Guia 2. entorno de microsoft access, tablas, formularios, informes y consultas

INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO JOHN F. KENNEDY Villavicencio – Meta

AREA: TECNOLOGIA E INFORMATICA

Prof. CLAUDIA ROCIO MUÑOZ ROMERO Docente Tecnología e Informática

ENTORNO DE MICROSOFT ACCESS

METAS: Conocer el entorno de Microsoft Access Aprender a realizar tablas, Formularios, Informes y Consultas en Microsoft Access.

¿Qué es ACCESS?.

En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.

¿Qué es una base de datos?. Casi tan fácil como la respuesta anterior.

¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un numero de teléfono?. Seguro que si; Primero coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es mas que una "base de datos" que está impresa.

En sus páginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de paginas es demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra columna con el nombre del abonado y su dirección.

Cada página es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera. Así sabiendo la población, el apellido y la dirección, se puede encontrar rápidamente cualquier número de teléfono.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección, en este caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres e todas las personas que viven en cada calle y sus números de teléfonos. O también podría ordenarse por el "campo"numero de teléfono, este tipo de guías se llaman "guías inversas".




A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las tablas, los campos, los índices, las claves y con un poco de imaginación podemos entrever las posibilidades de un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser, además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una empresa, preguntas de los últimos exámenes, etc.

Creación de la primera tabla:

-Añadiendo Campos:

Es necesario diseñar nuestra base de datos introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisiéramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.

Se pueden tomar por ejemplo los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.

Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla return, con los cursores o con el ratón, veremos como en la celda contigua de la columna"tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratón seguiremos introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente

Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados




Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos como la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.

Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en concreto aceptara mas o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro mas ajustado, por ejemplo quizás en el campo dirección necesitaríamos mas longitud

Y por el contrario, es evidente que el campo Nº de teléfono no necesitaríamos tantos... ni siquiera con todos los prefijos internacionales.

-PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No".




Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad.

Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos ha definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos vemos como se despliega una cortina con diversas opciones

Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numérico" y le pondremos una "tamaño de campo" de 5 caracteres y paro el campo Nº de teléfono también elegiremos "Numéricos", y en "tamaño de campo" pondremos 9 caracteres.

En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica, necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es poco probable que sumemos números de teléfonos o restemos códigos postales, de modo que lo mejor es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didácticos les asignaremos tipo "Numérico"




Y por ultimo para el campo Relación laboral" elegiremos el campo lógico "Si/No"

Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que estamos utilizando, iremos descubriéndolos según los necesitemos.

AÑADIENDO DESCRIPCIONES DE CAMPOS A UNA TABLA:

Finalmente la tabla quedará así.

La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro campo "Relación Laboral",es algo confusa, de él solo sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información . Para tener más información tenemos la tercera columna.

La tercera columna está titulada "Descripción":

,

En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo "Nombre" se refería solo al primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no los apellidos..




Así es como quedaría mi tabla definitivamente, naturalmente cada uno podrá escribir la información que crea mas apropiada para recordar el motivo del campo

Modificaciones

Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminado un campo, insertando otro, moviéndolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila.

Por ejemplo: Borremos el campo "Relación laboral" y añadamos el campo "Notas", que será un campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy útil que puede almacenar nuestras notas sobre cada registro

Vamos a hacerlo paso a paso:

Primero borremos el campo "Relación Laboral", el nombre técnico de la operación es eliminar el campo, hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo

Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú "Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón




La tabla quedara de la siguiente forma.

Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.

La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".

Modificar las estructuras de las tablas:

En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva para comprender el motivo del campo. Así es como me ha quedado la tabla.

Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo creado en cualquier




otra posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección, simplemente eligiendo la opción "insertar fila" del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila correspondiente

Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos simplemente haciendo clic sobre el selector y arrastrándolo a la posición deseada

GUARDAR LAS TABLAS.

Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como guardarlas adecuadamente.

Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono "Guardar"

Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como queramos.




Surgirá esta venta en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal", la clave es un campo que se crea automáticamente y que funciona como un "índice" cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas tablas.

Para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".

Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida

Vemos que se ha añadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave principal" la reconocemos por que en el símbolo del selector aparece una el icono de una llave.




El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremos mas apropiado. También hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define automáticamente a "autonumérico", más adelante veremos con detalle que significa todo esto.

Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con que la hayamos guardado. En nuestro caso, en un alarde de originalidad, se llama "Tabla1".

Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos mas adelante modificarla, ya sea añadiendo o borrando campos o quizás descubramos que la longitud de algún campo es inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar una tabla una vez guarda?. Sí, y es muy fácil, solamente hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista de diseño"

Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido en este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado.

Aparecerá una ventana como esta




Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.

Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado. Esto quedara mas claro cuando vayamos rellenando los registros.

Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no caben los datos que tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la columna arrastrándola con el cursor

.

Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .

El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA podremos introducir datos en ese campo, es un campo control de funcionamiento interno para Access.

