Una publicacin del Proyecto Medelln Ciudad ClusterCalle. 53 No. 45 - 77 MedellnCmara de Comercio de Medelln para Antioquiawww.medellinciudadcluster.comISBN 978-958-99131-4-7Proyecto liderado por:Alcalda de MedellnCmara de Comercio de Medelln para AntioquiaContenidos y recopilaciones tcnicas:Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia Luis Javier Ramrez Vanegas, gerente de Servicios RegistralesEquipo tcnico:Vctor Rendn FernndezCarlos Enrique Luna RondnNelson Fernando Sierra RestrepoEdicin: Taller de EdicinImpresin: MultimpresosLos contenidos de esta publicacin son responsabilidad exclusiva de sus au-tores,ynocomprometenelcriteriouopinindelaCmaradeComerciode Medelln para Antioquia y la Alcalda de Medelln. Este documento no reempla-za la asesora especializada y particular que a nivel jurdico se pueda brindar por un experto.La reproduccin, total o parcial de esta obra sin autorizacin de sus autores oeditoresdarlugaralassancionesdeley,asmismoladistribucinno autorizada ser sancionada legalmente. Todos los derechos reservados . Medelln Colombia Noviembre de 20113Prembulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Captulo 1.Planear antes de crear empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 1.1Consideraciones bsicas al crear la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.2El empresario. Tipos de emprendedor o empresario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161.3Cualidades del emprendedor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181.4Entidades e iniciativas que apoyan la creacin de empresas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201.5Qu se requiere cuando lo que se necesita es capital de trabajo y nanciacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 1.6Veinte preguntas antes de crear la empresa y ponerla en marcha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.7Etapas para ser empresario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.8Formalizacin: registros y otros asuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301.9Estmulos legales para la creacin de empresas y empleos formales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Captulo 2.Planear y administrar la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .492.1Plan de empresa y plan de negocios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512.2Requisitos para un buen plan empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532.3La planeacin estratgica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.4El organigrama empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.5Plan de trabajo de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602.6Planear y ejecutar con calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602.7Planeacin para el mediano y largo plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612.8Cmo gerenciar la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Tabla de contenido4de inicio para micro y pequeas empresas GuaTabla de contenidoCaptulo 3.Mercadeo, mercado y TIC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633.1Mercadeo y ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653.2Para qu sirven los estudios e investigacin de mercados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663.3Recomendaciones para efectuar las compras y las ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713.4Mercadeo y uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723.5Las franquicias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Captulo 4.De los recursos humanos y el trabajo con la gente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 794.1Del rea de recursos humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824.2De las funciones del rea de recursos humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824.3Los pagos de seguridad social por medios electrnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 904.4De la jornada laboral. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Captulo 5.Procesos productivos de bienes o servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935.1Trabajar en busca de la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 965.2Cmo mantener y mejorar los procesos de calidad en la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Captulo 6.Contabilidad y nanzas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 996.1Registro de operaciones y sanciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1016.2De los libros de contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1026.3De los informes de contabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1046.4Del Rgimen comn y el Rgimen simplicado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1076.5De la factura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1086.6Cmo controlar las nanzas de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1106.7Indicadores nancieros y estados nancieros bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1116.8Deudas, historia crediticia y Habeas Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1165Captulo 7.Costos y presupuesto de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 7.1Clases de costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121 7.2Los cuadros de costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1237.3El margen de contribucin y su aplicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1267.4Los presupuestos y su clasicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129Captulo 8.Con la DIAN y con el Estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1318.1Compromisos ante el Estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1338.2DIAN: Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1348.3Cambios de rgimen ante la DIAN u otras instituciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135Captulo 9.Nuevas tecnologas: nuevos recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 9.1Las TIC y sus benecios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1399.2Redes sociales y blogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141Captulo 10.La empresa y su compromiso con el medio ambiente . . . . . . . . . . . . . 14310.1Normas de seguridad industrial y salud ocupacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14510.2Cuando lo inesperado ocurre: un accidente de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14710.3Normas de seguridad industrial y ambiental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15010.4Cmo proteger los bienes de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15110.5Marcas, enseas y patentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152Referencias bibliogrcas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 6de inicio para micro y pequeas empresas GuaTabla de contenidondice de Cuadros Cuadro C.1:Benecios tributarios nacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Cuadro C.2: Benecios en contribuciones por concepto de nmina (parascales) (art. 5 Ley 1429 de 2010) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Cuadro C.3: Progresividad en el pago de la matrcula mercantil y su renovacin anual (art. 7 Ley 1429 de 2010) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Cuadro C.4:Causales de no aplicacin de los benecios otorgados por la Ley 1429 de 2010 . . . . . . . . . . . . 41Cuadro C.5: Descuentos en el impuesto sobre la renta y complementarios, los aportes parascales y otras contribuciones de nmina de trabajadores (arts. 9 a 14, Ley 1429 de 2010). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Cuadro C.6: Simplicacin de trmites para facilitar la formalizacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Cuadro C.7:Modelo para realizar la planeacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Cuadro C.8:Conceptos de referencia para el pago de las prestaciones de ley . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Cuadro C.9:Gua de pagos a la Seguridad Social . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Cuadro C.10:Balance general empresarial - Activos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105Cuadro C.11:Balance general empresarial - Pasivos y patrimonio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106Cuadro C.12:Estado de cambios en la situacin nanciera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114Cuadro C.13:Frmula para obtener el capital de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115Cuadro C.14:Frmula para calcular la razn corriente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115Cuadro C.15:Frmula para el clculo de la prueba cida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116Cuadro C.16:Frmula para calcular el indicador de endeudamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117Cuadro C.17:Ejemplo de anlisis de costos para un producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125Cuadro C.18:Comparativo entre costos y gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1287ndice de Grcos Grco G.1:Modelo de organigrama empresarial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Graco G.2:Clasicacin de los costos en una empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122Grco G.3:Tipologa de los costos segn la naturaleza de las operaciones de fabricacin . . . . . . . . . . . . . .123ndice de Mapas Mapa M.1: Medelln: ubicacin de centros de apoyo al trabajo empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Mapa M.2:Antioquia: sedes de la Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338de inicio para micro y pequeas empresas GuaLa estructura empresarial en Colombia y el departamento de Antio-quiaestconformadaaproximadamenteen95%pormicroype-queas empresas que generan ms de 57% de los empleos y son una fuente dinamizadora de la economa nacional. No obstante, las prcticasinformalessonunaconstanteenestetipodeunidades empresariales; conllevan inefciencias, conductas de competencia desleal,desconocimientodelasnormasregulatorias,difcultades con el fnanciamiento y estrechez de mercados. Por consiguiente, se hace absolutamente necesario contar con una herramienta que, comogua,sirvaparalaimplementacindebuenasprcticasde gestin en la construccin continua de una cultura empresarial que permita una mayor sostenibilidad de las empresas en el tiempo.En los ltimos aos, la Alcalda de Medelln y la Cmara de Comer-cio de Medelln para Antioquia han desarrollado una estructura de trabajo basada