GUÍA TÉCNICA QUE CONTIENE LAS BASES DE LA … · Informe de Documentos ... administrativas y las responsabilidades de los principales integrantes que conforman

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN

ANÁLISIS Y NORMATIVIDAD TÉCNICA

DIRECCÓN TÉCNICA

GUÍA TÉCNICA QUE CONTIENE LAS BASES DE LA ENTREGA–RECEPCIÓN DE

LOS SISTEMAS DIF MUNICIPALES DEL ESTADO DE JALISCO.

2010-Sep.2012 a Oct.2012-Sep.2015

DIRECTORIO

AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO Dr. Alonso Godoy Pelayo

[email protected]

AUDITORA ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO Lic. María Teresa Arellano Padilla

[email protected]

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS Lic. Jesús Gudiño Gudiño

[email protected]

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN L.C.P. José de Jesús Trejo Juárez

[email protected]

DIRECTOR DE AUDITORÍA A MUNICIPIOS L.C.P. Salvador Sánchez Hernández

[email protected]

DIRECTOR DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA Ing. Federico Pérez Garduño

[email protected]

DIRECTOR DE AUDITORÍA A LOS PODERES DEL ESTADO Y ORGANISMOS PÚBLICOS AUTÓNOMOS

Lic. Jorge Villanueva Jiménez [email protected]

DIRECTOR DE RESPONSABILIDADES Lic. José Antonio Delgadillo Madera

[email protected]

DIRECTOR TÉCNICO L.C.P. Salvador Díaz Lucas

[email protected]

DIRECTORA DE PROGRAMACIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Dra. Claudia Verónica Gómez Varela

[email protected]

mailto:[email protected]










ÍNDICE

Página

PRESENTACIÓN ………………………………………………………………… 1 CAPÍTULO PRIMERO …………………………………………………………… 2 1. BASE LEGAL …………………………………………………………….……… 2 1.1. Ley General de Contabilidad Gubernamental ………………………………… 2 1.2. Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y

sus Municipios ……………………………………………………………………

6 1.3. Reglamento Interno de la Auditoría Superior del Estado de Jalisco ……….. 7 1.4. Ley de Responsabilidades para los Servidores Públicos del Estado de

Jalisco ………………………………………………………………………………

8 1.5. Código de Asistencia Social del Estado de Jalisco.………………………….. 9 1.6. Decreto de creación del Sistema DIF Municipal ……………………………… 10 1.7. Convenio de Cooperación y Coordinación DIF Jalisco–DIF Municipal ….…. 10 1. 1.8. 2. 3. Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal ……………………. 11

CAPÍTULO SEGUNDO ………………………………………………………… 12 2. ACTIVIDADES PREVIAS Y AL MOMENTO DEL CAMBIO …………………. 12 2.1. Etapa previa al cambio ………………………………………………………….. 12 2.1.1. Patrimonio del DIF Municipal …………………………………………………… 12 2.2. Etapa al momento del cambio ………………………………………………….. 14 CAPÍTULO TERCERO …………………………………………………………. 15 3. PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN ……………………………………… 15 3.1. Bienes Patrimoniales ……………………………………………………………. 15 3.1.1. Informe de Bienes Patrimoniales ………………………………………………. 15 3.1.2. Procedimiento para la elaboración del Informe de Bienes Patrimoniales ….. 16 3.1.3. Conclusión ………………………………………………………………………… 17 3.2. Fondos y Valores ………………………………………………………………… 18 3.2.1. Arqueo de Fondos y Valores …………………………………………………… 18

3.2.2. Procedimiento para la elaboración del Informe del Arqueo de Fondos y Valores ……………………………………………………………………………

21

3.2.3. Conclusión ………………………………………………………………………… 22 3.3. Documentos ……………………………………………………………………… 23 3.3.1. Informe de Documentos ………………………………………………………… 23 3.3.2. Proceso para la elaboración del Informe de Documentos …………………… 26 3.3.3. Conclusión ………………………………………………………………………… 27 CAPÍTULO CUARTO …………………………………………………………… 28 4. MODELOS DE ACTAS ………………………………………………………… 28 4.1. Acta de Entrega y Recepción correspondiente a las Administraciones del

DIF Municipal: 2010-Sep.2012 – Oct.2012-Sep.2015 ……..…………………

29 5. ANEXOS ……………………………………………………………….………… 30 5.1. Índice de Anexos ………………………………………………………………… 30 5.1.1. Relación de existencias en almacén …………………………………………… 31 5.1.2. Inventario general de bienes muebles e inmuebles ………………..………… 33 5.1.3. Relación de equipos de transporte ……………………………………..……… 35 5.1.4. Relación de asuntos en trámite ………………………………………………… 37 5.1.5. Relación de efectivo y valores …………………………………………………. 39 5.1.6. Arqueo de fondo fijo de caja ……………………………………………………. 41 5.1.7. Estado de ingresos ……………………………………………………………… 43 5.1.8. Reporte del ejercicio del presupuesto de egresos o subsidios autorizados .. 45 5.1.9 Estado de egresos ………………………………………………………………. 47 5.1.10. Plantilla de personal ……………………………………………………………… 49 5.1.11. Servicios personales …………………………………………………………….. 51 5.1.12. Relación de libros y manuales ………………………………………………….. 53 5.1.13. Inventario de expedientes de archivo ………………………………………….. 55 5.1.14. Directorio de ex funcionarios 57

1

PRESENTACIÓN

Los Sistemas Municipales para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF), como organismos

públicos descentralizados están facultados para instrumentar, aplicar y dar dimensión a las

políticas públicas en el ámbito de la asistencia y seguridad social para atender y proteger de

manera solidaria y subsidiaria a las personas y familias en condiciones de vulnerabilidad en los

municipios.

Un aspecto fundamental en la administración de los DIF son los traslados de las funciones

administrativas y las responsabilidades de los principales integrantes que conforman estos

organismos descentralizados municipales, por lo que se vuelve de gran relevancia establecer y

aplicar de forma anticipada y cuidadosa la metodología técnica que se deberá establecer para

lograr una Entrega–Recepción exitosa y sin contratiempos.

En este contexto la Auditoría Superior del Estado de Jalisco, Órgano Técnico del Poder

Legislativo, con el fin de coadyuvar con los DIF Municipales encargados de realizar este acto

jurídico administrativo de la Entrega-Recepción de todos los bienes, fondos, valores y

documentos públicos y privados de su propiedad se haga de una forma ordenada, oportuna y

transparente, una vez concluido el periodo constitucional que para esta ocasión es de 2 años 9

meses para las administraciones municipales del periodo 2010-2012 quienes concluyen su

gestión el 30 de Septiembre de 2012.

Los servidores públicos en funciones serán los facultados de organizar y aplicar dicho acto,

para que en coordinación con los servidores públicos entrantes (Oct.2012-Sep.2015) que en

este caso tomaran posesión el próximo primero de Octubre a fin de que realicen un proceso de

entrega-recepción sin complicaciones.

La ASEJ elaboró la presente guía técnica como material de orientación y consulta de los

servidores públicos con el objetivo de lograr que el proceso de la Entrega-Recepción de los

bienes que forman el patrimonio de los DIF de cada Municipio se efectué de forma ágil, práctica

y transparente a fin facilitar que las autoridades electas sean las receptoras del patrimonio que

les permita planear y programar correctamente sus actividades. No significa que los diferentes

formatos que se incluye sean definitivos y obligatorios, estos pueden ser mejorados o

modificados de acuerdo a las necesidades propias de cada municipio.

Lo anterior se fundamenta en el decreto correspondiente a la creación de cada Sistema

Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia (en su art 15); así como lo señalado en el

artículo número 61, fracciones XXII y XXIII de la Ley de Responsabilidades para los Servidores

Públicos del Estado de Jalisco, y el artículo 21, fracción XIX, de la Ley de Fiscalización

Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios

2

CAPÍTULO PRIMERO

1. BASE LEGAL 1.1. LEY GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

Esta nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2008 tiene

como objeto establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la

emisión de información financiera de los entes públicos, con el fin de lograr su adecuada

armonización.

La presente Ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y

Judicial de la Federación, los Estados y el Distrito Federal; los ayuntamientos de los

municipios; los órganos político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito

Federal; las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales

o municipales y los órganos autónomos federales y estatales.

El sistema, al que deberán sujetarse los entes públicos, registrará de manera armónica,

delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables derivadas de la gestión

pública, así como otros flujos económicos. Asimismo, generará estados financieros, confiables,

oportunos, comprensibles, periódicos y comparables, los cuales serán expresados en términos

monetarios.

Cada ente público será responsable de su contabilidad, de la operación del sistema; así como

del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley y las decisiones que emita el Consejo Nacional

de Armonización Contable (CONAC).

El sistema estará conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes,

estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, evaluar,

registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que,

derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las

finanzas públicas.

Los entes públicos deberán asegurarse que el sistema:

I. Refleje la aplicación de los principios, normas contables generales y específicas e

instrumentos que establezca el consejo;

II. Facilite el reconocimiento de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y

patrimoniales de los entes públicos;

III. Integre en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a

partir de la utilización del gasto devengado;

IV. Permita que los registros se efectúen considerando la base acumulativa para la

integración de la información presupuestaria y contable;

3

V. Refleje un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y

obligaciones derivados de la gestión económico-financiera de los entes públicos;

VI. Genere, en tiempo real, estados financieros, de ejecución presupuestaria y otra

información que coadyuve a la toma de decisiones, a la transparencia, a la

programación con base en resultados, a la evaluación y a la rendición de cuentas, y

VII. Facilite el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de

los entes públicos.

Los entes públicos deberán contar con manuales de contabilidad, así como con otros

instrumentos contables que defina el CONAC.

