Guía Técnica para la Reestructuración Orgánico-Funcional de ......GUÍA TÉCNICA PARA LA REESTRUCTURACIÓN ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS PLAN DE DESARROLLO

ENERO DE 2017

Guía Técnica para la

Reestructuración Orgánico-

Funcional de las Áreas

Administrativas

O F I C I A L Í A M A Y O R D I R E C C I Ó N G E N E R A L D E R E C U R S O S H U M A N O S E I N N O V A C I Ó N A D M I N I S T R A T I V A

Plan de Desarrollo

Institucional 2015 – 2018

Oficialía Mayor Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa 06/01/2017

Suprema Corte de Justicia de la Nación

Guía Técnica para la Reestructuración Orgánico-Funcional de las Áreas Administrativas

GUÍA TÉCNICA PARA LA REESTRUCTURACIÓN ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2015 – 2018

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PRESENTACIÓN 3

1. FUNDAMENTO LEGAL 3

2. OBJETIVO 6

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS 6

4. CONSIDERACIONES GENERALES 8

5. PROCESO PARA LA REESTRUCTURACIÓN 11

A. ALINEACIÓN DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES 11

B. IDENTIFICACIÓN DE NIVELES JERÁRQUICOS Y ÁREAS FUNCIONALES 12

C. ESTRUCTURA ORGÁNICA 15

D. ESTRUCTURA OCUPACIONAL 17

6. FORMALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGÁNICAS 20

A. INTEGRACIÓN DE LA PROPUESTA 20

B. EMISIÓN DEL DICTAMEN DE PROCEDENCIA Y RAZONABILIDAD 20

C. FORMALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN 21



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PRESENTACIÓN

Con la finalidad de propiciar una gestión eficaz en el ámbito administrativo de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, el Ministro Presidente, Luis María Aguilar Morales, mediante los acuerdos generales de administración número 1/2015, del quince de enero de dos mil quince, 3/2015, del seis de mayo del mismo año, y 1/2016, de seis de mayo de dos mil dieciséis, ha venido diseñando un modelo organizacional basado en el principio de especialización de funciones, el cual tiende a un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, así como a mejores condiciones para la toma de decisiones.

Posteriormente y bajo el supuesto de que la consolidación de un modelo organizacional se da a través de procesos cambiantes, emitió el Acuerdo General de Administración 3/2016 del veinticuatro de noviembre de 2016, por el que se modificaron, adicionaron y derogaron diversas disposiciones del Reglamento Orgánico en Materia de Administración de este Alto Tribunal, así como del Acuerdo General de Administración número 3/2015.

La conducción de este proceso de reestructuración orgánico-funcional de la administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación fue encomendada a la Oficialía Mayor, con la participación de la Secretaría General de Acuerdos, la Secretaría General de la Presidencia, la Contraloría y la Secretaría Jurídica de la Presidencia, en el ámbito de sus respectivas competencias.

Derivado de lo anterior, se ha integrado la Guía Técnica para la Reestructuración Orgánico-Funcional de las Áreas Administrativas, en la cual se describen los criterios que éstas deberán observar y el procedimiento sugerido para la adecuación de sus estructuras orgánica y ocupacional, así como el procedimiento de dictaminación y aprobación por parte de la Oficialía Mayor para su posterior autorización y formalización.

1. FUNDAMENTO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos:

Artículo 127, fracción III. “… ningún servidor público podrá tener una remuneración igual o mayor que su superior jerárquico; salvo que el excedente sea consecuencia del desempeño de varios empleos públicos, que su remuneración sea producto de las condiciones generales de trabajo, derivado de un trabajo técnico calificado o por especialización en su función, …”

Comité de Gobierno y Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, sesión 27 de mayo de 2010:

“… las áreas mayores y las direcciones generales, para apoyo del despacho de los asuntos de su competencia, contarán estrictamente con los puestos y número de plazas previstas en las plantillas tipo autorizadas...”.



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Acuerdo General de Administración número 3/2015 de fecha 6 de mayo de 2015:

Considerando Séptimo: “Atendiendo a las necesidades que reclama el contexto actual, es indispensable reconfigurar la organización del Máximo Tribunal del país, en aras de contribuir a un acceso eficaz a la justicia.”

Acuerdo General de Administración número 1/2016 de fecha 6 de mayo de 2016:

Considerando Cuarto: “Que en el entendido de que la adaptación es un proceso permanente, con la intención de avanzar en la consolidación del modelo organizacional establecido en los acuerdos generales antes referidos, resulta indispensable realizar cambios adicionales cuya necesidad fue advertida a partir de la aplicación de dicho modelo.”

Acuerdo General de Administración número 3/2016 de fecha 24 de noviembre de 2016:

Considerando Cuarto: “Que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece en el artículo 49 el principio de división de poderes como modelo para el ejercicio del poder público.”

