00001110111110110110110110000000000000000

GUÍA REQUISITOS Y TRÁMITE PARA LA AFILIACIÓN A LA

SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL DE EMPLEADOS

PÚBLICOS DOCENTES, EMPLEADOS PUBLICOS ADMINISTRATIVOS Y

TRABAJADORES OFICIALES. Actualizado 15 de Mayo de 2013

Organizado por: División de Recursos Humanos Vicerrectoría Administrativa

Ubicación: Edificio 301 - EDIFICIO PRINCIPAL, Espacio 2010

Télefono: 3212215 Sitio Web: http://recursoshumanos.univalle.edu.co

1

CONTENIDO

AFILIACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. ....................................................................... 2

1. RIESGOS LABORALES ............................................................................................................ 2

1.1. Para la afiliación a la ARL POSITIVA: ......................................................................................... 2

2. SEGURIDAD SOCIAL PENSIÓN ............................................................................................... 3

2.1. Para la afiliación a los fondos de Pensiones Privados (Régimen de Ahorro Individual) y Colpensiones (Régimen de Prima Media): .......................................................................................... 3

2.2. Para la afiliación al Fondo de Pensiones Colpensiones: ........................................................... 3

2.3. Traslado de la Administradora de Fondos Privados a Colpensiones: ....................................... 4

3. SEGURIDAD SOCIAL SALUD................................................................................................... 5

3.1. Traslado de EPS al Servicio Médico de la Universidad del Valle ............................................... 6

3.2. Para la afiliación a las Entidades Promotoras de Salud EPS...................................................... 6

A. Aliansalud EPS: ................................................................................................................ 6

B. Comfenalco EPS: ............................................................................................................. 6

C. EPS Saludcoop, EPS Cafesalud, EPS Cruz Blanca: ............................................................ 7

D. Sura EPS: ......................................................................................................................... 7

E. Servicio Occidental de Salud S.O.S EPS: .......................................................................... 8

F. Sanitas EPS: ..................................................................................................................... 8

G. Coomeva EPS: ................................................................................................................. 8

H. Salud Total EPS: .............................................................................................................. 8

I. Nueva EPS: ...................................................................................................................... 9

2

AFILIACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Los siguientes son los documentos que los Servidores públicos deben entregar: 1. Una fotocopia ampliada al 150% legible de la NUEVA CÉDULA DE CIUDADANÍA. (Si

tiene el comprobante de documento en trámite o contraseña esta debe estar firmada por el Registrador).

2. Formatos y/o certificaciones de Seguridad Social EPS, AFP y ARL (Salud, Pensión y Riesgos Laborales).

3. Una fotocopia ampliada al 150% legible de la Cédula de extranjería (si el empleado público es extranjero.)

De acuerdo con el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012 “LEY ANTITRÁMITE” en su artículo 9 dispone: “...PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. Parágrafo: A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública...”.

1. Riesgos Laborales

1.1. Para la afiliación a la ARL POSITIVA:

Diligenciar el Formulario en forma completa con sus datos personales, adjuntar fotocopia ampliada y légible de la cédula de ciudadanía, sin dejar espacios en blanco e ingresar al siguiente enlace para descargar el formulario.

NOTA:

3

El Formato de Actualización de Hoja de Vida, debe ser completamente diligenciado y poseer la misma información del formulario de la ARL Positiva, afiliación al Fondo de Pensiones Privados (Régimen de Ahorro Individual) y Colpensiones (Régimen de Prima Media) y EPS; para no causar inconsistencias. 2. Seguridad Social Pensión

2.1. Para la afiliación a los Fondos de Pensiones Privados (Régimen de Ahorro Individual) y

Colpensiones (Régimen de Prima Media):

Si ya esta afiliado el Servidor público debe presentar constancia de afiliación del fondo con una VIGENCIA no mayor a dos meses entre la fecha de expedición y la fecha de vinculación. Ésta es expedida directamente en las oficinas autorizadas o por medio de su página web en los siguientes enlaces:

2.2. Para la afiliación al Fondo de Pensiones Colpensiones:

Los Servidores públicos que por primera vez se afilian al fondo de pensión, deben diligenciar el formulario de Afiliación al Sistema General de Pensiones Colpensiones y marcar en el campo de TIPO DE NOVEDAD la casilla VINCULACIÓN INICIAL en el numeral IV del formulario. Ir al Formulario.

a) Diligenciar el Formulario de Afiliación, en letra mayúscula e imprenta y sin salirse de

los recuadros solo el numeral I. DATOS GENERALES DEL AFILIADO O SOLICITANTE excluyendo salario y ocupación, sin tachones, sin enmendaduras, sin corrector liquido y con tinta negra.

b) No relacionar beneficiarios ni la información del empleador.

