Halado Excel

HALAD EXCEL TECHNIKK

202

TARTALOMJEGYZK1. TBLZATOK SSZEKAPCSOLSA KERES FGGVNYEK SEGTSGVEL ________ 205

1.1. A KERES FGGVNY HASZNLATA ___________________________________________________ 206 1.2. AZ FKERES S VKERES FGGVNYEK HASZNLATA ______________________________________ 207 2. 3. CLRTK-KERESS ______________________________________________________________ 210 ADATBZIS-KEZELS _____________________________________________________________ 212 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. ADATBZIS-SZERVEZSI ALAPISMERETEK _____________________________________________ 212 ADATBZIS KEZELSE RLAP SEGTSGVEL ___________________________________________ 216 RENDEZS ______________________________________________________________________ 218 SZ RS _________________________________________________________________________ 2213.4.1. AUTOMATIKUS SZ RS ______________________________________________________________ 221 3.4.2. IRNYTOTT SZ RS ________________________________________________________________ 224

3.5. SSZESTSEK AZ ADATBZISBAN ___________________________________________________ 2323.5.1. RSZSSZEGEK KPZSE_____________________________________________________________ 232 3.5.2. KIMUTATS KSZTSE ______________________________________________________________ 236 3.5.3. AZ ADATBZISFGGVNYEK HASZNLATA _______________________________________________ 250

4.

RZKENYSGVIZSGLAT ADATTBLA HASZNLATVAL ________________________ 252

A SZMTGPES MODELLEK JEGYZKE1. MODELL: KERES 2. MODELL: KERES 3. MODELL: KERES FGGVNYEK (HALAD TECHNIKK / TESZT) ____________________ 205 FGGVNYEK (HALAD TECHNIKK / PLYZAT)________________ 208 FGGVNYEK, CLRTK-KERESS (HALAD TECHNIKK / AD) 210

4. MODELL: CLRTK-KERESS (HALAD TECHNIKK / EREDMNY) _________________ 212 5. MODELL: ADATBZIS-KEZELS (ADATBZIS) ________________________________________ 214 6. MODELL: RZKENYSGVIZSGLAT (RZKENYSGVIZSGLAT / SZLLODA) ______ 252

203

204

INFORMATIKA

1.

TBLZATOK SSZEKAPCSOLSA KERES

FGGVNYEK SEGTSGVEL

Amikor a tblzatok kezelsben mr egy viszonylag komoly szintet rtnk el, s gy az a mindennapi munknk rszv vlt, az egyik els problma, amivel szembeslnk, hogy a munkafzetben (vagy munkafzetekben) lv klnll tblzatainkbl gy kellene informcit nyernnk, hogy az egyik tblzatbeli rtkeket egy msik tblzat rtkeivel kapcsoljuk ssze. Tipikus plda erre brminem pontszmon alapul rtkels, amelynl az osztlyozs szempontjait kln segdtbla rgzti. 1. MODELL [HALAD TECHNIKK, TESZT MUNKALAP]

Cgnk HR osztlya egy llsplyzatra jelentkez k szakmai ismereteit kvnja ellen rizni. Az eredetileg 50 f nyi plyz kzl az nletrajzok alapjn 20 jelltet vlasztottak ki, akikkel egy 100 pontos tesztsort rattak. A teszt eredmnyeinek kirtkelst tszint skln vgzik, melynek ponthatrait az albbi tblzat tartalmazza:Ponthatr Als - Fels 0 49 50 64 65 74 75 84 85 - 100 Jegy 1 2 3 4 5 Min sts rossz gyenge tlagos j kimagasl

Min stsk ennek alapjn az egyes plyzk eredmnyeit! Az Excel munkalapon kt tblzatot ltunk, az els (az RTKELS tbla) az egyes plyzk eredmnyeit tartalmazza, a msodik (a SEGDTBLA) az rtkels szempontjait.

A vgrehajtand feladatunk abbl llna, hogy a plyzk adatainak tblzatt kapcsoljuk ssze a min stst meghatroz tblzattal, mgpedig gy, hogy az RTKELS tblabeli Pontszm adatokat rendre vessk ssze a SEGDTBLA Ponthatr rtkeivel, s abbl a megfelel Jegy illetve Min sts rtkeket vigyk t az RTKELS tblba. A fentihez hasonl problmk megoldsra az Excel kt fggvnyfajtt is knl: a KERES, illetve az FKERES / VKERES keres fggvnyeket.

205


1.1. A KERES FGGVNY HASZNLATA Egyszer bb problmk esetn a kt tblzat sszekapcsolsra a KERES fggvnyt1, hasznlhatjuk. A fggvnyt a Mtrix kategriban talljuk, s az Excelben kt vltozatban ltezik (a fggvny kivlasztsa utn mindkett t fel is knlja a program). A msodik (tmbs) verzit lnyegben nem hasznljuk, az csupn kompatibilitsi okokbl kerlt az Excelbe. Ezrt a fggvny trgyalsakor mi is az els megvalstssal dolgozunk. A fggvny els paramtere a Keressi_rtk. Ide azt az adatot kell bernunk, amihez a segdtblzat alapjn a hozzrendelst el szeretnnk vgezni. A msodik paramter (a Keressi_vektor) azon rtkek tmbje, amelyekkel az el bbi adatot sszevetjk. Vgl az Eredmny_vektor paramter szintn egy tmb (amit nem felttlenl kell megadnunk, mivel alaprtelmezsben a Keressi_vektorral egyezik meg). A fggvny eredmnyknt ennek a tmbnek a megfelel elemt szolgltatja vissza. Pontosan mir l is van sz? Feladatunk annak megllaptsa, hogy az els plyz milyen osztlyzatot szerzett. Ehhez el szr megkeressk az els plyz eredmnyt (63 pont). Ezutn vgignzzk a ponthatrokat. A 63 rtk 50 s 65 pont kz esik, ami a ponthatrok msodik kategrijt jelenti. Ezrt a msodik rtket, azaz a 2 jegyet kell kiolvasnunk a jegyek kzl is. Ha vgiggondoljuk, hogy mi hogyan hatroznnk meg a megfelel rtket, akkor tkletesen rthet v vlik a KERES fggvny paramterezse: Els paramterknt az aktulis plyz eredmnyt adjuk meg, msodik paramterknt a ponthatrok tmbjt, harmadikknt pedig a jegyek tartomnyt. Hogyan kell felptennk a tblzatot, ha a KERES fggvnyt szeretnnk alkalmazni? A leend keressi vektor elemeit egy oszlopban vagy egy sorban kell felsorolnunk, nagysg szerint nvekv leg rendezve azokat. (A rendezettsg szveges adat esetn egyszer abcsorrendet jelent.) A fggvny a megadott rtkeket als hatrknt kezeli, teht pldul az els rtkt l a msodikig terjed alulrl zrt fellr l nyitott intervallumba es rtkhez az els tmbrtket rendeli abbl az eredmnyvektorbl, aminek mrete rtelemszer en meg kell egyezzen a keressi vektorval. A konkrt feladatra visszatrve lljunk a C4 cellra, hiszen ide szeretnnk bevinni a jegy rtkt meghatroz fggvnyt.

1

A rgebbi Excel vltozatokban a fggvny KUTAT nven szerepel.

206

INFORMATIKA

A megvalsts kapcsn mg a paramterek cmzst kell vgiggondolnunk, hiszen a kpletet a tovbbi plyzk esetn is hasznlni szeretnnk (teht majd vgig kell msolnunk azt). A keressi rtk mindig az ppen aktulis pontszmot jelenti, teht a r val hivatkozsnak lefel msolskor mdosulnia kell (B4). A keressi vektor rgztett helyen van, gy r abszolt cmzssel utalunk ($F$4:$F$8), s hasonl a helyzet az eredmnyvektorral is ($G$4:$G$8). A min sts meghatrozsra (D4 cella) szintn a KERES fggvnyt hasznljuk, de eredmnyvektorknt a segdtbla Min sts oszlopt adjuk meg ($H$4:$H$8).

A fentinl egy kicsit pontosabban is vgiggondolhatjuk az els fggvny cmzst, amivel a msodik rsz egyszer msolssal megoldhatv vlik. Az el z ekben csak a fgg leges (lefel irnyul) msolsra koncentrltunk, a vzszintes irny koordintkat az egyszer sg kedvrt a fgg legesvel azonosnak vettk. Ha azonban a kpletet jobbra, a Min sts oszlopba is t kvnjuk msolni, akkor a keressi rtknl ezt a koordintt (de csak ezt!) rgztennk kell ($B4). Vzszintes msols szempontjbl ugyanez a helyzet a keressi vektorral is ($F$4:$F$8), mg az eredmnyvektornak jobbra msolskor mdosulnia kell (G$4:G$8).

A keressi vektor s az eredmnyvektor megadsakor termszetesen vlaszthatjuk azt az utat is, hogy az egyes tmbket el zetesen elnevezzk, s ezt a nevet adjuk meg paramterknt. A nvads legegyszer bb technikja az, hogy kijelljk a segdtblzatot, majd a Beszrs / Nv / Ltrehozs parancsnl a Fels sorbl lehet sget vlasztjuk. Ennek hatsra a tblzat oszlopai a cmsoruk nevt veszik fel. A nevek hasznlatval termszetesen egyben lemondunk arrl a lehet sgr l, ami msolskor a relatv cmzs rvn a rendelkezsnkre ll.

1.2. AZ FKERES S VKERES FGGVNYEK HASZNLATA A KERES fggvnyhez kpest kicsit msfle felptsben, de hasonl lehet sget knl az FKERES s a VKERES fggvny. A KERES fggvny esetben tulajdonkppen segdtblzatrl nem is kellett beszlnnk, hiszen valjban csak kt (akr egymstl teljessggel fggetlen) azonos mret vektort hasznltunk paramterknt. Az FKERES s VKERES fggvnynl a megkts sokkal szigorbb: a segdtbla tnyleges tblzat, amelynek FKERES fggvny esetben az els oszlopa,

207


VKERES fggvnynl pedig az els sora maga a keressi vektor, s valamely ms oszlopa (illetve sora) az eredmnyvektor. Megjegyezzk, hogy a fggvnyek nevnek kezd bet je a segdtbla tjolsra utal (F: fgg leges, V: vzszintes). A trgyalsban a tovbbiakban csupn az FKERES fggvny ismertetsre szortkozunk. Az FKERES fggvny els paramtere a Keressi_rtk. Msodik paramterknt (Tbla) itt a teljes segdtblzatot meg kell adnunk (ltalban abszolt cmzssel). A harmadik paramter az eredmnyt tartalmaz oszlop sorszma (Oszlop_szm), nem hivatkozs formjban, hanem egyszer szmknt. A negyedik (Tartomnyban_keres) paramter egy opcionlis lehet sget biztost, amit a kvetkez modellnl trgyalunk. A konkrt feladat megoldsnl a Jegy rtkeinek szmtsakor a segdtblzat ($F$4:$H$8) msodik, mg a Min sts rtkeinl a harmadik oszlopbl dolgozunk (gy a harmadik paramter rtke 2 illetve 3).

Nzznk most egy hasonl jelleg feladatot, amiben azonban egy apr elvi eltrs jelent s problmt okozhat! 2. MODELL [HALAD TECHNIKK, PLYZAT MUNKALAP]

A teszteket (mint lttuk) kdszm alapjn javtottuk, gy a feladatunk most az lenne, hogy azok min stst az eredeti plyzatokrl ksztett tblzatban is megjelentsk. A plyzkat jelentkezsi sorrendben lttuk el kdszmmal, de magt a tblzatot mr nvsorban troltuk. Feladatunk a kdok segtsgvel ezt az el z RTKELS tblzathoz ktni, s abbl a min stst leolvasni.

208

INFORMATIKA

A feladatot els kzeltsben a tanultak szerint oldjuk meg, hiszen valban nincsen msrl sz, mint hogy a kd mint keressi rtk (B2) alapjn az RTKELS tblbl (ami a TESZT munkalapon van, a rgztett Teszt!$A$4:$D$23 tartomnyban) mint segdtblbl kikeressk a min sts (azaz a 4. oszlop) rtkt. A fggvny bevitele utn gyorsan ellen rizzk is az eredmnyt, s megnyugvssal llaptjuk meg, hogy az "1" kdhoz valban a "gyenge" min sts tartozik.

Ez az rm azonban csak pillanatnyi, amint a kpletet vgigmsoljuk, gyanss vlik az eredmny. Csak hszan rtak dolgozatot, mgis mindenki kapott valamilyen min stst. Rgtn itt van pldul a nvsorban msodik plyz, aki gy t nik, kimagaslan teljestett, annak ellenre, hogy t mg a teszt megratsra sem tartottk megfelel nek. Mi lehet a problma oka? Ha pontosan vgiggondoljuk az el z feladatot, akkor a vlasz kzenfekv . A keres fggvnyekkel eddig gy dolgoztunk, hogy a segdtblzatba als hatrokat vittnk fel, s a keressi tartomny intervallumvgpontokat tartalmazott. gy fordulhatott el az, hogy a nvsorban msodik plyz 19 kdszmt a [16; 21[ intervallum elemeknt megtallta a program, s az ahhoz rendelt "kimagasl" min stst szolgltatta vissza. Jelen helyzetben azonban a keresst nem intervallumban, hanem csak s kizrlag konkrt rtkekre szeretnnk vgrehajtani. A problma az FKERES fggvny negyedik paramternek segtsgvel orvosolhat (a KERES fggvnynl erre nincsen lehet sg). A Tartomnyban_keres paramter egy logikai vltoz. Amennyiben rtke hamis (ez a 0 szmnak felel meg), akkor a fggvny csak pontos egyezst enged meg. Megjegyezzk, hogy ebben az esetben a keressi tmb rendezettsge sem alapvet kvetelmny. Ha a paramter rtkt igaznak lltjuk be (brmely nulltl klnbz szmmal, de a megszokott rtk az 1), akkor az intervallumbeli keress valsul meg. Ez egyben az alaprtelmezs is, gy a negyedik paramtert elhagyva ez az eset valsul meg. lltsuk teht jelen esetben 0 rtkre a negyedik paramtert, s ezzel mr valban a helyes tblzathoz jutunk.

Gyakorlskppen oldjunk meg mg egy feladatot, amely a keres fggvnyek hasznlatt ignyli!