en redes de cooperacin y negocios bajo la ptica de clusters estratgicos; en tal sentido, espera consolidar una base empresarial que responda con mayores capacidades a los retos de laeconomanacionaleinternacionalyposibilitelageneracinde ingresos y empleos formales, contribuyan al aumento del PIB local yalmejoramientodelaproductividad,haciendodeMedellnuna ciudad atractiva para invertir en nuevos negocios.PrembuloPrembulo9Para apoyar esta estrategia de desarrollo y competitividad basada en cluster, el proyecto Medelln Ciudad Cluster se ha convertido enuninstrumentoimportantedeapoyoparalaciudad.Eneste sentido los empresarios que participan de este proceso comienzan a entender sobre su desempeo gerencial, comercial y estratgico a travs de diagnsticos que se realizan desde el momento de in-gresar a los programas de apoyo, tanto desde el inicio de la empre-sa como en sus diferentes fases de crecimiento.Aqu se recogen algunas situaciones recurrentes en el diario que-hacer de las micro y pequeas empresas a travs de las distintas fases de desarrollo del modelo de negocio. Esta es una gua con herramientas bsicas para promover el mejoramiento de las unida-des productivasque busca contribuir con una mayor permanencia de las empresas en el mercado. La gua est orientadaen dos perspectivas: Para emprendedores y empresarios que estn en proceso de legalizacin de sus nacientes unidadesproductivasyquecompartenproblemticasysituacio-nessimilaresyparalosempresariosconempresasformalmente establecidasyquequierendimensionarsunegocioyvercrecer sus empresas.10Con esta publicacin, el Componente de Formalizacin Empresa-rial del proyecto Medelln Ciudad Cluster quiere contribuir con la cualifcacin de los empresarios, a la vez que invitarlos a hacer uso de prcticas formales que les den herramientas para el desarrollo y fortalecimiento de su empresa. Simultneamente, ofrece una alter-nativa, fcil y amena, para el uso de recursos que favorezcan una gestin empresarial efcaz.1Planearantes de crearempresa1213Planear antes de crear empresaf 1.1 Consideraciones bsicas al crear la empresa1.Buscarayuda.Almomentodepensarencrearempresaes importante conocer los programas que realizan algunas institu-ciones para ayudar en forma gratuita al emprendedor a fn de que defna claramente su idea y formule el plan de negocios. 2.Serconscientedelosriesgos.Emprenderunnuevonego-cio implica asumir determinados riesgos que se deben conocer parapoderafrontarlosconxito.Sepresentarnsituaciones decontingenciaenelmontajeylaoperacindelaempresa; riesgos que no son para desistir sino para preverlos y tener al-ternativas de solucin correspondientes; entre ellos se pueden considerar los siguientes: Financieros. Se debe pensar en las posibles alternativas de fnanciacin, ya que es probable que no se cuente con el di-nerosufcienteoconloscrditosyrespaldosquepermitan poner en marcha el negocio, crecer al ritmo que exige el mer-cado y superar la fase de introduccin o una potencial rece-sin econmica, por ejemplo. de inicio para micro y pequeas empresas Gua14Comerciales. Es posible que al momento de iniciar el nego-cionoexistayamercadoparalosproductosproyectados, que dicho mercado no sea sufciente, se encuentre saturado o ya est en declive.Tecnolgicos. Se deben realizar pruebas o prototipos, pues es posible que el bien o servicio no se pueda producir en lascondicionesprevistas,alritmodeseado,conlacalidad requerida o a un precio competitivo.Sociales y familiares. La responsabilidad de crear una em-presaimplicacompromisosquesedebenprevercomola disponibilidad de tiempo completo, sobre todo al inicio, en la etapa de introduccin, donde la familia reclamar el tiempo queselevenadandohastaesemomento.Estoesimpor-tante para que el empresario pueda construir un buen equipo de trabajo con su familia. Muchos emprendedores no estn dispuestos a realizar ciertos sacrifcios y en la familia es po-siblequenoentiendanporquselededicatantashoras al negocio. Es importante involucrar al ncleo familiar en el compromisoqueseadquiereyconcientizarlopreviamente sobre la necesidad de que todos aporten.Legales. En el proyecto que se va a emprender, se requie-renpermisosespecialesparafabricarelproducto,existe algunarestriccinvigente?Sisenecesitaalgunalicencia, cunto tiempo demoran los trmites, cules son los cos-tosyrequisitosqueseexigen?Esaltamenteconveniente sabersilaideayaestpatentadaosihayprobabilidades que la competencia imite el producto muy pronto. En este caso, antes de iniciar, es mejor tener el dinero para patentar el producto o servicio.3.Conocerlascondicionesqueaumentanlasposibilidades de xito. Cuando se concibe la idea de un negocio es muy im-portante saber qu se debe buscar en cuanto a la concepcin de la idea del negocio, con el fn de mejorar las posibilidades de xito como empresario. Para ello hay que considerar que el producto o servicio debe ser:15Captulo 1 Planear antes de crear empresaCompetitivo en el mercado: se debe ofrecer, mediante la op-timizacindelosrecursosyprocedimientos,elprecioms bajo del mercado que usted va a atender.Con ubicacin ptima: dependiendo del tipo de negocio de-bersersuubicacin.Estoimplicaanalizarsilaempresa produceocomercializaollevaacaboambasoperaciones. Portanto,sedebesaberdndeestnlasmateriasprimas, sus proveedores y los clientes; as mismo, consultar el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio donde se va a operar.Planifcado: todos los grandes eventos requieren un plan de trabajo y la decisin de ser empresario es un acontecimiento trascendentalenlavidadetodapersona;poresosedebe tener con anterioridad un plan de negocios completo y via-ble, segn los estudios realizados preliminarmente.Conadecuadaspublicidadypromocin:elproductodebe darse a conocer y para lograrlo, el emprendedor debe tener listas las estrategias de penetracin del mercado. Admitidoenelmercadoalcualseingresar:laideainicial fracasar si como empresario se desconoce el mercado y no dedica tiempo ni esfuerzos para su estudio. Bastante solicitado: defnir la demanda prevista es importan-te, por lo cual se debe conocer desde antes cules sern los clientespotencialesenelnegocio,qusevaavender,as comoelvolumenaproximadodeconsumoenunaunidad de tiempo.Adems, es clave tener: Concienciaenlasdecisiones,esdecir,completaclaridad delproyecto.Nopuedeserelresultadodeunareaccin emotivadeunemprendedor,puesestopuedecondenarlo al fracaso temprano. Pronsticodeventas,enotraspalabras,claridadsobreel volumen de ventas probables. Desde el inicio, mediante un estudio serio del entorno, las ideas de negocio se desarrollan pensando en su comercializacin.de inicio para micro y pequeas empresas Gua16Estructuraempresarialadecuada.Elproyectosedebeem-prender de acuerdo con los recursos econmicos, humanos y tecnolgicos que se tengan disponibles, ya sean propios o posibles de conseguir.Momentopropicio.Sedebebuscarelmomentooportuno, teniendo en cuenta las condiciones del entorno, sin apresu-rarse en la puesta en marcha del proyecto.Conocimientodelnegocio.Losproyectospreferiblemente debenestarrespaldadosporestudiosprevios,esdecir,el emprendedor debe tener competencias de tipo tcnico so-bre la idea de empresa que va a desarrollar.Conocimientos empresariales. No es sufciente saber tc-nicamente cmo opera la produccin. Como emprendedor oempresariodebetenerconocimientosyhabilidadesen lasreasadministrativasyempresariales,desuerteque leayudenavermejorelmundodelosnegociosytomar buenas decisiones. Excelenteservicio.Elbuennegocioesaquelquebrindael mejorserviciodelmercadoentodoslosaspectos.Hoyno basta con ser bueno, hay que ser el mejor.f 1.2 El empresario. Tipos de emprendedor o empresarioMuchos sostienen que se nace con el don de empresario, otros manifestanqueeslacombinacindeunaseriedeexperien-cias y oportunidades que unos aprovechan y otros ni siquiera las perciben. Las opiniones al respecto varan sin que se logre determinar una verdad absoluta. Lo que s se puede determinar, con base en la experiencia, son cinco tipologas empresariales entre los muchos grupos de em-prendedores que existen. Entre ellos, quienes se destacan son personas con estilo diferente a la hora de emprender. Cada uno de estos grupos presenta distintas formas o estilos de iniciar y administrar sus empresas. 17Captulo 1 Planear antes de crear empresa1.Hijos de empresarios. Las familias desarrollan la actividad em-presarialportradicin,locual,cultural,sicolgicayanmica-mente, al crecer en el mundo de los negocios, les permite a los sucesores montar una empresa sin necesidad de mucha forma-cin empresarial especial. Sus proyectos son normalmente im-portantes y generadores de varios empleos desde la fase inicial.2.Hechos en la calle. Quienes han estado en el mundo del re-busque sin tener dinero, han aprendido a subsistir y han ad-quiridohabilidadesydestrezasquesevuelveninnatasenel mundo de los negocios, permitindoles sostenerse hasta hoy. Susproyectossonbsicos,sencillosypocogeneradoresde empleo, pero casi siempre son exitosos. 3.Educados formalmente. Este tipo de emprendedores ha reci-bido una formacin tcnica, tecnolgica o profesional previa a su actividad. Tienen un cmulo de conocimientos frescos, pero suafnprioritarioesingresarcomoempleadosdependientes alasempresasquehayenelmercado.Cuandoellosdesean montarnegocios,lohacenconunmayortamaoyperfl,y cuentan con sus conocimientos acadmicos de tipo tcnico.4.Intelectuales. Son inquietos e investigadores, personas cons-tantesydisciplinadasquesiempreestnreinventando,re-construyendo, rehaciendo y mejorando los procesos. Normal-mente estn inscritos en algn grupo de investigacin de las universidades del pas o el exterior. Estas personas se cons-tituyen en los empresarios para los proyectos con contenidos de innovacin, ciencia y tecnologa, o productos con alto valor agregado;requierenmayortiempoparasuincubacinpero son muy seguros.5.Atrapadosenlasempresas.Estosindividuostienenalgn grado de formacin superior, mucha experiencia tcnica y em-presarial, conocen el funcionamiento de los negocios, quieren dejardeserdependientesymontarsupropiaempresa,pero de inicio para micro y pequeas empresas Gua18algunos factores como la falta de capital y el temor a fracasar no los dejan iniciar sus emprendimientos. 