Considerando Sexto: “Que en atención a las interacciones implicadas en dicha coordinación y colaboración previstas constitucionalmente, particularmente aquéllas existentes entre la Suprema Corte de Justicia de la Nación—como integrante del Poder Judicial de la Federación—y los poderes legislativo y ejecutivo federales, resulta conveniente contar con una unidad administrativa que esté a cargo de dar seguimiento a la labor de dichos poderes con la finalidad de contar en todo momento con información relevante para la toma de decisiones institucionales.”

Reglamento Orgánico en Materia de Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación:

Artículo 4o. Para efectos del ámbito de aplicación del presente Reglamento, el Presidente tiene las siguientes atribuciones administrativas:

Fracción XVI. Autorizar las estructuras orgánico-funcionales básicas y no básicas, las ocupacionales de los órganos de la estructura administrativa de la Suprema Corte y aprobar el Manual General de Organización, así como sus modificaciones.

Artículo 6o. El Comité de Gobierno y Administración, con carácter consultivo y de apoyo a la función administrativa encomendada al Presidente, tendrá, en su caso, las siguientes atribuciones:



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Fracción V. Autorizar la creación y transformación de los puestos y de las plazas necesarias para el funcionamiento de la Suprema Corte, previo dictamen favorable del Oficial Mayor, cuando exista suficiencia presupuestal para ello;

Artículo 20. El Oficial Mayor tendrá las siguientes atribuciones:

Fracción XVI. Proponer al Presidente, para su aprobación, las medidas para el mejor funcionamiento y organización de la Suprema Corte, incluyendo las modificaciones que requiera su estructura, así como para fomentar la mejora administrativa en materia de recursos humanos, materiales, de tecnología de la información y comunicación, presupuestales y financieros.

Artículo 22. El Director General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa tendrá las siguientes atribuciones:

Fracción II. Operar los mecanismos aprobados de nombramientos, contratación y ocupación de plazas, movimientos, remuneraciones y los programas de servicio social y prácticas judiciales;

Fracción IX. Llevar el control de las plazas presupuestales de la Suprema Corte, así como de los contratos de prestación de servicios profesionales subordinados asimilables a salarios.

Fracción XXV. Formular los instrumentos técnico-normativos para la integración, actualización, dictamen, formalización, registro y difusión de las estructuras orgánico-ocupacionales, manuales de organización general y específicos, manuales de puestos y manuales de procedimientos;

Fracción XXVI. Emitir los dictámenes de procedencia y razonabilidad de las estructuras organizacionales, de creación o transformación de plazas, de readscripción y de ascensos de rango;

Artículo 23. El Director General de Presupuesto y Contabilidad tendrá las siguientes atribuciones:

Fracción VII. Emitir las certificaciones de disponibilidad presupuestal para plazas de nueva creación, prestación de servicios profesionales subordinados asimilables a salarios y para las erogaciones de los programas de servicio social.



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2. OBJETIVO

Orientar a las áreas administrativas de la SCJN en la definición o adecuación de sus estructuras organizacionales y ocupacionales para que se correspondan con el nuevo modelo organizacional de la estructura orgánica básica y criterios establecidos mediante los acuerdos generales de administración número 03/2015, 01/2016 y 3/2016.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos del presente documento se entenderá por:

ATRIBUCIÓN:

Tarea señalada o asignada a un área mayor u órgano como de su competencia, mediante algún instrumento jurídico.

ÓRGANOS:

Secretaría General de Acuerdos, Secretaría General de la Presidencia, Oficialía Mayor, Contraloría y Secretaría Jurídica de la Presidencia.

ÁREAS:

la Subsecretaría General de Acuerdos, la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, el Centro de Estudios Constitucionales, la Sección de Trámite de Controversias Constitucionales y de Acciones de Inconstitucionalidad, el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, la Unidad General de Transparencia y Sistematización de la Información Judicial, la Unidad General de Enlace con los Poderes Federales, la Unidad General de Igualdad de Género; las direcciones generales de Comunicación y Vinculación Social, del Canal Judicial, de Atención y Servicios, de Servicios Médicos, de Casas de la Cultura Jurídica, de Estudios, Promoción y Desarrollo de los Derechos Humanos, de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, de la Tesorería, de Infraestructura Física, de Seguridad, de Presupuesto y Contabilidad, de Recursos Materiales, de Tecnologías de la Información, de Auditoría, de Responsabilidades Administrativas y de Registro Patrimonial y de Relaciones Institucionales.

ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA:

Órganos y Áreas del Alto Tribunal que mediante el Acuerdo General de Administración Número 3/2016, quedan comprendidos en los siguientes cuatro niveles jerárquicos:

Nivel Jerárquico I: Ministro Presidente

Nivel Jerárquico II: Secretaría General de Acuerdos, Secretaría General de la Presidencia, Oficialía Mayor, Contraloría

Nivel Jerárquico III: Secretaría Jurídica de la Presidencia

Nivel Jerárquico IV: Subsecretaría General de Acuerdos Institucional de la Presidencia



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Nivel Jerárquico V: Sección de Trámite de Controversias Constitucionales y de Acciones de Inconstitucionalidad, Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis, el Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, Centro de Estudios Constitucionales, la Unidad General de Transparencia y Sistematización de la Información Judicial, la Unidad General de Enlace con los Poderes Federales, la Unidad General de Igualdad de Género y las Direcciones Generales

FUNCIÓN:

Conjunto de actividades necesarias afines y coordinadas para alcanzar los objetivos del órgano, de cuyo ejercicio son responsables las áreas funcionales que lo conforman a través de sus titulares y los servidores públicos que se les adscriben. Se definen a partir de las atribuciones y del análisis organizacional.

ÁREA FUNCIONAL:

Unidad de trabajo responsable de una parte de las funciones a cargo de un órgano y cuyo nivel jerárquico dentro de la estructura organizacional puede ser de Subdirección General, Dirección de Área, Subdirección de Área o Departamento.

ESTRUCTURA ORGÁNICA U ORGANIZACIONAL:

Representación gráfica del conjunto de áreas funcionales a las que se les asignan formalmente funciones y se les establecen las relaciones jerárquicas que guardan entre sí, para el cumplimiento de las atribuciones conferidas a las áreas administrativas a través del Reglamento Orgánico.

ESTRUCTURA OCUPACIONAL:

Conjunto de puestos con actividades definidas, asignados a una área administrativa para el cumplimiento de las funciones a su cargo.



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4. CONSIDERACIONES GENERALES

1. La reestructuración orgánica deberá orientarse a mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos competencia de las áreas administrativas y a optimizar el uso de los recursos, en concordancia con la Línea Estratégica 3. Organización dinámica, del Plan Cuatrienal Estratégico Administrativo, cuya finalidad se centra en orientar las estructuras orgánicas y ocupacionales hacia los objetivos estratégicos de la planeación institucional, bajo una mayor delimitación de las facultades y funciones de los órganos y áreas, tendente a su especialización acorde a las atribuciones encomendadas; a una distribución adecuada de responsabilidades; al fortalecimiento de la coordinación institucional; a la delegación de la toma de decisiones y a lograr el equilibrio en la asignación de los recursos humanos que dispone este Alto Tribunal.

2. Con el objeto de hacer más eficiente la función de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, y de continuar con la racionalización en el usos de los recursos materiales y humanos, se hace indispensable realizar el rediseño de su estructura orgánica administrativa, mediante la supresión, creación y readscripción de distintos órganos y áreas llevada a cabo mediante los Acuerdos Generales de Administración 1/2015, 3/2015, 1/2016 y 3/2016.

3. Las áreas funcionales o puestos nuevos que en su caso requieran crearse, solo procederán mediante transformaciones de plazas existentes, siempre y cuando no se incremente el presupuesto autorizado. En este sentido, cualquier transformación de una plaza a otra de nivel superior, implicará necesariamente la cancelación de otra con la equivalencia salarial que permita compensar presupuestalmente su operación.

4. Con base en el anexo del Acuerdo General 3/2016, en el que se establecen 5 niveles jerárquicos para la estructura orgánica básica administrativa de la Suprema Corte de Justicia la Nación; la estructura orgánica no básica de las áreas administrativas se conformará por los siguientes niveles jerárquicos:

5. Con respecto a los niveles anteriores, es importante destacar que los Dictaminadores I o II no son áreas funcionales, son puestos con tareas de emisión de dictámenes técnicos, administrativos o jurídicos en materias específicas y de especialidad, que apoyan una parte de los procesos inherentes a las áreas funcionales. En tal sentido,

Nivel VII Subdirección General

Nivel VIII Dictaminador I

Nivel IX Dirección de Área

Nivel X Dictaminador II

Nivel XI Subdirección de Área

Nivel XII Jefatura de Departamento



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dichos puestos sólo podrán existir en los casos plenamente justificados y cuando la naturaleza de la función lo amerite, debiéndose dar preferencia a las áreas funcionales de: Dirección, Subdirección y Departamento.

6. En las estructuras orgánicas solo deberán incorporarse los niveles jerárquicos estrictamente necesarios y que se correspondan con la autoridad y responsabilidad propias del área funcional no pudiendo existir relación de uno a uno entre ellos por lo que, para que se justifique su inclusión en la estructura organizacional, su tramo de control deberá ser por lo menos de dos áreas funcionales.

