Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Live Office

Guide de l'utilisateur de SAPBusinessObjects Live Office

SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Service Pack 3

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SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont desmarques commerciales ou des marques déposées de SAP AG en Allemagne etdans d’autres pays. Business Objects et le logo Business Objects, BusinessObjects,Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius et les autres produitset services Business Objects mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logosrespectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de BusinessObjects S.A. aux Etats-Unis et dans de nombreux autres pays. Business Objectsest une entreprise SAP. Tous les autres noms de produits et de servicesmentionnés sont des marques commerciales de leurs entreprises respectives. Lesdonnées contenues dans ce document sont uniquement mentionnées à titreinformatif. Les spécifications des produits peuvent varier d’un pays à l’autre. Cesinformations sont susceptibles d’être modifiées sans préavis. Elles sont fourniespar SAP AG et ses filiales («Groupe SAP») uniquement à titre informatif, sansengagement ni garantie d’aucune sorte. SAP Group ne pourra en aucun cas êtretenu responsable d’erreurs ou d'omissions relatives à ces informations. Les seulesgaranties fournies pour les produits et les services SAP Group sont celles énoncéesexpressément dans les déclarations de garantie accompagnant, le cas échéant,lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce documentne saurait constituer une garantie supplémentaire.

2010-05-25

Table des matièresA propos de ce document 7Chapitre 1

Public concerné par ce guide .....................................................................8Mode d'utilisation de ce guide.....................................................................9

Démarrage de Live Office 11Chapitre 2

Présentation générale................................................................................12A propos du contenu Live Office................................................................12

Concepts Live Office............................................................................13Types d'objet Live Office .....................................................................17Architecture Live Office........................................................................17

Barre d'outils Live Office............................................................................18Ruban de Live Office............................................................................20Pour masquer ou afficher la barre d'outils Live Office..........................20

Connexion à BusinessObjects Enterprise.................................................20

Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live Office 23Chapitre 3

Présentation...............................................................................................24Insertion de contenu Crystal Reports........................................................24

Connexion aux bases de données sécurisées.....................................24Assistant d'insertion : Choisir un document.........................................28Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs de paramètre ..................30Assistant d'insertion : Choisir des données..........................................32Assistant d'insertion : Définir des filtres................................................36Assistant d'insertion : Résumé.............................................................38Page Résumé.......................................................................................39

Options d'actualisation des données.........................................................40

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Live Office 3

Info supplémentaire..............................................................................42Modification du contenu Crystal Reports...................................................42

Affichage et modification des propriétés générales des objets............43Ajout de contenu personnalisé aux objets Live Office.........................45Modification des valeurs des paramètres.............................................45Modification des champs .....................................................................49Modification des filtres..........................................................................49

Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live Office 53Chapitre 4

Présentation générale................................................................................54Mise à niveau du contenu depuis la version précédente.....................54

Insertion de contenu Web Intelligence.......................................................55Assistant d'insertion : Choisir un document.........................................57Assistant d'insertion : Spécifier les contextes des requêtes.................60Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs d'invite.............................61Assistant d'insertion : Choisir des données..........................................62Assistant d'insertion : Résumé.............................................................65Page Résumé.......................................................................................65

Ajout de parties de rapport Web Intelligence supplémentaires.................66Options d'actualisation des données.........................................................67

Info supplémentaire..............................................................................70Modification du contenu Web Intelligence.................................................70

Affichage et modification des propriétés générales des objets............71Modification des valeurs d'invite...........................................................73

Utilisation des requêtes dans Live Office 77Chapitre 5

Présentation...............................................................................................78Insertion de requêtes.................................................................................79

Pour lancer l'Assistant d'insertion Live Office.......................................79Assistant d'insertion : Choisir un univers..............................................81

4 Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Live Office

Table des matières

Assistant d'insertion : Spécifier une requête........................................83Assistant d'insertion : Spécifier les contextes des requêtes.................95Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs d'invite.............................97Assistant d'insertion : Résumé.............................................................99Page Résumé.......................................................................................99

Modification de requêtes..........................................................................100Affichage et modification des propriétés générales des objets..........100Modification des valeurs d'invite.........................................................102Modification de l'emplacement de l'univers........................................105Modification de la définition de la requête..........................................105Modification du contexte d'une requête..............................................105

Exécution de tâches courantes avec les objets Live Office 107Chapitre 6

Exécution de tâches courantes avec Live Office.....................................108Modification des objets d'un rapport spécifique.................................108Publication et visualisation de fichiers................................................110Enregistrement de vos données localement et dans le référentiel.....114Copie et collage d'objets Live Office..................................................115Distribution des objets via Outlook.....................................................116Chargement, mise à jour et actualisation du contenu existant...........117Suppression d'objets Live Office........................................................119

Exécution de tâches avancées 121Chapitre 7

Exécution de tâches avancées................................................................122Gestion des paramètres et des invites ..............................................122Modification de l'ordre d'actualisation des objets...............................130Gestion des propriétés Live Office générales....................................131Gestion de la sécurité et de l'accès aux documents .........................137


Table des matières

Dépannage de Live Office 141Chapitre 8

Activation de la journalisation pour Live Office........................................142Exemples de fichiers journaux Live Office ........................................142

Dépannage des composants de Live Office............................................144Problème : disparition du menu LiveOffice.........................................144Problème : échec d'actualisation de l'objet........................................145Problème : le tri et le filtrage de l'objet sont perdus lors del'actualisation......................................................................................146Problème : accès refusé à l'univers...................................................146Limites de taille des objets Live Office...............................................146

Référence 149Chapitre 9

Sections de référence..............................................................................150Assistant d'insertion Live Office.........................................................150Boîte de dialogue Options..................................................................151Boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office..........................156

Rétrocompatibilité....................................................................................156Fonctions non prises en charge.........................................................157

Informations supplémentaires 159Annexe A

Index 163


Table des matières

A propos de ce document

1

Bienvenue dans le Guide de l'utilisateur de BusinessObjects Live Office.Live Office permet à tout le monde, des employés d'entreprise aux analystesde données expérimentés, d'extraire facilement des informations d'entreprise,de créer des requêtes, d'effectuer des calculs et de partager les réponsesà leurs questions professionnelles sans avoir à comprendre des structureset des langages de base de données complexes.

Live Office permet aux employés professionnels tels que vous d'intégrerfacilement des informations Crystal Reports ou Web Intelligence précises,fiables et à jour à vos documents, feuilles de calcul, messages électroniqueset présentations Microsoft® Office. Si vous savez comment créer desdocuments et des feuilles de calcul, vous n'aurez aucun mal à apprendre àutiliser Live Office.

Ce guide fournit des informations et des procédures complètes pour vousaider à effectuer les tâches de gestion suivantes depuis l'environnementd'applications Microsoft Office :

• Créer des requêtes simples et des rapports de synthèse basés sur desinformations à jour, en temps réel et vérifiables, afin d'analyser desdonnées, telles que les chiffres de vente trimestriels, de répondre à desquestions professionnelles importantes et de prendre des décisionsinformées.

• Visualiser, modifier et actualiser rapidement les requêtes existantes enfonction de vos besoins commerciaux.

• Partager les résultats avec vos collègues de façon sécurisée via le Webou l'intranet afin de permettre une prise de décision collégiale stratégique.

Live Office, qui fait partie du BusinessObjects Productivity Pack, appartientà une suite de produits de requête et d'analyse fournie par Business Objects.

Public concerné par ce guideCe guide s'adresse aux utilisateurs d'applications Microsoft Office quisouhaitent travailler avec des données Business Objects dansl'environnement d'applications Microsoft Office. Vous devez bien connaîtreMicrosoft Office Excel, Word, Outlook et PowerPoint et avoir déjà utiliséBusinessObjects Enterprise pour comprendre ce guide.


A propos de ce document1 Public concerné par ce guide

Mode d'utilisation de ce guideCe guide traite des rubriques et des tâches suivantes.

Consultez la section…Pour effectuer cette opération…

A propos du contenu Live OfficeComprendre les concepts clé de LiveOffice et les améliorations du produit.

Insertion de contenu Crystal ReportsCréer et modifier des documentsCrystal Reports à partir de vos appli-cations Microsoft Office.

Insertion de contenuWeb IntelligenceCréer et modifier des documentsWeb Intelligence à partir de vos ap-plications Microsoft Office.

Insertion de requêtesCréer, modifier et actualiser des re-quêtes d'univers à partir de vos appli-cations Microsoft Office.

Exécution de tâches courantes avecLive Office

Exécution de tâches courantes surdes objets Live Office telles quel'enregistrement de documents et lasuppression d'objets.

Exécution de tâches avancées

Effectuer des tâches Live Office pluscomplexes, telles que la gestion desinvites et la configuration de l'authen-tification de connexion unique (SSO).

Dépannage de Live OfficeActiver la journalisation Live Officeet dépanner les erreurs Live Officecourantes.


1A propos de ce documentMode d'utilisation de ce guide

Consultez la section…Pour effectuer cette opération…

Sections de référence

Passer en revue les documents deréférence, y compris les informationssur la rétrocompatibilité et la liste desfonctions non prises en charge etobsolètes.


A propos de ce document1 Mode d'utilisation de ce guide

Démarrage de Live Office

2

Présentation généraleBusinessObjects™ Live Office (Live Office) vous donne accès à desinformations à jour pour effectuer votre travail et pour prendre des décisionsimportantes dans le cadre de l'entreprise. Il vous fournit des données entemps réel qui sont vérifiables et facilement actualisées.

Live Office est intégré aux applications Microsoft Office que vous utilisezdéjà. Les informations dont vous avez besoin sont immédiatement disponiblesdans un format familier, simple à utiliser. Live Office permet aux employésprofessionnels tels que vous d'accéder facilement à des données d'entreprisedepuis Microsoft Office Excel, Word, Outlook et PowerPoint sans dépendrede connaissances informatiques en matière d'utilisation d'outils de BusinessIntelligence complexes.

Remarque :Si vous n'êtes pas certain de disposer des droits nécessaires, contactezvotre administrateur BusinessObjects Enterprise.

Vous pouvez mettre en forme les données importées à l'aide des fonctionsstandard de Microsoft Excel et des fonctionnalités de Live Office.

Ce document fournit une présentation de haut niveau des concepts, desfonctions, des fonctionnalités et de l'interface utilisateur de Live Office afinde vous familiariser rapidement avec le produit.Rubriques associées• A propos du contenu Live Office• Concepts Live Office• Types d'objet Live Office• Barre d'outils Live Office• Connexion à BusinessObjects Enterprise

A propos du contenu Live OfficeAvant de commencer à utiliser du contenu Crystal Reports ouWeb Intelligence dans Live Office, vous devez comprendre le mode defonctionnement du contenu Live Office.


Démarrage de Live Office2 Présentation générale

Rubriques associées• Concepts Live Office• Types d'objet Live Office• Architecture Live Office

Concepts Live Office

Pour comprendre comment les données Live Office peuvent répondrerapidement et simplement à vos questions professionnelles, vous devezconnaître les concepts clés suivants :

• Objets rapport, comprenant des instances et des parties• Paramètres et invites• Univers• ContexteRubriques associées• Définition des objets rapport, des instances et des parties de rapport• Définition des paramètres et des invites• Qu'est-ce qu'un univers ?• Qu'est-ce qu'un contexte ?

Définition des objets rapport, des instances et des parties derapport

Lorsque vous utilisez Live Office pour insérer des données dans undocument, vous pouvez faire une sélection dans le contenu Crystal Reportsou Web Intelligence stocké dans le référentiel BusinessObjects Enterprise.Les rapports stockés dans le référentiel BusinessObjects sont appelés desobjets rapport.

Objets de rapport

Un rapport est un document que vous créez, qui contient des informationsprésentées sous forme de tableaux, de diagrammes et de graphiques. Unobjet rapport fournit les données au rapport. Dans Live Office, vous travaillezavec des objets rapport car ils sont connectés au contenu le plus à jourstocké dans les bases de données. Par conséquent, lorsque vous créez un


2Démarrage de Live OfficeA propos du contenu Live Office

rapport, vous savez qu'il contiendra les informations les plus récentes lorsqueles autres utilisateurs le visualiseront.

Lorsqu'un objet rapport est créé à l'aide de l'éditeur Crystal Reports ou WebIntelligence, les informations peuvent provenir de diverses bases de données.L'objet rapport renvoie des données des sources de donnés sous-jacentes,soit à la demande à partir de la base de données, soit en fonction de l'optiond'actualisation choisie.

Instances de rapport

Une instance est une version de l'objet créée par BusinessObjects Enterpriselorsque les utilisateurs modifient le document source ou planifient desrapports. Chaque instance contient les données qui sont valides au momentdu traitement du rapport source.

Une instance de rapport est essentiellement un objet rapport qui contientdes données extraites d'une ou de plusieurs bases de données.Généralement, les objets rapport sont conçus de telle sorte que lesutilisateurs peuvent planifier plusieurs instances avec des caractéristiquesdifférentes. Par exemple, si un utilisateur exécute un rapport contenant desparamètres, il peut planifier, à partir du même rapport, une instance contenantles données de rapport provenant d'un service particulier et une autreinstance contenant les informations d'un autre service.

Parties de rapport

Les parties de rapport sont des sections d'un rapport affichées seules, sansle reste de la page de rapport. Plus précisément, les parties de rapport sontdes objets qui utilisent des liens hypertexte pour pointer d'un objet rapportsource vers un objet de destination Live Office. Les parties de rapport incluentdes objets tels que du texte ou des diagrammes.


Démarrage de Live Office2 A propos du contenu Live Office

Le diagramme suivant montre la relation entre les objets rapport, les instancesde rapport et les parties de rapport dans Live Office.

Définition des paramètres et des invites

Paramètres

Paramètre est un terme Crystal Reports. Un paramètre est une question àlaquelle vous devez répondre avant de générer votre rapport. Lesinformations que vous saisissez, ou la façon dont vous répondez, déterminentles données qui apparaissent dans le rapport. Par exemple, dans le cadred'un rapport utilisé par le service des ventes, un paramètre pourra inviterl'utilisateur à choisir une région. Le rapport renverra alors les résultats pourla région spécifiée, au lieu de renvoyer les résultats pour toutes les régionsconfondues. Les paramètres peuvent être obligatoires ou facultatifs.



Invites

Invite est un terme Web Intelligence, similaire à un paramètre. Une inviteest un filtre dynamique qui affiche une question à chaque fois que l'utilisateuractualise les données d'un rapport. Vous répondez aux invites en saisissantou en sélectionnant les valeurs d'invite que vous souhaitez visualiser avantd'actualiser les données. Les invites peuvent être obligatoires ou facultatives.

Qu'est-ce qu'un univers ?

Un univers Live Office est une abstraction d'une base de données quiprésente des données aux utilisateurs dans un vocabulaire non technique.Un univers est un ensemble d'objets de données représentant desinformations disponibles dans une base de données. Les utilisateurs de WebIntelligence et de Crystal Reports peuvent se connecter à un univers etexécuter des requêtes sur la base de données. Par exemple, une base dedonnées peut contenir un univers pour les données de vente et un universpour les données de service clientèle. Les utilisateurs peuvent effectuer desanalyses de données et créer des rapports à l'aide des objets de l'univers,sans nécessairement afficher ou connaître les structures de donnéessous-jacentes de la base de données. Les univers sont créés par desspécialistes de conception d'univers.

Qu'est-ce qu'un contexte ?

Un contexte d'univers indique à quels types de questions de gestionrépondent les mêmes objets d'univers. Par exemple, un univers pour lesdonnées de vente peut avoir un contexte pour les données de vente enmagasin, un autre pour les ventes par les partenaires, etc.

Etant donné que les contextes peuvent partager des objets se trouvant dansle même univers, spécifier un contexte d'univers permet de vous assurerque la requête extrait les bonnes données. Par exemple, les donnéesrelatives aux dépenses du compte de frais d'un employé peuvent êtrestockées dans la même base de données que les données relatives auxdépenses de marketing d'un produit. En choisissant l'univers adéquat, vousêtes sûr d'obtenir les données relatives aux dépenses appropriées. Parconséquent, lorsque vous sélectionnez un univers, vous pouvez avoir àchoisir parmi plusieurs contextes d'univers.


Démarrage de Live Office2 A propos du contenu Live Office

Remarque :Les contextes sont définis par l'administrateur système.

Types d'objet Live Office

La prise en charge de différents types d'objet de données a été amélioréedans cette version de Live Office. Le tableau suivant explique comment laprise en charge des champs et des parties de rapport, telles que lesdiagrammes et le texte, fonctionne dans Live Office.

Parties de rapportChampsType de contenu LiveOffice

OuiOuiCrystal Reports

OuiNAWeb Intelligence

NAOuiEditeur de requête

Remarque :Les sous-rapports Crystal Reports incorporés ne sont pas pris en charge.

Rubriques associées• Concepts Live Office

Architecture Live Office

L'architecture de BusinessObjects Live Office utilise la fiabilité deBusinessObjects Enterprise et les services Web afin de fournir desperformances, une évolutivité et un déploiement améliorés.



Barre d'outils Live OfficeLa barre d'outils BusinessObjects Live Office fournit un accès rapide àcertaines commandes les plus courantes dont vous avez besoin pour créeret modifier des objets ou pour exécuter des requêtes afin de répondre à vosquestions professionnelles.

Elle fournit un accès rapide aux objets Live Office dans vos documentsMicrosoft Office Excel, PowerPoint, Outlook et Word. Vous pouvez :

• Insérer un objet rapport

• Actualiser tous les objets rapport

• Enregistrer un objet dans le référentiel BusinessObjects Enterprise

• Naviguer jusqu'au rapport source de votre objet Live Office

• Accéder à l'aide de Live Office

La barre d'outils contient les boutons suivants :

Pour en savoir plus surles objets qui peuventêtre insérés, voir Inser-tion de contenu CrystalReports.

Insérer le contenuCrystal Reports

Pour en savoir plus surles options que vouspouvez utiliser, voir In-sertion de contenuWeb Intelligence

Insérer le contenu deWeb Intelligence


Démarrage de Live Office2 Barre d'outils Live Office

Pour en savoir plus surles options que vouspouvez utiliser, voir In-sertion de requêtes

Insérer une requêted'univers

Ouvre l'Explorateur deréférentiel et vous per-met de sélectionner desdocuments publiés etdes documents CrystalReports ou Web Intelli-gence à insérer. VoirAssistant d'insertion :Choisir un document.

Ouvrir à partir de Busi-ness Objects Enter-prise

Pour en savoir plus surles options que vouspouvez utiliser, voir Pu-blication d'un documentdans BusinessObjectsEnterprise.

Enregistrer dans Busi-nessObjects Enter-prise

Pour en savoir plus surles options que vouspouvez utiliser, voir Pu-blication d'un documentdans BusinessObjectsEnterprise.

Enregistrer commenouveau dans Busine-ssObjects Enterprise

Actualise les donnéesde tous les objets dudocument en fonctionde leur rapport source.Pour en savoir plus, voirOptions d'actualisationdes données.

Actualiser tous lesobjets


2Démarrage de Live OfficeBarre d'outils Live Office

Permet de naviguer faci-lement jusqu'à un objetLive Office du docume-nt.

