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GUÍA PRÁCTICA DE TRAMITACIÓN DE

LICENCIAS PASO A PASO

A TRAVÉS DEL SISTEMA FÉNIX

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PRIMEROS PASOS

Accederemos al Sistema a través de la siguiente dirección URL: https://fenix.rfef.es/fenix/

Pulsaremos a continuación en “Tienda On Line” para adquirir los códigos de barras digitales (licencias digitales) de las fichas por tipo de licencia.

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Introduciremos el Usuario (NIF) y Contraseña de la persona autorizada por el Presidente del Club (deberá estar afiliada y autorizada como usuario

en el Sistema). De lo contrario no se podrá acceder a este módulo.

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Accederemos a la opción “Tienda Online” y a continuación en “Alta Pedido (Pasarela)”

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Pulsaremos en “Añadir línea de pedido” para acceder a la compra de códigos de barras de licencias digitales.

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Elegiremos el tipo y número de licencias que se desea adquirir (siempre en “Formato Digital”) y pulsamos en “Guardar”.

Repetiremos el proceso para cada tipo de licencia que queramos comprar (BS, AL, I, C, J, A …)

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Una vez elegidas y añadidas todas las licencias deseadas, es necesario pulsar sobre “Enviar pedido”. De lo contrario no será tramitado.

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Finalmente nos pedirá “Pagar Pedido”. Al pulsar esta opción, automáticamente dará de alta los códigos de barras al club y podrá continuar con la

tramitación de licencias online. El precio de estas licencias es inferior al de las de cartón (1 € / licencia que serán cargados en la Cuenta entre Club y

Federación). A los Clubes que tramiten sus licencias online les entregaremos unas de plástico (tipo tarjeta de crédito).

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El sistema nos redireccionará a la pasarela de pago. En el caso de la compra de códigos digitales, sólo existirá la posibilidad de cargo en cuenta.

Pulsamos en “Realizar Pago” para poder continuar. Le daremos a “Aceptar” cuando nos pregunte, ¿Desea confirmar el pago de la orden?

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Nos saldrá una pantalla de verificación confirmándonos que nuestro pedido ha sido procesado y ya podremos imprimir el albarán del pedido. Pulsamos

en “Aceptar” para continuar.

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El pedido nos saldrá de la siguiente manera. Forma de pago: Cargo en cuenta, Pago SÍ, Confirmado SÍ y un resumen del pedido realizado.

En estos momentos podremos imprimir los códigos de barras pulsando el botón “Impr. Códigos”.

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A continuación el Sistema generará un “PDF” con todos los códigos de barras (por categorías) que hayamos comprado (identificables por el tipo de

licencia que aparece en la parte inferior izquierda del código de barras, flecha roja). Podremos imprimir este documento, ya que tendremos que

utilizarlo cuando tramitemos nuestras licencias (sólo las nuevas, no las renovaciones). Recomendamos tachar los utilizados, ya que no se podrán volver

a usar. El número que utilizaremos para la tramitación de licencias será el que indica la flecha verde.

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A partir de estos momentos podremos comenzar a tramitar licencias. Para ello iremos de nuevo a la pantalla principal y elegiremos la opción

“Licencias”

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Para comenzar con la tramitación de licencias pulsaremos en el menú “Solicitudes” y posteriormente en “Presentar Solicitud de Licencia”.

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Por seguridad, nos pedirá nuevamente el “Nombre de Usuario” y la “Contraseña” de la persona autorizada del Club que tramitará las licencias.

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Encontraremos la siguiente pantalla donde tramitaremos cada licencia de manera individual. El primer paso será introducir un código de barras de la

categoría en la que deseamos tramitar una licencia en la casilla “Número de Licencia”. Para ello iremos a la hoja de códigos que hemos sacado por

impresora previamente y copiaremos los números del mismo (o escanearemos el código de barras con un lector adecuado).