7. Para el despacho de los asuntos de su competencia, los titulares de las direcciones generales sólo podrán contar con los siguientes puestos de apoyo técnico y administrativo:

PLANTILLA TIPO (STAFF) PLAZAS

Secretario Auxiliar “I” o “II” 11

Asesor “I” o “II” 11

Dictaminador “I” o “II” 11

Coordinador Administrativo “I” o “II” 11

Secretario De Director General 1

Chofer 1

8. Los puestos anteriores dependerán directamente del titular del área administrativa y no tendrán personal a su cargo, salvo el Coordinador Administrativo que contará con la estructura organizacional u ocupacional que cada titular determine, en función de las plazas que tenga disponibles para estos efectos.

9. La diferencia en los puestos identificados con el número “I” y “II”, se da en nivel salarial, en razón de que tienen idénticas funciones pero con distinto grado de responsabilidad, atendiendo a la complejidad de la operación del órgano o área, volúmenes de trámites o de los asuntos sobre los que opina, así como aquellos sujetos de estudio y/o dictaminación en que intervienen, y por el manejo de recursos, particularmente los presupuestales, según corresponda.

10. No podrán existir áreas funcionales de las que dependan otras de su mismo nivel jerárquico o superior. Para ello deberá respetarse la dependencia y subordinación de áreas funcionales o puestos que se indica a continuación:

1 Comité de Gobierno y Administración, sesión 27 de mayo de 2010: “… las áreas mayores y las direcciones generales, para apoyo del despacho de

los asuntos de su competencia, contarán estrictamente con los puestos y número de plazas previstas en las plantillas tipo autorizadas...”.



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ÁREA FUNCIONAL / PUESTO ÁREA FUNCIONAL DE LA QUE

PUEDE DEPENDER ÁREA FUNCIONAL O PUESTOS

QUE PUEDE TENER A SU CARGO

SUBDIRECCIÓN GENERAL Dirección General Dirección de Área Dictaminador “II” Subdirección de Área Departamento Puestos Operativos

DIRECCIÓN Dirección General o Subdirección General

Subdirección de Área Departamento Puestos Operativos

SUBDIRECCIÓN Dirección General o Subdirección General o Dirección de Área

Departamento Puestos Operativos

DEPARTAMENTO Dirección General o Subdirección General o Dirección de Área o Subdirección de Área

Puestos Operativos

DICTAMINADOR “I” Dirección General

DICTAMINADOR “II” Subdirección General

11. No podrán existir áreas funcionales de nivel de Subdirección General, Dirección o Subdirección, unimembres, es decir, con solo el titular. Bajo este principio, dichas áreas deberán tener como mínimo dos áreas funcionales, o bien, cuando menos dos subordinados de nivel Operativo, y en los casos que proceda según el cuadro anterior, Dictaminadores.

12. Ningún puesto de nivel Operativo podrán tener personal bajo su mando.

13. La propuesta de reestructuración deberá estar firmada por el titular del órgano para que pueda procederse a su dictaminación.

14. La Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, a través de la Subdirección General de Innovación Administrativa proporcionará permanentemente la asesoría que requieran las áreas administrativas durante la integración de su propuesta de reestructuración. Para ello, se sugiere designar a un servidor público que funja como enlace, lo cual podrá hacerse telefónicamente a las extensiones 1621 o 1602 o vía correo electrónico [email protected].



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5. PROCESO PARA LA REESTRUCTURACIÓN

En la reestructuración orgánico-funcional se deberá considerar, como eje rector, las atribuciones conferidas a las áreas administrativas a través del REGLAMENTO ORGÁNICO EN

MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN publicado el 15 de mayo de 2015, así como a sus últimas reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2016 y, como marco de referencia: su estructura organizacional, las funciones asignadas las áreas funcionales que la conforman y la estructura ocupacional vigente, a partir de las cuales se formularán los planteamientos de la nueva organización. Para ello, se recomienda seguir las siguientes etapas:

A. ALINEACIÓN DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

Se refiere al análisis de las atribuciones conferidas al órgano a través del REGLAMENTO

ORGÁNICO EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN y de la forma en que éstas se traducirán en funciones específicas para darles cabal cumplimiento.

Para el desarrollo de esta etapa se utilizará el FORMATO ROF-01 ALINEACIÓN DE ATRIBUCIONES Y

FUNCIONES:

Procedimiento

1) Identificar las atribuciones del órgano en el REGLAMENTO ORGÁNICO EN MATERIA DE

ADMINISTRACIÓN DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN y transcribirlas total y literalmente en la primera columna del FORMATO ROF-01 ALINEACIÓN DE ATRIBUCIONES Y

FUNCIONES.

2) Identificar las atribuciones comunes a los directores generales e igualmente transcribirlas total y literalmente en la primera columna del FORMATO ROF-01.

3) Transcribir total y literalmente, en la segunda columna del FORMATO ROF-01, las funciones que tienen asignadas actualmente las áreas funcionales (Subdirección General, Dirección de Área, Subdirección de Área o Departamento), incluyendo las de los puestos de Dictaminador I o II que no formen parte de la Plantilla Tipo en los casos en que existan dichos puestos.

