1

Guía Para Proveedores Formato de Cotización para la compra del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito –SOAT– a nivel nacional

Tabla de Contenido

I. Introducción ......................................................................................................................... 2

II. Información del Acuerdo Marco ......................................................................................... 2

III. Proceso de Cotización ........................................................................................................ 3

Paso 1. Articulación de los Acuerdos Marco de Precios de Vehículos, SOAT y Seguros de

Vehículos 3

Paso 2. Notificación solicitud de cotización .................................................................................. 4

Paso 3. Descargar archivo anexo................................................................................................. 6

Paso 4. Analizar solicitud de cotización ....................................................................................... 7

Paso 5. Diligenciar la cotización ................................................................................................... 7

Paso 6. Cargar archivo anexo con la cotización ........................................................................ 10

Paso 7. Diligenciar cotización en la Tienda Virtual..................................................................... 10

Paso 8. Enviar cotización ........................................................................................................... 11

IV. Mensajes durante la solicitud de cotización .................................................................. 12

V. Finalizar el evento de cotización ...................................................................................... 12

VI. Uso del Portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa

Suppliers ............................................................................................................................ 13

A. Registro del Proveedor en Coupa Supplier ........................................................................... 13

B. Creación y actualización datos de contacto .......................................................................... 14

C. Consultar las Órdenes de Compra ........................................................................................ 17

D. Consultar las facturas ............................................................................................................ 18

E. Crear una factura................................................................................................................... 19

F. Información general de la factura .......................................................................................... 20

G. Líneas de la factura ............................................................................................................... 20

H. Facturación con Gravámenes Adicionales ............................................................................ 21

2

I. Introducción

La presente guía busca ayudar a los Proveedores en el proceso de cotización del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito –SOAT– a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Colombia Compra Eficiente está encargada de la administración de los Acuerdos Marco de Precios y en consecuencia, ofrece a los Proveedores y a las Entidades Compradoras la Tienda Virtual del Estado Colombiano, a través del cual deben adelantarse las transacciones derivadas del Acuerdo Marco de Precios. Ingrese al siguiente link para conocer los términos y condiciones del Acuerdo Marco de Precios: Aquí.

La Entidad Compradora es responsable del Proceso de Contratación que adelante en la Tienda Virtual del Estado Colombiano con la colocación de una Orden de Compra. Ver manual para la Operación

Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios.

Los términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con las definiciones incluidas en los Documentos del Proceso del Acuerdo Marco de Precios.

II. Información del Acuerdo Marco

(i) Número de Proceso: CCE-292-1AMP-2015, Acuerdo Marco de Precios para la compra del

Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito -SOAT- a nivel nacional. Ver Acuerdo Marco.

(ii) Alcance: Los Proveedores se obligan a entregar a las Entidades Compradoras el SOAT de

acuerdo con las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones y de acuerdo con las

Ofertas presentadas a Colombia Compra Eficiente en la licitación pública LP-AMP-058-2015. Ver

Cláusula 3 – Alcance del objeto del Acuerdo Marco de Precios.

(iii) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: El Acuerdo Marco de Precios estará vigente por

tres (3) años a partir del 1 de enero de 2016, término prorrogable por un (1) año. Colombia

Compra Eficiente debe notificar la intención de prorrogar el término del Acuerdo Marco de

Precios por un año adicional, por lo menos 90 días calendario antes del vencimiento del plazo

del Acuerdo Marco de Precios. A falta de notificación de interés de prorrogar el plazo de los

Acuerdos Marco de Precios, este terminará al vencimiento de su plazo.

El Proveedor puede manifestar dentro del mismo plazo su intención de no permanecer en el

Acuerdo Marco de Precios durante la prórroga.

Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante la vigencia del

Acuerdo Marco de Precios y su prórroga, en caso de que ocurra. Ver Cláusula 14 – Vigencia del Acuerdo

Marco de Precios

(iv) Criterios de Selección: La Entidad Compradora debe seleccionar la cotización del Proveedor quien haya ofrecido el menor precio por la totalidad de las pólizas SOAT incluidas en la solicitud de cotización. Ver Cláusula 6 literal (e) - Acciones de la Entidad Compradora durante el

proceso de compra

3

(v) Tarifa del SOAT: El Proveedor seleccionado está obligado a entregar a las Entidades

Compradoras las Pólizas del SOAT al valor estipulado en la Orden de Compra colocada de

acuerdo con la Cotización del Proveedor seleccionado.

Si la Entidad Compradora solicita más de una entrega o la entrega debe hacerse en una

vigencia diferente a la de la Cotización, el Proveedor entregará el SOAT con la tarifa vigente

al momento de la entrega. Para la misma, el Proveedor debe mantener el porcentaje de

descuento ofrecido en la Cotización, el cual recaerá sobre la tarifa vigente al momento de la

entrega. Ver Cláusula 8 – Precio del SOAT.

(vi) Facturación y pago: El Proveedor debe presentar a cada Entidad Compradora en la

dirección indicada para el efecto en la Orden de Compra, una relación de las Pólizas de

SOAT efectivamente entregadas, el valor de cada Póliza de SOAT y el valor total. La Entidad

Compradora debe aprobar o rechazar las facturas dentro de los diez (10) días hábiles

siguientes a la fecha de su presentación y pagar las facturas dentro de los treinta (30) días

calendario siguientes a la aprobación de la misma. Ver Cláusula 10 – Facturación y Pago.

III. Proceso de Cotización

Los siguientes pasos detallan el proceso que debe seguir el Proveedor para enviar una cotización a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano –

Paso 1. Articulación de los Acuerdos Marco de Precios de Vehículos, SOAT y Seguros de

Vehículos

Colombia Compra Eficiente propone la siguiente metodología para la articulación de la compra de Vehículos nuevos por medio del Acuerdo Marco de Precios con la compra del SOAT y el Seguro del Vehículo a través de los Acuerdos Marco de Precios respectivos.

1. La Entidad Estatal realiza el proceso de compra de los Vehículos de acuerdo a lo establecido en la presente guía.

2. Una vez la Entidad Compradora coloque la Orden de compra de los Vehículos, debe solicitar al Proveedor de Vehículos el número de placa asignado y la factura o prefactura con la siguiente información: marca, modelo, tipo de Vehículo, línea o Referencia del Vehículo, peso en toneladas, número de pasajeros, cilindraje real del Vehículo, número de motor y número de chasis,

3. Con la placa asignada y la información definida en el numeral 2, la Entidad Compradora debe realizar el proceso de Solicitud de Cotización del SOAT de acuerdo a lo establecido en la Guía de compra de SOAT a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (Ver

Guía).

4

4. La Entidad Compradora coloca la Orden de Compra en el Acuerdo Marco de Precios de SOAT. Una vez recibido procede a entregarlo al Proveedor del Vehículo para poder matricular en el RUNT.

5. Para adquirir el Seguro de Vehículos a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano la Entidad Compradora debe realizar el proceso de Solicitud de Cotización del Seguro de Vehículo de acuerdo a lo establecido en la Guía de compra (Ver Guía), a la cual debe adjuntar la factura o prefactura del Vehículo y la Orden de Compra del SOAT.

Paso 2. Notificación solicitud de cotización

Cuando una Entidad Compradora genera una solicitud de cotización el Proveedor recibe una invitación a cotizar. El Proveedor debe ir al evento usando el link indicado, que lo lleva a la tienda virtual – Coupa.

El Proveedor debe hacer clic en la pestaña “Información del Evento”. Y verificar la fecha de finalización del evento. Recuerde que el Acuerdo Marco de Precios establece que el que el tiempo de cotización es de diez (5) días Hábiles.

5

Posteriormente, el Proveedor debe marcar en el espacio indicado que tiene la intención de responder y aceptar los términos y condiciones.

6

Paso 3. Descargar archivo anexo

El formato de solicitud de cotización es un archivo en Excel donde la Entidad Compradora define las especificaciones de su Parque Automotor.