6.Eldesempleado.Estosemprendedoresestndesesperados por iniciar algo, pero sus afanes y la escasez de dinero no les permitentomarseeltiempopararealizarlosestudiosprevios requeridosparasacarunaideaadelanteenformaexitosa.El desempleado,siquiereponerenfuncionamientounaunidad productiva, debe pensar primero que las empresas exitosas no seformanporlanecesidaddetrabajarnidesubsistencia;se generan por la necesidad que tienen unos clientes de consumir los productos o servicios que el empresario puede proporcio-narles en las condiciones que ellos requieren.7.Elemprendedorinsaciable.Elempresariopornaturaleza siempreestbuscandoyexplorandonuevasiniciativas.l cambia constantemente de empresas, vende e inicia otra, me-jora la que tiene, le adiciona otros productos o servicios, en fn, se mantiene en constante evolucin. Es un estilo que muchas veceslimitaogeneraelcierredelasempresas,porlaines-tabilidaddelemprendedorquenopermitequelasempresas maduren y tengan un adecuado desarrollo. f 1.3Cualidades de un emprendedorEs importante que sepa cules son sus potencialidades y debili-dadesparaquetambinsepacmolasvaaafrontar;antesdel inicio de su proyecto empresarial es conveniente realizar una au-toevaluacincomoemprendedor,yaqueassedarcuentasi tiene las competencias necesarias que le permitirnser exitoso ensuvidacomoempresariooiniciarunplandemejoramiento sieselcaso.Algunosmodelosdeesasautoevaluaciones,que miden cul es el potencial de una persona como emprendedor o empresario y qu tan exitoso puede llegar a ser, se encuentran en forma libre en la web. 19Captulo 1 Planear antes de crear empresaEn ese mismo orden de ideas es conveniente que examine las cua-lidades personales que debe tener un emprendedor: 1. Estar preparado. Aunque la labor de crear empresa puede ser divertida,tambinimplicamuchotrabajo,conjornadasque sepuedenextendera12y15horasendasconsecutivos, sobretodoensusinicios;igualmentepuedegenerarcierto grado de estrs.2. Constancia, persistencia y perseverancia. Cuando las cosas no le resultan de acuerdo con los planes iniciales, requiere estar preparado, no rendirse y estar dispuesto a continuar, pues los resultados no aparecen siempre en los primeros intentos. Estas tres virtudes le ayudarn a lograr el objetivo.3. Buena motivacin. Al crear una empresa, se adquiere un sin-nmero de responsabilidades que pueden desanimarlo. Debe tenerunafuertemotivacinporalcanzarlametapropuesta de tal manera que le ayude a sobrevivir en los momentos de crisis. 4. Positivismo. Esta actitud le abrir las puertas que se le cierran a la persona negativa.5. Facultadparagenerarconanzayagradar.Debetenerla capacidad para interrelacionarse con empleados, clientes, pro-veedores, entidades bancarias y todas las personas que tienen que ver con su negocio, aunque la situacin no sea la mejor.6. Capacidaddesacriciopersonalyfamiliar.Laslargasjor-nadas,queavecesocupaninclusivelasnochesylossiete das de la semana, demandan sacrifcio personal, familiar y de losamigos,quieneslereclamarneltiempoalcuallostena acostumbrados. Si es posible, vincularlos con alguna respon-sabilidad de la nueva empresa, le ayudar y le permitir estar cerca de ellos.de inicio para micro y pequeas empresas Gua207. Liderazgo.Estacualidadesimportanteyaquedebetener bien defnido su rol y su personalidad, de tal forma que, con el propsito de darle un buen fnal al proyecto, contagie a quie-nes le rodean y genere confanza en lo que hace y en las ideas que impulsa.8. Capacidadparatomardecisiones.Comoemprendedory empresariodebesercapazdetomardecisionesinteligentes. Estas no siempre son las mejores, pero siempre estn respal-dadas por un estudio o anlisis a conciencia.9. Denicin para asumir riesgos. Al iniciar una empresa se asu-me un riesgo, as como durante toda la existencia del proyecto. Ante estas situaciones debe tomar decisiones que, en su ma-yora,podrnimplicarposibilidadesdefracaso.Portalrazn, debe defnir estrategias que le permitan minimizar esos riesgos y ser ms exitoso en los negocios. 10. Responsabilidad. El emprendedor adquirir nuevas responsa-bilidades y obligaciones al iniciar su empresa; estas tienen que ver, principalmente, con los empleados, proveedores, clientes, con el Estado y con l mismo.f 1.4Entidades e iniciativas que apoyan la creacin de empresasMedelln cuenta con diferentes entidades, programas y concur-sos para apoyar a los emprendedores, por lo cual es necesa-rio y conveniente conocerlos con antelacin para saber a cul acudir, de acuerdo con el tipo de empresa que se quiera crear. El municipio brinda informacin al respecto a travs de su sitio web www.medellin.gov.co. No obstante, aqu se enuncian algu-nas de esas entidades, segn el tipo de emprendimiento:1.Emprendimientosbarriales.Cuandosepretendegestionar ayuda para una idea de negocios generadora de empleo o con 21Captulo 1 Planear antes de crear empresasentido social, que se va a realizar en el barrio, comuna o sector donde reside el futuro empresario, se puede acudir a:Presupuestoparticipativo.Formadefnanciacinmediante lacuallacomunidadeligeenquproyectosvaainvertir. Puede ser utilizado tambin para emprendimientos sociales (corporacin, fundacin, asociacin). Secretara de la Mujer. Financia emprendimientos de las mu-jeres de Medelln o proyectos con componentes de equidad y gnero.Concurso Capital Semilla. Esta iniciativa, liderada por el pro-grama Cultura E, posibilita que el emprendedor pueda parti-cipar con sus proyectos siempre que se encuentre ubicado en los estratos 1, 2 y 3 de Medelln. CEDEZOS. Son los Centros de Desarrollo Zonal de Medelln. Existenonceenlaciudad,ubicadosensitiosestratgicos. El personal de estas entidades ayuda al empresario a defnir adecuadamentesuplandenegocios.Desarrollasusactivi-dades en asocio con el Banco de las Oportunidades o Banco de los Pobres, posibilitando prstamos para iniciar empresa a los habitantes de Medelln, con un inters de 0,91% mensual. Exige requisitos mnimos. El mapa M.1 permite ubicar las se-des de los CEDEZOS de la ciudad con los cuales trabaja en forma colaborativa el Componente de Formalizacin Empre-sarial de la Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia.2.Emprendimientosdeuniversitarios.EnMedellnhayotras oportunidadesparaqueelemprendedortcnico,tecnlogoo universitario presente sus ideas y proyectos. Cerca de cuarenta instituciones de educacin superior, mediante sus unidades de emprendimiento, conectadas con los diferentes fondos de fnan-ciacinanivelnacional,brindanasesoratcnica,empresarial yenmercadeo,ademsdeabrirsuspuertasparaapoyarcon crditos los proyectos de negocios generadores de empleo.Es importante consultar en las instituciones y entidades las opor-tunidades,concursosyfuentes defnanciacinvigentesa nivel de inicio para micro y pequeas empresas Gua22municipal, departamental y nacional, relacionadas con el empren-dimiento o para la sostenibilidad de la empresa existente.Adems de las anteriores, hay otras entidades que tambin desa-rrollan acciones para apoyar y asesorar a los emprendedores en su proceso de creacin de negocios. Algunas de ellas son:Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia: www.camaramedellin.comMicroempresas de Antioquia: www.microempresasdeantio-quia.org.coCorporacin para el Desarrollo de las Microempresas - Interac-tuar: www.interactuar.org.coFondo Emprender: www.fondoemprender.com/del SENAComfama: www.comfama.com Coomeva: www.coomeva.com.co/emprendimiento/Fondo de Garantas de Antioquia: www.fga.com.coComfenalco: www.comfenalcoantioquia.com.coUnidades de emprendimiento de las universidades y de las instituciones tcnicas y tecnolgicas de MedellnAlgunosmunicipiosdelreaMetropolitanatambintienen sus propios fondos para el emprendimiento: Sabaneta, En-vigado y Bello 23 Mapa M.1: Medelln: ubicacin de centros de apoyo al trabajo empresarial Fuente: www.medellin.gov.co/mapas. La Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia trabaja en red conlasinstitucionesdelaciudadquemanejanemprendimientos empresariales como la red de universidades e instituciones tcni-cas y tecnolgicas, el SENA, Comfama y Comfenalco.f 1.5 Qu se requiere cuando lo que se necesita es capital de trabajo y nanciacinLosproyectosdeemprendimientononecesariamentetienenque morir por falta de capitalizacin. Si el emprendedor requiere recur-sos del sector bancario para la puesta en marcha de su empresa, sepodrvincularconcualquieradelasentidadesdelaRedde Microcrdito de la ciudad. Se ha denominado Red de Microcrdito a un grupo de entidades fnancieras de la ciudad que se han unido Carretera al marRobledo12 deOctubreCastillaAutopista Medelln Bt.SantaCruzMetrocablePopularManriqueAranjuezVilla HermosaLa CandelariaParque San AntonioBuenos AiresCarretera Las PalmasPobladoAutopista SurGuayabalBelnLaureles EstadioLa AmricaSan JavierCra. 65 Terminal de Tte. rade inicio para micro y pequeas empresas Gua24yespecializadoenotorgarcrditospequeosparaapoyaryfor-talecerlacreacin,consolidacinydesarrollodemicroempresas en Medelln. Este trabajo, coordinado entre entidades, ha logrado aumentar la facilidad y oportunidad en el acceso a la fnanciacin para los diferentes grupos y segmentos de la poblacin que tengan proyectos productivos.La Red est constituida por las siguientes entidades fnancieras e instituciones de la ciudad:InteractuarCooperativa ConfarComfamaComfenalcoFomentamosBanco de BogotBancolombiaBancama Microempresas de AntioquiaFondo de Garantas de AntioquiaBancodelosPobres(tambindenominadoBancodelas Oportunidades)Instituciones invitadas: Banco Agrario y Cooperativa Belnf 1.6Veinte preguntas antes de crear la empresa y ponerla en marchaUn punto clave para el xito es elaborar un buen plan de negocios antes de iniciar la empresa. Este debe contener el plan de merca-deo como herramienta principal. Estos dos planes deben dar res-puesta, como mnimo, a los siguientes cuestionamientos:1. Qu est demandando el mercado en el rea de inters?2. Para quines se va a producir o prestar el servicio?3. Qu necesidades especfcas tienen los futuros clientes? 4. La futura empresa podr cubrir esas necesidades especfcas?5. Qu necesidades se pueden cubrir realmente?25Captulo 1 Planear antes de crear empresa6. Quvaloragregadotendrnlosproductosy/oserviciosde la empresa?7. Quines realmente comprarn los productos o servicios? 