Handleiding Flexmail

Handleiding Flexmail

2

Inhoud 1 Home ............................................................................................................................................... 9

1.1 Home >> Welkom .................................................................................................................... 9

1.2 Home >> Profiel ..................................................................................................................... 10

1.3 Home >> Gebruikers .............................................................................................................. 11

1.3.1 Gebruikers toevoegen ................................................................................................... 11

1.3.2 Gebruikers wijzigen ....................................................................................................... 12

1.3.3 Gebruikers verwijderen ................................................................................................. 12

1.3.4 Rollen ............................................................................................................................. 13

1.3.4.1 Rollen toevoegen ........................................................................................................... 13

1.3.4.2 Rollen wijzigen ............................................................................................................... 14

1.3.4.3 Rollen verwijderen ........................................................................................................ 14

1.3.4.4 Rechten beheren ........................................................................................................... 14

1.4 Home >> Instellingen ............................................................................................................. 15

1.4.1 Wizard templates .......................................................................................................... 15

1.4.1.1 Wizard templates - banner ............................................................................................ 16

1.4.1.2 Wizard templates - kleurenpallet .................................................................................. 16

1.4.2 PDF rapportering ........................................................................................................... 17

1.4.2.1 PDF rapportering - banner ............................................................................................. 17

1.4.2.2 PDF rapportering – automatische verzending ............................................................... 18

1.4.3 Blacklist .......................................................................................................................... 18

1.4.4 Bounces ......................................................................................................................... 18

1.4.5 Link tracking................................................................................................................... 19

1.4.6 Header en footer ........................................................................................................... 19

1.4.7 Profiel aanpassen .......................................................................................................... 20

1.4.8 Testprofiel...................................................................................................................... 20

1.4.9 Opmaak formulieren ..................................................................................................... 21

1.4.10 Barcodes ........................................................................................................................ 21

1.5 Home >> Bestellen ................................................................................................................ 22

1.6 Home >> Facturen ................................................................................................................. 23

1.7 Home >> Contact ................................................................................................................... 23

1.8 Home >> Legal ....................................................................................................................... 24

3

2 E-mailadressen .............................................................................................................................. 25

2.1 E-mailadressen >> Categorieën ............................................................................................. 25

2.1.1 Categorie toevoegen ..................................................................................................... 25

2.1.2 Categorie wijzigen ........................................................................................................ 26

2.1.3 Categorie verwijderen .................................................................................................. 26

2.2 E-mailadressen >> Mailinglijsten ........................................................................................... 27

2.2.1 Mailinglijst toevoegen ................................................................................................... 27

2.2.2 Mailinglijst wijzigen ....................................................................................................... 28

2.2.3 Mailinglijst verwijderen ................................................................................................. 28

2.2.4 Inschrijfmodule .............................................................................................................. 29

2.2.4.1 Opt-in bericht ................................................................................................................ 30

2.2.5 Verjaardagsmodule ....................................................................................................... 31

2.3 E-mailadressen >> E-mailadressen ........................................................................................ 32

2.3.1 Overzicht e-mailadressen per mailinglijst ..................................................................... 32

2.3.2 E-mailadres toevoegen .................................................................................................. 32

2.3.3 E-mailadres wijzigen ...................................................................................................... 33

2.3.4 E-mailadres verwijderen ................................................................................................ 33

2.3.5 Alle e-mailadressen uit een mailinglijst verwijderen .................................................... 34

2.3.6 E-mailadressen importeren ........................................................................................... 34

2.3.6.1 Flexmail input ................................................................................................................ 34

2.3.6.2 CSV ................................................................................................................................. 36

2.3.6.3 XML ................................................................................................................................ 37

2.3.6.4 API .................................................................................................................................. 37

2.3.7 E-mailadressen zoeken .................................................................................................. 38

2.3.8 E-mailadressen segmenteren ........................................................................................ 38

2.3.9 Double opt-in ................................................................................................................. 39

2.3.10 Blacklist van een mailinglijst .......................................................................................... 40

2.3.10.1 E-mailadres aan blacklist toevoegen ......................................................................... 40

2.3.10.2 E-mailadres in blacklist importeren ........................................................................... 40

2.4 E-mailadressen >> Groepen .................................................................................................. 41

2.4.1 Groep toevoegen ........................................................................................................... 41

2.4.2 Groep wijzigen ............................................................................................................... 41

4

2.4.3 Groep verwijderen......................................................................................................... 42

2.4.4 Groep bekijken .............................................................................................................. 42

2.4.5 Groep exporteren .......................................................................................................... 42

3 E-mailberichten ............................................................................................................................. 43

3.1 E-mailberichten >> Beheer berichten ................................................................................... 43

3.1.1 Voorbeeld ...................................................................................................................... 43

3.1.2 HTML bericht wijzigen ................................................................................................... 43

3.1.2.1 Link tracking................................................................................................................... 44

3.1.2.2 Rollback ......................................................................................................................... 44

3.1.3 Tekstbericht wijzigen ..................................................................................................... 45

3.1.4 Berichtcontrole .............................................................................................................. 45

3.1.4.1 Berichtcontrole toevoegen ............................................................................................ 46

3.1.4.2 Berichtcontrole bekijken ............................................................................................... 46

3.1.5 Berichtcontrole verwijderen ......................................................................................... 47

3.1.6 Bericht verwijderen ....................................................................................................... 47

3.1.7 Bericht dupliceren ......................................................................................................... 47

3.1.8 Bericht archiveren ......................................................................................................... 48

3.1.9 Weblink .......................................................................................................................... 48

3.1.10 Contact Related Content ............................................................................................... 48

3.1.10.1 MemberOf ................................................................................................................. 49

3.1.10.2 Inhoud van een veld .................................................................................................. 50

3.1.10.3 Uppercase .................................................................................................................. 50

3.1.10.4 Contains ..................................................................................................................... 50

3.1.10.5 Length ........................................................................................................................ 51

3.1.10.6 Pad ............................................................................................................................. 51

3.1.10.7 Reverse ...................................................................................................................... 51

3.1.11 Dynamic Content ........................................................................................................... 51

3.2 E-mailberichten >> Ontwerp bericht met Wizard ................................................................. 52

3.2.1 Afbeelding hoofding ...................................................................................................... 53

3.2.2 Datum ............................................................................................................................ 54

3.2.3 Naam ............................................................................................................................. 54

3.2.4 Links ............................................................................................................................... 54

5

3.2.5 Minibanners................................................................................................................... 55

3.2.6 Aanspreking ................................................................................................................... 55

3.2.7 Introtekst ....................................................................................................................... 56

3.2.8 Artikels ........................................................................................................................... 56

3.2.9 Afsluittekst ..................................................................................................................... 57

3.2.10 Banner ........................................................................................................................... 57

3.2.11 Contactgegevens ........................................................................................................... 57

3.3 E-mailberichten >> Ontwerp bericht met editor ................................................................... 59

3.3.1 Voorbeeldtemplates ...................................................................................................... 60

3.3.2 Eigen template maken ................................................................................................... 60

3.3.3 Editor in detail ............................................................................................................... 61

3.3.4 Term zoeken in editor ................................................................................................... 63

3.3.5 Term zoeken vervangen in editor.................................................................................. 63

3.3.6 Link invoegen/bewerken in editor ................................................................................ 64

3.3.7 Bestandsbeheer ............................................................................................................. 65

3.3.8 Anker invoegen/bewerken ............................................................................................ 66

3.3.9 Afbeelding invoegen/bewerken .................................................................................... 66

3.3.9.1 Algemeen ....................................................................................................................... 66

3.3.9.2 Weergave ...................................................................................................................... 67

3.3.9.3 Afbeeldingsbeheer ........................................................................................................ 68

3.3.10 Tabel-eigenschappen..................................................................................................... 69

3.3.10.1 Rij-eigenschappen ..................................................................................................... 69

3.3.10.2 Cel-eigenschappen .................................................................................................... 70

3.3.11 Documenteigenschappen .............................................................................................. 70

3.3.12 Bericht personaliseren................................................................................................... 71

3.4 E-mailberichten >> Infopagina's ............................................................................................ 72

3.4.1 Infopagina toevoegen .................................................................................................... 72

3.4.2 Voorbeeld infopagina .................................................................................................... 72

3.4.3 Infopagina wijzigen ........................................................................................................ 73

3.4.4 Infopagina verwijderen ................................................................................................. 73

3.4.5 Infopagina dupliceren .................................................................................................... 74

3.4.6 Weblink .......................................................................................................................... 74

6

3.5 E-mailberichten >> Formulieren ............................................................................................ 75

3.5.1 Formulier toevoegen ..................................................................................................... 75

3.5.2 Voorbeeld formulier ...................................................................................................... 75

3.5.3 Formulier wijzigen ......................................................................................................... 76

3.5.4 Formulier verwijderen ................................................................................................... 76

3.5.5 Formulier instellingen .................................................................................................... 77

3.5.6 Formulier dupliceren ..................................................................................................... 77

3.5.7 Weblink .......................................................................................................................... 77

4 E-mailcampagnes........................................................................................................................... 78

4.1 E-mailcampagne >> Beheer campagnes................................................................................ 78

4.1.1 Campagne toevoegen .................................................................................................... 78

4.1.2 Campagne wijzigen ........................................................................................................ 80

4.1.3 Campagne verwijderen ................................................................................................. 80

4.1.4 Campagne bekijken ....................................................................................................... 81

4.1.5 Campagne versturen ..................................................................................................... 81

4.2 E-mailcampagne >> Autoresponders .................................................................................... 82

4.2.1 Autoresponder toevoegen ............................................................................................ 83

4.2.1.1 Type autoresponder ...................................................................................................... 84

4.2.2 Autoresponder bewerken ............................................................................................. 85

4.2.3 Autoresponder verwijderen .......................................................................................... 85

4.2.4 Autoresponder status .................................................................................................... 86

5 Rapporten ...................................................................................................................................... 87

5.1 Rapporten >> Campagnes ..................................................................................................... 87

5.1.1 Campagnes vergelijken .................................................................................................. 87

5.1.2 Campagne rapport ......................................................................................................... 88

5.1.2.1 Overzicht........................................................................................................................ 88

5.1.2.2 Link overzicht ................................................................................................................. 89

5.1.2.3 Link map ........................................................................................................................ 89

5.1.2.4 Afleveringen .................................................................................................................. 90

5.1.2.5 Ratio’s ............................................................................................................................ 92

5.1.2.6 Basisinfo......................................................................................................................... 93

5.1.2.7 E-mailforwards .............................................................................................................. 94

7

5.1.2.8 Domeinen ...................................................................................................................... 94

5.1.2.9 PDF rapport ................................................................................................................... 94

5.2 Rapporten >> Autoresponders .............................................................................................. 95

5.3 Rapporten >> Mailinglijsten .................................................................................................. 96

5.3.1 Overzicht........................................................................................................................ 96

5.3.2 Bounces ......................................................................................................................... 96

5.3.3 Opt-in ............................................................................................................................. 97

5.3.4 Verjaardagen ................................................................................................................. 97

5.4 Rapporten>> E-mailadressen ................................................................................................ 98

5.5 Rapporten >> Formulieren .................................................................................................... 99

5.5.1 Voorbeeld rapport formulier ......................................................................................... 99

5.5.2 Resultaten formulier ..................................................................................................... 99

6 Opties .......................................................................................................................................... 100

6.1 Enquêtes .............................................................................................................................. 100

6.1.1 Home >> Instellingen ................................................................................................... 100

6.1.1.1 Opmaak enquêtes ....................................................................................................... 100

6.1.2 E-mailberichten >> Enquêtes ...................................................................................... 101

6.1.2.1 Soorten vragen ............................................................................................................ 101

6.1.2.2 Toevoegen ................................................................................................................... 104

6.1.2.3 Voorbeeld .................................................................................................................... 104

6.1.2.4 Wijzigen ....................................................................................................................... 104

6.1.2.5 Verwijderen ................................................................................................................. 105

6.1.2.6 Afsluitpagina ................................................................................................................ 105

6.1.2.7 Scenario ....................................................................................................................... 106

6.1.2.8 Instellingen .................................................................................................................. 107

6.1.2.9 Dupliceren ................................................................................................................... 107

6.1.2.10 Weblink .................................................................................................................... 108

6.1.3 Rapporten >> Enquêtes .............................................................................................. 108

6.1.3.1 Voorbeeld .................................................................................................................... 108

6.1.3.2 Procentueel rapport .................................................................................................... 108

6.1.3.3 Rapport van de antwoordfiches .................................................................................. 109

6.1.3.4 Rapport per vraag ........................................................................................................ 110

8

9

1 Home Klik op “Home” in de zwarte balk.

1.1 Home >> Welkom

Klik op de groene balk op “Welkom”.

Vervolgens opent zich het

Dashboard

U bevindt zich op de homepagina van het e-mailmarketing platform Flexmail. Boven het scherm ziet u hoeveel e-mailen controlecredits u nog heeft. Deze credits hebben verschillende functies. Een e-mailcredit geeft u de mogelijkheid om een e-mailcampagne te versturen. Met 1 credit kan u 1 e-mailbericht versturen. Een controlecredit zorgt ervoor dat u het e-mailbericht kan laten testen op 14 verschillende e-mail clients en 11 verschillende spam filters. Hoe u dit proces start, wordt verder in deze handleiding besproken. In het midden van het scherm, wordt er een overzicht getoond van de laatste 3 e-mailcampagnes die u hebt verstuurd met de bijhorende kerncijfers. Rechts op het scherm, ziet u de gemiddelde kerncijfers van al uw verzonden campagnes. De grafiek toont van buiten naar binnen procentueel: verzonden, afgeleverd, geopend en geklikt.

10

1.2 Home >> Profiel

Klik op “Profiel” op de groene menubalk.

In dit venster kunt u uw profielgegevens beheren.

Deze gegevens zullen worden voorgesteld als afzendergegevens van uw e-mailcampagnes. Uiteraard kunt u voor elke campagne deze gegevens manueel aanpassen.

Tevens kunt u hier uw paswoord en login wijzigen. Klik op het icoontje om het paswoord in

leesbare tekens weer te geven.

Via de optie “Taal” kan u kiezen in welke taal u het platform wenst te gebruiken. Flexmail is beschikbaar in de talen Nederlands, Frans en Engels.