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Una vez hayamos introducido el “Número de la Licencia”, es decir DNI/NIE/etc., ésta ya sólo podrá ser tramitada en la categoría correspondiente al

código de barras introducido (en el caso del ejemplo AL “Alevín”) y rellenará automáticamente el número y nombre de la Real Federación de Fútbol

del Principado de Asturias y el del club que adquirió el mencionado código para evitar cualquier tipo de error.

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El siguiente paso será introducir el nº del Documento identificativo del federado. Si se introduce uno que no cumpla los criterios que requiera la

licencia a tramitar (por ejemplo de edad), nos saltará un aviso explicándonos el problema. Le daremos a “Cerrar” e introduciremos un número de

identificación válido.

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Introduciremos un nº de Documento válido y nos aparecerán cubiertos los datos y la fotografía del federado en pantalla. Deberemos rellenar la

duración de la licencia (número de temporadas en Juvenil y Aficionado), indicándonos el Sistema la fecha de fin de licencia. A continuación, elegiremos

el equipo por el que fichará de entre los disponibles según el tipo de licencia. El recuadro que aparece al final, nos ofrece información sobre la situación

actual del jugador (si tiene alguna licencia activa o posibilidad de renovación/retención).

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Al introducir el equipo por el que el Club desea fichar al federado, aparecerá un recuadro donde deberemos añadir los documentos que la licencia

requiera para ser correctamente validada. Si el federado tiene el reconocimiento médico caducado, deberá adjuntar uno en vigor en el apartado

correspondiente (flecha azul). Otro documento que puede ser solicitado será la baja, en caso de tener licencia activa, que igualmente deberá ser

presentada a través del botón que indica la flecha verde en su línea correspondiente. Finalmente, pulsaremos en el botón “Guardar Solicitud” para

no perder los datos de la licencia. Cuando queramos presentarla para su aprobación por parte de la Federación, deberemos pulsar en el botón

“Presentar Solicitud” (no tiene por qué ser en el mismo momento).

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Una vez pulsamos “Presentar Solicitud”, veremos una ventana en la que nos dirá que la licencia se ha tramitado (de manera temporal), pero que no

será válida hasta que no presentemos los documentos que nos exija (ficha de la solicitud, reconocimiento médico, baja…). Le daremos a “Cerrar” o si

queremos tramitar otra licencia, pulsaremos en “Crear otra solicitud”.

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El siguiente paso será pulsar en “Imprimir Solicitud”. Veremos una ventana emergente con los datos del federado, su fotografía, fecha de finalización

de compromiso y tres casillas: firma del federado, firma del Secretario del Club y sello del Club. La imprimiremos para cubrirla con los datos solicitados.

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En este impreso será donde firmen federado y Secretario del Club (autorizando la tramitación), para darle validez a la licencia. El documento,

debidamente cubierto y sellado, deberá ser escaneado e introducido en la opción “Solicitud de alta de licencia”, como vemos en la página siguiente.

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Pulsaremos sobre el botón que marca la flecha verde y nos saldrá una ventana emergente desde la que podremos adjuntar el documento firmado y

sellado por Club y federado (opciones “Examinar” y “Adjuntar”). Posteriormente pulsaremos “Cerrar” y finalmente en “Actualizar solicitud”. Nos

devolverá el siguiente mensaje: “Solicitud guardada correctamente”.

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En la opción “Listado de Solicitudes” podremos hacer un seguimiento de la situación actual de nuestras licencias. En este momento, al estar pendiente

de la validación por parte de la Real Federación de Fútbol del Principado de Asturias (o de la RFEF, en el caso de las licencias de categoría nacional), el

estado será “Pendiente lic. Provisional”. En esta pantalla será donde se irá actualizando dicho estado. Cuando pase de “Pendiente lic. Provisional” a

“Cerrada”, la licencia estará correctamente presentada y estará exclusivamente pendiente del abono de las Cuotas de Mutualidad.

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Para abonar las Cuotas de la Mutualidad de Futbolistas, deberemos ir a la pantalla de inicio y elegir de nuevo “Tienda Online”. El primer paso para

poder abonar licencias será pagar las cuotas de los equipos. Para ello, accederemos al menú “Mutualidad” / “Generar Boletín por Equipo”.

