GUGUS KENDALI MUTU

Makalah

Oleh

KISNANDAR

NIM.4102.0213.B2.006

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN (STIKes)

CIREBON2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT. Atas segala nikmat dan anugerah

yang dilimpahkan, sehinngga kami dapat  menyelesaikan  makalah ini dengan lancar dan

sesuai dengan  jadwal. Selawat dan salam tidak lupa kami curahkan kepada nabi besar

Muhammad saw yang telah membawa kita dari zaman kegelapan hingga yang penuh dengan

ilmu pengetahuan seperti sekarang.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna karena kemampuan

ilmu serta pengalaman menulis yang dimiliki masih rendah,oleh karena itu kami sangat

mengharapkan kritik dan saran dari pembaca untuk menyempurnakan makalah ini.

Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimah kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam menyelesaikan makalah ini, semoga apa yang telah diberikan mempunyai

arti tersendiri bagi penulis dan bermanfaat bagi kita semua.

Cirebon, 25 Agustus 2015

Penulis

1

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................1

DAFTAR ISI............................................................................................................2

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................3

A. Latar Belakang.....................................................................................3

B. Rumusan masalah................................................................................4

C. Tujuan penulisan..................................................................................4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................5

A. Pengertian GKM ( Gugus Kendali Mutu)............................................5

B. Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu................................................5

C. Ide Dasar Perlunya Gugus Kendali Mutu............................................6

D. Tahapan Pemecahan Masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM)....7

E. Hubungan Gugus Kendali Mutu..........................................................8

F. Budaya Kerja Di Jepang........................................................................9

G. Strategi Upaya Peningkatan Mutu Rumah Sakit................................12

BAB III PENUTUP...............................................................................................14

A. Kesimpulan........................................................................................14

B. Saran...................................................................................................14

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................15

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Gugus Kendali Mutu (GKM) ini  pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli

pengendalian mutu (kualitas) yaitu Prof. Kaoru Ishikawa pada tahun 1962 bersama dengan

Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE). Perusahaan pertama yang menjalankan

konsep Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah Nippon Wireless and Telegraph Company pada

tahun 1962.

Anggota GKM (Gugus Kendali Mutu) pada umumnya adalah karyawan yang bekerja

pada unit yang sama dengan Jumlah anggota GKM yang ideal sekitar 7 sampai 8 orang yang

masing-masing terdiri dari Fasilitator, Pemimpin Tim (Team Leader) dan anggota.

Pembentukan GKM ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen dan

melaporkan tujuan GKM serta rencana tindakan pemecahan masalah yang akan diterapkan

kepada Manajemen perusahaan. Keputusan dan penerapan rencana tindakan pemecahan

masalah tersebut harus mendapatkan persetujuan dan dukungan penuh dari Pihak

Manajemen.

Tugas Fasilitator GKM diantaranya adalah memberikan pelatihan kepada pimpinan tim

(Team Leader) dan juga anggota Tim serta mengkordinasi jalannya kegiatan GKM (Gugus

Kendali Mutu) ini. Fasilitator juga berfungsi sebagai mediator antara GKM (Gugus Kendali

Mutu) dengan pimpinan Perusahaan (Manajemen). Sedangkan tugas Pimpinan Tim (Team

Leader) adalah memimpin GKM secara aktif, bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan

GKM, Mendorong anggota untuk berperan aktif, menjadwalkan dan mengelola jalannya

pertemuan serta bersama dengan Fasilitator memberikan pelatihan kepada anggota GKM.

3

Tujuan utama dari Quality Control Circle atau Gugus Kendali Mutu ini adalah untuk

membahas permasalahan yang terjadi di perusahaan dan memberikan rekomendasi solusi-

solusi terhadap pemecahan masalah tersebut kepada pihak Manajemen. Masalah-masalah

yang dibahas adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan seperti Produk,

Biaya, Waktu, Persediaan, Keamanan, Kesehatan dan Keselamatan kerja.

Melalui Kegitan GKM (Gugus Kendali Mutu), perusahaan juga dapat memotivasi

karyawan, meningkatkan kemampuan karyawan dalam pemecahan masalah, meningkatkan

keterlibatan karyawan serta menanamkan kesadaran karyawan tentang pentingnya

pencegahan masalah.

