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Guia Tornar-se um fornecedor
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Índice
1. A evolução do portal de compras ..................................................... 3
1.1 O portal global de compras .......................................................................................................... 4
2. Cadastro no portal do fornecedor único .......................................... 5
2.1 Criação de usuário ......................................................................................................................... 5
2.2 Preenchimento do formulário de dados ..................................................................................... 7
3. Prospecção/qualificação .................................................................. 11
3.1 Seleção do grupo de produtos ................................................................................................... 11
3.2 Ativação solicitada ....................................................................................................................... 15
4. Definição de usuário principal ........................................................ 35
4.1 Aceite o regulamento de compras e defina o usuário principal ............................................ 35
4.2 Alteração do usuário principal.................................................................................................... 36
5. Definições de novo usuário ............................................................. 37
6. Gerenciamento de serviços eProcurement ..................................... 39
6.1 A gestão dos credenciamentos ................................................................................................. 39
6.2 Serviços com opções de adições (Sourcing, SAGA, Web-EDI) ........................................... 41
6.3 Gerenciamento de dados pessoais .......................................................................................... 44
7. Cadastro no portal do fornecedor múltiplo .................................. 47
7.1 Consórcios e associações .......................................................................................................... 47
7.2 Diretor de consórcio ou agente de associação ....................................................................... 47
7.3 Associado a consórcio ou presidente de associação de empresas .................................... 49
7.4 Outras obrigações do agente ..................................................................................................... 49
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1. A evolução do portal de compras
O portal de compras está passando por uma nova mudança e tornando-se uma ferramenta real de trabalho e
de supervisão, colocada pela Enel à disposição dos fornecedores.
Único local de acesso ao universo eProcurement do grupo Enel, o novo portal se baseia em três princípios
fundamentais:
Centralização do papel do fornecedor
Adoção de ferramentas informáticas inovadoras
Introdução de procedimentos claros válidos no mundo todo
O portal de compras garante ao fornecedor maior autonomia de decisão na administração dos próprios dados
pessoais e na utilização dos serviços eProcurement
Além disso, permite racionalizar as informações mediante o uso de ferramentas inovadoras, como:
» O "formulário de dados" da empresa
» O "vínculo" informático com os próprios usuários
» A diversificação dos perfis associados a eles
Todos os serviços eProcurement disponíveis no portal são regidos por um único código normativo: o
regulamento eProcurement.
As empresas poderão contar, também, com uma clara estrutura de categorias de produção válida para todas
as sociedades do grupo Enel.
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1.1 O portal global de compras
O portal global de compras é o único local de acesso para o cadastro de fornecedores e sua porta de entrada
para o mundo do Global Procurement Enel.
Com o cadastro global, qualquer fornecedor poderá gerenciar sua relação com qualquer sociedade do grupo
Enel por meio de um único cadastro.
Com essa nova opção, utilizando seu nome de usuário e senha únicos, o fornecedor poderá interagir com
todas as sociedades do grupo Enel através do painel global (chamado "myHome") e utilizar todos os serviços
disponíveis: responder convites para concursos, gerenciar seu processo de qualificação, visualizar seus
resultados no desempenho dos fornecedores e assim por diante.
Essa opção não está ativa somente para os novos fornecedores, mas também para fornecedores já
cadastrados em outros portais existentes.
O cadastro do fornecedor pelo portal global de compras é o primeiro passo obrigatório de qualquer tipo de
cooperação comercial com as sociedades do grupo Enel. O objetivo é disponibilizar os dados dos
fornecedores em todos os sistemas de fornecimento do grupo Enel.
O cadastramento é simples e rápido: o fornecedor deverá informar os dados de sua empresa, criar uma senha
e selecionar as sociedades do grupo Enel e os grupos de produtos de seu interesse.
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2. Cadastro no portal do fornecedor único
2.1 Criação de usuário
Para cadastrar corretamente uma empresa no Portal, é
necessário primeiramente que o usuário, que deve ser
NECESSARIAMENTE uma pessoa física, crie suas próprias
chaves de acesso (não é possível conectar diretamente o
UserID à empresa).
Para iniciar o cadastro, é necessário clicar no link "Registre-
se para ingressar aos serviços online" no campo de login
"Vendor Access".
Isso redirecionará o usuário à tela onde deverá inserir
seus dados e criar uma senha de acesso.
Para completar o cadastro, é necessário clicar em
"COMPLETA O REGISTRO"
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O cadastramento do usuário será concluído com o
envio de um e-mail de notificação ao endereço
informado pelo usuário, contendo o link de ativação
Após clicar no link de ativação presente no e-mail, é necessário clicar no botão "PROSSEGUE" e, em seguida,
efetuar o login com o endereço de e-mail e a senha para completar o cadastro.
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2.2 Preenchimento do formulário de dados
Concluída a criação do usuário, tem início a fase de preenchimento do formulário de dados, que permite
completar o cadastro da empresa no portal.