11

1.3 Home >> Gebruikers

De administrator heeft de mogelijkheid om bijkomende gebruikers aan te maken. Deze gebruikers krijgen een eigen login en paswoord. Door middel van rollen bepaalt men welke functionaliteiten de verschillende gebruikers hebben (zie 1.3.4). Klik op “Gebruikers” op de groene menubalk

Vervolgens krijgt u het overzicht van alle gebruikers te zien.

1.3.1 Gebruikers toevoegen

Klik op de knop “Toevoegen” om het venster te openen.

Hier geeft u de gewenste gegevens in van de nieuwe gebruiker en klikt op de knop “Opslaan”. De gebruiker wordt aangemaakt en verschijnt in het overzicht. Vervolgens krijgt u een succesmelding.

Deze melding verdwijnt wanneer u er op klikt.

12

1.3.2 Gebruikers wijzigen

Klik op het icoontje “Wijzigen” rechts van de gebruiker om het venster te openen.

Wanneer u de gegevens gewijzigd hebt, klikt u op de knop “Opslaan”. Wanneer u op de knop “Annuleren” klikt, worden de wijzigingen ongedaan gemaakt en verdwijnt het menu.

1.3.3 Gebruikers verwijderen

Om een gebruiker te verwijderen, klikt u rechts op het icoontje “Verwijderen” . U kunt meerdere gebruikers verwijderen door deze te selecteren via de aanvink-vakjes links. Selecteer vervolgens de optie “Verwijderen” onderaan het venster.

Klik op de knop “Verwijderen” om de geselecteerde gebruiker(s) definitief te verwijderen.

Indien u de gebruiker bij nader inzien toch niet wilt verwijderen, klikt u op de knop “Annuleren”.

13

1.3.4 Rollen

Een rol kan u zien als een profiel, een pakket van rechten. Deze rechten bepalen tot welke

functionaliteiten de gebruiker toegang heeft.

Rollen zijn handig wanneer er meerdere gebruikers zijn die dezelfde rechten nodig hebben.

Er kan een rol aangemaakt worden met de overeenkomstige rechten en deze wordt gelinkt

aan de verschillende gebruikers. Alle gebruikers hebben nu de rechten die in de rol

gedefinieerd zijn.

Wanneer u klikt op de knop “Rollen” wordt het overzicht van alle rollen getoond.

1.3.4.1 Rollen toevoegen


Geef in het menu “Rol toevoegen” de gewenste naam in van de nieuwe rol en klik op de knop “Opslaan”. De rol wordt vervolgens aangemaakt en verschijnt in het overzicht. U krijgt een succesmelding.

Deze melding verdwijnt wanneer u er op klikt. Wanneer u op de knop “Annuleren” klikt, wordt de rol niet aangemaakt en verdwijnt het menu “Rol toevoegen”.

14

1.3.4.2 Rollen wijzigen

Om een rol te wijzigen, klikt u op het icoontje “Rol wijzigen” rechts.

Wanneer u de naam gewijzigd hebt, klikt u op de knop “Opslaan”.

1.3.4.3 Rollen verwijderen

Klik op het icoontje “Rol verwijderen” rechts om het venster “Verwijderen” te openen.

Klik op de knop “Verwijderen” om de geselecteerde rol definitief te verwijderen. De rol verdwijnt uit de lijst en er wordt een succesmelding getoond.

1.3.4.4 Rechten beheren

Klik op het icoontje “Rechten beheren” rechts van de rol om de rechten aan te passen.

In dit menu vinkt u de gewenste functionaliteiten aan en klikt u op de knop “Opslaan”. De wijzigingen worden opgeslagen.

15

1.4 Home >> Instellingen

Klik op “Instellingen” op de groene menubalk.

Op dit scherm krijgt u de mogelijkheid om een aantal functionaliteiten in Flexmail aan te passen. De functionaliteiten worden rechts op het scherm in een menu getoond.

1.4.1 Wizard templates

Kies in het menu rechts voor “Wizard templates”. In dit venster kan u de wizard templates aanpassen aan uw eigen huisstijl.

16

1.4.1.1 Wizard templates - banner

Bovenaan het venster, krijgt u de mogelijkheid om een banner op te laden. De banner die u hier oplaadt, zal voor elk nieuw bericht dat u aanmaakt met één van de wizard templates worden gebruikt.

Voor een optimaal resultaat dient de banner een breedte te hebben van 600 pixels. De aanbevolen hoogte ligt tussen de 80 en de 100 pixels.

Wanneer u een banner heeft gekozen, klikt u op de knop “Opslaan”. Vervolgens wordt de banner opgeslagen en getoond in het scherm.

1.4.1.2 Wizard templates - kleurenpallet

Onderaan het venster krijgt u de mogelijkheid om een kleurenpallet te kiezen.

Hiermee past u de basiskleuren van de templates aan. Ofwel kiest u één van de voorgeprogrammeerde kleurenpalletten (bovenaan) of u kunt zelf de gewenste kleurcodes inbrengen. (onderaan)

17

1.4.2 PDF rapportering

U kunt in de rapporten een realtime PDF rapport genereren met de belangrijkste campagneresultaten. Kies in het venster voor “PDF rapportering”.

1.4.2.1 PDF rapportering - banner

Bovenaan het venster krijgt u de mogelijkheid om een banner op te laden.

Hier kunt u een banner opladen die bovenaan het rapport wordt geplaatst.

Indien u hier geen banner oplaadt, zal een banner van Flexmail worden getoond.

Nadat u een banner hebt gekozen, klikt u op de knop “Opslaan”. Vervolgens worden de wijzigingen aan de banner opgeslagen en wordt de banner getoond in het scherm.

Via de knop “Verwijderen” kan u de al opgeslagen banner, verwijderen. Vervolgens worden de standaardinstellingen van de banner terug actief. (Banner van Flexmail wordt getoond)

18

1.4.2.2 PDF rapportering – automatische verzending

Onderaan het scherm krijgt u de mogelijkheid om de instellingen voor de automatische verzending van de rapporten te wijzigen.

Flexmail verstuurt 24 uur na het verzenden van een campagne automatisch een campagne rapport in PDF formaat.

Hier kunt u aangeven naar welke e-mailadressen het campagne rapport dient te worden gestuurd.

Nadat u de instellingen hebt gewijzigd, klikt u op de knop “Opslaan”.

1.4.3 Blacklist

Klik rechts in het venster op “Blacklist” om instellingen van de centrale blacklist te bekijken.

Wanneer u deze optie

aanvinkt zullen alle

uitschrijvingen automatisch

op de centrale blacklist

worden geplaatst.

Een e-mailadres dat op de centrale blacklist wordt geplaatst wordt verwijderd uit alle mailinglijsten.

Zo lang het e-mailadres op de blacklist staat kan het ook niet opnieuw worden aangemaakt of worden geïmporteerd in een mailinglijst.

1.4.4 Bounces

Wanneer een e-mailbericht niet kan worden afgeleverd keert dit terug onder de vorm van een bounce e-mail. De reden hiervoor wordt aangegeven d.m.v. een foutcode. Deze foutcodes zijn opgedeeld in hard bounces voor fouten die definitief zijn en soft bounces voor fouten die waarschijnlijk van tijdelijke aard zijn.

Hier kunt u aangeven hoe vaak een e-mailadres mag bouncen vooraleer het moet uitbouncen. Wanneer een e-mailadres de status "Uitgebounced" bekomt, zal Flexmail geen berichten meer sturen naar dat betreffende e-mailadres. Het uitbouncen zal ervoor zorgen dat uw mailinglijsten steeds up to date blijven.

Klik rechts in het venster op “Bounces” om het scherm te openen. Nadat u de instellingen hebt gewijzigd, dient u op de knop “Opslaan” te klikken. Vervolgens worden de gewijzigde instellingen opgeslagen.

19

1.4.5 Link tracking

Door middel van de “Link tracking” registreert Flexmail het klikgedrag van de gebruiker.

Wanneer u deze optie aanvinkt, zullen alle hyperlinks in uw e-mailberichten automatisch worden opgenomen in de link tracking.

Dit is enkel van toepassing op berichten aangemaakt met de html-editor.

1.4.6 Header en footer

Flexmail kan automatisch een header en een footer toevoegen aan elk e-mailbericht dat wordt verstuurd. De header bevat de link naar de browser-weergave van het e-mailbericht. De footer bevat de uitschijf-link en de update-link.

Kies rechts in het venster voor “Header en footer”.

In dit venster kan u aangeven of deze onderdelen moeten worden getoond en waar deze moeten worden getoond ten opzichte van het scherm.

Nadat u de instellingen heeft gewijzigd, klikt u op de knop “Opslaan”. Vervolgens worden de wijzigingen opgeslagen.

Wanneer u ervoor kiest om geen header en footer aan uw bericht te laten toevoegen, kan u gebruik maken van onderstaande variabelen om zelf deze 3 parameters in uw e-mailbericht te verwerken.

Variabelen van Flexmail beginnen en eindigen steeds met “#”. Deze variabelen moeten gebruikt worden in plaats van de URL. Browser-weergave: #show_in_browser# Uitschrijf-link: #unsubscribe# Update-link: #update# Opt-in link: #opt-in# Forward-link: #forward# Let op: de uitschrijf-link is verplicht in elk e-mailbericht. Zonder uitschrijf-link zal Flexmail het

bericht niet versturen.

20

1.4.7 Profiel aanpassen

Kies rechts in het venster voor “Profiel aanpassen”.

Wanneer u gebruik maakt van de update link in uw e-mailbericht kunnen uw contacten zelf hun gegevens in uw database aanpassen. Hier bepaalt u tot welke velden zij toegang krijgen om te wijzigen. Enkel de geselecteerde velden zullen worden getoond.

Nadat u de instellingen gewijzigd heeft, klikt u op de knop “Opslaan”.

1.4.8 Testprofiel

Kies voor “Testprofiel” om de gegevens van het testprofiel aan te passen.

U kunt tijdens het

aanmaakproces van uw e-

mailbericht op elk ogenblik

een voorbeeld van het

bericht doorsturen naar een

e-mailadres.

Wanneer u werkt met

variabelen in uw e-

mailbericht zullen deze

variabelen in het

voorbeeldbericht worden

vervangen door de waarden

uit dit testprofiel.

21

1.4.9 Opmaak formulieren

Kies rechts in het venster voor “Opmaak formulieren” om de standaardinstellingen van de formulieren te wijzigen.

U hebt echter de mogelijkheid om voor elk formulier tijdens het aanmaakproces een eigen opmaak samen te stellen.

Wanneer u de optie “Hou mij op de hoogte” aanvinkt, stuurt Flexmail een mailtje naar het e-mailadres eronder telkens wanneer iemand een formulier invult.

Indien u meerdere e-mailadressen wenst in te brengen, dienen deze door een puntkomma gescheiden te zijn.

1.4.10 Barcodes

Kies rechts in het venster voor “Barcodes”. Hier hebt u de mogelijkheid om barcodes te gebruiken in uw e-mailbericht.

Selecteer het type barcode dat Flexmail dient te gebruiken voor de conversie van de letter- en cijfercode naar de barcode.

22

1.5 Home >> Bestellen

Klik op “Bestellen” op de groene menubalk.

Via dit venster kunt u e-mailcredits en controlecredits online bestellen.

Kies het gewenste pakket, controleer uw gegevens en kies daarna de gewenste betaalwijze. Bij online betalingen worden e-mailcredits onmiddellijk aan uw account toegevoegd. Wanneer u ervoor opteert om per overschrijving te betalen, worden de credits toegevoegd zodra wij uw betaling hebben ontvangen.

Voor dringende bestellingen kan u steeds de helpdesk contacteren op het nummer 02/669 20 25 of via [email protected].

Hieronder vindt u onze bankgegevens: EUR USD

IBAN BE21 7350 2831 5803 BE30 7350 2831 6611 BIC KREDBEBB KREDBEBB

23

1.6 Home >> Facturen

Kies voor “Facturen” in de groene menubalk.

In dit venster krijgt u een overzicht van al uw bestellingen. Hier kunt u de facturen van deze bestellingen opvragen en vervolgens afdrukken.

1.7 Home >> Contact

Klik op “Contact” op de groene menubalk.

Indien u vragen heeft, kunt u deze invullen in dit formulier. Klik vervolgens op de knop “Verzenden”. Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

24

1.8 Home >> Legal

Klik op “Legal” in de groene menubalk.

Hier komt tekst van Etienne

25

2 E-mailadressen Het beheer van e-mailadressen is één van de 4 basispijlers binnen Flexmail.

Klik in de zwarte balk op “E-mailadressen”.

2.1 E-mailadressen >> Categorieën

De eerste stap in het beheer van uw e-mailadressen is het aanmaken van één of meerdere categorieën.

Binnen deze categorieën kan u straks mailinglijsten aanmaken. In deze mailinglijsten kunt u vervolgens e-mailadressen aanmaken of importeren. Met behulp van categorieën kunt u de mailinglijsten structureren. Kies in de groene balk voor “Categorieën”.

Vervolgens krijgt u het overzicht te zien van alle categorieën die reeds aangemaakt zijn.

2.1.1 Categorie toevoegen

U kunt een categorie toevoegen door op de knop “Toevoegen” te klikken. Vervolgens zal het venster “Categorieën toevoegen” boven het overzicht van alle categorieën worden getoond.

26

In dit venster geeft u de gewenste naam van de nieuwe categorie in en klikt vervolgens op de knop “Opslaan”. De categorie wordt aangemaakt en verschijnt in het overzicht.

2.1.2 Categorie wijzigen

Klik op het icoontje “Wijzigen” om het venster te openen. Hier kunt u de naam van de categorie aanpassen.

2.1.3 Categorie verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” .

Om de categorie te verwijderen, klikt u op de knop “Verwijderen”. De betreffende categorie wordt verwijderd en verdwijnt uit het overzicht.

Opgelet: Wanneer u een categorie verwijdert, zullen ook alle mailinglijsten van deze categorie en de bijhorende e-mailadressen worden verwijderd.

27

2.2 E-mailadressen >> Mailinglijsten

Nadat u een categorie heeft aangemaakt, kunt u mailinglijsten aanmaken. In deze mailinglijsten kunnen e-mailadressen worden aangemaakt of lijsten van e-mailadressen worden geïmporteerd. Kies in de groene balk voor “Mailinglijsten”.

U krijgt het overzicht van alle mailinglijsten te zien.

