HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG thu die… · ð•Truy cập tới Email Server. ... Danh bạ, Nháp, Hộp thư ... và tìm kiếm sổ địa chỉ chung

VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

TRUNG TÂM THÔNG TIN TIN HỌC

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Hải Phòng, tháng 10 năm 2010

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố Hải Phòng

Trung tâm Thông tin – Tin học, Văn phòng UBND thành phố Trang 2

Mục lục

I. Hướng dẫn truy cập và sử dụng thư điện tử trực tuyến (webmail) .................................... 3

Truy cập và đăng nhập webmail................................................................................................ 3

II. Giao diện hệ thống webmail............................................................................................... 3

1. Ngăn dẫn hướng ............................................................................................................. 3

2. Thanh công cụ ................................................................................................................ 4

3. Tìm kiếm ........................................................................................................................ 4

III. Làm việc với Thư ........................................................................................................... 5

1. Tạo thư mới .................................................................................................................... 5

2. Các tùy chọn trên thanh công cụ thư .............................................................................. 5

3. Mở thư ............................................................................................................................ 6

4. Xóa thư ........................................................................................................................... 6

5. Lưu Thư .......................................................................................................................... 7

6. Thêm hay bỏ người nhận ................................................................................................ 7

7. Thêm Chữ ký .................................................................................................................. 8

8. Trả lời hoặc Chuyển tiếp một Thư.................................................................................. 8

9. Gửi Thư .......................................................................................................................... 9

10. Thông báo đã nhận Thư ............................................................................................ 10

11. Cờ đánh dấu và Lời nhắc .......................................................................................... 10

12. Chuyển hoặc Sao chép một Mục .............................................................................. 11

13. Làm việc với Tệp đính kèm ...................................................................................... 12

14. Làm việc với Thư mục.............................................................................................. 13

IV. Làm việc với cuộc hẹn, cuộc họp, tác vụ ..................................................................... 15

V. Thư mục Dùng chung....................................................................................................... 17

VI. Tùy chọn ....................................................................................................................... 19

1. Cài đặt Vùng................................................................................................................. 19

2. Ngôn ngữ ...................................................................................................................... 19

3. Chữ ký E-mail .............................................................................................................. 20

4. Tùy chọn Lịch............................................................................................................... 20

5. Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng ....................................................................... 22

6. Đổi Mật khẩu ................................................................................................................ 22

VII. Sử dụng Microsoft Outlook và Mozilla ThunderBird ................................................. 23



I. Hướng dẫn truy cập và sử dụng thư điện tử trực tuyến (webmail)

Truy cập và đăng nhập webmail

Truy cập tới Email Server. Để truy cập tới hệ thống gửi và nhận email, anh/chị sử dụng

tŕnh duyệt web ( Internet Explorer hoặc Firefox - khuyến cáo nên sử dụng Internet

Explorer để tận dụng hết tính năng của hệ thống ) và nhập địa như sau:

http://mail.haiphong.gov.vn

Sau khi trải qua bước 1. Máy tính xuất hiện giao diện đăng nhập. Để đăng nhập email.

Trong ô Tài khoản gõ tên tài khoản đăng nhập; trong ô Mật khẩu nhập mật khẩu.

Khi đăng nhập Email lần đầu tiên hệ thống sẽ yêu cầu lựa chọn ngôn ngữ và múi giờ sử

dụng.

II. Giao diện hệ thống webmail

1. Ngăn dẫn hướng

Ngăn dẫn hướng, được đặt kế bên cửa sổ chính, cung cấp đường dẫn kiểu một-bấm vào tất

cả các thư mục trong hộp thư của bạn. Ngăn dẫn hướng cũng cho phép quản lý các thư mục

thư, lịch và các địa chỉ liên lạc.

Thư Cho phép truy cập đến tất cả thư mục trong hộp thư Microsoft Exchange của bạn(Mục Đã xóa, Lịch, Danh bạ, Nháp, Hộp thư đến, E-Mail Rác, Ghi chú, Hộp thư Đi, MụcĐã gửi và Tác vụ) và bất kỳ thư mục cá nhân nào đã được tạo. Việc này cũng cho phépquản lý các nội dung của hộp thư bằng cách tạo, đổi tên, chuyển hay xóa các thư mục.

Lịch Cho phép chuyển lịch và tạo các thư mục lịch bổ sung.

Danh bạ Cho phép xem và làm việc với các địa chỉ liên lạc. Các tùy chọn trong Danhbạ cũng cho phép tạo các thư mục địa chỉ liên lạc bổ sung và chọn các địa chỉ liên lạc đượchiển thị.

Tác vu ̣̣ Cho phép xem và làm việc với các tác vụ. Các tùy chọn trong Tác vụ cũng chophép tạo các thư mục tác vụ bổ sung và chọn các tác vụ được hiển thị.

Tài liệu Cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tập tin chia sẻ của Windows hoặccác thư viện tài liệu Microsoft Windows SharePoint Services trong cơ quan bạn mà đãđược tạo cho những người sử dụng Outlook Web Access.

Thư mục Dùng chung Cho phép xem và quản lý các thư mục dùng chung của hệthống.

http://mail.haiphong.gov.vn/

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Mail.htm

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Calendar.htm

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Contacts.htm

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Tasks.htm

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Tasks_Attachments.htm

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Tasks_Arrange.htm



2. Thanh công cụ

Mỗi kiểu thư mục trong hộp thư (như thư, lịch, danh bạ và tác vụ) có một bộ các tùy chọnthanh công cụ riêng cho từng chức năng hoặc mục đích sử dụng. Bảng sau cung cấp nhữngloại nút có sẵn trên thanh công cụ của các thư mục thư. Các thư mục khác có một tập hợp cáctùy chọn thanh công cụ tương tự áp dụng cho loại thông tin chứa trong đó

Tạo một thông điệp e-mail mới.

Hiện hay ẩn ô đọc.

Hiển thị mỗi thông điệp e-mail trên từng dòng đơn.

Hiển thị mỗi thông điệp e-mail trên nhiều dòng.

Xóa một hay nhiều thông điệp e-mail được chọn.

Kiểm tra thư mới trên máy chủ. Nút này cũng refresh cửa sổ trình duyệtcủa bạn.

Hồi đáp thông điệp e-mail cho người gửi.

Hồi đáp thông điệp e-mail đến tất cả người nhận.

Chuyển tiếp một thông điệp e-mail đến một hay nhiều người nhận.

Bấm để chuyển đến phần bắt đầu của nội dung trong thư mục.

Bấm để mở trang trước trong thư mục.

Bấm để mở trang kế tiếp trong thư mục.

Bấm để chuyển đến phần cuối của nội dung trong thư mục

3. Tìm kiếm

Outlook Web Access cung cấp một số cách để tìm kiếm thông tin trong hộp thư Exchangecủa bạn. Có một ô tìm kiếm ở phía trên danh sách thư. Bấm vào mũi tên trong ô tìm kiếm đểchọn khoảng tìm kiếm của bạn. Bạn có thể chọn Thư mục Này, Thư mục và các Thư mụccon Này hoặc Tất cả các Thư mục và Mục, hoặc có thể chọn Đặt Địa điểm Mặc định để càiđặt một thư mục cụ thể làm thư mục tìm kiếm mặc định.

Bấm vào hình chữ V ở bên phải ô tìm kiếm để hiển thị các tùy chọn Tìm kiếm Nâng cao.

Các Thư mục khác

Tính năng tìm kiếm trong Danh bạ và Tác vụ cũng hoạt động giống như vậy, nhưng có íttùy chọn hơn so với trong Tìm kiếm Nâng cao.

