6 - Consultas · Consultas –Diapositiva 3 ConsultasConsultas Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Las consultas y las tablas en las

Consultas – Diapositiva 1

ConsultasConsultasConsultas

� Comparación Filtros vs Consultas

� Tipos de Consultas

� Criterios, Parámetros, Campos Calculados, Funciones de agregado

� Crear, reutilizar y ejecutar consultas



� Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta.

� Al usar una consulta, puede responder a preguntas muy específicas acerca de sus datos que serían difíciles de responder mirando directamente los datos de la tabla. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.

� Una consulta es un objeto de base de datos que permite extraer campos y registros de las tablas, basándose en los criterios que proporcione.



� Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.

� Las consultas y las tablas en las que se basan son interactivas:

• Si cambia los datos de la hoja de datos de resultados de la consulta, también se cambiarán los datos de las tablas en las que se basa la consulta.

• Si cambia los datos de las tablas, también cambiarán los resultados de la consulta. Cada vez que se ejecute la consulta, los datos estarán actualizados.

� También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes.

� La información no se almacena varias veces para varias consultas, sino que lainformación se almacena sólo una vez en una tabla. Lo que se hace es acceder de diferentes formas a la información.


Comparación Filtros vs ConsultasComparaciComparacióón Filtros vs Consultasn Filtros vs Consultas

� Similitudes : Ambos son utilizados para seleccionar datos.

� Diferencias

Consultas Filtros

� Pueden extraer datos procedentes de varias tablas

� Seleccionan datos procedentes de una sola tabla

� Se pueden guardar y reutilizar � Se pierden cuando se cierra la Tabla


Tipos de ConsultasTipos de ConsultasTipos de Consultas

� Consultas de Selección: Es el tipo de consulta más habitual. Obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos.

• Permite: Actualizar los registros, Agrupar los registros y Realizar cálculos (sumas, promedios, cuentas, etc.)

� Consultas de Actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Permite cambiar los datos de las tablas existentes.

• Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría.

� Consultas de Eliminación: Permite eliminar registros de una o más tablas que cumplan con determinados criterios.

• Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican. Existen otros tipos de consultas pero éstos no se verán en el cursoExisten otros tipos de consultas pero éstos no se verán en el curso


Consultas a una TablaConsultas a una TablaConsultas a una Tabla

� El resultado es muy similar a lo visto en Filtro por formulario.

� Se obtienen los datos filtrados por algún criterio. Por ejemplo, mostrar los datos personales de los clientes.

� Para crear una consulta nueva puede utilizar desde la cinta de opciones Crear, el Asistente para consultas o bien Diseño de consulta.


Consultas a una TablaConsultas a una TablaConsultas a una Tabla� Desde la vista de diseño agregue los

campos que desea mostrar en el resultado de la consulta (en caso de tener que incluir varios campos puede utilizar las teclas SHIFT y CTRL y luego arrastrar los campos)

� Ordene en forma Ascendente o Descendente los registros.

� Ejecutar la consulta con el botón Ejecutar de la barra de Herramientas de consultas o bien cambiar a la vista Hoja de datos.

� Guardar la consulta.


Consultas MultitablaConsultas MultitablaConsultas Multitabla

� Para mostrar en los resultados campos que no pertenecen a esa tabla, sino campos de otra tabla relacionada, se agrega dicha tabla y se establece la relación que hay entre ellas (JOIN)

� La consulta devolverá sólo los resultados en que el valor de la clave principal de la tabla de la izquierda sea igual al valor de la clave externa de la otra tabla.

� Si no establece las relaciones se produce un Producto Cartesiano (por cada uno de los valores de la izquierda, aparece la combinación con cada uno de los valores de la tabla derecha)


Especificar los criterios Especificar los criterios Especificar los criterios

� Los criterios de consulta son las reglas que sigue la consulta para determinar la información que va a extraer o mostrar.

� Cuando establece los criterios de una consulta, Access extrae sólo los campos y los registros que cumplan con los criterios

� Puede especificar criterios de consulta para varios campos a la vez.


Uso de caracteres comodínUso de caracteres comodUso de caracteres comodíínn

� Los caracteres comodín son una forma conveniente de extraer información que sigue un modelo o de la que sólo recuerda una parte del valor

*Hace coincidir cualquier número de caracteres

Apellido comienza con la letra M: Como “M*”

?Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual

Nombres que comiencen con A y tenga 3 caracteres: Como “A??”, devuelve por ejemplo Ana, Ali, Amy.