2.2.1 Mailinglijst toevoegen

Het is belangrijk om bij de aanmaak van uw mailinglijsten rekening te houden met de verschillende doelgroepen waarnaar u later wenst te mailen. Zo kunt u bijvoorbeeld mailinglijsten opsplitsen per taal of per regio.

Wanneer u links in het scherm op de knop “Toevoegen” klikt, verschijnt het venster “Mailinglijst toevoegen”.

Vul hier de gewenste naam in van de nieuwe mailinglijst, selecteer de bijhorende categorie en de taal. De optie “Uitschrijvingen automatisch op de blacklist plaatsen van deze mailinglijst” kunt u achteraf nog wijzigen.

Wanneer u alle velden hebt ingevuld, klikt u op de knop “Opslaan”. De mailinglijst wordt aangemaakt en u krijgt een succesmelding.

28

2.2.2 Mailinglijst wijzigen

Klik op het icoontje “Mailinglijst wijzigen” langs de naam van een mailinglijst. Of klik op de naam van een mailinglijst.

Wanneer u de gegevens van de mailinglijst hebt veranderd, klikt u op de knop “Opslaan”. Vervolgens worden de wijzigingen opgeslagen en krijgt u een succesmelding.

Deze melding sluit u door erop te klikken.

2.2.3 Mailinglijst verwijderen

Wanneer u klikt op het icoontje “Mailinglijst verwijderen” langs een mailinglijst, verschijnt het venster “Mailinglijst verwijderen”.

Opgelet: Wanneer u een mailinglijst verwijdert, zullen ook alle e-mailadressen in deze mailinglijst worden verwijderd. Indien een e-mailadres in meerdere mailinglijsten staat, blijft het bestaan in de andere mailinglijsten.

29

2.2.4 Inschrijfmodule

Met deze module kunt u een uitschrijfformulier samenstellen. Dit formulier kunt u op uw website plaatsen zodat bezoekers zich kunnen inschrijven voor uw nieuwsbrief te ontvangen.

De gegevens worden bij deze inschrijving automatisch aan de gekoppelde mailinglijst in Flexmail toegevoegd. Ook inschrijfformulieren voor meerdere mailinglijsten zijn mogelijk.

Flexmail genereert de html code in een standaard opmaak. U kunt vervolgens zelf de opmaak aanpassen aan uw eigen huisstijl of de stijl van uw website.

Klik op de knop “Inschrijfmodule” om de inschrijfmodule te openen.

Selecteer in het eerste tabblad “1. Mailinglijsten”, de gewenste mailinglijst die u wilt koppelen aan het inschrijfformulier. Wanneer iemand zich via het inschrijfformulier registreert, worden zijn gegevens automatisch in de gekoppelde mailinglijst opgeslagen.

Klik vervolgens op de knop “Volgende”. Het tweede tabblad van de inschrijfmodule, “2. Instellingen” opent zich.

Selecteer in dit tabblad de invoervelden die het inschrijfformulier moet bevatten. Via de kolom “Verplicht”, kunt u aanduiden welke velden de gebruiker verplicht moet invullen.

Kies vervolgens het e-mailbericht dat u wilt gebruiken als opt-in bericht (zie 2.2.4.1).

30

Vul de overige velden in en klik op de knop “Volgende”.

Het derde tabblad “3. HTML-code” wordt getoond. In dit tabblad ziet u de HTML-code van het inschrijfformulier. Deze code kunt u gebruiken om het inschrijfformulier op uw eigen website te publiceren.

Door middel van de knop “Voorbeeld”, kunt u een voorbeeld van het inschrijfformulier bekijken. Om naar een vorig tabblad van de inschrijfmodule te gaan, kunt u steeds klikken op de knop “Vorige”.

Indien u het formulier niet wenst te gebruiken, klikt u op de knop “Annuleren”. De inschrijfmodule zal zich vervolgens sluiten.

2.2.4.1 Opt-in bericht

Een opt-in bericht is een bericht waarin u opnieuw de toestemming vraagt om uw mails naar dat e-mailadres te mogen versturen. Wanneer u een opt-in bericht verstuurd, worden alle e-mailadressen op non-actief gezet. Enkel de adressen die het opt-in bericht bevestigen, worden terug op actief gezet. Alle berichten die de variabele opt-in link bevatten, worden automatisch als opt-in bericht beschouwd.

31

2.2.5 Verjaardagsmodule

Met de verjaardagsmodule zal Flexmail automatisch op de verjaardag van uw contacten een verjaardagskaartje sturen.

U dient hiervoor éénmalig een gepersonaliseerd kaartje aan te maken, de module te activeren en Flexmail doet de rest.

Dagelijks zal Flexmail controleren of er iemand jarig is en hen vervolgens een gepersonaliseerd kaartje toesturen op het door u bepaalde tijdstip.

Klik op het icoontje “Verjaardagsmodule” langs de naam van een mailinglijst om de module te openen.

Om de verjaardagsmodule te activeren voor de mailinglijst, dient u het vakje “Activeren” aan te vinken.

Indien u zelf ook een mailtje wenst te ontvangen telkens wanneer Flexmail een verjaardagskaartje verstuurt, vinkt u het vakje "Herinnering" aan.

Kies vervolgens het gewenste e-mailbericht dat u wilt versturen telkens als de gebruiker verjaart en vul de afzender- en antwoordgegevens in.

Kies ten slotte het gewenste uur dat de verjaardagsmail moet verzonden worden en klik op de knop “Opslaan”. De verjaardagsmodule is nu actief voor de mailinglijst.

32

2.3 E-mailadressen >> E-mailadressen

Klik op de groene balk op “E-mailadressen” om het overzicht van alle contacten op te vragen.

Contacten worden opgeslagen in mailinglijsten.

2.3.1 Overzicht e-mailadressen per mailinglijst

Klik op het icoontje naast de naam van een mailinglijst of klik op de naam van de mailinglijst. Vervolgens krijgt u het overzicht te zien van alle actieve contacten die in de mailinglijst zitten.

U kunt in de dropdown bovenaan ook kiezen voor een overzicht van “Alle e-mailadressen”, “Uitgeschreven e-mailadressen”, “Nieuwe inschrijvingen (nog niet gevalideerd)”, en “Bounced out e-mailadressen”.

2.3.2 E-mailadres toevoegen


Vul hier de gegevens van het nieuwe contact in. Al deze velden zijn optioneel enkel het e-mailadres is een verplichte veld.

Klik vervolgens op de knop “Opslaan” om het e-mailadres toe te voegen aan de mailinglijst. U krijgt een succesmelding. Deze succesmelding kan u sluiten door erop te klikken.

Indien u de toevoeging wilt annuleren, klikt u op de knop “Annuleren”.

33

2.3.3 E-mailadres wijzigen

Klik op het icoontje “E-mailadres wijzigen” naast het contact of klik op het e-mailadres. Het menu “E-mailadres wijzigen” opent zich met de reeds ingevulde gegevens.

In dit menu kan u de gegevens van het e-mailadres wijzigen. Om deze wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop “Opslaan”.

2.3.4 E-mailadres verwijderen

Klik op het icoontje “E-mailadres verwijderen” langs een contact om het venster “Verwijderen” te openen.

Klik op de knop “Verwijderen” om het contact van de mailinglijst te verwijderen. Het contact wordt verwijderd van de mailinglijst en verdwijnt uit het overzicht.

34

2.3.5 Alle e-mailadressen uit een mailinglijst verwijderen

Klik op het icoontje “Alle e-mailadressen verwijderen” naast de naam van een mailinglijst. Het venster “Verwijderen” komt tevoorschijn.

Klik op de knop “Verwijderen” om het e-mailadres van de mailinglijst te verwijderen.

2.3.6 E-mailadressen importeren

Klik op het icoontje “E-mailadressen importeren” langs de naam van de mailinglijst. Vervolgens opent de import interface zich.

2.3.6.1 Flexmail input

Klik op het tabblad “Flexmail” om de Flexmail Import te openen.

Klik onderaan op de link “Klik hier om te starten” om de interface te openen. In deze interface kunt u al uw contacten ingeven.

35

Indien u uw eigen Excel-sheet gelijkaardig ordent als de interface, kunt u de klanten kopiëren van Excel naar de interface. Klik vervolgens op de knop “Opslaan”.

Indien u de lijst eerst wenst te valideren, klikt rechts boven op de knop “Lijst valideren”. Flexmail kijkt vervolgens de adressen na op dubbels en op foutieve e-mailadressen (verkeerde formaat etc.) Deze worden vervolgens uit de lijst verwijderd.

Indien er ongeldige e-mailadressen ingevoerd waren, zal Flexmail u hiervan op de hoogte brengen via de import.

U kunt de lijst van ongeldige e-mailadressen afdrukken door op het printer-icoontje te klikken. Of u kunt de lijst exporteren door op het icoontje “Exporteren” te klikken.

36

2.3.6.2 CSV

Klik op het tweede tabblad “CSV”. Vervolgens opent het venster “CSV” zich.

Maak eerst een gestructureerd tekstbestand aan bv. een CSV-bestand via Excel. Hierin staan alle velden op 1 rij achter elkaar, met tussen elk veld een scheidingsteken (komma, puntkomma,…). De eerste rij van het bestand bevat de kolomnamen. Enkel het e-mailadres is een verplicht veld. Opgelet: Indien het CSV bestand een datumveld bevat dient dit veld volgende structuur te hebben: JJJJ-MM-DD. Stap 1: Selecteer het bestand dat u wenst te importeren. Stap 2: Selecteer het gehanteerde scheidingsteken. Stap 3: Klik op “Opladen”. Tijdens het importeren voert Flexmail een aantal controles uit. Zo wordt er gecontroleerd of het een geldig e-mailadres betreft en of het e-mailadres reeds bestaat, dit om dubbels te vermijden.

37

2.3.6.3 XML

Klik op het derde tabblad “XML”. Het venster “XML” opent zich.

Indien u zelf een interface wilt ontwikkelen, is er een XML-schema beschikbaar. Een andere manier is het kant-en-klaar Microsoft Excel 2003 bestand downloaden. In dit bestand is het schema reeds geïntegreerd.

Wanneer u het Microsoft Excel 2003 bestand opent, plakt u de gegevens in de blauwe kader van de overeenkomstige kolom. Sla vervolgens het bestand op met als type XML data (.xml). Het bestand wordt opgeslagen en kan foutloos worden geïmporteerd via Flexmail. Let op: de volgorde van de kolommen mag niet worden gewijzigd.

Bij het opslaan worden een aantal controles uitgevoerd. Zo wordt nagegaan of de e-mailadressen geldige adressen zijn en is er een controle op de datumstructuur wanneer u gebruik maakt van het veld “Geboortedatum”. Alle datums dienen volgende structuur te hebben: JJJJ-MM-DD.

Wanneer er fouten worden vastgesteld tijdens deze controles zult u een foutbericht te zien krijgen en wordt het bestand niet opgeslagen.

2.3.6.4 API

Klik op het vierde tabblad “API”. Het venster “API” wordt getoond.

38

2.3.7 E-mailadressen zoeken

Klik op het icoontje “E-mailadres zoeken” om een e-mailadres te zoeken.

Geef een zoekterm in en klik op de knop “Zoeken”. Vervolgens krijgt u een overzicht van de gevonden contacten.

2.3.8 E-mailadressen segmenteren

Met behulp van de segmentatie kunt u gemakkelijk een specifieke doelgroep filteren uit een bestaande mailinglijst. Deze gefilterde sublijst kan u vervolgens opslaan als een nieuwe hoofdlijst of een referentielijst.

Een hoofdlijst is een lijst die contacten bevat. U kunt aan deze lijsten e-mailadressen toevoegen, verwijderen en wijzigen.

Een referentielijst bevat referenties of koppelingen naar contacten. U kunt geen contacten manueel wijzigen, verwijderen of toevoegen aan deze lijst.

Een referentielijst maakt u door de optie “Referentielijst” aan te vinken bij het aanmaken van een nieuwe mailinglijst. De referentielijst blijft live verbonden met de gekoppelde hoofdlijst. Wanneer er een contact aan de hoofdlijst wordt toegevoegd die voldoet aan de criteria van de referentielijst, wordt deze automatisch aan de referentielijst toegevoegd. Indien men een bestaand contact wijzigt in de hoofdlijst zullen deze aanpassingen doorgetrokken worden naar de referentielijsten.

Klik op het icoontje “Segmenteer e-mailadressen” langs de naam van een mailinglijst.

39

Geef de naam in van de nieuwe mailinglijst die u wilt maken. Kies vervolgens het gewenste soort lijst en kies de gewenste taal. Indien u een referentielijst aanmaakt, dient u een categorie op te geven.

Onderaan het scherm kunt u de voorwaarden opgeven waarop u wilt gaan segmenteren. Om meerdere voorwaarden aan de segmentatie te koppelen, klikt u op het icoontje .

Door middel de operatoren “AND” en “OR” kunt meerdere voorwaarden creëren. De operator “AND” zorgt ervoor dat de contacten in de gesegmenteerde lijst moeten voldoen aan de voorwaarden die voor en achter de “AND” staan. De operator “OR” zorgt ervoor dat de waarden aan 1 van de voorwaarden moet voldoen.

Tussen de voorwaarden staat het icoontje . Wanneer u hierop klikt, verschijnen er haakjes in de bewerking. Met deze haakjes kunt u nog complexere voorwaarden maken. Flexmail controleert steeds eerst op de voorwaarden die tussen de haken staan, van links naar rechts. Vervolgens overloopt het platform de rest van de voorwaarden.

U kunt een voorwaarde verwijderen door middel van het icoontje .

Onderaan berekent Flexmail het aantal contacten na segmentatie. Op deze manier kan u één of meerdere criteria inbrengen om zo uw gewenste doelgroep zo precies mogelijk te bepalen.

Klik vervolgens op de knop “Opslaan” om de nieuwe gesegmenteerde mailinglijst op te slaan.

2.3.9 Double opt-in

De double-opt-in functie laat u toe (opnieuw) de toestemming te vragen aan uw contacten om e-mailberichten naar hen te versturen. Bij een dergelijke campagne wordt de status van al uw contacten op niet-actief gezet. In het opt-in e-mailbericht bevindt zich een link waar het contact op dient te klikken om de toestemming te verlenen. Nadat hij hierop heeft geklikt wordt het adres in uw lijst terug actief.

Klik op het icoontje “Verzenden van een double opt-in bericht” . . Het venster “Opt-in” komt tevoorschijn.