B. Rumusan masalah

1. Apa pengertian GKM?

2. Apa tujuan kegiatan gugus kendali mutu?

3. Apa ide dasar perlunya gugus kendali mutu?

4. Bagaimana hubungan gugus kendali mutu dari berbagai kinerja?

5. Bagaimana kinerja kerja di budaya jepang?

6. Bagaimana upaya peningkatan mutu di rumah sakit?

C. Tujuan penulisan

1. Untuk mengetahui pengertian GKM

2. Untuk mengetahui tujuan gugus kendali mutu

3. Untuk mengetahui ide dasar perlunya GKM

4. Untuk mengetahui hubungan GKM

5. Untuk mengetahui kinerja  kerja di  jepang

6. Untuk mengetahui upaya peningkatan mutu di rumah sakit

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian GKM ( Gugus Kendali Mutu)

GKM adalah suatu sistim dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk meningkatkan

efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk

yang dihasilkan.

Menurut Musri (2001), Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah sekelompok pekerja keci

daripada wilayah kerjanya yang secara sukarela dan berkala mengadakan kegiatan

pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasikan, menganalisa dan mencari pemecahan

masalah. Karena GKM berkembang di Jepang, maka beberapa pengamat (Broeckner & Hess;

Van Wassenhove; Defrank, Matteson, Schweiger, Ivanchevich, dalam Ariyoto, 1989)

menganggap bahwa GKM menyandang sesuatu yang bersifat budaya, sehingga sulit

dikembangkan di negara dengan budaya lain.

B. Tujuan Kegiatan Gugus Kendali Mutu

Adanya gugus kendali mutu disuatu organisasi kesehatan, terutama rumah sakit, Puskesmas

atau perusahaan kesehatan, akan banyak membantu direktur atau pimpinan puncak dalam

mengendalikan mutu pelayanan kesehatan secara keseluruhan, terutama ditempat kerja

pelayanan medis bersama metode-metode kendali control yang lain. Hal tersebut diketahui

dari maksud dan tujuan gugus kendali mutu, yaitu :

1. Memyumbangkan perbaikan mutu, efisiensi, efektifitas, produktifitas organisasi dan

penghematan pembiayaan serta pencagahan pemborosan.

2. Meningkatkan kemampuan kepemimpinan dan manajemen para manajer dan pengawas

(supervisor) dan mendorong perbaikan terus menerus dengan cara pengembangan diri.5

3. Menciptakan suatu lingkungan kerja yang lebih sadar mutu, memberikan kepuasan kerja,

paham tentang persoalan-persoalan kerja yang terjadi dan berupaya memperbaikinya

sekaligus meningkatkan mutu produk dan pelayanan

4. Berfungsi sebagai kekuatan inti pengendalian mutu di organisasi. Karena apabila seluruh

petugas pada lapis ini bekerja secara efektif dan bermutu akan meningkatkan penampilan

kerja organisasi secara keseluruhan.

C. Ide Dasar Perlunya Gugus Kendali Mutu

1. Gugus kendali mutu menyumbang terhadap perbaikan dan pengembangan organisas

pelayanan kesehata Gugus kendali mutu sebagai salah satu unsure dalam upaya perbaikan

mutu paripurna pelayanan kesehatan menjadi kekuatan inti kendali mutu yang penting,

bersama upaya-upaya kendali mutu yang lain. Beberapa fungsi yang harus bersama-sama

dilaksanakan pada tingkat pelaksana pelayanan atau tempat kerja sesuai standar dan

prosedur, pelatihan dan bimbingan untuk menjamin pelaksanaan sesuai standar dan

prosedur, pemecahan masalah, pengendalian yang mantap, perbaikan pada tempat kerja

yang diperlukan dan bantuan timbale balik para supervisor.

2. Menghormati petugas kesehatan sebagai manusia seutuhnya dan menciptakan suasana

lingkungan kerja yang nyaman dan membahagiakan Menghormati petugas kesehatan

sebagai manusia seutuhnya dalam tingkat gugus kendali mutu mempunyai ciri-ciri

sebagai berikut:

a. Petugas kesehatan tidak diperlakukan sebagai mesin pelayan kesehatan,

tetapi         orang yang sedang melakukan pekerjaan yang sangat berarti, dimana

mereka mengerjakannya dengan seluruh potensinya, kemampuan profesionalnya

dengan penuh kebahagiaan

6

b. Petugas kesehatan dibolehkan membuat kebijaksanaan operasional dan mengeluarkan

kreatifitasnya dikala sedang melaksanakan tugasnya, secara bertanggung jawab

c. Petugas kesehatan dapat mengembangkan kemampuan dan keterampilan serta diberi

peluang memanfaatkan kepandaiannya

d. Petugas kesehatan bekerja sebagai tim kerja yang kompak dan harmonis dilandasi

kebersamaan dan persaudaraan dalam tempat kerjanya.

