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HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

Planificación estratégica e

Indicadores de gestión

Dra. Silvina Gvirtz

Córdoba14 de septiembre de 2009

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La educación tiene ciertas características propias

Las metas y objetivos son ambiguos

Posee una cultura no uniforme

La articulación es débil

La organización educativa es vulnerable al contexto

La organización educativa es una realidad compleja y multidimensional

Tiene una autonomía limitada

Inestabilidad del personal

Falta de tiempos para la gestión (Serafín Antunez y Gairín)

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Las tensiones presentes en las organizaciones educativas

Cambio preservación

Participación ejecutividad

Autonomía pertenencia a un sistema

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¿Qué puede aportarnos la teoría de las organizaciones?

Información, reflexión, acción

Metas mensurables, posibles de medir (no necesariamente con números)

La posibilidad de hacer FOCO

El trabajo en equipo y las metas consensuadas

EL FIN JUSTIFICA LOS MIEDOS

Tomar los aportes de otras disciplinas sin perder de vista la especificidad de la educación

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Los pasos de la mejora escolar (Romero, 2006)1) Poner en cuestión la realidad problematizando lo que está sucediendo:

desnaturalizar

2) Generar información ( no generar vs. generar y desaprovechar o acumular)

3) Recoger e interpretar de modo sistemático la información sobre procesos y resultados

4) Utilizarla para tomar decisiones

5) Revisar la relación entre lo que hacemos y lo que creemos hacer

6) Dar amplia participación a los docentes en la recopilación y análisis de la información

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La planificación estratégica como HERRAMIENTA de gestión

¿Qué es planificar?

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Planificar es elegir

Es definir opciones para el futuro

Y es proveer los medios

Pero … el que planifica se enfrenta con resistencias. La planificación siempre refiere a un contexto de conflictos …

Planificar no es eliminar la intuición, es eliminar la improvisación

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¿Y la estrategia?

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La estrategia elige un camino para achicar la brecha entre la percepción de la realidad y el deseo.

Solo en contextos donde hay: velocidad en los cambios, complejidad, búsqueda de sentidos, escasez, conflicto, resistencias, encuentra su justificación la estrategia.

La estrategia implica una elección y una renuncia. Implica reconocer un no saber.

La estrategia implica vincular el fin y los medios, en un contexto cambiante y en permanente transformación.

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Y ustedes dirán …

pero si siempre planificamos …

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La planificación tradicional:

No incluye al otro

No incluye la incertidumbre

Es de una vez y para siempre

No contempla el cambio

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Un nuevo paradigma en planificación …

La planificación estratégica

implica registrar los datos del contexto y volver a élpara dar una respuesta lo más ajustada posible a sus

necesidades.

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Los supuestos de la planificación estratégica

La planificación no es lineal

La imagen objetivo no se adquiere en un solo paso

Hay posibilidad de redefinir la imagen objetivo

La planificación no cesa nunca

Hay un grado de incertidumbre que no se puede evitar

La evaluación y el monitoreo del as acciones me hacer redefinir en forma permanente mis acciones.

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La estrategia y la Gestión Escolar (Fuente: Minvielle, 2004)

•El planeamiento estratégico no es sólo un conjunto de técnicas de planeamiento sino ante todo una postura frente a la gestión escolar

•No indica cómo son y cómo deberían ser las cosas, sino que antetodo reflexiona acerca de qué hacer y cómo hacer para que las cosas sean como deberían ser.

Planeamiento Tradicional vs. Planeamiento Estratégico

Tradicional Estratégico

•Planeamiento reactivo

•Planeamiento técnico

•Planeamiento para el mantenimiento

•Escisión entre el conocimiento y la

acción

•Centrado en el futuro

•Planeamiento proactivo

•Planeamiento político: participativo, interactivo

•Planeamiento para la mejora

•Conocimiento y acción forman parte del

proceso

•Centrado en el presente

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Elaborar un plan estratégico a mediano y largo plazo implica:

Definir claramente la misión y la visión de la institución

Identificar y definir el perfil de egresado a lograr: ¿qué ciudadano queremos formar?

Partir de una diagnóstico real

Clarificar hacia dónde queremos ir en un Plan de acción

Establecer metas en el mediano y largo plazo

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Momentos del planeamiento estratégico:

1)Explicativo: lo que fue, lo que es, lo que se cree que es

2)Normativo: lo que debe ser

3)Estratégico: cómo hacer que sea el deber ser

4)Táctico: hago y me pregunto ¿Lo que hago, conduce a donde quiero llegar? ¿Cómo está la situación después de mis acciones? ¿Qué ajustes tengo que hacer?

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Escuela Real

¿Cómo estamos

hoy?

Escuela Ideal¿Cómo

queremos estar en x

años?

Planeamiento estratégico

¿Qué necesitamos hacer para lograrlo?

Implementación del Plan de acción

Cumplimos los pasos que planeamos

Monitoreo

¿Qué hicimos bien?¿Qué debemos mejorar?

Un proceso de planeamiento institucional implica:

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Rediseñar las organizaciones depende, más que de cambios estructurales, de nuevos modos de pensar sus

miembros.

Implica:

Moverse más allá de la culpa

Focalizarse en áreas de alta influencia

Evitar soluciones sintomáticas

(LA QUINTA DISCIPLINA, PETER SENGE)

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MISIÓN Y VISIÓN

La visión determina la dirección e intención estratégicas de largo plazo de una organización y se relaciona con cómo se desea ser visto por todos aquellos que tienen alguna relación con la institución. Es la imagen, el escenario, el cuadro al que

queremos llegar.

Es la formulación de un futuro deseable, a partir de los escenarios optimistas, pesimistas y probables formulados.

