Guia de Procedimentos Básicos de Controle Interno - Gestão Patrimonial.doc

Guia Eletrnico de Procedimentos Bsicos de Controle Interno

GUIA DE PROCEDIMENTOS BSICOS

DE

CONTROLE INTERNO

DO

PODER EXECUTIVO ESTADUAL

rea: Gesto PatrimonialFlorianpolis, maio 2014.INDICE4INTRODUO

61 CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE ALMOXARIFADO

61.1 Definies

71.2 Embasamento legal e doutrinrio

71.3 Procedimentos de Controle Interno

81.4 Perfil Profissional

91.5 Procedimentos Administrativos e Operacionais

91.5.1 Recebimento e Aceitao do Material

101.5.2 Registro de Entrega de Material

111.5.3 Estocagem

121.5.4 Distribuio de Material

141.5.5 Levantamento

151.5.6 Inventrio

161.6 Procedimentos Gerais

161.6.1 Segurana

171.6.2 Transporte

171.6.3 Controle de estoque

192. CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO MOBILIRIO

192.1 Definies


202.3 Procedimentos de Controle Interno

212.4 Do Perfil Profissional


232.5.1 Aquisio

232.5.2 Recebimento e Aceitao

262.5.3 Registro, Tombamento e Incorporao

272.5.4 Distribuio do Bem Mvel

282.5.5 Movimentao

292.5.6 Baixa ou Desfazimento

322.6 Do Levantamento Patrimonial

332.7 Do Inventrio Fsico


373 CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO IMOBILIRIO

373.1 Definies


383.3 Dos Responsveis pelos Bens Imveis

393.4 Da Titularidade e Administrao dos Bens Imveis

393.4.1 Imveis da Administrao Direta

403.4.2 Imvel das Autarquias e Fundaes

403.5 Do Levantamento dos Bens Imveis

423.6 Do Processo no Sistema de Gesto de Protocolo Eletrnico - SGPe para cada Imvel

443.7 Do Sistema de Gesto Patrimonial - SIGEP

453.8 Da Regularidade das Taxas Incidentes sobre os Bens Imveis

473.9 Da Regularidade das Obras

473.9.1 Na Receita Federal do Brasil

473.9.2 No Municpio

483.9.3. Das Escrituraes, Averbaes e Registros

493.9.4. Dos Registros Contbeis

INTRODUO

A obrigatoriedade da manuteno de Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica foi estabelecida pela Constituio Federal de 1967 e confirmada pela Constituio Federal de 1988, em seus artigos 70 e 74.

A implantao deste sistema nos estados e municpios brasileiros vem ocorrendo de forma gradual.

A Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000, mais conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal, prev em seu artigo 54, que dispe sobre o Relatrio de Gesto Fiscal, a obrigatoriedade da assinatura, naquele relatrio, dos responsveis pelo Sistema de Controle Interno.

No Estado de Santa Catarina, o Sistema de Controle Interno foi institudo no mbito do Poder Executivo sob a forma de sistema administrativo no ano de 2005, por meio da Lei Complementar n 284.

Atualmente, a Lei Complementar n 381, de 7 de maio de 2007, no captulo que trata da ao governamental de controle administrativo da Administrao Pblica estadual, artigo 22, estabelece que o controle ser exercido em todos os nveis, rgos e entidades, compreendendo particularmente, pela chefia imediata, a execuo dos programas, projetos e aes, e a observncia das normas inerentes atividade especfica do rgo ou da entidade vinculada ou controlada; e, pelos rgos de cada sistema, a observncia das normas gerais que regulam o exerccio das atividades administrativas.

Estabelece ainda, no pargrafo nico do artigo 22, que o controle da aplicao do dinheiro pblico, a fiscalizao e superviso dos Fundos Estaduais e a guarda dos bens do Estado sero feitos pelos rgos dos Sistemas de Administrao Financeira, de Controle Interno e de Gesto Patrimonial.

Extrai-se, portanto, que a amplitude do controle no se restringe a aspectos contbeis ou financeiros, mas alcana toda a atividade administrativa, e, de forma especial, a detectar eventuais riscos que possam prejudicar o cumprimento das metas fsicas dos programas de governo e a consecuo dos objetivos institucionais do rgo ou entidade.

Faz-se necessria uma releitura do objeto do controle, pela interpretao das normas anteriormente expostas, destituindo-o do enfoque apenas burocrtico, para uma atuao mais ampla, que se relaciona com aspectos de eficincia e de efetividade. Ao Estado cabe importante papel na consecuo do bem comum, no atendimento ao cidado, e o controle interno pode contribuir para sua concretizao.

A Diretoria de Auditoria Geral - DIAG da Secretaria de Estado da Fazenda - SEF, ncleo tcnico do Sistema de Controle Interno, no cumprimento de suas competncias de orientao, padronizao, racionalizao e normatizao das atividades de controle interno e, buscando a promoo da cultura de aes preventivas no que tange ao controle dos recursos pblicos do Estado, elaborou o Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno do Poder Executivo Estadual.

O Guia foi desenvolvido atendendo as normas legais acerca dos assuntos tratados, aos princpios constitucionais orientadores da Administrao Pblica previstos no artigo 37 da Constituio Federal, aos princpios de controle interno oferecidos pela doutrina e ainda, a experincia de outros rgos de controle interno do pas. Rene os procedimentos bsicos de controle interno, objetivando, precipuamente, dotar os rgos e entidades da Administrao Pblica estadual de diretrizes e ferramentas, a fim de aprimorarem seus controles e melhor executarem suas atividades.

Este Guia no substitui as Informaes, Orientaes Tcnicas, Manuais, Perguntas e Respostas ou outros documentos orientativos j publicados no site da DIAG ou nos sites dos demais rgos centrais dos sistemas administrativos do Estado, ao contrrio, utiliza-se dos referidos documentos, por meio de links automticos quando oportuno.

O Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno ser disponibilizado unicamente em meio eletrnico, no endereo www.sef.sc.gov.br/auditoria. Desaconselham-se as impresses, tendo em vista que os assuntos estaro sendo frequentemente revistos e alterados, colaborando assim com o uso racional dos recursos materiais e com o meio ambiente.

A atuao preventiva do controle interno e a educao continuada so os grandes alicerces para a instrumentalizao de aes que favoream a melhoria dos processos decisrios, da conduo das atividades, e, principalmente, da consecuo dos objetivos finalsticos da Administrao Pblica.

Ao disponibilizar o Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno, a Diretoria de Auditoria Geral pretende contribuir para a internalizao e sedimentao dos princpios da Administrao Pblica, despertando os gestores e servidores para a importncia de controles internos eficazes, eficientes e efetivos, criando uma cultura de responsabilidade mtua na consolidao de uma gesto eficaz.

Cada tema abordado apresenta a legislao vigente e Lista de Procedimentos, a qual dever constituir em material de apoio ao servidor que executa a respectiva rotina.

Os procedimentos de controle interno relacionados s atividades de contabilidade no foram contemplados neste Guia, uma vez que constam das competncias da Diretoria de Contabilidade Geral - DCOG, que o faz por meio de manuais, orientaes e capacitaes especficas, em especial as que se relacionam com o Sistema Integrado de Planejamento e Gesto Fiscal - SIGEF.

de suma importncia ressaltar que o Guia de Procedimentos Bsicos de Controle Interno estar em constante aperfeioamento, contando com o envolvimento e a contribuio de todos os servidores.

1 CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE ALMOXARIFADO

O Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios - SAGMS tem por finalidade desburocratizar, descentralizar e desconcentrar as atividades da rea de forma sistemtica e articulada com os demais rgos e entidades e demais sistemas administrativos do Poder Executivo Estadual.

O SAGMS visa a assegurar a uniformidade dos procedimentos relativos a licitaes e contratos de materiais e servios, estocagem e logstica de distribuio de materiais, por intermdio da formulao de polticas de gesto de materiais e servios e da normatizao, superviso e orientao de suas atividades.A Secretaria de Estado da Administrao SEA o rgo central do SAGMS, tendo como ncleo tcnico a Diretoria de Gesto de Materiais e Servios DGMS.

Os rgos setoriais, setoriais regionais e seccionais esto subordinados tecnicamente SEA, no que diz respeito gesto de materiais e servios no mbito do Poder Executivo Estadual.1.1 Definies

Aceitao - a operao segundo a qual se declara na documentao fiscal que o material recebido satisfaz as especificaes contratadas.

Armazenamento - conjunto de procedimentos tcnicos e administrativos que envolvem as atividades de recebimento, estocagem e guarda, conservao, segurana e controle de estoque.

Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio.

Comisso Interna Permanente - comisso responsvel pela avaliao, controle, levantamento dos bens mveis permanentes e de consumo, composta por no mnimo 03 (trs) servidores, sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.

Comisso Central Permanente - comisso responsvel pela avaliao, controle, e superviso de baixa dos bens permanentes e de consumo, no mbito do respectivo rgo setorial e seccional, composta por no mnimo 03 (trs) servidores, sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.

Distribuio - atividade que consiste no suprimento de materiais s unidades requisitantes, em quantidade, qualidade e tempo oportuno.

Embalagem - envoltrio, recipiente ou qualquer forma de acondicionamento, removvel ou no, destinado a cobrir, embalar, envasar, proteger ou manter os materiais com informaes do contedo qualitativo e quantitativo.

Estocagem - ordenamento adequado dos materiais em reas apropriadas, de acordo com suas caractersticas e condies de conservao exigidas.

Itens ativos - consideram-se aqueles requisitados regularmente em um dado perodo estipulado pelo rgo ou entidade.

Itens inativos - consideram-se aqueles no movimentados em certo perodo estipulado pelo rgo ou entidade e comprovadamente desnecessrios para utilizao nestes.

Lote - quantidade definida de um produto fabricado num ciclo de fabricao e cuja caracterstica essencial a homogeneidade.

Material de Consumo - aquele que, em razo de seu uso corrente, perde sua identidade fsica em dois anos e/ou tem sua utilizao limitada a esse perodo. Sua aquisio feita na conta despesa de custeio e no possui controle aps sua distribuio.

Nmero do lote - qualquer combinao de nmeros ou letras atravs da qual se pode rastrear a histria completa da fabricao desse lote e de distribuio no mercado.

Recebimento - o ato pelo qual o material encomendado entregue ao rgo pblico no local previamente designado, no implicando em aceitao. 1.2 Embasamento legal e doutrinrio

Decreto n 1.976/08 - Dispe sobre oSistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios- SAGMS e estabelece outras providncias. Decreto n 2.617/09 Aprova o Regulamento Geral para Contratao de Materiais, Servios, Obras e Servios de Engenharia, no mbito do Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios SAGMS, e estabelece outras providncias.

