Guia de Conservacion Preventiva Para Los Archivos de La Policia Nacional

Octubre 10 de 2009

GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICÍA NACIONAL

Guía Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

1GD - GU – 001

Ver.: 0 Página 1 de 86 Aprobación: 07-09-2009

1

Guía de Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

Publicación de la Policía Nacional de Colombia

Dirección General – Secretaria General

Área de Archivo General

Presidente de la República

Doctor ÁLVARO URIBE VÉLEZ

Ministro de Defensa Nacional

Doctor GABRIEL SILVA LUJÁN

Director General Policía Nacional

Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Subdirector General

Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN

Director de Seguridad Ciudadana

Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN

Secretario General

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA

Coordinación General y Redacción

Mayor JOSÉ HERNANDO MEDINA BERNAL

Capitán EDGAR FERNANDO LÓPEZ GONZÁLEZ

Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ


1GD - GU – 001


2

CONTENIDO

Presentación.....………………………………………………………………………………….…..… 4

Introducción…………………………………………………………………………………………..… 6

1. Generalidades…….....…..….…………………………….…………………………....…… 7

1.1 Objeto …………………….…………………………………………………..…..……. 7

1.2 Normatividad.…………….………………………………………………..…………… 7

2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ………………….….…………. 9

3. Diagnostico Integral.…………………………...………………………………....……….. 11

3.1. ¿Cómo lo hago? ……………………………………………………………………….. 12

4. Sistema Integrado de Conservación (SIC)……………………………………………… 13

4.1. Principales Aspectos a Considerar…………………………………………………… 14

4.2. Estrategias o Programas de Conservación………………………………………….. 14

4.3. Sensibilización del Personal…………………………………………………………… 15

4.4. Limpieza de Áreas y Documentos…………………………………………..………… 16

4.4.1. Eliminación del Polvo…………………………………………………………..... 16

4.4.2. Para recordar……………………………………………………………………... 16

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biológico…………………………………………… 17

4.5.1. Control de contaminantes biológicos…………………………………………… 19

4.5.2. Uso y Manipulación………………………………………………………….…… 20

4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento…………………………………….….. 20

4.5.4. Unidades de Conservación: Materiales y diseño……………………………… 21

4.6. Inspección y Mantenimiento de Instalaciones…………………………………..…… 21

4.7. Prevención y Atención de Desastres…………………………………………………. 22

4.8. Otros Programas………………………………………………………………………... 23

4.8.1. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia…………. 23


1GD - GU – 001


3

4.8.2. Migración de la información a otros soportes…………………………………. 24

5. La Conservación en el Archivo de Gestión…………………………………………….. 26

5.1. Transferencia al Archivo Central………………………………………………………. 31

6. La Conservación en el Archivo Central…………………………………………………. 32

7. La Conservación en el Archivo Histórico……………………………………………..... 35

8. Pautas para la Consulta de Documentos……………………………………………….. 37

9. Programas de Conservación Preventiva………………………………………………... 38

10. Glosario……………………………………………………………………………………….. 41

11. Anexos………………………………………………………………………………………... 42

11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos………. 42

11.2. Anexo 2. Instructivo 009 “condiciones técnicas mínimas que deben poseer las

dependencias destinadas para archivos”…..………………..……………………… 56

11.3. Anexo 3. Acuerdo 050 “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo”…………………………………………………..……………. 62

11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo…………………………………… 67

11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernación ¿la solución?............................................ 74

11.6. Anexo 6. Extintores………………………………………………………………….. 75

11.7. Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo……………………… 76

12. Bibliografía……………………………………………………………….………………….. 83


1GD - GU – 001


4

PRESENTACIÓN

Para el Archivo General de la Policía Nacional, ha sido una preocupación constante apoyar la

conservación de los acervos documentales de las unidades a nivel nacional. A pesar de los

esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada Dirección, Oficina Asesora, Regional,

Departamento, Metropolitana, Escuela de Formación o compañero que solicita asesoría en el tema,

seguimos encontrando múltiples unidades con las mismas carencias en materia de conservación.

El universo es común, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre son

iguales, si hay algunos parámetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversos

archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservación de la

documentación a través del tiempo.

La restauración, ha sido y seguirá siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se

evidencia en la mayoría de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, las

consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservación preventiva es un tema de

todos, sin importar cual sea nuestra profesión, oficio o cargo dentro de una entidad y puede

implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que

se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital.

Con esta publicación, se pretende guiar a aquellas unidades policiales y personas que han estado

atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido la Secretaria General por

intermedio del Archivo General, como dueña del Proceso de Gestión Documental y regente de la

política archivística para la Policía Nacional, especialmente en lo relacionado con la conservación de

los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo de

Administración y Conservación Documental sobre el tema, es por eso que hemos hecho un esfuerzo

por brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera

aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo la institución.

No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la

concepción de la conservación preventiva en archivos. Se trata simplemente de una guía de

conservación preventiva para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y

principios que ha tratado de aplicar el Grupo de Conservación y Administración Documental del

Archivo General de la Policía Nacional y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden

reducir los deterioros que frecuentemente encontramos en nuestros archivos.


1GD - GU – 001


5

Por otro lado, es necesario recordar que los señores Directores, Jefes Oficinas Asesoras,

Comandantes de regionales, metropolitanas, departamentos de Policía, Directores de escuelas de

formación, y demás funcionarios tenemos el deber constitucional y legal de proteger, conservar y

hacer difusión del patrimonio documental de los archivos de la institución, incluso desde el mismo

momento de su producción o recepción. Esta Guía presenta algunos elementos que podrán resultar

de utilidad para el desarrollo de estas actividades y para controlar y evitar el gasto de grandes

sumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo.

El Sistema Integrado de Conservación (SIC), definido en el anexo 12 de la Guía para la

Implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, puede

constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones a

nivel de restauración, que sin duda alguna, resultaran siempre mucho más costosas que la

implementación de estrategias de conservación preventiva. A través de una Guía de los aspectos

que se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran en

cada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestión, Central e Histórico), sin lugar a dudas, la función

archivística y la conservación de la documentación se verá fortalecida al interior de la Policía

Nacional.

Esta guía se desarrolló con el fin de prevenir la pérdida de información y generar conciencia en los funcionarios que no le dan la suficiente importancia a la documentación que producen y almacenan, prestándole poco interés a la preservación y conservación de la información, argumentados en la falta de Instalaciones adecuadas para la ubicación de los archivos y en la escases de elementos y materiales destinados para la conservación de los documentos.

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA Secretario General


1GD - GU – 001


6

INTRODUCCIÓN

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental como el “Conjunto de actividades administrativa y técnicas, tendientes a la Planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”1 Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad que tiene la administración pública y los funcionarios encargados de los diferentes archivos (Gestión, Central e Histórico), con respecto a la conservación de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnologías de avanzada. Esta ley en su titulo XI obliga a los archivos de la Administración Pública a implementar un Sistema Integrado de Conservación. El Sistema Integrado de Conservación se define como “…el conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final, o sea en cualquier etapa de su ciclo vital...” 2 Con los programas que se formulen en esta guía basados en la conservación preventiva, se evidenciara un “…proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas especificas en edificios y locales, sistema de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores…”3 De otra parte, en la elaboración de esta guía se tuvo en cuenta los lineamientos definidos por el Archivo General de la Nación, su diseño obedece a una metodología de construcción donde participaron algunos funcionarios adscritos al Área de Archivo General, bajo la orientación de la Secretaria General.

1 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo 3. 2 Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Artículo 60. 3 Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. Artículo 59. Parágrafo primero


1GD - GU – 001


7

1. GENERALIDADES

1.1 Objeto

La presente guía se compone por una serie de procedimientos que describen los lineamientos

para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se tratan los factores

externos como son la temperatura, humedad, luz, polvo, agentes biológicos y otros, cuya acción

ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservación del acervo documental de la

institución, así como la seguridad de los documentos ante el contacto con el agua, el fuego, los

ataques subversivos y los fenómenos naturales. Para esto fue necesario buscar alternativas que

permitieran la adopción de medidas encaminadas a prevenir el deterioro y que posibiliten

continuar disponiendo de la información en la institución.

1.2 Normatividad

Constitución Política de Colombia “artículos 15, 74”

Ley 4 de 1913 “Obligación de las entidades oficiales con relación a inventarios de documentos

de archivo, acceso a los documentos públicos art. 289, 315, 316, 320 y 337”.

Ley 43 de 1913. “Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales”.

Ley 47 de 1920. “Sobre protección del patrimonio documental y artístico”.

Ley 489 de 1998. Establece la creación del sistema general de información administrativa del

sector público, y se indica que toda entidad pública debe tener un sistema interno de Gestión

Documental y Archivos como parte del sistema de información administrativa del sector público

(Artículo 36 y 37).

Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones”.

Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera

administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.

(Articulo 18)

Decreto 2527 de 1950. “Por el cual se autoriza el proceso de microfilm en los archivos y se

concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados”.


1GD - GU – 001


8

Decreto 3354 de 1954. “Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido

sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan

un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus

originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen

en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier

documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con

absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,

enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio”.

Acuerdo 011 de 1996 AGN. “Establece criterios de conservación y organización”.

Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo” del

Reglamento General de Archivo sobre “restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo 048 de 2000 AGN “Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 conservación de documentos

y del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación restauración

documental”.

Acuerdo 049 de 2000 AGN. “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de

Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales

destinados a archivos”.

Acuerdo 050 de 2000 AGN. “Desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos

del reglamento general de archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo

y situaciones de riesgos”.

Acuerdo 056 de 2000 AGN. “Sobre acceso a los documentos de archivo”.

Acuerdo 037 de 2002 AGN. “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los

requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y

conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos

1 y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000.

Acuerdo 38 de 2002 AGN. “Desarrolla el artículo 15 de la ley general de archivos sobre

responsabilidad del servidor público frente a los documentos y los archivos”.

Circular 01 de 2003 AGN. “Organización y conservación de los Documentos de archivo”.

Instructivo 009 de 2009 PONAL. “Condiciones técnicas mínimas que deben poseer las

dependencias destinadas para archivos”


1GD - GU – 001


9

2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propósito de establecer las reglas

y principios generales que regulan la función archivística del Estado, teniendo como ámbito de

aplicación a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen

funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la

emisión de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las

responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de

preservar la documentación. Aunque para algunos la conservación es un proceso aislado, los

esfuerzos del Archivo General de la Nación por rescatar la importancia de la conservación como

elemento de la función archivística, han dado frutos. Sin embargo, aun falta trabajo por desarrollar,

ya que todavía existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los

conocimientos básicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes

beneficios para los documentos.

Algunas veces se piensa que solo la documentación clasificada como histórica o "antigua" amerita

un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestras

oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos

"especiales" que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos,

probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias de la institución y pasaron

por un archivo de gestión, que si bien en ese momento no recibía tal nombre, si cumplía sus

funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un

archivo central. Es aquí donde empezamos a valorar toda la documentación desde el primer

momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto las comunicaciones producidos en los

archivos de las Estaciones como en los Departamentos de Policía.

El Archivo General de la Policía Nacional, a

través de su Grupo de Administración y

Conservación Documental, ha buscado la

manera de brindar asesoría a todas las unidades

policiales, con el fin de ayudarles a conservar de

manera adecuada sus archivos. Sin lugar a

dudas, una parte importante de esos archivos lo

constituyen todos aquellos documentos

susceptibles de ser declarados como bienes de

interés institucional. Este es un campo al que se

le había dado importancia desde el punto de

vista de la restauración, con las labores de

recuperación de los fondos documentales.

Nuestra institución logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina y

legado cultural mediante procesos de apropiación y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario

cultivar una conciencia institucional para preservar la información. Una forma importante de

conservar el pasado es precisamente a través de los documentos que consignan el devenir

Una forma importante de conservar el pasado es precisamente a través de Los documentos que consignan el devenir histórico de las sociedades


1GD - GU – 001


10

histórico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias

policiales y se constituyen por sí mismos en portadores de valores históricos de referencia material

y tecnológica. Aquí yace la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo

vital.

Debido al gran volumen documental, la restauración resulta sumamente costosa e insuficiente ya

que en muchas ocasiones los daños resultan irreversibles, la información se pierde aunque los

soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en la institución,

preparados en este campo resulta bastante limitada e insuficiente en proporción al volumen

documental de la Policía Nacional. Por fortuna, cada vez cobra más importancia el desarrollo de la

conservación preventiva como la única instancia aplicada al manejo de grandes volúmenes

documentales con características heterogéneas, pues propone soluciones generales de

mantenimiento. La conservación preventiva se refiere a "las estrategias de orden político u

operativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin

entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema

administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos"; en otras palabras, "contempla manejos

administrativos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en edificios y

locales, sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservación, manipulación y

mantenimiento periódico entre otros factores".

Para implementar medidas de conservación preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un

programa integral de conservación, que debe contemplar la orientación, planeación y diseño de

estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservación del material que

custodia y/o produce cada unidad.

Para llevar a cabo este propósito en lo que concierne a

los bienes documentales, es necesario estructurar un

plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente

en la aplicación de las estrategias para su desarrollo y así

lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio

del cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere ser

conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la

unidad, los compañeros y la institución a la cual estamos

vinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, un

compromiso moral, haciéndose participe en la

recuperación del patrimonio documental, meta que se

lograra de una parte, atendiendo a las realidades de

nuestro policía y de otra, con la puesta en práctica de las

estrategias investigadas en el campo de la conservación

preventiva.

Cobra más importancia el de-sarrollo de la conservación preventiva como la única instancia aplicada al manejo de grandes volúmenes documentales con características heterogéneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento.


1GD - GU – 001


11

3. DIAGNOSTICO INTEGRAL

La evaluación de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento y control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones de las instituciones. La falta de organización así como las deficiencias en las áreas de depósito y la carencia de sistemas de protección, tanto en los archivos de Gestión como en los Centrales e Históricos, propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnóstico integral. Este será la base a partir de la cual se formulen las medidas de conservación preventiva que deben aplicarse en los archivos. Proponemos esta metodología para determinar factores y variables que directa o indirectamente inciden en la conservación de la documentación, haciendo especial énfasis en la evaluación y control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las características de la documentación, abordando la problemática derivada de la carencia de organización archivística y la acumulación de alteraciones que afectan los soportes. EI diagnóstico garantiza:

Una visión completa de la situación en la que se encuentra el archivo pues contempla

aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la

documentación y de su organización. Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables que

inciden en la preservación, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus especificidades pues se evalúa el estado de conservación por medio del deterioro presente en los documentos.

