Heroma - nykvarn.se · Åtgärd: fråga den anställde om den önskar kvarstå i tjänst tom 67 års ålder. Den anställde måste själv meddela pensionsmyndigheten minst två månader

Heroma Sjalvservice Chef

En enkel manual riktad till chefer/administratörer i Nykvarns kommun.

2020-02-28

1

Innehållsförteckning Logga in.................................................................................................................................................... 3

Startsida ................................................................................................................................................... 3

Att göra ..........................................................................................................................................3

Meddelande ............................................................................................................................................ 4

Bevakningar ....................................................................................................................................4

Anställning upphör............................................................................................................................................................ 4

Fast fördelning upphör ..................................................................................................................................................... 4

Fast tillägg/avdrag upphör ............................................................................................................................................... 4

Flera sjukdomstillfällen, 6 sjukdomstillfällen under de senaste 6 månaderna .................................................................. 4

LAS Bevakning konvertering ............................................................................................................................................. 4

LAS Bevakning varsel ........................................................................................................................................................ 4

Längre tids frånvaro upphör ............................................................................................................................................. 4

Obesvarade ärenden ......................................................................................................................................................... 4

Schema saknas ................................................................................................................................................................. 4

Sjuk mer än 4 veckor eller 90 dagar .................................................................................................................................. 4

Spardagar mer än 30, bevakningen kommer i oktober .................................................................................................... 4

Uttagna dagar mindre än 20, bevakningen kommer i oktober......................................................................................... 4

Vikariat upphör ................................................................................................................................................................. 4

Ålderspension, bevakningen kommer vid 65-års ålder ..................................................................................................... 4

Arbetsuppgifter ....................................................................................................................................... 5

Tillägg/Avdrag ................................................................................................................................5

Massgodkänna arbetsförändringar ................................................................................................5

Massgodkänna frånvaro .................................................................................................................5

Personalbeställning ........................................................................................................................5

Ledningsåret ...................................................................................................................................8

Min personal............................................................................................................................................ 8

Personalgruppen ............................................................................................................................8

Semesterinformation .................................................................................................................. 11

Personalmånadsrapport.............................................................................................................. 11

Dokumentarkiv ............................................................................................................................ 13

Kontrollera stämplingar .............................................................................................................. 13

Personakter ................................................................................................................................. 13

Ansvarsdelegering ....................................................................................................................... 13

Rehabilitering .............................................................................................................................. 13

Kompetensöversikt ................................................................................................................................ 15

Lönesättning .......................................................................................................................................... 15

Uppföljning Lönesättning ............................................................................................................ 15

2

Exportera ..................................................................................................................................... 15

Föräldraledighet .......................................................................................................................... 15

Arbetstider ............................................................................................................................................ 15

Karriär .................................................................................................................................................... 16

Lediga jobb ..................................................................................................................................................................... 16

Personligt ............................................................................................................................................... 16

Rapporter .............................................................................................................................................. 16

Personlig arbetstid ...................................................................................................................... 16

Lönerapporter ............................................................................................................................. 16

Lönekostnad ................................................................................................................................................................... 16

Personallista ................................................................................................................................................................... 16

Administration ....................................................................................................................................... 16

Heroma miljöer ........................................................................................................................... 16

Kompetens .................................................................................................................................. 17

Heroma windows .................................................................................................................................. 17

Ärendehantering ................................................................................................................................... 18

Exempel på olika ärenden ........................................................................................................... 18

Byte ändra arbetstid ....................................................................................................................................................... 18

Timavlönad ..................................................................................................................................................................... 18

Övertid ............................................................................................................................................................................ 19

Sjuk ................................................................................................................................................................................. 19

Sjuk med omfattning ...................................................................................................................................................... 19

VAB ................................................................................................................................................................................. 20

Föräldraledighet med omfattning .................................................................................................................................. 20

Semester ......................................................................................................................................................................... 20

Tjänstledighet ................................................................................................................................................................. 21

3

Logga in https://www.nykvarn.se/insidan Klicka på snabblänken på startsidan

Logga in med dina inloggningsuppgifter som du har fått från din chef/assistent.