Tìm kiếm Người nhận

Bất kể đang ở đâu trong Outlook Web Access, bạn cũng có thể tìm kiếm danh sách địa chỉchung của cơ quan bạn bằng cách sử dụng tính năng Tìm Người nào đó ở phía trên cùng của



cửa sổ Outlook Web Access. Nhập một phần tên của người bạn muốn tìm và nhấn phímENTER trên bàn phím để xem một danh sách các gợi ý để chọn. Bấm vào tên của người màbạn muốn xem thông tin liên hệ của họ.

Bạn cũng có thể bấm vào Sổ Địa chỉ ở phía trên cửa sổ Outlook Web Access để xemvà tìm kiếm sổ địa chỉ chung của công ty hay thư mục Danh bạ của bạn.

III. Làm việc với Thư

Số lượng các thông điệp e-mail chưa đọc trong Hộp thư đến sẽ xuất hiện trong dấu ngoặckép kế bên Hộp thư đến. Hộp thư đến hiển thị các thư chưa đọc bằng kiểu chữ in đậm. Saukhi một thông điệp e-mail được mở hay được đánh dấu là Đã đọc, thư sẽ trở lại kiểu bìnhthường. Để đánh dấu một thư bạn đã mở là Chưa đọc, bấm chuột phải vào thư, sau đó bấmvào Đánh dấu là Chưa đọc trên menu.

1. Để tạo thư mới

Trong bất kỳ thư mục thư nào, bấm vào Mới , hoặc nhấn CTRL+N trên bàn phím.

Ghi chú Bạn cũng có thể tạo một thư mới khi đang xem sổ địa chỉ. Trên thanh công cụ, bấmvào Sổ Địa chỉ , sau đó sử dụng ô tìm kiếm để tìm người hay danh sách gửi bạn muốngửi thư. Bấm chuột phải vào tên người nhận trong danh sách, sau đó bấm nút ThưMới.

Nhập người nhận mong muốn vào Đến và Cc. Để biết thêm thông tin về người nhận clickđúp chuột vào người nhận đó.

Nhập chủ đề.

Nhập nội dung thư vào phần soạn thảo thư.

Khi bạn nhập xong nội dung thư, bấm vào Gửi hay nhấn ALT+S để gửi thư đi.

2. Các tùy chọn trên thanh công cụ thưBảng sau liệt kê tất cả các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ khi bạn tạo một thư.

Nút Mô tả

Gửi Gửi thư đến người nhận.

Lưu thư vào thư mục Nháp nhưng không gửi đi.

Đính kèm một tệp vào thư.

Mở Sổ Địa Chỉ để tìm tên người nhận.

Kiểm tra tên những người nhận thư trong Sổ Địa Chỉ hoặc trong



thư mục Danh Bạ của bạn. Để biết thêm thông tin về cách phângiải tên.

Đặt mức quan trọng của thư ở mức Cao.

Đặt mức quan trọng của thư ở mức Thấp.

Thêm chữ ký vào cuối thư.

Kiểm tra chính tả trong văn bản nội dung thư.

Tuỳ chọn Hiển thị hộp thoại Tùy Chọn Thư.

3. Mở thư

Khi mở một thông điệp e-mail trong Outlook Web Access thì thư sẽ được hiển thị trongmẫu thư đã đọc. Mẫu thư được đọc và ô đọc hiển thị thông tin sau trong phần thông tin mởđầu thư:

Tiêu đề Tiêu đề của thư. Quan trọng Mức quan trọng của thư được đặt ở mức Thấp hay Cao. Từ Tên hoặc địa chỉ e-mail của người gửi hay công ty. Đã gửi Ngày và thời gian thư được gửi. Đến Tên hoặc địa chỉ e-mail của người nhận chính. Cc Tên hay địa chỉ e-mail của những người nhận bản sao (Cc=cabon-copy).

4. Xóa thư

Để xóa một hay nhiều thư khỏi một thư mục trong Outlook Web Access, chọn thư, sau đóbấm vào Xóa trên thanh công cụ, hoặc bấm chuột phải và bấm vào Xóa trên menu. Bạncũng có thể nhấn phím DEL để xóa thư đã chọn.

Ghi chú Để chọn nhiều thư gần nhau, hãy bấm vào thư đầu tiên và cuối cùng trong danhsách trong khi nhấn giữ phím SHIFT. Để chọn nhiều thư không gần nhau, nhấn giữ phímCTRL khi bấm vào mỗi thư muốn chọn.

Để xóa một thư đã đang mở, bấm vào Xóa trên thanh công cụ.

Mặc định, tất cả các thư bị xóa đều được gửi vào thư mục Mục Đã xóa. Các thư sẽ khôngbị xóa vĩnh viễn cho đến khi được xóa từ thư mục Mục Đã xóa. Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễnthư mà không gửi vào thư mục Mục Đã xóa, hãy chọn thư trong danh sách thư, sau đó nhấnSHIFT+DEL trên bàn phím. Có thể cài đặt để Outlook Web Access tự động làm rỗng thư mụcMục Đã xóa khi bạn thoát bằng cách bấm vào Tùy chọn trên thanh công cụ, bấm vào MụcĐã xóa trong ngăn dẫn hướng, sau đó chọn Làm rỗng thư mục Mục Đã xóa khi thoát.



5. Lưu Thư

Bạn có thể lưu thư muốn gửi hoặc để tiếp tục soạn thảo sau này. Việc này áp dụng cho cácthư mới, cho cả những thư bạn chuyển tiếp hay trả lời. Mặc định, thư được lưu trữ trong thưmục Nháp.

Để lưu thư

Mở thư mới hoặc trả lời hay chuyển tiếp thư đã có. Trên thanh công cụ, bấm vào Lưu hay nhấn CTRL+S. Bây giờ bạn có thể đóng cửa sổ trình duyệt có chứa thư được lưu một cách an toàn.

Ghi chú Để mở một thư đã lưu trước đó, bạn có thể bấm đúp vào thư trong thư mục

Nháp.

6. Thêm hay bỏ người nhận

Các địa chỉ e-mail cho những người nhận thư được nhập vào các hộp văn bản Đến, Cc,hay Bcc trong mẫu thư.

Để thêm hay bỏ người nhận

Trong hộp Đến và Cc, hãy nhập tên hay địa chỉ e-mail của những người nhận thư. Bạn cóthể nhập tất cả hoặc một phần tên hay địa chỉ e-mail của người nhận. Phân cách giữa các tênbằng dấu chấm phẩy (;).

Ghi chú Bạn cũng có thể điền địa chỉ cho thư bằng cách bấm vào Đến hoặc Cc. Việc này sẽmở Sổ Địa chỉ ra. Sổ Địa chỉ cho phép bạn tìm một người trong danh sách địa chỉ chung củacơ quan hay trong thư mục Danh bạ. Sau khi bạn xác định một người trong Sổ Địa chỉ, hãythêm tên đó vào thông điệp e-mai bằng cách chọn tên, sau đó bấm vào Đến, Cc hoặc Bcc bêndưới Người nhận thư.

Để thêm một tên đã xác định trong hộp địa chỉ vào thư mục Danh bạ, bấm chuột phải vàotên, sau đó bấm vào Thêm vào Danh bạ.

Để xóa tên khỏi hộp địa chỉ, bấm chuột phải vào tên, sau đó bấm vào Gỡ bỏ. Bạn cũng cóthể chọn tên và bấm phím DELETE hay đặt con trỏ ở cuối tên, sau đó nhấn phímBACKSPACE.

Để thêm người nhận ẩn (Bcc), bấm vào Tuỳ chọn trên thanh công cụ thư, sau đó bêndưới Cài đặt Thư Hiện hành, chọn Hiển thị Bcc. Bạn cũng có thể bấm vào Đến hoặc Ccđể mở Sổ Địa chỉ.

