Guide til opbygning af PowerPoints › media › 1848 › ... · Denmark. Layout: Tre spalter (tekst/graf) Det trespaltede layout er . også godt til at opsummere hovedpointer og

Guide til opbygning af PowerPointsInspiration til brug af Skatteforvaltningens PowerPoint-skabelon

Kundekommunikation 2. oktober 2018

Eksempel på forside med billedeDu kan ændre skriftfarven fra hvid til blå, hvis det bedre kan ses på billedet

Kundekommunikation 2. oktober 2018

Indhold

Side Indhold

3 Råd og inspiration til dine præsentationer

4 Kom godt i gang

5 Disponering af dit indhold

6 Billedplacering og -beskæring

7-26 Gennemgang af layouts

27-33 Inspiration

Guide til opbygning af PowerPoints Side 2

Råd og inspiration til dine præsentationer

Denne guide er udviklet som en hjælp til dig, der skal lave en præsentation – til internt eller eksternt brug.

I materialet får du hjælp til at skabe præsentationer, der bliver overskuelige, interessante og inspirerende – og dermed hjælper dig til at lykkes med din formidling.

Indholdet er bygget op omkring de prædefinerede indholdstyper, der findes i Skatteforvaltningens nye PowerPoint-skabelon. Der er vist eksempler på, hvordan og hvornår de forskellige layouts (slidetyper) kan bruges, så du kan få formidlet dit indhold på den bedst mulige måde.


Kom godt i gang

Når du starter på en ny præsentation, er det godt at være opmærksom på følgende:• Det er bedst at åbne en ny præsentation i stedet for at bygge oven på en gammel

• Vælg Filer → Ny → Default Theme

• Skabelonens indstillinger for skriftstørrelse og font skal du ikke ændre på, da de er lavet for at sikre optimal læsbarhed

• Du kan vælge mellem de forskellige layouts for at formidle indholdet bedst muligt• Du vælger en ny slide ved at klikke på Ny slide eller Layout

• De farvede felter på siderne er beregnet til enten billeder/grafik eller tekst/tabel/graf/SmartArt/video

• Den enkelte styrelses farver er kodet ind i skabelonen. • Du kan finde dem ved at vælge Formatér → Udfyldningsfarve til figur


Det er vigtigt at følge det visuelle udtryk

Skatteforvaltningens nye design signalerer troværdighed og myndighed og er grundlæggende holdt i en enkel og ren stil.

Det gælder også PowerPoint-præsentationer.

Styrelserne deler skrifttyper, billedstil oglogodesign. De deler også to grundlæggendefarver. En mørkeblå, som er den primære farve for alle styrelserne, og en sandfarve, der bruges sekundært.

Du kan se mere om det visuelle udtryk pådesignguide.skatteforvaltningen.dk

Disponering af dit indhold

Det er altid en god idé at tænke, før man taler. Det gælder også for præsentationer i PowerPoint.

Et par vigtige spørgsmål, du bør overveje, før du begynder at skrive:

• Hvad vil du sige?• Hvem taler du til?• Hvad er deres situation og behov? • Hvilke argumenter vil de lytte til?• Hvad er den visuelle løsning?


En god metode er først at skrive dispositionen af

præsentationen ned på et stykke papir.

En anden god fremgangsmåde er først at

lave en række ”overskriftsslides”, der

beskriver de enkelte afsnits formål og indhold.

Billedplacering og -beskæring

Det er godt at have billeder med i din præsentation. Det hjælper til at fastholde modtagerens interesse og understøtte dit budskab.

• I skabelonen er der på forhånd defineret plads til billeder. Pladsholderen sidder forskelligt på siden, afhængig af hvilket layout man har valgt. Den er markeret med en sandfarvet baggrund med et billedikon i midten.

• Når du indsætter et billede i pladsholderen, vil den altid fylde rammen helt ud. Du kan opnå et bedre resultat ved at beskære billedet, så du får det rette motiv. På den måde kan det samme billede også bruges til forskellige formål. Klik på Beskær billede i formateringsmenuen. Det samme gælder grafikker, der også kan beskæres.


