GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO - Estudios Churubuscoestudioschurubusco.com/repositorio/ECHASA. Guu00EDa Simple de Archivo.pdf · Bajo estos preceptos y para atender las necesidades de las

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

2014

Atletas No. 2, Col. Country Club, Del. Coyoacán, C.P. 04220, México, D.F.

Tel. (55) 55-49-30-60 www.estudioschurubusco.com 2

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES, SERVICIOS GENERALES Y OBRA PÚBLICA

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

INDICE

Pág.

Introducción………………………………………………………………………………………………………….3

Fundamentación y motivación………………………………………………………………………………..….. 4

Ámbito de aplicación………………………………………………………………………………………..…….…5

Objetivo general…………………………………………………………………………………………….….…….5

Objetivos específicos…………………………………………………………………………………….…….……5

Marco legal………………………………………………………………………………………….…………..…….6

Metodología…………………………………………………………………………………..……………………....9

Instructivo de uso…………………………………………………………………………..…………………..…….10

Guía simple de archivo………………..……………………………………………………………………..………11

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INTRODUCCIÓN

Estudios Churubusco Azteca, S.A., con la participación de sus unidades administrativas, realizó la guía simple de archivo para tener

un mejor control de la producción, circulación, organización, conservación, transferencia, depuración y uso de los documentos.

Lo anterior, para cumplir con las disposiciones legales en materia de administración de documentos que rigen a las dependencias y

entidades de la administración pública federal: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Ley

Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012; y, a los Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

La guía simple es el instrumento archivístico que establece valores documentales primarios (administrativos, legales y fiscales,) y

secundarios (informativos, evidenciales o testimoniales); la clasificación de la información (reservada, confidencial y pública), y, el

destino de los documentos una vez concluido su ciclo de vida.

La presente guía de archivo anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a ésta.






FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN

El artículo 6° fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos menciona que “Los sujetos obligados deberán

preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la

información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”.

El artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece que “Los titulares de las

dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los

archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación,

así como de la organización del archivo”.

El artículo 19 fracción II, de la Ley Federal de Archivos señala que “Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control

y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por los que

deberán contar la menos con los siguientes:

IV. La guía simple de archivos.

El artículo 7º de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades

de la Administración Pública Federal, establece que las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con

base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la

relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así

como el nombre y cargo del responsable.

La guía simple de archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de Echasa. Indica sus

características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales, a partir de la

representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la

información.

Bajo estos preceptos y para atender las necesidades de las unidades administrativas, se llevó a cabo la elaboración de la

guía simple de archivo.






ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento se constituye con el fin de ordenar la de integración de los expedientes de los archivos de trámite que se

encuentran en etapa activa.

OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento de control que identifique los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de clasificación archivística, así como su esquema

de organización y sus datos generales.

- Confirmar las descripciones de las series documentales para facilitar la recuperación y el intercambio de información.

- Reconocer la documentación de Echasa a través de la identificación de las áreas y del contexto del acervo.






MARCO LEGAL

El presente Cuadro general de clasificación archivística se fundamenta en un marco jurídico que a continuación se especifica.

Leyes

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Última reforma (DOF 07-07-2014).

2. Ley Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012. (DOF 23-01-2012)

Artículo 19

Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización,

administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

IV. La guía simple de archivos.

3. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Última reforma (DOF 14-07-2014).

Artículo 32: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la

catalogación de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de

las dependencias y entidades.

Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado

funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas

de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.

4. Ley General de Bienes Nacionales. Última Reforma (DOF 07-06-2013)

Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación:






XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y

expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas,

planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y

paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas

y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas

magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos.

5. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricos. Última reforma (DOF 13-06-2014)

Art. 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos: Fracciones II- IV.

II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los

Estados o de los Municipios y de las casas curiales.

III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en

México o en el extranjero, durante los siglos XVI y XX que por su rareza importancia para la historia mexicana, merezcan ser

conservados en el país.

IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante declaratoria correspondiente.

6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Última reforma (DOF 14-07-2014).

Artículo 8. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:

Fracción V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su

responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.

REGLAMENTOS

1. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (DOF 11-06-2003)






OTRAS DISPOSICIONES

1. Acta constitutiva Productores Asociados Mexicanos. febrero 1944

2. Marco normativo: Cambio de denominación de la Sociedad Productores Asociados Mexicanos a Estudios Churubusco

Azteca, S.A. noviembre 1950.

3. Relación única de la normativa de Estudios Churubusco Azteca, Sociedad Anónima. (DOF 10/10/10).

4. Manual de organización de Estudios Churubusco Azteca, S.A., marzo 2010.

5. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la Guarda, Custodia y Plazo de Conservación del

Archivo Contable Gubernamental. (DOF 25-08-1998).

6. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, (DOF. 20-02-2004).

7. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública

Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF 23-11-2012).

8. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público (NACG01).

9. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal. Acuerdo: 2.3 /10. (24/08/2012).

10. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal (AGN).






METODOLOGÍA

Con base en el instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos emitido por el Archivo General de la Nación la Guía simple

de archivo se realizó de la siguiente manera:

Solicitar información.

Recopilar datos generales del archivo de trámite por cada unidad administrativa.

Recopilar información de las series documentales que custodia el archivo de trámite por cada unidad.

Procesar información específica de la serie: archivo de trámite (documentación activa).

Integrar información.

Elaborar reporte final.

Difusión de la Guía Simple.

Unidades Administrativas que participaron en la realización de la Guía simple de archivo:

-Dirección general

-Titular de unidad de enlace y programas institucionales

- Dirección de Administración y Finanzas

- Gerencia jurídica

- Gerencia de recursos materiales, servicios generales y obra

pública

- Jefatura de servicios generales

- Jefatura de obra pública

- Gerencia de planeación, programación y presupuestación

- Jefatura de control presupuestal

- Jefatura de contabilidad

- Coordinación de cobranza

- Coordinación de planeación

- Coordinación de informática

- Gerencia de recursos humanos

-Jefatura de remuneraciones

- Dirección de producción y comercial

- Gerencia de servicios a la producción

-Gerencia de campañas publicitarias

-Coordinación de producción

- Dirección de posproducción

-Coordinación administrativa de salas de sonido y salas digitales

- Gerencia técnica de laboratorio

- Jefatura de procesos técnicos

- Jefatura de control administrativo

- Gerencia de sonido


INSTRUCTIVO DE USO

La Guía simple de archivo de Echasa se conforma por:

1. Datos de identificación: Unidad administrativa, nombre y cargo del responsable, domicilio, teléfono y correo electrónico. 2. Contexto: Fondo, sección, código, serie documental, descripción, fechas, volumen y ubicación física.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014

Datos de identificación

UNIDAD ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL RESPONSABLE

CARGO

DOMICILIO

TELEFONO

CORREO ELECTRONICO

CONTEXTO

FONDO

SECCION

CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

1

2





GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA, S.A.