El Registro del Patrimonio Municipal de conformidad a la Ley General de Contabilidad Gubernamental

Es importante para los servidores públicos municipales conocer esta ley, dentro de los artículos

que incumben a los municipios por su importancia en relación con el Patrimonio Municipal

destaca el conocimiento de los siguientes:

Artículo 23.- Los entes públicos deberán registrar en su contabilidad los bienes muebles e

inmuebles siguientes:

I. Los inmuebles destinados a un servicio público conforme a la normativa aplicable;

excepto los considerados como monumentos arqueológicos, artísticos o históricos

conforme a la Ley de la materia;

II. Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y demás bienes muebles al

servicio de los entes públicos, y

III. Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el consejo determine que deban

registrarse.

Artículo 24.- Los registros contables de los bienes a que se refiere el artículo anterior se

realizarán en cuentas específicas del activo.

Artículo 25.- Los entes públicos elaborarán un registro auxiliar sujeto a inventario de los bienes

muebles o inmuebles bajo su custodia que, por su naturaleza, sean inalienables e

imprescriptibles, como lo son los monumentos arqueológicos, artísticos e históricos.

Artículo 26.- No se registrarán los bienes señalados en los artículos 27, párrafos cuarto, quinto y

octavo; y 42, fracción IV de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; ni los de

uso común en términos de la Ley General de Bienes Nacionales y la normativa aplicable.

En lo relativo a la inversión realizada por los entes públicos en los bienes previstos en las

fracciones VII, X, XI y XIII del artículo 7 de la Ley General de Bienes Nacionales; se efectuará el

registro contable de conformidad con lo que determine el consejo.

4

Artículo 27.- Los entes públicos deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de

los bienes a que se refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá estar

debidamente conciliado con el registro contable. En el caso de los bienes inmuebles, no podrá

establecerse un valor inferior al catastral que le corresponda.

Los entes públicos contarán con un plazo de 30 días hábiles para incluir en el inventario

físico los bienes que adquieran. Los entes públicos publicarán el inventario de sus bienes a

través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses. Los municipios

podrán recurrir a otros medios de publicación, distintos al internet, cuando este servicio no esté

disponible, siempre y cuando sean de acceso público.

Artículo 51.- La información financiera que generen los entes públicos en cumplimiento de esta

Ley será organizada, sistematizada y difundida por cada uno de éstos, al menos,

trimestralmente en sus respectivas páginas electrónicas de internet, a más tardar 30 días

después del cierre del período que corresponda, en términos de las disposiciones en materia de

transparencia que les sean aplicables y, en su caso, de los criterios que emita el consejo. La

difusión de la información vía internet no exime los informes que deben presentarse ante el

Congreso de la Unión y las legislaturas locales, según sea el caso.

TRANSITORIOS

En lo relativo a los municipios, la armonización de los sistemas contables se ajustará al

desarrollo de los elementos técnicos y normativos definidos para cada año del horizonte

previsto, de la siguiente forma:

Quinto. Los ayuntamientos de los municipios emitirán información periódica y elaborarán sus

cuentas públicas conforme a lo dispuesto en el artículo 55 de esta Ley, a más tardar, el 31 de

diciembre de 2012.

Séptimo. El inventario de bienes muebles e inmuebles a que se refiere esta Ley deberá estar

integrado, a más tardar el 31 de diciembre de 2011, por las dependencias del poder Ejecutivo;

los poderes Legislativo y Judicial; las entidades y los órganos autónomos de la Federación; y el

31 de diciembre de 2012, por las dependencias del poder Ejecutivo; los poderes Legislativo y

Judicial; las entidades y los órganos autónomos de las entidades federativas; los

ayuntamientos de los municipios y los órganos político-administrativos de las demarcaciones

territoriales del Distrito Federal.

Octavo. Desde la entrada en vigor de la presente Ley, hasta el 31 de diciembre de 2012, el

consejo deberá publicar trimestralmente en internet la información sobre el cumplimiento de lo

dispuesto en los artículos cuarto, quinto, sexto y séptimo transitorios de este decreto. Para tales

efectos, la Federación, las entidades federativas, los municipios y las demarcaciones

territoriales del Distrito Federal proporcionarán al consejo la información que éste solicite.

5

Acuerdo por el que se Emite el Marco Metodológico Sobre

La Forma y Términos en que deberá orientarse El Desarrollo del Análisis

de los Componentes de las Finanzas Públicas con Relación a los Objetivos y

Prioridades que, en la Materia, establezca la Planeación del Desarrollo,

para su Integración en La Cuenta Pública

Los gobiernos Federal y de las entidades federativas emitirán las cuentas públicas conforme a

la estructura establecida en los artículos 53 y 54 a partir del inicio del ejercicio correspondiente

al año 2012. En tanto que los ayuntamientos de los municipios elaborarán sus cuentas

públicas conforme a lo dispuesto en el Artículo 55 de la Ley general de Contabilidad

Gubernamental esta Ley y en el acuerdo tercero del Marco Metodológico, a partir del 01 de

enero de 2013 de conformidad a los lineamientos del CONAC.

Artículo 55.- Las cuentas públicas de los ayuntamientos de los municipios y de los órganos

político-administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal deberán contener,

como mínimo, la información contable y presupuestaria a que se refiere el artículo 48.

Asimismo, de considerarlo necesario, el consejo determinará la información adicional que al

respecto se requiera, en atención a las características de los mismos.

Artículo 48.- En lo relativo a los ayuntamientos de los municipios y los órganos político-

administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal, los sistemas deberán

producir, como mínimo, la información contable y presupuestaria a que se refiere el artículo 46,

fracción I, incisos a), b), c), e) y f); y fracción II, incisos a) y b).

Artículo 46.-

I. Información contable, con la desagregación siguiente:

a) Estado de situación financiera;

b) Estado de variación en la hacienda pública;

c) Estado de cambios en la situación financiera;

e) Notas a los estados financieros;

f) Estado analítico del activo;

II. Información presupuestaria, con la desagregación siguiente:

a) Estado analítico de ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación

económica por fuente de financiamiento y concepto;

b) Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos.

6

1.2. LEY DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR Y AUDITORÍA PÚBLICA DEL ESTADO

DE JALISCO Y SUS MUNICIPIOS.

Dentro de las atribuciones de la Auditoría Superior del Estado de Jalisco destacan las

señaladas en el artículo 21, fracción XIX; (resulta de mucha importancia como sugerencia que

se analicen a fondo las demás fracciones de este artículo para asegurar el buen desarrollo y

funcionamiento financiero de los sistemas DIF) y los artículos 51 y 53.

Artículo 21, fracción XIX. Establecer las bases para la entrega-recepción de la documentación

comprobatoria y justificativa de las cuentas públicas de las entidades auditables.

Artículo 51. Las entidades fiscalizadas estatales y municipales, deberán adquirir las formas

valoradas y recibos para cobros de ingresos de las haciendas públicas estatal y municipales, en

los términos de la ley, ante el Congreso del Estado y previo pago de los derechos

correspondientes previstos en la Ley de Ingresos del Gobierno del Estado, para el ejercicio

fiscal que corresponda.

Los ingresos generados por el pago de los derechos a que se refiere el párrafo anterior,

deberán ser remitidos de forma íntegra al Congreso del Estado.

Las entidades auditables municipales presentarán a la Auditoría Superior, antes del día

último de febrero del año siguiente al del ejercicio fiscal de que se trate, las cuentas

públicas correspondientes al año anterior, junto con toda la documentación original

comprobatoria y justificativa de las mismas.

Las entidades auditables estatales presentarán a la Auditoría Superior antes del 31 de

marzo del año siguiente al del ejercicio fiscal de que se trate, las cuentas públicas

correspondientes al año anterior, junto con toda la documentación original

comprobatoria y justificativa de las mismas.

Las cuentas públicas deberán consolidar la información de los informes semestral de

avance y anual de gestión financiera.

La documentación original a que se refiere este artículo deberá preferentemente enviarse

por medios magnéticos o electrónicos, quedando asentada de forma oficial, la

responsabilidad por parte de los titulares de las entidades, de que los medios magnéticos o

electrónicos proporcionados, contienen información idéntica a la documentación original,

comprobatoria y justificativa de sus cuentas públicas correspondientes al año anterior, y del

informe de avance de gestión financiera, y que dicha documentación seguirá en posesión de la

entidad.

Al efecto, las entidades auditables que envíen la información aludida en el párrafo anterior por

medios electrónicos deberán adjuntar a la misma su firma electrónica certificada en los términos

7

de la ley de la materia, para que la Auditoría Superior, de la misma manera, los acuses de

recibo.

Las oficinas regionales del Congreso del Estado estarán facultadas para recibir las cuentas

públicas, mismas que tendrán la obligación de remitirlas inmediatamente a la Auditoría Superior.

Artículo 53. Los entes públicos estatales o municipales descentralizados o fideicomisos,

están obligados a remitir a la Auditoría Superior del Estado antes del día 30 de junio sus

estados financieros dictaminados, cada anualidad por contador público externo autorizado

por la Contraloría del Estado, en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado

a la Auditoría Superior y los municipales por Contralor Interno del municipio debidamente

autorizado por el Auditor Superior en los términos de esta ley.

Los resultados de la revisión a los estados financieros que formulen los auditores

autorizados, deberán emitirse conforme los lineamientos establecidos en esta ley, la Ley

del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Jalisco; la Ley de Hacienda

Municipal y los criterios, bases y normar expedidos por la Auditoría Superior o la

legislación federal.

La Auditoría Superior del Estado rendirá informe final sobre los resultados a la revisión

de las cuentas públicas o los estados financieros y los remitirá al Congreso del Estado

para su revisión.

La Auditoría Superior del Estado, por derecho propio, podrá realizar auditoría a las

entidades que hayan remitido sus resultados de auditoría por despachos externos, no

obstante éstas hayan rendido los resultados sobre sus estados financieros.

