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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA DEL DISTRITO FEDERAL
Enero de 2017
Lic. Elvia Salas Guerrero, en funciones de Secretaria Ejecutiva en términos de la designación hecha por
el Presidente de esta Junta, Lic. Carlos Leonardo Madrid Varela, mediante oficio de fecha 18 de enero
de 2017, hago constar que las presentes 32 (treinta y dos) fojas corresponden a la Guía Técnica para la
Elaboración de Manuales de Procedimientos, mismo que fue aprobado por el Consejo Directivo de la
Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal el día 18 de enero de 2017 en sesión ordinaria número
217, mediante acuerdo 217/6. Las fojas a que se refiere esta certificación contienen mi rúbrica
(__________) en tinta verde.
Revisión: 1ª.
Fecha: 18/01/2017
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ÍNDICE
I. PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 3
II. DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................ 4
III. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN ....................................................................................... 5
IV. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES .......................................................... 5
V. ANEXOS ......................................................................................................................................... 7
VI. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA ...................... 31
VII. APROBACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA .................................................................................. 32
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I. PRESENTACIÓN
El propósito de esta Guía Técnica es contar con una metodología y criterios para la elaboración
de Manuales de Organización, atendiendo las disposiciones del Eje 5. “Efectividad, Rendición
de Cuentas y Combate a la Corrupción”, Área de oportunidad 1. “Mejora Regulatoria y
Simplificación Administrativa” del Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2013-
2018, mismo que establece como línea de acción el fortalecimiento de la planeación
gubernamental mediante mecanismos integrales y metodologías que permitan transitar a la
simplificación administrativa y a la mejora regulatoria en el Gobierno de la Ciudad de México.
En este contexto, la presente Guía se fundamenta en la “Guía Técnica y Metodológica para la
Elaboración e Integración de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la
Administración Pública del Distrito Federal”, la cual complementa, reconstruye e integra
nuevos elementos requeridos para el control, presentación y actualización de los manuales
como resultado de la experiencia y forma de trabajo de la Junta de Asistencia Privada del
Distrito Federal.
Esta guía considera siete apartados, el primer de ellos corresponde a esta presentación; el
segundo describe el concepto y clasificación del manual; el tercero contiene el marco jurídico
que sirve de base para su elaboración e incluye los ordenamientos normativos para su
creación, aplicación y desarrollo; el cuarto establece la estructura que deberá contemplarse
para su elaboración; el quinto contiene los formatos a emplearse para su elaboración, el sexto
y séptimo apartado señalan los criterios para la publicación de los manuales.
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II. DISPOSICIONES GENERALES
Objetivo General
Orientar a los servidores públicos que intervienen en la elaboración de Manuales de
Procedimientos de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal, estableciendo los
criterios, que permitan homologar su estructura, organización y operación.
Concepto de Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos es un instrumento de trabajo y consulta que integra la
presentación de los procedimientos de las unidades administrativas, los cuales contienen, las
actividades, alcances, normatividad, políticas de operación y formatos de cada uno de ellos.
Para efectos de esta Guía se entiende por:
a. Guía: Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización.
b. Junta: Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal.
c. Consejo: Consejo Directivo de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal.
d. Manual: Manual de Procedimientos.
e. Ley: Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el Distrito Federal.
f. Reglamento: Reglamento de la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el
Distrito Federal.
Políticas
1. La Dirección Administrativa, a través de la Coordinación de Planeación y Procesos
Administrativos, proporcionará la asesoría técnica necesaria para la elaboración de los
manuales de procedimientos.
2. Se elaborará un Manual de procedimientos por cada una de las áreas que la integran.
3. Cada Manual de Procedimientos debe ser elaborado por el área correspondiente y
presentarse al Consejo Directivo para su aprobación por conducto de la Dirección
Administrativa.
4. La Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos podrá emitir
recomendaciones sobre el contenido de los manuales.
5. La actualización de cada Manual se realizará cuando se efectúen cambios en
actividades, alcances, normatividad, políticas de operación y formatos de los
procedimientos.
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III. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN
El marco jurídico de actuación que regula la elaboración de los manuales está definido en el:
REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
“Artículo 18.- Los Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los
titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados y
Órganos Político-Administrativos.