2014







UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección general

NOMBRE DEL RESPONSABLE Juan Pablo Rodríguez Ortega

CARGO Clasificador de información

DOMICILIO Atletas No. 2, Col. Country Club, Del. Coyoacán, C.P. 04220, México, D.F.

TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4703

CORREO ELECTRONICO [email protected]

CONTEXTO

FONDO Estudios Churubusco Azteca, S.A.

SECCION 8C. Tecnologías y servicios a la información

CÓDIGO

8C.17 2010-2014 10 carpetasDirección general. Oficinas

generales, planta baja.


SECCION 10C Control y auditoría de actividades públicas

10C.3 2010-2014 1 carpetaDirección general. Oficinas


CÓDIGO DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

AuditoríaDocumentación (informes) generada de las auditorías internas y

externas realizadas en Echasa.

SERIE DOCUMENTAL

Administración y servicios de correspondencia Correspondencia institucional interna y externa (Oficios:

memorandum y consecutivos de acuses).

SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA







UNIDAD ADMINISTRATIVA Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales

NOMBRE DEL RESPONSABLE Martha Offir García Silva

CARGO Secretaria


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4304


CONTEXTO


SECCION 1S. GOBIERNO

1S.1 2010-2014 15 carpetas

Titular de Unidad de Enlace y

Programas institucionales.

Edificio Hermanos Soler,

planta baja.


SECCION 3C. Programación, Organización y Presupuestación

CÓDIGO

3C.5 2006-2014 14 carpetas




planta baja.


Consejo de administración (Órgano de gobierno)Carpetas de informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del

Consejo de administración: actas y trámite de las mismas, y,

convocatorias de la Sep.

SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN

DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN

UBICACIÓN FISICA

Registro programático de proyectos institucionalesProyectos institucionales de Estudios Churubusco y metas

registradas por sus avances.

UBICACIÓN FISICA







SECCION 12C. Transparencia y Acceso a la Información

CÓDIGO

12C.1 2002-2014 2 carpetas




planta baja.

12C.2 2002-2014 2 carpetas




planta baja.

12C.3 2002-2014 2 carpetas




planta baja.

12C.4 2002-2014 8 carpetas




planta baja.

12C.5 2002-2014 30 carpetas




planta baja.

12C.6 2002-2014 7 carpetas




planta baja.

12C.7 2002-2014 3 carpetas




planta baja.

VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

Unidades de enlace Relación de oficios de la unidad de enlace del centro.

Comité de informaciónCarpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión

ordinaria y extraordinaria del Comité de información.

Actualizaciones y cambios en el portal de transparencia.

Programas y proyectos en materia de acceso a la información

Programas y proyectos en materia de acceso a la información.

Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción

Programa de rendición de cuentas, transparencia y combate a lacorrupción. Informe de rendición de cuentas.

Solicitudes de acceso a la informaciónRegistro de solicitudes de acceso a la información (oficio de lasolicitud y oficio de la respuesta del área correspondiente).

Disposiciones en materia de acceso a la información Normatividad interna en materia de acceso a la información.

SERIE DOCUMENTALDESCRIPCION FECHA (S)

Portal de transparencia






12C.8 2002-2014 1 carpeta




planta baja.

12C.9 2002-2014 1 carpeta




planta baja.

12C.10 2002-2014 2 carpetas




planta baja.

12C.11 2002-2014 1 carpeta




planta baja.

12C.12 2006-2014 1 carpeta




planta baja.

12C.13 2002-2014 3 carpetas




planta baja.



CÓDIGO

8C.17 2002-2014 10 carpetas




planta baja.

Análisis técnicos de los documentos administrativos elaborados

por las áreas internas y registro de los índices de la información

confidencial.

Clasificación de información reservada



Clasificación de información confidencial

UBICACIÓN FISICA

Comité de control y desempeño institucionalCarpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión

ordinaria y extraordinaria del Comité de control y desempeño

institucional.

SERIE DOCUMENTALDESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN

Sistemas de datos personalesAdministración y protección de datos personales (declaraciones

de privacidad).

Instituto federal de acceso a la informaciónDocumentación surgida de la comunicación -por culaquier

medio- del IFAI con Echasa.

Archivos del presidente electo

Documentos que se generen, obtengan, adquieran, transformeno conserven por cualquier título con relación a los apoyos para la

transición gubernamental. Información gubernamental yrendición de cuentas de los recursos públicos federales,

otorgados para cubrir los gastos de los trabajos y actividades

que realice el presidente electo de la nación y su equipo detransición.

Anális técnicos de los documentos administrativos elaborados

por las áreas internas y registro de los índices de la información

confidencial.







UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección de Administración y Finanzas

NOMBRE DEL RESPONSABLE María Teresa Pérez García

CARGO Asistente


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4712


CONTEXTO



CÓDIGO

8C.17 2009-2014 5 carpetas

Oficina de Dirección de

Administración y Finanzas.

Oficinas generales, planta baja.


SECCION 2C. Asuntos jurídicos

CÓDIGO

2C.5 2013-2014 2 carpetas




SERIE DOCUMENTALDESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

UBICACIÓN FISICA

Actuaciones y representaciones en materia legal

Registro único de personas acreditadas creado en términos delartículo 69-b de la Ley Federal de procedimientos

administrativos.










SECCION 3C. Programación, Organización y Presupuestación

CÓDIGO

3C.5 2006-2014 14 carpetas





SECCION 5C. Recursos financieros

CÓDIGO

5C.24 2007-2014 14 carpetas





UBICACIÓN FISICA

Estados financierosReportes ejecutivos de la situación financiera de la entidad y

anexos (resumen de cuentas).

Registro programático de proyectos institucionalesProyectos institucionales de Estudios Churubusco y metas

registradas por sus avances.








UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia jurídica

NOMBRE DEL RESPONSABLE Juana Beatriz Sandoval Flores

CARGO Secretaria


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4230


CONTEXTO


SECCION 1S. Gobierno

1S.2 2005-2014 10 carpetasGerencia jurídica. Oficinas



SECCION 2C. Asuntos jurídicos

CÓDIGO

2C.1 2010-2014 1 carpetaGerencia jurídica. Oficinas


2C.2 2010-2014 2 carpetasGerencia jurídica. Oficinas






SERIE DOCUMENTALCÓDIGO

Asambleas de accionistas Carpetas de informes de la asamblea general (ordinaria,

extraordinaria y especial): acuerdos y resoluciones.



Actuaciones y representaciones en materia legal

Registro único de personas acreditadas (Rupa) creado entérminos del artículo 69-b de la Ley Federal de procedimientos

administrativos.

Asistencia, consulta y asesorías Desahogo de consultas y asesorías en cuestión jurídica.

UBICACIÓN FISICA

Disposiciones en materia de asuntos jurídicos Normatividad interna en materia de asuntos jurídicos.

Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos

Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos.
















