Guia de eventos senado

Guia Prático de Eventos do Senado

RelaçõesPúblicas

SENADO FEDERAL

Neste espaço, você encontra informações básicas sobre a realização de eventos no âmbito do Senado Federal, que podem ocorrer por demanda de órgãos internos da Casa, conforme disposto dos Regimentos Internos do Senado Federal e do Congresso Nacional, ou por solicitação do cidadão, de empresas, entidades da sociedade civil e outras instituições.

Para auxiliar na elaboração dos projetos, a Secretaria de Relações Públicas disponibiliza um pequeno Guia Prático com algumas dicas sobre Planejamento e os quesitos principais que dele devem constar para assegurar a plena organização e realização do evento.

Mais Informações:Telefone: (61) 3303-1993 – Fax (61) 3303-1067e-mail: [email protected] Coordenação de EventosSecretaria de Relações Públicas

Guia Prático de EventosRelações Públicas do Senado Federal

Geraldo Mesquita Júnior (PMDB)

O Senado Federal cede alguns espaços para a realização de exposições de artes plásticas e para outros eventos como formaturas, seminários, congressos etc.

As solicitações de uso do espaço devem ser dirigidas à Primeira-Secretaria, que é o setor responsável pela análise dos pedidos e pela respectiva autorização. A cessão dos espaços, após aprovação, ocorrerá conforme a disponibilidade do calendário anual de atividades do Senado Federal.

Os pedidos de exposições de artes plásticas são também submetidos à Comissão Especial Curadora de Artes Plásticas do Senado Federal, órgão responsável pela análise técnica dos trabalhos.

Auditório Petrônio Portela

Biblioteca

Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado

Os Espaços



Senado Galeria

Salão Negro do Palácio do Congresso Nacional

Salão Branco do Palácio do Congresso Nacional

Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado


Espaço Cultural Senador Ivandro Cunha Lima


Contatos e Informações

?Primeira-Secretaria do Senado Federal:

Telefones: (61) 3303-1066, 3303-3159, 3303-4616 e 3303-1544.

Link: www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/

default.asp

?Normas do processo de seleção e outras informações:

www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/REGULAMENTO.PDF

?Secretaria de Relações Públicas - Coordenação de Eventos:

Telefone: (61) 3303-1993

Fax (61) 3303-1067e-mail: [email protected]



Conceito

O evento é uma ferramenta de comunicação dirigida e deve ser utilizado para informar e mobilizar públicos específicos de interesse da instituição. O evento, quando corretamente desenvolvido, contribui para a promoção de uma imagem positiva das ações e políticas legislativas do Senado Federal junto à opinião pública, reduzindo as barreiras de comunicação entre a Instituição e a sociedade e ampliando o nível de conhecimento de um ou mais temas destacados no evento.

O Planejamento

O Planejamento de eventos pressupõe uma análise antecipada e criteriosa dos objetivos pretendidos com a sua realização. Especialmente no setor público, desenvolver um evento implica gasto público e, como tal, todo gestor de comunicação deve estar atento às condições de viabilidade técnica e econômica do evento para garantir que o cidadão efetivamente seja o maior beneficiário.

Todas as informações disponíveis sobre o cenário para proposição do evento são essenciais para facilitar sua formatação, identificar possíveis dificuldades e assegurar o êxito da ação.

Os eventos são de fundamental importância na consolidação do conceito da Instituição, pois podem alterar a opinião de quem não conhece o trabalho realizado pelo órgão ou por quem tem uma visão negativa pré-concebida.

O Planejamento de um evento é, portanto, a melhor forma de mapear o cenário em que se quer trabalhar os temas de relevância para a Instituição. Planejar pressupõe detalhar o processo, divulgar as ações, compartilhar as decisões e definir a responsabilidade de cada uma das áreas envolvidas na realização do evento.



Para auxiliar na elaboração de seu projeto, destacamos os principais pontos que devem ser observados para garantir o sucesso da iniciativa. Informações completas estão disponíveis no Manual de Eventos (http://wwwnovo.senado.gov.br/

noticias/relacoespublicas/publicacoes/ManualEventos.pdf) do Senado Federal, publicado pela Secretaria de Relações Públicas.