Vul hier de naam van de campagne, de afzendergegevens, het antwoordadres en onderwerp in. Kies vervolgens het opt-in bericht dat u wilt sturen en klik op de knop “Volgende”.

40

2.3.10 Blacklist van een mailinglijst

Naast de centrale blacklist beschikt u hier over een blacklist per mailinglijst. Wanneer u een e-mailadres op deze blacklist plaatst, zal dat adres uit deze mailinglijst worden verwijderd. U kunt aan deze blacklist e-mailadressen toevoegen of een lijst van e-mailadressen importeren. Wanneer u alle e-mailadressen van een bepaald domein aan de blacklist wenst toe te voegen kan u *@domein.eu inbrengen.

Klik op het icoontje “Blacklist van e-mailadressen van deze mailinglijst” .. Het venster “Blacklist” opent zich.

2.3.10.1 E-mailadres aan blacklist toevoegen

Klik op de knop “Toevoegen” om een e-mailadres aan de blacklist toe te voegen.

Geef de naam in van het e-mailadres dat u aan de blacklist wilt toevoegen en klik op de knop “Opslaan”.

2.3.10.2 E-mailadres in blacklist importeren

U kunt een lijst van e-mailadressen importeren met behulp van een tekstbestand waarin alle e-mailadressen onder elkaar staan. De extensie van dat bestand heeft geen belang.

Klik op de knop “Importeren”. Het venster “Importeren” komt tevoorschijn.

Kies een tekstbestand via de knop “Bestand kiezen” waar de e-mailadressen in staan. Klik vervolgens op de knop “Opslaan” om de adressen te importeren. De e-mailadressen worden vervolgens geïmporteerd en het venster sluit zich.

41

2.4 E-mailadressen >> Groepen

Lezers met dezelfde interesses kan men verzamelen door middel van groepen. Hierdoor kunt u de campagnes gaan optimaliseren.

Kies in de groene balk voor “Groepen”.

Vervolgens krijgt u het overzicht van alle groepen te zien.

2.4.1 Groep toevoegen


Geef de gewenste naam in van de nieuwe groep en klik op de knop “Opslaan”. De nieuwe groep wordt opgeslagen en verschijnt in de lijst.

2.4.2 Groep wijzigen

Klik op het icoontje “Naam van de groep wijzigen” of klik op de groep om de benaming van de groep te wijzigen. Het venster “Wijzigen” opent zich met de reeds ingevulde naam van de groep.

Wijzig de naam naar de gewenste naam en klik op de knop “Opslaan”. De wijzigingen worden doorgevoerd en het venster wordt gesloten.

42

2.4.3 Groep verwijderen

Klik op het icoontje “Groep verwijderen” om de groep te verwijderen uit Flexmail.

Klik vervolgens op de knop “Verwijderen” om de groep te verwijderen. Vervolgens wordt de groep verwijderd en verdwijnt de groep uit het overzicht.

U kunt meerdere groepen verwijderen door deze te selecteren via de aanvink-vakjes links. Selecteer vervolgens de optie “Verwijderen”.

2.4.4 Groep bekijken

Klik op het icoontje “Alle leden van de groep tonen” om de groep in detail te bekijken.

Je kunt in dit scherm leden verwijderen uit de interessegroep door op het icoontje te

klikken. Het menu "Verwijderen" komt tevoorschijn.

2.4.5 Groep exporteren

Klik op het icoontje “Exporteren” om de groep te kunnen exporteren.

Vervolgens kiest u in het menu het gewenste formaat van de export, welke velden en welke groepsleden u wilt exporteren. U hebt de mogelijkheid om meerdere velden te exporteren. Klik hiervoor op “Veld toevoegen” onderaan in het menu. Er zal een veld verschijnen waar u de variabele kan kiezen. Wanneer u alle gewenste velden heeft toegevoegd aan de export, klikt u op de knop “Exporteren” om de export uit te voeren.

43

3 E-mailberichten Kies in de zwarte balk voor “E-mailberichten”.

3.1 E-mailberichten >> Beheer berichten

Klik in de groene balk op “Beheer berichten” .

Vervolgens krijgt u het overzicht van al uw berichten te zien.

3.1.1 Voorbeeld

Klik op het icoontje “Voorbeeld” om een voorbeeld te zien van uw bericht online.

3.1.2 HTML bericht wijzigen

Klik op het icoontje “HTML-bericht wijzigen” om de HTML weergave van het bericht te wijzigen.

Wanneer u de wijzigingen heeft doorgevoerd kunt u op de knop “Opslaan” of “Opslaan en afsluiten” klikken.

44

3.1.2.1 Link tracking

Via de knop “Link tracking” kunt u het overzicht opvragen van alle links die in het bericht zitten.

In dit scherm selecteert u de links die u wilt opvolgen en verbindt u deze met een groep. Telkens wanneer een gebruiker op de link klikt, zal hij/zij automatisch aan de groep worden toegevoegd.

3.1.2.2 Rollback

Via de knop “Rollback” krijgt u het scherm “Rollback” te zien;

Hier kunt u terug gaan naar een vorige versie. Flexmail slaat automatisch tussentijdse versies op wanneer u het bericht bent aan het aanpassen. Dit zorgt ervoor dat u altijd een aantal recente back-ups heeft. U kunt tot 10 versies terug gaan.

U selecteert de gewenste back-up en klikt vervolgens op de knop “Opslaan”. De huidige versie van het bericht zal vervangen worden door de back-up en het venster “Rollback” sluit zich.

45

3.1.3 Tekstbericht wijzigen

Klik op het icoontje “Tekstbericht wijzigen” langs de naam van een bericht.

Indien er geen tekst in het venster staat, klikt u onderaan op de knop “Genereren”. Flexmail zal vervolgens automatisch een tekstversie van uw bericht genereren. In de tekstversie zal Flexmail de URL‟s vervangen door nummers. Onderaan vindt u deze lijst van nummer terug, met de overeenkomende URL.

3.1.4 Berichtcontrole

Klik op het icoontje “Berichtcontrole” om het overzicht van alle berichtcontroles te bekijken.

Om een berichtcontrole te kunnen uitvoeren, dient u controlecredits aan te kopen bij Flexmail. Meer informatie hierover vind u op onze site: www.flexmail.be

46

3.1.4.1 Berichtcontrole toevoegen

Klik op de knop “Nieuwe berichtcontrole starten” om het venster te openen.

Vul de gewenste naam in van de berichtcontrole en klik op de knop “Start de berichtcontrole”. Het scherm met de berichtcontrole wordt geopend en u zult de resultaten te zien krijgen van de verschillende spamfilters en e-mailclients.

Indien u geen berichtcontrole wil uitvoeren, klikt u op de knop “Annuleren”. Het menu sluit zich en er wordt geen berichtcontrole uitgevoerd.

3.1.4.2 Berichtcontrole bekijken

Klik op het icoontje “Voorbeeld” om een voorbeeld te bekijken van de berichtcontrole.

Vervolgens krijgt u een overzicht van de berichtcontrole.

47

3.1.5 Berichtcontrole verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” . . .

Klik vervolgens op de knop “Verwijderen” om de berichtcontrole te verwijderen. Vervolgens wordt de controle verwijderd en verdwijnt het uit het overzicht. Er wordt ten slotte een succesmelding getoond. Deze melding sluit u door er op te klikken.

U kunt meerdere berichtcontroles verwijderen door deze te selecteren via de aanvink-vakjes links. Selecteer vervolgens de optie “Verwijderen”.

3.1.6 Bericht verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” . Het menu “Verwijderen” wordt getoond.

Klik vervolgens op de knop “Verwijderen” om het bericht te verwijderen. Het bericht wordt verwijderd en verdwijnt het uit het overzicht.

3.1.7 Bericht dupliceren

U kunt ook e-mailberichten dupliceren. Dit is handig wanneer men op regelmatige basis e-mailberichten wil aanmaken waarvan enkel de inhoud wijzigt. Zo dient men niet telkens alle vaste onderdelen ook opnieuw aan te maken.

Klik op het icoontje “Dupliceren” om het menu “Dupliceren” te openen.

Geef hier de naam in dat het duplicaat moet dragen en klik op de knop “Dupliceren”. Vervolgens zal het bericht gedupliceerd worden en verschijnt het in het overzicht met de gewenste naam.

48

3.1.8 Bericht archiveren

Om het overzicht in uw e-mailberichten te bewaren kunt u berichten archiveren. De berichten worden bewaard in een archief en kunnen op een later tijdstip terug worden geactiveerd.

Klik op het icoontje “Archiveren” langs een berichtnaam om het venster “Archiveren” te openen.

Klik op de knop “Archiveren” wanneer u zeker bent dat u het bericht wil archiveren. Het bericht verdwijnt uit de lijst en gaat automatisch het archief in. Het menu wordt vervolgens gesloten.

3.1.9 Weblink

U kunt een e-mailbericht ook publiceren op uw website. Dit doen we door een beveiligde link te leggen naar uw e-mailbericht.

Klik op het icoontje om het e-mailbericht te openen. In de adresbalk vindt u nu een beveiligde en gecodeerde link die u kunt gebruiken voor de publicatie van het e-mailbericht op uw website. Zo maakt u uw nieuwsbrieven ook toegankelijk vanaf uw eigen website.

3.1.10 Contact Related Content

Met behulp van “Contact Related Content” kunt u berichten naar uw klant sturen die enkel relevante informatie bevatten. Informatie op maat van het contact. U verstuurt hierbij enkel informatie waarvoor hij/zij zich heeft ingeschreven.

Flexmail gaat zelfs verder. Zo kunt u de inhoud van de nieuwsbrief laten afhangen van de inhoud van bepaalde velden uit de contactendatabase.

Enkele voorbeelden:

Een artikel mag enkel worden opgenomen in het bericht wanneer: o Veld provincie = Antwerpen o Veld taal = NL o Veld sector = Bouw

In het e-mailbericht kunt u gebruik maken van de functies:

memberOf

contains

uppercase

uppercaseFirst

lowercase

fallback

length

pad

reverse

49

Met deze functies kunt u nagaan of de inhoud van een veld voldoet aan een bepaalde voorwaarde. Deze functies worden in de verdere hoofdstukken besproken.

Hierbij maakt men steeds gebruik van if-structuren. Een if-structuur dient steeds te beginnen met een “{“ en te eindigen met een “}”. Indien meerdere varianten getest moeten worden, kunt u gebruik maken van één of meerdere “else” functies. De volledige if-structuur eindigt men steeds met “{/if}”.

{ if . . .} …. { else } ….. { /if }

3.1.10.1 MemberOf

Jan schrijft zich in voor onze nieuwsbrief en vinkt aan dat hij geïnteresseerd is in wijn mar niet in recepten en gezondheid. Hierdoor is hij lid geworden van de groep “Wijn”. Onze nieuwsbrief bevat echter artikels van wijn, recepten en gezondheid. Hoe kunt u ervoor zorgen dat enkel het artikel over wijn in de nieuwsbrief van Jan wordt opgenomen?

{ if memberOf ( “Wijn” ) } Artikel over wijn { /if }

Uw contact kan ook lid worden van een groep door op een link te klikken in de nieuwsbrief. Ook in dit geval kunt u op dezelfde manier de inhoud van uw volgende nieuwsbrief laten afhangen van het klikgedrag van uw contacten. Vindt u éénmaal klikken geen overtuigend argument om aan te nemen dat iemand geïnteresseerd is in een bepaald thema? Dan kunt u deze functie uitbreiden met “het aantal keer” dat uw contact op een link klikt die aan eenzelfde groep gelinkt is.

{ if memberOf ( “Wijn”, 3 ) } Artikel over wijn { /if }

Hier zal het artikel enkel getoond worden wanneer het contact minstens 3 keer heeft geklikt op een link gekoppeld aan de groep Wijn. Dit mag over meerdere campagnes verdeeld zijn.

50

3.1.10.2 Inhoud van een veld

Een andere manier om de inhoud van uw bericht op maat van het contact de maken is door de inhoud van een bepaald veld te controleren.

{ if :: language::==”NL” } Artikel { /if }

3.1.10.3 Uppercase

Om de controle niet hoofdlettergevoelig te maken, gebruikt u de functie “uppercase”.

{ if uppercase ( ::language:: )==”NL” } Artikel { /if }

Een variant op de “uppercase” functie is de “uppercaseFirst”. Hierbij zal enkel de eerste letter worden omgezet naar een hoofdletter voor de controle.

{ if uppercaseFirst( ::firstname::, “Kevin” ) } ….. { else } …. { /if }

Op dezelfde manier kunnen we de inhoud van het veld omzetten naar kleine letters alvorends de controle uit te voeren.

{ if lowercase (::language:: ) ==”nl” ) } Artikel

{ /if }

3.1.10.4 Contains

Indien u slechts een deel van de inhoud van een bepaald veld wilt controleren, gebruikt u de functie “Contains”.

{ if contains ( :: fistname::, “Kevin” ) } … { else } …. { /if }

Wanneer de inhoud van een bepaald veld niet voor alle contacten in de database aanwezig is, kunt u voor deze contacten een default waarden meebrengen. Dit doen we met de “fallback” functie.

Dear { fallback( ::firstname::, “Customer” )}

51

3.1.10.5 Length

Wanneer de lengte van een bepaald veld aanleiding kan gegeven tot verschillende inhoud kunt u gebruik maken van de functie “length”.

{if length (::fistname::)<10} …. {Else} …. {/if}

3.1.10.6 Pad

Met de functie “pad” kunt u een bepaald karakter aan de inhoud van een veld toevoegen. { pad ( ::firstname::, 10 ) } geeft “Kevin “ { pad ( ::firstname::, 10, “-“ ) } geeft “Kevin_____”

3.1.10.7 Reverse

De functie “reverse” gaat karakters van een bepaald veld omkeren. { reverse (::fistname:: ) } geeft “niveK”

3.1.11 Dynamic Content

Wordt nog aangevuld.

52

3.2 E-mailberichten >> Ontwerp bericht met Wizard

Kies in de groene balk voor “Ontwerp bericht met wizard”.

E-Mailberichten aanmaken met een wizard is bijzonder eenvoudig en gebruiksvriendelijk.

Met een wizard gaat u volgens een vooraf gedefinieerd stappenplan de gewenste teksten inbrengen en foto's opladen.