Nhập tên của người nhận vào hộp Bcc, hoặc bấm vào Bcc để mở Sổ Địa chỉ. Những ngườinhận Bcc sẽ nhận được một bản sao của thư, nhưng tên của họ không xuất hiện trong danhsách người nhận. Họ không thể xem tên của những người nhận khác trong Bcc.

Giới thiệu về Xác định Tên

Outlook Web Access có thể so sánh trùng một phần tên hay địa chỉ e-mail bạn nhập vàotrong các hộp Đến hoặc Cc với những người nhận tương ứng chỉ khi một phần tên hay địa chỉ



e-mail là duy nhất. Ví dụ, nếu danh sách địa chỉ chứa các tên John và Johnny, và bạn nhậpJohn, tên John không phải là duy nhất. Đó là do John và Johnny có thể được so trùng vớiJohn. Tên John sẽ được hiển thị với văn bản màu xám với một dòng kẻ dưới màu đỏ để chobiết không có kết quả duy nhất cho nó. Nếu bạn cố gửi một thư cho một hay nhiều ngườinhận không thể so sánh trùng với một địa chỉ e-mail, Outlook Web Access sẽ hiển thị mộtmenu cho mỗi tên không trùng khớp. Đối với mỗi tên không được xác định, bạn có thể xóatên khỏi danh sách người nhận hay chọn từ một danh sách các gợi ý để bạn chọn mà OutlookWeb Access đã tìm thấy trong Sổ Địa chỉ.

Để xác định các địa chỉ e-mail

Trên thanh công cụ, bấm vào Kiểm tra Tên hay nhấn CTRL+K hoặc ALT+K. Một tênchưa phân giải được sẽ hiển thị bằng văn bản màu xám với dòng gạch dưới màu đỏ, và mộtmenu xuất hiện dưới tên.

Để xóa một tên chưa được xác định, hãy bấm vào Gỡ bỏ Không Gửi. Để chọn một tên từ danh sách các gợi ý để bạn chọn, hãy bấm vào tên đó. Để xem các đặc

tính của một trong các gợi ý để bạn chọn, chỉ vào tên đó, sau đó bấm vào Đặc tính ở bênphải của tên.

7. Thêm Chữ ký

Chữ ký e-mail bao gồm văn bản hoặc hình ảnh có thể tự động được thêm vào phần cuốicủa một thông điệp e-mail gửi đi hay bài đăng của thư mục dùng chung.

Để tạo một chữ ký riêng

Ở đầu trang Outlook Web Access, bấm vào Tuỳ chọn. Bấm vào Nhắn tin. Trong hộp Chữ ký E-Mail, nhập vào và định dạng chữ ký mà bạn muốn sử dụng. Để thêm chữ ký của bạn vào tất cả các thư gửi đi, hãy chọn hộp kiểm Tự động đưa chữ

ký riêng vào thư gửi đi. Bấm vào Lưu hoặc nhấn CTRL+S.

Ghi chú Nếu không muốn thêm chữ ký của mình vào tất cả các thư gửi đi, bạn có thể thêmchữ ký vào từng thư bằng cách bấm vào Chèn Chữ ký trên thanh công cụ.

8. Trả lời hoặc Chuyển tiếp một Thư

Bạn có thể trả lời hay chuyển tiếp một thư theo nhiều cách.

Chọn thư trong danh sách thư hay mở thư. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím sau để trảlời, trả lời tất cả hay chuyển tiếp thư:

Phím tắt Mô tả

CTRL+R Trả lời



CTRL+SHIFT+R Trả lời tất cả

CTRL+SHIFT+F Chuyển tiếp

Bạn cũng có thể bấm vào các nút Trả lời , Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp .

Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một thư trong danh sách thư, sau đó bấm vào Trả lời, Trả lời Tất cả , hoặc Chuyển tiếp từ menu.

Để trả lời thư cho người gửi

Chọn thư trong danh sách thư hay mở thư. Trên thanh công cụ, bấm vào Trả lời . Khibấm vào Trả lời, hộp Đến đã được điền địa chỉ của người gửi thư gốc và tiêu đề sẽ đượcsao chép từ thư gốc.

Nội dung của thư gốc được sao chép vào trong thư chuyển tiếp. Nhập ý kiến của bạn vàotrong hoặc trên phần nội dung thư gốc của người gửi.

Để trả lời người gửi và tất cả người nhận một thư

Chọn thư trong danh sách thư hay mở thư. Trên thanh công cụ, bấm vào Trả lời Tất cả .Khi bấm vào Trả lời Tất cả, hộp Đến và Cc đã được điền sẵn địa chỉ của người gửi và tấtcả người nhận khác của thư gốc và tiêu đề sẽ được sao chép từ thư gốc.

Nội dung của thư gốc được sao chép vào trong thư chuyển tiếp. Nhập nội dung trả lời vàotrong hoặc trên phần nội dung thư gốc của người gửi.

Để chuyển tiếp thư

Chọn thư trong danh sách thư hay mở thư. Trên thanh công cụ, bấm vào Chuyển tiếp . Hình nút Đến, hãy nhập địa chỉ e-mail bạn muốn chuyển tiếp thư. Tiêu đề sẽ được tự động

sao chép từ thư gốc. Nội dung của thư gốc được sao chép vào trong thư chuyển tiếp. Nhập nội dung trả lời vào

trong hoặc trên phần nội dung thư gốc của người gửi.

Ghi chú Khi bạn trả lời hay chuyển tiếp một thư, hộp Tiêu đề đã được điền. RE sẽ nằmtrước tiêu đề thư bạn sắp trả lời. FW sẽ nằm trước tiêu đề thư mà bạn sắp chuyển tiếp. Bạn cóthể giữ tiêu đề này hoặc có thể xóa và nhập lại một tiêu đề mới.

Điền địa chỉ cho một thư trả lời hay chuyển tiếp

Khi bạn bấm vào Trả lời hoặc Trả lời Tất cả , mẫu thư mới sẽ mở và chứa các têntương ứng trong các hộp Đến và Cc. Bạn có thể thêm hay bỏ các tên nếu cần. Khi chuyển tiếpmột thư, bạn sẽ tự nhập tất cả người nhận. Để biết thêm thông tin về cách thêm người nhậnvào thư

9. Gửi Thư

Khi bạn soạn thảo thư xong, hãy bấm vào Gửi trên thanh công cụ hay nhấn ALT+S.



10. Thông báo đã nhận Thư

Outlook Web Access cho phép xác nhận thư bạn gửi đã vừa được nhận. Các thông báo đãnhận thư có thể được gửi lại cho người gửi khi người nhận đã nhận được và khi người nhậnđọc thư.

Khi gửi thư có yêu cầu xác nhận, bạn nhận được một hay cả hai thư sau trong Hộp thưđến, tùy theo các lựa chọn bạn đã thực hiện đối với các yêu cầu xác nhận:

Đã gửi: <tiêu đề>, với tiêu đề là tiêu đề của thư bạn đã gửi. Xác nhận sẽ cho biết thư đượcgửi khi nào.

Đọc: <tiêu đề>, với tiêu đề là tiêu đề của thư bạn đã gửi. Xác nhận sẽ cho biết thư đượcmở khi nào.

Để yêu cầu được thông báo đã nhận thư

Sau khi bạn soạn xong thư, bấm vào Tùy chọn trên thanh công cụ thư. Để yêu cầu nhận thông báo khi thư bạn gửi được người nhận mở ra, bên dưới Tùy chọn

Thư, chọn hộp kiểm Yêu cầu thông báo đã nhận thư cho thư này. Để yêu cầu nhận thông báo khi thư của bạn được gửi, hãy chọn hộp kiểm Yêu cầu thông

báo đã nhận thư cho thư này. Bấm vào OK để lưu thay đổi và trở về thư của bạn hay bấm vào Đóng để đóng Tùy chọn

mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

11. Cờ đánh dấu và Lời nhắc

Sử dụng các cờ đánh dấu để tự nhắc bạn theo dõi trên các mục cụ thể trong Hộp thư đếnhay các thư mục dùng chung của bạn. Outlook Web Access cung cấp năm cờ đánh đấu lờinhắc được cấu hình sẵn. Bạn cũng có thể tự đặt ngày kết thúc.