Pladsholder til billede

Placering af billede i bredformat. Her passer formen på billedet til pladsholderen. Billedet bliver derfor kun beskåret lidt i kanten. De mørke områder er den del af billedet, som ligger uden for pladsholderens ramme

Placering af billede i højformat. Her passer formen på billedet ikke til pladsholderen. En vigtig del af billedet bliver derfor skåret væk.

Når det sker, kan du enten vælge et andet layout eller holde SHIFT nede, mens du trækker i billedets hjørner for at justere formen. SHIFT er vigtig, da den sikrer at billedets proportioner bliver bevaret, så du ikke forvrænger motivet.

I dette tilfælde kan du få motivet til at passe i pladsholderen ved at trække det mindre. Der vil så opstå luft på siderne af motivet, som ses som pladsholderens sandfarvede baggrund. Du kan ændre baggrunden til hvid i Udfyldningsfarve til figur.

Gennemgang af layouts

2. oktober 2


Layout: Todelt (tekst/billede)

• Det todelte layout er velegnet til tilfælde, hvor du har en større, sammenhængende tekstmængde, der kan præsenteres enten som brødtekst eller i punktform.

• Det todelte layout har plads til cirka 950 tegn. Kortere tekstmængder er dog at foretrække, da enkle layouts er mere overskuelige og lettere for modtageren at forstå.

• Der er plads til et mindre billede på denne type layout. Det indsættes ved at klikke på fotoikonet i midten af den grå boks til højre.


Layout: Todelt (tekst/graf)

• Det todelte layout er velegnet til tilfælde, hvor du har en større, sammenhængende tekstmængde, der kan præsenteres enten som brødtekst eller i punktform.

• Det todelte layout har plads til cirka 950 tegn. Kortere tekstmængder er dog at foretrække, da enkle layouts er mere overskuelige og lettere for modtageren at forstå.

• Der er plads til en mindre grafik, graf eller billede på denne type layout. Det indsættes ved at klikke på det relevante ikon i midten af boksen til højre.


Layout: Tekst + billede til kant

Denne type layout er velegnet situationer, hvor tekst og billede skal fylde næsten lige meget. Billeder afkodes hurtigere end tekst. Så har man et godt billede til rådighed, som understøtter budskabet, vil denne type layout være at foretrække.

• Der er plads til cirka 680 tegn på denne type layout, men husk, at jo mere information, der er på et slide, desto mere forvirrende bliver det.

• Maks. fem bullits er en god huskeregel. Og helst kun tre.

• Undersøgelser viser, at man ikke kan huske indholdet fra mere end 5 bullits. Og at 3 bullits er det optimale for hjernen.


Layout: Kapitel/afslutning

Bruges til at angive pauser, kapitler eller afslutninger/Tak for i dag.

2. oktober 2


Layout: Kapitel/afslutning

Kan enten benyttes med blå baggrund eller med et billede som vist her. Husk at vælge et roligt billede, så man kan se teksten.

2. oktober 2


Layout: To spalter A (tekst/billede)

Dette layout er velegnet til tilfælde, hvor du har en moderat tekstmængde, som kan suppleres af et billede.Der er plads til cirka 600 tegn på dette slide.

Vælg billeder, der formidler dit budskabNår du vælger billeder til din præsentation, er det vigtigt at vælge motiver, som understøtter dét, du gerne vil sige.

Er dette ikke tilfældet, vil billederne støje og forvirre din modtager.

En god øvelse til at finde de rigtige billeder er at spørge sig selv: ’Hvis jeg slet ingen tekst måtte skrive, men kun kunne beskrive mit budskab med et billede, hvordan ville det så se ud?’.


Layout: To spalter A (tekst/graf)

Dette layout er velegnet til situationer, hvor du har meget tekst og ikke føler, at det kan splittes op på flere slides.

For at skabe overskuelighed i et teksttungt slide kan du benytte punktform og mellemrubrikker. Det vil også være en fordel at splitte teksten op i flere små afsnit, som hurtigere kan afkodes af modtageren.

Hvornår er det okay at have meget tekst?Teksttunge slides fungerer kun i situationer, hvor præsentationen skal printes. Det kan fx være, hvis den mundtlige præsentation suppleres af en printet udgave, som deles ud til modtagerne. I sådanne tilfælde kan man overveje at sætte skriftstørrelsen lidt ned.