Data

?Avalie se não há feriados e/ou outras festividades no período. Por exemplo, Carnaval, Páscoa, Dia do Trabalho etc.

?Verifique se não é período de competições esportivas que mobilizem a sociedade como a Copa do Mundo, as Olimpíadas etc. Atenção para os eventos locais como jogos de futebol, de basquete etc.

?Confira se não há outro evento previsto para o mesmo período que você planeja.

Horário

?Verifique a rotina da Instituição e consulte os horários de funcionamento das áreas envolvidas no evento.

?Informe qual a duração prevista para o evento.

?Verifique se o horário é compatível com a escala de vôos nacionais e internacionais, quando for o caso.

?Cheque a infraestrutura de transporte do local onde será realizado para melhor dimensionar o horário do evento.

?Atenção para as diferenças de fusos horários quando o evento implicar o comparecimento de convidados de outras regiões do país.

Sugestão de Projeto Básico



Local

Visite o local escolhido, peça a planta baixa do local e faça uma vistoria do espaço com muita antecedência à data de realização.

Confira a capacidade do espaço e se ele é adequado para o número de pessoas que você prevê para a solenidade.

Certifique-se do bom funcionamento dos itens de Segurança como extintores de incêndio, hidrantes etc. Confirme se eles estão de acordo com as exigências dos órgãos competentes.

Verifique as instalações elétricas, iluminação, equipamento de ar-condicionado entre outros itens indispensáveis.

Confira se há espaços para a montagem de buffet, de uma secretaria de apoio, banheiros, cabines para tradução simultânea, quando for o caso, sala reservada para autoridades e sala para imprensa.

Verifique se há estacionamento adequado e espaços alternativos para uso eventual.

De acordo com o evento, confira se há espaço adequado para ambientação e instalação de peças publicitárias. Confira se há algum regulamento da instituição que defina o uso de publicidade, venda ou exposição de produtos, livros etc. No Senado Federal, por exemplo, a comercialização de produtos é pro ib ida dentro das ins ta lações da Inst i tu ição.

Perfil do Público

Identifique o perfil dos públicos com os quais vai trabalhar.

Faça uma estimativa do número de pessoas aguardadas.

Confirme se há participantes com dificuldades de locomoção, que utilizem cadeiras de rodas ou que tenham outras deficiências físicas que possam exigir algum acompanhamento especial.

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Justificativa e Objetivos

Faça um texto resumido e objetivo explicando qual o motivo para realizar o evento e quais os objetivos pretendidos.

Neste quesito, procure detalhar o cenário que requer a promoção do evento e adicionar dados, planilhas e outros itens que possam ampliar a compreensão da iniciativa.

Instituições e/ou Parceiros

Enumere as Instituições participantes e quem são os contatos em cada uma delas.

Identifique a natureza do apoio a ser recebido desses órgãos e estipule, em documento escrito, a participação de cada um. Por exemplo, parceiro, apoiador, patrocinador etc. Essa definição é indispensável na etapa de divulgação do evento.

Conteúdo da Comunicação

Defina quais os pontos a serem destacados no evento em conformidade com todos os organizadores.

Forneça dados relevantes para a divulgação e prepare todo o conteúdo a ser disponibilizado para a Imprensa com a devida antecedência.

Esteja atento à elaboração de material para a mídia que deve ser adequado a cada meio de comunicação – impresso ou digital.

Verifique a necessidade de preparar mais de um release para o evento, caso ele seja distribuído em vários Estados ou Regiões, assim é possível personalizar os dados publicados e os demais conteúdos à realidade dessas localidades.

Oriente as autoridades que participarão do evento sobre a elaboração dos discursos e forneça uma prévia das etapas do roteiro.

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Analise a oportunidade de produzir um site ou hotsite para o evento e a viabilidade de produzir todo o conteúdo em tempo hábil. Ele pode ser muito útil especialmente quando é necessário informar com rapidez, disponibilizar textos e outros documentos, divulgar o andamento dos trabalhos etc.

A utilização de outras ferramentas digitais também deve ser avaliada, caso a caso, conforme o tipo de evento e os públicos a serem alcançados.