IMPORTANTE

4

c) Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada y legible. d) Si el Servidor público realizó traslado con otro empleador, como independiente ó

realizó el trámite durante el tiempo que no estuvo vinculado con la Universidad del Valle, deberá entregar personalmente en la División de Recursos Huumanos copia de la carta de Aprobación de Traslado de Regimen enviada por el Fondo Privado o Certificación Vigente de Colpensiones expedida en sus oficinas donde certifique la aprobación de la novedad de traslado, lo anterior para no presentar multiafiliación. La afiliación para pensión se realiza una sola vez, el paso siguiente que se realiza en Colpensiones son Novedades de Traslado.

2.3. Traslado de la Administradora de Fondos Privados a Colpensiones:

• Si el Servidor público desea trasladarse a la AFP COLPENSIONES, deberá solicitar asesoría directa en la División de Recursos Humanos, para verificar la viabilidad del traslado una vez inicie su vinculación.

• El Servidor público debe diligenciar y entregar personalmente en las División de Recursos Humanos, el día de su posesión o posterior a la misma, el formulario de Colpensiones como lo indica el numeral 2.2 en sus literales a, b y c; adjuntando carta dirigida a la División de Recursos Humanos – Seguridad Social solicitando el respectivo trámite de cambio de AFP y certificación vigente de afiliación a la AFP privada. Cabe resaltar que el trámite tiene una duración de tres meses. Por lo tanto la Universidad continuará realizando, los aportes al fondo privado al cual está afiliado, hasta que no exista una comunicación oficial, que apruebe el traslado como lo requiere el literal d del punto anterior.

• El afiliado no podrá trasladarse de régimen de Ahorro Individual (RAI) al Régimen de Prima Media (Colpensiones), cuando le faltaren diez (10) años o menos para cumplir la edad para tener derecho a la pensión, solo si cumple quince (15) años de servicio o cotizados al 01 de abril de 1994 (Sentencia 1024/2004) podrá solicitar el traslado.

• Según la Ley 797 de 2003, Los afiliados al Sistema General de Pensiones tienen la libre escogencia del Régimen pensional al cual quieran afiliarse. Una vez efectuada la selección inicial, estos sólo podrán trasladarse de régimen por una sola vez cada cinco (5) años, contados a partir de la selección inicial de Fondo Privado a Colpensiones y/o de Colpensiones al Fondo Privado.

• El traslado entre Fondos Privados podrá efectuarse una vez el afiliado cumpla seis (6) meses de estar en el fondo privado de origen.

• Sólo puede estar afiliado a un Fondo de Pensiones.

RECUERDE

5

3. Seguridad Social Salud

• Si el Servidor público se vincula por primera vez a la Universidad del Valle y posee un historial de afiliación en el Sistema Seguridad Social Integral, debe diligenciar sin excepción el formulario de su EPS y adjuntarle el respectivo certificado de afiliación a la EPS con una VIGENCIA no mayor a dos meses entre la fecha de expedición y la fecha de vinculación con la Universidad del Valle.

• Si el Servidor público se vincula por primera vez a la Universidad del Valle y también es nuevo en el sistema de Seguridad Social Integral, deberá diligenciar solo el formulario de la EPS y AFP que ha escogido.

• Si el Servidor público cambia de EPS y/o AFP durante el tiempo (mayor a 2 meses), que no tuvo relación laboral con la Universidad del Valle, deberá certificar en la División de Recursos Humanos el cambio con el documento expedido por la entidad.

• Sólo se acepta el traslado voluntario de una EPS a partir de un año de afiliado a la EPS actual.