En el Link del evento el Proveedor debe ir a la pestaña “Mi respuesta”, descargar y guardar el simulador diligenciado por la Entidad en “Anexos”.

7

Paso 4. Analizar solicitud de cotización

En el archivo de Excel, el Proveedor debe revisar la hoja “ResumenContizacion”” para identificar el parque automotor que la Entidad relaciona en el formato. Además, en esta hoja, el Proveedor debe revisar si la Entidad relaciona algún tipo de Gravamen adicional y su respectiva forma de cálculo en la cotización.

Nota: es deber de la Entidad Compradora describir el porcentaje del Gravamen Adicional y su forma de Cálculo.

Nota 2: el archivo de Excel calcula de manera automática los gravámenes adicionales informados por la Entidad y los agrega al total.

a. Hoja “ResumenContizacion”

Paso 5. Diligenciar la cotización

Luego de revisar la información del archivo, el Proveedor debe seleccionar su Nombre de listado en la casilla “Nombre del Proveedor”

8

Una vez seleccionado el Proveedor, el archivo automáticamente traerá los valores ofertados por el Proveedor en la Operación Principal. Además, el Proveedor podrá conceder un descuento adicional a cada uno de los SOAT ingresando el porcentaje de descuento adicional sobre la Prima Emitida en la casilla “Descuento Adicional”

Casilla descuento adicional:

Nota: En caso tal que el Proveedor requiera cambiar la Clase de Vehículo, lo puede hacer seleccionando una nueva Clase en la lista desplegable. Es necesario que el Proveedor, además de seleccionar la nueva Clase de Vehículo, diligencie las características de este.

una vez diligenciada la nueva información, el Proveedor debe hacer clic en el botón refrescar:

9

Para continuar con el proceso, una vez el Proveedor haya digitado el valor de los porcentajes de descuento adicional, el archivo entregará el valor total de la Cotización.

Para obtener la información que debe ir en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, el Proveedor debe hacer clic en el botón “Resumen CSV”. Este botón lo llevará a la hoja “Cotización” en donde encontrará, resumida por clase de vehículo, la información que debe ir en la “Respuesta de la Cotización”.

Hoja “Cotización”

10

Paso 6. Cargar archivo anexo con la cotización

El Proveedor debe ingresar nuevamente al evento en Coupa y en la pestaña “Mi respuesta” debe ir a “Anexos”, luego a “Su respuesta” y hacer click en “seleccionar archivo”. Allí debe cargar el archivo en Excel diligenciado en el Paso 4.

Paso 7. Diligenciar cotización en la Tienda Virtual

El Proveedor debe diligenciar su cotización en la sección “Artículos y lotes”. Esta es la cotización definitiva del Proveedor, el archivo anexo es un documento soporte de la cotización pero la cotización es la que cargue el Proveedor en la Tienda Virtual.

Para cargar la cotización, el Proveedor debe diligencia el campo precio unitario para cada uno de los artículos, el valor total por artículo debe coincidir con los valores que se encuentra en archivo anexo en la Hoja “Cotización” del simulador.

El Proveedor debe cotizar solo los códigos de los vehículos que se encuentra en archivo anexo en la Hoja “Cotización” del simulador, para los demás artículos debe colocar cero en el precio.

11

El proveedor debe tener en cuenta que la plataforma lo multiplica por la cantidad señalada por la Entidad compradora por el precio unitario que diligencia el Proveedor. En caso que la Entidad Compradora diligencia una cantidad diferente de uno (1), el Proveedor debe pedir aclaratoria a la Entidad por la herramienta de mensajes. Recomendamos antes de enviar la cotización validar el valor total para cada uno de los artículos y el valor total cotizado.

La cotización que toma la Entidad Compradora al momento de seleccionar el Proveedor es la que se diligencia en Coupa.

Paso 8. Enviar cotización

Para enviar la cotización el Proveedor debe hacer clic en el botón Enviar.

