, sigauno de estos procedimientos:

• Haga clic en junto al conjunto de permisos.• Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos y, a continuación,

seleccioneMostrar>Propiedades.



4. En la ficha Información, edite las propiedades como desee.

5. Haga clic en la ficha Permisos.Webtop mostrará la lista de usuarios y grupos a los que el conjunto de permisos hadado permisos. Por cada usuario o grupo, Webtop muestra los permisos y permisosextendidos dados.

6. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.



7. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.

b. Haga clic en Quitar.

8. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



9. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


10. Para agregar usuarios o grupos (descriptores de acceso) al conjunto de permisosseleccionado, siga este procedimiento. Debe disponer de los niveles de permisoadecuados para agregar usuarios o grupos al conjunto de permisos:

a. Para agregar usuarios o grupos, haga clic en .

b. Para seleccionar de entre todos los usuarios o grupos, haga clic en la ficha Todos.Para seleccionar de entre los usuarios y grupos utilizados recientemente, hagaclic en la ficha Utilizados recientemente.

c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los usuarios o grupos deusuarios que desee agregar y haga clic en Agregar. Para quitar un elemento



de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla de verificacióndel elemento y hacer clic en Quitar.


e. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.

f. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

g. Si ha agregado varios usuarios o grupos, puede hacer clic en Siguiente paraaplicar distintos permisos a cada uno. Cuando haya terminado, haga clic enAceptar.

11. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:

a. Marque las casillas de verificación de los usuarios o grupos cuyos permisosdesee editar.

b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.

d. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

e. Haga clic en Aceptar.

12. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Seleccione el nivel de permiso con el que se denegará al descriptor de acceso.

f. Seleccione el nivel de permiso extendido con el que se denegará al descriptorde acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

13. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.



14. Para quitar usuarios o grupos, marque las casillas de verificación de dichos usuarioso grupos. Haga clic en .


Crear conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para crear conjuntos de permisos.

Antes de guardar un conjunto de permisos, éste se valida de la forma siguiente:

1. Los nuevos descriptores de acceso (usuarios o grupos) de los permisos son evaluadospara confirmar que pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno delos grupos enumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

2. Los nuevos descriptores de acceso de las restricciones son evaluados para confirmarque pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno de los gruposenumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

3. Cuando se agregan nuevos grupos a una lista de grupos requeridos, todos losdescriptores de acceso incluidos en las listas de permisos y restricciones sonevaluados, y aquellos descriptores que no pertenezcan a los grupos recién agregadosserán identificados con una marca.

4. Cuando se agregan nuevos grupos a una lista de conjuntos de grupos requeridos,todos los descriptores de acceso incluidos en las listas de permisos y restricciones sonevaluados, y aquellos descriptores que no pertenezcan a los grupos recién agregadosserán identificados con una marca.

5. Cuando un usuario accede a la ficha de permisos en esta aplicación:

• Se evalúan los descriptores de acceso que aparecen actualmente en la lista depermisos y restricciones.

• Los descriptores de acceso que no pertenezcan a todos los grupos de la lista degrupos requeridos y tampoco pertenezcan al menos a uno de los grupos delconjunto de grupos requeridos serán identificados con una marca.

En repositorios de las versiones 5.2.5, 5.3 y posteriores en los que Trusted ContentServices no está habilitado, sólo se realizan los pasos 1 y 2. En repositorios de la versión5.3 en los que Trusted Content Services está habilitado, se realizan los cinco pasos.

Para crear conjuntos de permisos:


2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.



3. Haga clic en Archivo>Nuevo>Conjunto de permisos.

4. Escriba el nombre del conjunto de permisos.

5. Escriba una descripción del conjunto de permisos.

6. Indique a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado como superusuario o como propietario del repositorio, podrá

cambiar a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado con privilegios de usuario que no sean de superusuario o

propietario del repositorio, será el propietario.7. Seleccione una clase para el conjunto de permisos en la lista.

• Normal

un conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que locrea. Cualquier usuario o grupo del repositorio, salvo el propietario de este,puede crear un conjunto de permisos Normal.

• Público

Un conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio.Cualquier usuario o grupo del repositorio puede crear un conjunto de permisosPúblico. Los conjuntos de permisos públicos sólo los puede modificar o eliminarel propietario del conjunto (el usuario o grupo que lo crea), un superusuario,un administrador de sistema o el propietario del repositorio. Si el propietariodel repositorio es el propietario de un conjunto de permisos determinado, sedenomina conjunto de permisos del sistema.

8. Haga clic en Siguiente.Se mostrará la página de permisos. Aparecen las entradas de control de accesopredeterminadas:• dm_owner

El propietario del conjunto de permisos.• dm_world

Todos los usuarios del repositorio.9. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con Trusted

Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.



10. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:



a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.


11. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



12. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


13. Para agregar descriptores de acceso (usuarios o grupos) al conjunto de permisos:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar.Tenga en cuenta que para quitar un elemento de la lista de elementosseleccionados, debe marcar la casilla de verificación del elemento y hacer clic enQuitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. En caso contrario, haga clic en Aceptar.

14. Para editar los niveles de permisos de un usuario o grupo:


b. Haga clic en .

c. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.






16. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos. Si precisa información sobre la evaluación delos descriptores de acceso para identificar conflictos, consulte la introducciónde este tema.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Seleccione el nivel de permiso con el que se denegará al descriptor de acceso.

f. Seleccione el nivel de permiso extendido con el que se denegará al descriptorde acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

17. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.


Establecer permisos para un objetoPara definir los permisos de un objeto:

1. Si todavía no lo ha hecho, desplácese hasta el elemento y abra las propiedades deéste. (Puede abrir las propiedades de varias formas, incluido el hacer clic en .

2. En las propiedades del elemento, seleccione la ficha Permisos.En la parte superior de la página se muestran los permisos del elemento. Lospermisos básicos aparecen en mayúsculas y los extendidos, en minúsculas.



En la parte superior de la página también se muestra el conjunto de permisosasignado al elemento. El conjunto de permisos determina los distintos permisosque los usuarios tienen para ese elemento. Si dispone de permiso para ello, puedecambiar el conjunto de permisos que se haya asignado a este elemento. ConsultePaso 3.En la parte inferior de la página se muestran los usuarios y grupos incluidos en elconjunto de permisos, así como los niveles de permiso de cada uno. Si dispone depermiso para ello, puede editar los usuarios y grupos y sus niveles de permiso.Consulte Paso 4, Paso 5 y Paso 6.

3. Para cambiar el conjunto de permisos asignado a este elemento, haga clic enSeleccionar. En la página de selección, seleccione un nuevo conjunto de permisos y,a continuación, haga clic en Aceptar. Si precisa información sobre cómo utilizar lapágina de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 37.

4. Para agregar un usuario o grupo al conjunto de permisos, siga este procedimiento:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar. Tenga en cuenta que para quitarun elemento de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla deverificación del elemento y hacer clic en Quitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. En caso contrario, haga clic en Aceptar.

5. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:


b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.






Agregar o eliminar usuarios de conjuntos depermisos


• Agregar usuarios a conjuntos de permisos, página 206• Eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 207• Cambiar los permisos asignados a un usuario, página 207• Definir los permisos básicos y de objeto extendido de usuarios, página 208

Agregar usuarios a conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para agregar un usuario a un conjunto de permisos.

Para agregar usuarios a un conjunto de permisos existente:


2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.

3. Busque el conjunto de permisos que desee modificar.

4. Haga clic en junto al conjunto de permisos.

5. Cambie la descripción o la clase del conjunto de permisos.

6. Haga clic en Permisos.

7. En la sección Descriptotes de acceso, haga clic en el icono Agregar.Se mostrará el primer conjunto de usuarios, grupos y roles del repositorio.

8. Para ver más, haga clic en las flechas de desplazamiento.

9. Para ver sólo los usuarios, grupos o roles, seleccione respectivamenteMostrarusuarios,Mostrar grupos oMostrar roles.

10. Marque la casilla de verificación situada junto a los nombres de los usuarios, gruposo roles que desee agregar al conjunto de permisos.

11. Haga clic en Agregar.



12. Haga clic en Aceptar para agregar los usuarios, grupos y roles al conjunto depermisos, o bien en Cancelar para cancelar la operación.

13. Indique los niveles correctos de permisos básicos y extendidos del primer usuarioque vaya a agregar.

14. Haga clic en Aceptar para aplicar los niveles indicados a todos los usuarios que vayaa agregar, o bien en Siguiente para asignar individualmente los permisos correctos acada usuario.

Eliminar usuarios de conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para eliminar un usuario de un conjunto de permisos.

Para eliminar usuarios de un conjunto de permisos:


2. Desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.


4. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



7. En la sección Descriptores de acceso, marque la casilla de verificación situada junto acada uno de los usuarios que desee eliminar.

8. Haga clic en el icono Quitar.

9. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios o en Cancelar para cancelarlos.

Cambiar los permisos asignados a un usuario

Siga estas instrucciones para cambiar los permisos de un usuario en un conjunto depermisos.

Para cambiar los permisos de un usuario:


2. Desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.




4. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



7. En la sección Descriptotes de acceso, marque la casilla de verificación situada junto alnombre de los usuarios cuyos permisos desee cambiar y haga clic en el icono Editar.

8. Cambie los permisos del primer usuario.

9. Para asignar los mismos permisos a todos los usuarios seleccionados, haga clic enAceptar.

10. Para asignar distintos permisos a cada usuario, haga clic en Siguiente.

11. Cuando haya asignado permisos nuevos al último usuario, haga clic en Aceptar.

12. Haga clic en Aceptar.El conjunto de permisos se guardará.

Definir los permisos básicos y de objeto extendido deusuarios

En esta página, defina los permisos básicos y extendidos de un usuario.

Para definir los permisos básicos y extendidos de un usuario:

1. Para definir los permisos básicos del usuario, elija el nivel correcto en la listadesplegable.Los niveles de permiso son acumulativos; es decir, un usuario con permiso de lecturaen un objeto podrá leer un archivo de contenido asociado y ver las propiedades delobjeto. Los niveles de permiso son los siguientes:

Tabla 22-5. Permisos básicos de usuario

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.



Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

2. Para definir los permisos extendidos del usuario, marque las casillas de verificaciónadecuadas.Los permisos extendidos no son acumulativos. Los niveles de permiso extendidoson los siguientes:

Tabla 22-6. Permiso extendido del usuario


Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con el permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.

Cambiar estado Los usuarios con el permiso Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con el permiso Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con el permiso Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Eliminar objeto Los usuarios con el permiso extendido Eliminar objetosólo tienen derechos para eliminar el objeto.

3. Haga clic en Siguiente para asignar los permisos del descriptor de acceso siguiente,Terminar para asignar los mismos permisos a todos los descriptores de accesocuyos permisos está cambiando, o Cancelar para salir de la operación sin guardarlos cambios realizados.



Eliminar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para eliminar conjuntos de permisos. No puede eliminarplantillas de conjuntos de permisos con esta aplicación. Para eliminar una plantilla deconjunto de permisos, utilice Application Builder. Si precisa más información, consultela documentación de Application Builder.

