Rafforzare la sostenibilità nelle catene di approvvigionamento globali

Guida al QuestionarioAutovalutativo Sedex (SAQ)

Version 1.1, Febbraio 2020

Sedex è tra i principali fornitori al mondo di servizi rivolti all’eticità e alla sostenibilità aziendale, che lavora per migliorare le condizioni di lavoro nelle catene di approvvigionamento globali. Forniamo strumenti pratici, servizi e una rete estesa di comunità per aiutare le aziende a migliorare le loro pratiche di responsabilità e socialità d’impresa, nonché supportarle nell’individuare fonti di approvvigionamento sostenibili.

A cosa serve questo documento?

• Come trovare il SAQ in Sedex Advance

• Consigli utili per aiutarti a completare il tuo

SAQ

• Quali informazioni sono necessarie per

completare ciascuna delle sezioni del SAQ

• Quanto tempo impiegherai a completarlo

• Come inoltrare il tuo SAQ

• Cosa succederà dopo l’inoltro del tuo SAQ

Guida al SAQ sedexglobal.com

Alternativamente, se desideri visualizzare le instruzioni step-by-step direttamente sullaPiattaforma: accedi Sedex e-Learning e cliccasull’opzione ‘Training & Resources’, dopodichèinserisci una tra le seguenti voci:

• Completing the SAQ;

• Creating sites; or

• Viewing/editing site details

Contenuti

1. Panoramica sul SAQ

2. Vantaggi per i Membri di Sedex

3. Qual’è il contenuto del SAQ?

4. Dove trovare il SAQ in Sedex Advance

5. I diversi possibili stati del SAQ

6. Come completare il SAQ

7. Diverse opzioni di risposta previste dal SAQ

8. Quali informazioni sono richieste

9. Quanto tempo dovresti impiegare nel completare il SAQ

10. Come completare ed inoltare il tuo SAQ

11. Cosa succeder à dopo l’inoltro del SAQ

12. Aggiornamento del SAQ

13. Consigli utili nel completamento del SAQ

14. Il SAQ come parte del tuo percorso di miglioramento

etico e sostenibile

15. Risorse aggiuntive

Guida al SAQ sedexglobal.com

Panoramica sul SAQ

• Set di domande che raccolgonoinformazioni sul profilo della forzalavoro e sui sistemi di gestioneimplementati all’interno dell’azienda;

• Opportunità, per i siti che avrannocompletato il proprio SAQ, di condurreanalisi sui loro rendimenti e mettere in atto miglioramenti continui;

• Supportare gli utenti nellapreparazione di un Audit Etico, come lo SMETA Audit.

Vantaggi per i Membri di Sedex

Guida al SAQ sedexglobal.com

Qual’è il contenuto del SAQ?

Guida al SAQ sedexglobal.com

Numero di domande nel SAQ

Fornitore di Beni

Fornitore di Servizi

Agente Agenzia di Lavoro

Massimo 329 318 68 184

Minimo 84 78 16 48

Struttura del SAQ

1. Informazioni sulla tua attività

2. Politiche e RisorseRisorse applicate al personale, politiche rilevanti implementate

3. ProcessiPolitiche delle Risorse Umane, struttura del business, certificazioni &

standards adotatti

4. Monitoraggio ed Acquisizione di datiCollezionamento di dati and monitoraggio dei cambiamenti nel tempo

5. Formazione e Miglioramento

6. Gestione della catena di approvvigionamento (Fornitori e subappaltatori)

• Il numero di domande alle qualidovrai rispondere dipenderanno dal tuo tipo di attività

• Alcune domande si “genereranno” in base alle tue risposte

• Il Questionario SAQ è strutturato secondo un approccio noto come “Management SystemsApproach”.

• Le domande sono categorizzate per riflettere unaprogressione logica che parte dalle informazionisul profilo dei lavoratori e passa attraverso ilmonitoraggio e l’acquisizione interna di dati, lo svolgimento di training e programmi di miglioramento.