Atteindre l'objet

Affiche l'aide en ligne deLive Office.Aide

Ruban de Live Office

Le ruban de BusinessObjects Live Office illustré ci-dessous vous aide àcréer et à modifier des rapports ou à exécuter des requêtes afin de répondreà vos questions professionnelles lors de l'utilisation d'une application MicrosoftOffice 2007.

Pourmasquer ou afficher la barre d'outils LiveOffice

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une barre d'outils, puissélectionnez BusinessObjects Live Office.Vous pouvez aussi afficher ou masquer la barre d'outils en accédant àVue > Barres d'outils.

La barre d'outils s'affiche ou disparaît.

Connexion à BusinessObjects EnterpriseSi vous n'êtes pas encore connecté, vous êtes invité à vous connecter àBusinessObjects Enterprise lorsque vous ajoutez ou modifiez un objet Live


Démarrage de Live Office2 Connexion à BusinessObjects Enterprise

Office. Vous devez également vous connecter pour pouvoir publier undocument ou ouvrir un document publié.

Pour vous connecter à BusinessObjects Enterprise

1. Cliquez surDémarrer > Programmes >Microsoft Office et sélectionnezMicrosoft Excel, Word ou PowerPoint pour lancer l'applicationcorrespondante.

2. Cliquez sur LiveOffice, puis sur Options. La boîte de dialogue "Options"s'affiche.

3. Sélectionnez l'onglet Enterprise, saisissez vos références de connexionBusinessObjects Enterprise dans les champs suivants :• Nom d'utilisateur

• Mot de passe

4. Vérifiez les informations des champs URL du service Web et Systèmepour vous assurer que l'application pointe vers le CMS (CentralManagement System) correct.

Par exemple, si le document Web Intelligence que vous souhaitez insérerse trouve sur un CMS appelé businessobjects01 et que le serveurde services Web est exécuté sur un serveur appelé businessobjects02, les informations suivantes seraient exactes :

businessobjects01Système

http://businessobjects02:8080/dswsbobje/services/session

URL du service Web

5. Sélectionnez une méthode d'authentification dans la liste déroulante,cliquez sur Connexion, puis sur OK.

Remarque :Les informations devant figurer dans les champs Système et URL desservices Web, ainsi que dans la liste déroulante "Authentification", vousseront fournies par votre administrateur système.

Rubriques associées• Connexion automatique à BusinessObjects Enterprise


2Démarrage de Live OfficeConnexion à BusinessObjects Enterprise


Démarrage de Live Office2 Connexion à BusinessObjects Enterprise

Utilisation du contenuCrystal Reports dans LiveOffice

3

PrésentationAvec Live Office, vous pouvez exploiter la puissance, la praticité et la fiabilitédes fonctionnalités Crystal Reports dans les applications Microsoft Officeque vous utilisez quotidiennement pour prendre de meilleures décisions degestion. En pointant et cliquant, vous pouvez facilement contrôler lestendances des ventes régionales ou analyser les chiffres de vente trimestrielsdepuis Microsoft Office Excel, Word, Outlook ou PowerPoint et partagercette analyse avec vos collègues afin d'optimiser la prise de décision.

Avec Live Office, vous bénéficiez de l'avantage de savoir que les donnéesauxquelles vous accédez pour prendre vos décisions commerciales sontfiables, à jour et qu'elles peuvent être facilement actualisées à la demandeà partir de la base de données. L'exactitude des données n'est donc plusun souci.

A l'aide de l'"Assistant d'insertion Live Office" simple d'utilisation, vous pouvezinsérer des champs ou des parties de rapport Crystal Reports dans vosdocuments Microsoft Office.

Insertion de contenu Crystal ReportsLe contenu Crystal Reports peut être ajouté à partir du menu Live Office ouà l'aide de la barre d'outils Live Office. Ces deux méthodes lancent l'"Assistantd'insertion Live Office", simple d'utilisation, qui vous guide pour choisir unrapport, sélectionner des objets de données Crystal Reports et les insérerdans vos applications Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook ou Worden tant qu'objets Live Office à partager avec vos collègues.

Connexion aux bases de données sécurisées

Pour des raisons de sécurité, votre administrateur système peut avoir protégécertains documents Crystal Reports et référentiels par un mot de passe. Parconséquent, vous serez peut-être invité à fournir des références de connexionde base de données lorsque vous accéderez à certains documents ou lesactualiserez.


Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live Office3 Présentation

Exécution d'une opération de connexion à une base de donnéesconsolidée

1. Connectez-vous à BusinessObjects Enterprise et sélectionnez LiveOffice> Insérer le contenu Crystal Reports, ou cliquez sur le bouton de barred'outils Insérer le contenu Crystal Reports pour lancer l'Assistantd'insertion Live Office.

2. Naviguez jusqu'au document Crystal Reports auquel vous souhaitezaccéder.

3. Lorsque vous y êtes invité, saisissez vos informations de connexion etvotre mot de passe.

Rubriques associées• Connexion à BusinessObjects Enterprise

Pour lancer l'Assistant d'insertion Live Office

1. Ouvrez un document Microsoft Office.2. Connectez-vous à BusinessObjects Enterprise. Pour en savoir plus, voir

Connexion à BusinessObjects Enterprise.3. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez insérer l'objet Live Office.4. Sélectionnez Live Office > Insérer > Contenu Crystal Reports.

Remarque :Dans Microsoft Excel, il est également possible de lancer l'Assistant àpartir de Insérer > Contenu Crystal Reports.

L'"Assistant d'insertion Live Office" s'affiche. Si vous n'êtes pas encoreconnecté à BusinessObjects Enterprise, vous êtes invité à le faire.

L'"Assistant d'insertion Live Office" vous guidera tout au long des étapes dechoix d'un document, de sélection du contenu du rapport (champs ou partiesde rapport), de sélection de paramètres le cas échéant, et d'insertion dedonnées dans votre document Microsoft Office.


3Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live OfficeInsertion de contenu Crystal Reports

Présentation de l'Assistant d'insertion LiveOffice pour le contenuCrystal Reports

Pour utiliser les fonctionnalités de Crystal Reports dans Live Office, voussélectionnez une série d'options à l'aide de l'"Assistant d'insertion Live Office".L'"Assistant d'insertion Live Office" se compose de cinq pages qui sontexpliquées ci-après :

Pour effectuer cette tâcheUtilisez cette page de l'assistant

• Parcourir les rapports disponibles

• Localiser le rapport que voussouhaitez utiliser

Si le rapport que vous avez sélec-tionné nécessite des référencesde connexion à la base de don-nées, vous êtes réinvité à vousconnecter.

Pour en savoir plus, voir Assistantd'insertion : Choisir un document.

Choisir un document


Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live Office3 Insertion de contenu Crystal Reports


• Sélectionner des valeurs de para-mètre dans une liste de valeursprésélectionnée

• Indiquez si vous souhaitez rece-voir une invite chaque fois que lesdonnées sont actualisées.

Pour en savoir plus, voir Assistantd'insertion : Spécifier des valeurs deparamètre

Remarque :Cette page ne s'affiche que si votrerapport contient des paramètres prédé-finis. Vous ne pouvez pas utiliser LiveOffice pour introduire de nouveaux pa-ramètres dans un rapport.

Spécifier des valeurs de paramètre

Sélectionner les parties ou champsCrystal Reports que vous voulez uti-liser pour créer votre objet Live Office

Pour en savoir plus, voir Assistantd'insertion : Choisir des données.

Choisir des données

Sélectionner les filtres à appliqueraux données que vous insérez entant que champs dans vos docume-nts Live Office. Pour en savoir plus,voir Assistant d'insertion : Définir desfiltres.

Remarque :Cette page ne s'affiche que si vousavez choisi d'insérer des données entant que champs.

Définir des filtres




• Saisir le nom de votre objet LiveOffice

• Vérifier son chemin dans le référe-ntiel avant de l'insérer dans votredocumentVoir Assistant d'insertion : Résumé

Résumé

Assistant d'insertion : Choisir un document

La première page de l'"Assistant d'insertion Live Office" est la page "Choisirun document". Elle affiche l'Explorateur de référentiel BusinessObjectsEnterprise pour vous permettre de naviguer facilement jusqu'au rapport quevous souhaitez utiliser. La page "Choisir un document" affiche tous lesrapports Crystal Reports auxquels vous avez accès, y compris les rapportscontenus dans des publications.

Conseil :Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de recherche pour effectuerune recherche par titre, par mot clé, par contenu ou sur tous les champs afinde localiser rapidement un rapport spécifique. Si vous effectuez uneimportation de contenu vers un message électronique dans Outlook, la boîtede dialogue de recherche affichera par défaut la recherche de contenu baséesur l'objet du message.

Remarque :Si le rapport que vous sélectionnez nécessite des références de connexionà la base de données, vous êtes réinvité à les fournir. Voir Connexion auxbases de données sécurisées.



Pour localiser le document à l'aide de l'explorateur

1. Dans le volet gauche de la page "Choisir un document", naviguez jusqu'audossier qui contient le rapport que vous souhaitez utiliser et cliquez deuxfois dessus. A l'aide des boutons situés au-dessus du volet gauche, vouspouvez passer de la vue Dossier à la vue Catégorie et inversement, cequi facilite la navigation.

La hiérarchie de dossiers se développe. Si le rapport se trouve dans unepublication affichée, sélectionnez l'instance de publication pour visualiserson contenu.

Remarque :Pour pouvoir importer une instance de rapport, celle-ci doit être stockéesur le système BusinessObjects Enterprise. Les instances qui sont



envoyées directement dans une boîte de réception ne sont pas stockéesdans le référentiel et ne peuvent donc pas être importées dans Live Office.

2. Dans le volet de droite de la page "Choisir un document", sélectionnezle rapport que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Suivant.

Conseil :

• Sélectionnez un en-tête de colonne, par exemple, Nom, Propriétaireou Type, pour trier les rapports disponibles.

• Vous pouvez rechercher un rapport ou un objet spécifique par titre oupar mot clé à l'aide de la boîte de dialogue de recherche situéeau-dessus du jeu de cadres.

• Si vous effectuez une importation vers un message électroniqueOutlook, un dossier de suggestions sera également disponible. Cedossier contiendra les résultats d'une recherche de contenu baséesur l'objet du message électronique.

• Pour des raisons de facilité d'accès, le dossier "Récent" contientégalement tous les rapports que vous avez récemment créés oumodifiés.

Etape suivante : Assistant d'insertion

Si le rapport que vous avez sélectionné contient des paramètres, la pagesuivante de l'"Assistant d'insertion Live Office" sera la page "Spécifier desvaleurs de paramètre". Voir Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs deparamètre .

Si le rapport que vous avez sélectionné ne contient pas de paramètres, lapage suivante de l'"Assistant d'insertion Live Office" sera la page "Choisirdes données". Pour en savoir plus, voir Assistant d'insertion : Choisir desdonnées.

Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs deparamètre

La seconde page de l'Assistant d'insertion Live Office est la page Spécifierdes valeurs de paramètre. Cette section présente l'utilisation des paramètrespour alimenter des listes de choix dynamiques. Par exemple, l'objet rapport“Activités par lieu” qu'un directeur des ventes peut utiliser pour contrôler



l'activité des ventes régionales peut contenir un paramètre nommé“Sélectionnez une région” avec une liste de valeurs comprenant “Est” et“Ouest”.

Pour définir des valeurs de paramètre à partir d'une liste devaleurs

1. A la page Spécifier des valeurs de paramètre, sélectionnez les valeursde paramètre que vous souhaitez inclure dans la liste déroulantedisponible.

2. Cliquez sur Suivant.

Remarque :Vous devez sélectionner une valeur pour chaque paramètre obligatoire.Si le paramètre est facultatif, vous pouvez ne pas spécifier de valeur.



Vous pouvez lier cette liste de valeurs de paramètre à des cellulesparticulières de votre feuille de calcul Microsoft Office afin de simplifier lamise à jour. Pour en savoir plus sur la liaison de paramètre et la modificationdes valeurs de paramètre, voir Modification des valeurs des paramètres.

Vous devez cependant commencer par choisir les données que voussouhaitez inclure en tant que parties de rapport et les insérer en tant qu'objetLive Office dans votre document Microsoft Office. Voir Assistant d'insertion :Choisir des données.

Assistant d'insertion : Choisir des données

La troisième page de l'Assistant d'insertion Live Office est la page Choisirdes données, qui vous invite à sélectionner les parties ou champs du rapportque vous souhaitez inclure et insérer dans votre document Microsoft Office.



Conseil :Cliquez sur Passer aux champs pour afficher les objets disponibles sousforme de champs plutôt que sous forme de parties de rapport.

Rubriques associées• Pour sélectionner les parties comme ensemble de données• Pour sélectionner Champs en tant qu'ensemble de données

Pour sélectionner les parties comme ensemble de données

1. Choisissez vos options préférées pour la visualisation des données derapport :



Cliquez sur le bouton Afficher/Masquer les paramètres

interactifs pour ajuster les valeurs de paramètre dans le volet

•

Paramètres interactifs. Utilisez la liste déroulante située en dessousde chaque paramètre dans le volet pour ajuster la valeur. Une foisterminées les sélections de valeurs de paramètre, cliquez surAppliquer.

Remarque :Le bouton Afficher/Masquer les paramètres interactifs ne s'affichepas si votre rapport ne contient pas de paramètres prédéfinis ou sivous cliquez sur Passer aux champs.

• Cliquez sur le bouton Activer/Désactiver l'arborescence des

groupes pour passer d'une vue de document à une autre. Parexemple, dans un rapport des ventes trimestrielles, les donnéespeuvent être regroupées et triées par vendeur et par produit dansl'arborescence des documents afin de permettre un accès plus rapide.

• Cliquez sur les flèches vers la droite ou la gauche dans la barre d'outilspour naviguer jusqu'à une page particulière d'un rapport.

• Sélectionnez l'icôneRechercher pour rechercher une chaîne de texte,telle que le nom d'un vendeur, dans le rapport.

• Pour un affichage optimal, choisissez un facteur de zoom oud'agrandissement de page pour le rapport dans la liste déroulantedisponible.

2. Dans le visualiseur de document, sélectionnez les objets ou les partiesde rapport que vous souhaitez inclure. Par exemple, dans un rapport desventes trimestrielles, vous pouvez inclure le nom du vendeur, sa classede produit et son chiffre de vente total par trimestre.

Conseil :Vous pouvez sélectionner plusieurs parties de rapports à insérer dansvotre application Microsoft Office en utilisant la combinaison de touchesALT + + clic.


Etape suivante : Assistant d'insertionSi vous avez inséré vos données en tant que parties de rapport, la pagesuivante est la page Résumé. Sur cette page, vous pouvez nommer votre



objet Live Office et vérifier son emplacement dans le référentiel avant del'insérer dans votre document.

Pour sélectionner Champs en tant qu'ensemble de données

Cette rubrique vous explique comment insérer Champs en tant qu'ensemblede données dans un document Microsoft Office.

Remarque :La boîte de dialogue Sélectionner des champs ne s'affiche pas si vous avezchoisi de sélectionner des parties d'un rapport Crystal Report.

1. A la page Choisir des données de l'Assistant d'insertion Live Office,sélectionnez l'option Passer aux champs.



2. Dans la listeChamps disponibles, cliquez sur le champ que vous voulezinclure dans l'objet rapport, puis cliquez sur la flèche vers la droite (>).

Les champs sélectionnés apparaissent dans la liste Champs sélectionnés.

3. Au besoin, utilisez les flèches vers le haut et vers le bas pour modifierl'ordre des champs inclus.


Etape suivante : Assistant d'insertionSi vous avez inséré vos données en tant que champs, la page suivante estla page Définir des filtres. Voir Assistant d'insertion : Définir des filtres.

Assistant d'insertion : Définir des filtres

La page Définir des filtres ne s'affiche que si vous avez inséré vos donnéesen tant que champs. Vous pouvez appliquer des filtres à tous les champsdisponibles de vos documents Crystal Reports pour limiter les données devotre rapport, même si les champs n'apparaissent pas dans votre document.

Remarque :Dans Microsoft PowerPoint, l'objet Live Office ne peut afficher que 50 ligneset 50 colonnes de données. Si vous insérez une vue contenant davantagede données, ces dernières seront tronquées. Vous pouvez réduire le nombrede champs affichés dans l'objet rapport ou appliquer des filtres de manièreà ce que les données s'affichent sur moins de 50 lignes et 50 colonnes.



Pour filtrer les données

1. A la page Définir des filtres de l'Assistant d'insertion Live Office, cliquezsur le champ auquel vous voulez appliquer le filtre.

2. Sélectionnez un opérateur dans la liste déroulante Opérateurs affichéeà droite de l'écran.

Un large choix de types d'opérateurs vous est proposé. Vous pouvezdéfinir plus précisément l'opérateur à l'aide des valeurs sélectionnéesdans les listes Valeur. Les options qui sont proposées dépendent del'opérateur sélectionné.

Remarque :

• Pour exclure du filtre les valeurs nulles, vous pouvez utiliser lesopérateurs est nul et n'est pas nul en les combinant à d'autres



opérateurs. L'opérateur est différent de exclut également dufiltre les valeurs nulles.

• Lorsque vous ajoutez un filtre à un champ calculé, vous devez saisirla valeur au lieu de la sélectionner dans les listes. Live Office ne peutpas extraire les valeurs calculées de la base de données sous-jacente.

3. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante de valeurs de l'opérateurchoisi, puis cliquez sur Ajouter un filtre.

Le filtre et la valeur applicable s'affichent sous le champ auquel ilss'appliquent. Le filtre est enregistré comme commentaire ou signet dansle champ qui contient le filtre.


Assistant d'insertion : Résumé



Page Résumé

La page "Résumé" est le dernier écran de l'"Assistant d'insertion Live Office"avant l'insertion de l'objet actuel dans votre application Microsoft Office.Suivez les instructions ci-dessous pour terminer le processus de créationde l'objet Live Office.

1. A la page "Résumé", nommez votre objet Live Office et vérifiez son chemindans le référentiel BusinessObjects.

2. Cliquez sur Terminer pour insérer l'objet Live Office dans le documentMicrosoft Office.

Une barre de progression s'affiche pendant l'insertion de l'objet Live Officedans le document Microsoft Office.

Vous pouvez à présent modifier les propriétés de l'objet, modifier les réglagesde paramètre ou d'invite, configurer les options d'actualisation des donnéesou enregistrer le document Office avec l'objet Live Office incorporé.Rubriques associées• Options d'actualisation des données• Enregistrement de vos données localement et dans le référentiel

Ajout de plusieurs objets issus de lamême source de données

Vous pouvez ajouter rapidement et facilement des objets supplémentairesissus de la même source de données à votre document Microsoft Office.

Remarque :Les informations contenues dans cette section ne s'appliquent pas aux objetsLive Office incorporés dans un message électronique reçu.

1. Sélectionnez l'objet Live Office source.2. Cliquez avec le bouton droit de la souris, pointez vers Live Office et

cliquez sur Nouvel objet du même rapport.

Le rapport source est relancé dans l'Assistant d'insertion Live Office.


3Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live OfficeAjout de plusieurs objets issus de la même source de données

3. Sélectionnez les parties de rapport supplémentaires que vous voulezajouter et insérez-les à l'aide de l'Assistant d'insertion Live Office.

