Tehoa hanketyöskentelyyn yhteisöllisillä työtavoilla -työpaja

to. 14.3. klo 9:00-12:00

Kati Keronen

Päivän ohjelma

9:00-9:15 Aamukahvit & päivän ohjelma

9:15-9:30 Kokemuksia yhteisöllisyyden voimasta Länsi-Suomen Helmet-portaalissa, Riitta Hirsikoski / Oppiapaja II

9:30-10:15 Miten yhteisölliset työtavat ja välineet tekevät projektityöstä sujuvampaa? Esittelyssä Wiki-työskentely. Kati Keronen, Differo Oy.

10:15-11:45 Työpaja: Näin hyödynnämme yhteisöllisyyttä hanketyöskentelyssä. Ideoidaan yhdessä parhaita tapoja tehostaa yhteistyötä projektin eri tahojen kanssa. Tehdään portaalista yhteinen työskentely-ympäristö oman projektin esittelysivujen ympärille.

11:45-12:00 yhteenveto ja loppukeskustelu

Päivän tavoite

Ideoida yhdessä parhaita tapoja tehdä projektityöstä tehokasta ja läpinäkyvää ja hyödyntää portaalia oman hanketyön tekemisessä.

Innostua yhdessä.

Miten yhteisölliset työtavat ja välineet tekevät projektityöstä

sujuvampaa?

Toimintamallit keskiössä

”…Reifer, joka siirsi jo vuonna 2008 laatukäsikirjansa wiki-muotoon, pois hyllyistä pölyttymästä aktiiviseen käyttöön. Nykyisin Reiferin kaikki työohjeet ovat myös wikissä, kaikkien saatavilla. Jokaisen työstökoneen vieressä on näyttö ja näppäimistö, jolta työntekijä saa jatkuvasti ajan tasalla olevat ohjeet. Lisäksi hän voi kirjoittaa työvaiheen parannusehdotuksia kommenteiksi, jolloin kaikkien ideat saadaan kerätyksi.

Reiferilla wiki on kuitenkin vain osa yhteisöllistä toimintatapaa. Yhtä tärkeää on, että parannusehdotukset käsitellään joka viikko. Digitaalinen aloitelaatikko ei toimi yhtään paremmin kuin seinään ruuvattu laatikko, jos ehdotuksia ei käsitellä eivätkä ihmiset tiedä, mitä niille tapahtuu – jos tapahtuu. Wikistä ei ole hyötyä, jos toiminnan muut prosessit eivät tue yhteisöllistä toimintatapaa…”

Avoimuus & parempi saatavuus

Osallistaminen: mahdollisuus itse vaikuttaa tapaan tehdä töitä

Sovittu, säännölinen prosessi, joka on kaikkien tiedossa.

Kaija Pöysti: http://www.intosome.fi/2012/09/26/mita-pienet-edella/

• Tiedon tuottaminen ja prosessointi yhdessä • Suljettu tai avoin• Suuri tai pieni käyttäjäryhmä

• Etuja suhteessa s-postissa jaettuun tekstitiedostoon• Viimeisin versio aina helposti kaikkien saatavilla ja samantien

muokattavissa. Kun huomaa virheen, sen voi korjata heti tai kommentoida siitä heti.

• Versiohistoria• Uusimmat muutokset esillä helposti ja ilman ”Tracea”• Käyttäjäoikeuksien hallinta

• Haasteita• ”Everybody´s job is nobody´s job” -> työohje tai prosessi tarvitaan• Tietojen siirto tai jatkokehitys tilanteissa, joissa projekti loppuu tai

ympäristö vaihtuu

Millaisen työtavan wiki tarjoaa

Mihin Wiki sopii?

Esimerkiksi:

TyöohjeetDokumentaatioOppimistehtävätProjektitehtävätSanastoRaportitMuistiotAgendat

Wikialustoja

• Mediawiki• Wikispaces • Confluence

Lshelmet-portaalissa wikin tilannetta selvitellään. Wiki on usein myös erilaisten oppimisympäristöjen osa.

TYÖPAJA: PROJEKTIN TOIMINTAMALLEISTA YHTEISÖLLISIÄ

”Sitouttaminen on usein ongelmana. Tuntuu, että mukana on vain projektipäällikkö. Muistiot jaetaan verkkoportaalissa, mutta kukaan ei käy niitä katsomassa eikä vastaa esitettyihin kysymyksiin keskusteluissa. Tuntuu, ettei mikään muu kuin sähköposti tai puhelinsoitto tee vaikutusta.”

Missä vika?

Yhteisöllisten toimintatapojen haasteita

Sitoutuminen projektiin / sisällön tuotantoon

Teknisen osaamisen / tiedon puute

Prosessien selkeytymättömyys

Alussa voi olla vaikea hahmottaa työskentelytapana

Jaetaan väki kahteen ryhmään (myös Merja ja Miia mukaan ryhmiin). Ideoidaan yhdessä toimintatapoja/prosesseja, joiden avulla voimme ottaa portaalin eri mahdollisuuksia käyttöön, tehdä tiiviit ohjeet ja auttaa projektiin osallistuvia hyödyntämään yhteisöllisiä menetelmiä.

Ryhmä1: Yhteinen kalenteri, palaute- ilmoittautumis- ja muut lomakkeet, palaveri- tai seminaarikutsut.

Ryhmä 2: Dokumenttien yhteinen työstäminen, dokumenttien jakaminen portaalissa s-postin sijaan, keskustelu.

Kääritään hihat

Tarkemmat ohjeet

1) Valitkaa kunkin työtavan ympärille konkreettinen, mielellään toistuva tilanne kuten kokous, koulutus, markkinointiviestin lähettäminen jne. (Voitte käyttää myös kaikkien työtapojen osalta samaa tilannetta).

2) Ideoikaa, miten prosessi kulkisi kun sen keskeisenä osana olisi mainittu uusi tapa toimia

• Miten tapa toimia tehdään sidosryhmälle tiettäväksi• Tarvitaanko ohjeita ja jos, niin mitä niissä pitäisi lukea• Kuvatkaa konkreettinen prosessi siihen, mitä tapahtuu portaalissa

ennen valitsemaanne tilannetta, tilanteen aikana ja tilanteen jälkeen.

3) Esitellään työtapa toiselle ryhmälle.

Kiitos! Nähdään portaalissa!

http://www.lshelmet.fi/profile/KatiKeronen