Första gången måste du byta lösenord, det nya lösenordet måste innehålla minst 8 tecken varav minst en stor bokstav och minst en siffra. Lösenordet måste bytas var tredje månad, man kan inte återanvända ett tidigare använt lösenord.

Startsida Till vänster finns dina menyval, under menyn Startsida finns det länkar till manualer.

Att göra På startsidan ovanför Kalendern, visas Att göra om du har pågående ärenden som behöver behandlas. Klicka på respektive meny under Att göra för att komma vidare i ärendehanteringen.

https://www.nykvarn.se/

4

Meddelande Alla dina meddelanden/bevakningar hamnar på startsidan under Att göra och i Meddelandekuvertet i menyraden högst upp på Startsidan.

Bevakningar

Anställning upphör Åtgärd: förläng eller avsluta anställningen.

Fast fördelning upphör Åtgärd: förläng fördelningen om den inte ska förlängas behövs ingen åtgärd.

Fast tillägg/avdrag upphör Åtgärd: förläng tillägget (oftast lönetillägg) om det inte ska förlängas behövs ingen åtgärd.

Flera sjukdomstillfällen, 6 sjukdomstillfällen under de senaste 6 månaderna Åtgärd: rehabsamtal ska genomföras, vid behov kontakta ansvarig HR-specialist. LAS Bevakning konvertering Åtgärd: kontakta löneavdelningen för att ändra anställningen till en tillsvidareanställning om kriterierna för konvertering uppnåtts. LAS Bevakning varsel Åtgärd: lämna ett 15-besked till medarbetare en månad innan dennes anställning upphör. Om medarbetaren har fler än 360 LAS-dagar ska 15-besked inkludera rätten till företrädesrätt till återanställning.

Längre tids frånvaro upphör Åtgärd: kontrollera om frånvaron ska förlängas.

Obesvarade ärenden Åtgärd: godkänn eller avslå ärendena snarast.

Schema saknas Åtgärd: kontrollera om schema finns, saknas schema måste du skapa ett schema.

Sjuk mer än 4 veckor eller 90 dagar Åtgärd: långtidssjukskrivning, rehabsamtal ska genomföras, kontakta ansvarig HR-specialist.

Spardagar mer än 30, bevakningen kommer i oktober Åtgärd: kontrollera om semester tagits ut under året, alla dagar över 30 betalas ut på februarilönen näst kommande år.

Uttagna dagar mindre än 20, bevakningen kommer i oktober Åtgärd: kontrollera att minst 20 semesterdagar tagits ut under året.

Vikariat upphör Åtgärd: förläng eller avsluta anställningen.

Ålderspension, bevakningen kommer vid 65-års ålder Åtgärd: fråga den anställde om den önskar kvarstå i tjänst tom 67 års ålder. Den anställde måste själv meddela pensionsmyndigheten minst två månader innan pensionsutbetalningen ska påbörjas. Avsluta anställningen med överenskommet datum. Frågor kontakta ansvarig HR-specialist.

5

Arbetsuppgifter

Tillägg/Avdrag Här kan du godkänna km-ersättningar och kostavdrag.

Massgodkänna arbetsförändringar Här kan du godkänna flera arbetsförändringar samtidigt.

Massgodkänna frånvaro Här kan du godkänna flera frånvaroärenden samtidigt.

Personalbeställning Påbörja en rekrytering genom att skapa en annons. För att skapa en annons måste en så kallad personalbeställning fyllas i. För instruktioner om vad som behövs fyllas i och tillvägagångssätt, se nedan.

Skapa annons Klicka på Arbetsuppgifter/Personalbeställning.

Klicka på ”Ny personalbeställning”

I personalbeställningen efterfrågas nedan information: Benämning- rekryteringsärendets annonsrubrik, t ex ”Barnskötare till Lillhaga förskola”.