2C.14Desfalcos, peculados, fraudes y

cohechos2010-2014 3 carpetas

Gerencia jurídica. Oficinas






Amparos Expedientes de amparos: laboral, civil, fiscal y administrativo.

Opiniones técnico jurídicas Opiniones técnico- jurídicas emitidas y observadas.

Expedientes de desfalcos, peculados, fraudes y cohechos

Inconformidades y peticionesExpedientes de inconformidades y peticiones originado poractos ilícitos.

Estudios, dictámenes e informes Documentación de estudios específicos de proyectos.

Juicios contra la dependenciaDiversidad de juicios: laborales, administrativos, mercantiles,

civiles y penales.

Juicios de la dependenciaTipos de juicios: civiles, administrativos, mercantiles, penales y

fiscales.

Delitos y faltas Registro de actos ilícitos: delitos y faltas.







SECCION 6C. Recursos materiales y obra pública

6C.6 2010-2014 15 carpetasGerencia de jurídico. Oficinas




8C.17 2010-2014 3 carpetasGerencia de jurídico. Oficinas


SERIE DOCUMENTALCÓDIGO


UBICACIÓN FISICA

Control de contratos

Contratos prestación de servicios, prestación de servicios

profesionales, prestación de servicios a la producción,

arrendamiento, obra pública, prestación de servicioscinematográficos y colectivo de trabajo.

Convenios: colaboración, cooproducción y de prestación de

servicios.











UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de recursos materialeS, servicios generales y obra pública

NOMBRE DEL RESPONSABLE Olimpia Sánchez Zamora y

Alicia de Jesús Ramírez Aguirre

CARGO Auditor y auxiliar administrativo


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4767 y 4213

CORREO ELECTRONICO [email protected] y [email protected]

CONTEXTO



CÓDIGO

6C.1 2009-2014 3 carpetas

Jefatura de adquisiciones.


planta baja.

6C.2 2010-2014 5 carpetas



planta baja.

FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA

Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento

Normatividad en materia de recursos materiales.

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y

mantenimiento

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obrapública, conservación y mantenimiento: Programa anual de

adquisiciones, arrendamientos y servicios; informes trimestrales

del comportamiento de adquisiciones; cálculo del porcentaje de

las contrataciones formalizadas (70/30) en materia de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; cálculo ydeterminación del porcentaje del 30% a que se refiere elartículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos yServicios del Sector Público.

SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION






6C.3 2009-2014 30 carpetas



planta baja.

6C.4 2010-2014 30 carpetas



planta baja.

6C.5 2009-2014 2 carpetas



planta baja.

6C.6 2010-2014 8 carpetas



planta baja.

Licitaciones

Expedientes conformados por licitación pública e invitación

cuando menos a tres personas: requisición; anexo o justificación;

requisición de investigación de mercado; convocatoria; acta desubcomité revisor de bases: oficio para asistir a la sesión

ordinaria del subcomité revisor de bases, oficios del calendario

del evento; acta de junta de aclaración; acta de presentación y

apertura de proposiciones; documentación administrativa, legal

y económica; dictamen ténico y económico; cuadro comparativo;

acta de fallo; contrato, pedido u orden y fianza.

Adquisiciones

Documentos de los expedientes (incluidos spots) órden de

servicio e invitación a cuando menos tres personas: requisición;

anexo o justificación; cotizaciones y peticiones de oferta; cuadro

comparativo; fumire con soporte (factura, verificación y cadenas

productivas); hoja de no sanción ante la Secretaría de función

pública; documentación legal del proveedor; pedido, órden o

contrato.

Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados

de contratos

Cálculo de penas convencionales por incumplimiento de

contrato, correspondientes a los proveedores y prestadores de

servicios.

Control de contratosExpedientes conformados por los contratos derivados de las

licitaciones y adquisiciones de los bienes y servicios.






6C.7 2010-2014 9 carpetas



planta baja.

6C.14 2010-2014 10 carpetas



planta baja.

6C.23

Comités de adquisiciones,

arrendamientos y servicios y Subcomité

revisor de bases

2010-2014 8 carpetas



planta baja.



CÓDIGO

8C.17 2013-2014 1 carpetas

Gerencia de recursos

materiales y servicios

generales. Edificio Hermanos

Soler, planta baja.

Seguros y fianzas Control de pólizas de seguros de bienes y fianzas.

Registro de proveedores y contratistasBase de datos que los proveedores y contratistas que colaboran

con Echasa.




Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión

ordinaria y extraordinaria del Comités de adquisiciones,arrendamientos y servicios y Subcomité revisor de bases.







UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de servicios generales

NOMBRE DEL RESPONSABLE Elizabeth Julieta Colín Juárez

CARGO Procesador de información


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4738


CONTEXTO



CÓDIGO

6C.2

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública,

conservación y mantenimiento2009-2014 2 carpetas

Jefatura de servicios


Soler, planta baja.

6C.7 2010-2014 9 carpetas



Soler, planta baja.

6C.17 2010-2014 6 carpetas



Soler, planta baja.

6C.19 2009-2014 8 carpetasAlmacén general, Bodega C,

entre foro 5 y 6.

6C.24 2010-2014 8 carpetas



Soler, planta baja.

Comité de enajenación de bienes muebles e

inmuebles


ordinaria y extraordinaria del Comité de enajenación de bienes

muebles e inmuebles.


Programa anual de verificación y actualización de inventarios

para el registro y resguardo de los bienes muebles propiedad de

la entidad; programa anual de enajenación de bienes muebles;

programa anual de disposición final de bienes; programa dereducción en el consumo de papel para impresoras y

fotocopiadoras.


Expedientes de almacen general: Control de inventario de

almacen general.

Inventario físico y control de bienes mueblesControl del activo fijo (inventario, altas y bajas de bienes

muebles).

Almacenamiento, control y distribución de bienes

muebles







SECCION 7C. Servicios generales

CÓDIGO

7C.1 2009-2014 2 carpetas



Soler, planta baja.

7C.2 2009-2014 1 carpetas



Soler, planta baja.

7C.5 2009-2014 2 carpetas

Seguridad y vigilancia. Recepción, puerta dos, primer

piso.

7C.6 2009-2014 2 carpetas



Soler, planta baja.

7C.7 2009-2014 2 carpetas



Soler, planta baja.

7C.13 2009-2014 2 carpetas



Soler, planta baja.

7C.14 2009-2014 2 carpetas



Soler, planta baja.


Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigaciónControl de servicios de fumigación: órdenes de servicio y

reporte de actividades.

Servicios de transportaciónExpedientes de control de transportación: solicitud de vehículo

solo o con chofer y salidas de vehículos.

Control de parque vehicular

Expedientes de automóviles y camiones: relación semanal de

kilometraje, tenencias, multas, facturas, verificación, pago dederechos y relación anual del parque vehicular.

Disposiciones en materia de servicios generales Normatividad interna en materia de servicios generales.

Programas y proyectos en materia de servicios

generales

Programa anual de mantenimiento del parque vehicular;

programa anual de trabajo y ahorro en combustible.