[]Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes

Nombres de clientes cuya segunda letra sea A: Como“?[a]*”

!Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes

Nombres que no comiencen con A: Como “[!A]*”

-Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. Debe especificar el intervalo en orden ascendente

Nombres desde la J a la M: Como “[J-M]*”

#Hace coincidir cualquier carácter numérico individual

Cantidades de bombones que comience con el digito 1: Como “1#”


Criterios con condicionesCriterios con condicionesCriterios con condiciones

� En la definición de los criterios, Ud. también podrá utilizar los operadores de comparación para establecer las condiciones que debe cumplir el campo para que se muestre el registro.

Mayor >

Mayor o igual >=

Menor <

Menor o igual <=

Distinto <>

Igual =

Cajas cuyo Costo sea inferior a $120: <120

Cajas con Costo entre $150 y $170: >=120 Y <=170

Fechas de nacimiento del año 2000: >=#01/01/2000# y <=#31/12/2000#


Consultas con campos concatenadosConsultas con campos concatenadosConsultas con campos concatenados

� Ud. puede requerir que un campo de una consulta muestre la unión de dos campos de una tabla, por ejemplo Apellidos + Nombre.

� En el nombre del campo de la consulta deberá indicar la concatenación de las cadenas con el operador &


Consulta de ParámetrosConsulta de ParConsulta de Paráámetrosmetros� Cuando es necesario que los argumentos de los criterios establecidos sean

indicados por el usuario que ejecuta la consulta y que no estén fijos, se utilizan consultas de parámetros.

� Al ejecutar este tipo de consultas, se muestra un cuadro de diálogo que solicita la información.

� Por ejemplo, puede diseñar para consulta que muestre los registros de ventas realizadas en un intervalo de fechas.


Consultas con campos calculadosConsultas con campos calculadosConsultas con campos calculados

� Los campos calculados combinan uno o varios campos con uno o varios operadores a fin de realizar cálculos.

� Esta combinación de operadores y campos se denomina expresión y se usa para indicar a Access los cálculos que se van a realizar en los datos.


� Con las funciones de agregado se pueden determinar varias estadísticas en conjuntos de valores.

� También se puede agrupar y realizar cálculos en varios campos.

� Las consultas de Access admiten las siguientes funciones de agregado:

• Suma• Promedio• Cuenta• Min• Max• DesvEst• Var• Primero• Ultimo• Expresión• Dónde

Utilizar funciones de agregado Utilizar funciones de agregado Utilizar funciones de agregado


Propiedades de la combinaciónPropiedades de la combinaciPropiedades de la combinacióónn

� LEFT OUTER JOIN• Sirve para casos especiales en donde uno quiere ver qué elementos de una tabla no

tuvieron movimiento de registros en una tabla relacionada con la primera.

• Muestra los valores de los campos de la tabla izquierda y los valores de los campos de la tabla derecha en donde la relación entre claves sea igual (esto es lo que trae cuando se hace un JOIN normal), y además todos los valores de los campos de la izquierda que no tengan correlación con los de la derecha.

• Por ejemplo ver los productos en los que nunca se realizó ningún pedido.


Propiedades de la combinaciónPropiedades de la combinaciPropiedades de la combinacióónn

� LEFT OUTER JOIN

• El resultado que devuelve es que los productos que nunca fueron vendidos tienen una fila sola de Nombre de producto y el valor del campo de la derecha en NULO.

• Por lo que podemos hacer un agrupamiento por Nombre y mostrar sólo los que el IDPedido sea NULO. Obtenemos como resultado que 68 productos de los 189 existentes no fueron pedidos nunca.


SubconsultasSubconsultasSubconsultas

� Consultas que fueron guardadas con anterioridad pueden ser utilizadas para hacer otras consultas sobre éstas.

� Por ejemplo si guardáramos una consulta de Cajas en promoción (campo promoción = true), ésta consulta puede ser utilizada para hacer una nueva consulta que muestre la suma de las cantidades pedidas de sólo de las cajas en promoción.


Consultas de actualizaciónConsultas de actualizaciConsultas de actualizacióónn

� Se actualizan los registros que cumplan con los criterios determinados.

� Las consultas de actualización al ejecutarse no muestra resultados, sino que realiza los cambios programados y avisa cuántos registros van a ser actualizados.

� Por ejemplo, puede aumentar un 10% los precios de las cajas.


Consultas de EliminaciónConsultas de EliminaciConsultas de Eliminacióónn

� En este caso los registros que cumplen con los criterios son eliminados de la tabla.

� Por ejemplo podría eliminar los clientes de Washington.

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