TEMA:“LOGISTICA EN LA MUNICIPALIDAD

PROVINCIAL DE HUANUCO”

HUÁNUCO – PERÚ2012

“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”

UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

E. A. P. INGENIERIA INDUSTRIAL

MUNICIPALIDAD DE HUANUCO

VISIONPromover la cultura de cordialidad, paz, equidad social y económica. Para generar fuentes de trabajo, que permita alcanzar el desarrollo de nuestra ciudad, con participación vecinal, poniendo a su disposición información, tecnología y conocimientos para el buen uso de los recursos disponibles de forma transparente y concertadora.MISIONOptimizar la  utilización de los recursos: humano creativo calificado, infraestructura, y económicos, según los modelos estándares de valores morales. Para hacer de esta corporación edil, una Institución competitiva, líder de desarrollo local, promoviendo la identidad cultural e institucional de nuestra región.

DESCRIPCION CUALITATIVA

En la Municipalidad Provincial de Huánuco la función logística se basa en dos áreasespecíficas el área de abastecimiento (Sub-Gerencia) y el de almacén ya establecidas previamente.

AREA DE ABASTECIMIENTO:

Estaárea,está a cargo del Sr. Celso Cajas quién toma todas las decisiones rigiéndose a lo siguiente:

Decreto legislativo nº 1017: Ley de contrataciones del estado. Decreto supremo 184-2008-EF: Reglamento de la ley de contrataciones del

estado.

Donde podemos describir los siguientes procedimientos:

1. REQUERIMIENTOS: Todas las áreas del municipio necesitan algún tipo de requerimiento, esto se

concreta mediante una solicitud que es enviada al área de abastecimiento.

2. PROCESO DE SELECCIÓN: Para cada proceso de selección para la contratación de bienes, servicios y obras se

basan en la cantidad de UIT´S, dispuestas por la OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado); si el monto es hasta 3 UIT´S el proceso se realiza mediante cotizaciones y si es mayor a 3 UIT´S entonces se sigue el siguiente paso:

El Jefe de área de abastecimiento el Sr. Cajas remite un expediente a gerencia general donde evaluaran y emitirán su decisión mediante una resolución de aprobación, Esta resolución será remitida al área de abastecimiento.

Este expediente y la resolución de aprobación es enviada al área de presupuestos, donde evaluaran y emitirá su decisión evaluando con su plan anual de trabajo (PAT) y emitirán un resumen efectivo solicitando sacar una resolución siendo estos documentos enviados al área de abastecimiento para que éste, de orden de compra.

Teniendo a los posibles candidatosya sea por cotización o invitación, el encargado verifica si se encuentra inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (RNP), si no están inscritos son depurados.

Estos preseleccionados pasan a ser evaluados mediante un cuadro comparativo, donde verifican el menor costo del valor a adquirir.

Es seleccionado aquel proveedor que cumple con todos los requisitos solicitados.

3. ORDEN DE ATENCION (PEDIDO):

Teniendo ya a la empresa seleccionada se emite una orden de pedido. El pago se hace efectivo cuando el pedido es recepcionado por almacén.

4. TRANSPORTELa municipalidad de Huánuco no utiliza ningún tipo de transporte para el abastecimiento de servicios tangibles ya que son los mismos distribuidores quienes se encargan de traer hasta la puerta del almacén.

AREA DE ALMACEN

El área de almacénde la municipalidad Provincial de Huánuco está a cargo del Sr. Andrés Hidalgo, el funcionamiento de esta área se divide en dos grupos.Las actividades que lleva a cabo estaárea se rigen a su reglamento del área de almacén de la Sub Gerencia de Abastecimiento de la municipalidad Provincial de Huánuco.

PROCESOS RELACIONADOS CON FLUJO DE ENTRADA

En este proceso se encuentran todas las actividades que engloban lo siguiente:

1) CONTROL DE RECEPCIÓNLa municipalidad de Huánucocuenta con dos almacenes para la recepción de los bienes; uno en el mismo municipio y otro el eljr. (…). La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibos (Orden de

compra o Guía de Remisión u otro documento análogo). Las Ordenes concernientes a la recepción se ejecutan conforme a lo siguiente:

Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega, a fin de informar sobre cualquier anormalidad.