8. Qucantidadesdeproductososervicioscomprarnenun perodo determinado?9. Por qu comprarn el producto y no el de la competencia?10.Dnde lo estn comprando actualmente?11. Por qu lo compran hoy en este lugar? Por calidad, cercana, precio, servicio?12. Qu maquinaria, equipos, herramientas, muebles, dotaciones y espacios se requieren para el funcionamiento de la empresa? Cunto cuestan?13. La empresa a montar requiere el certifcado de usos del suelo, tiene algn tipo de restriccin, se exigen requisitos, licencias o registros previos?14. Dnde estn las materias primas o insumos, cul es su costo, la cantidad que se puede vender y cunto cuesta el transporte?15. Cunto dinero se necesita para equipamiento e instalaciones, para capital de trabajo, y por cunto tiempo?16. Qu entidades fnancieras pueden prestar dinero, a qu tasa de inters y cules son los requisitos exigidos?17. Se necesita personal tcnico o especializado para la empresa, se puede conseguir fcilmente, cunto se le debe pagar? 18. Qu cualidades y habilidades debe tener el personal que tra-baje en la empresa?19. Culessernloscostosfjos,loscostosvariables,losmr-genes de contribucin que pueden generar los productos y la empresa? Cundo se alcanzar el punto de equilibrio?20. El proyecto satisface las expectativas del emprendedor?Para desarrollar el plan de negocios existen diversos formatos en la web y es conveniente buscar uno, por ejemplo en la pgina de www.culturaemedellin.gov.coCon base en la verifcacin de todos los aspectos enunciados, es hora de confrmar que se est listo para dar inicio a la nueva empre-sa. Pero, antes, hace falta corroborar el cumplimiento de los pasos de inicio para micro y pequeas empresas Gua26previos necesarios. Si se cumplen, quiere decir que el emprende-dor ya puede empezar su empresa.f 1.7 Etapas para ser empresarioCuandoseestpensandoenconvertirseenempresariose debe ser consciente que hay que recorrer un proceso con va-rias fases:1.Evaluacin del emprendedor y plan de mejoramiento. Com-petenciasemprendedorasyconocimientosempresarialesson aspectos importantes que se deben determinar para saber qu hay que pulir o mejorar al respecto. En la web se pueden encon-trar cuestionarios que permiten medir el potencial emprendedor y las habilidades empresariales.2.Anlisisdelasdiferentesideasdecrearempresa.Conan-telacinadefnirlaempresa,esnecesariorealizarunanli-sis preliminar de las ideas de empresa, teniendo en cuenta el contexto actual de los negocios para cada una de ellas y las condiciones individuales del emprendedor frente a la idea. En Internetseencuentrantestparaevaluarideasdenegocios, a partir de los cuales se puede determinar cul ser la mejor opcin de empresa.3.Toma de la decisin. Una vez allanados los pasos anteriores es hora de defnir si realmente se quiere iniciar un plan de ne-gocios con alguna de las opciones estudiadas.4.Realizacin de estudios preliminares. Esta etapa exige anali-zar el entorno local, regional, nacional e internacional; averiguar el grado de desarrollo y viabilidad de tipo tcnico, y evaluar los aspectos que puedan incidir en el xito o fracaso de la idea. 5.Estudio de mercados. A partir de los cuestionamientos descri-tos en este captulo y los que se analizan en el dedicado a los 27Captulo 1 Planear antes de crear empresaestudios de mercados, se debe realizar un estudio detallado y cuidadoso sobre la idea y los productos o servicios que se pre-tendan producir o vender, dando respuesta a cada interrogante planteado. El examen debe considerar la evolucin del produc-to en los escenarios locales e internacionales. 6.Estudios de organizacin tcnica. Para una mejor elaboracin del plan de negocio y mercadeo es conveniente defnir y elaborar:a.Tipos de productos o servicios.b.Fichas tcnicas por producto y de secuencia de la produccin (fujograma de los procesos para cada producto o servicio).c.Plan de produccin, basado en estudio de mercados. d.Listado de personal necesario, con tiempos, funciones y salarios.e.Esquema total de las reas necesarias: produccin, ofcinas, bodega, almacenamiento, reas de circulacin. f.Ubicacin estratgica (consultando uso del suelo): dnde se-rn menores los costos de produccin y transporte, teniendo en cuenta la ubicacin de las materias primas, la localizacin de los clientes potenciales, el costo de los servicios pblicos (segnestratosocial),laafuenciadepersonas,ubicacin delacompetencia.Enesesentido,hayqueanalizartam-bin cul es el mejor lugar para establecer la planta o punto de venta. De igual manera, se deben defnir el organigrama empresarial, las responsabilidades, las funciones, el nmero de personas requeridas en las fases iniciales, la maquinaria, equipos,herramientas.Esindispensablerealizarpruebasy ensayos con cada producto, para lo cual se debe elaborar la lista de materiales e insumos.7.Estudioyanlisiseconmico.Losestudiosanterioresson labasesustancialparadefnirlospresupuestosentodaslas reas, asignando, as, los valores que determinan el total de las inversiones fjas y en capital de trabajo. Es decir, deben espe-cifcarse los costos fjos, los costos variables, los mrgenes de contribucin,elpuntodeequilibriodelanuevaempresa,los fujos de caja, los costos nominales, los costos para compra de de inicio para micro y pequeas empresas Gua28materiasprimas,segneltipodeventasacrditoocontado que deba realizar; igualmente, los volmenes de produccin y los gastos generales en que deba incurrir.8.Balancegeneralypresupuestodeprdidasyganancias. Estos documentos permiten clarifcar si el proyecto es viable. 9.Estudionanciero.Losresultadosdelestudioanteriorsirven para analizar si las inversiones totales que se realizan en el pro-yecto o plan de empresa son rentables al compararlas con otras inversiones del medio. Por ejemplo se puede comparar la renta-bilidadqueofreceraelcapitalquehadeinvertirseenlanueva empresa si se colocara a inters en los bancos locales. Adems, es conveniente considerar otra serie de indicadores que permi-ten defnir si la empresa se puede o no iniciar, como medir cul ser la generacin de empleo y la durabilidad de la empresa en el tiempo. En esta etapa, el emprendedor deber tomar la decisin si contina o cambia de idea sobre la empresa que va a acometer.10. Gestindelosrecursosnecesarios.Unaveztomadalade-cisin sobre la idea de empresa, hay que verifcar si se cuenta conlosrecursosnecesariospropiosoconseguidosporme-dio de una entidad fnanciera; si se ve necesario o convenien-te, tambin se puede pensar en la posibilidad de participar en algunodelosconcursosqueserealizanenlaciudad,enel departamento,anivelnacionalointernacional.Igualmentese encuentranopcionesdefnanciamientoencualquieradelas entidades de la Red de Microcrdito en Medelln y el rea Me-tropolitana. En sntesis, considrese el monto total de los recur-sos requeridos, tanto el capital de trabajo como las inversiones fjas necesarias para garantizar el montaje y puesta en marcha de la empresa, sin descuidar los dineros necesarios para satis-facer todos los fujos monetarios calculados hasta que la em-presa logre su autosostenibilidad. 11. Montaje y puesta en marcha de la empresa. Las inversiones deben realizarse de acuerdo con el plan de negocios o plan de 29Captulo 1 Planear antes de crear empresaempresa, teniendo cuidado con no superar lo presupuestado. Esta es la fase en la cual el empresario debe cumplir todos los requerimientos legales que le permiten iniciar una empresa for-mal y lograr, por tanto, los benefcios de ley correspondientes. 12. Madurez de la empresa en ventas, ingresos, sostenibilidad yformalizacin.Labsquedadeestosobjetivosserealiza cada da cumpliendo con los siguientes requisitos de ley para que la empresa sea ms competitiva y sostenible:Registro mercantil y renovacin anual, en los tres primeros meses del ao.Registro de Industria y Comercio, los pagos mensuales co-rrespondientes y la actualizacin de los datos de la empresa.Obtencin del NIT.Obtencin del RUT.Registro y manejo de libros.Pago de las obligaciones: IVA, retefuente, impuesto de renta.Certifcado de ubicacin, ante Planeacin municipal.Registros de marcas y propiedad, si es el caso, con la Cma-ra de Comercio de Medelln para Antioquia y la Superinten-dencia de Industria y Comercio (SIC). Registros o permisos sanitarios, si son necesarios, como en el caso de alimentos, y registros sectoriales, en el sector de turismo, por ejemplo.CumplimientoyadopcindelanormatcnicaNTC6001 (Buenas Prcticas Empresariales).Afliacin de trabajadores y pago correspondiente al Sistema de Seguridad Social: EPS, ARP, pensin.Afliacin de trabajadores y pago de parafscales (con la consi-guiente obtencin de benefcios por parafscales)1, entre otros.13.Evaluacin permanente. Se deben calcular tanto los presupues-tos y las metas generadas en el plan de empresa como los dems que surjan en el transcurso de las actividades empresariales. En consecuencia, se deben realizar los ajustes y correctivos que sean necesarios con el criterio de que los planes deben cumplirse.1Se pueden consultar los textos de la Ley 590, el Programa PILA y el Decreto 525 de 2008. de inicio para micro y pequeas empresas Gua3014.Competencias para crecimiento y desarrollo. Con el propsi-to de consolidar la empresa en el tiempo, es necesario invertir una parte de las utilidades en la generacin de otros esquemas mscompetitivos,tcnicaytecnolgicamente,desarrollando nuevos productos o servicios. Es crucial permanecer atentos a los cambios y estar siempre a la vanguardia. 15.Creacin de nuevas empresas. El desarrollo de la empresa se traduce tambin en apertura de nuevas sedes, otorgamiento o adquisicin de franquicias o unidades independientes de em-presas que demanden nuevos puestos de trabajo, todo ello en el proceso de creacin de empresas formales. Se recomienda consultarconelpersonaldelComponentedeFormalizacin Empresarial y en la pgina de la Cmara de Comercio de Me-delln para Antioquia, www.camaramedellin.com. 16.Cierre de las empresas.Cuandolosproyectosempresariales iniciados no alcanzan su madurez y desarrollo se debe encarar la toma de decisin sobre la terminacin de las actividades. Tal defnicin debe adoptarse en forma adecuada. Si esta fase no serealizadebidamente,loscargosanombredelempresario, por el ejercicio de la actividad empresarial, seguirn corriendo en la SIC, la DIAN, la Cmara de Comercio y en las dems en-tidades donde haya registro de la empresa. Sisehanseguidodisciplinadamentelospasosanteriores,puede asegurarsequelaempresaseconstituyecomounaentidadem-presarial formal. f 1.8 Formalizacin: registros y otros asuntosUna empresa es formal cuando, desempeando una actividad eco-nmica legal, cumple con los requisitos establecidos por la ley co-lombiana y desarrolla buenas prcticas empresariales. 