La adscripción y atribuciones de las unidades administrativas de apoyo técnico-
operativo, que no se establecen en este Reglamento, quedan establecidas en dichos
manuales. Estos manuales deberán ser remitidos a la Oficialía Mayor para su revisión,
dictamen y registro; cuando la Oficialía Mayor estime que en los citados manuales se
establecen atribuciones que afecten la esfera jurídica de terceros, los mismos se
sancionarán previa y adicionalmente por la Consejería Jurídica y de Servicios Legales.”
IV. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES
Los manuales estarán integrados de la siguiente manera:
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DEL MANUAL
a) Se utilizará el formato MPA-01 (Anexo 1). b) Se indicará el nombre completo de la Dirección a la que corresponda el Manual y la
fecha (mes y año) de elaboración.
ÍNDICE
Relación de los capítulos que contiene el documento, así como el número de página en que
aparecen.
I.- INTRODUCCIÓN
En este capítulo se debe exponer el objetivo general del documento, así como una breve
descripción de su contenido, incluyendo información acerca del ámbito de aplicación y
consulta, así como los destinatarios o usuarios del Manual.
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II.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS
Se enlistan los procedimientos que integran el Manual, bajo los siguientes criterios:
a) Comenzar con los procedimientos que se llevan a cabo con mayor frecuencia y posteriormente los de menor incidencia.
b) Los procedimientos que integran el Manual, se codificarán con la clave de identificación que asignará la Dirección Administrativa a través de la Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos conforme a la Tabla 1 Codificación (Anexo 3)
III.- PROCEDIMIENTOS
a) Se utilizará el formato FPC01-02 (Anexo 2), por cada uno de los procedimientos
enlistados en el punto anterior. b) Componentes del Procedimiento se describen dentro del Formato FPC01-02 c) Se anexa un ejemplo de procedimiento en el Anexo 4.
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V. ANEXOS ANEXO 1
FORMATO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FMP01-01
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ANEXO 2
FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS DIFERENTES DIRECCIONES FPC01-02
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ANEXO 3
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DEL FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS
DIFERENTES DIRECCIONES FPC01-02
( NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ) Debe derivar de las misiones, objetivos y funciones de la unidad administrativa y guardar congruencia con el objetivo general y con la descripción narrativa. Debe reflejar una acción, ser claro y conciso. Dar una idea clara de su contenido.
Documento Formato FPC01-02 Versión Fecha Página 1 de …
1. OBJETIVO
Describir brevemente cual es la intención del procedimiento procurando explicar de forma clara y precisa lo que se logrará, a fin de que el personal del área sepa para qué, y porqué fue desarrollado el procedimiento, procurando que sea factible de cuantificar su realización.
2. ALCANCE
Identificar a quien aplica el procedimiento. Desde donde empieza (paso o actividad) y hasta donde concluye, identificando las entradas o insumos y los productos como entregables.
3. NORMATIVIDAD APLICABLE
Enumerar aquellos documentos legales que impactan en el desarrollo de la operación.
Control de Emisión
Elaboró Revisó Validó
Firma
Firma
Firma Nombre Nombre Nombre Puesto
Nombre ( Jefe del departamento o Subdirector del área que corresponde )
Fecha: AAAAMMDD
Puesto Nombre (del dueño del proceso: Director, ó Subdirector que corresponde)
Fecha: AAAAMMDD
Puesto Nombre ( Director que corresponde )
Fecha: AAAAMMDD
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4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Describir los parámetros o criterios necesarios bajo los cuales se asegura la correcta operación; son políticas internas que
no están ni por normatividad ni por reglamento, pero que son necesarias para la operación.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Es la parte central del procedimiento ya que narra cronológicamente y secuencialmente cada una de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática cómo se realiza el mismo y haciendo referencia tanto de otros documentos necesarios para su funcionamiento. En la descripción se debe definir de manera clara y concisa quién y cómo desarrolla las actividades. Debe ser lo suficientemente específica y detallada para evitar desviar información a los demás componentes del procedimiento que completan de forma secundaria a la descripción.
Responsable No. Actividad Registro Tiempo
Es el que ejecuta la actividad. Se debe redactar su denominación completa y de conformidad con la estructura vigente. Cuando el actor sea responsable de realizar una serie de actividades de manera continua sólo se anotará su denominación en la primera de estas actividades.
Secuencia de actividades en orden lógico conforme a su aparición. Se deben utilizar números arábigos consecutivos a la secuencia de actividades. Las preguntas y las disyuntivas “NO y “SI no deben enumerarse.
