Guia Para Realizar Proyectos de Mejora

Habilidades de Gestión Directiva 1

Guía para Guía para realizar realizar

proyectos proyectos de de

mejora. mejora.

Guía para Guía para realizar realizar

proyectos proyectos de de

mejora. mejora.


Objetivos del tema:

General:

Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,

cuenten con una metodología estandarizada para la planeación de sus actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares:

1. Comprender los usos del proyecto de mejora

2. Revisar y unificar la metodología para la elaboración de proyectos de mejora.

3. Aplicar la metodología, mediante criterios de estructura, fondo, y forma unificados


El Proyecto de Mejora.

¿Por qué debe realizarse? ¿Quién lo elabora? ¿Para qué sirve? ¿Quién lo

aplica?

¿Cómo se controla

su aplicación?

Es un documento que

representa la actividad

imprescindible de todo

programa de gestión de

calidad, el que más necesita

de un enfoque interno y de

auto compromiso. Inicia con la

identificación de una

oportunidad de mejora en

algún aspecto de los servicios

que se están ofreciendo (el

“problema” de calidad en

terminología tradicional).

Cada Jefe de Servicio, Jefes

de Piso de Enfermería,

Directores, Jefes de División,

en fin cada mando directivo

que tenga definido un tramo de

control

Para establecer los

lineamientos de trabajo y

organizar al equipo en

base a la definición de

roles, responsabilidades,

y tiempos, que permitan

elevar el nivel de calidad ,

al máximo posible.

Todo el personal

que se integra

como equipo de

mejora continua.

A través del

cumplimiento de

metas, mismas que

deben de estar

definidas en base al

logro esperado en

determinado tiempo.

También a través de

indicadores para

medir sus

resultados.

Documento que describe la planificación de actividades de mejora continua que se pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: ¿Cuál es el problema?, ¿Por qué ocurre? ¿Por qué abordarlo? ¿Cómo lo solucionamos?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se

hará?, ¿Qué resultados nos proponemos obtener? ¿En qué plazo?


Etapas:

Etapa: Qué se hace. Cómo se documenta:

AREA DE OPORTUNIDAD (definición del problema)

En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en términos concretos, explícitos y específicos, apoyándose en hechos y datos, representándolos en forma tal que sea fácil de visualizar y entender en función del Tiempo en el que ocurre, de los Aspectos circunstanciales y del Tipo de falla o errorSe utilizan Histogramas y Métodos Gráficos.

Se redacta el primer punto del proyecto de mejora: 1. Justificación y definición del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo por su riesgo, costo y volumen.


DETERMINACIÓN DE CAUSA RAIZ

Para eliminar realmente el problema, se necesita realizar un análisis profundo del proceso para aislar las causas que originan el mal resultado. El análisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situación actual.Se utilizan herramientas como Diagrama Causa-efecto (espina de pescado)Diagrama de pareto.Análisis de procesos.

Los resultados del análisis del problema y la aplicación de cualquiera de las herramientas utilizadas se presentan en el punto 2: Análisis de causas del problema. En este punto se presentan los gráficos y el análisis de los mismos, integrando un conclusión que explique la causa raíz del problema y las decisiones que se hayan tomado para disminuir o eliminar el problema o área de oportunidad.


DEFINICIÓN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIÓN

Una vez identificada la causa raíz se toma la decisión acerca de las acciones para disminuirla o eliminarla. En caso de encontrar varias causas raíz, es necesario definir propuestas de acción para cada de ellas. Para la selección de las mejores alternativas de acción es importante considerar los siguientes factores: Efectividad.- ¿Resolverá todo o parte del problema? Factibilidad.- ¿Se puede implantar la solución? Factor tiempo.- ¿Qué tan rápido dará resultados? ¿Es una solución de corto o largo plazo? Orientación al usuario.- ¿Satisface los requisitos del usuario?¿Mejora el servicio? Eficacia.- ¿Es una solución costo-efectividad?

En esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionará el problema mediante la eliminación o disminución de las causas raíz. Y en el punto 4 se presentan los planes de acción, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarán para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y término y estatus.


EJECUCIÓN DE ACCIONES

Esta etapa constituye la toma de acción para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qué. Y de ser necesario se debe de proporcionar capacitación a aquellas personas que van a intervenir para que sepan qué hacer y cómo hacerlo bien.

Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de acción, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitácoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, memorandos, etc)


SEGUIMIENTO

Una vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de acción se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la información que permita conocer el comportamiento de los resultados, dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientación o redefinición de las acciones establecidas. Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el después Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: Gráficos de control. Tableros y semáforos de indicadores. Histogramas

Una vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluación cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluación y seguimiento, del formato, en donde se hace una realización de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estándares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.


TERMINO DEL PROYECTO.

Se anexa formato electrónico de “Avances y Resultados de los Equipos de Mejora” para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que deberán emitir a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los primeros 5 días de cada mes, a la Coordinación de Sistemas de Administración por Calidad.

En el formato electrónico establecido por la Unidad de Evaluación a Delegaciones.


COMPONENETES DEL PROYECTO.

1. Justificación y definición del problema. Responde a la pregunta

PORQUÉ ABORDARLO ,

2. Análisis de causas: Responde a la pregunta PORQUÉ OCURRE,

3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QUÉ. La meta

responde a las preguntas QUÉ RESULTADOS NOS PROPONEMOS

OBTENER y EN QUÉ PLAZO

4. Plan de Acción. Responde a la pregunta CÓMO LO SOLUCIONAMOS,

QUIÉN Y CUÁNDO.

5. Forma de Evaluación y Seguimiento. Responde a la pregunta CÓMO

SABREMOS SI LO LOGRAMOS.

6. Identificación del Proyecto. Autorización del Proyecto. Responde a la

pregunta QUIÉN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.

7. Autorización del Proyecto


APLICACIÓN PRÁCTICA: APLICACIÓN PRÁCTICA:


Definición del problema. Primer paso Priorizar la problemática:

1.Costo:

2.Riesgo:.

3.Volumen:.

4.Factibilidad.

1.Costo:

2.Riesgo:.

3.Volumen:.

4.Factibilidad.

PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN

FACTIBILIDAD

SUMA

Diferemiento de cirugías.

Alto índice de quejas de los pacientes y

familiares.

Alta tasa de infecciones.

Estancia prolongada en hospitalización.

Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchísimo


Descripción del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema.

2. ¿A quienes afecta y como les afecta?

3. ¿Qué impacto tiene en los procesos del hospital?

4. ¿Qué riesgos le implica al paciente?

5. ¿Qué riesgos le implica a los trabajadores?

6. ¿Cuánto cuesta tener el problema?

7. ¿Con cuánta frecuencia se presenta?


Justificación del proyecto.

1. ¿Desde cuándo se presenta el problema?

2. ¿Qué se ha hecho para solucionarlo y qué resultados se han

obtenido?

3. ¿Porqué es urgente resolverlo?

4. ¿Porqué es factible que se pueda resolver?

5. ¿Qué interés político, económico, social o sanitario hay en resolverlo?

6. ¿Quién se beneficia con su solución?

7. ¿En que plazo se verían los resultados?

8. ¿El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?

9. ¿Hay voluntad y capacidad para resolverlo?


Determinación de causas.

Leer página 10 a la 13 de la Guía.


Analizar el problema

Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qué ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientará sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situación, para ello podemos realizar una Diagrama de Causas, ( también conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)

Revisa el ejemplo de la página siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA - EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA

EFECTO

CATEGOR ÍA

CATEGOR ÍACATEGOR ÍA

SUBCATEGOR ÍA

CAUSA

CAUSA

CAUSA RA ÍZ

SUBCATEGOR ÍA

CAUSA

SUBCATEGOR ÍA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA RA ÍZ

CAUSA

CATEGOR ÍA

CAUSA

CAUSA

CAUSA RA ÍZ

DIAGRAMA CAUSA - EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA

Problema

CATEGOR ÍA

CATEGOR ÍACATEGOR ÍA

SUBCATEGOR ÍA

CAUSA

CAUSA

CAUSA RA ÍZ

SUBCATEGOR ÍA

CAUSA

SUBCATEGOR ÍA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA RA ÍZ

CAUSA

CATEGOR ÍA

CAUSA

CAUSA

CAUSA RA ÍZ


Insatisfacción Quejas

De los pacientes

Materiales Mano de obra (Personas)

Métodos. Medio ambiente

Falta de capacidadFalta de medicamentos

instalacionesTramites

largos

Retrasos en la atención

Falta de ropa

Mal trato

Falta de privacidad

Actitud negativa

Perfil deficiente.

