93
TRAINING CUSTOMER SERVICE SERVICES & ME 1

Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

TRAINING CUSTOMER SERVICE

SERVICES & ME

1

Page 2: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Kegiatan• Pemaparan

• Games/Permainan

• Diskusi Kelompok

• Tugas pribadi

• Role Play

• Video Clip

2

Page 3: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Peraturan• Mulai Pk.08.30

• Istirahat Pk.12.00 – Pk.13.00

• Peserta terlibat

• Dilarang menyebut “Ibu”, “Bapak”, “Mas”, “Mbak”, “Ko”, “Ci”, dsb. Sebutlah nama!

3

Page 4: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Ice Breaking

4

Page 5: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

I want ’ne be with U• I want ’ne be with U a little bit more

• I want ’ne be with U a little bit more

• Little bit, little bit, little bit more

5

Page 6: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Tujuan Training

• Meningkatkan citra pribadiMENINGKATKAN SIKAP PROFESIONAL DAN MUTU PELAYANAN TERHADAP PELANGGAN DENGAN MENERAPKAN PELAYANAN PRIMA

• Meningkatkan citra perusahaanMENGERTI ARTI PELAYANAN PRIMA DAN HUBUNGANNYA DENGAN KEBERHASILAN BISNIS PERUSAHAAN

6

Page 7: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Peserta dibagi dalamkelompok

7

Page 8: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Siapakah Customer?

8

Page 9: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer

• Internal

• Orang yang berada dalam perusahaan dan memiliki pengaruh pada performa perusahaan

• External

• Orang-orang yang berada di luar organisasi, yang menerima dan menggunakan barang / jasa perusahaan

9

Page 10: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Setiap orang yang berhubungan dengan kita

Jadi sikap kita…

Di mana pun berada, dalam

kondisi apa pun, harus berlaku

baik, ramah, dan siap membantu.

10

Page 11: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer• Orang yang paling penting, sebagai

pribadi.• Mereka tidak tergantung kita, kitalah

yang bergantung pada mereka.• Customer bukan pengganggu pekerjaan

kita. Merekalah yang jadi tujuan kita bekerja. Mereka yang membuat kita bekerja dengan kesempatan yang diberikan kepada kita.

11

Page 12: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer• Customer bukan orang luar dari

bisnis. Mereka merupakan bagian kegiatan bisnis kita.

• Customer bukan angka-angka statistik. Mereka adalah darah dan daging yang berperasaan dan punya emosi, seperti kita, juga penuh dengan bias dan prasangka.

• Customer menentukan sukses sebuah perusahaan dan para pekerjanya.

12

Page 13: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Apa itu layanan

(Services)

?

13

Page 14: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Services• Setiap tindakan atau kegiatan yang dapat

ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apa pun (Philip Kotler, 1997).

• Sebuah tindakan atau perubahan, penampilan suatu usaha. Barang dapat dimiliki, dilihat, dan disentuh, maka jasa adalah sebaliknya, tidak dapat dilihat, tidak berwujud, dan tidak dapat dimiliki (Craven, 1998).

• Paradigma perusahaan untuk menciptakan sebuah value abadi bagi pelanggan melalui

produk dan jasa (Hermawan Kertajaya).

14

Page 15: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Services• Jasa: Merupakan aktivitas, manfaat,

atau kepuasan yang ditawarkan. Pelayanan: suatu tindakan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan orang lain (Sugiarto, 2002).

• Rangkaian kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, atas jasa yang mereka dapatkan dari suatu perusahaan (Moenir, 1992).

15

Page 16: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Services• Sebuah kata kerja yang bersifat aktif, bukan

pasif, dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain, bukan diam atau menghindar.

• Suatu tindakan nyata dan segera untuk menolong orang lain (pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya) disertai dengan senyuman yang ramah dan tulus (Majid, 2009).

16

Page 17: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Service adalah….