4) Analizar cada atribución y del listado de funciones seleccionar y relacionar, para cada una, en la segunda columna del FORMATO ROF-01, las que se consideren guardan correspondencia para su cabal cumplimiento. Es importante destacar que pueden darse casos en que una misma función se corresponda con más de una atribución, siendo necesario insertarla en donde proceda aun cuando se repita.



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Ejemplo:

ATRIBUCIONES FUNCIONES

I. Establecer las políticas de comunicación social necesarias para la eficaz y eficiente difusión de las actividades de la Suprema Corte.

1. Definir, con base en el contexto institucional de la Suprema Corte, los principales temas de interés público para su difusión.

2. Establecer los principales contenidos temáticos de los instrumentos de comunicación social “Revista Compromiso y Gaceta Judicial”.

3. Proponer estrategias internas de comunicación para dar a conocer el personal los aspectos relevantes de la SCJN en el entorno social.

II. 1. 2. 3. 4. 5.

5) Una vez distribuidas todas las funciones actuales, se recomienda revisar nuevamente

cada atribución y verificar:

Que todas las atribuciones se correspondan con al menos una función, con excepción de la atribución genérica como la siguiente: “… y las demás que le confieran las disposiciones aplicables, así como las que le sean encomendadas por…”.

Que las funciones descritas efectivamente guarden congruencia con la atribución a la que se alinea y, en su caso, determinar cuáles se deben excluir, modificar o adicionar para garantizar el cumplimiento de la atribución de que se trate.

6) Redactar las funciones que se modifican y todas aquellas que se deben incluir para la atención de la atribución de que se trate. Para ello deberá cuidarse que en la redacción se haga referencia clara y concreta del quehacer sustantivo del área administrativa, considerando sólo lo que se hace y para qué se hace sin precisar el cómo lo hace, e iniciar invariablemente con uno o más verbos en infinitivo.

B. IDENTIFICACIÓN DE NIVELES JERÁRQUICOS Y ÁREAS FUNCIONALES

Se refiere al análisis de la totalidad de las funciones y su clasificación por niveles jerárquicos y área funcional atendiendo a su grado de responsabilidad y autoridad. Para ello se deberá considerar la estructura organizacional actual del órgano como marco de referencia.

Para el desarrollo de esta etapa, se utilizará el FORMATO ROF-02 IDENTIFICACIÓN DE NIVELES

JERÁRQUICOS Y ÁREAS FUNCIONALES.

ROF-01 Alineación de Atribuciones y Funciones



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Procedimiento

1) Relacionar en la primera columna del FORMATO ROF-02 cada una de las funciones, preferentemente clasificadas y ordenas conforme a su:

Nivel de jerarquía: de mayor a menor.

Naturaleza: primero las de carácter sustantivo y luego las de carácter administrativo.

Materia.

2) Referenciar para cada función, en la segunda columna del FORMATO ROF-02, su alineación con la atribución o atribuciones que corresponda, indicando solamente el número de la fracción.

3) Por cada función y con base en el siguiente cuadro:

a. Indicar en la tercera columna del FORMATO ROF-02 el nivel jerárquico actual del área

funcional en que se lleva a cabo la función, anotando sólo el número romano con el que se asocia el área funcional. En los casos en que sea una nueva función, se dejará el espacio en blanco.

b. Clasificar o reclasificar su nivel jerárquico, anotando en la cuarta columna del FORMATO ROF-02 el número romano que corresponda al nivel propuesto, verificando que el nivel asignado efectivamente guarde correspondencia con el grado de responsabilidad y complejidad de las funciones, de acuerdo a lo descrito en el cuadro anterior.

Es importante destacar que en el cuadro antes referido no aparecen los Dictaminadores I o II en razón de que no son áreas funcionales. No obstante, en los

CARÁCTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES NIVEL JERÁRQUICO ÁREA FUNCIONAL

Alto nivel de responsabilidad y autoridad; conducción integral del quehacer del órgano para el cumplimiento de sus atribuciones; toma de decisiones.

V Alta Dirección

Mando Superior Dirección General

Alto nivel de responsabilidad y con autoridad formal; conducción y supervisión de una parte del conjunto de funciones y procesos requeridos para el cumplimiento de una o varias atribuciones.

VII Directivo

Mando Medio

Subdirección General

IX Directivo

Mando Medio Dirección de Área

Nivel de responsabilidad media, con autoridad formal; coordinación y supervisión de una parte del conjunto de funciones y procesos asignados a una Subdirección General o Dirección de Área para el cumplimiento de una o varias atribuciones.

XI Coordinación Mando Medio

Subdirección de Área

Nivel de responsabilidad media, con autoridad formal; ejecución de una parte de funciones y procesos asignados a una Subdirección de Área para el cumplimiento de una o varias atribuciones.