• Tooltips sono presenti lungo tutto il SAQ. Questiincludono guide e definizioni utili per completare le domande

Dove trovare il SAQ in Sedex Advance

Step 1: Login

Una volta effettuato il login, clicca sull’iconaSedex Advance > Company > My Company

Guida al SAQ sedexglobal.com

Step 2: Crea o aggiorna le informazioni del tuo Sito

Avrai bisogno di avere almeno un sito creato. Se non sai come crearlo puoi visitare la sezione E-learning o

contattare il nostro Helpdesk helpdesk@sedexglobal.com. Tutti gli utenti esistenti

dovranno aggiornare le informazioni del loro Sito prima di poter completare il nuovo SAQ.

Dove trovare il SAQ in Sedex Advance

Step 4: Completa il Questionario

Clicca sul pulsante ‘Complete Self-Assessment Questionnaire’ per iniziare a lavorare attraverso le diverse sezioni del SAQ. Una

volta completato, visualizzerai l’opzione per inoltrare (‘Submit’) le tue riposte.

Guida al SAQ sedexglobal.com

Step 3: Trova il Questionario

Una volta che il tuo sito è stato creato, sotto la voce‘Site Information’, Colonna ‘Action’, troverai il pulsante

Site Questionnaire

Diversi Status del SAQ

Status 1: Not Started (Non Iniziato)

• SAQ è allo 0% di completamento

Status 2: In Progress (In Progresso)

• Il fornitore sta lavorando al completamentodel SAQ. Il SAQ potrebbe aver raggiunto il100% di completamento ma il fornitore non ha ancora confermato che quelle sono le risposte ‘finali’. Le risposte dovrebberoessere salvate dal fornitore ogni volta per effettuare aggiornamenti sul questionario.

sedexglobal.comGuida al SAQ 10

Status 3: Submitted (Inoltrato)• Il fornitore ha inoltrato il set di domande, confermando al cliente il completamento del questionario. Ogni

volta che il questionario è inoltrato, questo set di domande verrà salvato per permettere a Sedex ditracciare ed evidenziare gli aggiornamenti che avverranno nel corso del tempo.

Nella pagina iniziale del SAQ è adesso presente un pulsante (‘Status’) che mostra i diversi possibili status del SAQ. Questo indicherà al cliente se il proprio fornitore avrà o meno iniziato a compilare il SAQ, se ci stalavorando, o se l’ha completato al meglio delle sue possibilità.

Come completare il SAQ

Guida al SAQ sedexglobal.com

Ci sono 6 possibili tipi di risposta nel Questionario SAQ:

Risposta singola= Seleziona una un’opzione tra quelle disponibili.Risposta multipla= Seleziona tutte le opzioni applicabili. Testo libero= Inserisci liberamente la tua risposta. Se selezioni la risposta ‘Altro’ ti verrà sempre richiesto di inserire, tramite unaapposito spazio, una risposta breve.Risposta numerica= Entra valori numerici per domande relative a salari, ore lavorative e percentuali.Caricamento di documenti= Carica documenti e certificazioni come supporto alle tue risposte. Tabelle= Completa l’inserimento di dati utilizzando il formato Tabella.

Quante domande ci sono nel SAQ?Il numero finale di domande dipende dal tipo di attività . Domande aggiuntive potrebbero poi essere elaborate a seconda delle tue risposte fornite in quelle precedenti. Ad esempio, se fornisci dormitori ai tuo lavoratori, le domandeaggiuntive riguarderanno le tipologie di strutture offerte e la tipologia di lavoratori ai quali sono destinati.

Chi dovrebbe completare il SAQ?Potresti avere bisogno dell’aiuto di diversi dipartimenti all’interno della tua azienda per il completamento del SAQ. Avrai bisogno di informazioni da persone che gestiscono la sfera delle Risorse Umane, Salute e Sicurezza, Finance, sostenibilità e attività di approvvigionamento. Potrai sempre salvare il tuo progresso mentre aspetti di ottenere le informazioni dai tuoi colleghi.