Servicios de seguridad y vigilanciaControl de asistencia del personal de vigilancia en las

instalaciones de Echasa.

Control de combustible Relación del control de vales de combustible.








CÓDIGO

8C.16 2013-2014 1 carpeta



Soler, planta baja.

8C.17 2010-2014 3 carpetas



Soler, planta baja.

UBICACIÓN FISICA

Administración y servicios de archivoProyectos en organización de archivos. Normatividad y

herramientas archivísticas. Coordinación y seguimiento delarchivo de trámite y concentración.



SERIE DOCUMENTALDESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN







UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de obra pública

NOMBRE DEL RESPONSABLE María Verónica Vargas Rodríguez

CARGO Auxiliar administrativo


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4769


CONTEXTO



CÓDIGO

6C.1 2009-2014 3 carpetas

Jefatura de obra pública.

Edificio de gerencias de conservación e informática,

primer piso.

6C.2 2010-2014 10 carpetas



primer piso.

6C.3 2009-2014 30 carpetas



primer piso.

Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y

mantenimiento

Programa anual de conservación y mantenimiento; programa

para uso eficiente de la energía eléctrica; programa para uso

eficiente y racional del agua.

Licitaciones

Expedientes conformados por licitación pública e invitación

cuando menos a tres personas: requisición; anexo o justificación;

requisición de investigación de mercado; convocatoria; acta desubcomité revisor de bases: oficio para asistir a la sesión

ordinaria del subcomité revisor de bases, oficios del calendario

del evento; acta de junta de aclaración; acta de presentación y

apertura de proposiciones; documentación administrativa, legal

y económica; dictamen ténico y económico; cuadro comparativo;

acta de fallo; contrato, pedido u orden y fianza.


Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento

Normatividad en materia de obra pública, conservación y

mantenimiento.






6C.4 2010-2014 30 carpetas



primer piso.

6C.5 2009-2014 2 carpetas



primer piso.

6C.6 2010-2014 8 carpetas



primer piso.

6C.7 2010-2014 9 carpetas



primer piso.

6C.8 2009-2014 2 carpetas



primer piso.

6C.9 2010-2014 1 carpetas



primer piso.

6C.10 2010-2014 9 carpetas



primer piso.


Suspensión, rescisión, terminación de obra públicaExpedientes de actas de inicio, suspensión, rescisión yterminación de obra.

Bitácoras de obra públicaSeguimiento de construcción de obra pública: reportes deavance en obra pública. En versión electrónica desde 2010

Calidad en materia de obras, conservación y

equipamiento

Normatividad en materia de calidad de obras, conservación y

equipamiento: estimaciones de costos, justificaciones técnicas yeconómicas.

Adquisiciones

Documentos de los expedientes órden de servicio e invitación a

cuando menos tres personas: requisición; anexo o justificación;

cotizaciones y peticiones de oferta; cuadro comparativo; fumire

con soporte (factura, verificación y cadenas productivas); hoja

de no sanción ante la Secretaría de función pública;

documentación legal del proveedor; pedido, órden o contrato.

Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados

de contratos

Cálculo de penas convencionales por incumplimiento de

contrato, correspondientes a los proveedores y prestadores de

servicios.

Control de contratosExpedientes conformados por los contratos derivados de las

licitaciones y adquisiciones de los bienes y servicios.






6C.11 2009-2014 2 carpetas



primer piso.

6C.12 2010-2014 8 carpetas



primer piso.

6C.13 2010-2014 9 carpetas



primer piso.

6C.14 2010-2014 10 carpetas



primer piso.

6C.22 2010-2014 12 carpetas



primer piso.

6C.25 2010-2014 4 carpetas



primer piso.

6C.27 2010-2014 4 carpetas



primer piso.

Comité interno de eficiencia energética Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión

ordinaria y extraordinaria del Comité interno de eficienciaenergética.

Asesoría técnica en materia de obra públicaControl del cumplimiento de proyectos en materia deconstrucción y asesoría realizada.

Conservación y mantenimiento de la infraestructura

física

Seguimiento del control de la infraestructura del centro en

cuanto a su conservación y mantenimiento: reportes de

requerimientos en inmuebles, muebles, instalaciones y equipos.

Informes de labores de los talleres (plomería, herrería,

carpintería, pintura, jardinería, electricidad y albañilería) que los

atendieron.

Registro de proveedores y contratistasBase de datos que los proveedores y contratistas que colaboran

con Echasa.

Control y seguimiento de obras y remodelaciones Control y seguimiento de las obras de remodelación de Echasa.

Comité de obra públicaCarpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión

ordinaria y extraordinaria del Comité de cancelación de adeudos

de la cartera vencida.

Precios unitarios en obra pública y serviciosExpedientes de costos y presupuesto en obra pública y servicios:

especificaciones, costos y rendimiento.







SECCION 7C. Servicios generales

CÓDIGO

7C.3 2011-2014 2 carpetas


Edificio de gerencias de

conservación e informática,

primer piso.

7C.11 2012-2014 2 carpetas



primer piso.



CÓDIGO

8C.17 2013-2014 1 carpetas



primer piso.

Mantenimiento, conservación e instalación de

mobiliario

Seguimiento de las solicitudes de servicios específicos,

actividades de los talleres (plomería, herrería, carpintería,

pintura, jardinería, electricidad y albañilería).





Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)Documentos de la supervisión y mantenimiento de los serviciosbásicos: sistemas de extracción, almacenamiento y distribución

de agua y de sistema de emergencia para atender contingencias.







UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de planeación, programación y presupuesto

NOMBRE DEL RESPONSABLE José Guadalupe Caballero Franco



TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246


CONTEXTO



CÓDIGO

5C.1 2012-2014 2 carpetas

Gerencia de planeación,

programación y presupuesto.


planta baja.

5C.2 2011-2014 8 carpetas

Gerencia de planeación,

programación y presupuesto y

sus jefaturas: contabilidad,

control presupuestal y, facturación y cobranza.


planta baja.


Disposiciones en materia de recursos financieros y

contabilidad gubernamental

Normatividad en materia de recursos financieros y contabilidad

gubernamental.

Programas y proyectos en materia de recursos

financieros y contabilidad gubernamental

Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos

financieros y contabilidad gubernamental: programa anual dedepuración de cuentas colectivas; programa de inversión;

presupuesto anual de recursos fiscales y propios; cuestionario

mensual, solicitado por el Inegi, sobre remuneraciones pagadas,

gastos directos e indirectos efectuados, ingresos directos e

indirectos captados. Formatos enviados a la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a sus

requerimientos.






5C.4 2012-2014 15 carpetas

5C.8 Aportaciones a capital 2011-2013 2 carpetas

5C.15 2012-2014 6 carpetas

5C.22 2011-2014 5 carpetas

5C.30 2012-2014 5 carpetas



CÓDIGO

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Subsidio federal y patrimonio del organismo.

Control de cheques Registro consecutivo de las pólizas de cheques.