De wizard zorgt er vervolgens voor dat alle inhoud op de juiste plaats en in de juiste lay-out in het e-mailbericht verschijnt.

Alle tekst wordt getoond in het voorziene lettertype en foto's worden automatisch geresized en geoptimaliseerd voor het internet.

Hiervoor werken we met wizard templates. Een template bevat een vaste structuur met vaste lay-outkenmerken.

U kunt kiezen uit 3 verschillende wizard templates. Wizard templates kunnen ook op maat worden ontwikkeld aangepast aan uw huisstijl. U kunt hiervoor steeds contact opnemen met onze helpdesk op volgend adres: [email protected].

Breng een naam in voor het e-mailbericht en kies vervolgens de gewenste template. Klik vervolgens op de knop “Opslaan”.

53

Vervolgens krijgt u het venster te zien waar u het bericht kunt invullen.

Wanneer u met de muis over de onderdelen van template (links op het scherm) gaat, wordt het desbetreffende deel op het voorbeeld aangeduid in het geel.

Wanneer u op het onderdeel klikt (links op het scherm) klapt het open zodat u het kunt aanpassen.

3.2.1 Afbeelding hoofding

De afbeelding hoofding is een bannerafbeelding die bovenaan het e-mailbericht zal verschijnen.

U hebt 3 mogelijkheden om een banner aan uw e-mailbericht toe te voegen.

a. Standaard afbeelding gebruiken Wanneer u vaak dezelfde banner gebruikt voor uw e-mailberichten kunt u in "Home/Instellingen" een banner opladen. Deze banner zal dan steeds als "Standaard afbeelding" worden gebruikt in de verschillende templates.

b. Eigen afbeelding gebruiken Wanneer u tijdens de opmaak zelf een eigen banner wenst op te laden, kunt u dat hier doen. Klik op "Bladeren" en selecteer het gewenste bestand. Klik vervolgens op “Opslaan”.

c. Afbeelding verbergen Indien u kiest voor deze optie zal er geen banner verschijnen in uw e-mailbericht.

54

3.2.2 Datum

U kunt hier de datum inbrengen die op het e-mailbericht dient te verschijnen.

3.2.3 Naam

Breng hier de titel in van het e-mailbericht. Bijvoorbeeld: Nieuwsbrief Januari.

3.2.4 Links

Deze links-module laat u toe om links naar andere websites toe te voegen aan uw e-

mailbericht.

Indien u geen links toevoegt, zal deze module niet verschijnen in het e-mailbericht.

Klik op “Voeg een link toe”. Breng vervolgens een naam in voor de link en een URL. Het is de naam die in het e-mailbericht verschijnt. Klik op “Opslaan” om de link op te slaan in de database. Een bestaande link kan steeds worden gewijzigd door op het icoontje “Wijzigen” te klikken.

Om een link te verwijderen, klikt u op het icoontje “Verwijderen” .

55

3.2.5 Minibanners

Dit onderdeel laat u toe kleine buttons van bijvoorbeeld sponsors of relaties toe te voegen

aan uw e-mailbericht.

Klik op “Voeg een banner toe”. Breng vervolgens een naam en een URL in voor deze banner. Klik op “Bladeren” om de afbeelding van de banner te selecteren en vervolgens op “Opslaan” om de banner op te laden. De URL is niet verplicht.

Wanneer u geen banner toevoegt, zal deze module niet verschijnen in uw e-mailbericht.

3.2.6 Aanspreking

Breng hier de tekst in die u wenst te gebruiken voor de aanspreking van uw contacten.

Bijvoorbeeld "Beste," of "Geachte,".

Flexmail laat u toe deze aanspreking te personaliseren. Onderaan het scherm vindt u een overzicht van alle "variabelnamen" die u hiervoor kunt gebruiken.

U beschikt standaard over volgende velden: - Naam => #lastname# - Voornaam => #firstname# - Firmanaam => #company# - Telefoon => #phone# - E-mailadres => #email# - Vrij veld => #free_field#

Voorbeelden:

"Beste #firstname#," wordt in het e-mailbericht automatisch: "Beste Wim," "Beste #firstname# #lastname#," wordt in het e-mailbericht automatisch: "Beste Wim Peters,"

56

3.2.7 Introtekst

In dit onderdeel kunt u een korte inleidende tekst inbrengen voor uw e-mailbericht. Breng de gewenste tekst in en klik vervolgens op “Opslaan”.

3.2.8 Artikels

Het onderdeel artikels laat u toe om onbeperkt artikels toe te voegen aan uw e-mailbericht.

Een artikel bestaat uit een titel, een beschrijving en een foto. Bovendien kunt u aan elk artikel een “Lees meer”-link toevoegen.

Klik op “Voeg een artikel toe” en breng vervolgens de titel en de beschrijving in.

In het veld “Linknaam” kunt u de tekst inbrengen die onderaan het artikel dient te verschijnen alsook de URL waarnaar deze link dient te verwijzen. U kunt hiervoor een eigen URL inbrengen.

Opgelet: de URL dient steeds te beginnen met http://

Klik op “Opslaan” om het artikel op te slaan in de database. Vervolgens kunt u nu een foto toevoegen aan uw artikel. Klik hiervoor op het icoontje . Klik op “Bladeren” om een foto te selecteren en vervolgens op “Opslaan” om de foto op te laden naar de server van Flexmail. Tijdens het opladen zal de foto worden geoptimaliseerd voor het internet. Tevens worden de afmetingen van de foto gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de vereiste maten van de template. Aanpassingen aan een foto gebeuren steeds proportioneel.

Klik op het icoontje om een artikel te wijzigen. Klik op het icoontje om een artikel te verwijderen. Indien u een artikel verwijdert, zal ook automatisch de foto van dit artikel worden verwijderd.

57

3.2.9 Afsluittekst

U kunt gebruik maken van dit onderdeel om een korte afsluitende tekst toe te voegen aan uw e-mailbericht.

Indien u geen tekst toevoegt aan dit onderdeel zal dit niet verschijnen in het e-mailbericht.

3.2.10 Banner

Dit onderdeel laat u toe om een bijkomende banner toe te voegen aan uw e-mailbericht. Klik op “Bladeren” en selecteer het gewenste bestand. Klik vervolgens op “Opslaan”.

3.2.11 Contactgegevens

Dit onderdeel voegt uw contactgegevens toe aan uw e-mailbericht.

Standaard worden hier de

contactgegevens uit uw profiel

gebruikt. U kunt uiteraard voor

elk e-mailbericht deze

contactgegevens wijzigen.

58

Bovenaan het overzicht van de verschillende onderdelen kunt u klikken op de knop “Voorbeeld”. U bekomt een voorbeeld van uw e-mailbericht zoals het er op dat moment uitziet. Zo kunt u op elk ogenblik tijdens de opmaakfase een realistisch voorbeeld van uw e-mailbericht bekijken. Bovenaan dit voorbeeld heeft u de mogelijkheid om uw e-mailadres in te vullen en een testcopy van het e-mailbericht naar uzelf te sturen.

Aan elk e-mailbericht dat opgemaakt is in Flexmail wordt bovenaan de URL van het e-mailbericht toegevoegd. Zo kan de ontvanger die geen html-berichten kan ontvangen, toch uw e-mailbericht lezen in een browser. Door op deze link te klikken opent het e-mailbericht zich automatisch in de default webbrowser.

Onderaan elk e-mailbericht wordt een geautomatiseerde uitschrijf- en updatefunctie toegevoegd. Dit laat uw ontvanger toe zich op elk ogenblik uit te schrijven uit uw mailinglijst wanneer hij geen verdere e-mailberichten wenst te ontvangen.

Verder kan de ontvanger met behulp van de updatefunctie zijn gegevens in de database van Flexmail bijwerken. Zo kan hij een ander e-mailadres inbrengen of de naam en/of voornaam van de ontvanger wijzigen indien dit nodig zou zijn zonder dat hij u daarvoor moet contacteren.

59

3.3 E-mailberichten >> Ontwerp bericht met editor

E-mailberichten kunnen in Flexmail ook worden aangemaakt met een HTML-editor. De HTML-editor lijkt sterk op een Microsoft Word omgeving en beschikt over gelijkaardige functionaliteiten. Klik op de groene balk op “Ontwerp berichten met de Editor” om het venster te openen.

Net zoals bij de wizard heeft u bij de editor de mogelijkheid om te werken met templates. Door middel van de knop „Bekijk templates‟ kunt u de beschikbare templates bekijken.

Naast de beschikbare html-templates heeft u ook de mogelijkheid om eigen templates te importeren. Een html-template is eigenlijk niet meer of minder dan een html pagina die u in eender welke applicatie kunt aanmaken. Indien u dat wenst kan Flexmail voor u een html-template op maat aanmaken. U kunt hiervoor steeds contact opnemen met onze helpdesk op volgend adres: [email protected]. Het gebruik van templates bevordert de uniformiteit van uw e-mailberichten en vergemakkelijkt en versnelt het aanmaakproces van een nieuw bericht.

In tegenstelling tot de wizard begint u bij het aanmaken van een nieuw bericht in de HTML-editor steeds met een leeg document of met één van de beschikbare html-templates. Van daaruit beschikt u dan over een maximale flexibiliteit bij het opmaken van uw berichten.

60

3.3.1 Voorbeeldtemplates

Indien u een voorbeeld wilt van de templates, klikt u onderaan op de knop “Bekijk templates”. Vervolgens opent het overzicht van templates zich.

3.3.2 Eigen template maken

Klik op de knop “Template aanmaken” om het menu te openen.

Vervolgens krijgt u het venster te zien waar u de template kan aanpassen of HTML-data kan invoegen.

61

3.3.3 Editor in detail

De editor lijkt sterk op de Microsoft Word omgeving en heeft gelijkaardige functionaliteiten.

In het volgende overzicht vindt u de functionaliteiten van de editor.

Icoontje Naam Omschrijving

Volledig scherm Bekijk het bericht op het volledige

scherm.

Vet Zet tekst in het vet.

Cursief Zet tekst in het cursief.

Onderstrepen Onderstreep de tekst

Doorhalen Doorstreep de tekst.

Links uitlijnen De tekst links uitlijnen.

Centreren De tekst centreren.

Rechts uitlijnen De tekst rechts uitlijnen.

Uitvullen De tekst uitvullen.

Tekstkleur tekstkleur wijzigen.

Tekstmarkeringskleur De tekstmarkeringskleur wijzigen.

Lettertype Het lettertype wijzigen.

Tekengrootte De tekengrootte wijzigen.

Knippen Tekst knippen.

Kopiëren Tekst kopiëren.

Plakken Tekst plakken.

Als platte tekst plakken De gekopieerde tekst als platte tekst plakken. Een tekst zonder opmaak.

Vanuit Word plakken De gekopieerde tekst komt uit Microsoft Word. Gebruik deze functie om de tekst correct te plakken.

62

Icoontje Naam Omschrijving

Ongedaan maken Maak de laatste actie ongedaan.

Herhalen Herhaal de laatste actie.

Zoeken Zoek een term in het bericht. Voor verdere uitleg zie 3.3.4.

Zoeken/Vervangen Vervang een term in het bericht door een andere opgegeven term. Voor verdere uitleg zie 3.3.5.

Opsommingstekens Maak een ongenummerde opsomming.

Nummering Maak een genummerde opsomming.

Inspringing verkleinen Verklein de inspringing van de tekst.

Inspringing vergroten Vergroot de inspringing van de tekst.

Citaat Voer een citaat in.

Link invoegen/bewerken Voeg een link in of bewerk deze. Voor verdere uitleg zie 3.3.6.

Link verwijderen Verwijder de link van de geselecteerde term.

Anker invoegen/bewerken Voeg een anker toe of bewerk het. Voor verdere uitleg zie 3.3.8.

Afbeelding invoegen/bewerken

Voeg een afbeelding in of bewerk een afbeelding. Voor verdere uitleg zie 3.3.9.

HTML bron bewerken Bewerk de HTML-versie van het bericht.

Nieuwe tabel invoegen Voeg een tabel in.

Rij- eigenschappen Vraag de eigenschappen van de tabel rij op. Voor verdere uitleg zie 3.3.10.1.

Cel-eigenschappen Vraag de eigenschappen van de cel op. Voor verdere uitleg zie 3.3.10.2.

Rij boven invoegen Voeg een rij boven aan de tabel toe.

Rij onder invoegen Voeg onderaan de tabel een rij toe.

Rij verwijderen Verwijder de geselecteerde rij uit de tabel.

Kolom links invoegen Voeg links in de tabel een kolom toe.

Kolom rechts invoegen Voeg rechts in de tabel een kolom toe.

Cellen splitsen Splits de geselecteerde cellen.

Cellen samenvoegen Voeg de geselecteerde cellen samen.

Scheidingslijn invoegen Voeg een scheidingslijn toe.

Opmaak verwijderen Verwijder de opmaak van de selectie.

Hulplijnen weergeven Laat de hulplijnen zien van de tabel.

Subscript Zet de tekst in subscript.

Superscript Zet de tekst in superscript.

Symbool invoegen Voeg een symbool toe.

Documenteigenschappen Laat de documenteigenschappen zien. Voor verdere uitleg zie 3.3.11.

Bericht personaliseren Personaliseer het bericht aan de hand

van variabelen en functies. Voor verdere uitleg zie 3.3.12.

63

3.3.4 Term zoeken in editor

Klik op het icoontje “Zoeken” in de editor om het venster te openen. Geef hier de zoekterm in geef de richting aan waarin de applicatie moet zoeken. Indien u de optie “Identieke hoofdletters/kleine letters aanvinkt zoekt de applicatie naar termen die exact overeenkomen met de zoekterm.

3.3.5 Term zoeken vervangen in editor

Deze functie is gelijklopend met de zoek-functie (zie 3.3.4). Vul de te vervangen term in en geef het woord in waardoor het vervangen moet worden. Geef vervolgens de zoekrichting aan en klik op de knop “Zoeken”.

64

3.3.6 Link invoegen/bewerken in editor

Klik in de editor op het icoontje “Link invoegen/bewerken” om het venster te openen. In dit venster geeft u de gewenste instellingen van de link in.

Geef in dit scherm aan waar de link naar verwijst. Indien dit een infopagina is, selecteert u de overeenkomstige infopagina. De URL bovenaan zal automatisch worden aangepast. Dezelfde procedure geldt voor een formulier, enquête en een anker.

Indien u naar een ander webpagina wilt verwijzen, geeft u de URL boven in.