IN n 001/2002/SEA/DIPA - Estabelece normas de administrao de Bens Mveis Permanentes e de Consumo.1.3 Procedimentos de Controle Interno

Assim como os bens mveis e imveis, os bens em poder do almoxarifado devem ser devidamente controlados, de forma que:

toda movimentao de material (entradas e sadas) seja devidamente registrada, apresentando saldos atualizados e correspondentes s existncias fsicas;

toda sada de material seja efetivada mediante apresentao da respectiva Requisio de Material, assinada pelo responsvel pelo setor requisitante devidamente identificado;

todo material seja conservado em local seguro e protegido contra as aes do tempo e ou temperaturas inadequadas;

o acesso ao almoxarifado seja restrito aos servidores do setor.

1.4 Perfil Profissional

O responsvel pelo setor de materiais e servios deve estar sempre em sintonia com as novas tendncias e atualizado em relao s normas vigentes e ao prprio desempenho de suas atividades de forma a preservar e salvaguardar os bens da instituio que representa.

Abaixo, destacam-se alguns dispositivos contidos no Decreto n 1.976/08, que tratam do perfil profissional:

Os cargos de provimento em comisso codificados de Direo e Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG), do rgo normativo, rgos setoriais e rgos seccionais, integrantes do Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios - SAGMS, sero exercidos com dedicao em tempo integral preferencialmente por servidores ocupantes de cargo ou emprego pblicos de carreira do Estado, dos Municpios ou da Unio.

A composio da equipe tcnica do rgo normativo, dos rgos setoriais e dos rgos seccionais do Sistema Administrativo de Gesto de Materiais e Servios SAGMS ser composta por servidores pblicos efetivos, preferencialmente, com formao de nvel superior, excetuando-se a formao oriunda de cursos sequenciais e tecnlogos ou de especializao compatvel com as atividades do Sistema. Aos agentes pblicos nomeados ou designados para exercer cargos de provimento em comisso codificados de Direo e Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG) e aos servidores pblicos que forem atuar no mbito do SAGMS fica assegurada a capacitao especfica por seu ncleo tcnico.

A capacitao em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de gesto e em assuntos correlacionados ao sistema dever ser contnua e permanente e assegurada pelo rgo central, a SEA.

Lista de Procedimentos Perfil profissionalBase Legal

Verificar se os servidores que atuam na rea de almoxarifado esto sendo capacitados em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de gesto e em assuntos relacionados rea de atuao, em especial ao SME.Art. 12, do Decreto n 1.976/08

Designar um substituto nas ausncias eventuais ou impedimentos do responsvel pelo Almoxarifado.Art. 38, da Lei n 6.745/85

Verificar se as atividades de compras, controle e guarda de material esto sob a responsabilidade de servidores distintos. (Princpio da Segregao de Funes).Art. 37, da CF

Verificar se os servidores comunicam, imediatamente, chefia imediata, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. Todos os agentes pblicos so responsveis pelos bens que lhes so confiados, devendo observar, no seu manuseio, os cuidados necessrios guarda, localizao, segurana e preservao.Art. 20, inciso II do Decreto n 1.976/08


1.5.1 Recebimento e Aceitao do Material

Receber ato que implica em conferncia. neste momento que ocorre a verificao, se os itens foram entregues em conformidade com os requisitos estabelecidos, quanto especificao, quantidade e qualidade.

A entrega de material deve ocorrer sempre nos almoxarifados das unidades gestoras que os adquiriu, salvo situaes em que no possa ou no deva ser ali estocado. Nesse caso, a entrega dever ser efetuada no local previamente estabelecido, acompanhada por servidores devidamente credenciados do respectivo almoxarifado da unidade gestora.

Listas de Procedimentos - Recebimento e aceitao de material Base Legal

Verificar se o registro de entrada de material realizado pelo responsvel pelo almoxarifado, ou servidor designado para esse fim, independente do local de recebimento.Boas Prticas

Verificar se no ato de recebimento do material, o responsvel ou servidor designado procede a sua conferncia por meio dos seguintes documentos: Nota fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura, Nota Fiscal de Consignao, Termo de Cesso, Termo de Doao ou Declarao de Permuta, Guia de Remessa ou de Transferncia, ou outros documentos afins.

Obs: No recebimento de materiais certificar a primeira via do documento hbil, (desde que no sujeito a exame qualitativo tcnico), verificando se s especificaes do material correspondem s contidas no Edital, Contrato, Empenho e Nota Fiscal.Art. 57 e 58, da Res. TC 16/94;

Art. 63, da Lei n 4.320/64;

Inciso II, do art. 73, da Lei n 8.666/93

Verificar se na conferncia do material, o responsvel pelo almoxarifado ou o servidor designado para este fim, observa cuidadosamente os seguintes itens que necessariamente devero constar no documento de entrega: dados cadastrais do fornecedor e da unidade requisitante; especificao do material; peso, qualidade e quantidade; preo unitrio e total; impostos; prazo de entrega; e condies de pagamento.Art. 63, da Lei n 4.320/64

Os responsveis pelo recebimento devem adotar os seguintes procedimentos:

Conferir a Nota Fiscal, Ordem de Fornecimento/Empenho ou Nota de Transferncia; conferir a apresentao, o nmero do lote e a quantidade conforme especificaes do edital; carimbar e assinar o verso da Nota Fiscal; no escrever ou rasurar o documento original.

Registrar qualquer irregularidade e comunic-la ao superior imediato. Ex.: produtos em desacordo com as especificaes solicitadas no edital (forma, apresentao, rtulo, embalagem, condies de conservao, lote, validade).

Separar e devolver com comunicao por escrito ao remetente, no caso de se constatar danos na embalagem ou alterao do produto.

Assinar o canhoto da Nota Fiscal e devolv-la ao entregador.

Assinar e datar todas as notificaes.

Arquivar os formulrios de recebimento e cpia de notificaes.

No receber nenhum produto sem documentao.Boas Prticas

Verificar se o local destinado ao recebimento de material preferencialmente separado do local de entrega e se o local dispe de espao suficiente para permitir a sua conferncia.Boas Prticas

Verificar se a aceitao do material ocorre no verso da 1 via da Nota Fiscal assinada por servidor do setor devidamente credenciado. O material que no est sujeito a exame qualitativo pode ser recebido e aceito aps sua conferncia.

Quando o material demandar inspeo ou anlise qualitativa, o responsvel pelo almoxarifado poder receber o material condicionalmente at que possa ser atestada a sua qualidade. Esta condio dever ser indicada no documento de entrega, que acompanha o material e prontamente solicitada ao responsvel tcnico. Nesta situao o recebimento do material dever ser atestado pelo chefe do almoxarifado e pelo funcionrio do setor responsvel pela inspeo ou anlise.

Obs: A 1 via do documento de entrega deve ficar retida at o pronunciamento final do referido tcnico quando, ento, poder ser ou no atestado o recebimento. Quanto certificao no Sistema Informatizado, esta dever ser feita pelo responsvel pelo almoxarifado;

Constatada divergncia quanto aos padres de qualidade exigidos, falta ou ainda verificado defeito de material, o responsvel pelo recebimento dever providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega ou efetuar a devoluo do material, comunicando o fato imediatamente ao setor responsvel pela aquisio para os devidos fins. Para os casos de devoluo de materiais, devem ser providenciados os respectivos registros das quantidades, lotes, prazos de validade, procedncias e motivos. At sua efetiva entrega unidade requisitante, a guarda e conservao do material ficar sob a responsabilidade do chefe do almoxarifado. No entanto, no cabe ao almoxarifado a responsabilidade sobre materiais entregues diretamente nas unidades. Nesse caso o responsvel o funcionrio que atesta e recebe o material.Boas Prticas;

Art. 63, da Lei n 4.320/64

Verificar se a entrada de bens de consumo e permanentes est sendo registrada no Sistema Integrado de Materiais SME.Art. 13, do Decreto n 1.976/08

1.5.2 Registro de Entrega de Material

O registro da movimentao fsica de material (entrada/sada) recebido no almoxarifado de responsabilidade do chefe do almoxarifado que poder indicar um servidor da unidade para anotar a referida movimentao no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque ou listagem processada em computador) com base nos respectivos documentos hbeis que acompanham o material.

Lista de Procedimentos Registro de entrega de material Base Legal

Verificar se as fichas de prateleira so preenchidas sem emendas, rasuras ou ressalvas e numeradas em ordem cronolgica. Se estas contem descrio da espcie ou natureza do material, valor, registro da movimentao ocorrida (entrada/sada) e existncias fsicas (saldos).Boas Prticas

Verificar se eventuais lanamentos de correo por estorno esto sendo justificados e visados pelo responsvel pelo almoxarifado.Boas Prticas

Verificar se o material recebido por doao, cesso ou permuta est sendo registrado no almoxarifado com o respectivo documento de entrega, que pode ser Termo ou Processo.Art. 6, do Decreto n 1.976/08

Verificar se todas as movimentaes de material de consumo ou permanente esto sendo objeto de registro pelo almoxarifado contra apresentao dos respectivos documentos hbeis.Art. 6, VII, do Decreto n 1.976/08

Verificar se a solicitao de material est sendo feita por meio do SME. Art. 13, do Decreto n 1.976/08

1.5.3 Estocagem

O responsvel pelo almoxarifado dever zelar pela organizao visando a facilitar a localizao e a movimentao dos materiais de forma ordenada e segura, bem como utilizar os equipamentos necessrios ao manuseio destes.

Lista de Procedimentos EstocagemBase Legal

Verificar se os almoxarifados atendem aos seguintes requisitos bsicos de organizao:

a estocagem deve observar as orientaes fornecidas pelo fabricante;

o local de trabalho e a rea de armazenamento devem ser mantidos limpos e isentos de p, contaminao, insetos e roedores;

o lixo deve ser depositado em recipientes especiais com tampas e devero ser esvaziados e limpos fora da rea de armazenamento seguindo as especificaes de reciclagem;

corredores e reas de circulao devem ser bem iluminados e permanecer livres de modo que o trfego de pessoas e material possa fluir facilmente;

materiais pesados e de grande volume, frequentemente movimentados, devem ser estocados em local de fcil acesso e prximo sada;

materiais de grande peso e volume devem ser estocados preferencialmente nos nveis inferiores das estantes para evitar riscos de acidentes e facilitar a movimentao;

materiais de mesma classe devem ficar em locais prximos, de modo a facilitar sua movimentao, inspeo e rpida realizao de inventrio;

deve ser evitado o contato direto dos materiais com o piso, utilizando-se para isso acessrios de proteo (estrados de madeira ou outros similares) em locais que no incida a luz direta do sol;

os materiais, sempre que possvel, devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasio da utilizao;

os materiais devem ser organizados de forma a possibilitar fcil visualizao de identificao;

os materiais devem ser empilhados de modo a no comprometer a sua qualidade em decorrncia de excessiva presso e da ausncia de adequado arejamento, alm da prpria segurana das pessoas;

materiais inflamveis devem ser estocados separadamente dos demais;

materiais sujeitos a Controle Especial devem seguir a legislao e devem ser estocados em locais prprios. Materiais termo lbeis devem ser estocados no refrigerador, com controle de temperatura;

os materiais devem ser ordenados conforme nome, lote e prazo de validade. Por exemplo, os materiais com datas de validade mais prximas devero ficar frente, para que sejam distribudos primeiramente. Se ocorrer o recebimento de dois lotes diferentes do mesmo produto, identificar e estocar separadamente;

materiais passveis de quebra (vidros, frascos, ampolas) devem ser guardados em local menos exposto a acidentes;

materiais com maior rotatividade devem ser mantidos prximos da rea de expedio.