Se o usuário não preencher corretamente o formulário de dados, ainda que esteja cadastrado, não poderá
acessar os serviços eProcurement, mas apenas consultar os conteúdos informativos do portal.
O formulário "Adicionar dados" é subdividido em cinco seções:
1) Na primeira seção, é necessário preencher suas informações de contato (telefone, fax, e-mail).
2) Na seção "Dados Pessoais", é necessário fornecer os dados cadastrais e fiscais da empresa. A
quantidade mínima de informações a ser inserida na segunda seção varia de acordo com a opção
selecionada nos campos "Forma jurídica" e "País". Fornecedores colombianos e norte-americanos
(EUA e Canadá) deverão anexar ao cadastro alguns documentos obrigatórios clicando nos botões
correspondentes:
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3) Na terceira seção, é necessário preencher os dados relacionados à sede.
Caso o Número IVA inserido já conste nos arquivos da Enel, basta selecionar a empresa à qual o
usuário está associado a partir da lista que é automaticamente exibida
É possível adicionar outras sedes da empresa clicando no botão "Adicionar novo". Em seguida, clique
em "Avançar" para seguir para a próxima etapa.
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4) A seção "Outras Informações" permite acrescentar dados sobre a situação econômico-financeira da
empresa e informar o setor em que opera.
A seção "Tipo de Fornecedor" permite especificar o tipo de atividade realizada. Caso o tipo
especificado seja "Distribuidor comercial/agente comercial", será necessário informar os dados do
produtor.
Caso o cadastro seja concluído com o único intuito de poder emitir faturas com o serviço Web-EDI ou
caso se esteja realizando o cadastro como agente de uma associação temporária ou associado a um
consórcio de empresas, é necessário marcar a caixa no canto inferior direito.
5) A última seção resume as principais informações inseridas nas etapas anteriores.
Ao clicar em Enviar Dados, o cadastramento dos dados da empresa será finalizado e, a menos que a
caixa da tela anterior não tenha sido marcada, o usuário será direcionado para a seção de escolha
dos grupos de produtos para dar início ao processo de prospecção/qualificação. Além disso, um e-mail
de confirmação será enviado para o endereço especificado durante o preenchimento, explicando
como completar o cadastro no portal.
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O usuário é então redirecionado ao seu painel MyHome, onde a única seção compilada será a referente
aos dados cadastrais da empresa (em caso de cadastramento pela primeira vez).
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3. Prospecção/qualificação 3.1 Seleção do grupo de produtos
Para que uma empresa possa participar dos concursos divulgados pelas sociedades do grupo ENEL, além do
cadastro, também é necessário completar com sucesso um processo de prospecção/qualificação em pelo
menos um grupo de produtos.
Caso a empresa já esteja cadastrada e deseje
criar uma solicitação de prospecção/qualificação
para um novo grupo de produtos, basta clicar
em "Ativar nova solicitação" na seção
"Prospecção/Qualificação" no myHome.
Inicia-se o processo de
"prospecção/qualificação" com a seleção do(s)
grupo(s) de produto desejado(s), por meio da
lista completa ou do formulário de pesquisa.
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Na seção "Resultados da pesquisa", clique no
código do grupo de produtos para visualizar
informações detalhadas sobre o GP e
selecionar a sociedade do grupo Enel em qual
se tem interesse.
Dependendo da opção escolhida, terá início um processo de qualificação local ou prospecção. As exigências
mínimas de qualificação/prospecção variam de acordo com a sociedade escolhida.
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Caso o Grupo de Mercadorias seja de interesse internacional (Global), o grupo selecionado será considerado
estratégico a nível mundial e compartilhado por todas as unidades do Gobal Procurement da Enel. Em alguns casos
será possível indicar caso deseje continuar ou não com o processo de qualificação global, valido para todas as
empresas do Grupo Enel, ou eleger o processo de Scouting, limitado somente a uma empresa.
No caso de ativação de um processo de qualificação/prospecção para uma sociedade não Endesa, será
necessário definir se a solicitação será realizada como sociedade simples ou agente de associação temporária
de empresas. Clique em "Ativar Solicitação" para iniciar o processo de preenchimento do questionário; clique
em "Voltar" para retornar à tela de seleção do GP.
Em caso de processo duplo, continue normalmente com a ativação da solicitação: somente em um segundo
momento será necessário decidir entre a inicialização do processo de prospecção ou de qualificação.
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No caso de grupos de produtos de interesse internacional (Global), a candidatura para a qualificação inclui a
seleção da sociedade do grupo Enel à qual o fornecedor pretende prestar seus serviços. Selecione os países de
seu interesse, considerando as exigências técnicas.
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3.2 Ativação solicitada
A Prospecção é uma etapa do processo de qualificação obrigatória
para todos os grupos de produtos; por outro lado, a Qualificação é
exigida apenas para alguns deles.