Narración detallada de los insumos que originan el proceso; cómo se comienzan a transformar estos insumos con una secuencia lógica de entradas y salidas y con qué documentos o bien con qué herramientas (como sistemas, expedientes, etc.), así como el trabajo para ejecutar o controlar la actividad hasta terminar con un entregable. Se deben mencionar los documentos y formatos utilizados. Su redacción debe iniciar con un verbo en presente y en tercera persona. Se debe detallar cada actividad de manera independiente. Debe existir una lógica vinculante entre cada una de las actividades del procedimiento. En caso de las disyuntivas se debe considerar lo siguiente:
- La pregunta debe redactarse con un sentido positivo
- La disyuntiva solo permite dos respuestas posibles “NO y “SI”, en ese orden, seguidas de una actividad.
- La última actividad derivada del “NO” permite dos posibilidades: “Continua en la actividad N” o “FIN DEL PROCEDIMIENTO”
- La actividad seguida del “SI” permite la continuidad secuencia del procedimiento.
Al describir actividades de recepción o envío de documentación, se recomienda la redacción en el orden siguiente:
- Verbo - Procedencia o destino - Nombre del Documento
Se debe indicar el término del procedimiento con la Leyenda “Fin del procedimiento”.
Cuando una actividad implique la utilización de algún sistema de cómputo, formato, expediente, reporte o circulares, se deberá anotar el Numero de Formato o nombre en esta columna. Es necesario especificar en el caso de documentos si es Original con una “O” o Copia “C”, en caso de ambas de colocarse “O y C”.
Debe reflejar el tiempo necesario para el desarrollo de la actividad descrita. Debe cuantificarse en minutos en minutos, horas y días hábiles. Se deben evitar las denominaciones que indiquen periodicidad o las que no determinen un tiempo especifico.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Tiempo total de ejecución:
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6. CONTROL DE FORMATOS La tabla constará de 6 columnas (Nombre, Formato, Responsable de Resguardo, Archivo, Tiempo de Resguardo y Anexo)
1) Nombre.- Se refiere al asignado al formato que una vez llenado es la evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados obtenidos; los determinará cada área, tomando en cuenta las características de cada proceso.
2) Formato.- Estará determinado por la Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos, el cual consta de 7 caracteres.
3) Responsable de resguardo.- Será el encargado de vigilar el resguardo de los registros durante el tiempo estipulado, de su accesibilidad y de asegurarse de su eliminación mediante el mecanismo establecido, así como de su disposición.
4) Archivo.- Se refiere al medio de soporte para el almacenamiento. 5) Tiempo de resguardo.- El tiempo en que se mantendrán los registros en cada área una vez concluida su utilización
puede ser determinado por ley o bien por el dueño del proceso y este puede estipular que será actualizado. 6) Anexos.- Indicar el número consecutivo de formatos y anexar como ejemplo una copia de cada formato interno para que
sirva como referencia; también se pueden anexar plantillas para facilitar la operación así como tablas o documentos internos similares comenzando con el Anexo 1 y así sucesivamente.
Nombre (1) Formato (2) Responsable de resguardo (3)
Archivo (4) Tiempo de resguardo (5)
Anexo (6)
6.1 ANEXOS Insertar anexos.
7. RESPONSABILIDADES Describe las responsabilidades de los puestos que participan en el procedimiento
Describe las responsabilidades del responsable del procedimiento de supervisar el que se mantenga actualizado el procedimiento y que sea difundido a todo el personal involucrado, así como el alinearlo a los objetivos del área.
Describe las responsabilidades del dueño del proceso de identificar las diferentes actividades relacionadas entre sí, esto es, una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. Se puede considerar como un proceso, así como el identificar los cambios y mejoras al proceso.
Describe las responsabilidades del puesto o área que utiliza el procedimiento en general.
8. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS Esta sección refleja la mejora continua de los procesos, ya que es como su historia clínica: cada que cambie la narrativa por una acción correctiva, sistemas informáticos, reingeniería de procesos, o bien mejoras al proceso, aquí queda reflejado, así como sus actualizaciones. Cuando son procedimientos de reciente creación la versión debe ser “00” y no se coloca ningún cambio.