e. Masing-masing petugas kesehatan saling mendidik dan melatih untuk meningkatkan

mutu masing-masing dalam menyelesaikan persoalan-persoalan ditempat kerja

mereka.

f. Adanya peluang pengakuan yang pantas bagi masing-masing petugas kesehatan,

atasan, teman sejawat, bawahan ditempat kerja atau diluarnya

3. Membangkitkan dan menumbuhkan kemampuan petugas

Rangkaian kegiatan-kegiatan Gugus kendali mutu memperlihatkan potensi pengetahuan

dan keterampilan teknis professional mereka yang sebelumnya tak terlihat, didukung oleh

piranti-piranti statistic ilmiah, para supervisor atau fasilitator mengeluarkan kemampuan

mereka untuk membimbing, meningkatkan semangat dan mendorong kemauan teman

sejawatnya, mengkoordinasikan dan menyelesaikan persoalan bersama. Disini diperlukan

praktek-praktek kepemimpinan yang baik, saling belajar dan mengajar serta menhargai

pendapat orang lain.

D. Tahapan Pemecahan Masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM)

Tahapan-tahapan proses pemecahan masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM)

diantaranya adalah :

1. Mengumpulkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan

2. Memilih dan menetapkan prioritas masalah yang akan diselesaikan

7

3. Menetapkan Target untuk Masalah yang akan diselesaikan

4. Menyusun rencana kegiatan pemecahan masalah

5. Merekomendasikan Solusi atau Rencana Pemecahan masalah kepada Manajemen

Perusahaan

6. Melaksanakan dan menerapkan Tindakan Pemecahan masalah yang telah disetujui oleh

Manajemen Perusahaan

7. Monitoring and Evaluasi hasil Pelaksanaan

8. Melakukan Standarisasi

E. Hubungan Gugus Kendali Mutu

1. Hubungan Gugus Kendali Mutu dan kinerja

GKM merupakan proses perbaikan kinerja staf secara terus menerus, melalui suatu

wadah yang melibatkan staf pada tingkat pelaksana dalam kelompok kecil (3-8 orang) dan

berada dalam 134 INASEA, Vol. 13 No.2, Oktober 2012: 132-140 satu lingkup kerja yang

sama. Penerapan GKM telah menciptakan kedekatan antara karyawan yang satu dengan yang

lain sehingga karyawan dapat bekerja lebih baik

dan hal ini berdampak pada peningkatan kualitas kerja karyawan serta menumbuhkan

komitmen karyawan untuk selalu memperbaiki kualitas (Semuel, 2003: 83)

Hipotesis 1: Gugus Kendali Mutu berpengaruh terhadap kinerja.

2. Hubungan Gugus Kendali Mutu terhadap Kepuasan Kerja karyawan

Terdapat sejumlah tujuan dalam program GKM, salah satunya adalah GKM membantu

mempromosikan lebih banyak kepuasan kerja, karena anggotanya sadar bahwa ide mereka

akan dipertimbangkan. Hal ini membantu memuaskan kebutuhan prestasi mereka (Tunggal,

1993: 189).

Hipotesis 2: Gugus Kendali Mutu berpengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan.

8

3. Hubungan Kepuasan Karyawan dengan Kinerja

Peran karyawan saat ini sangat besar dalam menentukan kinerja sebuah perusahaan. Oleh

karena itu, perusahaan seharusnya memperhatikan kepuasan pekerja dalam rangka

meningkatkan kinerja perusahaan. Kepuasan pekerja tidak hanya terkait dengan persoalan

imbalan atau upah, tetapi lebih dari itu, terpenuhinya kebutuhan psikologis dari pekerja itu.

Gaji yang besar tidak menjamin seorang pekerja bisa betah, tetapi lingkungan yang baik dan

pekerjaan sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya akan menjadi pertimbangan positif bagi

pekerja (Celluci & De Vries,2001; Swastoko, 2004). Menurut Koesmono (2005: 170), pada

dasarnya makin positif sikap kerja makin besar pula kepuasan kerja, untuk itu berbagai

indikator dari kepuasan kerja perlu memperoleh perhatian khusus agar pekerja dapat

meningkatkan kinerjanya.

Hipotesis 3: Kepuasan kerja berpengaruh terhadap kinerja karyawan.