Na Prospecção, são preenchidas algumas telas informativas em
relação às atividades predominantes da empresa, às referências de
trabalhos anteriores ou de fornecimentos realizados pela Enel ou
terceiros e às possíveis certificações obtidas por outros.
Na Qualificação, é preciso preencher outros campos e fornecer
informações mais detalhadas (mesmo que na forma de documentos
em anexo).
Nesse caso, uma equipe Enel responsável, após realizar uma
avaliação minuciosa das informações fornecidas pela empresa, dará
suas considerações sobre sua idoneidade.
Se a solicitação de Prospecção/Qualificação for bem-sucedida,
passa-se a fazer parte da lista de fornecedores qualificados, o que
permite ser convidado para os concursos divulgados pela Enel.
O número de telas presentes no questionário de Prospecção/Qualificação varia em função de alguns fatores
como, por exemplo, se a empresa for simples ou um consórcio/associação ou se se tratar de um grupo de
produtos somente de prospecção, somente de qualificação ou um grupo misto de prospecção/qualificação, o que
garante a seleção do caminho a ser adotado.
Para poder preencher o questionário, é necessário dar sua confirmação no processamento de dados.
O percentual de progresso permite avaliar o estado de completamento do questionário.
A legenda explica como é possível visualizar imediatamente o estado de preenchimento das fichas: As fichas
incompletas são identificadas por um pequeno retângulo vermelho, que se torna verde quando a ficha é
preenchida.
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Na primeira ficha, tela "Contato", devem ser inseridos os dados da pessoa física que representará a empresa
na a solicitação de Prospecção/Qualificação. É possível adicionar um novo contato ou deixar o mesmo contato
já associado ao usuário (opção padrão). Clique em "Salvar" e em "Avançar".
A tela Referências deverá ser preenchida com a lista de trabalhos/fornecimentos realizados pela empresa
para a Enel ou para terceiros nos últimos três anos e, opcionalmente, com o volume anual de vendas do grupo
de produtos relativo à solicitação. Ao clicar em "Adicionar novo", o usuário será direcionado para a tela de
inserção das referências.
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É necessário informar pelo menos uma referência para poder prosseguir com o preenchimento do questionário.
Também é possível excluir uma referência. Porém, para isso, é preciso que se tenha adicionado mais de uma.
Clique em "Salvar" e em "Avançar"
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A tela Certificações informa se o usuário possui ou não alguma certificação e de que tipo. As possíveis
certificações obtidas devem ser anexadas em formato eletrônico (PDF, JPG, PNG) à solicitação:
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A tela Consórcios-Associações estará disponível somente se tiver sido escolhida a opção de iniciar o
processo de prospecção/qualificação como agente de associação temporária de empresas ou diretor de
consórcio (para melhores informações sobre esta tela, veja a seção: 7. Cadastro no portal do fornecedor
múltiplo).
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Questionário de Sustentabilidade
Para a Enel é fundamental envolver ativamente os fornecedores para atingir os seus objetivos de
sustentabilidade, criando um valor compartilhado.
A Enel se afirmou como empresa de energia global investindo em renováveis e melhorando constantemente
os aspectos ambientais e sociais das suas atividades.
No geral, promovemos um uso circular dos recursos que possam combinar o crescimento econômico e o
progresso social, de acordo com os interesses dos comunidades locais.
O desempenho de nossos fornecedores, além de garantir o melhor padrão de qualidade, deve incluir a
utilização de práticas sempre atentas ao respeito dos direitos humanos e das condições de trabalho, de
saúde e segurança no trabalho, além de uma responsabilidade ambiental e ética consciente.
O novo questionário de sustentabilide, idealizado para verificar a aderência dos fornecedores Enel aos
princípios e as práticas acima indicados, está estruturado em três secções, que contêm perguntas relativas a
segurança no local de trabalho, aos princípios basicos de tutela ambiental e ao respeitar as leis relativas aos
direitos humanos.
O questionário é facultativo para todas as empresas, excepto para aquelas que se querem qualificar ou que
já têm qualificações ativas, para as quais é obrigatório.