Conseil :Vous pouvez sélectionner plusieurs parties de rapport de même type enmaintenant la touche ALT + clic. Par exemple, vous pouvez sélectionnertous les pays dans un rapport des ventes et les insérer sous la forme d'unensemble de lignes dans votre document Microsoft Office.

Options d'actualisation des donnéesLes données renvoyées lors de l'actualisation d'un objet dépendent :• Du type d'objet utilisé comme objet source.

• De l'option d'actualisation que vous avez choisie.

Vous pouvez modifier le comportement d'actualisation des objets rapportLive Office à partir de LiveOffice > Option d'actualisation ou dans la boîtede dialogue Propriétés des objets Live Office.

Vous pouvez également modifier l'ordre d'actualisation des objets Live Officede vos documents Microsoft Office.Rubriques associées• Modification de l'ordre d'actualisation des objets

Pour configurer les options d'actualisation de vosobjets Live Office

1. Dans votre document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur l'objet Live Office dont vous voulez modifier les propriétésd'actualisation.

2. Dans le menu Live Office, cliquez sur Option d'actualisation.

La boîte de dialogue "Options d'actualisation" s'affiche.

3. Sélectionnez l'option d'actualisation à utiliser et cliquez sur OK


Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live Office3 Options d'actualisation des données

DéfinitionOption d'actualisation

Actualise la dernière instance del'objet Live Office sélectionné pourun utilisateur spécifique. Sélection-nez l'utilisateur dont vous souhaitezutiliser l'instance dans la liste dérou-lante. La valeur par défaut est l'utili-sateur actuel d'après les référencesde connexion à la base de donnéesutilisées pour la connexion.

Remarque :Lors de l'actualisation de la dernièreinstance d'un rapport contenu dansune publication, Live Office extraitles données du rapport provenantde la dernière instance de publica-tion de l'utilisateur en cours. L'insta-nce de publication doit être publiéeà un emplacement d'Enterpriseavec la mise en forme du rapport.Live Office ne peut pas utiliser lesinstances qui sont définies pourêtre distribuées directement dansla boîte de réception de l'utilisateur.

Dernière instance : à partir de ladernière instance planifiée par<utilisateur>

Actualise les données de la basede données. Il s'agit de la valeurpar défaut.

Sur demande : depuis la base dedonnées

Actualise l'instance sélectionnée enfonction des données enregistréesavec un rapport publié. Cette optionn'est valide qu'après la publicationdu rapport avec les données enre-gistrées.

Utiliser les données enregistréesdu rapport : depuis le rapport enre-gistré


3Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live OfficeOptions d'actualisation des données


Actualise les données de l'instancesélectionnée uniquement.

Instance spécifique : depuis uneinstance spécifique du rapport

Info supplémentaire

Remarque :A la demande est l'option par défaut et la seule option disponible si l'objetrapport n'a pas d'instances de rapport ni de versions et s'il ne contient aucunedonnée enregistrée.

Remarque :Si vous choisissez de supprimer des données lorsque vous enregistrez ledocument, pour des raisons de sécurité, toute personne ouvrant le documentverra un message indiquant que des données ont été supprimées. Lesutilisateurs doivent actualiser les objets pour visualiser les objets Live Officeimportés. Pour actualiser les objets, les utilisateurs doivent disposer de LiveOffice et avoir accès à l'objet source dans BusinessObjects Enterprise. Pouren savoir plus sur le masquage de données, voir Gestion de la sécurité etde l'accès aux documents .

Modification du contenuCrystal ReportsDe nombreuses fonctions de BusinessObjects Live Office (Live Office) vouspermettent de modifier facilement vos objets Crystal Reports.

Cette section contient les sujets suivants, cliquez sur le lien approprié pourpasser à la rubrique correspondante :Rubriques associées• Affichage et modification des propriétés générales des objets• Ajout de contenu personnalisé aux objets Live Office• Modification des valeurs des paramètres• Modification des champs


Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live Office3 Modification du contenu Crystal Reports

• Modification des filtres

Affichage et modification des propriétés généralesdes objets

Vous pouvez également afficher et modifier les propriétés de votre objetCrystal Reports. La fenêtre Propriétés des objets Live Office vous permetde visualiser et de modifier tous les objets du document actuel.

Pour afficher les propriétés d'un objet Live Office

1. Dans votre application Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit dela souris sur votre objet Live Office et cliquez sur Propriétés.

La boîte de dialogue Propriétés des objets s'affiche.


3Utilisation du contenu Crystal Reports dans Live OfficeModification du contenu Crystal Reports

Remarque :Les propriétés affichées et les onglets disponibles dépendent du typed'objet que vous avez sélectionné.

2. Sélectionnez l'Objet ou le Rapport qui contient l'objet ou les objets àmodifier.

3. Sélectionnez l'objet ou les objets dont vous voulez modifier les propriétés.4. Procédez de l'une des manières suivantes :

• Cliquez sur l'onglet Général pour afficher les informations relatives àl'objet ou aux objets sélectionnés, et modifier leurs propriétés tellesque l'emplacement du rapport et le nom du ou des objets.

• Cliquez sur l'onglet Invites pour afficher les valeurs de paramètreactuelles et ouvrir la fenêtre Spécifier des valeurs de paramètre pourl'objet ou les objets sélectionnés.



• Cliquez sur l'onglet Actualiser pour afficher et modifier les optionsd'actualisation de l'objet ou des objets sélectionnés.

Ajout de contenupersonnalisé aux objets LiveOffice

Les objets Live Office insérés en tant que tables sont formés de lignes et decolonnes. Vous pouvez insérer des colonnes ou des lignes et ajouter votrepropre contenu personnalisé à l'objet. Le contenu personnalisé sera conservélors de l'actualisation des données de l'objet.

1. Accédez à l'objet Live Office.2. Sélectionnez la cellule, la ligne ou la colonne adjacente à l'emplacement

où la nouvelle colonne ou ligne sera insérée.3. Cliquez sur le bouton droit de la souris, pointez vers Live Office et cliquez

sur Insérer une ligne ou Insérer une colonne.

Une ligne est alors insérée au-dessus, ou une colonne est insérée à gauchede la cellule sélectionnée. Répétez l'opération jusqu'à ce que le nombre delignes ou de colonnes à insérer souhaité soit atteint. Une fois la premièreligne ou colonne insérée, le menu Live Office rend disponibles les actionsSupprimer la ligne ou Supprimer la colonne.

Pour supprimer une ligne ou une colonne ayant été ajoutée, vous devezsélectionner au moins une cellule de cette ligne ou colonne. Cliquez sur lebouton droit de la souris, pointez vers Live Office et cliquez sur Supprimerla ligne ou Supprimer la colonne.

Modification des valeurs des paramètres

Si votre objet Live Office est basé sur un objet rapport qui contient desparamètres, vous pouvez modifier les valeurs des paramètres lorsque vousinsérez l'objet ou ultérieurement. Si vous ne définissez pas les valeurs desparamètres lorsque vous insérez des objets Live Office dans votre documentMicrosoft Office, Live Office utilise les valeurs en cours.

Remarque :Si l'objet rapport contient des paramètres obligatoires, vous devez spécifierune valeur de paramètre avant d'insérer l'objet.



Vous pouvez modifier les propriétés de Live Office de manière à être invitéà saisir les valeurs des paramètres lorsque vous actualisez les données.Les valeurs de paramètre et les réglages peuvent également être modifiésà l'aide des commandes du menu LiveOffice et du menu contextuel.

Modification des valeurs et des paramètres de Paramètre oud'Invite

La boîte de dialogue Spécifier des valeurs de paramètre pour les objetsCrystal Reports, ou la boîte de dialogue Spécifier des valeurs d'invite pourles objets et les requêtes Web Intelligence vous permettent de définir lesvaleurs qui seront utilisées pour spécifier les données utilisées pour l'objetLive Office sélectionné. Il existe deux options disponibles dans toutes lesapplications Office, et une troisième option dans Excel. Lorsque voustravaillez dans Excel, vous avez la possibilité de lier les valeurs à une cellule.La liaison permet de mettre automatiquement à jour les valeurs dans Excel.Vous pouvez saisir le paramètre ou la valeur d'invite dans la cellule ou, sil'option est sélectionnée, vous pouvez sélectionner la valeur dans un menudéroulant dans la cellule. Par exemple, pour un rapport “Activités par région”avec un paramètre “Sélectionner la région”, la liste déroulante de la cellulede liaison peut contenir les valeurs “est” et “ouest”. Si une valeur étaitsélectionnée, les données de l'objet seraient mises à jour afin de reflétercette sélection.

1. Dans le document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur l'objet Live Office contenant le paramètre ou l'invite souhaité(e),puis cliquez sur Live Office > Paramètre d'invite.La boîte de dialogue Spécifier des valeurs de paramètre (ou d'invite)s'affiche.

2. Sélectionnez le paramètre ou l'invite à modifier, puis choisissez parmiles options suivantes pour spécifier la valeur :• Sélectionnez l'option Toujours demander la valeur pour que l'objet

Live Office vous demande la valeur du paramètre ou de l'invite lorsde chaque actualisation.

• Sélectionnez l'option Choisir une liste de valeurs pour lier l'objetLive Office à des valeurs de paramètre ou d'invite spécifiques. Cliquezsur le bouton Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue Spécifier desvaleurs de paramètre. Sélectionnez les valeurs de paramètre oud'invite dans les menus déroulants ou ajoutez de nouvelles valeurs.



3. Si vous travaillez sur un objet dans Microsoft Excel, l'optionsupplémentaire suivante est disponible :• Sélectionnez l'option Choisir une plage de données Excel pour lier

le paramètre ou l'invite à une plage de la feuille de calcul Excel.

Remarque :Les paramètres et les invites qui acceptent plusieurs valeurs discrètespeuvent être liés à une plage ou une variable nommée contenantplusieurs cellules.

Choisissez l'une des options ci-dessous pour sélectionner la plage :• Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez une variable nommée

existante.• Saisissez l'adresse de la plage.• Cliquez sur le bouton de sélection de la plage situé à droite

de la liste déroulante. La boîte de dialogue "Lier le paramètre" ou"Lier l'invite" s'affiche. Sélectionnez une plage disponible dans lafeuille de calcul et cliquez sur OK.

Remarque :Dans la boîte de dialogue Lier le paramètre ou Lier l'invite, vouspouvez sélectionner une plage n'importe où dans la feuille de calculactuelle ou dans toute autre feuille de calcul du classeur.

Autres options disponibles pour les paramètres et les invites liésà des plages :

• Ajouter la liste de paramètres à la liste déroulante de lacellule de liaison : activez cette case à cocher pour qu'uneliste déroulante de toutes les valeurs possibles pour leparamètre sélectionné soit créée dans chaque cellulesélectionnée.

Attention :L'utilisation de cette option pour un paramètre ou une inviteavec de nombreuses valeurs possibles augmente la taille totaledu classeur et peut entraîner une baisse des performances etun allongement du temps de réponse lors de l'actualisation desdonnées.

• Mettre à jour la liste de paramètres à l'actualisation : activezcette case à cocher pour que la liste des valeurs possibles pourle paramètre sélectionné soit actualisée.




Autres options pour les paramètres et les invites de plage :• Inclure cette valeur : activez cette case à cocher pour que la

valeur sélectionnée soit incluse dans l'ensemble de données.• Aucune valeur inférieure/supérieure : activez cette case à cocher

pour que l'ensemble de données ignore la valeur inférieure ousupérieure de la plage de paramètres.

4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Spécifier des valeurs deparamètre (ou d'invite). Les données du rapport sont ensuiteautomatiquement actualisées.

Conseil :Il s'agit du comportement d'actualisation par défaut de Live Office. Pourle modifier, cliquez sur Live Office > Options afin d'afficher la boîte dedialogue "Options". Dans la section Général, indiquez le comportementd'actualisation souhaité en activant les cases à cocher appropriées.

Pour actualiser automatiquement les données lorsque la liaisonde cellule change

Cette rubrique vous concerne si vous utilisez les objets Live Office dansMicrosoft Office Excel.

1. Dans le menu Live Office, cliquez sur Options.2. Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet Général.3. Sélectionnez Actualiser l'objet Live Office lors de la liaison de

modifications de cellules.4. Cliquez sur OK.

Remarque :Lorsque vous actualisez un objet LiveOffice unique, la boîte de dialogueSpécifier des valeurs de paramètre s'ouvre et vous permet de modifier lesvaleurs de paramètre.



Modification des champs

Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs d'un objet rapport basé surun document ou une instance de document Crystal Reports.

Pour ajouter ou supprimer des champs

1. Cliquez sur n'importe quelle cellule de l'objet Live Office que voussouhaitez modifier.

2. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Modifier, puis surAjouter/Supprimer des champs pour ouvrir la page Choisir desdonnées de l'Assistant d'insertion Live Office.

3. Effectuez l'une des actions suivantes :• Pour ajouter un champ, sélectionnez-le dans la liste Champs

disponibles, puis cliquez sur la flèche vers la droite (>).

• Pour supprimer un champ, sélectionnez-le dans la liste Champssélectionnés, puis cliquez sur la flèche vers la gauche (<).

4. Si nécessaire, modifiez l'ordre des champs inclus à l'aide des flèchesvers le haut et vers le bas.

5. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.Rubriques associées• Pour sélectionner Champs en tant qu'ensemble de données

Modification des filtres

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des filtres dans votre document.Vous pouvez appliquer des filtres à n'importe quel champ du documentCrystal Report source, même si le champ n'est pas affiché.

Pour ajouter ou modifier un filtre

1. Cliquez sur une cellule du rapport que vous souhaitez modifier.



2. Dans le menu LiveOffice , cliquez sur Modifier,sur Paramètres de filtre,puis sur Ajouter/Modifier pour ouvrir la page Paramètres de filtre del'Assistant d'insertion Live Office.

Conseil :Cette commande est également disponible dans le menu contextuelLiveOffice.

3. A la page Paramètres de filtre, cliquez sur le champ dont vous souhaitezfiltrer les données.

4. Pour modifier un filtre existant, sélectionnez-le.5. Sélectionnez un opérateur dans la liste Opérateur affichée à droite.

Un large choix de types d'opérateurs vous est proposé. Vous pouvezdéfinir plus précisément l'opérateur à l'aide des listes de valeurs. Lesoptions disponibles dépendent de l'opérateur sélectionné.

Pour exclure du filtre les valeurs nulles, vous pouvez utiliser les opérateurs"est NULL" et "n'est pas NULL" en les combinant à d'autres opérateurs.L'opérateur "est différent de" exclut également du filtre les valeurs nulles.

Remarque :

• Lorsque vous ajoutez un filtre à un champ calculé, vous devez saisirles valeurs et non les sélectionner dans les listes. Live Office ne peutpas extraire les valeurs calculées de la base de données sous-jacente.

• Si vous mettez en forme des cellules individuelles d'un objet rapport,puis que vous modifiez les filtres, les cellules mises en forme risquentde disparaître.

6. Cliquez sur Ajouter un filtre pour ajouter le filtre au champ.

Le filtre est indiqué au-dessous du champ auquel il s'applique.

7. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

Pour supprimer un filtre

1. Sélectionnez une cellule de votre document qui contient le filtre àsupprimer.

2. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Modifier, cliquez sur Paramètresde filtre, puis sur Ajouter/Modifier pour ouvrir la page Paramètres defiltre de l'Assistant d'insertion Live Office.



Conseil :Vous pouvez également cliquer sur l'objet Live Office avec le bouton droitde la souris, pointer vers Live Office, pointer vers Paramètres de filtre etcliquer sur Ajouter/Modifier.

3. Dans la page Paramètres de filtre, sélectionnez le filtre à supprimer,cliquez sur Supprimer un filtre et cliquez sur OK.

Choix de valeurs de champ spécifiques en tant que paramètresde filtre

Vous pouvez également afficher ou définir un filtre sur un ensemble particulierde valeurs de champ afin d'affiner les données de votre rapport. Par exemple,si vos données de rapport contiennent des informations sur une gamme debicyclettes, vous pouvez avoir trois champs contenant les informationssuivantes : Taille, Couleur et Prix. Les bicyclettes existent en quatre couleurs :rouge, noir, bleu et vert. Si vous souhaitez que le rapport affiche uniquementla taille et le prix des bicyclettes noires, vous pouvez utiliser le paramètre defiltre Afficher la valeur pour renvoyer cette information. A l'inverse, vouspouvez utiliser le paramètre de filtre Exclure la valeur pour exclure certainesvaleurs.

Pour afficher une valeur en particulier1. Cliquez sur la cellule contenant la valeur de champ que vous voulez

inclure en tant que filtre. Par exemple, bicyclettes noires2. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Modifier,sur Paramètres de filtre,

puis sur Afficher la valeur.

Votre rapport affiche maintenant la taille et le prix des bicyclettes noires.Pour rétablir la vue par défaut, supprimez le filtre.

Pour exclure une valeur1. Cliquez sur la cellule contenant la valeur que vous souhaitez exclure.2. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Modifier, sur Paramètres de filtre,

puis sur Exclure la valeur.

Live Office supprime de ce champ les lignes contenant la valeursélectionnée. Dans notre exemple, le champ ne contient plusd'informations sur les bicyclettes rouges. Pour rétablir la vue par défaut,supprimez le filtre.





Utilisation du contenuWeb Intelligence dans LiveOffice

4

Présentation généraleWeb Intelligence fournit l'accès aux informations d'entreprise via des réseauxintranet et extranet pour permettre des requêtes ad hoc puissantes et desanalyses interactives conviviales et sophistiquées.

Avec BusinessObjects Live Office (Live Office), vous pouvez facilement etaisément manipuler les données Web Intelligence depuis l'environnementd'applications Microsoft Office.

Vous pouvez compiler, analyser et manipuler les données Web Intelligence“en direct” depuis les documents Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlooket Word que vous utilisez quotidiennement afin d'optimiser la prise de décisioncollective.

Mise à niveau du contenu depuis la versionprécédente

Les versions précédentes de Live Office prenaient en charge l'insertion dechamps Web Intelligence dans des documents Microsoft Office. Cette versionest rétrocompatible avec les précédentes versions de Live Office et vouspouvez donc mettre à niveau le contenu Web Intelligence.

Pourmettre à niveau un objet Web Intelligence depuis la versionprécédente

1. Ouvrez le document Microsoft Office qui contient l'objet Web Intelligencedepuis la version précédente.

2. Connectez-vous à BusinessObject Enterprise et lancez l'Assistantd'insertion Live Office.Vous serez invité à effectuer la mise à niveau.

3. Cliquez sur OK pour convertir le document Web Intelligence dans cetteversion de Live Office.

4. Une fois le processus de mise à niveau terminé, cliquez avec le boutondroit de la souris sur l'objet et sélectionnez Ajouter/Supprimer deschamps pour modifier la configuration de la liste de champs ousélectionnez Actualiser l'objet pour actualiser les champs.


Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live Office4 Présentation générale

Insertion de contenu Web IntelligenceLe contenu Web Intelligence peut être ajouté à partir du menu Live Officeou à l'aide de la barre d'outils Live Office. Ces deux méthodes lancentl'"Assistant d'insertion Live Office", simple d'utilisation, qui vous guide pourchoisir un rapport, sélectionner des objets de données Web Intelligence etles insérer dans vos applications Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlookou Word en tant qu'objets Live Office à partager avec vos collègues.