209


3. MODELL

[HALAD TECHNIKK, AD MUNKALAP]

2004-ben a brutt keresetnk 1 230 050 Ft volt. Az adtbla alapjn szmtsuk ki ennek advonzatt, illetve a nett keresetet! Az ad megllaptst az adtbla segtsgvel a kvetkez kppen vgezzk: megkeressk az adott keresethez tartoz adsvot, kiolvassuk az ehhez tartoz alapsszeget, s az adkulcsot. Az ad nem ms, mint az alapsszeg megnvelve a kereset s az adhatr eltrsnek az adkulcs szerinti szzalkval. Ahhoz teht, hogy az ad sszegt meg tudjuk llaptani, szksgnk lesz az adtbla mindhrom oszlopnak megfelel rtkre. Ezt kiolvasni most is a keres fggvnyek segtsgvel tudjuk. Az, hogy intervallumhatros keressi tmb esetn a KERES vagy az FKERES fggvnyt hasznljuk, leginkbb zls krdse. Jelen problma esetn mi a KERES fggvnyt preferljuk, mivel itt lhetnk a relatv cmzs nyjtotta knnytssel, gy megfelel paramterezssel elrhetjk, hogy ne hrom, hanem csupn egy fggvnyt kelljen begpelnnk. A keressi rtk a brutt kereset, melyre (legalbbis a vzszintes koordinta vonatkozsban) abszolt mdon utalunk. A keressi vektor az adtbla hatr rovata, ugyancsak rgztett formban. Az eredmnyvektor els esetben ugyancsak a hatr, s ha ezt (vzszintes irnyban) relatv mdon cmezzk meg, akkor egyszer msolssal megkapjuk a msik kt keresett rtket is (az alapsszeget s az adkulcsot). Az adt a fent lert elven szmtjuk, a nett kereset pedig a brutt keresetnek s az ad sszegnek a klnbsge.

2.

CLRTK-KERESS

A fenti 3. MODELL kiegsztseknt vet dik fel a kvetkez krds: mekkora brutt kereset tartozna havi 100 000 Ft nett keresethez? A problma megvlaszolshoz ktfle ton kezdhetnk hozz. Az egyik lehet sg az, hogy visszafel felfejtjk a kpletek tartalmt, s egy olyan fggvnyt ksztnk, ami direkt ton visz el bennnket a nett keresett l a brutt sszegig.

210

INFORMATIKA

Van azonban egy msik, kevesebb szellemi munkt ignyl megolds is, nevezetesen, hogy (kihasznlva a nett rtk automatikus mdosulst) a brutt sszeget megprbljuk gy bel ni, hogy az eredmny (a nett sszeg) a kvnt rtk legyen. Prblkozunk pldul az ves brutt 1,5 mFt rtkkel, de az ehhez tartoz nett rtk (1 174 000 Ft) mg kevs. Az vi 1,6 mFt brutt jvedelem viszont mr tl sok, hiszen ekkor a nett sszeg tllpi az 1,2 mFtot (1 236 000 Ft). A brutt kereset teht valahol a kett kztt van, ami prblkozssal tetsz leges pontossgig finomthat. Ez a msodik mdszer teht hasznlhat, csak a kzi megvalsts miatt nagyon nehzkes s id ignyes. Az Excelben is van azonban olyan lehet sg, amely az ilyen inverz jelleg problmk megoldsra szolgl, s a fent lertakhoz hasonlan, csak sokkal gyorsabban dolgozik. A technika elnevezse clrtk-keress, s pontosabban megfogalmazva ez a kvetkez t jelenti: Egy bizonyos, valamely cellban elhelyezett kezdeti rtkb l kiindulva pr fggvny (kplet) segtsgvel kiszmtottunk egy vgeredmnyt, amit egy cella kplet formjban tartalmaz. Ennek rtkt szeretnnk belltani, mikzben ezen cl rdekben a (kpletekben lehivatkozott) kezdeti cella kiindulsi rtkt vltoztatjuk. A clrtk-keresst az Eszkzk / Clrtk-keress paranccsal indthatjuk el, s a megjelen prbeszdpanel kitltse utn hajthatjuk vgre. A Clcella a vgeredmnyt tartalmaz cella. (A cmzs mdjval nem rdemes foglalkoznunk, hiszen a clrtkkeress nem fggvny, gy msolsra nincsen lehet sg.) A Clrtk az a mennyisg, amit a clcellban vgeredmnyknt ltni kvnunk. Ide sajnos csak konkrt rtk rhat be, cellahivatkozs nem. A Mdosul cella az a kiindulsi cella, amely az eredmny szmtshoz szksges alaprtket tartalmazza. A fenti problma esetn a clcella a nett kereset cellja (F11), a clrtk 1,2 mFt (hiszen ez felel meg a havi 100 000 Ft rtknek), a kiindulsi (mdosul) cella pedig a brutt keresetet tartalmaz cella (A11). A clrtk-keress lefuttatsa utn brutt jvedelemknt az 1 540 935 Ft sszeget kapjuk, s ehhez valban a kvnt nett kereset tartozik. Megjegyezzk, hogy br a clrtk-keress mdszere rendkvl egyszer technikai megvalstst knl, kt alapvet problma is felmerl a hasznlata kapcsn. Egyrszt mivel nem fggvny, nem aktualizldik. Ha teht tbb rtk esetn is kvncsiak vagyunk a fordtott problma megoldsra, el fordulhat, hogy mr id ben is kifizet d bb vlik a direkt t, vagyis a fordtott vltozat fggvnyszer vgiggondolsa. Msrszt a clrtk-keress elfedi azt a msik ton valszn leg felmerl problmt, amikor a feladatnak tbb j megoldsa is ltezik. A clrtk-keress ebben az esetben a mdosul cellba bevitt kezd rtkt l fgg en tallja meg az egyik vagy a msik megoldst. Msik megjegyzsnk, hogy az Excel a fentinl tfogbb optimalizl problmk megoldsra is nyjt lehet sget a Solver eszkzn keresztl. Ennek trgyalstl itt eltekintnk.

211


4. MODELL

[ HALAD TECHNIKK, EREDMNY MUNKALAP]

Cgnk felfutban lv "digitlis vralfutsmr " termkb l 2000 darabot adott el az elmlt hnap folyamn. Az rtkests kapcsn a kvetkez rtkekkel szmolhatunk: a termk egysgra 1 000 Ft, havonta a fix kltsg (brleti dj, brkltsg, stb.) 800 000 Ft, a termk darabonknti el lltsi kltsge tovbbi 430 Ft/db. Hatrozzuk meg, hogy a kvetkez hnapra milyen eladst kellene elirnyoznunk ahhoz, hogy a termk flmilli Ft nyeresget hozzon! El szr hatrozzuk meg ennek a hnapnak az eredmnyt! Az rbevtel az egysgr s az eladott mennyisg szorzata. A vltoz kltsget az egysgnyi mennyisgre jut kltsg s a mennyisg szorzataknt kapjuk. Az sszkltsg a fix kltsg s a vltoz kltsg sszege. Vgl az eredmny az rbevtel s az sszkltsg klnbsge. A megfelel kpletek bersval elksztjk teht azt a vltozatot, ami az eladott mennyisg fggvnyben hatrozza meg az eredmnyt. A krds viszont most fordtott, hiszen az eredmny rtknek alapjn visszafel kellene kiszmtani az eladott mennyisget. Ennek legegyszer bb megoldsaknt most is a clrtkkeress eszkzhez nylunk. A clcella az eredmnyt tartalmaz cella (B8), a clrtk 500 000 (Ft), a mdosul cella pedig az eladott mennyisg cellja (B1). A megolds szerint kb. 2281 darab eladst kell megvalstanunk.

3.

ADATBZIS-KEZELS

3.1. ADATBZIS-SZERVEZSI ALAPISMERETEK Az adatbzis nem ms, mint az adatok rendszerezett gy jtemnye. Miel tt azonban nagyobb tmeg adat rgztshez kezdennk, nagyon fontos vgiggondolnunk azok szervezsnek mikntjt. Hogy a problma lnyege knnyebben tlthat legyen, nzznk egy egyszer pldt: az rarendksztst.

212

INFORMATIKA

Tegyk fel, hogy egy iskola osztlyainak rarendjt a jobboldalon lthat tblzatos rendszerben lltjuk el . Az rarend ezen formtuma tkletesen megfelel nek t nik, hiszen a dik minden fontos informcit ki tud olvasni bel le. Mi a problma mgis vele? Az, hogy ebben a formban a vletlenl el fordul hibk felfedsnek eslye minimlis, s a problmt tovbb bonyoltjk az esetleg felmerl vltoztatsi ignyek. Emellett az ilyen jelleg tblzatokbl bizonyos krdseknl vlasz is nagyon nehzkesen nyerhet .

1.a osztly 8.00-8.45

9.00-9.45

10.00-10.45

11.00-11.45

12.00-12.45

Htf Kedd Matematika Fizika Okos Ott Sebes Sndor 12. terem 13. terem Magyar Trtnelem Beszeda Bea s dn 13. terem 13. terem Kmia Matematika Szenes Szilrd Okos Ott 12. terem 12. terem Rajz Matematika Kpes Klra Okos Ott 14. terem 12. terem Testnevels nek-zene Fut Ferenc Heged s Huba Tornaterem 15. terem Htf Testnevels Fut Ferenc Tornaterem Biolgia Boncz Blint 15. terem Magyar Beszeda Bea 13. terem Fizika Sebes Sndor 13. terem Matematika Okos Ott 12. terem

Szerda Biolgia Boncz Blint 15. terem Magyar Beszeda Bea 13. terem Magyar Beszeda Bea 13. terem Trtnelem s dn 13. terem Rajz Kpes Klra 14. terem

Cstrtk Filozfia Gondola Gza 15. terem Matematika Okos Ott 12. terem Trtnelem s dn 13. terem Kmia Szenes Szilrd 14. terem Testnevels Fut Ferenc Tornaterem Cstrtk Fizika Sebes Sndor 13. terem Trtnelem s dn 13. terem Magyar Beszeda Bea 13. terem Testnevels Fut Ferenc Tornaterem Filozfia Gondola Gza 15. terem

Pntek Fldrajz Hegyi Hedvig 16. terem Fldrajz Hegyi Hedvig 16. terem Magyar Beszeda Bea 13. terem Biolgia Boncz Blint 15. terem Fizika Sebes Sndor 13. terem Pntek Matematika Okos Ott 12. terem Biolgia Boncz Blint 15. terem Magyar Beszeda Bea 13. terem Fldrajz Hegyi Hedvig 16. terem Fldrajz Hegyi Hedvig 16. terem

1.b osztly 8.00-8.45

9.00-9.45

10.00-10.45

11.00-11.45

12.00-12.45

Kedd Szerda Magyar Kmia Beszeda Bea Szenes Szilrd 13. terem 12. terem nek-zene Rajz Heged s Huba Kpes Klra 15. terem 14. terem Trtnelem Rajz s dn Kpes Klra 13. terem 14. terem Fizika Matematika Okos Ott Okos Ott 13. terem 12. terem Matematika Kmia Okos Ott Szenes Szilrd 12. terem 14. terem

Pldul ennl az adatszervezsnl nehz szrevenni, ha terem- vagy tanrtkzs lp fel (kedd 8 ra illetve 11 ra), hogy az 1.b osztlynak kevesebb trtnelemrja van, vagy hogy az 1.b osztlyban ketten is tantanak fizikt. A mdosts kapcsn komoly gondot okozna, ha egy tanrt vagy egy termet minden id pontra globlisan le kellene cserlni. Ezen problmkon tl mg az olyan egyszer krdsekre sem tudunk azonnali vlaszt adni, mint hogy hny rja van Okos Ott tanr rnak, vagy hogy htf n 9 rakor szabad-e a 12. terem. Fontos megrtennk, hogy ez a tblzat nem rossz, de csak s kizrlag egy ksz llapot valamilyen kiemelt szempont szerinti megjelentsre alkalmas. Rviden ezt gy mondhatnnk, hogy az adatbzis-kezelsnek nem a szervezsi-adatfelviteli stdiumhoz tartozik, hanem egyfajta vgeredmny (a sok lehetsges kzl). Mint ilyen, btran alkalmazhat statikus jelleg informcik hordozsra, de helytelen dinamikusan alakul adatbzisok kezelsre. Hogyan kell felptennk egy olyan adatbzist, amelynl tbbfle krds is felmerlhet s/vagy mdostsok is el fordulhatnak? A minimlis elvrs az ilyen tpus adatbzisokkal szemben az, hogy minden egyes szempont kln oszlopban jelenjen meg, s az egyes sorok egy-egy adatrtket valstsanak meg.Osztly 1.a 1.a 1.a 1.a 1.a 1.a Nap Htf Htf Htf Htf Htf Kedd ra Tantrgy Tanr neve 8.00-8.45 Matematika Okos Ott 9.00-9.45 Magyar Beszeda Bea 10.00-10.45 Kmia Szenes Szilrd 11.00-11.45 Rajz Kpes Klra 12.00-12.45 Testnevels Fut Ferenc 8.00-8.45 Fizika Sebes Sndor Terem 12. terem 13. terem 12. terem 14. terem Tornaterem 13. terem

Ezt az egyszer felptst alkalmazva a keress s kivlogats - mint ltni fogjuk - rendkvl knny v vlik majd. Ugyanakkor az adatbzis ellentmonds-mentessge mg nem megoldott, hiszen emellett a szervezs mellett knnyen el fordulhat pldul, hogy a sok fizikarabejegyzs kzl valamelyikhez rossz oktatnv kerl.