O questionário é parte componente de todos os novos pedidos de qualificação, para ativa-lo caso não queira
ativar um novo pedido, é suficiente clicar no proprio botão na secção Scouting/Qualificação do myHome:
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A primeira ficha para preenchimento é dedicada a todos os direitos humanos. Após algumas perguntas de
carater geral (idade média dos trabalhadores, percentagem de mulheres na empresa, etc.), para as quais é
prevista uma resposta de caracter numérico:
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passamos depois a algumas perguntas mais específicas, geralmente ligadas a politicas/programas/ações da
empresa em relação a empregados e fornecedores, para as quais é prevista uma resposta selecionando no
menu:
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Em todas as três fichas do questionário (Direitos Humanos, Ambiente, Segurança), se escolhermos no menu
o valor “Sim”, muitas das vezes é necessário anexar um documento, para faze-lo é suficiente clicar no icon
dedicado:
Quando completa o preenchimento de cada ficha no questionário, essa tem de ser gravada, para poder
passar a seguinte:
A ficha Ambiente preve respostas de carater numérico como respostas escolhidas no menu. Dependendo da
resposta, pode ser necessário o upload de documentos. Como no caso da ficha anterior é possível carregar a
documentação solicitada clicando no icon dedicado:
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Na ficha segurança são pedidos alguns dados numéricos e previsto que o fornecedor carregue alguns
documentos. Na pergunta número 9, é necessario descarregar um modelo que depois tem de ser carregado
após preenchimento:
Clicando uma última vez em “guarde”, termina o Questionário de Sustentabilidade e é possível passar a ficha
seguinte, a ficha relativa a Documentação:
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Na tela Documentação, é possível anexar documentos que sejam úteis para a avaliação da solicitação. Porém,
para certos grupos de produtos, será exigido documentação técnica.
Caso um grupo de produtos somente de prospecção tenha sido selecionado (ou, em caso de grupo misto de
prospecção/qualificação, o processo de prospecção tenha sido escolhido), o questionário estará concluído:
Após enviar o questionário, é preciso aguardar a aprovação da solicitação pela equipe encarregada. Esta será
informada via correio eletrônico no e-mail do usuário que preencheu o questionário.
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Uma vez aprovada a solicitação de Prospecção, o fornecedor poderá observar que o estado da solicitação será
exibido como "Cadastrado" ao entrar no MyHome. Será possível:
Visualizar (mas não editar) as informações adicionadas ao questionário, clicando em "Visualizar
questionário";
Alterar o usuário associado a uma solicitação específica, selecionando a opção "Alteração de contato" no
menu "Solicitações gerais";
Estender a solicitação de prospecção para um grupo de produtos a outro país, selecionando a opção
"Company Qualification Extension" no menu "Solicitações gerais", na seção Prospecção/Qualificação do
myHome. Essa opção estará disponível tanto para solicitações de Prospecção como de Qualificação,
mas somente exibida a confirmação do estado da solicitação ("Cadastrado", "Envio RFQ" ou outros).
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Após selecionar "Company Qualification Extension" e clicar em "Ativar nova solicitação", uma caixa de
seleção é aberta, onde será possível selecionar a sociedade para a qual será endereçada a extensão da
solicitação de prospecção/qualificação.
Será preciso preencher novamente certas telas do questionário, mas alguns campos já estarão
automaticamente preenchidos de acordo com o que foi adicionado à solicitação de prospecção/qualificação.
N.B. Em caso de ativação de um processo de qualificação/prospecção para uma sociedade do grupo em
Espanha, Portugal e América Latina e o processo selecionado for de Qualificação, será exibido um convite
para completar o processo de qualificação no Repro: clique no link correspondente.
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No entanto, se o grupo de produtos selecionado for misto Prospecção/Qualificação, será necessário especificar
qual o processo desejado antes de enviar o questionário:
Selecionando "Qualificação" após a análise dos dados e dos documentos anexados ao questionário, o fornecedor
aprovado receberá um e-mail convidando-a a prosseguir com o preenchimento da ficha "Transferência" (Taxa de
solicitação), que estará disponível apenas se especificado no anúncio de qualificação publicado pelo Jornal Oficial
da União Europeia (JOUE):
Ao entrar no myHome, o fornecedor poderá continuar com o procedimento clicando em "Efetuar transferência"
(caso não esteja especificado o pagamento da transferência, será exibido "concluir questionário"):
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Para a visualização da tela "Transferência" (ou "Taxa de solicitação"), que deve ser preenchida completamente:
Assim, somente nos casos especificados, o fornecedor deverá enviar uma quantia de:
1500 euros mais IVA em caso de primeira qualificação ou em caso de agente de associação de empresas
ou diretor de consórcio
1000 euros mais IVA em caso de segunda qualificação em diante ou em caso de presidente de associação
de empresas ou associado a consórcio
Na tela Transferência, deverá ser anexado o comprovante de pagamento em formato eletrônico (PDF ou JPG) e
deverão ser especificados os dados para rastreamento do pagamento (CRO ou TRN).
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A tela "Unidades operacionais" lista as unidades da empresa e suas características e deverá ser preenchida com
pelo menos uma unidade operativa:
Como unidade operacional primária, a tela importará o endereço definido anteriormente como sede. Caso se trate
de uma única unidade, bastará informar o tipo (sede comercial, sede de produção) e especificar a natureza das
atividades realizadas:
Agora a unidade será exibida na lista. Em caso de diversas unidades, o processo deverá ser repetido clicando
novamente em "adicionar novo". Caso contrário, basta clicar em "avançar".
