Hasil Sosialisasi Pelaporan Dan Pengisian Kartu Kkn Ppm Ugm

KKN-PPM UGM PPA-03, Supiori Timur, Papua

HASIL SOSIALISASI PELAPORAN DAN PENGISIAN KARTU KKN PPM UGM OLEH LPPM

Selasa, 8 Juli 2014 di Grha Sabha Pramana

Dirangkum oleh: Stella Swastika Putri (11/313466/GE/07021)

A. FUNGSI PERLENGKAPAN KKN

1. Spidol: digunakan sebagai alat tulis pengisian RPP dan daftar hadir. Khusus daftar hadir,

penulisan setiap anggota sub unit sebaiknya dibedakan warna dari awal presensi hingga

akhir agar memudahkan pemantauan. Misal: Rani hijau, Dodi biru, Ratri kuning, dsb.

2. Penunjuk arah lokasi pondokan: harus dipasang untuk memudahkan DPL atau pemantau

dari LPPM UGM menuju lokasi tinggal peserta KKN.

3. Stiker: ditempelkan sesuai selera peserta KKN, sesuai kewajaran.

4. Memo Kormasit dan Kormanit: digunakan sebagai alat panggil/perhatian bagi anggota

unit/subunit.

5. Surat ijin meninggalkan lokasi: digunakan maksimal 2x24 jam, dan tidak boleh

bersamaan dengan lebih atau sama dengan 2/3 anggota subunit. (Tidak diperbolehkan

lokasi subunit kosong.

6. Daftar hadir: harus diisi sesuai format. (Ukuran setengah A3)

7. RPP (Rencana Pelaksanaan Program): diisi sesuai format. Untuk memantau ketepatan

waktu pelaksanaan program. (Ukuran setengah A3)

8. Daftar hadir dan RPP ditempel di dinding basecamp secara berdampingan.

9. Buku pengganti I2: digunakan sebagai ganti kartu I2.

10. Kartu identitas KKN : harap selalu dibawa sebagai identitas, terutama saat meninggalkan

lokasi KKN bersama dengan membawa surat izin meninggalkan lokasi KKN. (Dikelupas

dulu).

11. Map: digunakan sebagai penyimpan dokumen laporan dan kartu-kartu. Harap tidak

diganti dengan warna atau model yang berbeda.

B. ADMINISTRASI KKN

a. LAPORAN RENCANA KEGIATAN

- Dibuat setelah penerjunan, bagi tim KKN di region 1 harap mengumpulkan pada H+7

setelah penerjunan. Bagi tim KKN region 2, diharapkan diupload pada H+7 atau

ditipkan pada DPL. Atau bila tidak memungkinkan, maka dapat diserahkan saat

penarikan tim KKN.

- LRK dibuat, dicetak, dan dikumpulkan setiap SUBUNIT.

- Isi LRK, dapat dilihat pada slide di portal atau dalam bentuk cetak di perlengkapan

individu yang telah dibagikan.

- Intinya kita mengidentifikasi permasalahan dan membuat urutan prioritas

permasalahan berdasarkan analisis KUWAT. Dari masalah tersebut kemudian dipilih

beberapa masalah saja yang akan diangkat sebagai program. Antar sub unit boleh

berbeda-beda.


- Jika dari seluruh permasalahan, hanya dapat diangkat satu kegiatan program, maka

boleh dicukupkan itu saja, asalkan memang berbobot sangat kompleks. Misal:

pembangunan saluran irigasi Kecamatan, pembangunan pipa saluran air untuk

seluruh rumah warga.

b. KARTU

U1

- Permasalahan-permasalahan yang telah diidentifikasi pada LRK, kemudian

dimasukkan sebagai program kegiatan, dengan mencari kode sektor yang cocok.

Untuk beberapa kegiatan yang tidak ada di kode sektor, seperti pemetaan TPS

misalnya. Bisa dimasukkan dalam sektor-sektor yang masih terkait dalam kegiatan

tersebut. Misalnya saja sektor kesehatan lingkungan.

- Kartu U1 diisi kemudian diCETAK dan diBAGIKAN kepada seluruh anggota Subunit.

- INGAT!!! Jika dalam beberapa subunit dilakukan kegiatan yang substansinya sama,

walaupun berbeda lokasi, maka dalam kartu U1 tetap ditulis sebagai satu kegiatan

saja.

- Dikerjakan berkelompok tiap sub unit

Contoh U1

Rencana Pelaksanaan Program (RPP)

- Dibuat setelah selesai mengisi U1, RPP dibuat per subunit.


- Seperti GANT CHART. Format dapat dilihat di slide.

- Setiap tanggal rencana dan pelaksanaan diarsir.

- Fungsi: mengendalikan jadwal pelaksanaan program.

- Kode Subunit ditulis dengan huruf. Misal: PPA-03-A, PPA-03-B, PPA-03-B.

- RPP ditempel di dinding pondokan.


Contoh RPP

I1

- Yang dituliskan HANYA program pokok, bantu, dan non tema saja.