213


Az adatbzisunk szervezsben egy magasabb szintet kpez az, amikor feltrkpezzk az egyes ismrvek fgg sgi viszonyait, s az adatbzist tbb tblzat formjban gy szervezzk meg, hogy egy tblzaton bell csak egyetlen fgg sg jelenjen meg. Mit jelent ez a gyakorlatban? Ha megnzzk az egyes ismrveket (Osztly, Nap, stb.), akkor azt llapthatjuk meg, hogy az Osztly, a Nap s az ra egyttese egyrtelm en meghatrozza a Tantrgy ismrv rtkt. Termszetesen ebb l a Tanr neve s a Terem is kvetkezik, de azok mr egy tttelen, a Tantrgy ismrven keresztl (ez ugyanis a fenti tblzat szerint mr behatrolja, hogy ki az oktat s hogy hol oktatjk). Az egyes ismrvek fgg sgi brja teht az, amit a jobboldalon ltunk.TANRA Osztly Nap ra TANTRGY Tantrgy Tanr neve Terem

Az adatbzist ezrt kt tblzatra bontjuk. Az egyik a TANRA tbla, amely az Osztly, a Nap, az ra s a Tantrgy ismrveket tartalmazza, mgpedig gy, hogy a tblzaton bell az n. els dleges kulcs (a tbbi ismrvrtket meghatroz mez ) szerept az Osztly - Nap ra hrmas ltja el. A msik a TANTRGY tbla, amiben els dleges kulcs a Tantrgy mez . A TANTRGY tblzat ltrehozsval az adatbzisbeli mdostsok biztonsgosabb vlnak, hiszen tanrvltozs esetn egyetlen helyen kell megvltoztatni az oktat nevt, gy nem fordulhat el az (ami az 1.b osztly 11 rs rjnl trtnt), hogy az rarend valamelyik adatnl nem figyelnk fel a mdosts szksgessgre. A kt tblzat nem fggetlen egymstl, hiszen az els tblzatban csak olyan tantrgyak szerepelhetnek, amelyek a msodik tblzatban el fordulnak. Ezt gy szoktuk mondani, hogy a Tantrgy ismrv idegen kulcsknt kti ssze a kt tblzatot. A tblzatok sszekapcsolst ennek alapjn oldjuk meg (az Excelben a technikai megvalsts lehet sgt erre a keres fggvnyek biztostjk). A fentiekben az adatbzis-szervezs mdszert csak nagyon leegyszer stett formban rtuk le, de ez a rvid vgiggondols nlklzhetetlen ahhoz, hogy valban hasznlhat adatbzist lltsunk majd el . Miel tt tovbblpnnk, azt is fontos hangslyoznunk, hogy sszetettebb adatbzisok kezelsre az Excel lnyegben alkalmatlan, mivel mindssze nhny egyszer funkci ll benne rendelkezsre. Komolyabb feladatot ezrt ne az Excel (amgy rendkvl hasznos s knyelmes) eszkzeinek segtsgvel prbljunk megoldani! Az adatbzis-kezels Excel nyjtotta lehet sgeit egy modellen keresztl ismertetjk. 5. MODELL [ADATBZIS]

Egy munkagyi nyilvntartst szeretnnk kszteni, ami az albbi informcikat tartalmazza: dolgoz neve, a szervezeti egysg vezet je, dolgoz cme, sttusz, dolgoz szletsi ideje, a cgnl a munkba lps ve, dolgoz letkora, a cgnl eltlttt vek szma, szervezeti egysg, fizets. Els feladatknt lltsuk el az adatok megfelel szervezsi struktrjt a fent ismertetett mdon!

214

INFORMATIKA

Az egyes ismrveket vgignzve kt olyan mez t is tallunk, amelynek rtke ms adatbl meghatrozhat, gy azt kln trolnunk felesleges. Ilyen a dolgoz letkora, ami a szletsi id b l szmolhat, illetve a cgnl eltlttt vek szma, amit pedig a munkba lps ve ad meg. Nzzk meg, hogy a tbbi ismrv tekintetben milyen fgg sgek lteznek! A dolgoz szemlye az sszes tbbi rtket meghatrozza, gy az alaptblzatnak ez lesz az els dleges kulcsa. Az ismrvek kztt van egy tovbbi kzvetett fgg sgi viszony is, nevezetesen hogy a szervezeti egysg meghatrozza a vezet szemlyt. Ezt teht kln tblzatba szedjk, amit a f tblzattal a Szervezeti egysg mez kt ssze. Kt tblzattal dolgozunk teht, a DOLGOZ s az EGYSG tblzatokkal.DOLGOZ Cm Szletsi id Szervezeti egysg Nv Sttusz Munkba lps Fizets EGYSG Vezet

A fenti struktra kapcsn kt megjegyzst tesznk. Tudnunk kell, hogy maga a nv azonostsra nem felttlenl alkalmas, hiszen klnbz embereknek is lehet ugyanaz a neve. Ebben az esetben a neveket kiegszt karakterekkel lthatjuk el (pldul szletsi v vagy sorszm), de nagyobb adatbzis esetn az egyni kdot szinte ktelez jelleggel be kell vezetnnk. Emellett rdekessgkppen megjegyezzk, hogy a vezet csak dolgoz lehet, gy a Vezet mez t vissza kellene csatolnunk az eredeti tblhoz. Az adatbzis szervezsnl ett l a kapcsolattl az egyszer sg kedvrt eltekintnk. Nzzk akkor a modell Excelbeli megvalstst! Az a munkagyi nyilvntarts, amit a feladat szvege szerint el kellene lltanunk, nem az adatbzis fent lert kt tblja, hanem egy azok alapjn el ll harmadik tblzat, egy n. nzet. Ezt mi kzvetlenl az els tblhoz csatlakoztatjuk, ami annyit jelent, hogy a kt szmtott mez vel, valamint a Vezet oszloppal kiegsztjk azt (ez utbbi szintn szmtott mez , az EGYSG tbla mint segdtbla adatai alapjn).

215


Az EGYSG tblt most kln (SZERVEZETI nvre hallgat) munkalap tartalmazza.

EGYSG

Az adatbzis szmtott oszlopaiba a kpleteket a kvetkez elven visszk fel: Az letkor esetben jl kzelt megoldst ad, ha a mai dtumnak (MA nev , argumentum nlkli fggvny) s az aktulis szletsi id nek (C2) napokban meghatrozott klnbsgt elosztjuk 365 nappal, s az gy kapott rtknek az egszrszt vesszk (az INT fggvny segtsgvel). Az Eltlttt vek meghatrozshoz a mostani vszmbl (azaz a MA fggvnnyel el lltott mai dtum V rtkb l) kell kivonnunk a munkba lps vt (H2). A Vezet a segdtblbl nyerhet ('Szervezeti egysg'$A$2:$B$5, rgztve), mgpedig annak 2. oszlopbl, az aktulis szervezeti egysg mint keressi rtk (E2) alapjn. Figyeljnk arra, hogy csak pontos egyezst engedjnk meg, teht nem ltez szervezeti egysgnek vezet je se lehessen!

Miel tt az adatbzis-m veletek trgyalsba belekezdennk, az sszes menb l elrhet adatbzis-kezel parancsrl tudnunk kell, hogy azok vgrehajtsa az adatbzis megjellst ignyli. Ezt egyszer en megtehetjk gy, hogy az adatbzis valamely celljra llunk, s innen adjuk ki az utastst. Ebben az esetben a program maga hatrozza meg az adatbzis hatrait, mgpedig az azt krllel res sorok s res oszlopok alapjn. (Az adatbzis kialaktsakor vigyzzunk teht arra, hogy az a munkafzet tbbi celljtl ilyen rtelemben elklnljn!) 3.2. ADATBZIS KEZELSERLAP SEGTSGVEL

Az adatbzis feltltst s mdostst termszetesen elvgezhetjk a szoksos cellakitltsek tjn, de az Excel knyelmesebb mdszert is knl erre. A lehet sg ignybevtelhez elegend akr csak a fejlc mez inek kitltse, br a megfelel formzsok s kpletek hasznlata vgett clszer legalbb egy adatsort (szaknyelven rekordot) el zetesen bevinnnk. Ezutn (az adatbzis valamely celljn llva) adjuk ki az Adatok / rlap parancsot.

216

INFORMATIKA

A megjelen panelen az adatbzis els rekordjnak rtkei lthatk (ha vannak ilyenek), a szksges mdostsokat itt hajthatjuk vgre. Azoknl a mez knl, amelyeket kplet segtsgvel hatroztunk meg, a vltoztats lehet sgt a program nem knlja fel (de termszetesen ez is aktualizldik a bevitt rtkeknek megfelel en). Az El z t s Kvetkez t gombokkal (vagy a kurzormozgat billenty kkel) vgiglapozhatjuk az adatokat, mg az egyes mez k kztt a TAB billenty vel lpegethetnk. Ezt egy tovbbi Sz r funkci egszti ki, ahol a mez kitltsvel megadhatjuk, hogy pldul csupn az "rtkests" osztly "munkatrs" sttusz, 30 vnl id sebb dolgozi jelenjenek meg, amikor visszatrnk az rlap llapothoz.

217


Hibs mdosts esetn az El z llapot gomb a visszavonst valstja meg, egy rekordot trlni pedig a Trls gombbal tudunk. Vgl j adatot felvinni az jat gomb letse utn lehet. Vegyk fel az adatbzisba az rtkestsi osztly j dolgozjt a jobboldali kperny kpen lthat adatokkal!

Az adatbevitel utn (az ENTER vagy a kurzormozgat billenty k letsekor) az j adat utols rekordknt felkerl az adatbzisba. Az rlap funkci hasznlatnak nagy el nye, hogy mind az eddig belltott formtumok, mind a bevitt kpletek automatikusan rvnyeslnek az j rekordokra is. 3.3. RENDEZS A modellbeli adatok az eredeti llomnyban nvsor szerint rendezve jelentek meg. Az j adat bevitelvel ez a sorrend mdosult, most szeretnnk visszalltani azt. Az adatbzis rendezsnek legegyszer bb lehet sgt a Szoksos eszkztr Rendezs nvekv ( ), illetve Rendezs - cskken ( ) gombja biztostja.

Rendezs - nvekv Rendezs - cskken

Az adatbzisnak egy mez je szerinti rendezst (nvekv vagy cskken sorrendben) gy hajthatjuk vgre, hogy rllunk a megfelel oszlop valamelyik celljra (legjobb, ha magra a mez nvre), s lenyomjuk a megfelel gombot. A modell kapcsn ez konkrtan azt jelenti, hogy r kell llnunk a Nv mez nvre, majd ki kell vlasztanunk a nvekv rendezs ikonjt.

218

INFORMATIKA

Rendezzk az adatbzist szervezeti egysg, azon bell cskken fizets, vgl nvsor szerint! Mit is jelent pontosan a feladat? Azltal, hogy az adatbzist szervezeti egysg szerinti rendezettsgt krjk, mg nem hatroztuk meg pontosan a rekordok sorrendjt, hiszen egyazon szervezeti egysghez tbb dolgoz is tartozhat. A msodlagos rendezsi szemponttal azt adjuk meg, hogy amennyiben az els dleges rendezs ugyanolyan rtkeket generlna, akkor az azokhoz tartoz rekordok milyen sorrendben kvessk egymst. A rendezst harmadlagos szemponttal mg tovbb finomthatjuk. Br a fenti nyomgombok egyms utn tbbszri alkalmazsval ilyen sszetettebb rendezsi m veletek is elvgezhet k, bonyolultabb problmk esetn a menn keresztli megvalstst is vlaszthatjuk. Ez a lehet sg az Adatok / Sorba rendezs paranccsal rhet el (miutn az adatbzis valamelyik celljra lltunk). Itt kell rendezsi szempontknt a megfelel mez neveket kivlasztanunk a hrom legrdl listrl. Az egyes rendezsi kulcsoknl a rendezs mikntje (nvekv / cskken ) is megadhat, az Egyebek rovatnl pedig az els dleges kulcs szerinti rendezsi szempont is (ez lehet norml abcsorrend, vagy valamilyen specilis lista). Jelen feladatban a Szervezeti egysg az els dleges, a Fizets a msodlagos, a Nv a harmadlagos kulcs. A Fizets esetben Cskken sorrendet kell vlasztanunk. Megjegyezzk, hogy ha nem adatbzisban rendeznk, akkor a kijellt tartomnybl a mez nevek hinyozhatnak. Ebben az esetben a Nincs rovatfej opcit kell megadnunk. Az Egyebek pontnl a vzszintes irny rendezs is megvalsthat. A rendezs valban a feladat el rsai szerint valsult meg, hiszen az adatbzisban el re kerltek az rtkestsi osztly adatai, mgpedig a fizets sorrendjben, de gy, hogy ezen bell pldul a hrom egyforma, 165 000 Ft-os fizets rekordja nv szerinti sorrendben szerepel.

Rendezzk az adatbzist szervezeti egysg, azon bell sttusz, majd rangid (cskken letkor) szerint! A feladat az el z t l csak rnyalatnyit klnbzik, de ez az aprsg a megoldst jcskn megnehezti. A sttusz rendezse kapcsn ugyanis az abc-rend nem a megfelel sorrendet adja, hiszen a hierarchiban az osztlyvezet megel zi a csoportvezet t, az pedig a munkatrsat. 219


A problma knnyen kezelhet lenne, ha a sttusz az els dleges kulcs szerept tlten be. Az Excelben ugyanis lehet sgnk van egyni lista generlsra, s ezt a listt mint rendezsi mdot meg is adhatjuk (sajnos csak a rendezs els dleges szempontjra). Egyni listt az Eszkzk / Belltsok utastsnl, az Egyni listk lapon vihetnk be. Ehhez egyszer en vlasszuk az J LISTA lehet sget, majd a Listaelemek rovatba (ENTER letsvel vagy vessz vel elvlasztva) a megfelel sorrendben rjuk be az egyes elemeket. A rgzts a Hozzads gombbal vgezhet , a feleslegess vlt lista trlsre pedig az Eltvolts gomb szolgl. Ezutn nem lenne ms feladatunk, mint hogy a rendezs sorn az Egyebek lapon az gy el lltott listt nevezzk meg a rendezs mdjaknt. A problmt (mint mr emltettk) az jelenti, hogy ez csupn az els dleges rendezsi kulcs viszonylatban adhat meg, teht a rendezsi parancsnl nem rvnyesl a msodiknak megadott Sttusz rovatra. Mit tehetnk akkor? lhetnk egy egyszer tlettel, ami azon alapul, hogy ha csupn egyetlen rendezsi szempont adott, akkor a program az azonos rtk rekordok vonatkozsban nem nyl az el z rendezsi sorrendhez. Rendezzk teht az adatbzist el szr az letkor mez szerint cskken leg (ezt most egyetlen szempontrl lvn sz, az eszkztr nyomgombjval is vgrehajthatjuk). Ezutn jjjn a Sttusz szerint rendezs (termszetesen el bb a fent lert mdon vlasszuk ki a generlt listra alapul sorrendet), majd a Szervezeti egysg szerinti.