Boas prticas

Art. 37, da CFArt. 30, da Lei Estadual n 6.320/83;

Art. 14, 3 do Decreto Estadual n 31.455/87.

1.5.4 Distribuio de Material

O responsvel pelo almoxarifado deve proceder a entrega de material conforme cronograma previamente estabelecido, solicitando que seja efetuada a conferncia e comprovao de recebimento no ato de entrega.A distribuio dos materiais em estoque deve suprir as necessidades das unidades requisitantes. Ao se definir um cronograma, os atrasos e desabastecimentos so evitados. Desse modo o rgo ou a entidade poder:

Estabelecer e divulgar o fluxo da distribuio;

Distribuir quantidades corretas com qualidade;

Transportar adequadamente;

Controlar a distribuio e manter a situao fsico-financeira atualizada e de forma eficiente.

A periodicidade da distribuio deve considerar a capacidade e condies de armazenamento das unidades, bem como seu potencial de consumo.

A distribuio deve obedecer regra primeiro que vence, primeiro que sai (sistema PEPS).Lista de Procedimentos Distribuio de materialBase Legal

Verificar se a distribuio de material est sendo realizada, mediante Requisio de Material devidamente preenchida pelo usurio, contendo os seguintes elementos: Data de emisso; Unidade requisitante; Cdigo do material; Quantidade solicitada; Unidade de consumo; Assinatura e matrcula do servidor credenciado a requisitar Material.Boas prticas

Verificar se o responsvel pelo almoxarifado mantm em arquivo relao de servidores credenciados a assinar Requisies de Material.Boas prticas

Verificar se toda sada de material, mesmo que por emprstimo, est sendo registrada.Boas prticas

Verificar, em caso de extravio, furto ou roubo de material, se h comunicao do fato ao superior hierrquico que adotar as medidas administrativas necessrias para apurar responsabilidades.Art. 20, do Decreto n 1.976/08

Verificar, no caso do rgo ou entidade manter sub-almoxarifados, se a transferncia de material est sendo realizada mediante documento de Transferncia de Material.

O responsvel pelo sub-almoxarifado deve acusar o recebimento do material mediante assinatura e manter efetivo controle da movimentao do material, assim como zelar pela sua conservao e segurana. Entretanto, o controle fsico/financeiro do material transferido de responsabilidade do almoxarife.Art. 37, da CF

Verificar se os registros de movimentao e de irregularidades so mantidos organizados para obteno de informao, especialmente quando solicitados.Art. 37, da CF

Verificar se a entrega do material ocorre mediante requisio, devidamente datada e assinada pelo solicitante, checando se o servidor que subscreve o pedido est autorizado a requisitar material ao Almoxarifado.Art. 37, da CF

1.5.5 Levantamento

Conforme IN n 001/2002/SEA/DIPA, o levantamento dos bens de consumo ser efetuado por uma Comisso Interna Permanente, no mbito do respectivo setorial ou seccional.

Lista de Procedimentos - Bens de ConsumoBase Legal

Verificar se o rgo ou entidade formaliza processo Diretoria de Gesto Patrimonial (DGPA) da Secretaria de Estado da Administrao (SEA) para os bens de consumo a serem doados a entidades, por conta de sua inservibilidade, decorrente de prazo de validade vencido.

Obs: A utilizao destes bens no devem apresentar riscos de contaminao ambiental, de sade pblica e de manuseio.Item 3.3 da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Os bens de consumo considerados inservveis por prazo de validade vencido e sem condies de uso sero incinerados ou descartados pelo rgo setorial e seccional, em local seguro e atestado pela Comisso Central Permanente, aps vistoria e autorizao por escrito da Gerncia de Bens Mveis GEMOV da Diretoria de Gesto Patrimonial, atravs de processo regular encaminhado mesma Diretoria da SEA.Item 3.4, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Os bens de consumo considerados excedentes que apresentarem condies de uso e que estejam dentro do prazo de validade sero encaminhados Diretoria de Gesto de Materiais e Servios Gerncia de Suprimentos de Materiais e Servios da Secretaria de Estado da Administrao, que verificar a convenincia de incorporao ao Fundo de Materiais, Publicaes e Impressos Oficiais.Item 3.5, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

A baixa de bens mveis permanentes e de consumo de iniciativa do rgo interessado e ser dirigida DGPA/SEA, quando preencher a condio de inservveis ou excedentes, para reaproveitamento ou alienao.Item 4.1, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Para formalizar a baixa de bens de consumo, a Comisso Central Permanente utilizar o formulrio MCP 055, devidamente preenchido pela Comisso Interna Permanente, vistoriado in loco.Item 4.3, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

1.5.6 Inventrio

a contagem de todos os itens em estoque para verificar se a quantidade encontrada nas prateleiras coincide com os valores informados nas fichas de controle e nos sistema SME.

O responsvel pelo almoxarifado deve inventariar seu estoque periodicamente, a partir da contagem fsica para posterior conferncia com o respectivo controle escritural. O inventrio deve ser realizado, periodicamente, com amostras seletivas de 10 a 20% dos produtos em estoque e dos itens de maior rotatividade e registro das irregularidades encontradas.

imprescindvel a realizao de inventrio de todos os itens a cada seis meses.

Lista de Procedimentos InventrioBase Legal

Verificar se h realizao anual do inventrio dos bens de consumo e permanentes existentes no almoxarifado.Art. 149, 1 LC n 381/07

Art. 25, do Decreto n 1.876/2013;Obs. Decreto editado todo encerramento de exerccio.

Verificar se ao Balano Anual do rgo ou da entidade est sendo anexada a Declarao de Regularidade do Inventrio dos Bens em Almoxarifado*, firmada pelos membros da comisso e pelo ordenador de despesas.

Se na concluso do inventrio dos bens de consumo e permanentes existentes em almoxarifado forem constatadas inconsistncias ou irregularidades que venham a impossibilitar a emisso da Declarao, estas devero ser elencadas e justificadas em documento firmado pelo ordenador de despesas e pelos membros da comisso, documento que dever ser anexado ao Balano Anual em substituio daquela Declarao.Art. 149, LC n 381/07

Art. 26 e pargrafo nico do Decreto n 1.876/2013 Obs: O Decreto editado no final de cada exerccio

Verificar se os termos de inventrio guardam conformidade com as fichas de controle e com o saldo da conta almoxarifado.Art. 37, da CF

Verificar se h realizao de inventrios e termos de responsabilidade quando da mudana de responsvel pelo setor.Art. 94, da Lei n 4.320/64;

Art. 87, da Res. TC n 16/94

NOME DO RGO/ENTIDADE:*DECLARAO DE REGULARIDADE DO INVENTRIO DOS BENS EM ALMOXARIFADODeclaramos, sob responsabilidade e sanes do Decreto n XXXX, de XX de XXXX de XXXX, que esta Comisso, designada pela Portaria n .......... de......., publicada no Dirio Oficial do Estado n ......., de ......., procedeu contagem fsica dos bens de consumo e permanente existentes no almoxarifado desta ..... (Secretaria/Autarquia/Fundao), em que se constatou que os materiais estavam devidamente armazenados e a quantia e a especificao dos produtos conferem com o Relatrio de Inventrio do Almoxarifado do Sistema Integrado de Administrao de Materiais.Declaramos, ainda, que o saldo dos bens de consumo em estoque no almoxarifado de R$ ....................... e o dos bens permanentes de R$ ..................... .Por fim, declaramos que os bens sujeitos reavaliao no exerccio de 2012, de acordo com cronograma aprovado pela Instruo Normativa Conjunta DGPA-SEA/DCOG-SEFn 001, de 12 de abril de 2011, foram submetidos a esse procedimento e s respectivas alteraes, devidamente registrados no sistema de patrimnio do Estado.Por ser esta a expresso da verdade, assinamos a presente Declarao, para que produza os efeitos legais.Local e data.Comisso do Inventrio dos Bens em Almoxarifado:

Assinatura

Assinatura

Assinatura

Nome

Nome

Nome

Matrcula

Matrcula

Matrcula

Assinatura do Ordenador de DespesasNome:Matrcula:


1.6.1 Segurana

O setor de almoxarifado deve possuir um adequado sistema de alarme contra furto, roubo, incndio e inundao. indispensvel instalao adequada de equipamentos contra o incndio.

Lista de Procedimentos Instalaes, acesso e condies de armazenagem.Base Legal

Verificar se todo material est devidamente protegido, bem como preservado da ao e das ameaas climticas, de animais daninhos e de acidentes.Art. 37, da CF

Verificar se os acessos so suficientemente amplos a fim de permitir e facilitar a circulao de material e do pessoal especializado no combate a incndio.A arrumao dos materiais no deve prejudicar o acesso s partes de emergncia, aos extintores de incndio ou a circulao de pessoal especializado para combater a incndio (Corpo de Bombeiros).NSCI/94

Verificar se os extintores de incndio esto sendo colocados em locais visveis, de fcil acesso e se esto sendo rigorosamente controlados quanto validade e quantidade adequada.Art. 37, da CF; NSCI/94

Verificar se h material estranho ao setor de almoxarifado.Art. 37, da CF;Boas prticas

Verificar se os servidores utilizam crach de identificao.Boas prticas

Restringir o acesso rea do Almoxarifado ao pessoal da prpria rea.Art. 37, da CF

1.6.2 Transporte

O transporte deve garantir que os produtos cheguem ao destino conforme indicaes especificadas.

Lista de Procedimentos Transporte

Base Legal

Verificar se o pessoal de transporte adota os seguintes cuidados para manuteno da qualidade dos materiais:

Evitam exposio dos materiais ao calor excessivo;

Usam veculo fechado;

No expe os materiais diretamente ao sol ou chuva;

No deixam o veculo estacionado ao sol;

Descarregam primeiro os materiais termolbeis, para estoc-los imediatamente no refrigerador.Boas prticas

1.6.3 Controle de estoque

O responsvel pelo almoxarifado deve exercer um controle efetivo de seu estoque mantendo os registros atualizados, de modo a propiciar informaes oportunas e confiveis. Esta atividade tem por objetivo evidenciar a movimentao fsica e financeira de estoques necessrios ao atendimento da demanda, evitando-se a superposio de estoques ou desabastecimento das unidades.