Para eliminar conjuntos de permisos:


2. Desplácese hasta Administración / Seguridad.

3. Marque las casillas de verificación de los conjuntos de permisos que desee eliminar.

4. Haga clic en Archivo>Eliminar.



Capítulo 23Gestionar usuarios, grupos y roles

En esta sección se describe la gestión de los siguientes elementos:

• Usuarios, página 211• Grupos, página 236• Roles, página 246

UsuariosEsta sección contiene información sobre la creación, modificación y eliminación deusuarios de un repositorio.

Para obtener acceso a un repositorio, es necesario que la persona esté definida comousuario en ese repositorio. Si se agrega a alguien como usuario a un repositorio nofederado, no se le concederá acceso a todos los repositorios de la empresa. Es necesarioagregar explícitamente a esa persona a cada repositorio.

Cuando se desplace a Administración/Administración de usuarios/Usuarios, podráacceder a los usuarios del repositorio actual. Cuando acceda por primera vez a estapágina, ésta estará en modo de búsqueda. Puede buscar usuarios utilizando el nombrede usuario del repositorio, el nombre de SO del usuario (nombre en el sistema operativo)o el grupo predeterminado.

Haga clic enMostrar todos los usuarios para ver todos los usuarios del repositorio. Losusuarios del repositorio se muestran en el orden en el que se agregaron al repositorio.

Puede ordenar los usuarios si hace clic en cualquiera de los encabezados de columna:• Nombre, el nombre ’del usuario en el repositorio• Grupo, el grupo predeterminado ’del usuario• Estado, que indica si el usuario está activo, inactivo, bloqueado o bloqueado e

inactivo• Correo electrónico, la dirección de correo electrónico ’del usuario


Gestionar usuarios, grupos y roles

También puede pasar a un usuario si escribe las primeras letras del nombre ’del usuarioen el repositorio en el cuadro Nombre de usuario o si hace clic en la letra por la queempiece el nombre de repositorio ’del usuario. El nombre de repositorio ’del usuario noes su nombre de inicio de sesión. Por ejemplo, un usuario que se conecta al repositoriocomo smorena puede tener el nombre de repositorio Silvia Morena. Así pues, busqueSilvia, no smorena. De forma similar, en repositorios de las versiones 5.3 y posteriores,puede realizar búsquedas escribiendo parte del Nombre de inicio de sesión del usuario,el Grupo predeterminado ’del usuario o el Dominio de inicio de sesión del usuario. Enrepositorios de las versiones 5.2.x, los cuadros de búsqueda son Nombre de usuario,Nombre de SO de usuario, Grupo predeterminado y Dominio de usuario.

Para buscar usuarios en el repositorio, haga clic en Buscar. En la página de lista deusuarios, también puede hacer clic en Avanzada para utilizar funciones de búsquedaavanzadas.

Para ver más de los diez usuarios predeterminados a la vez, seleccione un numerodistinto en la lista desplegableMostrar elementos

Para ver la página siguiente de usuarios, haga clic en el botón >. Para ver la páginaanterior de usuarios, haga clic en el botón <. Para pasar a la primera página, haga clic enel botón <<. Para pasar a la última página, haga clic en >>.

Esta sección consta de los siguientes temas:

• Localizar usuarios, página 213• Establecer los permisos predeterminados del archivador de un nuevo usuario,

página 213• Crear usuarios, página 214• Crear usuarios globales, página 219• Propiedades de usuario, página 220• Importar usuarios, página 226• Importar propiedades de usuario, página 228• Eliminar usuarios, página 232• Reasignar objetos a otro usuario, página 233• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 233• Activar o desactivar usuarios, página 234• Modificar usuarios, página 234• Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos y documentos

de usuarios, página 235• Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial, página 235• Ver registros de reasignación de usuarios, página 236• Cambiar el nombre de los informes, página 236



Localizar usuarios

Siga estas instrucciones para localizar usuarios en el repositorio. Puede buscar pornombre de usuario, nombre de SO del usuario o grupo predeterminado.

Para localizar usuarios:

1. Conéctese al repositorio en el que desee localizar un usuario en concreto.

2. En el panel izquierdo de la vista estándar, desplácese hasta Administración /Administración de usuarios.

3. Haga clic en Usuarios.

4. Escriba la información en un cuadro de búsqueda. (En función de la versión delrepositorio, los cuadros de búsqueda disponibles pueden incluir Nombre deusuario, Nombre de inicio de sesión del usuario,Grupo predeterminado,Dominiode inicio de sesión del usuario,Nombre del SO de usuario yDominio del usuario.)

5. Haga clic en Buscar.

Establecer los permisos predeterminados delarchivador de un nuevo usuario

Cuando crea un nuevo usuario, debe asignarle una carpeta predeterminada.Documentum Administrator le permite seleccionar entre asignar una carpeta existentecomo la predeterminada del usuario o crear una nueva carpeta con el nombre delusuario. Si hace que Documentum Administrator cree las carpetas para los nuevosusuarios y desea controlar los permisos asignados a las carpetas de los nuevos usuarios,siga estas instrucciones.

1. Cree un nuevo conjunto de alias llamado ConfiguraciónPropiedadesUsuario.

2. Asigne la pertenencia del conjunto de alias ConfiguraciónPropiedadesUsuarioal propietario del repositorio.Éste es el usuario cuya cuenta se utiliza para acceder a la base de datos (dm_dbo).

3. Cree dos alias en ConfiguraciónPropiedadesUsuario.• LcaCarpetaPredeterminada

Asigne este alias al conjunto de permisos que se vaya a aplicar a la nueva carpetacreada para nuevos usuarios.

• DominioLcaCarpetaPredeterminada

Asígnelo al usuario propietario del conjunto de permisos que utilizó paraLcaCarpetaPredeterminada.



Cuando se cree la nueva carpeta durante la creación de un nuevo usuario, DocumentumAdministrator aplicará el conjunto de permisos que designe. Si no hay presente unnuevo usuario como descriptor de acceso en el conjunto de permisos, al usuario se leotorga permiso de escritura para la carpeta. El conjunto de permisos del archivadorse modifica a un conjunto de permisos generado por el sistema, pero dispone de lospermisos del conjunto de permisos que haya creado.

Puede utilizar DocumentumAdministrator para crear una nueva carpeta predeterminadapara un usuario existente cuya carpeta predeterminada no sea el nombre del usuario.Los permisos del conjunto se aplican como se describe anteriormente si ha creado losalias y conjuntos de alias necesarios.

Si el conjunto de alias ConfiguraciónPropiedadesUsuario no existe y un superusuariocrea el nuevo usuario, el nuevo usuario será propietario de la carpeta y tendrá permisode supresión. Si un administrador del sistema crea el nuevo usuario, el usuario no serápropietario de la carpeta predeterminada; sin embargo, tendrá permiso para cambiarel propietario y el permiso de escritura.

Crear o modificar usuarios

Haga clic en los enlaces para recibir instrucciones sobre:• Crear usuarios, página 214• Modificar usuarios, página 234

Crear usuarios

Siga estas instrucciones para crear usuarios de repositorio.

Antes de crear usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el servidor. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si el repositorio es el miembro controlador de una federación, un nuevo usuario puedeser un usuario global. Los usuarios globales se gestionan mediante el repositoriocontrolador de una federación y tienen los mismos valores de atributos en cadarepositorio de la federación. Si agrega un usuario global al repositorio controlador, dichousuario se agregará a todos los repositorios miembros mediante un trabajo de federaciónque sincronizará los repositorios.



Debe tener los privilegios de Sysadmin (Administrador del sistema) o de Superusuariopara crear usuarios. Los superusuarios y administradores del sistema no puedenmodificar sus propios privilegios extendidos.

Si precisa información sobre cada atributo, consulte Propiedades de usuario, página 220.Si precisa más información sobre usuarios, consulte la sección “Usuarios y grupos” de laContent Server Administrator’s Guide (Guía del administrador de Content Server).

Para crear usuarios:

1. Conéctese al repositorio en el que desee crear usuarios.

2. Haga clic en Administración.

3. Haga clic en Administración de usuarios.

4. Haga clic en Archivo>Nuevo>Usuario.

5. Elija un estado para el usuario.• Activo

El usuario es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo

El usuario no es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuariosinactivos no pueden conectarse al repositorio. Los usuarios pueden quedaren estado inactivo por haber tenido varios fallos de autenticación o porhaber restablecido el estado manualmente. Los repositorios de la versión5.3 y posteriores se pueden configurar de modo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos. Si precisa información sobre la forma deconfigurar los repositorios, consulte el capítulo sobre usuarios en Content ServerAdministration Guide (Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado

El usuario no puede conectarse al repositorio. Los administradores del sistema olos superusuarios son quienes deben definir y quitar manualmente este estadode usuario.

• Bloqueado e inactivo

El usuario está inactivo y no puede conectarse al repositorio. Los administradoresdel sistema o los superusuarios son los que deben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otro superusuario puede restablecer su estado.

6. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.El nombre de usuario no se puede cambiar una vez asignado. Para cambiar elnombre de un usuario, debe crear un usuario nuevo con el nuevo nombre y, acontinuación, asignar los objetos del usuario al nuevo usuario. Si precisa más



información sobre la reasignación de objetos a un usuario nuevo o diferente, consulteReasignar objetos a otro usuario, página 233.

7. Si está disponible, escriba el Nombre de inicio de sesión del usuario. Este nombrede inicio de sesión es el que se utiliza para la autenticación del usuario. Si el usuarioes un usuario de sistema operativo, su nombre de inicio de sesión debe coincidir conel nombre de su sistema operativo. Si el usuario es un usuario de LDAP, su nombrede inicio de sesión debe coincidir con el nombre de autenticación de LDAP.

8. Si está disponible, escriba elDominio de inicio de sesión del usuario. En este campose identifica el dominio en el que el usuario se autentica. Suele ser un dominio deWindows o el nombre del servidor LDAP utilizado para la autenticación.

9. Seleccione unOrigen de autenticación del usuario en la lista. En función del sistemaoperativo, estarán disponibles algunas o todas las siguientes opciones:• Ninguno• LDAP: el usuario se autentica mediante un servidor LDAP.• Contraseña: El usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena

en el repositorio. No hay autenticación externa.• Sólo UNIX: seleccione esta opción para elegir la autenticación de usuarios

predeterminada de UNIX.• Sólo dominio: seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada la

autenticación de dominios de Windows y el usuario debe ser autenticado conun dominio.

• Primero UNIX: seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada laautenticación de dominios de Windows y el usuario debe ser autenticadoprimero con UNIX y luego con un dominio.

• Primero dominio: seleccione esta opción si el repositorio tiene habilitada laautenticación de dominios de Windows y el usuario debe ser autenticadoprimero con un dominio y luego con UNIX.

• Contraseña: El usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacenaen el repositorio. No hay autenticación externa.

10. Si se seleccionó Contraseña, escriba la contraseña de usuario. La contraseña se cifray almacena en el repositorio. Se debe proporcionar manualmente para los usuariosque se hayan agregado con un archivo LDIF importado.

11. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario. Ésta es la dirección a la que seenviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventosregistrados.

12. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistemaoperativo del usuario. Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario y esobligatorio en repositorios 5.2.5.

13. En el campo Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows del usuario.



• Si el repositorio está en un host de Windows, escriba el dominio.• Si el repositorio está en un host de Unix y dispone de una asignación de dominios

configurada para utilizar la autenticación de dominios de Windows, examinehasta encontrar el dominio correcto.