31Captulo 1 Planear antes de crear empresaLaconstitucindeunaempresaimplicaqueelempresariodebe cumplir con las obligaciones legales que se han establecido para ello. En consecuencia, debe realizar tres trmites bsicos iniciales. Obtencin del RUTMatricularse en el Registro MercantilMatricularse en la ofcina de Industria y Comercio del municipio.Estos son los trmites iniciales de toda empresa que elija el camino de la formalidad.Losdocumentosquesedebenanexarpararealizarlostrmites iniciales y formalizar la empresa en la Cmara de Comercio de Me-delln para Antioquia son: Copia de los estatutos o documento privado. Copia autntica de la escritura de constitucin que la nota-ra entrega con destino a la Cmara. Si su constitucin fue por documento privado, se deber en-tregarcopiadelosestatutossuscritosporlosconstituyen-tes, presentados personalmente por cada uno de ellos o por sus apoderados.Aceptacin de cargos. Quieneshayansidonombradosparacargosdirectivos de carcter estatutario y que no hayan frmado el documento de constitucin, debern manifestar a la Cmara de Comer-cio, por escrito, la aceptacin del cargo respectivo2.Otros registros y normas que deben tenerse en cuenta: Registro Nacional de Turismo Sayco-Acinpro Certifcado de Bomberos Inscripcionesrelacionadasconlasobligacioneslaborales con los trabajadores Registro de Trmites Sanitarios Registro de Marcas y Patentes Normas tcnicas NTC 6001Normas sectoriales que se aplican a la empresaProgramas de acompaamiento empresarial en la ciudad 2Consltese en el Centro de Atencin Empresarial (CAE), en la web o directa-mente en los centros de atencin de la Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia que aparecen en el mapa M.2de inicio para micro y pequeas empresas Gua32Benecios de estar formalizado:Se evitar sanciones legales.Mejorar la imagen y el posicionamiento de la empresa. Desarrollar y expandir el proyecto.Podr trabajar abiertamente y sin temores.Tendr acceso a crdito formal y a otros servicios fnancieros.Encontrar nuevos mercados.Califcar y mejorar las condiciones de sus trabajadores.Aumentar la rentabilidad y sostenibilidad fnanciera.Podr ser proveedor del Estado y de grandes empresas.Recibir apoyo y acompaamiento empresarial en los prime-ros aos.Eliminar trmites innecesarios y reducir sus costos.Simplifcar los impuestos y cargas tributarias.Reducir pagos laborales no salariales.Garantizar el cumplimiento de normas y contratos.Obtendr benefcios legales y extralegales por crear empre-sa y generar empleo.Podr decidir sobre su propio horario de trabajo. Adquirir mayor responsabilidad.Ser su propio jefe.Podr tomar las decisiones acerca de su empresa y su carrera.Tendr un mayor potencial de crecimiento y de ganancias.Se le facilitarn condiciones para obtener benefcios en im-puestos y oportunidades para las mipyme.Obtendr benefcios para s mismo, no para otros.Har de su proyecto una aventura interesante y emocionante.Se le presentar una mayor variedad de retos y oportunida-des de aprendizaje.Y elevar su estatus social.Todos esos benefcios se podrn obtener con el registro mercantil quepuederealizarseencualquierCmaradeComerciodelpas. Para el caso de la Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, las ofcinas disponibles aparecen en el mapa M.2.33Captulo 1 Planear antes de crear empresa Mapa M.2: Antioquia: sedes de la Cmara de Comercio de Medelln para Antioquiaf Sedes en Medelln:1. Centro2. Unicentro3. Poblado4. Centro de Negocios Plaza Mayor f Centros Empresariales:1. Aburr Norte (Bello)2. Bajo Cauca (Caucasia)3. Norte (Yarumal)4. Occidente (Santa Fe de Antioquia)5. Suroeste (Ciudad Bolvar) :HU[H-LKL(U[PVX\PH*P\KHK)VSx]HY4LKLSSxU)LSSV@HY\THS*H\JHZPHde inicio para micro y pequeas empresas Gua34f 1.9Estmulos legales para la creacinde empresas y empleos formalesEl Gobierno Nacional, mediante la Ley 1429 de 2010, se propone generar incentivos para la creacin de empleos y empresas forma-les. Se trata de aumentar los benefcios y disminuir los costos de transaccin en esos procesos. Los incentivos defnidos por esta ley reducen los costos en los que unanuevaempresadebeincurrirdurantesusprimerosaosde funcionamientoapartirdesucreacin.Sepretendeconelloque las nuevas unidades productivas y sus correspondientes empleos opten por el camino de la legalidad y la formalizacin. Esta determi-nacin se constituye en un instrumento necesario e imprescindible en la bsqueda de mejorar la productividad y la competitividad de las compaas colombianas y, por ende, de la economa nacional. Ahorabien,disminuir,concederexencionesogradualidadenlos pagosinvolucraunconceptomuydiferentearelevardelcumpli-miento de las obligaciones legales. Estas siempre debern cumplir-se, pero, con los incentivos que fja esta ley, su realizacin implica menorescostosporuntiempodeterminado,loquelefacilitaal empresario acomodarse a sus necesidades y a las exigencias del mercado para hacerse sostenible en el proceso de consolidacin empresarial.Aspectosimportantesdelaleyparalaformalizaciny generacin de empleosCon la Ley 1429 de 2010, Colombia entra en una nueva etapa para facilitar a los emprendedores y empresarios la legalizacin y forma-lizacin de sus actividades econmicas.Hoyesmssencillohacerempresa.Estaleyestorientadaha-cialasnuevaspequeasempresas,entendindoseporestaslas unidades que tienen hasta 50 trabajadores y sus activos, durante el ao 2011, no superan los 5.000 salarios mnimos legales mensuales 35Captulo 1 Planear antes de crear empresavigentes (SMLMV), es decir, $2.678 millones. Es imprescindible, s, que su inscripcin en el registro mercantil de las Cmaras de Co-mercio se haya realizado a partir del 29 de diciembre de 2010.Esta ley establece los siguientes grupos de benefcios:A) Para crear nuevas empresasDisposiciones establecidas en los artculos 3 a 7: 1)Benecios tributarios nacionales (art. 4 Ley 1429 de 2010)Cuando se crea una nueva empresa surgen obligaciones con la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en-tre las cuales estn la de inscribirse en el Registro nico Tri-butario (RUT), presentar declaraciones tributarias, llevar con-tabilidad y pagar el impuesto a la renta y complementarios.Qu es el impuesto sobre la renta?El impuesto sobre la renta es un tributo de carcter obliga-torio que deben los contribuyentes, que consiste en entregar al Estado un porcentaje de sus utilidades durante un perodo gravable para nanciar los gastos pblicos.El impuesto sobre la renta se determina restando de los in-gresos,losgastosycostosquesehubierenpagadoenel perodo y que tuvieren como nalidad la obtencin de los in-gresos propios de la actividad que genera utilidades (Cartilla Tributaria, 2010).Con la Ley 1429 de 2010, las nuevas pequeas empresas tendrn un incentivo tributario y fscal que consiste en el pago gradual, du-rante los primeros seis aos, del impuesto denominado de renta y complementarios. Este benefcio ser prorrogable a las empresas de menores ingresos cuando presenten prdidas o saldos tributa-rios en los cinco primeros aos.de inicio para micro y pequeas empresas Gua36Adicionalmente,enlospargrafos1a5deesteartculo4,se contempla lo siguiente:No son sujetos de retencin en la fuente en los cinco prime-ros aos.No estn sujetos al sistema de renta presuntiva en los prime-ros cinco aos.Loscontribuyentesconmenoresingresostendrntarifa especial.El cuadro C.1 permite una mayor facilidad en la comprensin de los incentivos, estmulos o benefcios relacionados.Cuadro C.1:Benecios tributarios nacionalesPROGRESIVIDAD EN EL PAGO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Artculo 4 Ley 1429 de 2010Tarifa general Impuesto sobre la renta - Personas jurdicasTarifa marginal - Personas naturalesPerodos gravables contados desde el inicio de la actividad econmica0% 1er 2 ao 25%3er ao 50%4 ao 75%5 ao 100%6 ao en adelante Sistema Renta Presuntiva6 ao en adelante Retencin en la Fuente*6 ao en adelante Al terminar la progresividad, si los ingresos brutos de la pequea empresa en el ao anterior son inferiores a 1.000 UVT($25.132.000 ao 2011), se aplicar el 50% de la tarifa de impuesto de renta. Prdidas o saldos tributarios perodo de progresividad.Se trasladan los benefcios de graduali-dad paralos cinco perodos gravables siguientes. *Para el efecto, debern comprobar ante el agente retenedor la calidad de beneciarios de esta ley, mediante el respectivo certicado de la Cmara de Comercio, en donde se pueda constatar la fecha de inicio de su actividad empresarial acorde con los trminos de la presente ley, y/o en su defecto con el respectivo certicado de inscripcin en el RUT. (Pargrafo 2) Fuente: elaboracin de la Unidad de Formalizacin, Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, a partir de la Ley 1429 de 2010.37Captulo 1 Planear antes de crear empresa 2)Progresividad en el pago de aportes parascales y otras contribuciones a la nmina (art. 5 Ley 1429 de 2010)Losaportesparafscales,establecidosporlalegislacin colombiana,constituyenunacontribucindecarcterobli-gatorioyestndestinadosalasentidadesdeseguridady previsin social con el fn de prestar los servicios correspon-dientes a los empresarios.Todaempresaounidadproductivadecualquiersector econmicoquetengatrabajadoresvinculadosmedian-tecontratodetrabajodebehacerunaporteequivalente a9%desunmina.Estascontribucionessondenomi-nadasaportesparafscales,loscualessedistribuyende lasiguienteforma:4%paraelsubsidiofamiliar(Cajasde Compensacin Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). ElcuadroC.2muestralosbenefciosqueotorgaelartculo 5delaLey1429de2010paraelpagodelosimpuestos llamados aportes parafscales. de inicio para micro y pequeas empresas Gua38Cuadro C.2: Benecios en contribuciones por concepto de nmina (parascales) (art. 5 Ley 1429 de 2010)PROGRESIVIDAD EN EL PAGO DE LOS PARAFISCALESY OTRAS CONTRIBUCIONES DE NMINA* Artculo 5 Ley 1429 de 2010% de los aportes parascalesPerodos gravables contados desdeinicio de actividad econmica0 1er 2 ao 253er ao 504 ao 755 ao 1006 ao en adelante Durante los dos primeros aos, los trabajadores tendrn derecho a:Recreacin Turismo social, capaci-tacinA partir del tercer ao:-Cuota monetaria proporcional al apor-te realizado -Subsidio de viviendaA partir del ao 6 gozarn de todos los benefcios delsistema.A partir del sexto ao gozarn de todos los benefcios del sistema. *Aportes SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar y aporte en salud a sub-cuenta de solidaridad del FOSYGA. No se aplica a las cooperativas.Fuente: elaboracin de la Unidad de Formalizacin, Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, a partir de la Ley 1429 de 2010.3) Progresividadenelpagodelamatrculamercantilysu renovacin anual (art. 7, Ley 1429 de 