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Na tela Dados técnicos econômicos", será preciso informar o documento contábil de referência, o mês do
fechamento contábil e o ano do último orçamento. Por ano do último orçamento, entende-se o orçamento fechado
em qualquer data do ano indicado no campo. Por exemplo, orçamento 2013 seria o orçamento fechado em 31 de
dezembro de 2013, mas também qualquer orçamento fechado em outra data (ex.: 31 de março de 2013, 30 de
junho de 2013, 30 de setembro de 2013):
Para cada ano, certas informações numéricas deverão ser informadas, bem como a distribuição percentual das
receitas para clientes nos últimos três anos (apenas se a data de formação da sociedade for anterior a três anos,
evidentemente; caso contrário, insira os dados a partir da data de formação):
Após inserir esses dados, clique em "Salvar".
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Por fim, será necessário inserir a distribuição de receitas referente ao grupo de produtos para o qual foi feita a
solicitação (valor absoluto), sempre em relação ao mesmo período:
O total dos valores declarados para cada grupo de produtos não deve, de forma alguma, exceder o valor líquido
das receitas anuais declaradas.
Ao clicar em "Avançar", a tela atual será salva e o usuário será direcionado à próxima.
ATENÇÃO: As informações referentes ao documento e ao período de fechamento contábil não poderão ser
alteradas após o salvamento. Por esse motivo, o sistema permite uma última oportunidade de alteração:
Uma vez confirmado com OK, os dados não poderão mais ser alterados.
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Na última tela, Tela Documentação, deverão ser anexados todos os documentos exigidos para que a solicitação
seja aceita:
Em certos casos, poderá ser necessário baixar modelos de documento , preenchê-los e carregá-los
novamente .
Os documentos obrigatórios são todos aqueles identificados com um triângulo amarelo
Anexe todos os documentos solicitados, prestando atenção onde está presente o template (arquivo para baixar e
preencher) e lembrando-se de salvá-lo primeiro no PC e depois carregá-lo devidamente preenchido; um sinal de
verificação será exibido para confirmar o carregamento:
Já a lente de aumento indica a possibilidade de visualizar o documento carregado.
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Após anexar todos os documentos solicitados, chega-se ao final do questionário, que poderá, então, ser enviado
para aprovação:
Basta, agora, aguardar a aprovação da Enel:
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4. Definição de usuário principal
4.1 Aceite o regulamento de compras e defina o usuário principal
Para poder utilizar os serviços oferecidos pelo portal de compras, além de realizar o cadastramento, é necessário
aceitar o regulamento eProcurement.
A aceitação ocorre ao acessar a seção "Usuário Master" presente no MyHome e, em seguida, marcar as duas
caixas de verificação, declarando ter lido e estar de acordo com as cláusulas do regulamento eProcurement.
O usuário principal deve aceitar o regulamento em nome da empresa cujo cadastramento está sendo realizado.
O usuário principal é o gerenciador das habilitações. Isto é, o usuário responsável por gerenciar as habilitações
aos serviços eProcurement em relação a todos os usuários (inclusive ele mesmo) associados ao formulário de
dados da empresa.
Após as avaliações do caso, será enviado um e-mail de
confirmação de habilitação.
Uma vez recebidos a confirmação de habilitação do
usuário principal e o aviso de conclusão do processo de
prospecção ou da primeira fase de qualificação, o
usuário estará automaticamente habilitado para o
sistema de concursos "Sourcing Gare". Se na fase de
escolha da sociedade durante a solicitação de
prospecção/qualificação se tenha escolhido uma
sociedade da área da Endesa, também estará disponível
a habilitação para o sistema SAGA.
A aceitação do regulamento do eProcurement deve ser
realizada uma única vez, exceto no caso em que o
usuário principal seja alterado.
Observação
Após realizar o Login, será possível:
a) gerenciar o próprio perfil;
b) acessar as funções Us.Principal (link visível somente para o usuário principal);
c) acessar as funções de gerenciamento de
dados (link visível somente mediante
habilitação).
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4.2 Alteração do usuário principal
É possível alterar o usuário principal associado à ficha de dados da empresa.
A alteração pode ser solicitada exclusivamente pelo usuário principal "responsável" através do link na seção
"Usuário Master" do myHome.
O novo usuário designado será convidado a aceitar o regulamento eProcurement (veja seç.4.1).
Após a aceitação do regulamento, o novo usuário terá acesso às funções de usuário principal, que serão
desabilitadas para o usuário antigo.
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5. Definições de novo usuário
Caso queira variar as tarefas relacionadas a diversos serviços do portal de Compras (ex.: gerenciamento de dados
pessoais, acesso aos concursos online, acesso ao sistema de qualificação etc.), será possível adicionar usuários.
Para adicionar um novo usuário, é necessário que realizar um novo cadastro, escolhendo um novo nome de
usuário e uma nova senha que o identifiquem de forma única. A proposta de "associação" com os dados cadastrais
da empresa é exibida pelo sistema cada vez que um usuário novo é adicionado.