14. Seleccione el repositorio inicial del usuario.

15. En el caso de que el usuario se vaya a crear en el repositorio que controla unafederación, marque la opción El usuario es global si desea que el usuario y suspropiedades se propaguen a todos los miembros de la federación.

16. Para utilizar una carpeta de repositorio existente como la carpeta predeterminadadel usuario:

a. Haga clic en Elegir carpeta existente.

b. Haga clic en Seleccionar carpeta.

c. Localice la carpeta apropiada.

d. Seleccione la carpeta.


17. Para crear una carpeta con el nombre del usuario, haga clic en Elegir/Crear carpetacon el nombre de usuario.

18. Para restringir el acceso del usuario únicamente a algunas carpetas o archivadoresdel repositorio:Si no elige ninguna carpeta, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadoresdel repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas yarchivadores y a la seguridad de carpeta.

a. Haga clic en Seleccionar.

b. Localice las carpetas o archivadores a los que tendrá acceso el usuario.

c. Seleccione las carpetas o los archivadores.


e. Realice los dos últimos pasos en todas las páginas en las que haya una carpeta oun archivador al que tenga acceso el usuario.

19. Haga clic en Seleccionar grupo y seleccione un grupo predeterminado para elusuario.

20. Haga clic en Seleccionar conjunto de permisos y seleccione un conjunto de permisospredeterminado para el usuario.

21. Para asignar un nombre de base de datos, que es el nombre de usuario en RDBMS,escriba el nombre en el campo Nombre de base de datos. El nombre de la base dedatos sólo es necesario si el usuario va a ser propietario del repositorio o un usuarioque registra tablas de RDBMS.



22. Seleccione los privilegios de usuario en la lista. Los privilegios de usuario autorizan adeterminados usuarios a realizar actividades necesarias para administrar y mantenerel sistema. Los niveles de privilegio son los siguientes:• Ninguno• Crear tipo• Crear archivador• Crear archivador y tipo• Crear grupo• Crear grupo y tipo• Crear grupo y archivador• Crear grupo, archivador y tipo• Administrador del sistema• Superusuario: si otorga privilegios de superusuario a un usuario después

de instalar o actualizar un repositorio, o bien tras ejecutar manualmente lasecuencia de comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente algrupo denominado admingroup. Si revoca los privilegios de superusuario de unusuario, quítelo del grupo admingroup.

23. Seleccione los privilegios extendidos de usuario en la lista. Los privilegiosextendidos sirven para determinar si el usuario puede configurar auditorías y very purgar seguimientos de auditoría. Los superusuarios y administradores delsistema no pueden modificar sus propios privilegios extendidos. Seleccione uno delos siguientes procedimientos:• Ninguno

El usuario no puede configurar auditorías ni ver o purgar seguimientos decomprobación.

• Configurar auditoría

El usuario puede configurar auditorías.• Purgar auditoría

El usuario puede purgar seguimientos de comprobación existentes.• Configurar y purgar auditoría

El usuario puede configurar auditorías y purgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver auditoría

El usuario puede ver seguimientos de comprobación.• Configurar y ver auditoría

El usuario puede configurar auditorías y ver seguimientos de comprobaciónexistentes.



• Ver y purgar auditoría

El usuario puede ver seguimientos de comprobación existentes y purgarlos.• Configurar, ver y purgar auditoría

El usuario puede configurar auditorías y ver y purgar seguimientos decomprobación existentes.

24. Seleccione la capacidad del cliente del usuario. Seleccione el tipo de usuario:• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistemaContent Server no reconoce ni aplica esta configuración. Si precisa informaciónacerca de los niveles de capacidad, consulte la documentación de cada productocliente.

25. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias y seleccione un conjunto de aliaspredeterminado para el usuario.

26. Para indicar que el usuario no está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo,marque la opción Flujo de trabajo desactivado.

27. En repositorios de las versiones 5.1 y posteriores, para que el usuario disponga demás intentos de inicio de sesión que los definidos en el objeto de configuración derepositorio, marque la opción Desactivar comprobación de fallo de autenticación.

28. Haga clic en Aceptar.El usuario se creará.

Crear usuarios globales

Un usuario global es un usuario del repositorio que se encuentra en todos los miembrosde una federación de repositorios y cuyos valores de atributo son los mismos en todoslos repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador.Si agrega un usuario global al repositorio controlador, dicho usuario se agregará atodos los repositorios miembro mediante un trabajo de federación que sincronizarálos repositorios.

Para crear un usuario global, conéctese al repositorio que controla una federación y creeallí el usuario. Marque la opción El usuario es global para convertir el usuario en global.Siga las instrucciones descritas en Crear usuarios, página 214 para crear el usuario.

Para modificar las propiedades de un usuario global, conéctese al repositorio controlador.



Los usuarios globales también pueden tener atributos locales, que pueden modificarseen un repositorio local.

Propiedades de usuario

En la siguiente tabla se describen los campos que deben completarse para crear unnuevo usuario. Si precisa más información sobre usuarios, consulte Content ServerAdministrator’s Guide (Guía del administrador de Content Server).

Tabla 23-1. Propiedades de un usuario

Etiqueta de campo Valor

User State (Estado del usuario) Indica el estado del usuario en elrepositorio:

• ActivoEl usuario es actualmente unusuario de repositorio activo. Losusuarios activos pueden conectarse alrepositorio.

• InactivoEl usuario no es actualmenteun usuario de repositorio activo.Los usuarios inactivos no puedenconectarse al repositorio. Los usuariospueden quedar en estado inactivopor haber tenido varios fallos deautenticación o por haber restablecidoel estado manualmente.

• BloqueadoEl usuario no puedeconectarse al repositorio. Losadministradores del sistema o lossuperusuarios son los que debendefinir este estado de usuario.

• Bloqueado e inactivoEl usuario estáinactivo y no puede conectarse alrepositorio. Los administradores delsistema o los superusuarios son los quedeben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otrosuperusuario puede restablecer su estado.




Nombre El nombre de usuario para el nuevousuario.

Si modifica las propiedades de unusuario, no podrá cambiar el nombre delmismo. En su lugar, debe volver a asignarlos objetos del usuario a otro usuario.Utilice las instrucciones que se ofrecen enReasignar objetos a otro usuario, página233.

Nombre de inicio de sesión del usuario El nombre de inicio de sesión parala autenticación de un usuario enrepositorios de la versión 5.3 yposteriores. Si el usuario es un usuario desistema operativo, su nombre de inicio desesión debe coincidir con el nombre desu sistema operativo. Si el usuario es unusuario de LDAP, su nombre de inicio desesión debe coincidir con el nombre deautenticación de LDAP.

Si un repositorio se actualizó a la versión5.3 desde una versión anterior, este campose rellena durante la actualización con elvalor del atributo de nombre de SO delusuario.

Dominio de inicio de sesión del usuario Identifica el dominio en el que el usuariose autentica. Suele ser un dominio deWindows o el nombre del servidor LDAPutilizado para la autenticación.

Origen de autenticación del usuario Especifica el modo de autenticar elnombre de usuario y la contraseña deun determinado usuario del repositorio.Los valores válidos dependen de laplataforma, UNIX o Windows, en la quese ejecute el repositorio. En UNIX, losvalores válidos son:

• null• LDAPEl usuario se autentica a través

de un servidor de directorio LDAP.• ContraseñaEl usuario se autentica

según la contraseña almacenada en elrepositorio. Elija Contraseña para los




usuarios del repositorio que no esténautenticados en un servidor LDAP odominio Windows.

• Sólo UNIXEl usuario se autenticamediante el mecanismo UNIXpredeterminado, dm_check_passwordu otro programa de comprobación decontraseñas externo.

• Sólo dominioEl usuario se autenticacon un dominio de Windows.

• Primero UNIXSe utiliza pararepositorios de UNIX en los que se estéusando la autenticación de dominiosde Windows. Primero se autenticael usuario mediante el mecanismoUNIX predeterminado; si esto falla, elusuario se autentica con un dominio deWindows.

• primero dominioSe utiliza pararepositorios de UNIX en los quese esté usando la autenticación dedominios de Windows. Primero seautentica el usuario con un dominiode Windows; si esto falla, el usuariose autentica mediante el mecanismoUNIX predeterminado.

En Windows, los valores válidos son:


de un servidor de directorio LDAP.• ContraseñaEl usuario se autentica

según la contraseña almacenada en elrepositorio. Elija Contraseña para losusuarios del repositorio que no esténautenticados en un servidor LDAP odominio Windows.

Contraseña Si el valor Contraseña está seleccionadocomo Origen de usuario, se mostraráeste campo. Introduzca la contraseña del




usuario, que se cifrará y almacenará en elrepositorio.

Descripción Una descripción del usuario.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónicodel usuario utilizada para recibirnotificaciones del repositorio.

Nombre de SO de usuario El nombre de usuario del sistemaoperativo del nuevo usuario. Es necesarioen repositorios de la versión 5.2.5. Noes necesario para repositorios de lasversiones 5.3 y posteriores.

Dominio de Windows En Windows, el nombre de dominioasociado a la cuenta de Windows delnuevo usuario. En UNIX, el dominio conel que el usuario se autentica si se estáutilizando la autenticación de dominiosde Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Carpeta predeterminada La ubicación de almacenamientopredeterminada para cualquier objeto quecree el usuario. Normalmente, se tratade un archivador donde el nombre delusuario es el nombre de objeto.

• Seleccione Elegir carpeta existente paraasignar una carpeta existente como lacarpeta predeterminada del usuario.

• Seleccione Elegir/Crear carpeta conel nombre de usuario para crearautomáticamente una carpeta con elnombre del usuario como nombre deobjeto.




Accessible Folders (Carpetas accesibles) Tiene la opción de utilizar este campopara restringir el acceso del usuario alrepositorio:

• Si hay carpetas seleccionadas, elusuario sólo tiene acceso a dichascarpetas y los objetos que contienen.Elusuario tiene acceso automático a sucarpeta predeterminada.

• Si no hay carpetas seleccionadas,el usuario tiene acceso a todo elrepositorio, aunque estará sujeto a lospermisos establecidos en las carpetas ylos objetos del repositorio.

Grupo predeterminado Cuando el usuario crea un objeto en elrepositorio, éste pertenece al nombre degrupo asociado al conjunto de permisospredeterminado del usuario.

Conjunto de permisos predeterminado Un conjunto de permisos que seutiliza para asignar los permisospredeterminados a los objetos creados porel usuario.

Nombre de base de datos El nombre de usuario del nuevo usuarioen el RDBMS subyacente. El nombrede la base de datos sólo es necesariosi el usuario va a ser propietario delrepositorio o un usuario que registratablas de RDBMS.

Privilegios Elija un privilegio de usuario de la lista.Los privilegios de usuario autorizana determinados usuarios a realizaractividades necesarias para administrary mantener el sistema. Los niveles deprivilegio son los siguientes:

• Ninguno• Crear tipo• Crear archivador• Crear archivador y tipo• Crear grupo• Crear grupo y tipo




• Crear grupo y archivador• Crear grupo, archivador y tipo• Administrador del sistema• Superusuario: si otorga privilegios de

superusuario a un usuario, agréguelomanualmente al grupo denominadoadmingroup. Si revoca los privilegiosde superusuario de un usuario, quítelodel grupo admingroup.