A informao em rede entre as unidades e o almoxarifado essencial para o bom controle de estoque.

O controle de estoque fundamental para a garantia da qualidade do ciclo logstico do rgo ou entidade para:

Subsidiar as atividades na programao, aquisio e distribuio;

Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento;

Estabelecer quantidades necessrias e evitar perdas;

Ter procedimentos operacionais da rotina (procedimentos operacionais padro) por escrito;

Ter registros de movimentao de estoque;

Fornecer informaes precisas, claras e a contento, com rapidez, quando solicitadas;

Manter controle e arquivo dos dados organizados e atualizados.

Lista de Procedimentos Controle de estoqueBase Legal

Verificar se as entradas e sadas de materiais no Sistema de Materiais e Estoques so registradas tempestivamente, de forma a permitir o pronto conhecimento dos saldos existentes.Art. 37, da CF

Art. 25, pargrafo nico do Anexo I, do Decreto n 2.617/09

Verificar se as aquisies, baixas, cesses, doaes e permutas esto sendo registradas na contabilidade.Boas Prticas

Verificar, no caso de bens ou materiais de terceiros, se a entrada no almoxarifado se d por meio de Termo de Comodato.Art. 579 a 585, do Cdigo Civil; Art. 61, da Lei n 8.666/93

Verificar se os materiais solicitados rea de compras esto em conformidade com as reais necessidades da unidade, de forma a manter estoques estritamente necessrios, com margem de segurana adequada.

Obs.: Nas solicitaes de compra, considerar a antecedncia necessria s reposies em tempo hbil, atentando para os prazos de validade dos materiais e o consumo mdio.Art. 37, da CF

Verificar se os relatrios de movimentao de almoxarifado esto sendo fornecidos mensalmente contabilidade. Art. 85, da Lei 4.320/64

Manter controle da validade do material armazenado.Art. 37, da CF

Verificar periodicamente o estoque com o objetivo de identificar os itens ativos e inativos.Art. 37, da CF

Evitar a existncia de material permanente estocado no almoxarifado, sendo que, neste caso, dever ser providenciada a destinao dos bens, de acordo com a finalidade da aquisio, salvo convenincia da administrao para mudana do mesmo, desde que devidamente justificada. Art. 37, da CF

2. CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO MOBILIRIO

O Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial - SAGP tem por finalidade desburocratizar, descentralizar e desconcentrar as atividades de patrimnio de forma sistemtica e articulada com os demais rgos, entidades e demais sistemas administrativos do Poder Executivo Estadual.

O SAGP visa a assegurar a uniformidade da legislao, por meio da normatizao, orientao e controle.

A Secretaria de Estado da Administrao SEA o rgo central do SAGP, tendo como ncleo normativo a Diretoria de Gesto Patrimonial.Os rgos setoriais, rgos seccionais e unidades administrativas descentralizadas possuem vinculao tcnica ao rgo central do sistema.

2.1 Definies

Agente Responsvel - o agente ou servidor pblico que, em razo do cargo ou funo que ocupa ou por indicao de autoridade superior, responda pela guarda, conservao e uso dos bens que lhe forem confiados, mediante Termo de Responsabilidade.

Bens Mveis - so todos os bens que, por sua natureza ou destino, podem ser removidos de um lugar para outro sem perda da sua forma ou substncia original, ou seja, todos os mveis destinados aos servios do rgo ou entidade pblica, como mesas, cadeiras, computadores, materiais, veculos, bibliotecas, etc. So agrupados como material permanente ou material de consumo.

Bens Mveis Permanentes - So aqueles fabricados para durao mnima de 02 (dois) anos de vida til e que, em razo da utilizao, no perdem a identidade fsica e so considerados como servveis, excedentes ou inservveis.

Bens Mveis Permanentes Excedentes - So bens em perfeitas condies de uso e operao, porm sem utilidade para o setorial que efetuar a baixa.

Bens Mveis Permanentes Inservveis - So todos os bens desativados, danificados ou obsoletos, podendo ser considerados como recuperveis ou irrecuperveis. Considera-se, tambm, como bens inservveis a aqueles bens mveis em que o modelo ou padro no atenda mais as necessidades para o qual foi adquirido.

Bens Mveis Permanentes Inservveis Irrecuperveis - So todos os bens cujo custo de recuperao ou atualizao tecnolgica seja superior ou igual a 60% (sessenta por cento) do bem novo de mesma finalidade, podendo ser considerados ainda como sucateveis ou incinerveis.

Bens Mveis Permanentes Inservveis Irrecuperveis considerados Incinerveis - So aqueles bens definidos no item Bens Mveis Permanentes Inservveis Irrecuperveis, com estrutura de madeira ou que apresentam riscos sade pblica.

Carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio;

Cdigo de Espcie - o cdigo que identifica o bem e serve para cadastr-lo no Sistema de Gerenciamento do Patrimnio, emitido pela Diretoria de Gesto Patrimonial da Secretaria de Estado da Administrao.

Comisso Interna Permanente - comisso responsvel pela avaliao, controle, levantamento dos bens mveis permanentes e de consumo, composta por no mnimo 03 (trs) servidores, sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.

Comisso Central Permanente - comisso responsvel pela avaliao, controle, e superviso de baixa dos bens permanentes e de consumo, no mbito do respectivo rgo setorial e seccional, composta por no mnimo 03 (trs) servidores, sendo pelo menos 02 (dois) efetivos e estveis.

Detentor - aquele que detm sob sua guarda direta o bem patrimonial mvel.

Patrimnio - conjunto de bens, direitos e obrigaes suscetveis de apreciaes econmicas, obtidas por meio de compra, doao ou outra forma de aquisio, devidamente identificado e registrado.

Termo de Responsabilidade - o instrumento administrativo impresso ou eletrnico de atribuio de responsabilidade pela guarda, conservao e uso do bem, equipamento ou material permanente.

2.2 Embasamento legal e doutrinrio Lei Estadual n 5.164/75 Dispe sobre a alienao de bens mveis inservveis e d outras providncias; Lei Estadual n 11.168/99 Altera a Lei n 5.164/75 que dispe sobre a alienao de bens mveis inservveis e adota outras providncias; Lei Estadual n 13.073/04 - Altera dispositivo da Lei n 5.164/75 que dispe sobre a alienao de bens mveis inservveis; Decreto n 1.420/08 Dispe sobre a estruturao, organizao e administrao do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial no mbito da administrao direta, autrquica e fundacional e estabelece outras providncias;

IN n 001/2002/SEA/DIPA Estabelece normas de administrao de Bens Mveis Permanentes e de Consumo.2.3 Procedimentos de Controle Interno

O controle patrimonial se d por meio do registro adequado de todos os bens mveis, adquiridos com recursos oramentrios e no oramentrios, que esto disposio dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta para a realizao de suas atividades.

Para a eficcia do controle patrimonial fundamental a atualizao constante dos registros de entrada, atualizao, movimentao e sada de bens do acervo patrimonial do rgo ou entidade.

Lista de Procedimentos Procedimentos de Controle InternoBase Legal

Verificar se o responsvel pelo patrimnio do rgo ou entidade cadastra todos os bens de natureza permanente com objetivo de:

registrar as incorporaes e baixas dos bens;

registrar e informar a localizao dos bens;

registrar os agentes responsveis;

emitir e atualizar os Termos de Responsabilidade;

controlar a movimentao dos bens permanentes;

tomar providncias com relao aos bens extraviados;

identificar os bens danificados com baixa e o nmero do patrimnio; permitir a obteno de informaes gerenciais. Art.16, XII, do Decreto n 1.420/08

Art. 94 da Lei n 4.320/64

O resultado da alienao de bens mveis e imveis e de direitos que integram o patrimnio pblico no poder ser aplicado em despesas correntes, exceto se a lei autorizativa destin-la aos financiamentos dos regimes de previdncia social, geral e prpria dos servidores.Arts. 44, 45 e 46, da LC n 101/00

2.4 Do Perfil ProfissionalO responsvel pelo patrimnio, como todo o bom profissional, deve estar sempre bem atualizado, no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito s suas prprias atividades, e, tambm, sobre as tendncias futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido, de forma a no ter um direcionamento, que venha causar prejuzos instituio que representa ou a terceiros.

Nesse sentido, os cargos de provimento em comisso codificados de Direo e Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG), do rgo normativo, rgos setoriais e rgos seccionais, integrantes do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial, sero exercidos com dedicao em tempo integral preferencialmente por servidores ocupantes de cargo ou emprego pblicos de carreira do Estado, dos Municpios ou da Unio.

Esse profissional dever comprovar experincia mnima de 2 (dois) anos no exerccio de atividades compatveis com as atribuies do cargo ou funo, em rgo ou entidade do Estado, dos Municpios ou da Unio, exercidas continuamente ou no nos ltimos dez anos, e formao de nvel superior em bacharelado de rea compatvel com as atribuies do cargo ou funo, acompanhado de registro atualizado na respectiva entidade de classe profissional.

A composio da equipe tcnica do rgo normativo, dos rgos setoriais e dos rgos seccionais do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial ser composta por servidores pblicos efetivos, preferencialmente, com formao de nvel superior em bacharelado ou especializao compatvel com as atribuies do cargo.O rgo normativo proporcionar a capacitao especfica do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial aos agentes pblicos nomeados ou designados para exercer cargos de provimento em comisso codificados de Direo e Gerenciamento Superior (DGS) e Funes Tcnicas Gerenciais (FTG), bem como aos servidores pblicos que forem atuar na rea de patrimnio.

A capacitao em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de gesto e em assuntos relacionados rea de atuao dos servidores da rea de patrimnio, dever ser contnua e permanente e assegurada pelo rgo central, a SEA. Cabe ressaltar, que todas as orientaes acima esto dispostas nos artigos 17 a 22 do Decreto n 1.420/08, o qual dispe sobre a estruturao, organizao e administrao do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial no mbito da administrao direta, autrquica e fundacional do Poder Executivo.