Artículo 54. Las entidades auditables rendirán a la Auditoría Superior a más tardar el 31

de agosto del año en que se ejerza el presupuesto respectivo, el informe de avances de

gestión financiera, por el periodo comprendido del primero de enero al treinta de junio

del ejercicio fiscal en curso, y a más tardar el día último de febrero el informe anual de

gestión financiera por el periodo comprendido del primero de julio al 31 de diciembre del

ejercicio fiscal correspondiente.

1.3. REGLAMENTO INTERNO DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE

JALISCO

Artículo 21, fracción X. Coordinar la elaboración de los manuales o guías técnicas que emita el

Auditor Superior, necesarios para la correcta aplicación de los recursos públicos por las

entidades auditables y para la función de auditoría pública llevada a cabo por la Auditoría

Superior del Estado de Jalisco.

8

Fracción XIX. Proporcionar capacitación permanente a los servidores públicos de la Auditoría

Superior del Estado de Jalisco, así como a los sujetos auditables, en los rubros de planeación

financiera, presupuestal, gasto público, procedimientos de auditoría, imposición de

responsabilidades, integración y presentación de cuenta pública, entrega-recepción de la

documentación comprobatoria y justificativa de las cuentas públicas de las entidades auditables

y demás temas que se requieran para la consecución de sus metas y objetivos.

1.4. LEY DE RESPONSABILIDADES PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL

ESTADO DE JALISCO

Artículo 1. Esta ley tiene por objeto reglamentar las disposiciones contenidas en la Constitución

Política del Estado en materia de:

I. Los sujetos de responsabilidad en el servicio público,

II. Las obligaciones de los servidores públicos,

III. Las responsabilidades y sanciones administrativas de los servidores públicos,

IV. Las causas de responsabilidad y sanciones en materia de juicio político;

V. Las autoridades competentes y los procedimientos para aplicar sanciones a los

servidores públicos que resulten sujetos de responsabilidad;

VI. Las autoridades competentes y los procedimientos para declarar la procedencia de

juicio penal en contra de los servidores públicos que gozan de inmunidad; y

VII. El registro patrimonial de los servidores públicos.

Artículo 2. Para los efectos de esta ley, se consideran servidores públicos a los representantes

de elección popular; a los miembros del Poder Judicial del Estado e integrantes del Tribunal de

Arbitraje y Escalafón previstos en la Constitución Política del Estado de Jalisco; a los miembros

del Instituto Electoral y de Participación Ciudadana del Estado; a los integrantes de la Comisión

Estatal de Derechos Humanos, los integrantes del Instituto de Transparencia e Información

Pública del Estado y en general, a toda persona que desempeñe un cargo o comisión de

cualquiera naturaleza en la administración pública del Estado o de los municipios, así como a

quienes presten servicios en los organismos públicos descentralizados, fideicomisos públicos y

empresas de participación estatal o municipal mayoritaria, quienes serán responsables por los

actos u omisiones en que incurran por el desempeño de sus respectivas funciones.

Artículo 61. Todo servidor público, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad,

imparcialidad y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o comisión,

y sin perjuicio de sus derechos y obligaciones laborales, tendrá las siguientes obligaciones:

Fracción XXII. Entregar formalmente a quien le sustituya en el cargo, o a la persona que para

tal efecto designe el superior jerárquico, los recursos patrimoniales que haya tenido a su

disposición, así como los documentos y una relación de los asuntos relacionados con

sus funciones. Esta entrega deberá realizarse a más tardar a los cinco días hábiles contados a

9

partir de la fecha en que renuncie o se le notifique su separación del cargo, debiendo elaborar

un acta circunstanciada.

Cuando se trate del cambio de la administración pública municipal, el ayuntamiento saliente

hará entrega al nuevo gobierno municipal de los conceptos relacionados en el párrafo

anterior, al día siguiente de la instalación del nuevo ayuntamiento; además, en el mismo

plazo, cada uno de los responsables de las dependencias municipales deberá entregar al nuevo

titular los efectos patrimoniales de referencia y solo en el caso de que la conclusión de la

entrega ameritare mas tiempo, se tomará el estrictamente necesario.

Fracción XXIII. Recibir, al entrar en posesión del cargo, los recursos y documentos a que se

refiere la fracción anterior, verificar que correspondan al contenido del acta circunstanciada,

verificar los inventarios, informes y demás documentación anexa. Debe de solicitar las

aclaraciones pertinentes dentro del término de cinco días hábiles contados a partir del acto de

entrega y recepción;

Artículo 64. Resulta valido mencionar que los servidores públicos que incumplan con las

obligaciones expuestas con anterioridad incurren en responsabilidad administrativa la cual

admite sanciones que van desde el apercibimiento, sanciones pecuniarias, hasta la destitución

con inhabilitación hasta por seis años para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el

servicio público. (Se sugiere ver artículo completo).

1.5. CÓDIGO DE ASISTENCIA SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO

Artículo 3. El Gobierno del Estado y los Ayuntamientos dentro del ámbito de sus

jurisdicciones, reglamentarán, promoverán y prestarán servicios de asistencia social a través

de las siguientes instituciones:

I. La Secretaría.- Es la Secretaría de Desarrollo Humano del Estado;

II. Organismo Estatal.- Es el organismo público descentralizado denominado Sistema Estatal

para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Jalisco;

III. Organismo Municipal.- Es el organismo público descentralizado de cada municipio

denominado Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia.

Artículo 13. Con el objeto de ampliar la cobertura y la calidad de los servicios de asistencia

social a nivel estatal y municipal, el Gobierno del Estado, a través del Organismo Estatal y el

Instituto, en el ámbito de sus respectivas competencias, promoverá la celebración de convenios

entre éstos y los Organismos Municipales de la Entidad, a fin de:

I. Establecer y operar programas conjuntos;

10

II. Promover la concurrencia de instancias del gobierno estatal y municipal en la aportación

de recursos financieros, procurando fortalecer el patrimonio de los organismos

municipales; y

III. Proponer programas para el cumplimiento de los fines de la asistencia social estatal o

municipal, sin perjuicio de lo que al respecto establezcan otros ordenamientos legales de

la materia.

Artículo 19. La promoción y prestación de servicios asistenciales que realice cada municipio del

Estado, podrá realizarse a través del Organismo Municipal, que se encargará de:

I. Establecer y operar los programas de asistencia social conforme a los lineamientos que

emita el Organismo Estatal.

II. Promover la colaboración de los distintos niveles del gobierno en la aportación de

recursos para la operación de programas asistenciales;

III. Fortalecer los proyectos asistenciales mediante el fomento de la participación de las

instituciones privadas de cada municipio, para ampliar la cobertura de los beneficios; y

IV. Crear y operar el Consejo de Familia dentro de su jurisdicción.

Artículo 23.- La vigilancia financiera y administrativa, así como la práctica de auditorías en el

Instituto, estará a cargo de la Contraloría del Estado en los términos de la Ley Orgánica del

Poder Ejecutivo del Estado, sin perjuicio de la intervención que corresponda a la Auditoria

Superior, órgano técnico del Congreso del Estado.

1.6. DECRETO DE CREACIÓN DE LOS SISTEMAS DIF MUNICIPALES

Es necesario agregar el Decreto por medio del cual se crea el Sistema para el Desarrollo

Integral de la Familia del Municipio, en el cual se marcan los objetivos del Sistema Municipal, el

patrimonio, las autoridades del sistema y su constitución orgánica; es decir, quienes son las

autoridades del Organismo Público Descentralizado, sus atribuciones, su estructura, así como

su funcionamiento, la vigilancia financiera y administrativa así como la práctica de auditorías

que está a cargo de la ASEJ, ( artículo 15 del decreto).

1.7. CONVENIO DE COOPERACIÓN Y COORDINACIÓN DIF JALISCO-DIF

MUNICIPAL

De igual manera, se debe anexar el Convenio de Cooperación y Coordinación entre el DIF

Jalisco y cada uno de los DIF Municipales, el cual representa el fundamento legal del

cumplimiento de las obligaciones, que siendo primordialmente del Organismo Estatal se

delegan éstas para su observancia por parte de los Organismos Municipales.(de conformidad

con el artículos 116 y 117del Reglamento Interno del DIF Jalisco) serán firmados por el

11

Presidente (a) y/o Director (a) del organismo estatal de conformidad los artículos 27 fracción V y

31 fracción V de este ordenamiento.

1.8. LEY DEL GOBIERNO Y LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL

En lo conducente con respecto al procedimiento de Entrega – Recepción la ley antes

mencionada debe ser observada tanto por las autoridades salientes como por las entrantes en

los artículos que a continuación se redactan:

Artículo 16. El Ayuntamiento saliente debe hacer entrega al nuevo, mediante comisiones

formadas para tal efecto, de los bienes, derechos y obligaciones que integran el

patrimonio municipal, en acto que se debe efectuar al día siguiente de la instalación del nuevo

Ayuntamiento.

Sin perjuicio de lo anterior, en la entrega de la administración pública municipal, cada uno de los

responsables de las dependencias municipales debe proporcionar al nuevo titular, lista del

personal asignado, inventario de los bienes a su cargo, obras en proceso de realización,

relación de asuntos en trámite, dinero, títulos, archivos, libros, documentos que conciernan a la

institución y todo aquello que por cualquier concepto corresponda al patrimonio municipal.

La obligación contenida en el párrafo anterior debe cumplirse el día siguiente de la instalación

del nuevo Ayuntamiento. En el caso de que la entrega amerite más tiempo, se debe emplear el

estrictamente necesario.

Los documentos firmados por los nuevos titulares a manera de recibos, sólo acreditan la

recepción material de los bienes entregados, sin que esto los exima de las responsabilidades

que puedan proceder.