6

Planerat anställningsdatum- anställningens startdatum. Om du inte vet anställningens startdatum skriv det i fältet ”Anteckning i ärendet” så ändrar handläggaren till texten ”startdatum enligt överenskommelse” i annonsen.

Yrkesområde- yrkesområde där tjänsten ska tillsättas.

Yrke- yrke som tjänsten avser.

Anställningsform- anställningsform som ska tillämpas.

Antal personer- antal tjänster som ska tillsättas.

Antal heltid- antalet heltidstjänster som ska tillsättas, t ex 1,00 vid en heltidtjänst och 0,75 vid en deltidtjänst på 75 %.

Annonskostnad- ifylls endast om externannonsering önskas. Här skriver du maxbeloppet.

Reg. Datum- avser dagens datum och fylls i per automatik.

Planerat slutdatum- slutdatum för tjänsten. Gäller endast vid tidsbegränsad anställning.

Rekryteringsenhet- enhet där tjänsten är hemmahörande.

Handläggare- handläggare (HR-specialist) som ska publicera annonsen.

Organisation- organisation där tjänsten är hemmahörande.

Geografiskt område- bocka i rutan ”Nykvarn”.

Valda orter- fylls i per automatik när du bockar i rutan ovan.

Lönebeskrivning- månadslön eller timlön.

Önskemål om annonseringskanaler- vid externannonsering fyll i vilka medier du vill använda. Standard är Nykvarns kommuns hemsida och arbetsförmedlingens sida (Platsbanken).

Arbetsplats- arbetsplats där tjänsten är hemmahörande. En standardtext om den valda arbetsplatsen genereras per automatik i de fall det är inlagt sedan tidigare i systemet.

Arbetsuppgifter- beskrivning av de arbetsuppgifter som tjänsten innebär. En standardtext om arbetsuppgifter genereras per automatik i de fall det är inlagt sedan tidigare i systemet (hämtas från fältet yrke).

Koppla till yrket- Om du vill spara den text som du lagt under ”Arbetsuppgifter” till kommande rekryteringar, klicka på knappen ”Koppla till yrket”. Detta är endast möjligt i de fall standardtext saknas.

Kvalifikation- beskrivning av de kvalifikationer som tjänster kräver. En standardtext om arbetsuppgifter genereras per automatik i de fall det är inlagt sedan tidigare i systemet (hämtas från fältet yrke).

Koppla till yrke- Om du vill spara den text som du lagt under ”Kvalifikationer” till kommande rekryteringar, klicka på knappen ”Koppla till yrket”. Detta är endast möjligt i de fall standardtext saknas.

Motivering- motivering till varför du ska rekrytera. Ifylls endast vid anställningsstopp.

Anteckning i ärendet- anteckna önskemål och information som rekryteringshandläggaren kan behöva för att publicera annonsen. Om annonsen endast ska publiceras internt dvs. inom kommunen ska det framgå i detta fält. Se övriga exempel på bilden på nästa sida.

Bifogade dokument- används ej

Klicka på Spara. För att skicka vidare ärendet till handläggare måste du bläddra ner på sidan och välja ”Till rekrytering”.

7

8

Ledningsåret Ledningsåret i Heroma är ett stöd för dig som chef. Du får en överblick över årets HR-relaterade aktiviteter för att underlätta din planering. Här kan du se när de olika aktiviteterna ska genomföras, exempelvis; lönesamtal, ledarforum, lönebryt mm.

Min personal

Personalgruppen Här ser du all din personal som du är behörig till. Klickar på namnet för att få mer information om personen. Under INFO och REGISTRERA finns fler val.

Info

9

Personuppgifter Här ser du personens adress, anhörig, barn, telefonnummer mm.

Stämplingar Denna funktion använder inte Nykvarns kommun.

Saldo och stämplingar Denna funktion använder inte Nykvarns kommun.

Löneuppgifter Här ser du personens löneuppgifter, du kan byta intervall i rullisten.

E-lönespec Här ser du personens alla e-lönespecar.

LAS Här ser du information om personens LAS-dagar.