Permite la formulación de programas de conservación preventiva, dirigidos a la corrección, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores involucrados, priorizando los relevantes.

Facilita los procesos de gestión documental que deben formular los archivos atendiendo a los principios rectores de la archivística de procedencia y orden natural, y al ciclo vital de los documentos.

Contribuye en la planificación dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas, permite proyectar presupuestos para la adquisición de materiales e insumos y tomar los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta física basados en la determinación de necesidades precisas.

Posibilita la prestación de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la entidad en general.


1GD - GU – 001


12

3.1 ¿Cómo lo Hago?

El Archivo General de la Nación de Colombia atendiendo al desarrollo de la política de salvaguarda, conservación, recuperación y acceso a la información custodiada por los archivos y en busca de su articulación para alcanzar el objetivo común de hacer de estas instituciones centros de información para la administración y la cultura, proporciona por medio de la publicación “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos”, una propuesta metodológica enfocada a la ejecución de procesos de diagnóstico integral. EI diagnóstico parte de la identificación de las características particulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten mayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y las oportunidades de manejo. Así, se podrán identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones pertinentes, por medio de la formulación de estrategias, la planeación y consecución del mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los archivos. La metodología que se propone basa sus resultados en el análisis pormenorizado de tres grandes bloques temáticos: la identificación de la entidad y del archivo, la determinación de su infraestructura física y las características que posee la documentación punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organización y finalmente las características y estado en el cual se encuentra la documentación. Esta forma de visualización, permite desde el propio desarrollo de los formatos, entender como estos componentes que a simple vista podrían pasar desapercibidos, son los que tendrán impacto en mayor o menor proporción y finalmente son los que llegan a determinar el estado de conservación de los bienes documentales. La propuesta de aplicación que presenta el Archivo General de la Nación, surge de los planteamientos iníciales que se formularon en el "Sistema integrado de Conservación", los cuales han logrado enriquecerse con la participación de profesionales en restauración, quienes proporcionan medios con los cuales se realizan cálculos y análisis automatizados que de otra forma serian complejos. Esta herramienta aplica principios estadísticos y toma como punto de partida, las necesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las variables que determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos. La experiencia acumulada en los años de funcionamiento del laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas en encuadernación, biólogos, microbiólogos y químicos, permiten tener la certidumbre que con la aplicación y análisis juicioso de la información recopilada en los formatos, se lograra una mejor comprensión de las situaciones que afectan e inciden en un archivo. Así, será posible desarrollar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservación, organización y salvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la información y siendo de garantes de los derechos colectivos. Las unidades que requieran realizar el diagnostico integral de archivo, deben diligenciar los formatos que se encuentran plasmados en la publicación “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos” del AGN. Desde esta óptica se garantizara, la preservación y conservación del legado documental presente en los archivos de la Institución.


1GD - GU – 001


13

4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)

El Sistema Integrado de Conservación (SIC),

contemplado dentro de la ley 594 de 2000 ó

Ley General de Archivos, en el capitulo XI, se

define como el "Conjunto de estrategias y

procesos de preservación y conservación,

acordes con el sistema de archivos

establecido en la entidad, bajo el concepto de

Archivo Total, para asegurar el adecuado

mantenimiento de sus documentos,

independientemente del tipo de soporte,

garantizando la integridad física y funcional de

toda la documentación, desde el momento de

su emisión, durante su periodo de vigencia,

hasta su depósito final o sea en cualquier

etapa de su ciclo vital". La implementación del

SIC es obligatoria en aquellas entidades

públicas o privadas que cumplen funciones

públicas.

Un Sistema Integrado de Conservación

pretende integrar las técnicas archivísticas

con las herramientas de conservación a fin de

ofrecer una metodología que pueda ser

aplicada a cualquier documentación en su

ciclo vital, desde su producción hasta su

disposición final.

Es importante anotar que el SIC en cada

unidad, debe plantearse de acuerdo a las

necesidades propias, por eso, es necesario

que se identifiquen aquellos factores

intrínsecos y extrínsecos de deterioro que

pueden estar afectando la documentación y

se tomen las medidas preventivas y

correctivas necesarias.

Este debe ser permanente y contar con un

presupuesto anual basado en el cubrimiento

de prioridades y con proyectos anuales de

trabajo. Este programa general planeado de

acuerdo con las necesidades de conservación

determinadas a través de un diagnóstico

integral, el personal y los recursos

disponibles, deberá prever los costos dentro

de los proyectos de inversión institucional; un

nuevo frente de trabajo dentro de los

desempeños de la instituciones.

EI SIC no puede depender únicamente del

responsable de archivo o del funcionario que

haga sus veces y de las secretarias, sino de

todos los funcionarios, desde jefes de Gestión

Documental, Comandantes de Regionales,

Departamentos, Metropolitanas y Directores;

y mantener constantemente un proceso de

sensibilización a todo nivel, para concientizar

de modo que se desarrolle un trabajo en

equipo, pues el mantenimiento de los bienes

de archivo es una responsabilidad inherente a

todos los miembros de la institución.

Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo total. Es importante anotar que el SIC en cada entidad debe plantearse de acuerdo con las necesidades propias.


1GD - GU – 001


14

4.1. Principales Aspectos a Considerar Para diseñar el Sistema Integrado de Conservación, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades específicas y permita la corrección de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservación:

Características técnicas y funcionales de la documentación como cantidad, tipo, tecnología e

importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en los

cuales se está consignando actualmente la información como los disquetes, las microfichas

y las cintas de video, entre otros

Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos

de control. Sólo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro se

podrán tomar medidas preventivas o correctivas según las necesidades que existan.

Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre dirección y mante-

nimiento de los bienes de archivo. Específicamente se deben considerar las normas sobre

acceso a la información y eliminación documental, puntos muy relacionados con el

mantenimiento físico de la documentación. Es importante en este punto, que la unidad

aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nación a través de sus

publicaciones, las visitas de asistencia técnica y los acuerdos que en temas de conservación

se han producido.

4.2. Estrategias o Programas de Conservación

Las estrategias o programas de conservación se formulan con el propósito de desarrollar soluciones

integrales de conservación y teniendo en cuenta los factores de alteración presentes y la intensidad

de su manifestación. Contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para

corregirlo. Su aplicación debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y

proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como

para corregirlo.

Estas estrategias deberán ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y

las posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningún modo en

camisa de fuerza, sino mas bien cada unidad determinara cuales son las que debe implementar e

incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir

del diagnóstico integral que se definen los programas requeridos.


1GD - GU – 001


15

4.3. Sensibilización del Personal

A través de esta estrategia, se busca

concertar mecanismos y acciones para el

reconocimiento y valoración de las fuentes

documentales y para crear conciencia sobre

la responsabilidad en la conservación y

organización de los archivos.

Las acciones que se desarrollen deben ser

dirigidas a todo el personal de los archivos y a

sus usuarios. Se hará especial énfasis en las

diferentes instancias en las que se establecen

y aplican los Programas de Gestión

Documental y también en las que involucran

préstamo, consulta y reprografía, ya que en

todas ellas está involucrada la manipulación

de la documentación.

Esta sensibilización se puede lograr a través

de la programación de capacitaciones para

los funcionarios, actividades lúdicas o incluso

resultan de gran utilidad manuales didácticos

y cartillas.

En términos generales los programas de conservación consisten en:

Sensibilización del personal

Migración de la información a otros soportes (tanto para documentos en papel, como electrónicos)

Monitoreo y control ambiental y biológico

Limpieza de áreas y documentos

Uso y manipulación (materiales, métodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento)

Inspección y mantenimiento de instalaciones

Prevención y atención de emergencias.

Es importante recalcar que el diagnóstico integral es un programa prioritario que no se incluye en esta guía por ser tema especifico de una ya existente (Pautas para el diagnostico integral de archivos, publicación elaborada por el Archivo general de la Nación); pero que es la base para la formulación de los programas requeridos que

funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.

Sensibilización del personal (Capacitación)


1GD - GU – 001


16

4.4. Limpieza de Áreas y Documentos

La limpieza de áreas y documentos es una de

las principales estrategias a desarrollar en

materia de conservación preventiva. Debe

incluir tanto el control de la carga de polvo

(evitando que se acumulen gruesas capas del

mismo sobre estantes, cajas y documentos) y

en control de factores que pueden ocasionar

la aparición de contaminantes de tipo

biológico.

La limpieza debe ser permanente y periódica.

Específicamente para las áreas de depósito,

se debe procurar realizar una limpieza en

seco y en húmedo por lo menos una vez al

mes y debe registrarse en formatos

diseñados con el fin de hacer seguimiento y

control del programa de limpieza.

4.4.1. Eliminación del Polvo El polvo que ingresa a los depósitos de archivo y se almacena sobre estanterías, cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosión de los soportes que asociados con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificación y la aparición de deterioros físicos y químicos que en las mayoría de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relación con agentes biológicos entre los que se encuentran ácaros y esporas de hongos y bacterias, que a través de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradación de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel. 4.4.2. Para recordar

Un buen programa de limpieza puede ser la

formula más eficaz para prevenir problemas de deterioro en la documentación, reduciendo así las probabilidades de tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauración.

EI objetivo es aplicar procesos de limpieza

para el control del polvo y la suciedad sobre las áreas de depósito y manejo documental. Por ello, está dirigido al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentación.

Limpieza de Documentos

Eliminación de polvo con aspiradora de cepillo


1GD - GU – 001


17

Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los funcionarios encargados de estas actividades.

La limpieza de áreas y depósitos no se debe hacer con productos que aporten

humedad a los ambientes.

Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de áreas y documentos. EI Archivo General de la Nación desarrollo un instructivo con las pautas mínimas a tener en cuenta, que podrá ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre siguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que solo será para los espacios, NUNCA para la documentación, pues esta, requiere de un trabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.

4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biológico

Para lograr una buena conservación, es necesario controlar de manera permanente las condiciones

ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminantes atmosféricos), en

particular en áreas de depósito documental, consulta, limpieza y procesos técnicos y aplicar

mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de

agentes biológicos.

EI monitoreo y control de las condiciones

ambientales y biológicas debe estar a cargo del

personal responsable del mantenimiento y la

custodia de la documentación, aunque es

importante anotar, que todo aquel que manipula

la documentación en cualquier momento deberá

velar por su preservación y notificar a los

responsables en caso de hallar factores que

estén causando deterioro o puedan hacerlo a

largo plazo.

Es importante evaluar el entorno climático según la ubicación geográfica del archivo, determinar los

valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservación de la

documentación, utilizando equipos para la medición y registro de las condiciones ambientales:

luxómetro, monitores UV, termohigrómetro, “datalagger”, entre otros; Una vez se evalúen las

condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climático dentro y fuera del

Termohigrómetro: Para medición de humedad relativa y temperatura

Clasificación y Recuperación del patrimonio Documental


1GD - GU – 001


18

archivo, será necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control

UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (según el caso), ventiladores, sistemas

naturales o artificiales de climatización, anjeos y filtros de polvo, entre otros.

Para tener un programa de control de condiciones

ambientales no es indispensable contar con equipos de

última tecnología en grandes cantidades, ya que en lugar de

invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer

mediciones puntuales con pocos equipos muy bien

calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los

recursos necesarios para el control de las condiciones, ya

que la toma de datos no es por sí sola una solución. Es necesario recordar que NO siempre podrá lograrse que

los archivos cuenten con las condiciones ideales,

estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se

deberá controlar más que el lograr la temperatura y la

humedad relativa ideales, los niveles de fluctuación, que no

deberán exceder los 3 ó 4°C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tendera siempre a

amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuación mayor a la ya indicada, producirá

cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte.

La acción más notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro

biológico ya que favorece la acción microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, así como

la proliferación de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en

la documentación (perdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los

soportes. (véase anexo 4)

La ventilación es un factor determinante para la buena conservación, por ello, debe contarse con

sistemas de ventilación naturales o mecánicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a

controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice la

renovación continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos

recomendados, la ventilación se convierte en un aliado estratégico.

La ubicación de las cajas y estantes dentro del archivo, deberá permitir una adecuada ventilación,

por esto se recomendó anteriormente que la estantería nunca quede recostada sobre los muros.

Es importante anotar, que la solución ideal para los problemas de temperatura y humedad no está

directamente relacionada con la instalación de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarse

que funcionara las 24 horas del día de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rango

permitido, es preferible buscar métodos de ventilación sencillos pero eficaces, como el uso de

ventiladores mecánicos en los espacios y extractores.

Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminación. Las radiaciones visibles y aún más las

invisibles tienen efectos dañinos sobre la celulosa, por ende, la radiación visible lumínica deberá

Deshumidificador


1GD - GU – 001


19

ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estos

deberán ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz

sobre los documentos.

La luz deberá ser encendida únicamente cuando deba

ingresar personal a buscar documentación, el resto del

tiempo deberá permanecer apagada. En términos ideales,

los depósitos de archivo, no deberían tener ventanales

por donde ingrese luz natural, y la ventilación debería

garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos

donde se requiere adecuar los espacios ya existentes,

podrá pensarse en soluciones alternativas como las ya

propuestas o con persianas (no cortinas de tela, que

conservan grandes cantidades de polvo) que se

mantengan cerradas.

4.5.1. Control de contaminantes biológicos

La estrategia debe incluir la aplicación de mecanismos de inspección, control y erradicación de

agentes biológicos en áreas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones

ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biológicos incluimos:

hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros.

Esta estrategia será dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la

documentación. Aunque también incluirá al público que consulta, de manera que se prevengan

hábitos que promuevan la formación o aparición de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos

dentro de las zonas de depósito o consulta, y el pasar las páginas remojando el dedo en saliva).

Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del

agente contaminante. Aislar el material contaminado (separarlo físicamente, pero conservando la armonía del (los)

expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),

Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetación (poda de jardines y arboles).

Instalar elementos de protección contra contaminantes atmosféricos en los espacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros.

En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deberá realizar el tratamiento individual con productos y procesos técnicos.

La luz deberá ser encendida únicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentación, el resto del tiempo deberá permanecer apagada


1GD - GU – 001


20

Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfección, desinsectación y desratización de áreas.

4.5.2. Uso y Manipulación

Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y métodos de almacenamiento, teniendo

presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservación, es

necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los

diseños, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa.

4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento

Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de

conservación acordes con la cantidad, formato,

técnica y uso de los documentos en cualquier etapa

del ciclo vital. Para la adquisición de las unidades

correctas, es indispensable el trabajo en grupo con

el personal responsable de compras de la unidad,

que debe estar consciente de la importancia que

reviste en el tema de archivos el uso de materiales

calidad archivo.