El Proveedor pue actualizar su cotización dentro del plazo de cotización definido por la Entidad Compradora en la solicitud de cotización.

Una vez enviada la cotización el Proveedor debe validar el envió ingresando a la solicitud de cotización, en la sección de historial. En caso de no aparecer el envió, debe verificar que diligencio todos los campos y enviar nuevamente la cotización.

12

IV. Mensajes durante la solicitud de cotización

El Proveedor puede recibir información de la Entidad Compradora o realizar consultas sobre la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original.

En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes, justificando el porqué de la situación.

V. Finalizar el evento de cotización

La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco de Precios, únicamente si se cumplen las siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y

(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores, a través de la Tienda Virtual, solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas y ha recibido respuesta positiva de todos los Proveedores por ese mismo medio.

Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas.

13

VI. Uso del Portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa Suppliers

El portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano - Coupa Supplier es una herramienta que Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano durante la ejecución de las Órdenes de Compra. A través de Coupa Supplier el Proveedor puede consultar las Órdenes de Compra que le generan las Entidades, enviar copia de las facturar, actualizar el correo electrónico al cual le notifican las órdenes de compra y la información de la persona de contacto del Proveedor que aparece en la Orden de Compra. La presente guía busca ayudar a los Proveedores en el proceso de cómo realizar las siguientes actividades:

Recibir órdenes de compra.

Enviar Facturas.

Actualizar el correo para la recepción de órdenes de compra.

Actualizar la información de contacto en la Tienda Virtual.

A. Registro del Proveedor en Coupa Supplier

Para acceder al portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Coupa Supplier, Colombia Compra Eficiente envía un correo de invitación al Proveedor a través del cual este puede configura sus datos y contraseña. Una vez generada la cuenta, debe ingresar a la página https://supplier.coupahost.com e iniciar sesión con su correo y contraseña.

La página de inicio del “Coupa Supplier Network” se describe a continuación:

14

B. Creación y actualización datos de contacto

Colombia Compra Eficiente crea al Proveedor en la Tienda Virtual del Estado Colombiano con la información suministrada por este durante la firma del contrato. Una vez el Proveedor ingresa al portal de Proveedores de la Tienda Virtual puede actualizar la información de contacto publicada en la Tienda Virtual. La información que puede actualizar el Proveedor en el Portal de Proveedores de la Tienda Virtual es:

- Correo electrónico de contacto: este es el correo donde el Proveedor recibe las Órdenes de Compra.

- Persona de contacto en el Proveedor. - Dirección de contacto. - Teléfono de contacto.

Esta información es la que aparece en las Órdenes de Compra y en la información del Proveedor que pueden consultar las Entidades en la Tienda Virtual:

15

16

Para actualizar la información de contacto y el correo al cual se envían las Órdenes de Compra, el proveedor debe hacer clic en el botón para actualizar el perfil - Improve your Profile. Al ingresar el sistema le mostrará la información de contacta que se encuentra publicada en la Tienda Virtual.

Para actualizar la información el Proveedor debe hacer clic en editar el perfil – Edit Profile y actualizar la información.

El Proveedor debe asegurar que siempre este definido un correo electrónico, nombre de la persona de contacto, dirección y teléfono de contacto. Esta información la actualiza en la sección Primary Contact y Adress

Nota: Solicitudes de Cotización: El correo electrónico para la recepción de las Solicitudes de Cotización no se actualiza con la actualización del correo de recepción de las órdenes de compra. Para tal fin, el Proveedor debe notificar el cambio del correo por escrito a Colombia Compra Eficiente. Colombia Compra Eficiente actualizara el correo en la plantilla de cotización máximo 3 días hábiles después de la solicitud. El Proveedor debe tener en cuenta que la actualización de correo solo aplica para nuevos eventos que se generen a partir de la actualización, luego debe asegurar tener las dos cuentas de correo activas hasta que se culminen los eventos de cotización en proceso.