220

INFORMATIKA

Az gy kapott eredmny szerint a rekordok valban a feladat szvegben megkvnt sorrendben (szervezeti egysg, sttusz, letkor) kvetik egymst:

Zrsknt a rendezsi funkci kapcsn mg annyit fontos megjegyeznnk, hogy az nem kt dik adatbzishoz, tetsz leges kijellt tartomnyon vgrehajthat. ppen emiatt a parancs kiadsa el tt nagyon vigyznunk kell arra, hogy vagy mindenfle kijells nlkl csupn lljunk bele az adatbzisba (ezt javasoljuk), vagy pontosan a rendezend terletet jelljk ki. Ez utbbi csak nagyon indokolt esetben trjen el magtl az adatbzistl (pldul ha abbl egy Sorszm mez t nem akarunk berendezni), hiszen ha csak bizonyos oszlopokat vlasztunk ki, akkor az adatok sorrendje csak ezekben mdosul majd, gy a rendezs az adatok sszekeveredsvel jrhat egytt! (Ha a hibt mg id ben szrevesszk, akkor visszavonssal korriglni tudjuk azt, ellenkez esetben azonban az egsz adatbzist t kell nznnk, s el fordulhat, hogy teljes egszben jra kell szerveznnk azt!) 3.4. SZRS

A sz rs lnyege abban ll, hogy az adatbzis adataibl csak a megadott feltteleknek megfelel ket jelentjk meg. A sz rst Excelben kt mdszerrel hajthatjuk vgre, egy rendkvl egyszer , de korltozott lehet sgekkel rendelkez mdon (ez az automatikus sz rs), vagy bonyolultabb problmk megoldst is megad kiss nehzkesebb technikai megvalstssal (irnytott sz rs). 3.4.1. AUTOMATIKUS SZRS

Az automatikus sz rssel csak ltszlagos kivlogatst vgznk, mgpedig olyan rtelemben, hogy ilyenkor az Excel csupn elrejti a felttelnek nem megfelel rekordok sorait. Az automatikus sz rs teht csak arra hasznlhat (de arra nagyon jl!), hogy megtekintsre kivlogassunk bizonyos rekordokat, de a tbbi rekord nem t nik el az adatbzisbl, mi tbb, egy jabb sz rs az el z eredmnyt fell is rja. Ne hasznljuk teht ezt a lehet sget akkor, ha a keress eredmnyt rgzteni akarjuk (br meg kell jegyeznnk, hogy msolssal termszetesen ez is megoldhat), viszont ez a technika nagyon knyelmesen alkalmazhat gyakori gyors lekrdezsek esetn (mikor annak eredmnye csak az adott pillanatban, aktulisan rdekel bennnket). Az automatikus sz rs funkcijt (az adatbzisba llva) az Adatok / Sz r / AutoSz r utastssal kapcsolhatjuk be- illetve ki.

221


A parancs kivlasztsa utn az adatbzis mez nevei mellett egy-egy legrdl listra utal nyl jelenik meg. A sz rs feltteleit ezeken keresztl adhatjuk meg.

Az automatikus sz rsnl a legegyszer bb lehet sg az, amikor az egyes mez k konkrt rtkeire keresnk r, hiszen ilyenkor csupn ki kell vlasztanunk azt a legrdl listrl. Amennyiben a krds tbb klnbz mez re is vonatkozik, akkor azok rtkeit minden szksges helyen lltsuk be, a program a megadott felttelek kztt logikai S kapcsolatot rvnyest. Jelentsk meg a Marketing osztly "munkatrs" sttusz alkalmazottait! A sz rst kt mez szerint vgezzk. El szr a Szervezeti egysg legrdl listjrl kivlasztjuk a "marketing" lehet sget, majd a Sttusz listrl a "munkatrs" esetet.

A program kt alkalmazottat tallt megfelel nek (Lszl Lajost s Zsigmond Krolyt).

A konkrt eredmnyen tl a kperny n a kvetkez ket kell szrevennnk: A Szervezeti egysg s a Sttusz mez nv melletti legrdl lista nyila kk szn v vlt. Ez a sznvltozs segt felismerni, hogy a sz rs melyik mez k rtkeire vonatkozott. A sorok szmozsnl az 1. sort a kk szn 20-21. sor kveti, majd ezt a 31. sor. Az adatbzis maga a 2-30. sorig tart, ebb l a program csak a 20-21. sort tallta a felttelnek megfelel nek, gy a tbbi sort egyszer en elrejtette. (Megjegyezzk, hogy ez az elrejts nehzsget okoz akkor, amikor az adatbzis mellett jobb oldalon egy msik tblzat is szerepel, hiszen ebben az esetben nem csupn az adatbzis, hanem a msik tblzat sorai is elt nnek.) Az eredeti adatbzis elrejtett sorait visszahozni hromflekppen lehet: egyesvel visszavonjuk a sz r feltteleket a megfelel mez k legrdl listinak (mind) elemnl, kiadjuk az Adatok / Sz r / Minden ltszik parancsot, kikapcsoljuk az automatikus sz rst (Adatok / Sz r / AutoSz r ).

222

INFORMATIKA

Jelentsk meg a tbb mint 10 ve a cgnl dolgoz, 30-as veikben jr vidki alkalmazottakat! Mivel ebben az esetben nem konkrt rtket keresnk, a legrdl listrl az (Egyni) lehet sget kell vlasztanunk. Itt az adott mez re vonatkozan legfeljebb kt, egymssal logikai S illetve VAGY kapcsolatban ll felttelt adhatunk meg. Az Eltlttt vek szempontjbl ez azt jelenti, hogy a 10 rtknl nagyobb adatokat kell kivlasztani.

Az letkor vonatkozsban a 30-nl nagyobb egyenl , de (S) 40-nl kisebb korak megkeresst jelenti a feladat.

Vgl a Lakcm mez re is felttelt kell szabni. Olyan lakcmet keresnk, amelyik nem a "Budapest" karaktersorozattal kezd dik. Ehhez hasznlhatjuk a * karaktert, amellyel tetsz leges hosszsg karaktersorozat helyettesthet (mg a ? jellel csak egyetlen karakter). A program egyetlen a feltteleknek megfelel alkalmazottat tallt, Fekete Pl szemlyben.

223


Melyik alkalmazottak jelentik a fizetsi lista utols 10%-t? A rendezett lista els illetve utols nhny adatt illetve szzalkt a (Helyezs) lehet sg kivlasztsval krhetjk le. Ez a konkrt esetben azt jelenti, hogy az utols 10 szzalkot kell megkeresnnk. A sz rs kt dolgozt jellt meg (29 adatnl ez felel meg a 10%-nak), Molnr Mrit s Fehr Klrt.

3.4.2. IRNYTOTT SZ

RS

Miel tt az irnytott sz rs technikjnak ismertetsbe kezdennk, sszefoglaljuk, hogy melyek azok az esetek, amelyeknl az automatikus sz rs funkci nem (vagy pedig knyelmetlenl) m kdik: Automatikus sz rssel nehzkesen oldhat meg az, hogy a kivlogatott rekordok kln tblzatknt jelenjenek meg (teht hogy ne sz rst, hanem kivonatolst hajtsunk vgre). Az automatikus sz rs feltteleknt kt klnbz mez kztt logikai VAGY kapcsolat nem rhat fel. Az automatikus sz rs felttelknt csak relcikkal lerhat kapcsolatokkal dolgozik, a mez k rtkeib l el llthat bonyolultabb korltok nem adhatk meg (ilyenre plda a novemberi szlets ek listjnak lekrdezse). A fenti esetekben knytelenek vagyunk a kevsb felhasznlbart, de ltalnosabb feladatoknl is jl hasznlhat irnytott sz rs technikjt alkalmazni. Az irnytott sz rst a megfelel parancs kiadsa el tt el kell ksztennk. Ez az el kszts legalbb egy, de gyakorta kt segdtbla el lltst jelenti. Az irnytott sz rshez felttlenl hozztartozik az n. feltteltbla. Ez egy tblzat, amelynek fejlce az adatbzis mez nevei kzl legalbb azokat tartalmazza, amelyekre sz rsi felttelt adunk meg. Ha gyakorta lnk az irnytott sz rssel, akkor rdemes az adatbzis teljes fejlct felvinni a feltteltblra, hiszen gy j keress esetn elg csupn a sz rs paramtereit mdostanunk. Vigyzzunk, ha a mez nevek akr csak egyetlen szkzben is eltrnek az adatbzis mez neveit l, akkor a felttel vizsglata (s gy a sz rs is) lehetetlenn vlik. Ezrt a mez nevek jbli begpelse helyett azok tmsolst javasoljuk. A feltteltblban a fejlc sor alatt helyezkednek el az egyes kiktsek konkrt rtkei. Az egy sorba rt felttelek logikai S kapcsolattal, mg a klnbz sorok felttelei logikai VAGY kapcsolattal kt dnek egymshoz. A felttelekben a relcis jeleket, valamint a * s a ? helyettest karaktereket is hasznlhatjuk. A feltteltblk felptsnek tovbbi rszleteit konkrt feladatok kapcsn trgyaljuk majd. 224

INFORMATIKA

A msik tblzatot, az n. kimeneti tblt csak akkor kell ltrehoznunk, ha a sz rs eredmnyt az adatbzistl fggetlen, kln helyen szeretnnk ltni. Ebben az esetben azonban a kimeneti tblt is el zetesen el kell ksztennk a sz rsre. Ez csupn annyit jelent, hogy a szmra kijellt helyen azokat a mez neveket kell pontosan az adatbzis mez neveivel megegyez en felvinni, amelyeket kimenetknt majd szerepeltetni szeretnnk. A fejlcben a sorrend tetsz leges lehet, s nem kell az adatbzis minden mez nevt megadnunk, de azok nem trhetnek el az eredeti mez nevekt l (emiatt a kimeneti tbla esetn is ljnk a msols nyjtotta lehet sggel!). A kimeneti tbla kerlhet az adatbzistl klnbz munkalapra is, de ebben az esetben az irnytott sz rst a kimeneti tbla munkalapjrl kell indtanunk. A tovbbi elmleti ismertets helyett most konkrt feladatok megoldsn keresztl ismerkedjnk meg a feltteles sz rs mdszervel. Kzeledik Kroly nap. Kiket kell felkszntennk? A feladatmegolds els lpseknt el kell ksztennk a feltteltblt. Ehhez el szr is arrl kell dntennk, hogy hova helyezzk azt. Tehetjk az adatbzis mell, az adatbzis al, illetve kln munkalapra. Kt, egymst ltalban kizr szempont jtszik itt szerepet: egyrszt knyelmi okokbl az adatbzishoz minl kzelebb kellene rakni azt, msrszt viszont a tblzat sszkpt rontja, gy attl minl tvolabb lenne j elhelyezni. Leggyakrabban az adatbzis mell szoktuk tenni a feltteltblt, de ez nem szerencss abban az esetben, ha a sz rst magban a tblzatban vgezzk, hiszen ekkor el fordulhat, hogy ppen a feltteltbla sorait rejti el a program. Jelen feladatban helyezzk a feltteltblt az adatbzis mell, az L oszlopba! A feltteltbla fejlcbe egyetlen mez nevet kell felvinnnk, hiszen csupn a Nv ismrv alapjn keresnk. A mez nv al kell bernunk a korltoz felttelt. A Kroly keresztnev ek felttel azt jelenti, hogy a nv tetsz leges karaktersorozattal kezd dhet (ezt helyettesti a * jel), de a vge Kroly kell legyen. A sz rst vgezhetjk magban az adatbzisban, vagy egy kln kimeneti tbln. A kimeneti tbla elhelyezse kapcsn arra kell figyelnnk, hogy a sz rs folyamn a kimeneti tbla alatti cellk tartalma trl dik, ezrt gy vlasszuk meg a tbla helyt, hogy al semmi ne kerljn. A konkrt feladatban tegyk a kimeneti tblt is az L oszlopba! Mint mr emltettk, csak a fejlcet kell elksztennk, mgpedig mivel a krds a dolgoz nevre vonatkozik, csupn a Nv mez tmsolsval.

Feltteltbla

Kimeneti tbla fejlce

Az el kszts utn lljunk az adatbzisba s adjuk ki az Adatok / Sz r / Irnytott sz r parancsot!

225


Mivel a parancs kiadst az adatbzisbl indtottuk, a program automatikusan ezzel tlti fel a Listatartomny rovatot. (Ez termszetesen csak a munknk knnytst clozza, hiszen mi magunk is megtehetnnk ezt.) A Sz r tartomny rovatba a feltteltbla helyt kell megadnunk. Alaprtelmezsben az adatok sz rse magban az adatbzisban trtnik, ekkor a Helyben sz rje opci van rvnyben. Els kzeltsben vgezzk el gy a m veletet!

Az eredmny szerint hrom rekord felet meg az elvrsoknak, a tbbi adatsort a program elrejtette. (Mint ahogy azt el re jeleztk, tbbek kztt a feltteltbla egyik sort is.)

A teljes adatbzist visszalltani a szoksos mdon, az Adatok / Sz r / Minden ltszik paranccsal tudjuk. Az eddig lertak az automatikus sz rshez kpest semmilyen extra szolgltatst nem nyjtanak, gy ennek a feladatnak a megoldshoz nincs szksg irnytott sz rs alkalmazsra. Ms a helyzet abban az esetben, ha a sz rs eredmnyt kln helyen (a kimeneti tbln) kvnjuk elhelyezni. Ebben az esetben vlasszuk a Ms helyre msolja opcit, minek hatsra a Hova msolja rovat is kitlthet v vlik. Ide kell megadnunk a kimeneti tbla fejlct. (Vigyzzunk, a lesz rt rtkek szmra nem kell helyet kijellnnk, mert azltal nem tesznk mst, mint hogy korltozzuk a lehetsges kimenetek szmt!) A sz rs eredmnyekppen ugyanaz a hrom nv jelenik meg, mint az el bb, de az adatbzistl fggetlen helyen.

226

INFORMATIKA

Gy jtsk ki az 5 vnl rgebb ta a cgnl dolgoz "munkatrs" sttusz alkalmazottak adatait! A feladatban kt ismrvrtkre adtunk meg korltot, gy legalbb ezen mez neveket fel kell vennnk a feltteltblba. Mivel mg tovbbi problmkra is vlaszt keresnk majd, clszer bb s knyelmesebb a teljes fejlcet tmsolni (azzal ugyanis nem okozunk gondot, ha egy-egy mez nv al nem runk felttelt). A feltteltblt most az adatbzis al helyezzk (pldul a 33. sorba). Mivel a felttelek kztt S tpus kapcsolat van (5 vnl rgebben dolgozik S munkatrs), a konkrt korltokat a feltteltbla ugyanazon sorba visszk fel. Hagyjunk ki pr sort, s a kimeneti tbla fejlct tegyk a feltteltbla al (a 37. sorba)!

Az irnytott sz rs parancsnak kiadsakor (a sz rs elhelyezsi mdjnak kivtelvel) a legutbbi sz rs paramtereit hozza be a program. lltsuk be a Ms helyre msolja opcit, s adjuk meg az aktulis feltteltblt s a kimeneti tartomny fejlct.