Connexion à BusinessObjects Enterprise.3. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez insérer l'objet Live Office.4. Sélectionnez Live Office > Insérer > Contenu Web Intelligence.

Remarque :Dans Microsoft Excel, il est également possible de lancer l'Assistant àpartir de Insérer > Contenu Web Intelligence.

L' "Assistant d'insertion Live Office" s'affiche. Si vous n'êtes pas encoreconnecté à BusinessObjects Enterprise, vous êtes invité à le faire.

L'"Assistant d'insertion Live Office" vous guidera tout au long des étapes dechoix d'un document, de sélection du contenu du rapport, de sélection devaleurs de paramètre le cas échéant, et d'insertion de données dans votredocument Microsoft Office.

Présentation de l'Assistant d'insertion LiveOffice pour le contenuWeb Intelligence

Pour utiliser les fonctionnalités Web Intelligence dans Live Office, voussélectionnez une série d'options à l'aide de l'"Assistant d'insertion Live Office".L'"Assistant d'insertion Live Office" se compose de cinq pages qui sontexpliquées ci-après :


4Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live OfficeInsertion de contenu Web Intelligence


• Parcourir les rapports disponibles

• Localiser le rapport que voussouhaitez utiliser

Voir Assistant d'insertion : Choisir undocument.

Choisir un document

S'il existe plusieurs contextes pourles données Web Intelligence quevous avez sélectionnées, vous devezpréciser le contexte à utiliser. Parexemple, les parties de rapport WebIntelligence qui s'appliquent à un co-ntexte Marketing ou à un contexteVentes.

Voir Assistant d'insertion : Spécifierles contextes des requêtes.

Spécifier le contexte

• Sélectionner des valeurs d'invitedans une liste de valeurs préséle-ctionnées.

• Indiquer si vous souhaitez rece-voir une invite chaque fois que lesdonnées sont actualisées.

Voir Assistant d'insertion : Spécifierdes valeurs d'invite

Spécifier des valeurs d'invite


Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live Office4 Insertion de contenu Web Intelligence


Sélectionner les parties de rapportWeb Intelligence que vous souhaitezutiliser pour créer votre objet LiveOffice.

Voir Assistant d'insertion : Choisirdes données.

Choisir des données

• Saisir le nom de votre objet LiveOffice

• Vérifier son chemin dans le référe-ntiel avant de l'insérer dans votredocument

Voir Assistant d'insertion : Résu-mé

Résumé

Assistant d'insertion : Choisir un document

La première page de l'"Assistant d'insertion Live Office" est la page "Choisirun document" ; elle affiche l'Explorateur de référentiel BusinessObjectsEnterprise pour vous permettre de naviguer facilement jusqu'au rapport quevous souhaitez utiliser. La page "Choisir un document" affiche tous lesrapports Web intelligence auxquels vous avez accès, y compris les rapportscontenus dans des publications.

Conseil :Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de recherche pour effectuerune recherche par titre, par mot clé, par contenu ou sur tous les champs afinde localiser rapidement un rapport spécifique. Si vous importez du contenuvers un message électronique dans Outlook, la boîte de dialogue derecherche affichera par défaut la recherche de contenu basée sur l'objet dumessage.



Pour localiser le document à l'aide de l'explorateur

1. Dans le volet gauche de la page "Choisir un document", naviguez jusqu'audossier qui contient le rapport que vous souhaitez utiliser et cliquez deuxfois dessus. A l'aide des boutons situés au-dessus du volet gauche, vouspouvez passer de la vue Dossier à la vue Catégorie et inversement, cequi facilite la navigation.

La hiérarchie de dossiers se développe. Si le rapport se trouve dans unepublication affichée, sélectionnez l'instance de publication pour visualiserson contenu.

Remarque :Pour pouvoir importer une instance de rapport, celle-ci doit être stockéesur le système BusinessObjects Enterprise. Les instances qui sont



envoyées directement dans une boîte de réception ne sont pas stockéesdans le référentiel et ne peuvent donc pas être importées dans Live Office.

2. Dans le volet de droite de la page "Choisir un document", sélectionnezle rapport que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Suivant.

Conseil :

• Sélectionnez un en-tête de colonne, par exemple, Nom, Propriétaireou Type, pour trier les rapports disponibles.

• Vous pouvez rechercher un rapport ou un objet spécifique par titre oupar mot clé à l'aide de la boîte de dialogue de recherche situéeau-dessus du jeu de cadres.


• Pour des raisons de facilité d'accès, le dossier "Récent" contientégalement tous les rapports que vous avez récemment créés oumodifiés.

Etape suivante : Assistant d'insertion

Remarque :

• Si le rapport que vous avez sélectionné contient plusieurs contextes, lapage suivante de l'"Assistant d'insertion Live Office" sera la page "Spécifierles contextes des requêtes". Voir Assistant d'insertion : Spécifier lescontextes des requêtes.

• Si le rapport que vous avez sélectionné contient un seul contexte, maiscomporte des invites, la page suivante de l'"Assistant d'insertion LiveOffice" sera la page "Spécifier des valeurs d'invite". Voir Assistantd'insertion : Spécifier des valeurs d'invite.

• Si le rapport que vous avez sélectionné ne contient aucune invite oucontient un seul contexte, la page suivante de l'"Assistant d'insertion LiveOffice" sera la page "Choisir des données". Voir Assistant d'insertion :Choisir des données.



Assistant d'insertion : Spécifier les contextes desrequêtes

Un contexte est un groupe défini d'objets de données dans un univers quipartagent un objectif de gestion commun. Si les données que vous avezsélectionnées se trouvent dans plusieurs contextes, vous devez précisercelui que vous voulez utiliser.

Pour spécifier le contexte

1. A la page Spécifier les contextes des requêtes de l'Assistant d'insertionLive Office, sélectionnez un contexte dans la liste proposée.




Si le rapport Web Intelligence que vous sélectionnez contient des invites,la page suivante sera Spécifier des valeurs d'invite ; si le rapport necontient pas d'invites, la page Choisir des données s'affiche.

Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs d'invite

La page Spécifier des valeurs d'invite s'affichera uniquement si les invitesont été spécifiées pour le rapport. Les invites sont soit obligatoires, soitfacultatives. Si toutes les invites répertoriées sur cette page sont facultatives,vous n'avez pas besoin de spécifier de valeur d'invite à cette étape, cliquezsur Suivant et spécifiez les valeurs d'invite lors de l'actualisation de l'objet.

1. A la page "Spécifier des valeurs des invites", effectuez l'une desopérations suivantes pour chaque valeur d'invite à spécifier :



Saisissez une valeur dans le champ de recherche afin de rechercherune valeur d'invite à partir d'une liste d'options présélectionnée. Cliquez

•

sur le bouton pour spécifier Ignorer la casse ou Respecter lacasse pour la chaîne de recherche. Cliquez sur > pour ajouter cettevaleur à vos valeurs sélectionnées.

Remarque :Si la liste de valeurs disponibles est vide ou doit être mise à jour,

cliquez sur l'icône Actualiser la liste .

• Cliquez deux fois sur une valeur affichée pour l'ajouter à la liste desvaleurs sélectionnées.

• Saisissez une valeur d'invite et cliquez sur > pour ajouter la valeur àla liste de valeurs.


La page Choisir des données s'affiche.

Assistant d'insertion : Choisir des données

La quatrième page de l'Assistant d'insertion Live Office est la page Choisirdes données, qui vous invite à sélectionner les parties du rapport que voussouhaitez inclure et insérer dans votre document Microsoft Office.



Pour sélectionner les parties comme ensemble de données

1. Choisissez vos options préférées pour la visualisation des données derapport :• Cliquez sur le bouton Afficher/Masquer les paramètres

interactifs pour ajuster les valeurs de paramètre dans le voletParamètres interactifs. Utilisez la liste déroulante située en dessousde chaque paramètre dans le volet pour ajuster la valeur. Une foisterminées les sélections de valeurs de paramètre, cliquez surAppliquer.



Remarque :Le bouton Afficher/Masquer les paramètres interactifs ne s'affichepas si votre rapport ne contient pas de paramètres prédéfinis ou sivous cliquez sur Passer aux champs.

• Cliquez sur le bouton Activer/Désactiver l'arborescence des

groupes pour passer d'une vue de document à une autre. Parexemple, dans un rapport des ventes trimestrielles, les donnéespeuvent être regroupées et triées par vendeur et par produit dansl'arborescence des documents afin de permettre un accès plus rapide.

• Cliquez sur les flèches vers la droite ou la gauche dans la barre d'outilspour naviguer jusqu'à une page particulière d'un rapport.

• Sélectionnez l'icôneRechercher pour rechercher une chaîne de texte,telle que le nom d'un vendeur, dans le rapport.

• Pour un affichage optimal, choisissez un facteur de zoom oud'agrandissement de page pour le rapport dans la liste déroulantedisponible.

2. Dans le visualiseur de document, sélectionnez les objets ou les partiesde rapport que vous souhaitez inclure. Par exemple, dans un rapport desventes trimestrielles, vous pouvez inclure le nom du vendeur, sa classede produit et son chiffre de vente total par trimestre.

Conseil :Vous pouvez sélectionner plusieurs parties de rapports à insérer dansvotre application Microsoft Office en utilisant la combinaison de touchesALT + + clic.





Page Résumé








Ajout de parties de rapport WebIntelligence supplémentaires

Vous pouvez ajouter rapidement et facilement des parties de rapportsupplémentaires à votre document Web Intelligence Live Office.

Pour ajouter des parties de rapport à partir de lamême source

1. Sélectionnez l'objet Live Office source dans votre document MicrosoftOffice.

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris, pointez vers Live Office et cliquezsur Nouvel objet du même rapport.La fenêtre "Insérer de la même source" s'affiche.


Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live Office4 Ajout de parties de rapport Web Intelligence supplémentaires

3. Sélectionnez les parties de rapport à ajouter et cliquez sur le boutonInsérer. Live Office insérera les parties automatiquement.

Lorsque vous avez terminé d'insérer des parties supplémentaires de cettesource, cliquez sur Fermer pour revenir à votre document Office.

Options d'actualisation des donnéesLes données renvoyées lors de l'actualisation d'un objet dépendent :

• Du type d'objet utilisé comme objet source.

• De l'option d'actualisation que vous avez choisie.


4Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live OfficeOptions d'actualisation des données

Vous pouvez modifier le comportement d'actualisation des objets rapportLive Office à partir de LiveOffice > Option d'actualisation ou dans la boîtede dialogue Propriétés des objets Live Office.

Vous pouvez également modifier l'ordre d'actualisation des objets Live Officede vos documents Microsoft Office.Rubriques associées• Modification de l'ordre d'actualisation des objets

Pour configurer les options d'actualisation de vosobjets Live Office

1. Dans votre document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur l'objet Live Office dont vous voulez modifier les propriétésd'actualisation.

2. Dans le menu Live Office, cliquez sur Option d'actualisation.

La boîte de dialogue "Options d'actualisation" s'affiche.

3. Sélectionnez l'option d'actualisation à utiliser et cliquez sur OK


Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live Office4 Options d'actualisation des données


Actualise la dernière instance del'objet Live Office sélectionné pourun utilisateur spécifique. Sélection-nez l'utilisateur dont vous souhaitezutiliser l'instance dans la liste dérou-lante. La valeur par défaut est l'utili-sateur actuel d'après les référencesde connexion à la base de donnéesutilisées pour la connexion.

Remarque :Lors de l'actualisation de la dernièreinstance d'un rapport contenu dansune publication, Live Office extraitles données du rapport provenantde la dernière instance de publica-tion de l'utilisateur en cours. L'insta-nce de publication doit être publiéeà un emplacement d'Enterpriseavec la mise en forme du rapport.Live Office ne peut pas utiliser lesinstances qui sont définies pourêtre distribuées directement dansla boîte de réception de l'utilisateur.

Dernière instance : à partir de ladernière instance planifiée par<utilisateur>

Actualise les données de la basede données. Il s'agit de la valeurpar défaut.

Sur demande : depuis la base dedonnées

Actualise l'instance sélectionnée enfonction des données enregistréesavec un rapport publié. Cette optionn'est valide qu'après la publicationdu rapport avec les données enre-gistrées.

Utiliser les données enregistréesdu rapport : depuis le rapport enre-gistré


4Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live OfficeOptions d'actualisation des données


Actualise les données de l'instancesélectionnée uniquement.

Instance spécifique : depuis uneinstance spécifique du rapport

Info supplémentaire

Remarque :

• Utiliser les données enregistrées du rapport est l'option par défaut sile rapport Web Intelligence n'a aucune instance et si le créateur du rapportn'a pas spécifié Actualisation à l'ouverture.

• A la demande est l'option par défaut si le créateur du rapport WebIntelligence a spécifié une Actualisation à l'ouverture ; c'est la seule optiondisponible si le rapport n'a pas d'instances ou s'il ne contient aucunedonnée enregistrée.

• Dernière instance est l'option par défaut si le rapport Web Intelligencea une instance disponible pour l'utilisateur actuel.

Remarque :Si vous choisissez de supprimer des données lorsque vous enregistrez ledocument, pour des raisons de sécurité, toute personne ouvrant le documentverra un message indiquant que des données ont été supprimées. Lesutilisateurs doivent actualiser les objets pour visualiser les objets Live Officeimportés. Pour actualiser les objets, les utilisateurs doivent disposer de LiveOffice et avoir accès à l'objet source dans BusinessObjects Enterprise. Pouren savoir plus sur le masquage de données, voir Gestion de la sécurité etde l'accès aux documents .

Modification du contenuWeb Intelligence

Vous pouvez également modifier les objets de données Web Intelligenceexistants. Cette section explique comment visualiser et modifier les objetsLive Office existants.


Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live Office4 Modification du contenu Web Intelligence

Cette section contient les sujets suivants, cliquez sur le lien approprié pourpasser à la rubrique correspondante :Rubriques associées• Affichage et modification des propriétés générales des objets• Modification des valeurs d'invite


Vous pouvez également afficher et modifier les propriétés de votre objetWeb Intelligence. La fenêtre Propriétés des objets Live Office vous permetde visualiser et de modifier tous les objets du document actuel.





4Utilisation du contenu Web Intelligence dans Live OfficeModification du contenu Web Intelligence









Modification des valeurs d'invite

Vous pouvez modifier les valeurs d'invite lors de l'insertion de l'objet dedonnées Web Intelligence ou ultérieurement. Si vous ne définissez pas lesvaleurs d'invite lors de l'insertion de l'objet, Live Office utilise les valeursd'invite en cours.




2. Sélectionnez le paramètre ou l'invite à modifier, puis choisissez parmiles options suivantes pour spécifier la valeur :



• Sélectionnez l'option Toujours demander la valeur pour que l'objetLive Office vous demande la valeur du paramètre ou de l'invite lorsde chaque actualisation.

























Utilisation des requêtesdans Live Office

5

PrésentationUne requête permet de répondre à une question de gestion à partir desdonnées stockées dans une ou plusieurs bases de données. Une requêtepeut être simple, par exemple total ventes année dernière. Suivant vosbesoins de gestion, la requête peut également être plus complexe, parexemple total des ventes, du Produit A, en Espagne, pour le premier trimestrede l'année dernière.

Traditionnellement, les requêtes étaient envoyées aux bases de donnéesdans un langage appelé SQL (Structured Query Language) et pouvaientuniquement être créées par un expert en informatique ou en langages debase de données. Cependant, l'Assistant d'insertion fourni parBusinessObjects Live Office (Live Office) permet de créer facilement desrequêtes, sans devoir connaître SQL pour interroger des données à l'aidede Live Office. Vous n'avez pas besoin de maîtriser des langages deprogrammation complexes. L'Assistant d'insertion Live Office présente lesinformations disponibles dans la base de données sous forme d'objets ayantdes significations et des noms familiers. La requête est créée à l'aide desobjets et des filtres que vous sélectionnez.

Avec un minimum d'efforts, vous pouvez définir des requêtes et extraire desréponses significatives à des questions de gestion telles que les suivantes :• Obtenir les chiffres de vente des trois premiers trimestres de cette année

pour tous les clients d'Amérique du Nord par région.

• Obtenir la liste de tous les clients internationaux qui sont des partenaires.

Les données sont organisées sous forme de tableaux auxquels vous pouvezaccéder depuis vos documents Microsoft Office Excel, Word, Outlook ouPowerPoint. Cette section contient des informations sur la création, lamodification et l'actualisation des requêtes dans Live Office.Rubriques associées• Insertion de requêtes• Présentation de l'Assistant d'insertion Live Office pour les requêtes• Modification de requêtes


Utilisation des requêtes dans Live Office5 Présentation

Insertion de requêtesLes requêtes peuvent être ajoutées à partir du menu Live Office ou à l'aidede la barre d'outils Live Office. Ces deux méthodes lancent l'"Assistantd'insertion Live Office", simple d'utilisation, qui vous guide pour choisir ununivers, sélectionner des objets de données et les insérer dans vosapplications Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook ou Word en tantqu'objets Live Office à partager avec vos collègues.



Connexion à BusinessObjects Enterprise.3. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez insérer l'objet Live Office.4. Sélectionnez Live Office > Insérer > Nouvelle requête.

Remarque :Dans Microsoft Excel, l'Assistant peut également être lancé à partir deInsérer > Nouvelle requête.

L' "Assistant d'insertion Live Office" s'affiche. Si vous n'êtes pas encoreconnecté à BusinessObjects Enterprise, vous êtes invité à le faire.

Présentation de l'Assistant d'insertion Live Office pour lesrequêtes

Vous trouverez ci-dessous une présentation de l'utilisation de l'Assistantd'insertion Live Office pour créer une requête. Pour en savoir plus, voirInsertion de requêtes.


5Utilisation des requêtes dans Live OfficeInsertion de requêtes


• Parcourir les univers disponibles

• Localiser l'univers que vous sou-haitez utiliser

Voir Assistant d'insertion : Choisirun univers.

Choisir un univers

Sélectionner des objets univers dansle volet Gestionnaire et les faire glis-ser vers les objets résultat à afficher

ou Sélectionner des objets universdans le volet Gestionnaire et les faireglisser vers le volet Objets du filtrepour créer des filtres de données

Voir Assistant d'insertion : Spécifierune requête.

Spécifier une requête

Sélectionner un contexte d'universpour votre requête.

Un contexte est un groupe définid'objets dans un univers qui partage-nt un objectif de gestion commun.

Voir Assistant d'insertion : Spécifierles contextes des requêtes.

Spécifier les contextes des requêtes


Utilisation des requêtes dans Live Office5 Insertion de requêtes


• Sélectionner une valeur d'invitedans une liste de valeurs préséle-ctionnée

• Indiquer que vous souhaitez rece-voir une invite chaque fois que lesdonnées sont actualisées

Voir Assistant d'insertion : Spécifierdes valeurs d'invite.

Spécifier des valeurs d'invite

Saisir le nom de votre objet Live Of-fice et vérifier son chemin dans leréférentiel avant d'insérer les don-nées dans votre document MicrosoftOffice Voir Assistant d'insertion : Ré-sumé.