• Pelanggan di dalam rumah makan yang menginginkan

lebih dari sekedar makanan

• Tamu di dalam hotel yang menginginkan lebih dari sekedar

kamar

• Client di dalam transaksi yang menginginkan lebih dari

sekedar penyelesaian administratif

• Pelanggan ingin lebih dari sekedar hanya produk atau

service yang ditawarkan – mereka juga ingin diperlakukan

dengan baik

17

Page 18: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Apa yang dimaksud dengan

Customer Service

?

18

Page 19: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer Service• “Customer service is a series of activities

designed to enhance the level of customer satisfaction – that is, the feeling that a product or service has met the customer expectation.” (Jamier L. Scott, 2002)

• Customer Service merupakan ilmu sekaligus seni.

– Ilmu, karena dapat dipelajari, diajarkan, dan dipraktekkan kepada siapa saja, karena ada

kerangka dan kaidah-kaidahnya.

– Seni, karena aplikasinya membutuhkan kreativitas, inisiatif, kepandaian, dan keterampilan dalam

berhubungan dengan orang lain.19

Page 20: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Mengapa Customer Service?

• Karena Customer adalah aset yang paling vital

• Membuat pelanggan menjadi loyal Menarik pelanggan lainnya Keuntungan perusahaan meningkat Perusahaan dapat terus bertahan

20

Page 21: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Synergy - Kerjasama

Integrity & Responsibility – Integritas & Tanggungjawab

Need of Learning – Rasa haus untuk belajar

Achievement – Mencapai Prestasi

Respect & Care to Our Customers – Hormat danpeduli kepada pelanggan

CORE

VALUES

21

Page 22: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Kita melayani para pelanggan dengan penuh rasa hormat dan peduli sebagai mitra/partner untuk tumbuh bersama

Melayani :

Memenuhi kebutuhan Bertindak proaktif Memberi kontribusi Secara terus menerus memasok Memecahkan masalah Memiliki pengertian Memberi dukungan Memberi bantuan teknis melengkapi

Respect & Care to Our Customer

22

Page 23: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Pelanggan (Internal) :

Pemegang Saham Atasan Rekan kerja Karyawan lain

Pelanggan (Eksternal) :

Pembeli Distributor Masyarakat Pengguna Jasa kita

Respect & Care to Our Customer

Kita melayani para pelanggan dengan penuh rasa hormat dan peduli sebagai mitra/partner untuk tumbuh bersama

23

Page 24: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Rasa hormat dan peduli:

Sikap positif Efektif Efisien Profesionalisme Standard yang tinggi Kualitas kepuasan

Sebagai mitra: Sebagai rekan Tumbuh dan berkembang bersama Sebagai subyek bukan obyek

Respect & Care to Our Customer

Kita melayani para pelanggan dengan penuh rasa hormat dan peduli sebagai mitra/partner untuk tumbuh bersama

24

Page 25: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Membeli suatu produk

• Orang-orangnyaharus bagus.

• Hal itu yang membedakan kitadengancompetitor.

Fungsi Dasar(Core Offer)

Harga (Pricing Offer)

Manfaat (Benefit Offer)

Nilai Tambah (Value Added)

PEOPLE OFFER

Page 26: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Facts (fakta-fakta)• Untuk menarik customer baru membutuhkan

upaya lebih besar (enam kali) dibandingkandengan mempertahankan customer lama.

• Customer yang tidak puas akanmenyampaikan kepada 8-10 orang tentangapa yang dialaminya.

• Tujuh dari sepuluh customer yang komplainakan tetap menjadi customer anda jika andamenyelesaikan komplainnya sesuai dengankeinginannya.

• Jika anda menyelesaikan komplain saat itujuga, maka 95% kemungkinannya customer tsb akan tetap menjadi pelanggan anda.

26

Page 27: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Karakter konsumen• Semakin hari, bagaimana daya

penolakan konsumen untuk membelibarang atau menggunakan jasa?