Ingresos

Expedientes de facturación: facturas, notas de crédito, órdenes

de trabajo o remisiones, solicitud de cambio de domicilio fiscal,cédula de identificación, reporte diario de servicio, proyectos y

tipo de servicios; reporte anual y mensual de ingresos, balanzade comprobación mensual, notas de crédito.

Transferencias de presupuesto

Expedientes de transferencias bancarias (solicitud de pago,

movimiento bancario, reporte de traspasos, cuentas propias) yde sistema de pagos electrónicos interbancarios (spei).

FECHA (S) VOLUMEN



Comité de cancelación de adeudos de la cartera

vencida




SERIE DOCUMENTALDESCRIPCION







UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de control presupuestal




TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246


CONTEXTO



CÓDIGO

5C.2 2011-2014 8 carpetas

Jefaturas de control

presupuestal. Edificio

Hermanos Soler, planta baja.

5C.3Gastos o egresos por partida

presupuestal2011-2014 9 carpetas




5C.4 Ingresos 2012-2014 3 carpetas







financieros y contabilidad gubernamental: Cuenta pública;

Seguimiento a los programas y proyectos de inversión.

Operaciones ajenas registradas en el Sistema integral deinformación (siweb). Formato único de ministración de recursos -fumires- de: Gastos a comprobar, órdenes de pago.

Control del flujo de efectivo. Desglose y comprobación de gastos

por partida.







5C.14 2011-2014 3 carpetas

Jefatura de control



5C.16 2013-2014 3 carpetas

Jefatura de control



5C.26 2012-2014 2 carpetas

Jefatura de control





CÓDIGO

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Jefatura de control



Estado del ejercicio del presupuesto Informes del control presupuestal por partida.

Ampliaciones y reducciones del presupuesto

Expedientes de los registros de las adecuciones presupuestarias:

auxiliar, afectación indivivual y prespuestal. Módulo de

adecuaciones presupuestarias (map), módulo de adecuaciones

presupuestarias de entidades (mape), módulo de ingresos

excedentes (minex).

Cuentas por liquidar certificadasControl de las cuentas por liquidar certificadas en el Sistemaintegral de administración financiera federal (siaff).

SERIE DOCUMENTALFECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA



DESCRIPCION







UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de contabilidad




TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246


CONTEXTO


SECCION 5C Recursos financieros

CÓDIGO

5C.2 2011-2014 16 carpetas

Jefatura de contabilidad.


planta baja.

5C.5 2010-2014 0 carpetas



planta baja.


financieros y contabilidad gubernamental: programa anual dedepuración de cuentas colectivas; programa de inversión;

presupuesto anual de recursos fiscales y propios; cuestionario

mensual, solicitado por el Inegi, sobre remuneraciones pagadas,

gastos directos e indirectos efectuados, ingresos directos e

indirectos captados. Formatos enviados a la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a sus

requerimientos.




Libros contables

Registro de los ingresos y gastos contables y presupuestales

(libro de diario, libro mayor, de balanza de comprobación en el

programa Magnitus).






5C.12 2010-2014 10 carpetas



planta baja.

5C.17 2013-2014 60 carpetas



planta baja.

5C.18 2013-2014 24 carpetas



planta baja.

5C.19 2013-2014 50 carpetas



planta baja.

5C.23 2013-2014 1 carpeta



planta baja.

5C.24 2000-2014 150 carpetas



planta baja.

5C.25 2000-2014 150 carpetas



planta baja.

Estados financieros

Reportes ejecutivos de la situación financiera de la entidad y

anexos (resumen de cuentas). Auxiliar contable: resumen

mensual.

Registro y control de pólizas de ingresosRegistro y control de pólizas de ingresos: captura de registro,

ficha del depósito o forma de ingreso. Anexos que comprueben

el ingreso.

Registro y control de pólizas de diarioRegistro y control de pólizas de diario: captura de registro y

anexos.

Asignación y optimización de recursos financieros

Información bancaria y estados de cuenta de los recursos

fiscales y recursos propios. Conciliaciones bancarias, mensuales:

reporte ejecutivo, reporte del sistema, papeles de trabajo,

axiliares y estado de cuenta original.

Registro y control de pólizas de egresos: captura de registro,fumire original, factura y contrato. Pólizas de pago.

ConciliacionesConciliación de activo fijo: soporte que ampara la realización dela conciliación.

Auxiliares de cuentas Reportes de los auxiliares de cuenta.

Registro y control de pólizas de egresos






5C.27 2012-2015 1 carpeta



planta baja.

5C.28 2008-2014 18 carpetas



planta baja.

5C.29 2011-2014 50 carpetas



planta baja.



CÓDIGO

8C.17 2010-2014 3 carpetas



planta baja.

Pago de derechos e impuestos Expediente de comprobantes de pago de impuestos y servicios:

documentos originales de pago y declaraciones fiscales.

Registro y control de pólizas de ventasRegistro y control de pólizas de ventas: captura de registro,facturas o notas de crédito.




Expediente probatorio de las contribuciones del fondo rotatorio:

arqueos de caja, relación de ingresos y listado de depósitos. Fondo rotatorio







UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de cobranza




TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246


CONTEXTO



CÓDIGO

5C.4 2012-2014 15 carpetas

Coordinación de cobranza.


planta baja.



CÓDIGO

8C.17 2010-2014 3 carpetas

Coordinación de cobranza.


planta baja.



SERIE DOCUMENTAL


Ingresos

Expedientes de cobranzas: clientes morosos y vigentes; base de

datos de los clientes en el sistema megapack y reporte de

cobranzas.

FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICADESCRIPCION







UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de planeación




TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4246


CONTEXTO


SECCION 3C Programación, Organización y Presupuestación

CÓDIGO

3C.1 2007-2014 1 carpeta

Coordinación de planeación.


planta baja.

3C.2 2008-2014 3 carpetas



planta baja.

3C.11 2010-2014 1 carpeta



planta baja.

3C.12 2008-2014 5 carpetas



planta baja.


Integración y dictamen de manuales, normas y

lineamientos, de procesos y procedimientos

Manual de procedimientos. Manual de calidad. Manual

administrativo de aplicación general en materia de tecnologías

de la información y comunicaciones.

Manual de integración y operación del comité de cancelación decuentas y documentos con características de incobrabilidad.

Instructivos de laboratorio químico.

Lineamientos generales y contenidos temáticos para laintegración del informa de gobierno.

Disposiciones en materia de programación Normatividad en materia de programación.

Programas y proyectos en materia de programación Programas y proyectos en materia de programación.

Integración y dictamen de manuales de organización Manual de organización.






3C.14 2009-2014 3 carpetas



planta baja.

3C.18 2009-2014 2 carpetas



planta baja.


SECCION 10C Control y Auditoría de Actividades Públicas

CÓDIGO

10C.1 2008-2014 5 carpetas



planta baja.

10C.2 2009-2014 3 carpetas



planta baja.