Các cờ đánh dấu được cấu hình sẵn gồm có:

Hôm nay Ngày mai Tuần Này Tuần Kế tiếp Không có Ngày

Cũng có thể chọn một ngày cụ thể khi nào bạn muốn thêm vào một cờ đánh dấu chomột mục.

Để thêm cờ đánh dấu trong màn hình danh sách của thư, bài đăng, tác vụ, hoặc địa chỉ liênlạc, bấm vào Cờ đánh dấu để thêm cờ đánh dấu mặc định. Bạn cũng có thể bấm chuộtphải vào Cờ, sau đó chọn cờ đánh dấu mong muốn từ menu. Bấm chuột phải vào Cờcũng cho phép sửa đổi hay bỏ cờ đánh dấu và cài đặt ngày nhắc nhở cho cờ đánh dấu.

Để thêm cờ đánh dấu vào một mục đang mở, bấm vào Cờ đánh dấu trên thanh côngcụ, sau đó chọn cờ đánh dấu mong muốn từ menu.



Ngoài cờ đánh dấu, bạn có thể thêm một lời nhắc bằng cách chọn Cài đặt Ngày và Lờinhắc từ menu. Bạn cũng có thể bấm vào Đánh dấu Hoàn tất, Xóa Cờ đánh dấu, và Càiđặt Cờ đánh dấu Mặc định.

12. Chuyển hoặc Sao chép một Mục

Bạn có thể tổ chức lại các thông điệp e-mail, các cuộc hẹn, các cuộc họp, danh bạ và cáctác vụ trong hộp thư. Bạn có thể chuyển hoặc sao chép bất kỳ mục nào đến một thư mục đã cóbằng cách kéo các mục giữa các thư mục. Bạn cũng có thể chuyển hoặc sao chép các mụctrong thư mục dùng chung mà bạn có quyền chỉnh sửa bằng phương pháp mà bạn sử dụng đốivới các mục trong hộp thư của bạn.

Để chuyển một mục đến một thư mục đã có

Chọn mục muốn chuyển. Kéo mục cần chuyển vào thư mục đích.

Để sao chép một mục đến một thư mục đã có

Chọn mục muốn sao chép. Nhấn phím CTRL, sau đó kéo mục cần chuyển để sao chép đến thư mục đích.

Ghi chú Chỉ có thể chuyển hay sao chép thư đến các thư mục thư, các địa chỉ liên lạc đếncác thư mục địa chỉ liên lạc, các tác vụ đến các thư mục tác vụ và các mục lịch đến các thưmục lịch.

Các Cách Khác để Chuyển hay Sao chép Mục

Ngoài cách kéo một mục, bạn có thể chuyển hay sao chép mục đó bằng các cách sau đây.

Để chuyển hay sao chép một mục bằng cách dùng menu chuột phải

Bấm chuột phải vào thư bạn muốn chuyển hay sao chép, sau đó bấm vào Chuyển đếnThư mục hoặc Sao chép đến Thư mục. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, hiển thị các thưmục mà bạn có thể chuyển hay sao chép thư vào đó. Chọn thư mục mà bạn muốn chuyểnhay sao chép thư vào, sau đó bấm vào Chuyển hay Sao chép.

Nếu bạn muốn chuyển hay sao chép thư vào một thư mục mới, bạn có thể tạo thư mục mớibằng cách bấm vào Tạo Thư mục Mới trong cửa sổ Chuyển đến Thư mục hay Sao chépđến Thư mục.

Để chuyển hay sao chép một mục bằng cách dùng thanh công cụ

Bấm vào thư mà bạn muốn chuyển hay sao chép để chọn thư đó, hoặc bấm kép vào thư đểmở thư ra, sau đó bấm vào Chuyển hoặc Sao chép đến Thư mục trên thanh công cụvà bấm Chuyển đến Thư mục hoặc Sao chép đến Thư mục. Một cửa sổ mới sẽxuất hiện, hiển thị các thư mục mà bạn có thể chuyển hay sao chép thư vào đó. Chọn thưmục mà bạn muốn chuyển hay sao chép thư vào, sau đó bấm vào Chuyển hay Sao chép.



Nếu bạn muốn chuyển hay sao chép thư vào một thư mục mới, bạn có thể tạo thư mục mớibằng cách bấm vào Tạo Thư mục Mới trong cửa sổ Chuyển đến Thư mục hay Sao chépđến Thư mục.

13. Làm việc với Tệp đính kèm

Thêm Tệp đính kèm

Bạn có thể đính kèm bất kỳ loại tệp nào, được truy cập từ máy tính hay qua mạng, vàomọi mục trong Outlook Web Access. Bạn cũng có thể gỡ bỏ các tệp đính kèm khỏi một mục.

Tệp đính kèm không được sao chép khi bạn trả lời thư. Thay vào đó, một biểu tượng giữchỗ sẽ thay thế tệp. Nếu bạn muốn gửi kèm tệp đính kèm, hãy chuyển tiếp thư thay vì trả lờithư..

Trước khi sửa đổi các tệp đính kèm, bạn phải tải các tệp này về máy tính của mình.

Để đính kèm một tệp vào một mục trong Outlook Web Access

Trong một thư, mục lịch, địa chỉ liên lạc hay tác vụ, bấm vào nút Đính kèm Tệp trênthanh công cụ.

Trong hộp thoại Đính kèm tệp, nhập đường dẫn của tệp, hay bấm vào Duyệt để xác địnhtệp.

Nếu bạn sử dụng Duyệt, hãy tô sáng tệp muốn đính kèm, sau đó bấm vào Mở để thêm tệpvào danh sách các tệp đính kèm.

Bấm vào Đính kèm và tên tệp sẽ xuất hiện trong hộp thoại Đính kèm tệp. Để thay đổi tệp đã chọn, bấm vào Duyệt và xác định tệp bạn muốn. Để đính kèm nhiều tệp, bấm vào Chọn thêm tệp trong hộp thoại Đính kèm tệp. Để trở về mục, bấm vào Đính kèm để đính kèm các tệp đã chọn hay bấm vào Hủy để trở

về mục mà không đính kèm các tệp.

Ghi chú Những tệp có tên dài có thể bị cắt ngắn trong Outlook Web Access trước khiđính kèm. Điều này không làm ảnh hưởng đến nội dung của tệp. Nếu bạn đang sử dụngInternet Explorer 6 với Service Pack 2 hay mới hơn, tên của tệp đính kèm được giới hạn là 76ký tự. Nếu tên của tệp bị cắt để thoả mãn giới hạn này, 2 ký tự đầu tiên của tên tệp có thể bịthay đổi. Các phiên bản trước của Internet Explorer thay thế tên tệp dài bằng cách cho một tênchung, chẳng hạn như filename[1].txt.

Gỡ bỏ Tệp đính kèm

Bạn có thể gỡ bỏ một tệp đính kèm ra khỏi mục mà bạn sắp gửi.

Để gỡ bỏ tệp đính kèm khỏi một mục

Mở mục cần bỏ tệp đính kèm và bấm vào tệp đính kèm muốn bỏ. Nhấn phím DEL trên bàn phím để gỡ bỏ tệp đính kèm.

Mở Tệp đính kèm



Khi thư có chứa một tệp đính kèm, Outlook Web Access sẽ hiển thị biểu tượng kim kẹpgiấy bên cạnh tiêu đề thư trong danh sách thư.

