FÆLLES MUSEUMS-IT

ODMFagligt

orienteringsmøde8. november 2012

Hvad er Fælles museums-it?

Et treårigt projekt som skal skabe et nyt og forbedret overblik over samlingerne på de danske statslige og statsanerkendte museer

Udvikling af et nyt system til registrering af kulturhistoriske genstande og kunstværker

En ny it-infrastruktur, som bl.a.• skal understøtte webbaserede digitale arbejdsprocesser• sikre genbrug af data til museernes egne it-miljøer (eks. hjemmesider)• facilitere indberetning til den fælleseuropæiske kulturarvsportal Europeana

Overblik

2010• Departementet igangsætter analyse af

mulighederne for konsolidering af centrale registre

2011• Arbejdsgruppen afleverer rapport og

anbefalinger

2012• Udbud (rådgivning) og udvikling igangsættes

2015• Projektets første udviklingsfase afsluttes

2016• Herefter fortsætter datakonvertering

Hvorfor Fælles museums-it?

• Fordi det er en god idé

• Politisk interesse for registreringsområdet• Spørgsmål til Folketinget

• Rigsrevisionen• Interesserer sig for museernes registrering

• It-strategier• Peger bl.a. på konsolidering

• Økonomi

HvorforFælles museums-it?

• Øget udgiftspres på museernes it-budgetter

• Generelt færre ressourcer på kulturinstitutionerne

• Etableringen af Statens it har betydet reduktion i it- ansatte på (de statslige) institutioner

• Et stadigt mere differentieret it-landskab i takt med at museerne udbygger lokale løsninger

• Unødigt ressourceforbrug ved manglende fælles stordrift og indkøb

Opgaven

Kulturstyrelsen har fået til opgave • at gennemføre en konsolidering af museernes centrale

registre,

• at konsolideringen gennemføres ved at følge arbejdsgruppens anbefalinger om en modernisering af det nuværende Regin-system, som samtidig udvides med funktionalitet til genstandsplacering og håndtering af mediefiler,

• at etablere en ny fælles museumsdatabase, som skal omfatte alle museernes centrale registreringer,

• at museumsdatabasen baseres på en fælles begrebs- og datamodel for museernes registreringer jf. analysens anbefalinger og

• at inddrage museerne i konsoliderings- og moderniseringsarbejdet.

Hvad sker der i praksis?

• Konsolidere museernes centrale registreringer

• Modernisere og harmonisere de eksisterende registreringssystemer o GenReg (Nationalmuseet) o Corpus (Statens Museum for Kunst)o Regin (Kulturstyrelsen) o m.fl.

• I dag vanskeliggør anvendelsen af forskellige systemer og registreringsmetodikker målet o Sagsregistrering vs. genstandsregistrering

• Facilitere lagring af stærkt stigende mængder billeder, mediefiler og andre digitale objekter (eks. GIS data)

• Implementere en placeringsløsning (lagerstyring)

Fakta om projektet

Leverancer• Ny begrebs og datamodel (”bygge bro”)

o Udgangspunkt DMDS (Regin)o Moderniseres og udvides

• Evaluering af CollectionSpace (anvendes af SMK)• Ny database og applikation udvikles (kærnefunktionaitet)

o Nyt EU udbud• Mediearkiv (DAMS) og placeringssystem• Konvertering af Regin data

Tidshorisont for systemudvikling• Ca. 36 måneder

Udvikling• Ca. 14 mio. kr.

o (ikke inkl. løn og andre interne omkostninger)

3 pointer

• Den nye fælles database skal indeholde alle centrale registreringer

• Den nye begrebs (data) model skal rumme foreningsmængden og ikke kun fællesmængden af de hidtidige registreringer

• Data må ikke gå tabt ved konvertering

Interessenter

• Kulturministeriets departement (opdragsgiver)• Kulturarvsstyrelsen (udførende)• Museerne (”kunder”)o Museerne repræsenterer flere forskellige interesser (kunst,

nyere tids kulturhistorie, arkæologi, etnografi) o Alternativt - nuværende brugere af: Regin, GenReg,

CollectionSpace, TMS, MUD, Intrasis osv.)• Leverandører• Øvrige professionelle brugere• Andre brugergrupper o (skal identificeres)