10C.3 2008-2014 10 carpetas



planta baja.

10C.6 2009-2014 2 carpetas



planta baja.

10C.15 2007-2014 1 carpeta



planta baja.

10C.16 2008-2014 3 carpetas



planta baja.

Certificación de calidad de procesos y servicios

administrativosSistema de gestión de calidad. Actualización de procedimientos.


Disposiciones en materia de control y auditoría Normatividad en materia de control y auditoría.

Programas y proyectos en materia de presupuestación Programas y proyectos en materia de presupuestación.

Entrega-recepciónRegistro de actas de entrega-recepción de las áreas de lainstitución.

Programas y proyectos en materia de control y auditoría

Seguimiento de los programas y proyectos en materia de controly auditoría

AuditoríaDocumentación (informes) generada de las auditorías internas y

externas realizadas en Echasa.

Seguimiento a la aplicación en medidas o

recomendacionesRegistros de medidas correctivas para la mejora.

Elaboración e integración de libros blancos y

memorias documentales

Registro de los documentos públicos gubernamentales –libro

blanco y memoria documental- en la administración pública.







SECCION 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas

CÓDIGO

11C.1 2008-2014 5 carpetas



planta baja.

11C.2 2009-2014 3 carpetas



planta baja.

11C.3 2008-2014 10 carpetas



planta baja.

11C.4 2009-2014 2 carpetas



planta baja.

11C.5 2012-2014 2 carpetas



planta baja.

11C.6 2012-2014 3 carpetas



planta baja.

11C.7 2007-2014 1 carpeta



planta baja.

11C.8 2008-2014 3 carpetas



planta baja.

11C.9 2012-2014 5 carpetas



planta baja.


Disposiciones en materia de planeación Normatividad en materia de planeación.

Disposiciones en materia de información y evaluación Disposiciones en materia de información y evaluación.


Planes nacionalesProgramas y proyectos en materia de políticas: políticas porárea.

Programas a mediano plazo Programa a mediano plazo.

Programas de acción Programas de acción.

Disposiciones en materia de políticas Disposiciones en materia de políticas.

Programas y proyectos en materia de información y

evaluaciónProgramas y proyectos en materia de información y evaluación.

Programas y proyectos en materia de políticas Programas y proyectos en materia de políticas.

Sistemas de información estadística de la dependenciaSeguimiento de los Sistemas de información estadística de la

dependencia.






11C.10 2008-2014 5 carpetas



planta baja.

11C.13 2009-2014 2 carpetas



planta baja.

11C.16 2012-2014 3 carpetas



planta baja.

11C.17 2007-2014 1 carpeta



planta baja.

11C.18 2008-2014 3 carpetas



planta baja.

11C.19 2012-2014 5 carpetas



planta baja.

11C.20 2007-2014 1 carpeta



planta baja.

11C.23 2012-2014 5 carpetas



planta baja.



CÓDIGO

8C.17 2010-2014 3 carpetas



planta baja.

Desarrollo de encuestas

Encuestas de autoevaluación del sistema de control interno

institucional. Encuestas de nivel directivo, estratégico y

operativo.

Sistema nacional de información estadística Expedientes del Sistema nacional de información estadística.

Indicadores Matriz de indicador de riegos operacionales y sus revisiones.

Indicadores de desempeño, calidad y productividad Informe aspectos suceptibles de mejora.

Informe de laboresInformes de labores de cada una de las áreas de Echasa. Plan detrabajo. Minutas y bitácoras de reunión de trabajo.

Informe de ejecución Informes de rendición de cuentas, anual y sexenal.

Informe de gobierno Informes de gobierno.




Comité de Mejora Regulatoria Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión










UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de informática

NOMBRE DEL RESPONSABLE Antonio Ugalde González

CARGO Encargado de la Gerencia de recursos materiales y servicios generales


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4761


CONTEXTO


SECCION 8C. Tecnologías y servicios de la información

CÓDIGO

8C.1 2013-2014 1 carpeta

Coordinación de informática.


primer piso.

8C.2 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.3 2013-2014 1 carpeta



primer piso.


Disposiciones en materia de telecomunicaciones Normatividad en materia de telecomunicaciones.

Programas y proyectos en materia de

telecomunicaciones

Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones:

estrategia digital nacional.

Normatividad tecnológicaControl del manejo de licencias –altas y bajas- de los sistemas

empleados en el centro.






8C.4 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.5 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.6Desarrollo redes de comunicación de

datos y voz2008-2012 7 carpetas

Conmutador. Oficinas


8C.7 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.8 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.10 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.13 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.14 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.15 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.17 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

8C.25 2013-2014 1 carpeta



primer piso.

Desarrollo e infraestructura de telecomunicacionesRegistro de la infraestructura y desarrollo de

telecomunicaciones.

Desarrollo e infraestructura del portal de Internet de

la dependencia

Registro y control del desarrollo del portal de internet de lainstitución.

Control de los servicios de comunicación de datos y voz:

expedientes en conmutador, entregable y reporte, así comosolicitudes de servicio, atención de incidentes y servicios.

Disposiciones en materia de informáticaNormatividad en informática: control de accesos y restriccionesdel uso de los sistemas informáticos.

Disposiciones en materia de servicios de información Normatividad referente a servicios de información.

Programas y proyectos en materia de servicios de información

Control de los servicios de mesa de ayuda: solicitud de servicio

(internet, telefonía y extensión), y atención de incidentes y

servicios.

Administración y servicios de correspondenciaCorrespondencia (oficios) de entrada y salida de Echasa con

instituciones externas. Y, correspondencia interna entre lasáreas de la institución.

Programas y proyectos en materia de informáticaRegistro de los programas y proyectos en materia deinformática: Programa integral de desarrollo informático.

Seguridad informáticaRespaldo trimestral en disco duro de la información de los

usuarios.

Control y desarrollo del parque informático

Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo y

red de comunicaciones.

Inventario de licencias y equipos informáticos: Registro de las

licencias de software y control del mantenimiento del equipoinformático de Echasa

Servicios y productos en Internet e intranet Diseño, implementación y actualización de intranet.







UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de recursos humanos

NOMBRE DEL RESPONSABLE María Dolores Zarco Cruz y Diana Karina Hernández Hernández

CARGO Secretarias


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4750 y 4232

CORREO ELECTRONICO [email protected] y [email protected]

CONTEXTO


SECCION 4C. Recursos humanos


4C.1Disposiciones en materia de recursos

humanos2012-2014 1 carpeta

Gerencia de recuros humanos.

Edificio Heramanos Soler,

planta baja.

4C.2Programas y proyectos en materia de

recursos humanos2013-2014 2 carpetas



planta baja.

4C.3 Expediente único de personal 2012-2014 30 carpetas

Jefatura de remuneraciones.


planta baja.


Normatividad en materia de administración de personal.

Expedientes de programas y proyectos en recursos humanos:

programa de desarrollo y evaluación del capital humano;

revisiones contractuales, bianuales; revisiones salariales anuales;

reportes de actividades y entregables por personal de

honorarios.