17

Clausula Notificaciones: Para actualizar los datos suministrados por el Proveedor para envió de notificaciones (ver cláusula del contrato), el Proveedor debe enviar una documentos firmado por el representante legal informando la actualización de los datos. C. Consultar las Órdenes de Compra

Para consultar las Órdenes de Compra, el Proveedor debe hacer clic en ubicado en la parte superior derecha. Al hacer clic se despliega la barra de herramientas con las diferentes opciones disponibles en el Portal de Proveedores de la Tienda Virtual. Debe seleccionar la de ordenes - Orders

Al ingresar se despliegan todas las órdenes de Compra - Purchase Orders emitidas por las Entidades Compradoras al proveedor. Las órdenes se visualizan con el número de la orden, fecha de la orden, estado de la orden, los ítems, el total y las acciones que puede realizar sobre las órdenes de compra. Puede ordenar la visualización de las Órdenes de Compra haciendo clic sobre el título de la columna con el criterio de ordenación que desea aplicar. Para ingresar a la Orden de Compra debe hacer clic en el número de la Orden.

18

D. Consultar las facturas

Para consultar las facturas, el Proveedor debe hacer clic en ubicado en la parte superior derecha. Al hacer clic se despliega la barra de herramientas con las diferentes opciones disponibles en el Portal de Proveedores de la Tienda Virtual. Debe seleccionar la de ordenes – Invoices.

Las facturas o “Invoices” se encuentran centralizadas en esta consulta. Las facturas se visualizan con el número de la factura, la Orden de Compra asociada a esta y el estado de la misma. Puede agregar criterios de visualización dando clic en el botón “Ver” y posteriormente en la opción “Crear vista” o puede ordenar la información visualizada dando clic sobre el título de la columna con el criterio de ordenación que desea aplicar. También puede exportar el contenido visualizado a Excel haciendo clic en “Exportar”.

19

E. Crear una factura

Para crear la copia de la facturar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, El proveedor debe ingresar a la opción de consulta de Órdenes de Compra como está definido en la sección IV, identificar la orden de compra que desea facturar y hacer clic en la acción “Crear factura - Create

Invoice” para generar la plantilla donde diligencia la factura.

El Proveedor debe diligenciar la información de la factura.

20

F. Información general de la factura

(i) Número de factura. (ii) Fecha de la factura. (iii) Imagen escaneada: en este campo el Proveedor debe cargar la copia de la factura de venta

escaneada. Para que la factura sea considerada válida, es indispensable adjuntar el archivo escaneado donde consten los requisitos de ley de una factura de venta.

(iv) Notas del Proveedor: es este campo el Proveedor puede especificar información adicional relacionada con la factura.

(v) Datos Adjunto: el proveedor debe adjuntar copia del pago de parafiscales y puede adjuntar otros archivos si lo requiere.

G. Líneas de la factura

Al generar una factura, el sistema automáticamente genera todos los artículos que están en la Orden de Compra y en el campo de cantidad por artículo aparece el valor pendiente por facturar para esa Orden de Compra. El Proveedor debe ingresar la cantidad y el precio a factura por artículo, al final la factura en la Tienda Virtual del estado colombiano debe sumar el mismo valor que aparece en la factura original generada por el Proveedor. Para verificar el valor final de la factura el Proveedor debe hacer clic en el botón “Calcular”.

21

Para enviar la factura por el sistema a la Entidad, el Proveedor debe hacer clic en el botón “Enviar”. Una vez hace clic en el botón enviar, el sistema genera un mensaje indicado que la factura está suspendida lo cual indica que la factura quedará en estado de aprobación pendiente.

Puede consultar la totalidad de las facturas enviadas a las entidades y sus estados en la sección “Invoices”.

H. Facturación con Gravámenes Adicionales

En los casos que las Entidades Compradoras hayan informado gravámenes adicionales a incluir (estampillas) en el formato de solicitud de Cotización, el Proveedor debe calcular el precio de la prima de la siguiente manera:

Precio a facturar = P

1 - G Donde: P: Precio de la Prima incluyendo el descuento ofrecido por el Proveedor. G: Porcentaje del gravamen adicional (estampilla) expresado en decimales.