A sz rs eredmnyeknt a program 7 rekordot tallt megfelel nek.

227


Kvncsiak vagyunk a kilg fizetsekhez tartoz adatokra. Gy jtsk ki ezrt a 135 000 Ft-nl alacsonyabb illetve a 300 000 Ft-nl magasabb fizetssel rendelkez dolgozk rekordjait! A felttelben most VAGY kapcsolat szerepel, ezrt a kt korltot most kln sorba visszk fel. (Az egyszer sg kedvrt az el z feltteltblt s kimeneti tblt rjuk fell.)

Az irnytott sz rs munkaablakban lnyegileg az el z leg belltott paramterek jelennek meg. Figyeljnk arra, hogy a program (ki tudja, milyen okbl?) mindig visszatr a Helyben sz rje opcira, gy azt neknk kell visszalltani a Ms helyre msolja lehet sgre. Emellett jelen feladatban mg a feltteltbla hivatkozst kell mdostanunk (A33:J35), hiszen az most egy sorral tbbet tartalmaz. A feltteltbla kapcsn ennl a pontnl kell felhvnunk a figyelmet egy hibzsi lehet sgre. Ha a feltteltblnl nem pontosan lltjuk be a sorokat, hanem egy tovbbi res sort is hozzcsatolunk, akkor vgeredmnyknt a teljes adatbzist lesz ri a program. Ennek egyszer oka az, hogy az egybknt j felttelhez mg VAGY jelleggel hozzaddik egy olyan, ami semminem kiktst nem szab. Ennek pedig az adatbzis minden egyes rekordja megfelel. A konkrt feladatban 8 olyan rekordot talltunk, amelyik kielgti a felttelt.

Az el z problma megfordtsaknt adjuk meg, hogy milyen sttuszt foglalnak el a 135 000 Ft s 300 000 Ft kztti fizetssel rendelkez dolgozk! A feltteltbln most egy S kapcsolatot kell megvalstanunk (a fizets 135 000 Ft-nl nem kisebb S 300 000 Ftnl nem nagyobb). Az eddigiekhez kpest szokatlan az, hogy a kt felttelt ugyanarra a mez re (Fizets) kellene kiadnunk. Ezt egyszer en gy valsthatjuk meg, hogy a mez nevet ktszer vesszk fel a feltteltblba, ms-ms kiktssel. A feltteltblt most csak erre a kt mez re ksztjk el, az adatbzis mell. A kimeneti tbla fejlcre csak a Sttusz mez t vigyk fel.

228

INFORMATIKA

A tanult mdon lltsuk be a paramtereket, majd adjuk ki a parancsot. Az eredmny j lesz ugyan, de mgsem pontosan az, amit vrtunk. A program a csoportvezet sttuszt pldul ngyszer jelenti meg, a munkatrs sttusz pedig mg ennl is tbbszr szerepel. Azt, hogy az ilyen dupliktumok ne kerljenek a listra, a Csak az egyedi rekordok megjelentse jell ngyzeten krhetjk. Az eredmny egyedi rekordok megjelentse esetn nvsorba rendezetten kapjuk. Jelen feladat megoldsaknt az osztlyvezet sttusz kivtelvel minden beoszts megjelenik. Az 50 v felettiek, illetve a cgnl legalbb 20 ve dolgoz alkalmazottak idn rendkvli jutalmat kapnak. Gy jtsk ki kln munkalapra az adataikat! Feltteltblaknt hasznljuk most is az adatbzis alatti tblzatot. A feltteltbln VAGY kapcsolatot kell megvalstanunk, gy a kiktseket kt sorba visszk fel.

A feladat az eddigiekt l csak abban tr el, hogy a kimeneti tblt msik (pldul a SZ RS nev ) munkalapra szeretnnk elhelyezni. Ennek akadlya nincsen, csupn azt kell tudnunk, hogy a parancsot mindig csak a kimeneti tbla munkalapjrl indthatjuk.

Maradjunk teht ezutn a kimeneti tbla munkalapjn, de most kattintsunk azon egy res terletre (ez csupn azrt fontos, hogy vletlenl ne ajnljon fel egy, a tnylegest l klnbz adatbzist). Most mindhrom paramtert neknk kell szablyoznunk, ami a Listatartomny s a Sz r tartomny esetben munkalapvltst is jelent (a vgrehajts mdjnak egyszer en a kijellst javasoljuk). Eredmnyknt 5 rekordot talltunk.

Gy jtsk ki a cg novemberben szletett alkalmazottainak adatait! A feladat megoldshoz fggvnyt kellene hasznlnunk, hiszen a szlets hnapjnak sorszmt a szletsi id b l a HNAP fggvny segtsgvel kaphatjuk meg. 229


A fggvny felvihet a feltteltblba is. Ehhez kt dolgot kell tudnunk. A feltteltbla fggvnyt tartalmaz mez jnek neve brmi lehet (akr resen is hagyhat), de semmikppen nem egyezhet meg az adatbzis egyetlen mez nevvel sem. A fggvnyben pedig az adott mez re vagy annak mez nevvel, vagy az els adat relatv cmkjvel utalhatunk. Ez a konkrt feladat vonatkozsban azt jelent, hogy a HNAP fggvny argumentumaknt vagy a Szletsi id nevet, vagy a C2 relatv cellahivatkozst kell bernunk. Az adatbzis alatti feltteltbla fejlct b vtsk ki teht egy j elemmel (mondjuk legyen a neve Fggvny), s adjuk is meg a megfelel felttelt. Ez utbbi azt jelenti, hogy a szletsi id alapjn szmtott hnap-sorszmot a 11 rtkkel kell sszevetnnk. Ne felejtsk el, hogy a kpletet egyenl sgjellel kell kezdennk! A fggvny eredmnyeknt a feltteltblban a HAMIS vagy az IGAZ rtk jelenik meg, attl fgg en, hogy az els adatra teljesl-e a kritrium (ennek azonban a sz rs szempontjbl semmilyen jelent sge nincsen). Az irnytott sz rs paneljt az eddigieknek megfelel en tltsk ki.

A megolds szerint 5 dolgoz szletett novemberben.

Megjegyezzk, hogy a feladatnak termszetesen ltezik egy kevsb elegns, kzvetett megoldsi mdja is. Megtehetjk ugyanis azt is, hogy az adatbzis minden egyes rekordjt kiegsztjk egy jabb ismrvvel, a szletsi hnappal, s a feltteltblban erre a mez re adunk meg korltoz felttelt. Ez az t azonban egyrszt krlmnyes, msrszt sok lekrdezs esetn az j oszlopok lnyegileg ttekinthetetlenn teszik az adatbzist.

230

INFORMATIKA

Felttelezvn, hogy 18 ves kor el tt nem lehet munkba llni, kik azok az alkalmazottak az rtkestsi osztlyon, akiknek egszen biztosan az els munkahelyk a cg? A problma az el z t l a lnyeget tekintve semmiben nem klnbzik, csupn a fggvnyt kell msknt megadnunk (az letkor s az Eltlttt vek eltrse 18).

Eredmnyknt egyetlen dolgozt tallunk.

Keressk ki azokat az alkalmazottakat, akiknek a fizetse tlag feletti! Az adott alkalmazott fizetst az sszes fizets tlagval kell sszevetnnk. Ehhez hasznlhatjuk az TLAG fggvnyt, de itt mg arra is figyelnnk kell, hogy a fggvnyek azon paramtereire, amelyek a teljes adatbzisra vonatkoznak, abszolt cmzssel kell hivatkoznunk. A program az adatbzisban 8 ilyen dolgozt tallt.

Az irnytott sz rs tmakr zrsaknt figyelemfelkelts cljbl sszefoglaljuk azokat a problmkat s tipikus hibkat, amik a funkci kapcsn jelentkezni szoktak. Az irnytott sz rs nem vonhat vissza, ezrt a parancs kiadsa el tt fontos vgiggondolni, hogy nem okozunk-e vele helyrehozhatatlan problmt (pldul nem trli-e le a kimeneti tbla az adatainkat). A kimeneti tbla alatti terlet trl dik, mg akkor is, ha egyetlen rekordot sem tall helyesnek a program. A kimeneti tblt ezrt gy helyezzk el, hogy alatta ne legyen semmilyen informci.

231


Az irnytott sz rs parancst csak arrl a munkalaprl adhatjuk ki, ahol a kimeneti tbla van. Ellenkez esetben a jobboldalon lthat hibazenetet kapjuk. (Maga az adatbzis s a feltteltbla brmelyik munkalapra kerlhet.) A kimeneti tbla minden mez nevnek pontosan meg kell egyeznie az adatbzis valamely mez jnek nevvel. Ellenkez esetben a jobb oldalon lthat figyelmeztets jelenik meg. A hiba kikszblse vgett nem a mez nevek berst, hanem azok msolst javasoljuk. A feltteltbla csak indokolt esetben (fggvny hasznlatakor) tartalmazhat az adatbzis mez neveit l eltr mez nevet, s a felttelekben is pontos egyezs szksges. Itt is a msols technikja a clravezet teht. Hibs mez nv esetn, ha van r vonatkoz kikts, akkor a sz rs eredmnyl nem tall egyetlen helyes rekordot sem, s ugyanez a helyzet abban az esetben, ha a felttelt gpeljk flre. A feltteltbla pontatlan kijellsnl (felesleges res sor esetn) a teljes adatbzist kaphatjuk eredmnyknt. Ha a kimeneti tbln nem csupn a fejlcet jelljk ki, hanem tovbbi sorokat is, akkor legfeljebb annyi rekordot jelent meg a program, ahnyra a kijells lehet sget biztost. Mivel gy el fordulhat, hogy nem kapjuk meg az sszes eredmnyt, a kimeneti tblbl csak a fejlcet adjuk meg. Az irnytott sz rs paneljn a program jbli parancskiads esetn visszalltja a Helyben sz rs opcit, gy az eredmny nem a kimeneti tblban, hanem magban az adatbzisban jelenne meg. Az irnytott sz rs lehet sg nem fggvny, gy az eredmny nem aktualizldik automatikusan. Emiatt a parancsot az adatbzis mdosulsakor jra ki kell adnunk. 3.5. SSZESTSEK AZ ADATBZISBAN Az adatbzisunk alapjn nem csupn az adatbzis egszre vonatkozan, hanem az abban megjelen ismrvek klnbz rtkeire is szmthatunk sszestseket. Meghatrozhatjuk pldul a csoportvezet k tlagkeresett, a 40 vnl fiatalabb dolgozk ltszmt, vagy a Marketing osztly teljes brkltsgt. Az sszestsek ksztsekor a feladattl fgg en klnbz technikkkal is dolgozhatunk. A kvetkez alfejezetekben ezekkel a mdszerekkel ismerkednk meg. 3.5.1. RSZSSZEGEK KPZSE A rszsszeg-kpzs funkci segtsgvel magba az adatbzisba lehet megfelel sszestett eredmnyeket bevinni.

232

INFORMATIKA

Els krdsknt az merl fel, hogy hogyan alakul az tlagfizets az letkor el rehaladtval. Hozzunk ltre hrom kategrit: 30 ves kor alatt a dolgoz min sljn kezd nek, 30 s 50 v kztt gyakorlottnak, 50 v felett tapasztaltnak. llaptsuk meg, hogy az egyes kategrikhoz milyen tlagfizets tartozik, s hny alkalmazott esik azokba! Ahhoz, hogy a sz rsi eredmnyeink ne keveredjenek az sszestsekkel, ksztsnk egy msolatot az ADATBZIS munkalaprl SSZESTS nven! (Ehhez mindssze a munkalap flt kell a CTRL gomb nyomva tartsa mellett elhzni, majd az automatikusan megadott munkalapnevet trni.) Trljk innen a sz rsekhez tartoz sorokat s oszlopokat! Ksztsnk egy j oszlopot, amellyel az adatbzist a feladatban megfogalmazott szempont szerint kiegsztjk, vagyis az egyes dolgozkhoz az letkoruk fggvnyben kategrikat rendelnk. Technikailag ezt a problmt megoldhatjuk egy segdtblzat alapjn KERES fggvnnyel, vagy egyszer en kt egymsba gyazott HA fggvnnyel.

A rszsszeg-kpz funkci sorn meg kell adnunk egy oszlopot, amely az sszests alapjul szolgl majd. Ennek rtkei alapjn a program csoportokat kpez, ami azt jelenti, hogy amg az aktulis rekordnl az oszlopbeli rtket az el z vel megegyez nek tallta, addig csak szmol, amint azonban eltrst tapasztal, az eddigi eredmnyt kln sorba beillesztve kirja. A konkrt pldban teht az els rszsszeg azutn jelenik meg, amikor az els gyakorlott kategrirl egy msik kategrira vltozik a K oszlop rtke. A lertakbl kit nik, hogy megfelel rszsszegeket csak akkor tudunk kpezni, ha a rekordok a csoportostsi szempont szerint rendezetten kvetik egymst. Els lpsknt teht a Kategria mez szerint rendeznnk kell az adatbzist. Ezutn (az adatbzis valamely celljbl) adjuk ki az Adatok / Rszsszegek parancsot. A megjelen panelen a Csoportostsi alap rovatban vlasszuk meg a rszsszeg-kpzs szempontjt (vigyzat, ez nem az, amit-, hanem ami szerint sszestnk!). A Melyik fggvnnyel listn sszest fggvnyt vlaszthatunk (szmolhat pldul sszeg, tlag, darabszm, minimum vagy maximum). Az sszegzend oszlopok rovatban pedig azokat a mez neveket jelljk meg (lehet tbb is!), amelyekre az sszests irnyul. (Mint lttuk, az sszests a szerencstlen nvvlasztssal ellenttben nem csupn sszegzst jelent!) A panelen lthat tovbbi hrom jell ngyzet a rszsszegek megjelensi formjt segt megadni.

233


A rszsszeg-kpzs eredmnyeknt az adatbzis beszrt sorokkal b vl, amelyek a kvnt eredmnyt szolgltatjk. (Megjegyezzk, hogy ebben a sorrend nem idelis, hiszen a kategrik nem id rendben, hanem nvsorban kvetik egymst. Ezt a problmt a tanult mdon (lsd RENDEZS fejezet), a rendezs el tti egyni lista generlsval oldhatjuk meg.)