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La misión de la escuela

Para lograr resultados, cada comunidad educativa particular define su propio modo de educar en una realidad determinada. Esa es su misión.

Cuando una organización define su misión, se pregunta qué transformación social quiere contribuir a lograr.

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EL DIAGNÓSTICO

Define “dónde estamos parados”

Un diagnóstico debe:

Contar con evidencia empírica y no basarse en intuiciones

Contar con información tanto cuantitativa como cualitativa

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Los indicadores de gestión

LOS INDICADRES DE GESTIÓN CONSTITUYEN LA HERRAMIENTA QUE NOS PROVEE LA INFORMACIÓN CUANTITATIVA (ESTADISTICAS, RATIOS, PORCENTAJES) Y

CUALITATIVA (MEDIANTE ENTREVISTAS, CUESTIONARIOS, ETC) QUE NOS PERMITE ACERCARNOS A UN COMPLETO DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE CADA

ORGANIZACIÓN

•El indicador es un INFORMACIÓN (=DATO?) que me permite DIAGNOSTICAR y EVALUAR si logré lo que me propuse

•Los indicadores de gestión monitorean o “miden” el progreso en el acercamiento a los objetivos planteados.

•Cada institución podrá requerir diferentes índices.

•Lo importante es que reflejen el estado de cumplimento de las metas propuestas.

•No es recomendable utilizar gran cantidad de índices, solo los necesarios que permitan de manera simple y clara observar el estado real de cada área.

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EL PEZ POR

POR LA BOCA

MUERE

NO ES ORO TODO

LO QUE

QUE RELUCE

HAZ BIEN

SIN MIRAR A

A QUIÉN

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¿QUÉ SON?

Pistas

Información con sentido (diferente del dato)

Información para la toma de decisiones

Punto de partida del plan estratégico

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Algunos ejemplos

Rendimiento interno: matrícula inicial y final. Tendencia de la matrícula. Tasas graduación (por año y por ciclo)

Rendimiento académico:

Resultados en los exámenes nacionales, internacionales e internos.

Docentes:

Rotación del personal

Clima institucional (encuestas)

Relación entre nivel formación y estrategias de enseñanza utilizadas

Estrategias de enseñanza (observaciones de clase, evaluación de desempeño)

Ausentismo

Alumnos:

Ausentismo- Abandono- repitencia- expulsión

Seguimiento de cohortes de graduados

Ratio de graduados (graduados sobre terminación de ciclo)

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¿POR QUÉ SON NECESARIOS?

El corto plazo se come el largo plazo y lo urgente pasa a ser más importante que lo estratégico

Para gobernar un sistema se necesita contar con información clave

Permite clarificar, comunicar y asegurar la estrategia

Optimiza los recursos

Posibilita acciones coordinadas

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¿PARA QUÉ?Mejorar la toma de decisiones

Para diagnosticar, fijar metas y evaluar

¿Cómo estamos? ¿Cómo estamos haciendo las cosas? ¿Cómo lo sabemos?

¿Cómo queremos estar? ¿Cómo lo sabremos?

¿En qué nos equivocamos? ¿Qué lecciones aprendimos?

Para traducir la estrategia en términos de decisiones

Para traducir la estrategia en acciones concretas (“aterrizar el PEI”)

Para confrontar evidencia empírica vs. intuiciones

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Deben …Poder traducirse en algo medible cuanti o cualitativamente

Ser consistentes con la estrategia

Ser simples

Ser pocos

Institucionalizarse

Ser comunicados

Reflejar el estado de cumplimento de las metas propuestas.

Triangular la información

Compararse intra e interinstitucionalmente (tendencias)

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RIESGOS

Contar con mucha información es tan perjudicial como contar con poca información

Tomar un único dato como cierto: es necesario triangular la información

Lo perfecto es enemigo de lo bueno

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Pero ojo …

El camino recorrido no es menos importante que los resultados obtenidos

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EL TABLERO DE COMANDO

Es una síntesis de los indicadores que se han decidido relevar y que nos provee de una visión global del estado actual de la institución en relación a su escenario buscado.

Permite evaluar regularmente avances y áreas a mejorar

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Evolución de Matrícula

05

10152025303540

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º

cursos

200420052006nuestra meta

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Uso de la Biblioteca

0200400600800

1000120014001600

marzo

mayo

julio

septi

embre

novie

mbre

ASPIRAMOS A

:

visitas duranterecreosvisitas con docente

visitas en contraturno

libros consultados

préstamos adomicilios

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EL PLAN DE ACCIÓN

El plan de acción es el conjunto de objetivos, acciones, cronograma y responsables, que la organización

diseña para transitar desde donde está actualmente hasta donde quisiera estar en un plazo

determinado.

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Los pasos de un plan de acción

Partir de un problema

Definir un objetivo para superar el problema

Elaborar estrategias de intervención

Establecer indicadores de gestión

Establecer responsables

Establecer estrategias para evaluar y monitorear para realizar ajustes necesarios

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Definición del problema : Un problema es una situación que genera disconformidad y requiere una solución

La detección y toma de conciencia de un aspecto o problema es un aspecto central que posibilita una innovación (Aguerrondo)

Importancia de diferenciar problema (mi objeto de trabajo) de síntoma (lo visible) y de causa (lo que genera el problema: aquello sobre lo que hay que intervenir)

Juicio de facticidad vs. juicios de posibilidad (Blejmar)

EL PLANTEO DEL PROBLEMA

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Una vez definido el problema, es necesario:

Ensayar reflexiones acerca de los porqué

Entender el propio lugar

Desestimar toda fuga hacia el pasado

Incidir con las acciones en el diseño del destino buscado

El PE es una secuencia de acciones para la solución de problemaspara lo cual busca comprender, explicar e interpretar el entorno