Khi mở hoặc xem trước một thư, tên của tệp đính kèm xuất hiện trong phần thông tin mởđầu thư. Một số tệp đính kèm, như các tệp .txt và .gif, được mở trực tiếp bằng trình duyệtWeb.

Cẩn trọng Không được mở tệp đính kèm trừ khi là người gửi tin cậy và nội dung đượcgửi đến cho bạn. Các tệp đính kèm cũng là phương thức lan truyền thông dụng của các virusmáy tính. Vì vậy, bạn nên sử dụng tùy chọn Mở dưới dạng Web Page khi mở một tệp đínhkèm nếu có. Không phải tất cả các loại tệp đều có thể mở được dưới dạng trang Web.

Để mở một tệp đính kèm

Nhấp vào tên tệp đính kèm trong phần thông tin mở đầu của thư. Outlook Web Accesscung cấp tùy chọn để mở tệp đính kèm bằng cách sử dụng ứng dụng thích hợp hoặc lưu tệpđính kèm vào đı ̃̃ a.

Cũng có thể dùng Mở dưới dạng Web Page để mở tệp đính kèm bằng trình duyệt Web.

Trước khi sửa đổi các tệp đính kèm, bạn phải tải các tệp này về máy tính của mình

14. Làm việc với Thư mục

Mặc định, các thư gửi đến được lưu trong Hộp thư đến. Tuy nhiên, có thể sắp xếp chúngtrong một hệ thống thư mục theo thứ bậc và tiếp tục điều chỉnh thư mục này mỗi khi cần thayđổi. Ví dụ, có một thư mục được tạo tên là "Nhóm Riêng" và mỗi thư mục con được dành chomỗi thành viên trong nhóm của bạn. Khi có người rời nhóm, bạn có thể xóa thư mục củangười đó. Nếu có người trong nhóm chuyển sang nhóm khác, bạn có thể chuyển thư mục củangười chuyển sang thư mục của nhóm đó.

Các thư mục do bạn tạo có thể được đặt cùng cấp với các thư mục mặc định, như thư mụcHộp thư đến hay Mục Đã gửi, hoặc bạn có thể tạo các thư mục con bên trong bất kỳ thư mụce-mail đã có nào. Ví dụ, bạn có thể tạo các thư mục con bên trong Hộp thư đến. Các thư mụcđược tạo trong Lịch, Danh bạ, hay Tác vụ sẽ được tạo ra như là các thư mục con của các thưmục đó. Các thư mục con được tạo cùng loại với thư mục gốc. Ví dụ, nếu bạn tạo một thưmục con của thư mục Lịch, thư mục mới này cũng là một thư mục lịch.

Ghi chú Để xem thư mục mới trong danh sách thư mục, có thể bạn phải làm tươi trìnhduyệt.

Để tạo một thư mục thư mới

Trong Ngăn dẫn hướng, bấm vào Thư để xem danh sách của tất cả thư mục trong Hộpthư đến của bạn.

Bấm chuột phải vào thư mục bạn muốn tạo một thư mục mới bên trong. Ví dụ, để tạo mộtthư mục con trong Hộp thư đến, bấm chuột phải vào Hộp thư đến. Để tạo một thư mụcmới cùng cấp với Hộp thư đến, bấm chuột phải vào tên của bạn ở phía trên danh sách thưmục.

Bấm vào Tạo Thư mục Mới.

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_GS_NavPane.htm



Đặt tên cho thư mục mới. Nhấn ENTER để lưu các thay đổi của bạn.

Để tạo một thư mục lịch mới

Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào Lịch. Bấm vào Tạo Lịch Mới. Đặt tên cho thư mục lịch mới. Nhấn ENTER để lưu các thay đổi của bạn.

Để tạo một thư mục địa chỉ liên lạc mới

Trong Ngăn dẫn hướng, bấm vào Địa chỉ liên lạc. Bấm vào Tạo Thư mục Mới. Nhập tên cho thư mục địa chỉ liên lạc mới. Nhấn ENTER để lưu các thay đổi của bạn.

Để tạo một thư mục tác vụ mới

Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào Tác vụ. Bấm vào Tạo Thư mục Mới. Nhập tên cho thư mục tác vụ mới. Nhấn ENTER để lưu các thay đổi của bạn.

Để xóa thư mục

Trong Ngăn dẫn hướng, bấm vào Thư để xem danh sách của tất cả thư mục trong hộpthư của bạn.

Bấm chuột phải vào thư mục muốn xóa. Bấm vào Xóa trên menu.

Ghi chú Sau khi bị xóa, thư mục sẽ được chuyển đến thư mục Mục Đã xóa. Lúc này thư mụcbị xóa chưa được xóa vĩnh viễn cho đến khi bạn xóa từ thư mục Mục Đã xóa.

Để đổi tên thư mục


Bấm chuột phải vào thư mục muốn đổi tên, sau đó bấm vào Đổi tên. Đặt tên mới cho thư mục, sau đó nhấn ENTER.

Ghi chú Một vài thư mục, như Hộp thư đến, không thể đổi tên được. Nếu không thể đổi tênđược thư mục, tùy chọn Đổi tên sẽ được được làm mờ đi.



Để chuyển hoặc sao chép thư mục

Bằng cách sử dụng kéo và thả


Để chuyển thư mục, hãy kéo thư mục cần chuyển đến vị trí mong muốn. Để sao chép thư mục, nhấn giữ phím CTRL trong khi kéo thư mục đến vị trí bạn muốn sao

chép. Một dấu cộng sẽ xuất hiện kế bên con trỏ khi bạn kéo bản sao.

Bằng cách sử dụng menu chuột phải


Bấm chuột phải vào thư mục bạn muốn chuyển hay sao chép, sau đó bấm vào ChuyểnThư mục hoặc Sao chép Thư mục từ menu. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, hiển thị cácthư mục mà bạn có thể chuyển hay sao chép vào đó. Chọn thư mục mà bạn muốn chuyểnhay sao chép thư vào, sau đó bấm vào Chuyển hoặc Sao chép.

Bạn cũng có thể tạo một thư mục mới để chuyển hay sao chép vào đó bằng cách bấm vàoTạo Thư mục Mới trong cửa sổ Chuyển đến Thư mục hoặc Sao chép đến Thư mục.

Ghi chú Nếu muốn tạo một thư mục thông tin cá nhân như một thư mục con của thư mụcthư, bạn có thể tạo thư mục và sau đó chuyển đến vị trí mong muốn. Một vài thư mục, ví dụHộp thư đến, không thể chuyển sang vị trí khác.

IV. Làm việc với cuộc hẹn, cuộc họp, tác vụ

Cuộc hẹn là khoảng thời gian bạn đánh dấu trên lịch của mình về một hoạt động cụ thể, vídụ như cuộc hẹn ăn trưa hoặc dự trù thời gian làm một dự án. Cuộc hẹn có thể là một sự kiệnđơn lẻ, hoặc có thể được lên kế hoạch lặp lại đều đặn, ví dụ như cuộc hẹn hàng tuần để chuẩnbị báo cáo. Cuộc hẹn của bạn có thể là với người khác, nhưng nó chỉ xuất hiện trên lịch củabạn. Nếu bạn muốn chia sẻ cuộc hẹn với người khác trong cơ quan mình để cuộc hẹn xuấthiện trên lịch của họ cũng như của bạn, bạn có thể yêu cầu cuộc họp

1. Tạo Cuộc hẹn

Không giống như các cuộc họp, gồm có những người khác, các cuộc hẹn là các cam kếtmà chỉ mình bạn được yêu cầu phải tham dự. Ví dụ như một cuộc hẹn gặp bác sĩ, đón con ởtrường hay thời gian bạn đặt ra để làm việc trong một dự án. Khi tạo ra một cuộc hẹn tronglịch, bạn có thể đặt cách thời gian đó sẽ xuất hiện (chẳng hạn Bận hoặc khi Không có mặt tạiVăn phòng) khi những người khác xem lịch biểu của bạn.