Privilegios extendidos En repositorios 5.2 y posteriores, estaopción establece el nivel de privilegiosextendidos para auditorías. Lossuperusuarios y administradores delsistema no pueden modificar sus propiosprivilegios extendidos.

• NingunoEl usuario no puedeconfigurar auditorías ni ver o purgarseguimientos de comprobación.

• Configurar auditoríaEl usuario puedeconfigurar auditorías.

• Purgar auditoríaEl usuario puedepurgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Configurar y purgar auditoríaElusuario puede configurar auditorías ypurgar seguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver auditoríaEl usuario puede verseguimientos de comprobación.

• Configurar y ver auditoríaEl usuariopuede configurar auditorías y verseguimientos de comprobaciónexistentes.

• Ver y purgar auditoríaEl usuario puedever seguimientos de comprobaciónexistentes y purgarlos.

• Configurar, ver y purgar auditoríaElusuario puede configurar auditorías




y ver y purgar seguimientos decomprobación existentes.

Capacidad de cliente Indica el nivel de uso que se espera delusuario. Elija el tipo de usuario de la lista.Hay cuatro tipos de usuario:

• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistema

Content Server no reconoce ni aplica estaconfiguración.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael usuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica si un usuario puede recibir tareasde flujo de trabajo.

Propagar cambio a los miembros Se muestra sólo cuando se edita unusuario global. Cuando esta opción estámarcada, los cambios realizados en elmiembro se propagan a los miembros deuna federación de repositorios.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Para repositorios de las versiones 5.1 yposteriores. Si esta opción está marcada,el usuario puede sobrepasar el númerode inicios de sesión fallidos especificadoen el campo Máximo de intentos deautenticación del objeto de configuracióndel repositorio.

Importar usuarios

Puede crear usuarios de repositorio a partir de la información contenida en un archivode entrada.

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.



Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name(el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos depermisos deben existir antes de que importe los usuarios.

En repositorios de la versión 5.3, si va a crear un usuario que se autentica medianteuna contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en elarchivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Una vez creado elusuario, siga las instrucciones descritas en Modificar usuarios, página 234 para asignar lacontraseña del usuario.

Todos los usuarios reciben el mismo estado al ser importados. Si hay que asignar unestado diferente a algún usuario, siga las instrucciones descritas en Modificar usuarios,página 234 tras importar a los usuarios.

Para importar nuevos usuarios:

1. Cree un archivo de texto con formato LDIF en el sistema de archivos del host dondese ejecute el navegador.Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezadoobject_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista decombinaciones attribute_name:attribute_value. El atributo nombre_usuario esobligatorio. Puede especificar tantos atributos adicionales como desee, pero losnombres de atributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales deltipo.Cada combinación de valor attribute_name:attribute debe estar en una nueva línea.Por ejemplo:object_type:dm_useruser_name:Silvia Morenauser_group:accountingacl_domain:morenaacl_name:LCA predeterminada de usuario globalobject_type:dm_useruser_name:Juan Santos

Si el archivo ldif contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelocomo un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengancaracteres extendidos no se importarán.

2. Guarde el archivo de texto.

3. Conéctese al repositorio en el que desee crear usuarios.



6. Haga clic en Archivo>Importar>LDIF.



7. Indique el estado de los usuarios que esté importando.• Activo

El usuario es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio.

• Inactivo

El usuario no es actualmente un usuario de repositorio activo. Los usuariosinactivos no pueden conectarse al repositorio. Los usuarios pueden quedaren estado inactivo por haber tenido varios fallos de autenticación o porhaber restablecido el estado manualmente. Los repositorios de la versión5.3 y posteriores se pueden configurar de modo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos. Si precisa información sobre la forma deconfigurar los repositorios, consulte el capítulo sobre usuarios en Content ServerAdministration Guide (Guía de administración de Content Server).

• Bloqueado

El usuario no puede conectarse al repositorio. Los administradores del sistema olos superusuarios son quienes deben definir y quitar manualmente este estadode usuario.

• Bloqueado e inactivo

El usuario está inactivo y no puede conectarse al repositorio. Los administradoresdel sistema o los superusuarios son los que deben definir este estado de usuario.

8. Haga clic en Seleccionar origen y desplácese hasta la ubicación del archivo LDIF quecontenga la información necesaria para crear los usuarios.

9. Seleccione un Origen de usuario en la lista.

10. En los demás campos, especifique los valores de propiedad que se apliquen a todoslos usuarios que esté importando. Los valores especificados en el archivo de entradaanulan los valores especificados en esta página.

11. Indique si desea sobrescribir u omitir información de usuario con respecto a losusuarios que ya existan.


Importar propiedades de usuario

En la siguiente tabla se describen las opciones de importar propiedades de usuario.



Tabla 23-2. Importar propiedades de usuario


User State (Estado del usuario) Indica si el usuario está Activo, Inactivo,Bloqueado o Bloqueado e Inactivo.

• ActivoEl usuario es actualmente unusuario de repositorio activo. Losusuarios activos pueden conectarse alrepositorio.

• InactivoEl usuario no es actualmenteun usuario de repositorio activo.Los usuarios inactivos no puedenconectarse al repositorio. Losusuarios pueden quedar en estadoinactivo por haber tenido variosfallos de autenticación o por haberrestablecido el estado manualmente.Los repositorios de la versión 5.3 yposteriores se pueden configurar demodo que los usuarios se activenautomáticamente tras estar inactivos.Si precisa información sobre la formade configurar los repositorios, consulteel capítulo sobre usuarios en ContentServer Administration Guide (Guía deadministración de Content Server).

• BloqueadoEl usuario no puedeconectarse al repositorio. Losadministradores del sistema o lossuperusuarios son quienes debendefinir y quitar manualmente esteestado de usuario.

• Bloqueado e inactivoEl usuario estáinactivo y no puede conectarse alrepositorio. Los administradores delsistema o los superusuarios son los quedeben definir este estado de usuario.

Si el usuario es un superusuario, sólo otrosuperusuario puede restablecer su estado.

Ruta de archivo de entrada El nombre de un archivo de entrada.




Origen de usuario Especifica el modo de autenticar elnombre de usuario y la contraseña de undeterminado usuario del repositorio. Losvalores válidos son:


de un servidor de directorio LDAP.• Contraseña internaEl usuario debe

proporcionar una contraseña quesólo se almacena en el repositorio.No hay autenticación externa. Debeintroducir la contraseña manualmentepara cada usuario autenticado conuna contraseña; las contraseñas no sepueden importar en el archivo LDIF.

• Sólo UNIXEl usuario se autenticamediante el mecanismo UNIXpredeterminado, dm_check_passwordu otro programa de comprobación decontraseñas externo.

• Sólo dominioEl usuario se autenticacon un dominio de Windows.

• Primero UNIXSe utiliza pararepositorios de UNIX en los que se estéusando la autenticación de dominiosde Windows. Primero se autenticael usuario mediante el mecanismoUNIX predeterminado; si esto falla, elusuario se autentica con un dominio deWindows.

• primero dominioSe utiliza pararepositorios de UNIX en los quese esté usando la autenticación dedominios de Windows. Primero seautentica el usuario con un dominiode Windows; si esto falla, el usuariose autentica mediante el mecanismoUNIX predeterminado.

Descripción Una descripción del usuario.




Dominio de Windows (Sólo en Windows.) El nombre dedominio asociado a la cuenta de Windowsdel nuevo usuario.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibetareas y notificaciones.

Carpeta predeterminada La ubicación de almacenamientopredeterminada para cualquier objetoque cree el usuario. Según cómo hayaconfigurado el sitio, puede que necesitecrear una carpeta para el usuario. Puedeoptar por proporcionar a cada usuariouna carpeta predeterminada personal.En este caso, es probable que tenga quecrear la carpeta. O quizás varios usuarioscomparten una carpeta. En este caso,puede que la carpeta ya exista.

Grupo predeterminado Elija un nombre de grupo de la lista.

Cuando el usuario crea un objeto en elrepositorio, éste pertenece al nombre degrupo asociado al conjunto de permisospredeterminado del usuario.

Conjunto de permisos predeterminado Un conjunto de permisos que seutiliza para asignar los permisospredeterminados a los objetos creados porel nuevo usuario.

Nombre de base de datos El nombre de usuario del nuevo usuarioen el RDBMS subyacente.

Privilegios Elija uno de los siguientes privilegiosde usuario en la lista: Ninguno; Grupo;Archivador; Tipo; Grupo y archivador;Archivador y tipo; Grupo y tipo; Grupo,archivador y tipo; Administrador delsistema; Superusuario.




Capacidad de cliente Indica el nivel de uso que se espera delusuario. Elija el tipo de usuario de la lista:

• Predeterminado• Consumidor• Colaborador• Coordinador• Administrador del sistema

Conjunto de alias Seleccione un conjunto de aliaspredeterminado.

Overwrite or ignore information whenuser exists (Sobrescribir u omitirinformación cuando el usuario existe)

Si se elige sobrescribir y existe un usuarioen el repositorio, se reemplazará lainformación existente con la informaciónimportada.

Si se elige Omitir y existe un usuario en elrepositorio, se conservará la informaciónexistente.

Eliminar usuarios

Es posible quitar usuarios del repositorio, pero Documentum recomienda convertir losusuarios en inactivos o reasignarlos en lugar de eliminarlos del repositorio.

Al eliminar un usuario, el servidor no quita el nombre de éste de los objetos delrepositorio, como los grupos y las LCA. Por tanto, cuando elimine un usuario, tambiéndeberá quitar o cambiar todas las referencias a dicho usuario en los objetos delrepositorio. Para reasignar los objetos de un usuario a otro usuario, siga las instruccionesdescritas en Reasignar objetos a otro usuario, página 233.

Puede eliminar un usuario y, a continuación, crear un usuario con el mismo nombre.Si agrega un nuevo usuario con el mismo nombre que un usuario eliminado y no haquitado las referencias al usuario eliminado, el nuevo usuario heredará los permisos deobjeto y pertenecerá a los mismos grupos que el usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación oeliminarse a sí mismo.

Para eliminar usuarios:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.



2. Seleccione los usuarios que desee eliminar marcando la casilla de verificación situadajunto a sus nombres.



Reasignar objetos a otro usuario

Si va a eliminar un usuario del repositorio o desactivar un usuario y desea que los objetosque posee dicho usuario se asignen a otro distinto, siga estas instrucciones. Asimismo, sidesea cambiar el nombre de un usuario, cree un usuario nuevo y, a continuación, asignelos objetos del usuario existente a dicho usuario. Este es el único modo de cambiar elnombre de un usuario.

Para reasignar objetos a otro usuario:


2. Seleccione el usuario cuyos objetos vaya a reasignar.

3. Haga clic en Herramientas>Reasignar usuario.

4. Escriba el nombre del usuario al que se vayan a reasignar los objetos del usuarioactual, o bien haga clic en Seleccionar usuario.

5. Indique cuándo se ha de ejecutar el trabajo de reasignación.

6. Indique si desea desbloquear u omitir los objetos retirados.

7. Indique si desea guardar los cambios y comunicar los resultados o únicamentecomunicar los resultados.


Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es el lugar donde los usuarios reciben tareas y notificaciones en susrespectivas bandejas de entrada.