Opzioni di risposta all’interno del SAQRisposta ‘Non lo so’• Questa opzione è stata inclusa per evitare che le risposte venissero lasciate in bianco.

Rispondendo ‘Non lo so’ indicherà al tuo cliente che ulteriore supporto potrebbe essere necessario.• Se stai rispondendo ad una domanda che non offre questa opzione, ti consigliamo di provare a

rispondere al meglio delle tue abilità. Se non puoi trovare una risposta appropriata, allora questadomanda puó essere lasciata in bianco.

• Consigliamo di selezionare questa risposta soltanto quando non è possibile fornire qualsiasi altrarisposta.

Risposta ‘Altro’• Questa opzione ti consente di fornire ulteriori informazioni ai tuoi clienti nel caso in cui non ci sono

opzioni di risposta applicabili.

Risposta‘0’• Quando rispondi a domande riguardanti il numero dei dipendenti, devi inserire il numero ‘0’ se non ci

sono lavoratori da inserire. Non lasciare la risposta in bianco.

Guida al SAQ sedexglobal.com

Quali informazioni sono necessarie per completare il SAQ

Guida al SAQ sedexglobal.com

Dati sulle Risorse Umane

Perché sono richiesti? Capire come i dipendenti sono retribuiti, se stanno ricevendo un equo salario, da dove provengono i lavoratori stranieri e se lavoratori interinali sono utilizzati per supportare la produzione. Cosa includono? Stipendi, Ore lavorative, Uso di Agenzie per il Lavoro, Nazionalità dei Lavoratori, Tipologia di Contratti, Costi di selezionamento del personale.Preparazione: Avrai bisogno di lavorare a stretto contatto con il dipartimento di Risorse Umane per accedere airegistri di buste paga, ore lavorate, dati sulla tipologia di contratti e sulle diverse nazionalità dei lavoratori, nonchésull’intero processo di selezionamento del personale.

Dettagli sul Sito Produttivo

Perché sono richiesti? Capire come il sito è strutturato, come viene utilizzato, quali strutture sono disponibili e chetipo di alloggi sono forniti ai dipendenti. Cosa includono? Informazioni sulle diverse strutture aziendali, Procedure, CertificazioniPreparazione: Potresti aver bisogno di parlare con coloro che gestiscono le diverse strutture aziendali ed ildipartimento di Risorse Umane. Avrai bisogno di accedere a procedure interne e certificazioni, nonchéinformazioni su quali strutture sono disponibili e che tipo di alloggi sono forniti ai dipendenti.

Dati sui Processi

Perché sono richiesti? Analizzare i differenti processi messi in attodall’azienda in maniere tale da gestire l’impatto che questi hanno sui dipendenti e l’ambiente che ci circonda. Cosa includono? Valutazione dei rischi, coinvolgimento dei lavoratoritramite i diversi sindacati, impatto sull’ambiente, supply chain management, certificazioniPreparazione: Copia di tutte le certificazioni ottenute, capire i processi di valutazione del rischio per lavoratori e fornitori, conoscenza deimeccanismi di reclamo da parte dei lavoratori, nonché l’impattoambientale dei propri siti produttivi e come i propri fornitori sono gestiti.

Informazioni sui miglioramenti

Guida al SAQ sedexglobal.com

Perché sono richieste? Un’opportunit à per mostrare ai tuoi clienti il lavoro che stai svolgendo per migliorare le condizioni dei tuoi lavoratori. Cosa includono? Training condotti, futuri progetti di miglioramento, dati catturati attraverso i KPIs.Preparazione: Identificare a quanti lavoratori sono stati effettuati i training sui vari programmi e processi implementatidalla tua azienda, dettagliate informazioni sull’elaborazione di futuri progetti di miglioramento, unione di tutti i daticollezionati relativi alla performance del sito/azienda.