Artículo 17. El Ayuntamiento entrante debe proceder, a través de sus dependencias y

entidades, a realizar el inventario del patrimonio municipal existente, anexando al mismo una

relación del estado en que se encuentren los bienes de dominio público con que cuenta el

Municipio; a fin de cotejar el inventario de los bienes del Municipio con el de la administración

anterior a más tardar el día treinta y uno de enero del año posterior al de la elección.

En virtud de que esta ley no ha sido reformada la fecha anterior es 31 de octubre del año

de la elección fecha en que se cumplen los 30 días a fin de que quede debidamente

cotejado el inventario de los bienes.

12

CAPÍTULO SEGUNDO

2. ACTIVIDADES PREVIAS Y AL MOMENTO DEL CAMBIO

El acto de entrega-recepción del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia es un

proceso legal administrativo que parte de la transmisión de la administración pública

municipal, a través del cual las autoridades que dejan el cargo preparan y entregan a las

autoridades nombradas por el Presidente para tales efectos, los recursos patrimoniales,

financieros, materiales y humanos que comprenden al sistema DIF municipal, así como la

documentación comprobatoria que los ampara, dando cuenta además, tanto de la situación que

guarda el mismo, como de los asuntos en trámite o proyectos pendientes de resolución.

Además, implica una traslación de responsabilidades y obligaciones, que las nuevas

autoridades en su momento deben cumplir en apego a lo que dispone la legislación en la

materia.

Es necesario dejar constancia de todos los movimientos que implica este proceso

administrativo; por lo que para tal efecto hemos considerado dividirlo en dos momentos, la

etapa previa al cambio y la etapa al momento del cambio; de esta manera buscamos esclarecer

las diversas actividades a realizar antes del acto jurídico administrativo tendientes a preparar la

respectiva información y documentación que se entregará y de aquellas actividades que se

efectuarán al momento propio de la entrega y recepción.

2.1. ETAPA PREVIA AL CAMBIO

Es oportuno tomar en consideración, lo expuesto en los artículos: 23, 24 y 25 de la Ley General

de Contabilidad Gubernamental.

Esta etapa agrupa una serie de actividades necesarias, que deben desarrollarse de manera

previa al acto de entrega-recepción, las cuales van desde la difusión del cambio, hasta la

capacitación de los empleados del organismo descentralizado. Tomando en cuenta aspectos

esenciales como la integración de una comisión responsable de llevar a cabo el proceso de

entrega del patrimonio del organismo municipal el cual se integra por:

2.1.1. PATRIMONIO DEL DIF MUNICIPAL.

1. Bienes Patrimoniales;

Muebles

a) Bienes de su dominio Inmuebles

2. Bienes e Ingresos que le otorgue el gobierno municipal;

a) Subsidios

13

b) Subvenciones

c) Aportaciones

3. Bienes que reciba de personas físicas o jurídicas;

a) Aportaciones

b) Donaciones

c) Demás liberalidades

4. Bienes que generen sus inversiones, bienes y operaciones;

a) Rendimientos

b) Recuperaciones

c) Derechos

d) Demás ingresos

5. Se le otorguen conforma a la Ley;

a) Concesiones

b) Permisos

c) Licencias

d) Autorizaciones

6. Aportaciones por prestación de servicios y honorarios que le correspondan; y

7. Fideicomisos que los particulares y dependencias públicas constituyan en su favor para

dar continuidad a los programas asistenciales a través del tiempo.

Ahora bien, la comisión designada por el Director del Organismo Municipal, tendrá la

responsabilidad de llevar desde su inicio hasta su terminación, el proceso de entrega-recepción,

en coordinación con las demás áreas del mismo a las cuales instruirá sobre las diferentes

actividades y verificará su cabal cumplimiento. Se sugiere que la comisión de entrega se

integre y sea participe el personal de primer nivel, adscrito a cada una de las áreas del

DIF (Presidenta, Director, Promotor del Centro de Desarrollo y Capacitación, Procurador

de la Defensa del Menor y la Familia, entre otros).

Una vez integrada la comisión, ésta dará a conocer a todos los empleados del organismo, las

características fundamentales y detalles del proceso en cuestión; de tal forma que los objetivos,

procedimientos, métodos y las acciones sean claras y uniformes en su elaboración para un

eficaz cumplimiento, por lo que es necesario realizar las siguientes actividades:

1. Preparación de la información respecto a los convenios del Organismo, autorizaciones,

expedientes, documentación en general, inventarios, y archivos, entre otras.

Dicha documentación constituye la información principal a entregarse, la cual es

fundamental cumpla con los trámites protocolarios y requisitos correspondientes de

acuerdo a los términos legales;

14

2. Constatar y verificar físicamente los bienes muebles e inmuebles propiedad del

Organismo en cuestión;

3. Realizar el arqueo de fondos y valores;

4. Analizar y comprobar todo el acervo documental que se entrega

5. Instruir al personal que va a intervenir en el acto en las actividades o funciones que se

les hayan asignado;

6. Informar periódicamente al Presidente del Organismo sobre los avances en proceso de

la preparación del acto de entrega y recepción del DIF Municipal.

2.2. ETAPA AL MOMENTO DEL CAMBIO

Esta segunda etapa corresponde a las funciones y actividades a realizarse en el momento

mismo de la entrega-recepción, dentro de las cuales se consideran como las más importantes

las siguientes:

1. Acta General de Entrega-Recepción del Sistema para el Desarrollo Integral de la

Familia. Es el documento circunstanciado cuya estructura, contenido y anexos

correspondientes describen la información necesaria del patrimonio municipal; que

transmite la administración saliente a la entrante; en el entendido que dicho documento

no libera a la autoridad del Organismo de cualquier responsabilidad que se le pudiera

reclamar con posterioridad. En esta acta firman al calce todos los que en dicho acto

jurídico- administrativo intervinieron.

2. Los Expedientes Administrativos. Deberán estar perfectamente integrados con todos

los detalles, acuerdos, autorizaciones, suscripciones de obligaciones y demás

documentación comprobatoria según sea el tipo de expediente.

3. Designación de Custodios. Es necesario designar a las personas encargadas o

responsables del cuidado de los bienes propiedad del Organismo Público

Descentralizado, en tanto se realiza el proceso de entrega-recepción.

15

CAPÍTULO TERCERO

3. PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

3.1. BIENES PATRIMONIALES

Los bienes muebles e inmuebles que forman parte del patrimonio del organismo municipal,

constituyen una parte esencial en la entrega-recepción, razón por la cual se apoyan en las

autoridades administrativas para la consecución de sus funciones, surgiendo la necesidad de

preparar con oportunidad el informe de los bienes, refiriéndose a los inventarios de bienes

muebles e inmuebles en dominio del Organismo de conformidad a la Ley General de

Contabilidad Gubernamental.

Dichos inventarios deberán estar actualizados, detallados, ordenados y clasificados, así como

ubicar el área en donde están adscritos y deberán estar amparados con los expedientes y

tarjetas de resguardo correspondientes.

3.1.1. INFORME DE BIENES PATRIMONIALES

Las autoridades entrantes deberán recibir, de las autoridades salientes, un informe detallado de

los bienes patrimoniales, anexando a este un inventario completo y actualizado del mismo, tales

como:

1. Inventario de bienes inmuebles. Las autoridades deberán realizar diversas actividades

que van, desde la obtención y clasificación de los documentos relativos a los bienes,

hasta su actualización; para ello se sugiere se lleven a cabo las siguientes actividades:

a) Realizar y verificar en su totalidad el inventario de bienes inmuebles.

b) Comprobar la ubicación de cada uno de los bienes inmuebles.

c) Verificar los documentos que acrediten la propiedad.

d) Relacionar los movimientos de bienes inmuebles, ya sea por altas, bajas u otros,

por ejemplo: compraventa, donación, expropiación, herencia, traspasos,

comodatos, entre otros.

e) Que se encuentren debidamente codificados y clasificados, señalando sus

características, medidas, colindancias, uso y destino; de preferencia

acompañarlo con un plano maestro.

2. Inventario de bienes muebles. Para su actualización será necesario confrontar el

inventario existente con los registros y la verificación física de los bienes, además se

sugiere se prevean las siguientes actividades:

16

a) Contratos, comodatos o escrituras, si es que hubo afectación de los bienes

muebles.

b) Solicitar los documentos comprobatorios que acrediten la propiedad.

c) Verificar que se encuentren debidamente clasificados y codificados de acuerdo al

catálogo de bienes.

d) Comprobar el registro en las correspondientes tarjetas de resguardo.

3. Inventario de almacén. Comprende aquellos bienes que, por ser de escaso valor

individual y de consumo inmediato, no son sujetos en ocasiones a inventariar (por

ejemplo: artículos de papelería, aseo, etc.); por la cuantía que pueden representar, es

necesario se lleve un adecuado control, siendo necesario se informe sobre los mismos.

4. Tarjetas de resguardos. Constituye el documento en el que se asientan los bienes que

están adscritos a cada empleado del Organismo Público Descentralizado. Tal

documento es de carácter individual, y su control está a cargo de la oficina que

administra el patrimonio.

5. Relación de expedientes sobre los bienes. La oficina encargada de administrar el

patrimonio del Organismo, debe ir formando un expediente de todos y cada uno de los

bienes inmuebles, así como de aquellos bienes muebles que se consideran

significativos (vehículos, equipo especial, equipo de cómputo, etc.).

El orden que deben guardar los expedientes puede ser de acuerdo a la codificación

con que se encuentren registrados. La codificación podrá estar a su vez en función de

la naturaleza del bien, en el uso o servicio que se le da, el área a la cual se encuentra

adscrita y la fecha en que se adquirió, etc.

Además, sobre el equipo de cómputo se debe hacer una descripción detallada de sus

características (Hardware) como por ejemplo: marca, modelo, número de serie,

capacidad de su disco duro, etc., así como de los programas de computo que utilizan

(Software); independientemente de la información que se haya generado durante el

periodo de la administración.