Résumé

Assistant d'insertion : Choisir un univers

La première page de l'"Assistant d'insertion Live Office" est la page "Choisirun univers" ; elle affiche l'Explorateur de référentiel BusinessObjectsEnterprise pour vous permettre de naviguer facilement jusqu'au rapport quevous souhaitez utiliser. La page "Choisir un univers" affiche tous les universauxquels vous avez accès.

Conseil :Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de recherche pour effectuerune recherche par titre, par mot clé, par contenu ou sur tous les champs afinde localiser rapidement un rapport spécifique. Si vous importez du contenuvers un message électronique dans Outlook, la boîte de dialogue derecherche affichera par défaut la recherche de contenu basée sur l'objet dumessage.



Pour sélectionner votre source de données

1. A la page "Choisir un univers", naviguez jusqu'au dossier qui contientl'univers que vous souhaitez utiliser et cliquez deux fois dessus. Lahiérarchie de dossiers se développe.

2. Dans le volet de droite de la page "Choisir un univers", sélectionnezl'univers que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Suivant.

Conseil :

• Cliquez sur un en-tête de colonne, par exemple, Titre, Propriétaire,ou Date de modification, pour trier les univers dans le dossiersélectionné.



• Vous pouvez rechercher un univers spécifique par titre, par mot cléou par contenu, à l'aide de la boîte de dialogue de recherche situéeau-dessus du jeu de cadres.


• Pour des raisons de facilité d'accès, le dossier "Récent" contientégalement tous les univers auxquels vous avez eu accès ou que vousavez modifiés récemment.

Rubriques associées• Assistant d'insertion : Spécifier une requête

Assistant d'insertion : Spécifier une requête

Pour définir les données devant répondre à vos questions de gestion et lesinsérer dans votre document Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlookou Word, vous devez créer une requête. Le volet Gestionnaire de la pageSpécifier une requête répertorie tous les objets disponibles définis pourl'univers sélectionné.

Pour ajouter des objets à votre requête

La création de votre requête se fait simplement par glisser-déposer. Voussélectionnez les éléments dans le volet de gauche et les déposez dans levolet Objets du résultat ou Objets du filtre.

Remarque :Vous pouvez aussi faire glisser les objets en dehors de ces zones pour lesramener dans le volet de gauche à tout moment.

1. A partir du volet de gauche, sélectionnez et faites glisser des objets versle volet Objets du résultat.

Par exemple, une requête peut inclure l'année, le commercial, le nom duclient et le montant en euros.

Les objets déplacés vers le volet Objets du résultat formeront les colonnesde l'objet Live Office.



2. A partir du volet de gauche, sélectionnez et faites glisser des objets versle volet Objets du filtre.

Les objets peuvent être déplacés vers les volets Résultats et Objets dufiltre. Les objets déplacés vers le volet Filtres n'apparaissent pas dansl'objet Live Office. Ces objets filtrent les données et limitent l'ensemblede données obtenu à vos spécifications. En prenant l'exemple de l'étape 1,vous pourriez faire glisser l'objet Année afin de l'utiliser comme filtreégalement, ce qui permettrait de restreindre les données à une annéesélectionnée.

a. Vous pouvez, à présent, déterminer le type de filtre des objetsapparaissant sur le volet Objets du filtre.Les types de filtre comprennent :• Valeur constante• Liste de valeurs• Invite• Objet

Pour en savoir plus, voir Filtrage des objets requête

3. Vous pouvez à présent définir plus en détail les objets sélectionnés. Vouspouvez rendre vos questions de gestion plus significatives en classantou triant l'ensemble de données.a. Ajouter le classement aux objets de requête

Classement des objets requêteb. Trier les objets de requête

Tri des objets requête

4. Cliquez sur Suivant pour continuer.Rubriques associées• Configuration des options de requête

A propos de la page Spécifier une requête

Cette section décrit les fonctions de la page Spécifier une requête.



Bouton Afficher/Masquer le volet Gestionnaire

Le volet Gestionnaire est le volet situé sur le côté gauche. Vous pouvezafficher ou masquer ce volet en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer le

volet Gestionnaire.

Bouton Afficher/Masquer le volet Filtres

Cliquez sur le bouton Afficher/Masquer le volet Filtres pour afficherou masquer le volet Objets du filtre.



Bouton Afficher la boîte de dialogue d'options

Cliquez sur le bouton Afficher la boîte de dialogue d'options pourafficher la boîte de dialogue "Options". Pour en savoir plus, voir Configurationdes options de requête.

Bouton Ajouter un classement

Cliquez sur le bouton Ajouter un classement pour que les donnéesassociées à l'objet sélectionné soient classées dans l'ordre que voussélectionnez. Pour en savoir plus, voir Classement des objets requête.

Gérer les tris

Cliquez sur le bouton Gérer les tris pour afficher la boîte de dialogue Trier.Cette boîte de dialogue vous permet de gérer tous les tris qui n'ont pas étéajoutés à des objets. Pour en savoir plus, voir Tri des objets requête.

Objets disponibles

L'univers sélectionné apparaît dans le volet Gestionnaire, suivi d'unearborescence de dossiers. Cliquez pour développer les dossiers afin d'afficherles objets de données qu'ils contiennent. Vous pouvez sélectionner cesobjets comme objets Résultat ou Filtre en les faisant glisser dans le volet devotre choix. Les objets peuvent être de l'un des types suivants :•

Objet Dimension

Un objet dimension représente des données qui fournissent la base d'uneanalyse dans un rapport. Les objets de dimension extraient généralementdes données de type caractère, par exemple des noms de client, desnoms de lieux de séjour ou des dates.

•

Objet de type Information

Un objet de type information fournit des données descriptives relativesà une dimension. Une information est toujours associée à la dimensionà laquelle elle fournit des informations complémentaires. Par exemple,Age est un objet information associé à la dimension Client.



•

Objet Indicateur

L'objet indicateur extrait des données numériques résultant de calculseffectués sur les données de la base de données. Par exemple, [Chiffred'affaires] est le nombre d'articles vendus multiplié par le prix unitaire deces articles.

•

Objets condition préalable

Un objet condition préalable est un filtre prédéfini, qui ne peut être placéque dans le volet Objets du filtre. Par exemple, Cette année est un filtreprédéfini utilisé pour restreindre l'ensemble de données à l'année encours.

Classement des objets requête

Le classement est une méthode permettant de limiter les données renvoyéespar une requête. Dans la page Spécifier une requête de l'Assistant d'insertionLive Office, vous pouvez ajouter un classement à une dimension ou à unobjet en fonction d'un indicateur défini. Par exemple, vous pouvez définir unclassement afin de limiter la dimension “Nom du client” aux sept premiersrésultats en fonction de la “Somme des ventes de l'année dernière”.

Remarque :Tous les univers ne prennent pas en charge le classement. Il est impossibled'établir un classement pour un objet dont les valeurs dépendent de l'ordredes données. Cela est dû au fait que la fonctionnalité de classement LiveOffice modifie l'ordre des données, qui à son tour modifie les données del'objet, ce qui oblige un recalcul de l'ordre des données. Il en résulte unedépendance circulaire entre le classement et les objets de données.

1. Cliquez sur l'icône Ajouter un classement au-dessus du voletGestionnaire.Un éditeur de filtre s'affiche dans un volet séparé sous le volet Objetsdu résultat.

2. Dans l'Editeur de filtre, définissez le classement selon un ordre spécifiqueen effectuant une sélection à partir de la liste déroulante située en regard



de l'icône Ajouter un classement. Vous pouvez choisir l'un des attributssuivants :• Haut• Bas• % premiers• % derniers

3. Fournissez une valeur dans la zone située en regard de l'attributsélectionné.Déplacez la valeur affichée vers le haut ou vers le bas à l'aide des boutonsde contrôle correspondants.

4. Faites glisser une dimension, un indicateur et un objet le cas échéantdans les champs désignés de l'Editeur de filtre.Vous pouvez faire glisser des objets directement à partir du voletGestionnaire ou déplacer des objets présélectionnés à partir du voletObjets du résultat.

5. Répétez les étapes de 1 à 4 pour définir un autre classement ou continuerà créer votre requête.

Tri des objets requête

Vous pouvez appliquer un ordre de tri spécifique aux objets inclus dans unerequête. L'ordre de tri sera reflété dans les résultats extraits de votre requête.Pour spécifier un tri, vous devez afficher la page "Spécifier une requête"dans l'Assistant d'insertion Live Office.

1. Dans la page Spécifier une requête, cliquez sur l'icône de tri Gérer .La boîte de dialogue Trier s'affiche.

2. Dans la liste Objets disponibles, sélectionnez l'objet selon lequel voussouhaitez effectuer le tri.Développez les dossiers et sous-dossiers pour localiser les objets.

Remarque :Vous ne pouvez pas sélectionner la totalité d'un dossier.

3. Utilisez le bouton > pour déplacer un objet sélectionné dans la liste Trissur la requête.Pour annuler une sélection, utilisez le bouton < pour replacer un objetdans la liste Objets disponibles.



4. Sélectionnez un objet dans la liste Tris sur la requête et effectuez l'unedes opérations suivantes :• Spécifiez l'ordre des données extraites pour l'objet à l'aide du bouton

Croissant ou Décroissant. Une flèche correspondante vers le haut(croissant) ou vers le bas (décroissant) est affichée en regard del'objet. Par défaut, les objets sont définis sur le tri par ordre croissant.

• Utilisez les boutons Monter ou Descendre pour déplacer l'objet dansla liste Tris sur la requête. La requête reflétera l'ordre de la liste.

5. Cliquez sur OK.La boîte de dialogue Trier se ferme et la page Spécifier une requête del'Assistant d'insertion Live Office s'affiche à nouveau.

Filtrage des objets requête

Lorsque vous créez des requêtes simples à l'aide de l'option "Objets du filtre"dans l'Assistant d'insertion Live Office, vous pouvez choisir l'un desopérateurs de comparaison proposés, puis l'un des quatre types de filtre :

Opérateurs de comparaison• Egal à• Différent de• Supérieur à• Supérieur ou égal à• Inférieur à• Inférieur ou égal à• Entre• Pas entre• Dans liste• Pas dans liste• Non renseigné• Renseigné• A la fois• Sauf

Types de filtre• Constante



Remarque :Il s'agit de la sélection par défaut.

• Liste de valeurs• Invite• Objet

Remarque :Le type de filtre Objet n'est pas pris en charge lorsqu'il est utilisé avecles opérateurs de comparaison suivants : Dans liste, Pas dans liste,Non renseigné et Renseigné.

Restriction :Le type de filtre Objet n'est pas pris en charge avec les univers OLAP.

Après avoir défini les filtres de requête souhaités, cliquez sur Suivant. Sivotre requête fait appel à plusieurs contextes possibles, la page suivante del'Assistant d'insertion Live Office sera la page Spécifier les contextes derequête ; si votre requête comporte des invites, la page suivante sera la pageSpécifier des valeurs d'invite. Si votre requête n'a aucun contexte ni aucuneinvite possible, la page Résumé de l'Assistant d'insertion s'affiche.

Utilisation d'une valeur constante comme filtreLorsqu'un objet est déposé dans le volet Objets du filtre, un éditeur de filtrecorrespondant s'affiche.

1. Dans l'Editeur de filtre, cliquez sur la flèche vers le bas située sur la droiteet sélectionnez Constante.

2. Saisissez une valeur dans la zone de texte fournie.

L'objet prendra la valeur saisie dans la zone de texte.

Remarque :La valeur saisie dans la zone de texte est la valeur constante de l'objetlors de l'exécution de la requête. Cliquez sur la flèche vers le bas situéeà gauche de la zone de texte pour sélectionner une relation différenteentre la valeur spécifiée et l'objet requête.

3. Cliquez sur Suivant.La page Spécifier les contextes des requêtes ou Spécifier des valeursd'invite s'affiche.



Utilisation d'une liste de valeurs comme filtreLorsqu'un objet est déposé dans le volet Objets du filtre, un éditeur de filtrecorrespondant s'affiche.

1. Dans l'Editeur de filtre, cliquez sur la flèche vers le bas située sur la droiteet sélectionnez Liste de valeurs.

2. Dans la boîte de dialogue Liste de valeurs, cliquez deux fois sur lesvaleurs que vous voulez inclure, puis cliquez sur OK.

Par exemple, vous pouvez sélectionner la valeur Partenaires pour queles résultats de votre requête renvoient la liste des clients de la régionCS qui sont des partenaires.

Les valeurs que vous choisissez apparaissent dans le volet Objets dufiltre.




Utilisation d'une invite comme filtreLorsqu'un objet est déposé dans le volet Objets du filtre, un éditeur de filtrecorrespondant s'affiche. Par exemple, vous pouvez ajouter des invites pourles types de client ou les perspectives de vente, telles que Partenaires ouIntégrateurs de système, ou pour les différentes régions géographiques.

1. Dans l'Editeur de filtre, cliquez sur la flèche vers le bas située sur la droiteet sélectionnez Invite.

2. Cliquez sur l'icône Définir une invite située à droite de la zone detexte.La boîte de dialogue "Définir une invite" apparaît.

3. Dans la boîte de dialogue "Définir une invite", sélectionnez les propriétésd'invite voulues et cliquez sur OK.Par exemple, vous pouvez choisir Invite facultative pour rendre uneinvite facultative.


Utilisation d'un objet en tant que filtreLorsqu'un objet est déposé dans le volet Objets du filtre, un éditeur de filtrecorrespondant s'affiche.

1. Dans l'éditeur de filtre, cliquez sur la flèche vers le bas située sur la droiteet sélectionnez Objet.La boîte de dialogue "Objets et variables" apparaît.



2. Sous "Objets et variables disponibles", sélectionnez un objet d'univers.Cliquez sur OK.Il n'est possible de sélectionner qu'un seul objet, qui ne peut pas être unfiltre ou un dossier d'univers prédéfini.


Configuration des options de requête

Vous pouvez configurer vos options de requête pour effectuer les opérationssuivantes afin d'améliorer les performances et la qualité des données :

• Eliminer les lignes en double des résultats

• Définir une limite de durée d'exécution de la requête

• Définir une limite de nombre de lignes renvoyées dans les résultats dela requête

• Limiter les données renvoyées à un exemple d'ensemble aléatoire spécifié

Pour configurer les options de requête1. Cliquez sur l'icône Afficher la boîte de dialogue d'options .

La boîte de dialogue Options s'affiche.

2. Dans la boîte de dialogue Options, configurez les options disponiblescomme décrit dans le tableau suivant, puis cliquez sur OK.



DescriptionOption

Si l'utilisateur ne sélectionne pascette option, les lignes en doubleseront supprimées des résultats dela requête. Par exemple, si vousrecherchez l'objet Année, vous ob-tiendrez les années distinctes aulieu d'une éventuelle valeur d'annéedupliquée pour chaque ligne ren-voyée par la requête. La valeur pardéfaut est false.

Avec doublons

Durée maximale en secondes auto-risée pour l'exécution de la requête.La valeur -1 signifie qu'il n'y a pasde limite de durée.

Nombre d'extractions maximal

Nombre maximal de lignes à ex-traire lors de l'exécution de la re-quête. La valeur -1 signifie qu'il n'ya pas de limite.

Nombre maximal de lignes extraites

Renvoie le nombre spécifié delignes en tant que données aléa-toires dans les critères de sélectionactuels.

Exemple d'ensemble de résultats



Assistant d'insertion : Spécifier les contextes desrequêtes

Un contexte est un groupe défini d'objets dans une requête qui partagentun objectif de gestion commun. Les contextes sont utilisés dans les universpour éviter les requêtes ambiguës, c'est-à-dire les requêtes qui contiennentdes objets qui renvoient plusieurs types d'informations. Si plusieurs contextesexistent pour votre requête, vous devez spécifier le contexte à utiliser dansla page Spécifier les contextes des requêtes de l'Assistant d'insertion LiveOffice.

Remarque :Vous pouvez également modifier le contexte de la requête dans l'ongletInvite de la fenêtre "Propriétés des objets Live Office" ou au cours d'uneopération d'actualisation.

Pour spécifier le contexte

La page Spécifier les contextes des requêtes s'affiche lors de la créationd'une nouvelle requête si cette dernière contient plusieurs contextes.



1. Dans la liste Contextes disponibles, sélectionnez le contexte à utiliserpour votre requête.

Conseil :Le contexte actuel est répertorié sous le titre Valeurs sélectionnées(s).

2. Cliquez sur Suivant pour continuer la création de votre requête.

Si votre requête contient des invites, la page suivante sera la page Spécifierdes valeurs d'invite ; si elle ne contient pas d'invites, la page Résumé del'Assistant d'insertion Live Office apparaît.



Assistant d'insertion : Spécifier des valeurs d'invite

La page Specify Prompt Values s'affiche uniquement si vous avez spécifiédes invites pour la requête. Les invites sont soit obligatoires, soit facultatives.Si toutes les invites répertoriées sur cette page sont facultatives, vous n'avezpas besoin de spécifier de valeur d'invite à cette étape, cliquez sur Suivantet spécifiez les valeurs d'invite lors de l'actualisation de la requête.

1. A la page Spécifier des valeurs des invites, effectuez l'une des opérationssuivantes pour chaque valeur d'invite à spécifier :• Dans le champ Saisissez une valeur, entrez une nouvelle valeur et

cliquez sur > pour ajouter la valeur aux "Valeurs sélectionnées".Cliquez sur < pour supprimer une valeur ou sur << pour supprimerplusieurs valeurs de la liste des "Valeurs sélectionnées".



• Sélectionnez une valeur affichée et cliquez sur > ou cliquez deux foispour l'ajouter à la liste des "Valeurs sélectionnées".

Remarque :Si la liste de valeurs disponibles est vide ou doit être mise à jour,

cliquez sur le bouton Actualiser les valeurs .

• Pour effectuer une recherche dans une liste de valeursprésélectionnées, saisissez une valeur dans le champ de recherche.

Cliquez sur le bouton et spécifiez Ignorer la casseou Respecter la casse pour la chaîne de recherche. Cliquez sur >pour ajouter la valeur renvoyée aux "Valeurs sélectionnées".


La page Résumé s'affiche.




Page Résumé








Modification de requêtesVous pouvez également modifier les objets de requête existants. Cettesection explique comment visualiser et modifier les objets Live Officeexistants.

Cette section contient les sujets suivants, cliquez sur le lien approprié pourpasser à la rubrique correspondante :Rubriques associées• Affichage et modification des propriétés générales des objets• Modification des valeurs d'invite• Modification de l'emplacement de l'univers• Modification de la définition de la requête• Modification du contexte d'une requête


Vous pouvez également afficher et modifier les propriétés de votre requête.La fenêtre Propriétés des objets Live Office vous permet de visualiser et demodifier tous les objets du document actuel.


Utilisation des requêtes dans Live Office5 Modification de requêtes








5Utilisation des requêtes dans Live OfficeModification de requêtes




Modification des valeurs d'invite

Vous pouvez modifier les valeurs d'invite lors de l'insertion de l'objet dedonnées requête ou ultérieurement. Si vous ne définissez pas les valeursd'invite lors de l'insertion de l'objet, Live Office utilise les valeurs d'invite encours.