Se requiere:

Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivísticos y mas

específicamente con los procesos de Gestión Documental y el ciclo vital; es decir, desde el mismo momento de la producción del documento deberá contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores según sea el caso.

Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organización no consta únicamente de

almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno. Determinar previamente el número total o aproximado de los documentos y de las unidades

de conservación necesarias para garantizar la conservación documental y proyectar el crecimiento del volumen de documentación de acuerdo con las tablas de retención documental y las transferencias programadas.

Identificar las características físicas de los documentos, tipologías y formatos específicos,

para diseñar o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares. Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario (estantería, planotecas, archivadores) y unidades de conservación

adecuadas (carpetas, cajas, rollos de poliéster para planos, sobres para fotos), que cumplan con los estándares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN.

Mobiliario diseñado para el almacenamiento de planos y mapas


1GD - GU – 001


21

Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservación,

debido a que en la mayoría de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materiales

utilizados (adhesivos ácidos) y técnicas (perforación de los folios y de pérdida de información, poco

espacio entre márgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro

lado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los materiales si aun no se han

realizado procesos archivísticos y si las Tablas de Retención Documental de la entidad no han sido

adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmación o

digitalización, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se

perderá el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Véase

anexo 2) 4.5.4. Unidades de Conservación: materiales y diseño EI Archivo General de la Policía Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de Administración y Conservación Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo, son unidades de conservación que ofrecen mejores garantías preventivas para los documentos de la institucion. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de las diversas instituciones tanto públicas como privadas, el Archivo General de la Nación de Colombia, sustentado en la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte de papel”, donde se especifican las características de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las cajas y las carpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del país. (Véase anexo 7)

4.6. Inspección y Mantenimiento de Instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en particular de las áreas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados para el depósito de los documentos, la falta de capacitación del personal sobre aspectos de conservación preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones.

Es necesario:

Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos y acabados del edificio.

Identificar regularmente factores de alteración: redes de energía, conducción de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo y mugre.

Conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de los factores de alteración.

A partir de los resultados de la inspección, definir las necesidades y prioridades de man-tenimiento, reparación, renovación o incluso de reubicación de los espacios de archivo.

Puntos muertos donde se acumulan polvo y suciedad (Espacio entre ladrillos)


1GD - GU – 001


22

Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacer segui-miento, para establecer si es útil o debe replantearse.

Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hidráulicas y/o eléctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeños problemas puedan aumentar debido a la demora en la corrección de dichos percances.

4.7. Prevención y Atención de Desastres

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depósitos, por lo

tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal

sepa cómo actuar en caso de desastre.

Se debe prever la actuación en tres instancias: prevención (antes), preparación (durante) y

respuesta (después) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas,

entre otras, contemplando la protección del personal y del acervo documental.

Se considera pertinente abordar los Artículos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se

desarrolla el Artículo 64 del Titulo VII "Conservación de Documentos", y del Reglamento General de

Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo":

Artículo 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo

es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan

programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia,

minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la

edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho

plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los

acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del

siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y

entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y

operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de

los extintores, sistemas de alarma y de evacuación.

Parágrafo: El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en

las unidades por los Comité de prevención o de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo

establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comité que apoyará

todas las medidas de reacción y recuperación.

Artículo 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos,

seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se

establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el

establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias.


1GD - GU – 001


23

En términos generales los archivos deberán contar con suficientes extintores (preferiblemente de

agente extintor limpio ó CO2 y no de agua ya que el daño del agua sobre las tintas solubles es

irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio ó CO2 podrá tratarse en procesos de

conservación una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depósito. Para la

selección de los lugares donde se ubicaran en el edificio, deberán tenerse en cuenta las siguientes

pautas:

La distribución deberá ser uniforme.

Deberán ser visibles fácilmente a todas las personas.

Los lugares deberán ser de fácil acceso y libres de

bloqueo por almacenamiento y/o equipos.

Deberán ubicarse cerca de los corredores utilizados con

frecuencia.

Deberán ubicarse cerca de puertas de entrada y salida.

El lugar deberá estar libre de un potencial riesgo de daño

físico. (véase anexo 3)

4.8. Otros Programas

Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas par el Archivo General de la

Nación, de acuerdo con las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programas

que pueden aplicarse y que también redundaran en grandes beneficios en caso de ser bien

enfocadas. Entre estas encontramos:

4.8.1. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia

EI objetivo es normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde su misma

producción, a través de las oficinas de Radicación y Correspondencia de las unidades. De esta

manera, el programa está dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la

unidad.

Es necesario comenzar a implementar procesos de conservación durante el flujo documental en sus

tres etapas, para lo cual se requiere la aplicación del Manual de Correspondencia (MACO) que

establece las pautas que deberán ser cumplidas por todas las áreas, en los siguientes aspectos:

Extintor de Solkaflam


1GD - GU – 001


24

Normalización en la producción de tipos documentales: márgenes, uso de papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH ≥ 7), gramaje de mínimo 75 g/m², fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura e impresión.

Controlar y restringir el uso de material metálico,

perforación, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales y uso de AZ.

En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena).

Usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo de correspondencia externa.

4.8.2. Migración de la información a otros soportes

Los procesos de conservación preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe

normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y después de

los procesos de migración o reproducción (microfilme, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.). La

estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulación de los documentos en

procesos reprográficos, al personal de depósito (archivo), servicios al público y a los usuarios.

Debe evaluarse el estado físico y de integridad

de la documentación previamente, teniendo en

cuenta sus valores administrativos e históricos

para fijar prioridades y establecer las acciones

de conservación durante y después del proceso

de migración. Así mismo es de suma importancia

capacitar al personal involucrado sobre los

procesos específicos de conservación preventiva

como manipulación y desempaste, si llega a

requerirse este proceso aunque lo ideal es

evitarlo.

En el tema de la reproducción documental, es necesario recalcar que esta debe hacerse con un

objetivo específico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin un

propósito. Además, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando la

documentación cuenta con organización desde el punto de vista archivístico.

EI Sistema Integrado de Conservación, aplicado durante todo el ciclo vital de los documentos y

Muebles con compartimentos (tipo colmena)

Scanner para la digitalización de documentos


1GD - GU – 001


25

sincronizado con todos los procesos de organización, incluyendo la elaboración de TRD y TVD en el

caso de los fondos acumulados, redundara en la protección de los archivos administrativos e

históricos de la institución y aportara las herramientas requeridas para una adecuada conservación

del patrimonio documental de la Policía Nacional.

Es importante tener claro que ningún proceso

que se realice de manera independiente puede

tener buenos resultados; un sistema integrado

de conservación realizado de manera aislada o

solo al momento de realizar una transferencia al

archivo central o histórico, no garantizara la

conservación; la elaboración de TRD, sin

adoptarlas e implementarlas junto con buenas

prácticas de manipulación y uso, tampoco

revisten valor alguno, pues terminan por

convertirse en un documento mas. El poseer

estantería, cajas y carpetas, en todos los

archivos, sin tener en cuenta los procesos de organización y los principios de orden original y proce-

dencia, no hace más que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible

encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren.

Por este motivo a continuación, se ponen a disposición de los responsables de archivo de las

unidades, las medidas básicas que deberán implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En

algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que

todos los principios envueltos en el tema de la Conservación Preventiva se inculquen en los

funcionarios responsables no solo de custodiar, sino de producir documentos.

Los buenos hábitos se inculcan y se aprenden,

pero también es fácil que se dé el proceso

inverso y terminemos olvidando las buenas

costumbres, para regresar a esos viejos hábitos

que han ocasionado grandes pérdidas a la

memoria documental e histórica de muchas

instituciones. Por esto es necesario un esfuerzo

arduo y constante de todos los actores involucra-

dos en los archivos.

Equipo de Microfilmación

Lector Digitalizador


1GD - GU – 001


26

5. LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN

"Es importante tener presente que desde el punto de vista archivístico no existe mejor organización que la creación de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar la conservación de aquellos documentos que así lo requieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos más racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento". EI Archivo de Gestión "comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados"4. En esta fase se desarrollan los procesos de producción, recepción, distribución y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro del Programa de Gestión Documental existe el proceso de conservación, es desde la misma producción cuando se deben aplicar principios de conservación preventiva para lograr una adecuada preservación del acervo documental.

La conservación debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar materiales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de acido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas, insolubles en agua luego de aplicadas y químicamente estables); así mismo, la estructura de los documentos (márgenes) también deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el momento de almacenar. Existen Normas Técnicas de Calidad (NTC 4436: "Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad", y la NTC 2223: "Equipos y útiles de oficina. Tinta liquida para escribir") que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta a la hora de hacer la elección de los mismos, para evitar problemas en el futuro.

Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicación de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estén al día y cumpliendo con ellas. Juegan aquí un papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad. En segunda instancia, la manipulación y almacenamiento de los documentos aun dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservación de los archivos. Es importante que en las oficinas se eliminen practicas tan dañinas para los documentos como la perforación de los documentos y el uso de material metálico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros y sean reemplazados por elementos plásticos (o al menos que tengan recubrimiento plástico) aun cuando su costa pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la corrección de problemas y deterioros generados por estos elementos resultara sin duda alguna mucho más 4 4 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo 23

Eliminación de Gancho de cosedora, Legajadores metálicos y clips


1GD - GU – 001


27

costosa (según los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor). Actualmente, la mayoría de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ o carpetas de yute. Practicas como esta, sumadas a la falta de regulación en las márgenes de los documentos, causan la perdida de soporte y de información dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningún documento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que serán determinadas al interior de la unidad, por el respectivo Comité de Archivo y por exigencias formativas, más no por simple preferencia de los funcionarios). En caso de requerir este sistema de almacenamiento, será necesario utilizar ganchos legajadores plásticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las márgenes no ocasionen perdida de información una vez sean perforados. Para el tema de la perforación es necesario hacer una sensibilización al interior de la unidad, ya que la concepción común de que el documento que no se legaje está en riesgo de perderse, es el denominador común en las entidades públicas y privadas. Sin embargo, dicha práctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulación, conlleve a arrancar los folios. Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequeña pestaña de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como se muestra en la fotografía. Esta medida es de carácter temporal, ya que aísla los folios del material metálico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentación, deberá ser eliminado todo el material metálico. Cabe anotar que esto será responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.

Actualmente, la mayoría de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ, causando la pérdida de soporte y de información dentro de los documentos.

Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequeña pestaña de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal.


1GD - GU – 001


28

Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentación, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisición de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulación terminan causando fragmentación e incluso perdida. Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad máxima recomendada para la unidad de conservación. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad máxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deberá excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorándose rápidamente. Las carpetas no deberán cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como "método de prevención" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta está diseñada para mantenerse cerrada. En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres de acido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio y al final, una cartulina blanca que actué como barrera entre la carpeta y los documentos. Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la producción y estar elaboradas con materiales de conservación. Esto es de suma importancia si lo que se pretende es lograr una buena conservación a través de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos carpetas acidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenaran y aceleraran el proceso de degradación natural dentro del papel. Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas físicos a la documentación (rasgaduras en la zona donde son perforados), así mismo contienen material metálico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir dicha oxidación a los folios. En el caso de Archivos de Gestión, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulina o yute dentro de carpetas colgantes plásticas, debido al alto costo que implicaría contar con carpetas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este almacenamiento será solo temporal. Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de su creación, por la importancia que tienen para los ciudadanos. Para el caso de documentación de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que

Carpeta Colgante para Archivo de Gestión


1GD - GU – 001


29

el sistema de almacenamiento deberá variar. Ha sido común la práctica de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentación. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestión y con mas razón una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, deberán utilizarse unidades de conservación (carpetas) y planotecas diseñadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posición colgante puede generar tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro físico-químico irreversible. Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminación del material metálico al interior de los Archivos de Gestión, es importante resaltar que el Archivo General de la Policía Nacional y su Grupo de administración y conservación documental, han obtenido muy buenos resultados con esta práctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas las unidades policiales. Un buen manejo de la gestión documental NO dependerá de si el expediente esta legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos (inventario único documental actualizado, hoja de control) y la foliación adecuada.

A propósito de la foliación, la documentación debe foliarse en lápiz de mina blanda, previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que garantizara que la documentación no se pierda, por el contrario ocasionara una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliación múltiple.

En los Archivos de Gestión, toda la documentación debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo que facilitara la recuperación de la información y futuras transferencias. Es importante recalcar que la ordenación debe ser descendente (el documento mas reciente deberá ser el ultimo dentro de la carpeta) y no ascendente como se ha venido haciendo en muchas unidades, de manera que se respete el principio de orden original.

EI Archivo de Gestión de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el volumen de documentación que maneje. Dentro del mobiliario recomendado, encontramos archivadores metálicos o estantería (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad máxima que debe ser respetada para evitar daños de la documentación y del mobiliario. Dentro del archivador, la documentación debe ubicarse al interior de carpetas y con su respectiva identificación dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada unidad o dependencia.

Foliación (Instructivo 010 del 2009)


1GD - GU – 001


30

Deberá proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporáneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retención estipulado en la respectiva Tabla de Retención Documental; esto puede generar múltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baños, cafeterías y corredores. La manipulación diaria de la documentación es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformación, manchas, rasgaduras y otros problemas. Así mismo, no debe consumirse en el lugar donde estén ubicados los documentos, ningún tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes que ocasionen deterioro a la documentación. Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar el uso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso específico en el campo de la conservación), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidación y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayoría de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Solo en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de pérdida total o parcial de la documentación puede implementarse el uso de pequeños puentes en forma de corbatín, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada "cinta mágica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los

Archivo de Gestión organizado según las Tablas de Retención Documental


1GD - GU – 001


31

fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el daño sea grave, y el documento sea de gran valor, deberá recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deberá permitirse que una persona sin conocimiento y experiencia en el tema de la conservación, se encargue de hacer este tipo de procesos, pues en la mayoría de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad". En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguias, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguias, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m², cartulina propalcote de mínimo 320 g/m², cartulina brístol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluya adhesivos, cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido (Rotulo de identificación).