Lista de Procedimentos Perfil profissionalBase Legal

Verificar se as atividades de compras, controle e guarda de bens permanentes esto sob a responsabilidade de servidores distintos. (princpio da segregao de funes).Art. 37, CF

Verificar se os servidores esto capacitados para utilizao do Sistema Integrado de Materiais SME e do Sistema de Gerenciamento Patrimonial PAT.Art. 21 e 22 do Decreto n 1.420/08

Verificar se os servidores que atuam na rea de patrimnio esto sendo capacitados em ferramentas tecnolgicas, em tcnicas de gesto e em assuntos relacionados rea de atuao.Art. 22, do Decreto n 1.420/08

Designar um substituto nas ausncias eventuais ou impedimentos do responsvel pelo Patrimnio.Art. 38, da Lei n 6.745/85


A Unidade de Patrimnio da Administrao Pblica Estadual de grande importncia, visto que dentro dela que se processa toda a poltica de aquisio, controle, conservao e distribuio de bens, agindo assim em uma inter-relao com outros seguimentos internos e externos ao rgo ou entidade em sua totalidade.2.5.1 Aquisio

Os materiais permanentes componentes do patrimnio do rgo ou entidade so adquiridos mediante compra, doao, permuta, cesso ou produo interna.

compra - toda aquisio remunerada de material com utilizao de recursos oramentrios;

doao - bens recebidos em doao so aqueles entregues gratuitamente ao rgo ou entidade por entidades pblicas ou privadas;

permuta - a troca de bens ou materiais permanentes entre o rgo ou entidade e outros rgos ou entidades da Administrao Pblica Estadual;

cesso - bens recebidos em cesso so aqueles entregues ao rgo ou entidade com transferncia gratuita de posse e direito de uso, por rgos ou entidades da Administrao Pblica Estadual;

produo interna so aqueles bens produzidos no prprio rgo.

2.5.2 Recebimento e Aceitao

Recebimento o ato pelo qual o material encomendado entregue no local previamente designado, no implicando, necessariamente, em aceitao. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservao do material, do fornecedor Unidade recebedora.

A prova do recebimento constituda pela assinatura do responsvel no documento fiscal e serve apenas como ressalva ao fornecedor para os efeitos do recebimento e de comprovao da data da entrega.

Aceitao o ato pelo qual o servidor competente declara, na nota fiscal ou em outro documento hbil, haver recebido o bem que foi adquirido, tornando-se, neste caso, responsvel pela quantidade e perfeita identificao do mesmo, de acordo com as especificaes estabelecidas na nota de empenhone, contrato de aquisio ou outros instrumentos, consoante o art. 62 da Lei n 8.666/93 e suas alteraes resultantes da Lei n 8.883/94.

Compete Unidade de Almoxarifado, em conjunto com a Unidade de Patrimnio, o recebimento de bens mveis e materiais adquiridos.

Lista de Procedimentos Recebimento e AceitaoBase Legal

Verificar se h o registro da entrada dos bens permanentes no Sistema Integrado de Materiais SME e no Sistema Integrado de Gesto Patrimonial PAT.Arts. 7, pargrafo nico e 15, inciso XXIX, do Decreto n 1.420/08;

Art. 13 do Decreto n 1.976/08;

Item 1.2 da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se o processo de recebimento (por compra) ocorre aps emisso da Nota de Empenho pelo setor competente ao qual deve encaminhar uma via do respectivo documento ao Almoxarifado para conferncia dos bens quando da entrega destes.Art. 60, da Lei n 4.320/64

Verificar se a aceitao do bem ocorre no verso da 1 via da Nota Fiscal assinada por servidor do setor devidamente credenciado.

O recebimento dos bens patrimoniais dever ser feito pela unidade setorial/seccional do Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial do rgo ou entidade, podendo ser feito pelo responsvel pelo almoxarifado ou pelo patrimnio, isoladamente, ou com o auxlio de outros profissionais, de reconhecida competncia tcnica ou domnio do conhecimento, sobre as caractersticas dos bens, formando assim uma comisso de recebimento.Quando o bem demandar inspeo ou anlise qualitativa, o responsvel pelo patrimnio poder receb-lo condicionalmente at que possa ser atestada a sua qualidade. Esta condio dever ser indicada no documento de entrega, que acompanha o material e prontamente solicitada ao responsvel tcnico. Nesta situao o recebimento do bem dever ser atestado pelo chefe do patrimnio e pelo funcionrio do setor responsvel pela inspeo ou anlise.

No caso de mveis ou equipamentos cujo recebimento implique em maior conhecimento tcnico, o recebedor deve solicitar ao setor competente as providncias necessrias no sentido de que uma Comisso Tcnica emita um parecer, a fim de declarar que o bem entregue atende s especificaes contidas na nota de empenho ou no contrato de aquisio.

O recebimento do bem, quando de valor relevante, dever ser feito por uma Comisso de Recebimento, mediante rigorosa conferncia antes de atestar o documento fiscal do referido evento.

Obs: A 1 via do documento de entrega deve ficar retida at o pronunciamento final do referido tcnico quando, ento, poder ser ou no atestado o recebimento. Quanto certificao no Sistema Informatizado, esta dever ser feita pelo responsvel pelo patrimnio.Constatada divergncia quanto aos padres de qualidade exigidos, falta ou ainda verificado defeito do bem, o responsvel pelo recebimento dever providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega ou efetuar a devoluo do material, comunicando o fato imediatamente ao setor responsvel pela aquisio para os devidos fins. Para os casos de devoluo, devem ser providenciados os respectivos registros das quantidades, lotes, procedncias e motivos que deram causa. At sua efetiva entrega unidade requisitante, a guarda e conservao do bem ficar sob a responsabilidade do chefe do patrimnio. No entanto, no cabe ao patrimnio a responsabilidade sobre bens entregues diretamente nas unidades. Nesse caso o responsvel o funcionrio que atesta e recebe o bem.

Obs: A regularidade do bem deve ser observada, no que se refere aos aspectos fiscais, (documentao emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar) e compatibilidade do que entregue com a documentao que originou o pedido (licitao, empenho, autorizao de despesa etc.).Art. 63, da Lei n 4.320/64Boas prticas

Art. 15, 8 da Lei n 8.666/93

Verificar se as solicitaes para aquisies de equipamentos de informtica e softwares esto sendo acompanhadas de especificao tcnica, observando as normas editadas pela Diretoria de Governana Eletrnica, da SEA.Art. 8, do Anexo I, do Decreto n 2.617/09.

Verificar se o bem ao dar entrada no Almoxarifado vem acompanhado dos documentos:

no caso de compra, pela Nota Fiscal, Fatura ou Nota Fiscal/Fatura correspondente;

no caso de permuta, pelo Termo de Permuta ou outro documento que permita o registro do bem no sistema de controle de material;

no caso de recebimento em doao, pelo Certificado ou Termo de Doao ou Cesso ou outro documento que oriente o registro do bem;

no caso de avaliao, pelo parecer da Comisso de Avaliao de Bens Permanentes;

no caso de apropriao, por uma Guia de Produo Interna, com estimativa do custo de sua fabricao ou valor de avaliao.

no caso de comodato, pelo Termo de Comodato entre as partes;

no caso de leasing, pelo Contrato entre as partes;

no caso de transferncia, pelo Termo de Transferncia entre os centros de responsabilidade.Art. 63, da Lei 4.320/64

Observar, em caso de haver bens transferidos entre os rgos da Administrao Direta Estadual, se a transferncia foi efetivada por intermdio da SEA, que o rgo central dos Sistemas Administrativos de Gesto de Materiais e Servios e de Gesto Patrimonial.Art. 57 da LC n 381/07;


Verificar se os bens transferidos internamente esto sendo autorizados pelo Setor de Patrimnio do rgo ou entidade e se as transferncias esto sendo registradas.Item 6.1 da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Conferir se os registros nos sistemas SME e PAT foram feitos de forma correta e tempestiva, em caso de aquisio ou recebimento em transferncia de bens. Pargrafo nico, do art. 7 do Decreto n 1.420/2008

Verificar se o rgo ou entidade encaminha cpia dos Termos de Concesso de Uso ou Cesso de Uso de Bens Mveis Permanentes GEMOV/DGPA/SEA, para os devidos registros.Item 6.3 da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se os bens mveis permanentes adquiridos por doao esto sendo incorporados ao patrimnio por tombamento. Se eses bens no tiverem nmero de controle patrimonial devero, tambm, constar do formulrio padro Carga de Bens Mveis Permanentes MCP 052 e no campo destinado ao nmero de patrimnio anterior, dever ser preenchido a expresso s/n (sem nmero). A Comisso Interna Permanente definir o valor atualizado para registro contbil.

Obs: Dever acompanhar o formulrio de Carga de Bens Mveis Permanentes preenchido, a cpia da Nota Fiscal e do Termo de Doao com os bens relacionados, com a assinatura dos responsveis pela entidade doadora.Itens 2.3 e 2.7 IN n 001/2002/SEA/DIPA

2.5.3 Registro, Tombamento e Incorporao

Registro patrimonial o procedimento administrativo que consiste em cadastrar no patrimnio do rgo ou entidade as caractersticas, especificaes, nmero de tombamento, valor de aquisio e demais informaes sobre um bem adquirido.

O Registro Patrimonial atribui uma conta patrimonial do Plano de Contas da Administrao Pblica Estadual a cada material de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido.

O valor do bem a ser registrado o valor constante do respectivo documento fiscal, do documento de avaliao ou do documento de cesso, doao ou permuta.

Tombamento o procedimento administrativo que consiste em identificar cada material permanente com um nmero nico de registro patrimonial, denominado Nmero de Tombamento NT, Nmero de Patrimnio NP ou Registro Geral de Patrimnio RGP. O Nmero de Patrimnio aposto mediante gravao, fixao de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro mtodo adequado s caractersticas fsicas do bem.

Incorporao o ato de registro patrimonial do material adquirido em sistema informatizado de controle patrimonial e a consequente variao positiva do patrimnio do rgo ou entidade.

Materiais permanentes recebidos, mediante qualquer processo de aquisio, devem ser incorporados ao patrimnio do rgo ou entidade antes de serem distribudos s unidades que iro utiliz-los.

Aps registro de entrada do bem no Sistema de Gerenciamento de Material, o responsvel por este encaminhar uma comunicao ao Setor de Patrimnio (com cpia da nota de empenho, documentos fiscais e outros que se fizerem necessrios). Lista de Procedimentos TombamentoBase Legal

Verificar se todos os bens mveis permanentes esto sendo cadastrados no Sistema de Gerenciamento Patrimonial, com a correta identificao do tombamento.