F. Budaya Kerja Di Jepang

Umat manusia sejak dulu sudah mengenal Budaya Kerja, namun belum disadari bahwa

suatu keberhasilan kerja barakar pada nilai-nilai yang dimiliki dan perilaku yang menjadi

kebiasaannya. Nilai tersebut bermula dari adat kebiasaan, agama, norma dan kaidah yang

menjadi keyakinannya. nilai-nilai yang telah menjadi kebiasaan tersebut dinamakan Budaya,

mengingat hal itu dikaitkan dengan mutu/ kreativitas kerja, maka dinamakan Budaya Kerja.

Jadi Budaya Kerja merupakan falsafah yang mendasari kerja untuk mencapai suatu

keberhasilan. Suatu semangat yang tidak terlihat yang mengikat semua individu di dalam

organisasi untuk selalu bergerak dan bekerja menuju hari esok yang lebih baik. Semangat

kerja inilah yang mampu menjadikan suatu organisasi tampak berbeda dengan organisasi lain

walaupun di dalam bidang tugas yang sama. Sesuatu yang tak bisa dilakukan dengan

pengamatan inderawi, tetapi keberadaannya sangat dirasakan.

9

Budaya Kerja menjadi terkenal setelah Jepang mencapai tingkat kemajuan yang luar

biasa setelah melakukan Manajemen Mutu Terpadu yang berakar dan bersumber dari budaya

Jepang dikombinasikan dengan teknik-Teknik Manajemen Modern pada tahun 1970. Pada

saat perang dunia ke dua, Jepang mengalamai kekalahan telak, 2 kota besar, Nagasaki dan

Hiroshima dihancur leburkan oleh sekutu. Dampaknya perekonomian Jepang luluh lantak,

penghasil barang-barang berkualitas rendah, dengan harga murah. Perekonomian boleh

terpuruk, namun “Semangat Untuk Bangun Kembali”, yang melekat pada budaya Samurai

telah merasuk di setiap sanubari orang Jepang, terbukti pada tahun 1950 mengundang Prof.

DR. Edward Deming, seorang ahli Statistik dan tahun 1954, DM.Juram, seorang ahli Quality

Control untuk memberikan pelatihan di Jepang. Bertahun-tahun/ berpuluh tahun metode dari

Amerika ini dipadukan dengan budaya Jepang yang diramu oleh Kouro Ishikawa, barulah

pada tahun 1970an lahirlah Manajemen Mutu Terpadu (MMT), yang dalam waktu singkat

mampu menghasilkan produk berkualitas tinggi yang memukau dunia.

Keberhasilan Jepang membangun perekonomiannya mendorong bangsa lain meniru

dengan mengembangkan sendiri sesuai budaya yang mereka miliki dengan nama yang

beraneka ragam seperti: TQC, TQM, Work Improvement, Budaya kerja, dll. Di Indonesia

sendiri diawali oleh perusahaan/ swasta pada tahun 1985 dengan menerapkan Program

Pengendalian Mutu yang dikenal dengan konsep Gugus Kendali Mutu. Berdasarkan hal

tersebut diatas, pada bulan Februari 1991, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

mencanangkan Program Budaya Kerja Aparatur melalui Keputusan Menteri Nomor 04/1991.

Pada dasarnya GKM merupakan suatu pendekatan pengendalian mutu melalui

penumbuhan partisipasi pegawai / karyawan. Secara definitif diartikan “sekelompok kecil

pegawai beranggotakan 3 – 20 orang dari satu Unit Kerja yang sama, secara sukarela untuk

melakukan pertemuan secara berkala dan berkesinambungan untuk membahas masalah /

persoalan yang terjadi dengan menggunakan alat Kendali Mutu agar pelanggan / masyarakat

10

yang dilayani puas”. Kelompok ini kemudian menyampaikan alternatif solusi kepada

Pimpinan sebagai bahan pertimbangan bagi Pengambilan Keputusan yang akan diterapkan

lebih lanjut.

Anggapan bahwa GKM hanya cocok diterapkan di perusahaan swasta tidak sepenuhnya

benar. Di bidang pendidikan pun GKM bisa diterapkan, paling tidak di Politeknik Negeri

Semarang, bahkan di fakultas MIPA Institut Teknologi Bandung sejak tahun 2006 telah

menerapkan GKM dengan diterbitkannya SK Dekan F.MIPA No. 349/sk/k01.7/05/2006;

tertanggal 1 Maret.