1. Dans le document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur l'objet Live Office contenant le paramètre ou l'invite souhaité(e),puis cliquez sur Live Office > Paramètre d'invite.



La boîte de dialogue Spécifier des valeurs de paramètre (ou d'invite)s'affiche.












• Ajouter la liste de paramètres à la liste déroulante de lacellule de liaison : activez cette case à cocher pour qu'uneliste déroulante de toutes les valeurs possibles pour le



paramètre sélectionné soit créée dans chaque cellulesélectionnée.











Modification de l'emplacement de l'univers

Pourmodifier l'emplacement de l'univers d'une requête existante

1. A l'intérieur de votre document Microsoft Office, cliquez avec le boutondroit de la souris sur votre requête existante, puis cliquez sur LiveOffice> Propriétés.

La page Propriétés des objets Live Office s'affiche.

2. Cliquez sur l'onglet Général pour afficher la définition de l'objet et définirles propriétés d'emplacement de l'univers.

3. Cliquez sur Choisir pour ouvrir la boîte de dialogue Emplacement del'univers.

4. Effectuez les modifications voulues et cliquez sur OK.

Modification de la définition de la requête

Pour modifier une définition de requête

1. Dans votre document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur votre requête existante.

2. Sélectionnez Live Office et cliquez sur Modifier la requête d'universpour exécuter l'Assistant d'insertion Live Office.

La page Spécifier une requête s'affiche.

3. Apportez les modifications voulues à la définition de votre requête etcliquez sur OK.

Modification du contexte d'une requête

Vous pouvez modifier le contexte d'une requête existante à partir de l'ongletInvites de la fenêtre Propriétés des objets Live Office ou au cours d'uneopération d'actualisation.



Pour modifier le contexte d'une requête

1. Dans votre document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur la requête existante, pointez vers LiveOffice et cliquez surPropriétés.

La boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office s'affiche.

2. Cliquez sur l'onglet Invites pour afficher le contexte de requête actuel.3. Cliquez sur le bouton Contexte de la requête.

La fenêtre "Spécifier les contextes des requêtes" s'affiche.

4. Sélectionnez le nouveau contexte dans la liste sous "Contextesdisponibles".

5. Cliquez sur OK pour soumettre vos modifications.Vous revenez à la fenêtre Propriétés des objets Live Office.

6. Cliquez sur OK pour revenir au document Microsoft Office.L'objet Live Office est actualisé et les données reflètent le nouveaucontexte de la requête.



Exécution de tâchescourantes avec les objetsLive Office

6

Exécution de tâches courantes avec LiveOffice

Après l'insertion d'un objet Live Office dans votre document Microsoft Office,vous pouvez effectuer un ensemble de tâches courantes.Rubriques associées• Suppression d'objets Live Office• Chargement, mise à jour et actualisation du contenu existant• Modification des objets d'un rapport spécifique• Distribution des objets via Outlook• Copie et collage d'objets Live Office• Connexion à un autre système• Ouverture d'un document en local• Affichage d'un document publié• Publication d'un document dans BusinessObjects Enterprise

Modification des objets d'un rapport spécifique

La fenêtre Propriétés des objets Live Office présente tous les rapports etobjets rapport qui figurent dans la feuille de calcul actuelle. Vous pouvezmodifier des objets individuels, tous les objets d'un rapport ou les paramètresglobaux. Dans la fenêtre Propriétés des objets Live Office, vous pouvezdéfinir les propriétés d'actualisation et les propriétés d'invite actuelles. Enfonction des rapports et des objets sélectionnés, certaines options peuventne pas être disponibles.





Exécution de tâches courantes avec les objets Live Office6 Exécution de tâches courantes avec Live Office







6Exécution de tâches courantes avec les objets Live OfficeExécution de tâches courantes avec Live Office


Publication et visualisation de fichiers

Présentation générale

Vous pouvez utiliser BusinessObjects Live Office (Live Office) pour publierdes documents dans BusinessObjects Enterprise. Pour publier un documentdans BusinessObjects Enterprise, vous devez disposer des droits depublication. Pour visualiser ce document, les utilisateurs doivent disposerdes droits de visualisation sur ce document.Rubriques associées• Publication d'un document dans BusinessObjects Enterprise• Affichage d'un document publié

Affichage d'un document publié

Vous ne pouvez ouvrir un document publié que si vous disposez des droitsde visualisation sur ce document dans BusinessObjects Enterprise.

Pour visualiser le document, vous devez disposer du logiciel approprié pourle type de document installé sur votre ordinateur, par exemple MicrosoftOffice Word, Excel, Outlook ou PowerPoint.

Pour visualiser un document publié1. Dans le menu LiveOffice, pointez vers Publier dans BusinessObjects

Enterprise et cliquez surOuvrir à partir de BusinessObjects Enterprise

Remarque :Si vous n'êtes pas encore connecté à BusinessObjects Enterprise, unmessage vous demande de vous connecter. Pour en savoir plus, voirConnexion à BusinessObjects Enterprise.

2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez le document que vousvoulez afficher.



Remarque :Si un objet du document était initialement basé sur un document CrystalReports ou Web Intelligence publié sur un autre systèmeBusinessObjects Enterprise, un message vous informe que le documentsource est introuvable sur le système actuellement utilisé.

3. Cliquez sur Ouvrir pour afficher le fichier.

La possibilité de modifier le document dépend du niveau de sécurité MicrosoftOffice appliqué au document et des droits appliqués au document dansBusinessObjects Enterprise.Rubriques associées• Publication d'un document dans BusinessObjects Enterprise

Ouverture d'un document en local

Il n'est pas nécessaire de vous connecter à BusinessObjects Enterprise pourouvrir un document enregistré en local. Par exemple, vous pouvez ouvrir undocument contenant des objets sans pour autant vous connecter àBusinessObjects Enterprise lorsqu'un message vous y invite. Toutefois, sivous ne vous connectez pas à BusinessObjects Enterprise, vous ne pourrezpas utiliser les fonctionnalités de Live Office pour modifier l'objet ou actualiserles données.

Remarque :Si vous cachez des données lors de l'enregistrement du document, toututilisateur qui ouvre ensuite ce document doit actualiser les objets pourpouvoir visualiser les données importées. Pour actualiser les objets, lesutilisateurs doivent disposer de Live Office et avoir accès à l'objet sourcedans BusinessObjects Enterprise.

Rubriques associées• Publication d'un document dans BusinessObjects Enterprise• Affichage d'un document publié



Publication d'un document dans BusinessObjects Enterprise

Après avoir créé un document, vous pouvez le publier dansBusinessObjects Enterprise afin que d'autres utilisateurs puissent le consulter.Vous pouvez utiliser BusinessObjects Enterprise pour gérer n'importe queldocument Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook et Microsoft PowerPoint,sans qu'il soit nécessaire que ce dernier contienne des données importées.

Pour publier un document1. Dans le menu LiveOffice, pointez vers Publier dans BusinessObjects

Enterprise et cliquez surEnregistrer dansBusinessObjects Enterpriseou Enregistrer comme nouveau dans BusinessObjects Enterprise.

Remarque :Si vous n'êtes pas encore connecté à BusinessObjects Enterprise, unmessage vous demande de le faire. Pour en savoir plus, voir Connexionà BusinessObjects Enterprise.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez le dossier danslequel vous voulez enregistrer le document.

3. Saisissez le nom du document dans le champ Nom de fichier.4. Cliquez sur Enregistrer pour publier le document.Rubriques associées• Affichage d'un document publié

Connexion à un autre système

Si votre site comporte plusieurs systèmes BusinessObjects Enterprise, votreadministrateur peut déplacer les données Crystal Reports ou Web Intelligencevers un autre CMS. Si vous ouvrez un document contenant des objetsconnectés à des objets source situés sur un autre systèmeBusinessObjects Enterprise, un message vous informe que les objets sourcesont introuvables sur le système actuellement utilisé.

Pour connecter les objets à l'objet Crystal Report ou Web Intelligenceapproprié sur votre système actuel, vous devez vous assurer que les objetssitués sur le système actuel ont les mêmes noms de champ ou de dimensionet les mêmes noms de table que l'objet d'origine.



Par exemple, supposons que l'équipe commerciale de New York ait undocument contenant un objet qui utilise un rapport Crystal nommé Ventesglobales et que ce rapport soit publié sur le systèmeBusinessObjects Enterprise des Etats-Unis. L'équipe commerciale de Londrespossède également une version du rapport Crystal Ventes globales, qu'ellea nommée Ventes mondiales et publiée sur le systèmeBusinessObjects Enterprise du Royaume-Uni. Si des membres de l'équipecommerciale de Londres veulent utiliser le document de l'équipe commercialede New York, ils doivent connecter manuellement l'objet au rapport Ventesmondiales sur leur système.

Pour reconnecter un objet1. Ouvrez le document qui contient l'objet auquel vous voulez accéder.2. Connectez-vous à BusinessObjects Enterprise.3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Live Office à

reconnecter.Un menu contextuel s'affiche.

4. Cliquez sur Live Office > Propriétés.La fenêtre "Propriétés des objets Live Office" s'ouvre.

5. Cliquez sur le bouton Choisir.Une fenêtre d'emplacement de document s'ouvre.

6. Localisez l'objet rapport à connecter, puis cliquez sur OK.7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque objet à connecter.

Lorsque vous enregistrez le document, les liens vers la nouvelle instancede l'objet sont enregistrés dans le document.

Pour vous connecter à un autre CMS1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur l'onglet Enterprise.3. Modifiez la valeur du champ Système et l'URL des services Web afin

qu'elle pointe vers le CMS (Central Management System) approprié.

Par exemple, si le document Web Intelligence à insérer est situé sur unCMS appelé businessobjects01, l'URL du service Web doit être lasuivante :



http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/session

Vous pouvez modifier vos paramètres Live Office afin d'être automatiquementconnecté à BusinessObjects Enterprise chaque fois que vous démarrezMicrosoft Office Excel, Word, Outlook ou PowerPoint.Rubriques associées• Connexion à BusinessObjects Enterprise• Publication d'un document dans BusinessObjects Enterprise• Affichage d'un document publié

Enregistrement de vos données localement et dansle référentiel

Après l'insertion et la configuration de vos objets Live Office, vous pouvezenregistrer votre travail localement et dans le référentiel BusinessObjectsEnterprise.

Pour enregistrer votre fichier sur une unité locale

• Effectuez l'une des opérations suivantes pour enregistrer votre fichierlocalement :• Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous

• Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Créer un instantané

Pour enregistrer votre fichier dans le référentielBusinessObjects Enterprise

Pour en savoir plus sur la publication d'un objet de données dans votreréférentiel Business Objects, voir Publication d'un document dansBusinessObjects Enterprise.



Copie et collage d'objets Live Office

Une fois que vous avez incorporé un objet Live Office dans votre applicationMS Office, vous pouvez copier et coller cet objet à un autre emplacementdans le même document ou le déplacer dans une autre application MS Office.Par exemple, après l'insertion et la configuration d'une partie d'un rapportdes ventes dans votre présentation PowerPoint, vous pouvez incorporer lemême objet dans un message électronique ou dans une feuille de calcul.

Avant de copier et de coller des objets Live Office entre différentesapplications, vous devez prendre en considération les remarques suivantes :• Les options de liaison des paramètres sont modifiées si l'application cible

ne prend pas en charge les mêmes options que l'application source. Parexemple, les paramètres des objets liés à une cellule Microsoft OfficeExcel spécifique reprennent leurs valeurs par défaut lorsque le paramètrede liaison est modifié pour Toujours demander la valeur.

• Par défaut, lorsque vous collez un objet Live Office, la connectivité à labase de données est conservée. Cela soulève la question de l'accès auxdonnées et de la sécurité surtout si vous envisagez de distribuer desdocuments avec des objets Live Office incorporés.

Rubriques associées• Gestion des paramètres et des invites• Déconnexion des objets Live Office d'Enterprise

Pour copier et coller des objets Live Office

Après l'insertion du contenu dans votre document Microsoft Office, utilisezla procédure ci-dessous pour copier et coller un objet dans une autreapplication Microsoft Office.

1. Sélectionnez la totalité de l'objet Live Office à copier et cliquez avec lebouton droit de la souris sur Copier.

Conseil :Utilisez le bouton Atteindre l'objet de la barre d'outils Live Office, ouLiveOffice >Atteindre l'objet, si votre document contient plusieurs objetsLive Office.



Vous devez à présent vous assurer qu'un nouveau document est ouvertdans l'application Microsoft Office cible.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans votre document MicrosoftOffice cible, puis cliquez sur Coller.L'objet Live Office est inséré dans le nouveau document.

3. Répétez les étapes 1 à 2 si vous souhaitez copier-coller davantaged'objets à partir du contenu source.

Déconnexion des objets Live Office d'Enterprise

Par défaut, lorsque vous collez un objet Live Office, la connectivité avecEnterprise est conservée. Cela soulève la question de l'accès aux donnéeset de la sécurité surtout si vous envisagez de distribuer des documents avecdes objets Live Office incorporés. Suivez les instructions ci-dessous pourdéconnecter la connectivité Enterprise pour les objets incorporés dans vosapplications Microsoft Office.

1. Pointez vers Live Office, puis cliquez sur Options.La boîte de dialogue Options s'affiche.

2. Sous l'onglet Général, décochez l'option Copier et coller avec laconnectivité Live Office.

3. Cliquez sur OK.

Tous les objets copiés seront déconnectés des données dans Enterprise.Les objets collés ne pourront pas établir de connectivité dans Live Office ;par conséquent, les informations présentées ne seront plus mises à jour.

Distribution des objets via Outlook

Vous pouvez insérer des objets Live Office dans Microsoft Office Outlookpour une distribution dans votre organisation. Tous les destinataires pourrontvisualiser les données contenues dans le message électronique envoyé.Vous ne pouvez pas modifier ou actualiser un objet lors de la visualisationd'un message reçu. Vous devez passer en mode conception en transmettantle message contenant l'objet Live Office ou en y répondant. Lorsque vousêtes en mode conception, vous pouvez actualiser ou modifier l'objet une foisque vous êtes connecté à BusinessObjects Enterprise.



Remarque :Live Office ne prend pas en charge le format de message texte brut.

Conseil :

• Lorsque vous ouvrez l'"Explorateur de référentiel" directement à partird'Outlook, un dossier Suggestion devient disponible. Ce dossier contientles résultats d'une recherche de contenu exécutée automatiquement avecl'objet de votre message.

• Les utilisateurs Outlook ayant installé des clients Live Office sur leurordinateur peuvent utiliser le menu Go to Object pour naviguer verschaque objet incorporé dans un message reçu.

Rubriques associées• Connexion à BusinessObjects Enterprise• Insertion de requêtes• Insertion de contenu Web Intelligence• Insertion de contenu Crystal Reports• Copie et collage d'objets Live Office

Chargement, mise à jour et actualisation du contenuexistant

Dans le cadre de leur travail quotidien, les utilisateurs peuvent effectuer desmises à jour récurrentes du même document dans Live Office et distribuercelui-ci à leurs collègues.

Par exemple, vous pouvez utiliser Live Office pour :

• Comparer les résultats financiers d'une ligne de produit particulière partrimestre dans Microsoft Office Excel

• Mettre à jour un diagramme de contrôle de gestion mensuel dans MicrosoftOffice PowerPoint

Dans chaque cas, vous effectuez des mises à jour d'un document existant.A l'aide de Live Office, vous pouvez facilement actualiser votre contenu àpartir de la source de données pour être sûr que vos données reflètenttoujours les dernières modifications. Vous pouvez également configurer lesoptions d'actualisation afin que vos documents soient automatiquement misà jour lorsque vous quittez l'application.



Pour actualiser les objets Live Office dans un document existant

1. Ouvrez votre document Microsoft Office.2. Connectez-vous à BusinessObjects Enterprise. Pour en savoir plus, voir

Connexion à BusinessObjects Enterprise.3. Effectuez l'une des opérations suivantes pour afficher les propriétés de

l'objet :• Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Propriétés de tous les objets.

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un seul objet Live Office,pointez vers LiveOffice et cliquez sur Propriétés.

La boîte de dialogue des propriétés Live Office s'affiche.

4. Assurez-vous que l'option Actualiser les données à la sortie estsélectionnée pour configurer un comportement d'actualisation automatiquepour les objets Live Office de votre document, puis cliquez sur OK.

5. Apportez toutes les modifications requises à votre document, puiseffectuez l'une des opérations suivantes pour l'actualiser :• Dans la barre d'outils Live Office, cliquez sur Tout actualiser.

• Dans le menu LiveOffice, cliquez surActualiser l'objet pour actualiserun seul objet ou sur Actualiser tous les objets pour actualiserplusieurs objets simultanément.

Remarque :Si vous avez défini un ordre d'actualisation, il sera utilisé à chaqueactualisation des objets.

Remarque :Si une erreur se produit au cours de l'opération d'actualisation, cliquez surInformation dans la boîte de dialogue d'actualisation pour corriger l'erreur.

Conseil :Vous devrez réappliquer les opérations de tri et les filtres Microsoft Excel,ainsi que d'autres opérations de mise en forme, après l'actualisation de votreobjet Live Office.

Rubriques associées• Gestion des paramètres et des invites• Modification de l'ordre d'actualisation des objets



• Gestion des propriétés Live Office générales

Suppression d'objets Live Office

Vous pouvez supprimer un objet rapport de votre document Microsoft Office.Notez que cette suppression est définitive.

Remarque :Une fois que vous avez supprimé un objet de contenu, vous devez insérerun nouvel objet pour pouvoir visualiser à nouveau les données.

Pour supprimer un objet Live Office du document

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle cellule del'objet Live Office à supprimer, puis cliquez sur LiveOffice.

2. Dans le menu contextuel LiveOffice, cliquez sur Supprimer l'objet.3. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression de l'objet.

L'objet a été supprimé de votre document.





Exécution de tâchesavancées

7

Exécution de tâches avancéesUn des scénarios d'utilisation de Live Office les plus courants consiste àavoir plusieurs objets Live Office dans un document Microsoft Office. Parconséquent, les utilisateurs expérimentés de Live Office peuvent, parexemple, regrouper des invites, définir les options de présentation et de miseen forme des documents, configurer les options d'authentification et desécurité des documents, et modifier l'emplacement d'un document dans leréférentiel.

Gestion des paramètres et des invites

Pour regrouper des invites ou des paramètres afin de faciliterla mise à jour

Pour les documents Microsoft Office contenant plusieurs objets Live Office,vous pouvez activer l'actualisation des invites ou paramètres du même nomet du même type à l'aide d'une seule invite.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet Live Office de votredocument Microsoft Office, pointez vers Live Office et cliquez surPropriétés ou, dans le menu Live Office, sélectionnez Propriétés detous les objets.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office, sélectionnezle nom du document actuel sous"Objets/Rapports :".

3. Cochez la caseRegrouper les invites pour chaque type de document.4. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre et revenir au document.


Exécution de tâches avancées7 Exécution de tâches avancées

Exemple : Utilisation des invites regroupées

Deux objets Live Office proviennent du même rapport. Ces deux objetscomportent des invites et sont définis de façon à Toujours demander lavaleur. Chaque fois que vous procédez à une actualisation, deux boîtesde dialogue Spécifier des valeurs de paramètre s'affichent. Au lieu d'entrerles mêmes informations deux fois (une fois pour chaque objet), vous pouvezactiver l'option Regrouper les invites pour chaque type de document.A présent, chaque fois que les objets sont actualisés, une boîte de dialogueSpécifier des valeurs de paramètre s'affiche et les valeurs spécifiéess'appliquent aux deux objets.