Để tạo một cuộc hẹn

Trong Lịch, trên thanh công cụ, bấm vào Mới.

Ghi chú Bạn cũng có thể tạo ra một cuộc hẹn mới bằng cách bấm đúp vào một khe thời gianở bất kỳ màn hình lịch nào.

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_GS_NavPane.htm

http://mail.haiphong.gov.vn/owa/help/vi/premium/Prem_Cal_MtgRequest.htm



Trong hộp Tiêu đề, nhập mô tả vắn tắt cuộc hẹn. Trong hộp Địa điểm, nhập nơi cuộc hẹn sẽ được diễn ra. Trong danh sách Giờ Bắt đầu và Giờ Kết thúc, hãy chọn ngày và giờ thích hợp. Trong danh sách Hiển thị giờ như, hãy chọn hình thức xuất hiện của lịch biểu theo ý

muốn cho khoảng thời gian của cuộc hẹn. Chọn lựa của bạn (Bận, Rảnh, Tạm chấp nhậnhay Không có mặt tại Văn phòng) là điều những người tham dự sẽ nhìn thấy khi họ xemlịch biểu của bạn.

Nếu khoảng thời gian mặc định giữa các lời nhắc không vừa ý, hãy đặt lại khoảng thờigian này theo ý muốn.

Nếu muốn ngăn người khác xem các chi tiết cuộc hẹn, hãy bấm vào Riêng. Trong phần nội dung của thư, nhập thêm bất kỳ thông tin nào, như một danh sách các tài

liệu nên mang đến cuộc hẹn. Bấm vào Lưu và Đóng hoặc nhấn CTRL+S trước khi đóng cửa sổ trình duyệt của mẫu

cuộc hẹn.

Tùy chọn trên thanh công cụ cuộc hẹn

Bảng sau đây liệt kê tất cả các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ khi bạn tạo ra một cuộchẹn.

Nút Mô tả

Lưu và Đóng Lưu cuộc hẹn vào lịch của bạn và đóng của sổ mẫu cuộc hẹn.

Đính kèm một tập tin vào cuộc hẹn

Đặt khoảng thời gian lặp lại cho cuộc hẹn.

Kiểm tra chính tả trong nội dung cuộc hẹn.

Mời người khác tham dự một cuộc hẹn. Việc này làm đổi cuộchẹn thành một cuộc họp.

Đặt mức quan trọng của cuộc hẹn là Cao.

Đặt mức quan trọng của cuộc hẹn là Thấp.

Áp dụng một Loại cho mục của bạn.

Gửi mục đến một máy in.

Danh sách Địnhdạng Thư

Đặt định dạng của mục là HTML hoặc văn bản thuần túy.



1. Sửa đổi Cuộc hẹn

Bạn có thể mở các cuộc hẹn mà bạn đã tạo trước đây và thay đổi chúng. Bạn cũng có thểkéo các mục lịch từ một thời gian này đến thời gian khác trong bất cứ màn hình nào. Để thayđổi thời gian của một cuộc hẹn hay cuộc họp, kéo mục đó đến thời gian mới. Nếu bạn thayđổi thời gian một cuộc họp, Outlook Web Access có thể nhắc bạn gửi cập nhật cho nhữngngười tham dự.

Để sửa đổi cuộc hẹn đã có

Bấm đúp vào mục muốn mở, thay đổi thông tin bạn muốn sửa đổi bấm vào Lưu vàĐóng hoặc nhấn CTRL+S trước khi đóng cửa sổ trình duyệt của mẫu cuộc hẹn.

V. Thư mục Dùng chung

Tính năng Thư mục Dùng chung trong thư cho phép bạn thu thập, tổ chức, và chia sẻthông tin với những người khác trong cơ quan. Thông thường, các thư mục dùng chung đượccác đội dự án hay các nhóm người sử dụng dùng để chia sẻ thông tin về một lĩnh vực cùngquan tâm. Các thư mục dùng chung có thể chứa bất kỳ loại mục nào, ví dụ thư, cuộc hẹn, địachỉ liên lạc, tác vụ, mục ký sự, ghi chú, mẫu, tệp, và bài đăng. Tuỳ theo quyền bạn có đối vớicác thư mục dùng chung cụ thể, bạn có thể thực hiện các tác vụ quản lý với chúng như tạo,chuyển, và xoá. Thư mục Dùng chung có thể chứa tất cả các loại mục giống nhau mà bạn cóthể tìm thấy trong hộp thư của bạn. Mục nhập phổ biến trong một thư mục dùng chung là bàiđăng, nó rất giống thư, nhưng không có những người nhận riêng lẻ. Bạn có thể trả lời cho mộtbài đăng bằng một bài đăng khác, trong trường hợp đó, bài trả lời sẽ xuất hiện trong cùng thưmục dùng chung với bài đăng gốc. Bạn cũng có thể trả lời cho một bài đăng bằng một thư gửicho người gửi bài đăng gốc, hoặc bạn có thể chuyển tiếp một bài đăng như một thư gửi đếncho một hoặc nhiều người nhận.

Tạo Bài đăng

Bạn tạo bài đăng của thư mục dùng chung theo mẫu bài đăng mới.

Khi bạn đang tạo một bài đăng, bạn có thể đặt định dạng bài đăng là HTML hoặc văn bảnthuần túy bằng cách sử dụng danh sách ở đầu mẫu thư. Nếu bạn chọn HTML, một thanh côngcụ định dạng văn bản sẽ xuất hiện phía trên phần soạn thảo thư. Bạn có thể sử dụng thanhcông cụ để thay đổi phông chữ của toàn bộ thư hay chỉ của các phần bạn chọn. Ngoài các tuỳchọn định dạng mặc định, bạn có thể thêm các tuỳ chọn khác vào thanh công cụ. Để thực hiệnviệc này, bấm vào Tuỳ chỉnh ở cuối thanh công cụ định dạng, sau đó chọn hộp kiểm bêncạnh tuỳ chọn mà bạn muốn thêm vào.

Để tạo bài đăng mới

Trong bất kỳ thư mục dùng chung nào, bấm vào Mới, hoặc nhấn CTRL+N trên bànphím.

Nhập chủ đề. Nhập nội dung bài đăng trong phần soạn thảo. Khi bạn nhập xong nội dung bài đăng, bấm vào Gửi hay nhấn ALT+S để gửi bài đi.



Các Tuỳ chọn trên Thanh công cụ Thư mục Dùng chung

Bảng sau liệt kê tất cả các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ khi bạn tạo một bài đăng mới.

Nút Mô tả

Gửi bài đăng đến thư mục dùng chung.

Đính kèm một tệp vào bài đăng.

Đặt mức quan trọng của bài đăng là Cao.

Đặt mức quan trọng của bài đăng là Thấp.

Đặt lời nhắc trên bài đăng để theo dõi mục này về sau.

Áp dụng một Loại cho mục của bạn.

Chèn chữ ký vào cuối bài đăng

Kiểm tra chính tả trong văn bản của bài đăng.

Danh sách Địnhdạng Thư

Đặt định dạng của bài đăng là HTML hoặc văn bản thuầntuý

Mở Bài đăng

Bạn có thể xem các bài đăng của thư mục dùng chung trong ô đọc của Outlook WebAccess, hoặc bạn có thể mở chúng trong một cửa sổ trình duyệt riêng. Các bài đăng chưa đọcsẽ được hiển thị dưới dạng in đậm. Để đánh dấu một bài đăng là Đã đọc, chọn bài đăng, sauđó nhấn CTRL+Q trên bàn phím. Bạn cũng có thể đánh dấu một bài đăng là Đã đọc bằngcách bấm chuột phải vào bài đăng, sau đó bấm Đánh dấu là Đã đọc trên menu. Để đánhdấu một thư là Chưa đọc, bấm chuột phải vào thư, sau đó bấm Đánh dấu là Chưa đọctrên menu, hoặc tô sáng thư và nhấn CTRL+U trên bàn phím

Xoá Bài đăng

Bạn có thể xoá một hoặc nhiều mục khỏi thư mục dùng chung trong Outlook Web Accesstheo ba cách sau:

Chọn các mục, sau đó bấm vào Xoá trên thanh công cụ. Bấm chuột phải vào các mục, sau đó bấm vào Xoá trên thanh công cụ. Nhấn phím DEL để xoá các mục đã chọn.