• Sólo puede estar afiliado a una EPS.

• La Ley permite afiliar los hijos de su esposa(o) o compañera(o), sin que sean hijos del cotizante verificando que exista un vínculo de convivencia mayor de 2 años (acta de matrimonio o en su defecto Declaración Juramentada de la convivencia con la pareja de manera permanente).

• El trámite de INCLUSIÓN DE BENEFICIARIOS NUEVOS debe solicitarse directamente en la División de Recursos Humanos.

Para los dos últimos puntos anteriores, se debe adjuntar los siguientes documentos según sea el caso:

Fotocopia ampliada al 150% legible de la NUEVA CÉDULA DE CIUDADANÍA del cotizante.

Registro Civil de Nacimiento de beneficiarios.

Hijos mayores de 7 años y menores a 18 años: Registro Civil de Nacimiento y Tarjeta de Identidad.

Hijos entre los 18 y 25 años, cuando sean estudiantes de tiempo completo: Registro Civil de Nacimiento, Cédula de Ciudadanía y Certificado de Estudios (Actualizarlo semestre a semestre)

Los hijos sin límite de edad al tener una incapacidad permanente y dependan económicamente del afiliado: Registro Civil de Nacimiento y Cédula de Ciudadanía

Esposa: Registro Civil de Matrimonio.

Compañero (a): Certificado de Declaración de Convivencia.

Padres Beneficiarios: Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía de cada uno, Registro Civil de Nacimiento del cotizante y declaración ante notario de dependencia económica. Solo aplica cuando NO existan beneficiarios de Esposa, compañera, hijos y hermanos con una incapacidad permanente.

6

3.1. Traslado de EPS al Servicio Médico de la Universidad del Valle

• El servidor público debe continuar con la misma EPS en la que este afiliado en el momento de la posesión, puede solicitar el traslado al mes siguiente o en adelante, la División de Recursos Humanos realizará el trámite respectivo ante la EPS, para lo cual debe enviar carta solicitando el traslado, una copia al 150% y el diligenciamiento del formato de servicio médico de afiliación, certificado de semanas cotizadas de la EPS de la que se va a retirar.

Nota: este trámite No aplica para Supernumerarios, ni trabajodores oficiales a término fijo.

3.2. Para la afiliación a las Entidades Promotoras de Salud EPS

A. Aliansalud EPS:

El Servidor público debe entregar el certificado de la EPS ingresando a https://servicios.aliansalud.com.co/transac/login.asp y adjuntarlo al formulario de afiliación de Novedades. Cualquier información adicional podrá ser solicitada en las oficinas POS ASTROCENTRO Calle 25 N # 5N-65. B. Comfenalco EPS:

El Servidor público debe entregar el certificado de la EPS ingresando a: https://transaccionesenlinea.com.co/edesarrollo/miregistro/flog_in.aspx?orgeps=012 Y adjuntarlo al formulario de afiliación de Novedades, que lo puede descargar e imprimir en la siguiente página web: http://www1.comfenalcovalle.com.co/sites/default/files/archivos/formulario-POS-valle-2012.pdf . El formulario en formato PDF debe imprimirse en papel tamaño oficio y por ambas caras, solo la página 1 y 2. Para mayor información debe dirigirse a las oficinas ubicadas en la dirección Complejo Calle 5 No 6 – 63 o comunicarse a la línea 018000127006 para solicitar la clave correspondiente. 1. Por recomendación de la EPS en su cambio de Plataforma Tecnológica, todos los

afiliados deben relacionar cada uno de los beneficiarios así ya esté afiliado con el

7

propósito de actualizar documentos. Recuerde que el formulario debe ser diligenciado en tinta negra, sin enmendaduras y con letra legible los siguientes numerales:

• Numeral II: Datos del Cotizante; Diligenciar las casillas 7,8,9,10,11,12,13,17,18,19,20,22,23,24 y 26. Debe firmar en la casilla 86 parte inferior izquierda del formulario y al respaldo nuevamente con su huella.