2010)Los comerciantes estn obligados a matricularse en el registro mercantil dentro del mes siguiente al de comienzo del ejercicio de las actividades mercantiles o de la fecha de escritura pbli-ca de constitucin, si se trata de personas jurdicas.En el artculo 7 de la Ley 1429 de 2010 se contempla, como incentivo para las nuevas empresas, el pago escalonado de la matrcula inicial en el registro pblico mercantil de la C-39mara de Comercio, as como en las siguientes renovaciones anuales (cuadro C.3). Cuadro C.3: Progresividad en el pago de la matrcula mercantil y su renovacin anual(art. 7 Ley 1429 de 2010)Tarifa progresiva para matrcula mercantilPerodos gravables contados desdeel inicio de la actividad econmica0% 1er ao50%2 ao 75%3er ao 100%4 ao en adelante No se paga matrcula por comer-ciante pero s por establecimiento de comercioEl pago gradual de la renovacin mer-cantil aplica solo para comerciantes. Para establecimiento de comercio el pago es de 100%Para eliminar estos benecios de ley se debe contar con la certicacin expedida por la Cma-ra de Comercio en la cual se indique que cumple con la condicin de pequea empresa y que contenga el nombre o razn social, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1roartculo 2do de la Ley 1429 de 2010 y el artculo 1o del Decreto 545 de 2011. Fuente: elaboracin de la Unidad de Formalizacin, Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, a partir de la Ley 1429 de 2010.4)Pago gradual del impuesto de industria y comercio (art. 6 Ley 1429 de 2010, para municipios que se acojan a la ley) Atravsdelostributos,seantasas,contribucionesoim-puestos, toda persona que reciba ingresos provenientes del ejerciciodealgunaactividadeconmicaoseabenefciario de un servicio gravado debe contribuir con la fnanciacin de los gastos que el Estado demande.Elimpuestodeindustriaycomercioesungravamende carcterobligatorioquerecaesobretodaslasactividades industriales,comerciales,deserviciosyfnancierasquese Captulo 1 Planear antes de crear empresade inicio para micro y pequeas empresas Gua40ejerzanorealicendentrodelajurisdiccindelmunicipio. Debe cumplirse en forma permanente u ocasional, en inmue-bles determinados, con establecimiento o sin ellos. En las entidades territoriales se promovern y crearn incen-tivos,peroestosdependerndelavoluntaddelrespectivo ente territorial.Requisitos para acceder a los benecios consagrados en la Ley 1429 de 2010Para obtener los anteriores incentivos legales, las pequeas empre-sasdeberncumplirlassiguientesobligacionesformales(art.8 Ley 1429 de 2010):Presentacin de obligaciones laborales y de seguridad social.Renovacin anual de la matrcula mercantil.Al mismo tiempo, la Ley 1429 de 2010 busca evitar que algunos se puedan benefciar indebidamente de los incentivos consagrados all. Para ello, el gobierno estableci, mediante el Decreto Reglamenta-rio 545 de 2011, quines no se pueden benefciar de los estmulos depagogradualdelosaportesparafscalesdesusempleadosen los primeros seis aos (art. 5) y de progresividad en el pago de la matrcula mercantil y su renovacin anual (art. 7). De acuerdo con esto, las causales de no aplicacin de los benefcios enunciados se pueden sintetizar como lo muestra el cuadro C.4.41Captulo 1 Planear antes de crear empresaCuadro C.4: Causales de no aplicacin de los benecios otorgados por la Ley 1429 de2010(art. 6, Decreto 545 de 2011) Tipo de comerciantePresupuestoFundamento jurdico Personas naturales Que cancelen su matrcula y con posterioridad presenten so-licitud de otorgamiento de una nueva matrcula con la misma actividad econmica. Literal a) del art. 6 Decreto 545 de 2011 Personas naturales y Personas jurdicas Que se encuentren inactivas: cuando por ms de un ao han dejado de renovar la matrcula mercantil.No hubieren realizado aportes a la seguridad social por no tener personal contratado durante al menos un (1) ao consecutivo con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 1429 de 2010.Art. 7, Decreto 545 de 2011Personas jurdicascreadas como consecuencia de 1.Escisin. 2.Fusin. 3.Reconstitucin en los tr-minos del artculo 250 del Cdigo de Comercio. Literales c), d) ye) del art. 6, Decreto 545 de 2011 Personas jurdicas constituidas con aportes deestablecimientos de comercio, sucursales o agencias destina-dos a desarrollar una empresa existente. Literal f) del art. 6 Decreto 545 de 2011 Personas jurdicas que adquieran con posterioridad a la constitu-cin, establecimientos de co-mercio, sucursales o agencias destinados a desarrollar una empresa existente. Literal g) del art. 6 Decreto 545 de 2011 Personas naturales en cuyos activos se encuentren establecimientos de comercio, sucursales o agencias destina-dos a desarrollar una empresa existente, transferidos por persona jurdica o natural. Literal h) del art. 6 Decreto 545 de 2011 Fuente: elaboracin de la Unidad de Formalizacin, Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, a partir de la Ley 1429 de 2010.de inicio para micro y pequeas empresas Gua42B) Incentivos para la creacin de empleosLosbenefcioscorrespondientesaquienescreenempleosestn contemplados en los artculos 9 a 23 de la Ley 1429 de 2010:1) Descuentos en el impuesto sobre la renta y complemen-tarios,losaportesparascalesyotrascontribuciones de nminaSe podrn descargar como descuento tributario del impues-to de renta los pagos efectuados por concepto de aportes parafscalescorrespondientesanuevostrabajadoresque hagan parte de los siguientes grupos:Menores de 28 aosEn situacin de desplazamiento En proceso de reintegracinEn condicin de discapacidadMujeres mayores de 40 aos De bajos ingresos que devenguen menos de 1,5 SMLMV (estoesloquesedenominaparaefectosdelaley,el primer empleo)El benefcio se puede obtener durante dos o tres aos, depen-diendo del grupo a que pertenezca el nuevo trabajador, de con-formidad con la explicacin que se muestra en el cuadro C.5. 43Captulo 1 Planear antes de crear empresaCuadro C.5: Descuentos en el impuesto sobre la rentay complementarios, los aportes parascales y otras contribuciones de nmina de trabajadores (arts. 9 a 14 Ley 1429 de 2010)Grupo vulnerable Aos de benecio tributario Requisitos 1.Menor de 28 aos2 a)Aumentar empleos y valor de nmina respecto al mes de diciembre del ao anterior.b)Nuevos empleos, sin que puedan interpretarse como tales aquellos que surgen luego de la fusin de empresas. c)El descuento tributario no puede ser incluido como costo o deduccin en la declaracin de renta.d)Los aportes parafscales deben ser oportuna y efectivamente pagados.e)No opera para personal de reemplazo de trabajadores anteriores.f)No benefcia C.T.A.2.En situacin de desplazamiento33. En proceso de reintegracin 34.En condicin de discapacidad35.Mujeres mayores de 40 aos sin contrato de trabajo en los ltimos12 meses26.De bajos ingresos que devenguen menos de 1,5 SMMLV Este es el denominado PRIMER EMPLEO. No deben aparecer en PILA, salvo como independientes. 2Para efectos de la determinacin del impuesto sobre la renta y complementarios, se podrn tomar como descuento tributario los aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, as como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad del FOSYGA y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin Mnima correspondientes a los nuevos empleos (arts. 9 a 14 Ley 1429 de 2010).Fuente: elaboracin de la Unidad de Formalizacin, Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, a partir de la Ley 1429 de 2010.C)Eliminacindetrmiteslaborales(anteelMinisterio de la Proteccin Social)LaLey1429de2010eliminaunaseriedetrmitesquedeba surtirunempleadorparadarcumplimientoasusobligaciones de inicio para micro y pequeas empresas Gua44laborales,establecidasenlalegislacinlaboralydeseguridad social (cuadro C.6): Aprobacin del reglamento interno de trabajo.Aprobacin de descuentos de nmina a los trabajadores.Trmite para prstamos entre empleador y trabajador.Autorizacin de pago en dinero al trabajador hasta de la mitad de las vacaciones.Autorizacin del pago o retiro de cesantas al trabajador.Cuadro C.6: Simplicacin de trmites laborales para facilitar la formalizacin.Trmite ContenidoReglamento interno de trabajo Arts. 17-22 Ley 1429 de 2010 Se modifca el trmite de objeciones y publica-cin del mismo. No se requiere aprobacin del Ministerio.El empleador publica en cartelera y comunica en circular el reglamento interno de trabajo. Se modifca el artculo 119 del CST. Descuentos prohibidosArt. 18 Ley 1429 de 2010 Se elimina del trmite de solicitud de autoriza-cin al inspector del trabajo para descuentos por prstamos, anticipos, retenciones o deduc-ciones cuando la deuda es por una suma de tres veces el salario del trabajador.Se hace responsable al empleador por perjui-cios causados al trabajador al efectuar des-cuentos autorizados y no entregarlos oportuna-mente al benefciario.Se modifca el artculo 151 del CST. Trmite de los prstamosArt. 19 Ley 1429 de 2010 Se elimina la disposicin que sealaba que el empleador no podr efectuar retencin o deduccin [...] en cuanto el total de la deuda supere al monto del salario del trabajador en tres meses. Cuando pese a existir el acuerdo, el empleador modifque las condiciones pactadas, el trabaja-dor podr acudir ante el inspector del trabajo a efectos de que exija su cumplimiento, so pena de la imposicin de sanciones. Se modifca el artculo 149 del CST. 45Captulo 1 Planear antes de crear empresaTrmite ContenidoCompensacin en dinero de las vacacionesArt. 20 Ley 1429 de 2010 Se autoriza acuerdo entre empleador y trabaja-dor para pagar en dinero hasta la mitad de las vacaciones sin necesidad de autorizacin del inspector del trabajo.Se modifca el numeral 1 del artculo 189del CST. Pago de cesantas para nanciar viviendaArt. 21 Ley 1429 de 2010Se elimina la necesidad de autorizacin por parte del inspector del trabajo para el pago, anticipo o prstamos sobre las cesantas. Autoriza el empleador o el fondo de cesantas, previa verifcacin de inversin. Se establece el trmino de cinco das hbiles siguientes para el pago del anticipo de cesanta.Se prev la intervencin del MPS si el pago no se hace dentro del trmino previsto, pudiendo imponer multas. Se modifca el numeral 3 artculo 256 del CST. Registro del Comit Paritario de Salud OcupacionalPr. 