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Após criar um novo usuário, caso o Número IVA já esteja presente nos registros da Enel, bastará selecionar a partir
da lista exibida a empresa à qual o usuário deve ser associadona etapa de preenchimento.
Selecione a empresa sugerida e clique em "Avançar". Uma vez selecionada a empresa, sua ficha de dados será
exibida resumidamente.
O processo de associação é concluído ao salvar
os dados inseridos, clicando em "Enviar dados".
Uma mensagem de confirmação será exibida,
redirecionando o usuário à seção do portal onde
estão presentes os dados cadastrais de sua
empresa.
Ao mesmo tempo, será enviado um e-mail ao
endereço do contato principal da empresa,
informando-lhe que um novo usuário foi
cadastrado no portal global de compras utilizando
os dados fiscais da empresa.
Por meio desse processo de "associação", toda
empresa poderá criar e administrar diversos
usuários, todos "atrelados" à sua própria ficha de
dados.
Observação
Após registrar sua equipe de usuários, o portal realiza uma verificação dos dados fiscais da empresa e, se encontrar, sugere ao usuário uma ficha de dados previamente adicionada. É importante observar se a ficha de dados sugerida realmente é a da empresa e, em caso afirmativo, clique em "Selecionar". Caso a ficha de dados sugerida não seja a da empresa, clique em "Voltar ao cadastro" na janela de "Associação usuário-dados" para conferir a precisão dos dados inseridos e, se for o caso, alterá-los.
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6. Gerenciamento de serviços eProcurement
6.1 A gestão dos credenciamentos
Para habilitar um usuário a um serviço, o usuário principal deverá acessar a opção gestão de
credenciamentos. Credenciar um usuário a um serviço significa conceder-lhe a habilitação para acessar este
serviço.
Para acessar a gestão de credenciamentos a partir do myHome, o usuário principal deverá clicar no botão
"Funções de Usuário Principal".
Observação
Os principais serviços eProcurement credenciáveis são:
• Prospecção/Qualificação para o gerenciamento online do procedimento de qualificação;
• Sourcing Gare para a participação nos concursos divulgados pela Enel;
• Gerenciamento de dados para a alteração dos dados cadastrais da empresa;
• Web EDI para a transferência em formato eletrônico de documentos comerciais.
Se uma sociedade da área da Endesa tenha sido escolhida na fase de escolha da sociedade
durante a solicitação de prospecção/qualificação, também será possível solicitar a habilitação
para o serviço:
• SAGA, para faturamento, gerenciamento de contratos e participação em concursos divulgados pela Endesa;
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Na janela "Lista de usuários", o usuário principal encontrará todos os usuários associados à Ficha de Dados.
A partir dessa janela, o usuário principal poderá gerenciar as habilitações de cada usuário clicando no ícone
"Habilitar Serviços" ou alterar os dados cadastrais do usuário clicando em "Alterar Dados".
Na tela "Habilitações do Usuário", é possível selecionar na coluna "Habilitar" todos os serviços para os quais
se deseja habilitar o usuário. Para certos tipos de credenciamento (SAGA, Web-EDI, Sourcing Gare), é
preciso realizar adições.
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6.2 Serviços com opções de adições (Sourcing, SAGA, Web-EDI)
6.2.1 Serviço Sourcing Gare
É possível habilitar um usuário para o serviço Sourcing Gare selecionando a opção "Sourcing Gare" na
tabela de "Gestão de credenciamentos". O usuário principal deverá selecionar na coluna "Grupos de
produtos" aquele para o qual deseja conceder a habilitação e clicar no botão "Adicionar Grupo de produtos".
O grupo de produtos será movido para a coluna da direita "Grupos de produtos selecionados". Clique em
"Salvar" para prosseguir para as alterações.
Se o procedimento tiver sido realizado corretamente, o sistema adicionará o serviço Sourcing Gare à "Lista
de serviços" referente ao usuário gerenciado.
Uma vez habilitado, para participar de um concurso para o qual se foi convocado por meio do sistema
Sourcing, clique em "Participar do concurso" ou diretamente no código correspondente presente na lista de
concursos, na seção de Sourcing na página myHome.
Observação
Na seleção de habilitações para o serviço Sourcing Gare, a tabela da esquerda contém apenas os Grupos
de produtos para os quais o fornecedor realizou com sucesso o processo de Prospecção/Qualificação.
Resumidamente, o usuário principal poderá habilitar um usuário para o serviço Sourcing Gare em um
determinado grupo de produtos somente se o fornecedor tiver completado com sucesso o processo de
Prospecção/Qualificação.
O contato principal pode habilitar um usuário para o serviço "Sourcing Gare", mas não pode retirar a
habilitação concedida. Para fazer isso, deverá enviar uma solicitação detalhada de suspensão via correio
eletrônico para o endereço: [email protected]
Em caso de convocação para um concurso:
Atenção: O sistema SAGA e o serviço Sourcing Gare são dois sistemas diferentes e independentes. Para
saber qual dos dois utilizar no caso específico, verifique o e-mail de convocação para o concurso.