Miel tt az eredmny elemzsbe kezdennk, vlaszoljunk a msik krdsre is, nevezetesen hogy hnyan kpviselik az egyes kategrikat. Ehhez mindssze annyit kell tennnk, hogy jbl kiadjuk a rszsszeg-kpzs parancst, de ms fggvnnyel, tovbb a Rszsszegek lecserlse jells visszavonsval gondoskodunk arrl, hogy az eredeti szmtsaink is megmaradjanak.

Az sszestett sorok azt mutatjk, hogy 17 gyakorlott-, 9 kezd - s 3 tapasztalt-, sszesen 29 alkalmazott dolgozik a cgnl, az egyes kategrikhoz tartoz tlagfizetsek pedig rendre 224 824 Ft, 143 333 Ft s 276 333 Ft, a teljes tlag pedig 204 862 Ft. Kvetkez problmaknt az merl fel, hogy az egyes szervezeti egysgek s azon bell sttuszok tekintetben hogyan alakul az tlagos letkor s az tlagkereset. Ahhoz, hogy a krdsre vlaszt kapjunk, el szr az el z rszsszegeket kellene az adatbzisbl eltntetnnk. Ezt gy tehetjk meg, hogy a Rszsszegek panelen a Mindet trli nyomgombot vlasztjuk. 234

INFORMATIKA

Ezutn a megfelel rendezettsget kell el lltanunk. Mit jelent ez? A rszsszegekben egy csoportot kpez a szervezeti egysg, ezeknek teht egyms alatt rendezetten kell megjelennik. Ezen bell azonban tovbbi rendezettsg is szksges, hiszen a sttuszok csoportjainak is meg kell jelennie. gy a rendezst kt szempont szerint adjuk meg, els dleges kulcs a Szervezeti egysg, msodlagos pedig a Sttusz oszlop. (Az egyszer sg kedvrt most is nvsor szerint rendeznk.) Ezutn elvgezzk a rszsszeg-kpzst (kt lpsben). Els krben a Szervezeti egysg mez t adjuk meg csoportostsi alapknt, majd msodjra ezt a Sttusz mez re vltoztatjuk. M veletknt az TLAG fggvnyt hasznljuk, az sszestst pedig az letkor s a Fizets oszlopokra is elvgezzk. A rszsszegeket a msodik lpsnl nem lecserljk, hanem az el z ekhez hozzrjuk.

Az eredmnyknt kapott tblzat sajnos teljessggel tlthatatlan. Ezen nmikppen segtenek a tblzat mellett baloldalon megjelen csoportostst kezel gombok. Ezekkel az egyes ltrehozott csoportokat a mnusz jelnl sszecsukhatjuk (mint az rtkestsi el adk esetben), illetve a plusz jelnl kinyithatjuk.

A csoportosts kapcsn megjelen lehet sgek kzl a fentinl mg hasznosabb az, hogy ltalnosan is szablyozhatjuk (baloldalon fell), hogy hny szintig szeretnnk kibontani az sszestst. Az 1 szintnl csak a teljes sszeget lthatjuk, mg a 2 szintnl az els dleges szempont (szervezeti egysg) szerinti-, a 3 szintnl a msodlagos rszsszegeket is, a 4 szintnl pedig minden rtket. Megjegyezzk, hogy a csoportosts ezen lehet sge nem csupn a rszsszeg-kpzsnl, de brmilyen kijellsnl elrhet az Adatok / Tagols s rszletek menpontnl.

235


Az albbi tblzat pldul harmadik szintig kibontva tartalmazza a rszsszegeket, amib l kizrlag az rtkestsi el adk adatainak rszletezst krtk. (Err l leolvashatjuk pldul, hogy a 27 v tlagletkor a kt alkalmazott 25 illetve 29 vb l addott.)

A rszsszeg-kpzs kapcsn egyetlen fontos megjegyzst kell mg tennnk. Ha valamelyik sszest eredmnyre rllunk, azt lthatjuk, hogy a cellba egy RSZSSZEG nvre hallgat fggvny kerlt. Ez a tny nagyban hozzjrul a rszsszeg-kpzs alkalmazhatsghoz, hiszen gy az adatok mdosulsval az sszestett eredmny is automatikusan aktualizldik. (Valamelyik fizetsi rtk mdostsval ellen rizzk is ezt az lltst!) 3.5.2. KIMUTATS KSZTSE Hiba t nik egyszer nek a rszsszeg-kpzs technikja, az egydimenzis megjelents valjban csak egyetlen csoportostsi alap esetn ad knnyen rtelmezhet eredmnyt. Amennyiben az sszestsnl tbb szempont is felmerl, sokat segt az tlthatsgon az eredmny tblzatos bemutatsa (amikor pldul a szervezeti egysg az oszlopokban, a sttusz a sorokban jelenik meg). Ezt valstja meg az Excel kimutats-kszts lehet sge.

236

INFORMATIKA

A kimutats nem ms, mint egy ktdimenzis tblzat, amelynek adatrszn sszestett rtkek szerepelnek, az oszlopokon s a sorokon csoportostsi szempontok jelennek meg, illetve egy n. oldalterleten tovbbi sz r feltteleket adhatunk meg.oldalterlet tovbbi sz r felttelek rszre oszlopterlet (csoportostsi szempont)

sorterlet a csoportostsi szempont szmra

adatterlet az sszestsek szmra

Hatrozzuk meg az tlagfizetseket szervezeti egysg sttusz bontsban, gy, hogy emellett az letkor alapjn szmtott kategrikat is figyelembe tudjuk venni! Mivel a kimutats-kszts s a rszsszeg-kpzs sszefrhetetlen m veletek, az eddigi rszsszegeket szntessk meg a tblzatbl. (Megtehetjk azt is, hogy a munkalapot tmsoljuk, s abban dolgozunk tovbb.) Kimutats az Adatok / Kimutats vagy kimutatsdiagram parancsnl kszthet . Alaprtelmezsben a kimutats egyetlen Excel tbla alapjn kszl, tpust tekintve pedig a tblzatbeli megvalstst krjk, gy az els lpsen egyszer en Tovbb kell lpnnk. A msodik ablakban az adatbzist adhatjuk meg. Amennyiben a parancsot az adatbzis valamelyik celljbl indtottuk, akkor az adatbzist a program automatikusan jelli ki (de egy pillantst rdemes vetnnk r). A harmadik lpsben a majdani kimutats helyt kell meghatroznunk. A kimutats kerlhet j munkalapra, vagy mr ltez munkalapra. (Az utbbi esetben a leend tblzat bal fels sarknak cmt is meg kell adnunk.) Fogadjuk el most az alaprtelmezst, majd a Ksz gomb megnyomsval zrjuk le az ablakot. A program tll az j munkalapra, ahol majd magt a kimutatst fogjuk elkszteni.

237


Az egyes terletek elemeit a megjelen Kimutats eszkztr segtsgvel adhatjuk meg, a vzszintes vonal alatt megjelen mez nevek rvn. A feladatkit zs szerint hzzuk a Sor terletre a Szervezeti egysg, az Oszlop terletre a Sttusz, az Oldal terletre a Kategria mez t. Ezek lesznek az egyes csoportostsi szempontok. Mr csak az Adat terlet elemt kell meghatroznunk, azaz azt az rtket, amire az sszestst vgezni szeretnnk. Ez jelen esetben a Fizets mez . (Megjegyezzk, hogy amikor az tmozgats sorn az egyes terletek fl rnk, az egrmutat alakjnak megvltoztatsval utal az adott rszre.)

A munkalapon azonnal elkszl a kimutats tblzata, de ez mg nem biztos, hogy mindent a kvnalmak szerint tartalmaz. A tovbbi finomt m veleteket vagy a jobb egrgomb megnyomsnak hatsra megjelen gyorsmenn keresztl, vagy a Kimutats eszkztrrl adhatjuk ki. (Vigyzzunk, mindkett csak akkor hasznlhat, ha a kimutats terletn llunk!) A fenti tblzat mg nem pontosan felel meg a kit ztt feladat ignyeinek, mivel a kimutatsban egyel re a fizetsek sszege, nem pedig az tlaga szerepel. Felt nhet ez a Vgsszeg rovatok kapcsn, de a kimutats tblzat bal sarkban megjelen kirsbl (sszeg: Fizets) is lthat. rdemes tudnunk, hogy az alaprtelmezs szerint ugyanis numerikus rtkekre a program automatikusan az sszegzs, mg karakteres rtkekre a leszmols m veletet rvnyesti. Az sszest fggvny megvltoztathat, ha ezen utbbi cellra dupln kattintunk, vagy ha az adatokon llva a gyorsmen Mez belltsok parancst illetve az eszkztr Mez beMez belltsok lltsok gombjt ( ) vlasztjuk ki. A Mez statisztika rovatban jellhetjk ki a megfelel sszest fggvnyt, a Szmforma gombbal pedig az rtkek formzst is bellthatjuk. A feladat szerint most tlagot kell szmtanunk, mgpedig pnznem adatokbl, teht tizedesjegy nlkli Ft-megjelentst rdemes vlasztanunk.

238

INFORMATIKA

Miel tt a parancsok trgyalst folytatnnk, nzzk meg, miknt alakthat maga a tblzat. Az els fontos megjegyzsnk, hogy az egyes terleteken nem csak egyetlen mez jelenthet meg (br az tlthatsg a terletek b vtsvel romlik). A sor terleten a Szervezeti egysg mellett csoportosthatunk pldul az Eltlttt vek szerint is. Ilyenkor figyelnnk kell arra, hogy a msodiknak behzott szempont az els el vagy mg kerl, hiszen ez lesz a rszcsoport kpzs alapja. gy ltjuk pldul a kimutatst, amikor az Eltlttt vek mez t a Szervezeti egysg mez el hzzuk:

Amennyiben az Eltlttt vek mez szervezse is ms lesz:

a Szervezeti egysg mg kerl, akkor a tblzat

Az egyes mez kn bell azt is megadhatjuk, hogy mely rtkek jelenjenek meg a kimutatsban. Ehhez egyszer en le kell grdtennk a mez nv melletti listt, ahol egyesvel szablyozhatjuk, hogy az adott rtket lssuk-e vagy sem. Krhetjk pldul, hogy csupn az 5 vnl kevesebb ideje a cgnl dolgoz munkatrsakra vonatkozzon az sszests. Ehhez az Eltlttt vek listn kell kivennnk a 4-nl nagyobb rtkek jellst.

239


A feladatra vlaszknt a kvetkez kimutatst kapjuk:

Az esetleg feleslegess vl szempontot egyszer en eltntethetjk a kimutatsbl azzal, hogy megfogjuk a hozz tartoz mez nevet, s kihzzuk a kimutatson kvli terletre (az egrmutat ekkor egy trlsre utal -jelet mintz). Termszetesen a sorokhoz hasonlan az oszlopok is megoszthatk tovbbi szempontokkal. Fontosnak tartjuk megjegyezni, hogy a sor vagy az oszlopterletnek nem felttlenl szksges csoportostsi szempontot tartalmaznia. Az is kimutatsnak tekinthet pldul, amikor egyetlen szempont, a Szervezeti egysg alapjn ksztnk sszestst, mint ahogy az a jobboldali tblzaton is lthat.

Ha valamilyen okbl kifolylag csak ilyen egydimenzis tblzatot szeretnnk ltni, akkor termszetesen megtehetjk azt is, hogy a msodik szempontot jelkpez Sttusz mez t nem az oszlop-, hanem a sorterletre visszk fel (ehhez hasonl kpet lttunk a rszsszeg-kpzs eredmnyeknt).

240

INFORMATIKA

Trjnk t most az eredeti kimutatsnl az oldalterlet trgyalsra! Ezen a rszen oldhatjuk fel legjobban azt a problmt, ami akkor merl fel, ha a tblzatba kett nl tbb szempontot is fel szeretnnk vinni. Ebben az esetben clszer ugyanis nem a kimutats tblzat (alapvet en ktdimenzis) rszt bonyoltani, hanem rdemes felhasznlni az oldalterlet nyjtotta sz rsi lehet sget. Az oldalterletre felvitt mez knl (amib l termszetesen tbb is lehet) a lista legrdtsvel ugyanis egyszer en megadhatjuk, hogy melyik elemre vagyunk kvncsiak. A kivlaszts utn a kimutatson csak az ezen rtkhez tartoz sszestett adatok lthatk.

Szmthatjuk pldul az tlagfizetseket csupn a gyakorlott dolgozk esetben. A sz rs eredmnyeknt az el z t l eltr tblzathoz jutunk:

A jobb egrgomb lenyomsakor megjelen gyorsmen Oldalanknti megjelents parancsnl emellett azt is krhetjk, hogy a sz r terleten szerepl valamely szempont felvehet rtkei alapjn kln munkalapokra jelentse meg a program az egyes kimutatsokat. (A konkrt feladatban pldul munkalap kszlne a kezd , a gyakorlott s a tapasztalt alkalmazottak fizetsnek tlagrl.) A megjelen panelen a sz r terlet mez neveinek felsorolsbl (ami jelenleg egyetlen lehet sget tartalmaz) kell a megfelel t kivlasztani. Megjegyezzk, hogy a hrom csoportostst meghatroz terlet elemei egyszer thzssal kicserlhet k, ezltal a kimutatst brmikor ms szemszgb l is megtekinthetjk.

241


Mutassuk be az tlagfizets alakulst sttusz - kategria szerinti bontsban az rtkestsi osztly dolgozira vonatkozan! A feladatot egyszer tmozgatsokkal oldhatjuk meg, majd a Szervezeti egysgre vonatkozan sz rst is vgznk. (Az eredmnyb l kit nik, hogy az rtkestsi osztlyon 50 vnl id sebb alkalmazott nem dolgozik.)

Az adatterlet kapcsn mr emltettk, hogy az ottani mez khz klnbz sszest fggvnyek rendelhet k. Termszetesen itt sincsen akadlya annak, hogy egyszerre tbb fggvnyt is alkalmazzunk, akr klnbz mez kre is. Szervezeti egysgenknt hatrozzuk meg a ltszm, a legalacsonyabb s a legmagasabb fizets, valamint az tlagfizets rtkt! Hogy az el z kimutats is megmaradjon, ezt a feladatot most j kimutatsknt valstsuk meg. (A program rkrdez, hogy ezt sszektheti-e az el z kimutatssal, ezltal trhelyet takartva meg.) A csoportostsi szempontot most egyetlen mez , a Szervezeti egysg jelenti. Ezt vigyk fel a sor terletre. Az adat terletre kerljn pldul a Nv mez (valjban teljes egszben kitlttt adatbzis esetn a leszmolst brmely mez re elvgezhetjk), s hrom vltozatban a Fizets mez . Az egyes fizets-mez khz tartoz sszest fggvnyeket meg kell vltoztatnunk, mgpedig rendre a minimum-, maximum- illetve tlag fggvnyekre.