Obs: O valor do bem a ser registrado o valor constante do respectivo documento de incorporao.Arts 7, pargrafo nico e 15, XXIX, do Decreto n 1.420/08Art. 13, do Decreto n 1.976/08;

Art. 94, da Lei n 4.320/64;


Verificar se esto sendo tombados todos os bens mveis adquiridos por compra com recursos prprios ou no, por doao, por permuta ou fabricados pelo rgo ou entidade e cuja durabilidade seja superior a dois anos.Art. 15, 2 da Lei 4.320/64;Decreto n 3.221/2010

Verificar se o registro patrimonial contm: nmero de tombamento; descrio do material; modelo, nmero de srie de fabricao, se for o caso; valor da aquisio, data de aquisio e nmero de processo; nmero do documento fiscal, nmero da nota de empenho e estado de conservao do material.Art. 16, inciso XII do Decreto n 1.420/08

Verificar se, em caso de perda, descolagem ou deteriorao da plaqueta, o responsvel pelo setor onde o bem est localizado comunica o Setor de Patrimnio para as providncias que se fizerem necessrias.Art. 37, da CF

Verificar se existem bens, que integram o patrimnio cultural do Estado, tombados pelo rgo ou entidade, checando o Livro de Tombo e as condies atuais do bem (bens tombados no podem ser destrudos, demolidos, mutilados, reparados, pintados ou reformados sem autorizao).Lei n 5.846/80

Os Bens Mveis Permanentes s podero ser cadastrados em lotes, quando no houver possibilidade de fixar o nmero de patrimnio. Esses bens devem ser idnticos, devendo ser informada a quantidade de bens que faro parte de cada lote no formulrio MCP 052;Item 2.4 da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Quando no houver semelhana entre os bens mveis permanentes, porm, com a mesma utilidade, o cadastramento dever ser feito por jogos, e ser informada a quantidade deles que comporo cada jogo no formulrio MCP 052.Item 2.4.1 da IN n 001/2002/SEA/DIPA

2.5.4 Distribuio do Bem Mvel

Ao Setor de Patrimnio, em conjunto com o Setor de Almoxarifado, compete, conforme o caso, a primeira distribuio de material permanente recm-adquirido, de acordo com a destinao dada no processo administrativo de aquisio correspondente. A destinao se constitui em uma lista de bens e de servidores que devem receber esses materiais.

Nenhum material permanente pode ser distribudo a qualquer servidor sem a respectiva carga patrimonial, que se efetiva com o aceite em sistema informatizado de controle patrimonial ou assinatura aposta em termo de responsabilidade.

Carga patrimonial o rol de bens patrimoniados confiados pelo rgo ou entidade a um servidor, denominado Detentor de Carga, para a execuo das atividades de sua Unidade ou Subunidade.Lista de Procedimentos Distribuio do Bem MvelBase Legal

Verificar se os bens colocados em uso se do mediante assinatura de Termo de Responsabilidade, com a indicao dos elementos necessrios para a perfeita caracterizao de cada um deles, assim como dos responsveis pela sua guarda. Art. 94, da Lei n 4.320/64;

Art. 149, da LC Estadual n 381/07;

Art. 132, nico, II, da Lei n 6.745/85;

Art. 87, da Res.n TC 16/94

2.5.5 Movimentao

Os bens do acervo patrimonial do rgo ou entidade podem ter movimentao fsica e lgica.

Movimentao fsica a transferncia do bem dentro de uma mesma unidade, entre seus sublocais, de uma unidade para outra, de um rgo ou entidade para outro, depois de ocorrida a distribuio pela Unidade de Almoxarifado.

Movimentao lgica a transferncia de carga patrimonial entre detentores, tambm chamada de regularizao de carga patrimonial.

So tipos de movimentao de bens o recolhimento, a redistribuio, o remanejamento, a alienao e a cesso.

Recolhimento a modalidade de movimentao de bens de um local de guarda para o depsito do patrimnio, acompanhada da respectiva regularizao de carga patrimonial.

Redistribuio a modalidade de movimentao de bens armazenados no depsito do patrimnio para um local de guarda do rgo ou entidade, acompanhada da respectiva regularizao de carga patrimonial.

Remanejamento a modalidade de movimentao de bens entre detentores de carga patrimonial.

O remanejamento de bens pode ocorrer em trs modalidades:a) transferncia entre Detentores de Carga Patrimonial sem movimentao fsica, tambm chamada, no mbito deste Manual, de transferncia de titularidade de funo de confiana;

b) transferncia entre Detentores de Carga Patrimonial com movimentao fsica;

c) somente a movimentao fsica do bem.Alienao a modalidade de movimentao de bens que consiste na transferncia do direito de propriedade do rgo ou entidade para outra instituio mediante venda, permuta ou doao.

Cesso a modalidade de movimentao de bens que consiste na transferncia gratuita de posse e direito de propriedade do rgo ou entidade para rgos ou entidades da administrao pblica. Lista de Procedimentos MovimentaoBase Legal

A remoo fsica de bens no Remanejamento de responsabilidade do Detentor de Carga de origem e do Detentor de Carga de destino.Boas prticas

A transferncia deve ser comunicada Unidade de Patrimnio pelo detentor da carga de origem.Boas prticas

A Unidade de Patrimnio deve emitir o documento correspondente, a ser assinado pelos Detentores de Carga envolvidos.Boas prticas

Ao receber o(s) bem(s) transferido(s), o Detentor de Carga de destino deve dar aceite em sistema informatizado de controle patrimonial ou assinar o respectivo documento, concretizando a transferncia da Carga Patrimonial.Boas prticas

A concretizao de uma transferncia de Carga Patrimonial poder ser vistoriada pela Unidade de Patrimnio.Boas prticas

A retirada de um bem para reparo deve ser feita mediante atribuio de responsabilidade ao servidor encarregado do respectivo servio ou envio do bem para manuteno externa.Boas prticas

A sada de bens patrimoniais das dependncias do rgo ou entidade para reparo externo deve ser preferencialmente autorizada pela Unidade de Patrimnio, mediante emisso do respectivo documento de controle.Boas prticas

Ao ser devolvido o bem reparado, obrigatoriamente, a Responsabilidade deve ser atribuda ao usurio contnuo do mesmo.Boas prticas

2.5.6 Baixa ou Desfazimento

Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do rgo, mediante registro da transferncia deste para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimnio, devidamente autorizado pelo gestor.

O nmero de patrimnio de um bem baixado no dever ser utilizado em outro bem.O material permanente, considerado por comisso especfica, em situao patrimonial ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel, cuja permanncia ou remanejamento no mbito do rgo ou entidade for julgado desaconselhvel ou inexequvel passvel de alienao, por meio de venda, doao ou permuta, ou desfazimento, por meio de inutilizao ou abandono.

A alienao consiste na operao de transferncia de domnio de bens a terceiros, sendo a Administrao a vendedora, e comprador o licitante particular. A alienao de bens mveis inservveis dever atender as normas de licitao, exceto nos casos previstos em Lei e depender de avaliao prvia.

A alienao de bens mveis inservveis da Administrao Direta e Indireta, Autarquias e Empresas Pblicas, far-se- por venda, permuta ou doao nos termos da Lei Estadual n 5.164/75 e Lei Federal n 8.666/93.

Venda: os bens mveis inservveis sero alienados mediante leilo, conforme disposto no art. 22, 5 da Lei n 8.666/93. Permuta: forma de alienao na qual um determinado bem dado a ttulo de troca por outro bem. Segundo o art. 1, pargrafo nico da Lei Estadual n 5.164/75, a alienao mediante permuta s tem aplicao quando se tratar da troca de bens mveis inservveis por bem novo.

Doao: doao a modalidade pela qual o bem transferido a outro rgo ou entidade de forma permanente.

De acordo com a IN n 001/2002/SEA/DIPA, a baixa de bens mveis permanentes e de consumo de iniciativa do rgo interessado e ser dirigida Diretoria de Gesto Patrimonial da SEA, quando preencher a condio de inservveis ou excedentes, para reaproveitamento ou alienao.

Lista de Procedimentos Baixa ou DesfazimentoBase Legal

Verificar se a baixa de bens mveis permanentes est sendo efetuada pela Comisso Central Permanente.Item 4.2, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se para a baixa de bens mveis permanentes cadastrados no Sistema Informatizado de Controle Patrimonial est sendo emitido um relatrio datado, via Sistema de Gerenciamento do Patrimnio, que informe o nmero de patrimnio, cdigo de espcie, cdigo contbil, o valor contbil e o motivo da baixa, se por excesso ou inservibilidade. Esse relatrio juntamente com a ata conclusiva assinada pelos membros da Comisso Central Permanente, ser encaminhado DGPA/SEA para as providncias relativas ao recebimento dos bens.Itens 4.5 e 4.6, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se os bens mveis permanentes sem registro no Sistema Informatizado de Controle Patrimonial esto sendo baixados mediante a utilizao de formulrio de Baixa de Bens Mveis Permanentes MCP-051.Item 4.7, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Os bens mveis permanentes com estrutura de madeira considerados inservveis e irrecuperveis pela Comisso Central Permanente, que no apresentarem valor econmico, podero ser incinerados em local seguro pelo rgo interessado, aps vistoria e autorizao por escrito da GEMOV/DGPA, atravs de processo regular encaminhado mesma Diretoria da SEA.Item 4.8, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se o rgo ou entidade tem autorizao da DGPA/SEA para promover a doao dos bens mveis permanentes inservveis a entidades.Item 4.9, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

O relatrio dos bens no localizados, depois de apuradas as responsabilidades, mediante registro junto autoridade policial competente e/ou procedimento administrativo, por sindicncia ou inqurito administrativo, conforme o caso ser encaminhado, por meio de processo, Comisso Central Permanente. Essa Comisso remeter o processo devidamente instrudo GEMOV/DGPA/SEA, para emisso de parecer autorizativo de baixa dos bens. Itens 4.10 e 4.10.1, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Ao rgo interessado na baixa de bens mveis permanentes e de consumo compete o transporte e a entrega dos bens baixados at o local indicado pela GEMOV/DGPA.Item 4.11, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se a baixa de bens mveis permanentes e de consumo condicionada inspeo da GEMOV/DGPA/SEA.Item 4.12, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se a inservibilidade do bem est sendo declarada em processo regular, por despacho do Chefe da unidade e aprovada pelo respectivo Secretrio de Estado ou Presidente, e encaminhada SEA, para anlise prvia e verificao da possibilidade de recuperao e remanejamento entre os rgos da Administrao Pblica. Concludo este procedimento, a alienao promovida pela SEA.Art. 2, 1 e 3 da Lei Estadual n 5.164/75

Verificar se os termos de baixa, bem como os processos de alienao, esto sendo encaminhados ao responsvel pela escrita contbil para os registros de sua competncia.Art. 94, da Lei 4.320/64

A alienao por doao, sempre autorizada pelo Governador do Estado, pode ser feita para uso prprio de Prefeitura Municipal ou de instituio beneficente ou cultural, declarada de utilidade pblica ou de rgo da administrao indireta e fundaes estaduais.Art. 6, da Lei Estadual n 5.164/75

As ocorrncias, em quaisquer dos casos abaixo mencionados, excetuando-se a ltima hiptese, ensejaro por parte do rgo ou entidade que detm a posse do bem os seguintes procedimentos: a) instaurao de sindicncia para averiguao das causas do evento, ou processo administrativo para apurao de responsabilidade, quando for o caso; b) remessa da cpia do processo ao Setor de Patrimnio; e c) acionamento das companhias de seguro nos casos em que as causas dos eventos sejam cobertas por aplices. Roubo, furto ou qualquer outro tipo de desaparecimento;

Acidente de qualquer natureza;

Sinistro de qualquer natureza;

Demolio ou destruio provocada por iniciativa do Estado, quando convenincias tcnicas ou administrativas assim o exigirem.