6. Inventario de material bibliográfico. Este inventario comprende todos aquellos textos

que conforman el acervo cultural, educativo, jurídico, etcétera; de las áreas del

organismo, tales como leyes, compendios, enciclopedias, libros, publicaciones, entre

otros, que por su valor y contenido son sujetos a detallarse.

3.1.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE BIENES PATRIMONIALES

1. El encargado de la Comisión de Entrega-Recepción solicita al responsable de

patrimonio que elabore un informe minucioso sobre los bienes patrimoniales. (Que en

17

algunos municipios la información ya esta aventajada de acuerdo a los lineamientos del

CONAC).

2. El responsable directo de patrimonio recibe, verifica bienes físicos y actualiza

documentos que consisten en:

a) Inventario de bienes inmuebles;

b) Inventario de bienes muebles;

c) Relación de tarjetas de resguardo;

d) Relación de expedientes sobre los bienes debidamente codificados y

enumerados;

e) Inventario de material bibliográfico entre otros.

3. Elaborar el informe atendiendo a la necesidad de control y conforme con las

disposiciones legales establecidas dirigido al Presidente del Organismo entrante, con

copia para el custodio de los bienes o encargado del patrimonio en su caso, y turna al

encargado de la comisión de entrega.

4. El encargado de la comisión de entrega recibe, revisa, analiza el informe y los anexos.

5. Cuando está incorrecto marca error, lo regresa al punto dos, para aclaración,

complementación, y corrección.

6. Cuando esta correcto lo entrega al custodio o encargado del patrimonio.

7. El custodio de los bienes lo recibe y junto con el encargado de la comisión de entrega

realizan una revisión física y documental.

8. Cuando esta incorrecto se aclara, corrige, complementa y sigue tramite.

9. Cuando esta correcto, se levanta un acta parcial, firmando de conformidad las

autoridades salientes y entrantes dando el plazo establecido en el artículo 17 de la Ley

de Gobierno y la Administración Pública Municipal. (este artículo señala el 31 de enero

y para esta ocasión debe ser 31 octubre de este año)

3.1.3. CONCLUSIÓN

La entrega de bienes patrimoniales deberá de hacerse de conformidad a los lineamientos

emitidos por el CONAC y lo realiza la comisión de entrega en coordinación con el respectivo

responsable del patrimonio, auxiliados por el personal que se designe para el caso.

1. Se entrega a través de un informe general que deberá acompañarse de los siguientes

anexos:

18

a) Inventario de bienes inmuebles.

b) Inventario de bienes muebles.

c) Relación de tarjetas de resguardo.

d) Relación de expedientes sobre los bienes.

e) Inventario de material bibliográfico.

2. La Entrega-Recepción se efectúa en las oficinas del DIF Municipal.

3. La verificación física debe llevarse a cabo en todas y cada una de las áreas del

Sistema DIF Municipal, así como en los almacenes, depósitos o lugares en donde se

encuentran los bienes.

4. El informe así como los anexos se entregan el primer día de gestión de las nuevas

autoridades. El proceso de verificación física de este tipo de bienes puede durar varios

días.

5. Recibe el empleado designado por el Presidente del Organismo entrante,

conjuntamente con el nuevo responsable del patrimonio.

6. Las acciones que se realizan consisten en: revisar y analizar tanto el informe general

sobre los bienes como sus anexos correspondientes. Además de verificar físicamente

los bienes.

7. Los documentos que se generan pueden ser: Actas parciales por la recepción y

revisión del informe sobre los bienes y sus respectivos anexos. Acta General, después

de recibir, revisar y confrontar física y documentalmente los bienes del Organismo

Público Descentralizado.

8. La certifican el responsable principal saliente y entrante, el responsable del

departamento de patrimonio y quienes en su caso participen como testigos.

3.2. FONDOS Y VALORES

Para este procedimiento hay que ajustarse a lo estipulado por las leyes, reglamentos y

requerimientos contables y técnicos, que son la base de la presentación e interpretación de la

información que genera dicho acto.

3.2.1. ARQUEO DE FONDOS Y VALORES

El arqueo comprende la verificación física de existencias como son, efectivo, fondos fijos,

bancos, gastos a comprobar, deudores diversos, prestamos al personal, anticipos a

proveedores, garantías, retenciones a terceros, documentos por cobrar y existencias diversas.

19

El efectivo en caja se compone de los billetes, monedas, cheques y documentos que amparen

valores, por lo que, para la realización del arqueo correspondiente a estas existencias, implica

la elaboración de una cédula de contabilidad del efectivo en caja o un arqueo de fondo fijo de

caja.

Los fondos fijos, se componen de dinero en efectivo y documentos o valores que lo amparen,

que son asignados a dependencias del Sistema DIF Municipal para poder sufragar gastos

inmediatos menores, refiriéndose a caja chica, por lo que además los documentos y pagarés

que formen parte de los fondos fijos se relacionarán y verificarán físicamente.

El arqueo de fondos fijos debe indicar la cantidad asignada originalmente, comprobándose su

situación actual, entre otros con: estados de cuentas bancarias, comprobantes de pagos,

cheques en circulación, efectivo, depósitos no abonados por el banco, y efectivo pendiente de

comprobación.

El arqueo de fondos a bancos consiste en la verificación de documentos que amparan fondos,

valores e inversiones propiedad del Organismo, dicha documentación es la que se refiere

propiamente a cuentas de cheques, títulos, acciones, valores, inversiones y otros documentos

bancarios.

Las cuentas de cheques que se hayan manejado por el Sistema DIF Municipal en funciones,

tendrán que ser canceladas a la fecha de entrega, o en su caso, (si los bancos lo prevén)

pudiera bastar con cancelar las firmas de los funcionarios o empleados autorizados para

manejarlas y efectuar el nuevo registro de las personas con las firmas autorizadas.

Al elaborar el arqueo de los documentos bancarios, éste deberá contener todos aquellos datos

que permitan identificar y precisar el número total de cheques existentes, las cuentas que se

manejan, el banco a que corresponde, etc.; además, se deberán anexar los reportes o estados

de cuentas que envía el banco con periodicidad mensual, y que deberán presentarse con la

conciliación bancaria.

Por otro lado la relación de deudores constituye el listado de personas físicas o jurídicas que le

adeudan al Organismo, con motivo de la realización de actos jurídicos que dan lugar a una

relación entre las mismas y dichas personas, la cual origina documentos por cobrar a favor del

DIF Municipal.

El listado deberá elaborarse en forma detallada con respecto a los datos e información

necesaria relativa a los deudores, efectuándolo en forma ordenada y clasificada, lo que

permitiría identificar claramente a los deudores, además deberá mencionar cuando menos los

siguientes datos:

1. Nombre del deudor.

20

2. Fecha del adeudo.

3. Concepto o motivo del adeudo.

4. Domicilio del deudor.

5. Importe total del adeudo.

6. Saldo neto del adeudo a la fecha del cambio administrativo.

7. Forma de pago.

8. Nombre y domicilio del aval (en su caso).

9. Observaciones.

Cuando el adeudo haya requerido de autorización especial, con respecto a plazos, o cualquier

otra condición de pago, deberá anexarse a la relación, copia de cualquier documento que se

considere necesario para una mayor transparencia del acto jurídico administrativo.

La relación de acreedores constituye el listado de personas físicas o jurídicas a quienes el DIF

municipal les adeuda, dicho listado deberá contener todos los pendientes de pago; además

señalar con precisión lo siguiente:

1. Nombre del acreedor.

2. Domicilio del acreedor.

3. Teléfonos.

4. Descripción del bien adquirido.

5. Fecha de adquisición.

6. Importe total de la deuda.

7. Saldo neto de la deuda a la fecha en que se realiza el cambio.

8. Destino del bien.

9. Dependencia a que fue asignado.

10. Forma de pago.

21

11. Observaciones.

Otras existencias, se refieren a todos aquellos documentos a favor y a cargo del Sistema DIF

Municipal, como son:

1. Documentos por cobrar.

2. Fondos pendientes de depósito.

3. Efectivo correspondiente a sueldos no cobrados, aunque sí contabilizados.

4. Efectivo por retenciones legales pendientes de remitir (I.S.R., I.V.A., etc.).

5. Cualquier otro efectivo o valores.

3.2.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DEL ARQUEO DE FONDOS Y VALORES

1. El responsable de realizar el arqueo de fondos y valores efectúa en forma eficiente las

funciones y actividades que ello implica, además se adecua a las características antes

señaladas, que consisten en:

a) Verificación física de:

Efectivo en caja.

Fondos fijos.

Fondos especiales.

Bancos.

Relaciones de acreedores.

Relaciones de deudores.

Documentos por cobrar.

Documentos por pagar.

2. Posteriormente revisa y analiza los documentos comprobatorios jurídicos contables y

turna al Director saliente.

3. El Director saliente recibe y confronta el registro contable con existencias físicas.

4. Cuando está incorrecto aclara dudas con el responsable de realizar el arqueo de

fondos y valores, corrige inconsistencias detectadas y sigue trámite.

5. Cuando este correcto formula actas parciales, y cédulas auxiliares por cada uno de los

conceptos que comprende el arqueo.

22

6. Enseguida elabora una cédula contable que ampara las existencias de fondos y

valores y un acta final del arqueo, donde hará constar los hechos más relevantes,

reflejados en el mismo.

7. Aprueba y recaba firmas del Presidente saliente y entrante, del Director entrante y

saliente para entregarles las cédulas auxiliares, actas parciales, acta final del arqueo,

cédula contable y fondos y valores; los cuales, a partir de ese momento, quedan bajo

su responsabilidad.

3.2.3. CONCLUSIÓN

La entrega de fondos y valores la efectúa el encargado de la comisión de entrega y auxiliares o

responsables directos del manejo de éstos, correspondientes a las áreas de ingresos, egresos,

contabilidad, entre otros.