Versión Página
modificada Descripción del cambio o mejora
Fecha de
emisión
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ANEXO 4
TABLA 1 CODIFICACIÓN
TABLA DE CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
ABREVIATURA SIGNIFICADO
MP Manual de Procedimiento
P Procedimiento
F Formato
GT Guía Técnica
TABLA DE CÓDIGO DE LAS DIRECCIONES
CLAVE SIGNIFICADO
A Dirección de Programas Asistenciales
F Dirección de Análisis y Supervisión
J Dirección Jurídica
D Dirección Administrativa
T Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicaciones
C Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos
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Ejemplo: Forma de codificar los procedimientos:
P D - 01
Forma de codificar los formatos: FMD01-01 Manual de Procedimiento
FPD01-02 Procedimientos
A B CC
Manual o Procedimiento
Área emisora
Número consecutivo del Procedimiento
F PC XX YY
Formato
Tipo de documento de donde se deriva el formato.
Número de procedimiento
Número consecutivo del formato
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ANEXO 5
EJEMPLO DE UN PROCEDIMIENTO
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ANEXO 4
HOJA DE APROBACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
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ANEXO 6
GLOSARIO DE VERBOS
Con el propósito de unificar el manejo de términos en la descripción narrativa, se
incluyen algunos de los verbos más utilizados para describir las actividades.
Abre: Se utiliza para la apertura de expedientes.
Abastece: Proveer o surtir algún artículo.
Actualiza: Poner al corriente expedientes, registros, estadísticas y otros documentos
análogos.
Acude: Concurrir o asistir a determinada área dentro o fuera de la Institución.
Acusa de recibo: Comprobación y/o certificación de recepción de documentos (oficios,
memoranda, etc.), a través de firma y/o sello.
Adhiere: Pegar etiquetas para la identificación de algún documento.
Analiza: Examen crítico que se realiza al contenido de los documentos o trabajos específicos
detallados en el procedimiento.
Anexa: Adjuntar documentos complementarios a escritos, oficios, circulares, memoranda,
expedientes, etc.
Anota: Apuntar datos en un escrito, registro o formato, a efecto de complementar o explicar
un comentario fuera de texto.
Aprueba: Dar o calificar por bueno un documento o acción a seguir.
Archiva: Tarea que se realiza para la custodia de documentos, temporal o definitivamente, en
forma ordenada, para su consulta posterior.
Asigna: Destinar, señalar lo que corresponde a cada persona o lugar.
Autoriza: Dar autoridad o facultad para realizar alguna actividad.
Califica: Valorar la calidad de algo.
Clasifica: Ordenar alfabética, numérica y/o cronológicamente o utilizando cualquier otro
método, la documentación, cifras, hechos, datos, etc.
Certifica: Hacer constar una cosa por medio de documentos oficiales.
Comunica: Hacer saber a una persona o unidad administrativa por vía telefónica, radio o
cualquier otro medio, las indicaciones e informes correspondientes.
Concentra: Reunir en el mismo sitio documentos, datos, etc.
Concluye: Término de una acción.
Coteja: Comparar un documento con otro, cuidando que coincidan en cifras, datos, fechas,
etc.
Designa: Nombrar o denominar a una o varias personas para ejecutar una actividad o elaborar
un trabajo específico. Determina: Tomar una resolución o decisión sobre algo.
Revisión: 1ª.
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Diseña: Es la acción de crear proyectos, formatos u otro tipo de documentos que así se
requieran dentro del procedimiento.
Distribuye: Acción que se realiza para la entrega de documentos que tienen varios
destinatarios involucrados dentro del procedimiento.
Efectúa: Acción que se realiza dentro del ámbito de la unidad administrativa donde se
desarrolla el procedimiento.
Elabora: Acción que origina la creación de documentos, tales como oficios, memoranda,
informes, proyectos, etc., que se generen en los procedimientos.
Entrega: Acción de proporcionar la documentación de persona a persona, dentro de las
mismas áreas administrativas en que se realiza el trámite descrito en el procedimiento.
Envía: Acción que se realiza cuando la documentación va dirigida a órganos administrativos
distintos, que se encuentran dentro o fuera de la Institución para realizar algún trámite indicado
o especificando en el procedimiento.
Evalúa: Acción de ponderar o estimación de hechos o actividades administrativas.
Firma: Acción ejecutada por funcionarios para aprobación de documentos, peticiones,
permisos, contratos e incidencias de los trámites que se detallan en el procedimiento.
Imprime: Señalar, en papel mediante presión, letras y otros caracteres tipográficos.
Indica: Dar instrucciones verbales para la realización de una actividad específica.