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6.2.2 Serviço SAGA
A habilitação para SAGA só é possível para fornecedores que, na fase de seleção da sociedade do grupo
Enel, tiverem selecionado Endesa (Espanha e Portugal).
O botão "Adicionar" permite solicitar a habilitação para o serviço.
Ao clicar em "Adicionar", é possível especificar para quais opções do sistema SAGA (concursos,
faturamento, gerenciamento de contratos etc.) se quiser solicitar a habilitação.
Após realizada a solicitação de habilitação e especificadas as modalidades, é necessário aguardar a
aceitação da equipe responsável.
Quando a habilitação estiver ativada para todos os efeitos, basta clicar no botão "Acessar" na seção SAGA
da página myHome para entrar no sistema SAGA.
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6.2.3 Serviço Web-EDI
Web-EDI é o serviço de compartilhamento eletrônico de documentos entre a Enel e seus fornecedores, com
foco em faturamento. Ao clicar em "Adicionar", deve-se especificar qual o perfil de habilitação selecionado.
Para faturamento, por exemplo, é necessário selecionar: "Administrativo"
Observação
O serviço de faturamento por meio do Web-EDI e o serviço de mesmo nome dentro do sistema SAGA são
diferentes e independentes: O Web-EDI é responsável pelo faturamento para as sociedades do grupo Enel
COM EXCEÇÃO daquelas da área da Endesa, para as quais é utilizado o sistema SAGA.
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6.3 Gerenciamento de dados pessoais
Caso exista a necessidade de alterar os dados cadastrais da empresa inseridos anteriormente no processo
de cadastramento, pode-se utilizar a opção "Alterar dados pessoais", dentro da seção "Dados pessoais" no
myHome.
A opção "Alterar dados pessoais" estará disponível somente mediante aceitação do regulamento
eProcurement pelo fornecedor.
A alteração dos dados cadastrais pode ser realizada pelo usuário "Gerenciador dos dados pessoais",
designado pelo usuário principal com a tarefa de propor alterações nos dados cadastrais e fiscais inseridos
na ficha do fornecedor.
O gerenciador de dados executa somente "propostas de alteração", ao passo que, é necessária a aprovação
da equipe Enel para efetivar as modificações.
Caso a proposta surja a partir de um evento societário (ex.: concessão de setor da empresa, fusão etc.), é
obrigatório especificar o tipo de evento e fornecer a documentação correspondente.
Ao clicar no botão "Alterar dados pessoais", será exibida a tela "Proposta de atualização de dados", que
contém quatro seções: Dados pessoais, sedes, outras informações e anexos AU. De acordo com o motivo
pelo qual se propõe a atualização, será autorizado o acesso às diversas seções e à alteração dos dados em
questão.
Em seguida, o usuário poderá realizar as alterações desejadas que deverão condizer com o motivo
selecionado.
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Após especificar o motivo e inserir as alterações desejadas, na seção "Anexos AU" é necessário carregar os
documentos necessários para a solicitação de alteração.
Os documentos a serem carregados poderão variar dependendo do motivo selecionado na tela anterior
(formulário de dados pessoais).
Após concluído o carregamento de todos os documentos exigidos, o botão "Anexar" é substituído por três
ícones: , sendo o primeiro para exibir o arquivo carregado, o segundo para substituí-lo e o terceiro
para removê-lo.
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Caso não se tenham todos os documentos exigidos neste momento, será possível salvar as informações
inseridas e acessá-la posteriormente para carregar os documentos que estiverem faltando.
Após adicionar todos os documentos exigidos, para concluir a solicitação de alteração, basta clicar em
"Confirmar". Após enviar a solicitação de alteração dos dados, não será possível realizar uma nova
alteração até que a solicitação atual seja aprovada ou rejeitada pela Enel.
Durante o período de espera pela aprovação da solicitação, o botão "Alterar dados pessoais" na seção "Dados
pessoais" do myHome será substituído pelo botão "Visualizar dados pessoais". Ao clicar nesse botão, será
possível analisar o conteúdo da solicitação de alteração em modo somente leitura.
A possível aprovação do pedido de alteração será informada via correio eletrônico ao endereço do contato
(ou usuário) que realizou a solicitação.
Uma vez que a solicitação tiver sido aprovada ou rejeitada pela Enel, o botão "alterar dados pessoais"
reaparecerá na seção "Dados pessoais" e a função estará ativa novamente.
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7. Cadastro no portal do fornecedor múltiplo
7.1 Consórcios e associações
Para criar um consórcio ou uma associação temporária de empresas no portal, é necessário que todas as
empresas integrantes estejam devidamente cadastradas no portal. O processo de cadastro é o mesmo realizado
para fornecedor único.
