HERRAMIENTAS DE CÓMPUTO, NIVEL INTERMEDIOcapacitacionydesarrollo.stps.gob.mx:140/Guias_de _capacidades... · de Herramientas Estándar y seleccionar el número de filas y columnas

HERRAMIENTAS DE CÓMPUTO, NIVEL INTERMEDIO D.R. © 2007 CONALEP Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, Incluida la portada, por cualquier medio sin autorización Por escrito del CONALEP. Lo contrario representa un Acto de piratería intelectual perseguido por la Ley Penal. Av. CONALEP No. 5 Col. Lázaro Cárdenas, CP 52140, Metepec, Estado de México.

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INTRODUCCIÓN

Durante tu desarrollo Profesional te enfrentarás a distintos problemas de carácter laboral que tendrás que

resolver en las distintas áreas o procesos de trabajo.

Para ello existe un conjunto de herramientas que te ayudarán a resolver esta situación y están contenidas

en la paquetería de Office siendo las más indispensables:

Microsoft Word: Permite la creación de documentos.

Microsoft Excel: Se dedica al tratamiento e interpretación de la información numérica a través de fórmulas y

graficas.

Microsoft Power Point: Su función es la elaboración de presentaciones con efectos multimedia.

Outlook: Es una herramienta que facilita la planeación de nuestras actividades cotidianas.

Por tal motivo el presente curso pretende proporcionarte los conocimientos y desarrollar las habilidades

necesarias para facilitarte el trabajo diario.

OBJETIVO GENERAL

Al término del curso los participantes identificarán, conocerán y tendrán los conocimientos, las destrezas y

habilidades necesarias para manejar las herramientas de cómputo a un nivel intermedio, y mejorar el

desempeño de sus actividades laborales.

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ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 OBJETIVO GENERAL-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 INTRODUCCIÓN AL PROCESADOR DE TEXTOS---------------------------------------------------------------------------------------------------------7 OBJETIVO ESPECÍFICO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7 1 BÚSQUEDAS Y REEMPLAZOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8 2 TABLAS---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8

2.1 Crear tablas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8 2.2 Dibujar Tablas -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9

2.3 Crear tabla a partir de texto ya existente ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------9

2.4 Selección de elementos de una tabla -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------10

2.5 Modificar una tabla -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10

2.6 Cambiar la orientación del texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11

3 VENTANAS DEL DOCUMENTO-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11 3.1 Abrir nueva ventana----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11

3.2 Cambiar de ventana----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11

3.3 Manejo de más de un texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12

3.4 Cerrar ventanas ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12

3.5 Organizar ventanas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12

3.6 Vistas del documento --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------12

4 HERRAMIENTAS DE EDICIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13 4.1 Ortografía y gramática-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13

4.2 Sinónimos-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13

4.3 Guiones -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14

4.4 Contar palabras ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14

4.5 Autocorrección-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15

4.6 Control de cambios-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15

5 INSERTAR IMÁGENES-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16 5.1 Posición y tamaño ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16

5.2 Uso de la Barra de Herramientas de Imagen--------------------------------------------------------------------------------------------------------16

6 ARCHIVOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17 6.1 Abrir y cerrar -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17

6.2 Guardar archivos con contraseña ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17

6.3 Copiar y eliminar --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18

6.4 Propiedades del documento -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18

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RESUMEN DEL CAPITULO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19 EVALUACIÓN PARCIAL -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------19 INTRODUCCIÓN A HOJAS DE CÁLCULO -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------20 OBJETIVO ESPECÍFICO -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------20 1 PROTECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO -----------------------------------------------------------------------------------------------------------21

1.1 Proteger Hoja ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------21

1.2 Proteger un libro --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------21

1.3 Desproteger --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------22

2 GRÁFICOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------22 2.1 Componenetes de los gráficos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------22

2.2 Creación de gráficos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------23

2.3 Cambio del tipo de Gráfico -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------23

2.4 Crear hipervínculo ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------24

2.5 Mapas----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------25

3 FORMULAS DE USO FRECUENTE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26 3.1 Funciones de Texto ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26

3.2 Funciones lógicas-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------26

3.3 Funciones estadísticas ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------27

4 LIBROS DE TRABAJO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------28 4.1 Hojas -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------28

4.2 Ventanas ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------28

5 IMPRIMIR PÁGINAS----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------29 RESUMEN DEL CAPITULO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------31 EVALUACIÓN PARCIAL -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------31

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INTRODUCCIÓN A PRESENTACIONES Y CORREO ELECTRÓNICO-----------------------------------------------------------------------------32 OBJETIVO ESPECÍFICO -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------32 1. EDICIÓN Y FORMATO DE TEXTO---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------33 2. AGREGAR IMÁGENES PREDISEÑADAS -----------------------------------------------------------------------------------------------------------34 3. INSERCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------35

3.1 Gráficas -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------35

3.2 Organigramas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------36

3.3 Tablas----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------37

4. OBJETOS DE TEXTO CON EFECTOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------37 5. HERRAMIENTAS DE DIBUJO---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------38

5.1 Como crear un dibujo --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------38

5.2 Como seleccionar uno o varios objetos---------------------------------------------------------------------------------------------------------38

5.3 Copiar, Mover y Borrar objetos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------39

6. CALENDARIO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------40 6.1 Programar citas ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------40

6.2 Reuniones ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------40

6.3 Crear un evento ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------41

6.4 Opciones para imprimir un calendario-----------------------------------------------------------------------------------------------------------42

6.5 Personalizar y configurar calendario-------------------------------------------------------------------------------------------------------------43

7. TAREAS--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------44 7.1 Lista de tareas -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------44

7.2 Asignación de tareas a otras personas ---------------------------------------------------------------------------------------------------------45

7.3 Responder asignación de tareas -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------45

7.4 Personalizar y configurar las tareas recurrentes----------------------------------------------------------------------------------------------45

8. NOTAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------46 8.1 Acerca de las notas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------46

8.2 Crear, abrir y eliminar notas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------46

8.3 Cambiar el color a una nota------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------46

RESUMEN DEL CAPITULO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------47 EVALUACIÓN PARCIAL -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------47 GLOSARIO DE TÉRMINOS--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------48 BIBLIOGRAFÍA------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------50

Procesador de Textos” Intermedio”

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INTRODUCCIÓN AL PROCESADOR DE TEXTOS El Procesador de Textos Word es la herramienta más popular del mercado puesto que permite el manejar

el tratamiento y presentación de la información, de manera profesional e intuitiva.

Word le ayudará a escribir, revisar, dar formato e imprimir documentos, a partir de esto Word ofrece un

conjunto de funciones que le permiten crear cualquier documento que pueda imaginar, desde producir

cartas, memorandos, informes, boletines, ensayos, folletos e incluso puede crear correos electrónicos o

diseñar páginas Web.

Para este curso se abarcarán los temas como:

1. Búsquedas y reemplazos

2. Tablas

3. Ventanas del documento

4. Herramientas de edición

5. Imágenes

6. Manejo de Archivos

OBJETIVO ESPECÍFICO

Al finalizar el curso el participante empleará las herramientas del procesador de textos a un nivel

intermedio, por lo que le permitirá elaborar documentos con mejor presentación y profesionalismo.