1. Se entrega a través de un arqueo general que contempla lo relativo a:

a) Efectivo en caja.

b) Fondos fijos.

c) Fondos especiales.

d) Bancos.

e) Deudores.

f) Acreedores.

g) Otras existencias.

2. La entrega se efectúa a través del arqueo que se práctica en las oficinas y en aquellas

áreas que manejan fondos y valores.

3. Se entrega en el primer día de gestión de las nuevas autoridades.

4. Recibe el nuevo Director o la Presidenta en su caso y los auxilia el personal que

designen para este acto.

5. Las acciones que se realizan consisten en:

a) Verificación física de fondos y valores.

b) Revisión y análisis comprobatorio de documental jurídico contable.

c) Confronta de documentos y registros contables con las existencias físicas.

d) Formulación de actas parciales y de cédulas auxiliares de contabilidad.

e) Formulación del acta final del arqueo, así como de la cédula de contabilidad

correspondiente.

23

f) Entrega física de los fondos y documentos a la Directora.

6. Los documentos que se entregan son:

a) Una cédula general de contabilidad que ampara la existencia de fondos y

valores.

b) Una cédula auxiliar de contabilidad por cada uno de los conceptos que integran

el arqueo general (efectivo en caja, bancos, fondos fijos, etc.).

c) Un acta general o final de arqueo, en donde se hagan constar los hechos más

relevantes reflejados, tanto en la cédula general de contabilidad, como en las

cédulas auxiliares.

d) Un acta parcial por cada uno de los conceptos que comprende el arqueo.

7. Por último, las certifican los Presidentes del Sistema DIF Municipal (entrante y saliente)

así como el Director (entrante y saliente) y los Secretarios y/o a quienes se designe

como testigos de calidad.

3.3. DOCUMENTOS

Otra de las actividades esenciales en la entrega-recepción del DIF Municipal, es sin duda, la de

realizar una descripción e informe sobre toda la documentación con que cuenta el Organismo

Público Descentralizado.

3.3.1. INFORME DE DOCUMENTOS

La entrega de los documentos correspondientes, implica la formulación de un informe que se

refiera a las principales características del material en cuestión, y que señale el número de

anexos que la integran, mismos que deberán detallar los distintos conceptos de que tratan.

Dichos documentos se deben ordenar en expedientes que contengan relaciones, contratos,

recibos, autorizaciones, así como todo tipo de material o comprobantes diversos como pueden

ser entre otros:

1. Convenios de Coordinación entre el DIF Estatal y el Municipal.

2. Convenios de donación de vehículos o apoyos otorgados por IJAS, DIF Jalisco u

otras dependencias.

3. Acta Constitutiva del Patronato del Sistema DIF Municipal.

4. Actas Constitutivas de Clubes: infantiles, juveniles, adultos y ancianos.

24

5. Actas de compraventa y/o donaciones de bienes muebles e inmuebles.

6. Libros de actas de sesión de Patronato.

7. Libro de actas de visita de asesoría.

8. Actas de bajas de bienes muebles.

9. Contratos de comodatos de bienes muebles e inmuebles y/o escrituras.

10. Contratos de bienes muebles.

11. Expedientes de proveedores.

12. Documentos relativos al sistema contable ejercido.

13. Manual de organización y procedimientos del Sistema DIF Municipal.

14. Carta de no adeudo de programas alimenticios.

15. Programación de Metas Oct.2012-Sep.2015.

16. Padrones nominales de desayunos PAAD Oct.2012-Sep.2015.

17. RFC y recibos deducibles de impuestos.

18. Papelería y sellos oficiales, recibos oficiales, recibos de aportaciones y donaciones,

etc.

19. Organigramas, general y de cada área.

20. Archivos activo y semiactivo.

21. Expedientes del personal:

a) Nombramiento del Presidente.

b) Nombramiento y expediente del Director.

c) Expediente del Promotor del Centro de Desarrollo y Capacitación.

d) Expediente del Auxiliar de Intendencia del Centro de Desarrollo y Capacitación.

e) Expedientes de los Docentes.

f) Expediente de los Programas que se están ejecutando.

g) Expediente del Procurador de la Defensa del Menor y la Familia.

h) Nombramientos del personal en general y documentación del mismo, y

25

i) Toda aquella documentación que se haya generado durante la administración.

22. Relación de recibos oficiales que deberá contener por lo menos:

a) Total de recibos que forman la dotación.

b) Numeración o folios de los recibos, misma que se hará en forma progresiva.

c) Recibos cancelados.

d) Otros recibos.

23. Papelería oficial, compuesta por formas que aún es necesario mantener bajo control,

para que a la fecha del cambio de administración, se entreguen en forma agrupada

de conformidad con el destino que se les da en las diversas acciones o servicios

administrativos.

24. Sellos oficiales que deberán entregarse acompañados de una relación, en la cual se

indique el tipo de sello, su cantidad, su leyenda, y las observaciones que se crean

pertinentes.

25. Archivos, están conformados por la documentación relativa a:

a) Leyes.

b) Convenios.

c) Actas.

d) Contratos y escrituras.

e) Los informes financieros y demás relativos al sistema contable.

f) Oficios recibidos y enviados.

g) Acuerdos del Patronato.

h) Expedientes de proveedores.

i) Expedientes del presupuesto.

j) Acuerdos del Presidente(a).

k) Programas, proyectos o asuntos en trámite.

l) Otros documentos.

26. Los expedientes del personal, deben de contener el número de personal, nombres,

puestos, área donde prestan sus servicios, categoría, antigüedad, etc., además

deberá contar con la siguiente información:

a) Solicitud de empleo.

b) Fotografías.

c) Constancia de estudios.

d) Acta de nacimiento.

e) Constancia de no antecedentes.

f) Resultados de exámenes que se les hayan practicado.

g) Constancias que certifiquen la fecha de ingreso al trabajo.

26

h) Oficios de vacaciones, días de descanso, etc.

i) Incapacidades.

j) Actas administrativas.

k) Faltas injustificadas.

l) Licencias con goce de sueldo.

m) De igual forma, será necesario entregar los expedientes de nóminas que

comprenda el número de trabajadores activos, dando como resultado una

relación de todo el personal.

3.3.2. PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE DOCUMENTOS

1. El encargado de la comisión de entrega solicita al responsable de cada una de las

áreas un informe de la documentación existente.

2. El responsable recibe, revisa, confronta físicamente, analiza y actualiza

documentación.

3. Enseguida, elabora un informe parcial donde contempla un inventario detallado de los

documentos, proyectos, programas, organigramas, asuntos legales, sellos oficiales y

toda aquella documentación que se haya generado durante la administración.

4. Así mismo, elabora actas parciales de lo que se entregará mencionando los hechos e

incidentes que se hubiesen detectado en la documentación e información que se

generó, relacionando los documentos y anexos que se utilizan y los regresa al

encargado de la comisión de entrega.

5. El encargado de la comisión de entrega elabora un informe dirigido al Presidente del

Sistema DIF Municipal entrante, con copia para el Director, los certifica y recaba

firmas de las autoridades salientes que tengan bajo su cargo el manejo y custodia de

la documentación.

6. Adjunta el número de anexos correspondientes por concepto de: papelería y sellos

oficiales, archivos activos e inactivos, expedientes del personal, documentos,

expedientes e informes diversos, expedientes de proveedores, documentos

contables, otros; y entrega al encargado de los bienes designado por la Presidenta

del Sistema DIF Municipal entrante.

7. El encargado recibe y en compañía de sus colaboradores, verifican los documentos

físicamente en las oficinas del Sistema DIF Municipal o en los lugares donde éstos se

encuentren.

8. Acto seguido, autoridades salientes y entrantes firman el acta de entrega-recepción.

27

9. En caso de detectar inconsistencias deja constancia en el acta de incidencias y

anomalías para su aclaración.

3.3.3. CONCLUSIÓN

Se hace una especial recomendación a todos los servidores públicos que

tienen a su encargo la documentación comprobatoria de las cuentas públicas

para que no sea sustraída del DIF ya que ésta debe estar en poder de la

institución, porque esto es frecuente y la presentan posteriormente como ex

funcionarios, incurriendo en responsabilidades de carácter administrativo y

penal; para su seguridad pueden tener en su poder copias certificadas.

Al mismo tiempo se sugiere que se detallen y folien los documentos

comprobatorios de la cuenta pública que entregan.

1. La entrega de documentos la lleva acabo el encargado de la comisión de entrega,

auxiliado por el personal que tiene bajo su custodia o a su cargo el documental

oficial; así como, por el Director del DIF Municipal.

2. Se transmite a través de un informe que contemple un inventario detallado relativo

a los documentos, proyectos, programas, organigramas, asuntos legales, sellos

oficiales, así como toda aquella documentación que se haya generado durante el

período de la administración.

3. La entrega se efectúa en las oficinas del Sistema DIF Municipal, así como en

aquellos lugares donde se encuentre dicha documentación.

4. Se entrega el primer día de gestión a las nuevas autoridades.

5. Reciben el Director y el encargado designado por el Presidente del Organismo

Público Descentralizado entrante, así como las personas que se designen.

6. Las acciones que se realizan consisten en:

a) La elaboración de un informe sobre la documentación que se entrega.

b) La elaboración de informes o relaciones específicas por cada uno de los

conceptos que integran el informe general.

c) La verificación y revisión de la documentación.

d) La elaboración de un acta general de lo que se entrega, así como de los

hechos, incidentes o anomalías que se hubiesen detectado en la

documentación e información que se recibe.

7. Los documentos que se generan son:

28

a) Un informe sobre los documentos acompañado de los anexos

correspondientes.

b) Una relación o informe específico por cada uno de los conceptos que integran

ese informe general (papelería oficial, sellos oficiales, archivos activos,

archivos inactivos, entre otros).

c) Este proceso lo certifican las Presidentas del Sistema DIF Municipal saliente y

entrante, así como el Director y los empleados que tengan bajo su cargo el

manejo y custodia de la documentación.