Contar los paquetes bultos y/o equipos recepcionados y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.

Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guías y en el exterior del bulto esta acción no será necesaria el número y características de los bienes recepcionadospermitan efectuar una verificación cualitativa sin problema alguno.

Anotar en la documentación de recibo: Nombre de la persona que hace la entrega. Nombre de la persona que recibe la mercadería Número de placa del vehículo utilizado en el transporte (cuando sea

pertinente) fecha y hora de recepción.

De todas estas actividades de recepción de bienes se emite un documento de entrada de almacén para los procesos posteriores.

2) VERIFICACION Y CONTROL DE CALIDADEste proceso consiste en: Retirar los bienes del embalaje Revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativaLa

conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del área de almacén en el rubro respectivo de la orden de compra y guía respectiva.

3) INTERNAMIENTO

Este proceso tiene las siguientes labores: Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc y

ubicar en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje.

Si el almacén no cuenta con equipos o ambientes para la conservación de determinados bienes, estos se internarán a través de otros órganos u organismos que cuentan con ello.

El Jefe del Área de Almacén da la conformidad al mismo.

4) REGISTRO Y CONTROL Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se procederá a:

registrar su ingreso en la tarjeta visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias, u otros conceptos distintos de la compra se procederá a formular la correspondiente nota de Entrada aAlmacén.

Copia del documento de ingreso(orden de compra Guía de internamiento o Nota de Entrada de almacén) será remitida al Área respectiva para efecto del ingreso en la tarjeta de Existencia Valorada de Almacén.

Los bienes que se incorporaran al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al procedimiento establecido en el Manual de Codificación de Mobiliario del sector público.

5) CUSTODIA Las acciones que se realiza son:

Protección de los materiales: realizan tratamientos específicos que son necesarios para cada artículo, a fin de protegerlos de la humedad, temperatura, lluvia, luz, etc.

Protección del local de almacenaje: A las áreas destinadas para almacén se rodean con medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgo interno y externo.

PROCESOS RELACIONADOS CON FLUJOS DE SALIDA

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

En esta actividad se procede al traslado interno consta de las fases siguientes:

1) Formulación de pedidos Se emplea el formulario “Pedido Comprobante Salida”. Se formula en base a los respectivos cuadros de Necesidades Consolidados del

año correspondiente conciliados con las posibilidades financieras. El órgano de Abastecimiento establecerá un calendario a través del área de

almacén para la presentación de pedidos cuyo consumo de bienes sea constante.

Los pedidos que no sean de consumo regular serán presentados de acuerdo al periodo consignado en el cuadro de necesidades consolidados.

La formulación de pedidos comprobante salida corresponde a la unidad usuario y la autorización para la atención al Jefe de Abastecimiento.

2) Autorización de despacho La autorización se otorga para aquellos bienes que figuran en el respectivo

cuadro de Necesidades Conciliado. Se autoriza pedidos no programados en caso que se deriven de situaciones

de emergencia por el Jefe de Abastecimiento y se atenderá con cargo a los stock de seguridad. Esta fase comprende lo siguiente:

Número de registro del pedido Comprobante de Salida. Aprobación del Jefe de Abastecimiento Valorización de pedidos Comprobante de Salida Registro de las Salidas Autorizadas de Bienes en las tarjetas de

existencias Valoradas de Almacén

3) Acondicionamiento de Materiales El responsable del Almacén recibirá los pedidos comprobantes de salida

aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega.

4) Control de Materiales En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales debiendo tomar las previsiones necesarias del caso bajo responsabilidad.

5) Entrega de materiales En el momento de hacerse la entrega de materiales, se cuidará que las personas que realiza la recepción lo haga en forma serena y consiente.Será precaución del responsable del almacén que la dependencia de destino devuelva el pedido de comprobante de salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.Es función inherente al almacén el que los bienes a despachar fuera del perímetro de la ciudad, está amparada por una cobertura de seguro.

DESCRIPCION CUANTITATIVA

AREA DE ABASTECIMIENTO:

Cuenta con 3 personales; el jefe de área, un asistente y la secretaria.