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1 BÚSQUEDAS Y REEMPLAZOS Word permite buscar palabras dentro de un documento y da la posibilidad de reemplazarla por alguna otra, esto hace que sea útil al momento de buscar información específica dentro del documento y poderla cambiar fácilmente sin que sea necesario tardarse tanto tiempo en leer todo para encontrar dicha información; en este caso Word buscará la palabra y la mostrará en pantalla, si no la encuentra aparecerá un cuadro con el mensaje de que no existe dicha palabra. Para utilizar esta opción hay que ir al Menú Edición/ Buscar o Reemplazar Ejemplo: Se busco la palabra Tablas y automáticamente Word mostró sombreada las palabras que coincidieran con la instrucción.

2 TABLAS Las tablas permiten organizar la información y presentar de manera ordena la misma en forma de filas y columnas, de manera que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las mismas. A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda. También puede utilizar tablas para crear diseños de página interesantes o crear texto, gráficos etc. 2.1 Crear tablas Se pueden crear de varias formas: 1. Menú Tabla/Insertar/Tabla En el recuadro se coloca el número de filas y columnas y se da clic en Aceptar. Ejemplo: Al crear una tabla de 2 filas por 2 columnas ésta quedaría de la siguiente manera.


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2. Icono Insertar Tablas que se encuentra en la Barra de Herramientas Estándar y seleccionar el número de filas y columnas de la tabla.

2.2 Dibujar Tablas 3. Seleccionando el Lápiz de la Barra de Herramientas

Estándar y con la Barra de Tablas y Bordes y el icono del comenzar a dibujar la tabla.

La principal diferencia con las formas anteriores y ésta forma de crear tablas, es que uno puede hacer su propio diseño puesto que se va dibujando la tabla según las necesidades.

Ejemplo: Al dibujar una tabla se pueden hacer este tipo de diseños

2.3 Crear tabla a partir de texto ya existente Al convertir texto en una tabla, se separa el texto mediante una coma, una tabulación u otro carácter separador para indicar el comienzo de una nueva columna. Utilice una marca de párrafo para comenzar una nueva fila. 1. Indique el lugar donde desee dividir el texto en columnas mediante la inserción de los caracteres

separadores que desee. Por ejemplo, en una lista con dos palabras en una línea, inserte una coma o una tabulación detrás de la primera palabra para crear una tabla de dos columnas.

2. Seleccione el texto que desee convertir. 3. En el menú Tabla, elija Convertir y, a continuación, haga clic en Texto en tabla. 4. En Separar texto en, haga clic en la opción del carácter separador que desee. 5. Aceptar. Ejemplo:


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2.4 Selección de elementos de una tabla

Celda: Colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).

Columna: Colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.

Fila: Hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

Toda la tabla: Dar clic sobre la esquina superior izquierda de la tabla 2.5 Modificar una tabla Una vez creada la tabla se pueden hacer cambios para darle una mejor presentación, tales como agregar filas, columnas, celdas o eliminarlas; además de combinar o dividir una celda. Agregar Filas, Columnas y Celdas Cuando se necesite más filas, columnas o celdas en una tabla es posible añadirlas, para ello hay que: Ir al Menú Tabla/ Insertar/ Filas…Celdas…Columnas Borrar Filas, Columnas y Celdas Otra opción cuando una celda, fila o columna ya no se requiera se puede eliminar mediante la opción: Menú Tabla/Eliminar/Filas…Celdas…Columnas Combinar celdas Al unir dos o más celdas se le llama combinar celdas, esto nos permite crear apariencias diferentes en nuestra tabla. 1. Seleccionar las celdas a afectar

2. Menú Tabla/ Combinar celdas Ejemplo: En la tabla que se muestra se combinaron 4 celdas por ello se ve una más ancha que las demás.


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Dividir Celdas Al dividir lo que se realiza es que una celda puede convertirse en varias celdas más, para utilizar ésta opción hay que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda a dividir

2. Menú Tabla/ Dividir celdas 3. En el recuadro que aparece colocar el número de divisiones por fila y/o

columna 2.6 Cambiar la orientación del texto La orientación del texto nos permite colocar el mismo en diferentes direcciones, para lo cual se necesita

seleccionar el texto a cambiar de orientación, y de la barra de Tablas y Bordes dar clic en la opción y el texto cambiara de aspecto. Ejemplo:

3 VENTANAS DEL DOCUMENTO El menú Ventana es útil cuando tenemos varios documentos abiertos en la maquina puesto que nos muestra una lista con todos estos documentos y el que se encuentra en uso va a distinguirse porque esta señalado con una palomita, por lo tanto podremos saber fácilmente en que documento se esta trabajando y a cual desplazarse. 3.1 Abrir nueva ventana Permite colocar el documento que esta trabajando en una nueva ventana: Menú Ventana/Nueva ventana. 3.2 Cambiar de ventana Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo, esto mismo también se puede conseguir con la tecla Tabulación o haciendo clic en el icono de la barra de tareas de Windows.


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3.3 Manejo de más de un texto Cuando se desea trabajar con más de un texto al mismo tiempo se puede Dividir la ventana, aparecerá una línea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas. Para dividir un texto se necesita ir al menú Ventana/Dividir y después colocar la división en donde se necesite. 3.4 Cerrar ventanas Para cerrar las ventanas activas basta con darle clic sobre Cerrar ventana que se encuentra en la esquina superior derecha de la Barra de Menú. 3.5 Organizar ventanas Organizar las ventanas nos permite ordenar los documentos de arriba hacia abajo en la pantalla, y para ello siga este procedimiento: En el menú Ventana haga clic en Organizar Todo, de esta forma se organizarán como se muestra en la figura del lado derecho. 3.6 Vistas del documento Con los botones de presentación en la esquina inferior izquierda, o en el menú Ver, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento. 1. Normal: Se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas

habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los gráficos ni los encabezados y pies de página.

2. Diseño Web: Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como si se estuviera viendo en Internet con un navegador como Explorer o Netscape.

3. Diseño de impresión. Esta vista permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.

4. Diseño de lectura: desaparecen todas las barras, reglas, etc. y el documento se visualiza en dos páginas por pantalla en forma de libro.

5. Esquema: Con esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver el documento en diferentes niveles, es útil para documentos largos que estén bien estructurados.


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4 HERRAMIENTAS DE EDICIÓN 4.1 Ortografía y gramática Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía podemos hacerlo de la siguiente forma:

1. Haciendo clic en el icono de ortografía y gramática. 2. Una vez realizado el paso anterior aparecerá un cuadro como el siguiente donde Word comenzará a

efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.

Omitir una vez: La palabra se omite sólo en esa ocasión. Omitir todas: La palabra se omite en todo el documento. Agregar al diccionario: La palabra seleccionada se añade al diccionario de búsqueda predeterminado. Cambiar: Sustituye la palabra. Cambiar todas: Todas las palabras que coincidan con esa en todo el documento las cambiará. Autocorrección: La máquina la corrige automáticamente. Cancelar: Nos permite cancelar la revisión ortográfica.

4.2 Sinónimos El diccionario de sinónimos proporciona una lista de sinónimos para el texto que busca. Al igual que en el caso del corrector ortográfico, la aparición de términos aparentemente inapropiados es fortuita. Para buscar sinónimos de las palabras hay que: 1. Ir al Menú Herramientas/Idioma/Sinónimos 2. Mostrara una ventana en la cual tecleamos la palabra a buscar su sinónimo 3. De la lista que muestre dar clic en la flecha que aparece junto a la palabra

deseada y seleccionar cualquiera de las siguientes opciones: Insertar, copiar o buscar el sinónimo de esa palabra.