CAPÍTULO CUARTO

4. MODELO DE ACTA

En este apartado se ejemplifica un modelo de acta el cual consiste en el Acta de Entrega-

Recepción de la Administración del DIF Municipal.

Este documento se origina del acto por medio del cual la administración del Organismo Público

Descentralizado Municipal saliente hace entrega al nuevo, mediante comisiones formadas para

tal efecto, de los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio del DIF Municipal.

En la entrega de la administración del DIF Municipal, cada uno de los responsables de las

áreas del mismo debe proporcionar al nuevo titular:

1. Lista del personal asignado.

2. Inventario de los bienes a su cargo.

3. Programas o proyectos en proceso de realización.

4. Relación de asuntos en trámite, dinero, títulos, archivos, libros, documentos que

conciernan a la institución.

5. Todo aquello que por cualquier concepto corresponda al patrimonio del organismo

público descentralizado.

También se anexan diversos formatos para su auxilio en la Entrega – Recepción los cuales son

una guía, se les presentan para una posible utilización, estos pueden ser mejorados o

modificados de acuerdo a sus necesidades.

Los documentos firmados por los nuevos titulares a manera de recibos, sólo acreditan la

recepción material de los bienes entregados, sin que esto los exima de las

responsabilidades que pudieran proceder.

29

4.1. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN CORRESPONDIENTE A LAS

ADMINISTRACIÓNES DEL DIF MUNICIPAL de:

2010-Sept.2012 – Oct.2012-Sept.2015 En el Municipio de _______________________, Jalisco, siendo las ______ horas, con ______minutos, del día ____ de _____ de 2012 dos mil doce, los que suscriben, C._____________________________ acompañado de los CC. ____________, Ex-Director (Administrador o Encargado) y Ex Funcionario Secretario y/o Encargado de la Hacienda Pública Municipal, etc. (a), así como la C. ______________________ Ex-Presidenta del Sistema DIF Municipal respectivamente reunidos en las oficinas del Sistema DIF Municipal, sita en la calle _____________ número _____ así como los C.C._______________________ y _______________________ quiénes son los testigos de asistencia, y se identificaron con __________________ con el objeto que tenga verificativo la Entrega y Recepción formal del Sistema DIF Municipal, en la Administración Pública Municipal, para tal efecto el C.__________________________ entrega al C. ______________________nombrado (a) por el C.____________________ Presidente Municipal de la Administración 2012-2015 mediante oficio número ________ de fecha __________________, la documentación en que se detalla el Estado de la Dependencia y Patrimonio, con los anexos correspondientes a: Inventario de Bienes Patrimoniales, Fondos y Valores, Relación de Documentos en Archivo, Relación de existencias en Almacén, Asuntos en Tramite y Plantilla de Personal, etc. Acto seguido, la C.____________________________ Presidenta entrante, declara tener a la vista la documentación anteriormente descrita, así en cumplimiento del artículo 61 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco, solicita que las comisiones respectivas verifiquen físicamente lo asentado en la documentación entregada y den cuenta en Sesión del Patronato, de las observaciones respectivas; y que para su resguardo y una vez que se dé cumplimiento a la misma, deja bajo la responsabilidad de los CC._____________________________________, hasta en tanto se verifique la actualización del inventario de los bienes del Sistema DIF Municipal, a su vez, por parte de las autoridades salientes, se nombra a los CC. ______________________________ para que de igual forma, en conjunto o indistintamente procedan a la revisión de los documentos que se entregan. Habiendo estado de acuerdo con el procedimiento propuesto, así como con la presencia de los documentos antes descritos, y delegando la verificación física de dichos documentos en los funcionarios mencionados.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Acto seguido la C. _________________________________ Presidenta entrante declara tener a la vista la documentación anteriormente descrita y manifiesta que recibe la misma con las reservas de que no implica liberación alguna de las responsabilidades que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por las autoridades competentes y hasta en tanto no se practique el inventario de los bienes del Sistema DIF Municipal. No habiendo más asunto que hacer constar se da por terminado el acto de entrega y recepción del Sistema DIF Municipal, siendo las ____ horas, con ____ minutos del día antes citado, firmando de conformidad, previa lectura de la misma, los miembros del Sistema DIF Municipal entrante y saliente que participan en el mismo.--------------------------------------------

ENTREGA:

RECIBE:

DIRECTOR (A) SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO 2010 - Sep.2012

DIRECTOR (A) SISTEMA DIF MUNICIPAL

PERIODO Oct.2012 - Sep.2015

TESTIGOS DE ASISTENCIA

PRESIDENTA SISTEMA DIF

MUNICIPAL PERIODO 2010 - Sep.2012

PRESIDENTE MUNICIPAL PERIODO Oct.2012 - Sep.2015

PRESIDENTA SISTEMA DIF MUNICIPAL


________________________________________________

REPRESENTANTE SISTEMA DIF JALISCO

30

5. ANEXOS

5.1. ÍNDICE DE ANEXOS

5.1.1.-Relación de existencias de almacén

5.1.2.-Inventario general de bienes muebles e inmuebles

5.1.3.-Relación de equipo de transporte

5.1.4.-Relación de asuntos en trámite

5.1.5.-Relación de efectivo y valores

5.1.6.-Arqueo de fondo fijo de caja

5.1.7.-Estado de ingresos

5.1.8.-Reporte del ejercicio del presupuesto de egresos o subsidios autorizados

5.1.9.-Estado de egresos

5.1.10.-Plantilla de personal

5.1.11.-Servicios personales

5.1.12.-Relación de libros y manuales

5.1.13.-Inventario de expedientes de archivo

5.1.14.-Directorio de exfuncionarios

31

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

5.1.1. RELACIÓN DE EXISTENCIA EN ALMACÉN

CONCEPTO SE ANOTARÁ

Sistema DIF Municipal Nombre del Municipio

Fecha Día, mes y año de elaboración

Resguardo Número de Resguardo

Inventario Número Asignado en el Inventario

Bien u Objeto Nombre Especifico del bien u objeto

Características Especificaciones adicionales

Marca Registrada

Modelo Año o clave

Número de Factura Número de Factura

Fecha de Adquisición Cuando se compró

Valor de la Adquisición Costo de compra

Observaciones Encontradas

Firman: Nombre y firma de quienes participan

32

SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE _________________ JALISCO

5.1.1. RELACIÓN DE EXISTENCIA EN ALMACÉN

FECHA: __________

NO. DE

RESGUARDO

NO. DE

INVENTARIO

NOMBRE

ESPECÍFICO

DEL BIEN

OTRAS

CARACTERÍSTICAS MARCA MODELO

NO. DE

FACTURA

FECHA DE

ADQUISICIÓN

VALOR DE

ADQUISICIÓN

OBSERVACIONES

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS

PRESIDENTA DEL SISTEMA DIF MUNICIPAL

PERIODO 2010 - Sep.2012



________________________________________________


33


5.1.2. INVENTARIO GENERAL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES




Hoja_____de____ Número de hoja específica y cantidad de hojas que integran el documento ejemplo: 1 de 20

Número de Inventario Número Asignado al artículo o bien en el Inventario

Cantidad Número de artículos o bienes muebles con las mismas características.

Descripción Las características que reúne el artículo o bien mueble ejemplo: Silla apilable de base metálica con vinil color café.

Estado

Una (X) en el estado que se encuentra el bien mueble. NOTA: En los bienes muebles registrados por grupos por ser de las mismas características, y en los casos que alguno de ellos no se encuentren en las mismas condiciones, registrarlos en observaciones.

Ubicación Lugar donde se encuentra el bien mueble ejemplo: C.D.C. o Sistema DIF Municipal de _________ Comunidad y/o Domicilio.

Observaciones

El estado que se encuentra el bien mueble en los casos que se tienen agrupaciones siendo preciso especificar el estado de algunos registrando número de inventario. Los Comodatos o Resguardos Existentes o Propiedad del DIF.


34


5.1.2 INVENTARIO GENERAL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

FECHA________ HOJA_______DE_____

NO. DE

INVENTARIO. CANTIDAD DESCRIPCIÓN

ESTADO

UBICACIÓN OBSERVACIONES S

SN

B

R

R

M

M

CLAVE: SN (Seminuevo) B (Bueno) R (Regular) M (Malo)

ENTREGA: RECIBE:

DIRECTOR (A)

SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO 2010 - Sep.2012

DIRECTOR (A)

SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO Sep.2012 - Oct.2015

TESTIGOS




PERIODO Sep.2012 - Oct.2015

________________________________________________


35


5.1.3. RELACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE




Número Progresivo Que le corresponde

Tipo de Vehículo Sedan, camioneta etc.

Marca Ford, nisán etc.

Modelo Año

Placas Número de placas

Propio o Comodato Especificar si propio o está en comodato

Asegurado Si está asegurado fecha de vencimiento y nombre de la compañía aseguradora


36

SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA JALISCO DEL MUNICIPIO DE _________________ JALISCO

5.1.3. RELACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE

FECHA________

No.