2 art. 65 Ley 1429 de 2010Se elimina la obligacin a cargo del empleador de registrar ante el Ministerio de Proteccin Social, el Comit Paritario de Salud Ocupacional o el viga ocupacional que tenga la empresa.Debe tenerlo pero no registrarlo.Suprime el literal f del artculo 21 Decreto Ley 1295 de 1994. Trabajadores colombianos y extranjeros. Proporcin e igualdad de condiciones.Derogatoria artculo 74 del CST Se produce un vaco respecto del requisito de proporcionalidad, previsto en el artculo 10 nume-ral 3 de la Resolucin 4700 de 2009.En razn a lo anterior, el Ministerio de Relaciones Internacionales sigue considerando la proporcio-nalidad como un requisito para la expedicin de la visa temporal de trabajador.En la prctica, el Ministerio de la Proteccin So-cial ya no expide dicho certifcado.El Ministerio de Relaciones Exteriores solicita que se anexe un ofcio en el cual se justifque el ingreso del trabajador extranjero a la actividad de la empresa en Colombia, as como una relacin de la nmina para poder evaluar si se protege la mano de obra nacional y se respeta la proporcionalidad. Fuente: elaboracin de la Unidad de Formalizacin, Cmara de Comercio de Medelln para Antioquia, a partir de la Ley 1429 de 2010.46de inicio para micro y pequeas empresas GuaD) Benecios derivados del SISBENSe facilita la contratacin de personas vinculadas al rgimen subsi-diado de salud que no aceptaban ofrecimiento laboral por perodos fjos por temor a perder su cupo en este rgimen.Elbenefciariodelrgimensubsidiadodesaludmantieneelcupo por dos aos siguientes a la vinculacin laboral (art. 46 Ley 1429 de 2010).Se conservan los benecios propios del rgimen subsidiado a la poblacin vulnerable que acceda a un empleo formal, por el trmino de un ao contado desde su vinculacin laboral.Seconservaelcupodelrgimensubsidiadoensaludporel trmino de dos aos siguientes al inicio de la vinculacin laboral.Sin duda, incentiva a los beneciarios del SISBEN a formali-zar su trabajo.INCENTIVOS ADICIONALES PARA LA FORMALIZACIN A)Permisos sanitarios para microempresarios de alimentosElDecreto4444de2005estableceunincentivoparalaco-mercializacindelosalimentosfabricadosydistribuidosen el territorio nacional por microempresarios. Este estmulo rige con algunas excepciones contempladas en el mismo decreto.Acambiodelregistrosanitario,alosmicroempresariosse lesexpideunpermisoconvigenciadetresaoscontados apartirdelafechadesunotifcacin.Noserrenovable, yvencidoelpermisosanitario,elmicroempresariodeber obtener el respectivo registro. Este permiso sanitario tiene un costo de 23 SMLDV*. *SMLDV: Salarios Mnimos Legales Diarios Vigentes.47Captulo 1 Planear antes de crear empresaB) Registro de marcas ante la Superintendencia de Indus-tria y ComercioLa Superintendencia de Industria y Comercio, mediante Re-solucin 72897 de diciembre 24 de 2010, concede a las mi-croempresas,portodoelao2011,undescuentode25% sobre el valor de las tasas fjadas en el trmite de registro de marcas de productos o servicios y lemas comerciales.Latarifanormalcomoejemploesde$728.000para el ao 2011. Con el incentivo, las microempresas solo pagarn $546.000, con vigencia de diez aos. Si esta diligenciasehaceporInternet,elmicroempresario tendr un descuento adicional de 5%, por lo cual solo pagara $509.600.C)Poltica de compras pblicas a las mipyme El artculo 12 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 3806 de 2009 establecen una normatividad que facilita a las mipyme formales contratar con el Estado y convertirse en proveedo-res de bienes y servicios de las entidades ofciales. Para el logrodeestosbenefciosserequierequesecumplantres requisitos:Lasmipymeinteresadasdebenparticiparenunprocesode licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos.Los contratos que se acuerden deben tener una cuanta inferior a 750 SMMLV . Las mipyme proponentes de contratacin deben ser al me-nostres;delocontrario,laconvocatoriaseabriratodas las empresas.48de inicio para micro y pequeas empresas GuaD) Sociedad por Acciones Simplicada(Ley 1258 de 2008)Con la entrada en vigencia de la Ley 1258 de 2008 ya no se puedeconstituirunaSociedadUnipersonaly,encambio, sedeberestablecerladenominadaSociedadporAccio-nes Simplifcada (SAS), constituida por una o varias perso-nasnaturalesojurdicas(micro,pequea,medianaogran empresa), en la que los asociados solo sern responsables hasta el monto de sus respectivos aportes.LaconstitucinyoperacindelaSASpodrnhacersecon cualquier monto de capital social y nmero de empleados; su constitucinyreformasernmsfcilesypodrnrealizarse mediante documento privado.Salvo excepciones de ley, no se exige revisor scal. Las certi-caciones y dictmenes contables las emite un contador p-blico (art. 1, Decreto 2020 de 2009).La constitucin de junta directiva es opcional.La SAS puede tener vigencia indenida.El objeto social de la SAS puede ser indeterminado.Planeary administrarla empresa251Planear y administrar la empresaLaplaneacinesconsideradalamsimportantedelasfunciones administrativas. El cabal ejercicio de la funcin de planeacin parte de escribir y realizar las actividades y tareas concretas, desde cada una de las reas de la empresa, que se disean para que tanto el empresario como el gerente y dems empleados las hagan realidad. Laplaneacinconsisteenescribirloquesevaarealizar,conel tiempo sufciente para hacer los ajustes necesarios; signifca pen-sar en el futuro y tomar las decisiones concretas sobre objetivos. Es formular polticas, procedimientos, presupuestos, pronsticos y metas que se deben lograr en la empresa, con tiempos, lugares y responsables especfcos.f 2.1 Plan de empresa y plan de negociosEl plan de empresa es una herramienta ordenada, con datos con-fables,quepermitedeterminarlasecuenciademontaje,opera-cin, administracin y gerencia de una empresa. 52de inicio para micro y pequeas empresas GuaEltrminoplandeempresaseusacomnmentecuandolaem-presayaestenfuncionamiento;eltrminoplandenegociosse utilizaporlosemprendedoresquedeseanmontarsusempresas, peroqueannoestnenfuncionamiento.Losdosdocumentos manejan los mismos conceptos.Lo ideal es que toda empresa, como se dijo en el captulo anterior, tenga escrito previamente un plan de negocios o plan de empresa antes de poner a funcionar el proyecto. Dado que muchos han ini-ciado su emprendimiento sin este documento o que lo tienen des-actualizado, la recomendacin es devolverse al primer captulo de la Gua y revisar los aspectos generales que se deben tener claros para orientar el negocio como punto de partida.Sielempresarionodeseaincurrirengastosinofciosos,aspiraa trabajar con objetivos defnidos y correr los menores riesgos, debe tener un plan de empresa. Por eso es importante tener claros los benefciosdeunabuenaplaneacinyaqueestaseconsiderael cimiento de la unidad productiva.Un empresario planea su negocio con el fn de proyectar cada una de las acciones de la compaa, para darle un norte, una direccin.La planeacin sirve para:Mejorarlaaplicacinefectivadeltiempo:laplaneacinle ayuda a cumplir con las tareas y metas programadas.Concentranse: las continuas tareas que van apareciendo en el quehacer diario distraen a quien no tiene planes defnidos y lo impulsan a realizar cosas diferentes de las prioritarias.Determinar lo urgente y lo importante. Con un plan de trabajo se hace posible diferenciar entre lo que realmente se necesi-ta hacer ya y lo que se puede aplazar.Prevenir posibles contingencias.Mantener el orden, principio fundamental de todo empresa-rio exitoso.53Captulo 2 Planear y administrar la empresaControlarcadadalasfnanzas.Muchosdelospagosque debe realizar la empresa tienen una fecha especfca; si no se realizan en la fecha, se puede incurrir en multas.f 2.2 Requisitos para un buen plan empresarialParaefectuarunabuenaplaneacin,debeconocermuybienla empresa que se quiere montar o consolidar, es decir, sus alcances internos y externos segn las condiciones del mercado. Por consi-guiente, el empresario debe ser un excelente conocedor del medio y de los mercados.Los planes de la empresa, sin embargo, no los puede realizar sola-mente el emprendedor o l y los directivos de la empresa. Puesto queseejecutanentodaslasreasybajolaresponsabilidadde todos los miembros del equipo de trabajo, la planeacin debe ser compartidaycomunicadaatodoslosempleados,paraqueellos puedan empoderarse y trabajarlos en forma efciente.Por tal razn, la planeacin es una tarea constante. Se debe planear desde el inicio mismo del proyecto y hacer las revisiones del caso, inclusivereprogramar,cadaseismesesocadaao.Enlaprctica, los planes deben disearse para el largo, mediano y corto plazo, as:Planatresaos,elcualsedebereajustarcadadoceme-ses. Su contenido obedece a una planeacin estratgica con componentes amplios. Plan anual, que se desprende de la planeacin a tres aos. Se elabora para cada una de las acciones generales que se han defnido en la empresa y contiene los objetivos espec-fcos en cada una de las reas. Ser la contribucin al desa-rrollo de las metas fjadas durante dicho perodo.El plan mensual, por su parte, se hace sobre la base del in-ventario de los asuntos operativos que se deben atender.54de inicio para micro y pequeas empresas Guaf 2.3 La planeacin estratgicaLa planeacin estratgica es un estilo de planeacin ms profun-da, con mayores componentes y anlisis que la planeacin normal. Se trata de una planeacin gerencial para las empresas modernas, que permite dirigir y tener claridad sobre lo que se quiere lograr con la entidad productiva.En la planeacin estratgica se trabaja en dos aspectos:Las estrategias corporativas, las cuales responden al cmo y defnen los lmites dentro de los cuales debe trabajar la em-presa, y las formas de manejar los negocios para obtener la ventaja corporativa. Estrategiascompetitivas,queayudanaquelaempresaal-cance los mejores niveles en ventas, rentabilidad, con base en los procesos, precios y niveles de diferenciacin.f 2.4 El organigrama empresarialUn organigrama es un grfco que representa en forma detallada y jerrquica cmo se distribuyen las reas, los cargos y las fun-ciones en la empresa. El ms comn y conocido es el organigra-ma piramidal. El organigrama de la empresa sirve para:Visionar en forma general la estructura de la empresa.Mejoraryclarifcarlosrolesdecadaseccinyactividades especfcas.Conocereldepartamentooseccindelaempresaalque pertenece cada empleado.Entenderlosrolesyresponsabilidadesindividualesdelos empleados.Generar claridad sobre el orden jerrquico de la empresa.55Captulo 2 Planear y administrar la empresaCon frecuencia se encuentra que la gran mayora de las mipyme no tienen defnidas claramente las diferentes reas del ente empresa-rial ya que en ellas el propietario cumple