Quali informazioni sono necessarie per completare il SAQ

Guida al SAQ sedexglobal.com

Dati specifici sul genere dei lavoratori

Perché sono richiesti? Abilitare le organizzazioninell’identificazione di disparità di genere è limitato dallamancanza di dati sulla forza lavoro disaggregata per genere.Siamo consapevoli che molte aziende stanno riscontrando unapressione crescente da parte dei loro clienti e stakeholderesterni per capire le circostanze nelle quali le donne lavorano.

Clicca qui per scoprire di più su come e perché certi dati sullaforza lavoro dovrebbero essere divisi secondo il genere dellastessa.

Come implemento la collezione di dati disaggregati per genere?1. Identificare a quale domande non puoi rispondere nel SAQ. 2. Modificare l’attuale Sistema dati delle Risorse Umane

cosicché puoi registrare separatamente i dati sugli uomini e sulle donne.

3. Effettua training al tuo staff su nuovi sistemi e tematichesempre più sensibili.

La raccolta di dati disaggregati per genere ti renderà informato sulle differenti situazioni riguardanti gli uomini e le donne all’internodella tua forza lavoro. Raccogliere, analizzare e prendere decisioni su questi dati dimostrerà ai tuoi clienti la tua abilità nell’analizzare econtrastare problemi di questa natura.

Cosa includono? Turnover dei dipendenti, assenteismo, salari, congedi parentali, training, promozioni, reclami e incidenti.

Preparazione: Unisci dati divisi per genere nelle aree sopra menzionate. Se ancora non hai questi dati, allora completa solo la Colonna‘Totale’.

Quali informazioni sono necessarie per completare il SAQ

Quanto tempo impiegare per completare il nuovo SAQ?

SAQ Guidance sedexglobal.com

Percentuale di Completamento• Mentre completi il questionario, vedrai la barra della percentuale di completamento incrementare.• Sedex non impone come requisito obbligatorio il completamento del SAQ, ma molti Membri della

Piattaforma rendono il completamento obbligatorio per il loro fornitori. Potresti dover contattare il tuocliente per vedere se loro hanno anche requisiti alternativi.

• Quando le risposte sono lasciate in bianco, questo impatterà sulla tua percentuale di completamento.

Il SAQ ti richiede di inserire datiattinenti il tuo sito/azienda. L’ammontare di dati ed il tempo che impiegherai dipenderàdall’attività della tua azienda.

Se è la prima che volta che completi ilSAQ impiegherai più tempo per rispondere ad ogni modulo ed ad ottenere tutti i dati richiesti.

Quando aggiorni il SAQ, il tempo per completarlo sar à sempredi meno perché avrai già familiarizzato con le domande e con tutti i dati e le informazioni richieste.

Come completare ed inoltrare il nuovo SAQ

Inoltra le tue risposte

Una volta che hai completato ilSAQ, clicca sul pulsante ‘Submit Answers’ per confermare che il

questionario è stato completato o aggiornato.

Ricordati di salvare

Clicca su "Save" regolarmenteper salvare il tuo progresso.

Questo salverà il tuo progressose hai bisogno di completare il

SAQ in un altro momento. Nota: Cliccando su ‘Next’ le tue

risposte sarannoautomaticamente salvate.

Guida al SAQ sedexglobal.com

Cosa succede dopo?

Risk Assessment

• Molti dei Buyer che popolano la Piattforma utilizzano i dati contenuti nel SAQ come parte della loro “supply chain due diligence”. Questo include utilizzare le informazioni del SAQ nel “Sedex risk assessment tool”, Radar, il quale evidenzia dove le caratteristiche di un sito potrebbero indicare un incremento dell’esposizione airischi attenenti l’eticità d’impresa e la sostenibilità ambientale. Questi membri della Piattaforma sarannoinoltre in grado di visualizzare il tuo “Management Controls score” attraverso Radar.

• Il “risk assessment tool” è solo disponibile per i Membri Sedex A and A/B che hanno seguito lo specificotraining su come utilizzare, nonché interpretare le informazioni incluse all’interno di questo strumento.