- Dikerjakan secara Individu

- Program pokok artinya, program yang dipilih dan dilaksanakan. Bantu artinya

program yang tidak dipilih tapi ikut menjadi bagian tim pelaksana. Non tema artinya

program di luar isi RPP, namun kegiatan tersebut bukan merupakan hal yang bisa

berjalan walaupun tanpa dibantu tim KKN, serta bukan merupakan kegiatan hal rutin

yang dapat dilaksanakan masyarakat secara swadaya sendiri seperti 17an misalnya.

Melainkan program-program seperti kerja bakti, perbaikan lampu jalan.

- Non Tema bukan aktivitas rutin individu seperti makan, jalan-jalan, mencuci, dll.

- KARTU I1 diupload setelah ditarik/pulang, TIDAK DIKUMPULKAN DALAM HARD

COPY.


Contoh I1

I2

- Kartu I2 DIHAPUSKAN/DITIADAKAN, sebagai gantinya peserta WAJIB mengisi BUKU

harian yang diberikan oleh LPPM beserta perlengkapan lain seperti kaos kemarin.

Buku Harian diisi sesuai format. Pada bagian uraian, diberi deskripsi singkat

mengenai kegiatan yang dilaksanakan.

- Dikerjakan secara Individu

- Pada setiap selesai melakukan kegiatan, DIWAJIBKAN MEMINTA TTD MASYARAKAT

yang terlibat dalam kegiatan di kolom bagian kanan, di bawah kolom kode sektor.

- JIKA KEGIATAN TIDAK MELIBATKAN MASYARAKAT, MAKA DAPAT MENGAJAK

PERWAKILAN DESA SEPERTI PEJABAT DESA SETEMPAT.

U2

- U2 merupakan rekapan dari setiap kegiatan yang telah selesai dilaksanakan.


- Pengisian dilakukan setiap saat setelah satu kegiatan terlaksankan.

- Lama waktu pelaksanaan kegiatan yang dituliskan pada U2 adalah WAKTU TOTAL

dari KEGIATAN TSB.

- U2 Dicetak setelah selesai dan dijilid bersama U1,U3, dan L.

Contoh U2


U3

- U3 diisi hampir mirip dengan U2, namun terdapat kolom OUTPUT.


- Segala bentuk publikasi online maupun dalam surat kabar, dapat dijadikan output

kegiatan.

- Jumlah output HARUS DITULIS MENGGUNAKAN ANGKA.

Contoh U3

L (Lampiran)


- Merupakan lembar lampiran dari setiap output yang disebutkan.

- 1 Jenis OUTPUT hanya ada 1 LEMBAR LAMPIRAN.

- Lampiran dapat berupa foto maupun video. Untuk video disimpan dalam bentuk CD,

dan CD ditempel pada embar tersebut.

- Jangan lupa memberikan deskripsi singkat mengenai kegiatan tersebut.


Contoh L

U4

- Kartu ini diisi pada akhir pelaksanaan kegiatan KKN-PPM.

- Kartu ini berbentuk survey tentang hasil pelaksanaan KKN-PPM.

- Bentuk dan format kartu ini berbeda pada setiap periode KKN-PPM, menyesuaikan

dengan kondisi pada periode tersebut.

c. Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPK)

- LPK dikumpulkan dengan cara diupload setelah penarikan.

- Dikerjakan secara individu

- Bagian Isi minimal 2 lembar

- Format ada di slide

- Lampiran kegiatan berupa foto atau video harus menunjukkan keberadaan peserta

KKN dalam kegiatan tersebut (peserta KKN harus terlihat pada foto/video) sebagai

bukti partisipasi.

d. Sosiogram

- Diisi saat penarikan/responsi.

- Berisi penilaian kualitatif terhadap teman satu sub unit, berkaitan kedisiplinan,

partisipasi, dll.

e. Daftar Hadir dan Surat Izin

- Izin maksimal 2x24 jam, dan bukan pada minggu pertama dan minggu terakhir.


- Izin yang bersamaan antara lebih dari seorang peserta KKN diperbolehkan,

ASALKAN 2/3 anggota Subunit tetap di tempat/lokasi KKN, sementara anggota

lainnya pergi meninggalkan lokasi KKN.

- Lembar surat izin bagian putih dibawa saat meninggalkan lokasi, lembar kuning

ditempel di daftar hadir, lembar merah untuk DPL, lembar biru tetap dibiarkan

di buku surat izin.

- Jumlah surat izin HARUS SAMA DENGAN jumlah izin peserta.

- Daftar Hadir diisi rutin tiap Subunit, dan diisi dengan MENANDATANGANI,

BUKAN DICENTANG.

Contoh Format Daftar Hadir

TAMBAHAN:

- Format Kartu tidak boleh diubah (Tidak boleh menambah kolom), karena

beresiko tidak terbaca software.

- Tanggal penerjunan dimulai KETIKA peserta SUDAH TIBA di LOKASI KKN.

Semoga Bermanfaat, Apabila ada kesalahan penulis mohon maaf atas segala keterbatasan. Info Leih Lanjut Silahkan Datang

ke LPPM UGM, Rektorat Sayap Selatan, Lt.3. (NB: Tulisan ini dibuat atas inisiatif per orangan). Salam Sukses!

Documents

Hasil Sosialisasi Pelaporan Dan Pengisian Kartu Kkn Ppm Ugm