PROGRESIVO TIPO DE VEHÍCULO MARCA MODELO PLACAS

VEHÍCULO FECHA

PROPIO COMODATO

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


37


5.1.4 RELACIÓN DE ASUNTOS EN TRÁMITE




Número Progresivo Que le corresponde

Asunto De que se trata ejemplo: demanda

Descripción de su situación actual En que parte del trámite va

Observaciones Encontradas en el mismo


38


5.1.4. RELACIÓN DE ASUNTOS EN TRÁMITE FECHA_____________

NÚMERO PROGRESIVO ASUNTO DESCRIPCIÓN DE SU SITUACIÓN

ACTUAL OBSERVACIONES

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


39


5.1.5. RELACIÓN DE EFECTIVO Y VALORES




Importe Registrará la cantidad de dinero que se entregue

Descripción Registrará la forma en que se realice la entrega ya sea en efectivo, documento, fondo revolvente o chequera

Observaciones En caso de manejar cuenta bancaria anexar estado de cuenta, conciliaciones y último cheque expedido


40

SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE ________________________ JALISCO

5.1.5. RELACIÓN DE EFECTIVO Y VALORES

FECHA: ____________

IMPORTE DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

ENTREGA

RECIBE




TESTIGOS


PERIODO 2010 - Sep-2012



________________________________________________


41


5.1.6. ARQUEO DE FONDO FIJO DE CAJA




Área revisada Registrará la cantidad de dinero que se entregue

Efectivo, billetes, moneda Cantidad según denominación

Importe Según denominación

Total En billetes y en moneda

Documentos Fecha, número, tipo, concepto e importe de cada uno

Cantidad total Con letra


42


CONTRALORÍA INTERNA

5.1.6. ARQUEO DE FONDO FIJO DE CAJA

FECHA:

ÁREA REVISADA:

FONDO FIJO ASIGNADO:

EFECTIVO

DENOMINACIÓN CANTIDAD IMPORTE TOTAL

BILLETES $ 1,000.00

500.00

200.00

100.00

50.00

20.00

$

MONEDA $10.00

5.00

2.00

1.00

0.50

0.20

0.10

$

DOCUMENTOS

FECHA NÚMERO TIPO CONCEPTO IMPORTE

TOTAL ARQUEADO EFECTIVO MAS DOCUMENTOS

DIFERENCIA ASIGNADO VS. ARQUEADO

LA CANTIDAD DE $__________ (_________/100.M.N.), SEGÚN DETALLE ARRIBA, ES EL TOTAL DEL FONDO FIJO ARQUEADO EN

MI PRESENCIA POR EL AUDITOR DE LA CONTRALORÍA INTERNA Y DEVUELTO A MI ENTERA SATISFACCIÓN.

OBSERVACIONES:

<

RESPONSABLE DEL FONDO FIJO

AUDITOR COMISIONADO

43


5.1.7. ESTADO DE INGRESOS




Mes Que corresponda

Subsidio Municipal Cantidad recibida por este concepto

Donativos Cantidad recibida por este concepto

Eventos Cantidad recibida por este concepto

Cuotas de Recuperación Cantidad recibida por este concepto

Otros Cantidad recibida por este concepto

Total Por mes y concepto


44

SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE__________________ JALISCO

5.1.7. ESTADO DE INGRESOS ENERO - SEPTIEMBRE DE 2012 FECHA ________________

MES SUBSIDIO MUNICIPAL DONATIVOS EVENTOS CUOTAS DE RECUPERACIÓN OTROS TOTAL

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Total:

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


45


5.1.8. REPORTE DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS O SUBSIDIOS

AUTORIZADOS




Presupuesto inicial autorizado

Ampliaciones

Reducciones

Transferencias

Total del presupuesto asignado

Ejercido a la fecha de entrega

Total por ejercer


46


5.1.8. REPORTE DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS O SUBSIDIOS AUTORIZADOS

FECHA ________________

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


PRESUPUESTO

INICIAL

AUTORIZADO

AMPLIACIONES REDUCCIONES TRANSFERENCIAS

TOTAL

PRESUPUESTO

ASIGNADO

EJERCIDO A LA

FECHA DE

ENTREGA

TOTAL

POR

EJERCER

47


5.1.9.-ESTADO DE EGRESOS




Mes Que corresponda

Gastos de representación Cantidad destinada

Alimentación Cantidad destinada

Energía eléctrica Cantidad destinada

Teléfono, telégrafo y correo Cantidad destinada

Arrendamiento Cantidad destinada

Útiles de aseo Cantidad destinada

Combustible y lubricantes Cantidad destinada

Papelería Cantidad presupuestada

Fletes Cantidad destinada

Activos fijos Cantidad destinada

Eventos Cantidad presupuestada

Diversos Cantidad presupuestada

Mantenimiento Cantidad presupuestada

Nóminas Cantidad presupuestada

Apoyo económico en especie Cantidad destinada

Total Importe total


48


5.1.9. ESTADO DE EGRESOS

ENERO – SEPTIEMBRE DE 2012 FECHA___________________

MES GASTOS

REP. ALIMENTACIÓN

ENERGÍA

ELEC.

TELÉFONO,

TELÉGRAFO,

CORREO

ARRENDAMIENTO ÚTILES

DE ASEO

COMBUS

. Y

LUBR.

PAPELERÍA FLETES ACTIVOS

FIJOS EVENTOS DIVERSOS MANTENIMIENTO NÓMINAS

APOYO

ECO. Y EN

ESPECIE

TOTAL

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL:

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


49


5.1.10. .PLANTILLA DE PERSONAL




Área de adscripción Oficina en la que se desempeña.

Nombre del trabajador Nombre del empleado.

Plaza Puesto que ocupa.

Clave presupuestal Número con el que se identifica la plaza en el presupuesto de egresos.

Sueldo mensual Cantidad asignada

Régimen laboral Sindicalizado, confianza, honorarios etc

Horario de trabajo Correspondiente al trabajador

Licencia, permiso o incapacidad Si se encuentra de licencia, permiso o incapacidad

Vacaciones y gratificaciones Personal con vacaciones pendientes de disfrutar y que se le adeuda alguna remuneración que marque la ley.


50


5.1.10. PLANTILLA DE PERSONAL

FECHA ________________

ÁREA DE

ADSCRIPCIÓN

NOMBRE DEL

TRABAJADOR PLAZA

CLAVE

PRESUPUESTAL

SUELDO

MENSUAL

RÉGIMEN

LABORAL

HORARIO DE

TRABAJO

LICENCIA,

PERMISO O

INCAPACIDAD

VACACIONES Y

GRATIFICACIONES

PENDIENTE

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


51


5.1.11. SERVICIOS PERSONALES




Número Número del Catálogo de cuentas con que se identifica la cuenta de Egresos.

Concepto Nombre de la cuenta de Egresos.

Acumulado Saldo del 1 de Enero al 31 de Septiembre

Del mes Saldo del 1 al 30 de Septiembre

Acumulado hasta el mes Saldo al momento de la entrega.

Observaciones Alguna observación que se estime pertinente.


52


5.1.11.-SERVICIOS PERSONALES

FECHA _____________

NÚMERO CONCEPTO ACUMULADO AL 31 DE

SEPTIEMBRE

DEL 1 AL 30 DE

SEPTIEMBRE

ACUMULADO HASTA

EL MES

Sueldo de personal de base $ $ $

Sueldo de personal extraordinario

Suplencias o interinatos

Prima de Antigüedad

Compensación de horas extras

Compensación fija

Compensación al personal

Prima vacacional

Gratificaciones

Remuneraciones de servicios especiales

Honorarios profesionales

Viáticos

Gastos de representación

Total:

Observaciones:

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


53


5.1.12. RELACIÓN DE LIBROS Y MANUALES




Número progresivo Que le corresponda

Titulo de la obra Nombre de la obra

Libros Especificar si es libro

Manuales Especificar si es manual, instructivo o folleto

Cantidad Cuantos ejemplares hay

Autor Nombre del autor

Editorial Nombre de la editorial o de quién lo edito

Observaciones Alguna observación que se estime pertinente ejemplo: a quién se le presto


54


5.1.12. RELACIÓN DE LIBROS Y MANUALES FECHA ________________

No.

PROGRAMA TÍTULO DE LA OBRA LIBROS MANUALES CANTIDAD AUTOR EDITORIAL OBSERVACIONES

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


55


5.1.13. INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO




Número Que le corresponda

Titulo del expediente Nombre de la carpeta o expediente

Clave Del archivo o expediente

Estatus Especificar si es archivo activo o muerto

Ubicación física Departamento oficina escritorio, locker, archivero etc

Contenido Breve descripción del contenido del expediente

Observaciones Alguna observación que se estime pertinente ejemplo: a quién se le presto


56


5.1.13. INVENTARIO DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO

FECHA ________________

NÚMERO TITULO DEL

EXPEDIENTE CLAVE STATUS UBICACIÓN FÍSICA CONTENIDO

Observaciones:

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


57


5.1.14. DIRECTORIO DE EX FUNCIONARIOS




Nombre Completo

Cargo Que desempeño y el periodo

Domicilio Particular y para recibir notificaciones

Teléfono Especificar si es particular de oficina y celular

Observaciones Alguna observación que se estime pertinente para su localización


58


5.1.14. DIRECTORIO DE EX FUNCIONARIOS FECHA ________________

NOMBRE CARGO DESEMPEÑADO DOMICILIO TELÉFONOS

OBSERVACIONES PARTICULAR OFICINA CELULAR

ENTREGA: RECIBE:




TESTIGOS





________________________________________________


59

AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE JALISCO

Dr. Alonso Godoy Pelayo

Auditor Superior del Estado

RESPONSABLES DE LA EDICIÓN:

LAP. Salvador Díaz Lucas Director Técnico

L.C.P. J. Javier Villa Martínez Jefe de Departamento

L.A.E. Eleno Oregel Gómez Auditor

COLABORADORES:

LAP. María Guadalupe Mora Sánchez. Auditor

Lic. Ignacio González López Auditor

Rita Díaz Frías Analista

DIRECCIÓN TÉCNICA Departamento de Investigación Análisis Normatividad Técnica Av. Circunvalación Agustín Yáñez # 2343 Col. Moderna C.P. 44190 Guadalajara, Jalisco. México Tel. 3679-4500 www.asej.gob.mx

Documents

GUÍA TÉCNICA QUE CONTIENE LAS BASES DE LA … · Informe de Documentos ... administrativas y las responsabilidades de los principales integrantes que conforman