Gode råd til tekstforfatning• Skriv levende og direkte. Godt sprog holder læserens

interesse fanget.

• Skriv altid med udgangspunkt i modtagerens situation og behov. Så bliver dit budskab interessant – og forstået.

• Før du skriver, bør du bruge et øjeblik på at overveje følgende: • Hvem taler du til?• Hvad er modtagerens udfordring, og hvordan kan dit budskab løse den?• Skriv altid i et aktivt sprog, der tydeligt placerer et ansvar i sætningen,

så man ved, hvem der gør hvad. Det giver kortere og mere effektive tekster.

• Undgå indskudte sætninger.


Layout: To spalter B (tekst/billede)

Denne type layout er velegnet til at vise billeder eller illustrationer suppleret af en mindre mængde tekst.

• Der er cirka plads til 420 tegn.

• Illustrationer er gode til at vise en proces og til at visualisere et emne. Derfor er der udviklet et grafisk univers, som består af ca. 200 grafiske symboler, der løfter din præsentation og understøtter dine pointer.

• Baggrunden til illustrationer skal være lys sand, hvid eller mørkeblå.


HUSK Digital

betaling

Gem dine bilag

Bilag skal gemmes i 5

år

Eksempel på illustration

Layout: To spalter B (tekst/graf)

Denne type layout er velegnet til at vise billeder eller illustrationer suppleret af en mindre mængde tekst.

Indsæt en grafik i din præsentation:De grafiske symboler er en del af PowerPoint-skabelonen. Du finder dem ved at klikke på knappen Billeder.

I vinduet skal du vælge:PowerPoint > Grafiske symboler.

Her finder du symbolerne opdelt i mapper efter emner, fx mad, mennesker, natur og transport. Du tilføjer et symbol ved at klikke på Indsæt.


Se videoen ”Sådan indberetter og betaler du din

moms" på YouTube

Eksempel på illustration af computer med skærmbillede

Layout: Tre spalter (tekst/billede)

Denne type layout kan bruges i tilfælde, hvor du skal illustrere forskelle på noget og samtidig har brug for lidt forklarende tekst.

Det kan fx være som i eksemplet her, hvor fuld vs. begrænset skattepligt skal forklares.

Du kan enten sammensætte grafikken direkte i PowerPoint (grafikken til venstre) eller indsætte færdig grafik, du har i forvejen (grafikken til højre).


Full tax liability

Any person living in Denmark must pay tax in Denmark

Layout: Tre spalter (tekst/graf)

Det trespaltede layout er også godt til at opsummere

hovedpointer og vigtige indsigter.

Du kan enten gøre det i ren tekstform eller oven på

et billede eller en farvet baggrund som vist her.

Du kan ændre margin, baggrundsfarve, tekstfarve og

placering af tekst i PowerPoints

formateringsmenuer


Layout: Fire spalter (tekst/billede)

Mange muligheder

Denne type layout kan bruges på flere forskellige

måder. Du kan dele dit indhold op i to sektioner

som vist her.

Du kan også bruge én boks til tekst og de resterende tre

til visuelt indhold.

Mange muligheder

Du kan også bruge denne type layout til at fremhæve fire hovedbudskaber som i eksemplet på næste side.

Alternativt kan du bruge alle fire bokse til ren tekst.


Layout: Fire spalter (tekst/graf)

Udvælg få pointer frem for en masse

tekst – uddyb mundtligt.

Fremhæv de afgørende pointer fx med fed markering.

Understøt budskabet med grafik fx en graf

eller illustration.

Målret dit budskab efter tilhørerne og

deres niveau.


1 2 3 4

Layout: Todelt vandret (tekst/billede)

Kan bruges til korte opsummerende punkter• God til listeform• Kan understøttes af et billede• God til billeder, hvor der zoomes ind – fx et menupunkt på et screenshot af en

hjemmeside

Gå ind på skat.dk, og vælg menuen ’Borger’


Layout: Todelt vandret (tekst/graf)

Husk, at din præsentation ikke er hele præsentationen• Du behøver ikke uddybe alle pointer og argumenter på dine slides. Hold det

simpelt, og uddyb i stedet via din præsentationstale.• Er du bange for at glemme vigtige pointer, kan du bruge små, håndholdte

præsentationskort eller et talepapir med din disposition og hovedpointerne i overskriftsform.