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Nos aparecerá la siguiente ventana (en blanco). Al pulsar en el botón “Buscar Equipos”, nos aparecerán todos los inscritos por parte de nuestro Club.

Recomendamos abonar todas las cuotas de equipo al principio, así podremos tramitar sin trabas cualquier tipo de licencia.

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Vamos a ver cómo se abona la cuota de un equipo (en este ejemplo de un 1ª Alevín). Para ello, daremos doble clic en el nombre del equipo que

queremos abonar su cuota, apareciéndonos una ventana emergente que nos solicitará que confirmemos que es la cuota que queremos pagar. Si es

correcta esta información, pulsaremos en “Pagar cuota”.

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El Sistema nos conducirá a la pasarela de pago. Allí elegiremos la “forma de pago” a través de un desplegable. Esta temporada sólo se podrán pagar

las cuotas online mediante “TRN-Transferencia bancaria”, así que elegiremos esa opción y pulsaremos en “Realizar Pago”. A continuación, nos

preguntará: ¿Desea confirmar el pago de la orden? A lo que pulsaremos “Aceptar”.

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Seguidamente, el sistema nos ofrecerá información sobre la cantidad a ingresar y el número de cuenta de la Mutualidad de Futbolistas en la que

deberemos hacerlo. Realizaremos el ingreso o la trasferencia (poniendo en el concepto claramente el nombre del Club) y regresaremos a la misma

opción cuando lo hayamos hecho para escanear y adjuntar el justificante bancario de pago. Para ello, pulsaremos en el botón “Examinar”, buscaremos

la orden de pago escaneada en formato “PDF” y pulsaremos “Adjuntar”. Nos pedirá confirmación si deseamos adjuntar el justificante, pulsando

“Aceptar”.

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Por último, el Sistema nos informará que el fichero ha sido subido correctamente. Ya sólo quedará que la Mutualidad de Futbolistas confirme que el

pago ha sido realizado para finalizar el proceso de abono de la Cuota del equipo. Podemos hacer lo mismo con el resto de cuotas de nuestros equipos

(incluso agrupando los importes en un único ingreso, siempre que adjuntemos el documento en cada una de las cuotas pagadas).

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Mientras la Mutualidad confirma el pago y para evitar su duplicidad, si intentamos pagar de nuevo la misma cuota, el Sistema nos informará que:

“Está pendiente la confirmación de pago de su cuota. Comuníquese con su Federación Territorial”. Si ha pasado un tiempo prudencial desde que ha

realizado el pago y le sigue saliendo esta advertencia, por favor, comunique con nosotros.

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Para comprobar cuándo ha confirmado nuestro pago la Mutualidad de Futbolistas accederemos a la opción “Mutualidad” / “Buscar Boletín”. Así

sabremos su estado actual.

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Para ver los equipos con boletines de Mutualidad generados pulsaremos en “Buscar”. Cuando la Mutualidad de Futbolistas haya confirmado el pago,

la información nos aparecerá en esta pantalla. En esos momentos podremos “Imprimir Boletín” (justificante de pago), para la contabilidad del Club y

para la solicitud de subvenciones.

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Ejemplo de Boletín de la Mutualidad correctamente pagado y confirmado (Boletín con una Cuota de equipo de 1ª Alevín).

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Una vez tengamos la cuota del equipo confirmada por la Mutualidad, podremos proceder a generar el boletín de los jugadores de ese equipo que

hemos tramitado y que han sido validados por la Federación (página 26). Para ello, vamos a “Mutualidad” / “Generar Boletín por Equipo” / “Buscar

equipos” y elegimos el equipo con federados validados de los que queremos abonar su Mutualidad.

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Pulsaremos doble clic sobre el equipo deseado. Nos dejará abonar exclusivamente aquellos jugadores que hayan sido validados por la Federación.

Seleccionaremos los que queramos incluir en un Boletín y pulsaremos la opción “Crear Boletín Mutualidad”. Nos saltará una ventana emergente que

dirá que se ha creado el “Boletín nº XXXX”.