5.1. Transferencia al Archivo Central La transferencia al Archivo Central, no debería constituir una dificultad para un Archivo de Gestión bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservación básicas, como las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituir el material metálico por plástico o sencillamente retirarlo, llevar un inventario actualizado, hacer la foliación cada vez que se ingresa un documento al expediente, el primer paso será revisar la documentación y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips metálicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que este ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deberá foliarse, como lo indica el Instructivo 010 del 130209 “Recomendaciones generales sobre foliación”, elaborado por el Archivo General de la Policía, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas y estas a su vez, deberán ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central. Es importante resaltar que no es función de la persona responsable del archivo central, la preparación de la documentación para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el Archivo de Gestión, por esto la recomendación de implementar sencillas medidas de conservación durante todos los días de cada ciclo y en especial del primero (gestión), cobra mayor importancia en la medida en que facilitará el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no deberá recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron previamente.


1GD - GU – 001


32

6. LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL

El Archivo Central "agrupa documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la unidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general"5. En esta fase se desarrollan los procesos de organización, consulta, conservación y disposición final del documento.

En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningún modo puede constituirse en el "cuarto de san alejo" de la unidad. Debe tener una capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantería y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, áreas residuales como baños, cocinas ó sótanos de parqueos, pues se deberán garantizar las condiciones estipuladas en la normatividad vigente. Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos de lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservación en gran parte de las unidades policiales por todo el territorio nacional.

Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

5 5 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artículo 23

Nuestros Documentos antes de la Ley General de Archivos


1GD - GU – 001


33

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

EI crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

La resistencia estructural de las placas y pisos (deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 800 kg/m² en el caso de estantería fija, y de 1250 kg/m² para estantería compacta).

En este espacio solo deberá estar ubicada la estantería, cajas y carpetas que contengan la documentación. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos de organización. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biológicos. Por otro lado, la estantería metálica debe cumplir con las especificaciones técnicas y de distribución:

La estantería más recomendable es la metálica, ya sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad.

Altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/m lineal, por bandeja o balda.

El sistema de entrepaños debe ser graduables o de altura regulable.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 centímetros, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centímetros del piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20


1GD - GU – 001


34

centímetros, entre estos y la estantería.

EI espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener un mínimo de 70 centímetros, y un corredor central mínimo de 120 centímetros.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación, acorde con la signatura topográfica. (Rotulo de identificación de Caja)

Así mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulación, control y prevención, de nada servirá que se cumplan las especificaciones técnicas de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentación y el edificio mismo terminaran deteriorándose rápidamente.

La estantería debe ser metálica, Con entrepaños graduables, separada de la pared y poniendo la ultima balda a mínimo 10 centímetros.


1GD - GU – 001


35

7. LA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO

De acuerdo con los artículos 7 al 10 del Título III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad deberá conformar su Archivo General, donde reposaran tanto el Central de la Administración, como el histórico territorial, como lo estipula el Artículo 3° del Decreto 4124 de 2004. Al igual que el Central, el Archivo Histórico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicación, adecuación y condiciones ambientales. No debe presentar problemas de tipo estructural, tampoco deben pasar tuberías de agua o instalaciones eléctricas por el techo, no debe presentar filtraciones, problemas de humedad o goteras.

La transferencia al Archivo Histórico, se realizara cuando el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención Documental de cada unidad productora se haya cumplido y no antes. Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse de que toda la documentación este en buen estado de conservación y limpia, que no presente deterioro biológico ni químico que pueda poner en riesgo la estabilidad de los documentos. En caso de tener problemas de tipo biológico es necesario aislar la documentación y contactar a un restaurador que pueda encargarse de controlar el problema y, si es necesario, restaurar aquella documentación que lo requiera. En este Archivo la documentación también deberá contar con sus carpetas y cajas, ubicadas sobre la estantería adecuada. Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentación. Esta última siempre deberá realizarse en seco y debe existir personal encargado únicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitación sobre el tema para evitar

El Archivo Histórico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicación, adecuación y condiciones ambientales.

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentación


1GD - GU – 001


36

daños. La limpieza de espacios debe programarse periódicamente para el depósito (de acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantería (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de programas, resultará necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una inducción al personal encargado.

Para la estantería (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulación de polvo y suciedad


1GD - GU – 001


37

8. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentación con el fin de

protegerla. Algunas de estas normas son:

No mojar los dedos con saliva para pasar las paginas.

Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas)

Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depósitos.

Controlar el préstamo de documentos y llevar un estricto control de quién los consultan.

Lavarse las manos después de consultar.

No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el

almacenamiento de la documentación.

Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicación dentro del

apartado del Archivo Histórico, para una correcta conservación, deberán aplicarse desde el

momento del trámite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en el

histórico.


1GD - GU – 001


38

9. PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVOS

CAMPO DE ACCIÓN

Diagnostico integral

Desconocimiento del estado en el que se encuentran los archivos en términos de conservación documental.

Evaluar las condiciones en las que se encuentra el archivo en relación con todas aquellas variables involucradas con la conservación documental, con el fin de establecer las necesidades, recomendaciones y prioridades de acción.

A los responsables de la administración archivística y al personal técnico.

Aplicar formatos de diagnóstico que contemplen identificación del inmueble, infraestructura física, características y estado de conservación de la documentación; se deben identificar los aspectos administrativos de la unidad, continuar con la revisión de las instalaciones y dotaciones, culminar con la evaluación de las características y el estado de conservación de la documentación, a partir de los resultados, establecer los programas prioritarios. véase publicación del AGN “Pautas para el Diagnostico Integral de Archivos”

Todas las dependencias de la institución.

Sensibilización y toma de conciencia

Falta de conocimiento y valoración de las fuentes documentales y la responsabilidad en la conservación y organización de los archivos.

Concertar mecanismos y acciones de sensibilización; recuperar valores documentales, históricos, administrativos, culturales y testimoniales; crear conciencia sobre la importancia y utilidad de los programas de conservación preventiva.

A todo el personal que integra la institución (nivel directivo, administrativo, personal uniformado, no uniformado) y usuarios.

Aplicar la reglamentación vigente a saber: Ley General de Archivos, Acuerdos emanados del Archivo General de la Nación y Decretos del Ministerio de Defensa, normatividad institucional, decisiones tomadas en el Comité de Archivo de la Policía Nacional; realización de jornadas de capacitación, talleres, cursos, visitas guiadas, investigaciones; normalizar los procedimientos de conservación a través de la implementación progresiva de los programas en cabeza del responsable de los archivos Centrales e Histórico.

Toda la institución, especialmente las dependencias en que se preste los servicios de archivo como son, préstamo y consulta.

Prevención y atención de desastres

Factores de riesgo internos y externos relacionados con el deterioro o perdida del acervo documental.

Crear estrategias y medidas de seguridad para la prevención, preparación y respuesta ante una situación de vandalismo, hurto, atentados, emergencia o desastre; este programa contempla la protección tanto del acervo documental como la del personal que labora dentro de los locales destinados para archivo.

Todo el personal de la institución en cabeza de los responsables del archivo central; grupo de salud ocupacional y usuarios.

Crear la “Brigada o comité de prevención y atención de desastres para documentos” para la preparación de recursos, operaciones y responsabilidades; aplicar el Acuerdo No. 050 de 2000 del AGN, “Prevención de deterioro de documentos de archivo y situaciones de riesgo”, este Acuerdo contempla, el levantamiento y valoración del panorama de riesgos, medidas preventivas, preparación de un plan de emergencias y reacción en caso de siniestros.

Toda la Institución

Inspección y mantenimiento de instalaciones

La existencia de espacios inadecuados para el depósito de documentos; carencia de capacitación de los funcionarios que administran los archivos con relación a los aspectos de conservación preventiva y a los de servicios generales; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificación.

Aplicar mecanismos para el control de las instalaciones, en particular las áreas de manejo documental.

Personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentación.

Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos y acabados del edificio; identificar igualmente factores de alteración, redes de energía, conducción de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo o mugre; conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de los factores de alteración; definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación o renovación; contactar si es necesario al personal técnico o a las empresas especializadas para la inspección y mantenimiento de las instalaciones alertando sobre las medidas de seguridad y protección sobre la documentación; aplicar programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación, véase Acuerdo AGN No. 049/2000, Acuerdo AGN No. 037/2002, Instructivo SUDIR-SEGEN No. 009 de 2009.

Infraestructura e instalaciones, en particular áreas de almacenamiento y de limpieza de la documentación.


1GD - GU – 001


39

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVOS CAMPO DE

ACCIÓN Almacenamiento de documentos.

Documentación que presenta un mobiliario de almacenamiento inadecuado (estantería, planotecas, muebles de oficina); unidades de conservación (cajas, carpetas, rollos, legajos, libros, entre otros) no adecuados.

Implementar el uso de mobiliario y unidades de conservación acordes con la cantidad, formato, técnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital del documento.

Personal que tiene a cargo todo el mantenimiento y la custodia de la documentación; personal encargado de los depósitos donde se encuentre la documentación; personal ejecutor de los procedimientos.

Organizar, inventariar y clasificar el archivo; determinar el número total de los documentos y de las unidades de conservación necesarias para garantizar la conservación documental; identificar las características físicas de los documentos, tipologías, formatos específicos (determinación de metros lineales); evaluar las Tablas de Retención Documental, con el fin de proyectar futuras transferencias a mediano y largo plazo; determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario; adquirir estantería y unidades de conservación adecuadas (carpetas, cajas, rollos de poliéster para planos, sobres para fotos); de acuerdo con la disposición final de los documentos; véase sobre unidades de conservación a ser utilizadas en las fases del ciclo vital del documento, Instructivo No.009 SUDIR -SEGEN del 120209 sobre “Condiciones técnicas mínimas que deben poseer las dependencias destinadas para archivo”, el cual se encuentra anexo en la presente guía.

Depósitos, oficinas, espacios de manejo documental.

Limpieza de áreas y documentos

Acumulación de polvo y suciedad en áreas y documentos, debido a la existencia de espacios inadecuados y prácticas incorrectas de limpieza y cuidado; carencia de capacitación de los funcionarios que administran los archivos y de los encargados del manejo documental en el campo de la conservación preventiva; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificación.

Aplicar procedimiento de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las áreas de depósito y manejo documental.


Identificar las fuentes de polvo y suciedad; adoptar medidas de seguridad industrial para funcionarios; aplicar el instructivo de limpieza, desinfección de áreas y documentos, que incluye: dotación para funcionarios y rutinas para trabajo documental; limpieza documental y re almacenamiento; limpieza y desinfección puntual de documentos en papel atacados por hongos y re almacenamiento (ver anexo 1).

Instalaciones en particular, área de almacenamiento o depósito y áreas de limpieza de la documentación.

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.

Manejo físico inadecuado de documentos en las oficinas en su producción y trámite de correspondencia, debido a la falta de normalización.

Normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde su misma producción, a través de las oficinas de archivo y correspondencia de la unidad.

Personal encargado del manejo documental en la Institución y personal que produce y tramita la documentación en la Institución.

Implementar procedimiento de conservación durante el flujo documental en sus tres etapas del ciclo vital del documento; normalizar en la producción de tipos documentales su estructura, tipo de papel, el fotocopiado de papel químico (fax) y el uso de tintas estables de escritura e impresión; controlar y restringir el uso de material metálico, perforación, doblado de documentos, el uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre documentos originales; realizar los recorridos de la documentación por las oficinas en carpetas de polipropileno; en correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena); usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo de correspondencia externa; para el efecto consúltese el Reglamento de Archivo y el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales para Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y Policía Nacional y la Guía de Gestión Documental para la Policía Nacional.

Todos los funcionarios de la Institución.


1GD - GU – 001


40

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVOS

CAMPO DE ACCIÓN

Control de plagas

Riesgo y/o presencia de deterioro biológico en áreas y documentación debido a condiciones ambientales inadecuados, inexistencia de espacios apropiados y deficientes practicas de limpieza y cuidado; problemas administrativos; presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificación.

Aplicar mecanismos de inspección, control y erradicación de plagas en áreas y documentos.


Identificar los focos de contaminación biológica y entradas de agentes bióticos; evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del agente contaminante; aislar el material contaminado; realizar el tratamiento individual con productos y procedimientos técnicos; adecuar las condiciones ambientales: humedad, temperatura, ventilación e iluminación; aplicar las medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetación; instalar elementos de protección contra plagas en los espacios como por ejemplo, rejillas, mallas, anjeos, entre otros; ver anexo 1. Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos del “Archivo General de la Nación”

Instalaciones en particular área de almacenamiento o depósito y áreas de limpieza de la documentación.

Monitoreo y control de condiciones ambientales

Espacios inadecuados para el depósito de los documentos; carencia de capacitación de los funcionarios que administran los archivos con relación a los aspectos de conservación preventiva; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificación.

Aplicar mecanismos y sistemas para el monitoreo y control de las condiciones ambientales, en particular en áreas de depósito documental.

Personal que tiene a cargo el mantenimiento y custodia de la documentación.

Evaluar el entorno climático y microclimático: luz, temperatura, humedad relativa, ventilación y contaminantes atmosféricos; adoptar medidas correctivas: filtros de control UV, persianas, ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatización, filtros de polvo; aplicar programa de limpieza en las edificaciones (Acuerdo No. 049/2000, Acuerdo No. 037/2002, Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos del AGN)

Áreas de almacenamiento ó depósito; áreas de consulta y limpieza.

Apoyo a la reproducción

Riesgo de deterioro que sufren los documentos durante y después del procedimiento de reproducción.

Normalizar procedimientos específicos de conservación preventiva, tanto para el original como para las reproducciones, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir.

Responsables de la administración archivística; personal a cargo de la manipulación de los documentos en el procedimiento de reprográfia

Evaluar el estado físico y de integridad de la documentación, teniendo en cuenta sus valores administrativos e históricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservación durante y después del procedimiento de reprográfico; capacitar sobre procedimientos específicos de conservación preventiva como manipulación, realmacenamiento; implementar sistemas de almacenamiento y manejo de reproducciones.

Microfilmación, fotografía, fotocopias, digitalización, etc.; áreas de reprografía.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Estado de deterioro del material documental; falta de capacitación en procedimientos mínimos de intervención sobre los documentos.

Implementar procedimientos básicos de intervención tendientes a detener el deterioro físico y mecánico de los documentos.

Responsable de los archivos centrales e históricos con asesoría del Archivo General de la Nación; personal ejecutor de los procedimientos.

Evaluar el estado de conservación del acervo documental; aplicar los siguientes procedimientos de acuerdo con el tipo de deterioro de los documentos: limpieza mecánica superficial, eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos; eliminación de pliegues y dobleces; unión de rupturas, rasgaduras y recuperación de plano.

Oficinas de producción documental; depósitos; área específica para el mantenimiento de los documentos.