XII Ejecución

Mando Medio

Jefatura de Departamento



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casos en que ya existan y se considere que deben permanecer, se deberán precisar las funciones a su cargo.

c. Asignar una nomenclatura a cada área funcional atendiendo a la función genérica que tiene o tendrá a su cargo y al grupo funcional en que se ubica. En caso de que ya se tenga una nomenclatura, verificar que efectivamente se corresponda con las funciones asignadas y que no se repita con la de otras áreas funcionales.

d. En los casos en que difieran los niveles jerárquicos actual y propuesto, detallar en la sexta columna del FORMATO ROF-02, los motivos que sustentan las modificaciones.

Ejemplo:

FUNCIÓN ATRIBUCIÓN QUE ATIENDE

NIVEL JERÁRQUICO ÁREA FUNCIONAL JUSTIFICACIÓN

ACTUAL PROPUESTO Se describirá la función que

corresponda de acuerdo con la

clasificación y orden sugerido en el numeral 1 del presente

procedimiento

Se anotará sólo

el número de la

fracción que identifique a la

Atribución

Se anotará el

número

romano del nivel actual

que se asocia

al área funcional que

ejecuta la

función

Se anotará el

número

romano del nivel propuesto

que se asocia

al área funcional que

ejecutará la

función

Se indicará el área

funcional asociada al

nivel jerárquico propuesto y se le

adicionará una

nomenclatura que identifique su función

genérica

Se hará la

descripción

detallada de los motivos del cambio

de nivel jerárquico,

solo cuando éste exista. De no ser el

caso se dejará el

espacio en blanco

1. Definir, con base en el contexto institucional de la Suprema Corte, los principales temas de interés público para su difusión.

I IV IV Dirección General

2. Establecer los principales contenidos temáticos de los instrumentos de comunicación social “Revista Compromiso y Gaceta Judicial”.

I IX VII Dirección de Contenidos

Motivación

3. Proponer estrategias internas de comunicación para dar a conocer al personal los aspectos relevantes de la SCJN en el entorno social.

I IX Subdirección de Difusión

Institucional

Motivación

4) Concluidos los pasos anteriores, se sugiere verificar con detalle que exista equilibrio en la distribución de las funciones y que los niveles jerárquicos asignados se correspondan con el grado de complejidad, responsabilidad y autoridad del área funcional. Para ello será importante considerar lo siguiente:

Cargas de trabajo implícitas en la complejidad o volumen de las funciones.

Que no exista atomización excesiva de funciones entre las áreas funcionales.

ROF-02 Identificación de Niveles Jerárquicos y Áreas Funcionales



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El nivel de Subdirección General solo podrá incluirse cuando el tramo de control de la Dirección General exceda de 7 áreas funcionales con nivel de Dirección de Área, o bien, la complejidad y grado de responsabilidad de los procesos inherentes a las funciones de las mismas lo ameriten.

Cada área funcional (Subdirección General, Dirección, Subdirección o Departamento) deberá tener al menos cinco funciones a su cargo para que se justifique su incorporación en la estructura organizacional.

No podrán modificarse niveles jerárquicos a otros superiores que no se correspondan cabalmente con el grado de complejidad y responsabilidad del área funcional y que no atiendan a lo establecido en los numerales 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11 del APARTADO 5 CONSIDERACIONES GENERALES.

C. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Es la representación gráfica de las áreas funcionales definidas en la etapa anterior, agrupadas y ordenadas atendiendo a su materia y afinidad funcional y en donde se precisan las unidades de mando, líneas de autoridad y tramos de control. Mediante dicha representación se concreta el modelo de organización adoptado por el área administrativa para el cumplimiento de sus atribuciones.

Para la elaboración de la estructura orgánica se sugiere utilizar el programa Visio o PowerPoint.

Procedimiento

1) Identificar en la columna 5 del FORMATO ROF-02 el total de áreas funcionales definidas por nivel jerárquico (Subdirecciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamento y, en su caso, Dictaminadores I o II).

2) Agrupar las áreas funcionales atendiendo a sus materias de competencia y unidades de mando.

3) Jerarquizar los grupos de áreas funcionales atendiendo a su importancia (de mayor a menor) o a la secuencia de los procesos implícitos en sus funciones.

4) Una vez agrupadas y jerarquizadas las áreas funcionales, iniciar su representación gráfica en rectángulos del mismo tamaño, conforme a lo siguiente:

a. De mayor a menor nivel jerárquico y ordenadas de acuerdo a su importancia o secuencia de procesos: de izquierda a derecha:



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Nivel V Dirección General

Nivel VI Subdirección General

Nivel VII Dictaminador I

Nivel VIII Director de Área

Nivel IX Dictaminador II

Nivel X Subdirección de Área

Nivel XI Jefatura de Departamento

Importancia o secuencia de proceso

b. Cuidar que queden alineadas en el nivel jerárquico que les corresponda y cuando no exista alguno de ellos dejar el espacio en blanco.