Brmelyik sszestst trlni tudjuk az Adatok legrdl listjn keresztl. 242

INFORMATIKA

A kimutats elemeinek szablyozsra egy msik lehet sget knl a Kimutats-varzsl 3. lpsnl megjelen panel Elrendezs gombja. A varzslt a gyorsmen Varzsl parancsval vagy az eszkztr Kimutats / Kimutats Varzsl parancsval hvhatjuk el .

Kimutats / Varzsl

A kimutats-kszts sorn nem csak az sszest fggvnyt adhatjuk meg, hanem azoknak valamely adathoz viszonytott rtkt is krdezhetjk. Ezt a lehet sget a mez belltsnl az Egyebek gombra kattintva rhetjk el. Nzznk nhny feladatot ezek alkalmazsra! Mennyivel tr el az egyes osztlyok tlagfizetse a HR osztlytl? A kimutatst az egyszer sg kedvrt most is j munkalapra ksztjk. A csoportostsi szempont a Szervezeti egysg, s a Fizets adatot tlagoljuk (pnznem formtumban). A Kimutatsmez panelen az Egyebek gombra kattintva az ablak jabb rovatokkal b vl. Az Az adatok megjelentse legrdl listn vlasszuk ki az Eltrs lehet sget, viszonytsi alapknt pedig adjuk meg a HR osztlyt mint Szervezeti egysget. Az eredmnytblzatban ltjuk a vlaszt a krdsre, a HR osztly melletti cella res marad.

Szervezeti egysg - sttusz szerinti bontsban a munkatrsi fizetsek szzalkban adjuk meg az egyes tlagfizetsek rtkt! A kimutats oszlopterletre hzzuk t a Sttusz mez t, majd a mez belltsoknl vlasszuk vagy a Szzalk, vagy a Szzalkos eltrs megjelentst. (Mindkett szzalkot szmol, az els az aktulis rtket magt, a msodik annak eltrst arnytja a megadott alaprtkhez.) Viszonytsknt a munkatrs sttuszt adjuk meg.

243


A Szzalk tpus kimutats alapjn elmondhatjuk, hogy a munkatrsi tlagfizets konzekvensen, minden egyes osztlyon meghaladja az el adi s a titkrn i breket, mg alulmarad a csoportvezet i s az osztlyvezet i fizetsekhez kpest. (A Marketing osztlyon nincs csoportvezet i sttusz, a HR osztlyon pedig nem dolgozik el ad, ezrt ott 0% rtkeket kapunk.)

Mg lesebben leolvashat ez az szrevtel a Szzalkos eltrs megjelentsekor. (Sajnos kicsit flrevezet mdon a Marketing s a HR osztly nem ltez adatait -100%-nak min sti a program. Az ilyen adatok esetn az rtelmezsre mindig kln kell figyelnnk.)

Az rtkestsi osztly munkatrs besorols dolgozi esetn vizsgljuk meg, hogy az eltlttt vek miknt befolysoljk a fizets alakulst! A szzalkos s eltrs rtkeknl viszonytsi alapknt az el z (vagy a rkvetkez ) rtket is vlaszthatjuk. Ezt kell tennnk jelen feladat megoldsnl is. Az Eltlttt vek mez kpezi a csoportostsi szempontot, gy ezt vigyk fel a sorterletre. A Szervezeti egysg s a Sttusz mez ket hzzuk t az oldalterletre, majd vlasszuk ki a rjuk vonatkoz megfelel sz r felttelt. A fggvny megjelentsnek a szzalkos eltrs lehet sget vlasszuk, aminl a viszonytst az Eltlttt vek mez el z rtkhez kssk. Hatrozzuk meg, hogy letkor szerinti bontsban hny alkalmazottja van a cgnek! A krdsre a vlaszt egy egyszer kimutats adja meg, amelynek sorterletre az letkor mez t visszk fel, s az sszestsre a DARAB fggvnyt hasznljuk (az adatbzis teljes kitltttsge miatt tetsz leges mez n).

244

INFORMATIKA

Amennyiben a ltszm sszestett rtkeire vagyunk kvncsiak, akkor hasznlhatjuk a Gngyltett sszeg megjelentst is (termszetesen az letkor viszonylatban). Ekkor a leszmolst a tblzatbeli hatrokig kell rtelmezni (teht a 24 v korhatrig sszesen 4 f dolgozik a cgnl).

Az osztlyok teljes kifizetsb l milyen arnyban rszeslnek az egyes sttuszokhoz tartoz dolgozk? A krdsben ismt a Szervezeti egysg s a Sttusz kpviseli a kt csoportostsi szempontot, az sszests pedig most a Fizets sszegt jelenti. Az adatok megjelentsnl az A sor szzalka lehet sget kell vlasztanunk, amelynl az egyes rtkeket a sorok (mint szervezeti egysgek) vgsszegnek arnyban hatrozza meg a program. Az eredmny elemzseknt leolvashatjuk, hogy pldul az rtkests osztlyon a teljes fizets mintegy tdrszt a csoportvezet k viszik el, a cg sszessgt tekintve pedig a kt legmagasabb fizetsi ttelt a munkatrsak s az osztlyvezet k jelentik.

Az sszestst megtekinthetjk Sttusz szerint bontva (Az oszlop szzalka), vagy akr a teljes sszegre vettve is (Az sszeg szzalka). Ez utbbi kimutatsbl levonhatjuk pldul azt a kvetkeztetst, hogy a legjelent sebb ttelt (az sszes kifizets hatodrszt) az rtkests osztly munkatrsai jelentik.

245


Meghatrozhatjuk azt is, hogy a szervezeti egysgek s sttuszok vgsszegeit rgztve az egyenletes eloszls szerint kialaktott sszegnek hnyszorost adjk az egyes rtkek. Ezt lthatjuk az Index tpus megjelentsnl. Eszerint arnyaiban tl magasnak min sthet pldul a HR osztly osztlyvezet jnek a keresete, mg az rtkestsi osztly osztlyvezet j alacsonynak tekinthet .

A fentiekben vgignztk teht azokat a lehet sgeket, amelyekkel a kimutats egyes terleteit kezelhetjk. A tovbbiakban nhny szt ejtnk a kimutats egszre vonatkoz utastsokrl. Az egyik ilyen a sorrend krdse. Dolgozzunk ismt a szervezeti egysg - sttusz szerint bontott tlagfizetsek kimutatsval, s rendezzk az adatokat a Pnzgy-szmvitel osztly munkatrs sttusz dolgozinak tlagfizetsn keresztl! Alaprtelmezsben a program a sor- illetve oszlopterletek rtkeit sorba rendezve jelenti meg. Ezt azonban brmikor tetsz legesen mdosthatjuk, mgpedig tbbfle rtelemben is: Rendezhetjk a sor- illetve oszlopterletet a RENDEZS fejezetben mr ismertetett egyni listk segtsgvel. Ehhez a lista generlsa utn csak r kell llnunk valamelyik elemre, majd az Adatok / Sorba rendezs parancs hatsra megjelen panelen az Egyebek gombra kattintva rendezsi szempontknt vlasszuk ki a megfelel egyni listt. Ha csak nhny adattal dolgozunk, akkor egyszer bben is el llthatjuk a kvnt sorrendet gy, hogy az egyes szempont-elemeket megfogjuk, s ms helyre hzzuk t. (Ilyenkor termszetesen a teljes sor illetve oszlop egytt mozog.)

246

INFORMATIKA

Nem csupn a szempontok, de az adatok alapjn is ltrehozhat rendezs. Ehhez elg a megfelel oszlop (vagy sor) elemre llnunk, s az ismert mdon (menb l vagy a Szoksos eszkztrrl) kiadnunk a rendezsi parancsot. Az, hogy az aktulis rtket az oszlop vagy a sor elemnek tekintse a program (teht hogy fgg legesen vagy vzszintesen rendezzen), szintn az Egyebek lapon szablyozhat. Egyszer bb az a problma, amikor a Vgsszeg szerinti rendezst szeretnnk megvalstani. Ebben az esetben ugyanis egyrtelm a rendezs mikntje: a Vgsszeg sorn llva vzszintes-, mg az oszlopon llva fgg leges rendezst krnk. A Pnzgy-szmvitel osztly munkatrsainak 167 500 Ft-os tlagkeresetr l kiindulva teht el bb Fellr l lefel, majd Balrl jobbra rendezst krnk. A vgs kimutats a kvetkez kppen nz ki:

Az egyes osztlyokon bell milyenek a beosztotti s a vezet i tlagfizetsek? A csoportostsi szempontokon bell tovbbi hasznos funkci az jabb csoportok ltrehozsnak lehet sge. Ehhez csupn ki kell jellnnk az egyes csoportok elemeit (ha azok kzvetlenl nem egyms mellett jelennek meg, akkor a CTRL nyomva tartsval), majd ki kell adnunk a gyorsmen Tagols s csoportosts / Csoportba foglals parancst. Ksztsnk teht egy-egy csoportot az el ad titkrn munkatrs (mint beosztott), illetve a csoportvezet - osztlyvezet (mint vezet ) sttuszok kapcsn. A csoportok nevt (Csoport1 s Csoport2) a program automatikusan generlja, de azok szabadon trhatk (legyen esetnkben beosztott illetve vezet ). A csoportokkal egytt egy j mez is kszl, az eredetivel megegyez nven, egy sorszmmal elltva (Sttusz2). Ez a mez ugyangy kezelhet , mint az eredeti adatbzis brmely mez je (thzhat ms helyre, sz rhet s trlhet ). Vgl az eredeti Sttusz mez trlsvel (vagy az oldalterletre trtn thzsval) kialakul a feladat krdsre vlaszt ad tblzat. Ebb l leolvashat, hogy a vezet k tlagfizetse minden egyes szervezeti egysg esetn magasabb a beosztottaknl.

247


A ltrehozott csoport eredeti elemeit a gyorsmen Tagols s csoportosts / Csoportbonts parancsval hozhatjuk vissza, a csoportokbl alkotott mez t pedig az adatbzis terletr l kihzva egyszer en megszntethetjk. A szervezeti egysg alapjn kialaktott tlagfizets-tblzatban a HR osztly t dolgozjt a cgnl eltlttt veik szerinti bontsban is mutassuk meg! A kimutats brmely elemr l tovbbi rszletezst is krhetnk. Ehhez egyszer en lljunk a megfelel adatra a sor- vagy oszlopterletnl, majd adjuk ki a gyorsmen Tagols s csoportosts / Rszletek mutatsa parancst, vagy nyomjuk meg a Kimutats eszkztr Rszletek mutatsa gombjt ( ). Az utasts hatsra megjelen listrl azt a mez t kell kivlasztanunk, amelyikre a rszletezst krjk. Jelen feladatban a parancsot a HR osztlyon llva adjuk ki, s az Eltlttt vek mez t kell megjellnnk.

Rszletek elrejtse Rszletek mutatsa

Az j rszletez mez csak az aktulis elemnl jelenik meg, de a parancs brmely ms elemre jra kiadhat. (Ebben az esetben a fenti panel mr nem jn el , hanem automatikusan a megadott mez szerint bontja ki a kimutatst.) A rszletek kibontsa az ellenttes (Rszletek elrejtse) paranccsal trtnik, mg magt a rszletez mez t a nevt tartalmaz gomb kihzsval trlhetjk a kimutatsbl. Rszletezst krhetnk brmely adatrl is. Ebben az esetben a program az adatbzisbl kikeresi azokat a rekordokat, amelyek alapjn az adat szmtsa trtnt, s ezeket kln munkalapon jelenti meg. (Nem kell megijednnk, a kimutats nem veszett el, csak msik lapra kerltnk t!) A rszletezs megszntetsre ebben az esetben a munkalap trlsvel valsthat meg.

248

INFORMATIKA

A HR osztly 260 667 Ft-os tlagfizetsi adata pldul a kvetkez rekordokbl szrmazik:

brzoljuk az tlagfizets rtkeit szervezeti egysg - sttusz bontsban, a kategria szerinti sz rsi lehet sggel! A kimutats-kszt a tblzat kezelse mellett annak brzolst is biztostja. Ehhez vagy a gyorsmen Kimutatsdiagram parancst kell kiadnunk, vagy a Kimutats eszkztrrl a DiagramVarzsl gombot kell kivlasztanunk.

DiagramVarzsl

Grafikonknt alaprtelmezsben halmozott oszlopdiagramot kapunk, melyben az x tengelyre a sorterlet rtkei kerlnek, az y tengelyen pedig az sszest adatterlet tartalma jelenik meg. Az oszlopok alapjn kszlnek az egyes adatsorok, a hozz tartoz cmkket (az oszlopterlet rtkeit) a jelmagyarzaton olvashatjuk. A grafikon elemei is szablyozhatk a legrdl listk segtsgvel, amelyek a tblzattal is kapcsolatban llnak (pldul a diagramon vgrehajtott sz rs a tblzatra is kihat, s fordtva). A diagramnak termszetesen a szoksos eszkzkkel sajt formt is adhatunk.Kategria (mind)

tlag : Fizets 1 400 000 Ft

1 200 000 Ft

1 000 000 Ft Sttusz 800 000 Ft titkrn el ad 600 000 Ft munkatrs csoportvezet osztlyvezet 400 000 Ft

200 000 Ft

0 Ft rtkests HR marketing pnzgy-szmvitel

Szervezeti egysg

Miel tt a kimutats-kszts trgyalst befejeznnk, kiemelten szeretnnk kihangslyozni, hogy ez a lehet sg nem fggvnyknt funkcionl, teht az adatbzis mdosulsait nem kveti automatikusan. Ahhoz teht, hogy az adatok mdostsa utn a kimutats a vals rtkekkel dolgozzon, aktualizlni kell azt.

249


Ehhez szerencsre nem kell ellr l kezdeni a kimutats ksztst, hanem elg vagy a gyorsmen Adatfrissts parancst kiadni, vagy a Kimutats eszkztr Adatfrissts gombjra kattintani. Vgl mg kt megjegyzst szeretnnk tenni a kimutats-kszts kapcsn.