Levér informationen lidt ad gangen• Har du flere vigtige pointer på et slide, kan du overveje at præsentere pointerne

én efter én via animationsfunktionen. • Du kan også bruge indrykninger til at indikere hierarki i informationen

• Der findes to ’niveauer’ af tekststørrelsen. Niveau 1 er det, som ses ovenfor, hvor teksten ikke er rykket ind. Niveau 2 er dette, hvor skriftstørrelsen er lidt mindre• Selvom du rykker teksten yderligere ind, forbliver skriftstørrelsen det samme som i niveau 2.

Side 22Guide til opbygning af PowerPoints

Layout: Firedelt (tekst/billede)

God til korte opsummerende punkter• God til situationer, hvor teksten skal understøttes af

eksempelvis en graf eller et billede.

Formen er vigtig• Læg mærke til dine billeder og illustrationer. Hvordan er

formen og motivet på dem? Er de fx lange og smalle, bør du vælge et layout som dette. Er de derimod kvadratiske, er det bedre med en layout som To spalter A.

• Det gælder også grafer. Et lagkagediagram havde fx ikke passet på dette slide.

Oversigt over xxx 2012 – 2018

Oversigt over xxx 2012 – 2018


Layout: Firedelt (tekst/graf)

God til at opsummere fire pointer• Dette layout er godt at bruge, når dit indhold kan deles i fire

pointer, som du gerne vil uddybe skriftligt. • Du kan beholde en ren tekstopsætning som her eller

formatere boksens baggrundsfarve og tekst som vist til højre.

Variation skaber en mere levende præsentation• Hvis du bruger mange af denne type layout i samme

præsentation, er det en god idé at veksle mellem ren tekst på hvid baggrund og formaterede kasser som til højre. På den måde bliver præsentationen mindre kedelig og monoton for din modtager at se på – og det er med til at fastholde interessen for dit indhold!

Eksempel på en formateret indholdsboks

I denne boks er der valgt en mørk blå baggrundsfarve og hvid tekst. Punktopstillingen er fjernet, og der er tilføjet mere luft mellem teksten og boksens kant. Det gør teksten nemmere at læse. Teksten er desuden centreret midt i boksen.

Eksempel på en formateret indholdsboks

1. Du kan sagtens bruge boksen til en nummereret liste

2. Øg evt. linjeafstanden

3. Så får du mere luft mellem linjerne …

4. Og listen bliver nemmere at læse.



Layout: Tom

Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December

Aktivitet 1

Aktivitet 2

Periode uden aktiviteter

Start 1

BetalingsfristStart 2

2017

31.august

Det tomme slide har plads til indhold, som ikke passer ind i skabelonens øvrige slides, fx denne tidsplan eller figur på følgende side.


Privat

Erhverv

Layout: Tom

Købsfaktura

Udgift

Udgift

Udgift

x kr.

x kr.

x kr.

Fuldt fradrag

Intet fradrag

Delvist fradrag

Inspiration

Flere eksempler på, hvordan skabelonen kan bruges

2. oktober 2


Layout: Firedelt (tekst/billede)

Lorum ipsum• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit,

sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore

• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore

Lorum ipsum• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit,

sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore


Lorum ipsum

Lorum ipsum


Layout: Firedelt (tekst/graf)

Lorum ipsum

Lorum ipsum lorum ipsumconsectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt utlaoreet dolore

Lorum ipsum


Lorum ipsum


Lorum ipsum



Layout: Tekst + billede til kant

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, seddiam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore

• Tekst 1Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore

• Tekst 2 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore

• Tekst 3 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore


SelskabBetaler skat af

virksomhedens overskud

Ejer af selskabBetaler skat af løn

Løn

Layout: Tre spalter (tekst/billede)


• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer

adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore• Lorem ipsum dolor sit amet,

consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore


dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit

Layout: Fire spalter (tekst/billede)




Layout: Fire spalter (tekst/graf)

Overskrift 1

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore


Overskrift 2



Overskrift 3



Overskrift 4




Documents

Guide til opbygning af PowerPoints › media › 1848 › ... · Denmark. Layout: Tre spalter (tekst/graf) Det trespaltede layout er . også godt til at opsummere hovedpointer og