• Semakin tinggi atau semakin rendah

• Daya penolakan konsumen semakin …

27

Page 28: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Facts (fakta-fakta)• Para customer yang berhenti, 68%

alasannya karena merasa tidakdiperhatikan baik oleh perusahaanmaupun oleh individu dalamperusahaan.

• Kesimpulan, all these facts say…

Customer satisfaction = sukses

28

Page 29: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Solusi???

• Manusianya harus berubah

• Memperbaiki, mengubahcara/usaha/aktivitas

• Berubah menjadi lebih baik, khususnya dalam hal pelayanan kepadapelanggan.

29

Page 30: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer Service

Me

Services

&

30

Page 31: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Prosedural

Personal

FACTORY

FREEZER FRIENDLY ZOO

QUALITY SERVICE

4 Dimensi dari PELAYANAN

31

Page 32: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

4 Dimensi dari Services

The Freezer

Buruk, baik dalam aspek

personal maupun prosedural

sevice. Motto : “Kami tidak

peduli”

The Friendly Zoo

Tidak baik dalam aspek

procedural service, baik dalam

personal service. Motto : “Kami

mencoba dengan keras, tetapi

tidak benar-benar mengetahui

apa yang kami kerjakan”

The Factory

Baik dalam procedural service,

tidak baik dalam personal

service. Motto : “Anda adalah

angka. Kami akan memproses

anda”

Quality Customer Service

Cerdas dalam keduanya, baik

dalam dimensi personal

maupun prosedural. Motto :

“We care and we deliver”

32

Page 33: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Lima Elemen Quality Service

Assurance Tangible

Empathy Responsiveness

Reliability

33

Page 34: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Lima Elemen Quality Service

Reliability

• Kemampuan untuk memberikan apa

yang dijanjikan – dengan andal dan

tepat serta akurat

• Contoh Tindakan :

• pastikan bahwa anda telah

mengidentifikasi kebutuhan

pelanggan dengan benar

• janjikan hanya apa yang dapat

anda berikan

• tindak lanjuti untuk memastikan

bahwa produk dan service telah

diberikan sesuai dengan janji. 34

Page 35: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Assurance

• Kemampuan untuk memberikan

sesuatu yang dapat dipercaya

(terjamin keandalannya)

• Strategi tindakan :

• berikan layanan yang asertif

dengan menggunakan teknik

komunikasi yang positif dan

menjelaskan produk dan service

secara tepat

Lima Elemen Quality Service

35

Page 36: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Perilaku Asertif

• Suatu kemampuan untukmengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkankepada orang lain namun dengan tetapmenjaga dan menghargai hak-hakserta perasaan pihak lain

Berbeda dengan perilakuAgresif dan perilaku Submisif.

36

Page 37: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Tangible

• Aspek ini berkaitan dengan aspek

fasilitas fisik/peralatan serta

penampilan personal dari penyedia

layanan

• Strategi tindakan :

• jagalah ruang kerja agar tetap rapi

• susunlah barang-barang dengan

teratur

• Berperilaku dan berpakaian secara

profesional

Lima Elemen Quality Service

37

Page 38: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Empathy

• Tingkat kepedulian dan perhatian

individu yang diberikan kepada

pelanggan

• Strategi tindakan :

• mendengarkan secara aktif pesan

yang disampaikan pelanggan.

• menempatkan diri anda dalam

posisi mereka

• merespon secara tepat guna

menjawab keinginan yang menjadi

perhatian mereka

Lima Elemen Quality Service

38

Page 39: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Responsiveness

• Kemampuan untuk membantu

pelanggan dan memberikan layanan

yang cepat/responsif

• Strategi tindakan :

• tampilkan sikap positif atau “can-

do attitude”

• mengambil langkah dengan

segera untuk membantu

pelanggan, dan memenuhi

kebutuhan mereka

Lima Elemen Quality Service

39

Page 40: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

5 Dimensi kriteria umum/standardMenentukan Kualitas suatu Jasa

1.Reliability (Keandalan)

Untuk mengukur kemampuan melakukan pelayanan sesuai yang dijanjikan dengan segera, akurat, dan memuaskan.