Ejemplo:

SUBDIRECCIÓN

DE...

SUBDIRECCIÓN

DE...

SUBDIRECCIÓN

DE...

SUBDIRECCIÓN

DE...

DIRECCIÓN DE... DIRECCIÓN DE...

DEPARTAMENTO

DE...

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DE...

SUBDIRECCIÓN

DE...

DEPARTAMENTO

DE...

DEPARTAMENTO

DE...

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DE...

DEPARTAMENTO

DE...

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DIRECCIÓN

GENERAL DE...IV

VII

IX

X

SUBDIRECCIÓN

DE...

5) Una vez representadas todas las áreas funcionales en la estructura orgánica, se recomienda verificar que:

Estructura Orgánica Propuesta



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Correspondan a las identificadas en la etapa anterior y que efectivamente tengan, al menos, cinco funciones a su cargo.

Sus niveles jerárquicos y niveles de dependencia y subordinación, atiendan a las CONSIDERACIONES GENERALES DEL APARTADO 5, numerales 9 y 10.

Tengan el nombre genérico mediante el cual sea factible precisar la naturaleza de las funciones bajo su cargo; de ser necesario, se deberá modificar y hacer la corrección respectiva en el FORMATO ROF-02. Sin excepción, todas las áreas funcionales deberán identificarse con una nomenclatura.

D. ESTRUCTURA OCUPACIONAL

Se refiere al conjunto de puestos y sus respectivos ocupantes, asignados a cada área funcional para el cumplimiento de sus actividades.

Para este ejercicio se debe considerar la estructura orgánica propuesta y la plantilla de personal vigente a marzo de 2016, a partir de la cual se determinará la adscripción de las plazas y sus ocupantes en las diferentes áreas funcionales.

Procedimiento

1) Clasificar los puestos y número de plazas autorizadas a la fecha en que se esté llevando a cabo el proceso de reestructuración del área por:

a. Plantilla tipo: Secretario Auxiliar I o II, Asesor I o II, Dictaminador I o II, Coordinador Administrativo I o II, Secretario de Director General, Chofer (los que se tengan).

b. Puestos de Estructura: Director General, Subdirector General, Director de Área, Subdirector de Área y Jefe de departamento.

c. Dictaminadores: I y II

d. Operativos: Profesional Operativo, Secretaria, Técnico Operativo, Técnico en Seguridad, Técnico en Previsión Social, Técnico en Alimentos, Técnico Administrativo, Oficial de Servicios.

2) Verificar que los puestos existentes se correspondan con la naturaleza del área funcional y las funciones reales que realiza o realizará el ocupante. En este sentido, se deberá considerar lo siguiente:

a. Las áreas administrativas no podrán tener en su estructura ocupacional puestos relacionados con la actividad jurisdiccional o de apoyo a ésta, tales como: Secretario de Estudio y Cuenta, Investigador Jurisprudencial, Secretario Auxiliar de Ponencia, Secretario Auxiliar de Acuerdos, Actuario, Taquígrafa Judicial Parlamentaria, entre otros.



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b. El puesto de Técnico en Alimentos solo podrá existir en la Secretaria General de la Presidencia y en la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, para la atención de los comedores de la Estancia Infantil y en el CENDI.

c. El puesto de Técnico en Previsión Social solo podrá existir en áreas relacionadas en temas de educación y salud, específicamente en la Estancia Infantil, en el CENDI y Servicios Médicos.

d. El puesto de Técnico en Seguridad solo podrá existir en la Dirección General de Seguridad y en la Dirección General de Atención y Servicios.

e. En las áreas administrativas e l puesto de Asistente de Mando Superior solo podrá existir en la Dirección General de Atención y Servicios.

Las áreas administrativas que en su plantilla actual tengan puestos ocupados de los señalados en los incisos anteriores y no les correspondan, deberán proponer su transformación al que más se apegue a su naturaleza y guarde equivalencia en las percepciones actuales del servidor público que lo ocupa.

3) Indicar en la estructura orgánica los puestos y nombre de los ocupantes que se le adscribirán a cada área funcional, incluyendo a los titulares. Los puestos que no tengan ocupante se deberán indicar con la leyenda “Vacante”.

Los puestos que se anoten serán los que deben quedar conforme a las propuestas de transformación que en su caso se requieran.

4) Concluido el ejercicio anterior, se recomienda verificar:

a. Que estén contenidos la totalidad de los puestos y plazas autorizadas, incluyendo los que forman parte de la Plantilla Tipo.

b. Que los puestos de mando medio y operativos adscritos a cada área funcional atiendan a lo establecido en el APARTADO 5, CONSIDERACIONES GENERALES, numeral 9.

c. Que el número de puestos (plazas) que conforman la nueva estructura ocupacional sea igual al número de plazas autorizadas a marzo de 2016, o bien, inferior a éste si se propusieron creaciones o transformaciones de plazas a niveles superiores.