7Exécution de tâches avancéesExécution de tâches avancées

Remarque :Il est impossible d'utiliser des invites regroupées lorsque vous avez définiun ordre d'actualisation des objets personnalisé. Pour en savoir plus sur lamodification de l'ordre d'actualisation des objets, voir Modification de l'ordred'actualisation des objets.






• Sélectionnez l'option Choisir une liste de valeurs pour lier l'objetLive Office à des valeurs de paramètre ou d'invite spécifiques. Cliquezsur le bouton Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue Spécifier des



valeurs de paramètre. Sélectionnez les valeurs de paramètre oud'invite dans les menus déroulants ou ajoutez de nouvelles valeurs.




















Invites et paramètres nuls et facultatifs

Invites et paramètres facultatifs

Lors de l'actualisation d'invites de rapport Web Intelligence, d'invites derequête Universe ou de paramètres Crystal Reports qui sont facultatifs (pourlesquels l'utilisateur n'est pas tenu d'indiquer une valeur), Live Officenécessite que la valeur <Non spécifié> soit saisie dans la plage à la placed'une valeur. Avec la valeur <Non spécifié>, la valeur d'invite ou de paramètreest ignorée.



Paramètres nuls

Lors de l'actualisation de paramètres Crystal Reports qui acceptent la valeurNULL, Live Office nécessite que la valeur <null> soit saisie dans la plage àla place d'une valeur NULL. Avec la valeur <null>, la valeur du paramètreest définie sur NULL.

Gestion des variables basées sur le temps (date clé)

Les données auxquelles vous accédez à partir d'un document WebIntelligence ou d'une requête peuvent être basées sur le temps. Les attributset les hiérarchies basés sur le temps sont évalués dans certaines bases dedonnées à l'aide d'une variable basée sur le temps (date clé). Les exemplesde variable de date clé incluent la date à laquelle certains résultats financierssont publiés ou encore le début d'un nouvel exercice financier. Vous pouvezutiliser Live Office pour insérer et mettre à jour des données contenant desparamètres de date clé. La date clé est considérée comme un paramètred'invite dans Live Office.Rubriques associées• Création de requêtes avec les paramètres de date clé• Modification des valeurs de date clé dans les requêtes

Insertion de contenu comportant des paramètres de date cléLa date clé est disponible dans Live Office si la base de données accessibleà un univers utilise la date clé pour extraire des données. Comme toutes lesautres invites dans Live Office, le paramètre de date clé peut être visualisélors de la création de requêtes ou de l'insertion de contenu Web Intelligence.

Création de requêtes avec les paramètres de date cléLe paramètre de date clé est affiché sur la page Specify Query de l'Assistantd'insertion Live Office.

1. Dans votre application Microsoft Office, sélectionnez l'emplacementauquel vous souhaitez insérer l'objet Live Office contenant la date clé.

2. Dans le menu Insérer de LiveOffice, sélectionnez Nouvelle requête.

L'Assistant d'insertion Live Office s'affiche. Si vous n'êtes pas encoreconnecté à BusinessObjects Enterprise, vous êtes invité à le faire.

La page Choose Universe s'affiche.



3. A la page Choisir un univers de l'Assistant d'insertion Live Office,développez le dossier Univers ou ses sous-dossiers et naviguez jusqu'àl'univers que vous voulez utiliser.

La page Spécifier une requête s'affiche.

L'invite [KEYDATE] et sa valeur actuelle sont affichées à droite au dessusdu volet Result Objects.

4. Cliquez sur Suivant pour continuer la création de la requête.Rubriques associées• Modification des valeurs de date clé dans les requêtes

Insertion de contenuWeb Intelligence avec des paramètres de datecléLe paramètre de date clé pour le contenu Web Intelligence est affiché surla page Specify Keydates de l'Assistant d'insertion Live Office.

1. Dans votre application Microsoft Office, sélectionnez l'emplacementauquel vous souhaitez insérer l'objet Live Office contenant la date clé.

2. Dans le menu Insérer de LiveOffice, sélectionnez Contenu WebIntelligence.

L'Assistant d'insertion Live Office s'affiche. Si vous n'êtes pas encoreconnecté à BusinessObjects Enterprise, vous êtes invité à le faire.

La page Choose Document s'affiche.

3. A la page Choisir un document de l'Assistant d'insertion Live Office,développez le dossier Univers ou ses sous-dossiers et naviguez jusqu'audocument que vous voulez utiliser.

La page Dates clés spécifiques s'affiche.

4. Choisissez l'une des trois options de la page Dates clés spécifiques.• Utiliser la date par défaut pour toutes les requêtes• Définir une date pour toutes les requêtes• Définir une date pour chaque requête

5. Cliquez sur Suivant pour continuer la définition du contenu WebIntelligence à insérer à partir du rapport sélectionné.

Rubriques associées• Modification des valeurs de date clé dans un contenu Web Intelligence



Modification des valeurs de date clé dans les requêtesPour réinitialiser une valeur de date clé dans une requête, vous devezmodifier votre requête.

1. Dans votre document Microsoft Office, cliquez avec le bouton droit de lasouris sur votre requête existante.

2. Sélectionnez Live Office et cliquez sur Modifier la requête d'universpour exécuter l'Assistant d'insertion Live Office.

La page Specify Query s'affiche.

3.Cliquez sur l'icône Propriétés des dates clés pour afficher la boîtede dialogue Propriétés des dates clés.

4. Dans la boîte de dialogue Propriétés des dates clés , utilisez les optionsfournies pour modifier les paramètres de date clé.• Utiliser la date par défaut• Définir une date

5. Cliquez sur OK pour enregistrer votre nouvelle valeur de date clé.6. Cliquez sur OK pour fermer la page Specify Query et actualiser la

requête.

Modification des valeurs de date clé dans un contenu Web IntelligenceAprès l'insertion d'un objet Live Office basé sur un contenu Web Intelligence,modifiez le paramètre et la valeur de date clé comme toute autre invite.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Live Office et cliquezsur Propriétés.La boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office s'affiche.

2. Cliquez sur l'onglet Invites.Toutes les invites et tous les contextes et jours de référence disponiblessont répertoriés dans trois tableaux distincts maximum avec leurs valeursactuelles.

3. Dans la liste figurant sous le titre Invites, sélectionnez la date clé àmodifier, puis cliquez sur Date clé.La boîte de dialogue Dates clés spécifiques s'affiche.

4. Choisissez l'une des trois options de la page Dates clés spécifiques.5. Cliquez sur Suivant pour continuer la modification du contenu Web

Intelligence.



Modification de l'ordre d'actualisation des objets

Lorsque l'actualisation concerne la totalité des objets d'un document actif,Live Office fournit une option permettant de définir l'ordre d'actualisation.Cette option permet aux données renvoyées par un objet d'être utilisées entant que paramètre ou invite pour un objet suivant.

Modification de l'ordre d'actualisation

Les documents Microsoft Office contenant plusieurs objets peuvent êtreactualisés selon un ordre défini par l'utilisateur.

Remarque :L'ordre d'actualisation par défaut des objets correspond à leur ordred'insertion.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un objet Live Office de votredocument Microsoft Office, pointez vers Live Office et cliquez surPropriétés ou, dans le menu Live Office, sélectionnez Propriétés detous les objets.

2. Dans la boîte de dialogue "Propriétés des objets Live Office", sélectionnezle nom du document actuel sous "Objets/Rapports".

3. Désactivez la case à cocher Regrouper les invites pour chaque typede document (si elle était cochée).

4. Cochez la case Activer l'ordre d'actualisation. Cliquez sur le boutonModifier.La boîte de dialogue "Définition de l'ordre d'actualisation" s'affiche.

5. Sélectionnez un des noms d'objet dans la liste "Ordre d'actualisation".

Remarque :Il n'est possible de sélectionner et de déplacer qu'un seul objet à la foisdans la liste.

6. Cliquez sur une des flèches de direction situées à droite de la liste "Ordred'actualisation".Les flèches de direction proposent les options suivantes pour déplacerl'objet sélectionné :• "Déplacer en haut de la liste"



• "Monter" (d'une place)• "Descendre" (d'une place)• "Déplacer au bas de la liste"

7. Cliquez sur OK.Vous revenez à la boîte de dialogue "Propriétés des objets Live Office".

L'ordre d'actualisation est maintenant défini pour les objets actifs. L'ordred'actualisation défini par l'utilisateur sera utilisé chaque fois que tous lesobjets seront actualisés.

Gestion des propriétés Live Office générales

Live Office vous permet de configurer certains aspects des fonctionnalitésau niveau de l'application. Par exemple, vous pouvez configurer les optionsde menu contextuel qui s'affichent, ainsi que certains aspects de laprésentation, de la mise en forme et du comportement d'actualisation pardéfaut de tous les objets Live Office.Rubriques associées• Configuration du menu contextuel• Modification de la présentation, de la mise en forme et du comportementd'actualisation par défaut• Configuration des chaînes de message d'erreur par défaut• Configuration des paramètres d'affichage des champs

Configuration du menu contextuel

Vous pouvez définir le menu contextuel qui s'affiche dans Microsoft OfficeExcel, Word, Outlook ou PowerPoint.

Pour changer de menu contextuelLa procédure ci-dessous spécifie le menu contextuel de Microsoft OfficeExcel. Les mêmes options s'appliquent à Microsoft Office Word, Outlook ouPowerPoint.

1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.2. Sous l'onglet Général, sélectionnez une des options suivantes :



• Remplacer le menu Excel

Remplace le menu contextuel Microsoft Excel par le menu contextuelLiveOffice.

• Ajouter au menu Excel

Génère un menu contextuel combiné contenant des options MicrosoftOffice Excel et des options Live Office. Il s'agit de la valeur par défaut.

• Utiliser uniquement le menu Excel

Le menu contextuel ne contient pas d'option propre à Live Office.

3. Cliquez sur OK.



Modification de la présentation, de la mise en forme et ducomportement d'actualisation par défaut

Sous l'onglet Général, vous pouvez configurer les options de présentationet d'actualisation par défaut.

Pour modifier le comportement d'actualisation et la mise en forme des objetspar défaut

1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur l'onglet Général.

3. Sélectionnez les options souhaitées :• Demander avant d'écraser les cellules Live Office



Affiche automatiquement un avertissement avant d'écraser une celluleLive Office.

Remarque :Cette option concerne uniquement Microsoft Excel.

• Actualiser l'objet Live Office lors de la liaison de modificationsde cellules

Actualise et met à jour automatiquement un objet lorsque la liaisonde cellule de cet objet change.

Remarque :Cette option concerne uniquement Microsoft Excel.

• Actualiser l'objet Live Office lors de l'ouverture du document

Actualise et met à jour automatiquement un objet à l'ouverture d'undocument Microsoft Office.

• Copier et coller avec la connectivité Live Office

Gère automatiquement la connectivité des serveurs pour un objet LiveOffice copié.

Remarque :Sous l'onglet Visualisation, la configuration par défaut consiste à insérerles parties de rapport avec la mise en forme du rapport et à afficher lesfiltres sous forme de commentaires. Cette option concerne uniquementMicrosoft Excel.

4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options.

Configuration des chaînes de message d'erreur par défaut

Vous pouvez modifier les chaînes par défaut qui s'affichent dans les cellulesde votre document lorsqu'aucune donnée n'est disponible (si une cellule necontient pas de données, si une cellule comporte une erreur ou si les donnéessont masquées, par exemple).

Pour changer les chaînes de texte par défaut1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.




2. Cliquez sur l'onglet Visualisation.

3. Définissez les paramètres par défaut :• Aucune donnée

Saisissez la chaîne de texte que vous souhaitez voir s'afficherlorsqu'une cellule ne contient pas de données. Par défaut, la celluleest vide.

• Erreur de données

Saisissez la chaîne de texte que vous souhaitez voir s'afficherlorsqu'une cellule comporte une erreur. La chaîne par défaut est#DataError.

• Données cachées



Saisissez la chaîne de texte que vous souhaitez voir s'afficher dansune cellule à la place des données cachées. La chaîne par défaut est#Concealed.

4. Cliquez sur OK.

Configuration des paramètres d'affichage des champs

Vous pouvez choisir d'afficher dans les objets insérés le nom ou la descriptiondes champs, ou les deux à la fois.

1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

3. Sous Nom de colonne, sélectionnez Nom de champ, Description duchamp ou Les deux.

4. Cliquez sur OK.

Rubriques associées• Configuration du menu contextuel• Modification de la présentation, de la mise en forme et du comportementd'actualisation par défaut• Configuration des chaînes de message d'erreur par défaut

Modification des paramètres régionaux de visualisation

Vous pouvez modifier les paramètres d'affichage de certains types de champsaffichés par les objets Live Office en spécifiant des paramètres régionauxde visualisation. Les paramètres régionaux de visualisation affectent le formatd'affichage des données de type date, heure et nombre.

Remarque :Les paramètres régionaux de visualisation ne sont pas disponibles pour lesobjets champ dans Crystal Reports.

Rubriques associées• Boîte de dialogue Options



Pour modifier les paramètres régionaux de visualisation préférés1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur l'onglet Enterprise.Les paramètres de l'onglet Enterprise s'affichent.

3. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Sélectionner lesparamètres régionaux de visualisation préférés.

4. Cliquez sur OK pour enregistrer les nouveaux paramètres.

Gestion de la sécurité et de l'accès aux documents

Lorsque vous utilisez des objets Live Office dans vos applications MicrosoftOffice quotidiennes, vous pouvez être fréquemment amené à cacher desdonnées dans vos documents pour des raisons de sécurité, extraire desdonnées de différentes bases de données ou stocker vos données à unautre emplacement. Live Office vous permet d'effectuer ces opérations trèsfacilement.

Rubriques associées• Ajout de droits d'accès à vos documents• Connexion automatique à BusinessObjects Enterprise• Connexion à un autre CMS• Redéfinition des liaisons d'objets avec Business Objects Enterprise

Ajout de droits d'accès à vos documents

Si vous enregistrez des données importées dans un document, il est possibleque les autres utilisateurs aient accès à des données qu'ils ne sont pasautorisés à visualiser. Pour vous assurer que les données contenues dansvotre document sont sécurisées, cachez-les dans le document et publiez cedernier dans BusinessObjects Enterprise. En publiant vos documents dansBusinessObjects Enterprise, vous avez la garantie que seuls des utilisateursautorisés auront la possibilité de les consulter.



Pour pouvoir visualiser les données cachées contenues dans le document,les utilisateurs doivent actualiser le document. Ils ne peuvent effectuer cetteopération que s'ils ont installé BusinessObjects Live Office (Live Office) ets'ils sont connectés à BusinessObjects Enterprise.

Pour cacher les données lors de l'enregistrement d'un document1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre objet Live Office et

cliquez sur Propriétés.2. Cliquez sur l'onglet Actualiser.3. SélectionnezCacher les données lors de l'enregistrement ; actualiser

les données à réafficher, puis cliquez sur OK.

Lorsque vous enregistrez le document, une chaîne de texte remplace lesdonnées dans l'objet. La chaîne de texte par défaut est #Concealed,mais vous pouvez la modifier.

4. Pour restaurer les données, cliquez sur Actualiser.

Déconnexion des objets Live Office d'EnterprisePar défaut, lorsque vous collez un objet Live Office, la connectivité avecEnterprise est conservée. Cela soulève la question de l'accès aux donnéeset de la sécurité surtout si vous envisagez de distribuer des documents avecdes objets Live Office incorporés. Suivez les instructions ci-dessous pourdéconnecter la connectivité Enterprise pour les objets incorporés dans vosapplications Microsoft Office.

1. Pointez vers Live Office, puis cliquez sur Options.La boîte de dialogue Options s'affiche.

2. Sous l'onglet Général, décochez l'option Copier et coller avec laconnectivité Live Office.

3. Cliquez sur OK.

Tous les objets copiés seront déconnectés des données dans Enterprise.Les objets collés ne pourront pas établir de connectivité dans Live Office ;par conséquent, les informations présentées ne seront plus mises à jour.

Connexion automatique à BusinessObjects Enterprise

A l'aide de la connexion unique (SSO), vous pouvez accéder à plusieursapplications ou systèmes simultanément en ne fournissant vos références



de connexion qu'une seule fois, ce qui vous permet d'effectuer votre travailplus facilement et plus efficacement.

Vous pouvez configurer Live Office de manière à ce qu'il se connecteautomatiquement à BusinessObjects Enterprise à chaque fois que MicrosoftOffice Excel, PowerPoint, Outlook ou Word est lancé.

Live Office est capable d'utiliser la connexion unique àBusinessObjects Enterprise si celle-ci a été configurée. Vous pouvezconfigurer Live Office de manière à ce qu'il se connecte automatiquementà BusinessObjects Enterprise à chaque fois que les applications MicrosoftOffice qui prennent en charge Live Office sont lancées. De cette manière,les utilisateurs ne seront plus invités à se connecter à BusinessObjectsEnterprise une fois qu'ils se seront connectés à l'outil d'authentification utilisépar leur organisation.

Pour définir une connexion automatique1. Dans le menu LiveOffice, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur l'onglet Enterprise.

Remarque :Si vous êtes déjà connecté à BusinessObjects Enterprise, vos référencesde connexion sont affichées dans les champs appropriés.

3. Sélectionnez Utiliser les critères de connexion spécifiés.4. Cliquez sur OK.

Connexion à un autre CMS

Les données Crystal Reports ou Web Intelligence auxquelles vous avezbesoin d'accéder peuvent être stockées dans différents référentiels. A l'aidede l'onglet Enterprise de la boîte de dialogue Options Live Office, vous pouvezfacilement ajuster votre configuration de Live Office pour vous connecter àun autre CMS (Central Management System).Rubriques associées• Pour vous connecter à un autre CMS



Redéfinition des liaisons d'objets avec Business ObjectsEnterprise

Si l'emplacement d'un rapport ou d'une autre source de contenu dansEnterprise est modifié, vous devrez peut-être redéfinir la liaison de l'objetLive Office.

Pour redéfinir la liaison d'un objet Live Office1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet Live Office pour lequel

vous souhaitez modifier l'emplacement et cliquez sur Live Office >Propriétés.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office, cliquez surChoisir.

3. Dans la boîte de dialogue Emplacement du document, naviguez jusqu'aunouvel emplacement de votre document et cliquez sur OK.

Un message d'avertissement s'affiche.

4. Cliquez sur Oui.

Le nouveau chemin du document s'affiche.



Dépannage de Live Office

8

Activation de la journalisation pour LiveOffice

La journalisation pour Live Office est activée par défaut à l'installation. Cettesection explique comment configurer et activer la journalisation.

Exemples de fichiers journaux Live Office

Cette section contient un exemple de fichier XML LOLogger.config et unexemple de fichier de sortie log.txt.