Introducir datos en las tablas:

Después de estas nociones imprescindibles, ya estamos listos para introducir nuestro primer registro. Y vamos a hacerlo con estos datos, naturalmente quien quiera tiene toda la libertad para sustituirlos por cualquiera que sea de su agrado. Aunque yo recomiendo que si queréis cotejar los ejemplos no los variéis para poder seguir mejor cada paso de las explicaciones.

Decíamos que vamos a introducir en la tabla los datos que siguen:

Nombre: George Apellidos: Clooney Notas: Es un actor de cine Dirección: c/ Estación Población : Solaris CP: 31141 Nº Telefono: 900101010




Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.

Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los registros.

En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo se muestra una parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y desplazarlo con los cursores o bien, modificar la anchura de la columna ampliando sus limites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre alguna columna.

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos

El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla, Según vayamos introduciendo registros se incrementara el numero de filas.




Para insertar nuevos registros, pulsaremos enter.

-EDITAR UN REGISTRO

Lo primero es abrir la tabla como ya sabemos, solo en el caso de que este cerrada, evidentemente.

Los registros aparecerán ordenados en orden ascendente según la clave principal.




CONSULTAS

Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar búsquedas. Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y una búsqueda?.

La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que estamos buscando, y de estos solo se nos mostraran los campos sobre los que consultemos. Al contrario de lo que ocurría con las búsquedas, que lo que hacia era situar el cursor en el primer registro que buscábamos y nos los mostraba dentro de la tabla al completo.

Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de datos,

para ello pulsaremos en la opción "Crear consulta".

Vemos que surge una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que pueden inducirnos a la confusión. Una vez que aprendamos las opciones fundamentales veremos que no hay tal




dificultad. Vamos a abordar este capitulo tal como lo hemos hecho en los anteriores, explicando cada punto según lo necesitemos.

La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y las consultas que existan, como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos directamente en "Agregar".

Y seguidamente "Cerramos" la ventana "Mostrar tabla", porque ya no la necesitamos.

La ventana que está activa se titula "Consulta1"

Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se denomina "Zona de datos" y en ella se muestra los campos de la tabla que esta activa, a través de la barra de desplazamiento podemos ver el resto de los campos de la tabla.

La mitad inferior se llama "Zona de consulta", y en ella especificaremos las condiciones de la consulta que queramos realizar.

La zona consulta se compone de una cuadricula, vamos a verla detalladamente con un ejemplo: ¿Cuál es el teléfono de George?

Lo primero es saber que campos queremos que nos muestre el resultado. Nosotros necesitaremos los campos "Nombre", "Apellidos", y naturalmente el "Nº de teléfono". Así que tendremos que




elegir al menos estos tres. Podemos hacerlo de dos formas, buscándolos en la tabla de la "Zona de datos".

O en la "Zona de consulta" pulsando en la fila campo, eligiendo un cada campo por cada columna de entre todos los que se despliegan. En esta imagen se vera mas claro.

Hemos dicho que queríamos una consulta para averiguar el teléfono de George, así que debemos señalar los campos: Nombre, apellidos y teléfono.

Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque tenemos solo una tabla activa, en caso de que tuviéramos mas de una, deberíamos elegir una de entre ellas. Los campos que seleccionemos manualmente aparecerán marcados con la opción "Mostrar".

En la fila "Criterios", introduciremos el dato que conocemos y por el que queremos realizar la búsqueda, deberemos introducirlo en la columna del campo al que pertenezca, de nada serviría preguntar por "George" en la columna "Nº Teléfono"

Una vez que tengamos la consulta creada, la "Zona de consulta" tendrá esta apariencia




Para ejecutarla pulsaremos en el icono "Ejecutar".

y el resultado será este:




En Access podemos simultanear varios criterios de búsquedas, funcionalmente es como si al resultado de una consulta le hiciéramos otra consulta más. Por ejemplo, si preguntamos a nuestra tabla todos los Nombre, Apellidos y C.P que viven en Madrid.

La consulta sería:

Y el resultado sería:

INFORMES

Hasta ahora hemos visto como gestionar tablas, como hacer búsquedas en ellas y como crear consultas avanzadas. Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a trabajar satisfactoriamente con el Access.

Pero todas las operaciones, las búsquedas y los resultados los hemos visto en la pantalla del ordenador, es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás queramos tener una copia impresa para analizarla mas cómodamente o para enviársela a alguien, o simplemente para guardarla en el cajón del escritorio.

Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para crear informes, pero para no hacerlo demasiado difícil y dado que este es un curso de Access imprescindible eminentemente practico, vamos a dejar de lado toda la árida teoría y vamos a aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo.

Utilizaremos para ello el asistente para informes automáticos.




El primer paso es elegir "Informes" en la ventana "Base de datos"

y en los iconos, pulsar en "Nuevo"

En la siguiente ventana, elegiremos en la ventana superior el tipo de autoinforme que deseemos, puede ser en columnas o en tablas. Como veremos los dos, empezaremos por el primero.

Vamos a crear un informe en columnas.

En la ventana inferior, al pulsar sobre la cortinilla se desplegarán las tablas o consultas disponibles sobre las cuales podremos realizar el informe.

Evidentemente los informes solo se podrán realizar sobre tablas o consultas que hayamos creado.

Documents

Guia 2. entorno de microsoft access, tablas, formularios, informes y consultas