Expediente individual de cada trabajador (personal de mando,

confianza, honorarios y eventual). Se compone de solicitud de

empleo original, fotografías, copias actas nacimiento, matrimonio,requisición de personal, aceptación de candidato, copia RFC y

CURP, examen médico, copia de constancias de estudios, título océdula profesional, curriculum vitae, copia de aviso deinscripción al IMSS, pruebas psicométricas, cartilla militar.

DESCRIPCION FECHA (S)






4C.4 Registro y control de puestos y plazas 2012-2014 5 carpetas



planta baja.

4C.5 Nómina de pago de personal 2013-2014 50 carpetas



planta baja.

4C.6 Reclutamiento y selección de personal 2012-2014 10 carpetas



planta baja.

4C.8

Control de asistencia (vacaciones,

descansos y licencias, incapacidades,

etc.)




planta baja.

4C.10 Descuentos 2012-2014 7 carpetas



planta baja.

4C.11 Estímulos y recompensas 2012-2014 3 carpetas



planta baja.

4C.12 Evaluaciones y promociones 2013-2014 2 carpetas



planta baja.

4C.15Afiliaciones al Instituto Mexicano del

Seguro Social 2012-2014 1 carpeta



planta baja.

4C.16Control de prestaciones en materia económica (Fonacot e Infonavit)




planta baja.

4C.17 Jubilaciones y pensiones 2012-2014 3 carpetas



planta baja.

4C.20

Relaciones laborales (comisiones mixtas,

sindicato nacional de trabajadores al

servicio del estado, condiciones

laborales)




planta baja.

Expedientes de plantilla. Nombramientos y cambios deadscripción.

Control de pagos de sueldos y salarios de los trabajadores:

recibos de pago. Nómina semanal a personal sindicalizado y

catorcenal al personal de mando, confianza y honorarios.

Expedientes del reclutamiento, selección y contratación del

personal necesario para la Entidad.

Seguimiento de los reportes de asistencia e incidencias del

personal de la plantilla, vacaciones, descansos, licencias,

incapacidades, modificaciones de salarios, días económicos,

premio de puntualidad, permisos y omisiones de checado.

Fumires del Sindicato de Trabajadores Técnicos y Manuales deEstudios y Laboratorios de la Producción Cinematográfica.

Relación de descuentos derivados de prestaciones.

Expedientes sobre estímulos al personal que labora en Echasa.

Evaluaciones y promociones. Movimiento de persoal

sindicalizado: fumires escalofanario.

Expediente de liquidaciones, vigencia de derechos y serviciomédico. Movimientos afiliatorios. Pagos anuales al IMSS.

Seguro de gastos médicos, de separación individualizado, seguro

de vida, potenciación, seguro de separación, pensiones

alimenticias, fondo de retiro y fondo de ahorro.

Expedientes de jubilaciones y pensiones: cesantía y vejez.






4C.21Servicios sociales y culturales y de

seguridad e higiene en el trabajo2013-2014 2 carpetas

Gerencia de recuros humanos

y Jefatura de remuneraciones.


planta baja.

4C.22

Capacitación continua y desarrollo

profesional del personal de áreas

administrativas2012-2014 3 carpetas



planta baja.

4C.23 Servicio social de áreas administrativas 2012-2014 4 carpetas



planta baja.

4C.26Expedición de constancias y

credenciales2012-2014 1 carpeta



planta baja.

4C.29 Comité de ética 2012-2014 5 carpetas



planta baja.

4C.30 Comité de hostigamiento y acoso sexual 2013-2014 2 carpetas



planta baja.

4C.31Comisión mixta de capacitación,

adiestramiento y productividad2012-2014 4 carpetas



planta baja.

Fumires del fondo cultural y deportivo. Declaración anual de

prima de riesgos de trabajo.

Programa Anual de Capacitación ante la Secretaría del Trabajo

y Previsión Social (formato DC-2); reporte anual a la Secretaría

del Trabajo y Previsión Social (formato DC-4); control interno decapacitación; constancias de habilidades de capacitación

(formato DC-3); programa de Inducción Institucional, encuesta

de Clima y cultura organizacional, programa de CulturaInstitucional y Género.

Expedientes de personal que realiza su servicio social y prácticas

profesionales.

Expedientes de constancias laborales y cartas de no adeudo(liberación de bienes muebles, de préstamo y bienesinformáticos).


ordinaria y extraordinaria del Comité de ética.


ordinaria y extraordinaria del Comité de hostigamiento y acoso

sexual.


ordinaria y extraordinaria del Comité de mixta de capacitación,

adiestramiento y productividad.






4C.32 Comisión mixta de seguridad e higiene 2012-2014 5 carpetas



planta baja.

4C.33 Unidad interna de protección civil 2012-2014 3 carpetas



planta baja.




8C.17 2013-2014 1 carpetas

Gerencia de recuros humanos

y Jefatura de remuneraciones.


planta baja.


Correspondencia institucional interna y externa (Oficios:



ordinaria y extraordinaria del Comisión mixta de seguridad e

higiene.


ordinaria y extraordinaria de la Unidad interna de protección

civil.


Administración y servicios de correspondencia







UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección de producción y comercial

NOMBRE DEL RESPONSABLE Jessica Del Río Romero

CARGO Secretaria


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4709


CONTEXTO


SECCION 2S. Producción cinematográfica


2S.1Disposiciones en materia de producción

cinematográfica2013-2014 2 carpetas


producción y comercial.

Edificio de oficinas generales,

planta baja.

2S.2Programas y proyectos en materia de producción cinematográfica





planta baja.




8C.17 2013-2014 1 carpetas




planta baja.

UBICACIÓN FISICA




Normatividad en materia de producción cinematográfica.

Expedientes de coproducciones: copia de contrato u oficio de

solicitud de contrato; acta de premiación (cuando se trata de

festivales); acta constitutiva apostillada (si es persona moral);

ruta crítica-plan de trabajo; comprobante de domicilio;identificación oficial del apoderado; guión y registro de ante

Indautor; contrato de cesión de derechos; y, registro de cesión

de derechos ante Indautor.









UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de servicios a la producción

NOMBRE DEL RESPONSABLE Angélica Patricia Trejo Moreno



TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4719


CONTEXTO




2S.3 2011-2014 30 carpetas

Oficina de Gerencia de Servicios a la Producción y

jefatura de ejecución de

cuentas. Edificio de oficinas





8C.17 2011-2014 2 carpetas

Oficina de Gerencia de Servicios a la Producción y

jefatura de ejecución de

cuentas. Edificio de oficinas




Servicios a la producción cinematográfica

Control de servicios de cada proyecto de coproducción: solicitud

de facturación, seguimiento jurídico del contrato, factura deregalías, convenio modificatorio, cierre, firmas, órdenes de

servicio y oficios de acceso.