Exemple de format de fichier XML LOLogger.config

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?><configuration><configSections><section name="log4net"

type="log4net.Config.Log4NetConfigurationSectionHandler,

log4net-net-1.0"/></configSections>

<log4net><root><level value="ALL" /><appender-ref ref="RollingLogFileAppender" /></root>

<appender name="RollingLogFileAppender"type="log4net.Appender.RollingFileAppender" >

<file value="${APPDATA}\\Business Objects\\Live Office\\log-file.txt" />

<appendToFile value="true" />



<lockingModel type="log4net.Appender.FileAppender+MinimalLock" />


Dépannage de Live Office8 Activation de la journalisation pour Live Office



<rollingStyle value="Size" /><maxSizeRollBackups value="3" /><maximumFileSize value="2MB" /><staticLogFileName value="true" />

<layout type="log4net.Layout.PatternLayout"><param name="ConversionPattern" value="%d [%t]

%-5p %m%n" /></layout></appender></log4net>

</configuration>

Exemple de format de fichier journal

Lorsque Live Office s'exécute, il génère le fichier log-file.txt. Un exemple defichier .txt est présenté ci-après.

|Date----|-------Time-----|PID |Loglevel|Log message----2006-11-03 09:19:34,877 [3084] DEBUG Enter populateAuthComboThreadHelper2006-11-03 09:19:34,908 [3084] DEBUG --- WebServiceURL= http://machine name: 8080/dsws/services/session2006-11-03 09:19:35,424 [3084] DEBUG ---- get Session =BusinessObjects.DSWS.Session.Session

Remarque :Vous pouvez modifier le nom du fichier journal de sortie dans le fichier XMLLOLogger.config à l'aide du paramètre <file value="${APPDATA}\\Business Objects\\LiveOffice\\log-file.txt" />.


8Dépannage de Live OfficeActivation de la journalisation pour Live Office

Dépannage des composants de LiveOffice

Cette section décrit les problèmes que vous pouvez rencontrer lors del'installation ou de l'utilisation de BusinessObjects LiveOffice XI 3.1. Cliquezsur les liens ci-dessous pour consulter les solutions de dépannage.

Remarque :Si ce document ne contient pas la solution à votre problème, contactez lesupport technique.

Rubriques associées• Problème : disparition du menu LiveOffice• Problème : échec d'actualisation de l'objet• Problème : le tri et le filtrage de l'objet sont perdus lors de l'actualisation• Problème : accès refusé à l'univers• Limites de taille des objets Live Office

Problème : disparition du menu LiveOffice

Cause :

Le module complémentaire Live Office n'est pas correctement activé.

Solution :

Vous devez exécuter le fichier enable_addin.exe situé dans le répertoireC:\Program Files\Business Objects\BusinessObjectsEnterprise 12.0\Live Office 12.0

Pour en savoir plus, voir le Guide d'installation de BusinessObjects LiveOffice sur le CD de votre produit.


Dépannage de Live Office8 Dépannage des composants de Live Office

Problème : échec d'actualisation de l'objet

Cause :

Par nature, il y a des cas connus où l'actualisation de l'objet Live Officeéchoue. La cause la plus courante de ces erreurs d'actualisation est que lastructure sous-jacente du rapport source a été modifiée depuis la dernièreactualisation de l'objet Live Office. Par nature, des erreurs d'actualisationpeuvent se produire pour une des raisons suivantes :

• Le type de partie de rapport a changé. Par exemple, c'est un diagrammeà la place d'un tableau.

• Le fichier source Web Intelligence ou Crystal Reports a été supprimé deBusinessObjects Enterprise.

• L'univers source a été modifié ou supprimé.

• Des restrictions ou des champs de table de base de données SQL ontété modifiés ou supprimés. Par exemple, la restriction ou le type de champde base de donnée indiqué est incorrect ou indisponible.

• Aucune instance de rapport n'est disponible.

• La structure de table a été modifiée.

Solution :

Un message d'erreur doit s'afficher et indiquer la source du problème. Si cen'est pas le cas ou si cela ne vous aide pas, vérifiez s'il y a eu desmodifications récentes de la structure du rapport.

Remarque :Vous trouverez davantage d'explications des messages d'erreur dans ledocument Guide de résolution des incidents, situé sur le site Web de supporttechnique Business Objects.


8Dépannage de Live OfficeDépannage des composants de Live Office

Problème : le tri et le filtrage de l'objet sont perduslors de l'actualisation

Cause :

Les opérations de tri et de filtrage Microsoft Office Excel ne sont pastotalement prises en charge par Live Office.

Solution :

Réappliquez ces opérations après l'actualisation de l'objet Live Office. Lesautres mises en forme du rapport sont conservées.

Problème : accès refusé à l'univers

Cause :

Vous ne disposez pas de droits suffisants pour accéder à l'univers. Unmessage d'erreur s'affiche lorsque vous essayez d'actualiser une requêteou que vous ne parvenez pas à visualiser les objets d'un univers affiché.

Solution :

Contactez votre administrateur système pour qu'il vous accorde des droitssuffisants pour accéder à l'univers.

Limites de taille des objets Live Office

Pour chaque application Microsoft Office prise en charge par Live Office, ilexiste une limite quant au nombre maximum de lignes et de colonnes pouvantexister dans un tableau ou un classeur. Cela a une incidence sur la quantitéde données pouvant être insérée dans un objet, car Live Office insère lesdonnées sous forme de tableau ou de lignes et de colonnes dans un classeur.Comme ces limites sont établies par les applications Microsoft Office, il estutile de les connaître au moment de planifier à partir de quelles donnéesvous souhaitez créer un objet.



Microsoft Word

• Nombre maximum de lignes = 32 767

• Nombre maximum de colonnes = 15

Microsoft Excel

Remarque :Si vous utilisez MS Excel 2007, les limitations suivantes ne s'appliquent pas.

• Nombre maximum de lignes = 65536


PowerPoint

• Nombre maximum de lignes = 75



8Dépannage de Live OfficeDépannage des composants de Live Office



Référence

9

Sections de référenceCe document fournit des références sur les rubriques suivantes :

• Assistant d'insertion Live Office

• Boîte de dialogue Options

• Boîte de dialogue Propriétés

Assistant d'insertion Live Office

L'Assistant d'insertion Live Office s'affiche lorsque vous sélectionnezInsérer dans le menu LiveOffice. Cet assistant vous aide à sélectionnerune instance ou un objet source Crystal Report, une instance ou un objetWeb Intelligence ou une requête à insérer dans votre document MicrosoftOffice en tant qu'objet LiveOffice.


Référence9 Sections de référence

Boîte de dialogue Options

La boîte de dialogue Options permet de définir les options deBusinessObjects Live Office (Live Office). Ces options ne s'appliquent pasuniquement au document actuel mais à tous les documents. Cliquez surValeurs par défaut pour rétablir les options par défaut.

Remarque :Les options de Live Office ne s'appliquent qu'au produit Microsoft Officeutilisé. Vous pouvez définir différentes options pour Microsoft Excel, MicrosoftPowerPoint, Microsoft Outlook et Microsoft Word.


9RéférenceSections de référence

La boîte de dialogue Options contient trois onglets :

• Onglet Général

• Onglet Vue

• Onglet Enterprise

Rubriques associées• Onglet Général• Onglet Vue• Onglet Enterprise

Onglet Général

L'ongletGénéral contient les options de personnalisation du menu contextuelet les options d'affichage générales. Les options que vous pouvez définirsous cet onglet varient en fonction du programme Microsoft Office que vousutilisez.



Rubriques associées• Modification de la présentation, de la mise en forme et du comportementd'actualisation par défaut• Pour changer de menu contextuel

Onglet Vue

L'onglet Visualisation contient les options d'affichage des champs.



Rubriques associées• Configuration des paramètres d'affichage des champs• Configuration des chaînes de message d'erreur par défaut

Onglet Enterprise

L'onglet Enterprise contient les options de connexion à BusinessObjectsEnterprise et de définition des paramètres régionaux de visualisation préférés.



Utilisez la liste déroulante Sélectionner les paramètres régionaux devisualisation préférés pour modifier les paramètres d'affichage des objetsLive Office. Actuellement, les paramètres régionaux de visualisation affectentle format d'affichage des données de type date, heure et nombre. Lesparamètres régionaux de visualisation ne sont reflétés que sur les objetsdes parties de rapport.Rubriques associées• Définition des objets rapport, des instances et des parties de rapport• Connexion automatique à BusinessObjects Enterprise• Configuration des paramètres d'affichage des champs• Configuration des chaînes de message d'erreur par défaut



Boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office

La boîte de dialogue Propriétés des objets Live Office affiche les propriétésde tous les objets du document actuel. Live Office permet de visualiser etde modifier les options d'apparence et d'actualisation des objets Live Officedepuis un même point.

Il existe différents types de paramètre :

• Sous l'onglet Général, vous pouvez visualiser le statut d'actualisation,l'emplacement de l'objet et la définition de l'objet, y compris le type d'objet,tel qu'un diagramme.

• Si l'objet comporte des invites, des paramètres ou du contexte, l'ongletInvites vous permet de visualiser les paramètres actuels et d'accéder auxboîtes de dialogue correspondantes afin de les modifier.

• L'onglet Actualiser peut comporter les options suivantes, en fonction del'objet ou du rapport sélectionné :

• Appliquer la mise en forme du rapport lors de l'actualisation

• Cacher les données lors de l'enregistrement ; actualiser lesdonnées à réafficher

• "Actualiser les paramètres", qui permet d'accéder à la boîte de dialogue"Options d'actualisation" par le biais du bouton Modifier.

Rubriques associées• Modification du contenu Crystal Reports• Modification du contenu Web Intelligence• Modification de requêtes

RétrocompatibilitéLes sections suivantes contiennent des informations sur la rétrocompatibilitédes composants de Live Office. Elles contiennent des informations sur lesfonctions obsolètes, les fonctions non prises en charge, la prise en chargedes versions précédentes de Live Office et des autres produits BusinessObjects, et les changements de comportement de Live Office d'une versionà l'autre.


Référence9 Rétrocompatibilité

Rubriques associées• Fonctions non prises en charge

Fonctions non prises en charge

Une fonction non prise en charge est une fonction qui peut être fournie ounon avec le produit, mais pour laquelle aucun support n'est plus assuré. Celasignifie que les appels adressés au support technique et les demandesd'amélioration concernant cette fonction ne seront plus acceptés. Lesfonctionnalités suivantes de Live Office ne sont pas prises en charge pourcette version de Live Office.

• Fonctionnalité d'exploration directe pour les parties de rapport etles jeux de ligneWeb Intelligence et Crystal Reports. Le comportementd'actualisation de l'objet Live Office reflétera le dernier état d'explorationenregistré.

• Authentification Windows NT. Microsoft Corporation a remplacél'authentification Windows NT par Windows Active Directory.

• Fonctionnalités OLAP Intelligence. Les fonctionnalités OLAPIntelligence ne seront plus prises en charge dans cette version. Les objetsOLAP Live Office des précédentes versions ne seront plus reconnus danscette version de Live Office.

• Insertion et modification d'objets Live Office basés sur des vuesd'entreprise. Les utilisateurs plus expérimentés ont cependant toujoursla possibilité d'insérer des objets à partir d'un document Crystal Reportsbasé sur une vue d'entreprise.

• Création d'un rapport Crystal Reports à partir d'une plage Excel. Lesutilisateurs peuvent créer des rapports à partir d'une plage Excel dansCrystal Reports Designer. qui fournit une fonctionnalité de reporting pluscomplète.

• Insertion d'un jeu de lignes à partir d'un fournisseur de donnéesWeb Intelligence. La prise en charge des parties de rapportWeb Intelligence, introduite dans cette version, fournit une interfaceutilisateur et un résultat global nettement meilleurs. Les utilisateurspeuvent insérer un tableau à partir d'un rapport Web Intelligence existantpour obtenir le même jeu de lignes.


9RéférenceRétrocompatibilité


Référence9 Rétrocompatibilité

Informationssupplémentaires

A

EmplacementRessourcesd'infor-mations

http://www.sap.comInformations sur leproduit SAP Busine-ssObjects

Sélectionnez http://help.sap.com > SAP BusinessOb-jects.

Vous pouvez accéder à la toute dernière documenta-tion relative aux produits SAP BusinessObjects et àleur déploiement sur le portail SAP Help Portal. Il estégalement possible de télécharger des versions PDFou des bibliothèques HTML installables.

Certains guides résident sur SAP Service Marketplaceet ne sont, par conséquent, pas disponibles sur leportail SAP Help Portal. Le portail d'aide répertorieces guides et propose un lien vers SAP Service Mar-ketplace. Les clients qui bénéficient d'un contrat demaintenance disposent d'un ID utilisateur pour accéderà ce site. Pour obtenir un identifiant, contactez votresupport technique.

SAP Help Portal


Informations supplémentairesA

http://www.sap.com

http://help.sap.com/


http://service.sap.com/bosap-support > Documentation• Guides d'installation : https://service.sap.com/bosap-

instguides• Notes de version : http://service.sap.com/releasenotes

SAP Service Marketplace comprend certains guidesd'installation, guides de migration et de mise à niveau,guides de déploiement, notes de version et des docu-ments concernant les plates-formes prises en charge.Les clients qui bénéficient d'un contrat de maintenancedisposent d'un ID utilisateur pour accéder à ce site.Pour obtenir un identifiant, contactez votre supporttechnique. Si vous êtes redirigé vers SAP ServiceMarketplace à partir du site SAP Help Portal, utilisezle menu situé dans le panneau de navigation à gauchepour sélectionner la catégorie contenant la documen-tation que vous souhaitez consulter.

SAP Service Market-place

https://boc.sdn.sap.com/

https://www.sdn.sap.com/irj/sdn/businessobjects-sdklibrary

Ressources à l'atten-tion des dévelop-peurs

https://www.sdn.sap.com/irj/boc/businessobjects-articles

Ces articles étaient précédemment appelées notestechniques.

Articles SAP Busine-ssObjects sur SAPCommunity Network

https://service.sap.com/notes

Ces remarques étaient précédemment appelées desarticles de la base de connaissances.

Remarques

https://www.sdn.sap.com/irj/scn/forumsForums sur SAPCommunity Network


AInformations supplémentaires

http://service.sap.com/bosap-support

https://service.sap.com/bosap-instguides

https://service.sap.com/bosap-instguides

http://service.sap.com/releasenotes

https://boc.sdn.sap.com/





https://service.sap.com/notes

https://www.sdn.sap.com/irj/scn/forums


http://www.sap.com/services/education

Nous pouvons vous fournir un module de formationqui réponde à vos besoins et convienne à votre styled'apprentissage préféré, sous forme de stage traditio-nnel ou de séminaires plus ciblés.

Formation


Le site SAP Support Portal présente des informationssur les programmes et services de support technique.Il propose également des liens vers de nombreusesinformations techniques ainsi que des téléchargeme-nts. Les clients qui bénéficient d'un contrat de mainte-nance disposent d'un ID utilisateur pour accéder à cesite. Pour obtenir un identifiant, contactez votre supporttechnique.

Support client enligne

http://www.sap.com/services/bysubject/businessobjectsconsulting

Les consultants peuvent vous accompagner dans votredémarche, depuis la phase initiale d'analyse jusqu'àla phase finale de livraison de votre projet de déploiement. Ils peuvent vous faire bénéficier de leur expertiseen matière de bases de données relationnelles etmultidimensionnelles, de connectivité, d'outils de conception de base de données et de technologie d'intégration personnalisée.

Conseil


Informations supplémentairesA

http://www.sap.com/services/education




IndexAactualisation, options 133

configurer 40, 67définition 25mise à jour automatique lors du changement

de liaison 133valeurs de paramètre 133

afficher 136nom des champs 136propriétés générales 71

architecture 17

BBusinessObjects Enterprise

enregistrer dans 112publier dans 112se connecter à 21se connecter automatiquement à 139

Ccacher les données lors de l'enregistrement 122champs 51

afficher des champs spécifiques 51exclure 51modifier 49sélectionner 35

CMS, se connecter à un différent 113colonnes 133

ajuster automatiquement 133insérer 45

concepts clés 13

configureroptions d'actualisation 67propriétés Live Office générales 131

contexte, spécifier 60Crystal Reports, contenu 131

configurer les propriétés générales 131insérer 24

données en tant que parties de rapport32

étapes 26lignes et colonnes 45

modifier les champs 49modifier les paramètres 45options de l'assistant 26prise en charge des types de contenu 9propriétés des objets 43

DDate clé 127

créer des requêtes avec 127insérer un contenu 127

déconnecter des objets 116, 138définir les paramètres du rapport 70, 100définitions 13

instances 13invites 15objets rapport 13options d'actualisation 25paramètres 15parties de rapport 25

document, ajouter une sécurité 110documents publiés, visualiser 110données 138

cacher 138


données (suite)changer les valeurs par défaut 134

EEditeur de requête, types de contenu pris en

charge 9enregistrer

vers un disque local 114vers un référentiel Enterprise 114

exclure des catégories de champs 51

Ffiltres 51

ajouter 51appliquer 36choisir des catégories de champs comme

paramètres de filtre 51exclure des catégories de champs 51modifier 49supprimer 50

filtres de données 89

Iinsérer

contenu Crystal Reports 24contenu Web Intelligence 55

instances, définition 13interface utilisateur

boîte de dialogue Options 151boîte de dialogue Propriétés 156

invites 122définition 15modifier 73, 102regrouper 122spécifier des valeurs 97

Jjournaliser 142

activer dans Live Office 142exemples de fichiers 142

LLive Office 156

activer la journalisation 142architecture 17barre d'outils 18concepts 13conseils de dépannage 144distribuer via messagerie électronique 116limites de taille des objets 146mettre en forme 133mettre en forme, ajuster automatiquement

les colonnes 133options d'actualisation, configurer 40propriétés générales 131rétrocompatibilité 156ruban 20supprimer des objets 119

Mmenu contextuel, configurer 131mettre en forme, ajuster automatiquement les

colonnes 133modifier 134

affichage des champs 136filtres 49valeurs d'invite 73, 102valeurs par défaut des données 134

Oobjets rapport, définitions 13objets, reconnecter 113


Index

Options, boîte de dialogue 151modifier les paramètres régionaux de

visualisation 136

Pparamètre, valeurs

actualiser 48demander 133regrouper 122spécifier 30

paramètres régionaux de visualisation, modifier136

paramètres, définition 15parties de rapport 66

définition 25insérer 32, 62supplémentaires, ajouter 66

présentations, publier 142Propriétés, boîte de dialogue 156publier, documents 142

Rrequêtes 79

ajouter un classement 87avec des paramètres de date clé 127créer 79créer et exécuter 79filtres de données 89options de configuration 93présentation 78trier 88

Ssécurisées, se connecter à des bases de

données 25sécurité

ajouter à un document 110, 122évaluation et sécurité des documents 122gérer 137

Vvisualiser 71

documents publiés 110propriétés générales 131propriétés générales des objets 71

WWeb Intelligence, contenu

actualiser 117afficher les propriétés générales 71configurer

options d'actualisation 67propriétés générales 131

étapes d'insertion 55insérer

données en tant que parties de rapport62

mettre à niveau 54modifier 66, 70, 73, 100, 102prise en charge des types de contenu 9spécifier le contexte 60spécifier les invites 61


Index


Index

Documents

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Live Office