Convites

Decida com os organizadores do evento o teor do convite e defina:

?A lista de convidados;

?A quantidade de convites a serem enviados;

?O responsável pelo conteúdo do texto;

?O responsável pela criação e produção dos convites;

?A data para envio;

?Qual o tipo de convite a ser enviado: impresso ou eletrônico. A partir daí, delibere como será a distribuição: fax, e-mail, remessa ou entrega;

?O responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações;

?O responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção do evento;



Equipamentos e materiais audiovisuais

A partir da definição do formato do evento, determine quem será responsável pela contratação, montagem e acompanhamento; liste também todos os equipamentos e materiais necessários.

Sonorização: microfones de pé, microfones de mesa, caixas de som, mesa de edição etc.

Iluminação: mesa de iluminação, efeitos possíveis, geradores em caso de pane elétrica etc. Confira se há tomadas suficientes, adaptadores para o novo formato de tomadas já em uso no Brasil e a voltagem (alguns Estados trabalham com 220 w e outros com 110 w).

Registro do evento: fotografias, filmagens, transmissão por vídeo conferência etc.

Equipamentos: telão para as projeções dos palestrantes e para a transmissão via web, projetor multimídia, computadores, aparelhos de DVD, CD etc.

Internet: verifique se haverá transmissão por streaming, cabos para os computadores de mesa e portáteis, acesso à Internet nos computadores disponibilizados para o evento etc. softwares que serão necessários para as apresentações, disponibilidade do conteúdo no site do evento, quando existir.

Roteiro

Defina o roteiro em comum acordo com os membros da organização do evento.

Esteja atento para a correção e o bom uso da língua portuguesa.

Cheque todos os nomes, pronúncias e grafias a serem citados, especialmente os de escrita estrangeira.

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Confirme a participação de todas as autoridades previstas para falar no evento.

Evite jargões, termos muito técnicos e siglas desnecessárias.

Redija um texto sintético e objetivo e dispense o uso exagerado de adjetivos que dão uma conotação desagradável de autopromoção.

A escolha do profissional que fará a leitura do roteiro deve ser criteriosa, pois ele deve estar apto a improvisar, fazer adaptações no roteiro, identificar as autoridades e outras personalidades que participarem do evento etc.

Ambientação

Conforme o modelo de evento fixado, podem ser utilizados tablados, palcos, palanques e outros cenários.

Para ajudar na composição do cenário, faça uma planta baixa e defina o ambiente de acordo com o espaço disponível, o número de pessoas que usarão o material, equipamentos e móveis que comporão o ambiente, condições de segurança e acesso, bem como de visibilidade da platéia.

Lembre-se de reservar um local adequado para a cobertura jornalística, pois os profissionais de comunicação precisam de tomadas, instalação de cabos, praticáveis, mesas de apoio etc. para se posicionarem sem interferir na realização do evento.

Defina com o grupo quem será o responsável pela montagem e reserve no cronograma um dia ou mais para a instalação e também para o desmonte e retirada dos equipamentos e móveis.

Atenção para a composição de arranjos florais ou simplesmente de arranjos verdes. Leve em consideração o clima do local, o tempo necessário de exposição e a qualidade das plantas mais adequadas para a composição do cenário.



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Quando possível, utilize materiais facilmente encontrados na cidade do evento porque a oferta é maior e os custos podem ser reduzidos.

Em peças de comunicação visual e ambientação é preferível a utilização de material fosco e de cores mais escuras para evitar que as luzes provoquem brilho excessivo e interfiram no registro das imagens feitas pela imprensa.

Cuidado com a disposição das peças de comunicação visual. Uma imagem mal colocada pode gerar conotações inapropriadas, seja em filmagens ou em fotografias.

Cronograma de Execução

O Cronograma de Execução é um dos documentos mais importantes e balizadores do trabalho de produção de eventos. Permite que você avalie o desenvolvimento das tarefas e possa rever o processo, adaptando às novas condições operacionais.

Ele deve conter todos os prazos previstos e ser acompanhado diariamente por todos os membros que participam da relacionadas, com o nome do responsável e o descritivo resumido das ações já implementadas.

Atenção, inclusive, para as datas limites dos trabalhos de avaliação e produção de relatório final do evento.


Expediente

CriaçãoSecretaria de Relações Públicas do Senado Federal

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