todos los roles, es el que realiza todas las funciones, entre otras razones, principalmente, por un presupuesto limitado. Por tal motivo, es importante que se co-nozcan cules deben ser las reas funcionales de una empresa. La idea consiste en irlas integrando paso a paso en la compaa, de acuerdo con el crecimiento de la unidad productiva. Con una visin clara de esas reas, es posible realizar la planeacin en cada una deellas,independientementedequiensealapersonaencargada de ejecutarla. Las reas estn defnidas como lo muestra el grfco G.1, denominado organigrama empresarial. Grco G.1:Modelo de Organigrama Empresarial (Ejemplo aplicable para una empresa de produccin)Fuente: elaboracin del Componente Formalizacin del proyecto Medelln Ciudad Cluster.56de inicio para micro y pequeas empresas Guareademercadeoyventas:eselreadedondeparteel negocio de la empresa o el proceso de produccin, si es una empresa industrial; tiene varias funciones:Estudiar los mercados: proveedores, clientes, competencia.Estudiar el crdito para los nuevos clientes.Analizar los proveedores de materias primas e insumos.rea de recursos humanos: donde se administra el personal de la empresa; tiene, entre otras, las siguientes funciones bsicas:Contratacin: anlisis de hojas de vida, entrevistas, prue-bas de conocimiento, pruebas sicotcnicas, reclutamiento y contratacin, induccin a la empresa, induccin en el car-go, carnetizacin, capacitacin y recreacin.Nmina:departamentodondesellevanlosregistrosde tiemposlaborados,sepreparanlospagossalariales,de prestacionessociales,asalud-EPS,alaAdministradora deRiesgosProfesionales(ARP),apensionesdelosem-pleados y pago de los parafscales. Estos corresponden a 9% del valor de la nmina pagada en el mes, as: caja de compensacinfamiliar(ComfenalcooComfama),4%;al InstitutoColombianodeBienestarFamiliar(ICBF),3%;al ServicioNacionaldeAprendizaje(SENA),2%.Eltotalde losparafscalessetramitaantelacajadecompensacin familiar que el empresario ha escogido y la cual, a su vez, haceladistribucindelosporcentajesrespectivosalas otrasdosinstituciones.Enestedepartamentosedeben llevar los registros organizados por empleado, en carpetas independientes, donde conste el historial laboral de cada uno, sus vacaciones, primas, cesantas, dotacin y dems prestaciones que se le pagan o adeuden.rea de produccin, compuesta por dos departamentos:Diseo: Se encarga de actualizar los estilos y modelos de productososerviciosquetienelaempresa,conbaseen 57Captulo 2 Planear y administrar la empresalas investigaciones que realiza en el medio. Para ello, aplica laprospectiva,innova,consultalosgustos,laspreferen-cias,losimpactosdelosproductososerviciosentrelos consumidores. De dichas investigaciones deben surgir los prototipos de nuevos productos o servicios, los cuales de-ben ser sometidos a pruebas y ensayos previos a su pro-duccin en serie.Ensamble:Bajocuyaresponsabilidadestnelcorteyel acomododelosdiferentescomponentesdelproducto, con base en los diseos recibidos.readecontabilidadynanzas.Enestareaestncon-centrados todos los documentos y datos que se procesan, ejecutanorecibenenlaempresa.Eslaseccindondese lleva en forma organizada toda la informacin, la que servir para elaborar los informes y obtener los datos con los cuales se debe determinar el estado de la empresa. Tales documen-tos hacen referencia a: Contabilidad, costos y presupuestos, donde se confguran los balances, los estados de prdidas y ganancias, los fu-jos de caja, se lleva el registro de proveedores y clientes, con las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.Finanzas,eslaseccindondesellevanlosestudiosde rentabilidadyderecursosqueposeelaempresa;sede-terminan los dineros que se deben conseguir con las enti-dades fnancieras para la ejecucin de algn proyecto o en eltranscursodelasactividadesnormalesdelaempresa. Tambinserealizananlisisderentabilidaddecadapro-ducto en forma independiente, los mrgenes de contribu-cin, as como el punto de equilibrio de la empresa. En resumen, los planes de la empresa se deben integrar a cada una de estas reas y funciones operativas. En el desarrollo de la planeacin se han de tener en cuenta los siguientes aspectos como puntos de partida:58de inicio para micro y pequeas empresas GuaObjetivogeneraldelaempresa.Essolouno,constituido por la combinacin de los anteriores aspectos. Debe resumir lo que hace la empresa, sintetiza la razn de ser.Objetivos especcos. Este punto se debe redactar as: Inicia con un verbo en infnitivo.Es corto, conciso, claro.Est ubicado en el tiempo (aos, meses, das, horas) que se demorar la ejecucin del proyecto.Est localizado en un espacio geogrfco determinado (la em-presa, el rea, el barrio, la ciudad o el pas) donde se realizar.Esmedible(determinadoporunacifra,unporcentaje,un nmero o indicador), de esta manera se puede evaluar su cumplimiento, su avance o retroceso.Actividades.Loquesevaarealizaranivelgeneralpara cumplir el objetivo especfco, son las fases.Tareas. Constituidas por los eventos que se deben cumplir para que la actividad llegue a un feliz trmino.Indicadores de cumplimiento. Son los aspectos que darn fe de que la actividad se realiz efectivamente.Responsables. Son las personas que llevarn a cabo cada una de las actividades programadas en la planeacin.Cuadro C.7:Modelo propuesto para realizar la planeacin Objetivo generalObjetivos especcos ActividadesTareas TiempoIndicador de cumplimientoResponsable59Captulo 2 Planear y administrar la empresaEnlaplaneacinsedebentrabajarlosplanesgeneralesdecada rea teniendo en cuenta que todos estn estrechamente relaciona-dos, que no pueden concebirse en forma aislada ya que cada rea depende de la otra. Se deben manejar estrechos lazos de comu-nicacinentrelasdiferentes secciones.Acontinuacin,tiposde planes que puede tener una empresa:Plan de mercadeo: plan de ventas y plan de compras.Plan de produccin: con base en las estadsticas internas de la empresa o a partir de los pedidos de los vendedores.Plan de recursos humanos: defnido con base en las necesi-dades de la empresa y los perfles de cada cargo.Plan de ingresos: con base en las ventas proyectadas para la empresa.Plan de egresos: con base en los gastos y compras de ma-terias primas.Plan de rentabilidad: obedece a planes de la empresa.Plan de pagos: a partir de un listado de cuentas por pagar, con sus fechas de vencimiento en forma ordenada, para ge-nerar, con base en los planes de ventas y de ingresos, el plan de pagos, conformando, as, el fujo de caja.Plandeinversionesyfnanzas:cadapesoqueingresaala empresa debe tener el debido control, con un plan de rein-versin cuando la empresa deja algunas utilidades o median-te prstamos de entidades fnancieras; pero antes de hacer efectivo el prstamo, se debe tener claridad de la forma en la cual se pueden realizar los pagos respectivos.Plan de comunicacin interna y externa: Es aquel que apoya laestrategiadelaempresaparadarcoherenciaeintegrar los objetivos, los planes y las acciones de la direccin; y la difusin y gestin de la imagen y de la informacinPlandemejoramientocontinuo:consisteenteneracciones para reformar las no conformidades internas o externas, con el fn de perfeccionar cada da. Hace parte del plan de calidad.60de inicio para micro y pequeas empresas Guaf 2.5 Plan de trabajo de la empresaEl plan de trabajo debe elaborarse entre el empresario y el grupo de colaboradores siguiendo estos pasos: 1.Realizarunlistadodeactividadesdiarias,semanales,quince-nales, mensuales y en fechas especiales para cada uno de los cargos y empleados. En tal sentido: Defnirlosobjetivosgeneralesyespecfcosdecadacargo o puesto.Organizar las actividades por prioridad; iniciar por las activi-dades diarias y asignando un horario a cada una.Organizar las actividades para la semana por grupos, reas o cargos.Asignarunametaacadaobjetivooindicadordecumpli-miento, que debe salir de las actividades o de los productos que se van a entregar.Establecer un responsable o reasignar funciones a cada uno de los cargos, de tal forma que sea equitativa la carga laboral y que tenga concordancia con cada perfl.Determinar un tiempo para la entrega a satisfaccin de cada meta u objetivo.Realizar un cuadro de produccin por hora, turno, por lote, por semana, quincenal o mensual, segn su necesidad, para trazarlosindicadoresdecumplimiento,conlostemsque aparecen en el cuadro C.7 de este mismo captulo.2.En Excel, el empresario puede elaborar un cuadro proyectado de la produccin, previo anlisis de mtodos y tiempos opera-cionales en cada uno de los cargos. f 2.6 Planear y ejecutar con calidadDe nada sirve tener muchos planes de accin en el papel si no van a ser efectivamente ejecutados. Para que los planes se concreten y se pongan en prctica en todas las reas y para todas las activida-des de la empresa, existe la tcnica PHVA, que signifca:61Captulo 2 Planear y administrar la empresaP:Planear,basadoenelobjetivodelaempresa,elanlisis del entorno y sus potencialidades internas.H:Hacer, referido al cumplimiento de los planes acordados como un todo, dirigido a cada departamento y a cada empleado.V:Verifcacin, revisin del cumplimiento efectivo y con cali-dad de cada una de las actividades. Es la comparacin de lo planeado contra lo ejecutado.A:Actuar, ya sea con acciones de mejoramiento o correcti-vas de lo realizado en toda la empresa.f 2.7 Planeacin para el mediano y largo plazo.Elempresarioorganizadodebetenerencuentaquenotodoslos planes se pueden cumplir al mismo tiempo, por lo cual se requiere tener una visin clara y los tiempos requeridos. Se debe defnir con base en los siguientes conceptos:Defnicin de objetivo general y objetivos especfcos.La misin: se refere a lo que hace la empresa, su razn de ser.La visin: es lo que la empresa quiere ser en el futuro. Las polticas y los valores corporativos.El anlisis interno y externo de la empresa. Ventajascomparativas(losaspectosenloscualessupro-ducto es mejor que el de la competencia) y competitivas (las caractersticasquehacenlosproductosdemenorcostoy con mayores benefcios para los clientes).Disear nuevos productos o servicios para el futuro.Defnir nuevos mercados a los cuales se piensa enfocar.Renovar la imagen corporativa y el portafolio de servicios.Adoptar nuevas tecnologas para la empresa.Realizar un anlisis interno y externo de la empresa (DOFA)3.3La matriz DOFA es una herramienta que se usa para la formulacin y evaluacin de la estrategia de la empresa. Voz acrstica que proviene de las siglas: Debilidades, O