7.2 Diretor de consórcio ou agente de associação
Para ativar um cadastro como diretor de um consórcio ou agente de uma associação de empresas, é necessário:
Criar seu usuário;
Preencher a ficha de dados do fornecedor
Aceitar o regulamento eProcurement
Ativar um procedimento de prospecção/qualificação como "Agente de Associação de Empresas" na etapa
de seleção do grupo de produtos
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Durante o preenchimento do questionário, será necessário preencher também a ficha "Consórcios -
Associações". Primeiramente, é preciso fazer o upload do estatuto/contrato de associação e adicionar os
associados/agentes em "Adicionar novo". Nesta etapa, também é possível remover da qualificação uma das
empresas pertencentes ao consórcio ou à associação.
Para cada uma das empresas integrantes da
associação/do consórcio, é necessário
preencher os dados exigidos, verificar se o Nº
IVA a ser adicionado já consta no portal de
Compras e clicar em "Salvar".
Após clicar em "Salvar", é possível enviar um
e-mail ao responsável clicando em "Enviar e-
mail".
Finalmente, clique outra vez em "Salvar".
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7.3 Associado a consórcio ou presidente de associação de empresas
Para preencher corretamente o cadastro de um consórcio ou de
uma associação de empresas, o associado ou presidente deve
primeiramente (caso ainda não esteja cadastrado) se cadastrar
como fornecedor no portal de compras, tomando cuidado para
NÃO INICIAR NENHUM PROCEDIMENTO DE
PROSPECÇÃO/QUALIFICAÇÃO.
Uma vez cadastrado, clique no link presente no e-mail enviado
pelo agente ou diretor e dê continuidade ao processo de
prospecção/qualificação em questão.
7.4 Outras obrigações do agente
Exclusivamente no caso de associação de empresas, após a aprovação do procedimento de
prospecção/qualificação pela equipe Enel responsável, será criado automaticamente um novo nome de usuário e
uma nova senha de identificação da associação temporária de empresas recém-criada e uma notificação será
enviada ao agente por e-mail.
O agente deverá, então, utilizar as credenciais recebidas para acessar o sistema e aceitar o regulamento
eProcurement.
Daí em diante, as novas credenciais deverão ser utilizadas somente para a participação em possíveis concursos
para os quais a associação for convocada.
Observação
É possível assumir o papel de associado ou presidente mesmo já sendo fornecedor único devidamente cadastrado no portal.
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Resumo
Novo fornecedor
O portal de compras permite que o fornecedor gerencie seus dados pessoais e acesse diversos serviços. Para
utilizar os serviços eProcurement, é necessário:
» Acessar o portal e digitar nome de usuário e senha ou, caso ainda não se esteja cadastrado, inserir seus
dados pessoais e criar a chave de acesso;
» Preencher corretamente a ficha de dados.
» Concluir o procedimento de "Prospecção/Qualificação para ser adicionado à lista de fornecedores e
poder participar de concursos de fornecimento divulgados pela Enel.
Atenção: é indispensável concluir corretamente o procedimento de "Prospecção/Qualificação". Ao final do
cadastramento, é necessário aceitar o regulamento eProcurement e definir o usuário "principal".
Fornecedor existente
É possível criar outros usuários para uma mesma empresa. Cada novo usuário de um fornecedor já
cadastrado no portal deverá se cadastrar e se associar à ficha de dados existente, que será sugerida
automaticamente pelo sistema com os dados já preenchidos da empresa.
O fornecedor só poderá acessar os serviços eProcurement se tiver aceitado o regulamento eProcurement, se
um dos usuários já tiver sido definido como principal, se o procedimento de Prospecção/Qualificação tiver sido
realizado e se a Enel tiver dado uma avaliação positiva em relação ao grupo de produtos selecionado.
Representante
É possível que vários fornecedores sejam gerenciados por um único representante.
Se o representante de vários fornecedores desejar se cadastrar no portal e administrar mais de uma empresa,
deverá cadastrar e criar o mesmo número de usuários que o número de empresas que representa. Isso
ocorre porque cada usuário com sua própria chave de acesso pode ser associado a apenas uma ficha de
dados.
Após se cadastrar, para obter os credenciamentos para os serviços eProcurement o representante deverá ser
definido como principal pelas empresas que representa ou solicitar diretamente ao Usuário Principal de cada
empresa a habilitação para serviços eProcurement individuais.
Se o representante já estiver cadastrado, deve entrar em contato com o Help Desk da Enel, que o ajudará a
executar todas as operações necessárias.
Associação de empresas
O agente deverá:
1. Fazer o login;
2. Criar a solicitação de Prospecção/Qualificação indicando quais agentes farão parte da associação
(agentes que deverão estar previamente cadastrados no portal de compras);
3. Selecionar "Enviar questionário" para enviar a solicitação de Prospecção/Qualificação para aprovação
pela equipe encarregada.
Informações
Para qualquer problema ou dúvida, por favor consulte a seção contatos do Portal.
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