Control de servicios de proyecto de producción: nota deremisión, solicitud (si no hay factura) y cotización (foros, oficinas,

bodegas, sala Silvestre Revueltas y oficinas). Encuesta desatisfacción de clientes.









UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de campañas publicitarias

NOMBRE DEL RESPONSABLE Aurora María Carvajal Santillan

CARGO Gerente de campañas publicitarias


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4706


CONTEXTO




2S.4 Spots audiovisuales 2009-2014 60 carpetas

Oficina de Gerencia de campañas publicatirias y

Coordinación administrativa

de producción. Oficinas

generales, planta baja y Sector

H.S, planta baja.




8C.17 2011-2014 2 carpetas

Oficina de Gerencia de campañas publicatirias y

Coordinación administrativa

de producción. Oficinas

generales, planta baja y Sector

H.S, planta baja.

Carpetas de producción de spots: solicitud del cliente; guión;

presupuesto; cotización; contrato; plan de trabajo; story board;

crew list; locaciones; actores y/o modelos; vestuario, utilería,

diseño de arte y props; llamado; relación de pagos; reporte deproducción; relación de gasto; inventario, entregables y diversos.



memorandum y consecutivos de acuses). Administración y servicios de correspondencia








UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección de Posproducción

NOMBRE DEL RESPONSABLE Paloma Jaqueline Dorantes Castelán

CARGO Auditor


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4715


CONTEXTO


SECCION 3S. Posproducción cinematogáfica


3S.1Disposiciones en materia de

posproducción cinematográfica 2007-2014 3 carpetas


Posproducción. Edficio de

oficinas generales, planta baja.

3S.2Programas y proyectos en materia de posproducción cinematográfica






Normatividad en materia de posproducción.

Control de programas y proyectos en materia de posproducción

cinematográfica y audiovisual.









8C.17Administración y servicios de

correspondencia 2011-2014 2 carpetas




8C.20Administración y preservación de

acervos digitales2013-2014 1 carpeta






Fotografías y diapositivas.








UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia técnica de laboratorio

NOMBRE DEL RESPONSABLE Alexis Giovani Cervantes Valenzuela

CARGO Oficinista


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4297


CONTEXTO


SECCION 3S. Posproducción cinematográfica


3S.3 Atención a clientes laboratorio 2009-2014 20 carpetas

Coordinación de atención a

clientes laboratorio. Edificio

de laboratorio, planta baja.




8C.17 2011-2014 2 carpetas

Gerencia técnica de

laboratorio y coordinación de

atención a clientes laboratorio.

Edificio de laboratorio, planta

baja y primer piso.



Coordinación de laboratorio: solicitud de servicios u oficio de

solicitud de proceso; orden de trabajo (hoja rosa); boleta de

procesos de laboratorio y boleta de producción; aviso de salida

de material y nota de remisión. Inventario de almacenaje de

negativo procesado, propiedad de productores. Tarjetas de

control de inventario de los negativos o internegativos.









UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de sonido

NOMBRE DEL RESPONSABLE Ingrid Alejandra Soriano González

CARGO Coordinadora de espacios de sonido y salas THX


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4147


CONTEXTO




3S.4 Digital y sonido 2009-2014 20 carpetasOficina de Gerencia de sonido.

Edificio THX, planta baja.




8C.17 2009-2014 2 carpetasOficina de Gerencia de sonido.

Edificio THX, planta baja.

UBICACIÓN FISICA


VOLUMEN




Control de servicios por proyecto (coproducción): solicitud de

servicio; reporte diario de servicios; orden de trabajo digital y/o

sala thx; solicitud de alta de clientes (opcional); RFC.

Control de pagos por proyectos: solicitud de servicio;

comprobante de pago (total o anticipo); corte con cargo de sala y

factura. Agendas de las salas a,c y d. Agenda de la sala deproyección.








UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de procesos técnicos

NOMBRE DEL RESPONSABLE Jorge Arturo Martínez Torres

CARGO Jefe de procesos técnicos


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4906


CONTEXTO




3S.5 Laboratorio de procesos técnicos 2007-2014 15 carpetas

Jefatura de procesos técnicos.

Edificio de laboratorio, primer

piso y planta baja.




8C.17 2011-2014 2 carpetas

Gerencia técnica de

laboratorio, Jefatura de procesos técnicos y

coordinación de atención a

clientes laboratorio. Edificio

de laboratorio, planta baja y

primer piso.



Producción, mantenimiento, luces, impresión, revelado, cortesincrónico, químico, control de calidad.



DESCRIPCION







UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de control administrativo

NOMBRE DEL RESPONSABLE Benjamín Juárez Hernández

CARGO Jefe de control administrativo


TELEFONO Tel. (55) 55-49-30-60 Ext. 4287


CONTEXTO


SECCION 6C Recursos Materiales y Obra Pública


6C.19 2009-2014 8 carpetas

Jefatura de control

administrativo. Edificio de

laboratorio, primer piso.




8C.17 2013-2014 1 carpeta

Jefatura de control

administrativo. Edificio de

laboratorio, primer piso.





Expedientes de almacén general: Control de inventario de los

tres almacenes de jefatura de procesos técnicos: material virgen,

productos químicos y mecánico de laboratorio. Kardex de

control administrativo de los almacenes.

Almacenamiento, control y distribución de bienes

muebles






La presente Guía simple de archivos se fundamenta en el Cuadro general de clasificación archivística el cual se integra por fondo, secciones y series

documentales. Se compone de 13 secciones y 158 series. De las cuales: 10 secciones son comunes y 3 sustantivas; 147 series son de funciones comunes y

11 de sustantivas.

Código y sección Serie

2C Asuntos jurídicos 12

3C Programación, organización y presupuestación 7

4C Recursos humanos 23

5C Recursos financieros 22

6C Recursos materiales y obra pública 22

7C Servicios generales 9

8C Tecnologías y servicios de la información 16

10C Control y auditoría de actividades públicas 6

11C Planeación, información, evaluación y sistemas 17

12C Transparencia y acceso a la información 13

1S Gobierno 2

2S Posproducción cinematográfica 4

3S Producción cinematográfica 5

Total 158

La presente Guía simple de archivos anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a ésta.






Coordinador de Archivos

__________________________________

Lic. Alejandro Hernández Pineda, encargado de la Gerencia de

recursos materiales y servicios generales, en ausencia del

coordinador de archivos

El Comité de Información

______________________________________________

Lic. Claudia Xóchitl Nájera Prieto, Directora de Administración y

Finanzas Y Presidenta del Comité de Información

__________________________________

Lic. Ana Rosario Barón López, Titular de Unidad de Enlace y

Programas Institucionales y Secretaria Técnica del Comité de

Información

________________________________________

Lic. Luz Gabriela Sánchez Mora, suplente Titular del Órgano

Interno de Control


Documents

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO - Estudios Churubuscoestudioschurubusco.com/repositorio/ECHASA. Guu00EDa Simple de Archivo.pdf · Bajo estos preceptos y para atender las necesidades de las