2. Assurance (Jaminan)

Untuk mengukur kemampuan dan kesopanan karyawan serta sifatdapat dipercaya yang dimiliki oleh karyawan

3. Tangibles (Bukti Nyata)

Untuk mengukur penampilan fisik, peralatan, karyawan, serta saranakomunikasi.

4. Emphaty (Empati)

Untuk mengukur pemahaman karyawan terhadap kebutuhan pelanggan, memberikan perhatian secara individual, serta kemudahan untuk di hubungi.

5. Responsiveness (Daya Tanggap)

Untuk membantu dan memberikan pelayanan kepada pelanggan danketersediaan untuk melayani pelanggan dengan cepat dan baik

40

Page 41: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Group Discussion

41

Page 42: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

PELAYANAN PRIMA(Service Excellence)

MEMBERIKAN KEPADA PELANGGAN

APA YANG MEREKA HARAPKAN PADA

SAAT MEREKA MEMBUTUHKANNYA

untuk mencapai KEPUASAN

PELANGGAN

Page 43: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Hasil = Harapan Puas

Hasil < Harapan Tidak Puas

Hasil > Harapan Sangat Puas

KEPUASAN

Page 44: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Respect & Care to Our Customer

Kita melayani para pelanggan dengan penuh rasa hormat danpeduli sebagai mitra/partner untuk tumbuh bersama

44

Page 45: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

How about Me?

Let’s do a simple assessment!

45

Page 46: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

The Foundation

Sincerity Empathy

46

Page 47: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Foundation of Customer Service

• Sincerity = Ketulusan• Empathy = Empati• Psychological Assessment using

Edward’s Personality Profile Schedule (EPPS)

• Need of Nurturance Helping other• Need of Interception Empati

47

Page 48: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer Service Profile1. Berkepribadian

menarik2. Pandai bergaul3. Murah senyum4. Supel dan luwes5. Ramah & Sopan6. Perhatian dan peduli

kepada orang lain7. Mandiri8. Proaktif

9. Berinisiatif danantusias

10. Menyenangkan11. Pandai membangun

suasana12. Pandai berkomunikasi13. Terbuka 14. Jujur dan pengertian

48

Page 49: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

SEPULUH PERILAKUSERVICE EXCELLENCE

1. Senyum tulus

2. Pelanggan adalah orang penting

3. Dengarkan kebutuhannya

4. Menyebut namanya

5. Bahasa tubuh positif

6. Bicarakan yang diminati Pelanggan

7. Bahasa yang halus dan tepat

8. Beritahukan proses yang sudah/ sedang/

akan dikerjakan

9. Product knowledge

10. Tampil dengan rapi

Page 50: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Role Play

Page 51: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Etika Bertelepon

51

Page 52: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Etika Bertelepon• Suara yang jelas, tegas, namun terkesan

ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidakbernada emosi.

• Melalui suara, apa yang dikatakan, danbagaimana cara menyatakannya di telepon, orang dapat menyimpulkan pribadi penerimatelepon dan citra perusahaan.

• Kepribadian seseorang jelas tercerminmelalui bagaimana mereka menyampaikansesuatu yang harus dikatakan.

52

Page 53: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Etika Bertelepon

• Menjawab telepon

• Meminta untuk menunggu

• Melakukan transfer telpon

• Menerima pesan/mencatat pesan

• Mengatasi masalah/keluhan

• Salam penutup

• Menelpon

53

Page 54: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Menjawab Telepon1. Mengangkat telepon segera. Jangan

membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkatdan jawab dengan sopan

2. Tidak menggunakan kata “Halo”, tetapi menyapa“Selamat pagi/siang/sore, dengan (nama Anda), bisa saya bantu?” Atau Selamatpagi/siang/sore, (nama perusahaan), bisa sayabantu?”