1GD - GU – 001


41

10. GLOSARIO

Esta guía adopta las definiciones en materia de conservación de documentos establecidas en la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivo”; la Resolución 2764 del 26 de junio de 2008, “Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación”; y la norma NTCGP 1000:2004, “Sistema de Gestión de la Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.

La conservación documental: se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo, procurando que el deterioro de los documentos sea el menos posible, estas medidas pueden ser preventivas o de intervención directa, las cuales se aplican en la exhibición, almacenamiento, manipulación, limpieza, embalaje y transporte de objetos y/o documentos e incluso en el manejo de las edificaciones destinadas para almacenar los acervos documentales. Fondo Documental Físico: De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Policía Nacional estructura el procedimiento de organización de sus archivos en Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, para la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por ella.

Planes de Prevención: La planificación frente a posibles desastres y siniestros es una de las estrategias fundamentales para la protección de los fondos que custodian los archivos. Los programas deben estar especialmente dirigidos a la prevención de incendios o inundaciones, que se puedan presentar por causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razón básica para adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Estos van desde la pérdida, el daño de los acervos documentales, el edificio y los equipos, hasta los riesgos de pérdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros si se puede atenuar su impacto mediante la preparación y elaboración de un plan de detección, prevención, atención, reacción y recuperación. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros, programándose simulacros de evacuación, manejo de extintores e implementación del esquema de señalización de la edificación.


1GD - GU – 001


42

11. ANEXOS

Anexo 1.

INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DOCUMENTOS DEL “ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN”

INTRODUCCIÓN Dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación preventiva, la desinfección y la fumigación, son los más consultados para su aplicación en nuestro país. Sin embargo, al abordar los procesos de control biológico de una manera indiscriminada y sin contar con profesionales en el campo de la conservación del patrimonio, se ha venido generando un mayor deterioro sobre los soportes debido a que si bien es cierto se emplean sustancias y procedimientos que reducen estos agentes de deterioro, no se tiene en cuenta el efecto que estas sustancias y procedimientos pueden generar sobre los mencionados soportes. Es así como el presente documento, da a conocer algunas estrategias que permiten abordar de una manera más sistemática el control de tales agentes. En los espacios de almacenamiento y trabajo: los hongos, los roedores e insectos son los principales causantes de pérdidas del soporte y de información. Los hongos utilizan la celulosa como fuente de carbono, generando manchas de diversos colores y ácidos que degradan tanto las fibras que componen el papel como las cargas y los encolantes. Por otra parte, sin bien es cierto que los roedores no emplean la celulosa como fuente de alimentación, son grandes destructores de documentos en papel, pues lo utilizan para construir sus nidos. Igualmente son vectores de numerosas enfermedades que puede afectar al hombre. Dentro del campo de los insectos, las termitas y el gorgojo son quizás de los organismos mas voraces, ya que una vez colonizan, en menos de 15 días se pueden presentar apreciables perdidas de información y por ende, de los soportes que la sustentan. Criterios Generales de Intervención Es importante aclarar que no se deben adelantar procedimientos ni aplicar productos directamente sobre el material documental, sin previo conocimiento de la metodología y de las reacciones químicas que se puedan generar entre los productos utilizados y el soporte, la tinta y otros materiales sustentados del documento. Los aspectos que se deben tener en cuenta de forma rigurosa para emprender acciones, tanto directas como indirectas para el control de plagas por parte de los responsables de los archivos son los siguientes:


1GD - GU – 001


43

a) Todos los métodos y materiales usados durante los tratamientos deberán ser cuidadosamente documentados (fichas técnicas, registro de procesos, registro fotográfico, referencias de experiencias anteriores sobre papel, entre otros.)

b) Cualquier intervención deberá ser la mínima necesaria y su acción incluso deberá adelantarse al mismo deterioro, combatiéndolo desde sus posibles causas.

c) Toda intervención deberá estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad estética, histórica y física del documento y basarse en los siguientes principios:

Reversibilidad, compatibilidad, durabilidad y estabilidad.

Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a ser necesarias.

Dejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos desaparecidos temporalmente.

No tratar de realizar intervenciones de conservación o restauración si no se posee la experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesoría necesaria.

Toda intervención, método y material utilizado deberá tener como base las condiciones ambientales a las cuales estarán sometidos los documentos.

Conocer los materiales constitutivos de los soportes y materiales sustentados. Nivel de Intervención De acuerdo con lo anterior, se hará énfasis en la conservación preventiva, dirigida a controlar las casusas del deterioro y así detener los mecanismos químicos, físicos y biológicos de alteración que están atentando o pueden atentar contra la integridad física y testimonial de los acervos documentales. Estas acciones deben verse desde una perspectiva integral que incluye no solamente la limpieza documental, sino también los depósitos donde estos se almacenan, las estanterías y muebles, las oficinas donde se hace el trabajo archivístico y los espacios donde se hace la limpieza de los documentos. Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionaros que trabajan en los archivos y más aun si emprenden acciones de limpieza. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y mascaras desechables, entre otros y el implementar acciones y practicas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante liquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso.


1GD - GU – 001


44

Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comités Paritarios de Salud Ocupacional están actualmente en la obligación de desarrollar en las unidades. De acuerdo con el levantamiento de los panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la situación y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de dotación (ley 100 de 1993, decreto 1295 de 1994, decreto 3075 del Ministerios de Salud de 1997) y se pueden reglamentar practicas de trabajo que redundaran en el beneficio, no solo de la conservación de los documentos, sino de la salud de los funcionarios que trabajan en los archivos. Cronograma y periodicidad El programa de limpieza para documentos, áreas de trabajo y de depósito debe ser permanente y periódico. Se debe procurar la realización de una limpieza en seco y en húmedo por lo menos una vez al mes en las áreas de depósito y un control por lo menos visual de eficiencia en cada una. Tanto la programación como los controles deben quedar consignados en formatos diseñados con este propósito. Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los siguientes aspectos:

El personal capacitado del que se dispone o la planeación de la capacitación necesaria.

Reserva de recursos e insumos para cada vigencia.

La cantidad de metros lineales de documentación.

Inspección visual para determinar el estado de conservación y las prioridades. A partir del resultado, iniciar la limpieza por los documentos más afectados.

La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que dependerá de varios factores como por ejemplo la ubicación del inmueble y su entorno.

El área de los espacios en metros cuadrados y los materiales constructivos.

Dotación para funcionarios y rutinas de bioseguridad para trabajo Documental 1) El empleador debe suministrar la dotación, herramientas y elementos de seguridad industrial de

ley, a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental, y extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado.

Overoles o batas (preferiblemente con cierres de cremallera y puño ajustado)

Tapabocas o respiradores desechables


1GD - GU – 001


45

Gorros desechables

Guantes desechables o de nitrilo

Gafas plásticas transparentes protectoras

Jabón antibacterial líquido

Suero fisiológico

Gel antibacterial

2) Usar siempre overol o bata de trabajo debidamente cerrados, en buen estado (limpia) y llevarla SOLO mientras ejecuta las labores. Lavar la bata o el overol, por separado con hipoclorito o desinfectantes (Clorox, Clorox ropa color) siguiendo las indicaciones de las etiquetas, cada tres u ocho días, dependiendo de las suciedad que presente.

3) Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de látex. En el caso de guantes de nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando se laven, se sequen o sean limpiados con alcohol antiséptico y estén en buen estado. Tapabocas de retención de partículas puede ser reutilizado mientras se encuentre en buen estado y debe ser cambiado mínimo una vez por semana.

4) Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas trasparentes protectoras. Se recomienda llevar el cabello largo recogido.

5) Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.

6) Tener en cuenta que mientras se trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del cuerpo.

7) Lavarse cuidadosamente las manos con jabón líquido antibacterial después de la manipulación y preferiblemente antes.

8) Las actividades deberán hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de quince minutos de descanso, para salir a tomar aire puro. En los periodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y si se pueden lavar la cara también con jabón antibacterial. De igual manera se puede emplear el gel antibacterial que se encuentra en el comercio.

9) Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.


1GD - GU – 001


46

10) Mantener el orden y la limpieza del puesto de trabajo, el cual dese ser limpiado antes y después de la jornada, por aspersión con alcohol antiséptico dejando actuar el producto unos minutos y posteriormente retirar con bayetilla blanca, la cual debe ser bien lavada después de su uso.

11) No comer, beber, fumar o maquillarse en el área de archivo y de trabajo de limpieza y desinfección documental.

12) Evitar el uso de accesorios colgantes (collar, aretes, pulseras, bufanda) o no dejarlos fuera de la bata u overol.

13) Evitar el uso de maquillaje.

1. LIMPIEZA DOCUMENTAL Y REALMACENAMIENTO

La limpieza se deberá ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del depósito de archivo en un área aislada y ventilada, que dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado de deterioro del material a tratar, deberá a su vez limpiarse y desinfectarse periódicamente. Materiales Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o

liencillo blanco

Brocha ancha comercial de cerda suave

Alcohol antiséptico al 70%

Clips plásticos

Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)

Cinta de faya de poliéster – algodón

Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central e histórico según sea el caso).

Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos.

Tener cuidado al colocar la documentación que se va a trabajar en el mismo sitio donde se vaya a hacer la limpieza. Se debe colocar en un sitio alejado de la caída del polvo. Sería preferible dejarla fuera del área e ir ingresándola y retirándola a medida que hace el trabajo.

Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente con bayetillas. si se trata de un expediente que viene amarrado consérvalo así mientras procedes con la limpieza externa.


1GD - GU – 001


47

Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo el grado de suciedad,

deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de la unidad.

Eliminar material metálico como clip y grapas presentes en la unidad.

De ser necesario, sustituir el material metálico por material plástico como clips.

Una vez terminada esta Labor de limpieza proceder al almacenamiento de la documentación. Limpiar la mesa de trabajo con alcohol y agua (70:30) colocar los folios limpios dentro de una carpeta de cartulina o celuguia, si es el caso. Si se debe hacer amarre sustituir la pita o la piola por cinta de faya.

Colocar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden estrictamente.

2. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADO POR HONGOS

Materiales

Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco

Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave

Mini-aspiradora, (bomba al vacio provista de una cánula, usada en hospitales para el

suministro de suero por goteo y un erlenmeyer con alcohol).

Material plástico: Clips – Ganchos

Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común blanca)

Cinta de faya de poliéster – algodón

Hojas de papel periódico blanco

Ventiladores de pie


Aplicadores o hisopos de algodón

Papel absorbente o secante

Pesas de mármol o vidrio

Detergente

Cámara de aislamiento

No mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no

contaminado por que podía propagar el deterioro.


1GD - GU – 001


48

Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las

medidas de desinfección y limpieza de los espacios.

El material con ataque de hongos casi siempre va acompañado con concentración de humedad en los soportes. Por lo tanto, se hace necesario programar una desecación de soporte por un periodo de 48 horas. Dejar los folios extendidos sobre hojas de papel periódico blanco. En las horas laborales, agilizar la ventilación usando ventiladores de pie dirigidos contra los muros del espacio para que circule el aire y no sobre la documentación.

Colocar el material en una carpeta de cartulina blanca con los datos de identificación para aislarlos del resto de la documentación y que no vaya a transmitir la infección al resto de los documentos. Dejar un “testigo” en el lugar de donde se hayan extraído los documentos y hacer un listado de la relación.

Una vez desecado el soporte, proceder con la limpieza. La documentación afectada por problema biológico se puede limpiar mecánicamente con brocha o con mini aspiradora, siempre y cuando la resistencia del soporte lo permita. Este procedimiento se debe realizar dentro de una cámara de aislamiento.

La limpieza con aspiradora se hará solo para las partes externas y resistentes de las unidades, la limpieza con brocha en cada folio y en el área afectada con mini aspiradora en lo posible, pues se controla mejor la eliminación de material particulado y se evita para su esparcimiento. Con mucho cuidado, deslizar la brocha del centro hacia afuera arrastrando lo que se vaya a eliminar. Conviene tener como mínimo dos brochas y una misma brocha SOLO en el material afectado por los hongos. Generalmente, un expediente tiene folios con diversos grados de ataque de hongos e inclusive sin ataque. En los folios sanos usar una brocha diferente a la que se vaya a utilizar para los folios con biodeterioro. Estas brochas se deben lavar con detergente, desinfectar con alcohol luego de cada jornada de trabajo y usar perfectamente secas.

SIEMPRE se deberán realizar pruebas de solubilidad de las tintas con las que está escrita la información ANTES de someter el soporte a la desinfección puntual: Colocar un hisopo ligeramente impregnado con alcohol antiséptico sobre un área mínima del texto e inmediatamente poner en contacto un copo de algodón o un fragmento de papel secante. Si la tinta desprende, abstenerse de hacer el procedimiento.

El material afectado por hongos se puede desinfectar de manera puntual aplicando sobre las

manchas de color que evidencian su presencia, alcohol antiséptico con la ayuda de un hisopo de algodón, evitando aplicar sobre la información aunque ya se haya hecho la prueba de solubilidad de tintas y utilizando papel absorbente para controlar su dispersión. Realizar el procedimiento sobre una superficie lisa y limpia, colocando debajo del documento a tratar, una hoja de papel absorbente y debajo de este una hoja de acetato. Sobre la parte a desinfectar, deslizar el hisopo ligeramente impregnado de alcohol, sin frotar. Poner sobre la zona un plato transparente o una caja de petri por unos minutos para ayudar a que los


1GD - GU – 001


49

vapores de alcohol entren en contacto con el papel y luego prensar el área tratada con una pesita y un papel secante para evitar la deformación de plano.

Luego de haber estado en contacto con el material afectado, el algodón del hisopo debe ser desechado en un frasco con una solución de hipoclorito de sodio al 1%.

Para el desecho de los hisopos, los guantes y los tapabocas empleados, colocarlos en una solución comercial de hipoclorito de sodio al 1% siguiendo las precauciones escritas en las etiquetas y luego desechar el líquido por el sifón y los sólidos a la basura de no reciclable ni biodegradables.

Una vez finalizados los diferentes procedimientos se debe reintegrar la documentación a las unidades originales de donde fue extraída, retirando los testigos dejados.

3. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE LAS ÁREAS DE LIMPIEZA DOCUMENTAL

Materiales: Aspiradora multiusos ( o purificador de esporas)


Elementos como Baldes, bayetillas blancas, traperos y trapos

Desinfectante como hipoclorito (productos comerciales como Decol, Clorox, límpido, etc.)

Detergente.