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Una vez que el Sistema nos muestra el Boletín de Mutualidad y comprobamos que son los federados que salen en pantalla los que queremos abonar,

pulsaremos en la opción “Pagar / Registrar Boletín”.

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Nos redireccionará a la misma pasarela de pago que utilizamos para abonar las cuotas de los equipos, repitiendo los mismos pasos que explicamos

desde las páginas 28 a la 30. Con esto, las licencias de este boletín quedarán abonadas pendientes de que la Mutualidad confirme el pago.

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En cuanto la Mutualidad haya confirmado el pago, las licencias se considerarán activas. El Club podrá acceder a la pestaña “Licencias Activas” donde

podrá realizar las siguientes gestiones:

o Imprimir carnet (licencia). El club podrá imprimir una licencia definitiva en papel con la que podrá participar en la competición oficial hasta

que la RFFPA le haga llegar la de plástico.

o Dar de baja al jugador (ver página siguiente).

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Para dar de baja al jugador deberá realizar un escrito firmado y sellado por el Presidente del Club (o persona autorizada al efecto en la RFFPA) en

formato PDF, pulsar el botón “Examinar”, “Adjuntar” y finalmente, “Dar de baja”. En ese momento, el federado quedará libre de compromiso (sólo

en el caso de jugadores o técnicos aficionados, no los sujetos a compromisos con contrato).

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CASO ESPECIAL DE JUGADORES/AS RENOVABLES AFICIONADOS O JUVENILES (EN FÚTBOL, FÚTBOL SALA O FEMENINO)

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El proceso de renovación de jugadores con licencias “A”, “AS”, “FA”, “J”, “JS” o “FJ” se realizará de manera diferente al de la tramitación de una nueva

licencia. Será necesario abonar primero la Mutualidad y posteriormente renovar los jugadores o jugadoras (no son necesarios códigos de barras).

En estos casos el primer paso será ir a la Tienda Online, opción “Mutualidad” / “Generar Boletín por equipo”, que ya hemos utilizado con anterioridad

Pulsaremos doble clic sobre el equipo Aficionado o Juvenil del que queremos renovar licencias.

Pulsaremos en “Pagar Cuota” y seguiremos los mismos pasos que realizamos entre las páginas 28 a 31.

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Cuando hayamos realizado todos los pasos regresaremos a “Mutualidad” / “Generar Boletín por equipo”. Pulsaremos doble clic sobre la categoría

con jugadores renovables de la que ya hemos pagado la cuota de Mutualidad, para elegir los que queremos renovar (en el ejemplo sobre 22 posibles).

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El Sistema mostrará todos los jugadores renovables de ese equipo. Deberemos seleccionar los que queramos renovar marcando el “tick” que precede

a los apellidos/nombre del federado y posteriormente pulsar en “Crear Boletín Mutualidad”.

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El Sistema nos dirá que “Se ha creado el boletín XXXX”. Pulsaremos “Aceptar” y posteriormente en “Pagar / Registrar Boletín”. Finalmente, haremos

la trasferencia/ingreso bancario, adjuntaremos el justificante y pulsaremos “Realizar pago”. En el momento en que la Mutualidad confirme el pago,

se podrá “Imprimir Boletín”.

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Ahora podremos renovar las licencias cuyas cuotas de Mutualidad han sido abonadas y confirmadas. Para ello, iremos al apartado de Licencias, y

pulsaremos sobre “Gestiones Periódicas” / “Renovaciones sin contrato”.

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En la siguiente pantalla elegiremos los jugadores que queremos renovar. Como se ve en la imagen sólo se podrán marcar aquellos cuya casilla “Mut.”,

esté con un “tick”. De entre ésos, podremos seleccionar los deseados marcando la casilla “Sel.” y pulsaremos en “Renovar”.

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Todas ellas aparecerán como activas dentro de Solicitudes de Licencia. En estos momentos podremos imprimir la licencia o dar de baja al federado.

Además, aparecerá como activo en las actas arbitrales. Con esto habremos finalizado todos los procesos de tramitación de licencias.