3. Bersikap sopan dan tersenyum. 4. Bicara jelas dan tidak tergesa-gesa. 5. Jarak telepon 2 jari dengan mulut.6. Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya,

“Mohon maaf sebelumnya, dengan siapa sayaberbicara?”

54

Page 55: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

1. Selamat pagi! PT Sinar Himalaya, dengan Rini di sini, bisa saya bantu?

2. Selamat pagi!Dengan Rini-HRD, bisa saya bantu?

Menjawab Telepon

55

Page 56: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Meminta untuk Menunggu

• “Dapatkah Ibu/Bapak menunggusebentar?”

• Setelah menunggu: “Terima kasihatas kesabaran Ibu/Bapak untukmenunggu. …”

• Bila menunggu cukup lama, kita perlumemberikan feedback setiap 15-30 detik mengenai situasi yang ada. Bilaperlu meminta nama dan no. telponagar dapat dihubungi kembali.

56

Page 57: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Simple game of empathy

57

Page 58: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Melakukan Transfer Telpon• Jelaskan situasi yang ada atau yang sedang

Anda kerjakan, kemudian sampaikan ke manaAnda akan melakukan transfer telpon, “Mohonmaaf, saya bagian HRD/saya sedang melayanicustomer saat ini. Saya akan sambungkandengan Ibu Rini, Receptionist untuk membantuIbu/Bapak.”

• Bila perlu, sebutkan no. extention yang akandituju, untuk berjaga-jaga apabila telponterputus.

• Jelaskan situasi yang ada kepada orang yang Anda transfer agar si penelepon tidakmenjelaskan kembali tujuannya menelpon.

58

Page 59: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

1. Mohon maaf, Bu/Pak, saya sedangmelayani customer saat ini. Saya akansambungkan Ibu/Bapak dengan IbuRini-Receptionist di pesawat/ext. 200 untuk membantu Ibu/Bapak.

2. Selamat pagi, Bu Rini, ini adatelepon dari Bapak Budi, PT Jaya Perkasa. Beliau inginmenanyakan tentang produkoven. Saya serahkan ya, Bu.

Melakukan Transfer Telpon

59

Page 60: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Menerima pesan• “Mohon maaf sebelumnya, Ibu/Bapak …

sedang tidak berada di tempat (keluar), dapatkah saya membantu Ibu/Bapak?” atau“Dapatkah Ibu/Bapak meninggalkan pesan?”

• Siapkan alat tulis dan catatan.• Catatlah:

– Identitas penelpon (nama, perusahaan,dsb).– Waktu dan tanggal menelpon– Tujuan/keperluan menelpon

• Mengulang pesan

60

Page 61: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Menerima pesan

1 2

61

Page 62: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Mengatasi Masalah/Keluhan• Dengarkan – tidak memotong, berikan ruang untuk

menyampaikan keluhan, tetap tenang dan ramah• Tidak reaktif• Hanya setelah penelpon selesai berbicara baru

kemudian kita memberikan tanggapan.• Fokus bagaimana memecahkan masalah• Tidak menyalahkan siapapun – hal ini bersifat

counterproductive dan tidak menyelesaikan masalah• Sampaikan ucapan maaf atas ketidaknyamanan yang

dialami oleh penelpon; kita juga tidak perlu menyetujuiapa yang disampaikan oleh penelpon, tapi sikap empatidan permintaan maaf yang tulus dapat membantumenenangkan penelpon untuk lebih terbuka terhadapberbagai kemungkinan solusi

• Lakukan paraphrase dan yakinkan penelpon bahwa Andamemahami keluhan penelpon

62

Page 63: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

1. “Kami mohon maaf atas apayang Ibu/Bapak alami. Cobakita bersama mencari jalanpemecahan atas masalah ini.”