• Numeral III: Información de beneficiarios; Diligenciar las casillas 27,28,29,30,31,32,33,38,39,40,41,42 y 43. Anexar los documentos soporte según sea el caso como se describe en el numeral 2.3 del presente Instructivo (abstenerse de relacionar los beneficiarios sino anexa los documentos soportes respectivos).

C. EPS Saludcoop, EPS Cafesalud, EPS Cruz Blanca:

El Servidor público debe entregar el certificado de la EPS que puede descargar ingresando a los siguientes enlaces:

Cafesalud: http://www.cafesalud.com.co/wwwcitascafesalud/(3ouvqn45pt24y055tex3kju5)/index.aspx

Cruz Blanca: http://www.cruzblanca.com.co/servicios_en_linea-Afiliados.asp Saludcoop:

http://www.saludcoop.coop/wwwcitasSaludCoop/(S(p2xgcfuojkcknpep4unc2j35))/index.aspx

Y adjuntarlo al formulario único de afiliación de Novedades que puede descargar

ingresando a los siguientes enlaces:

Cafesalud: http://www.cafesalud.com.co/index.php/afiliados/tramites/afiliaciones

Cruz Blanca: http://www.cruzblanca.com.co/documentos.asp Saludcoop:

http://www.saludcoop.coop/index.php?option=com_content&view=article&id=154&Itemid=285

Cualquier información adicional al teléfono 6608070 o en las oficinas ubicadas en la dirección Avenida 2Norte # 8N 71 D. Sura EPS:

El Servidor público debe entregar el certificado de la EPS ingresando a: https://epssura.suramericana.com/Semp/faces/pos/certificados/afiliacionPosHome/parametros.jspx y adjuntarlo al formulario de afiliación de Novedades. Cualquier información adicional podrá ser solicitada en la oficina ubicada calle 64 No 5B

– 146 oficina 45 CENTROEMPRESA o en la Línea de Atención al Cliente 01800519519 o al

6648333.

8

E. Servicio Occidental de Salud S.O.S EPS:

El Servidor público vinculado anteriormente, a la Universidad del Valle solo debe entregar el certificado de la EPS y para su expedición debe dirigirse a la oficina Calle 5 No 39 - 04 o a la Avenida Las Américas No 23N – 55. Para mayor información comunicarse a la Línea de Atención al Cliente 018000938777 o

al 4898686.

F. Sanitas EPS:

El Servidor público vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar el certificado de la EPS ingresando a: http://portal.colsanitas.com/portal/web/guest/registro Para mayor información comunicarse a la Línea de Atención al Cliente 018000919100 o

al 5537379/78.

G. Coomeva EPS: El Servidor público vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar el certificado de la EPS ingresando a: http://cooeps.coomeva.com.co/prod/afiliación/php/vista/seguridad/login.php

Para la impresión del certificado ingresar al enlace “Movilidad” y luego al enlace

“Certificado semanas cotizadas” . Cualquier información adicional Línea de Atención al Cliente 018000930779 o al 5243080.

H. Salud Total EPS:

El Servidor público vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar el certificado de la EPS descargándolo en los siguientes enlaces:

Si usted ya es un usuario registrado ingrese a: http://www.saludtotal.com.co/registro/ingresar.aspx

Si usted es un usuario nuevo y desea tener acceso al sitio, debe solicitar una cuenta ingresando a: http://www.saludtotal.com.co/registro/registrarse.aspx

9

Cualquier información adicional en la Línea de Atención al Cliente 01 8000 1 14524 o en

la oficina ubicada en la Avenida Las Américas No 19n – 03.

I. Nueva EPS:

El Servidor público vinculado anteriormente a la Universidad del Valle solo debe entregar el certificado de la EPS descargándolo en los siguientes enlaces:

Si usted ya es un usuario registrado ingrese a: https://aplicaciones.nuevaeps.com.co/Portal/home.jspx

Si usted es un usuario nuevo y desea tener acceso al sitio, debe solicitar una cuenta ingresando a: https://aplicaciones.nuevaeps.com.co/Portal/public/frmContract.jspx

Cualquier información adicional Línea de Atención al Cliente 01 8000 954400, al 6510900

o en las oficinas ubicadas en la dirección Calle 10 No 4 – 17 piso 12 Edificio

Corficolombiana.