Esta limpieza y desinfección debe efectuarse como mínimo una vez al mes, dependiendo del volumen de trabajo y del desprendimiento de polvo de la documentación sometida a limpieza. Si el flujo de unidades a limpiar es bajo o está relativamente limpio, puede ser cada tres meses. Para el caso de áreas de oficina puede ser trimestral o semestral.

Aspirar toda el área de trabajo.

Desinfectar los mesones y muebles con alcohol antiséptico.

Limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas, filtros o rejillas de ventilación y si se puede, techos por aspiración o bayetillas y con un producto liquido desinfectante que se utiliza en restaurantes, clínicas y hospitales, de baja toxicidad (categoría dos) para ser aplicado en la limpieza de 1 metro de superficie (mesón, pared, piso, etc.)

Desinfectar la infraestructura después de realizar la primera aplicación (limpieza) y dejar actuar el producto desinfectante de acuerdo al espacio seleccionado para limpieza, al aplicarlo tener en


1GD - GU – 001


50

cuenta el uso respiradores, overol y guantes. Es recomendable realizar el procedimiento el día viernes por la tarde para lograr la ventilación de dos días.

Limpiar siempre los implementos de trabajo cada vez que termine la jornada de limpieza.

Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene como posibilidades como aspiradora, como ambientador y como purificador de esporas, de polvo y de contaminantes sólidos, con este uso se renueva el aire y se purifica de los posibles contaminantes atmosféricos. Se puede prender una hora antes de dar inicio al trabajo, dos horas después de culminadas las labores y durante los periodos de descanso.

4. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS DE TRABAJO

Materiales:

Aspiradoras

Alcohol antiséptico

Elementos como Baldes. bayetillas blancas, traperos y trapos

Desinfectantes como hipocloritos

Debe efectuarse antes o después de cada jornada laboral de acuerdo a los programas de mantenimiento y limpieza establecido con el equipo de servicio generales de las entidades, a partir de los cronogramas de trabajo.

Aspire minuciosamente el espacio cuidando en controlar todos los rincones.

Limpie los escritorios, mesones y sillas de trabajo con una solución de alcohol antiséptico y agua (70-30). Use bayetilla blanca que debe lavar y desinfectar con Hipoclorito después de cada jornada de trabajo dependiendo de los niveles de suciedad.

Limpie el piso con un producto desinfectante dependiendo del tipo de piso. Lave y desinfecte los traperos o trapos usados luego de cada jornada de trabajo.

Deje ventilar controlando la entrada de polvo si la ventilación la da naturalmente por ventanales.

Si la ventilación debe darla artificialmente, especialmente en zonas de clima caliente, coloque ventiladores de pie, dirigidos contra rincones del área. Déjelos prendidos una hora ANTES de iniciar las labores de limpieza y una o dos horas DESPUES de terminar la jornada.


1GD - GU – 001


51

5. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE INSTALACIONES En muchas entidades se llevan a cabo “Programas anuales de Saneamiento Ambiental de Instalaciones”, en algunos casos se pueden coordinar con las secretarias Distritales o municipales de salud (Servicio de Atención al Medio Ambiente) que incluyen labores de desratización y desinfección de espacios. Estos procesos tienen como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para las personas que allí laboran, sino que además, benefician el campo de la conservación preventiva del patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de las entidades. Fumigación Contra Insectos Este proceso se llevara a cabo en toda la infraestructura física del depósito de material documental UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar. El objetivo de la desinsectación es eliminar del ambiente y de las superficies (pisos, muros, techos, mesones) la mayoría de las variedades de insectos que son comunes a los depósitos como son: moscos, zancudos, ácaros, termitas, gorgojo, cucarachas, hormigas, chinches, entre otros, por medio de la fumigación por aspersión. Igualmente es importante llevar a cabo la fumigación contra insectos en toda la infraestructura de la entidad como áreas diferentes a los depósitos de archivo y es necesario cuando se lleven a cabo los procesos proceder a la evacuación del personal. En caso de que a lo largo de la estructura física de la edificación existan terminados en madera y que a su vez en ellos se detecte ata que de gorgojo o termitas, es recomendable planear acciones de inmunización, empleando productos específicos para tal fin. Fumigación Contra Hongos Con este tratamiento se fumigaran completamente mediante nebulización con alcohol al 70%, las áreas de depósito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. El objeto de la desinfección es erradicar hongos y levaduras, incluidas sus respectivas esporas, así como bacterias del ambiente y de las superficies incluyendo la estantería. Proceso de desratización Como su nombre lo indica, con este proceso se busca erradicar toda clase de roedores, tales como ratas y ratones. Para este proceso se empleara un agente rodenticida que sea eficaz, de aplicación tanto en interiores como en exteriores, que no emita olores ni genere descomposición en los roedores que lo consumen.


1GD - GU – 001


52

ANEXO INSTRUCTIVO. ALGUNOS PRODUCTOS PARA SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ESPACIOS

Al diseñar un programa de fumigación de espacios, los responsables de la custodia del archivo deberá tener en cuenta varios aspectos como:

Documentarse sobre la ficha técnica de los diversos productos a utilizar.

Que los productos a emplear sean de baja toxicidad y no afecten la salud de las personas.

Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y procedimientos a tener en cuenta antes y después de los tratamientos.

No contratar los servicios de fumigación con empresas que no estén autorizadas para llevar a cabo esta tarea y mucho menos que se empleen en forma repetitiva el mismo producto, ya que los organismos y microorganismos tienen la tendencia a generar defensas contra los mismos, por lo que el producto se tornaría ineficaz. Para evitar lo anterior se debe planear la fumigación haciendo rotación de productos.

Contratar preferiblemente los servicios de fumigación con las empresas que tengan profesionales con experiencia en el campo de la conservación de bienes documentales.

A continuación se mencionan algunos productos que se han empleado en el Archivo General de la Nación. Sin embargo es importante aclarar que el AGN no recomienda empresas, ni marcas de productos y que se relacionan con fines netamente informativos.

1. DEMON 10 EC® Es un insecticida del tipo piretroide de amplio espectro, cuyo componente activo es una cipermetrina. Su grado de toxicidad corresponde a una categoría de III (Baja toxicidad) y de acuerdo con su ficha técnica indica que este producto se puede usar con bastante grado de seguridad, ya que no es mutagénico, ni teratogénico, o sea que no genera mutaciones ni anomalías. Tampoco se acumula en el tejido graso y es de rápida degradación en el suelo. Emulsión concentrada para mezclar con agua. Fabricado y distribuido por la empresa BASF Química.

Ficha técnica: Clase: Insecticida Grupo: Piretroide Tipo: Concentrado emulsionable Nombre Químico: Carboxílico de (+) – ciano – (3 – fenoxifenil) metil (+) cis, trans – 3 – (2,2-dicloroetenil) – 2,2 – dimetil ciclopropano Nombre Común: Cipermetrina, EPA, 10182-105 Categoría toxicológica: III. Insecticida piretroide de amplio uso en la industria se usa para el control de insectos rastreros y voladores, en especial coleópteros y lepidópteros, así como plagas de los granos. Se aplica en ambientes y superficies por aspersión o nebulización. Dosis: Aspersión: 10 a 20ml/lt para un área de 25m² usar 1 litro de la solución y por nebulización: para la misma área empelar 40 a 90ml/lt


1GD - GU – 001


53

2. SOLFAC 050 EC®

Este es un insecticida piretroide que actúa por ingestión y contacto, de amplio espectro contra plagas rastreras e insectos voladores. De rápido efecto inicial. Estable a la luz Solar. Fabricado por la BAYER S.A. Ficha Técnica Registro Min. Salud No. V-00964. Categoría Toxicológica II. Sustancia activa: Cyfluthrin. LD50: 500mg/Kg (ratas) LD50 aguda en la misma especie: 5000mg/kg Modo de aplicación: Aspersión y nebulización. Dosificación: Por aspersión: 6- 8ml/lt de agua. Para un área de 1m², emplear 50ml de la Solución.

Por nebulización aplicar una concentración de 20ml/lt para 1000 a 2000 m³.

3. KLERAT® Producto fabricado a base de sólidos parafinados o granulados Presentación: Granulado (pellets) para interiores y cebos parafinados para exteriores. Fabricado por BASF Química Colombiana. Ficha Técnica Clase: Rodenticida Grupo: Anticoagulante de segunda generación. Tipo: Derivado de la hidroxi cumarina. Nombre común: Brodifacouma. El Klerat es estable por tres años cuando se conserva en ambientes secos y frescos. Estable a la luz y resistente al agua. En general se emplean de 2 a 3Kg por hectárea. DL50 de 0.2g/kg Antídoto: Fitomenadiona. (Konation)

4. NEW GER®

Este producto ha demostrado ser efectivo como desinfectante contra hongos y bacterias. Ficha Técnica Composición: Solución de N-DUOPROPENIDA (Mezcla compleja de ioduros de amonio Cuaternario) al 2.5%. Liquido viscoso de color pardo a concentraciones altas pH: 5-7 (en solución de agua al 10%) dosificación critica: 100-150ml de NEW GER y diluir con agua hasta completar 1 litro. No se utiliza en presencia de hipoclorito, oxidantes fuertes, bisulfitos y/o productos anicónicos. No se puede reenvasar después de su aplicación dosificación normal: 50 ml de NWW GER y diluir con agua hasta contemplar un litro. Aplicación: después de limpieza general por aspersión, inmersión o manualmente. Presentación: Galón x 3 litros / Garrafa x 20 litros.

5. TIMSEN®


1GD - GU – 001


54

Sal mejorada de amonio en forma de perla seca, compuesta en un 40% de ingrediente, el nalquil, dimetil, bencil amonio y un 60% de área estabilizada. Ficha Técnica Dosis letal: para el hombre la LD50 seria 3.675mgr/kg de peso corporal en su estado sólido. Las soluciones de Timsen entran en contacto con los microorganismos, causan la anulación de cargas negativas existentes a su alrededor y provocan una apertura de los poros citoplasmáticos, perdidas de elementos esencias como nitrógeno y fosforo. Se causa la destrucción de la membrana y del núcleo celular, asegurando la total eliminación del microorganismo sin posibilidades de crear resistencia del producto. El Timsen es incompatible con jabones aniónicas o sustancias del igual naturaleza. Para preparar un litro se le agrega 1,9 gr. (concentración 800 PPM). En Colombia es distribuido por PROMOTORAS UNIDAS LTDA. e-mail: UPI@WPRLDONET. ATT.NET.

RECOMENDACIONES PARA FUMIGACION DE ESPACIO DE OFICINA Para llevar a cabo este proceso es necesario la protección de los equipos y demás elementos, para lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque. Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. No dejar a la mano objetos de valor. 2. Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les impregne el

producto, tales como: artículos personales, maquillaje, etc. 3. Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos. 4. Proteger con papel periódico blanco los equipos electrónicos, especialmente los equipos de

cómputo. 5. Proteger con papel periódico los libros, folders y carpetas. 6. Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el producto penetre en

los diferentes espacios. 7. No dejar conectado a la toma eléctrica o en funcionamiento ningún equipo. 8. Dejar las ventanas cerradas. 9. No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotográfico, o documentos en

cualquier soporte. Para el periodo posterior a la jornada de fumigación es recomendable:

Dejar ventilar los espacios de oficina.

No consumir alimentos en las oficinas.

Limpiar los escritorios y sillas

Limpiar los equipos

Estas actividades de Saneamiento Ambiental deben ser coordinadas y ejecutadas con las Secretarias de Salud Distritales y Municipales o contratadas con empresas especializadas y debidamente certificadas.


1GD - GU – 001


55

FORMATO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO, LIMPIEZA Y DESINFECCION

El responsable del programa deberá diligenciar de acuerdo al cronograma anual generado, directamente este formato, teniendo presente los siguientes lineamientos: Describa cada uno los ítems el nombre de la persona responsable de adelantar las tareas de mantenimiento, la periodicidad, el equipo y los materiales empleados y las observaciones a nivel de conservación preventiva, haciendo énfasis en los que por sí estado de integridad, intentando representar una fuente de deterioro o de posible desastre. (Ver tabla de formato No. 1)

FORMATO No. 1 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO SEGUIMIENTO_____________

Responsable del programa_________________________________________ Procedimiento___________________________________________________ Fecha _________________________________________________________

Cargo_________________________ Área__________________________

ÍTEM RESPONSABLE PERIODICIDAD EQUIPO MATERIALES OBSERVACIONES

ÁREA

INSTALACIONES

ESTANTERÍA

DOCUMENTACIÓN


1GD - GU – 001


56

Anexo 2.

INSTRUCTIVO 009 “CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS QUE DEBEN POSEER LAS DEPENDENCIAS DESTINADAS PARA ARCHIVOS”

12 de febrero de 2009

Es importante que los señores directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de Región,

metropolitanas, y departamentos de Policía, directores de escuelas de Formación y jefes de

organismos especiales, en el caso particular de la gestión documental, observen los lineamientos

previstos en el Acuerdo No.049 de 2000, emanado del Archivo General de la Nación, que establece

las condiciones técnicas mínimas que se deben acatar al construir y/o adecuar la parte locativa

destinada a los archivos.

La Ley 594 del 14 de julio de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, tiene

como objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del

Estado, estableciendo en el artículo 11 la obligatoriedad estatal de la creación, organización,

preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden

original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

La Policía Nacional en acatamiento a lo previsto en el Artículo 61 del Reglamento General de

Archivos, desarrollado por el Acuerdo No. 049/2000 emanado del Archivo General de la Nación,

debe responder por la adecuada instalación y custodia de sus archivos y por la apropiada prestación

de los servicios archivísticos, para lo cual adoptará las normas de carácter técnico relacionadas con

edificios y locales destinados a archivos así como a los procedimientos de control y demás aspectos

que garanticen su funcionalidad y la conservación de sus fondos documentales, ciñéndose a las

directrices tomadas de la precitada norma y que se relacionan, así:

Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir

con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y de

mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación

Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación y que ofrezca estabilidad.

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible peligro por atentados u

objetivos bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural

incremento.


1GD - GU – 001


57

Aspectos Estructurales

Si se utiliza estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá

estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 kilogramos por metro

cuadrado, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de

mayor tamaño al señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de

alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión y corrosión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el

tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la

documentación.

Capacidad de almacenamiento

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material

documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan

las tablas de retención y valoración documental.

Distribución

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los

elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las

de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento

de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

Las áreas técnicas tendrán relación con los de depósitos, tomando en cuenta el

necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las

relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de

los documentos.

Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las

características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

Estantería

Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o

aristas que produzcan daños sobre los documentos.


1GD - GU – 001


58

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado, químicamente estable:

Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja deberá soportar un peso de

100kg/metro lineal.