2. “Bila saya tidak salah, Ibu/Bapak dijanjikan …. Mari kita cari jalan pemecahanuntuk masalah Ibu/Bapak.”

3. “Kami paham Ibu/Bapak kecewa. Kami mohon maaf atas masalah yang Ibu/Bapak alami. Mari kita coba carijalan agar Ibu/Bapak bisa keluar dari

masalah ini.”

63

Page 64: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Salam Penutup

• Jika telah menyelesaikanpembicaraan, ucapkan: “Baik, Ibu/Bapak, terima kasih. Selamatpagi/siang/sore.”

• Jangan menutup telepon sebelumpenelpon menutupnya lebih dulu.

64

Page 65: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Menelpon

• “Selamat pagi/siang/sore! Saya Budi dari PT Sinar Himalaya.

• Sampaikan pesan atau tujuan Andamenelpon.

• Bila orang yang mengangkat telpontidak menjelaskan identitasnya. “Mohon maaf, dengan Ibu/Bapaksiapa saya berbicara.”

65

Page 66: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

BERTEMU PELANGGAN

1. Sapa

2. Baca dan Analisa

3. Respons

“SaBAR”

Page 67: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

SAPA

1. Beri salam hangat dengan Senyum tulus

2. Kata-kata dan suara :a. Berbicara jelas, tidak terlalu cepat

b. Menggunakan kata-kata yang tepat

c. Gunakan sapaan yang berbeda

d. Nada suara yang sesuai

3. Bahasa tubuha. Segera tetapi tidak terburu-buru

67

Page 68: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

BACA DAN ANALISA

TIGA JENIS PELANGGAN :

1. Segera menyampaikan permintaan

layani dengan cepat dan tepat

2. “Cuma lihat-lihat ....”

beritahu bahwa Anda siap membantu. Beri jarak, siap bantu bila dia tampak bingung / menengok kanan kiri

3. Tidak memberitahu kebutuhannya dgn jelas

gunakan teknik mendengar aktif

tunjukkan perhatian Anda

ulangi kalimatnya dengan kata-kata Anda

Perhatikan bahasa tubuhnya & nada suaranya

68

Page 69: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

https://www.youtube.com/watch?v=3FY7_

jKKApEContoh dari Alfamart

69

Page 70: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

RESPONSHarus diingat :

• Melampaui harapan pelanggan (delight)

• Bukan sekedar menjual

• Pelanggan ingin mendapat sesuatu yang lebih daripada yang dapat diperolehnya dari pesaing Anda (produk, pelayanan, kenyamanan, kesenangan, persahabatan, hadiah)

• Pelanggan kecewa tetap membeli produk Anda karena malas mencari yang lain (pelanggan seperti ini biasanya tidak akan datang kembali)

70

Page 71: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Bertemu denganPelanggan

• https://www.youtube.com/watch?v=q7aITYMK23o

71

Page 72: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Catatan:1. Mendengarkan (secara aktif) dan bertanya

dengan bahasa yang tepat agar jelas danpasti apa keinginan dan kebutuhanpelanggan

2. Identifikasi tujuan pelanggan – mencaribarang atau menyampaikan keluhan.

3. Gunakan komunikasi verbal dan non verbal4. Identifikasi dan antisipasi masalah untuk

meminimalisir ketidakpuasan pelanggan

72

Page 73: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Catatan:5. Temukan peluang-peluang untuk

memberikan pelayanan tambahan kepadapelanggan

6. Tidak mengkritik pelanggan7. Tidak memberikan komplain/menyalahkan

orang lain – ciptakan suasana/mood yang baik

8. Tidak meninggalkan pelanggan – berusahamencoba menggali kebutuhannya

73

Page 74: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Role Play

74

Page 75: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Menghadapi KeluhanPelanggan