• De væsentligste interessenter er repræsenteret i styregruppen

Projektorganisation

Styregruppe Styregruppe

Datamodel gruppe

Datamodel gruppe

IT koordinations

gruppen

IT koordinations

gruppen

Reference gruppe

Reference gruppe Ad hoc grupper Ad hoc grupper

Intern projekt gruppe

Intern projekt gruppe

Styregruppen

Formål • Styregruppen har det overordnede ansvar for styring og

udvikling og drift af de fælles it-løsninger

Mål• At der sker en konsolidering af museernes centrale registre og

etablering af en ny fælles museumsdatabase

Deltagere• Per Kristian Madsen, Nationalmuseet• Karsten Ohrt, Statens Museum for Kunst• Niels M. Jensen, ODM• Ole Winther, Kulturstyrelsen• Jakob Heide Petersen, Kulturstyrelsen• Steen Jappe, COWI

Kulturstyrelsens projektgruppe

Formål • Den interne projektgruppe skal facilitere gennemførelsen af

projektet ”fælles museums-it” og være sparringspartnere for leverandøren og arbejdsgrupperne

Mål • At bidrage til at projektet gennemføres som beskrevet og

inden for de givne rammer

Deltagere• Eske Wohlfahrt • Kristine Hoff-Meyer • Henrik Jarl Hansen

Arbejdsgruppe for fælles begrebs- og datamodel

Formål • Arbejdsgruppen skal bidrage til udviklingen af en ny, fælles

begrebs- og datamodel, der skal kunne rumme data fra registreringssystemerne Regin, GenReg, Globus (Collection Space) og øvrige samlingsregistreringssystemer

• Modellen skal være tilstrækkelig fleksibel til at dække behovet nu og i de kommende år

• Det er rådgiveren (COWI) og Kulturstyrelsen, der er primært penneførende og ansvarlige for resultatet

Mål • Der udvikles en brugbar begrebs- og datamodel

Arbejdsgruppe for fælles begrebs- og datamodel

Deltagere • Bodil Frandsen, Nordjyllands Historiske Museum• Jens Toftgaard, Odense Bys Museer• Kim Brasen, Statens Museum for Kunst• Mette Høj, Roskilde Museum • Anne Pedersen, Nationalmuseet• Carsten Risager, Museum Sønderjylland• NN, TMS – brugende museum• NN, Regin (kunst)

Profil • Erfarne registratorer, der har et solidt kendskab til de

anvendte systemer

It-koordinationsgruppen

Formål • Arbejdsgruppen skal koordinere den it-forretningsmæssige

side af ”Fælles museums-it”, herunder it-understøttelsen på museerne, konsolidering og konvergering mod et fælles system

Mål• At der sker en konsolidering af de fælles registre og en

konvergering imod den fælles museumsdatabase

• Arbejdsgruppen bør forholde sig til den fremtidige organisation af it-opgaven på tværs af institutionerne

• Koordinationsgruppen skal drøfte afviklingen af egne systemer og konvergering imod den fælles museumsdatabase

It-koordinationsgruppen

Deltagere• Jes Gjørup, Nationalmuseet• Steen Weidemann, Nationalmuseet• Jacob Riddersholm Wang, Nationalmuseet• Kim Gundersen, Statens Museum for Kunst• Axel Kellermann, Statens Museum for Kunst • Rasmus Halling Lorentzen, Odense Bys Museer• NN, TMS brugende museum• NN, Regin brugende museum

Profil• Vicedirektør/driftschef/it-ansvarlig

Referencegruppe (ad hoc grupper)

Formål • Referencegruppen har til opgave at følge udviklingen af

begrebs- og datamodellen. • Gruppen bør gennem sin sammensætning repræsentere et

bredt udsnit af museerne

Mål • Gruppen leverer relevante input til arbejdet med udviklingen

af den fælles data- og begrebsmodel (høringspartnere)

Deltagere• Der inviteres repræsentanter fra museerne

• Der er p.t. ca. 20 personer på listen

Invitation

Nu har du også mulighed for at bidrage

Hvis du er interesseret i at deltage i referencegruppen eller blot få jævnlige opdateringer, send en mail til: hjh@kulturstyrelsen.dk

AfrundingFælles museums-it i 2015/2016

• Der er etableret en velfungerende it-infrastruktur på museumsområdet

• Der er sket en konsolidering og en modernisering af de centrale registre og de statslige museers registreringssystemer

• Data er konverteret til det nye system og er nemt tilgængelige

• Der er skabt et nyt og forbedret overblik over genstande og kunstværker på de danske museer

• Museerne har været inddraget og er tilfredse med resultatet og processen

hjh

@kulturstyrelsen

dk