Klik bovenaan het venster op het icoontje “Bladeren” om het bestandsbeheer te openen. Voor verdere informatie hierover zie 3.3.7.

Bij “Doel” selecteert u waar de link zicht moet openen. U heeft de keuze tussen “In een nieuw venster openen”, “In dit venster openen”, “In een bovenliggend venster openen” en “In het bovenste frame openen”.

Bij “Titel” geeft u de tekst in die de persoon te zien krijgt wanneer hij met de muis over de link gaat.

65

3.3.7 Bestandsbeheer

Met behulp van het bestandsbeheer kunt u bestanden uploaden naar de server van Flexmail.

In e-mailberichten en infopagina‟s kunt u vervolgens een link leggen naar deze bestanden.

Om kunt uw bestanden organiseren in mappen. Om een nieuwe map aan te maken klikt u op

.

Om een map of bestand te bewerken selecteert u deze en klikt u op de gewenste actie bovenaan. U heeft de keuze uit “Knippen”, “Kopiëren”, “Plakken”, “Bewerken”, “Hernoemen”, “Verwijderen” en “Zip”.

Om in een map te navigeren, klikt u op de naam van de map. Vervolgens krijgt u de inhoud van de map te zien.

Klik op om een bestand aan het bestandsbeheer toe te voegen. De bestandstypes die toegelaten zijn: asf, asx, avi, doc, docx, flv, gif, htm, html, jpeg, jpg, mov, mpg, mpeg, pdf, png, ppt, pps, rm, rtf, swf, tar, txt, xdoc, xl, xls, xlsx en zip.

Klik links onder het voorbeeld van het bestand op “Invoegen” om een link naar het bestand te leggen in uw bericht.

Door middel van “Bekijken” kunt u de volledige weergaven van het bestand bekijken. En via de optie “Downloaden” kunt u het bestand op uw computer downloaden.

Om een bestand te verwijderen selecteert u het en klikt u boven op “Verwijderen”.

66

3.3.8 Anker invoegen/bewerken

Een anker kan u gebruiken om te verwijzen naar een belangrijk punt in de pagina. Bijvoorbeeld wanneer u aan het einde van de pagina bent, kunt u naar het begin van de pagina verwijzen door middel van een anker.

Wanneer u in de editor klikt op het icoontje “Anker invoegen/bewerken” opent het venster zich.

Geef hier de gewenste naam in van het anker en klik op de knop “Invoegen”.

Vervolgens ziet u in uw bericht op de

plaats van het anker staan.

Wanneer u hierop klikt en op het icoontje “Anker invoegen/bewerken” klikt, kunt u het anker bewerken.

3.3.9 Afbeelding invoegen/bewerken

Klik op het icoontje “Afbeelding invoegen/bewerken” in de editor om het venster te openen.

3.3.9.1 Algemeen

U komt automatisch terecht in het eerste tabblad “Algemeen”. Hier heeft u de mogelijkheid om een URL naar een afbeelding in te geven of met het bestandsbeheer een afbeelding linken.

Het bestandsbeheer opent u door middel van het icoontje “Bladeren” . Verdere informatie over het bestandsbeheer vindt u onder 3.3.7.

Bij “Beschrijving” en “Titel” geeft u de omschrijving van de afbeelding. Deze tekst zal getoond worden wanneer de muis over het de afbeelding komt. Vul in deze velden dezelfde omschrijving in. Deze velden zijn nodig met in zoveel mogelijk browsers compatibel te zijn.

67

3.3.9.2 Weergave

In het tabblad “Weergave” kunt u de instellingen aanpassen waarop de afbeelding getoond

wordt. Rechts in het venster krijgt u een voorbeeldweergave. Zo krijgt u een beeld over wat u

exact verandert.

Bij “Uitlijning” kunt u kiezen op welke manier de afbeelding wordt uitgelijnd. U heeft de keuze uit “Basislijn”, “Boven”, “Midden”, “Onder”, “Bovenkant tekst”, “Onderkant tekst”, “Links” en “Rechts”.

Door middel van de optie “Afmetingen” kunt u de grootte van de afbeelding aanpassen. De afbeelding zal groter of kleiner getoond woorden naargelang de pixels die u ingeeft. Indien u wenst de verhouding van de afbeelding te behouden zodat deze niet vervormd wordt, vinkt u de optie “Verhouding behouden” aan.

“Verticale - ” en “Horizontale ruimte” is de witruimte langs de afbeelding. Wanneer u deze aanpast zal er meer of minder witruimte langs de afbeelding getoond worden.

Bij “Rand” kunt u de dikte van de afbeeldingrand ingeven. Indien u geen rand wenst, laat u dit leeg.

68

3.3.9.3 Afbeeldingsbeheer

Wanneer u in het tabblad “Algemeen” op het icoontje klikt, krijgt u het afbeeldingsbeheer

te zien.

Met behulp van deze module kunt u afbeeldingen naar de server van Flexmail uploaden om

deze gemakkelijk te linken in e-mailberichten.

De functies van het afbeeldingsbeheer zijn gelijkaardig aan die van het bestandsbeheer (zie

3.3.7)

In deze module kan u echter de weergave kiezen door middel van de selectie rechtsboven:.

Wanneer u op de knop “Nieuwe map” klikt, kunt u uw afbeeldingen ordenen in bestanden.

Deze mappen krijgt u links in het overzicht te zien.

69

3.3.10 Tabel-eigenschappen

Klik in de editor op het icoontje om een tabel aan het bericht toe te voegen. U krijgt

vervolgens een venster te zien waar u aangeeft hoeveel rijen en kolommen de tabel zal

bevatten. Ook de ruimte in en om een cel, de uitlijning, de rand, breedte, hoogte en klasse

kunt u hier aanpassen.

3.3.10.1 Rij-eigenschappen

Klik op om de eigenschappen van de rij aan te passen.

Kies bij “Rijtype” het type van de overeenkomstige rij. Dit kan de

tabelkop zijn, of het tabellichaam of de voet.

Vervolgens kiest u de manier van uitlijning en de klasse. Door middel van “Hoogte” kunt u de

hoogte van de overeenkomstige rij aanpassen.

Onderaan het venster kunt u kiezen op welke rijen de wijzigingen

invloed hebben.

Hier heeft u de keuze uit de huidige rij, de oneven rijen, de even

rijen en alle rijen.

70

3.3.10.2 Cel-eigenschappen

Met behulp van het icoontje kunt u de eigenschappen van een cel bekijken en

veranderen.

Deze instellingen komen overeen met de rij-eigenschappen (zie Rij-eigenschappen).

3.3.11 Documenteigenschappen

Klik in de editor op het icoontje “Documenteigenschappen” om het venster te openen.

In het tabblad “Algemeen” kunt u de metadata en de taal en codering van het document aanpassen.

De metadata bestaat uit de titel, enkele sleutelwoorden, een korte beschrijving, de auteur, copyright en robots.

Taal en codering geeft aan wel type van document het bestand is, de taal en taalrichting en de codering van de karakters.

71

In het tabblad “Weergave” kunt u de instellingen in verband met de kleur van bepaalde onderdelen wijzigen. U kunt onder andere de tekst, achtergrond, bodymarge en linkkleur aanpassen.

3.3.12 Bericht personaliseren

Door middel van het icoontje “Bericht personaliseren” kunt u het bericht personaliseren met variabelen en functies.

Deze functies krijgt u te zien in het venster. Wanneer u een functie of variabele wenst in te voegen, klikt u op de overeenkomstige knop.

Met behulp van deze variabelen wordt het bericht gepersonaliseerd. Dat kan onder meer door de variabele “Naam” achter de aanspreking te zetten. Wanneer een gebruiker de mail ontvangt, zal er steeds zijn geregistreerde naam staan bij de aanspreking.

Met behulp van de functies kunt u

op eenvoudige manier een uitschrijf,

update, opt-in of forward link

invoegen. Ook een snelkoppeling

naar de browser-weergave is

mogelijk.

72

3.4 E-mailberichten >> Infopagina's

Kies in de groene balk voor “Infopagina's” om het overzicht van alle infopagina‟s te zien.

Infopagina's of landing pages zijn webpagina's die in Flexmail kunnen worden aangemaakt. Deze hebben als doel bijkomende informatie te verlenen over de inhoud van uw e-mailbericht. Zo kunt u in uw e-mailbericht uw producten opsommen en vervolgens een link leggen naar een infopagina per product met daarop een meer uitgebreide beschrijving van uw product.

Op deze wijze blijft uw e-mailbericht licht en overzichtelijk en beschikt de geïnteresseerde lezer toch over alle informatie van uw producten.

3.4.1 Infopagina toevoegen

Klik op de knop “Toevoegen”.

Geef de gewenste naam in en kies een template. Voor informatie over de knoppen “Bekijk templates” en “Templates aanmaken” (zie 3.3.1 en 3.3.2)

3.4.2 Voorbeeld infopagina

Klik op het icoontje “Voorbeeld” om een voorbeeld van de infopagina te bekijken.

73

3.4.3 Infopagina wijzigen

Klik op de naam van de infopagina of klik op het icoontje “Wijzig” om de infopagina te kunnen wijzigen.

Voer hier uw wijzigingen in en klik vervolgens op de knop “Opslaan” of “Opslaan en afsluiten”.

3.4.4 Infopagina verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” om een infopagina te verwijderen.

Klik op de knop “Verwijderen” om de actie te bevestigen. Het venster wordt gesloten, de infopagina wordt verwijderd en verdwijnt uit de lijst. U krijgt een succesmelding. Deze melding kunt u sluiten door er op te klikken.

74

3.4.5 Infopagina dupliceren

Flexmail laat toe om een infopagina te dupliceren. Dit is handig wanneer men meerdere gelijkaardige infopagina's wenst aan te maken waarvan enkel de inhoud wijzigt.

Klik op het icoontje “Dupliceren” om een duplicaat van het bericht te maken.

Vul de gewenste naam in van het duplicaat en klik op de knop “Dupliceren”. De infopagina wordt gedupliceerd onder de gewenste naam en het menu sluit zich.

3.4.6 Weblink

U kunt ook een infopagina publiceren op uw website. Dit doet u door een beveiligde link te leggen naar uw infopagina.

Klik op het icoontje om de infopagina te openen. In de adresbalk vindt u nu een beveiligde en gecodeerde link die u kunt gebruiken voor de publicatie van de infopagina op uw website.

Zo maakt u uw nieuwsbrieven ook toegankelijk vanaf uw eigen website.

75

3.5 E-mailberichten >> Formulieren

Hier kunt u makkelijk digitale formulieren aanmaken die u vervolgens kunt koppelen aan uw e-mailbericht.

Kies in de groene balk voor “Formulieren” .

Het overzicht van alle formulieren wordt getoond.

3.5.1 Formulier toevoegen

Wanneer u klikt op de knop “Toevoegen” wordt het menu “Formulier toevoegen getoond.

Geef hier de gewenste naam in en klik op de knop “Toevoegen”. Het formulier wordt aangemaakt en het menu verdwijnt.

3.5.2 Voorbeeld formulier

Klik op het icoontje “Voorbeeld” rechts van de naam van een formulier om een voorbeeld van het formulier te bekijken.

Gegevens die u inbrengt in de voorbeeldweergave worden niet opgeslagen.

76

3.5.3 Formulier wijzigen

Klik op het icoontje “Wijzigen” rechts van de naam van een formulier of op de naam van het formulier zelf.

In dit scherm kunt u het formulier aanpassen naar uw wensen. U kunt de naam van het formulier veranderen, velden eraan toevoegen en voor een gepaste tekst zorgen wanneer de gebruiker op de verzendknop klikt.

Nadat u de wijzigingen heeft aangebracht, klikt u op de knop “Opslaan” of “Opslaan en afsluiten” om de wijzigingen te bevestigen.

3.5.4 Formulier verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” rechts van de naam van een formulier om het venster te openen.

Klik op de knop “Verwijderen” om de actie te bevestigen. Het formulier wordt verwijderd, verdwijnt uit het overzicht en u krijgt een succesmelding. Deze melding sluit u door er op te klikken.

Indien u het formulier niet wenst te verwijderen, klikt u op de knop “Annuleren”.

77

3.5.5 Formulier instellingen

Klik op het icoontje “Instellingen” rechts langs de naam van een formulier. Via “Home >>Instellingen” kunt u de standaardinstellingen voor formulieren vastleggen. Indien u de instellingen voor een afzonderlijk formulier wenst te bewerken, is dit mogelijk via het icoontje .

Nadat u de instellingen gewijzigd hebt, klikt u op de knop “Opslaan”.

3.5.6 Formulier dupliceren

Flexmail laat toe om een formulier te dupliceren. Zo kunt u snel gelijkaardige formulieren aanmaken.

Klik op het icoontje “Dupliceren” rechts van het formulier.

Vul de gewenste naam in van het duplicaat en klik op de knop “Dupliceren”. Het formulier wordt gedupliceerd onder de gewenste naam en het venster sluit zich.

3.5.7 Weblink

U kunt ook een formulier publiceren op uw website. Dit doen we door een beveiligde link te leggen naar het formulier.

Klik op het icoontje “Weblink” rechts langs de naam van een formulier.

In de adresbalk vindt u nu een beveiligde en gecodeerde link die u kunt gebruiken voor de

publicatie van het formulier op uw website. Zo kunnen ook de bezoekers van uw website het

formulier invullen. Alle ingevulde gegevens worden automatisch opgeslagen in Flexmail.

78

4 E-mailcampagnes Klik in de zwarte balk op “Emailcampagnes”.

Met een e-mailcampagne kan u een e-mailbericht versturen naar één of meerdere mailinglijsten.

4.1 E-mailcampagne >> Beheer campagnes

Kies in de groene balk voor “Beheer campagnes”.

U krijgt het overzicht te zien van alle campagnes.

4.1.1 Campagne toevoegen

Klik op de knop “Toevoegen” om een nieuwe campagne te maken.

In het eerste tabblad “1.Campagne” geeft u de afzendergegevens en een onderwerp in. Vervolgens kiest u het e-mailbericht dat u wilt verzenden met deze campagne en klikt u op de knop “Volgende”. Tabblad 2 wordt nu getoond.

79

Kies in dit tabblad de mailinglijst waar u de campagne naartoe wilt sturen. U kunt bovenaan ook 1 e-mailadres invullen zodat de campagne enkel naar dat e-mailadres verzonden wordt. Dit kan handig zijn als test.