Para cambiar un repositorio inicial:


2. Seleccione el usuario para el que desee cambiar el repositorio inicial.

3. Haga clic en Herramientas>Cambiar repositorio inicial.



4. En la lista, seleccione el nuevo repositorio inicial del usuario.

5. Indique si prefiere que el cambio de repositorio inicial se ejecute la próxima vez parala que esté programado o inmediatamente.


Activar o desactivar usuarios

En lugar de eliminar un usuario del repositorio, puede cambiar su estado de activo ainactivo. Si el usuario es un superusuario, sólo otro superusuario puede restablecersu estado.

Para cambiar un usuario de activo a inactivo o viceversa:


2. Seleccione el usuario.

3. Haga clic en .

4. Para desactivar un usuario activo, haga clic en Inactivo.

5. Para activar un usuario inactivo, haga clic en Activo.


Modificar usuarios

Siga estas instrucciones para modificar las propiedades de un usuario existente.

Para modificar un usuario:



3. SeleccioneMostrar>Propiedades>Información.

4. Modifique las propiedades que desee cambiar.




Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias,conjuntos de permisos y documentos de usuarios

Siga estas instrucciones para determinar los grupos a los que pertenece un usuario.

Para ver los grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos odocumentos de un usuario:



3. Haga clic enMostrar>Pertenencias.

4. En la lista, seleccione Todos, Grupos, LCA (conjuntos de permisos), Flujos detrabajo, Conjuntos de alias o Documentos.

Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al cambiar elrepositorio inicial de un usuario.

Para ver o eliminar registros de cambios del repositorio inicial:

1. En la página de lista de usuarios, haga clic enMostrar>Registros de cambios delrepositorio inicial.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo del trabajo.El registro contiene la siguiente información:• El nombre del usuario• El repositorio inicial antiguo y el nuevo• Los objetos actualizados por la operación de reasignación

3. Para eliminar un registro, marque la casilla de verificación situada junto al registro yhaga clic en Archivo>Eliminar.

4. Para salir de la visualización del registro, haga clic en Aceptar.

5. Para salir de la página de lista del registro, haga clic en Usuarios en el seguimientode exploración de la parte superior del panel de la derecha.



Ver registros de reasignación de usuarios

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al reasignar losobjetos de un usuario a otro usuario.

Para ver los registros de reasignación del usuario:

1. En la página de lista de usuarios, haga clic enMostrar>Registros de reasignación.Se mostrará la página de lista Registros de reasignación. La página de lista indica:• El ID de solicitud de trabajo• El nombre antiguo del usuario y el nuevo• Si el trabajo ha generado sólo un informe o ha continuado con la operación de

reasignación• Si los objetos bloqueados se han desbloqueado• Si la solicitud se ha completadoPuede ordenar en función de cada una de las columnas.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo correspondiente altrabajo de cambio de nombre.Si el ID de solicitud de trabajo no es un enlace en el que se pueda hacer clic, significaque no se ha generado ningún registro del trabajo.



5. Para salir de la página de lista del registro, haga clic en Usuarios en la ruta deexploración de la parte superior del panel de la derecha.

Cambiar el nombre de los informes

En esta página se muestran registros de cambio de nombre, incluidos los registros decambio de nombre de grupos y usuarios.

GruposUn grupo representa a varios usuarios del repositorio y puede contener grupos, usuarioso roles. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Losgrupos pueden ser públicos o privados. De forma predeterminada, los grupos creados



por un usuario con privilegios Crear grupo son privados, mientras que los creados porun usuario con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos.

Los grupos pueden ser dinámicos. Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clasecuya lista de miembros se considera una lista de miembros potenciales. Si precisa másinformación sobre los grupos dinámicos, consulte Acerca de los grupos dinámicos,página 238.

Para crear o modificar grupos, debe disponer de privilegios de la siguiente forma:

Tabla 23-3. Privilegios para crear o modificar grupos

Privilegio Crear Modificar Eliminar

Crear grupo Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede agregar oeliminar miembrosy asignar lapertenencia aun grupo al quepertenezca elusuario

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Sysadmin(Administradordel sistema)

Puede crear ungrupo o asignarla pertenenciaa un grupo alque pertenezcael usuario

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminargrupos propiedaddel usuario,incluidos los gruposen los que un gruposea propietario yel usuario sea unmiembro del grupo

Superusuario Puede crear ungrupo y asignar lapertenencia a unusuario o grupodiferente

Puede actualizarel administradorde grupo, elpropietario omiembros de ungrupo

Puede eliminarcualquier grupo

En un repositorio de la versión 5.x, un grupo puede ser propietario de objetos delsistema y conjuntos de permisos.

El nombre que se asigne a un grupo debe estar formado por caracteres que seancompatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

Para ir a un determinado grupo, escriba las primeras letras del nombre de objeto en elcuadro Empieza por y haga clic en Buscar. Para ver una lista de todos los grupos que



empiecen por una determinada letra, haga clic en esa letra. Para ver un número degrupos diferente del que se muestra actualmente, seleccione otro número en la listaMostrar elementos.

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo.

En esta página, puede encontrar instrucciones para:

• Acerca de los grupos dinámicos, página 238• Localizar grupos, página 239• Ver dónde se usa un grupo, página 239• Crear grupos, página 240• Modificar o ver grupos, página 241• Agregar usuarios, grupos o roles a grupos, página 241• Quitar usuarios de un grupo, página 242• Eliminar grupos, página 242• Reasignar objetos propiedad de un grupo, página 242• Ver registros de reasignación de grupos, página 243• Propiedades de grupo, página 243

Acerca de los grupos dinámicos

Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clase cuya lista de miembros se considerauna lista de miembros potenciales. Los grupos dinámicos se crean y rellenan conmiembros como ocurre con cualquier otro grupo. El que un grupo sea o no dinámicoforma parte de la definición del grupo. Se registra en el atributo is_dynamic y se puedecambiar una vez creado el grupo. En esta aplicación, is_dynamic es el campo con laetiqueta Is Group Dynamic (Es grupo dinámico).

Al iniciar una sesión, el que Content Server trate a un usuario de un grupo dinámicocomo un miembro real depende de dos factores:• la configuración de pertenencia predeterminada del objeto de grupo y• si la aplicación desde la que el usuario accede al repositorio solicita que el usuario

sea agregado o quitado del grupo.El atributo is_dynamic_default de un objeto de grupo determina si Content Server trata aun usuario de la lista de miembros de un grupo dinámico como un miembro del grupo ono. De forma predeterminada, la configuración del grupo hace que Content Server trateal usuario como no miembro del grupo.

Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define un grupo dinámico denominado AdmIngen.El comportamiento predeterminado de pertenencia es asumir que los usuarios no



son miembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar la pertenencia ylos permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicaciónsegura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo.Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde unaaplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada de sesión y Content Server notrata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisospara cambiar la pertenencia o los permisos del grupo. Si precisa más información sobregrupos dinámicos, consulte Content Server Administrator’s Guide (Guía del administradorde Content Server).

Localizar grupos

Siga estas instrucciones para localizar grupos en un repositorio.

Para localizar grupos:

1. Conéctese a un repositorio.



4. Haga clic en Grupos.Se mostrarán los diez primeros grupos del repositorio.

5. Para ir a un determinado grupo o a grupos que empiecen por una determinadacadena, escriba la cadena en el campo Empieza por y haga clic en Buscar.

6. Para ver más grupos, haga clic en los botones Adelante o Atrás, o bien haga clic enuna letra que corresponda a la primera letra de un grupo.

7. Para cambiar el número de grupos que se muestran, seleccione un número diferenteen la listaMostrar elementos.

Ver dónde se usa un grupo

Siga estas instrucciones para ver dónde se usa un grupo.

Para ver dónde se usa un grupo:

1. Localice el grupo apropiado.

2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo.

3. Haga clic enMostrar>Pertenencias.



Crear o modificar grupos

Haga clic en los siguientes enlaces para recibir instrucciones sobre:• Crear grupos, página 240• Modificar o ver grupos, página 241

Crear grupos

Siga estas instrucciones para crear nuevos grupos.

Para crear grupos:

1. En Administración de usuarios, haga clic en Grupos.

2. Haga clic en Archivo>Nuevo>Grupo.

3. Escriba el nombre del nuevo grupo.

4. Si la función de salas de los servicios de colaboración está habilitada, seleccionela sala inicial del grupo.Si hay una sala seleccionada, el grupo se considera un grupo privado de la sala.Si precisa más información sobre el uso de salas, consulte “Trabajar con salas” eneste sistema de ayuda electrónico o en el sistema de ayuda de Webtop.

5. Escriba una dirección de correo electrónico para el grupo. Ésta es normalmente ladirección de correo electrónico del propietario del grupo.

6. Haga clic en Seleccionar propietario para seleccionar el propietario del grupo.

7. Haga clic en Seleccionar administrador para seleccionar el administrador del grupo.

8. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias para seleccionar el conjunto de aliasdel grupo.

9. Si se está conectado al repositorio que controla una federación y el grupo debe serglobal, marque la opción El grupo es global.

10. Si lo desea, proporcione una descripción del grupo.

11. Para convertir el grupo en privado, marque la opción Es privado.

12. En repositorios de las versiones 5.3 y posteriores, indique si el grupo es un grupodinámico.Un grupo dinámico es un grupo de cualquier clase cuya lista de miembros seconsidera una lista de miembros potenciales. Si precisa más información sobre losgrupos dinámicos, consulte Acerca de los grupos dinámicos, página 238.



13. Si el grupo es dinámico, indique si los usuarios deben ser tratados como miembros(o como no miembros) de forma predeterminada.


Modificar o ver grupos

Para modificar un grupo, debe ser su propietario, un superusuario o un miembro delgrupo propietario del grupo que se va a modificar, o bien estar identificado en el atributogroup_admin del grupo, bien como individuo o como miembro de un grupo especificadoen dicho atributo. Siga estas instrucciones para modificar grupos.

Para modificar o ver un grupo:


2. Localice el grupo apropiado.

3. Haga clic en el botón Información.

4. Modifique los atributos del grupo, si dispone de los permisos necesarios para ello.


Agregar usuarios, grupos o roles a grupos

Un grupo puede contener usuarios, otros grupos o roles. (Los roles sólo se encuentranen repositorios de las versiones 5.x y posteriores.) Siga estas instrucciones para agregarusuarios, grupos o roles a un grupo.

Para agregar usuarios a un grupo:


2. Haga clic en el nombre del grupo al que desee agregar usuarios.

3. Para filtrar la lista, seleccione Sólo grupos, Sólo usuarios o Sólo roles en la lista.

4. Haga clic en Archivo>Agregar miembros.

5. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios,grupos o roles que vaya a agregar al grupo.





Quitar usuarios de un grupo

Siga estas instrucciones cuando deba quitar usuarios de un grupo.

Para eliminar usuarios de un grupo:

1. En la página Administración de usuarios, haga clic en Grupos.

2. Haga clic en el nombre del grupo del que desee eliminar usuarios.


4. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuariosque vaya a eliminar del grupo.