La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar

los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se

deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso, a techo y entre sí.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 centímetros, para facilitar la

manipulación y el acceso del operario a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centímetros del piso.

Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para

posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7

centímetros o menos.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar

desgarres en la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de

documentos ni de ningún otro material.

Distribución de Estanterías

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20

centímetros entre éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70

centímetros y un corredor central mínimo de 120 centímetros.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación

acorde con la signatura tipográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el

empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación

de la documentación almacenada.

Mobiliario para obras de gran formato

Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número

de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las

planotecas tendrán una profundidad de 5 centímetros o menos. Cada una de ellas debe

poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el

riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.


1GD - GU – 001


59

Archivadores verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la

conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Mobiliario para documentos en otros formatos

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas

de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D.

principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como

gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acorde con las dimensiones y

tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya

lugar.

Contenedores

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y

eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.

Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de

embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el

propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se

aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar

dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para

el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo

de 4 centímetros.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de

video, rollos cinematográficos o fotografías, entre otros, y digitales como disquetes y

C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de

pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados

en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente

debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes

con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Los disquetes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en

polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos,


1GD - GU – 001


60

y no contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de

conservación contendrá solo un disquete o C.D.

Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de

archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura,

humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

Condiciones Ambientales

Material Documental: Soporte en papel

Temperatura de 15 a 20°C. Con una fluctuación diaria de 4° C.

Humedad relativa entre 45% y 60%, con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía

Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20°C.

Humedad relativa de 40% a 50%

Color: Temperatura menor a 10°C.


Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C.


Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10°C.


Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20°C.


Microfilm: Temperatura 17 a 20°C.


Ventilación

El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos

veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales

internas que se quieren mantener y al espacio.


1GD - GU – 001


61

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una

adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de

partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan

relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

Iluminación en depósitos

Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y

utilizando filtros ultravioleta.

Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Seguridad

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o

Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el

empleo de polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar

acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos

para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades

documentales.

Mantenimiento

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente

la humedad ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el

efecto se deben emplear aspiradoras.

El mando institucional dispone que se acaten las recomendaciones técnicas descritas, debiendo

tomar las acciones pertinentes a fin de propugnar por la adecuada conservación del fondo

documental de la Policía Nacional.

La Secretaria General registrará los avances que en esta materia se vayan logrando.


1GD - GU – 001


62

Anexo 3

ACUERDO No. 050 “PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO”.

(5 de mayo de 2000).

CONSIDERANDO: Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva”. Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ahora..... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”. Que se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. ACUERDA: ARTICULO 1: Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo entre otros. PARAGRAFO: Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas humanas. ARTÍCULO 2: Planificación de preservación: La prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuación. PARAGRAFO : El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en las entidades por los Comité Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo


1GD - GU – 001


63

establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comité que apoyará todas las medidas de reacción y recuperación. ARTICULO 3: Prevención. Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:

1. LEVANTAMIENTO Y VALORACIÓN DEL PANORAMA DE RIESGOS.

Para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectarse el material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:

- Riesgos provenientes del exterior del edificio. - Riesgos provenientes de la estructura del edificio. - Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos

documentales. - Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institución o algún tipo de

material. Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinación de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y del material documental. Para evitar lo antes señalado se procederá previamente a:

Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el edificio y las colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institución con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para la institución.

Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante. Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado de los materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y los mecanismos de protección contra incendios.

Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental, estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.

Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico teniendo en cuenta la existencia de algún tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la importancia del material documental, se deberán establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la valoración de los documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten igual relevancia.


1GD - GU – 001


64

2. MEDIDAS PREVENTIVAS

Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más eficaces. Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:

- Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia.

- Personal de vigilancia - Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores manuales,

sistemas de extinción fijos. - Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior. Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable. La protección contra los efectos del agua, incluirán la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.

3. PREPARACIÓN DE UN PLAN DE EMERGENCIA

Este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el Comité Paritario de Salud Ocupacional de las entidades entre otros. Los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia. La información que se encuentran en un plan de emergencia aborda en términos generales los siguientes aspectos:

- Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía. - Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de emergencia

como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos donde la electricidad y el agua pueden suspenderse entre otros.


1GD - GU – 001


65

- Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales.

- Orden y detalles de las operaciones de salvamento. - Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento,

bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia. - Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte

eventual congelamiento, lugares para almacenamiento. - Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a

requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones.

4. REACCIÓN EN CASO DE SINIESTRO En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pánico. Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido un plan conjunto de trabajo. Se debe contactar rápidamente al responsable del Plan de Prevención de Desastres quien hará los contactos del Comité de Apoyo y de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos Técnicos sobre métodos de acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gases entre otros. Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los daños. No hay que desechar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que ensayar en bajar las tazas de humedad relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que una infestación se desate. Hay que asegurar una buena circulación de aire y si es posible instalar técnicamente equipos de deshumidificación. Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografía de los documentos y de los locales, inventario del material afectado. Estos datos serán necesarios para el expediente de la a seguranza en el caso de que exista y en la evaluación del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien contra el robo. Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. Así mismo se hace necesario escoger métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de acción:

a) Secado de documentos. Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que prima sobre la encuadernación.


1GD - GU – 001


66

Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede favorecer la evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se disponen del equipo humano necesario. Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida. No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado. Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo. Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no penetre. Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas. Secado asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire, congelación y secado manual, congelación y liolización.

b) Desinfección. Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de secado, será necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se desinfectarán los depósitos. El equipo mínimo con el que se debe contar incluye: Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termohigrómetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo. ARTICULO 4: Este Acuerdo rige desde su publicación. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE. Dado en Santafé de Bogotá, a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil (2000).

BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Presidente Secretario Técnico


1GD - GU – 001


67

Anexo 4

DETERIORO EN DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Después de haber hecho un recorrido por la conservación preventiva en archivos de gestión, central

e históricos, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de los documentos de

archivo, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que se produce dicho deterioro

y los indicadores que permiten que sea detectado. Así mismo, es necesario incluir algunos aspectos

relacionados con la conservación del material fotográfico, ya que cada vez son más archivos los que

contienen este tipo de documentos que pueden ser muy frágiles y susceptibles a sufrir alteraciones

irreversibles.

La alteración de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o

modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos a los

cuales contribuyen las condiciones en que se encuentran almacenados. Estas alteraciones se

pueden clasificar en:

Factores de alteración

Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o características propias a su

naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformación de los materiales. También

llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrínsecos o extrínsecos y son hechos

pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro.

Intrínsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de los

componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricación; la presencia de agentes de

deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o elementos metálicos oxidantes

que se incorporen durante el proceso de fabricación.

El papel de manufactura industrial posee, dentro de su estructura, materiales y productos poco

estables que ocasionan el deterioro de los documentos. Además de utilizar materias primas

derivadas de las fibras de madera, incluyen compuestos químicos inestables como el alumbre-

colofonia, empleados en la consolidación del papel, por otro lado, en los proceso industriales

químico-mecánicos de obtención de la pulpa se utilizan entre otros, el procedimiento al sulfito,

produciendo papeles ácidos. Al igual, métodos de blanqueo con cloro, cuyos derivados poseen una

alta acción oxidante.

Lignina: Los papeles modernos fabricados con pulpas extraídas de tronco de arboles poseen esta

sustancia que se encuentra en las paredes celulares y que tiene la característica de ser inestable y

reaccionar fácilmente con la luz y con otros sustancias. A su vez, se descomponen con facilidad,


1GD - GU – 001


68

dando lugar a la formación de subproductos colorados que le confieren a papel un aspecto

amarillento; también dan lugar a la producción de ácidos orgánicos que van a ocasionar hidrólisis

acida, la cual provoca una disminución en el grado de polimerización de la molécula de celulosa y el

consiguiente debilitamiento del soporte, con lo que experimenta la disminución de sus propiedades

mecánicas.

Encolantes y cargas: Los encolante utilizados para ayudar a la compactación de las fibras y mejorar

los propiedades físico mecánicas del papel, pueden contener partículas que se oxidan causando

manchas puntuales y acidez u oxidación; igualmente se presenta este mecanismo especialmente en

aquellos procesos industrializados en que se emplea la mezcla colofonia-alumbre la cual cataliza la

formación de acido sulfúrico.

Tintas: las diferentes tintas utilizadas poseen una múltiple y variada composición. Algunas causan

deterioro mediante mecanismos de acción similares a los expuestos anteriormente, ya que los

materiales con que se fabrican poseen variados contaminantes. Uno de los daños más frecuentes es

el efecto que producen los residuos metálicos capaces de catalizar las reacciones de oxidación o la

formación de ácidos. Un caso que merece especial atención son las tintas ferro-galo-tánicas, que

causan corrosión en algunos papeles llegando a ocasionar roturas; eran fabricadas a base de hierro,

acido gálico y tánico y se encuentra comúnmente en documentación antigua.

Extrínsecos: Dentro de estos se encuentran las condiciones ambientales, biológicas, desastre

naturales y factores antropogénicos (deposito y mantenimiento, manipulación y vandalismo).

Condiciones Ambientales

Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar

acciones bióticas y procesos de oxidación y condensación, cuyos indicadores son la

descomposición, debilitamiento y pulverización del soporte. Es importante controlar muy

bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible.

Humedad Relativa: La humedad es un factor determinante, considerando que el papel es un

material higroscópico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua

en su estructura.

Los materiales orgánicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permite

mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos óptimos para su conservación en el

tiempo; este porcentaje se conoce como el “agua de constitución”, que está en equilibrio

dinámico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se rompe

si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.


1GD - GU – 001


69

Un exceso de humedad sobre la documentación favorece el crecimiento de hongos

(deterioro de tipo biológico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de

hidrogeno y disminución de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de

hidrólisis, así como también ocasiona migraciones iónicas que a su vez rompen las redes

celulósicas que dan forma a la hoja de papel.

En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por

resequedad, la cual torna frágil y quebradizo el soporte. Este daño es prácticamente

irreversible y se caracteriza por la pérdida de agua de hidratación y de propiedades físico-

mecánicas como la resistencia y la flexibilidad.

Otro problema que se puede presentar es la cristalización de los adhesivos o colas utilizados

en los procesos de encuadernación. Estos materiales que se involucran en la

documentación producen también cambios dimensionales como encogimiento debido a la

perdida de flexibilidad y elasticidad de la película o adhesivo.

Iluminación: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario además de conocer

su naturaleza y características, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxómetro y el

monitor de radiaciones UV.

Fuentes de iluminación:

Natural Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la más perjudicial pues contiene la mayor proporción de radiaciones UV y una alta intensidad lumínica. Altas montañas: mayor daño

Artificial

Lámpara incandescente

Constituida por un bulbo de cristal con un filamento de tungsteno calentado por la electricidad. Gran parte de la electricidad se convierte en calor y no en luz. Emite una gran cantidad de rayos IR por lo que aumenta la temperatura de los depósitos.

Lámpara fluorescente

Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor de mercurio y recubierta por polvo capaces de fluorescer en las radiaciones emitidas por el vapor. Emiten radiaciones UV. No deben usarse sin filtro.

Acciones para reducir los efectos

Eliminar la radiación UV utilizando filtros en ventanas. Reducir la iluminación de manera que sea solo la necesaria para que el objeto se vea. Reducir el tiempo de iluminación tanto como sea posible. No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre los documentos.

Es necesario tener claro que todo material orgánico corre peligro en presencia de la luz

(papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).


1GD - GU – 001


70

La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula la

actividad biológica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lámparas

fluorescentes ocasionan daños más graves como reacciones fotoquímicas de los radicales

libres de celulosa. El daño de este tipo más común es la fotooxidación; ésta conlleva una

gran cantidad de reacciones químicas que en últimas producen cambios de color,

disminución en las propiedades mecánicas, etc. Este proceso puede verse acelerado

también por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras

del papel.

Como último aspecto sobre la iluminación, es necesario comentar que mientras más intensa

sea la luz sobre un documento y más tiempo de exposición tenga, mayor será su deterioro,

gracias a la ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz actúa acumulativamente, de

manera que es el tiempo total de exposición lo que importa. Por este motivo, la estrategia

más eficaz para reducir los daños es reducir la iluminación y el tiempo de exposición.

Contaminación atmosférica: Las sustancias más comunes y que causan graves daños en

diversos tipos de documentación son el dióxido sulfuroso (SO2), el dióxido de nitrógeno

(NO2) y el trióxido de azufre o anhídrido sulfúrico (SO3), los cuales en contacto con el agua

(humedad) dan lugar a la formación de acido sulfúrico y nítrico los cuales tienen la propiedad

de ser corrosivos y pueden causar sobre el papel oxidaciones, hidrólisis acida de la celulosa,

modificaciones estructurales sobre otros componentes tornándolos solubles. Algunas

partículas metálicas presentes en el papel catalizan (aceleran) la formación de ácidos y por

lo tanto su acción.

En ambiente salino los iones cloruro del acido clorhídrico en presencia del acido sulfúrico

son una mezcla particularmente corrosiva, al igual que la formaría el acido clorhídrico con el

acido nítrico. Igualmente son causantes de deterioro las partículas metálicas del papel en

ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las fumigaciones.

En primer lugar, los metales reaccionan con el oxigeno produciendo óxidos, este oxido

puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la

documentación. Aunque la reacción de algunos gases contaminantes atmosféricos con el

agua puede ser lenta, al estar presente partículas metálicas con óxidos de aluminio, cobre,

hierro, etc., se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este

fenómeno es conocido como un proceso de catálisis química.

En los espacios cerrados la concentración de los gases depende de la humedad. Mientras

mayor sea ésta, mas rápido se absorberá el gas por los materiales constitutivos del espacio

y aquellos depositados en él.


1GD - GU – 001


71

El polvo, conformado por pequeñas partículas solidas que permanecen suspendidas en el

aire por un tiempo, es un elemento que causa graves daños sobre los soportes

documentales. Las sustancias químicas, cristalinas y amorfas como tierra, arena, hollín,

residuos ácidos y gaseosos y microorganismos, generan o aceleran procesos de deterioro

químico y físico sobre el papel.

Factores biológicos

Gran parte de la destrucción de los materiales de archivo es atribuida a la acción de

microorganismos, insectos y micro mamíferos.

Hongos: Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestión del sustrato en

que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunión de múltiples

filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman estructuras

especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son liberadas al aire en

donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un medio ambiente favorable.

Los hongos, juegan un papel mucho más importante que las bacterias en lo que se refiere al

deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio espectro de acción y la poca

especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxigeno, temperatura

y a su tipo de nutrición.