Informa: Comunicar, verbalmente o por escrito, a las personas o unidades administrativas, el
avance o estado que presentan ciertos programas, proyectos o actividades.
Integra. Componer un todo con sus partes correspondientes.
Lleva: Transportar una cosa de un sitio a otro.
Obtiene: Allegarse de la información verbal y/o escrita que se requiera en la realización de los
procedimientos.
Proporciona: Otorgar a cualquier personal que lo solicite, información escrita y/o verbal o
cualquier objeto o elemento.
Realiza: Ejecuta una acción donde se desarrolla el procedimiento.
Recaba: Obtener de las personas, firmas, datos, acuses de recibo, etc., que se presenten en
los procedimientos.
Recibe: Es la recepción de información verbal y/o escrita, así como instrucciones que generen
actividades posteriores.
Registra: Asentar en libros, carpetas, blocks de control, los datos específicos de cada
documento (número de folio, fecha, cantidad, etc.).
Requisita: Es la anotación de datos específicos en formatos preestablecidas.
Retira: Separación de documentos de archivos, carpetas específicas, expedientes, etc.
Revisa: Someter, a examen, documentos y acciones, para su aprobación o rechazo.
Rotula: Asentar título o nombre a escritos y/o documentos.
Rubrica: Rasgo manuscrito que suele anotarse en el ángulo superior izquierdo de los
documentos como visto bueno.
Revisión: 1ª.
Fecha: 18/01/2017
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Solicita: Requerir algún tipo de información o documento para la realización de algún trámite.
Suministra: Acción que se realiza para dotar a quien lo solicite o requiera de materiales y
equipo.
Supervisa: Revisar un trabajo o el adecuado desarrollo de una tarea.
Turna: Acción de enviar la documentación para la continuación de su trámite a otras áreas de
la misma dependencia.
Verifica: Confirmar que la información, datos, hechos, etc., sean veraces y completos.
Revisión: 1ª.
Fecha: 18/01/2017
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VI. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA
Elabora: Ing. César Zayas Gutiérrez Jefe de Departamento de Control de Gestión Estratégica
Revisa: Ing. José Antonio Magdaleno Velasco Director Administrativo
Autoriza: Lic. Carlos Leonardo Madrid Varela Presidente
Revisión: 1ª.
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VII. APROBACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA
SESIÓN 217 ORDINARIA CELEBRADA EL 18 DE ENERO DE 2017
LIC. CARLOS LEONARDO MADRID VARELA Presidente
LIC. ELVIA SALAS GUERRERO Directora Jurídica de la JAPDF, quien firma en suplencia, por ausencia del Secretario Ejecutivo de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal con fundamento en los artículos 82 fracciones I, IX, XV y último párrafo, y 83, fracciones IV y V de la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para
el Distrito Federal, y 73 de su Reglamento, así como en la Regla 14.4 de las Reglas de Operación de las Sesiones del Consejo Directivo de la Junta de
Asistencia Privada del Distrito Federal.
DRA. ELENA MAGALY SALGADO GUERRERO Suplente del Secretario de Desarrollo Social de la Ciudad
de México
LIC. LORENA MIGOYA MASTRETTA Suplente de la Secretaria de Gobierno de la Ciudad de
México
LIC. CARLOS MAURICIO MEDINA GÓMEZ Suplente del Secretario de Finanzas de la Ciudad de
México
MTRA. MÓNICA ANGÉLICA ÁVILA TORRES Suplente del Director General del Sistema para el
Desarrollo Integral de la Familia de la Ciudad de México
MTRA. MA. ESTELA MEDINA ACOSTA Consejera Representante del rubro de Discapacidad y
Rehabilitación
LIC. JULIO CESAR HERNÁNDEZ SÁNCHEZ Suplente del Secretario de Salud de la Ciudad de México
DR. JOSÉ ANTONIO GERARDO EZQUERRA GONZÁLEZ
Consejero representante del rubro de Educación, Cultura y Desarrollo Comunitario
ING. JORGE LUIS PÉREZ LERMA Consejero Representante del rubro de Niñas, Niños y
Adolescentes
LIC. MA. LEONOR MÓNICA VAN DER VLIET CAMPERO Consejera Representante del rubro de Personas Mayores
SRA. MARÍA DEL PILAR SERVITJE DE MARISCAL Consejera del rubro de Salud y Adicciones