Lista de ProcedimentosBase Legal

Verificar se, em caso de perda, furto ou dano de bens mveis permanentes pertencentes ao acervo patrimonial da unidade gestora, o responsvel pelo bem comunica o fato ao dirigente do rgo ou entidade, que providenciar a investigao preliminar.Arts. 4 e 6, do Decreto n 1.977/08

Caso a investigao preliminar aponte indcios que a perda, o furto ou o dano ocorreu por culpa ou dolo de seu responsvel, ser instaurado processo administrativo, nos termos da lei, visando ao restabelecimento, substituio ou indenizao do bem mvel ao ente estatal.Arts. 4 e 6, do Decreto n 1.977/08

Quando o bem mvel perdido, furtado ou danificado for restabelecido ou, ainda, substitudo por outro de mesmas caractersticas e valor, acompanhado da respectiva nota fiscal, no ser instaurado processo administrativo.Art. 7, do Decreto n 1.977/08

2.6 Do Levantamento Patrimonial

Levantamento o procedimento administrativo que certifica a existncia de um bem em um determinado local de guarda.

No levantamento devem ser verificadas a descrio do material com os registros de controle patrimonial, bem como a integridade do bem e afixao do Nmero de Patrimnio. Qualquer irregularidade deve ser imediatamente comunicada Unidade de Patrimnio.

Um levantamento pode abranger um ou certo conjunto de bens ou a totalidade de bens existentes em um ou mais setores do rgo ou entidade.

De acordo com a IN n 001/2002/SEA/DIPA, o levantamento dos bens mveis permanentes ser efetuado no formulrio padro Carga de Bens Mveis Permanentes MCP 052, e ser realizado por uma Comisso Interna Permanente, no mbito do respectivo setorial ou seccional.

Lista de Procedimentos Levantamento PatrimonialBase Legal

Os bens que no tiverem nmero de controle patrimonial e os adquiridos por doao devero constar do formulrio padro Carga de Bens Mveis Permanentes e no campo destinado ao nmero de patrimnio anterior, dever ser preenchida a expresso s/n (sem nmero).Itens 2.3 e 2.7, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Quando no houver possibilidade de fixar o nmero do patrimnio, os Bens Mveis Permanentes podero ser cadastrados em lotes. No entanto, esses bens devem ser idnticos, devendo ser informada a quantidade de bens que faro parte de cada lote no formulrio mencionado.Item 2.4, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Os bens mveis permanentes, que no forem semelhantes, mas que tenham a mesma utilidade, devero ser cadastrados por jogos e a quantidade que compe cada jogo ser informada no respectivo formulrio.Item 2.4.1, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Para aqueles bens que possuem mais de um nmero de patrimnio, dever ser considerado o ltimo registro, sendo que as etiquetas ou plaquetas antigas sero substitudas pelas novas, permanecendo o novo registro.Item 2.5, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se a Comisso Interna Permanente, aps levantamento patrimonial, encaminha ao setor de patrimnio do respectivo rgo ou entidade, a relao de todos os bens, para averiguao com a relao dos bens anteriormente cadastrados.Item 2.6, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se para os bens no localizados, foi feita relao com as caractersticas constantes do formulrio de Carga de Bens Mveis Permanente (MCP-052), constando a informao bens no localizados.Item 2.8, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se aps o trmino do levantamento efetuado pela Comisso Interna Permanente, esta encaminha no prazo de 05 (cinco) dias teis, ao setor de patrimnio do respectivo rgo ou entidade, a relao dos bens permanentes no localizados, para anlise e apurao das responsabilidades, por meio de sindicncia ou inqurito administrativo, conforme o caso.Item 2.8, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se aps levantamento efetuado pela Comisso Interna Permanente, o setor de patrimnio emite o Termo de Responsabilidade (em duas vias) modelo padro informatizado, e, se o mesmo est assinado pelo responsvel do setor em que os bens estiverem vinculados.Item 2.9, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

Verificar se os formulrios de Carga de Bens Mveis Permanentes (MCP-052), depois de processados esto sendo arquivados pelo setor de patrimnio como registro documental.Item 2.10, da IN n 001/2002/SEA/DIPA

2.7 Do Inventrio FsicoInventrio o procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos fsicos, que consiste no arrolamento de todos os bens existentes no rgo ou entidade. o processo de contagem fsica dos bens com o objetivo de verificar a exatido dos registros de controle patrimonial, mediante a realizao de levantamentos fsicos em um ou mais setores do rgo ou entidade, bem como de fornecer subsdios para a avaliao e controle gerencial de materiais permanentes.Os inventrios podem ser: De criao (ou inicial): quando criada uma nova unidade gestora, com o objetivo de relacionar os bens que ficaro sob a responsabilidade de seus administrados;

De verificao: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do Setor de Patrimnio, das unidades de controle patrimonial ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsvel. Tambm pode ser realizado com o intuito de apurar indcios de prejuzos ao rgo, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligncia, etc.;

De transferncia: realizado quando ocorrer mudana definitiva de titular do rgo ou do detentor de carga patrimonial;

De extino ou transformao: realizado quando determinado rgo ou entidade for extinto ou transformado em outro. No caso de extino, esse inventrio provocar o armazenamento dos bens patrimoniais em local especfico a fim de poder ser utilizado, atravs de distribuio, por outros rgos ou entidades;

Anual: realizado ao final de cada exerccio financeiro (que coincide com o ano civil) por comisso de servidores (designada pelo ordenador de despesa do rgo) especialmente para esse fim, e visa comprovar a exatido dos registros de controle de todo o patrimnio do rgo, demonstrando o acervo de cada detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variaes patrimoniais ocorridas no exerccio, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administrao Pblica Estadual.

Durante a realizao de qualquer tipo de inventrio fica vedada toda e qualquer movimentao fsica de bens localizados nos setores abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorizao especfica do gestor do rgo ou entidade.

Os diversos tipos de inventrios so realizados pela unidade de patrimnio, por iniciativa prpria ou a pedido do gestor do rgo ou entidade ou por cumprimento de determinaes legais, periodicamente ou a qualquer tempo e em quaisquer unidades, excetuando-se o anual, que realizado por comisso especfica.

Lista de Procedimentos InventrioBase Legal

Verificar se o rgo ou entidade realizou o inventrio de todos os seus bens mveis.Decreto n 2.005/08

Verificar se para fins de fechamento do balancete do ms de dezembro e do Balano Anual est sendo designada comisso composta, preferencialmente por servidores pblicos efetivos para proceder ao inventrio dos bens permanentes existentes sob guarda ou responsabilidade da unidade gestora, como tambm dos bens de consumo e permanentes existentes no seu almoxarifado.Art. 25, do Decreto n 1.876/2013Obs: O Decreto editado no final de cada exerccio

Verificar se est sendo elaborado o inventrio anual do patrimnio mobilirio, e se o mesmo est sendo encaminhado ao responsvel pela escrita contbil do rgo ou entidade.Art. 16, XXVI do Decreto n 1.420/08

Verificar se ao Balano Anual do rgo ou entidade est sendo anexada a Declarao de Regularidade do Inventrio Fsico* dos Bens Mveis Permanentes, firmada pelo ordenador de despesas e pelo responsvel pelo setor de patrimnio. Se, na concluso do inventrio, forem constatadas inconsistncias ou irregularidades que venham a impossibilitar a emisso da Declarao de Regularidade do Inventrio Fsico dos Bens Mveis Permanentes, estas devero ser elencadas e justificadas em documento firmado pelo ordenador de despesas e pelo responsvel pelo setor de patrimnio, documento este que dever ser anexado ao Balano Anual em substituio Declarao de Regularidade do Inventrio Fsico dos Bens Mveis Permanentes, conforme modelo abaixo.Art. 27, e pargrafo nico do Decreto n 1.876/2013Obs: O Decreto editado no final de cada exerccio

Verificar se est sendo encaminhado ao responsvel pela escrita contbil, at o dcimo dia til do ano subseqente ao de referncia relao analtica dos bens mveis do rgo ou entidade datada do ltimo dia do exerccio findo.Art.16, XXVII Decreto n 1.420/08

Verificar se h realizao de inventrios e termos de responsabilidade quando da mudana de responsvel pelo setor.Art. 94, da Lei 4.320/64;Art. 87, da Res.TC 16/94

ESTADO DE SANTA CATARINANOME DO RGO/ENTIDADE:

*DECLARAO DE REGULARIDADE DO INVENTRIO FSICO DE BENS MVEIS PERMANENTES

Declaramos, sob pena de responsabilidade, que foi procedido ao inventrio fsico dos bens mveis permanentes, em que foi constatada a existncia fsica de todos os bens mveis dessa natureza, pertencentes a este rgo/entidade, inclusive dos que se encontram cedidos, concedidos, em manuteno ou temporariamente em poder de terceiros, cujos documentos comprobatrios se encontram arquivados no Setor de Patrimnio. Atestamos, ainda, a existncia fsica de todos os bens mveis permanentes pertencentes a terceiros e que se encontram em poder deste rgo/entidade.Declaramos, por ltimo, que os saldos apurados conferem com os informados ao setor de contabilidade por ocasio do encerramento do exerccio.Por fim, declaramos que os bens sujeitos reavaliao no exerccio de 2012, de acordo com cronograma aprovado pela Instruo Normativa Conjunta DGPA-SEA/DCOG-SEFn001, de 12 de abril de 2011, foram submetidos a este procedimento e as respectivas alteraes devidamente registrados no sistema de patrimnio do Estado.Por ser esta a expresso da verdade, assinamos a presente declarao para que produza os efeitos legais.Local e data.Assinatura do Responsvel pelo Setor de PatrimnioNome:Matrcula:Assinatura do Ordenador de DespesasNome:Matrcula:

2.8 Procedimentos GeraisLista de Procedimentos Gerais

Base Legal

Verificar se o rgo ou entidade mantm cadastro e registro atualizados do patrimnio do rgo ou entidade.Art. 16, XII do Decreto n 1.420/08

Verificar se o rgo ou entidade mantm registros mensais das entradas e sadas de bens patrimoniais mobilirios e repassa as informaes ao responsvel pela escrita contbil, at o terceiro dia til do ms subsequente.Art. 16, XXV, do Decreto n 1.420/08

Verificar se as aquisies (inclusive por adiantamento), incorporaes e baixas, cesses, doaes e permutas esto sendo registradas na contabilidade.Art. 85, da Resoluo n TC 16/94;

Art. 85, da Lei Federal n 4.320/64

Verificar se os servidores da rea de patrimnio do conhecimento autoridade administrativa competente no caso de ocorrncia de desfalque, desvio de bens ou outra irregularidade que resulte dano ao errio, para instaurao de Tomada de Contas Especial.Art. 137, da LC n 381/07;Art. 2, do Decreto n 1.977/08.