Falta de aseo Maquinas

Cpm insuficiente

Provedores inclumplidos

Falta de mantenimiento

Falta de personal

Descuido en laatención

Abuso de autoridad

Error en receta

normatividad

Negativa De atención

Ejemplo diagrama de Ishikawa.


Priorización de causas con Pareto.

Motivo de insatisfacción. Casos en un año.

Motivos ordenados casos Frecuencia acumulada

% de FA

Maltrato114

Instalaciones.195 195 18%

Falta de medicamentos.186

Falta de medicamentos. 186 381 36%

Descuido en la atención.178

Descuido en la atención. 178 559 52%

Falta de capacidad.98

Retraso en la atención. 163 722 67%

Instalaciones.195

Maltrato114 836 78%

Retraso en la atención.163

Falta de capacidad. 98 934 87%

Trámites largos75

Trámites largos75 1009 94%

Otros. 64

Otros. 64 1073 100%

Total de casos1073 1073


0

50

100

150

200

250

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Frecuencia

%


Etapa 3. Definición de propuestas y plan de acción.

Causa o aspecto a Causa o aspecto a mejorar.mejorar.

Objetivos: Objetivos: Metas comprometidasMetas comprometidas


Plan de acción.

Causa o aspecto a mejorar:

Objetivo: Meta:

Actividad Responsable Inicio Término Estatus


Etapa 4 y 5. Ejecución de acciones y seguimiento.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodología con enfoque Short Kaizen)

EtapaFecha Inicio

Planeada

Fecha Inicio Real

Fecha termino Planead

a

Fecha termino

Real

AVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA

1

AREA DE OPORTUNIDAD (definición del problema)

2DETERMINACIÓN DE CAUSA RAIZ

3DEFINICIÓN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIÓN

4EJECUCIÓN DEACCIONES

5 SEGUIMIENTO

6TERMINO DEL PROYECTO.

Reporte de avances por etapa. Reporte de avances por etapa.


MEDICIÓN DE RESULTADOS

NOMBRE DEL

INDICADOR

Valor de Medición

Inicial

% de variación

con el estandar/

Meta Comprome

tida

Estandar/ Meta Comprometida

1°

MEDICIÓN

2°

MEDICIÓN

3°

MEDICIÓN

4°

MEDICIÓN

5° MEDICI

ÓN

MEDICIÓN

OBTENIDA AL

TERMINO DEL

PROYECTO


Identificación del proyecto. DATOS GENERALES

Delegación Entidad Solicitante Servicio Unidades de aplicación del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO

Objetivo del

Proyecto

Metas del Proyecto

Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor

VCIC Línea de AcciónFECHA DE SOLICITU

D

Fecha de inicio

Fecha de Cierre

Nombre del Líder del Equipo

Motivo para utilizar como META DEL PROYECTO el valor de la carta

compromiso

DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA

No. Nombre Categoria / Puesto Adscripción

1

2


Recomendaciones de fondo.

2.2.1. Estilo de redacción de cada componente.

5. Plan de Acción. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y

limitándose a decir el qué se quiere hacer sin calificativos, solo la acción concreta a realizar. Se

debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la

fecha de inicio y término de cada actividad.

6. Formas de Evaluación y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se

planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirán

de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de

eficiencia, efectividad y calidad (en éste rubro quedarían incluidos los relacionados con satisfacción

del usuario y quejas), no limitándose a indicadores de eficacia.

7. Identificación del Proyecto. Se especifica con día, mes y año la fecha en que inicia y se estima

terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborará informe y presentarán resultados.

8. Autorización del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de

autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE

Pediatría, Director de la Unidad y Coordinador del Comité de Calidad ó del Jefe de la División de

Calidad cuando éste último no Coordine el Comité de Calidad.


PRODUCTO FINAL.

1. Determinar un problema a resolver.

2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.

3. Aplicar la metodología para elaborar un proyecto de mejora.

4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripción del problema y

análisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)

5. Entregar el segundo avance: Elaboración de propuestas de mejora y

plan de acción, el 29 y 31 de octubre.

6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de diciembre.

7. Presentar la primera medición de resultados, como parte del producto

final del Diplomado, en la última sesión del mismo.


Si que crees que no es posible cambiar,

no habrá cambio, pero si crees que

habrá cambio; abres la posibilidad de

cambiar este mundo….

Esa es TU ALTERNATIVA.

Noam Chomsky.

NO ES POSIBLE MEJORAR SIN

CAMBIAR

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