Adatfrissts

A kimutatsok formtumt a program automatikusan vlasztja meg, de ett l termszetesen eltrhetnk. Hasznlhatunk msik automatikus formtum-belltst is, vagy mi magunk is vgrehajthatunk formzst a tblzaton. (Ha a kimutatson automatikus formzs rvnyesl, akkor clszer csak a kimutats elksztse utn hatrozni meg a kimutats kvnt arculatt.) A kimutatsok belltsait a kimutats-varzsl 3. lpsnl tallhat Egyebek gombjra kattintva mdosthatjuk. A panel rszletes ismertetst mell zzk, csupn pr lehet sget emltnk: a vgsszegek megjelentse, a tblzat automatikus formzsa, nyitskori frissts.

3.5.3. AZ ADATBZISFGGVNYEK HASZNLATA A felttelt l fgg sszestsek fggvnyek segtsgvel is szmolhatk. Ez a mdszer hasznlhat a legltalnosabban, mivel bonyolultabb kritriumok esetn is alkalmazhat. Emellett nagy el nyt jelent, hogy a fggvnyek esetben az automatikus kirtkels is megoldott, gy az adatok mdosulsval az eredmny aktualizldik. A felttelhez kttt sszest fggvnyek az n. adatbzisfggvnyek. Ezek a fggvnyek a fggvnyvarzsl Adatbzis rovatban tallhatk, a nevk a szoksos sszest fggvnyekhez hasonl, de az AB. el taggal kezd dik (pldul AB.TLAG, AB.SZUM).

250

INFORMATIKA

Az adatbzisfggvnyek alkalmazsnak el felttele egy adatbzis s egy ahhoz kapcsold feltteltbla ltezse, s szerepe az adatbzis felttelnek megfelel rekordjaibl a kvnt sszest rtk meghatrozsa. tlagosan hny ve dolgoznak a cgnl a 30 vnl fiatalabb alkalmazottak? A feladat szerint tlagot kell szmtanunk, de nem az sszes Eltlttt v adatbl, hanem csak azokat kell figyelembe vennnk, amelyekhez 30-nl kisebb letkor tartozik. Elksztnk teht egy feltteltblt (pldul az M1:M2 tartomnyba), amelyben az letkor mez re adunk korltot. Ezutn lljunk abban a cellba, ahol az eredmnyt ltni szeretnnk (pldul M5). Mivel a feladat az Eltlttt v mez tlagra krdez r, az AB.TLAG fggvnyt kell hasznlnunk. Az adatbzisfggvnyekben a konkrt sszestsi mdtl fggetlenl hrom paramtert kell megadnunk. Az els paramter az Adatbzis, amit most neknk kell kijellni (hiszen a fggvnyt az adatbzison llva nem adhattuk ki). A msodik paramter azon Mez neve, amelyre a m velet (jelen esetben az tlagols) vonatkozik (erre legegyszer bben cellaknt hivatkozhatunk). A harmadik, Kritrium paramternl a feltteltblt kell megadnunk. A konkrt krdsre a vlasz 3 v. Sokszor okoz nehzsget az, hogy a felttel s a m velet mez jt sszekeverjk, ezrt ezt a kt ismrvet mr a feladat rtelmezsekor klntsk el! Hny olyan dolgozja van a cgnek, aki 1970 el tt szletett, de a keresete mgsem ri el a 200 000 Ft-ot? A feladatbeli korltok a Szletsi id s a Fizets mez kre vonatkoznak.

Az sszests most leszmolst jelent. Mint tudjuk, erre kt klnbz statisztikai fggvny van: a DARAB fggvny csak numerikus-, mg a DARAB2 fggvny tetsz leges rtk megszmolst vgzi.

251


Adatbzisfggvnyknt az utbbinak megfelel AB.DARAB2 fggvnyt hasznljuk, hiszen ez tetsz leges tpus mez esetn alkalmazhat. Mivel az adatbzis teljes egszben kitlttt, a leszmolst annak brmely mez jn (pldul a Nv mez n is) elvgezhetjk. Az eredmny szerint a feladatban megfogalmazott kiktsnek 6 rekord felel meg. 4. RZKENYSGVIZSGLAT ADATTBLA HASZNLATVAL [RZKENYSGVIZSGLAT, SZLLODA MUNKALAP]

6. MODELL

Cgnk egy j, 100 f befogadsra kpes szlloda beindtst tervezi. Az el zetes szmtsokban a kvetkez paramterekkel dolgozunk: A szlloda felptsnek kltsge 400 mFt, amit teljes egszben hitelb l finanszrozunk. A hitelt 10 ven t kell trlesztennk, havi kamatelszmolssal, a kamatlb 1%. A szllodban a vendgek 12 500 Ft / f / nap rat fizetnek. A szlloda fenntartsi kltsge napi 165 000 Ft (f ts, vilgts, munkabr, stb.) Kltsgknt erre rakdik r szemlyenknt tlagosan napi 2300 Ft (szoba-hasznlat, tkezs). 40%-os kihasznltsg mellett hogyan alakul az els hnap eredmnye? ptsk fel a modellt gy, hogy a (d lt bet vel szedett) paramtereket az Excel egyes celliba vigyk fel! A trleszt rszletet a RSZLET fggvnnyel hatrozzuk meg (a hitelt negatv el jellel visszk be, hogy a vgeredmny pozitv legyen). A napi sszbevtel a ltszm s bevtel szorzata, a havi rtkhez ezt 30-cal kell szoroznunk. A kltsget a havi hiteltrlesztsnek, valamint a fix kltsg s a ltszmmal szorzott vltoz kltsg 30-szorosnak sszege jelenti. A havi profitot a kltsg s a bevtel klnbsgeknt kapjuk.

252

INFORMATIKA

40%-os kihasznltsg mellett mr nyeresgesnek mutatkozik a befektets, mintegy msfl milli Ft erejig. Kzenfekv en merl fel a krds, hogy ms kihasznltsg mellett milyen profitra szmthatnnk. Az rzkenysgvizsglat lnyege az, hogy a belltott paramterek alapjn szmtott vgeredmnyt a paramterek klnbz rtkei esetre is meghatrozzuk, vagy msknt fogalmazva, megllaptjuk, hogy a modell mennyire rzkeny a paramter vltozsra. Az rzkenysgvizsglatot termszetesen elvgezhetjk mechanikusan: belltjuk a paramter els vizsgland rtkt, megnzzk, hogy milyen vgeredmnyre jutunk, ezt kimsoljuk egy tblzatba, majd jhet a kvetkez rtk. Az Excel azonban knl erre egy sokkal egyszer bb technikt is. Nzzk meg ennek alkalmazst konkrt krdsek esetn! Vizsgljuk meg, hogy vendgek szmtl fgg en hogyan alakul az els hnap eredmnye! Az rzkenysgvizsglatot a napi ltszm (B8) paramter mdostsval vgezzk, s clunk a havi profit (B15) alakulsnak elemzse. Vigyk fel a vizsgland ltszm-rtkeket egy oszlopba egyms al, mg az eredmnyt meghatroz kplet ehhez kpest srgen a jobbra felette lv cellba kerljn (ami jelen pldban a B22 cella). Ez utbbi kapcsn knnytst jelenthet, hogy amennyiben a tblzatban mr szerepel a kplet, akkor azt nem kell jra bernunk, elg a megfelel cellra utalnunk benne (most is ezt tettk az =B15 kplettel). Megjegyezzk, hogy a tblzatot vzszintes irnyban is felpthetnnk, ebben az esetben a sorokba bert szmok alatti srgen balra es cellba kerlne a vgeredmnyt tartalmaz kplet. Ezutn jelljk ki az sszes rtket, valamint a kpletet tartalmaz tartomnyt (jelen esetben ez az A22:B42 blokk), majd adjuk ki az Adatok / Adattbla parancsot.

A megjelen panelen az eredeti modellben a paramternek megfelel cella helyt kell megadnunk, mgpedig fgg leges felsorols esetn az Oszloprtkek bemeneti cellja rovatba, vzszintes elrendezsnl pedig a Sorrtkek bemeneti cellja-knt. Jelen feladatban az els eset ll fenn, a bemeneti cella pedig a ltszm paramtert tartalmaz B8-as cella. 253


A parancs hatsra a program feltlti a tblzat ltszm-rtkek melletti cellit, mgpedig a megfelel eredmny-rtkekkel. (Ez utbbi lltst knnyen ellen rizhetjk, ha megnzzk a 40-es ltszmhoz tartoz szmot). Az gy kapott tblzatrl mg kt megjegyzst kell tennnk. Mindenekel tt tudnunk kell, hogy az eredetileg bert kpletnek (B22 cella) az adattbla megtekintsekor leginkbb zavar szerepe van. Ez ugyanis az eredeti paramterrtkhez tartoz vgeredmnyt tartalmazza, gy ltalban kilg a sorbl. Clszer ezrt legalbb sznezssel elklnteni attl. Az adattblt a program egy olyan fggvnnyel tlti fel, amelynek eredmnye tmb (erre utal a szerkeszt lcen a kpletet krllel kapcsos zrjel). A fggvny tnye azt jelenti, hogy megvalsul az automatikus kirtkels, teht a paramterrtkek vltoztatsval az eredmny aktualizldik. A tmbrtk fggvnyek kapcsn pedig azt kell tudnunk, hogy azok celli csak egytt kezelhet k. gy pldul a trls nem hajthat vgre cellnknt, ahhoz a teljes fggvny-blokkot ki kell jellnnk. A kapott tblzatrl leolvashat, hogy a befektets kb. 35%-os kihasznltsg esetn kezd megtrlni. Hogyan vltozik a hiteltrlesztsi folyamat futamidejnek fggvnyben a trleszts sszege s a havi eredmny? A vltoz paramter most a hitel lefutsnak ideje, a kihasznltsgot teht ebben az esetben 40%-knt rgztettk. Az rzkenysgvizsglat eredmnyeknt kt rtket is szeretnnk ltni, a trleszts sszegt s a havi profitot. Ennek semmi akadlya, csak az adattblt kell egy oszloppal (sorral) b vtennk. A trleszts peridushosszt 5 v s 15 v kztt variljuk, az ennek megfelel havi rtkeket visszk fel az id oszlopba. A kt kplet a trleszts sszegnek illetve a profitnak a kplett tartalmaz (B6 s B15) cellra utal. A parancs kiadsakor megjelen panelen az oszlopokhoz tartoz bemeneti cellt adjuk meg, mgpedig az eredeti modellbeli trlesztsi id B4 celljaknt.

254

INFORMATIKA

Az adattblbl azt llapthatjuk meg, hogy 40%-os kihasznltsgnl akr mr 7 ves futamid mellett is nyeresget termel a befektets. Hogyan vltoznak a havi bevtel, kiads s profit rtkei klnbz vendgszmok esetben? A feladat az el z ekhez hasonl, azzal az apr eltrssel, hogy mivel az eredeti szmtsokban a hrom kplet egyms alatt szerepelt, megfontoland, hogy az adattblt is eszerint ptsk fel. gy viszont a paramtereket most nem oszlopszer en, hanem sorban egyms mell kell felvinnnk (a kpleteket viszont a bevtelhez tartoz =B13 formula egyszer msolsval kapjuk). Ennl a megvalstsnl termszetesen a sorhoz tartoz bemenetet kell megadnunk, mgpedig a B8 cellaknt.

Hogyan alakul a profit a vendgek szmnak fggvnyben, a trlesztsi id t minl rvidebbnek vlasztva? Az el z ekhez kpest ez a problma alapvet jdonsgot jelent, hiszen itt nem egy, hanem kt paramter varilsval vgezzk az elemzst. Az ilyen ktvltozs rzkenysgvizsglat esetben az adattblt gy kell felptennk, hogy az egyik paramter vizsgland rtkeit oszlopszer en visszk fel, a msik paramter a felette lv sorba kerl, mgpedig hozz kpest egy oszloppal eltoltan kezdve, s a bal fels sarokba rjuk be az eredmnyt meghatroz kpletet. A konkrt feladat megoldsnl a vendgek szmt oszlopszer en soroljuk fel, pldul tz f s egysgben, a futamid lehetsges rtkeit (5 vt l 10 vig) pedig a fels sor tartalmazza. Az eredmnyt a profit jelenti, gy a bal fels sarokban az azt tartalmaz (B15) cellra hivatkozunk.

255


Kijelljk a teljes adattblt, majd kiadjuk az Adatok / Adattbla parancsot. Mivel mind az els oszlopba, mind az els sorba vittnk fel paramterrtkeket, most mindkt rovatot ki kell tltennk. A Sorrtkek bemeneti cellja a trlesztsi id t tartalmaz B4 cella, az Oszloprtkek bemeneti cellja pedig a vendgek szmt meghatroz B8 cella. Az eredmnyknt kapott tblzat alapjn megvlaszthatjuk, hogy egy becslt vendgszm mellett milyen trlesztsi id esetn rnk el elfogadhat mrtk profitot.

A ktvltozs rzkenysgvizsglat kapcsn kiemeljk, hogy itt (az egyvltozs esettel szemben) egy adattbla csupn egyetlen eredmnyt tartalmazhat (de termszetesen akrhny adattblt felpthetnk). A paramterek varilsra az adattbla kett nl tbb vltoz esetn nem nyjt lehet sget. Ilyen problmk kezelsre a mr tanult esetvizsgl biztost megoldst (sajnos az adattblnl sokkalta knyelmetlenebb mdon). Vizsgljuk meg a kltsg alakulst a fix- s a vltoz kltsg fggvnyben! A vendgek szmt illet en most a B8 cellban rgztett 40 rtkkel dolgozunk. A fix kltsget az adattbla els oszlopba visszk fel (110 000 Ft s 200 000 Ft kztt), a vltoz kltsget az els sor tartalmazza (2000-2500 Ft/f ). A bal fels sarokban a kltsget tartalmaz cellra (B14) utalunk. A tblzat felptsnek megfelel en a Sorrtkek bemeneti cellja a B11, mg az Oszloprtkek bemeneti cellja a B10 cella.

256

INFORMATIKA

Hogyan fgg a profit a futamid t l, ha a hitelfelvtelkor nrszt is vllalunk? Mivel az nrsz paramter nem volt rsze az eredeti modellnek, az adattblban csak a hitel sszegvel dolgozhatunk. Beiktatunk ezrt egy kln sort, ami az nrsz szzalkt tartalmazza, s abbl szmtjuk ki a hitel mrtkt.

Az adattbla els sora teht a hitelt tartalmaz (78.) sor. Ennek els celljba visszk fel az eredmnyt meghatroz (profitra hivatkoz) kpletet, ami alatt a msodik paramter (a trlesztsi id ) rtkei szerepelnek. Az adattbla kijellsekor vigyzzunk arra, hogy az ner

Documents

Halado Excel