Gugus Kendali Mutu memang terbukti sempat berjaya mendukung keberhasilan jepang

menguasai pasar dunia. Walaupun tidak menjanjikan hasil positif dalam jangka pendek,

namun keberhasilannya banyak ditiru negara-negara Asia, termasuk indonesia. Menurut ahli

mutu, Kenichi Uhmae, GKM ibarat bibit tanaman yang harus seksama dan tekun disemai,

dirawat, ditumbuh-kembangkan sebelum buahnya dapat dipanen. Perlu perbaikan

berkesinambungan, terus menerus tiada henti, yang dikenal dengan budaya Kaizen(di negara

Jepang).

Oleh sebab itu agar GKM bisa diterapkan oleh Instansi Pemerintah sehingga menjadi

Budaya Kerja Aparatur, pelaksanaannya tidak bisa instan. Perlu beberapa pra kondisi yang

mendukung yaitu: Komitmen Top Manajemen, Involvement, dan Leadership. Dengan

demikian diharapkan tujuan GKM jangka pendek, menanamkan rasa kebersamaan dalam

kelompok, dan tujuan jangka panjang, meningkatkan kualitas kerja, akan mampu menjawab

tantangan masa depan.

11

G. Strategi Upaya Peningkatan Mutu Rumah Sakit

1. Rumah Sakit harus memahami dan menghayati konsep dasar dan prinsip mutu pelayanan

rumah sakit sehingga dapat menyusun langkah langkah upaya peningkatanmutu masing

masing rumah sakit.

2. Memberi prioritas pada peningkatan sumberdaya manusia di rumah sakit termasuk

kesejahteraan karyawan, memberikan imbalan yang layak, programkeselamatan dan

kesehatan kerja, program pendidikan dan pelatihan , dll.

3. Menciptakan budaya mutu di rumah sakit, termasuk didalamnya menyusun program mutu

rumah sakit, menyusun tema yang akan dipakai sebagai pedoman, memilih pendekatan

yang akan dipakai dalam penggunaan standar prosedur serta menetapkan mekanisme

monitoring dan evaluasi.

Dari hasil pengamatan yang dilakukan dibeberapa rumah sakit, menunjukkan bahwa

sebagian besar Rumah Sakit terutama yang berada diluar pulau Jawa belum atau sedikit

sekali tersentuh oleh pelatihan yang berwawasan mutu. Walaupun sebagian rumah sakit

sudah tersentuh, tetapi hanya dalam penyebarluasan informasi tentang mutu saja, belum

sampai pada tingkat konsepataupun aplikasinya. Pelatihan peningkatan mutu yang sekarang

ini dilakukan di rumah sakit diantaranya :

1. PelatihanTotal Quality Manajemen.

2. Pelatihan Fasilitator Gugus Kendali Mutu.

3. Pelatihan Manajemen Strateji RS

4. Pelatihan Teknik Dokumentasi Standar Pelayanan Mutu RS

5. Pelatihan Standar Asuhan Keperawatan.

6. Pelatihan Akreditasi Rumah Sakit.

7. Pelatihan Sumber Daya Manusia.

8. Pelatihan Manajemen Pimpinan RSUD

12

Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaran pendidikan dan pelatihan mutu

tersebut di atas, maka perlu disusun suatu pedoman yang merupakan petunjuk umum dalam

penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan mutu tersebut.

13

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Menurut Musri (2001), Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah sekelompok pekerja keci

daripada wilayah kerjanya yang secara sukarela dan berkala mengadakan kegiatan

pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasikan, menganalisa dan mencari pemecahan

masalah. Karena GKM berkembang di Jepang, maka beberapa pengamat (Broeckner & Hess;

Van Wassenhove; Defrank, Matteson, Schweiger, Ivanchevich, dalam Ariyoto, 1989)

menganggap bahwa GKM menyandang sesuatu yang bersifat budaya, sehingga sulit

dikembangkan di negara dengan budaya lain.

B. Saran

Dalam mempelajari makalah ini kita sebagai mahasiswa dalam meningkatkan mutu dalam

bekerja

 

14

DAFTAR PUSTAKA

Ariyoto, K. (1989). Gugus kendali mutu, ogenkidesuka Manajemen Usaha Indonesia 18

Musri, A. (2001). Peranan Gugus Kendali Mutu Guna Peningkatan Produktivitas Kerja pada

Era Globalisasi. Majalah Ilmiah Widya XVIII (189).

Paramita, B. (1989). Hubungan Teknologi dan Kebudayaan Jepang. Manajemen Usaha

Indonesia,18(10)

Supriyadi, Triguno. (2006) Budaya Kerja Organisasi Pemerintah. Jakarta.

Suardi. (2004). Sistem Manajemen Mutu ISO9001. Jakarta

15