Klik op de knop “Volgende” om naar het derde tabblad te gaan.

In dit tabblad krijgt u een overzicht van de campagne. Kijk deze gegevens goed na zodat er geen fouten inzitten. Klik vervolgens op de knop “Volgende” om naar het 4de tabblad te gaan.

80

In dit tabblad krijgt u de keuze of u de campagne nu meteen of op een ander tijdstip wilt verzenden. Ook kunt u e-mailadressen invullen waar Flexmail automatisch een bevestigingsmail zal naartoe sturen wanneer de campagne verzonden is.

4.1.2 Campagne wijzigen

Klik op het icoontje “Wijzigen” om de campagne te wijzigen.

Wanneer u de gegevens van de campagne gewijzigd hebt, klikt u op de knop “Opslaan” om de wijzigingen te bevestigen.

4.1.3 Campagne verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” rechts van de naam van een campagne. Vervolgens wordt het menu “Verwijderen” geopend.

Klik op de knop “Verwijderen” om de actie te bevestigen.

81

4.1.4 Campagne bekijken

Klik op het icoontje “Campagnerapport bekijken” rechts van de naam van een campagne om het overzichtsrapport te bekijken.

4.1.5 Campagne versturen

Klik op het icoontje “E-mailcampagne verzenden” rechts van de naam van een campagne.

In dit venster krijgt u de keuze of u de campagne nu meteen of op een ander tijdstip wilt verzenden. Ook kunt u e-mailadressen invullen waar Flexmail automatisch een bevestigingsmail zal naartoe sturen wanneer de campagne verzonden is.

82

4.2 E-mailcampagne >> Autoresponders

Een autoresponder is een geautomatiseerde e-mailcampagne. Hiermee kunt u complexe scenario‟s opbouwen op basis van klikgedrag, invullen van een formulier, deelnemen aan een enquête, aanmaakdatum van het contact of datumvelden uit de contactendatabase.

Enkele voorbeelden van autoresponders:

Stuur automatisch een vervolgmail 2 dagen nadat iemand op een link geklikt heeft.

Stuur automatisch een herinneringsmail 7 dagen voor de vervaldag van een abonnement.

Stuur automatisch een mailtje 1 week nadat iemand zich inschreef voor je nieuwsbrief.

Stuur automatisch een mailtje met een speciale aanbieding 3 dagen voor zijn of haar verjaardag.

Stuur automatisch een bevestigingsmail nadat iemand een inschrijfformulier heeft ingevuld.

Stuur automatisch een herinneringsmail wanneer iemand 7 dagen zijn inschrijving niet bevestigd heeft.

Klik op de groene balk op “Autoresponders” om het venster te openen.

Vervolgens krijgt u het overzicht van alle autoresponders te zien.

83

4.2.1 Autoresponder toevoegen

Klik op het de knop “Toevoegen” om een nieuwe autoresponder op te maken.

Vul de gewenste naam in voor de nieuwe autoresponder. Kies vervolgs het type van autoresponder die u wenst te gebruiken. U heeft de keuze uit de types “Datumveld contact”, “Aanmaakdatum contact”, “Geklikt op een link in een campagne”, “Na invullen formulier” en “Na invullen enquête”.

Deze types zijn het moment wanneer de autoresponder actief wordt. Bv elke keer nadat iemand een enquête heeft ingevuld wordt er een berichtje verstuurd door de autoresponder. Meer informatie over de types vindt u onder 4.2.1.1.

U kunt het bericht dat de autoresponder verzendt, laten versturen met een vertraging. Bij “Versturen met een vertraging” geeft u de tijd in dat de autoresponder moet wachten voor hij het bericht verstuurd.

Geef aan op welke dagen de autoresponder actief mag zijn door deze te selecteren. U kunt dit specifiëren tot de tijdspanne waarin de autoresponder die dag actief mag zijn. Indien u verschillende tijdstippen per dag wilt gebruiken, klikt u op „Voeg een rij toe‟.

Wanneer u de optie „Enkel verzenden tussen 2 data‟ aanvinkt, zal de autoresponder enkel actief zijn tussen deze 2 data. Wanneer de einddatum voorbij is, wordt de autoresponder automatisch stopgezet.

Geef tenslotte de gewenste afzendergegevens in en selecteer het bericht dat de autoresponder moet versturen.

U kunt de autoresponder onmiddellijk activeren door de optie “Start autoresponder” aan te vinken.

84

4.2.1.1 Type autoresponder

1) Datumveld contact

Elk contact heeft standaard 1 datumveld, namelijk de geboortedatum. Met behulp van de Contact Database Manager kunt u onbeperkt aantal datumvelden bijmaken. Bij “Type” kiest u de optie “Datumveld contact”. Selecteer vervolgens het gewenste datumveld en de mailinglijst die u wenst te activeren met deze trigger.

Mogelijke toepassingen:

Verstuur automatisch een verjaardagsmailtje naar je contacten.

Flexmail controleert dagelijks welke contacten uit jouw mailinglijst jarig zijn en zal het geselecteerde bericht versturen.

Verstuur een herinneringsmail voor de vervaldag van een abonnement.

2) Aanmaakdatum contact

De aanmaakdatum van een contact in Flexmail is de datum dat een nieuw contact wordt toegevoegd aan een mailinglijst. Dit gebeurt wanneer een contact zich inschrijft via de website of de datum wanneer er een contact manueel wordt toegevoegd of da datum waarop je een contactenlijst importeert in een mailinglijst. Het “type” is “Aanmaakdatum contact”. Kies vervolgens de mailinglijst.


Verstuur automatisch een welkomstmailtje naar elke nieuwe inschrijver.

Opgelet: een autoresponder vervangt niet de automatische opt-in mail na een nieuwe inschrijving.

3) Geklikt in een campagne

Deze autoresponder gaat telkens wanneer één van je contacten op een bepaalde link klikt een nieuw e-mailbericht versturen, al dan niet met een vertraging. Hiervoor dient u een campagne te selecteren en vervolgens aan te geven voor welke link(s) u de autoresponder wenst te activeren.


Iemand vertoont interesse in een artikel uit de nieuwsbrief door op de “Lees meer” link te klikken. Met deze autoresponder kunt u hem automatisch enkele dagen later een mailtje sturen met bijkomende informatie over het artikel.

Iemand toont interesse in onze masterclass door in de nieuwsbrief op de “Lees meer” link te klikken. U stuurt hem met deze autoresponder een mailtje wanneer er een nieuwe masterclass gepland is.

85

4) Na invullen formulier

U nodigt iemand uit voor een evenement. Het contact kan zich hiervoor inschrijven door het invullen van een digitaal formulier van Flexmail. Deze autoresponder geeft de mogelijkheid om naar alle contacten die het formulier hebben ingevuld een vervolgmail te sturen. Mogelijke toepassingen:

Verstuur automatisch een bevestigingsmail van de inschrijving.

Verstuur automatisch een herinneringsmail een paar dagen voor het evenement.

Indien het formulier een wedstrijd was, verstuur je automatisch een aankondiging van de nieuwe wedstrijd.

5) Na invullen enquête

Deze trigger zorgt ervoor dat u een vervolgmail kunt sturen van de enquête? U kunt wachttijden instellen zodat de mail meteen na het invullen verzonden wordt.


Verstuur automatisch een bedankmailtje nadat iemand heeft deelgenomen aan de enquête.

Een mailtje sturen met de statistieken van de enquête naar iedereen die een enquête heeft ingevuld.

4.2.2 Autoresponder bewerken

Open het venster door te klikken op het icoontje rechts of door te klikken op de naam

van de autoresponder. In dit scherm kunt u de voorwaarden van de autoresponder

bewerken. Klik onderaan op de knop “Opslaan” om de wijzigingen te bevestigen.

4.2.3 Autoresponder verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” rechts om de autoresponder van de lijst te wissen.

86

4.2.4 Autoresponder status

Rechts op het scherm staat het icoontje “Autoresponder status”. Dit icoontje verandert naargelang de status van de autoresponder.

: gepauzeerd. Wanneer er een nieuwe autoresponder wordt aangemaakt krijgt hij automatisch de status “Gepauzeerd”. U dient deze manueel te activeren door te klikken op het icoontje.

Wanneer u onvoldoende e-mailcredits heeft, zullen alle autoresponders de status

“Gepauzeerd” krijgen.

: geactiveerd. Deze status geeft aan dat de autoresponder actief is. Om deze te pauzeren, klikt u op het icoontje.

: gestopt. Een autoresponder met deze status is niet meer actief. Dit kan voorkomen wanneer u bij de instellingen van de autoresponder “Enkel verzenden tussen 2 data” heeft geselecteerd. Wanneer de einddatum bereikt is, krijgt de autoresponder de status “gestopt” en wordt inactief.

87

5 Rapporten Kies in de zwarte balk voor “Rapporten”.

5.1 Rapporten >> Campagnes

De campagnerapporten tonen gedetailleerde informatie over één bepaalde campagne. Klik in de groene balk op “Campagnes”.

Vervolgens krijgt u het overzicht van alle campagnerapporten te zien.

5.1.1 Campagnes vergelijken

Om campagnes met elkaar te vergelijken, selecteert u de gewenste campagnes met behulp van de checkbox vooraan elke campagnelijn. Onderaan het venster kiest u de optie "Campagnes vergelijken".

Dit rapport toont u voor de geselecteerde e-mailcampagnes de belangrijkste ratio's.

- Aflever ratio => Aantal afgeleverde e-mailadressen t.o.v. aantal verzonden e-mailadressen

- Open ratio => Aantal geopende e-mailadressen t.o.v. aantal afgeleverde e-mailadressen

- Klik ratio => Aantal e-mailadressen dat op minstens 1 link heeft geklikt t.o.v. aantal geopende e-mailadressen

- Bounce ratio => Aantal teruggekeerde e-mailadressen t.o.v. aantal verzonden e-mailadressen

88

5.1.2 Campagne rapport

Klik op het icoontje “Campagne rapport” rechts van het rapport. Het rapport van de campagne wordt getoond.

In dit overzicht vindt u de kerncijfers voor de campagne.

5.1.2.1 Overzicht

Dit realtime rapport geeft u zowel grafisch als in cijfers een overzicht van de campagneresultaten. Klik op het icoontje om gedetailleerde informatie te bekomen.

89

5.1.2.2 Link overzicht

Klik rechts op “Link overzicht”. Dit rapport geeft u een overzicht van alle links die in de link tracking zijn opgenomen.

Voor elke link ziet u hoe vaak

erop werd geklikt.

Klik op “Details” om een overzicht te bekomen van alle e-mailadressen. Deze informatie kunt u gebruiken om problemen in verband met de links op te sporen. Bijvoorbeeld een linknaam die onduidelijk is.

5.1.2.3 Link map

Klik rechts op “Link map”.

Vervolgens zal uw campagnebericht getoond worden.

In dit bericht wordt er bij elke link procentueel getoond hoeveel procent van de gebruikers die de mail hebben geopend, op deze link geklikt hebben.

90

5.1.2.4 Afleveringen

Wanneer een e-mailbericht niet correct kan worden afgeleverd, wordt dit bericht teruggestuurd. Dit noemen we bounces. Dit is bijvoorbeeld wanneer het e-mailadres van de bestemmeling niet (meer) bestaat.

In dit rapport bekomt u een overzicht van alle bounces opgesplitst in "soft" en "hard"

bounces.

Binnen elk type worden deze bounces in 8 verschillende foutcategorieën opgesplitst volgens

de RFC1893 - Enhanced Mail System Status Codes.

Voor elk niet afgeleverd bericht kan u zo precies weten waarom dit bericht niet kon worden

afgeleverd.

Klik rechts op “Afleveringen” . Vervolgens krijgt u het overzicht van alle redenen waarom een bericht niet is aangekomen bij een bepaalde contactpersoon. Deze informatie kan u gebruiken om uw adressen lijst te

optimaliseren.

91

Afleveringen lijst A.

Klik in het overzicht op het icoontje “Lijst” om alle e-mailadressen te zien die de foutcode

hebben.

Bounces exporteren naar mailinglijst B.

U opent het venster door op het icoontje “Exporteren naar nieuwe mailinglijst” te klikken. In dit venster kunt u de adressen in de betreffende lijst exporteren naar een nieuwe mailinglijst.

In het venster vult u de gewenste naam in van de nieuwe mailinglijst, hangt u deze aan een categorie en selecteert u de gewenste taal. Klik vervolgens op de knop “Opslaan” om de nieuwe mailinglijst aan te maken.

Rapport exporteren C.

Klik op het icoontje om het venster te openen.

Bovenaan selecteert u het gewenste formaat van de export. U heeft de keuze tussen XML, CSV, Microsoft Excel, PDF, HTML en Flexmail. Bij “Exportmogelijkheden” geeft u aan welke gegevens u wenst te exporteren.

92

Kies vervolgens de gewenste velden die u wilt exporteren. U kunt een veld toevoegen met de “Veld toevoegen” link. Om een veld te verwijderen klikt u op het icoontje .

Rapport verwijderen D.

Klik op het icoontje om het rapport te verwijderen.

Bounces exporteren naar nieuwe campagne E.

Klik in het overzicht op het icoontje “Exporteren naar nieuwe campagne” om een nieuwe campagne te maken die enkel naar deze e-mailadressen wordt gestuurd. Vervolgens wordt het venster “Toevoegen” geopend.

Hier vult u de afzendergegevens in, de naam van de campagne en het onderwerp. Tenslotte selecteert u het e-mailadres dat met de campagne moet verstuurd worden en klikt u op de knop volgende. De campagne wordt vervolgens verstuurd.

5.1.2.5 Ratio’s

Klik rechts op 'Ratio's'. Dit rapport toont u de 3 belangrijkste campagneratio's: “Open ratio”, “Bounce ratio” en “Doorklik ratio”.

Deze campagneratio's worden toegelicht en vergeleken met de gemiddelde ratio's van uw volledige account.

93

Tevens biedt Flexmail de mogelijkheid tot benchmarking met de marktratio's. Zo kunt u de resultaten van uw campagne nog beter inschatten.

5.1.2.6 Basisinfo

Klik rechts op “Basisinfo”. Dit rapport geeft u een overzicht van de belangrijkste campagnegegevens. Klik op het icoontje om het e-mailbericht te bekijken zoals het werd verstuurd.