Verificar se a contabilidade mantm atualizada as relaes de responsveis por dinheiro, valores e bens pblicos, cujo rol ser encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado, pela Secretaria de Estado da Fazenda.

Art. 147, da LC n 381/07;Art. 83, da Lei n 4.320/64

Verificar se a Contabilidade mantm registro sinttico dos bens mveis.Art. 95, da Lei n 4.320/64

3 CONTROLE INTERNO SOBRE O PATRIMNIO IMOBILIRIO

O Sistema Administrativo de Gesto Patrimonial - SAGP tem por finalidade desburocratizar, descentralizar e desconcentrar as atividades de patrimnio de forma sistemtica e articulada com os demais rgos, entidades e demais sistemas administrativos do Poder Executivo Estadual.

O SAGP visa a assegurar a uniformidade da legislao, por meio da normatizao, orientao e controle.Na Administrao Pblica Estadual a Secretaria de Estado da Administrao o rgo Central do Sistema de Gesto Patrimonial, conforme Decreto n 1.420/08. Por sua vez, a Diretoria de Gesto Patrimonial o ncleo tcnico deste Sistema. Subordinado a essa Diretoria, a Gerncia de Bens Imveis GEIMO, a responsvel, como j implcito na prpria denominao, pela gesto patrimonial dos Bens Imveis do Estado, no entanto o efetivo controle, as aes e a implementao das orientaes devem ocorrer de forma descentralizada nos rgos e entidades.

Os rgos setoriais, rgos seccionais e unidades administrativas descentralizadas possuem vinculao tcnica ao rgo central do sistema.Diante da abrangncia e complexidade dos temas abordados, e que no se esgotam neste contexto, o que se pretende dar um passo inicial que certamente nortear as aes daqueles que no dia a dia convivem com a omisso ou as lacunas dos procedimentos previstos.3.1 DefiniesEscritura: documento que prova um contrato ou ato jurdico translativos ou declaratrio da propriedade imvel e os constitutivos de direitos reais, escrito por um tabelio ou oficial pblico e testemunhado por duas pessoas. O mesmo que instrumento pblico.Certido de Propriedade: documento expedido pelo Cartrio de Registro de Imveis, com nmero de ordem para pronta identificao, que expressa individualidade ao imvel, sua situao geogrfica e sua perfeita descrio, em que sero transcritos os atos de Registro e Averbao, espelhando todo o estado fsico e jurdico do bem imvel. Pode ser substituda por uma Ficha de Matrcula.Ficha de Matrcula: documento expedido pelo Cartrio de Registro de Imveis, com nmero de ordem para pronta identificao, que expressa individualidade ao imvel, sua situao geogrfica e sua perfeita descrio, em que sero transcritos os atos de Registro e Averbao, espelhando todo o estado fsico e jurdico do bem imvel.Registro: ato que tem por finalidade lavrar os atos translativos ou declaratrios da propriedade imvel e os constitutivos de direitos reais.

Averbao: ato que tem por finalidade lavrar as alteraes e extines do ato de registro, as ocorrncias que venham alterar o registro e a prpria Certido de Propriedade ou Ficha de Matrcula.

3.2 Embasamento legal e doutrinrio Decreto 2.807/09 Dispe sobre o controle e os registros dos bens imveis no mbito dos rgos da Administrao Pblica Estadual Direta, Autrquica e Fundacional, e estabelece outras providncias;

OT 0006/09 de 06/09/2009 Orienta os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual a respeito dos procedimentos sobre a responsabilidade, os registros e os controles dos Bens Imveis no mbito dos rgos e Entidades da Administrao Pblica Estadual direta, inclusive Fundos, Autrquica e Fundacional.3.3 Dos Responsveis pelos Bens ImveisAo titular ou dirigente mximo do rgo ou entidade compete representar o Estado junto aos Servios de Notas, aos Cartrios de Registro de Imveis e aos Municpios, nos procedimentos de compra, doao, dao em pagamento, permuta, venda, cesso de uso, concesso de uso, permisso de uso, comodato, locao, desapropriao, reverso, retificao, desmembramento e amembramento de imveis sob sua administrao, desde que devidamente autorizado por Lei.

Compete ao titular ou dirigente mximo do rgo ou entidade atribuir a responsabilidade para implementao do disposto neste Decreto ao Gerente de Apoio Operacional ou ocupante de cargo anlogo, podendo este designar um servidor ou empregado no mbito de sua gerncia, com a responsabilidade para implantar, acompanhar e controlar os registros dos bens imveis de forma centralizada.Lista de Procedimentos Dos Responsveis pelos Bens ImveisFundamentao

Verificar se a responsabilidade pela implementao de aes, acompanhamentos e controle dos registros, determinados pelo decreto 2.807/09, foram atribudas ao Gerente de Apoio Operacional ou ocupante de cargo anlogo.

Obs: Poder haver a designao da responsabilidade acima, a um servidor ou empregado, no mbito da gerncia.Art. 2, 1 do Decreto n 2.807/09OT 0006/09 de 06/09/2009

Verificar se a implementao das aes decorrentes de obras, desde o seu planejamento at a execuo, passando pela manuteno das regularidades necessrias junto aos rgos pblicos competentes, especialmente a Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB e o Municpio, inclusive a averbao das benfeitorias e obras no Cartrio de Registro de Imveis da Comarca onde estiver localizado o imvel, est sendo feita pelo Gerente de Infra-Estrutura, se houver, ou o servidor ou empregado designado no mbito de sua gerncia.Art. 2, 2 do Decreto n 2.807/09;

OT 0006/09 de 06/09/2009

Verificar se nas unidades administrativas descentralizadas (escolas, hospitais, delegacias, etc) o superior hierrquico est sendo o responsvel pela implementao das medidas de implementao, acompanhamento e controle de registros. Art. 3 do Decreto n 2.807/09;

OT 0006/09 de 06/09/2009

3.4 Da Titularidade e Administrao dos Bens Imveis

3.4.1 Imveis da Administrao Direta

A relao das pessoas jurdicas de direito pblico est prescrita no artigo 41, do Cdigo Civil Brasileiro, e nele no esto contemplados os poderes e/ou rgos estatais (como as Secretarias de Estado), inclusive fundos a eles vinculados. Neste contexto, pode-se afirmar que eles no tm personalidade jurdica, nos termos da lei, para adquirir imveis em nome prprio, no podendo subscrever a escritura pblica de compra e venda de imveis. Portanto, no podem ser titular de direito real de propriedade sobre imveis.

Nesse contexto, certo que somente o Estado de Santa Catarina tem aptido jurdica para figurar como proprietrio, bem como firmar qualquer contrato que envolva Bens Imveis.

Lista de Procedimentos Da Titularidade dos Imveis da Administrao DiretaFundamentao

Verificar se os bens imveis adquiridos pelos rgos da Administrao Pblica Estadual Direta, inclusive Fundos, esto sendo escriturados e registrados nos Cartrios de Registros Imobilirios, em nome do Estado de Santa Catarina, pessoa jurdica de direito pblico interno, inscrito no Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica CNPJ da Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB sob n 82.951.229/0001-76.

Obs: Quando o imvel, que est em uso pelo rgo ou entidade, no estiver em nome do Estado de Santa Catarina, o responsvel pelo mesmo dever proceder a transferncia de sua titularidade, junto ao Cartrio de Registro Imobilirio da Comarca onde estiver localizado o bem, mediante requerimento formal devidamente protocolado. Inclui-se nesse contexto, a situao dos bens imveis cuja titularidade ainda est em nome de Autarquias ou Fundaes extintas, sem que haja entidade sucessora de suas competncias.Art. 4 do Decreto 2.807/09;

Decreto n. 1.526/08;

OT 0006/09 de 06/09/2009;

Verificar se as informaes acima so devidamente atualizadas junto aos Cartrios de Registros de Imveis, aos Municpios e ao Sistema de Gesto Patrimonial SIGEP.

Art. 6, 1 do Decreto n 2.807/09;

OT 0006/09 de 06/09/2009

3.4.2 Imvel das Autarquias e Fundaes

Os Bens Imveis das Autarquias e Fundaes Pblicas Estaduais devem ser escriturados e registrados em nome das mesmas, uma vez que elas possuem personalidade jurdica, devendo figurar o Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ da respectiva entidade.Alm da titularidade, o registro e o controle desses Bens Imveis sero realizados diretamente pelas Autarquias e Fundaes.

Os bens imveis dos rgos da Administrao Pblica Estadual Direta, inclusive Fundos, em uso pelas Autarquias e Fundaes, permanecero em nome do Estado de Santa Catarina de acordo com o art. 4 do Decreto 2.807/09.

Os bens imveis das Autarquias e Fundaes ativas, em uso pelos rgos da Administrao Pblica Estadual Direta, inclusive Fundos, permanecero em nome das respectivas Entidades.Lista de Procedimentos Da Titularidade dos Imveis das Autarquias e Fundaes PblicasFundamentao

Verificar se os bens imveis adquiridos pelas Autarquias e Fundaes esto sendo escriturados e registrados nos Cartrios de Registros de Imveis em nome das mesmas, devendo figurar no Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica CNPJ da Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB da matriz da respectiva Entidade.

Obs: Dever ser transferida a titularidade de imvel da Autarquia ou Fundao extintas, para Entidade que lhes sucede as competncias e que est em uso do bem, mediante requerimento formal devidamente protocolado junto ao Cartrio de Registro Imobilirio da Comarca onde o imvel estiver localizado. Art. 5, 1 do Decreto n 2.807/09OT 0006/09 de 06/09/2009

Verificar se as informaes acima so devidamente atualizadas junto aos Cartrios de Registros de Imveis, aos Municpios e ao Sistema de Gesto Patrimonial SIGEP.Art. 6, 1 do Decreto n 2.807/09;

OT 0006/09 de 06/09/2009

3.5 Do Levantamento dos Bens Imveis

O responsvel no rgo ou entidade dever realizar um rastreamento de todos os Bens Imveis de sua propriedade ou de titularidade do Estado de Santa Catarina que estejam em uso pela administrao. Lista de Procedimentos Do Levantamento dos Bens ImveisFundamentao

Verificar se o responsvel est realizando levantamento dos imveis pertencentes ao rgo ou entidade, por meio de consultas formais aos Municpios e aos Cartrios de Registro de Imobilirios das comarcas onde possivelmente este tenha imveis de sua titularidade ou que esteja sendo pelo mesmo utilizado. Em ambas consultas, dever ser solicitado o levantamento dos Bens Imveis dos seguintes Cadastros Nacionais de Pessoas Jurdicas CNPJ:

a) Todos os CNPJ em uso ou j utilizados pelo rgo ou Entidade, inclusive j baixados;

b

Documents

Guia de Procedimentos Básicos de Controle Interno - Gestão Patrimonial.doc