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4.3 Guiones Si una palabra es demasiado larga para caber al final de una línea, Microsoft Word la mueve al principio de la siguiente línea en lugar de dividirla. No obstante, puede utilizar la función de guiones para insertar guiones y eliminar espacios en textos justificados o igualar la longitud de las líneas en columnas estrechas. Para colocar los guiones en el documento se puede realizar de dos formas: Utilizando división Automática 1. Ir al Menú Herramientas/Idioma/Guiones 2. Activar la casilla de división automática del documento 3. En este caso Word dividirá automáticamente las palabras que

considere. Utilizando división Manual Al elegir la división manual, Word busca el texto al que se desea aplicar guiones, pide que se confirme cada guión opcional propuesto y, a continuación, inserta los guiones opcionales. 1. Ir al Menú Herramientas/Idioma/Guiones 2. Dar clic sobre el botón de Manual, apareciendo el siguiente cuadro

Donde pregunta si la palabra encontrada para colocar guiones se acepta o no.

Ejemplo: El texto siguiente contiene división de guiones.

4.4 Contar palabras Esta opción nos permite saber cuantas palabras tenemos en el documento. Menú Herramientas/Contar palabras


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4.5 Autocorrección Nos permite corregir la palabra automáticamente al escribirla en el documento. Para agregar un elemento durante la revisión ortográfica. 1. Haga clic con el botón secundario del mouse en una palabra con un subrayado ondulado de color rojo. 2. Elija Autocorrección en el menú contextual y, a continuación, haga clic en la corrección que desee. Ejemplo:

4.6 Control de cambios Con el fin de que la revisión en pantalla sea más sencilla, Microsoft Word permite realizar y ver cambios y comentarios en los documentos. Para mantener el diseño, Word muestra algunos elementos de los comentarios al margen en el texto del documento, mientras que otros se muestran en globos que aparecen al margen. Para activar el control de cambios ir al menú Herramientas/Control de cambios Cuando la característica Control de cambios está activada, se hace un seguimiento de cada cambio de inserción, eliminación o formato realizado por un usuario o por un revisor. Cuando se comprueban los cambios realizados, se puede aceptar o rechazar cada cambio. Ejemplo: En este caso se compara el texto original con el que se realizaron cambios

ORIGINAL FINAL

Nota: Los globos muestran lo que se ha insertado o eliminado, los cambios de formato y los comentarios.


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5 INSERTAR IMÁGENES Para añadir imágenes a los documentos se puede seguir cualquiera de los 2 procedimientos que se explican a continuación: 1. Ir al Menú Insertar/Imagen/Imágenes Prediseñadas 2. Buscar la imagen necesaria y dar clic en Buscar 3. Dar clic sobre la imagen para agregarla

O bien 1. Ir al Menú Insertar/Imagen/Desde Archivo 2. En el recuadro que aparece buscar la imagen en la unidad en la que se

encuentre 3. Dar clic en Insertar 5.1 Posición y tamaño

Los objetos, admiten multitud de modificaciones como giros, cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

5.2 Uso de la Barra de Herramientas de Imagen Para manipular una imagen abrir la barra Imagen desde el Menú Ver, Barras de herramientas, Imagen.

Con esta barra se pueden manipular las siguientes opciones:

Insertar Imagen: Agregar imágenes desde Archivo Color: Controla efectos de imagen Contraste: Aumenta o disminuye Brillo: Aumenta o disminuye


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Recortar: Oculta una parte de la imagen Girar 90º a la izquierda Estilo de línea Comprimir imágenes Ajuste de texto Formato de objeto Definir color transparente

Restablecer imagen

6 ARCHIVOS 6.1 Abrir y cerrar Para abrir o cerrar archivos de Word existen diferentes caminos, los cuales se explican a continuación: 1. Menú Archivo/ Abrir 2. Barra de Herramienta Estándar/

1. Menú Archivo/ Cerrar

2. Botón

6.2 Guardar archivos con contraseña Se puede realizar de la siguiente manera: 1. Cuando se esta guardando el

documento seleccionar:

Herramientas/ Opciones de seguridad En el recuadro que aparece se puede colocar la contraseña de apertura o escritura. 2. Menú Herramientas/Opciones/Seguridad Nota: Una vez colocada la contraseña deben guardarse los cambios para que tengan efecto en el siguiente inicio.


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6.3 Copiar y eliminar Para copiar y eliminar los archivos se puede realizar desde Mi PC, seleccionando la ruta de donde se encuentre guardado el documento de Word , una vez seleccionada la ruta dar clic con botón derecho del Mouse y seleccionar la opción Copiar, después ubicarse en la ruta a donde se desea copiar el archivo y con Botón derecho del Mouse Pegar Para Eliminar sólo es necesario seleccionar el archivo y presionar SUPR.

6.4 Propiedades del documento Esta opción se activa con la siguiente ruta: Menú Herramientas/Opciones/Guardar/ Activar la casilla “Preguntar por las propiedades del documento” Una vez activa esta casilla cuando se guarde un documento por primera vez aparecerá un cuadro como el siguiente:

Estas propiedades nos permiten conocer las características generales del documento creado, como titulo del archivo, asunto, autor, comentarios de ese archivo etc.


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RESUMEN DEL CAPITULO En este capitulo se abarcaron temas que nos permiten Buscar y Reemplazar texto en un documento; crear una tabla ya sea dibujándola o dimensionando sus columnas y filas con un ancho específico, además de cómo modificar diversos parámetros de las tablas como inserción de filas y columnas, ancho y alto, combinar celdas, dividir celdas etc. También se vieron las formas de presentar uno o varios documentos en pantalla y como editarlos utilizando las herramientas de ortografía, sinónimos, guiones, autocorrección y contar cuantas palabras se encuentran en nuestro documento. Así mismo se aprendió a insertar imágenes desde cualquier ubicación y como manipular su apariencia en el documento. Por último se práctico la forma de cómo manejar los archivos con seguridad e integridad, para preservar la confidencialidad de los mismos.

EVALUACIÓN PARCIAL

Instrucciones: Subraye la respuesta correcta:

1. Es una forma de buscar y reemplazar información: a) Herramientas/Búsqueda y

reemplazo

b) Clic en búsqueda y reemplazo c) Edición buscar…reemplazar

2. Este menú nos permite crear una tabla a)Menú Formato b)Menú Herramientas c)Menú Tabla

3. Es una tecla de función que nos permite revisar la Ortografía: a) F1 b) F7 c)F8

4. Como se agregan imágenes desde archivo a)Insertar/Imagen/Desde archivo b)Insertar/Imagen de archivo c)Edición/Imagen/desde archivo

5. Es una forma de guardar un archivo con contraseña a) Archivo/Guardar b)Archivo/Seguridad/Colocar

contraseña

c)Archivo/Guardar/Colocar la

contraseña.

Hojas de Cálculo” Intermedio”

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INTRODUCCIÓN A HOJAS DE CÁLCULO

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es

la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos

valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas. Con Excel pueden

hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Cálculo, Bases de Datos, Gráficos entre otros.