94

5.1.2.7 E-mailforwards

Klik rechts op “E-mail forwards”.

Indien u in uw bericht de "Forward link" heeft gebruikt, zal u in dit rapport een overzicht bekomen van iedereen die het bericht heeft doorgestuurd naar één of meerdere andere e-mailadressen. Om privacy redenen zult u echter niet kunnen zien naar wie dit bericht werd doorgestuurd.

5.1.2.8 Domeinen

Klik rechts op “Domeinen”. Vervolgens krijgt u het overzicht te zien van alle domeinen in uw campagne .

In een e-mailadres staat rechts van het @-teken het domein van dat adres. Dit rapport geeft in een overzicht weer hoe vaak een domein in de e-mailcampagne voorkomt. Wanneer bepaalde domeinen erg vaak voorkomen in één campagne dienen hiervoor maatregelen te worden genomen.

Flexmail zal automatisch waar nodig de nodige stappen ondernemen om een optimale aflevering te garanderen.

5.1.2.9 PDF rapport

Klik rechts op “PDF-rapport”. Vervolgens zult u het PDF rapport van de campagne zien met de nodige cijfers.

95

5.2 Rapporten >> Autoresponders

Klik op “Autoresponders” in de groene balk om het venster te openen.

In dit venster ziet u het overzicht van alle autoresponders.

Dit venster heeft grote gelijkenissen met het overzicht van de campagnerapporten. Er is

echter een fundamenteel verschil.

In een rapport van een campagne worden de contacten automatisch in het rapport gestoken

aan het begin van de campagne. Bij een autoresponder zijn er in het begin echter geen

contacten. Deze contacten worden pas toegevoegd aan het rapport wanneer zij de

autoresponder getriggerd hebben.

Voor verdere informatie over dit scherm zie 5.1.

96

5.3 Rapporten >> Mailinglijsten

Kies in de groene balk voor “Mailinglijsten”.

5.3.1 Overzicht

Klik rechts op “overzicht” om het rapport te zien. Dit rapport geeft u een overzicht van de evolutie van uw mailinglijsten. U vindt er de nieuwe inschrijvingen vanaf uw website en de uitschrijvingen vanuit de e-mailberichten van al uw campagnes. Het saldo is het actueel aantal actieve e-mailadressen in elke mailinglijst.

Adressen

Inschrijvingen

Uitschrijvingen

Bounced out

Actueel aantal

Wanneer u op de getallen klikt die onderlijnt zijn, krijgt u een overzicht van alle e-mailadressen die in deze mailinglijst zitten.

5.3.2 Bounces

Klik rechts op “Bounces”.

Wanneer een e-mailbericht niet kan worden afgeleverd wordt het bericht teruggestuurd naar Flexmail. Dit noemt men een bounce mail. Flexmail gaat al deze bounce mails beheren. Wanneer een e-mailadres x aantal keer heeft gebounced zal dit e-mailadres automatisch door Flexmail op niet-actief worden gezet en krijgt het de status "Bounced out". Er zullen geen mails meer worden verstuurd naar e-mailadressen met de status "Bounced out". Het aantal keer dat een e-mailadres mag bouncen alvorens het de status "Bounced-out" verkrijgt kan u zelf bepalen in de "Instellingen". Hierbij kunt u ook een onderscheid maken tussen hard bounces en soft bounces.

97

Dit rapport geeft u een overzicht per mailinglijst van: - alle e-mailadressen waarvoor minstens één bounce werd ontvangen - alle e-mailadressen die de status "bounced out" hebben verkregen.

Ook in dit overzicht kunt u op de onderlijnde cijfers klikken om de e-mailadressen te bekijken.

5.3.3 Opt-in

Klik rechts op “Opt-in”.

Voor meer uitleg over een opt-in bericht: zie 2.3.9.

Dit rapport geeft u een overzicht van alle e-mailadressen waarvoor een opt-in e-mailbericht werd verstuurd.

5.3.4 Verjaardagen

Klik rechts op “Verjaardagen” om de verjaardagsmodule te openen. .

Met de verjaardagsmodule kunt u volledig automatisch verjaardagskaartjes versturen naar uw relaties.

Dit rapport geeft u een overzicht van alle door Flexmail verstuurde verjaardagskaartjes.

98

5.4 Rapporten>> E-mailadressen

Klik op de groene balk op “E-mailadressen”.

U krijgt het venster “Rapporten e-mailadressen” te zien.

Geef een e-mailadres in, één of meerdere acties en breng de gewenste data in waarvoor u een overzicht wenst op te vragen. Klik vervolgens op de knop “Uitvoeren”. Dit rapport geeft u een gedetailleerd overzicht van alle acties die hebben plaatsgevonden binnen Flexmail voor een bepaald e-mailadres en over een bepaalde periode. Zo krijgt u snel een duidelijk beeld van de frequentie waarmee u dat contact heeft benaderd en de intensiteit van zijn reacties op jouw e-mailberichten.

99

5.5 Rapporten >> Formulieren

Klik in de groene balk op “Formulieren”.

Wanneer iemand een formulier invult, worden de ingevulde gegevens opgeslagen in de database van Flexmail. Dit venster geeft u een overzicht van alle ingevulde formulieren.

5.5.1 Voorbeeld rapport formulier

Klik op het icoontje “Voorbeeld” rechts van de naam van een formulier om het voorbeeld van het formulier te bekijken

5.5.2 Resultaten formulier

Klik op het icoontje om de lijst op te vragen met de personen die het formulier hebben ingevuld.

Wanneer u klikt op het icoontje “Fiche” krijgt u het deelnemersformulier te zien. Zo kunt u per contact nagaan wat hij/zij geantwoord heeft.

Een deelnemersformulier kunt u verwijderen met behulp van het icoontje “Verwijderen” .

Met behulp van de knop “Exporteren” kunt u de resultaten exporteren naar het gewenste formaat. Alle velden uit het formulier worden automatisch in het exportbestand opgenomen. Voor verdere uitleg hierover zie C van 5.1.2.4.

100

6 Opties

6.1 Enquêtes

Dit is een extra module die u kunt bijbestellen. Voor meer informatie omtrent prijzen etc.

contacteer u de helpdesk op het nummer 02/669 20 25 of via [email protected].

6.1.1 Home >> Instellingen

6.1.1.1 Opmaak enquêtes

Klik op “Home” in de zwarte balk.

Kies vervolgen voor “Instellingen in de groene balk.

Kies rechts in het venster voor “Opmaak enquêtes”.

Zoals bij de formulieren kan u hier een standaard opmaak samenstellen voor uw enquêtes. Deze opmaak zal worden gebruikt bij de aanmaak van een nieuwe enquête.

U hebt echter de mogelijkheid om voor elke enquête tijdens het aanmaakproces een eigen opmaak samen te stellen.

mailto:[email protected]

101

6.1.2 E-mailberichten >> Enquêtes

Kies in de zwarte balk voor “Emailberichten”.

Klik op “Enquêtes” in de groene balk.

Vervolgens wordt het overzicht van alle enquêtes getoond.

6.1.2.1 Soorten vragen

In een enquête zijn er verschillende soorten vragen mogelijk. Aanvankelijk van het type vraag krijgt men een ander antwoordveld.

Men heeft de keuze uit de soorten: klein tekstveld, groot tekstveld, meerkeuze (max. 1 antwoord mogelijk), meerkeuze + klein tekstveld (max. 1 antwoord mogelijk), meerkeuze + groot tekstveld (max. 1 keuze mogelijk), meerkeuze (1 of meerdere antwoorden mogelijk), meerkeuze + klein tekstveld (1 of meerdere antwoorden mogelijk) en meerkeuze + groot tekstveld (1 of meerdere antwoorden mogelijk).

Klein tekstveld A.

Bij een klein tekstveld krijgt de persoon 1 klein tekstveld waarin hij een antwoord kan geven. Een voorbeeld hiervan is de vraag “Met hoeveel personen zal u aanwezig zijn?” waarop de persoon een nummer moet ingeven.

Groot tekstveld B.

Bij een groot tekstveld wordt gevraagd het aantal rijen op te geven. Zo kunt u beslissen hoe

groot het antwoordveld mag zijn.

102

Meerkeuze (max. 1 antwoord mogelijk) C.

Bij deze soort vraag geeft u de mogelijke antwoorden waaruit de persoon moet kiezen. Deze antwoorden geeft u in de voorziene velden in. Indien u meer mogelijke antwoorden wilt opgeven, klikt u op “Voeg een antwoord toe”.

Met behulp van het icoontje kunt u het antwoord naar boven schuiven. Het icoontje

schuift de vraag een plaats naar onder en met het kruisje wordt daar vraag verwijderd.

Hij/zij mag kan 1 antwoord aanduiden.

Meerkeuze + klein tekstveld (max. 1 antwoord mogelijk) D.

Deze soort vraagt heeft grote gelijkenissen met de vorige soort “Meerkeuze (max. 1 antwoord mogelijk)”. Het enige verschil is het tekstveld als extra antwoordmogelijkheid.

Ook bij deze vraag kan hij/zij maar 1 antwoord aanduiden.

103

Meerkeuze + groot tekstveld (max. 1 antwoord mogelijk) E.

De mogelijkheden van deze soort hebben grote overeenkomsten met “Meerkeuze + klein

tekstveld (max. 1 antwoord mogelijk)”. Hierbij kan men echter de grootte van het tekstveld

ingeven waardoor de persoon meer ruimte krijgt voor een langer antwoord te geven.

Meerkeuze (1 of meerdere antwoorden mogelijk) F.

Dit type vraag is gelijk aan “Meerkeuze (max. 1 antwoord mogelijk)”. De persoon kan bij deze

vraag echter meerdere antwoorden geven.

Meerkeuze + klein tekstveld (1 of meerdere antwoorden mogelijk) G.

Deze meerkeuzevraag is gelijk aan “Meerkeuze + klein tekstveld (max. 1 antwoord mogelijk)”

met dat verschil dat de persoon meerdere antwoorden kan geven.

Meerkeuze + groot tekstveld (1 of meerdere antwoorden mogelijk) H.

Deze vraag is gelijk aan “Meerkeuze + groot tekstveld (max. 1 antwoord mogelijk)”. Men kan

bij deze vraag echter meerdere antwoorden geven.

104

6.1.2.2 Toevoegen

Klik op de knop “Toevoegen” om een nieuwe enquête aan te maken.

Geef de gewenste naam en klik op de knop “Opslaan”. In het volgende scherm geeft u de vragen en mogelijke antwoorden in van de enquête. Wanneer u de vragen over meerdere pagina‟s wil schikken, klikt u onderaan het scherm op de knop “Voeg een pagina toe”.

6.1.2.3 Voorbeeld

Klik op het icoontje “Voorbeeld” om een voorbeeld van de enquête in de browser te zien.

6.1.2.4 Wijzigen

Om de enquête te wijzigen, klikt u op het icoontje rechts van de enquête.

105

6.1.2.5 Verwijderen

Klik op het icoontje “Verwijderen” om het venster te openen.

U kunt meerdere enquêtes verwijderen door deze te selecteren via de aanvink-vakjes links. Selecteer vervolgens de optie “Verwijderen” onderaan het venster.

6.1.2.6 Afsluitpagina

Een afsluitpagina is de pagina die de gebruikers te zien krijgen nadat ze uw enquête hebben ingevuld. De afsluitpagina van een enquête kan u wijzigen door middel van het icoontje rechts.

106

6.1.2.7 Scenario

U kunt een scenario aan een enquête koppelen. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker de vragen te zien krijgt aan de hand van zijn antwoorden. Bijvoorbeeld: wanneer men 2 antwoordt moet men pagina 3 te zien krijgen. Klik op het icoontje “Scenario” om het venster te openen.

107

6.1.2.8 Instellingen

U kunt de instellingen van de enquête wijzigen door het icoontje rechts van de enquête. In dit venster kunt u de kleuren aanpassen, een banner toevoegen en een afsluittekst ingeven.

6.1.2.9 Dupliceren

Een enquête kunt u dupliceren door te klikken op het icoontje rechts in het overzicht. Geef in het venster de naam van het duplicaat in en klik op de knop “Opslaan”.

108

6.1.2.10 Weblink

Klik op het icoontje om de enquête te openen. In de adresbalk vindt u nu een beveiligde en gecodeerde link die u kunt gebruiken voor de publicatie van de enquête op uw website. Zo maakt u deze ook toegankelijk vanaf uw eigen website.

6.1.3 Rapporten >> Enquêtes

Klik in de zwarte balk op “Rapporten”.

Kies vervolgens in de groene balk voor “Enquêtes”.

Het overzicht van alle rapporten van enquêtes wordt getoond.

6.1.3.1 Voorbeeld

Klik op het icoontje om een voorbeeld te zien van de enquête.

6.1.3.2 Procentueel rapport

Klik op het icoontje om het venster te openen. In dit venster krijgt u het rapport te zien

met de bijhorende percentages.

Wanneer u langs een vraag klikt op het icoontje krijgt u het rapport te zien van de

betreffende vraag. Hier kunt u terugvinden hoeveel procent van de contacten die de enquête

hebben ingevuld dat antwoord gegeven hebben.

109

Bovenaan het venster kunt u de campagne en mailinglijst selecteren waarvan u de resultaten

wenst te zien.

6.1.3.3 Rapport van de antwoordfiches

Door middel van het icoontje kunt u een antwoordfiche bekijken van een specifiek contact. Klik op het icoontje langs een enquête om het venster te openen.

In dit venster krijgt u een overzicht van alle contacten die de enquête hebben ingevuld. Wanneer u klikt op het icoontje , krijgt u de antwoordfiche van de deelnemer te zien.

Door middel van het icoontje kunt u de antwoordfiche verwijderen.

110

6.1.3.4 Rapport per vraag

Klik op het icoontje rechts van de enquête in het overzicht van alle enquête-rapporten.

In dit rapport kunt u de procentuele resultaten van een enquête vergelijken met de resultaten van een bepaalde vraag van dezelfde enquête.

Bovenaan kunt u een campagne selecteren waarin de enquête is verstuurd. Wanneer u een campagne selecteerd, geeft Flexmail enkel de resultaten van die campagne weer.

Rechtsboven geeft u aan of u enkel de antwoorden van contacten uit een bepaalde mailinglijst wilt gebruiken

Bij “Vraag” selecteert u de vraag waarmee u wenst te vergelijken.

Documents

Handleiding Flexmail