Kvalificeringstider Här ser du medarbetarens kvalificeringsdagar. När medarbetaren har uppnått 360 dagar kan personen anmäla företrädesrätt till vakanser inom kommunen förutsatt att denne blivit uppsagd pga. arbetsbrist.

Vikariatstider Här ser du medarbetarens vikariatsdagar. Fr.o.m. dag 721 blir anställningen konverterad till en tillsvidareanställning.

Tider för allmän visstidsanställning Här ser du medarbetarens visstidsanställningsdagar. Fr.o.m. dag 721 blir anställningen konverterad till en tillsvidareanställning.

10

Tider för sammanlagd AVA och Vik-tid Här ser du medarbetarens samanlagda dagar för både AVA och VIK. Fr.o.m. dag 1081 blir anställningen konverterad till en tillsvidareanställning.

11

Registrera

Frånvaro Här kan du registrera frånvaro på personen.

Arbetsförändring Här kan du registrera arbetsförändringar på personen.

Tillägg avdrag Här kan du registrera tillägg och avdrag på personen.

Semesterinformation

Cirkel Här kan du se semesterinformation på din personal i cirkeldiagram.

Stapel Här kan du se semesterinformation på din personal i stapeldiagram. Extra1 = används ej av Nykvarns kommun. Extra2 = växlade semesterdagar. Extra3 = används ej av Nykvarns kommun.

Tabell Här kan du se kvarvarande semesterdagar. Extra1 = används ej av Nykvarns kommun. Extra2 = kvarvarande växlade semesterdagar. Sparade = kvarvarande sparade semesterdagar.

Personalmånadsrapport Rapporten ger information om de personer som chefen ansvarar för (ej timvikarier). Rapportens syfte är att ge chefen ett underlag för bättre och förenklat stöd för månadsvis uppföljning och planering av sina resurser Rapporten kan visas årsvis eller månadsvis.

Rapporten består av fyra områden.

12

Om du för muspekaren över frågetecknet visas mer information om rapporten. Rapporten uppdateras den 1:a varje månad.

13

Dokumentarkiv Detta är ett digitalt personarkiv, här arkiveras allting per person på dina anställda, exempelvis; anställningsavtal, kostnadsfördelning, lönetillägg, läkarintyg, betyg, intyg mm. Klicka på Välj person, en lista på dina anställda enligt din behörighet visas, klicka på önskad person.

Kontrollera stämplingar Används ej av Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version)

Personakter Här finns en sammanställning över personens anställningar, frånvaro, schema, adress mm. Du kan byta person i rullisten.

Ansvarsdelegering Här kan du delegera din behörighet till annan person (exempelvis när du ska på semester). Klicka på Ny. Under Till person söker du fram personen du vill delegera ansvar till. Fyll i datum och ändra Behörighet till Ja. Klicka på Spara

Rehabilitering Alla rehabiliteringsärenden ska dokumenteras i Heroma. Det gör du genom att klicka på Personakter, välj aktuell medarbetare i rullisten till höger.

Rehabiliteringsakt Om medarbetaren inte har något dokumenterat rehabiliteringsärende sedan tidigare måste du börja med att skapa en rehabiliteringsakt. Det gör du genom att klicka på knappen ”skapa rehabiliteringsakt”.

14

Om du inte ser knappen ”skapa rehabiliteringsakt” är det för att medarbetaren redan har en rehabiliteringsakt, med tillhörande dokumentation. För att hitta den befintliga rehabiliteringsakten klicka på fliken ”rehabiliteringsakt” uppe i det vänstra hörnet.

Rehabiliteringsärende När du ska påbörja dokumentation i en rehabilitering rekommenderar vi att först skapar ett rehabiliteringsärende. I det ärendet kan du sedan spara all dokumentation kopplat till rehabiliteringsärendet såsom rehabiliteringsutredning/plan, minnesanteckningar från rehabiliteringsmöten och eventuella förstadagsintyg. Rehabiliteringsärendet pågår till dess att medarbetaren återgått till sitt ordinarie arbete. För att skapa ett rehabiliteringsärende klickar du på knappen Ny. Välj Rehabiliteringsärende i rullistan och fyll i startdatum. Klicka sedan på Spara.