Los temas que se abarcarán en este curso son los siguientes:

1. Protección de hojas de cálculo

2. Gráficos

3. Formulas de uso frecuente (funciones de texto, lógicas y estadísticas)

4. Libros de trabajo

5. Imprimir páginas

OBJETIVO ESPECÍFICO Al finalizar el curso el participante aplicará las herramientas de Excel a un nivel intermedio, lo cual le

permitirá elaborar cálculos más complejos y presentación de la información de manera dinámica mediante

los gráficos.


1 PROTECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO Excel puede proteger los elementos de una hoja de cálculo, como celdas con fórmulas, para impedir el acceso a todos los usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales a los rangos que especifique. 1.1 Proteger Hoja Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear las celdas en las que desea que los usuarios escriban y cambien datos. Para desbloquear las celdas para todos los usuarios, puede utilizar la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. Una vez desbloqueadas las celdas deberá hacer lo siguiente:

Menú Herramientas/Proteger/ Proteger Hoja En esta ventana se seleccionan los elementos que se desea proteger, además ofrece la opción de colocar una contraseña de seguridad.

1.2 Proteger un libro Proteger elementos de un libro puede impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se aplican a todo el libro. La ruta a seguir es: Menú Herramientas/Proteger/Proteger Libro


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1.3 Desproteger

UNA HOJA UN LIBRO

1 Seleccione la hoja de cálculo protegida.

2 Menú Herramientas/Proteger/ Desproteger hoja.

1 Abra el libro protegido. 2 Menú Herramientas/Proteger/

Desproteger libro.

Nota: Si se solicita, escriba la contraseña (Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) de protección de la hoja de cálculo

2 GRÁFICOS Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. 2.1 Componenetes de los gráficos Los principales componentes de los gráficos son los siguientes:

Titulo del gráfico: Es el letrero con el nombre de lo indica el gráfico Eje de categoría X y Y: Indican la forma en que se están graficando los datos. Leyenda: Muestra lo que significa cada barra en el gráfico Área del gráfico: Es toda la parte que abarca la gráfica

LEYENDA


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2.2 Creación de gráficos Para crear un gráfico se necesita seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar los datos a graficar, en este caso los datos deben contener información con números para

que se pueda visualizar en la gráfica, si es sólo texto estos datos no se pueden graficar. 2 Menú Insertar/Gráfico o de la Barra de Herramientas Estándar dar clic en el botón 3 En el asistente que aparece seleccionar el tipo de gráfico

En la ficha Tipos estándar tenemos los tipos más comunes y también tenemos más tipos de gráficos en la ficha Tipos personalizados Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo. En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste. Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados

4 En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes de entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario hay que modificar el rango.

5 El siguiente paso del asistente es colocar las Opciones del Gráfico, como Títulos, Rótulos, Líneas de División, Leyenda etc.

6 Por último hay que seleccionar la opción para colocar el gráfico ya sea en Una hoja Nueva o Como objeto dentro de una Hoja.

Ejemplo:

Título del gráfico

0

10

20

30

40

50

60

HORASLABORADAS

Garcia Linares Patricia

Perez Velazquez Christian

Gallegos Gutierrez SergioIvánOchoa Facio Alejandro

Pérez Cruz Saul

Fernando Juarez de la Torre

Garcia Hernandez Ofelia

Gaytán Vázquez M a delRosarioBobadilla Rodriguez David

Villalba Juáréz M iguel Ángel

M ares Velazco LizbethNayelly

2.3 Cambio del tipo de Gráfico Para cambiar el tipo de gráfico una vez creado hay que seleccionar el gráfico, ir al Menú Gráfico/Tipo de Gráfico. En la ventana que aparece seleccionar el nuevo tipo y Aceptar. Formato de un gráfico: 1. Seleccionar el área que se requiera cambiar de aspecto dando clic con botón derecho sobre la misma 2. Dar clic en la opción Formato de (aquí aparecerá el componente que se requiera dar formato) 3. Aparecerá un cuadro parecido al que se muestra en la derecha:


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De esta forma se puede cambiar el tipo de fuente, tamaño, estilo, color y colocar algún otro efecto como tachado, subíndice, superíndice etc. Basta con dar clic sobre la opción que se necesite y Aceptar.

2.4 Crear hipervínculo Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página al hacer clic en él, estos vínculos pueden ser con otros archivos de Excel o páginas Web. Crear un hipervínculo a un nuevo archivo 1. Clic con el botón secundario del mouse en la celda o en el gráfico que desea utilizar para representar el

hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo. 2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de

diálogo, haga clic en Crear nuevo documento. 3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el

cuadro Nombre del nuevo documento. 4. Para especificar una ubicación distinta de la que

aparece en Ruta de acceso completa, escriba la nueva ubicación en el cuadro Nombre del nuevo documento o haga clic en Cambiar y, a continuación, seleccione la ubicación que desea. Haga click en Aceptar.

Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente 1. Clic con el botón secundario del mouse en la celda o en el gráfico que desea utilizar para representar el

hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo. 2. En Vincular a en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Archivo o página Web existente. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y en el archivo con el que desea crear el vínculo.

Para seleccionar la página Web de una lista de páginas examinadas, haga clic en Páginas consultadas y en la página Web con la que desea crear el vínculo.


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2.5 Mapas Para utilizar ésta función los datos deben estar organizados, una columna que contenga los nombres geográficos que se quiere presentar en el gráfico. Para crear el mapa siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el rango que contiene los datos que quiere representar en el mapa, incluyendo los

encabezados de las columnas. 2. Hacer clic en el botón mapa

Nota: Si el botón no aparece Ir a Herramientas/Personalizar/Comandos/Insertar/Seleccionar el icono

3. Colocar el puntero del Mouse donde se desee que aparezca la esquina superior izquierda del mapa y arrastrar hasta completar el mapa.

4. Excel hará el mapa si reconoce la información, de lo contrario puede aparecer un cuadro preguntando por el tipo de mapa a graficar

5. Seleccionar el mapa a graficar si es necesario y Aceptar


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3 FORMULAS DE USO FRECUENTE 3.1 Funciones de Texto Este tipo de funciones nos permite trabajar con el texto, ya que utilizando la fórmula adecuada se pueden unir textos, quitar espacios en blanco de una oración, convertir al mayúsculas o nombre propio entre otras cosas.

FUNCIÓN COMO SE APLICA PARA QUE SIRVE EJEMPLO

CONCATENAR CONCATENAR (texto1, texto2…) Une varios elementos de texto en uno sólo.

EXTRAER EXTRAE(texto, posición inicial, num_caracteres)

Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada la posición y longitudes iniciales.

RFC: PERJ502903JK2

La función extrae los 3 últimos dígitos

JK2

ESPACIOS ESPACIOS(texto)

Quita los espacios vacíos excepto los espacios individuales entre palabras.

MAYUS MAYUS(texto) Convierte una cadena de texto en Mayúsculas

NOMPROPIO NOMPROPIO(texto) Convierte una cadena de texto en Mayúsculas o minúsculas según corresponda.

REPETIR REPETIR(texto, num_veces) Repite el texto un determinado número de veces.