Ghi chú Để chọn nhiều bài đăng, tác vụ, hay địa chỉ liên lạc gần nhau, bấm vào bài đăngđầu tiên và cuối cùng trong danh sách trong khi nhấn giữ phím SHIFT. Để chọn nhiều mụckhông gần nhau, nhấn giữ phím CTRL khi bấm vào mỗi mục muốn chọn.

Để xóa một mục đã mở, bấm vào Xoá trên thanh công cụ. Không giống các mục lưutrong hộp thư của bạn, các mục của thư mục dùng chung đã bị xoá không được đặt trong thưmục Mục Đã xoá. Chúng bị xoá vĩnh viễn.

VI. Tùy chọn

Bạn có thể tuỳ chỉnh Outlook Web Access bằng cách kiểm soát các đặc tính như cài đặtngôn ngữ và các tuỳ chọn thư và lịch. Bạn có thể thực hiện các tác vụ bảo trì như thay đổi mậtkhẩu hoặc quản lý thiết bị di động của bạn.

Sau khi thực hiện thay đổi cho các cài đặt trên trang Tùy chọn, bấm vào Lưu trênthanh công cụ để áp dụng các thay đổi của bạn.

1. Cài đặt Vùng

Các tùy chọn ở trang Các cài đặt Vùng cho phép cấu hình các ngôn ngữ có sẵn và cácđịnh dạng ngày, giờ. Ngôn ngữ bạn chọn sẽ tự động điều chỉnh các cài đặt ngày và giờ. Cácthay đổi trong các cài đặt ở đây sẽ có tác dụng sau khi bạn làm tươi trình duyệt hoặc đăngxuất và đăng nhập trở lại.

2. Ngôn ngữ

Các cài đặt Ngôn ngữ cho phép thay đổi ngôn ngữ được sử dụng cho Outlook WebAccess. Các cài đặt ngôn ngữ được cấu hình đầu tiên khi bạn đăng nhập vào Outlook WebAccess lần đầu. Sau đó bạn có thể sử dụng trang này để thay đổi các cài đặt ngôn ngữ vào bấtcứ lúc nào.

Chọn ngôn ngữ Sử dụng danh sách có các ngôn ngữ được hỗ trợ để cài đặt ngôn ngữ muốnsử dụng trong Outlook Web Access.

Nếu bạn chọn một ngôn ngữ khác so với ngôn ngữ đang được chọn, liên kết sau sẽ hiện raĐổi tên các thư mục mặc định để tên chúng phù hợp với ngôn ngữ cụ thể. Bấm vào liênkết này để đổi tên các thư mục của bạn theo ngôn ngữ mới.

Ghi chú Thư mục được Quản lý sẽ không được đổi tên cho đến khi người quản trị hệthống của bạn chạy chương trình hỗ trợ thư mục được quản lý.

Định dạng Ngày và Giờ

Các cài đặt này cho phép cài đặt kiểu ngày, giờ và múi giờ hiện hành cho OutlookWeb Access. Việc cấu hình cài đặt ngôn ngữ sẽ tự động điều chỉnh các định dạng ngày và giờ.Tuy nhiên, việc sửa đổi các cài đặt định dạng ngày và giờ không ảnh hưởng đến cài đặt ngônngữ.

Kiểu ngày Chọn kiểu ngày từ các tùy chọn có sẵn trong danh sách.



Kiểu giờ Chọn kiểu giờ từ các tùy chọn có sẵn trong danh sách.

Múi giờ hiện hành Chọn múi giờ hiện hành từ các tùy chọn có sẵn trong danh sách.

3. Chữ ký E-mail

Chữ ký e-mail là đoạn văn bản bạn có thể thêm bằng cách thủ công hay tự động vào phầncuối của một thông điệp e-mail gửi đi.

Sử dụng hộp văn bản để viết và định dạng chữ ký của bạn.

Nếu bạn muốn tự động thêm chữ ký vào tất cả thư gửi đi, hãy bấm vào hộp kiểm kế bênTự động đưa chữ ký riêng vào thư gửi đi. Nếu chọn tùy chọn này, chữ ký của bạn sẽ đượcthêm vào tất cả các thư gửi đi. Điều này bao gồm các thư trả lời và thư chuyển tiếp.

Một chữ ký được tạo trong Outlook Web Access Premium hay Outlook Web Access Lightsẽ xuất hiện trong cả hai phiên bản. Tuy nhiên, Outlook Web Access không dùng chung cácchữ ký với Outlook.

4. Tùy chọn Lịch

Lịch Outlook Web Access là thành phần lịch và lập lịch biểu của Outlook Web Access.Lịch được tích hợp đầy đủ với e-mail, danh bạ và những tính năng khác có trong OutlookWeb Access.

Hiển thị Số Tuần Chọn hộp kiểm này để mở bộ chọn ngày trong Outlook Web Access đểhiển thị số có liên quan với tuần. Mặc định, cài đặt này không được chọn.

Ngày đầu tiên của tuần Sử dụng tùy chọn này để chọn ngày đầu tiên của tuần làm việc. Càiđặt này được xác định bởi ngôn ngữ và các tùy chọn vị trí bạn đã cài đặt.

Hiển thị giờ trong khoảng Sử dụng Hiển thị giờ trong khoảng để xác định khoảng tăng màlịch sẽ hiển thị. Bạn có thể chọn khoảng tăng 15 phút hay khoảng tăng 30 phút.

Tuần Làm việc trên Lịch

Màn hình Tuần Làm việc trên Lịch trong Outlook Web Access Calendar cung cấp lịch củanhững ngày làm việc đã được xác định bởi các tùy chọn bên dưới Tuần Làm việc trên Lịch.Mặc định các ngày làm việc là Thứ hai đến Thứ sáu. Bạn cũng có thể cài đặt thời gian bắt đầuvà kết thúc của ngày làm việc. Những giờ không phải là một phần của ngày làm việc sẽ đượchiển thị với màu tối hơn những giờ làm việc trong màn hình lịch. Khi bạn đang sử dụng Trợlý Lập lịch biểu, những giờ làm việc của mỗi người tham dự được coi như trong những giờhọp được đề nghị.

Hiển thị tuần như Sử dụng các hộp kiểm kế bên mỗi ngày để chọn những ngày sẽ tạo thànhtuần làm việc của bạn. Những ngày được chọn sẽ xuất hiện trong lịch Outlook Web Accessnhư những ngày làm việc.



Thời gian bắt đầu Sử dụng danh sách này để chọn thời gian bắt đầu ngày làm việc mongmuốn. Thời gian bắt đầu được Trợ lý Lập lịch biểu sử dụng để chọn thời gian thích hợp để lậplịch biểu cuộc họp.

Thời gian kết thúc Sử dụng danh sách này để chọn thời gian kết thúc ngày làm việc mongmuốn. Thời kết thúc được Trợ lý Lập lịch biểu sử dụng để chọn thời gian thích hợp để lập lịchbiểu cuộc họp.

Tùy chọn lời nhắc

Mặc định, các lời nhắc trong Outlook Web Access được bật. Có thể thay đổi các cài đặtlời nhắc mặc định bằng cách sử dụng các hộp kiểm bên dưới Tùy chọn Lời nhắc. Chọn hoặcbỏ chọn hộp kiểm kế bên mỗi tùy chọn để bật hay tắt.