Dokumentera aktiviteter kopplat till rehabilitering För att dokumentera de olika rehabiliteringsaktiviteterna går du in det rehabiliteringsärende som du skapat. Klicka på knappen ”ny”, välj aktuell aktivitet – rehabiliteringsutredning/plan, förstadagsintyg eller minnesanteckningar – och välj därefter startdatum. Spara. När du har valt aktivitet och dokumenterat, kom alltid ihåg att spara.

Behörighet Det är närmsta chef och HR-kontaktperson har behörighet att dokumentera i rehabiliteringsmodulen.

15

Kompetensöversikt Används ej av Nykvarns kommun.

Lönesättning Manual kommer inom kort, vid frågor kontakta HR-specialisterna.

Uppföljning Lönesättning Manual kommer inom kort, vid frågor kontakta HR-specialisterna.

Exportera Under Urval finns det färdiga rapporter och under Egna urval kan du skapa egna rapporter. Alla rapporter kan du exportera till excel eller txt.

Föräldraledighet Under uppbyggnad.

Arbetstider

Här kan du se arbetstider/schema på dina Medarbetare och Mina anställda.

16

Karriär

Lediga jobb Här hittar du alla lediga jobb som finns i Nykvarns kommun.

Personligt Här registrerar du din egen frånvaro, arbetsförändringar, personuppgifter, tittar på löneuppgifter, personakt mm. Det finns en egen manual för detta, den hittar du under menyn Startsida.

Rapporter

Personlig arbetstid Här kan du ta fram en personlig rapport på dina egna arbetstider månadsvis.

Lönerapporter Här kan du ta fram två olika typer av rapporter på dina anställda.

Lönekostnad Här ser du den totala lönekostnaden på dina verksamheter.

Personallista Här ser du lönekostnaden per person på dina verksamheter.

Administration

Heroma miljöer Via denna meny loggar du in i Heroma-klienten, klicka på Heroma miljöer. Klicka på den blåa ikonen NKV PROD.

17

Klicka på Öppna. Det tar ca 40 sekunder för systemet att öppna sig.

Kompetens Används ej av Nykvarns kommun.

Heroma windows

Det går även att logga in Heroma-klienten via denna meny. Klicka på Heroma windows, klicka sedan på Öppna. Det tar ca 40 sekunder för systemet att öppna sig.

18

Ärendehantering

Exempel på olika ärenden

Byte ändra arbetstid Kontrollera tiderna och aktiviteten. Är något felaktigt kan du ändra direkt i ärendet, när du är klar med förändringarna klickar du på Spara pass och sedan Räkna om.

Chef: Klicka på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet.

Timavlönad Kontrollera tiderna och aktiviteten. Är något felaktigt kan du ändra direkt i ärendet, när du är klar med förändringarna klickar du på Spara pass och sedan Räkna om.


19

Övertid Kontrollera tiderna och aktiviteten. Är något felaktigt kan du ändra direkt i ärendet, när du är klar med förändringarna klickar du på Spara pass och sedan Räkna om. Ersättningen räknas automatiskt ut av systemet enligt våra avtal.


Sjuk Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt.

Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet.

Sjuk med omfattning Kontrollera datumen och omfattningen, du kan ändra tom datumet och omfattning om det är felaktigt. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt.

Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Tänk på att personen behöver ett nytt deltidsschema för perioden.

20

VAB Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt.


Föräldraledighet med omfattning Kontrollera datumen och omfattningen, du kan ändra tom datumet och omfattning om det är felaktigt. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt.

Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Tänk på att personen behöver ett nytt deltidsschema för perioden.

Semester Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt.


21

Tjänstledighet Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt.


Documents

Heroma - nykvarn.se · Åtgärd: fråga den anställde om den önskar kvarstå i tjänst tom 67 års ålder. Den anställde måste själv meddela pensionsmyndigheten minst två månader