5) Integrar la relación de las plazas de nueva creación o transformación propuestas en el FORMATO ROF-03 PROPUESTA DE CREACIÓN Y/O TRANSFORMACIÓN DE PLAZAS.



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N° P U E S T O

FUNCIONES A REALIZAR

PLAZAS QUE SE CANCELAN

JUSTIFICACIÓN NUEVA CREACIÓN

TRANSFORMACIÓN

DE A Progresivo Se anotará el nombre

del puesto nuevo indicando el rango

solicitado para el nombramiento y en el

renglón inmediato la

percepción mensual bruta

Se anotará el

nombre del puesto y rango actual que

se propone transformar y en

el renglón

inmediato la percepción

mensual bruta

Se anotará el

nombre del puesto y rango al que se

propone transformar y en el

renglón inmediato

la percepción mensual bruta

Se describirán

las funciones previstas para el

puesto de nueva creación o que se

transforma,

Se anotarán la

plaza o plazas que se proponen

cancelar para solventar

presupuestalmente

la plaza solicitada o para evitar el

crecimiento de la

plantilla actual, detallando el

rango, el tipo de

plaza (base o confianza), la

percepción

mensual bruta, si está vacante o si

está ocupada y

por quién.

Este espacio se

dejará en blanco

cuando la transformación no

implique impacto

presupuestal

Se hará una

descripción detallada de las

razones que motivan la

creación o

transformación de la plaza

ROF-03 Propuesta de Creación y/o Transformación de Puestos



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6. FORMALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGÁNICAS

A. INTEGRACIÓN DE LA PROPUESTA

1) Se sugiere utilizar hojas tamaño carta, orientación horizontal; para las estructuras orgánicas y ocupacional se podrán emplear hojas tamaño oficio o doble carta a efecto de que sean legibles. Los márgenes y tipo de letra serán determinados por cada órgano.

2) Para la emisión del dictamen de la propuesta de reestructuración, ésta deberá contener la siguiente documentación firmada por el titular del órgano:

a. Estructuras orgánica y ocupacional actuales.

b. Estructura orgánica propuesta representada hasta nivel de Departamento.

c. Estructura ocupacional propuesta (integrada por todos los puestos de mando superior, mando medio y operativos).

d. Formato de Alineación de Atribuciones y Funciones ROF-01.

e. Formato de Identificación de Niveles Jerárquicos y Áreas Funcionales ROF-02.

f. Formato de Propuesta de Creación y Transformación de Puestos ROF-03.

3) La documentación referida se remitirá a la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa engargolada, con oficio signado por el titular del área administrativa.

B. EMISIÓN DEL DICTAMEN DE PROCEDENCIA Y RAZONABILIDAD

1) La Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, con apoyo en la Subdirección General de Innovación Administrativa, para el análisis y emisión del dictamen de la propuesta de reestructuración podrá solicitar al área administrativa, a través del enlace que designe su titular, la información adicional que falte o se requiera complementar; con el propósito de agilizar dicho proceso, las solicitudes se harán telefónicamente, mediante el uso de correo electrónico preferentemente institucional, o bien, en reuniones de trabajo.

2) La Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa emitirá el dictamen de procedencia y razonabilidad de la propuesta de reestructuración, con la participación que corresponda de la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad para efectos presupuestales.

3) El Oficial Mayor emitirá su visto bueno al dictamen de la propuesta de reestructuración y lo remitirá al titular del área administrativa mediante oficio.



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C. FORMALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN

1) Con base en el dictamen de procedencia y razonabilidad resultante, Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa elaborará la estructura organizacional para su formalización, misma que contendrá las firmas del Titular del Área, en su caso del Titular del Órgano al que se encuentra adscrita y del Oficial Mayor.

2) Las firmas serán recabadas por la Subdirección General de Innovación Administrativa y una vez concluida la formalización de la totalidad de las estructuras organizacionales de las áreas administrativas, el Oficial Mayor las someterá a la consideración del Ministro Presidente para su autorización.

3) Concluido lo anterior, el Oficial Mayor presentará a la consideración del Comité de Gobierno y Administración el informe del proceso de reestructuración de las áreas administrativas.

4) Finalmente, la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, en coordinación con la Dirección General de Tecnologías de la Información y con la Unidad General de Transparencia y Sistematización de la Información Judicial hará la publicación de las estructuras organizacionales en la página de Intranet e Internet de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

Documents

Guía Técnica para la Reestructuración Orgánico-Funcional de ......GUÍA TÉCNICA PARA LA REESTRUCTURACIÓN ORGÁNICO-FUNCIONAL DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS PLAN DE DESARROLLO