5. Haga clic en Archivo>Quitar miembros.

Eliminar grupos

Puede eliminar un grupo si es su propietario, un superusuario, un miembro delgrupo propietario del grupo que se va a eliminar, o bien si está identificado en elatributo group_admin del grupo, ya sea como individuo o como miembro de un grupoespecificado en dicho atributo. Sin embargo, para mantener la coherencia del repositorio,no quite grupos del repositorio. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y déjeloen el repositorio, o bien reasigne todos los objetos propiedad del grupo a otro grupo ousuario y, a continuación, elimine el grupo.

Para eliminar un grupo:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo que vaya aeliminar.


4. Haga clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar el grupo.

Reasignar objetos propiedad de un grupo

Siga estas instrucciones para reasignar los objetos propiedad de un grupo a otro grupo.

Para reasignar un grupo:




2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del grupo que vaya areasignar.

3. Haga clic en Herramientas>Reasignar grupo.

4. Escriba el nombre del grupo al que se vayan a reasignar los usuarios y objetos de estegrupo, o bien haga clic en Seleccionar grupo para elegir un grupo.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.




Ver registros de reasignación de grupos

Siga estas instrucciones para ver o eliminar los registros generados al reasignar losmiembros de un grupo a otro grupo.

1. En la página de lista de grupos, haga clic enMostrar>Registros de reasignación.

2. Para ver un registro, haga clic en el ID de solicitud de trabajo.Si el ID de solicitud de trabajo no es un enlace en el que se pueda hacer clic, significaque no se ha generado ningún registro del trabajo.



Propiedades de grupo

En la siguiente tabla se enumeran los campos que deben completarse cuando se creeo modifique un grupo:

Tabla 23-4. Propiedades de un grupo


Nombre El nombre del nuevo grupo delrepositorio.

Nombre para mostrar del grupo El nombre que se visualiza para el grupo.




Sala inicial de grupo En los servicios de colaboración con lafunción de salas, una sala inicial para elgrupo.

Clase El tipo de grupo. El valor predeterminadoes Grupo. El otro valor válido es Rol.

Utilice este atributo para que lasaplicaciones puedan distinguir entregrupos y roles. El servidor no aplica elvalor de este atributo ni define dichoatributo con otro valor que no sea el degrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Si define este atributo como Rol, el grupono aparecerá en la página de lista degrupos.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónico para elnuevo grupo.

Si no se introduce ningún valor eneste campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del grupocomo su dirección de correo electrónico.

Propietario El nombre de un usuario del repositorioque dispone del privilegio Crear grupo yque es propietario de este grupo.

Si es un superusuario, podrá seleccionarel propietario. De lo contrario, podrádefinir este campo como un grupo del quees miembro.

Administrador Especifica un usuario o grupo, ademásde un superusuario o el propietario delgrupo, que puede modificar el grupo. Siel valor es nulo, sólo un superusuario y elpropietario del grupo podrán modificar elgrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael grupo.




El grupo es global Sólo se muestra en el repositorio quecontrola una federación.

Descripción Una descripción del grupo.

Grupo privado Define si el grupo es privado. Si estacasilla de verificación no está marcada, elgrupo se creará como un grupo público.

De forma predeterminada, los gruposcreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Grupo dinámico Si está marcado, el grupo es un grupodinámico. Un grupo dinámico es un grupode cualquier clase en el que la pertenenciase considera una lista de miembrospotenciales. La configuración de Tratarusuarios como miembros/Tratar usuarioscomo no miembros y el comportamientode la aplicación utilizada para acceder alrepositorio determinan si el usuario serátratado o no como miembro del grupo. Siprecisa más información sobre los gruposdinámicos, consulte Acerca de los gruposdinámicos, página 238.

Treat users as members/Treat users asnon-members (Tratar usuarios comomiembros/Tratar usuarios como nomiembros)

Este campo sólo se puede definir si estámarcada la casilla de verificación IsGroup Dynamic (Es grupo dinámico).Los miembros de un grupo dinámicose consideran miembros potencialesdel grupo. En tiempo de ejecución, laconfiguración de este campo determinasi se considerará o no miembros alos miembros del grupo. Si la casillaTratar usuarios como miembros estámarcada, los usuarios se consideranmiembros del grupo dinámico. La opciónpredeterminada es Tratar usuarios comono miembros.



RolesUn rol es un tipo de grupo que contiene un conjunto de usuarios u otros grupos queestán asignados a un rol determinado dentro del dominio de una aplicación cliente. Siprecisa información detallada sobre roles y dominios, consulte la sección relativa a losservicios de seguridad en la guía Content Server Fundamentals (Fundamentos de ContentServer). Los roles sólo se encuentran en repositorios de las versiones 5.1 y posteriores.

Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

Para ir a un determinado rol, escriba las primeras letras del nombre de objeto en el cuadroEmpieza por y haga clic en Buscar. Para ver una lista de todos los roles que empiecenpor una determinada letra, haga clic en esa letra. Para ver un número de roles diferentedel que se muestra actualmente, seleccione otro número en la listaMostrar elementos.


• Crear roles, página 246• Agregar usuarios, grupos o roles a roles, página 247• Modificar roles, página 247• Reasignar roles, página 248• Eliminar roles, página 249• Propiedades de rol, página 249

Crear o modificar roles

Haga clic en los siguientes enlaces para recibir instrucciones sobre:• Crear roles, página 246• Modificar roles, página 247

Crear roles

Siga estas instrucciones para crear nuevos roles.

Para crear roles:

1. En Administración de usuarios, haga clic en Roles.

2. Haga clic en Archivo>Nuevo>Rol.

3. Escriba el nombre del nuevo rol.



4. Escriba una dirección de correo electrónico para el rol. Ésta es normalmente ladirección de correo electrónico del propietario del rol.

5. Escriba el propietario del rol.

6. Haga clic en Seleccionar conjunto de alias para seleccionar el conjunto de aliasdel rol.

7. Si lo desea, proporcione una descripción del rol.

8. Para que el rol sea privado, marque la opción Es privado.

9. Para crear el rol como dominio, marque la opción Crear rol como dominio.Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en lade roles.

10. Para guardar el rol y volver a la página Roles, haga clic en Aceptar.

Agregar usuarios, grupos o roles a roles

Siga estas instrucciones para agregar usuarios, grupos o roles a un rol.

Para agregar usuarios, grupos o roles a un rol:

1. En Administración de usuarios, haga clic en Roles.

2. Haga clic en el nombre del rol al que desee agregar usuarios.Se mostrará la página de lista, con los miembros del rol.


4. Haga clic en Archivo>Agregar miembros.

5. Para filtrar la página de modo que sólo se muestren usuarios, grupos o roles,seleccioneMostrar usuarios,Mostrar grupos oMostrar roles en la lista situada enla parte inferior de la página.

6. Marque las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios,grupos o roles que vaya a agregar al rol.



Modificar roles

Siga estas instrucciones para modificar las propiedades de un rol existente.



Si usa Documentum Web Publisher, puede modificar los roles de Web Publisherutilizando archivos XML para cambiar las funciones disponibles de dichos roles ysustituir o agregar roles a la aplicación de Web Publisher. Si precisa informacióndetallada sobre cómo configurar roles de Web Publisher, consulte Web DevelopmentKit Applications Configuration Guide (Guía de configuración de aplicaciones de WebDevelopment Kit).

Para modificar un rol:

1. En la página Administración de usuarios, haga clic en Roles.

2. Localice el rol apropiado.

3. Haga clic en el botón Información o enMostrar>Propiedades>Información.

4. Modifique los atributos del rol.


Reasignar roles

Si pretende eliminar un rol, tal vez desee reasignar los usuarios y otros objetospertenecientes a dicho rol. Siga estas instrucciones para reasignar los usuarios y otrosobjetos.

Para reasignar un rol:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del rol que vaya a reasignar.

3. Haga clic en Herramientas>Reasignar grupo.

4. Escriba el nombre del rol o grupo al que se vayan a reasignar los usuarios y objetosde este rol, o bien haga clic en Seleccionar grupo para elegir un grupo.

5. Indique si desea que el trabajo de reasignación se ejecute la próxima vez que estéprevisto o en este momento.






Eliminar roles

Los roles son un tipo de grupo. Por tanto, se recomienda que no elimine un rol. En sulugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio. También puedereasignar los miembros del rol a otro rol.

Para eliminar un rol:


2. Marque la casilla de verificación situada junto al nombre del rol que vaya a eliminar.



Propiedades de rol

En la siguiente tabla se enumeran los campos que deben completarse para crear omodificar un rol:

Tabla 23-5. Propiedades de un rol


Nombre El nombre del nuevo rol del repositorio.

Clase El tipo de rol. El valor predeterminado esRol. Otro valor disponible es Grupo.

Utilice este atributo para que lasaplicaciones puedan distinguir entregrupos y roles. El servidor no aplica elvalor de este atributo ni define dichoatributo con otro valor que no sea el degrupo. Sólo en el servidor de la versión5.x.

Dirección de correo electrónico La dirección de correo electrónico para elnuevo rol.

Si no se introduce ningún valor eneste campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del rol comosu dirección de correo electrónico.




Propietario El nombre de un usuario del repositorioque dispone del privilegio Crear grupo yque es propietario de este grupo.

Administrador Especifica un usuario o grupo, ademásde un superusuario o el propietario delrol, que puede modificar el rol. Si elvalor es nulo, sólo un superusuario y elpropietario del rol podrán modificar elrol. Sólo en el servidor de la versión 5.x.

Conjunto de alias El conjunto de alias predeterminado parael rol.

Descripción Una descripción del rol. Por ejemplo,"Nuevo comité de aprobaciones delproyecto".

Es privado Define si el rol es privado. Si esta casillade verificación no está marcada, el rol secreará como un rol público.

De forma predeterminada, los rolescreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.


Apéndice A

Iconos de Webtop

En esta sección se muestran los iconos disponibles en Webtop:

• Iconos comunes en aplicaciones WDK, página 251

Iconos comunes en aplicaciones WDKLos siguientes elementos son de uso frecuente en las aplicaciones Web de EMC |Documentum:

• : un repositorio.

• : un archivador.• : el archivador inicial.• : una carpeta.

• : una taxonomía.• : una categoría.

• : muestra las propiedades de un elemento al hacer clic.

• : muestra las copias de archivo adiciones al hacer clic. (Este icono no aparecerá sila única copia existente de un archivo es la copia en miniatura.)

• : retira los archivos seleccionados al hacer clic.• : edita los archivos seleccionados al hacer clic. Si el archivo no está retirado y hace

clic en este icono, también se retira el archivo.• : registra los archivos seleccionados al hacer clic.

• : cancela la retirada de los archivos seleccionados al hacer clic.• : agrega los archivos seleccionados al portapapeles al hacer clic.

• : indica que el objeto está retirado y que el propietario del bloqueo es el usuario.

• : indica que el objeto está retirado y que el propietario del bloqueo es otro usuario.


Iconos de Webtop

• : si arrastra este icono hasta el equipo local, se creará un enlace al elemento delrepositorio.

• : un documento virtual.• : una instantánea.• : una instantánea inmovilizada.• : una notificación.• : una tarea.• : un elemento de prioridad alta.

• : un elemento de prioridad baja.

• : un flujo de trabajo.

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : indica que el flujo de trabajo que está enviando no tiene archivos anexos. Hayque hacer clic en este icono para anexar archivos. El texto contiguo al icono le indicasi los archivos anexos son obligatorios u opcionales.