3.2 Funciones lógicas Las funciones lógicas las utilizamos para saber si una condición es cierta o falsa, o para comprobar varias condiciones. Por ejemplo, puede utilizarse la función Si para determinar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera devolverá un valor y si es falsa no devolverá otro.

FUNCIÓN COMO SE APLICA PARA QUE SIRVE EJEMPLO

SI SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Y Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.

O O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.


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3.3 Funciones estadísticas Estas funciones ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos, algunas de las funciones son las siguientes: FUNCIÓN COMO SE APLICA PARA QUE SIRVE EJEMPLO CONTARA

CONTARA (valor1;valor2;...)

Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.

CONTAR.SI CONTAR.SI(rango,criterio)

Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.

DESVEST

DESVEST(número1; número2; ...)

Calcula la desviación estándar en función de un ejemplo. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).

MEDIANA

MEDIANA(número1;número2; ...)

Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

MODA

MODA(número1;número2; ...)

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición.

PROMEDIO

PROMEDIO (número1;número2;...)

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

VAR

VAR(número1;número2; ...)

Calcula la varianza en función de una muestra.


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4 LIBROS DE TRABAJO 4.1 Hojas El libro de trabajo ésta compuesto por 1 o varias hojas, a las que se les denomina Hoja1, Hoja2 etc. Seleccionar hojas

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en la etiqueta de la última hoja.

Dos o más hojas NO adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Cambiar el nombre de una hoja 1. Seleccionar la Hoja a cambiar/Clic botón derecho/Cambiar nombre. O doble clic sobre la Hoja

seleccionada 2. Escriba el nuevo nombre sobre el nombre actual.

4.2 Ventanas Dividir La división de una hoja de cálculo en paneles permite ver distintas partes de la misma hoja unas junto a otras y resulta útil, por ejemplo, para copiar y pegar datos entre distintas áreas de una hoja de gran tamaño.

En el siguiente ejemplo, se ven las filas correspondientes a distintas ciudades en los paneles superiores, mientras que los totales correspondientes a febrero quedan visibles en los paneles inferiores. Los dos paneles de la derecha se desplazan a la vez, al igual que los dos inferiores. Para dividir es necesario ir al Menú Ventana/ Dividir/ ajustar la división en la hoja


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Inmovilizar paneles Para mantener visibles los rótulos de filas y columnas u otros datos a medida que se desplaza por una hoja, puede "inmovilizar" las filas superiores o las columnas de la izquierda. Las columnas y las filas inmovilizadas no se desplazan, sino que permanecen a la vista a medida que se desplaza por el resto de la hoja de cálculo.

Menú Ventana/Inmovilizar paneles Nota: No puede dividir una hoja de cálculo e inmovilizar partes de ella simultáneamente. Los paneles divididos o inmovilizados no se muestran automáticamente en cada página al imprimir la hoja. Deberá especificar los rótulos que desee imprimir.

5 IMPRIMIR PÁGINAS Para imprimir, se deberá hacer lo siguiente: Abrir el Menú Archivo/Imprimir o pulsar la combinación de teclas: CTRL + P En esta ventana se configuran los siguientes parámetros:

Ubicación de la impresora Intervalo de páginas Número de copias Forma de impresión (Selección, Todo el libro, Hojas Activas)

Para imprimir se debe preparar el documento antes por lo que se Configura la Página entrando al Menú Archivo/Configurar página En esta ventana se configuran los parámetros que contendrá el documento a imprimir como:

PAGINA: Se configura la orientación, escala, tipo de papel, calidad de impresión.

MÁRGENES: La separación que habrá entre el texto y el

fin de la hoja.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: Es el texto e imágenes que llevan las páginas en la parte superior e inferior del documento.

HOJA: Se puede configurar el área de impresión, si se va

a repetir los títulos en filas o columnas, tipo de impresión, orden de impresión de las hojas.


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Configurar área de impresión Si se desea solamente imprimir una parte de la información, se puede configurar por medio de Configurar Página y la ficha Hoja.

En esta ficha dar clic en la flecha que aparece delante del letrero área de impresión, después selecciona el rango y Aceptar.

Para repetir filas o columnas dar clic sobre las

opciones correspondientes y seleccionar las filas o columnas.

Si se desea configurar otras opciones de impresión como mostrar líneas de división, títulos de filas y columnas, calidad borrador, o comentarios activar la casilla correspondiente dando clic sobre la misma.

En el ejemplo de abajo se activaron las opciones de Líneas de división y titulo de filas y columnas.

Configurar el orden de las páginas nos permite cambiar la forma de imprimir la información, solamente selecciona la opción y Aceptar.


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RESUMEN DEL CAPITULO En este capitulo se aprendió como mantener la seguridad de un libro de trabajo, así como la elaboración y manipulación de los gráficos tomando parámetros como tipo de gráfico, ubicación, tamaño y darle un formato presentable a los mismos. Por otro lado se aprendieron a utilizar las fórmulas de texto, lógicas y estadísticas que permiten hacer más eficiente y eficaz el tratamiento de datos numéricos en una hoja de cálculo. Aunado a esto se vieron las formas de cómo imprimir dicha información contenida en los libros de trabajo, desde la configuración de la página hasta el orden de impresión que tendrá al momento de imprimir la información seleccionada.

EVALUACIÓN PARCIAL Relacione las siguientes columnas:

1. Es el menú donde se encuentra la opción para proteger hojas, libros… ( ) Pie o circular

2. Es una opción para crear gráficos en las hojas de cálculo ( ) Extraer 3. Este tipo de gráfico nos permite visualizar los elementos graficados en

forma de porcentaje o rebanadas. ( ) Insertar/Gráfico

4. Función que permite realizar condiciones para devolver un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO

( ) Hoja

5. Función que une varios elementos de texto en uno sólo ( ) Concatenar 6. Función que cuenta las celdas en el rango que coinciden con la

condición dada. ( ) Herramientas

7. Función que devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.

( ) Moda

8. Función que devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada la posición y longitudes iniciales.

( ) Si

9. Para cambiar el orden en que se imprimirán las páginas seleccionamos Archivo/Imprimir y la ficha…

( ) Margen

10. Cuando se centran los datos en forma vertical y horizontal seleccionamos Archivo/Imprimir y la ficha…

( ) Contar.Si

Presentaciones y Correo Electrónico” Intermedio”

INTRODUCCIÓN A PRESENTACIONES Y CORREO ELECTRÓNICO PowerPoint es un programa de creación de aplicaciones visuales en forma de demostraciones y presentaciones. Las aplicaciones que pueden diseñarse son de lo más diversas: desde la presentación por parte de una empresa de un nuevo producto, cursos de aprendizaje interactivo, programas promociónales etc. Además al combinar esta herramienta con Outlook se pueden enviar presentaciones para reuniones, eventos etc. Outlook es una aplicación que nos facilita la planeación de actividades mediante el calendario y la programación de citas, eventos, reuniones que nos permite realizar de manera eficiente nuestro trabajo. Para este curso se abarcarán los temas como: 1. Edición y formato de texto 2. Agregar imágenes prediseñadas 3. Inserción de objetos gráficos 4. Objetos de texto con efectos 5. Herramientas de dibujo 6. Calendario 7. Tareas 8. Notas

OBJETIVO ESPECÍFICO

Al finalizar el curso el participante aplicará las herramientas del paquete de Power Point y Correo

Electrónico a un nivel intermedio, permitiéndole elaborar presentaciones de calidad y una mejor planeación

de sus actividades al utilizar Outlook.