Hiển thị thông báo nhắc nhở đối với các mục Lịch Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốnOutlook Web Access cung cấp một thông báo trực quan khi một lời nhắc mục lịch đến hạn.

Hiển thị thông báo nhắc nhở đối với các mục Tác vụ Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốnOutlook Web Access cung cấp một thông báo trực quan khi một lời nhắc tác vụ đến hạn.

Phát một âm thanh khi có lời nhắc đến hạn Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốn OutlookWeb Access phát một âm thanh bất cứ khi nào một lời nhắc đến hạn.

Lời nhắc mặc định Sử dụng tùy chọn này để cài đặt khoảng thời gian mặc định cho các lờinhắc. Nếu giá trị mặc định được cài đặt là 15 phút, một lời nhắc cho một mục sẽ được phát ra15 phút trước khi mục đó đến hạn.

Xử lý Lịch Tự động

Sử dụng các tùy chọn bên dưới Xử lý Lịch Tự động để kiểm soát cách Outlook WebAccess xử lý các yêu cầu cuộc họp được gửi cho bạn.

Tự động đặt các đề nghị cuộc họp mới lên lịch riêng, đánh dấu là Tạm chấp nhận Chọnhộp kiểm này nếu muốn Outlook Web Access tự động thêm cuộc họp bạn được mời vào lịchcủa bạn và đánh dấu là tạm chấp nhận. Chọn tùy chọn này để không gửi trả lời cho người tổchức cuộc họp. Tuy nhiên, tùy chọn này sẽ cho phép những người mời bạn dự cuộc họp thấylà bạn có thể bận vào thời điểm đó.

Chuyển các đề nghị họp và hồi đáp quá hạn vào thư mục Mục Đã xóa Chọn hộp kiểmnày nếu bạn muốn Outlook Web Access gỡ bỏ các đề nghị cuộc họp và hồi đáp quá hạn khỏiHộp thư đến của bạn.

Tự động xử lý các yêu cầu và hồi đáp từ những người gửi bên ngoài Sử dụng hộp kiểmnày để áp dụng các yêu cầu cuộc họp và hồi đáp cho lịch của bạn từ những người gửi bênngoài cơ quan bạn. Mặc định, các yêu cầu cuộc họp và hồi đáp từ những người gửi bên ngoàikhông được áp dụng vào lịch của bạn.

Chuyển các thông báo về cuộc họp vào thư mục Mục Đã xóa Sử dụng hộp kiểm này để tựđộng đặt các thông báo chuyển tiếp cuộc họp vào trong thư mục Mục Đã xóa. Mặc định, bạn



sẽ nhận được các thông báo này khi một cuộc họp mà bạn tổ chức được chuyển tiếp đến mộtngười nhận mới từ một trong những người tham dự. Việc chọn tùy chọn này không làm ảnhhưởng đến quá trình xử lý các hồi đáp cho yêu cầu cuộc họp hiện tại.

5. Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng

Sử dụng Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng bất cứ khi nào bạn không thể hồi đáp e-mail trong một khoảng thời gian kéo dài.

Khi công cụ Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng được bật lên, nó sẽ tạo ra các hồi đápcho những người gửi dựa trên các thư khi Không có mặt tại Văn phòng do bạn tạo ra. Sau khinó được bật lên, Trợ lý lúc không có mặt tại Văn phòng sẽ gửi một hồi đáp tự động tới mộtngười gửi đúng một lần trong suốt thời gian bạn ra ngoài. Trợ lý lúc Không có mặt tại Vănphòng sẽ không phản ứng với những thư sau đó đến từ cùng một người gửi cho đến khi bạntắt chức năng Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng và sau đó bật nó trở lại.

Trong Outlook Web Access với Exchange Server 2007, bạn có thể cấu hình trước thờiđiểm bắt đầu và kết thúc của Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng. Nếu bạn biết trước rằngbạn sẽ ra ngoài văn phòng, bạn có thể tạo trước thư cho Trợ lý lúc Không có mặt tại Vănphòng và nó sẽ tự động khởi động tại thời điểm bắt đầu mà bạn chỉ định và tắt tại thời điểmkết thúc

Nếu bạn bật thư Không có mặt tại Văn phòng của bạn và không thiết lập thời điểm bắtđầu và thời điểm kết thúc, bạn sẽ được nhắc rằng nó sẽ được bật lên mỗi khi bạn đăng nhậpvào Outlook hoặc Outlook Web Access. Lời nhắc cung cấp cho bạn một tùy chọn là bật hoặctắt thư khi Không có mặt tại Văn phòng.

Một tính năng khác được giới thiệu trong phiên bản 2007 của Outlook Web Access là khảnăng cài đặt các thư khi Không có mặt tại Văn phòng riêng lẻ cho những người gửi nội bộ vàbên ngoài. Những người bên trong là những người trong cơ quan của bạn, và những ngườibên ngoài là những người bên ngoài cơ quan của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa các thư cho nhữngngười gửi bên trong và bên ngoài hoặc chỉ gửi những thư Không có mặt ở Văn phòng chongười bên trong công ty.

Để tắt hồi đáp tự động khi không có mặt tại Văn phòng

Chọn tùy chọn Không gửi thư trả lời khi Không có mặt tại Văn phòng để tắt chứcnăng Trợ lý lúc Không có mặt tại Văn phòng. Mặc định, chức năng tự động trả lời khi Khôngcó mặt tại Văn phòng được tắt.

Ghi chú Nếu không nhập nội dung trong trường văn bản khi bật chức năng Trợ lý lúc Khôngcó mặt, người gửi sẽ không nhận được một thư trả lời tự động.

6. Đổi Mật khẩu

Sử dụng trang này để cài lại mật khẩu truy cập mạng trên nền Microsoft Windows vàOutlook Web Access. Mặc định, mật khẩu dùng để truy cập Outlook Web Access giống vớimật khẩu đăng nhập vào mạng trên nền Windows của bạn.



Để thay đổi mật khẩu:

Nhập mật khẩu cũ của bạn. Nhập mật khẩu mới. Nhập lại mật khẩu mới để xác nhận. Bấm vào Lưu để lưu mật khẩu mới của bạn.

Sau khi lưu mật khẩu, có thể bạn phải nhập lại thông tin chứng nhận và đăng nhập lại.Outlook Web Access sẽ hiển thị một thông báo sau khi mật khẩu được thay đổi thành công.

VII. Sử dụng Microsoft Outlook và Mozilla ThunderBird

Để sử dụng được chúng ta cần cấu h́nh như theo những h́nh sau: 1. Mở công cụ MicrosoftOutlook:

Bước 1: Chọn Email Account

Bước 2: Chọn Add a New Email Account

Bước 3: Chọn POP3

Bước 4: Điền thông tin account của bạn.

Ví dụ: Tên của bạn : Nguyễn Văn A

Email của bạn: [email protected]

Tên tài khoản : nguyenvana Mật khẩu : ( mật khẩu trên hệ thống cũ )

Bước 5: Điền Incoming mail server : mail.haiphong.gov.vn

Bước 6: Điền Outgoing mail server : mail.haiphong.gov.vn

Bấm Next rồi Finish để kết thúc cài đặt và sử dụng bình thường.

Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ:

Trung tâm Thông tin - Tin học Văn phòng UBND thành phố Hải Phòng - Khu nhà Đ số 18Hoàng Diệu - Hồng Bàng - Hải Phòng

ĐT: 080.31252; Fax: 031.3747352; Email: [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG thu die… · ð•Truy cập tới Email Server. ... Danh bạ, Nháp, Hộp thư ... và tìm kiếm sổ địa chỉ chung