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.

• : un flujo de trabajo pausado.

• : un flujo de trabajo detenido.• : al hacer clic, se agrega un elemento.• : al hacer clic, se quita un elemento.

• : al hacer clic en este icono podrá editar un elemento.

• : abre la documentación de ayuda.

• : un servidor.• : una federación.• : un usuario.• : un grupo de usuarios.

• : un rol.• : una plantilla para un tipo de usuario.

• : una sesión de usuario.• : un trabajo.

• : un método.• : un conjunto de alias.

• : un formato.• : un tipo.

• : almacenamiento.• : publicación de sitios.


Iconos de Webtop

• : administración de Content Intelligence Services.


Iconos de Webtop


Índice

[+]Mostrar más (enlace), 32Mostrar opciones (enlace), 32

[-]Ocultar más (enlace), 32Ocultar opciones (enlace), 32

Aabrir

ventana nueva, 38accesos directos, 101

a utilizados recientemente, 61archivos, 70carpetas, 70enlaces Web, 70 a 71enviar a otros usuarios, 70enviar por correo electrónico, 70icono, 252mediante suscripciones, 71

Acciones globales (enlace), 29acciones, realizar, 29actualizar

acceso directo, 101réplicas, 99

Administración (nodo), 28Administración de colas de trabajos, 171administración de usuarios, 211Advanced Document Transformation

Services, 87agentes, 16, 23agentes de conexión, 16

Consulte también agentesagregados, consulte instantáneasagregar, 153

Consulte también archivos anexosagregar elemento (icono), 252al Portapapeles, 67archivos a flujos de trabajo, 153copias, 92descendientes, 109

grupo a conjunto de permisos, 198,201, 204

usuario a conjunto de permisos, 198,201, 204

alertas, 153Consulte también notificaciones

aliasmostrar y editar, 169

alineación de texto, 125almacenamientos de contenido

distribuido, 22anexar

archivos, 153aplicaciones de edición externas, 56aplicaciones de edición internas, 56Archivador inicial (nodo), 28archivadores

crear, 54historiales, 76icono, 251iniciales, 251propiedades, 75proteger, 54

Archivadores (nodo), 28archivadores iniciales, 16

icono, 251archivos, 187

Consulte también plantillasanexar, 153arrastrar y colocar, 37asignar ciclos de vida, 183cancelar retiradas, 60copiar, 65, 68copias, 87 a 88crear, 55devolver al estado anterior, 183documentos virtuales, 105editar, 58eliminar, 66enlaces virtuales, 62enlazar a varias ubicaciones, 69


Índice

enviar a flujos de trabajo, 159enviar para revisar, 149, 163exportar, 65gestionar, 55historiales, 76importar, 63locales, 17promover, 181 a 182propiedades, 75proteger al importar, 63quitar, 155, 160quitar ciclos de vida, 184registrar o retirar, 58 a 59ver, 63ver en modo de sólo lectura, 62versiones, 83 a 84

archivos anexosen flujos de trabajo, 149quitar, 155, 160

archivos bloqueados, 56, 58 a 60, 62, 153icono, 251ordenar por, 35

archivos locales, 17Archivos públicos, 155, 161arrastrar y colocar, 37, 109, 112asíncronas

miniaturas, 36tareas, 39transformaciones, 90

asíncronoestado, 39

asíncronostrabajos, 39

BBandeja de entrada, 16, 18

colas de trabajos, 157columnas, 48disponibilidad para tareas, 152, 159gestionar, 153información general, 152mostrar al iniciar, 48no disponible, 152, 159notificaciones, 71siguiente tarea en la cola, 157ver, 153

barra de estado, 38barra de menús, 30buscar, 41

búsqueda avanzada, 42búsquedas guardadas, 44, 46búsquedas simples, 41ejecutar búsquedas guardadas, 44opciones, 51resultados, 42

Buscar objetos ocultos (opción), 42Buscar todas las versiones (opción), 42búsquedas avanzadas, 42búsquedas simples, 41

CCambiar estado, 195Cambiar permiso, 195Cambiar propiedad, 195Cambiar ubicación, 195campos

mostrar, 32ocultar, 32visualizar, 32

cancelar retiradas, 60cancelar suscripción, 72carga de trabajo, 176carpetas

arrastrar y colocar, 37copiar, 68crear, 54eliminar, 66enlazar a varias ubicaciones, 69enviar para revisar, 149, 163historiales, 76icono, 251mostrar al iniciar, 48promover, 181 a 182propiedades, 75ubicaciones, 63

Carpetascontextuales, 145

Carpetas contextuales, 145buscar, 146crear, 145

categorías, 80 a 81buscar, 42colas de trabajos, 174, 176copiar, 68eliminar, 66enlazar a varias ubicaciones, 69enviar elementos, 80explorar, 81


Índice

icono, 251información general, 28, 79relaciones, 103trabajar con, 79

Categorías (nodo), 79Consulte también categorías

cerrar sesión, 23ciclo de vida

reanudar, 185ciclos de vida, 18

Consulte también ciclos de vida dedocumentos

asignar, 183filtrar por, 34quitar, 184suspender, 184

ciclos de vida de documentos, 18Consulte también ciclos de vida

colas, 171Consulte también colas de trabajostareas, 171

colas de trabajocrear, 172, 175perfiles de documentos, 171quitar suspensión de tarea, 178

colas de trabajos, 171carga de trabajo, 176categorías, 174configurar en servidor de

aplicaciones, 172controlar, 177grupos, 176, 178 a 179modificar, 177nodo de administración, 171obtener la siguiente tarea, 157políticas, 174privilegios para crear grupos, 173reanudar tarea suspendida, 178tarea de suspensión, 177usuarios, 176, 178 a 179ver, 176

color de fondo, 125color de primer plano, 125columnas, 35comandos, 29Comentarios

agregar a discusiones, 141buscar, 143editar en discusiones, 142eliminar de discusiones, 142

responder a discusiones internas, 142complemento WdkPluginCab, 37completar

tareas, 156tareas fallidas, 168

completar tareas, 156Comprobación del porcentaje de

calidad, 175conectar, 22, 24, 50configuración

búsquedas, 51configuración de visualización, 48documentos virtuales, 49general, 47preferencias, 47, 49 a 50

conjuntos de alias, 197de un usuario, 235

conjuntos de permisos, 191Consulte también permisosagregar usuarios, 206 a 207crear, 191, 201descripción, 191eliminar, 191eliminar usuarios, 206gestionar, 191localizar, 197privilegios de usuario, 191sistema, 193superusuarios, 192Sysadmin (Administrador del

sistema), 192ver dónde se utilizan, 198

conjuntos de permisos del sistema, 193Conjuntos de permisos del sistema, 198Conjuntos de permisos del usuario

actual, 198contenido, 53

Consulte también archivosdocumentos virtuales, 106, 108en repositorio, 16gestionar, 53

Content Rendition Services, 87Content Server

roles, 246contraseñas, 24copiar

archivos, 68carpetas, 68categorías, 68elementos en repositorios, 68


Índice

Copiar (acción), 125copias, 87

asociadas a una versión, 87crear, 92descripción, 90icono, 251importar, 89información general, 87primarias, 62principales, 87ver, 88

copias primarias, 62copias principales, 87corrección ortográfica, 125Cortar (acción), 125crear, 53

Consulte también la entrada de índicecorrespondiente al elemento que sedesee crear

conjuntos de permisos, 201elementos de repositorio, 53grupos, 240nuevos objetos mediante

transformaciones, 93roles, 246usuarios, 214, 226, 228usuarios globales, 219

credencialeseliminar, 22guardar, 22, 50

credenciales guardadas, 22, 50configuración, 22eliminar, 22

Ddelegar tareas, 158descendientes, 105, 109

Consulte también documentos virtualesdesplazarse hasta, 107en relaciones, 103localizar, 106ver, 106 a 107

desconectar, 23deshacer, 125detalles

flujos de trabajo, 164devolver al estado anterior, 183directorios

retirada, 57

Discusiones, 140agregar comentarios, 141buscar comentarios, 143editar comentarios, 142eliminar comentarios, 142responder a comentarios, 142

disponiblepara tareas de flujo de trabajo, 152,

159dm_QmPriorityAging, 175Document Transformation Services, 87documentación

relacionada, 13documentación relacionada, 13documentos, 53

Consulte también archivosgestionar, 53locales, 17transformar en HTML, 91transformar en PDF, 91

documentos hijo, 105Consulte también descendientes

documentos padre, 103, 105Consulte también documentos virtuales

documentos simples, 114documentos virtuales

agregar descendientes, 109contenido, 106, 108convertir en documentos simples, 114crear, 109descendientes, 109estructura, 106etiquetas de versión, 114gestionar, 105icono, 252información general, 105instantáneas, 115 a 117preferencias, 49quitar descendientes, 111reglas de enlace, 113reordenar descendientes, 112ver contenido, 106, 108ver estructura, 106

dominios, 22

Eeditar

alias, 169archivos, 58


Índice

editar elemento (icono), 252información general, 56

Editor de texto enriquecido (RTE), 146Ejecutar procedimiento (permisos), 195El rol de colaborador, 135El rol de propietario, 135elegir elementos, 37elementos enlazados, 66, 69elementos relacionados, 62, 66, 90

crear mediante transformaciones, 93eliminar

archivos, 66carpetas, 66categorías, 66credenciales guardadas, 22elementos en repositorios, 66elementos enlazados, 66elementos relacionados, 66grupos, 242objetos, 195permisos requeridos, 195roles, 249usuarios, 232usuarios del grupo, 242versiones, 66

Eliminar (permisos), 191Empieza por (campo), 33encabezado, 125enlaces, 49, 125enlaces virtuales

ver, 62enlaces Web

abrir, 70 a 71enviar, 70enviar por correo electrónico, 70recibir, 71

enlazara varias ubicaciones, 69accesos directos, 70 a 71enlaces Web, 70hipervínculos, 29mediante suscripciones, 71ver ubicaciones de enlaces, 63

enviaraccesos directos, 70archivo a flujos de trabajo, 159elementos a categorías, 80enlaces Web, 70flujos rápidos, 161tareas, 156

enviar por correo electrónicoenlaces Web, 70 a 71

Escribir (permisos), 191establecer seguridad de carpeta

permisos, 194Estado (botón), 39Estoy disponible, 159estructura

documentos virtuales, 106, 109, 111 a112

etiquetas de versión, 16, 114eventos de auditoría, 164Examinar (permisos), 191explorar, 37

categorías, 81interfaz, 21listas, 33repositorios, 30

exportar, 65

Ffamilia de fuentes, 125favoritos, 50, 61, 70 a 71

suscribirse a elementos, 71fechas de caducidad

configurar, 75fechas de retención

efecto en políticas dealmacenamiento, 77

fechas efectivasconfigurar, 75

federacionesusuarios, 214, 219

fijar en versiones, 113filtrar, 34Filtro (enlace), 34Filtro (menú), 34flujos de trabajo, 17, 149, 163

anexar archivos, 153completar tareas, 156completar tareas fallidas, 168crear plantillas, 168crear plantillas de flujo de trabajo, 168de un usuario, 235detalles, 164disponibilidad para tareas, 152, 159eventos de auditoría, 164icono, 252información general, 149