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1. EDICIÓN Y FORMATO DE TEXTO En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, organizar los textos en párrafos, aplicarles sangrías, etc. Fuente Es el tipo de letra que tendrá el texto para ello debemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el texto a cambiar 2. Ir al Menú Formato/Fuente

En esta ventana se puede cambiar el tipo de fuente, estilo, tamaño, color y algunos efectos.

También se pueden cambiar estos valores a través de la Barra de Herramientas de Formato.

Párrafos Para modificar los párrafos hay que seleccionar el párrafo a modificar, después ir al Menú Formato/Alineación/Seleccionar alguna opción.


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2. AGREGAR IMÁGENES PREDISEÑADAS Las imágenes prediseñadas son las que vienen con la paquetería de Office y para agregarlas es necesario ir al Menú Insertar/ Imagen/ Imágenes Prediseñadas. En el panel de tareas hay que escribir en la casilla la imagen a buscar y dar clic en el

botón apareciendo el resultado de la búsqueda en la parte inferior. Para agregarlas a las diapositivas sólo hay que dar clic sobre la imagen. Autoformas: Las Autoformas son un grupo de formas ya elaboradas que incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas disponibles en la barra de herramientas de Dibujo. Para agregarlas hay que dar clic sobre la opción Autoformas/Seleccionar la categoría y subcategoría/Dar clic en la diapositiva para colocarla. Ejemplo: Estas autoformas están clasificadas en la categoría Formas Básicas. Formato de imagen 1. Seleccionar la imagen 2. Clic con botón derecho sobre la imagen/Formato de imagen

Aquí se configuran las siguientes opciones:

Recortar: Oculta aspectos de la imagen Control de imagen: Coloca efectos de color como Marca de

agua, escala grises, blanco y negro Brillo y Contraste: Aumenta o Disminuye Comprimir Volver a colorear: Se puede cambiar los colores con respecto

a los originales.

En volver a colorear aparece la siguiente ventana la cual nos permite cambiar los colores de la imagen actual.


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3. INSERCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS 3.1 Gráficas

1. Ir al Menú Insertar/Gráfico o dar clic sobre el botón de la Barra de Herramientas Estándar 2. En la diapositiva aparecerá un ejemplo de un gráfico y la hoja de

datos como la siguiente:

En esa hoja de datos se captura la información a graficar.

Formato de gráficos Para cambiar el tipo de gráfico, ir al Menú Gráfico/Tipo de Gráfico Se configura el tipo de gráfico y Aceptar Formato de un gráfico: 1. Seleccionar el área que se requiera cambiar de aspecto dando clic con

botón derecho sobre la misma 2. Dar clic en la opción Formato de (aquí aparecerá el componente que se

requiera dar formato) 3. Aparecerá un cuadro parecido al que se muestra en la derecha:

De esta forma se puede cambiar el tipo de fuente, tamaño, estilo, color y colocar algún otro efecto como tachado, subíndice, superíndice etc. Basta con dar clic sobre la opción que se necesite y Aceptar.


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3.2 Organigramas El organigrama nos permite representar las relaciones jerárquicas dentro de la organización, como los jefes de departamento y los empleados. Para añadir un organigrama Ir al menú Insertar/Diagrama/Organigrama y Aceptar o Dar clic sobre el botón

de la Barra de Dibujo Los botones de inserción se van aumentando hacia los lados, hacia arriba o abajo conforme se van requiriendo las categorías. La barra de Herramientas de Organigrama es auxiliar para integrar todas las características requeridas.

Agrega un cuadro que se adhiere automáticamente al organigrama original, sólo hay que seleccionar el icono para integrarlo.

Permite cambiar la forma de presentar el organigrama.

Sirve para seleccionar alguna parte que conforma el organigrama.

Hace que el texto se ajuste automáticamente al tamaño del cuadro.

Permite colocar un diseño de formato predeterminado al organigrama.

Esta opción permite ver el organigrama más cerca o lejos de la pantalla.


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3.3 Tablas

Ir al Menú Insertar/Tabla Elegir el número de columnas y filas Aceptar

La Barra de Herramientas de Tablas y Bordes aparece al crear la tabla, con ella se configuran los aspectos de formato de la tabla creada.

4. OBJETOS DE TEXTO CON EFECTOS Para animar un texto u objeto lo primero que se necesita hacer es seleccionarlo, a continuación ir al menú Presentación y seleccionar personalizar animación. Después en el panel de tareas aparecerán las opciones para configurar la animación de los objetos, como se muestra en el cuadro de la izquierda.

Añadir efectos

Dar clic sobre el botón y seleccionar el efecto deseado. Borrar efectos Para eliminar un efecto, se selecciona el efecto y presionar el botón Vista preliminar de los efectos Para ver una vista previa de las animaciones colocadas en toda la diapositiva dar clic en Si se desea ver en pantalla completa los efectos colocados en la diapositiva o toda la presentación presionar el botón


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5. HERRAMIENTAS DE DIBUJO 5.1 Como crear un dibujo Para la creación de dibujos en Power Point existen herramientas como Autoformas de la Barra de Dibujo, con ellas se pueden insertar flechas, conectores, diagramas de flujo, etc. Para insertar una Autoforma es necesario seleccionar Autoformas, y dar clic con el Mouse sobre la diapositiva. Ejemplos de Autoformas De esta manera se van agregando formas, una encima, atrás, a la derecha o izquierda para ir dando forma a un dibujo.

5.2 Como seleccionar uno o varios objetos Un objeto: Dar clic con el Mouse sobre el objeto, los círculos alrededor del objeto indican que ésta seleccionado. Varios objetos: Seleccionar el primer objeto, presionar la tecla SHITF y seleccionar el segundo objeto con el Mouse. Agrupar objetos Al agrupar objetos, se combinan de forma que pueda trabajar con ellos como si se tratara de un único objeto. Puede voltear, girar, cambiar de tamaño como si se tratara de una sola unidad. Para utilizar esta opción se necesita: 1. Seleccionar los objetos que deseen agruparse. 2. Ir al menú Dibujo/Agrupar


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Ordenar objetos En Power point es posible cambiar el orden de los objetos mediante la herramienta Ordenar, que se encuentra en la Barra de Herramientas de Dibujo. Para cambiar el orden de vista de un objeto, hay que seleccionarlo y después ir al Menú Dibujo/Ordenar y seleccionar el tipo de movimiento que se necesite con el objeto. Ejemplo: 5.3 Copiar, Mover y Borrar objetos

Copiar Duplicar 1. Seleccionar el objeto 2. Menú Edición/Copiar ó Barra de Herramientas Estándar/ 3. Menú Edición/Pegar ó Barra de Herramientas Estándar/

1. Seleccionar el objeto 2. Menú Edición/Duplicar

después de Ctrl+D

Mover

1. Seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente

aspecto 2. Pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas

situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.

Borrar 1. Seleccionar el objeto 2. Presionar SUPR


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6. CALENDARIO 6.1 Programar citas Las citas nos sirven para programar actividades en el calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos. 1. Menú Archivo/Nuevo/Cita. 2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción. 3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación. 4. Escriba las horas de comienzo y finalización. 5. Seleccione las opciones que desee. 6. Para que la cita se repita, haga clic en Periodicidad.

Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que debe repetirse la cita y, a continuación, seleccione las opciones que desee para la frecuencia.

7. Haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Guardar y cerrar. Ejemplo:

6.2 Reuniones Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Cuando se crea una reunión, se identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se van a reservar y se elige una hora de reunión. Las respuestas de la convocatoria de reunión aparecen en la Bandeja de entrada. 1. Menú Acciones de Calendario/Organizar una reunión. 2. Haga clic en Agregar otros y, a continuación, en Agregar de la Libreta de direcciones. 3. En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la persona o recurso

que desea invitar o utilizar en la reunión. 4. Para cada nombre escrito, haga clic en Necesario, Opcional o Recursos. (Los asistentes Necesario y

Opcional aparecen en el cuadro Para de la ficha Cita, mientras que los Recursos aparecen en el cuadro Ubicación. Para obtener detalles acerca de una sala de reuniones, haga clic en la lista Recursos y, a continuación, en Propiedades.) Haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en una hora en que todos los invitados estén disponibles. Utilice Siguiente Autoselección para buscar la siguiente hora libre disponible para todos los invitados.

6. Haga clic en Crear reunión.


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7. En el cuadro Asunto, escriba una descripción. 8. Si no ha programado el uso de un salón, escriba la ubicación en el cuadro Ubicación. 9. Si desea que la reunión sea periódica, haga clic en Periodicidad y, a continuación, seleccione la

frecuencia. 10. Seleccione las opciones que desee. 11. Haga clic en Enviar. Ejemplo: Cuando se convoca a una reunión de la empresa que va a realizarse el día 7 de mayo de 2007 y comenzará a las 13:00 hrs. con una duración de 3 hrs.

6.3 Crear un evento Un evento es una actividad que dura 24 horas o más; ejemplo, una feria comercial, las olimpiadas, un día no laborable o un seminario. Generalmente, un evento se produce una sola vez y dura uno o varios días, pero un evento anual, como un cumpleaños o un aniversario, tiene lugar todos los años en una fecha específica. Los eventos y los eventos anuales no ocupan bloques de tiempo en el Calendario, sino que aparecen en títulos. Para crear un evento haga los siguientes pasos: 1. En Calendario del menú Acciones, haga clic en Nuevo Evento Todo el día. 2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción. 3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación. 4. Seleccione las opciones que desee.

Para indicar a las personas que vean su calendario que se encuentra fuera de la oficina en lugar de ocupado, en la lista Mostrar la hora como, haga clic en Fuera de la oficina.

Si el evento dura más de un día, cambie los valores de los cuadros Comienzo y Finalización. 5. Para que el evento se repita, en el menú Acciones, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones

que desee y haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Guardar y cerrar.


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Ejemplo:

6.4 Opciones para imprimir un calendario 1. Menú Archivo/Imprimir/en el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo de impresión que desee.

Para imprimir los detalles de las citas y reuniones, en el cuadro Estilo de impresión, haga clic en Estilo de detalles de calendario.

2. En las listas Comienzo y Fin, escriba el primer y el último día que desee imprimir.

3. Para establecer otras opciones de impresión, como la orientación del papel o las fuentes, haga clic en Configurar página y seleccione las opciones que desee.


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6.5 Personalizar y configurar calendario Cambiar la apariencia del calendario El calendario de Outlook viene con una configuración predeterminada, pero esta configuración puede ser adaptable a tu horario laboral o de estudio. Para acceder a las opciones de configuración del calendario debes acceder mediante la barra de menús en Herramientas/Opciones/Preferencias/Opciones del Calendario...

En la primera sección de esta pantalla podemos especificar la Semana laboral del Calendario desde los días que se trabajan (marcando su casilla de verificación) hasta el horario. En la segunda sección podemos entre otros, cambiar el color de fondo del calendario, agregar los días no laborables de un país en concreto. La tercera sección son Opciones avanzadas que sirven por ejemplo para indicar la zona horaria, activar un calendario alternativo. Ejemplo: En este caso se cambiaron las opciones que se muestran en pantalla.


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Activar o desactivar detalles de calendario 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y,

después, haga clic en Opciones del Calendario. 2. En Opciones del Calendario, haga clic en Opciones de

programación. 3. Active o desactive las casillas de verificación del

programador de reuniones y las opciones del calendario de grupo que desee.

7. TAREAS Una tarea es un recado personal o relacionado con el trabajo al cual desea realizar un seguimiento hasta que se realiza. 7.1 Lista de tareas La utilidad de crear una lista de tareas es el poder tener un seguimiento sobre la acción a realizarse. Para crear una lista de tareas haga el siguiente procedimiento: 1. Menú Archivo/Nuevo/Tarea. 2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea (tarea: deber o recado personal o relacionado con el

trabajo del que desea hacer un seguimiento hasta su finalización.). 3. Rellene otros cuadros de las fichas Tarea y Detalles para obtener la información que desea registrar

para la tarea. 4. Para hacer que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad, haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal,

Mensual, Anual) con la que desea que se repita la tarea y siga uno de los estos procedimientos:

Hacer que la tarea se repita a intervalos regulares: Seleccione las opciones para esta frecuencia. No haga clic en Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario la tarea no se repetirá a intervalos regulares.

Hacer que la tarea se repita en función de la fecha en la que se complete. Haga clic en Volver a crear una tarea nueva y, a continuación, escriba una frecuencia en el cuadro, si lo desea, establezca fechas de comienzo y fin para la tarea. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar.

Ejemplo:


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7.2 Asignación de tareas a otras personas 1. Para crear una tarea nueva, en el menú Archivo elija Nuevo y haga clic en Solicitud de tarea. Para

asignar una tarea existente, en la lista de tareas, abra la tarea que desea asignar y haga clic en Asignar tarea.

2. En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea. Para seleccionar el nombre en una lista, haga clic en el botón Para.

3. Para una tarea nueva, escriba el nombre de la tarea en el cuadro Asunto. (En una tarea existente, el cuadro Asunto ya tiene contenido.)

4. Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee. 5. Active o desactive las casillas de verificación Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista

de tareas y Deseo recibir un informe de estado al concluir la tarea. 6. Si desea que la tarea se repita, haga clic en el menú Acciones, en Periodicidad, seleccione las opciones

que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. En el cuerpo de la tarea, escriba las instrucciones o información acerca de la tarea. 8. Haga clic en Enviar. 7.3 Responder asignación de tareas 1. Abra la tarea (tarea: deber o recado personal o relacionado con el trabajo del que desea hacer un

seguimiento hasta su finalización.) o la solicitud de tarea (solicitud de tarea: solicitud enviada en un mensaje de correo electrónico indicando al destinatario que complete una tarea. Si el destinatario acepta la tarea, se agrega a su lista de tareas y pasa a ser el propietario de la tarea.).