Diariamente llega a esta área 2 o más requerimientos, dependiendo de la temporada del año.

Se analiza mediante las UIT´S.

Tabla Nº1: Topes para el proceso de selección

Para que el pedido se haga efectivo tiene que ser evaluado 3 veces; según el valor a adquirir, la legalidad de la empresa y el costo. Pasado eso se efectúa el pago.

AREA DE ALMACEN

En la oficina de almacén encontramos a 5 personas y a un encargado (almacenero) para cada almacén.

La magnitud del nivel máximo de stock está dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de todas las dependencia del municipio; en un periodo trimestral (90 días), semestral (180 días) o anual (360 días).

El stock mínimo de seguridad lo determinan empleando la siguiente fórmula:

stockmin .=Qt 1

∗t 2

Donde: Q= Nivel máximo de stock.; t 1= tiempo en que se estima se consumirá

totalmente Q; t 2=tiempo que se considera demora el trámite de reposición de stock.

CASO DE ESTUDIO

Al área de abastecimiento de la municipalidad provincial de Huánuco llego un requerimiento de obra para la “IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GENERACION DE ENERGIA ELECTRICA E ILUMINACION DEL ESTADIO HERACLIO TAPIA LEON III ETAPA”, aquí el jefe de abastecimiento el Sr. Cajas emitió un documento dirigido a gerencia general, donde este requerimiento fue aprobado mediante una resolución,esta fue remitida al área de abastecimiento. Una vez aprobado, el área de abastecimiento emite la resolución con el requerimiento al área de presupuesto y este lo evalúa según el Plan Anual de Trabajo (PAT), haciendo viable esta obra. Y por último, el área de abastecimiento envió cartas de invitación a todas las empresas cuyos expedientes ya fueron evaluados. Pasado toda esta etapa el ganador para la realización de esta obra de envergadura fue la empresa CONSORCIO ELECTRO, con un plazo para la ejecución de la obra de 150 DIAS CALENDARIOS y con un monto valorizado en S/. 3’, 424,408.07.

Preguntas:

¿En que se basa el proceso de selección para adquisición de bienes, servicios y obras, la municipalidad provincial de Huánuco?

Rpta:Para la determinación del tipo de proceso aplicable, el artículo 18º de la Ley N° 29626, Ley del Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2012, ha establecido los topes aplicables para los procesos de selección regulados por la normativa de contrataciones (tabla Nº1).

¿Por qué es importante para la municipalidad de Huánuco la logística?

Rpta: Porque los ayuda a planificar, implementar y controlarmejor el flujo efectivo de costes con respecto amateriales, inventarios, servicios y/o obras, así como lainformación relacionada para el proceso de adquisición de los bienes tangibles e intangibles, con el fin deatender las necesidad (requerimientos)de las diferentes áreas de la municipalidad.

¿Si usted fuese el jefe de abastecimiento de la municipalidad Provincial de Huánuco, que políticas y cambios pondría en marcha, con respecto a la situación actual de esa área?

Rpta:Bueno en cierta medida las políticas ya están establecidas por ley y respecto a eso no se puede evitar o cambiar los tramites ya establecidos. Como jefe de abastecimiento implantaría un sistema de información (software) que me maneje y me facilite información sobre los procesos que se realice durante el año, y concentrarlo todo en una base de datos digital para evitar el papeleo.

CONCLUSIONES

Todos los trámites y procedimientos que se realizan tanto en el área de abastecimiento como el de almacén se rigen a reglamentos establecidos por ley, y son cumplidos en su totalidad.

En los almacenes mas que todo se aprovisiona productos para los programas sociales como; el vaso de leche y comedores populares. Y en poca magnitud materiales para construcción y obra, que por lo general son requeridos rápidamente.

RECOMENDACIONES

Interconectar el área de abastecimiento y de almacén mediante un software, para que de esa manera se trabaje en conjunto en tiempo real y asi reducir tiempos en los trámites y/o procedimientos.

Reordenamiento de la oficina de almacén, ya que podemos encontrar documentos uno encima del otro y por lo general amontonados. Esto lo podríamos solucionar con un software de administración de inventarios