Insectos: Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayoría de especies pueden

alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como papel, cartón,

cuero, pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de estanterías.

Murciélagos (Chioptera): Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en gran cantidad

en archivos rurales; de hábito nocturno, se alimentan de frutas, insectos y sangre. Cuando estos

animales pasan la noche dentro de los archivos y áticos, pueden manchar con su orina la

documentación y sus excrementos ocasionan problemas de salubridad e infestación de insectos,

así como, concreciones que modifican las calidades estéticas u ocultan e incluso degradan tanto

al soporte como la información.

Aves: Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su excremento

deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de microorganismos.

Entre los principales insectos que pueden ser atraídos por los excrementos y establecer su

hábitat en los nidos de las aves, se encuentran las polillas, los piojos de libro, los escarabajos de

las alfombras y del libro.


1GD - GU – 001


72

Desastres o catástrofes

Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria, de carácter accidental o inducido, que al incidir

directamente sobre la documentación van a causar deterioros generalmente irreversibles. La

posibilidad de ocurrencia de catástrofes naturales depende en gran parte de la ubicación geográfica

y de la conformación geológica de los terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los

siguientes casos:

Sismos/Terremotos: Este factor afecta aquellas zonas volcánicas o cercanas a fallas

geológicas, generalmente en las vecindades de la costa pacífica, donde estos fenómenos

ocurren con cierta periodicidad.

Incendios: Los incendios son un problema causante de daños irreversibles a la

documentación, ya que la perdida de información es inminente debido al cambio en la

naturaleza del material (los diferentes materiales de carácter combustible, tales como

celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxigeno ambiental dando lugar a la formación de

carbón, gas carbónico y vapor de agua).

Inundaciones: Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanías de los ríos, lagos,

costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentación y ser absorbidos por la

misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte, corrimiento de tintas, daños en las

encuadernaciones y propician el crecimiento de hongos, entre otros.

Factores Antropogénicos

Se definen como aquellos que son producto de la acción directa o indirecta del hombre. Entre ellos

se encuentran los siguientes:

Depósito y mantenimiento: Un factor indirecto de deterioro, pero no menos importante, es la

edificación destinada a albergar la documentación. Si cuenta con una mala ubicación,

diseño poco funcional, mala ventilación, fuentes de iluminación y sistemas de depósito

inadecuados, proveerán las condiciones para el daño de los soportes.

Manipulación: El hombre es considerado como uno de los principales causantes de deterioro

de los documentos. Los daños físicos más frecuentes en los diferentes tipos de documentos

son en general desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte y desgarros

por tensión excesivas. La consulta periódica de la documentación implica un constante

abrir y cerrar de tomos y otras unidades de conservación, movimientos continuos en la

ubicación sobre estanterías. Esto, unido al empleo de materiales de baja calidad, va a

deteriorar a largo plazo la documentación debido a fricciones, rozamientos y desgarros.


1GD - GU – 001


73

Materiales metálicos: el empleo de materiales metálicos tales como grapas, clips, anillados,

ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones, que se

intensifican cuando el documento está en ambientes húmedos.

Entre las alteraciones más frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxidación

de estos materiales. La acción corrosiva que tienen sobre los soportes, causan

principalmente manchas y roturas.

Vandalismo: Se refiere a los deterioros físicos o mecánicos en general, causados por

manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas,

inscripciones, fragmentaciones y manchas.

Mecanismos e indicadores de alteración:

Son una secuencia de cambios físicos y químicos que provocan modificaciones en ciertas

propiedades específicas del material, cuando este ha sido influenciado por factores de alteración.

Entre los mecanismos deteriorantes más comunes podemos citar los siguientes:

Degradación térmica, oxidación, hidrólisis acida, degradación enzimática o alteraciones físico-

mecánicas, entre otros.

Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante las cuales

podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de alteración), que ha

sufrido el material.


1GD - GU – 001


74

Anexo 5

EMPASTE Y ENCUADERNACIÓN ¿LA SOLUCIÓN?

Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces de

manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los métodos por los que se realiza.

En ocasiones, no resulta fácil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de documentos.

Sin importar cuál sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo

es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdad

fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, por lo que se hace

necesario evitar que este tipo de prácticas se vuelvan comunes dentro de nuestros archivos.

Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son múltiples, consideramos importante

mencionar algunos ejemplos con el propósito de que no se repitan. En algunas ocasiones, la

documentación no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a

empastar sin eliminar primero el material metálico, hacer foliación y revisarla, desdoblar los

documentos (quedando incluso “perdida” la información por no poder desdoblarlo). En otros casos,

las márgenes resultan insuficientes y al empastar la información se ha perdido al perforar el soporte

o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas

para el empaste son otro problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio

documental de la Nación, pues se usan costuras conocidas como “diente de perro” y de “nervios

incrustados” que causan roturas y pérdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el

exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de

tipo químico, físico y hasta estético.

Al momento de evaluar la necesidad del empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:

Necesidad: Según la clasificación archivística, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del empaste.

Funcionalidad: Debe examinarse con cuidado si las márgenes lo permiten sin afectar el contenido y

el grado de abertura que se requeriría para no alterar la lectura de texto.

Durabilidad: Resistencia al uso y estabilidad estructural.

Longevidad: Resistencia al deterioro químico y estabilidad de los materiales que se usan para el

empaste.

Reversibilidad: En lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reemplazarse

posteriormente.

A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, específicamente el

grado de acidez de cartones, papeles y telas; así mismo, la cubierta debe ser acorde con el tamaño

y peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en dos o tres parte iguales y

empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.


1GD - GU – 001


75

Anexo 6

EXTINTORES.

Para tener una idea de la mínima cantidad de extintores que deberán ubicarse dentro de un deposito

de archivos, se incluye la siguiente tabla.

OCUPACIÓN

Riesgo Leve

(bajo)

OCUPACIÓN

Riesgo Ordinario*

(moderado)

OCUPACIÓN

Riesgo extraordinario

(alto)

Clasificación mínima

Extintor Individual 2 2 4

Área máxima

Por unidad de A

3000 pies cuadrados

280 m²

1500 pies cuadrados

140 m²

1000 pies cuadrados

93 m²

11250 pies cuadrados

1045 m²


1045 m²


1045 m²

Distancia máxima a recorrer

hasta el extintor

75 pies

22.7 m

75 pies

22.7 m

75 pies

22.7 m

Cuando el área de un edificio es menor de 3000 pies cuadrados (279 m²) debería colocarse por lo

menos un extintor del tamaño mínimo recomendado.

*Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificación entrarían la mayoría de los depósitos

de archivo siempre y cuando sea respetado su uso único como archivo y no como “cuarto de san

alejo”. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase B están presentes en una

proporción mayor que la esperada en lugares con riesgo menor (bajo). Estos lugares podrían

consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercancía y almacenamiento, manufactura ligera,

salones de exhibición de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de áreas de servicio de

lugares de riesgos menor (bajo) y depósitos con mercancías de clase I y II.

Cada entidad deberá evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro

tipo de medidas preventivas como sistemas automáticos de riego (sprinklers), entre otros. Teniendo

presente que el daño causado a los documentos en un incendio, sea el menos posible. Ya que en

caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores,

al mojar la documentación y causar problemas con las tintas y los soportes.


1GD - GU – 001


76

Anexo 7

ESPECIFICACIONES CAJAS Y CARPETAS DE ARCHIVO “Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental” AGN

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO

Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentación del polvo,

la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su

adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben

seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos.

El Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación a partir de la investigación y

revisión de diseños empleados en otros países y con la asesoría de empresas nacionales ha

avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para Archivo Histórico, Archivo Central y para

documentos de mediano y gran formato.

El diseño de las cajas que se recomiendan a continuación permite por medio del plegado y el ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes diseños facilitan la producción en línea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metálicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft corrugado de pared sencilla y cumplir los siguientes requisitos: Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.

Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 Kgf/cm2.

Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. Los recubrimientos que cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes:

Emulen 50. Emulsión acuosa de polímero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad 200-400 cps.

Mobil-cer-a. Película a base de ceras y parafinas, la cual es usada tradicionalmente en embalajes para exportación de flores con el fin de evitar la deshidratación.

Adhesán 599. Adhesivo en emulsión de polivinil acetato modificado, viscosidad 1200-1500 cps.

Dispromul R. Dispersión balanceada con ceras parafínicas, pH 8 - 9, viscosidad 200 cps máximo MA-003.


1GD - GU – 001


77

Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad.

Acabado. El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO Ref: Archivo Histórico

Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.

Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación

Diseño: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las

unidades interiores como carpetas, legajos o libros.


1GD - GU – 001


78


Ref: Archivo Central

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.

Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su

manipulación.

NOTA. Este diseño también puede ser utilizado para Archivo Histórico.


Ref: Cajas para Documentos de Mediano Formato

Dimensiones:

Tapa:

Dimensiones internas: largo: 60 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8 cm.

Dimensiones externas: largo: 60,5 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8,5 cm.

Base:

Dimensiones internas: largo: 57,5 cm. x ancho: 41 cm. x alto: 8 cm.

Dimensiones externas: largo: 58 cm. x ancho: 43 cm. x alto: 8,5 cm.

Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación. Diseño: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de la documentación.


Ref: Cajas para Documentos de Gran Formato

Dimensiones:

Tapa:


Dimensiones externas: largo: 88,5 cm. x ancho: 62,5 cm. x alto:8,5 cm.


1GD - GU – 001


79

Base:


Dimensiones externas: largo: 87,5 cm. x ancho: 60 cm. x alto: 8,5 cm.

Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de la documentación.

ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO

Ref: Carpetas con Solapas Laterales

Dimensiones:

Total: Ancho: 69,5 cm. x largo: 69,5 cm.

De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.

De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.

Ancho: 25,5 cm. x largo: 35 cm.

De las aletas superiores: Ancho: 22,5 cm. x largo: 17cm.

Material:

La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas

Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH 7)

Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores,

peróxidos y sulfuro.

Resistente al doblez y al rasgado.

De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y

ser insolubles en agua.

La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras

imperfecciones.

Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320

g/m2.

Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior.

Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1

cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de


1GD - GU – 001


80

almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni

ganchos.

En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación

de su contenido.


Ref: Carpetas con Solapas Laterales

5 cm

cm

5

cm

5 5

25.5

cm

22 cm

17 cm

cm

35 cm

22 cm

17.5

cm

DIAGRAMA DE CARPETA


1GD - GU – 001


81


Ref: Carpetas para Archivo de Gestión

En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguías, productos

que se pueden adquirir comercialmente.

Internamente, dentro de las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas

en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mínimo

320g/m2, cartulina bristol/bond).

Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluye adhesivos,

cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

Las carpetas deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a

albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la

identificación de su contenido.

Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm.

Largo del pliegue: 35 cm.

Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.

Ancho cubierta anterior: 22 cm.

Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm. para identificación

NOTA. No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación.


Ref: Carpetas para Documentos de Gran Formato

Los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina

desacidificada de mínimo 240 g/m2 o cartulina propalcote de mínimo 320 g/m2 ). Las carpetas

deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar

visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentación de gran formato se puede

utilizar la unión de varias piezas de cartón o cartulina, usando como bisagras cintas o telas (con alto

contenido de algodón o lino), cuyo adhesivo sea resistentes al paso del tiempo, reversible

(fácilmente removibles) y estable en condiciones óptimas de humedad relativa y temperatura


1GD - GU – 001


82

(humedad relativa entre 45% y 60% y temperatura entre 15°C y 20°C). El color del adhesivo debe

ser permanente, es decir, no debe decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas.

Además, éste no debe contener cloruro de polivinilo (PVC) y debe impedir la propagación y contaminación por microorganismos como hongos y/o bacterias. Se recomienda el uso de adhesivos poliméricos tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polivinílico (PVA) y acetato de

polivinilo (PV Ac). El pH de los anteriores adhesivos debe ser igual o mayor a 7 (pH 7).


1GD - GU – 001


83

12. BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 007/1994, Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivo.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 11/1996, Establece criterios de conservación y organización de documentos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 47/2000 “Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento General de Archivo sobre “restricciones por razones de conservación”.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 48/2000 “Conservación de documentos”, del reglamento general de Archivo sobre conservación preventiva y restauración documental.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049/2000, Condiciones de edificios y locales destinados para Archivo.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 050/2000, prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 38/2002 Desarrolla el artículo 15 de la ley General de Archivo sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Circular 01/2003 organización y conservación de los documentos de archivo.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos, grupo de conservación y restauración.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para Diagnostico Integral de Archivos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental.


1GD - GU – 001


84

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Norma técnica de calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2004.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. Reglamento de archivo para el Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas militares y Policía Nacional.

POLICÍA NACIONAL. Instructivo 009 SUDIR-SEGEN del 120209 sobre condiciones técnicas mínimas establecidas que deben poseer las dependencias destinadas para archivo.

POLICÍA NACIONAL. Instrucciones para unificar criterios sobre la elaboración de documentos institucionales. Directiva permanente 012, 17 de Diciembre de 2002.

ICONTEC. Normas técnicas Colombianas, para la elaboración de documentos, 2000.

MARÍA CLEMENCIA GARCÍA. Conservación Preventiva en archivos de Gestión (Boletín Con-Tacto Numero 6, Publicación del Laboratorio de Restauración AGN).

MARÍA CLEMENCIA GARCÍA. Programas permanentes de Conservación (Boletín Con-Tacto Numero 8, Publicación del Laboratorio de Restauración AGN).

HELBERT GUERRERO. Eliminación de factores biológicos dañinos en archivos. (Boletín Con-Tacto Numero 4 y 5, Publicación del Laboratorio de Restauración AGN).

FABIO ENRIQUE PÁEZ. Guía para la conservación Preventiva en los archivos, orientaciones en primeros auxilios en archivos. AGN 1997.

MARIO JAVIER SANTANDER. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías, soportes documentales alternativos en archivos y centros de información. AGN 2004

UNESCO. Archives and education: a ramp study with guidelines. Unesco. Paris 1986


1GD - GU – 001


85

Dirección y Conceptualización

Doctor ALFONSO QUINTERO GARCIA

Secretario General

Elaboración y redacción

Área de Archivo General

Mayor JOSÉ HERNANDO MEDINA BERNAL

Capitán EDGAR FERNANDO LÓPEZ GONZÁLEZ

Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ

Diagramación e impresión

Imprenta Nacional de Colombia

Documents

Guia de Conservacion Preventiva Para Los Archivos de La Policia Nacional