2. Haga clic en Aceptar o en Rechazar. 3. Haga clic en Modificar la respuesta antes de enviarla (escriba el comentario en el mensaje y a

continuación, haga clic en Enviar) o en Enviar la respuesta ahora. 7.4 Personalizar y configurar las tareas recurrentes Sólo el propietario de una tarea puede convertirla en una tarea periódica (periódico: elementos que se producen repetidas veces. Por ejemplo, puede designarse como periódica una cita o una tarea que se produzca con regularidad, como una reunión semanal de seguimiento o un corte de pelo mensual.). 1. Abra la tarea que desee convertir en una tarea periódica. 2. En el menú Acciones, haga clic en Periodicidad. 3. Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que desee que se repita la tarea. 4. Para especificar cuándo debe repetirse la tarea, siga uno de estos procedimientos:

Repita la tarea en intervalos regulares: Seleccione cualquiera de las opciones del lado derecho del cuadro de grupo Frecuencia, excepto Volver a crear una tarea nueva.

Repita la tarea en función de la fecha en que se marque como completada: Haga clic en Volver a crear una tarea nueva y, a continuación, escriba un intervalo de tiempo en el cuadro.

5. Seleccione las fechas de comienzo y finalización.


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8. NOTAS 8.1 Acerca de las notas Las notas son el equivalente electrónico de las notas de papel adhesivas. Utilice las notas para anotar preguntas, ideas, recordatorios y cualquier cosa que escribiría normalmente en una nota de papel. Puede dejar notas abiertas en la pantalla mientras trabaja. Esto es especialmente útil cuando se utilizan notas para almacenar bits de información que es posible que necesite más adelante, como instrucciones o texto que desee volver a utilizar en otros elementos o documentos. Ejemplo: 8.2 Crear, abrir y eliminar notas Crear una nota 1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en

Nota. 2. Escriba el texto de la nota. 3. Para cerrar la nota, haga clic en el icono de nota situado en la

esquina superior izquierda de la ventana Nota y, a continuación, haga clic en Cerrar. Nota: Puede dejar la nota abierta mientras trabaja. Cuando se cambia una nota, los cambios se guardan automáticamente.

Abrir notas 1. Menú Ir/Notas o presionar CTRL + 5 2. Dar doble clic sobre la nota que se desea abrir Cerrar notas 1. Dar clic sobre el botón de Cerrar Eliminar notas 1. Seleccionar la nota a eliminar 2. Presionar SUPR 8.3 Cambiar el color a una nota 1. En la esquina superior izquierda de la ventana Nota,

haga clic en el icono Nota 2. Elija Color y, a continuación, haga clic en el color que desee.


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RESUMEN DEL CAPITULO En el capitulo visto anteriormente se aprendió a editar y dar formato a las dispositivas agregando objetos como imágenes, organigramas, tablas, gráficos, y manipulando los mismos para darles una mejor presentación y dinamismo con los efectos de animación. Por otro lado en Correo Electrónico se abarcaron los temas para programar citas, reuniones, eventos, tareas, y la forma de manipular e imprimir los mismos.

EVALUACIÓN PARCIAL Conteste las siguientes preguntas 1. ¿Cuáles son los pasos a seguir para agregar imágenes prediseñadas a las diapositivas? 2. ¿Cuál es el procedimiento para crear un gráfico? 3. ¿Cómo se crean los organigramas? 4. Anota la forma de colocar animación a un objeto 5. ¿Cuáles son los pasos para programar citas? 6. ¿Qué es una reunión? 7. ¿Cuál es la diferencia entre un evento y una tarea? 8. ¿Cómo se crea una nota?

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Aplicación Cualquier programa que corra en un sistema operativo y que haga una función específica para un usuario. Por ejemplo, procesadores de palabras, bases de datos, agendas electrónicas, etc.

Archivo Unidad significativa de información la cual puede ser manipulada por el sistema operativo de un ordenador debido a que tiene una identificación única formada por un "nombre" y un "apellido". El nombre suele ser de libre elección del usuario y el apellido debe identificar el contenido o el tipo de archivo. A manera de información, los archivos Word tienen el apellido .doc; los de Excel tienen .xls, Power Point tienen ppt etc.

Carpeta

Espacio del disco duro de una computadora cuya estructura jerárquica en forma de árbol contiene la información almacenada en una computadora, habitualmente en archivos y es identificado mediante un nombre (ej. "Mis documentos"). En las carpetas se puede guardar preferencias del usuario.

CD Compact Disck

Disco Compacto. Disco óptico de 12 cm. de diámetro para almacenamiento binario. Su capacidad es de aprox. 750 mb y puede ser usado para almacenar cualquier tipo de data, desde música, videos, mp3, archivos en general, etc.

Click Cuando se oprime alguno de lo botones de un Mouse el sonido es parecido a un "click". La palabra click escrita, se usa generalmente para indicarle al usuario que oprima el botón del mouse encima de un área de la pantalla. También es comúnmente escrito así: clic.

Contraseña Password. Código utilizado para acceder un sistema restringido. Pueden contener caracteres alfanuméricos e incluso algunos otros símbolos. Se destaca que la contraseña no es visible en la pantalla al momento de ser tecleada con el propósito de que sólo pueda ser conocida por el usuario.

Excel Programa de Microsoft, el cual consiste en una hoja de cálculo, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos exhaustivos, o simplemente bases de datos con menos de 65mil registros. No fue el primer programa de hoja de cálculo, pero si es el más popular en la actualidad.

Extensión Cadena de caracteres anexada al nombre de un archivo, usualmente antecedida por un punto y al final del nombre del archivo. Son usados para que la computadora (sistema operativo) pueda reconocer fácilmente los archivos y usar los programas asociados a sus extensiones para abrirlos y manipularlos. Ejemplo, .DOC para Word, .XLS para Excel, .EXE para archivos ejecutables, etc.

Fuente En tipografía, se denomina fuente a cada familia de letras, incluyéndose números y demás signos, identificables por su diseño y características peculiares. Un sinónimo de fuente es tipo de letra.

Floppy Forma inglesa de denominar al disquete.

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Guardar Acción de grabar en el disco duro los archivos que se encuentran en la memoria. Algunos programas guardan los datos automáticamente, mientras que otros requieren que el usuario grabe los datos antes de finalizar la sesión de trabajo.

Hipervínculo Vínculo existente en un documento hipertexto que apunta o enlaza a otro documento que puede ser o no otro documento hipertexto.

Icono Símbolo gráfico que aparece en la pantalla de un ordenador con el fin de representar ya sea una determinada acción a realizar por el usuario (ejecutar un programa, leer una información, imprimir un texto, un documento, un dispositivo, un estado del sistema, etc.).

Software Se refiere a programas en general, aplicaciones, juegos, sistemas operativos, utilitarios, antivirus, etc. Lo que se pueda ejecutar en la computadora.

USB Universal Serial Bus - Estándar utilizado en las PCs con el fin de reconocer los dispositivos hardware (impresora, teclado, etc.) y ponerlos en funcionamiento de forma rápida y sencilla. Elimina la necesidad de instalar adaptadores en la PC.

Word Programa de la empresa Microsoft, parte del paquete de software "Office". Word es un procesador de palabras que permite la elaboración de documentos.

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BIBLIOGRAFÍA SÁNCHEZ Montufar Informática Editorial Prentice Hall México 2005 NORTON, Peter Introducción a la computación Editorial McGraw Hill México www.microsoft.com

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HERRAMIENTAS DE CÓMPUTO, NIVEL INTERMEDIOcapacitacionydesarrollo.stps.gob.mx:140/Guias_de _capacidades... · de Herramientas Estándar y seleccionar el número de filas y columnas