Índice

información, guardar e imprimir, 165iniciar, 159Mis flujos de trabajo, 163mostrar y editar alias, 169no disponible, 152, 159pausar, 166realizar tareas, 149reanudar, 166rechazar tareas, 157reintentar tareas fallidas, 167 a 168supervisor, 169tareas fallidas, 167 a 168terminar, 167terminar tareas, 156ver, 163, 165

flujos rápidos, 161formatos

preferencias, 52formatos de archivo, 52

Consulte también formatospreferencias, 52

formatos de archivo LDIF, 226, 228formularios, 121 a 122forzar promoción, 181

GGenerados automáticamente, 198Generados manualmente, 198grupos

administración de usuarios, 211agregar usuarios, 241crear, 240de un usuario, 235descripción, 237eliminar, 242en colas de trabajos, 176, 178 a 179icono, 252localizar, 239modificar, 241propiedades, 243quitar usuarios, 242reasignar, 242ver dónde se utilizan, 239

guardararchivos, 59archivos anexos, 155, 161búsquedas, 44, 46en Archivos públicos, 155, 161en Mis archivos privados, 155, 161

información de flujo de trabajo, 165información general, 56versiones nuevas, 59

Hherramientas, 189herramientas administrativas, 189historial, 76historial de revisión, 13

Iiconos, 251idiomas

filtrar por, 34imágenes, 125importar

archivos, 63copias, 89plantillas, 63usuarios, 226, 228

imprimirinformación de flujo de trabajo, 165

informes, 169Informes de flujo de trabajo, 163iniciar

flujos de trabajo, 159iniciar sesión, 22, 24, 50instantáneas, 115 a 117

etiquetas de versión, 114integración del conector Comentario en

Adobe, 119interfaz, 21

Llápiz (icono), 252LCA, 191

Consulte también conjuntos depermisos

Leer (permisos), 191Lista de miembros de una sala, 136listas

clic en nombres de archivos, 62columnas, 35Empieza por (campo), 33explorar, 33filtrar, 34información mostrada, 33 a 36los elementos no aparecen, 33


Índice

mostrar, 33mostrar información, 33 a 36mostrar páginas, 33nombres de archivo, 62ordenar, 35varias páginas, 33ver, 33

listas de control de acceso, 191Consulte también conjuntos de

permisoslistas desordenadas, 125listas ordenadas, 125localizar

colas de trabajos, 176conjuntos de permisos, 197elementos en categorías, 81elementos en listas, 33elementos en repositorios, 30, 41grupos, 239Suscripciones, 71usuarios, 213utilizados recientemente, 61

Mmarcar, 61, 70 a 71Más (enlace), 29Media Transformation Services, 87mensajes

de advertencia, 38de error, 38

menúsen modo de accesibilidad, 24Filtro (menú), 34Mostrar (menú), 62usar menús, 29

migas de pan, 31Consulte también ruta de exploración

miniaturas, 36Mis archivos

archivos retirados, 61columnas, 48mostrar al iniciar, 48ver, 61

Mis archivos privados, 155, 161Mis flujos de trabajo, 163modificar, 56

Consulte también la entrada de índice delelemento que desee modificar

grupos, 241

roles, 247usuarios, 234

modo de accesibilidad, 22, 24, 29Mostrar (menú), 62, 108Mostrar elementos (campo), 33Mostrar más (enlace), 32Mostrar opciones (enlace), 32Mostrar todas las propiedades

(casillas), 32mostrar todos, 32, 42, 85, 211, 213mover, 67

NNinguno (permisos), 191niveles de acceso, 191, 195niveles de prioridad

icono, 252no disponible

para tareas de flujo de trabajo, 152,159

No estoy disponible en estosmomentos, 159

nodos, 27 a 28Notas, 143

buscar, 145crear, 143editar, 144eliminar, 144

notificaciones, 18, 153configurar, 71icono, 252

Oobjetos, 16 a 17

permisos, 191tipo, 17

Objetos controlados, 132objetos ocultos, 42, 48obtener la siguiente tarea, 157Ocultar opciones (enlace), 32ordenar, 35origen HTML, 125

Ppaginación, 33páginas de selección, 37pantallas al iniciar, 48paquetes, 151


Índice

pausarflujos de trabajo, 166

Pegar (acción), 125período de retención

definición, 77establecer para objetos, 77

permisos, 19, 191crear conjunto de permisos, 201de un usuario, 235eliminar objetos, 195establecer, 204extendidos, 195gestionar, 191información general, 191localizar, 197modificar, 198nivel de objetos, 191niveles de acceso, 191, 195objeto, 191propietario de objeto, 191seguridad de carpeta, 194ver dónde se utilizan, 198

permisos extendidos, 195, 204Consulte también permisos

personalizarpreferencias, 47

pertenencia a una salaacerca de, 135agregar miembros, 137agregar miembros a un grupo

local, 138cambiar roles locales, 137crear un grupo local, 138editar propiedades del grupo

local, 138gestionar, 136quitar miembros, 137quitar miembros de un grupo

local, 138plantillas, 187

asignar ciclos de vida, 183crear, 187quitar ciclos de vida, 184

plantillas de flujo de trabajo, 17políticas de almacenamiento

y fechas de retención, 77Portapapeles

agregar, 67quitar de, 67ver, 67

preferencias, 47 a 52Prioridad de incremento, 175Prioridad inicial, 175Prioridad máxima, 175privilegios, 191

Consulte también permisosprivilegios de usuario

conjuntos de permisos, 191privilegios para crear grupos, 173procesar archivos, 149, 163promover, 181 a 182propiedades

archivadores, 75archivos, 75carpetas, 75configurar, 75en repositorio, 16etiquetas, 75icono, 251sitios, 75ver, 62, 75ver para transformaciones, 95

propietario del repositorio, 193protegidos

archivadores, 54archivos, designar al importar, 63

publicarcon flujos de trabajo, 149mediante promoción, 181 a 182

Qquitar

archivos anexos, 155, 160ciclos de vida, 184descendientes, 111elementos del Portapapeles, 67quitar elemento (icono), 252

quitar suspensióntarea en la cola, 178

Rrealizar

acciones, 29tareas, 154

reanudarciclo de vida, 185flujos de trabajo, 166tarea en la cola, 178


Índice

reasignargrupos, 242roles, 248 a 249tareas, 158

rechazar tareas, 157reenviar tareas, 156registrar

generar versiones, 83registro

información general, 56registros

generar copias, 87reasignación de usuarios, 236registrar, 59

reglas de enlace, 113Consulte también documentos virtuales

reintentartareas fallidas, 167 a 168

Relacionar (permisos), 191relaciones, 103

Consulte también archivos anexos;relacionesver, 103

reordenar documentos virtuales, 112repetir tareas, 158réplicas, 99repositorios

agregar, 23cambiar, 23cerrar sesión, 23explorar, 30favoritos, 50grupos, 237icono, 251icono de archivador, 251información general, 16iniciar sesión, 22, 50iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 24modo de accesibilidad, 24nodos, 27 a 28nombres, 23usuarios, 211varios, 22 a 23, 50, 61

repositorios favoritos, 50retirada, 58

directorio, 17, 57información general, 56 a 57ubicación, 17, 57

retiradas

cancelar, 60mostrar retiradas recientes, 28ver archivos retirados, 61ver retiradas recientes, 61

revisar, 149flujos rápidos, 161información general, 149, 163revisión informal, 161

revisiones informales, 161roles

administración de usuarios, 211crear, 246descripción, 246eliminar, 249icono, 252modificar, 247propiedades, 247, 249reasignar, 248 a 249

ruta de exploración, 31

Ssalas, 131

copiar, 139crear, 133editar propiedades de, 135eliminar, 139grupos locales, 135mover, 139objetos controlados, 132pertenencia, 135roles locales, 135visitar, 131

seguridad, 191Consulte también permisos

seleccionar elementos, 37Servicios de colaboración, 129sesiones

cerrar sesión, 23iniciar sesión, 22, 50modo de accesibilidad, 24

sitioshistoriales, 76propiedades, 75

software (versiones), 39sólo lectura, 62supervisores

cambiar, 169Suscripciones

acceder, 72


Índice

cancelar suscripción, 72columnas, 48información general, 71mostrar al iniciar, 48notificaciones, 71suscribirse, 72

suspenderciclo de vida, 184ciclo de vida de elemento, 184tarea en la cola, 177

Ttablas, 125tamaño de fuente, 125tareas, 149

abrir, 153aceptar, 154anexar archivos, 153automáticas, 167 a 168colas de trabajos, 176completar, 156delegar, 158fallidas, 167 a 168icono, 252información general, 152reasignar, 158rechazar, 157repetir, 158ver, 152

tareas automáticas, 149completar, 168errores, 167 a 168reintentar, 167 a 168

taxonomías, 80icono, 251información general, 79

terminarflujos de trabajo, 167

texto con sangría, 125texto en cursiva, 125texto en negrita, 125texto sin sangría, 125texto subíndice, 125texto subrayado, 125texto superíndice, 125tipos de relación, 103Todos los mensajes (botón), 38

Consulte también Ver mensajes (botón)trabajo dm_DistOperations, 61

trabajos, 39dm_DistOperations, 61

traduccionesfiltrar por, 34

transformacionescrear nuevas copias, 92crear nuevos objetos, 93información general, 90perfiles, 90propiedades, 95quitar, 96resultados, 90, 93ver propiedades, 95

transformardocumentos en HTML, 91documentos en PDF, 91

Uubicaciones

inicio de sesión, 22ver, 63

umbral, 175usuarios

administración de usuarios, 211agregar a conjuntos de permisos, 198,

201, 204, 206agregar a un grupo, 241cambiar estado, 234crear, 214, 226, 228descripción, 211eliminar, 232eliminar de conjuntos de

permisos, 206 a 207en colas de trabajos, 176, 178 a 179formato de archivo LDFI, 226formatos de archivo LDFI, 228globales, 214, 219icono, 252importar, 226localizar, 211, 213modificar, 234propiedades, 228reasignar, 233registros de reasignación, 236ver conjuntos de alias, 235ver conjuntos de permisos, 235ver documentos, 235ver flujos de trabajo, 235ver grupos, 235


Índice

usuarios globalescrear, 219

Vvarios repositorios (funcionalidad), 23,

50, 61VDM, 49, 105

Consulte también documentos virtualesfijar en versiones, 113preferencias, 49reordenar descendientes, 112ver documentos en, 107ver estructura en, 106

ventana nueva, 38ventanas

abrir nueva, 38ver, 33

Consulte también la entrada de índicecorrespondiente al elemento que sedesee ver

conjuntos de permisos, dónde seutilizan, 198

listas, 33Ver mensajes (botón), 38

Versión (permisos), 191versión de software, 39versiones, 16

copia, 87eliminar, 66, 195guardar nueva, 59información general, 83números, 83quitar transformaciones, 96ver, 84

Virtual Document Manager, 106Consulte también VDM

Visor de mensajes, 38vista estándar, 25

configuración predeterminada, 47vista optimizada, 25

configuración predeterminada, 47

WWDK

aplicación, 15información de compilación, 39

Workflow Manager, 165, 168


Documents

Guía del usuario de Webtop · Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK..... 15 ¿Qué es una aplicación ... carpetas y archivos..... 53 Crear archivadores, carpetas