Guida al SAQ sedexglobal.com

Management Controls Report

• 1 giorno dopo il completamento del SAQ, potrai accedere al “Management Controls Report” in Sedex Analytics. Il Report evidenzierà le cosiddette “key focus areas” basate sulle tue risposte in ognuna delle sezioni del SAQ.

• Il Report evidenzierà ognuno dei 4 pilastri SMETA (Labour Standards/Health & Safety/Business Ethics/Environment) e la tua Supply Chain Management contro ogni componente del tuo management system (Policy & Resource/Processes/Monitoring & Tracking/Training & Improvement), fornendo un punteggio per ciascuna componente.

• Questo Report ti linkerà inoltre ai rilevanti capitoli del “Sedex Supplier Workbook”. Il “Sedex Supplier Workbook”. fornisce pratiche guide su standards, salute e sicurezza, eticità del business e sostenibilità ambientale, nonchésuggerimenti su come ottenere miglioramenti attraverso l’utilizzo di un “management systems approach”.

Aggiornamento del SAQ

SAQ Guidance sedexglobal.com

Ogni volta che il SAQ è aggiornato, le precedenti risposte saranno salvate e Sedex

conserverà questi dati. Questo aiuterà a generare Reports che mostreranno i

cambiamenti nel tempo

Consigliamo di aggiornare il SAQ ogni qual volta ci sono cambiamenti all’interno della tua azienda (il

numero dei dipendenti è cambiato, nuoveprocedure sono state pubblicate e nuovi

programmi di training condotti)

Sedex avvisa di revisionare il SAQ ogni 6 mesi in maniera tale da tenerlo aggiornato il più possibile.

Consigli utili mentre completi il SAQ

SAQ Guidance sedexglobal.com

• Aziende con più di un sito possono completare il 'Company SAQ’. Il 'Company SAQ’ contiene diverse domande che sitrovano anche nel SAQ principale (Site SAQ), ma le risposte che selezioni possono essere applicate a tutti i tuoi siti, prepopolando il set di domande per ciascuno dei siti ai quali sono applicate. Puoi trovare questa funzionalità disponibilenella sezione ‘My Company’.

• Ogni volta che aggiorni il tuo SAQ, ricordati sempre di controllare ed eventualmente aggiornare le informazioni sul tuosito (ad es. il numero dei lavoratori e se fai utilizzo di Agenzie per il lavoro).

• Se desideri ricontrollare una specifica domanda o modulo del SAQ , clicca su save così da poterti spostare in qualsiasisezione del SAQ in qualsiasi momento.

• Assicurati di utilizzare le guide e le informazioni utili al completamento delle domande.• Il SAQ è disponibile in 12 diverse lingue.• Assicurati di accedere a Sedex Analytics per visualizzare il tuo Management Controls Report. (Disponibile un mese dopo

il lancio del nuovo SAQ)

Il SAQ è parte del tuo programma di miglioramento sostenibile

I “Suppliers” completano il SAQ

attraverso la Piattaforma Sedex

I “Buyers” valutano le informazioni contenute

nel SAQ usando Radar, il‘Risk assessment tool’ di

Sedex

Le informazionicontenute nel SAQ

aiutano i “Suppliers” nella preparazione allo

Smeta Audit

I “Suppliers” possonoutilizzare gli output report del SAQ per individuare le

aree chiave di miglioramento

Utilizzando il “Supplier Workbook” e “Sedex e-

Learning”, i Membri lavoranoinsieme per risolvere iproblemi identificati

Miglioramento continuo di pratiche attinentisocialità, eticità e

sostenibilità ambientale

SAQ aggiornatoogni 6 mesi

Risorse Aggiuntive

1. Guida step-by-step al completamento del SAQ

2. Breve Introduzione al SAQ3. SAQ Frequently Asked Questions (FAQs)4. Guida per la collezione ed il monitoraggio

di dati sul sesso della forza lavoro (gender information)

5. Glossario dei termini chiave

sedexglobal.com

Gurugram | London | Santiago | Shanghai | Sydney | Tokyo

Per maggiori info contattahelpdesk@sedexglobal.com