• Let’s see this movie clip

• https://www.youtube.com/watch?v=8xeV4GrUolE

75

Page 76: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Catatan:1. Bersikap positif (sopan),

professional, dan menolong2. Tangani keluhan dengan segera3. Hadapi keluhan/complain dengan

sikap bijaksana, tunjukkan perhatiandan empatik

4. Meminta bukti pembelian

76

Page 77: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Catatan:5. Sampaikan peraturan/kebijakan

perusahaan dengan jelas, baik, dansopan

6. Bertindak sesuai kebutuhan pelanggan, bila terjadi “debat” atau ada hal di luarwewenang Anda, mintalah bantuanatasan

7. Sikapilah situasi yang negatif denganpositif

77

Page 78: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

SOP Pelayanan Pelanggan

78

Page 79: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Pengalaman Terbaik Andasebagai Customer

• Group discussion

• Identifikasi pengalaman terbaik Andasebagai Customer

• Apa yang membuat pengalaman itusangat spesial

79

Page 80: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

ABC of Customer Service

A = Attitude

B = Business Knowledge

C = Customer Orientation

80

Page 81: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

A = Attitude• Let’s see this video of Mr.Bean

• Mr Bean - bad customer service.mp4

81

Page 82: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

B = Business Knowledge• You are the expertise

• How is your work environment and appearance?

82

Page 83: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

C = Customer Orientation• Make customers feel important

• Be Personal

• Say Thank You

• Do Follow Up

83

Page 84: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

https://www.youtube.com/watch?v=1H5idc

0XfKsContoh dari PT KAI (Kereta Api Indonesia)

84

Page 85: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

SOP Pelayanan Pelanggan1. Prinsip Pelayanan – 7 S

SenyumSapaSalamSopanSantunSemangatSiap Melayani

85

Page 86: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

SOP Pelayanan Pelanggan2. SOP Ruangan

3. SOP Penampilan (Seragam)

4. SOP Meet & Greet

5. SOP Closing Greetings

6. SOP Penanganan Complaint

86

Page 87: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Group Discussion

87

Page 88: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Diagram Segitiga Pemasaran Jasa

Pelanggan

Perusahaan Karyawan

EXTERNAL MARKETING

Memberikan citra mengenaiproduk/jasa yang ditawarkan

INTERNAL MARKETING

Membuat agar produk/jasa yang disampaikan sesuai dengan yang dijanjikan

INTERACTIVE MARKETING

Menyampaikan produk/jasa sesuaidengan yang telah dijanjikan

88

Page 89: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Status & Peran Perusahaan, Karyawan dan Pelanggan dalam Kualitas Jasa

Komponen Status Peran

PERUSAHAAN

Fasilitator terhadap karyawan agar mampu melayani pelanggan

1. Sebagai penyelidik keinginan pelanggan.

2. Sebagai pembuat spesifikasi jasa yang akandisampaikan.

3. Sebagai pemberdaya karyawan agar mampumenyampaikan jasa kepada pelanggan sesuaidengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

KARYAWAN PEMBERI JASA

1. Sebagai jasa itu sendiri (sales counter, greeter)

2. Sebagai personafikasi atau gambaran dariperusahaan.

3. Sebagai pemasar jasa secara tidak langsung.

PELANGGAN PENERIMA JASA SEBAGAI PENILAI KUALITAS JASA

Page 90: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Customer Service• Let’s see this movie clip.

• https://www.youtube.com/watch?v=FYswDG5pbuc

90

Page 91: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Tanya Jawab

91

Page 92: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

92

Page 93: Handout Training-CUSTOMER SERVICE-Sinar Himalaya

Certificate1. Pre-test dan Post-test2. Form hasil dan komitmen pelatihan

..\..\..\..\2. HR ADMIN\1. FORM\form sh\28. Form Hasil dan KomitmenPelatihan.docx

3. Form evaluasi/review komitmen pelatihan..\..\..\..\2. HR ADMIN\1. FORM\form sh\29. Form Evaluasi AplikasiPelatihan.docx

4. Template sertifikat-Sinar Himalaya-CS.pptx

93